G-scan: Nn Elke Boudry (iMinds/MICT/UGent) Tom Van Herck (Agiv)
Inhoudstafel HET G-SCAN PROJECT.................................................................................................................................... 3 Inleiding..................................................................................................................................................... 3 De G-scan opzet: een analyse op 3 niveaus .............................................................................................. 3 Eindgebruiker ........................................................................................................................................ 3 Geonetwerk .......................................................................................................................................... 5 Organisatiefactoren .............................................................................................................................. 6 HET G-SCAN TRAJECT .................................................................................................................................... 8 Fase 1: Voortraject .................................................................................................................................... 8 Fase 2: Intakegesprek en focusgroep ....................................................................................................... 8 Fase 3: Rapportering ................................................................................................................................. 9 RESULTATEN................................................................................................................................................ 10 Kengegevens ........................................................................................................................................... 10 Eindgebruikers ........................................................................................................................................ 13 Geonetwerk ............................................................................................................................................ 14 Geonetwerk: algemeen....................................................................................................................... 14 Geonetwerk: kennisuitwisseling ......................................................................................................... 15 Geonetwerk: data-uitwisseling ........................................................................................................... 16 Geonetwerk: gebruikersprofielen....................................................................................................... 17 Subnetwerken: inleiding ..................................................................................................................... 17 Subnetwerk: Sector Interne Zaken ..................................................................................................... 18 Subnetwerk: Sector Vrije Tijd.............................................................................................................. 19 Subnetwerk: Sector Grondgebiedzaken ............................................................................................. 19 Organisatiefactoren ................................................................................................................................ 20 Inleiding............................................................................................................................................... 20 Leiding ................................................................................................................................................. 20 Strategie en beleid .............................................................................................................................. 21 Processen ............................................................................................................................................ 21 Middelen ............................................................................................................................................. 22 Besluit ..................................................................................................................................................... 23 AANBEVELINGEN......................................................................................................................................... 24
1
Sterktes & zwaktes.................................................................................................................................. 24 Leiding ..................................................................................................................................................... 25 Strategie en beleid .................................................................................................................................. 25 Processen ................................................................................................................................................ 26 Middelen ................................................................................................................................................. 26 GIS-coördinator ....................................................................................................................................... 26 Geonetwerk ............................................................................................................................................ 27 Eindgebruikers ........................................................................................................................................ 27 BRAINSTORM .............................................................................................................................................. 28 Organisatiedomeinen ............................................................................................................................. 28 Beleidsdomeinen .................................................................................................................................... 29 BIJLAGE: VRAGENLIJST ................................................................................................................................ 30
2
HET G-SCAN PROJECT Inleiding Het G-scan project kwam er op initiatief van het AGIV, het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen. Dit agentschap van de Vlaamse overheid staat in voor het optimaal gebruik van geografische informatie in Vlaanderen. In Vlaanderen is er heel wat geodata digitaal beschikbaar. Deze houden heel wat nieuwe mogelijkheden in voor gemeenten om ermee aan de slag te gaan en een beleid mee vorm te geven. Toch blijft de toepassing van geodata in de meeste gemeenten beperkt tot diensten zoals ruimtelijke ordening, stedenbouw, … GIS (Geografisch Informatie Systeem) is een domein dat op dit moment nog heel sterk evolueert zowel op gebied van beschikbare data en software. Dit project vertrekt vanuit de vaststelling door het AGIV dat veel van die beschikbare data worden onderbenut. Het doel is om in de eerste plaats ondersteuning te bieden aan gemeenten door hen inzichten te geven in hun GIS-organisatie, maar ook in de sterktes en zwaktes van hun GIS-werking. Op basis daarvan formuleren we aanbevelingen waarmee de gemeente zelf aan te slag kan, bijvoorbeeld voor het uitwerken van een GIS-beleidsplan. Uw gemeente heeft het G-scan traject doorlopen onder begeleiding van iMinds/MICT/UGent. De resultaten daarvan vind u terug in dit rapport.
De G-scan opzet: een analyse op 3 niveaus Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de gemeentelijke GIS-werking en -organisatie en de achterliggende organisatiedynamiek, gaan we uit van 3 analyse niveau’s; de eindgebruikers, het geonetwerk en organisatiekenmerken. Eindgebruiker Het eerste niveau is het niveau van de eindgebruiker. Sommige medewerkers hebben nog geen ervaring met GIS. Anderen hebben al een eigen ‘GIS-weg’ afgelegd, vaak afhankelijk van hun functie en de vraag of GIS-taken al dan niet tot hun takenpakket behoren. We vatten hun ervaring met GIS samen door te werken met ‘GIS-profielen’. Deze profielen bouwen we op basis van 3 kenmerken op: de kennis over GIS, de vaardigheden met GIS en attitudes ten aanzien van GIS.
3
Figuur 1: Interactie tussen kennis, vaardigheden, attitudes bij de eindgebruikers
Op basis van vooronderzoek kunnen we 5 soorten gebruikers onderscheiden. Deze groepen gebruikers verschillen onderling op vlak van hun kennis, vaardigheden en attitudes t.a.v. GIS en geo-data.
GIS-experten Professionele gebruikers Potentiële professionele gebruikers Thuisgebruikers Niet-gebruikers
Figuur 2: Overzichtstabel gebruikersprofielen
4
Deze samenvattende tabel geeft een theoretisch overzicht van de mogelijke gebruikersprofielen en de belangrijkste punten waarop ze van elkaar verschillen. Het aantal sterretjes wijst niet op een absoluut verschil tussen de groepen, maar geeft een indicatie van een beperkte, matige of hoge score. GIS-experten De GIS-experten zijn de uitblinkers van de klas. GIS staat centraal in hun takenpakket. Zij beschikken over de meeste kennis en vaardigheden. Waar de andere profielen sterk zijn in één of een paar GISdomeinen, beschikken de GIS-experten over een brede bagage en gespecialiseerde kennis over GISspecifieke toepassingen, datasets en terminologie. Professionele en potentiële professionele gebruikers De professionele GIS-gebruikers hebben een goeie GIS-basis. Hun kennis van GIS-specifieke toepassingen, datasets en terminologie is wel beperkter dan die van de GIS-experten. Toch hebben de professionele gebruikers een degelijke en brede GIS-kennis om hun taken naar behoren uit te voeren. Potentiële professionele gebruikers De potentiële professionele gebruikers ontbreken een dergelijke ‘brede’ GIS-basis. Hun kennis van GISspecifieke toepassingen, datasets en terminologie is eerder beperkt. Ze zijn vooral goed in taken die betrekking hebben op ruimtelijke planning en dat is de reden waarom we hen zien als een groep die op relatief korte termijn kan doorgroeien naar de groep van professionele gebruikers. Vandaar, het label potentiële professionele gebruikers. Thuisgebruikers De thuisgebruikers hebben geen of een zeer beperkte kennis van GIS-specifieke toepassingen, datasets en terminologie. Ze beschikken wel over interessante vaardigheden die een eventuele basis kunnen vormen om meer GIS-kennis te verwerven. In elk geval hebben zij een idee van wat (de mogelijkheden van) ‘digitale kaarten’ zijn. Zo hebben ze vrij goede oriëntatievaardigheden en maken ze regelmatig wel eens gebruik van een routeplanner of een online kaartje. Ze zijn ook vertrouwd met geo-tools van sociale media. De meeste thuisgebruikers kunnen bijvoorbeeld een location pin aanmaken of een locatie toevoegen aan een foto op facebook. Niet-gebruikers De niet-gebruikers zijn niet zo sterk in oriëntatie en geven aan niet zo vlot overweg te kunnen met stadsplannetjes of wegbeschrijvingen. Zij geven ook aan dat ze niet vertrouwd zijn met geotoepassingen binnen sociale media. Samen met de thuisgebruikers vertonen ze de meest afwachtende houding ten aanzien van GIS. Maar toch staan de niet-gebruikers – net als alle andere gebruikersprofielen – in het algemeen genomen wel positief ten opzichte van GIS en het gebruik van geo-data. Geonetwerk Het tweede niveau overstijgt het niveau van het individu als eindgebruiker en focust op de contacten die er zijn tussen de diensten. Het geonetwerk geeft ons een beeld van de interacties die er bestaan tussen diensten alsook op de interacties die eventueel ontbreken. Het vat als het ware de samenwerking tussen
5
de verschillende diensten op gebied van GIS samen. We maken het onderscheid tussen enerzijds kennisstromen tussen diensten (overleggen ze / wisselen ze informatie uit?) en datastromen (wisselen ze data uit?).
Figuur 3: Grafische voorstelling van een netwerk
Organisatiefactoren Het derde niveau bestaat uit de organisatiefactoren. Voorgaand onderzoek leert ons dat organisatiekenmerken zoals de aan- of afwezigheid van een beleidsplan, een duidelijke trekkersfiguur, het goed en efficiënt inzetten van financiële en personele middelen, … mee vorm geven aan de dagelijkse werking van de gemeente en de mogelijkheden die de organisatie al of niet grijpt. Deze factoren zijn verschillend van gemeente tot gemeente en bepalen mee de sterktes en de zwaktes van de organisatie op vlak van GIS. Ze beïnvloeden het GIS-netwerk en de dagdagelijkse GIS-werking van de gemeente.
Figuur 4: Overzicht organisatiefactoren
Samengevat brengt dit ons tot het conceptuele model dat de basis vormt van de G-scan. De 3 analyse niveaus maken het mogelijk om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de dagelijkse GIS-werking en de GIS-organisatie binnen een gemeente of stad.
6
Figuur 5: Conceptueel model G-scan
7
HET G-SCAN TRAJECT Een G-scan traject bestaat voor elke gemeente uit 3 fasen.
Fase 1: Voortraject Het voortraject vangt aan met een online bevraging van alle administratieve medewerkers van de gemeente. Op basis van deze bevraging krijgen we een zicht op de kennis, vaardigheden en attitudes (t.a.v. GIS) van de medewerkers en kunnen we het gis-netwerk van de gemeente in kaart brengen. Tijdens het voortraject worden ook enkele documenten opgevraagd ter voorbereiding van het intakegesprek en de focusgroep. Dit zijn documenten die ons een zicht kunnen geven op de GIS-werking van de gemeente, zoals het algemeen beleidsplan en indien beschikbaar: GIS-beleidsplan, andere documenten die de GIS-werking illustreren (jaarplan, verslag van GIS-werkgroep), … Van nn ontvingen we volgende documenten: -
Algemeen beleidsplan 2008-2012 Organogram, versie mei 2009 GIS-plan Presentatie GIS-vergadering Overzicht van de beschikbare kaartlagen in het GIS-systeem Resultaten interne behoefteanalyse en bevraging Resultaten bevraging van vergelijkbare steden en gemeenten GIS-takenlijst
Fase 2: Intakegesprek en focusgroep De tweede fase vangt aan met een intakegesprek met - in de meeste gevallen - de secretaris en de GISverantwoordelijke als eerste kennismaking met de gemeente. In de namiddag volgt de focusgroep met een ruimere, meer gevarieerde groep medewerkers. We trekken drie uur uit om met hen de gemeentelijke GIS-werking door te lichten en te zoeken naar nieuwe opportuniteiten. Op 16 oktober hadden we in nn eerst een gesprek met de GIS-coördinator waarna de secretaris aansloot bij het gesprek. In de namiddag waren de volgende personen aanwezig tijdens de focusgroep: nn nn nn nn nn nn nn nn
GIS-coördinator Sectordirecteur Grondgebiedzaken (Voormalig) Diensthoofd Bevolking/Burgerlijke Stand Diensthoofd Ruimtelijke ordening Administratief medewerkster Ruimtelijke ordening Diensthoofd openbare werken Diensthoofd Leefmilieu Verantwoordelijke Platform Wegen
8
Fase 3: Rapportering Ten slotte keren we met deze informatie terug en schrijven we een rapport op maat van de gemeente. Enerzijds met de belangrijkste vaststellingen, maar ook met aanbevelingen die als basis kunnen dienen om de bijvoorbeeld een actieplan of GIS-beleidsplan uit te werken. De rapportering in nn vond plaats op woensdag 21 november.
9
RESULTATEN Kengegevens We verzamelen steeds enkele objectieve gegevens over de onderzochte stad of gemeente. Voor de nn brengen we de volgende gegevens in kaart.
Aantal inwoners Aantal personeelsleden GIS vermeld in algemeen beleidsplan? GIS-(beleids)plan? Ontvoogd? GIS-verantwoordelijke Voltijds of deeltijds? In dienst sinds? Eerste GIS-coördinator of niet? Inschalingsniveau? Plaats binnen organogram? Lid van het managementteam? GIS-dienst of –cel? Zo ja, aantal medewerkers? GIS-overleg of –werkgroep? Leverancier GIS-software Verhouding ICT-dienst?
37 900 150 Ja Ja Neen Ja Voltijds 2009 Ja, eerste Niveau B Sector Grondgebiedzaken > ‘Staf’-functie Neen Neen Neen Huisleverancier nn Aparte diensten, 2 ICT-medewerkers
We versturen ook een online vragenlijst naar alle administratieve medewerkers. In nn werd de vragenlijst doorgestuurd naar 90 medewerkers. 67 hebben de vragenlijst (volledig of gedeeltelijk) ingevuld. Met andere woorden, de online bevraging heeft een responsgraad van 74%. Hieronder vind u de belangrijkste ‘kengegevens’ van nn. Opgelet, niet alle respondenten hebben de vragenlijst volledig ingevuld. Het totaal aantal respondenten op een vraag is dus niet altijd 67. Om een makkelijke interpretatie van de antwoorden mogelijk te maken, hebben we de resultaten per vraag omgerekend volgens het totaal aantal respondenten op die vraag. Zo is de som steeds 100%. Wat is uw geslacht? Man Vrouw
Aantal 22 45
Wat is uw leeftijd? Gemiddeld Jongste respondent Oudste respondent
Leeftijd 43 jaar 24 jaar 64 jaar
10
% 32,8% 67,2%
Wat is uw hoogst behaalde diploma? Middelbaar onderwijs Hoger onderwijs Universitair onderwijs Post-universitair onderwijs
Aantal 30 26 8 3
% 44,8% 38,8% 11,9% 4,5%
Op welk inschalingsniveau bent u tewerkgesteld A-niveau B-niveau C-niveau D-niveau E-niveau
Aantal 8 21 29 7 2
% 11,9% 31,3% 43,3% 10,5% 3,0%
Hoeveel jaar bent u tewerkgesteld op de gemeente? Gemiddeld Minimum Maximum
Aantal jaar 14,7 jaar 1 jaar 42 jaar
Gebruikt u voor het uitvoeren van uw taken soms geografische gegevens?
Aantal
%
Ja Neen
52 15
77,6 % 22,4%
Heeft u contacten met collega’s (van uw gemeente) over geografische gegevens? Ja Neen
Aantal
%
39 13
75% 25%
Heeft u ooit al eens gehoord van GIS? Ja Nee
Aantal 57 9
% 86,4% 13,6%
Hoe goed is uw kennis op vlak van GIS? Zeer goed Goed Neutraal Slecht Zeer slecht
Aantal 2 6 26 14 8
% 3,6% 10,7% 46,4 % 25,0% 14,3 %
11
In welke mate heeft u voldoende kennis om de taken - waarbij u gebruik maakt van geografische gegevens - goed uit te voeren? Ik kan mijn taken uitvoeren, zonder tijd te verliezen met het zoeken naar een oplossing Ik kan mijn taken uitvoeren, maar verlies tijd met het zoeken naar een oplossing Ik kan mijn taken niet naar behoren uitvoeren
Aantal
%
28
50,0%
23
41,1%
5
8,9%
We vatten de onderstaande resultaten kort samen: Socio-demografische gegevens
De vragenlijst werd ingevuld door 1/3 mannen en 2/3 vrouwen. De gemiddelde leeftijd is 43 jaar. De meeste respondenten hebben een diploma middelbaar of hoger onderwijs en zijn op B- of Cniveau ingeschaald. De respondenten zijn gemiddeld 14,7 jaar tewerkgesteld bij nn.
Gebruik van geo-data
Iets meer dan 77% van de respondenten geeft aan soms geografische gegevens te gebruiken. 86% heeft ooit al eens gehoord van GIS. 3 op 4 respondenten geven aan contact te hebben met collega’s over geografische gegevens. De grootste groep respondenten (46%) antwoordt ‘neutraal’ op de vraag naar hoe goed hun kennis op vlak van GIS is. Een bijna even grote groep (39%) antwoord dat zijn / haar kennis op vlak van GIS ‘slecht’ tot ‘zeer slecht’ is. Een minderheid (14%) schat zijn / haar kennis inzake GIS als ‘goed’ of ‘zeer goed’ in. 50% zegt dat hij voldoende kennis heeft om de taken - waarbij ze gebruik maken van geografische gegevens - goed uit te voeren zonder tijd te verliezen met het zoeken naar een oplossing. 41% kan zijn taken uitvoeren maar verliest tijd door het zoeken naar een oplossing. Bijna 10% geeft aan zijn taken niet naar behoren te kunnen uitvoeren.
12
Eindgebruikers Op basis van de analyse van de gegevens van de online bevraging kunnen we de medewerkers (die de vragenlijst invulden) toewijzen per profiel. Gebruikersprofiel GIS Expert Professionele gebruiker Potentiële professionele gebruiker Thuisgebruiker Niet-gebruiker
Aantal 2 3 6 6 25
% 4,8% 7,1% 14,3% 14,3% 59,5%
Daarnaast geven we een overzicht van het aantal gebruikersprofielen per sector.
Grondgebiedzaken Vrijetijdszaken Burgerzaken Interne zaken Financiële zaken Noodplanning Politie
GISexpert 2
Professionele gebruiker 3
Potentiële gebruiker 6
Thuisgebruiker 1 1 1 2
Nietgebruiker 8 1 10 3
1 3
De meeste medewerkers geven tijdens de focusgroep aan zichzelf als potentiële GIS-gebruiker te beschouwen. Ze geven aan onvoldoende kennis en vaardigheden te hebben om het GIS goed te kunnen gebruiken. Ze beseffen dat er veel meer potentieel is dan waar ze nu gebruik van maken. Medewerkers zoeken nog hun weg in het GIS, maar zijn te weinig onderlegd om er optimaal gebruik van te maken. Ze geven aan dat de belangrijkste reden om zich niet verder te ‘verdiepen’ in het GIS, tijdsgebrek is. We stellen vast dat medewerkers wel open staan om nieuwe dingen te leren. Het leren van nieuwe dingen gaat echter traag, want de ICT-vaardigheden van medewerkers liggen over het algemeen nog vrij laag. Er is duidelijk nood aan bredere ICT-opleidingen waaronder voortgezette opleidingen Word en Excel. Nu missen opleidingen soms hun doel. Medewerkers geven aan soms nogal overdonderd te worden tijdens een ICT-opleiding. Als gevolg van een te grote hoeveelheid nieuwe informatie blijft de nieuwe kennis beperkt. Er is nood aan heropfrissing van pas opgedane kennis. Opleidingen zijn ook niet nuttig wanneer medewerkers een opleiding van de nieuwste versie van een programma zonder dat deze versie geïnstalleerd is op hun computer.
13
Geonetwerk We brengen op basis van de online vragenlijst ook het lokale geonetwerk in kaart. Op basis van dat geonetwerk krijgen we een beter begrip van de lokale dynamiek inzake geodata en GIS. Op basis van de plaats van de diensten binnen een geonetwerk en de aan- of afwezigheid van relaties tussen bepaalde diensten, verwerven we bijkomende inzichten in de samenwerking tussen diensten. Een geonetwerk bestaat uit ‘knooppunten’ en ‘relaties’. De knooppunten worden gevormd door de diensten waar de gebruikers van geodata/GIS zich situeren1. De relaties visualiseren de contacten tussen de diensten. Daarbij brengen we in kaart of ze overleggen over het gebruik van geodata en GIS en of ze geodata uitwisselen. Om het netwerk beter te kunnen begrijpen, bestuderen we de plaats van de diensten in het netwerk. Op basis van het aantal relaties kunnen we het meest centrale knooppunt bepalen. We zien ook welke diensten centraal staan in het netwerk, welke zich in de periferie situeren en welke geïsoleerd zijn. Tenslotte duiden we ook de plaats aan van de GIS-coördinator in het gemeentelijke netwerk met een groen i.p.v. blauw knooppunt. Geonetwerk: algemeen
In nn vormt de sector Grondgebiedzaken met 9 directe relaties het meest centrale en actieve knooppunt in het netwerk. Deze sector staat in direct contact met alle ‘geo-actoren’ en centraal in één 1
Voor diensten met drie of meer medewerkers wordt een knooppunt pas gevormd wanneer minstens twee medewerkers de vragenlijst hebben ingevuld. Wanneer op een dienst maar één of twee personen werken, wordt een knooppunt weergegeven op basis van één respondent.
14
cluster. Niet enkel het aantal relaties speelt een rol, maar ook hoe diensten onderling met elkaar verbonden zijn. In nn zijn de meeste diensten – naast hun relatie met de sector Grondgebiedzaken – nog verbonden met – minstens één – andere dienst. Drie diensten hebben een unieke relatie met de sector Grondgebiedzaken, namelijk de sector Financiële Zaken, de dienst Noodplanning, Brandweer. Kortom, de sector Grondgebiedzaken bevindt zich op de meest gunstige locaties binnen het netwerk. Deze sector staat het dichtst bij alle andere geo-actoren. Geonetwerk: kennisuitwisseling
Wanneer we kijken naar de ‘kennisrelaties’ of de contacten tussen diensten die met elkaar overleggen over geodata en GIS, zien we dat er een aantal relaties wegvallen. De sector Grondgebiedzaken blijft een centrale actor en wisselt kennis uit met alle geo-actoren. Enkel het Managementteam en Interne Zaken verliezen enkele kennisrelaties.
15
Geonetwerk: data-uitwisseling
Wanneer we inzoomen op de ‘datarelaties’ of de diensten die geodata met elkaar uitwisselen, zien we terug meer uitwisseling met het Managementteam en de sector Interne Zaken. Zij wisselen dus vooral data uit en niet zozeer kennis. Wat opvalt, is dat er geen data-uitwisseling is tussen de sector Grondgebiedzaken en de brandweer enerzijds en de sector Grondgebiedzaken en de dienst Noodplanning anderzijds. Beiden staan geïsoleerd in het geodatanetwerk. Twee – minder belangrijke – relaties die wegvallen zijn die tussen het autonoom gemeentebedrijf en de politie en de sector Vrije Tijd en de sector Burgerzaken.
16
Geonetwerk: gebruikersprofielen
Tenslotte koppelen we het geonetwerk aan de beschikbare informatie over de gebruikersprofielen door per dienst / sector het ‘hoogste’ aanwezige gebruikersprofiel weer te geven. We zien dat de GISexperten zich situeren binnen de sector Grondgebiedzaken. Binnen de sector Financiële zaken werkt een professionele gebruiker. Binnen de sectoren Vrijetijdszaken, Burgerzaken, Interne zaken en Noodplanning zijn er hoogstens thuisgebruikers aanwezig. Enkel binnen de politie zijn er enkel nietgebuikers. Voor wat betreft het managementteam, de brandweer en het AGB beschikken we over onvoldoende informatie om de gebruikersprofielen te berekenen. Subnetwerken: inleiding De netwerken getekend op basis van het allerlaagste dienstenniveau van het organogram bleken tijdens de pilootfase te complex en moeilijk te interpreteren. Daarom wordt het geonetwerk getekend op het niveau van de departementen/afdelingen/sectoren. Op basis van de resultaten uit de online vragenlijst beschikken we echter ook over meer informatie over de geo-relaties binnen de afdelingen. Deze benoemen we als ‘subnetwerken’. Per afdeling uit het organogram, visualiseren we een subnetwerk.
17
Subnetwerk: Sector Interne Zaken
Binnen de sector Interne Zaken zes diensten. Ze hebben onderling geen contact met elkaar op vlak van geodata/GIS.
18
Subnetwerk: Sector Vrije Tijd
Binnen de sector Vrije Tijd zijn er vijf diensten. De Bibliotheek en de dienst Sport staan geïsoleerd en hebben geen contact met de andere diensten van de sector Vrije Tijd. De andere drie diensten hebben onderling wel contact met elkaar op vlak van geodata/GIS. De Jeugddienst staat centraal. Subnetwerk: Sector Grondgebiedzaken
Binnen de afdeling Grondgebiedzaken zijn er zes diensten. Vijf diensten hebben onderling contact met elkaar op vlak van geodata/GIS. Enkel de diensten Ruimtelijke Ordening en de dienst Grondgebiedzaken hebben contact met de dienst Huisvesting.
19
Organisatiefactoren Inleiding In nn is er sinds 3 jaar een GIS-coördinator tewerkgesteld. Daarvoor was er niemand specifiek verantwoordelijk voor de GIS-taken. Eén persoon van op de dienst Ruimtelijke Ordening nam wel enkele noodzakelijke GIS-taken voor zijn rekening. GIS blijft in nn voorlopig beperkt tot de sector grondgebiedzaken. Er zijn een aantal recente investeringen die het mogelijk maken om GIS breder in de organisatie in te zetten, maar vooralsnog kampt de nn met een aanzienlijke achterstand inzake GIS en het digitaliseren van data(sets). Binnen de sector is er een personeelstekort met als gevolg dat de GIScoördinator regelmatig inspringt waar nodig. Leiding We missen in nn een duidelijke trekkersfiguur op gebied van GIS. Nochtans heeft de secretaris een duidelijke visie over de functie van GIS-coördinator. Hij vertelt dat de functie van GIS-coördinator bewust niet aan één dienst is toegewezen maar rechtstreeks valt onder de sectordirecteur Grondgebiedzaken. Want het is belangrijk dat de GIS-coördinator geen andere taken mag bijkrijgen; het is net de taak van de GIS-coördinator om het GIS bruikbaar te maken door data beschikbaar te maken voor andere diensten. De secretaris ziet GIS niet als een doel op zicht maar eerder als een middel om gegevens met elkaar te koppelen en alles vlot te doen verlopen. Dit lukt volgens hem niet wanneer een GIS-coördinator zich bezig moet houden met andere taken. Jammer genoeg zien we deze visie niet vertaald in de dagelijkse praktijk en taken van de GIScoördinator. De GIS-coördinator geeft aan maar de helft van zijn tijd aan zijn functie te kunnen spenderen en de andere helft in te springen voor andere taken binnen de sector Grondgebiedzaken die strikt genomen niet tot zijn functie behoren. Binnen de sector Grondgebiedzaken is er sprake van een personeelstekort waardoor ook de GIS-coördinator regelmatig moet inspringen of taken uitvoeren die strikt genomen niet tot zijn functie behoren (zoals het ingeven van recht van voorkoop, rooilijnen of informatie voor notarisfiches opzoeken, …). Als gevolg van de nood aan praktische opvolging en ad hoc ondersteuning van de collega’s binnen de sector Grondgebiedzaken, blijkt het in de praktijk moeilijk voor de GIS-coördinator om zijn coördinerende-functie te bewaken en niet af te zakken naar een louter uitvoerende rol. De secretaris vertelt dat er momenteel een aanwervingsprocedure loopt voor extra versterking voor een aantal sectoren, waaronder de sector Grondgebiedzaken. Hierbij wordt niet gewerkt met functieomschrijvingen van de profielen waar de sectoren nood aan hebben. Afhankelijk van de geslaagde kandidaat zal een functie ‘op maat’ worden uitgewerkt. Het valt op dat hierbij weinig aandacht is voor de noden en behoeften die binnen de sectoren leven. Kortom, de uitvoering van de functie van GIS-coördinator blijkt in nn onder een zekere druk te staan. Nochtans is een degelijke opvolging van deze centrale functie van belang voor de verdere GISontwikkeling van nn en meer en meer ook een positieve invloed uitoefenen op de dagelijkse werking en taken van de ganse sector Grondgebiedzaken. Het bewaken van het coördinerende aspect van de functie van GIS-coördinator is dan ook een centrale uitdaging voor de ganse sector GGZ, zowel voor de GIS-coördinator als zijn leidinggevenden als zijn collega’s binnen deze sector.
20
Niet enkel op de werkvloer, maar ook binnen de organisatietop blijkt het nog zoeken naar de plaats die GIS inneemt binnen de organisatie. Zowel het college als het managementteam zijn nog niet helemaal vertrouwd met de mogelijkheden van GIS en zijn bijgevolg (nog) geen vragende partij om beleid(sbeslissingen) te onderbouwen met inzichten vanuit het GIS. Er is ook geen GIS-overleg. De GIScoördinator verteld dat hij één keer een presentatie heeft gegeven waarbij hij de mogelijkheden van GIS heeft uitgelegd. Maar weinig mensen daagden op tijdens dit overleg. Nochtans is er heel wat informatie (op korte termijn) beschikbaar om mee aan de slag te gaan vanuit het beleid. Eén van de voorbeelden hier is de overstromingsproblematiek. Zo zou een kaart van nn waarop de overstromingsgevoelige gebieden aangeduid staan, of waarop aangeduid staan welke gebieden getroffen worden wanneer de Dender bijvoorbeeld een halve of één meter, stijgt nuttige beleidsinformatie kunnen opleveren. Vanuit de organisatie komen er maar weinig GIS-vragen. Als er een vraag komt, is het een vraag naar een plan of (overzichts)kaart, de GIS-coördinator krijgt geen echte analysevragen, zoals waar kunnen het bestuur best een nieuw speelterrein kan ontwikkelen zodat zoveel mogelijk kinderen hiervan kunnen profiteren. Strategie en beleid Nn heeft geen gewoonte om planmatig werken. Zeker een aantal deeldomeinen, zoals de sector Grondgebiedzaken, zijn niet gewend om te werken met een beleidsplan. Ook het managementteam is nog maar twee jaar geleden opgericht en lijkt nog te zoeken naar haar invulling en meerwaarde. De beleids- en beheerscyclus (BBC) is een duidelijke uitdaging voor nn initiatieven te ondernemen. We stellen vast dat de diensten nog wat onwennig op deze nieuwe ontwikkelingen reageren. Het gebrek (en de nood) aan een ‘breder plan’ zien we ook terugkomen op het gebied van GIS. De prioriteiten inzake GIS liggen niet vast (op uitzondering van de digitalisering van vergunningen). Wat er gebeurt, wordt in hoofdzaak bepaald door wat wettelijk gezien van nn verwacht wordt (vb. afleveren notariële inlichtingen). De GIS-coördinator heeft na zijn aanwerving een GIS-plan opgesteld. Toch is dit niet zozeer een ‘plan’ maar omvat onder meer een uitleg van wat GIS is en welke mogelijkheden GIS biedt en een beschrijving van de beschikbare en wenselijke soft-en hardware. Dit document weegt in de praktijk weinig door. Een aantal zaken zijn wel reeds gerealiseerd, zoals de aankoop van een GIS-server. De GIS-coördinator staat niet te springen om te werken met een jaaractieplan en stelt zich de vraag of er dan nog voldoende flexibliteit zal zijn om in te pikken op dringende opdrachten. Toch is het net dat wat de organisatie en vooral de sector grondgebiedzaken nodig heeft. Processen De gemeente is in het verleden ooit eens begonnen met het opstellen van procesbeschrijvingen. Dit is echter stilgevallen wegen het gebrek aan een trekkersfiguur. Ook voor wat betreft GIS zijn er geen procesbeschrijvingen. Er is in nn geen kwaliteits- of procesverantwoordelijke. Nochtans leeft er bij de diensten wel een nood om stil te staan bij hoe taken worden uitgevoerd en hoe ze bepaalde taken eventueel beter kunnen organiseren. We stellen vast dat de diensten nu soms achter de feiten aanlopen. Oude procedures blijven soms (deels) bestaan, terwijl de automatisering de organisatie net heel wat voordelen zou opleveren. Zo worden de bouwvergunningen digitaal ingediend, maar kan de dienst deze niet digitaal verwerken. Nochtans zou het stilstaan bij en nadenken over bepaalde
21
processen de organisatie wel wat efficiëntiewinst kunnen opleveren en het tijds- en personeelstekort kunnen terugdringen. Middelen Tot voor kort zaten de diensten wat vast als gevolg van de verouderde infrastructuur. Een aantal medewerkers kregen bijvoorbeeld geen toegang tot bepaalde toepassingen vanwege een te hoge kostprijs van afzonderlijke licenties. Het duurde vrij lang om de nodige investeringen geregeld te krijgen, maar deze worden momenteel wel gemaakt. De belangrijkste aankoop is die van een GIS-server die het mogelijk maakt om GIS-bestanden beter te beheren en het probleem van de losse licenties oplost. Vooraleer deze GIS-server kon worden aangekocht, moest eerst het serverlokaal worden vernieuwd. De GIS-server werd eind oktober 2012 in gebruik genomen en maakt de verdere ontsluiting van het GIS naar de rest van de organisatie mogelijk. Er werden ook nieuwe, zwaardere pc’s aangekocht en extra (tweede) schermen zodat de dienst beter met GIS zal kunnen werken. We stellen vast dat er bij de medewerkers hoge verwachtingen van de pas aangekochte GIS-server. Toch is het beeld van alle nieuwe mogelijkheden die de GIS-server met zich mee zal brengen eerder beperkt. Zo zal het vooral een voordeel zijn dat er meer mensen toegang hebben tot het systeem. Maar om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden van de GIS-server zullen er nog heel wat plannen gedigitaliseerd moeten worden. De GIS-coördinator plant opleidingen voor alle medewerkers die de GIS-server zullen gebruiken. Hij zal ook het aanmaken van eigen datalagen aanmoedigen. Want het zijn vooral de eigen datalagen die nu nog ontbreken. Gelukkig zijn er ook al heel wat datasets ‘van bovenaf’ beschikbaar. Wat betreft beschikbare GIS-data stellen we vast dat medewerkers problemen hebben met de juistheid van bepaalde datasets. Ze hebben het er moeilijk mee wanneer bestaande en nieuwe digitale kaarten niet volledig ‘matchen’ en ze vinden het niet vanzelfsprekend om deze ‘fouten’ in kaarten en kaartlagen te interpreteren. Nochtans sluiten de nieuwe datasets beter aan op de werkelijkheid dan sommige ‘oudere’ kaarten. Dit probleem zien we bijvoorbeeld terugkomen tijdens de focusgroep wanneer er duidelijk twijfels zijn over de basiskaart waarop de bouwvergunningen moeten ingetekend worden. Zo heeft nn het plan opgevat om alle bouwvergunningen in één keer te laten ingeven door een externe firma. We stellen vast dat ook hier de verwachtingen hoog liggen en stellen ons de vraag of het digitaliseren van alle bouwvergunningen het gewenste draagvlak zal creëren voor GIS binnen de sector Grondgebiedzaken. Dit zal nn veel geld kosten. De GIS-coördinator heeft hiervoor een bestek uitgeschreven. Nn heeft hierbij de keuze tussen het intekenen op Cadmap of adp. Op het moment van de focusgroep is men van plan om de bouwvergunningen te laten intekenen op Cadmap. Nochtans is adp het meest aangewezen formaat om de digitale bouwvergunningen aangezien het GRB binnen afzienbare tijd verplicht gebruikt zal moeten worden. Wanneer de bouwvergunningen ingetekend worden op Cadmap zal dus binnen een paar jaar reeds een conversie noodzakelijk zijn. Het lijkt ons aangewezen om – vooraleer de opdracht te geven – grondig te herbekijken in welk formaat de bouwvergunningen best ingelezen worden. Hou in het achterhoofd dat er in dat geval binnen enkele jaren een conversie nodig zal zijn. Mocht dit digitaliseren van de bouwvergunningen – om wat voor
22
reden ook – niet doorgaan, bekijk om minstens alle nieuwe bouwvergunningen in te brengen en stap voor stap terug te keren in de tijd. Nn werkt voor alle ICT- en GIS-toepassingen samen met huisleverancier nn. Dit heeft het voordeel dat koppelingen tussen toepassingen relatief makkelijk gemaakt kunnen worden. Maar anderzijds houdt het ook in dat nn min of meer ‘vastzit’ aan het aanbod van deze huisleverancier. Dat maakt het een stuk moeilijker om ICT- en GIS-toepassingen voldoende af te stemmen op de wensen van de organisatie. We stellen vast dat heel wat medewerkers niet tevreden zijn over de ondersteuning die nn hen biedt.
Besluit Er is in nn nog wel wat werk aan de winkel op gebied van GIS. Nochtans zijn er een hele reeks factoren zoals de indiensttreding van een GIS-coördinator, de aankoop van een GIS-server, de beschikbaarheid van het GRB, … aanwezig die het mogelijk moet maken om de komende maanden en jaren belangrijke stappen vooruit te zetten. Toch overheerst momenteel de dagelijkse routine de nood aan een meer planmatige manier van werken en het kritisch durven kijken naar de manier waarop de dienstverlening wordt georganiseerd. Het draagvlak voor GIS is nog eerder beperkt. En zelfs binnen de sector grondgebiedzaken is het gebruik van GIS nog geen vanzelfsprekendheid. Een aantal recente investeringen zoals de aankoop van de GIS-server en het uitbesteden van het digitaliseren van de bouwvergunningen, lijken voor nn het begin in te luiden om de vruchten van het GIS te plukken. Toch ligt volgens ons in nn de grote uitdaging vooral in het beperkte draagvlak en de afwachtende houding van medewerkers. De organisatie heeft nood aan een doordachte en meer planmatige aanpak.
23
AANBEVELINGEN Ten slotte lijsten we de belangrijkste sterktes en zwaktes inzake GIS op en formuleren we een reeks aanbevelingen op maat van uw organisatie. Dit kan als basis dienen voor het verdere GIS-beleid.
Sterktes & zwaktes Sterktes
Zwaktes Leiding
-
De secretaris heeft een duidelijke visie over de rol van GIS-coördinator
-
Beperkt draagvlak voor GIS bij college en managementteam Duidelijke trekkersfiguur ontbreekt Coördinerende rol van de GIS-coördinator staat onder druk
Strategie en beleid -
Behoefte aan een concreet actieplan leeft
-
Gebrek aan een doordacht plan en duidelijke prioriteiten Beperkte aandacht voor noden van sectoren bij nieuwe aanwervingen
Middelen -
Aankoop GIS-server en nieuwe hardware voor medewerkers
-
Er is nood aan eigen datasets (Te) hoge verwachtingen van investeringen
nieuwe
Processen -
Er is behoefte aan procesbeschrijvingen
-
Er is behoefte aan het herdenken en in kaart brengen van (centrale) (GIS-) processen
GIS-coördinator -
Voltijdse GIS-coördinator op B-niveau
-
Uitvoerende versus coördinerende functie
Geonetwerk -
Sector Grondgebiedzaken meest centrale actor binnen geonetwerk
-
Geen datauitwisseling met brandweer en noodplanning Beperkt / afwezig geonetwerk binnen sectoren Interne Zaken en Vrije Tijd
Eindgebruikers -
Medewerkers staan open voor nieuwe dingen Medewerkers zien het potentieel in van GIS
-
24
Medewerkers hebben beperkte ICTvaardigheden Personeels- en tijdsgebrek resulteren in afwachtende houding t.a.v. GIS
Leiding
Bewaak de coördinerende functie van GIS-coördinator. Dit omvat een centrale uitdaging voor de ganse sector Grondgebiedzaken. Bespreek waar de knelpunten liggen en neem een duidelijke positie in. Communiceer hierover duidelijk naar de medewerkers, zeker binnen de sector Grondgebiedzaken. Dit behelst een gezamenlijke inspanning van de GIS-coördinator die moet kunnen rekenen op de steun van leidinggevenden en de collega’s binnen de sector Grondgebiedzaken.
Zorg voor een structureel overleg met het sectorhoofd Grondgebiedzaken over de taakinvulling van de GIS-coördinator.
Bekijk goed de takenpakketten en taakverdeling binnen de functies binnen de sector vooraleer een nieuwe medewerker in dienst te nemen. Het is noodzakelijk dat eerst de huidige werking van de dienst in kaart gebracht wordt en goed wordt gekeken waar de specifieke noden liggen. Zo niet zal de sector met een personeelsgebrek blijven kampen. Leg in overleg vast wat de prioriteiten zijn en welke de ‘stappen vooruit’ zijn voor deze sector. Het heeft weinig zin om te blijven ‘de brandjes blussen’. Zorg ervoor dat het structurele probleem van personeelstekort een structurele oplossing krijgt.
Maak van GIS een vast agendapunt op het sectoroverleg. Dit kan dan – indien gewenst – later evolueren in de richting van een GIS-overleg.
Geef de GIS-coördinator op regelmatige basis een terugkoppelingsmoment op het managementteamoverleg. Bewaak als managementteam mee de coördinerende invulling van de functie.
Strategie en beleid
Overweeg om de functie van GIS-coördinator los te koppelen van de sector Grondgebiedzaken en als ondersteunende dienst te laten werken voor de ganse organisatie.
Werk met een jaaractieplan voor de GIS-functie. Laat ruimte voor flexibiliteit en het inspelen op vragen vanuit andere diensten / sectoren, maar leg de prioriteiten en de grote lijnen voor het komende werkjaar vast. Dit is ook een stok achter de deur om ‘losse vragen’ die strikt genomen niet tot de functie van de GIS-coördinator behoren, te bewaken. Denk goed na over hoe dit jaaractieplan en de prioriteiten die daarin zullen worden vastgelegd, tot stand moet komen.
Werk aan het draagvlak voor GIS binnen de organisatietop. Laat de GIS-coördinator een toelichting geven voor zowel het managementteam als het college over de mogelijkheden van het GIS en de (mogelijks) beschikbare data. En laat zowel het college als het managementteam stilstaan bij de mogelijkheden die GIS biedt voor het beleid en laat hen aangeven welke (koppelingen van) gegevens voor hen vanuit beleidsoogpunt interessant zijn. Leg een aantal strategische projecten vast en denk samen na over welke gegevens en analyses kunnen bijdragen tot de beleidsvoering. Denk ook na over de mogelijkheden binnen andere beleidsdomeinen dan het domein grondgebiedzaken.
Breng – wanneer de tijd rijp is – GIS ook op de agenda van de verschillende sectoren. Laat de GIScoördinator een toelichting van de mogelijkheden van GIS voor de verschillende beleidsdomeinen. Zorg ervoor dat GIS niet iets vrijblijvends is, maar deel wordt van de richting die de organisatie uitgaat.
25
Communiceer duidelijk over de plannen op gebied van GIS. Bewaak dat er niet te veel ‘losse’ vragen komen uit de diensten en sectoren maar werk een prioriteitenlijst uit die past binnen de toekomstvisie van de organisatie en communiceer hierover.
Processen
Denk samen na over ‘kwaliteit binnen de organisatie’. Hoe wil de nn een kwalitatieve dienstverlening in de toekomst organiseren?
Herbekijk bestaande processen en maak werk van procesbeschrijvingen. Dit betekent niet dat alle organisatieprocessen in kaart moeten gebracht worden. Denk na over welke processen interessant zijn om in kaart gebracht te worden. Zeker de diensten met een nijpend personeelstekort zullen baat hebben bij het stilstaan en nadenken over hun taken en processen. Ga zeker ook na of bepaalde processen niet nog meer automatisch of gedigitaliseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld het verwerken van de bouwvergunningen en notarisfiches.
Zorg ervoor dat iemand verantwoordelijk is en tijd krijgt voor het begeleiden van de diensten in het opmaken van procesbeschrijvingen.
Middelen
Zorg voor de nodige opleiding voor en begeleiding van het gebruik van de GIS-server.
Denk vooruit en hou een oog op de actuele ontwikkelingen. Bekijk bijvoorbeeld het proces waarin de bouwvergunningen zullen worden ingevoerd opnieuw. Besef goed dat wanneer er ingetekend zal worden op basis van Cadmap, er binnen enkele jaren opnieuw een conversie nodig zijn naar adp.
Wacht niet met het gebruiken van GIS tot er zoveel mogelijk data gedigitaliseerd is. De organisatie kan al leren werken met de mogelijkheden die er nu al zijn. Zorg voor een aantal quick wins, zowel voor de organisatietop als voor de sectoren. Laat hen ‘aan den lijve’ ondervinden wat mogelijk is met GIS.
Moedig het aanmaken van eigen datalagen aan. Bewaak dat de rol van de GIS-coördinator hierin beperkt blijft. De GIS-coördinator zorgt best voor de nodige opleiding en begeleiding en laat de invoer best over aan de diensten zelf.
GIS-coördinator
Sensibiliseer het managementteam en het college over de voordelen van een goed uitgewerkte GISwerking.
Sensibiliseer collega’s (bvb. door enkele Quick Wins) zowel over de mogelijkheden die GIS biedt als wat de GIS-coördinator voor hen kan betekenen.
Zet de GIS-plannen op papier. Dit hoeft geen uitgewerkt beleidsplan te zijn, maar begin bijvoorbeeld met het oplijsten van mogelijke en wenselijke acties en leg – in overleg met de betrokken diensten – vast hoe prioritair een bepaalde acties is. Kijk hiervoor zeker ook naar voorbeelden van beleidsplannen, actieplannen, … uit andere gemeenten.
Zorg voor verdere kennisverruiming. Kijk over de grenzen van de organisatie, participeer in gebruikersgroepen, neem deel aan studiedagen, congressen, …
26
Geonetwerk
Probeer ook andere beleidsdomeinen mee te betrekken in het GIS-verhaal. Overleg met externe organisaties en bekijk of samenwerking wenselijk is. Bekijk of er samenwerking nodig is met de dienst Noodplanning.
Eindgebruikers
We kregen indicaties dat de ICT-vaardigheden van medewerkers in Nn over het algemeen vrij laag zijn. Dit zet zich door op hoe mensen GIS(-toepassingen) gebruiken. Zorg voor voldoende basis- en vervolgopleidingen ICT. Dit hoeft niet per sé door externen gegeven te worden. Laat medewerkers ook van elkaar zaken leren.
Zorg ervoor dat medewerkers voldoende zelfvertrouwen ontwikkelen om met GIS-data en – toepassingen te (leren) werken. Nog te veel medewerkers zichzelf als potentiële gebruikers in. Ze beseffen dat er nog heel wat mogelijkheden van het GIS niet vertaald worden naar hoe zij hun taken dagdagelijks uitvoeren. Bewaak dat – zeker medewerkers binnen de sector Grondgebiedzaken – verder evolueren in de richting van professionele gebruikers.
27
BRAINSTORM Ter afsluiting van de focusgroep hielden we met de deelnemers een korte brainstorm. Hieronder lijsten we de ideeën op die tijdens deze brainstorm naar voor kwamen. De deelnemers kregen ook de kans om hun favoriete ideeën aan te duiden, we duiden per categorie de ideeën die de meeste ‘punten’ kregen, aan in het vet. Deze ideeën kunnen in overleg met de betrokken diensten verder uitgewerkt worden en zo als input dienen voor het vastleggen van de prioriteiten inzake GIS.
Organisatiedomeinen LEIDINGGEVENDEN
STRATEGIE EN BELEID
overtuigen van het bestuur
bestuur dat aandacht heeft voor gis (software én hardware) gis is meer dan alleen grondgebiedzaken meer uitleg (top down en bottom up) eerst bereikbaarheid, dan bekendheid beleidsplan en strategische GIS-plannen opstellen op maat van onze gemeente
meer vragen en analyses wat wil men bereiken steun van hogeruit voor IT en gis initiatieven speerpunten van bovenaf meer sturende functie vanuit het MAT planning vastleggen PROCESSEN betere coördinatie en info-uitwisseling ivm gisprojecten tss # diensten meer contact GIS-gebruikers nood aan procesbeschrijvingen zelf data in GIS steken notarisfiches nog meer automatisch (twee)maandelijks overleg met GIS-coördinator elke dienst een loket op maat
MIDDELEN regelmatige opleiding werken aan meer invoer van GIS data opleiding werkleiders AGB uitvoerende gis-medewerker + coördinerende GgisIS-medewerker programmeur 2e gis medewerker aangepaste software en hardware (updates) IT medewerker/ondersteuner per dienst digitaliseren van milieugegevens (tijd, geld, personeel)
28
Beleidsdomeinen GRONDGEBIEDZAKEN (RO, Milieu, Groen, TD, Mobiliteit, …)
SAMENLEVING en VRIJE TIJD (Burgerzaken, Jeugd, Sport, Cultuur, BKO, Toerisme, Erfgoed, Bibliotheek, …)
bouwvergunningen digitaliseren alle data i.v.m. RO moet gedigitaliseerd worden onderhoudsprogramma’s opmaken alle bomen, struiken, hagen van het grondgebied digitaliseren gegevens voor notarisfiches digitaliseren milieuvergunningen digitaliseren fietspaden digitaliseren monumenten en dorpszichten digitaliseren noodplannen, buurtwegen, waterwegen digitaliseren project markt overstromingen lokaliseren digitale rooiplannen markten en braderies digitaliseren ONDERSTEUNENDE DIENSTEN (IZ, Financiën, Kwaliteit, Personeel, …)
cultuur/jeugd/sportlocaties evenementen digitaliseren crab kinderopvangplaatsen
gebouwen digitaliseren duidelijke logische huisnummering gis introduceren bij preventieambtenaar
opvang voor noodgevallen afbakenen risicozones files, ongevallen, wegomleggingen, inname openbaar domein rustoorden gis introduceren sociaal verhuurkantoor/woningen digitaliseren
budgetbeheer linken aan locaties
gebouwen/erfgoedgebouwen/monumenten toeristische routes/wandelroutes begraafplaatsenbeheer woningenbestand koppelen aan gis-gegevens
EXTERNEN (Politie, Brandweer, Onderwijs, OCMW, …)
29
BIJLAGE: VRAGENLIJST Hieronder vindt u de vragen uit de online bevraging. Opgelet, de ‘doorverwijzingen’ staan hierin niet vermeld. Bijvoorbeeld: iemand die op vraag 15 ‘neen’ antwoord, wordt automatisch doorverwezen naar vraag 18.
1. Uw gemeente neemt deel aan het G-scan project. Dit houdt in dat de GIS-uitbouw van uw gemeente in kaart zal worden gebracht. De link naar deze vragenlijst wordt verstuurd naar alle administratieve medewerkers van de gemeente. Om een betrouwbaar beeld te kunnen krijgen van uw gemeente, is het belangrijk dat u deze vragenlijst zo correct mogelijk probeert in te vullen. Dus ook wanneer u niet meteen weet wat GIS betekent of wat geografische gegevens zijn, zijn uw antwoorden waardevol. Indien u het juiste antwoord op een vraag niet weet, hoeft u dit niet op te zoeken. Op het einde van de vragenlijst kan u eventuele opmerkingen of vragen kwijt. Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 20 minuten. Deze vragenlijst vormt de eerste stap in het onderzoek naar de GIS-uitbouw van uw gemeente. Later volgt ook een focusgroep met een aantal medewerkers van uw gemeente. De analyse van de sterkes en zwaktes vormt de basis voor aanbevelingen op maat van uw gemeente inzake haar GIS-beleid. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de onderzoeksgroep MICT van de Universiteit Gent in opdracht van het AGIV. De resultaten van deze bevraging worden enkel gebruikt voor wetenschappelijke doeleinden en worden anoniem verwerkt.
30
2. Wat is uw geslacht? Man Vrouw 3. Wat is uw geboortejaar? 4. Wat is de postcode van de hoofdgemeente waar u werkt? 5. Op welke dienst bent u momenteel tewerkgesteld? Geef bij voorkeur de naam van uw dienst zoals vermeld in het organogram. 6. Wat is uw huidige functie binnen de gemeente? 7. Hoeveel jaar bent u al tewerkgesteld in de gemeente waar u momenteel werkt? 8. Wat is uw hoogst behaalde diploma?
Geen diploma Lager onderwijs Middelbaar onderwijs Hoger onderwijs Universitair onderwijs Post-universitair onderwijs
9. Op welk inschalingsniveau bent u tewerkgesteld?
A-niveau B-niveau C-niveau D-niveau E-niveau
10. Gebruikt u voor het uitvoeren van uw taken soms geografische gegevens? (Interpreteer 'geografische gegevens' heel ruim. Wij verstaan hieronder: allerlei kaartjes/plannetjes op papier of digitaal, een routeplanner, luchtfoto's, Streetview, kadasterplannen, RUP's, ...) Ja Neen 11. Heeft u contacten met collega’s (van uw gemeente) over geografische gegevens? Ja Neen 12. U heeft contact met collega's over geografische gegevens. Kruis aan op welke diensten deze collega's werken. Duid alle diensten aan, ook uw eigen dienst als dit het geval is. ICT-dienst GIS-dienst
31
Secretariaat Interne Zaken Personeel Financiën Aankoop Bevolking / Burgerlijke Stand Ruimtelijke Planning / Ordening Grondgebiedzaken Milieu Stedenbouw Technische dienst Openbare werken Groendienst Mobiliteit / Verkeer Wonen / Huisvesting Vrije Tijd Jeugd Sport Cultuur Toerisme Erfgoed Buitenschoolse Kinderopvang Bibliotheek OCMW Brandweer Politie Scholen Autonoom gemeentebedrijf Andere, namelijk ____________________ Andere, namelijk ____________________ Andere, namelijk ____________________
13. U heeft contact met collega's van over geografische gegevens. Geef per dienst aan welk soort contact u met hen heeft. U kan per dienst één of beide antwoordmogelijkheden aankruisen. 14. U heeft contact met collega's van over geografische gegevens. Geef per dienst aan hoe vaak heeft u contact met deze diensten over geografische gegevens. 15. Heeft u ooit al eens gehoord van GIS? Ja Nee
32
16. Hoe goed is uw kennis op vlak van GIS?
Zeer slecht Mijn kennis op vlak van GIS is
Slecht
Neutraal
Goed
Zeer goed
17. In welke mate heeft u voldoende kennis om de taken - waarbij u gebruik maakt van geografische gegevens goed uit te voeren? Ik kan mijn taken uitvoeren, zonder tijd te verliezen met het zoeken naar een oplossing Ik kan mijn taken uitvoeren, maar verlies tijd met het zoeken naar een oplossing Ik kan mijn taken niet naar behoren uitvoeren
18. Welke van de onderstaande toepassingen kent u?
Mappy Google Maps Google Map Maker Google Streetview Google Latitude Touring Routeplanner Routeplanner De Lijn Foursquare KLIP GIPOD Lara De geoloketten van de RWO-data manager (leegstandsregister, register onbebouwde percelen, …) AGIV-downloadtoepassing De geoloketten van de VMM (watertoets, zoneringsplannen, …) Commerciële GIS-software, namelijk ____________________ Gratis GIS-software, namelijk ____________________ Andere, namelijk ____________________ Ik ken geen van de bovenstaande toepassingen
19. Welke van deze toepassingen heeft u afgelopen maand gebruikt? (Geselecteerde items) Ik heb afgelopen maand geen van deze toepassingen gebruikt
33
20. Welke datasets kent u?
Rijksregister (V)KBO CRAB GRB CADMAP MRB-wegen RUP Plannen- en vergunningenregister DHM VHA RVV Ik ken geen van bovenstaande datasets Andere, namelijk ____________________
21. Welke datasets heeft u afgelopen maand gebruikt? Ik heb afgelopen maand geen van deze datasets gebruikt 22. GRB is de afkorting van ... (Duid per kolom het juiste woord aan. Bijvoorbeeld: Geometrisch - Register - Bereik)
Geografisch(e) Geometrisch(e) Groot Grootschalig(e) Ik weet het niet Referte Register Radiobereik Referentie Bestand Buffer Bebouwing Bereik
23. GDI is de afkorting van ...
Grafisch(e) Geografisch(e) GIS Geometrisch(e) Ik weet het niet Digitaal Dienst Datum Data
34
Intranet Inwinning Infrastructuur Internet
24. Om adressen bij te houden gebruikt men …
CADMAP CRAB GRB Rijksregister (V)KBO Ik weet het niet
25. INSPIRE is een ...
Europese richtlijn (1) Belgische wet (2) Vlaams decreet (3) Gemeentelijke verordening (4) Ik weet het niet (5)
26. Hoe goed denkt u dat u volgende activiteiten kan? (deel 1 van 2)
Ik ken dit niet, nog nooit van gehoord
Ik kan dit helemaal niet =1
Ik kan dit niet =2
Ik kan dit min of meer = 3
Ik kan dit goed = 4
Ik kan dit heel goed = 5
Een location pin aanmaken in Google Maps
Online een plannetje opzoeken en afdrukken
Vanachter je bureau controleren of een huisnummer klopt
Een locatie toevoegen aan een foto op Facebook
35
Met de GPS in de auto naar een bestemming rijden
Een GPScoördinaat (lengte- en breedtegraad) toevoegen aan een foto
De weg terugvinden op basis van een stratenplan
Een foto van je eigen huisgevel online bekijken
Een wandeling uitstippelen aan de hand van een kaart
Een kaartje van een kadastraal perceel afdrukken
Een bufferanalyse maken in GIS
27. Hoe goed denkt u dat u volgende activiteiten kan? (deel 2 van 2)
Ik ken dit niet, nog nooit van gehoord
Ik kan dit helemaal niet = 1
Ik kan dit niet = 2
Ik kan dit min of meer =3
Ik kan dit goed = 4
Ik kan dit heel goed = 5
GRB-afwijkingen melden
Opzoeken in welke bestemmingszone
36
een perceel ligt Opzoeken waar een perceelsgrens ligt
De ligging van een kadastraal perceel opzoeken
Opzoeken welke nutsvoorzieningen op een bepaald adres beschikbaar zijn
Opzoeken of er ergens een gasleiding loopt in een bepaalde straat
Opzoeken hoe ver (in meter) je moet rijden om naar de bibliotheek te rijden
Een fout in een datalaag doorgeven
Een koppeling maken tussen het bevolkingsregister en het CRAB
Een kaartje opzoeken waaruit je kan afleiden of een woning aangesloten is op het openbare rioleringsstelsel
Een kaartje opzoeken van een kruispunt waarop alle verkeersborden staan aangeduid
37
28. Hoe vaak doet u de volgende (of gelijkaardige) activiteiten? (deel 1 van 2)
Nooit
Minder dan maandelijks
Maandelijks
Wekelijks
Dagelijks
Een location pin aanmaken in Google Maps
Online een plannetje opzoeken en afdrukken
Vanachter je bureau controleren of een huisnummer klopt
Een locatie toevoegen aan een foto op Facebook
Met de GPS in de auto naar een bestemming rijden
Een GPScoördinaat (lengte- en breedtegraad) toevoegen aan een foto
De weg terugvinden op basis van een stratenplan
Een foto van je eigen huisgevel online bekijken
Een wandeling uitstippelen aan de hand van een kaart
Een kaartje van een kadastraal perceel afdrukken
38
Een bufferanalyse maken in GIS
29. Hoe vaak doet u de volgende (of gelijkaardige) activiteiten? (deel 2 van 2)
Nooit
Minder dan maandelijks
Maandelijks
Wekelijks
Dagelijks
GRB-afwijkingen melden
Opzoeken in welke bestemmingszone een perceel ligt
Opzoeken waar een perceelsgrens ligt
De ligging van een kadastraal perceel opzoeken
Opzoeken welke nutsvoorzieningen op een bepaald adres beschikbaar zijn
Opzoeken of er ergens een gasleiding loopt in een bepaalde straat
Opzoeken hoe ver (in meter) je moet rijden om naar de bibliotheek te rijden
Een fout in een datalaag doorgeven
Een koppeling maken tussen het bevolkingsregister en het CRAB
Een kaartje opzoeken waaruit je kan afleiden of
39
een woning aangesloten is op het openbare rioleringsstelsel Een kaartje opzoeken van een kruispunt waarop alle verkeersborden staan aangeduid
30. U gaf daarnet aan nog nooit gehoord te hebben van GIS. GIS staat voor Geografisch Informatie Systeem. Het maakt het gebruik van geografische informatie mogelijk. 31. In welke mate bent u akkoord met volgende stellingen over GIS? (deel 1 van 2)
Helemaal niet akkoord
Niet akkoord
Neutraal
Akkoord
Helemaal akkoord
Ik voel me comfortabel als ik met anderen over GIS praat
Ik voel me op mijn gemak als ik GIS gebruik
Ik vind GIS gebruiken niet leuk
Ik voel me zelfzeker als ik GIS gebruik
Het gebruik van GIS is niet bedreigend
Ik voel me comfortabel als ik GIS gebruik
Ik voel me angstig als ik GIS gebruik
GIS is saai
Ik voel me nerveus als ik GIS gebruik
40
Ik sta niet te springen om met GIS te werken
32. In welke mate bent u akkoord met volgende stellingen over GIS? (deel 2 van 2)
Helemaal niet akkoord
Niet akkoord
Neutraal
Akkoord
Helemaal akkoord
GIS opent heel wat nieuwe mogelijkheden
Ik hou van nieuwe dingen, zoals het GIS
GIS gebruiken is moeilijk
GIS gebruiken bespaart me tijd
GIS gebruiken resulteert in betere resultaten
De GIS terminologie is complex
GIS data is onnauwkeurig
Ik heb schrik van nieuwe toepassingen, zoals het GIS
Ik ben afwachtend wat betreft het gebruik van GIS
Ik kan mijn werk evengoed doen zonder GIS
41
33. In welke mate zijn volgende kenmerken typerend voor de gemeentelijke organisatie? Let op: dit is een algemene vraag (en gaat dus niet over GIS)!
Helemaal niet akkoord
Niet akkoord
Neutraal
Akkoord
Helemaal akkoord
Gericht op prestaties
Nadruk op kwaliteit
Zich willen onderscheiden van anderen
Gericht op competitive
Bedachtzaam zijn
Een goede reputatie hebben
Sociaal verantwoordelijk zijn
Duidelijke richtinggevende filosofie
Gericht op teams
Informatie vrij uitwisselen
Gericht op mensen
Samenwerking
Innovativiteit
Snel grijpen van kensen die zich aanbieden
Risico nemen
Individuele verantwoordelijkheid nemen
Rechtvaardigheid
Kansen voor professionele groei
Verloning voor goede prestaties
Waardering voor goede prestaties
Hoge verwachtingen van prestaties
42
Enthousiasme voor de job
Gericht op resultaten
Goed georganiseerd zijn
Stabiliteit
Rustig zijn
Jobzekerheid
Weinig conflicten
34. Bedankt voor uw medewerking! Vragen of opmerkingen kan u hieronder kwijt ...
43
