U k l i z e n ý o u t l o o k

Uklizený outlook 5 nejdůležitějších věcí, které musíte znát a dělat, abyste nepromarnili den. A hrst tipů navíc… Ondřej Cingl Resumé: Zásady chytré práce s programem MS Outlook. Uvedená doporučení platí ve verzi 2010, zajisté však půjdou (s malými obměnami) aplikovat i na další verze a jiné poštovní klienty. ………………………………………………………………………………………… O autorovi: Jsem mezinárodně certifikovaný projektový manažer a kouč osobního rozvoje. Pracuji jako poradce při řízení projektů, vedu semináře manažerských dovedností a sebeřízení. V jiné části svého času se věnuji sportu, zejména horolezení a extrémním týmovým závodům. Tento e-book vznikl pro to, aby vám, čtenářům, ušetřil starosti a složité hledání jednoduchých a snadno použitelných opatření k lepšímu využití vašeho času. Pamatujte, nejde o to zvládnout za každou cenu více úkolů – jde o to zvládnout je a mít z toho radost!

Ondřej Cingl | www.cingl.eu Uklizený outlook

1

Obsah Předmluva ..........................................................................................................................................2 Úvodní obrazovka ...............................................................................................................................3 Ovládací prvky ....................................................................................................................................4 Krok č. 1: Zástupci ...........................................................................................................................4 Krok č. 2: Rychlý přístup ..................................................................................................................5 Doručená pošta ..................................................................................................................................7 1.

Věnujte se poště, když chcete Vy, ne odesílatel! ......................................................................7

2.

Vneste řád do vyřizování pošty! ...............................................................................................7

3.

Uklízejte po sobě hned! ...........................................................................................................9

Pravidla a kategorie .......................................................................................................................... 10 Pravidla......................................................................................................................................... 10 Kategorie ...................................................................................................................................... 11 Odesílaná pošta ................................................................................................................................ 12 Rozdělení okna zprávy: Konec posouvání ...................................................................................... 12 Nechte si automaticky zavírat okna ............................................................................................... 12 Podepisujte se .............................................................................................................................. 12 Naučte se zastavit čas ................................................................................................................... 13 Napovězte ostatním ...................................................................................................................... 13 Klávesové zkratky ............................................................................................................................. 14 Základní navigace.......................................................................................................................... 14

Pro všechny položky ...................................................................................................................... 14 E-mail ........................................................................................................................................... 15 Kalendář ....................................................................................................................................... 15 Kontakty ....................................................................................................................................... 16 Úkoly ............................................................................................................................................ 17 Použité prameny............................................................................................................................... 18

Zásady chytré práce s MS Outlook

Vytvoření položky nebo souboru ................................................................................................... 14


2

Předmluva „Udělejte si v tom už jednou provždy pořádek!“ Představte si, že si koupíte novou sekačku na trávu. Budete-li se o ni dobře starat a udržovat ji v dobrém technickém stavu, posečete s ní velké širé rodné lány a její pořizovací cena se rozloží do mnoha let užitku. Necháte-li ji reznout, nedopřejete jí pořádný motorový olej a pravidelnou údržbu, stejnou mincí vám oplatí a napřesrok si budete kupovat novou. MS Outlook je na tom podobně. Představuje pro mne (a patrně také pro vás, jinak byste teď nečetli tento e-book) důležitý pracovní nástroj. A to znamená, že mně i vám vydělává peníze. Bude-li tedy v dobrém stavu, aby sloužil svému účelu, vyděláte peníze dříve, rychleji, efektivněji. Proto se vyplatí investovat do jeho „údržby“ – v našem případě přizpůsobení, aby práce s ním byla účinnější.

Outlook představuje samozřejmě natolik sofistikovaný program, že popsat více než zlomek jeho funkcí dalece přesahuje možnosti tohoto e-booku. Budu vám, čtenářům a uživatelům, vděčný za jakýkoli podnět doporučení ke zlepšení nebo nový tip. Dost řečí, jdeme pracovat!


Také patříte k lidem, kteří se řídí pořekadlem, že pořádek je pro blbce, neb inteligent zvládá chaos? Donedávna můj outlook vypadal, jako by toto přísloví bylo mým životním krédem. Nicméně...odhodlal jsem se k důkladné rekonstrukci, jejíž výsledky jsem shrnul v tomto e-booku. Mně zabrala prakticky celý den, ale Vy ji zvládnete za slabou hodinku. Cílem není nic menšího, než maximální efektivita, takže vedle funkčního nastavení přidávám také několik zásad a tipů z oblasti timemanagementu, které mne vedly k novému pojetí práce s outlookem.


3

Úvodní obrazovka „Začněte den proaktivně!“ Ať už vlastníte velký byznys, podnikáte na volné noze, či jste zaměstnáni, vždycky máte přidělené své vlastní úkoly. (Pokud ne, je něco hodně špatně…) Co však vidíte vy, když ráno zapnete outlook? Vsadím se, že uhodnu Příchozí poštu, že ano? To znamená požadavky druhých lidí, informace z internetu, a různé další záležitosti, které možná potřebujete, ale většinou na ně spíše musíte reagovat. Záleží na tom? Ale jistě! Jakmile začnete den odpovídáním na cizí požadavky, kdy budete myslet na své vlastní úkoly? Zvláště po ránu je to zhoubné – místo abyste využili energie, kterou v sobě máte, k tvůrčí práci, strávíte hodinu vyřizováním odpovědí a proklikáváním internetovými odkazy. Moje rada: Začněte proaktivně s tím, co je důležité PRO VÁS, a to hned tím, co se vám v outlooku ukáže jako první.

Zaveďte toto pravidlo do své práce, a vytvořte si nový pracovní návyk: Došlé poště se věnujte cca 2× denně, vždy v době, kdy je vaše energie nižší (např. po obědě). Poštu můžete vyřizovat „na půl plynu“, ale řešení pro klienta v útlumu nevymyslíte. Nikdy proto neplýtvejte svou energií na místě, kde nevytváří tu nejvyšší hodnotu.


Jak na to? V kartě Soubor vyberte Možnosti. Zobrazí se dialogové okno celkového nastavení outlooku. Klikněte na položku Upřesnit a vlevo v řádku Spuštění a ukončení… zvolte složku Seznam úkolů. Tlačítko Procházet vám samozřejmě umožňuje zvolit složku libovolnou, osobně však doporučuji Seznam úkolů. Pouze ten vám zaručí, že první věc, které po zapnutí outlooku věnujete pozornost, budou vaše klíčové úkoly.


4

Ovládací prvky „Používejte jen to, co skutečně používáte!“ Outlook disponuje spoustou funkcí a nástrojů, ovšem kdo z nás je využívá všechny? Čteme maily, píšeme maily, pracujeme s kalendářem a úkoly. Někdo si přidá jednu dvě funkce, málokdo už více. Proč byste se měli ztrácet v záplavě funkcí, kterým ani nerozumíte, natož abyste je používali? Proč by vám měly nepotřebné ikony omezovat pracovní pole? Nyní se budeme řídit slovy Antoine de Saint Exupéryho: Dokonalosti nedosáhneme, když už není co přidat, ale pokud už není co ubrat.

Krok č. 1: Zástupci Jako první věnujte pozornost Navigačnímu podoknu, které se nachází vlevo dole.

V Možnostech, jež se objeví po kliknutí na malou šipku vpravo vedle poslední ikony (nebo pravým tlačítkem myši kdekoli na panelu), si snadno nastavíte, která tlačítka chcete zobrazit, v jaké velikosti a pořadí. U mne se vedle „velké trojky“ – pošta, kalendář, úkoly – nachází ještě zástupci. Právě Zástupci umožňují v levém panelu zobrazit právě ty komponenty a složky, které ke své práci potřebujete nejvíc. Můj navigační panel nyní vypadá takto… Mám jej rozdělen do tří skupin: IN je pochopitelně skupina poštovních schránek příchozí pošty. V současné době provozuji na svém PC tři účty, proto tři inboxy. TASK představuje skupinu zástupců, kteří nějak souvisí s úkolováním. Kalendář umístěný poněkud atypicky právě zde má své opodstatnění: Jednak jsem nechtěl mít překategorizováno, ale hlavním přínosem je zrychlení díky kratšímu pohybu myši – do kalendáře totiž vstupuji nejčastěji od právě čtené zprávy, která se nachází na obrazovce pouze několik centimetrů vpravo od zástupce kalendáře. Poznámky používám zřídka, ale z piety zůstávají zachovány:-) Poslední skupinou je PENDING, jež mi umožňuje sledovat, zda ode mne v pořádku odchází výstupy. Díky ní vidím, zda nezdržuji ostatní nebo nenechávám čekat zákazníka.


Jak vidíte, umožňuje zobrazení velkých ikon pro nejpoužívanější tlačítka, a malých pro občasné využití.


5

Skupin i zástupců můžete mít samozřejmě libovolné množství, ovšem kouzlo spočívá právě v dodržování zásady KISS – Keep It Short & Simple. Uvedené členění mohu vřele doporučit, osvědčilo se mi víc než dost. Jak zástupce, tak skupinu vytvoříte prostým kliknutím pravého tlačítka myši na panel a výběrem požadované možnosti. Samozřejmostí je posouvání, přejmenování, možnost sbalit skupinu, což skryje jednotlivé zástupce, apod.

Krok č. 2: Rychlý přístup Nyní jste si upravili zástupce a máte okamžitý přístup k nejdůležitějším složkám a funkcím outlooku. Dalším krokem je úprava panelu nástrojů Rychlý přístup. Novější verze outlooku (a též programy kancelářského balíku Office, následující doporučení tedy platí i pro ně) pracují s tzv. „pásem karet“, kterému přezdívám omalovánky. Většina z vás už je na něj patrně také zvyklá. Naštěstí disponují panelem Rychlý přístup, který znatelně šetří čas a počet kliknutí.

Jednotlivá tlačítka do panelu přidáme pomocí kliknutí na tlačítko Přizpůsobit zcela vpravo. Nabízené možnosti Vám rozhodně nebudou stačit, proto pokračujte na Další příkazy a vyberte si tlačítka, která budete používat. Když už jste v tomto dialogovém okně, zvažte, zda mít panel Rychlý přístup zobrazený NAD nebo POD pásem karet. Osobně dávám přednost zobrazení pod. Sice to ubere cca 0,5 cm pracovní plochy, zato mám však tlačítka blíže zprávám, úkolům atd., a tím zkracuji tah myší na minimum.


Uplatníme Paretův princip 20/80, neboli: 20% funkcí uspokojí 80% všech požadavků. Podle tohoto pravidla byste se měli řídit i vy, chcete-li svůj čas strávený s outlookem využít účinně. Jako u Zástupců soustředíme na malé ploše nejpoužívanější funkce. Pás karet proto minimalizujte kliknutím pravého tlačítka (viz další stránka nahoře), a obraťte svou pozornost k panelu Rychlý přístup.


6

Druhým způsobem, jak na panel dostanete svá tlačítka, je kliknutím pravého tlačítka myši na požadovanou funkci, a výběr Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Viz obrázek. Přidat můžete jak jednotlivé funkce (zde např. Aktualizovat složku), tak celá dialogová okna, jako např. Zpracovat, která po kliknutí nabídnou další volbu. Důrazně doporučuji vytvořit pomocí oddělovačů shluky podle příbuznosti, abyste se v panelu lépe orientovali.



Hlavní panel



Nová zpráva



Doručená zpráva



Událost / Schůzka



Úkol

Díky takto přizpůsobeným panelům budete mít všechna důležitá tlačítka po ruce a vaše práce se významně zrychlí. Ušetříte odhadem 30% kliknutí a doslova kilometry tahů myší. Získáte víc prostoru pro práci na notebooku s menším displejem, nebudou vám překážet nepotřebné omalovánky. Buďte si jisti, že investice času vložená do přenastavení outlooku se vám vrátí víc než bohatě.


A to nejlepší nakonec: Stejně, jako jste si přizpůsobili hlavní panel, můžete (a měli byste) vylepšit všechny komponenty outlooku (nebo aspoň ty hlavní – zprávy, události/schůzky i úkoly). Moji doporučenou sestavu vidíte na obrázcích:


7

Doručená pošta „Čistá schránka, čistá hlava!“ Před časem jsem se začal důsledně řídit zásadou prázdné schránky. Je to kombinace doporučení Davida Allena (Getting Things Done), Timothyho Ferrisse (Čtyřhodinový pracovní týden), Lea Babauty, Briana Tracyho a zdravého rozumu. Prázdná schránka mi teď umožňuje lépe soustředit pozornost na věci, které jsou skutečně podstatné. Nerozptylují mě desítky příchozích mailů, zprávy z RSS kanálů a podobně. A v neposlední řadě také prázdná schránka přináší pocit klidu: Máte ve svých věcech pořádek a nestane se vám, že by na vás „vyskočilo“ něco, nač jste zapomněli. Stačí pouze dodržovat pár jednoduchých zásad:

1. Věnujte se poště, když chcete Vy, ne odesílatel! Nic v příchozí poště není tak důležité, aby vás to odtrhlo od klíčových úkolů. V takovém případě by odesílatel zavolal. Netříštěte svou pozornost a vypněte upozornění na přicházející poštu, aby vás nerušilo od práce.

2. Vneste řád do vyřizování pošty! …protože když v tom není řád, je v tom neřád. Osvojením jednoduchého návyku získáte klid prázdné schránky: U každé příchozí položky se rozhodněte: - Je to nějaká hloupost? Spam? Atp.? Vymažte ji.


V kartě Soubor vyberte Možnosti. V dialogovém okně klikněte na Pošta a odznačte všechna zatržítka u Doručení zprávy. Vzhledem k tomu, že všechna upozornění jsou vypnuta, tlačítko Nastavení… vás již nezajímá.


8

- Můžete ji okamžitě (cca do 2 minut) vyřešit? Vyřešte ji. Pak ji založte. Toto pravidlo platí také u pošty, která je určena jen k přečtení a nevyžaduje reakci. Smazání nedoporučuji, můžete ji ještě potřebovat. Zde je jednoduchý postup: Vytvořte Rychlý krok. Klikněte na libovolnou zprávu pravým tlačítkem a vyberte položku Rychlé kroky, a dále buď Vytvořit nový, nebo Spravovat rychlé kroky. Otevře se dialogové okno, a v něm můžete upravit některý z přednastavených kroků nebo vytvořit zcela nový. Nyní klikněte na Upravit. V dialogovém okně si zvolte ikonu a název kroku. Pak přichází čas na Akci. Každou položku, na kterou tento rychlý krok aplikujete, označte jako splněnou, přesuňte ji do vybrané složky. (Např. má Doručená pošta – jejíž zástupce je nikoli náhodou nazván ZERO inbox – obsahuje podsložku Hotovo.)


Přesouvanou zprávu také samouřejmě označte jako přečtenou. Na závěr vyberte Klávesovou zkratku. Jelikož tento rychlý krok budete patrně používat nejčastěji, nabízí se automaticky první z nich: Ctrl+Shift+1.


9

- Jde o věc, které se musíte hlouběji věnovat nebo chce víc času? Označte ji ke zpracování a určete termín pomocí příznaku. Příznak přidělíte jednoduše kliknutím na vlaječku Zpracovat, ať již používáte panel Rychlý přístup nebo pás karet. Doporučuji rovněž přidat připomenutí. Všechny tyto atributy samozřejmě můžete později měnit.

3. Uklízejte po sobě hned! Nezapomeňte, až bude daná položka vyřízena, ji stiskem Ctrl+Shift+1 poslat do složky Hotovo. V ní ať je klidně klasický nepořádek, vy potřebujete mít uklizeno ve svém „ZERO inboxu“. Pokud si vštípíte tyto jednoduché návyky, docílíte stavu, kdy ve schránce příchozí pošty bude jen několik zpráv. Vy o nich budete mít dokonalý přehled a nic vám neunikne. Nebude vás neustále obtěžovat příval emailů. Budete se moci soustředit. Nebudete nervózní, že zapomenete na něco důležitého. Emaily budete vyřizovat úsporně a metodicky, tedy rychleji.


A hlavně budete mít klid.


10

Pravidla a kategorie „Třídím, třídíš, třídíme…“ V nějaké podobě zná třídění položek v outlooku asi každý uživatel. Využívám dva základní stavební kameny: Pravidla a Kategorie.

Pravidla

Pravidla nasaďte na schránky, kam vám přichází mnoho newsletterů, zpráv ze sociálních sítí apod.; zkrátka vše co má jen volný vztah k tomu, proč outlook používáte – tj. aby vám vydělával. Zbavte se jich, ještě než dorazí do vašeho ZERO inboxu, a věnujte se jim ve vymezených časových blocích (např. na procházení pošty z portálu LinkedIn mám vyčleněn jeden podvečer v týdnu). Pravidla jsou pro vás zároveň prevencí, jak se nenechat odvést od důležité činnosti.


Vytvořit Pravidlo je velmi jednoduché: V záložce Domů klikněte na Pravidla, dále Spravovat pravidla a upozornění. Ve spodním dialogovém okně vidíte souhrn všech pravidel. Po kliknutí na Nové pravidlo se spustí Průvodce, který nabídne buď šablony nejobvyklejších filtrů, nebo umožní vytvořit si vlastní. Opět bude drtivé většině uživatelů stačit nabídnuté třídění. Šablonu jednoduše upravíte kliknutím na podtržené hodnoty a výsledkem může být např. pravidlo PIM viditelné ve spodním okně.


11

Kategorie Kategorie představují způsob, kterak se zorientovat v záplavě různorodých úkolů, jimiž vás zaplavuje okolí nebo které si vytyčíte sami. Jejich předností je vizualizace pomocí barev, a tedy snadná orientace. Poslouží zejména těm, kteří v outlooku shromažďují úkoly ze všech možných navzájem nesouvisejících aktivit a projektů. Po kliknutí na Zařadit do kategorií vás bude zajímat položka Všechny kategorie, kde si snadno nastavíte vše potřebné. Klíčovou položkou, která by ve vašem seznamu kategorií určitě neměla chybět, je položka MIT – Most Important Tasks, tedy Nejdůležitější úkoly.

Praktické využití přichází zejména v souhrnném seznamu úkolů, kde vedle sebe vidíte označené jednotlivé úkoly a vyšší úrovni také příchozí zprávy s příznakem, a ty se vám podle kategorií budou snadno seskupovat. Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví sloupce úkolů Uspořádat podle: a vyberte Nastavení zobrazení. V novém dialogovém okně klikněte na Seskupit podle a vyberte Kategorie. Nyní se vám úkoly náležející k různým projektům budou zobrazovat v blocích podle své kategorie a tedy spolu souvisle.


I zde outlook nabízí klávesovou zkratku, kategorii přidělíte stiskem Ctrl+F2 – F12.


12

Odesílaná pošta „Tipy & triky“ Psaní emailů je nejčastější činností v outlooku, proto se vyplatí mít v rukávu pár triků pro jejich zrychlení. O panelu tlačítek už řeč byla. Co dál se může hodit?

Rozdělení okna zprávy: Konec posouvání Máte-li reagovat na dlouhý příchozí mail, či dokonce celé vlákno, celý text se vám do jednoho okna rozhodně nevejde. Při hledání klíčových bodů nebo kopírování textu pak riskujete, že prošoupete touchpad nebo si uděláte puchýř z neustálého rolování kolečkem myši. Elegantním řešením je rozdělení okna psané zprávy na dvě. Obě můžete nezávisle na sobě posouvat a editovat v nich text. Okno rozdělíte dvojitým kliknutím na čáru nad posuvníkem (resp. nad pravítkem), rozdělená okna naopak spojíte dvojklikem na přepážku mezi okny.

Nechte si automaticky zavírat okna V okamžiku, kdy odpovídáte na zprávu, už většinou nebudete potřebovat původní okno. Proč ho tedy nezavřít automaticky, jen co se pustíte do odpovědi?

Podepisujte se Pro úplnost zmiňme jednu z nejrozšířenějších vlastností outlooku, automatický podpis. Abyste šetřili čas, a nemuseli neustále kopírovat a vkládat svůj „oficiální“ podpis do každého emailu, outlook umožňuje jeho automatické vložení. Klikněte na Soubor/Možnosti/Pošta a v oddílu Vytváření zpráv na tlačítko Podpisy. Ovládání dialogového okna je intuitivní, za pozornost stojí možnost mít podpisů několik, typicky ke každému účtu jeden. Zvažte, zda svůj podpis budete chtít uvádět jen u nových zpráv, nebo též odpovědí a předaných zpráv. Tvořivosti se pak meze nekladou, zvláště u mailů tvořených v html formátu, ovšem pamatujte, že méně i zde bývá více.


Tuto funkci nastavíte kliknutím na Soubor/Možnosti/Pošta a v oddílu Odpovědi a zprávy předané dál stačí již jen zatrhnout Zavřít okno původní zprávy.


13

Naučte se zastavit čas Každý asi někdy prožil situaci, kdy v okamžiku odeslání pošty si pomyslel „Hrome!“ (Případně nějaký šťavnatější výraz…) Jde-li jenom o nevloženou přílohu, nic zvláštního se neděje. Horší mohou být situace, kdy unikne interní email k zákazníkovi, a korunou všeho je moment, kdy váš pěkně peprný email omylem letí právě k osobě, kterou jste v něm označili nevybíravými přídomky. Právě pro tyto případy je zde neocenitelná vlastnost Odložené odeslání. Klikněte na Domů/Pravidla/Spravovat pravidla… a vyberte Nové pravidlo. V průvodci zvolte Použít na odeslané zprávy a pokračujte kliknutím na Další. Zatrhněte Označeno jako: důležitost, a nastavte hodnotu Střední – to je výchozí hodnota důležitosti vytvářených zpráv. Pokračujte kliknutím na Další a na konci seznamu zatrhněte Pozdržet doručení o počet min. Dostatečnou rezervu vám poskytnou 2 minuty, protože většinou si uvědomíme chybu ihned po odeslání. Abyste zachytili všechny zprávy, je třeba postup zopakovat pro všechny stupně důležitosti, tj. vytvořit tři pravidla. Máte-li mezi zástupci (viz výše) složku Pošta k odeslání, vidíte ji tučně zvýrazněnou, dokud se zpráva neodešle. Tak se můžete ke každé zprávě snadno vrátit včas a ušetříte si nejeden trapas.

Napovězte ostatním

Příznak do zprávy vložíte kliknutím na tlačítko Zpracovat na kartě Zpráva. Kliknete-li dále na Vlastní, můžete upřesnit nastavení příznaků pro sebe i příjemce. Zprávy s příznakem „Zpracovat“ se pak příjemci objeví v seznamu úkolů, a je tedy téměř jisté, že se vaší zprávě bude věnovat.


Zajímavou, i když nepříliš známou funkcí outlooku, kterou osobně pokládám za docela užitečnou, je možnost vložit do zprávy příznak v okamžiku jejího odeslání. Příznaků nabízí outlook hned několik, chybí mi však možnost vytvořit vlastní.


14

Klávesové zkratky „Myš je pro kočku!“ Klávesová zkratka

Akce

Základní navigace CTRL+1

Přechod do složky Pošta

CTRL+2

Přechod do složky Kalendář

CTRL+3

Přechod do složky Kontakty

CTRL+4

Přechod do složky Úkoly

CTRL+5

Přechod do složky Poznámky

CTRL+6

Přechod do seznamu složev v navigačním podokně

CTRL+7

Přechod na zástupce

CTRL+ ,

Další položka (s otevřením položky)

CTRL+ .

Předchozí položka (s otevřením položky)

CTRL+SHIFT+TAB

Přepnutí mezi "seznamem složek" a hlavním oknem programu Outlook

TAB

Přechod mezi okny aplikace MS Outlook, navigačním podoknem a podoknem čtení

šipky

Přechod v rámci navigačního podokna

CTRL+Y

Přechod do jiné složky

+ / - (num.klavesnice)

Rozbalení nebo sbalení skupiny v navigačním podokně (s vybranou skupinou)

šipka vpravo a vlevo

Rozbalení nebo sbalení skupiny v seznamu e-mailových zpráv

ALT+F11

Spustí program Visual Basic Editor

CTRL+SHIFT+A

Událost

CTRL+SHIFT+C

Kontakt

CTRL+SHIFT+L

Distribuční seznam

CTRL+SHIFT+X

Fax

CTRL+SHIFT+E

Složka

CTRL+SHIFT+J

Položka složky Deník

CTRL+SHIFT+Q

Žádost o schůzku

CTRL+SHIFT+M

Zpráva

CTRL+SHIFT+N

Poznámka

CTRL+SHIFT+H

Nový dokument Office

CTRL+SHIFT+S

Vystavení do této složky

CTRL+SHIFT+P

Hledání složky

CTRL+SHIFT+K

Úkol

CTRL+SHIFT+U

Zadání úkolu

Pro všechny položky SHIFT+F1

Zobrazení tipu k aktivnímu prvku

CTRL+S

Uložit

SHIFT+F12

Uložit

ALT+S

Uložit a zavřít, Odeslat

F12

Uložit jako

CTRL+Z

Zpět

ALT+BACKSPACE

Zpět

CTRL+D

Odstranit

CTRL+P

Tisk

CTRL+SHIFT+Y

Kopírovat položku

CTRL+SHIFT+V

Přesunout položku

CTRL+K

Kontrola jmen (pokud se jako e-mailový editor používá aplikace MS Outlook)

F7

Kontrola pravopisu


Vytvoření položky nebo souboru

Ondřej Cingl | www.cingl.eu Uklizený outlook CTRL+SHIFT+G

Nastavit příznak pro zpracování

CTRL+F

Předat dál

ALT+S

Odeslat, vystavit nebo pozvat všechny

CTRL+E

Najít položky

F3

Najít položky

SHIFT+F4

Najít další při hledání textu

F4

Vyhledání textu v položkách

CTRL+SHIFT+F

Použití možnosti Upřesnit hledání

CTRL+SHIFT+P

Vytvoření nové složky výsledků hledání

F2

Zapnutí úprav v poli (s výjimkou zobrazení ikon)

CTRL+SHIFT+ČÍSLO

Rychlý krok přiřazený k danému číslu (je-li přiřazen)

CTRL+F2-F12

Zařazení položky do příslušné kategorie (je-li vytvořena)

15

CTRL+SHIFT+I

Přepnutí do složky Doručená pošta

CTRL+SHIFT+O

Přepnutí do složky Pošta k odeslání

CTRL+K

Kontrola jmen

ALT+S

Odeslání

CTRL+R

Odpověď na zprávu

CTRL+SHIFT+R

Odpověď na zprávu všem

CTRL+ALT+R

Odpověď se žádostí o schůzku

CTRL+F

Předání zprávy dál

CTRL+ ALT+J

Označení zprávy jako vyžádané

CTRL+SHIFT+I

Zobrazení blokovaného externího kontaktu (ve zprávě)

CTRL+FDEL

Ignorovat konverzaci (v poštovní složce)

ALT+DEL

Vyčistit konverzaci

CTRL+ SHIFT+S

Vystavení složky

CTRL+SHIFT+N

Použití stylu Normální

F9

Odeslat a přijmout u všech složek

SHIFT+F9

Odeslat a přijmout u dané složky

ŠIPKA NAHORU

Přechod na předchozí zprávu

ŠIPKA DOLŮ

Přechod na další zprávu

CTRL+N

Vytvoření nové zprávy (v poštovní složce)

CTRL+SHIFT+M

Vytvoření nové zprávy (ze zobrazení aplikace MS Outlook)

CTRL+O

Otevření přijaté zprávy

CTRL+SHIFT+B

Otevření adresáře

INSERT

Přidání rychlého příznaku k neotevřené zprávě

CTRL+SHIFT+G

Zobrazení dialogového okna Nastavit příznak pro zpracování

CTRL+Q

Označení jako přečtené

CTRL+U

Označení jako nepřečtené

CTRL+SHIFT+W

Zobrazení nabídky pro stahování obrázků, změnu nastavení automatického stahování nebo přidání odesílatele do seznamu Bezpeční odesílatelé

F4

Nalezení nebo nahrazení

SHIFT+F4

Hledání dalšího výskytu

CTRL+ENTER

Odeslání

CTRL+P

Tisk

CTRL+F

Předání dál

CTRL+ALT+F

Předání jako přílohy

ALT+ENTER

Zobrazení vlastností pro vybranou položku

CTRL+ALT+M

Označení pro stažení

CTRL+ALT+U

Zrušení označení pro stažení

Kalendář CTRL+N

Vytvoření nové události (ve složce Kalendář)


E-mail

Ondřej Cingl | www.cingl.eu Uklizený outlook CTRL+SHIFT+A

Vytvoření nové události (v zobrazení aplikace MS Outlook)

CTRL+SHIFT+Q

Vytvoření nové žádosti o schůzku

CTRL+F

Předání události nebo schůzky dál

CTRL+R

Odeslání žádosti o schůzku pomocí zprávy

CTRL+SHIFT+R

Odpověď všem na žádost o schůzku pomocí zprávy

ALT+0

Zobrazení 10 dnů v kalendáři

ALT+SHIFT+1

Zobrazení 1 dne v kalendáři

ALT+SHIFT+2


ALT+SHIFT+3


ALT+SHIFT+4


ALT+SHIFT+5


ALT+SHIFT+6


ALT+SHIFT+7


ALT+8


ALT+9


CTRL+G

Přechod na datum

CTRL+ALT+4

Přepnutí do zobrazení měsíce

CTRL+ŠIPKA VPRAVO

Přechod na další den

ALT+ŠIPKA DOLŮ

Přechod na další týden

ALT+PAGE DOWN

Přechod na další měsíc

CTRL+ŠIPKA VLEVO

Přechod na předchozí den

ALT+ŠIPKA NAHORU

Přechod na předchozí týden

ALT+PAGE UP

Přechod na předchozí měsíc

ALT+HOME

Přechod na začátek týdne

ALT+END

Přechod na konec týdne

ALT+MINUS

Přepnutí do zobrazení celého týdne

CTRL+ALT+2

Přepnutí do zobrazení pracovního týdne

CTRL+ČÁRKA

Přechod na předchozí událost

CTRL+TEČKA

Přechod na další událost

CTRL+G

Nastavení opakování pro událost nebo úkol

16

CTRL+SHIFT+D

Vytočení nového volání

F11

Zadání jména do pole Prohledat adresáře

SHIFT+písmeno

Přechod na první kontakt, který začíná určitým písmenem, v zobrazení tabulky nebo seznamu kontaktů

CTRL+A

Výběr všech kontaktů

CTRL+F

Vytvoření nové zprávy adresované vybranému kontaktu

CTRL+J

Vytvoření položky deníku pro vybraný kontakt

CTRL+N

Vytvoření nového kontaktu (ve složce Kontakty)

CTRL+SHIFT+C

Vytvoření nového kontaktu (v jakémkoli zobrazení aplikace Outlook)

CTRL+O

Otevření formuláře kontaktu pro vybraný kontakt

CTRL+SHIFT+L

Vytvoření nového distribučního seznamu

CTRL+P

Tisk

F5

Aktualizace seznamu členů distribučního seznamu

CTRL+Y

Přechod do jiné složky

CTRL+SHIFT+B

Otevření adresáře

CTRL+SHIFT+F

Použití funkce Rozšířené hledání.

CTRL+SHIFT+TEČKA

V otevřeném kontaktu otevření dalšího kontaktu uvedeného v seznamu

ESC

Zavření kontaktu

CTRL+SHIFT+X

Otevření webové stránky pro vybraný kontakt (je-li kontakt obsažený)

ALT+D

Otevření dialogového okna Kontrola adresy

ALT+SHIFT+1

Ve formuláři kontaktu zobrazení informací E-mail 1 v poli Internet

ALT+SHIFT+2



Kontakty

Ondřej Cingl | www.cingl.eu Uklizený outlook ALT+SHIFT+3


ALT+A

Otevření seznamu Přidat

ALT+B

Výběr textu v poli Popisek (má-li fokus pole s přiřazeným popiskem)

ALT+C

Otevření dialogového okna Přidat obrázek vizitky

ALT+E

Umístění kurzoru na začátek pole Upravit

ALT+F4

Výběr pole Pole

ALT+G

Výběr rozevíracího seznamu Zarovnání obrázku

ALT+K, pak ENTER

Výběr barevné palety pro pozadí

ALT+L

Výběr rozevíracího seznamu Rozložení

ALT+R

Odebrání vybraného pole z ovládacího prvku Pole

17

ALT+F2

Zobrazení nebo skrytí panelu úkolů

ALT+C

Přijmutí zadání úkolu

ALT+D

Odmítnutí zadání úkolu

CTRL+E

Hledání úkolu nebo jiné položky

CTRL+Y

Otevření dialogového okna Přejít do složky

CTRL+N

Vytvoření nového úkolu (ve složce Úkoly)

CTRL+SHIFT+K

Vytvoření nového úkolu (v libovolném zobrazení aplikace Outlook)

CTRL+SHIFT+U

Vytvoření nového zadání úkolu

CTRL+O

Otevření vybrané položky

CTRL+P

Tisk vybrané položky

CTRL+A

Výběr všech položek

CTRL+D

Odstranění vybrané položky

CTRL+F

Předání úkolu jako přílohy

SHIFT+TAB

Přepnutí mezi navigačním podoknem, seznamem úkoly a panelem úkolů

CTRL+J

Otevření vybrané položky jako položky deníku

CTRL+Z

Vrácení poslední akce zpět

INSERT

Označení položky příznakem nebo označení položky jako dokončené


Úkoly


18

Použité prameny „Nechte se inspirovat!“ ALLEN, David: Getting Things Done. Penguin, 2002. ISBN 978-014200-028-1 FERRISS, Timothy: The 4-Hour Workweek. Crown Publishing Group, 2007. ISBN 978-0-30735-313-9 PEREZ, Sarah: Five Methodologies to Deal with Email Overload. http://www.readwriteweb.com/archives/five_methodologies_to_de al_with_email_overload.php BABAUTA, Leo: Email Zen: Clear Out Your Inbox. http://zenhabits.net/email-zen-clear-out-your-inbox/ LUHAN, Jaroslav: GTD v Outlooku 2007. http://www.zivotbezhranic.cz/zdarma/mit-vse-hotovo-gettingthings-done-v-outlooku.html BAJER, Lukáš: Začínejte den aktivně, ne reaktivně. http://www.mitvsehotovo.cz/2009/04/03/zacinejte-den-aktivne-nereaktivne/


MACHUTA, Jindřich: MS Outlook klávesové zkratky. http://www.fredast.cz/klavesove-zkratky.p76.html

U k l i z e n ý o u t l o o k

Recommend Documents