College van beroep voor de examens
UITSPRAAK 09-029 van het College van beroep voor de examens van de Universiteit Leiden inzake de beroepen van
mevrouw XXX te Leiden, appellante tegen 1. de Examencommissie MA Political Science en 2. mevrouw XXX, in haar hoedanigheid als examinator voor het Master of Arts in Political Science scriptieproject, verweerders
1.
Ontstaan en loop van het geding
Met de op 5 juni 2009 ingekomen brief van 3 juni 2009 tekent appellante beroep aan tegen het besluit van Examencommissie MA Political Science (de examencommissie) van 3 mei 2009, betreffende haar verzoek om uitstel voor alle staande deadlines van het Master of Arts in Political Science-scriptieproject (MA Thesis-seminar). Appellante stelt dat zij door de afwijzing pas in september 2010 kan afstuderen. Zij geeft daarbij aan dat uitstel van de deadlines heeft gevraagd wegens het ziekbed en overlijden van haar vader. Een eerder verzoek om uitstel van twee weken is weliswaar toegewezen, maar de verslechterende toestand en uiteindelijk het overlijden van haar vader hebben een nieuw verzoek noodzakelijk gemaakt. Zij wijst erop dat zij enig kind is, haar ouders gescheiden zijn en dat zij verantwoordelijk is geweest voor de crematie en afhandeling van de nalatenschap. Appellante vraagt zich af of ieder uitstel dat ligt na 1 juli, wordt doorgeschoven naar 1 september vanwege de onderwijsluwe periode. Voorts bevreemdt het haar dat het vertrek van haar scriptiebegeleider, de heer dr. XXX, het gevolg heeft dat geen enkele begeleiding meer mogelijk is, terwijl haars inziens drie tweede lezers beschikbaar zouden zijn. Appellante merkt op dat zij na de afwijzing van het verzoek van 29 april 2009, een tijdschema heeft voorgelegd aan de examencommissie, maar dat zij daar geen antwoord op heeft gekregen. Secretariaat: Rapenburg 70 Postbus 9500 2300 RA Leiden Telefoon 071 527 33 07 / 071 527 81 18 Fax 071 527 45 67
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029 Blad 2/10
Daarnaast legt zij uit dat een extra jaar studie betekent dat zij opnieuw collegegeld moet betalen en haar kansen op de arbeidsmarkt aanzienlijk zullen verkleinen. Bovendien verzoekt appellante een voorlopige voorziening. Bij e-mail van 11 juni 2009 heeft de examencommissie een verweerschrift ingediend. Hierin is aangegeven dat het voorstel van 29 april 2009 aan appellante feitelijk geen tijd liet de masterscriptie af te ronden. Voorts stelt de examencommissie dat in een gesprek op 8 mei 2009 met appellante aangegeven is, dat maximaal drie weken uitstel verleend kon worden, met eind juni, in plaats van 8 juni als definitieve inleverdatum van de eindversie van de masterscriptie. Ten tijde van het gesprek zou appellante nog geen ‘research proposal’ (onderzoeksvoorstel) gereed hebben. De examencommissie merkt op dat indien de in het kader van het MA Thesis-seminar geschreven masterscriptie niet als voldoende wordt beoordeeld, het gehele seminar opnieuw moet worden gevolgd. Het is mogelijk dat een door de student gekozen onderwerp slechts één jaar door een docent wordt gegeven en/of sterk gespecialiseerd is. Hierdoor is het niet eenvoudig een andere docent in te laten vallen. Op 16 juni 2009 heeft in het kader van de voorlopige voorziening een hoorzitting plaatsgevonden. De voorzitter van het College van beroep voor de examens heeft aanleiding gezien een voorlopige voorziening te treffen, teneinde een voor appellante onomkeerbare situatie te voorkomen. Een afschift van de beslissing van de voorzitter is aan deze uitspraak gehecht. Op 30 juni 2009 is het ‘final-proposal’ (onderzoeksvoorstel) door de toegewezen scriptiebegeleider, mevrouw dr. XXX afgekeurd. Bij e-mail van 6 juli 2009 heeft appellante haar visie gegeven ten aanzien van de beslissing van 30 juni 2009. Tevens dient zij daarbij een klacht in over de wijze waarop zij tijdens het gesprek met de examencommissie is behandeld door in het bijzonder de vice-voorzitter van de examencommissie. Appellante voert aan dat haar oorspronkelijke begeleider, de heer dr. XXX, had medegedeeld dat een eerdere versie van het onderzoeksvoorstel slechts op enkele punten aanpassing behoefde. De door appellante op 19 juni ingeleverde en door mevrouw dr. XXX beoordeelde ‘draft-proposal’ zou echter op bijna alle punten verkeerd zijn. Voorts zou het onderzoeksvoorstel zijn getoetst aan andere eisen dan waar andere studenten aan moesten voldoen, omdat appellante geen begeleiding zou ontvangen bij het schrijven van de scriptie. Appellante is van mening dat haar voorstel niet onderdeed voor dat van andere studenten, van wie het onderzoeksvoorstel wel is goedgekeurd. Voorts is zij van oordeel dat zij wel degelijk aanspraak op begeleiding heeft.
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029 Blad 3/10
Overeenkomstig artikel 7.61, vierde lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (“WHW”) hebben verweerders appellante op 10 juli 2009 uitgenodigd voor een gesprek op 23 juli 2009, om te bezien of een minnelijke schikking mogelijk is. Gebleken is dat dit gesprek partijen niet nader tot elkaar heeft kunnen brengen. Verweerders hebben bij brief van 23 juli 2009, ontvangen op 27 juli 2009 een verweerschrift met betrekking tot het beroep tegen de beslissing van 30 juni 2009 ingediend. Hierin wordt benadrukt dat het onderzoeksvoorstel is afgewezen, omdat sprake is van fundamentele mankementen die niet bij het werk aan de scriptie kunnen worden rechtgetrokken. Daarbij is opgemerkt dat het voorstel ook door een tweede lezer is beoordeeld en onvoldoende bevonden. Het beroep is behandeld op 23 september 2009 tijdens een openbare zitting van een kamer uit het College, waarop appellante en mevrouw dr. XXX in persoon zijn verschenen. Namens de examencommissie is de heer dr. J. Oversloot, vice-voorzitter, verschenen. Tevens was mevrouw prof. dr. T.M. Willems, ombudsfunctionaris van de Universiteit Leiden, als toehoorder aanwezig. Ter zitting overlegt appellante haar pleitnotitie en pleit vervolgens overeenkomstig deze notitie. Een kopie van de pleitnotitie is bij deze uitspraak gevoegd. Verweerders lichten toe dat het voor kan komen dat een onderzoeksvoorstel onvoldoende is. Vorig jaar is dat, met uitzondering van appelante, niet voorgekomen. Zij wijzen erop dat het onderzoeksvoorstel door twee personen is bekeken en onvoldoende bevonden. Op basis hiervan in de “no-go” gegeven. Verdergaan met de scriptie was dan niet zinvol, mede gezien de strekking van de voorlopige voorziening, zoals verweerders die hebben verstaan. Desgevraagd geven verweerders een toelichting op de “Thesis Seminar Procedure 2008-2009” waarin is opgenomen dat “Although student may continue working on their thesis without a formally approved proposal, they are then doing so ‘on their own’ (thesis seminar teachers are no longer obliged to provide supervision) and without a formally approved plan for their thesis backing op their research.” Verweerders geven aan dat indien een voorstel niet voldoet, “het op houdt”. Op basis van een ontoereikend voorstel zou het schrijven een scriptie niet zinvol zijn. Appellante verklaart dat haar studiebegeleider heeft gezegd dat het doorschrijven aan de scriptie weliswaar mogelijk was, maar dat er niemand zou zijn die haar scriptie na zou kijken. De examencommissie ontkent dit niet, maar is van mening dat een “no-go” ertoe leidt dat de begeleiding stopt. De examencommissie verklaart desgevraagd dat het verzoek om verder uitstel primair is afgewezen wegens praktische problemen; de begeleider, de heer dr. XXX zou vanaf 30 juni
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029
niet meer voor de faculteit werkzaam zijn en in het buitenland verkeren en niet meer bereid zijn appellante te begeleiden.
Blad 4/10 Mevrouw dr. XXX licht toe dat het proposal niet goed was, mede in verband met een tautologische redenering en een gebrek aan argumentatielijn. Appellante zou bij de uitwerking ervan naar haar stellige overtuiging zijn vastgelopen. Gezien de uitspraak van de voorzitter voelde zij zich gedwongen een “go” of “no-go” te geven. Indien zij niet verplicht was zich aan de uitspraak te houden zou zij appellante wellicht een week extra de tijd geven om het voorstel aan te passen en opnieuw in te leveren. De examencommissie vult aan dat dit niet volgens de regels zou zijn en licht toe dat mevrouw dr. XXX normaal gesproken andersoortige scripties begeleid, waarin dat wel mogelijk is. Appellante geeft aan dat zij van mening is dat de heer dr. XXX een ander beeld heeft gegeven van wat goed zou zijn dan mevrouw dr. T. Aalberts. Eerstgenoemde zou hebben verklaard dat zij nog slechts een paar kleine dingen zou moeten aanpassen. Met deze informatie in het achterhoofd heeft zij ingestemd met het tijdspad zoals opgenomen in de voorlopige voorziening. Appellante verklaart desgevraagd dat zij nadat zij de “no-go” heeft gekregen niet meer aan de scriptie heeft gewerkt. Indien zij alsnog de masterscriptie zou mogen gaan inleveren, ziet zij wel in dat zij langer de tijd heeft gekregen de scriptie af te ronden, waardoor zij mogelijk een voordeliger positie hebben ten opzichte van andere studenten. Zij geeft aan dat zij desnoods een scriptie wil schrijven met een nieuw onderwerp, zodat dit voordeel zou vervallen. Appellante wil zo spoedig mogelijk starten, zonder dat zij opnieuw het MA Thesis seminar hoeft te volgen.
2.
De overwegingen ten aanzien van het geschil
Het beroep richt zich tegen het besluit van 3 mei 2009, waarbij het verzoek van 29 april 2009 de deadlines opnieuw uit te stellen, is afgewezen en de beslissing van 30 juni 2009, waarbij het door appellante ingediende onderzoeksvoorstel als onvoldoende is beoordeeld. De door appellante eveneens ingediende klacht tegen de wijze waarop zij door de examencommissie, in het bijzonder de vice-voorzitter daarvan, is bejegend, zal overeenkomstig de universitaire klachtenregeling worden behandeld door de ombudsfunctionaris van de universiteit. In dat verband zal afschrift van deze uitspraak door de secretaris van het College aan de Ombudsfunctionaris worden gezonden. Het College dient overeenkomstig artikel 7.61, tweede lid, van de WHW te beoordelen of de bestreden beslissingen al dan niet in strijd zijn met het recht. Ingevolge artikel 7.13, eerste lid, van de WHW stelt het instellingsbestuur voor elke door de instelling aangeboden opleiding of groep van opleidingen een onderwijs- en examenregeling vast.
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029
De “Course and Examination Regulations Master’s Programme Political Science” (“OER”) strekt ter uitvoering van deze bepaling. Daarin is het volgende vermeld:
Blad 5/10 Articlel 3.4 Appendix 1states the study load of the master’s thesis. The course prospectus states the criteria with which the thesis must comply, as well as the relevant procedures, including the procedure involved in the appointment of the thesis supervisor and second reader. Article 4.1 4.1.1 For each component, examinations will be held at least 2 times per academic year, unless the examination exclusively or partly consists of written coursework and/or assignments in which case article 3.3 of the Examination Rules and Regulations relating to the degree programmes in Political Science applies. 4.1.2 If a component contains a practical part, students may only sit the examination as referred to in paragraph 4.1.1 if they have succesfully completed the practicum, unless the board of examiners provides otherwise. Artikel 4.7 The course prospectus referred to in article 3.4 provides for the procedure regarding the assessment of the master’s thesis and the division of responsibilities between the thesis supervisor and the second reader. The master’s thesis can be defended as part of the final examination. Artikel 6.3 6.3.1 The student draws up a graduation plan together with the supervisor referred to in Article 3.4. This plan is based on the study load laid down in the appendix referred to in article 3.4. 6.3.2 The plan referred to in the first paragraph includes details on the frequency of sessions with the thesis supervisor and the manner of supervision. Ingevolge artikel 7.12, vierde lid, van de WHW stelt de examencommissie regels vast met betrekking tot de goede gang van zaken tijdens de tentamens en met betrekking tot de in dat verband te nemen maatregelen. … De examencommissie kan een de examinatoren richtlijnen en aanwijzingen geven met betrekking tot de beoordeling van degene die het tentamen aflegt en met betrekking tot de vaststelling van de uitslag van het tentamen.
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029 Blad 6/10
De “Examination Rules and Regulations Relating to the Degree Programmes in Political Science” (“R&R”) strekken ter uitvoering van deze bepaling. Daarin is het volgende vermeld: Artikel 3.3 3.3.1 Written coursework and assignments constituting together and/or by weighing the final result of a component may not be re-taken if each individual paper or assignment contributes less than 50% to the result, unless the course description of that component states otherwise. 3.3.2 Every student handing in before the last first deadline a fully fledged first draft of coursework contributing at least 50% of the result of a component, is given the opportunity to improve the work once after the assessment of the first draft . If such a paper is also assessed by a second examiner, the student may be given more then one opportunity to improve the work. 3.3.3 The examiners publish the deadlines for all coursework and assignments (including, if applicable, the first and second deadline as referred to in section 3.3.2) when the component starts in the course description and/or on Blackboard. De “Thesis Seminar Procedure 2008-2009” is het prospectus, bedoeld in artikel 3.4 van de OER. Daarin is – onder meer – het volgende vermeld: “Although students may continue working on their thesis without a formally approved proposal, they are then doing so ‘on their own’ (thesis seminar teachers are no longer obliged to provide supervision) and without a formally approved plan for their thesis backing up their research.” Anders dan door de examencommissie – onbedoeld - is gesuggereerd, volgt uit voormeld samenstel van regelgeving dat goedkeuring van het onderzoeksvoorstel geen voorwaarde is het MA Thesis-seminar met goed gevolg te kunnen afronden. Indien een onderzoeksvoorstel als onvoldoende wordt beoordeeld en vervolgens op basis daarvan een masterscriptie wordt geschreven en ingeleverd, dient de examencommissie er zorg voor te dragen dat deze wordt beoordeeld, waarbij de in artikel 3.3.2 van de R&R opgenomen regels onverkort in acht moeten worden genomen. Dit betekent onder meer dat een student tenminste éénmaal in de gelegenheid moet worden gesteld de masterscriptie aan de hand van door de begeleider gemaakte opmerkingen en gegeven mondelinge “feed back” aan te passen. Evenmin bestaat grond voor het oordeel dat het de aangewezen begeleider niet zou zijn toegestaan een student te begeleiden bij het aanpassen van een in eerste instantie afgekeurd onderzoeksvoorstel, teneinde diens kansen op het met succes afronden van het MA Thesis-seminar te vergroten, dan wel een student begeleiding te bieden bij het schrijven of aanpassen van de masterscriptie, ook indien de in het kader van het MA Thesis-seminar gestelde termijnen door de student niet zijn nageleefd. Of en, zo ja, in welke mate in dat geval begeleiding wordt gegeven, is in de eerste plaats aan de examinator en niet de examencommissie. In dit verband kan worden gewezen op artikel 6.3 van de
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029
OER, dat de verantwoordelijkheid voor de mate en vorm van begeleiding primair legt bij de examinator, in samenspraak met de desbetreffende student.
Blad 7/10 Het zonder dat de examencommissie of aangewezen examinator om uitstel is verzocht en dit uitstel is verkregen niet naleven van de termijnen betekent evenwel dat de student aan diens deelname aan dat seminar geen aanspraak op begeleiding door of vanwege het Departement kan ontlenen bij het schrijven van het onderzoeksvoorstel en/of de masterscriptie. Het is primair de verantwoordelijkheid van de student tijdig uitstel te verzoeken, indien hij van mening is dat sprake is van bijzondere omstandigheden die uitstel rechtvaardigen. Het vorenstaande laat de aanspraken die een student aan artikel 3.3.2 van de R&R kan ontlenen overigens onverlet. Indien de in het kader van het MA Thesis seminar geschreven masterscriptie als onvoldoende wordt beoordeeld, dient de student ingevolge artikel 4.1.1 van de OER, gelezen in samenhang met artikel 3.3.1 van de R&R in datzelfde academisch jaar een herkansingsmogelijkheid te worden geboden, zonder opnieuw aan het MA Thesis-seminar te hoeven deelnemen. De keuze van wijze waarop deze herkansing vorm wordt gegeven, is in eerste instantie aan de examinator, waarbij deze een evenwicht zal moeten vinden tussen enerzijds het belang van de student onnodige studievertraging te voorkomen en anderzijds het voorkomen van bevoordeling van de student, indien deze langer dan de andere deelnemers aan het MA Thesis-seminar aan dezelfde masterscriptie zou kunnen werken. De OER noch de R&R bieden aanknopingspunten voor het oordeel dat goedkeuring van het onderzoeksvoorstel kan worden aangemerkt als (deel)tentamen voor het MA Thesis-seminar, waaraan ECTS zijn verbonden dan wel is aangewezen als praktische oefening, als bedoeld in artikel 7.13, tweede lid, aanhef en onder d, van de WHW. Dat de examencommissie, naar ter zitting is aangegeven, in het verleden incidenteel voor een goedgekeurd onderzoeksvoorstel dat niet tot een als voldoende beoordeelde masterscriptie heeft geleid een deel van de ECTS heeft toegekend die zijn verbonden aan de voldoende beoordeling van de masterscriptie, waarmee het MA Thesis-seminar wordt afgeloten, maakt dit niet anders. Het vorenoverwogene leidt tot de slotsom dat de afkeuring van het onderzoeksvoorstel niet op enig rechtsgevolg is gericht en derhalve geen besluit is, als bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Awb. Uit het bepaalde in artikel 7.61, eerste lid, aanhef en onder f, van de WHW, gelezen in samenhang met artikel 1:5, tweede lid, van de Awb volgt dat tegen een dergelijke beslissing geen administratief beroep openstaat. Het beroep gericht tegen de beslissing van 30 juni 2009 is derhalve niet-ontvankelijk. In haar verzoekschrift van 29 april 2009 heeft appellante bijzondere omstandigheden van individuele aard kenbaar gemaakt, die de basis van het verzoek om verder uitstel van de deadlines vormen. De examencommisise ontkent het bestaan van deze bijzondere omstandigheden niet. Uit het besluit van 3 mei 2009, zoals toegelicht ter zitting, blijkt dat het verzoek om verder uitstel van de deadlines is afgewezen, omdat de scriptiebegeleider van appellante per 1 juli 2009 elders werkzaam zou zijn en daardoor en in verband met de
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029 Blad 8/10
zomersluiting na 1 juli 2009, vanwege het Departement, geen begeleiding meer mogelijk was. Hierdoor zou het feitelijk onmogelijk worden de scriptie tijdig in te leveren, te becommentariëren en- uiteindelijk - te beoordelen. Daarnaast is de examencommissie van oordeel dat het reeds verleende uitstel voldoende zou moeten zijn, gegeven de opmerking van appellante dat zij in het door haar gekozen onderwerp ingelezen was en reeds veel werk had verzet. Hoewel de examencommissie zowel tijdens de in het kader van de door appellante gevraagde voorlopige voorziening gehouden zitting als bij de behandeling van het administratief beroep heeft erkend dat in het geval van appellante sprake is van bijzondere omstandigheden in de privé-sfeer, welk standpunt door het College wordt onderschreven, wordt in het besluit echter op geen enkele wijze ingegaan op deze omstandigheden noch wordt gemotiveerd aangegeven dat en waarom het reeds verleende uitstel naar het oordeel van de examencommissie voldoende moest zijn. Vastgesteld moet veeleer worden dat het bestreden besluit berust op redenen van praktische aard die inwilliging van het verzoek voor het Departement onmogelijk of uiterst moeilijk zouden maken. Praktische belemmeringen kunnen, hoe vervelend ook voor het Departement, afwijzing van een verzoek om verder uitstel niet rechtvaardigen. Het ligt op de weg van het faculteitsbestuur in het algemeen en de examencommisise als eerstverantwoordelijke voor de organisatie van het laten afnemen van examens en tentamens in het bijzonder, daarvoor een oplossing te vinden. Daarbij kan er niet aan worden voorbijgezien dat het academisch jaar loopt van 1 september tot 1 september en het derhalve op de weg van de examencommissie dan wel het faculteitsbestuur ligt er bij de vakantieplanning van medewerkers rekening mee te houden dat het kan voorkomen dat ook tijdens de zomermaanden werkzaamheden moeten worden verricht. In geen geval kunnen de gevolgen van een formele of informele collectieve zomersluiting echter ten nadele van de studenten werken. Dat een en ander praktisch wel degelijk mogelijk zou zijn geweest, blijkt overigens ook uit de maatregelen die door de examencommissie zijn getroffen ter uitvoering van de door de voorzitter getroffen voorlopige voorziening en waarbij een deadline is bepaald voor het inleveren en beoordelen van de definitieve versie van de scriptie, die is gelegen na 1 juli 2009. Daarnaast is het mogelijk gebleken een nieuwe scriptiebegeleider aan te wijzen. Dat de door appellante gestelde bijzondere omstandigheden geen verder uitstel zouden rechtvaardigen dan reeds eerder verleend, is door de examencommissie op generlei wijze onderbouwd. Het bestreden besluit is derhalve niet met de vereiste zorgvuldigheid voorbereid en kan evenmin worden gedragen door de daaraan ten grondslag gelegde motivering. Dit besluit is derhalve in strijd met de artikelen 3:2 en 3:46 van de Algemene wet bestuursrecht genomen en dient onder gegrondverklaring van het beroep te worden vernietigd. De vernietiging van het bestreden besluit heeft tot gevolg dat door de examencommissie opnieuw op het verzoek van appellante rekening te houden met haar bijzondere omstandigheden moet worden beslist, met inachtneming van hetgeen in deze uitspraak is overwogen. Het is het College ambtshalve bekend geworden dat appellante heeft besloten haar studie aan een andere universiteit voort te zetten, zodat de vraag rijst of zij er nog
College van beroep voor de examens
Uitspraak
09-029 Blad 9/10
prijs op stelt haar studie alsnog aan deze universiteit af te ronden. Indien dat niet het geval is, ligt het in de rede dat de examencommissie haar op andere geschikte wijze rechtsherstel biedt, zo dat in het kader van haar overgang naar een andere universiteit niet reeds door of vanwege het College van Bestuur is gedaan. Gelet hierop zal het College bepalen dat de examencommissie afschrift van de nieuwe beslissing aan het College van Bestuur zendt.
College van beroep voor de examens
Uitspraak
3.
De beslissing
09-029 Blad 10/10
Het College van beroep voor de examens van de Universiteit Leiden, gezien artikel 7.61 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, I. verklaart het beroep gericht tegen het besluit van 3 mei 2009 gegrond; II. vernietigt het besluit van 3 mei 2009; III. draagt de examencommissie op binnen vier weken na verzending van deze uitspraak op adequate wijze in rechtshersel van appellante te voorzien, appellante daarvan door toezending per brief en e-mail kennis te geven en afschrift daarvan te zenden aan de secretaris van het College van beroep voor de examens en het College van Bestuur; IV. verklaart het beroep gericht tegen de beslissing van 30 juni 2009 niet-ontvankelijk;. V. verstaat dat de secretaris van het College van beroep voor de examens afschrift van deze uitspraak zendt aan het College van Bestuur en de Ombudsfunctionaris. Aldus vastgesteld op 21 december 2009 door een kamer uit het College van beroep voor de examens, bestaande uit mr. O. van Loon (voorzitter), prof. dr. R. Tijdeman, mr. C. de Groot, mr. drs. A.R van Kampen, en J.C.A. van Oord (leden), in tegenwoordigheid van de secretaris van het College, mr. W.J. de Wit.
mr. O. van Loon, voorzitter
Voor eensluidend afschrift,
Verzonden op:
mr. W.J. de Wit, secretaris
