Tura Város Polgármesteri Hivatalának

Tura Város Polgármesteri Hivatalának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdésében előírtak szerint készített

EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4.§-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek. …………………. , 200…. ……… …. ………………………………………………………….... Pest Megyei Levéltár Vezetője A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4.§-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot – az illetékes közlevéltárral egyetértésben – jóváhagyom: ………………………, 200…. ……….. ….. ..………………………………………… Közép-Magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal vezetője

1

7.számú melléklet

Tura Város Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata A közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet alapján, valamint Tura Város Önkormányzata Képviselő-testületének 11/2007.(III.29.) számú, az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendeletének az „Iratkezelés rendje” című 7.számú mellékletében meghatározottak figyelembevételével a Polgármesteri Hivatal iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint határozom meg:

1. Általános szabályok Az iratkezelési szabályzat a Pest Megyei Levéltár egyetértésével és a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal jóváhagyásával készült. Az iratkezelés szervezetét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén a fent említett illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az Önkormányzat Irattári Terve a vonatkozó miniszteri rendeletteel kiadott egységes irattári terv. 1.1. A szabályzat személyi és tárgyi hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal ( továbbiakban: Hivatal) dolgozóira – jogviszonyuktól függetlenül -, valamint a polgármesterre, illetve az iratkezelési tevékenységgel érintett képviselőkre, bizottsági tagokra. A szabályzat tárgyi hatálya a Hivatalban kezelt iratokra terjed ki. 1.2. A szabályzat tartalma A szabályzat meghatározza a következő témaköröket: - az iratkezelés szervezete, - az iratok kezelésének általános követelményei, - az iratkezelés folyamata, - küldemények átvétele, - a küldemény felbontása és érkeztetése, - az iktatás, - az iktatás módjai, - a szignálás, - az iratok átadása az ügyintézőknek, - a kiadmányozás, - az iratok továbbítása, postázása (expediálás), - irattározás, - selejtezés, - levéltárba adás, - hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme - irattári terv, - intézkedések a feladatkör megváltozás, illetve munkakör átadás esetén, - értelmező rendelkezések. 2

2. Az iratkezelés szervezete Az iratkezelési feladatok ellátása a következő szervezeti keretek között történik: a) Az iratkezelés feladatok, tevékenység irányítója a jegyző. b) Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy a jegyző . c) Az iratkezelési feladatok vegyes módon kerülnek ellátásra. d) Az iratkezeléssel kapcsolatos egyes tevékenységeket, kezelési feladatokat az érintett szervezeti egység vezetők, ügyintézők végzik. e) A szabálysértési ügyek kivételével valamennyi ügy iktatása elektronikus iktatóprogram alkalmazásával történik Az iktatóprogram neve: E-iktat tanúsított ügyiratkezelő rendszer. 2.1. Az iratkezelés irányítása A jegyző, mint a Polgármesteri Hivatal vezetője az iratkezeléssel kapcsolatban felelős: - az iratkezelési szabályzat elkészítéséért, - az iratkezelési szabályzat közigazgatási hivatalnak történő megküldéséért annak jóváhagyása céljából, - az iratkezelési szabályzat rendszeres (az irattári terv évenkénti) felülvizsgálatáért, - az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, - a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá - az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért, - az iratkezelés olyan megszervezéséért, hogy valamennyin Hivatalhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: - azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; - tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; - kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; - szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; - a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; - a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; - az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 2.2. Az iratkezelés felügyelete Az iratkezelés felügyeletét az SZMSZ-ben meghatározottak szerint a jegyző látja el. A jegyző felügyeleti jogkörét tartós távolléte esetén az 1. sz. mellékletben meghatározott személyre ruházza át. A jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető személyesen, illetve a Hivatal szervezeti egységeinek vezetőin ( Irodavezetők) és csoportvezetőin keresztül gondoskodik:

3

- az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; - az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; - az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; - az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; - a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; - az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A jegyző feladata továbbá, hogy védje az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás, - a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen. 2.3. A központi iktató A Polgármesteri Hivatalban az iratkezelés – az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának Iratkezelés rendje című mellékletében (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak szerint – a Jegyzői közvetlen irányítása alá tartozó személyek (a továbbiakban: iktató ügykezelők) feladataként kerül megszervezésre. A szabálysértési ügyek esetében az iratkezelés (kézi iktatás) a szabálysértési ügyintéző feladata. Az iktató feladata: a) a jelen szabályzatban leírt iratkezelési feladatok szabályozásnak megfelelő végrehajtása, b) védje az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás, - a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen. 2.4. Az iratkezelésben résztvevő ügyintézők, ügykezelők Az iratkezelésben résztvevő ügyintézők, ügykezelők és egyéb iratkezelő személyek feladata, hogy a) tevékenységüket a jelent iratkezelési szabályzatban foglaltak betartásával végezzék, b) védjék az iratokat és az adatokat - a jogosulatlan hozzáférés, - a megváltoztatás, - a továbbítás,

4

- a nyilvánosságra hozatal, - a törlés, - a megsemmisítés, valamint - a megsemmisülés és - a sérülés ellen.

3. Az iratok kezelésének általános követelményei 3.1. Az iratok rendszerezése A Polgármesteri Hivatalnál - a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében - az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint a Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. 3.2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az iratot – az iktatókönyv kötelező tartalmi elemeire vonatkozó adatok rögzítésével – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). A szabálysértési ügyek papíralapú iktatókönyvben, kézi iktatással kerülnek nyilvántartásra. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az, hogy - ki, - mikor, - kinek továbbította vagy adta át az iratot. Ezt az előadói munkanapló használatával kell biztosítani. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy: - az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, - az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelési folyamat szereplőit (iktató, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) - a hivatali átszervezés, illetve megszűnés, valamint - személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal el kell számoltatni. Az elszámoltatás alapját a nyilvántartások (iktatókönyv, előadói munkanapló, ügyiratpótló lap stb.) képezik, melyek alapján az érintettet tételesen el kell számoltatni. Az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. Vezetői megbízású köztisztviselő és csoportvezető fentiek sze-

5

rinti elszámoltatását az aljegyző útján a jegyző végzi, egyéb munkatárs elszámoltatását közvetlen vezetője az aljegyző felügyelete mellett végzi. 3.3. Az iratkezelés megszervezése A Polgármesteri Hivatalban a jegyző az iktatást központilag szervezi meg. Az elintézett ügyek iratait irattárában helyezi el.

4. Az iratkezelés folyamata Az iratkezelés folyamatába különösen a következő tevékenységek tartoznak bele: - küldemények átvétele, - küldemények felbontása és érkeztetése, - iktatás, - szignálás, - kiadmányozás, - expediálás, - irattározás, - selejtezés, - levéltárba adás.

5. Küldemények átvétele 5.1. A hivatalhoz érkezett küldemények A hivatalhoz érkezett küldemények jellemzően a következők lehetnek:  levél,  fax,  e-mail  postai csomag,  postai utánvételes csomag,  csomagküldő szolgálattól érkezett csomag,  csomagküldő szolgálattól érkezett utánvételes csomag. A küldemények érkezhetnek: - a postai úton (levél, csomag, utánvételes csomag), - csomagküldő szolgálattal, futárszolgálattal (levelek, csomagok, utánvételes csomagok), - elektronikusan ( Hivatali Kapun keresztül,Dokumentumtáron keresztül,emailben) - kommunikációs eszközök segítségével ( fax), - közvetlenül, személyesen az ügyféltől (levél, egyéb irat). Tura Város Önkormányzata Képviselő-testületének a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálybalépésével összefüggő egyes helyi önkormányzati rendeletek módosításáról szóló 17/2005. (IX.28.) számú rendelete 2.§-a értelmében a közigazgatási hatósági eljárásban az egyes eljárási cselekmények elektronikus ügyintézés keretében nem gyakorolhatók, kivéve ha törvény az elektronikus ügyintézést

6

az ügyek vagy egyes eljárási cselekmények meghatározott körében kötelező teheti vagy megtilthatja. 5.2. Az átvételre jogosult személyek A Polgármesteri Hivatalhoz érkezett küldeményeket – a minősített iratok kivételével – az SZMSZ-ben meghatározottak alapján, következő személyek jogosultak felbontani: - a jegyző, vagy az általa postai meghatalmazással is rendelkező megbízott ügykezelő – valamennyi postán keresztül érkező küldemény vonatkozásában, - az ügyintéző, ügykezelő – ha az iratot közvetlenül neki adják át, számára juttatják el Az utánvételes csomagok esetében a csomag átvételére a pénzkezeléssel megbízott személy jogosult. 5.3. A küldemény ellenőrzése átvételkor A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, - a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. Utánvételes csomagok esetében célszerű ellenőrizni azt, hogy a küldemény átvétele szükséges-e, ismert-e a termék megrendelője, illetve a csomag tartalmából egyértelműen következtetni lehet-e a megrendelőre, illetve arra, hogy a csomag átvétele indokolt. Az átvevő köteles gondoskodni a jogszabályban előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. 5.4. Az átvétel igazolása Az átvétel igazolása a küldemény jellegétől függően változhat. A papír alapú iratok esetében az átvevő a kézbesítőokmányon az átvételt - olvasható aláírásával és - az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el. Postai küldemények esetében a posta, a csomagküldő szolgálatok esetében a szolgáltatók által kért átvételi igazoláson a Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzőjét is szerepeltetni kell. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az iktatónak érkeztetésre,majd iktatásra átadni. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel – az átvevőnek kell igazolni.

7

5.5. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni szükséges a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt - jegyzőkönyv felvételével - értesíteni kell.) A csomagküldő szolgálattól érkezett sérült csomagot, utánvétes csomagot nem szabad átvenni. A sérülten érkezés tényéről tájékoztatni kell a csomag megrendelőjét. 5.6. Gyors elintézést igénylő iratok kezelése A gyors elintézést igénylő ("azonnal", vagy "sürgős" jelzésű) küldeményt - azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg - a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni. 5.7. Téves címzés és helytelen kézbesítés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

6. A küldemény felbontása és érkeztetése 6.1. A küldemények felbontása általában A Hivatalhoz érkezett valamennyi küldeményt - kivéve a minősített iratokat, illetve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani - a következő személyek bonthatják fel: - jegyző (mint az iratkezelést felügyelő)illetve az általa írásban felhatalmazott ügykezelő, vagy - az iktató. Tura Város Polgármesteri Hivatalában a központi faxszámra érkező faxok digitálisan archiválásra kerülnek a Hivatal intra rendszerében, ezáltal a faxon érkezett iratról – érkezésekor- tartósan őrző másolat készül. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadók. 6. A saját kezű felbontásra (SK jelzésű) küldemények felbontása A saját kezű felbontásra ill.sk.jelzésű küldeményeket csak a címzett bonthatja fel. a) Amennyiben fenti jelzésű küldemény postai úton – a többi küldeménnyel együtt- érkezik, úgy a küldemény címzettnek történő átadásáról az iktatást végző ügykezelő,iktató e szabályzat.....melléklete szerinti feljegyzést készít , a küldemény átadja, a küldemény átvételét a címzett aláírásával igazolja.

8

Az így elkészített feljegyzés iktatásra kerül, főszámra,az alábbi tárgy megjelöléssel:” Saját kezű felbontásra érkezett küldemények átadás-átvételének dokumentálása”.Az év folyamán érkező valamennyi sk jelű küldemény átadás-átvételéről készített feljegyzés ezen főszám alszámaira kerül iktatásra. b) Amennyiben fenti jelzésű küldemény nem postai úton érkezik( pl. személyesen, közvetlen kézbesítéssel, vagy közvetlen postai kézbesítéssel a többi postai küldeménytől külön) úgy a címzett köteles az a) pont szerinti eljárás lefolytatása céljából a küldeményt az iktató részére átadni. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhoz. 6.3. A küldemények téves felbontása A küldemények téves felbontásakor - a felbontó ( rendszerint ügykezelő, iktató) az átvétel és felbontás tényét a dátum megjelölésével, aláírásával dokumentáltan köteles rögzíteni, majd - gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való haladéktalan eljuttatásáról. (Ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az iratkezelőhöz.) 6.4. A küldemény ellenőrzése bontáskor A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák esetén - a probléma tényét rögzíteni kell, - a problémáról tájékoztatni kell a küldőt. Irathiány esetén az irathiány tényét jegyzőkönyvben, illetve az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. (Jegyzőkönyv felvétele esetén annak egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.) 6.5. Pénz, illetékbélyeg és egyéb érték kezelése Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó - az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és - a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget a) ha a beadvány illetékköteles – a b) pontban foglaltak előzetes figyelembevételével - az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabályban megfelelően értékteleníti. b) Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta.

9

c) Ha a kért okirat kiadását a Hivatal megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget – mellékletként feltüntetve – ajánlott küldeményként vissza kell küldeni az ügyfélnek. d) Vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles. A beadványra ragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban – ha jogszabály másként nem rendelkezik – nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg ügyintézést. 6.6. Az irathoz véglegesen csatolandó dokumentumok A küldemény borítékját, a küldemény egyéb információhordozóját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha: - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 6.7. Az iratok érkeztetése Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Nem kell érkeztetni és iktatni a következő küldeményeket: - könyveket, tananyagokat; - reklámanyagokat, tájékoztatókat; - meghívókat; - nem szigorú számadású bizonylatokat; - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; - pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); - munkaügyi nyilvántartásokat; - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; - közlönyöket, sajtótermékeket; - visszaérkezett tértivevényeket. - termékreklámokat A küldemények felbontása, szignálásra való előkészítése és érkeztető bélyegzővel való ellátása az iktatóban történik.

7. Iktatás 7.1. Az iktatókönyv Iktatás céljára évente megnyitott, elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatóprogram neve: E-iktat tanúsított iratkezelő szoftver. Szabálysértési ügyek esetén a kézi iktatás papíralapú iktatókönyvbe történik.

1

Az elektronikus iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat: - iktatószám; - iktatás időpontja; - küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma; - küldemény elküldésének időpontja, módja; - küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; - küldő megnevezése, azonosító adatai; - címzett megnevezése, azonosító adatai; - érkezett irat iktatószáma (idegen szám); - mellékletek száma; - ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; - irat tárgya; - elő- és utóiratok iktatószáma; - kezelési feljegyzések; - ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; - irattári tételszám; - irattárba helyezés időpontja. 7.2. Az iktatás folyamata: Az irat iktatása előtt,- figyelemmel a szignáláskor rögzítettekre- meg kell állapítani, hogy vane előzménye. Az előzmény keresése tárgyszerint ill.számra kereséssel elsőként a tárgyévre történik. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye,akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az elektronikus iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést az iraton, az iktatóbélyegzőn is jelölni kell. 7.3 Iktatószám és alszám Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Az iktatószámnak tartalmaznia kell: - az iktatási főszámot, - az alszámot, valamint - az iktatószám kiadásának évét. 7.4. Az ügyirat tárgya Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. 1

A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. 7.5. Név- és tárgymutató Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján a név- és tárgymutató könyvet elektronikusan kell vezetni. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét. 7.6. Az iktatókönyv lezárása Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni, és azt hitelesíteni is kell. 7.7. Az iktatás időpontja Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni - a határidős iratokat, - táviratokat, - expressz küldeményeket, - a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. 7.8. Az iktatóbélyegző A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: - a szerv nevét, székhelyét, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatás sorszámát (alszámát), - az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatot, - a mellékletek számát. 7.9. Az előadóív Az iktatott, iktatóbélyegzővel ellátott iratokat előadóívben kell elhelyezni. Az előadóívet az iratokkal együtt kell kezelni. Az előadóíven fel kell tüntetni a következőket: - iktatószám; - iktatás időpontja; - ügyintéző megnevezése; - irat tárgya; - elő- és utóiratok iktatószáma;

1

- kezelési feljegyzések; - ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja; - irattári tételszám; - irattárba helyezés időpontja. Az előadóíven célszerű feltüntetni még a részletes kezelési feljegyzéseket, a kiadmányozás és expediálás adatait. 7.10. Az irat szerelése Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben: - az előirat iktatószámát, és - az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is jelölni kell az iktatókönyvben. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a "kezelési feljegyzések" rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.

7.11. Téves iktatás Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

8. Az iktatás módjai 8.1. Az iktatás módjai Az iktatás fent nevezett iktatóprogram alkalmazásával történik , ahol az iktatókönyvbe elektronikus úton kerülnek rögzítésre az adatok. 8.2. A kézi iktatás A Hivatalban kézi iktatásra kizárólag a szabálysértési hatósági ügyintézés során kerül sor. 8.3. Iratkezelési program Az iratkezelési programmal történő iktatás során figyelembe kell venni a következőket: - Értelemszerűen alkalmazni kell a 7. pontban meghatározott előírásokat. - Az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell a név- és tárgymutatónak megfelelő szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.

1

- Az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. - A tévedés miatti módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. - Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni - külön jogszabályban meghatározott formátumban - az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. (A program adatait év végén időtálló módon ki kell iratni és az így készült iktatókönyv név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.) - Az elektronikus iktatókönyvet és az ügyviteli program által készített név- és tárgymutatót minden év végén jó minőségben ki kell nyomtatni, és azt hitelesíteni kell. - Elektronikus iktatásnál is egy főszámhoz alszámok kapcsolódnak. Egy sorszámhoz, ebben az esetben akár korlátlan számú alszám is tartozhat. Számítógépes iktatás esetén az iktatóprogramnak tartalmazni kell - a kézi iktatásnál előírtakat, - felhasználói lehetőségek szabályozhatóságát, továbbá - a törlési, javítási, hozzáférési lehetőségeket , melyeket a Polgármesteri Hivatal Informatikai Szabályzata tartalmazza. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

9. Szignálás 9.1. Az irat bemutatása szignálásra Az iratkezelő a felbontott, érkeztetett és érkeztető bélyegzővel ellátott iratot - az ügyintéző kijelölése (szignálás) céljából köteles a jegyzőnek bemutatni. Az irat szignálására jogosult: - a jegyző, illetve távollétében - a 4. sz. mellékletben meghatározott - a jegyző által megbízott - személy(ek). A szignálásra jogosult személy - kijelöli az ügyintézőt, - közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, pl.: - tárgy meghatározás, - feladatok, - határidő, - sürgősségi fok stb. A szignáló a feladatát az iraton végzi el - a szignálás idejének megjelölésével. 9.2. Iktatás szignálás nélkül Az iratot szignálás nélkül is lehet iktatni a következő esetekben:

1

a) Az iratot – az 5. sz. mellékletben meghatározott ügykörökben – szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzést megtenni. Az ügyintézők nevét szintén az 5. sz. melléklet tartalmazza. b) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez kell továbbítani.

10. Az iratok átadása az ügyintézőknek Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az előadói munkanaplóba kell beírni. Az iktató az előadói munkanaplóval továbbítja az iratokat elsőként a kijelölt ügyintéző közvetlen vezetőjének( csoportvezetőjének, irodavezetőjének), aki gondoskodik az irat ügyintézőre történő átadásáról, és az előadói munkanapló iktató részére történő visszajuttatásáról. Azon ügyintézők esetében, akiknek csoportvezetőjük ill.irodavezetőjük nincs, az iratok átadása közvetlenül történik. ennek hiányában közvetlenül az illetékes ügyintézőhöz. A csoportvezetők ill.irodavezetők és irányításuk alatt álló köztisztviselők jegyzékét ezen szabályzat 7-es számú melléklete tartalmazza. Az előadói munkanaplót ügyintézőnként, évenként kell vezetni. (Az előadói munkanaplóba az iktató jegyzi be az elintézett, és számára visszahozott iratokat.)

11. Kiadmányozás 11.1. Aláírás, hitelesítés Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a jegyző által kiadmányozással megbízott, ezáltal kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Külső szervhez, vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) szerepel az aláírás, azaz - azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés szerepel, - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. A nyomdai sokszorosítás esetén az irat akkor hiteles kiadmány, ha a) a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel.

1

11.2. Hiteles másolat A Polgármesteri Hivatal által készített hiteles kiadmányról hiteles másolat - papír alapú kiadmány esetében - a irat záradékolásával adható ki. 11.3. Bélyegző, mint hitelesítési eszköz Kiadmányozáshoz alkalmazható bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A kiadmányozáshoz - általában az állami címeres körbélyegzőt kell alkalmazni, de - önkormányzati rendelet rendelkezhet arról, hogy helyi címeres körbélyegzőt is lehet alkalmazni. E bélyegző alkalmazásának lehetőségeit jogszabályok, illetve a helyi rendelet határozza meg. 11.4. A kiadmánynak ismert iratok Nem minősülnek kiadmánynak a Polgármesteri Hivatal működése során az ügyfelek ügyintézését és joggyakorlását, kötelezettségteljesítését segítő tájékoztatók, melyek közvetlen jogot és kötelezettséget nem keletkeztetnek, csupán általános jellegű információt szolgáltatnak.

12. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) 12.1. Az iratkezelési feladatok ellátásának ellenőrzése Az iratkezelőnek ( ügyintézőnek) ellenőriznie kell, hogy - az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, - a mellékleteket csatolták-e. Az ellenőrzést követően , az előadói ív belső oldalán az ügyintézőnek fel kell jegyezni a továbbítás ( postázóba adás) keltét és ennek tényét és aláírásával szignálnia kell. 12.2. Az iratok továbbítás előtti csoportosítása Az iratok továbbítás előtti csoportosítása a jegyzői titkárságon történik. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

13. Irattározás 13.1. Az irattározás dokumentálása Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. 13.2. Határidős iratok kezelését szolgáló irattartó A határidős iratok irattartó a határidő nyilvántartás szerint, az iratokon feltüntetett határidő lejárta előtt az iraton feljegyzett időtartamig őrzi az iratokat. 1

Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve (határidős irattartókban vagy határidős szekrényben), a számuk sorrendjében kell kezelni. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz továbbítja. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell. 13.3. Az irattárak fajtái Az irattár lehet: - átmeneti irattár, - központi irattár. 13.4. Az átmeneti irattárba helyezés Átmeneti irattárba lehet elhelyezni - az elintézett, - a további érdemi intézkedést nem igénylő, - a kiadmányozott, - az irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár az iratokat az irat iktatási idejét követő maximum 6 hónapig őrzi. Az őrzési idő leteltével az iktató tájékoztatja az ügyintézőt az iratról, s ha az ügyintéző kéri, részére átadja. Az átmeneti irattárból az iratot – a megjelölt határidő letelte után, és az ügyintéző eltérő rendelkezés hiányában – az iktató - gondoskodik központi irattárban való elhelyezéséről. (A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.) 13.5. A központi irattárba helyezés előtti feladatok Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, - ki kell emelnie az ügyiratból a feleslegessé vált munkapéldányokat, ill. másolatokat, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisítenie azokat, ezt követően - be kell vezetnie az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyeznie az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. 13.6. Az irattári tételszám meghatározása Az érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot - az ügy tárgyának ismeretében - az érdemi ügyintéző határozza meg és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd az iratot - az átmeneti, vagy í- a központi 1

irattárba helyezi. 13.7. Iratkölcsönzés az irattárból A Polgármesteri Hivatal dolgozói munkaköri feladataik ellátásához saját irataikat az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetik. A tisztségviselők, képviselők , bizottsági tagok az Önkormányzat SZMSZ-ben meghatározott feladataik ellátása érdekében ,hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat az irattárból. Az irattárból iratkikérővel lehet iratot kikérni. (Az átvitelt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni.) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni, ennek érdekében a papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról - ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír, - az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.(15.számú melléklet)

14. Selejtezés 14.1. Selejtezési bizottság Az ügyiratok selejtezését a jegyző által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. A selejtezési bizottság tagjainak meghatározását a 6. sz. melléklet tartalmazza. 14.2. Selejtezési jegyzőkönyv Az iratselejtezésről selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a Polgármesteri Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzőkönyvet legalább 2 példányban kell készíteni: - 1 pld. a selejtezési bizottságé, - 1 pld. a levéltáré. 14.3. A selejtezés végrehajtása, a megsemmisítés módja Selejtezést végrehajtani csak a levéltár által - engedélyezési záradékkal ellátva - visszaküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján lehet. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. A papír alapú iratok selejtezése, megsemmisítése a jegyző utasításának megfelelően történhet különösen: - iratmegsemmisítővel, - égetéssel.

1

15. Levéltárba adás A levéltár számára átadandó iratokat – az ügyviteli segédletekkel együtt – az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerint (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzéket kell készíteni.

16. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme, iratok kivitele 16.1. Hozzáférés az iratokhoz A Polgármesteri Hivatal által kezelt iratok esetében biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozásának feladatai kiterjednek: - a Polgármesteri Hivatalon (az önkormányzati tisztségviselőkön, bizottsági tagokon) kívüli személyekre, ügyfelekre, valamint - az iratkezelőkre. Az illetéktelen hozzáférés megakadályozása minden iratkezelést végző személy feladata az általa kezelt iratok vonatkozásában. a.) A Polgármesteri Hivatal vezetői, ügyintézői csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük illetve feladatkörük ellátásához szükségük van. Minden szervezeti egység vezető külön jegyzői engedély nélkül hozzáférési jogosultsággal rendelkezik az általa irányított szervezeti egység ügyintézőre szignált iratokhoz, illetve minden vezető/ügyintéző ahhoz az irathoz, melynek intézésére a jegyző őt szignálta és ennek tényét az iktatóprogram tanúsítja. Ettől eltérő hozzáféréshez a jegyző felhatalmazására ill.engedélyére van szükség,ennek hiányában az irat az irattárból nem adható ki, az ügyintézőnél lévő irat nem adható át. b.) A Képviselő-testület tagjainak és a Bizottságok külsős tagjainak feladatkörük ellátásához a jegyző engedélyével adható át irat az irattárból ill.adható át irat az azt kezelő ügyintéző által. Az engedély alapján az irat a Hivatalban, hivatali időben tekinthető meg az aljegyzői irodában, az aljegyző jelenlétében. A külön engedély nélküli hozzáférési jogosultságokat név szerint a 7. számú melléklet tartalmazza. 16.2. Az iratok védelmét célzó utasítások Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) „Saját kezű felbontásra!”, b) „Más szervnek nem adható át!”, c) „Nem másolható!”, d) „Kivonat nem készíthető!”, e) „Elolvasás után visszaküldendő!”, f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével),

1

g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. Az itt meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 16.3. Az iratok kivitele,munkahelyen kívüli tanulmányozása, feldolgozása, tárolása Az iratok Hivatalból történő kivitelére, munkahelyen kívüli tanulmányozására, feldolgozására, és ezen okok miatt Hivatalon kívüli meghatározott ideig tartó tárolására kizárólag a jegyző írásbeli engedélye alapján kerülhet sor, az Iratkezelési Szabályzat előírásainak megtartása mellett. Az irat kivitelét írásban kérelmezni kell. A kérelemben meg kell jelölni annak okát, időtartamát, és a kivitt iratról tételes iratjegyzéket kell készíteni, mely a kérelemmel együtt iktatásra kerül. Az a vezető tisztségviselő, szervezeti egység vezető, ügyintéző , ügykezelő aki a jegyző írásbeli engedélye nélkül Hivatalban kezelt iratot a Hivatalból kivisz, munkajogi , büntetőjogi és fegyelmi felelősséggel tartozik az ebből eredő következményekért.

17. Irattári terv

17.1. Az irattári terv kiadásra, módosításra történő előkészítése A jegyző a Polgármesteri Hivatal által használt irattári tervként az önkormányzati és területfejlesztési miniszter 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendeletével kiadott egységes irattári tervet használja. Az egységes irattári tervben nem szabad megváltoztatni az egyes irattári tételek selejtezésére, vagy levéltárba adására vonatkozó, az irattári mintatervben megjelölt határidőket. A Szabályzat irattári terve a 8. számú melléklet.

18. Intézkedések a feladatkör megváltozása, illetve munkakör átadása esetén 18.1. Intézkedések feladatkör megváltozása esetén Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. 18.2. Munkakör átadás Az ügyintézői munkakör átadása (önkormányzati tisztség, bizottsági tagság megszűnése) esetén az érintett az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha az átadó ügyintéző a Polgármesteri Hivataltól, illetve ha a tisztségviselő a tisztségéről távozik, a munkanaplóját be kell vonni.

2

19. Értelmező rendelkezések E szabályzat alkalmazásában 

archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón

- átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;( Hivatali iktató helyisége) - átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; - beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat; - csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; - elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; - elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; - elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; - előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; - expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; - érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele; - gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; - iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; - iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; - iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; - iratkölcsönzés: az irat vissza hozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

2

- irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; - irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; - irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; - kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; - kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; - központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; - küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; - küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; - levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; - másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; - másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; - megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; - mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól – elválasztható; - melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; - naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; - selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; - szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása - szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

2

- továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; - ügyintéző: az ügy intézésére jegyző által kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; - ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; - ügykezelő: iratkezelési feladatokat ellátó személy - ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

20. A szabályzat záró rendelkezései 20.1. A szabályzat hatályba lépése A szabályzat visszamenőleg 20....................................... lép hatályba az illetékes önkormányzati levéltár és közigazgatási hivatal jóváhagyása után. Tura, …..................................................

Dolányi Róbertné jegyző

Mellékletek: - 1. sz. melléklet: A jegyző távolléte esetén az iratkezelés felügyeletét ellátó személy - 2. sz. melléklet: A küldemények átvételére jogosult személyek - 3. sz. melléklet: A küldemények felbontására jogosult személyek - 4. sz. melléklet: A küldemények szignálására - a jegyző megbízásából - jogosult személyek - 5. sz. melléklet: A szignálás nélküli iktatható ügyiratok és az arra jogosult ügyintézők - 6. sz. melléklet: Az iratselejtezési bizottság tagjai - 7. sz. melléklet: Hozzáférési jogosultság ügyintézőnként/tisztségenként - 8. sz. melléklet: Irattári terv - 9. sz. melléklet: Gyűjtőív - 10. sz. melléklet: Iratselejtezési jegyzőkönyv - 11. sz. melléklet: Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv - 12. sz. melléklet: Tételszintű iratjegyzék - 13. sz. melléklet: Raktári-egység szintű iratjegyzék  14. sz. melléklet: Darabszintű iratjegyzék  15. sz.melléklet:Iratpótló lap  16.sz.melléklet:

2

1. sz. melléklet A jegyző távolléte esetén az iratkezelés felügyeletét ellátó személy Távollétem esetére felhatalmazom az Aljegyzőt, hogy helyettem ellássa az ügyiratkezelés felügyeletét. Együttes tartós távolléte esetén az ügyiratkezelés felügyeletét az Igazgatási és Okmányiroda vezető látja el. A meghatalmazás tartalma, terjedelme: teljes körű Tura, 20.............................................

....................................................... meghatalmazó

....................................................... meghatalmazott ….................................................. meghatalmazott

2

2. sz. melléklet A küldemények átvételére jogosult személyek A Hivatal részére érkezett postai küldemények átvételére az alább felsorolt dolgozók jogosultak: Név Gólya Péterné távolléte esetén Ondrik Judit Pásztor Jánosné Dr.Tóth Gabriella Távolléte esetén Belovai Tiborné

Beosztás ügykezelő ügykezelő ügykezelő Igazgatási-és okmányirodavezető-helyettes okmányirodai csoportvezető

Küldemény típusa valamennyi valamennyi valamennyi Okmányirodai futár útján érkezett iratok

Igazgatási és Okmányiroda- Okmányirodai futár útján érvezető kezett iratok

Tura,.......................................... Dolányi Róbertné jegyző

2

3. sz. melléklet A küldemények felbontására jogosult személyek Az „sk” jelzésű küldemények kivételével a Hivatal címére ( Tura, Petőfi Sándor tér 1.) érkezett valamennyi küldemény ( függetlenül annak név szerinti címzettjétől) felbontására (és érkeztető bélyegzővel való ellátására) az alább felsorolt dolgozók jogosultak: Név Gólya Péterné Ondrik Judit

Beosztás ügykezelő ügykezelő

Tura,............................................... Dolányi Róbertné jegyző

2

4. sz. melléklet A küldemények szignálására jogosult személyek

A Hivatalhoz érkezett küldemények szignálására kizárólag a jegyző jogosult. Távolléte esetén az aljegyző, együttes távollétük esetén az Igazgatási és Okmányiroda vezető , együttes távollétük esetén annak helyettese jogosult a Hivatalba érkező valamennyi küldemény szignálására . Tura,............................. Dolányi Róbertné jegyző

2

5. számú melléklet A szignálás nélkül iktatható ügyiratok és az arra jogosult ügyintézők Előzetes szignálás nélkül iktathatók ügyintézőre a következő ügyiratok az alábbi ügyintézők vonatkozásában: Ügyirat kör megnevezése Érintett ügyintézők 1. Adóügyek Adóügyi ügyintézők - adóbevallások - bejelentkezés valamely adó hatálya alá - adók módjára kezelendő köztartozásokról szóló értesítés 2. Pénzügy Pénzügyi ügyintézők - költségvetéssel kapcsolatos MÁK iratok - beszámolóval kapcsolatos MÁK iratok 3. Anyakönyv Anyakönyvi ügyintéző - értesítés születésről - értesítés halálesetről 4. Szociális és gyermekvédelmi Szociális ügyintézők igazgatás - szociális támogatás és gyermekvédelmi támogatás tárgyú kérelmek formanyomtatványon előterjesztve

Kikötések

Fülöpné Csépányi Mariann részére, távolléte esetén Varjú Lászlóné részére ua. Kállainé Dolányi Katalinrészére, távolléte esetén Kronovetter Ágnes részére ua Szilágyi Szilvia Kronovetter Ágnes Tóth Tímea

Kelt: Tura,........................................................ Dolányi Róbertné jegyző

2

6. számú melléklet Az iratselejtezési bizottság tagjai Az irattárban tárolt adatok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti selejtezésének végrehajtására az Iratselejtezési Bizottság tagjának jelölöm ki a következő személyeket: Belovai Tiborné

igazgatási és okmányirodavezető

Dr.Tóth Gabriella

igazgatási-és okmányirodavezető-helyettes, okmányirodai csop.vezető

Gólya Péterné

ügykezelő

Kelt: Tura, …............................................ Dolányi Róbertné jegyző

Záradék: Alulírottak aláírásunkkal igazoljuk, hogy tudomásul vettük a selejtezési bizottsági tagként való kijelölésünket, valamint azt hogy feladatunkat a szabályzat szerint kell ellátnunk.

Kelt.: …………………………

.......................................................

....................................................

………………………………….

2

7. számú melléklet Hozzáférési jogosultság ügyintézőnként/tisztségenként az iratokhoz

: Szervezeti egységek vezetőinek külön engedély nélküli jogosultsága: 1) Műszaki és Építéshatósági Irodavezető - Müller Gabriella hozzáférési jogosultsága Matyó Edina, Benke Andrásné ügyintézőkre szignált iratok tekintetében 2) Igazgatási és Okmányiroda a.) Igazgatási csoportvezető – Belovai Tiborné hozzáférési jogosultsága Szilágyi Szilvia, Kronovetter Ágnes, Tóth Tímea ügyintézőkre szignált iratok tekintetében b.) Okmányirodai csoportvezető- dr.Tóth Gabriella hozzáférési jogosultsága Kacziánné Kiss Ágnes, Tóth-Antal Ferencné, Káré Mihályné, Szalai Katalin ,Gólya Péterné okmányirodai ügyintézőkre szignált iratok tekintetében 3.) Pénzügyi Irodavezető- Fülöpné Csépányi Mariann hozzáférési jogosultsága Varjú Lászlóné, Árvainé Basa Erzsébet, Csontosné Kiss Éva,Makádi Lászlóné,Kajtor Péterné,Sima Lászlóné ügyintézőkre szignált iratok tekintetében

...........................................

....................................................... aláírás

3

8. sz. melléklet

Irattári terv az önkormányzati és területfejlesztési miniszter a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendelete alapján Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: - ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; - ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; - selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát. Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát. Az ügykörszám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes terv hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak. Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően „U” betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek megfelelően nem használtuk fel a 38/1998. (IX. 4.) BM rendeletben már az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek „S” betűjelét, és nem használtuk fel az egyházi ügyek „D” betűjelét, valamint a tervügyek „T” betűjelét. A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek gyakorlata is alkalmazta. I= II = III = IV = V= VI = 1= 2= 3= 4= 5= 6= 0= HN =

Megyei önkormányzat Fővárosi önkormányzat Megyei jogú városi önkormányzat Fővárosi kerületi önkormányzat Városi önkormányzat Községi, körjegyzőségi központi önkormányzat 2 év után selejtezhető 5 év után selejtezhető 10 év után selejtezhető 15 év után selejtezhető 30 év után selejtezhető 75 év után selejtezhető nem selejtezhető ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról Lt.= levéltári átadás határideje, általánosságban az 1995. évi LXVI. törvény határozza

3

meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás időpontját őrzési idő = az ügy elintézését követő irattározás keltétől számított minimum idő, amely az iratok selejtezési lehetőségét jelenti lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat érvényességének lejártától számítandó minimum őrzési idő HK = használaton kívüli tétel

3

ÁLTALÁNOS RÉSZ U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK 1. Képviselő-testület iratai Ügyk. szám 001

002

003

004

005 006 007 008 009

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Polgármesteri (alpolgármesteri) tisztség átadásátvételével, egyéb feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntéselőkészítő iratok, népi kezdeményezés útján a képviselő-testület elé terjeszthető minden olyan ügy, amelynek eldöntése a képviselő-testület hatáskörébe tartozik) Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok, falugyűlések, körzeti tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei Képviselő-testületi ülésekről készült hang- és képanyag

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

Önkormányzati biztos kirendelése, iratai Tanácsnoki iratok Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés adományozása stb.) Önkormányzati érdek-képviseleti tagsági ügyek Önkormányzati rendeletek, szabályzatok

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

A szerkesztett jegyzőkönyv elkészülte után a keletkezést követő év március 31ig 15 15 15

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

2. Kisebbségi önkormányzat iratai Ügyk. szám 011 012 013

014 015

016 017 018

Az ügykör/iratfajta megnevezése HK Együttműködési megállapodások Feladatellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv kisebbségi önkormányzati véleményezése Kisebbségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása, átszervezése, megszűnése Kisebbségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga lebonyolításának ellenőrzésével kapcsolatos iratok Kisebbségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése Kisebbségi óvodai, iskolai nevelési programok, tantervek véleményezése Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

0

0

0

0

0

0

HN

2

2

2

2

2

2

-

2

2

2

2

2

2

-

4

4

4

4

4

4

-

-

0

0

0

0

0

15

3

019 020 021 022 023 024 025 026

HK HK Kisebbségi önkormányzatok társulási szerződései Kisebbségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei Közoktatási megállapodás kisebbségi oktatásról Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések Kisebbségi önkormányzat ellenőrzése Nemzetközi kapcsolattartás iratai

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

15 -

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

15 -

3. Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közhasznú társaságainak, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei 3.1. Szervezet, működés, ügyvitel Ügyk. szám 031 032 033

034 035 036 037 038

039 040 041 042 043 044

045

046 047 048 049

050 051 052

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Adatvédelem szabályozása Belső ellenőrzési és könyvvizsgálói jelentések Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.) Bélyegzők nyilvántartása Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves polgármesteri, jegyzői, szakigazgatási, intézményi) Beszámolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi) Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdek-képviseleti szervezetekkel, érdek-képviseleti fórumok alapítása, működtetése Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek HK Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek HK Kártérítések Kézi irattárból a központi irattárba történő iratátadásátvétel jegyzőkönyvei Kollektív szerződés Körlevelek (intézkedést igénylő) Közalkalmazotti Tanács ügyei

3 3 2

3 3 2

3 3 2

3 3 2

3 3 2

3 3 2

-

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

2

2

2

2

2

2

-

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

3

3

3

3

3

3

-

1 3 0 0

1 3 0 0

1 3 0 0

1 3 0 0

1 3 0 0

1 3 0 0

15 15

3

3

3

3

3

3

-

0

0

0

0

0

0

HN

3 4

3 4

3 4

3 4

3 4

3 4

-

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

15 15

3

053 054 055 056 057

058 059 060 061 062 063 064 065 066 067 068 069

070 071

072 073 074 075

076 077 078 079 080 081 082 083 084 085

Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések Külföldi kapcsolatok bonyolítása Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések Külső szervek, ÁSZ, közigazgatási hivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgálatok, törvényességi észrevételek, ügyészi intézkedések Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek Munkáltatói juttatások elvi ügyei Munkarend, ügyrend és ügyfélfogadási rend Munkavédelmi ügyek (munkahelyek kialakítása, rovar-rágcsálóirtás, dohányzóhelyek kijelölése stb.) HK Peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység Sajtóügyek, településmarketing, PR tevékenység Statisztika (éves) Statisztika (időszaki) Társulási, kistérségi megállapodások, Társulási Tanács üléseinek jegyzőkönyvei, területszervezési ügyek, határterületi ügyek Utasítások (jegyzői, polgármesteri) Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus programleírások, programrendszer, védelem szabályozás stb.) Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos ügyek Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok Európai Uniós csatlakozás jogharmonizáció iratai Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok Szakhatósági állásfoglalások, vélemények, nyilatkozatok Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ügyek Önkormányzati feladatokat érintő stratégia, koncepció, program, terv Kistérségi társulások operatív ügyei Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) pályázatok Lobbitevékenység

1

1

1

1

1

1

-

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

0 6

0 6

0 6

0 6

0 6

0 6

HN -

2 0 2 3

2 0 2 3

2 0 2 3

2 0 2 3

2 0 2 3

2 0 2 3

15 -

4 2 0 2 0

4 2 0 2 0

4 2 0 2 0

4 2 0 2 0

4 2 0 2 0

4 2 0 2 0

15 15

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

15 -

2

2

2

2

2

2

-

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

1

1

1

1

1

1

-

1

1

1

1

1

1

-

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

3 0

3 0

3 0

3 0

3 0

3 0

15

3

3

3

3

3

3

-

3

3.2. Személyzeti, bér- és munkaügyek Ügyk. szám 091 092 093 094 095 096 097 098 099

100 101 102 103

104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Baleseti, rokkantsági ügyek Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések Bérnyilvántartás (bérkarton) Eltartói nyilatkozat Fegyelmi ügyek Fizetés nélküli szabadság ügyek Fizetési előleg Helyettesítések Illetményügyek (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, járulékelszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.) Jelenléti ívek Képviselők nyilvántartása, összeférhetetlensége, vagyonnyilatkozatai, juttatásai, tiszteletdíjai Kereseti igazolás Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalék állományba helyezés (erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, vagyonnyilatkozatok, összeférhetetlenség Közigazgatási alap- és szakvizsgaügyek, ügykezelői alapvizsgaügyek Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése Létszám- és bérgazdálkodási ügyek (éves) Munkába járás költségeinek térítése, vasúti igazolványok ügyei Napidíjak Önkéntes nyugdíjpénztári támogatás Személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok Szabadságolási rend, szabadságügyek Tanulmányi szerződés Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat Továbbképzési éves és középtávú terv Üres álláshelyekről tájékoztatás Közhasznú alkalmazások, távmunka egyedi ügyei Kitüntetések, kitüntető címek adományozásának előkészítése, lebonyolítása Közszolgálati jogviták

6 3

6 3

6 3

6 3

6 3

6 3

-

6 2 3 6 1 3 3

6 2 3 6 1 3 3

6 2 3 6 1 3 3

6 2 3 6 1 3 3

6 2 3 6 1 3 3

6 2 3 6 1 3 3

-

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

-

1 6

1 6

1 6

1 6

1 6

1 6

-

5

5

5

5

5

5

-

0 3

0 3

0 3

0 3

0 3

0 3

HN -

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

15 -

2 6 1

2 6 1

2 6 1

2 6 1

2 6 1

2 6 1

-

2 3 2

2 3 2

2 3 2

2 3 2

2 3 2

2 3 2

-

3 1 6 2

3 1 6 2

3 1 6 2

3 1 6 2

3 1 6 2

3 1 6 2

-

5

5

5

5

5

5

-

3

3.3. Pénz- és vagyonkezelés Ügyk. szám 131 132 133 134 135

136

137

138 139 140 141 142 143 144

145 146

147 148 149 150 151 152 153 154 155 156

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Adóügyek (saját) Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai) Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés Gazdasági program Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.) Illetményszámfejtés Ingatlan- és vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás Költségvetési beszámoló (éves) Költségvetési beszámoló (időszaki) Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, címzett és céltámogatások igénylése és lebonyolítása, céltartalékok felhasználása, hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás, költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, pályázatok pénzkezelése, intézmények közüzemi számlájának rendezése) Leltárfelvételi ívek Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére, cseréjére, vásárlására, haszonbérletére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, közbeszerzés alapiratai, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás Segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása Szállítólevél Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, Térségi, területfejlesztési Tanács ügyei Területrendezés, kisajátítás Vagyonbiztonsági rendszer működtetése Vagyonbiztosítás (lejárat után) Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) Térségi fejlesztési menedzsment ügyek Pénzügyi intézkedést igénylő telekalakítási és építésigazgatási határozatok Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantar-

2 3

2 3

2 3

2 3

2 3

2 3

-

2

2

2

2

2

2

-

2

2

2

2

2

2

-

3

3

3

3

3

3

-

3

3

3

3

3

3

-

1

1

1

1

1

1

-

2 1

2 1

2 1

2 1

2 1

2 1

-

3 0

3 0

3 0

3 0

3 0

3 0

HN

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

15 -

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

HN

3 1 0

3 1 0

3 1 0

3 1 0

3 1 0

3 1 0

15

0 3 1 3

0 3 1 3

0 3 1 3

0 3 1 3

0 3 1 3

0 3 1 3

HN -

3 2

3 2

3 2

3 2

3 2

3 2

-

2

2

2

2

2

2

-

3

tása

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS) A) PÉNZÜGYEK A.1. Adóigazgatási ügyek Ügyk. szám 171 172 173 174

175 176 177

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Adó- és értékbizonyítványok, vagyoni igazolások, adóigazolások HK Adóbevételi terv és teljesítés Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményimentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés, méltányossági kérelmek, adótartozások behajtása, végrehajtás Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) Adók módjára behajtandó köztartozások iratai

-

2

2

2

2

2

-

-

2 3

2 3

2 3

2 3

2 3

-

-

2

2

2

2

2

-

-

6 -

6 2

6 2

6 2

6 2

HN -

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Általános és céltartalékok felhasználása Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok Betéti kamatügyek Decentralizált támogatások felhasználása Fejlesztési alapterv Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés Feladatmutató-növekedés miatti pótigény HK Illetékkiszabás, illeték-ellenőrzés, illeték-végrehajtás Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, művelődési, nevelésioktatási, szociális) Kötvény-, részvénykibocsátás (lejárat után) Különféle célú pénzalapok, közműfejlesztési hozzájárulás visszatérítés Pénzügyi szabálysértések, bírságok HK Szerencsejáték-szervezői tevékenység hatósági igazolása

3 3 2 3 3 3

3 3 2 3 3 3

3 3 2 3 3 3

3 3 2 3 3 3

3 3 2 3 3 3

3 3 2 3 3 3

-

2

2

2

2

2

2

-

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

-

2 3

2 3

2 3

2 3

2 3

2 3

-

-

2

2

2

2

2

-

-

2

2

2

2

2

-

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

A.2. Egyéb pénzügyek Ügyk. szám 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200

201 202 203 204 205

A.3. Vámigazgatás és jövedéki eljárás Ügyk.

Az ügykör/iratfajta megnevezése

3

szám 211 212

HK HK

B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. szám 221

222 223 224 225 226 227 228 229

230 231 232

233 234 235 236 237

238 239 240 241 242 243 244

245 246 247

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei Egészségügyi fejlesztési koncepció előkészítési iratai Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése Humánorvoslásban használt szérumok stb. üzemi előállításának engedélyezése és véleményezése Finanszírozási szerződés kötése a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések (lejárat után) Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése Járványügyi intézkedések Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti ellátás megszervezése Köztisztasági és településtisztasági feladatok Külföldi állampolgárok betegellátási díjai Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei Segítséggel élők ügyei, közlekedési kedvezményei Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás Szakosított ellátási formák megszervezése (átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények, fogyatékosok otthona, idősek otthona, nappali ellátást nyújtó intézmények, pszichiátriai betegek otthona, rehabilitációs intézmények) Társadalombiztosítási járulékügyek Egészségügyi ellátást támogató pályázatok Rehabilitációs Bizottság iratai

-

-

5

5

5

5

-

2

2

2

2

2

2

-

2

2

2

2

2

2

-

0

0

0

0

0

0

15

0

0

5 1 0

5 1 -

5 1 0

5 1 0

15

3

3

3

3

3

3

-

-

2

2

2

2

2

-

-

0

0

0

0

0

15

-

2

2

2

2

2

-

-

-

2

2

2

2

-

-

-

1

1

1

1

-

-

2

2

2

2

2

-

0 -

0 3 -

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

15 -

0

3 2 3 1 0

3 2 3 3 3 1 0

3 2 3 3 3 1 0

3 2 3 3 3 1 0

3 2 3 3 3 1 0

15

-

3 3

6 3 3

6 3 3

6 3 3

6 3 3

-

3

248 249

Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbetegszakellátás, óraszám, ügyeletek Egészségügyi szolgáltatások ÁNTSZ-től érkezett engedélyek (lejárat után)

0

0

0

0

0

0

15

1

1

1

1

1

1

-

C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Ügyk. szám 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281

282 283 284

285 286 287 288 289 290 291

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Ápolási, gondozási díj, szülőtartás megállapítása Átmeneti, rendkívüli segélyezés, árvízkárosultak állami támogatása HK HK Fogyatékosok, ellátásra szorulók érdekvédelme, támogatása Rendkívüli gyermekvédelmi kedvezmény, beiskolázási segély, tankönyvtámogatás stb. Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Gyermekvédelmi kedvezmény nyilvántartása Gyógyszersegély, gyógyászatisegédeszköz-támogatás Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása Hajléktalanok segélyezése, ellátása Időskorúak járadékának nyilvántartása Időskorúak járadékügyei Közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása Közgyógyellátási ügyek (lejárat után) Lakásfenntartási támogatási, közüzemi kompenzációs ügyek, adósságkezelés, lakbérhozzájárulás HK Rendszeres segélyezés HK Személyes gondoskodási ügyek (családsegítés, étkeztetés, házi segítségnyújtás, egyéb speciális alapellátás, szociális szolgáltatás) Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról Szociális ellátásra jogosultak, rendszeres segélyben részesülők nyilvántartása Szociális intézmény, vállalkozás, falugondnoki szolgálat működési és telepengedélye, nyilvántartás, működés ellenőrzése Szociális otthoni, nyugdíjasházi elhelyezés Temetési segély, köztemetés Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása HK Elutasított ápolási, gondozási díj, segély, járadék kérelmek Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány) Szociális ellátást támogató pályázatok

-

-

6 1

6 1

6 1

6 1

-

3

3

3

3

3

3

-

-

-

1

1

1

1

-

-

-

3 0 1

3 0 1

3 0 1

3 0 1

HN -

-

-

5 0

5 0

5 0

5 0

HN

-

1 -

1 0 3 0 2 1

1 0 3 0 2 1

1 0 3 0 2 1

1 0 3 0 2 1

HN HN -

-

-

3

3

3

3

-

-

-

1

1

1

1

-

-

-

0 0

0 0

0 0

0 0

HN HN

-

0

0

0

0

0

HN

1 0

1 0

1 2 0

1 2 0

1 2 0

1 2 0

HN

-

-

1

1

1

1

-

-

-

1

1

1

1

-

-

3

3

3

3

3

-

4

292 293

Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) Adósságkezelés, lakáscélú hitelhátralék kezelése, rendezése

-

-

2 3

2 3

2 3

2 3

-

E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSÜGYI ÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS E.1. Környezet- és természetvédelem Ügyk. szám 301 302 303

304

305 306 307 308 309 310 311 312 313 314

315 316 317

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Csendes övezet kialakítása, területek zajvédelmi szempontból védetté nyilvánítása Helyi természeti érték védetté nyilvánítása Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok (engedélyek, határértékek megállapítása, hatásvizsgálat, felülvizsgálat, kötelezettségek megállapítása, tilalmak, tereprendezés, jelentős környezeti hatással járó jogerős határozatok, környezetvédelmi közigazgatási szerződések közzététele, egyéb) Környezet- és természetvédelmi program (természeti értékek ellenőrzése, fenntartása, megóvása, őrzése stb.) Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány Lakóhelyi környezet állapotfelmérése Légszennyezési, zaj- és természetvédelmi bírság Légszennyezési vizsgálatok, mérések Légszennyező források nyilvántartása Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstköd-riadóterv) Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi létesítmény energiahordozó- és/vagy üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása Természeti állapotfelmérés Védett területek és védett természeti területek hasznosításának, kezelésének ügyei Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek

-

5

5

5

5

5

-

-

0 4

0 4

0 4

0 4

0 4

HN -

0

0

0

0

0

0

15

-

2

2

2

2

2

-

1

1

1

1

1

1

-

0 0 0 0

0 0 2 0 0 0

0 0 2 0 0 0

0 0 -

0 0 2 0 0 0

0 0 2 0 0 0

15 15 15 HN HN

-

3 3

3 3

-

3 3

3 3

-

0 -

0 3

0 3

0 -

0 3

0 3

15 -

3

3

3

3

3

3

-

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

-

0

0

0

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

E.2. Építésügyek Ügyk. szám 331 332 333 334

Az ügykör/iratfajta megnevezése HK Átnézeti nyilvántartási térkép HK Bontási, építési, fennmaradási, használatbavételi, rendeltetés-megváltoztatási engedély/kötelezés; építési, telekalakítási és -változtatási tilalom

4

335 336 337 338 339 340 341

342 343 344 345 346 347 348 349 350 351

352

353 354 355 356 357 358 359

Életveszélyes épületek nyilvántartása Elvi építési engedély Elvi telekalakítási engedély Építésfelügyelet, építésügyi hatósági ellenőrzés, bírság Építésügyi bírság nyilvántartása Házszámrendezés Épületek külső helyreállítása, homlokzati tatarozás, felvonójavítás elrendelése, egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek HK Főépítészi, társhatósági vélemények, állásfoglalások, engedélyek építési ügyekben Földmérési alaptérkép Kirakatszekrények, feliratok hirdetőberendezések engedélyezése Közműfejlesztés, ingatlanok közműellátása Lakásépítési és -megszűnési, tanyaépítési és -megszűnési nyilvántartás Műemléki és építészeti értékek felkutatása, nyilvántartása Műszaki nyilvántartás (építmény, bauxitcementtel épült építmények, közmű, felvonó ) Pincebeomlásokkal veszélyeztetett területek felmérése Település (terület) fejlesztési koncepció, programszabályozási keretterv, településszerkezeti terv, szabályozási terv, helyi építési szabályzat Telekrendezés (telekalakítás, telekegyesítés, telekfelosztás, telekhatár-rendezés, telekcsoport újraosztása) HK HK Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák létesítése, építése Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok Városrehabilitáció ügyei (program, pályázatok, megállapodások stb.) Településrendezési és építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál)

-

3 2

0 2 3 2

0 2 3 2

0 2 3 2

0 2 3 2

HN -

2

3 0 2

3 0 2

3 0 2

3 0 2

3 0 2

HN -

3

3

3

3

3

3

-

0 -

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

HN -

-

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

HN HN

0

0

0

0

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

0

0

0

0

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

0

0

0

0

0

0

15

3

3

3

3

3

3

-

3

3

3

3

3

3

-

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

0

0 0

0 0

-

0 0

0 0

15 HN

4 0 -

4 0 2

4 0 2

4 2

4 0 2

4 0 2

HN -

E.3. Kommunális ügyek Ügyk. szám 371 372

373 374 375

Az ügykör/iratfajta megnevezése Halotthamvasztó létesítése Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program Kéményseprő-ipari szolgáltatás ügyei Közcélú ártalmatlanító telep létesítése Közterület tisztántartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladék-újrahasznosítás, hulladékgazdálko-

4

376 377 378 379 380 381 382 383 384 385

dási bírság ügyek, talajterhelési díj Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele Sírboltkönyv Síremlékek és sírboltok terve Sírnyitási, exhumálási engedély Fürdőhelyek kijelölése Távhőszolgáltatás helyi szabályozása Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek) Felújítás, karbantartás, hibaelhárítás Energiagazdálkodás, szélerőmű létesítése

-

0

0

-

0

0

HN

-

0 0 1 1 2 3

0 0 1 1 2 3

1 -

0 0 1 1 2 3

0 0 1 1 2 3

HN HN -

-

3

3

3

3

3

-

0

2 0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS Ügyk. szám 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414

415 416

417 418 419 420 421

422

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Forgalomszabályozás, forgalomtechnika Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója Helyi tömegközlekedési pályázat Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése Hídtörzskönyv Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak Közterület-bontási engedélyek Közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és nyersanyag-kitermelési engedély Közút, helyi vasútmenti fakivágási és ültetési engedély Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása Közutak, helyi vasutak tisztán tartása, síkosság elleni védekezés Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsibehajtók, gyalogutak, kerékpárutak építése, forgalomba helyezése, megszüntetése Közúton, helyi vasúton történő építési munkák engedélyezése Közvilágítási berendezés létesítése Közvilágítási berendezés működtetése Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése, üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véle-

-

2 2

2 2

2 -

2 2

2 2

-

-

0 3 0 3 0 0

0 3 0 3 0 0

0 3 0 0

0 3 0 3 0 0

0 3 0 3 0 0

15 HN HN HN

-

3 2

3 2

2

3 2

3 2

-

-

1 2

1 2

1 2

1 2

1 2

-

2

2

2

2

2

-

-

0

0

-

0

0

HN

-

1

1

1

1

1

-

-

0

0

0

0

0

15

-

1

1

1

1

1

-

-

0 3 1

0 3 1

0 3 1

0 3 1

0 3 1

HN -

-

3

3

3

3

3

-

-

2

2

2

2

2

-

4

423 424 425 426 427 428

429 430 431

ményezése Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények engedélyezése Utcabútorok elhelyezésének engedélyezése, tervrajzok Útellenőri szolgálat megszervezése Útvonalengedélyek Üzemanyagtöltő állomásokkal kapcsolatos ügyek Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása Egyéb közút kezelői hozzájárulás Utcabútorok, utcanévtáblák, házszámtáblák kihelyezése, karbantartása, javítása Közlekedési kártérítések

-

0

0

0

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

-

2 1 4 3

2 1 4 3

2 1 4 3

2 1 4 3

2 1 4 3

-

-

1 2

1 2

1 2

1 2

1 2

-

-

-

1

1

1

1

-

G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. szám 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Árvíz és belvízzel kapcsolatos operatív ügyek Árvíz- és belvízvédekezési terv Csatorna és vízmű bírság Folyékonyhulladék-bebocsátási pontok kijelölése Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv Kutak létesítési engedélye Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvíz-elvezetés Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat létesítése, üzemeltetőjének kijelölése Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése Ivóvíz-, szennyvíz-, csapadékcsatorna-törzshálózatra történő csatlakozás elrendelése Védművek létesítése és fejlesztése Védművek működtetése Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása Vízi állás létesítésének, fennmaradásának és bontásának engedélyezése Vízi közüzemi tevékenység koncepciója, vízrendezési programok Vízjogi létesítési és üzemeltetési engedély Vízmérőhely, tisztítóakna közterületen történő elhelyezése

0 0

2 0 2 4 3 2 0 0

2 0 2 4 3 2 0 0

2 0 2 4 0 0

2 0 2 4 3 2 0 0

2 0 2 4 3 2 0 0

15 HN 15

-

0

0

-

0

0

HN

-

0

0

0

0

0

HN

-

2

2

2

2

2

-

-

4

4

4

4

4

-

-

0 2 0 0

0 2 0 0

0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

HN HN HN

-

0

0

-

0

0

15

-

0 4

0 4

0 -

0 4

0 4

HN -

H) ÖNKORMÁNYZATI ÉS TERÜLETFEJLESZTÉSI; IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek Ügyk. szám

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

4

471 472 473 474 475 476 477 478 479

480 481

Állampolgársági esküokmányok Állampolgársági kérelmek Anyakönyv (születési, házassági, halotti) Anyakönyvi alapiratok (születési, házassági, halotti utólagos bejegyzések alapiratai) Anyakönyvi igazgatás szervezete, működése Anyakönyvi kivonatok kérése, adatok közlése Anyakönyvi mutatók Családi események polgári szertartása Egyéb anyakönyvi iratok, anyakönyvi kivonatok tőpéldányai, átadás-átvételi jegyzőkönyvei, adatközlések iratai Nyilvántartás a nyitott anyakönyvi bejegyzésekről Nyilvántartás a helyi anyakönyvvezetői jogosultságokról

-

2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

HN HN HN

-

3 2 0 2

3 2 0 1 2

3 2 0 1 2

3 2 0 1 2

3 2 0 1 2

HN -

-

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

HN HN

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Adategyeztetés Az adatnyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok (anyakönyvvezetői értesítések, igénylőlap a személyazonosító igazolvány kiállításához, polgárok lakcímbejelentése, lakcímváltozás stb.) Adatszolgáltatási nyilvántartás Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok) A központi adatnyilvántartás (Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal) által közölt gépi nyilvántartási adatok Külföldi letelepedési, tartózkodási nyilatkozatok/engedélyek, bevándorlási ügyek, első nyilvántartásba vétel Nyilvántartás (kartonos és/vagy elektronikus) a polgárok személyi adatairól és lakcíméről Személyi azonosító jel kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok Elveszett és talált személyi okmányokkal kapcsolatos ügyek, személyazonosító igazolvány körözési jegyzőkönyv Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése) Személyi igazolvánnyal, személyi azonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (kiadás, pótlás, érvényesség, bevonás stb.) Érvénytelen hatósági igazolványok, lecserélt nyilvántartó kartonok

-

-

1 6

1 6

1 6

1 6

-

-

-

2 2

2 2

2 2

2 2

-

-

-

2

2

2

2

-

-

-

3

3

3

3

-

-

-

0

0

0

0

HN

-

-

4

4

4

4

-

-

-

2

2

2

2

-

-

-

3

3

3

3

-

-

-

2

2

2

2

-

1

1

1

1

1

1

-

H.2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása Ügyk. szám 491 492

493 494

495

496

497 498 499

500

501

502

H.3. Képviselők választása (európai parlamenti, országgyűlési, önkormányzati), népszavazás Ügyk. szám 511

Az ügykör/iratfajta megnevezése Népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

-

0

0

0

0

0

90 nap

4

512 513

514 515

516 517 518

Szavazókörök megállapítása (népszavazási, helyi népszavazási, választási) Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság, szavazatszámláló bizottság és választási, népszavazási, helyi népszavazási irodák megszervezése Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság ülési jegyzőkönyve Választási, népszavazási, helyi népszavazási hirdetmények, választókerületi jelöltek és szervezetek, választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottsági tagok közzététele Választási, népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv Választás, népszavazás, helyi népszavazás lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek Választói, szavazói névjegyzék

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

15

0

0

0

0

0

0

90 nap

2

2

2

2

2

2

-

-

-

0

0

0

0

90 nap

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

3

3

3

3

3

3

-

3

3

3

3

3

3

-

1 -

1 3

1 3

1 3

1 3

1 3

-

-

0

0

0

0

0

15

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

-

3 0

3 0

3 0

3 0

3 0

15

-

0

0

0

0

0

15

-

2

2

2

2

2

-

-

4

4

4

4

4

-

2

0 2

0 2

0 2

0 2

0 2

HN -

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Együttműködési megállapodás a menekültügyi hatóságokkal (MMH, befogadó állomások) Menedéket élvező külföldiek átmeneti ellátása és támogatása Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek,

-

2

2

-

2

2

-

-

2

2

2

2

2

-

-

2

2

-

2

2

-

H.4. Rendőrségi ügyek Ügyk. szám 531 532

533 534

535

Az ügykör/iratfajta megnevezése Rendőrfőkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok Polgárőrségi ügyek

H.5. Tűzoltóság Ügyk. szám 541 542 543 544 545 546 547

Az ügykör/iratfajta megnevezése Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek Hivatásos önkormányzati tűzoltóság alapítása, átszervezése, megszüntetése Önkéntes tűzoltóság alapítása, működési területének megállapítása Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíz-nyerés ügyei Tűzvédelmi ellenőrzés, jegyzőkönyv, határozat, bírság Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása Tűzszerészeti mentesítés

H.6. Menedékjogi ügyek Ügyk. szám 551 552 553

4

befogadottak adatainak nyilvántartása H.7. Igazságügyi igazgatás Ügyk. szám 561 562 563 564 565 566 567

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és viszszahívása Birtokháborítási ügyek Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése Eltartási szerződési ügyek (lejárat után) Közalapítvány létrehozása Telekhatár viták Jogszabálytervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi véleményezése

2

2

2

2

2

-

-

0

0

2 0

2 0

2 0

2 0

15

0 1

0 6 1

2 0 6 1

2 0 6 1

2 0 6 1

2 0 6 1

15 -

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logo engedélyezése Hagyatéki ügyek Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás, hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) kifüggesztéséről igazolás Helyiség, garázs bérleti, elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) Jelzálog ügyek (lejárat után) Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás, közüzemi fogyasztók szerződésszegési ügyei Talált tárgyak, fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó stb.) bejelentése Utcanévváltozások Útlevélügyek, határátlépési engedélyek Gépjármű forgalomba helyezése, kivonása, gépjármű forgalmi engedéllyel kapcsolatos ügyek, üzemben tartással kapcsolatos ügyek, rendszám ügyek, törzskönyv (lejárat után) Gépjármű vezetői engedéllyel kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (lejárat után) Okmánykiadási, illetékmentességi ügyek Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése, külföldiek ingatlanszerzésének engedélyezése) Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.) Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása Az okmányirodán kezelt vegyes igazgatási, közlekedésigazgatási iratok (megkeresés, felszólítás, hiánypótlásra történő felhívás, értesítés adateltérésről, hibajegyzék, kísérőjegyzék, körlevelek, tértivevények, napi forgalmi jelentések, gépkocsi-elszállítás, szállítólevél stb.)

2

2

2

2

2

2

-

-

1

0 1

0 1

0 1

0 1

HN -

2

2

2

2

2

2

-

2 -

2 -

2 1

2 1

2 1

2 1

-

-

-

1

1

1

1

-

-

0 -

0 1 2

0 1 2

0 1 2

0 1 2

HN -

-

-

2

2

2

2

-

-

-

1 2

1 2

1 2

1 2

-

-

-

6

6

6

6

-

-

-

6 1

6 1

6 1

6 1

-

H.8. Egyéb igazgatási ügyek Ügyk. szám 571 572 573

574 575 576 577 578 579 580

581 582 583

584

585 586

4

587 588 589 590

Mozgáskorlátozottak parkolási ügyei Ügyfélkapu-regisztráció, elektronikus közzététel, honlap működtetése Vállalkozói engedélyek nyilvántartása Vállalkozók, telephelyek ellenőrzése

1

3 1

3 1

3 1

3 1

3 1

-

-

1

0 1

0 1

0 1

0 1

HN -

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

0 2

2

0 2

0 2

0 2

0 2

HN -

2

2

2

2

2

2

-

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

2 2

-

2 -

2 0 3

2 0 3

2 0 3

2 0 3

2 0 3

HN -

-

2 4 2

2 4 2

2 4 2

2 4 2

2 4 2

-

I) LAKÁSÜGYEK Ügyk. szám 591 592 593

594 595 596 597 598 599 600 601 602 603

Az ügykör/iratfajta megnevezése HK Bérlakások nyilvántartása Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek, igazolások (lejárat után) Jogcím nélküli lakáshasználat HK Lakásfelújítási, karbantartási támogatás Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után) Lakbértartozás Társasházak alapítása, elidegenítés Társasház-felújítási pályázat, társasházak operatív ügyei Önkényes lakásfoglalási ügyek Önkormányzati bérlakásra várók ügyei Nyilvántartásba nem vett, elutasított kérelmek

J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. szám 611 612 613

614 615 616 617 618 619 620 621

Az ügykör/iratfajta megnevezése Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása HK Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, a képzelt szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság nyilvántartása Otthonteremtési támogatás Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés) Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának nyilvántartása Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek Gyermekjóléti alapellátásra való jogosultsági egyedi ügyek (átmeneti gondozás, bölcsőde, he-

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

-

-

0

0

0

0

HN

-

-

0

0

0

0

HN

-

-

0

0

0

0

HN

5 0

5 0

5 0

5 0

5 0

5 -

15

-

-

6 6 0

6 6 0

6 6 0

-

HN

-

-

3

3

3

-

-

-

-

3

3

3

-

-

4

622 623

624 625 626 627 628

629 630 631

632 633 634 635 636 637 638 639 640 641 642 643 644 645 646

lyettes szülő) Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése, engedély módosítása, visszavonása Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző személyek, szervezetek nyilvántartása, ellenőrzése Védelembe vett gyermekek nyilvántartása Helyettes szülői hálózat megszervezése Kapcsolattartási ügyek Kiskorú házasságkötésének engedélyezése Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni ellátással kapcsolatos ügyek Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és folyósított pénzbeli ellátásról Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével kapcsolatos ügyek Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés, átmeneti és tartós nevelésbe vétel, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése, utógondozás, utógondozói ellátás elrendelése) HK Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek Nyilvántartás az átmeneti és tartósan nevelésbe vett gyermekekről Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett gyermekekről Örökbefogadási ügyek Örökbefogadásra várakozók nyilvántartása HK HK Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek (szülői ház elhagyása, családbafogadás stb.) Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése HK Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány stb.) Perindítás, feljelentés Környezettanulmányok (külső megkeresésre készített) Kiskorú sértettekkel kapcsolatos büntető ügyek

-

-

6

6

6

6

-

0

0

0

0

0

0

HN

-

-

0 6 5 3 2

0 6 5 3 2

0 6 5 3 2

0 6 2

HN -

-

-

0

0

0

0

HN

-

-

5

5

5

-

-

-

-

6

6

6

6

-

6

6

6

-

-

-

-

-

-

0

0

0

-

HN

-

-

0

0

0

-

HN

-

-

0 2

0 2

0 2

-

HN -

-

-

5

5

5

-

-

-

-

6

6

6

6

-

-

-

1

1

1

1

-

1

1

1 1

1 1

1 1

1

-

2

2

2

2

2

2

-

K) IPARI IGAZGATÁS Ügyk. szám 661 662 663 664 665 666

Az ügykör/iratfajta megnevezése Atomerőmű biztonsági övezetének megállapítása Bányanyitás engedélyezése Energiaellátási tanulmány HK Gazdasági érdek-képviseleti jogok gyakorlása HK

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

6 -

6 0 0

6 0 0

6 0 0

6 0 0

6 0 0

15 15

-

0

0

0

0

0

15

4

667 668 669 670

HK HK Ipartelepítési engedélyek, telepengedélyek Temetkezési szolgáltatások engedélyezése

-

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

15 15

L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, IDEGENFORGALOM Ügyk. szám 681

682 683 684

685 686 687 688 689 690 691

692 693 694 695 696 697 698

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Magánszálláshelyek (fizetővendéglátás, falusi szállásadás) nyilvántartásba vételével, törlésével kapcsolatos egyedi ügyek; A nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshely-szolgáltatással kapcsolatban keletkezett iratok (kollégiumok, diákotthonok) Fogyasztóvédelmi ügyek Idegenforgalmi, turisztikai értékek feltárása, bemutatása, propagálása, fejlesztési koncepció Idegenforgalmi hivatal működtetése, idegenforgalmi, turisztikai marketing, rendezvények szervezése, kapcsolódó operatív ügyek HK Mozgóárusítási engedély Működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása Műsoros előadás (pl. zene- és táncrendezvények, szórakoztató játékok) betiltása Szeszes italok alkalmi árusításának engedélyezése HK Üzletek, pénznyerő automaták, játéktermek üzemeltetési, működési engedélye és visszavonása, ideiglenes bezárása, nyitvatartásának korlátozása (lejárat után) Vásár- és piacrendezési joggal rendelkezők nyilvántartása Vásárlói panasz Vásárok és piacok, kereskedelmi és vendéglátó egységek, magánszálláshelyek ellenőrzése Vásárrendezés, piactartás engedélyezése (lejárat után) HK Üzletfeliratok és egyes közérdekű közlemények magyar nyelvű közzétételével kapcsolatos iratok Utazási vállalkozók ellenőrzése, tevékenység felfüggesztése, nyilvántartásból történő törlés kezdeményezése

-

-

6

6

6

6

-

0

2 0

2 0

2 -

2 0

2 0

15

3

3

3

-

3

3

-

-

-

3 0

0

3 0

3 0

HN

-

-

2

2

2

2

-

-

-

1

1

1

1

-

-

-

3

3

3

3

-

-

-

0

0

0

0

HN

-

-

1 2

1 2

1 2

1 2

-

-

-

2

2

2

2

-

-

-

3

3

3

3

-

-

-

6

6

6

6

-

M) FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNY-EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. szám 711 712 713

Az ügykör/iratfajta megnevezése Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése Állatforgalmazás, állatbemutató engedélyezése HK

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

-

0

0

0

0

0

HN

-

1

1

1

1

1

-

5

714 715 716 717 718 719 720 721 722 723 724 725 726 727 728 729 730 731 732 733 734 735 736 737 738 739 740 741 742 743 744

745

Állatorvosi körzetek alakítása Állatszállítás és marhalevél kezelés Állattartási, állatvédelmi ügyek Állattartók és állatállomány nyilvántartása Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása Belterületi növényvédelem és ellenőrzése Ebek védőoltásának megszervezése, összeírása, nyilvántartása Erdő rendeltetésének megváltoztatása Erdőtelepítés, fásítás Fakivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fapótlás Földkiadó Bizottság, Birtokhasznosítási Bizottság iratai Földrajzi nevek megállapítása, megváltoztatása, nyilvántartása, véleményezése Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak) Hegyközségek kisebb jelentőségű ügyei Járványügyi intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés Méhészek és méhvándorlási nyilvántartás Mezei őrszolgálat megszervezése Művelési ágváltozások Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, kivágásáról Tarlóégetés engedélyezése Térképészeti határkiigazítás Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok Veszélyes állatok tartási engedélye Veszélyes ebek tartási ügyei Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabály, elvi ügyek Parlagfű-mentesítés Állatpanzió és állatmenhely létesítése, állatotthon, állatkert működésének engedélyezése Termőföld értékesítésével kapcsolatos jegyzői feladatok (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet kifüggesztése) Ebteleppel, gyepmesteri teleppel kapcsolatos iratok

-

3 1 2 0 2

3 1 2 0 2

1 2 0 2

3 1 2 0 2

3 1 2 0 2

HN -

-

0

0

0

0

0

HN

-

2

2 2

2 2

2 2

2 2

-

-

0 0 2

0 0 2

2

0 0 2

0 0 2

15 HN -

-

0

0

0

0

0

15

-

0

0

0

0

0

15

-

4 2 3

4 2 3

4 2 3

4 2 3

4 2 3

-

-

3 0

3 4 3 0

3 4 3 0

3 4 3 0

3 4 3 0

HN

-

0 0

1 0 0

1 0 0

1 0 0

1 0 0

15 HN

-

3

3

3

3

3

-

-

2 2 -

2 2 2 0

2 2 2 0

2 2 2 0

2 2 2 0

15

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

HN

2

2

2

2

2

2

-

3

3

3

3

3

3

-

N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM Ügyk. szám 751 752 753

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

AM könyv kiállításának nyilvántartása Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek Közhasznú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek,

3

0 3

0 0 3

0 0 3

0 0 3

0 0 3

HN 15 -

5

754

közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek Munkaügyi Tanács helyi képviselete

2

2

2

2

2

2

-

P) KÖZOKTATÁSI ÉS MŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS Ügyk. szám 761 762 763 764 765 766 767 768 769 770 771 772 773 774 775 776 777

778 779 780 781 782 783 784 785 786 787 788 789 790 791

Az ügykör/iratfajta megnevezése HK Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése Bizonyítványmásodlatok kiállítása Érettségi vizsgabizottsági ügyek Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, szakvélemény Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése Közművelődési Tanács ügyei Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv Közoktatási intézmények jegyzéke Közoktatási, kulturális megállapodások Tanulói jogviszony igazolása Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése, rendelkezési jog gyakorlása Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek Nemzetiségi alapkönyvtár kijelölése Nevelési és pedagógia program Pedagógus igazolvány ügyek Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása Tanköteles és képzésköteles tanulók nyilvántartása Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak Művészeti ügyek Tankötelezettség elmulasztásával kapcsolatos ügyek Óvodákkal kapcsolatos iratok Intézményi vezetők munkakör átadás-átvétele Intézmények beruházásával, felújításával kapcsolatos iratok Szakmunkásképzéssel kapcsolatos iratok

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

2

2

2

2

2

2

-

1 2 2

1 2 2

1 2 2

1 2 2

1 2 2

1 2 2

-

1

1

1

1

1

1

-

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

15

3 0 0 0 1 0

3 0 0 0 1 0

3 0 0 0 0 1 0

3 0 0 0 0 1 0

3 0 0 0 0 1 0

3 0 0 0 0 1 0

15 15 HN 15 15

2

2

2

2

2

2

-

0

0

0

0

0

0

15

0 0 1 -

0 0 1 0

0 0 1 0

0 0 1 0

0 0 1 0

0 0 1 0

15 15 HN

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

0 1 0

HN 15

3

3

3

3

3

3

-

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

0 1

15 -

4 2 3

4 2 3

4 2 3

4 2 3

4 2 3

4 2 3

-

3

3

3

3

3

3

-

R) SPORTÜGYEK

5

Ügyk. szám 801 802 803 804

Az ügykör/iratfajta megnevezése Sportegyesületek, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések Sportrendezvények ügyei Testnevelési és sportfeladatok koncepciója Vegyes sportügyek

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

3

3

3

3

3

3

-

2 0 3

2 0 3

2 0 3

2 0 3

2 0 3

2 0 3

15 -

X) HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG X.1. Honvédelmi igazgatás Ügyk. szám 821 822 823 824 825 826 827 828 829 830 831 832 833

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Fegyveres erők mozgósítása, hadkötelesekkel kapcsolatos ügyek Gazdaságmozgósítási feladatok szervezése HK HK HK Helyi honvédelmi szervek feladatterve Helyi védelmi bizottság ülési jegyzőkönyvei HK HK HK Mozgósítási feladatok végrehajtásáról jegyzőkönyv, mozgósítási terv Nyilvántartás a háborús körülmények között igénybe veendő ingatlanokról és szolgáltatásokról HK

0

0

0

0

0

0

HN

0

0

0

0

0

0

15

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

HN HN

0

0

0

0

0

0

HN

0

0

0

0

0

0

HN

Az ügykör/iratfajta megnevezése

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése Életvédelmi létesítmények fenntartása Életvédelmi létesítmények minősített időszaki használatával kapcsolatban keletkezett iratok Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása, kitelepítés, kiürítés Kivételes rendelkezések Polgári védelmi alapterv és veszélyelhárítási terv Polgári védelmi felkészítési követelmények Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása Polgári védelmi szervezet létrehozása (munkahelyi is) Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

0 3 3

HN -

0

0

0

0

0

0

HN

0 0 3 3 6 0

0 0 3 3 6 0

0 0 3 3 6 0

0 0 3 3 6 0

0 0 3 3 6 0

0 0 3 3 6 0

HN HN HN

3

3

3

3

3

3

-

X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás Ügyk. szám 841 842 843 844 845 846 847 848 849 850 851

5

852 853 854 855 856

Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés Védelmi bizottság iratai Visszamaradó készletek Katasztrófavédelmi tervek Helyreállítási és újjáépítési ügyek

3

3

3

3

3

3

-

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

0 2 0 0

15 HN 15

I

II

III

IV

V

VI

Lt.

4 1

4 1

4 1

4 1

4 1

4 1

-

X.3. Fegyveres biztonsági őrség Ügyk. szám 871 872

Az ügykör/iratfajta megnevezése Fegyveres biztonsági őrség létrehozása Rendészeti ügyek

Az irattári tervben nem nevesített ügyiratok ágazati betűjelekhez történő besorolásához (példálózó felsorolás) A: Pénzügy - adóügyek, - költségvetési, fejlesztési ügyek. B: Egészségügy - bölcsődei, csecsemőotthoni elhelyezések, - járványügy, - település-egészségügy, - orvosi, egészségügyi ellátás. C: Szociális ügyek, hadigondozási ügyek - szociális otthoni elhelyezési ügyek, - közgyógyellátással kapcsolatos ügyek, - szociális segélyezési ügyek, - fogyatékosok érdekvédelme. E: Építési-városfejlesztési ügyek - ingatlankezelési ügyek, - engedélyezések, - közterület-használat, - közműfejlesztési ügyek, - műemlékvédelem. F: Közlekedés - út- és járda igénybevétel, - közlekedési korlátozások, - útépítés, forgalomba helyezés, - közlekedésbiztonsági ügyek, - útfelügyelet. G: Vízügy-vízgazdálkodás - belterületi vízrendezésekkel kapcsolatos iratok, - árvíz- és belvízvédelem, - vízszolgáltatási ügyek, - csatornázás. 5

H: Általános igazgatás - anyakönyvi ügyek, - szabálysértési ügyek, - tűzoltóság, - kisajátítási ügyek, - birtokvédelmi ügyek, - hagyatéki ügyek, - állampolgársági ügyek, - népesség-nyilvántartás iratai, - talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek, - közérdekű bejelentések, panaszok. I: Lakásügyek J: Gyámügyek - gyámsági és gondnoksági ügyek, - gyermektartási ügyek, - intézeti elhelyezés, állami gondozás, - örökbefogadási ügyek, - kiskorúak házasságkötésével kapcsolatos ügyek. K: Iparügyek - szakmunkásképzési ügyek, - iparfejlesztés, - bányaművelési ügyek. L: Kereskedelem, fogyasztóvédelem - piaci ügyek, - vásárügyek, - idegenforgalmi ügyek, - árhatósági ügyek. M: Mezőgazdasági és élelmezésügyek - növénytermesztés, növényvédelem, - szőlő- és gyümölcstermesztés, - állattenyésztés, állategészségügy, - földügyek, - erdészet, vadászat, halászat. N: Munkaügyek - országos, ágazati és területi érdekegyeztetés, - intézményirányítással kapcsolatos ügyek, - foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos ügyek, - munkavédelem. P: Művelődésügy - közművelődési intézményekkel kapcsolatos ügyek, - kulturális rendezvények, - közoktatásügy.

5

R: Sportügyek - sportlétesítmények iratai. S: Személyzeti ügyek - a közszolgálati jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos ügyek, - fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos ügyek, - közszolgálati nyilvántartás. U: Titkársági, szervezési és gazdasági ügyek - vállalat, intézmény létrehozása, - hivatalos iratok külföldre továbbítása, - szakmai értekezletek iratai, - a helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos ügyek, - a választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos ügyek. X: Honvédelmi ügyek - katonakötelesek nyilvántartása.

5

9. számú melléklet

GYŰJTŐÍV

Iktatószám

Érkezett

Beküldő neve

Címe

Beküldő ikt. száma:

5

10. számú melléklet ………………………………………… szerv megnevezése Ikt. szám:

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV Készült: ...................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)

A selejtezési bizottság tagjai:

...................................................................................(név, be-

osztás)

....................................................................................(név, beosztás) ................................................................................... (név, beosztás) A selejtezést ellenőrizte:............................................................................................(név, beosztás)

A munka megkezdésének időpontja: .................................................................................(dátum) A munka befejezésének időpontja: ...................................................................................(dátum) Az alapul vett jogszabályok1: ...................................................................................................... ....................................................................................................... Selejtezés alá vont iratok: ............................................................................................................ (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre)

Eredeti terjedelem: .............................................................................................................. (ifm) A kiselejtezett iratok mennyisége: ...................................................................................... (ifm) A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül. k.m.f. ……………………………………..

……………………………………..

…………………………………….. P.H. ellenőrző vezető aláírása

……………………………………..

1 az

irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása

5

11. számú melléklet szerv megnevezése Ikt. szám:

IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV Készült: ....................................................................................................................................... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)

Átadó: ......................................................................................................................................... (átadó szerv megnevezése)

....................................................................................................................................... (átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvevő: ....................................................................................................................................... (átvevő szerv megnevezése)

....................................................................................................................................... (átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)

Átvétel tárgyát képező iratanyag: ................................................................................................ (iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)

Az átadás-átvétel indoklása: ........................................................................................................ ..................................................................................................... .. ..................................................................................................... .. k.m.f. …………………………………….. … átadó

………………………………….. átvevő

Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevő 1 pld. Átadó 1 pld. Irattár

5

12. számú melléklet

TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK IRATTÁRI JEL ügykör

ágazat

IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE

SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG

kódjel

6

13. számú melléklet

RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK Az irat létrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése………………………………………………… Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):

Raktári egység sorszám megnevezés

Irattári jel

Tétel megnevezése

Keletkezés évszáma

Egyéb azonosító

6

14. számú melléklet

DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK Az iratlétrehozó neve:…………………………………………………… Az irat-együttes megnevezése:……………………………………………… évköre:……………………………………………………. mennyisége ……………………………………………… (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter) Sorszám

Irattári jel

Iktatószám/évszám

Tárgy

Mennyiség (oldal, lap, leütés, karakter, stb.)

6