TUGAS ETIKA PROFESI
ETIKA MENULIS EMAIL Dosen: Prof. Ir. Kurniatun Hairiah, Ph.D.
Disusun Oleh: Indriana Dwi Astuti 115040101111050 Kelas G
PROGRAM STUDI AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
A. Etika Menulis Email Email atau electronic mail dalam bahasa Indonesia berarti surat elektronik adalah suatu layanan surat elektronik berbasis internet dimana kita dapat mengirimkan tulisan kepada orang lain yang juga mempunyai email. Selain itu dengan adanya email akan mempermudah kita dalam memiliki akun-akun di dalam internet seperti akun jejaring sosial atau member dari suatu forum. Layaknya menulis surat, terdapat etika dalam menulis email. Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis email. 1.
To, CC, BCC adalah tempat menuliskan alamat email yang dituju. To atau kepada berarti tujuan penerima utama dari email yang dikirimkan. CC (Carbon Copy) atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan, selain penerima utama. BCC (Blind Carbon Copy) sama halnya dengan CC, tetapi alamat tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.
2.
Subject. Subject disini adalah judul dari email, judul email harus jelas dan mencerminkan isi email sesungguhnya. Pada umumnya subject dituliskan secara singkat, padat, dan jelas, sehingga penerima email mendapat gambaran isi email.
3.
Body of email adalah isi dari email. Walaupun diperlakukan layaknya surat biasa, sebaiknya isi dari email jangan terlalu panjang dan bertele-tele. Jika merupakan suatu tugas atau penulisan sebaiknya jangan dituliskan di dalam email, tapi masuk dalam attachment saja.
4.
Kepada siapa email ditujukan. Siapakah penerima email? Apakah teman, orang tua, atasan, atau dosen?
5.
Gunakan salam pembuka. Contoh: Selamat Pagi/Dear/Yth. Bapak/Ibu.
6.
Perhatikan baik-baik cara penulisannya, gunakan bahasa yang formal.
7.
Pergunakan kalimat dengan jelas dan singkat, jangan bertele-tele. Contoh: Mohon dibaca kembali Kontrak Lead Time Pengiriman dari Bogor s.d Soroako.
8.
Jangan menggunakan huruf kapital di seluruh kalimat. Penggunaan huruf kapital di seluruh kalimat menimbulkan persepsi, bahwa Anda sedang marah-marah.
9.
Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan. Contoh: Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request delivery urgent dari kami ya pak,,,? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif.
10. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim.
Contoh: Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake expedisi eksternal ajah lho yo pak? Penggunaan kalimat/kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional. 11. Penggunaan warna huruf. Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti: hitam dan biru tua. 12. Pemilihan jenis huruf. Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti: arial, arial narrow, trebuchet, callibri, dan lain-lain. 13. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata mohon bantuannya. 14. Attachment atau lampiran. Seperti yang telah dibahas di poin sebelumnya, sebaiknya jika tulisan-tulisan panjang yang sifatnya adalah tugas atau apapun itu, lebih baik diletakkan dalam attachment atau lampiran. Perhatikan juga file yang anda lampirkan, jika lebih dari satu gunakan kompresor seperti .rar atau .zip. Sebaiknya yang anda lampirkan juga ukurannya tidak terlalu besar dan perhatikan kecepatan internet juga. 15. Signature. Pilihan ini bersifat opsional dalam mengirim email. Jika anda memang menyertakan signature, sebaiknya jangan menggunakan alias yang aneh-aneh. 16. Reply. Bagaimana jika anda membalas email seseorang? Berikan balasan sesuai dengan topik email yang anda terima, jangan melenceng dari apa yang telah ada. Jangan terlalu lama membalas email seseorang, apalagi jika di email tersebut disiratkan bahwa harus dibalas dengan cepat. 17. Forward atau meneruskan email. Fitur ini dipakai untuk surat berantai. Jika menggunakan To/CC ke semua penerima akan membuat email anda tersebar ke orangorang yang tidak dikenal. Gunakan BCC untuk fitur ini jika anda tidak ingin email anda tersebar. 18. Ucapkan terima kasih di akhir kalimat. 19. Beri waktu untuk lawan bicara anda untuk membalas email anda. Tidak semua orang setiap hari mengecek akun emailnya 20. Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima karena seringkali menimbulkan beragam persepsi (Wirma, 2011). Misalnya jika email ditujukan kepada dosen. Pertama, gunakan salam pembuka seperti Selamat Pagi/Yth. Bapak/Ibu dosen mata kuliah apa. Tuliskan gelar dosen dan nama dengan lengkap. Kemudian, gunakan bahasa yang sopan dan tidak bertele-tele. Kemudian tuliskan identitas lengkap kita sebagai mahasiswa yaitu nama, nomor induk mahasiswa, dan kelas Anda. Jangan lupa sertakan penutup dari email anda.
Berikut ini merupakan salah satu contoh etika dalam penulisan email yang baik dan benar:
B. Tips Berkirim Email 1. Hindari Spam, Bombing. Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedangkan email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta. 2. Jangan mem-forward e-mail tanpa di edit. Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yang memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Sehingga email menjadi tidak nyaman untuk dibaca. Jangan terlalu sering dalam melakukan forward. 3. Ganti judul email bila perlu. Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Dalam sebuah forum sering terjadi pergeseran topik. Untuk itu jika subject pembicaraan sudah bergeser maka ganti subjeknya. Hal tersebut dikarenakan selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat menjadi lebih mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua. Lama-lama email yang kita reply akan tertambah ukurannya. Hal ini terjadi karena setiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan dibalas dikirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapus sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja. 5. Jaga account orang lain. Jika membalas atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak dikenal atau dikenal dalam heading To-nya. Hal tersebut akan berakibat pada account email orang yang muncul di email orang lain bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), agar alamat-alamat email tidak muncul di halaman muka penerima email. 6. Hindari full caps lock/huruf besar semua. Agar menarik perhatian pembaca, terkadang kita menggunakan huruf kapital. Menggunakan huruf kapital secara utuh, berdampak pada munculnya persepsi orang lain bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun menjadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan huruf kapital bilamana perlu saja. 7. Hindari kalimat singkat dalam. Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, sebaiknya jangan membalas emailnya. Sebab kalimat ungkapan seperti itu akan memberikan efek negatif bagi pembacanya. 8. Cek ulang sebelum dikirim. Setelah email ditulis dengan benar, lakukan pengecekan ulang ejaan, susunan kalimat dan tata bahasanya. 9. Bersabarlah menerima balasan. Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang memiliki akses yang mudah untuk berinternet. Tidak semua orang memiliki waktu luang membaca email anda (Wirma, 2011).
DAFTAR PUSTAKA
Wirma, Rizky. 2011. Etika Menulis Email. http://farisbf.blogdetik.com/2011/12/19/etikamenulis-email/. diakses tanggal 6 Desember 2013.
