Tugas : e Learning Administrasi Bisnis Nama : Erwin Febrian Nim : 14121005
A. Pengertian Manajemen Bisnis memliki arti luas, bisa diartikan menjadi beberapa arti, antara lain 1) Manajemen sebagai suatu proses artinya suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi. Atau bisa diartikan sebagai fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan 2) Manajemen sebagai kolektivitas manusia yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut Manajer. 3) Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen ini menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Dari devinisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Peranan Manajemen sangat penting untuk menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut. Manajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer : 1) Peran Interpersonal yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya meliputi peranan sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan, menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan serta mengatasi permasalahan yang muncul, dan menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal. 2) Peran Informasi yaitu peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi monitoring / mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung, menyebar Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 1
informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi, dan mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar. 3) Peran Pengambil Keputusan yaitu peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi tindakan membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja, mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul, menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya, dan melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan. Tahapan manajemen merupakan beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari berbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen. Proses pelaksanaan manajemen dapat dibedakan sebagai berikut : 1) Perencanaan (Planning) adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untukmencapai sasaran tadi. Manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan serta tindakan mereka berdasarkan metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. 2) Pengorganisasian (Organizing) adalah proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja sama dalam cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran. Proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. 3) Memimpin (Actuiting) adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok atau seluruh organisasi. Mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas yang penting. 4) Pengendalian (Controlling) adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Manajer harus yakin tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi benar-benar menggerakkan organisasi kearah sasaran yang telah dirumuskan. B. Pengertian Organisasi memiliki dua arti, yaitu Organisasi Formal dan Organisasi Informal 1) Organisasi Formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 2
2) Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu PKK, belajar bersama anak-anak SD, berkemah ke gunung bersama-sama, dan lain-lain. Peranan Organisasi Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Berdasarkan arti dari organisasi yang diungkapkan, peran organisasi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, karena perusahaan didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan aktivitas, kerja sama, dan tentu saja orang yang melakukan aktivitas tersebut atau sumber daya manusia yang ketiga unsur ini terdapat dalam sebuah organisasi. Jadi suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu membutuhkan organisasi didalamnya agar bisa tercapai tujuan tersebut. Tahapan dalam organisasi dapat digunakan untuk memenej suatu organisasi untuk mampu berkembang dengan baik, walaupun banyak tantangan-tantangan yang dihadapi. Antara lain adalah 1) Tahap kreatifitas, yaitu melakukan orientasi pada kemampuan operasional dan wirausaha, titik berat organisasi pada produksi dan pemasaran, sifat komunikasi nonformal, jam kerja relatif lama dengan imbalan yang menarik, dan kegiatan organisasi dikontrol berdasarkan umpan balik kondisi pasar atau reaksi konsumen. 2) Tahap pengarahan, di tahap ini organisasi fungsional memisahkan produksi dengan pemasaran, penetapan pegawai didasarkan pada spesialisasi, pengadaan produksi dan pembelian dikendalikan dengan sistem pembukuan yang baik, standar beban kerja, sistem insentif dan penyusunan anggaran mulai dianut, komunikasi semakin formal sesuai dengan hirarki jabatan, fungsi pimpinan mulai berperan. 3) Tahap Pendelegasian, disini tanggung jawab pegawai bertambah, bonus sebagai sarana untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai, komunikasi antara atasan dengan bawahan semakin jarang dilakukan, dilakukan melalui media surat, edaran, buletin, atau bentuk komunikasi tertulis semakin digunakan, dengan delegasi, semangat kerja pegawai meningkat, mendorong perluasan pasar, sehingga penghayatan kebutuhan pelanggan dapat bertambah. 4) Tahap Koordinasi, di tahap ini fungsi perencanaan dimanfaatkan secara formal dan selalu direview, aktivitas organisasi diarahkan secara produktif, staf Peneliti dan Pengawas untuk memperkuat kantor pusat mulai direkrut, Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 3
pengeluaran mulai diperhitungkan secara matang, dan unit operasional diarahkan untuk menjadi sentral pendapatan secara ekonomis. 5) Tahap Kerjasama, di tahap ini pengembalian keputusan dilakukan secara tim, kerjasama secara tim lebih dipertahankan sebagai kekuatan tugas, staff ahli di kantor pusat mulai dikurangi, ditinjau penempatannya dan dikombinasikan dalam bentuk tim untuk mengarahkan unit operasional, sistem yang formal disederhanakan, program Pengembangan diarahkan untuk menumbuhkan semangat kerjasama serta mengatasi keresahan pegawai, sistem informasi diselaraskan dengan kebutuhan pengambilan keputusan, untuk itu ketepatan pelaporan dituntut dan penghargaan ditujukan pada tim.
C. Prinsip Pembagian Kerja adalah pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi. Penerapan pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Hampir di setiap perusahaan terdapat tiga dasar kegiatan, yakni; memproduksi, menjual, dan membiayai. Walaupun kadang-kadang identitas seperti tidak jelas, tetap ada karena fungsinya memang penting bagi operasi dan kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijadikan berbagai bagian dari perusahaan. Pemanfaatannya terutama sekali tergantung sifat dan jumlah pekerjaannya, tersedianya orang-orang yang mengerjakannya dan spesialisasi tugasnya. Tahap pembagian kerja. Pembagian kerja atau pengelompokkan pekerjaan (departementalisasi) bisa dibagi menjadi beberapa bagian, yakni: •
Departementalisasi Fungsional, mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang melibatkan aktivitas yang sama atau serupa. Pekerjaan ini mempunyai kelebihan antara lain :
1) Semua aktivitas dihubungkan dengan satu produk atau kelompok produk sehingga dapat secara mudah diintegrasikan dan dikoordinasikan. 2) Kecepatan dan keefektifan pengambilan keputusan pun meningkat.
Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 4
3) Kinerja produk individual atau kelompok produk dapat diukur dengan lebih mudah dan lebih objektif, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas departemen sebagai hasil dari aktivitas mereka. Kelemahannya, manajer tiap departemen mungkin berfokus pada produk atau kelompok produk mereka sendiri sehingga bagian lain dari organisasi terabaikan. •
•
Departementalisasi Pelanggan, organisasi mengelompokkan aktivitasnya untuk merespon dan berinteraksi dengan konsumen atau kelompok konsumen tertentu. Keuntungan dasar pada pendekatan ini adalah organisasi dapat menggunakan tenaga spesialis yang terampil untuk menangani konsumen atau kelompok konsumen yang unik. Departementalisasi Lokasi, mengelompokkan pekerjaan atas dasar lokasi atau daerah geografis tertentu. Keuntungannya adalah memudahkan organisasi untuk merespons konsumen yang unik dan karakteristik lingkungan di berbagai wilayah. Sisi negatifnya adalah staf admisnistrasinya yang lebih besar mungkin diperlukan jika organisasi harus menelusuri unitunitnya yang berada di lokasi yang terpencar.
Faktor-faktor yang penting dalam mengadakan pembagian pekerjaan adalah: 1) Membantu koordinasi; 2) Memperlancar pengawasan; 3) Memanfaatkan spesialisai; 4) Menghemat biaya; 5) Menekankan pada hubungan antar-manusia. Dengan adanya prinsip orang yang tepat di tempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan keefektifan kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya. D. Pengertian Prinsip Manajemen dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Prinsip-prinsip manajemen terdiri atas : Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 5
1) Pembagian kerja yang berimbang. Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya bersifat adil, yaitu harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang. 2) Pemberian kewenangan Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan secara langsung. 3) Disiplin Disiplin adalah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan. 4) Kesatuan perintah Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut. 5) Kesatuan arah Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan). Penerapan prinsip Manajemen antara lain 1. Planning Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuantujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yg dibutuhkan utk mencapai tujuan. 2. Organizing Organizing atau pengorganisasian ini meliputi: a. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yg dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi. b. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan. c. Penugasan tanggung jawab tertentu d. Pendelegasian wewenang yg diperlukan kepada individu-individu utk melaksanakan tugasnya. Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 6
3. Staffing Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif. 4. Leading Leading atau fungsi pengarahan adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan. 5. Controlling Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dgn yg telah ditetapkan.
E. Pengertian gaya dan teknik manajemen . Gaya adalah sikap, gerak-gerik atau lagak yang menandai ciri seseorang. Berdasarkan pengertian tersebut maka gaya manajemen adalah sikap, gerak-gerik atau lagak yang dipilih oleh seorang manajer dalam menjalankan kepemimpinannya. Gaya yang dipakai oleh seorang manajer satu dengan yang lain berlainan tergantung situasi dan kondisi teknik manajemennya. Gaya manajemen merupakan norma perilaku yang dipergunakan oleh seseorang pada saat orang tersebut mencoba mempengaruhi perilaku orang lain. Gaya manajemen adalah suatu pola perilaku yang konsisten yang ditunjukan oleh manajer dan diketahui pihak lain ketika manajer berusaha mempengaruhi kegiatan-kegiatan orang lain. Gaya manajemen adalah pola tingkah laku yang lebih disukai oleh seorang manajer dalam proses mengarahkan dan mempengaruhi para pekerja. Gaya manajemen adalah pola perilaku dan strategi yang disukai dan sering diterapkan oleh seorang manajer. Gaya manajemen adalah suatu cara yang digunakan manajer dalam berinteraksi dengan pegawainya. Menurut pendekatan tingkah laku, gaya manajemen adalah pola menyeluruh dari tindakan seorang manajer, baik yang tampak maupun tak tampak oleh bawahannya. Gaya manajemen menggambarkan kombinasi yang konsisten dari falsafah, keterampilan, sifat, dan sikap yang mendasari perilaku seseorang.
Penerapan gaya manajemen Menjalankan bisnis atau kantor membutuhkan berbagai keterampilan, namun yang paling penting adalah kemampuan untuk mengelola pegawai. Sebuah gaya manajemen yang efektif dapat membuat semua perbedaan mampu menyelesaikan Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 7
pekerjaan dengan tepat waktu dan sesuai anggaran. Manajer yang baik harus memiliki beberapa teknik yang berbeda untuk mencapai tujuan tersebut. Penerapan untuk gaya manajemen itu bisa dilakukan dengan:
1). Delegasi Tidak ada yang bisa melakukan segalanya. Inilah sebabnya mengapa perusahaan memiliki karyawan. Manajer harus menahan keinginan untuk mencoba melakukan pekerjaan karyawan. Manajer yang baik mampu melakukan delegasi terhadap pekerjaan yang dapat dilakukan oleh bawahannya. 2). Manajemen konflik Hal ini penting dikuasai karena orang-orang yang terlibat kadang-kadang terjadi konflik. Manajer yang baik harus mampu menemukan cara untuk menenangkan keadaan tersebut. 3). Konsultasi Tidak ada orang yang bisa tahu segalanya. Sementara manajer menjalankan kantor mungkin menjadi orang yang paling berpengalaman, namun pengetahuan kolektif dan kemanfaatan dari seluruh staf jauh lebih besar manfaatnya. Untuk alasan ini, merupakan ide yang baik bagi manajer untuk berkonsultasi dengan karyawan, terutama ketika membuat keputusan yang mungkin mempengaruhi bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka. 4). Otokratis Dalam beberapa situasi, gaya konsultasi dan kerjasama yang santai harus dibuang. Manajer yang baik tahu kapan waktunya untuk mulai mengeluarkan perintah tegas kepada karyawannya. Ini semacam gaya otokratis yang paling sering dibutuhkan saat keadaan darurat atau beberapa situasi yang tak terduga yang membutuhkan penyesuaian yang cepat. Tahapan teknik dan gaya manajemen merupakan proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Perencanaan (planning) mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi. 2. Pengorganisasian (organizing) mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan. 3. Pengkoordinasian (coordinating) mencakup pengaturan struktur manajemen, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian. Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 8
4. Pengkomunikasian (communicating) mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal. 5. Pelaksanaan (actuating) merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat. 6. Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik. 7. Pengevaluasian (evaluating) merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu. 8. Pemodifikasian (modificating) merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi.
Sistem Informasi | Administrasi Bisnis 9
