TUGAS IMPLEMENTASI E-BISNIS IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) TERHADAP PERBAIKAN PROSES BISNIS DAN MANAJEMEN STUDI KASUS PADA PT. SEMEN GRESIK
Oleh:
MAULIDINI 13441111
JENJANG PENDIDIKAN STRATA 1 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER KAPUTAMA STMIK KAPUTAMA BINJAI 2016
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Sekarang diperusahaan penerapan ERP sudah tidak asing lagi. Kebanyakan perusahan menggunakan infrastruktur tersebut. Karena dengan begitu kualitas dari perusahaan akan meningkat. Namun, ada perusahaan yang sukses maupun gagal dalam penerapan ERP karena beberapa faktor serta kelalaian sehingga perusahaan tidak fokus pada sistem tersebut. Penerapan dan sistem juga di pengaruhi dari IT perusahaan. Dengan makalah ini kami menganalisis apa saja yang berpengaruh terhadap kesuksesan serta kegagalan penerapan ERP.
1.2.
Rumusan Masalah Implementasi penerapan ERP diperusahaan Terhadap Perbaikan Proses Bisnis dan
manajemen Pada PT. Semen Gresik yang sukses?
1.3
Tujuan 1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik serta kendala yang terjadi pada saat penerapan ERP.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem Informasi Manajemen Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau
subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Sistem menurut O’Brien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu: 1.
Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
2.
Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir
3.
Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan. Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen
dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan,
maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :
Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan
Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan
Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai
Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi
Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.
Siklus Informasi Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu
pelayanan perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan. Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output). Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa datadata, kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:
Menambah pengetahuan
Mengurangi ketidakpastian
Mengurangi resiko kegagalan
Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhankebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut: Proses perencanaan
Proses pengendalian Proses pengambilan keputusan
2.2
Peran Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga
penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi
kebutuhan pemakai
berdasarkan level
manajemen. Namun
sebelum
membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan manajemen Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusankeputusan taktis, yaitu keputusankeputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis
suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai nonmanajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
2.3.
Enterprise Resource Planning (ERP)
2.3.1. Defenisi ERP Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan (finance), marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi dan mendukung kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai penghubung bagi seluruh stakeholder terkait. Dengan kata lain, “ERP” adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh model software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan” (McGraw-Hill, 2002). Lebih jauh, McGraw-Hill menjelaskan bahwa ERP merupakan core-technology (teknologi inti) dari suatu bisnis elektronik (e-business), dimana merupakan kerangka kerja transaksi secara menyeluruh dari suatu perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Gambar di bawah merupakan gambaran ERP sebagai pendekatan lintas fungsi sistem ERP.
Enterprise Resource Planning Dari sisi production planning, ERP bisa dilihat sebagai suatu alat untuk memberikan tampilan ataupun proses bisnis pada intinya dimana proses planning merupakan salah satu proses bisnis yang sangat menentukan, misalnya pemrosesan pemesanan dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh Data Base Management System (DBMS). Lebih jauh, sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis (seperti kas, bahan baku dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan. ERP dari sisi integrated logistics merupakan alat yang membantu dan berfungsi sebagai mesin software penting yang dapat mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Accounting/Finance dan Human Resources, ERP memegang peranan penting untuk perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini. Dengan ERP dapat menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman dan pembuatan faktur serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan. Terakhir, ERP dalam kaitannya dengan sales distribution dan order management merupakan rangkaian yang sangat vital, mengingat dengan ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Penerapan ERP Pada Perusahaan PT. Semen Gresik
PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing. Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu : a. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
b. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah : Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor)
Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi. Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga,
seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor. Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk
menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur. Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi
yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
3.2. Proses Implemetasi ERP Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik : a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan. c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan. d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek. e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi. f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain
semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton. Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini. Proses
selanjutnya
adalah perusahaan membeli
beberapa
perangkat
hardware
yang
mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun. Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002. Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain,
dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu. PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa. Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik: a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar. b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar. d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta. f. Tata Ruang: Rp 400 juta. Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya : 1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards 2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN) 3. Membangun infrastruktur server dan database 4. Membangun tata ruang sistem informasi 5. Menyusun dokumentasi sistem. Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan
bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan
dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi
dengan adanya implementasi ERP.
3.3.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek : 1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan
menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display). 2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahanperubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data). 3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen. Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab
untuk
membuat
aplikasi-aplikasi
sesuai
dengan
kebutuhan
user
disemua
departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP. Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan. Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik : Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
3.4.
Hasil Implementasi ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya : 1. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen. 2. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. 3. Meningkatkan keakuratan informasi 4. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. 5. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.
BAB IV PENUTUP
4.1.
Kesimpulan Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya
organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut : 1.
Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
2.
Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini. Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan
tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak. Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.
4.2.
Saran Bagi perusahaan PT. Semen Gresik yang berhasil dalam penerapan ERP nya agar tetap
menjaga dan tetap berhati - hati. Karna tetap perlu lebih teliti dalam menjalankan suatu pekerjaan dan lebih memperhatikan segala aspek dalam perencanaan yang telahdibuat.
4.2.
Daftar Pustaka
1.
http://deniluthfianto.blogspot.co.id/2012/10/contoh-penerapan-erpenterpriseresource.html
2.
http://rizkypratamaputra.blogspot.co.id/2010/12/rangkuman-implementasi-erp-padapt.html
3.
http://www.dewi48e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2013/12/Kesuksesan-atau-KegagalanImplementasi-ERP-dan-Contoh-Studi-Kasus-PT-Semen-Gresik-Fox-Meyer.pdf
