TriDoc standard 2.0 USERS MANUAL
Join us: www.facebook.com/TriDoc.standard Trilobita Informatics Excl. Co. H-1149 Budapest, Nagy Lajos király útja 117 Phone: +36-1-220-6458 Fax: +36-1-469-0899
[email protected] www.tridoc.eu
1. A TriDoc Standard-ról Magas szintű dokumentum menedzsment megoldás kis és közepes méretű vállalkozások számára. Hogy a hatékony és egyszerű dokumentumkezelés az Ön vállalatánál is valósággá váljon. A Tridoc Easy document management termék bevezetésével vállalata iktatási és dokumentum menedzsment folyamatai egységesen kezelhetővé válnak, a folyamatok automatizálásával a dokumentum kezelési hatékonyság nő, a munkaráfordítás jelentősen csökkenthető. A TriDoc standard termék 5 felhasználói licencet tartalmaz, mely további licencek vásárlásával 5 felhasználónként korlátlanul bővíthető. Nagyvállalatok számára testreszabott rendszerré bővített enterprise termékváltozatunkat ajánljuk, melyet egyedi projekt keretében vezetünk be.
2. Telepítés
2.1. Minimális rendszerkövetelmények
2.1.1. Windows operációs rendszerhez The system's hardware performance, like for any other server applications, depends on the planned number of users and the amount of documents to be stored. We recommend that you configure your hardware based on below information!
Recommended system configuration for installations above 20 users:
Windows server
Intel xeon Quad-Core
3 Ghz CPU
8 GB RAM
1 TB RAID 5 Storage
Gigabit Ethernet
Minimum requirements:
Windows XP, Vista, Windows 7
2 Ghz CPU
2 GB RAM
200 GB HDD
An internet connections is needed to activate the product!
2.1.2. Linux operációs rendszerhez The system's hardware performance, like for any other server applications, depends on the planned number of users and the amount of documents to be stored. We recommend that you configure your hardware based on below information!
Recommended system configuration for installations above 20 users:
Intel Xeon Quad-Core
3 Ghz CPU
8 GB RAM
1 TB RAID 5 Storage
Gigabit Ethernet
Minimum requirements:
2 GHZ CPU
2 GB RAM
200GB HDD
An internet connection is needed to activate the product!
2.1.3. Mac OS X operációs rendszerhez The system's hardware performance, like for any other server applications, depends on the planned number of users and the amount of documents to be stored. We recommend that you configure your hardware based on below information!
Recommended system configuration for installations above 20 users:
MAC OS X 10.4 or higher release version
Intel Xeon Quad-Core
2,66 Ghz CPU
8 GB RAM
1 TB RAID 5 Storage
Gigabit Ethernet
Minimum requirements:
MAC OS X 10.4 or higher release version
2 GHZ CPU
2 GB RAM
200GB HDD
An internet connection is needed to activate the product!
2.2. Telepítés Windows operációs rendszerre A TriDoc rendszer telepítése Windows operációs rendszerekre a legegyszerűbb. Amennyiben csak alapfokú informatikai ismeretekkel rendelkezik, javasoljuk, hogy valamelyik támogatott Windows operációs rendszerre telepítse a rendszert.
A telepítés lépései:
Ellenőrizze, hogy a számítógép paraméterei megfelelnek a minimális rendszer követelményeknek!
Ellenőrizze, hogy elegendő szabad lemezterület áll a rendszer rendelkezésére! A rendszernek működés közben, a tárolt dokumentumoktól függően több lemezterületre van szüksége, mint telepítéskor.
Helyezze be az optikai meghajtóba a TriDoc telepítő DVD-t!
A telepítő varázsló automatikusan elindul!
Amennyiben nem engedélyezett az automatikus indítás a számítógépen, akkor keresse meg és indítsa el a következő állományt: Setup_TriDoc_2_0_R24.exe.
Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat!
A telepítési folyamat végén a telepítés varázsló elindítja a böngészőt és a TriDoc rendszert.
A szerver sebességétől függően elképzelhető, hogy a telepítés utolsó képernyőjén a rendszer indítása gomb megnyomásakor még az alkalmazás szerver nem indult el. Ebben az esetben várjon kicsit és töltse újra a TriDoc rendszert! Az
alkalmazás szerver indulását követően a TriDoc rendszer a következő URL segítségével érhető el: http://localhost:8080/TriDoc/
Első indítás – gyors konfiguráció:
Az első indítást követően automatikusan elindul a rendszer konfigurációja.
Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat!
Fordítson kiemelt figyelmet a nyelvi beállításoknak, mert nem minden beállítás módosítható később!
A gyors konfigurációt követően használatra kész a TriDoc rendszer!
Bármelyik elvégzett lépést követően félbeszakíthatja a gyors konfigurációt. A legközelebbi indításnál a konfigurációs varázsló ott folytatja, ahol félbeszakadt a folyamat. Ne szakítsa meg a folyamatot, ha valamelyik lépés kivitelezése folyamatban van!
2.3. Telepítés Linux operációs rendszerre Applications to be installed
Database server: MySQL 5.0. Database server
Application server: Apache Tomcat 5.5 Application server
TriDoc standard 2.0.24
2.3.1. MySQL installation Installation can be done with the built-in Debian-based package manager. (In case of other Linux distributions please, follow the relevant instructions) apt-get install mysql-server
1/1. Start MySQL Server:
To start MySQL using the preference pane: /etc/init.d/mysql start
To stop MySQL using the preference pane: /etc/init.d/mysql stop
1/2. Open Terminal application and create the TriDoc database:
Execute the following command in Terminal to get a MySQL prompt:
mysql --user=root mysql
Execute the following statements in the MySQL prompt to create a user and a
database: CREATE USER 'tridoc'@'localhost' IDENTIFIED BY 'changeit'; GRANT USAGE ON * . * TO 'tridoc'@'localhost' IDENTIFIED BY 'changeit' WITH MAX_QUERIES_PER_HOUR 0 MAX_CONNECTIONS_PER_HOUR 0 MAX_UPDATES_PER_HOUR 0 MAX_USER_CONNECTIONS 0; CREATE DATABASE IF NOT EXISTS `tridoc` DEFAULT CHARACTER SET utf8 COLLATE utf8_unicode_ci; GRANT ALL PRIVILEGES ON `tridoc` . * TO 'tridoc'@'localhost';
2.3.2. Apache Tomcat installation Apache Tomcat (or Jakarta Tomcat or simply Tomcat) is an open source servlet container developed by the Apache Software Foundation (ASF). Tomcat implements the Java Servlet and the JavaServer Pages (JSP) specifications from Sun Microsystems, and provides a "pure Java" HTTP web server environment for Java code to run. 2/1. Download and install Sun JDK if needed: apt-get install sun-java5-jdk
2/2. Download and install Apache Tomcat using the package manager: apt-get install tomcat-5.5 tomcat-5.5-admin
2/3. Start Tomcat Server:
To start Tomcat using the preference pane: /etc/init.d/tomcat start
To stop Tomcat using the preference pane: /etc/init.d/tomcat stop
2.3.3. TriDoc installation 3/1. Insert the Trilobita TriDoc DVD into the optical drive.
3/2. Copy the contents /var/lib/tomcat5.5/webapps.
of
tridoc-2.0-bin.zipfrom
the
DVD
to
3/3. Modify the content of hibernate.cfg.xml /var/lib/tomcat5.5/webapps/TriDoc/WEB-INF/classes as follows:
located
in
The information in the following bold tags written can be modified:
TriDoc path: <property name="hibernate.connection.url">
User name: <property name="hibernate.connection.username">tridoc
User password: <property name="hibernate.connection.password">changeit
3/4. Start Apache Tomcat using the start_tomcat command created in step II.
3/5. Navigate your web browser to http://localhost:8080/TriDoc/.
3/6. You need to have Flash Player 9.x or any newer version installed on your PC to access the TriDoc system.
3/7. Follow the instructions on the screen.
2.4. Telepítés Mac OS X operációs rendszerre Applications to be installed
Database server: MySQL 5.1.(42). Database server
Application server: Apache Tomcat 6.0. (20) Application server
TriDoc standard 2.0.24
2.4.1. MySQL installation You can install MySQL on Mac OS X 10.3.x (“Panther”) or newer using a Mac OS X binary package in PKG format instead of the binary tarball distribution. When installing from the
package version, you should also install the MySQL Preference Pane, which will allow you to control the startup and execution of your MySQL server from System Preferences. When installing using the package installer, the files are installed into a directory within /usr/local matching the name of the installation version and platform.
1/1. Download MySQL 5.1 Mac OS X package from: http://dev.mysql.com/downloads/mysql/5.1.html#macosx-dmg
1/2. Mount the DMG file (double click). The package is located inside a disk image (.dmg) file that you first need to mount by double-clicking its icon in the Finder. It should then mount the image and display its contents.
1/3. Double-click on the MySQL installer package. It will be named according to the version of MySQL you have downloaded.
1/4. Proceed the dialogs. Follow the instructions on the screen.
1/5. Install the MySQL Startup Item:
Double-click on the MySQLStartItem.pkg file to start the installation process.
You will be presented with the Install MySQL Startup Item dialog. Click Continue to continue the installation process.
A copy of the installation instructions and other important information relevant to this installation are display. Click Continue.
Select the drive you want to use to install the MySQL Startup Item. The drive must have a valid, bootable, Mac OS X operating system installed. Click Continue.
You will be asked to confirm the details of the installation. To change the drive on which the startup item is installed you can click either Go Back or Change Install Location.... To install the startup item, click Install.
Once the installation has been completed successfully, you will be given an Install Succeeded message.
The Startup Item for MySQL is installed into /Library/StartupItems/MySQLCOM. The Startup Item installation adds a variable MYSQLCOM=-YES- to the system configuration file /etc/hostconfig. If you want to disable the automatic startup of MySQL, simply change this variable to MYSQLCOM=-NO-.
To automatically start the MySQL server when the system boots: Check the checkbox next to Automatically Start MySQL Server on Startup.
1/6. Install the MySQL Preference Pane. The MySQL Package installer disk image also includes a custom MySQL Preference Pane that enables you to start, stop and control automated startup during boot of your MySQL installation.
Double click on MySQL.prefPane. The MySQL System Preferences will open.
If this is the first time you have installed the preference pane, you will be asked to confirm installation and whether you want to install the preference pane for all users, or only the current user. To install the preference pane for all users you will need administrator privileges. If necessary, you will be prompted for the username and password for a user with administrator privileges.
If you already have the MySQL Preference Pane installed, you will be asked to confirm whether you want to overwrite the existing MySQL Preference Pane.
Once the MySQL Preference Pane has been installed, you can control your MySQL server instance using the preference pane. To use the preference pane, open the System Preferences... from the Apple menu. Select the MySQL preference pane by clicking on the MySQL logo within the Other section of the preference panes list.
The MySQL Preference Pane shows the current status of the MySQL server, showing stopped (in red) if the server is not running and running (in green) if the server has already been started. The preference pane will also show the current setting for whether the MySQL server has been set to start up automatically.
1/7. Start MySQL Server:
To start MySQL using the preference pane: Click Start MySQL Server. You may be prompted for the username and password of a user with administrator privileges to start the MySQL server.
To stop MySQL using the preference pane: Click Stop MySQL Server. You may be prompted for the username and password of a user with administrator privileges to shutdown the MySQL server.
To disable the automatic starting of the MySQL server when the system boots: Uncheck the checkbox next to Automatically Start MySQL Server on Startup. You can close the System Preferences... once you have completed your settings.
1/8. Open terminal application and create the TriDoc database:
Execute the following command in Terminal to get a MySQL prompt:
/usr/local/mysql/bin/mysql --user=root mysql
Execute the following statements in the MySQL prompt to create a user and a
database:
CREATE USER 'tridoc'@'localhost' IDENTIFIED BY 'changeit'; GRANT USAGE ON * . * TO 'tridoc'@'localhost' IDENTIFIED BY 'changeit' WITH MAX_QUERIES_PER_HOUR 0 MAX_CONNECTIONS_PER_HOUR 0 MAX_UPDATES_PER_HOUR 0 MAX_USER_CONNECTIONS 0; CREATE DATABASE IF NOT EXISTS `tridoc` DEFAULT CHARACTER SET utf8 COLLATE utf8_unicode_ci;
GRANT ALL PRIVILEGES ON `tridoc` . * TO 'tridoc'@'localhost';
2.4.2. Apache Tomcat installation Apache Tomcat (or Jakarta Tomcat or simply Tomcat) is an open source servlet container developed by the Apache Software Foundation (ASF). Tomcat implements the Java Servlet and the JavaServer Pages (JSP) specifications from Sun Microsystems, and provides a "pure Java" HTTP web server environment for Java code to run. 2/1. Download Apache Tomcat 6.0. You need to download a core type of zip package from the binary distributions. Copy ZIP contents to /usr/local/
2/2. Copy ZIP contents to /usr/local/
2/3. Create start_tomcat command in ~/bin #!/bin/sh CATALINA_HOME=/usr/local/apache-tomcat-6.0.20 JAVA_HOME=/usr export CATALINA_HOME JAVA_HOME $CATALINA_HOME/bin/startup.sh
2.4.3. TriDoc installation 3/1. Insert the Trilobita TriDoc DVD into the optical drive.
3/2. Copy the contents of tridoc-2.0-bin.zip from the DVD to /user/local/apachetomcat-6.0.20/webapps.
3/3. Modify the content of hibernate.cfg.xml located in user/local/apache-tomcat6.0.20/webapps/TriDoc/WEB-INF/classes as follows: The information in the following bold tags written can be modified:
TriDoc path: <property name=”hibernate.connection.url”>
User name: <property name=”hibernate.connection.username”>tridoc
User password: <property name=”hibernate.connection.password”>changeit
3/4. Start Apache Tomcat using the start_tomcat command created in step II.
3/5. Navigate your web browser to http://localhost:8080/TriDoc/.
3/6. You need to have Flash Player 9.x or any newer version installed on your PC to access the TriDoc system.
3/7. Follow the instructions on the screen.
2.5. A TriDoc első indulása – gyors konfiguráció First start – Quick configuration After installation, check the following:
The MySQL service has started
The Tomcat service has started
TriDoc is available in browser application (Flash plug-in required)
The TriDoc system then automatically detects that a new additional system has been installed and displays the Quick configuration wizard. Follow the instructions on the screen.
3. Mielőtt elkezdené használni a rendszert Első használat Mielőtt használatba venné a rednszert, olvassa el a Kezdőlapon található információkat és végezze el a kezdő lépéseket.
Kérjük, szánjon elegendő időt saját dokumentációs szabályainak kialakítására mielőtt elkezdené használni a rendszert! Az igények bonyolultságától függően a törzsadatok egyszerű módosításától a testreszabható mezők és testre szabható címkék, illetve egyedi dokumentum kategóriák és típusok kialakíthatóságáig terjed.
3.1. Első lépések Ezt a fejezetet azoknak ajánljuk, akik először találkoznak a TriDoc standard 2.0 rendszerrel! Javasoljuk, hogy az itt leírt folyamatok megértése és kipróbálása után, részletesebben átgondolva, a saját igényekhez igazítottan alakítsa ki a végleges törzsadatokat és folyamatokat.
3.1.1. Felhasználók létrehozása Hozza létre a rendszer felhasználóit és adja meg jogosultsági szerepköreiket!
1/1. A telepítést követő konfigurációs folyamat során Ön megadott egy adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználót. Ezzel a felhasználói névvel és jelszóval jelentkezzen be és hajtsa végre a következő lépéseket.
1/2. A főmenü a munkaterület tetején lévő vízszintes sávban található. A felhasználók felviteléhez válassza ki a következő menüpontot: Adminisztráció / Felhasználók! A TriDoc rendszert annyi felhasználó használhatja, amennyit a megvásárolt és feltöltött licence kulcsok tartalmaznak.
1/3. A képernyő felső részén lévő szűrőfeltételek megadásával és a Megjelenítés gomb megnyomásával szűkíthetjük a táblázatban megjelenő felhasználók listáját. Jelen esetben a listában csak egy felhasználó látható, ez a felhasználó Ön.
Új felhasználó rögzítéséhez kattintson a képernyő alján található Új gombra. A gomb megnyomásával a felviteli mezők kiürülnek, várják az új felhasználó adatait.
1/4. Rögzítse az új felhasználó adatait! Az egyszerűség kedvéért most csak a csillaggal jelölt kötelező mezőket adjuk meg! Válassza ki a felhasználó nyelvét a telepített nyelvek közül, valamint adja meg az autentikáció típusát és a felhasználó jogosultsági szerepkörét!
Az autentikáció legyen TRISSO (default) ami azt jelenti, hogy a felhasználó azonosítását a TriDoc rendszer végzi LDAP-ot nem használunk. Adjuk meg a felhasználói nevet és a jelszót.
A szerepkör legyen most Default, ami teljes jogkört biztosít a felhasználónak, később ez korlátozható.
Nem kötelező, de javasoljuk az e-mail cím megadását is, mivel a TriDoc rendszer az itt megadott e-mail címre fogja küldeni, az értesítéseket!
1/5. A kötelező mezők megadását követően nyomja meg a Mentés gombot és az új felhasználó meg fog jelenni a fenti táblázatban.
Mit jelent az Adminisztrátorként beléphet opció? A belépés képernyőn van egy checkbox Adminisztrátorként beléphet felirattal. Előfordulhat, hogy a jogosultsági beállítások megadása során hibázunk és kizárjuk magunkat a rendszerből. Ez esetben ennek a checkbox-nak a bejelölésével kikapcsolhatjuk a jogosultsági rendszert és belépést követően minden funkciót elérhetünk. Ezért fontos, hogy csak a rendszer adminisztrátornak adjunk ilyen lehetőséget.
Kapcsolódó TriDoc menüpontok: Licence kulcs feltöltés: Adminisztráció / Licence kezelés Jogosultsági szerepkörök módosítása: Adminisztráció / Funkció jogosultságok Ki milyen dokumentumhoz férhet hozzá?: Adminisztráció / Kategória jogosultságok Ki milyen projekt dokumentumhoz férhet hozzá?: Adminisztráció / Projekt jogosultságok
3.1.2. Ellenőrizze a rendszer alapértelmezett törzsadatait! A rendszer használatának megkezdése előtt ellenőrizze az alapértelmezett törzsadatokat! A törzsadatok a rendszer combobox mezőiben megjelenő értékek. Ezek határozzák meg, hogy hogyan csoportosítjuk az adatokat, ilyenek például a Dokumentum típus, vagy a Cég profil mezők is.
Fontos, hogy a törzsadatok karbantartását lehetőleg egy személy végezze, ezzel elkerülhetjük, hogy különböző féle képen kerüljenek az adatok rögzítésre. Kérem, ellenőrizze és módosítsa a rendszerben lévő törzsadatok előre beállított értékeit az Önök cége igényei szerint!
2/1. A törzsadatok módosításához válassza ki a következő menüpontot: Üzleti testreszabás / Törzsadatok!
2/2. Amennyiben a felhasználók több nyelven fogják használni a rendszert ajánlott a törzsadatok többnyelvű megadása. Szükség szerint válassza ki a képernyő tetején lévő opciót.
Pl.: Több nyelven használja cégem a rendszert (maximum 5 nyelven). Fordításhoz a rendszer csak azokat a nyelveket ajánlja fel, amelyeket telepítéskor kiválasztottunk.
2/3. A képernyő bal oldalán lévő listában láthatók azok a törzsadat típusok, amelyek értékeit megváltoztathatja. A lista egy elemére kattintva a jobb oldali táblázatban megjelennek az éppen aktuális törzsadat típus értékei. Ezeket az értékeket igény szerint módosíthatja, újakkal bővítheti, illetve fordíthatja azokat a használt nyelvekre. A módosítások érvényesítéséhez elég az ENTER billentyűt megnyomnia a beviteli mezőben. Ha egy értéket, például egy adott dokumentum kategóriát, Önök jelenleg nem használnak, de a későbbiek során meg van az esélye, hogy szükség lesz rá, akkor ne törölje ki.
2/4. Minden törzsadat előtt egy számot talál. Ezek használata csak javaslat, nem kötelező. A számozás segít abban hogy az Önnek leginkább megfelelő sorrendben jelenjenek meg az értékek.
Ezek a törzsadatok a rendszer használata során bármikor bővíthetők!
2/5. A törzsadatok között a két legfontosabb a dokumentum kategória és a típus. A dokumentum kategória és a dokumentum típus két független adatcsoportosítási lehetőség.
A Dokumentum kategóriák kiemelt szerepe
A Dokumentum kategória törzsadat értékeinek mindegyikéhez a rendszer automatikusan egy menüpontot készít a második főmenüpont alá.
A Dokumentum kategóriákhoz külön kategória jogosultságokat adhatunk. Meghatározhatjuk, hogy kik láthatják az adott kategóriájú dokumentumokat, pl.:
külön jogosultság a szerződésekhez és külön a számlákhoz.
A Dokumentum típusok kiemelt szerepe
A Dokumentum típusok azért fontosak, mert a jóváhagyási workflow folyamatokat ezekhez a típusokhoz lehet megadni.
Kapcsolódó TriDoc menüpontok: Ki milyen dokumentumhoz férhet hozzá?: Adminisztráció / Kategória jogosultságok Jóváhagyási folyamatok megadása: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási folyamatok
3.1.3. Vigye fel cége adatait, rögzítse munkatársait és partnereit! Rögzítse munkatársait, partnertörzsében!
partnereit,
ügyfeleit
a
TriDoc
rendszer
A TriDoc rendszer képes nyilvántartani az Ön ügyfeleit, cégeket és személyeket. A dokumentumok iktatása során kiválaszthatjuk, hogy a dokumentum melyik nyilvántartott céghez illetve személyhez tartozik. Ezért fontos hogy az iktatás előtt megtörténjen a szükséges cégek és személyek adatainak rögzítése.
3/1. Cégadatainak módosításához válassza ki a következő menüpontot: Partnerkezelés / Cégek listája! Telepítést követően az Ön cégének neve: „This is your company, please rename it”. Válassza ki ezt, és kattintson duplán, vagy kattintson a képernyő alján található Cég adatlap megjelenítése módosítása >> gombra.
3/2. A betöltődő cégadatlapon töltse ki a mezőket cége adatainak megfelelően, majd nyomja meg a Mentés gombot a panel alján! A jobb oldali panelben található Egyéb adatoknál adhatja meg többek között a cég adószámát, számlavezető bankját, számlaszámát és a későbbiek során definiált egyedi mezőket.
3/3. Vigye fel cége munkatársait egyesével az adatlap alján található Új személy felvétele ehhez a céghez gombra kattintva. A Személy nyilvántartásban az összes személyt rögzítheti, azokat is, akik nem felhasználói a TriDoc rendszernek.
A Személyek és Felhasználók kapcsolata A Személyek és a Felhasználók nyilvántartása egymástól független, hiszen lehet olyan nyilvántartott személy, aki nem felhasználó. Javasoljuk, hogy minden felhasználóhoz vegyen fel külön személy
adatlapot, majd adja meg, hogy a kiválasztott felhasználóhoz melyik személy tartozik. Így egységes keretben kezelheti saját munkatársait és ügyfeleit is.
3/4. Gyakorlás képen a fentiekhez hasonlóan rögzítsen pár partner céget, ügyfelet és azok munkatársait. Javasoljuk, hogy a teljes partner adatbázis feltöltését később végezze el!
3/4. As a practice enter some partner companies, clients and their colleagues in a way described above. It is recommended to upload the whole partner database later! Szükség esetén importálja partner adatait!
A Partner integráció a cégek és személyek adatainak hatékony és gyors bevitelét teszi lehetővé. Az importáláshoz Önnek előre meghatározott MS Excel formátumban kell elkészítenie az importálandó adatokat, ehhez a rendszer minta állományokat biztosít.
Kapcsolódó TriDoc menüpontok: Cégek listázása: Partnerkezelés / Cégek listája Cégek karbantartása: Partnerkezelés / Cégek karbantartása Személyek listázása: Partnerkezelés / Személyek listája Személyek karbantartása: Partnerkezelés / Személyek karbantartása Partneradatok importálása: Partnerkezelés / Partner integráció
3.1.4. Definiáljon jóváhagyási folyamatokat különböző dokumentum típusaihoz! A TriDoc workflow modul lehetővé teszi, hogy dokumentumaihoz jóváhagyási folyamatokat definiálhasson. A jóváhagyási folyamatok definiálása során nem csak a jóváhagyók személyét, hanem a jóváhagyási sorrendet illetve a határidőket is meghatározhatjuk.
4/1. A jóváhagyási folyamatok megadásához válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási folyamatok!
4/2. A baloldali listában láthatók a már rögzített jóváhagyási folyamatok. Ez a lista jelenleg üres. Új folyamat felviteléhez a jobb oldali panel alján nyomja meg az Új gombot, majd a panel
tetején válassza ki azt a dokumentum típust, amelyhez jóváhagyási folyamatot kíván megadni. Legyen a projekt combobox most üres. Ezt követően minden ilyen típusú dokumentum az itt beállított jóváhagyási utat fogja bejárni.
4/3. Az Egyszerű jóváhagyás fülön válassza ki a dokumentum típushoz rendelni kívánt jóváhagyási mintát!
4/4. Adja meg a jóváhagyó személyeket és határozza meg a hozzájuk rendelt határidőket!
4/5. A Mentés gomb megnyomását követően a Jelenlegi jóváhagyási folyamatok között megjelenik a most létrehozott workflow.
A jóváhagyók e-mail értesítést kaphatnak minden beérkezett jóváhagyási feladatról. Ehhez szükséges, hogy minden jóváhagyónál legyen e-mail cím megadva és helyesen legyen beállítva a Rendszerbeállítások menüpontban az SMTP szerver kapcsolat. Az e-mail üzenetek iPhone és Blackberry mobil eszközökön is optimálisan megjeleníthető formában kerülnek kiküldésre.
Kapcsolódó TriDoc menüpontok: Jóváhagyási folyamatok megadása: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási folyamatok Beérkezett jóváhagyási feladataim megtekintése: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási feladataim Hol lehet jóváhagyni?: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási feladataim / Értékelés Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás / Értékelés Dokumentumkezelés / Dokumentum lista / Csoportos értékelés E-mail küldés beállítása: Adminisztráció / Rendszerbeállítások / SMTP ...
3.1.5. Első dokumentum iktatása Iktassa első dokumentumát az előzőekben beállított paraméterek, vagy a rendszerben lévő alapértelmezett adatok segítségével! Miután beállítottuk a törzsadatokat a dokumentumok iktatása gyorsan és egyszerűen történik. A dokumentum iktatásnak alapvetően négy különböző lehetősége van: 1. Dashboardon egyszerűen 2. Dokumentum iktatás menüpontban részletesen 3. MS Word alkalmazásból közvetlenül, TriDoc Add-In segítségével 4. Iktatócsatornákon keresztül automatikusan feldolgozva pl.: e-mail iktatás.
Javasoljuk, hogy próbálja ki az alábbi három leggyakoribb iktatási módot!
5/1. Gyorsiktatás a Dashboardon 1. A dokumentum gyors iktatásához válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dashboard / Gyorsiktatás panel! 2. Adja meg a dokumentum Rövid címét, válassza ki a Kategóriáját, Típusát, Iktatókönyvét, Felelősét, és töltse fel a kiválasztott dokumentum fájlt! 3. Nyomja meg az Iktatás véglegesítés nélkül gombot és már iktatta is a dokumentumot. Az iktatott dokumentumot visszakeresheti a Dokumentumkezelés / Dashboard / Keressen itt! Panelen, vagy a Dokumentumkezelés / Dokumentum lista menüpontban. A kereséshez gépelje be a rövid cím első betűit és nyomja meg az ENTER gombot!
5/2. Dokumentum iktatás menüpontban történő részletes iktatás 1. A dokumentum iktatásához válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás! A képernyő felső felében található a dokumentum karton, ami a dokumentum fő adatait tartalmazza, alul bal oldalt láthatók a dokumentum verziói és alul jobboldalt a kiválasztott verzió adatkartonja. Egy verzióhoz több fájl is tartozhat. 2. Nyomjuk meg az Új gombot a felső panelen! Ekkor a mezők kiürülnek és várják az adatokat. Gépeljük be a dokumentum kötelező, csillaggal megjelölt adatait és nyomjuk meg a Mentés gombot a felső panelen! 3. Ennek hatására létrejön a dokumentumkarton és automatikusan létrejön az első 1.0.0-ás dokumentum verzió is. Válasszuk ki és töltsük fel az iktatandó fájlokat a Feltöltés gomb megnyomásával. Nyomjuk meg a Mentés gombot az alsó verzió panelen, hogy a feltöltött fájlok mentésre kerüljenek! Fedezzük fel, hogy a felső dokumentum panel különböző fülein milyen adatokat tudunk még tárolni!
5/3. Feladatkiadás a Dashboardon 1. Feladatkiadáshoz válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dashboard / Feladat kiadás panel! 2. Adja meg a dokumentum Rövid címét, válassza ki a Kategóriáját, Típusát, Iktatókönyvét, a Felelős legyen saját maga, és adja meg a Feladat leírását! A projekt most maradjon üresen! Nyomja meg az Feladat kiadása gombot. Figyelje meg, hogy a kiadott feladat megjelent a felelősnél, azaz Önnél a jobboldali panelen, a Készítendő dokumentumaim és az Általam kiadott feladatok listákban! 3. A feladat kiadása során a rendszer automatikusan legyártotta a készítendő dokumentum kartonját, de a fájlt üresen hagyta. Azt majd a dokumentum készítője fogja feltölteni. Jelen esetben Ön. 4. Feladat eredményének feltöltése: Miután elkészítette a feladat szerinti dokumentumot kattintson a Dashboard jobb oldalán lévő Készítendő dokumentumaim listában a kérdéses feladatra! 5. Figyelje meg, hogy a Dashboard megváltozik és Gyorsiktatás helyén új panelben
az Ön által kiválasztott dokumentum azonosítója jelenik meg. Önnek csak az elkészített fájlt kell kiválasztania és feltöltenie a Feltöltés gombbal, majd iktatni az Iktatás véglegesítés nélkül gombbal.
Mi a különbség az Iktatás és véglegesítés valamint az Iktatás véglegesítés nélkül gombok között?
Ha véglegesítés nélkül iktatjuk a dokumentumot, akkor még van lehetőségünk később további adatok megadására. Ha véglegesítjük a dokumentumot, akkor annak adatai már nem változtathatók és automatikusan elindul a megadott jóváhagyási workflow.
Kapcsolódó TriDoc menüpontok: Gyors iktatás: Dokumentumkezelés / Dasboard / Gyorsiktatás Részletes iktatás: Dokumentumkezelés / Ddokumentum iktatás Feladat kiadás: Dokumentumkezelés / Dasboard / Feladatkiadás Iktatott dokumentumok megtekintése: Dokumentumkezelés / Dashboard / Keressen Itt! Dokumentumkezelés / Dokumentumlista Dokumentumkezelés / Archívum - keresés E-mail küldés beállítása: Adminisztráció / Rendszerbeállítások / SMTP ...
4. Licensz kulcs aktiválása
4.1. Licensz kulcs aktiválása internet eléréssel A licensz kulcs a TriDoc standard rendszer DVD dobozában található. A licensz kulcs 5*4 karakterből áll. Telepítést követően a rendszer egy 5 dokumentumos Trial licenszt tartalmaz, amely pusztán a rendszer kipróbálására alkalmas. A megvásárolt termék licensz kulcsát be kell gépelni, majd az Licensz kulcs feltöltése nyomógomb segítségével aktiválni kell.
Mi történik az aktiválás során? Az aktiválás során a TriDoc rendszer az Interneten keresztül elküldi a begépelt licensz kulcsot a gyártó központi licensz szerveréhez, amely – miután megvizsgált a licensz kulcs eredetiségét – egy digitálisan aláírt licensz fájlt küld vissza a rendszernek. Ennek a digitálisan aláírt fájlnak az aktiválását követően rögzíthető a licensz kulcsnak megfelelő számú felhasználó, illetve dokumentum.
Mit tartalmaz az TriDoc standard alap licensz? A TriDoc standard alap licensz feltöltésével 5 felhasználó és 10.000 dokumentum kezelése válik lehetővé. Amennyiben több felhasználóra van szüksége a legegyszerűbb, ha további licensz csomagokat vásárol és aktiválja azokat. Ezek lehetnek ugyanilyen alapcsomagok, vagy bővítő licensz csomagok.
Standard vagy dokumentumbővítő licensz csomagokkal kapcsolatban érdeklődjön a viszonteladó partnereknél!
Hol lehet feltölteni a licensz kulcsot?: TriDoc Menü: Adminisztárció / Licensz kezelés
4.2. Licensz aktiválása, internet kapcsolat nélkül A licensz kulcs a TriDoc standard rendszer DVD dobozában található. A licensz kulcs 5*4 karakterből áll. Telepítést követően a rendszer egy 5 dokumentumos Trial licenszt tartalmaz, amely pusztán a rendszer kipróbálására alkalmas. Amennyiben az Ön szervere nem rendelkezik Internet eléréssel, akkor kövesse a következő lépéseket:
1. Miután telepítette a TriDoc rendszert lépjen be a következő menüpontba: Adminisztárció / Licensz kezelés. 2. Válassza ki a következő opciót: „A www.tridoc.eu/licence oldalról letöltött licenszfájlt használom”. 3. Jegyezze fel egy lapra a „TriDoc szerver azonosító (generált)” mező értékét. Ez a kód egyedi és egyértelműen azonosítja az Ön szerverét. 4. Keressen egy Internet eléréssel rendelkező laptopot vagy pc-t. Vigye magával a TriDoc DVD dobozát a licensz kulccsal, valamint a korábban feljegyzett szerver azonosítót. 5. Lépjen be a következő weboldalra: http://www.tridoc.eu/licence 6. Adja meg a licensz tulajdonos nevét, a DVD dobozban található license kulcsot és a feljegyzett szerver azonosítót. 7. Nyomja meg az Activál gombot. 8. A megjelenő license fájlt töltse le pendrive-ra. 9. Menjen vissza a TriDoc szerverhez és ugyanabban a menüpontban töltse fel a kapott license állományt a pendriveról. 10. Az Licensz kulcs feltöltése gomb megnyomásával aktiválja a feltöltött license állományt.
Mit tartalmaz az TriDoc standard alap licensz? A Tridoc standard alap licensz feltöltésével 5 felhasználó és 10.000 dokumentum kezelése válik lehetővé. Amennyiben több felhasználóra van szüksége a legegyszerűbb, ha további licensz csomagokat vásárol és aktiválja azokat. Ezek lehetnek ugyanilyen alapcsomagok, vagy bővítő licensz csomagok. Standard vagy dokumentumbővítő licensz csomagokkal kapcsolatban érdeklődjön a viszonteladó partnereknél!
Hol lehet feltölteni a licensz kulcsot?: TriDoc Menü: Adminisztárció / Licensz kezelés Hol lehet generálni license állományt ha nincs Internet elérésem?: http://www.tridoc.eu/licence
4.3. Milyen bővítő licenszek rendelhetők? A TriDoc standard rendszerhez alapvetően a következő bővíthető licenszek rendelhetők:
5 felhasználói licensz bővítő csomag (megegyezik az alapcsomaggal) Ennek a bővítő licensz kulcsnak a feltöltése után a rendszer további 5 felhasználó kezelését teszi lehetővé. A tárolható dokumentumok száma változatlan marad.
100.000 dokumentum licensz bővítő csomag Ennek a bővítő licensz kulcsnak a feltöltése után a rendszer további 100.000 dokumentum kezelését teszi lehetővé. A kezelhető felhasználók száma változatlan marad.
Standard vagy dokumentumbővítő licensz csomagokkal kapcsolatban érdeklődjön a viszonteladó partnereknél!
5. Ezt a fejezetet mindenképp érdemes elolvasni! - Mi az, ami nem megszokott a TriDoc rendszer használatában? Ez a fejezet azoknak a felhasználóknak szól, akik szívesebben fedezik fel önállóan az alkalmazásokat. Ebben a fejezetben azokat a megszokottól eltérő rendszertulajdonságokat gyűjtöttük össze, amelyeket mindenképp érdemes elolvasni!
5.1. Az ablakok megőrzik a begépelt szövegeket A TriDoc standard rendszer felhasználói felülete RIA (Rich Internet Application) technológiával készült. Ez a technológia lehetővé teszi, hogy a rendszer menüpontjai, mint különálló ablakok megőrizzék adataikat miközben váltjuk a menüpontokat.
Példa: A Dokumentum lista képernyőn a szűrőfeltételeknek megfelelően megjelenített lista nem változik, ha a lekérdezést követően átlépünk a Dokumetnum iktatás képernyőre és ott egy új dokumentumot rögzítünk.
Használja a Megjelenítés nyomógombot, ha frissíteni kívánja a lista tartalmát!
5.2. A táblázat oszlopai átméretezhetők és átrendezhetők A rendszer riportjai úgy lettek tervezve, hogy a bennük lévő adatok az esetek többségében teljes egészében láthatók legyenek. A táblázatok oszlopai igény szerint átméretezhetők és Drag & Drop segítségével átrendezhetők. Az így beállított oszlopok egészen kijelentkezésig megőrzik beállításaikat.
5.3. A személy, cég és projekt comboboxok csak akkor töltődnek fel, ha begépeltük az első 2 betűt A rendszerben találunk olyan comboboxokat is, amelyek használata eltér a szokványostól. Ezek a comboboxok kezdetben nem tartalmaznak értékeket. A comboboxok feltöltéséhez be kell gépelni a keresendő elem első 2 karakterét. A rendszer leszűri az első 2 karakternek megfelelő adatokat. Ezek a comboboxok tipikusan a következők:
Cég kiválasztó combobox
Személy kiválasztó combobox
Projekt kiválasztó combobox
Mit tegyen, ha nem tudja milyen karakterekkel kezdődik a keresendő elem? Ebben az esetben használja a helyettesítő karaktereket, azaz gépelje be a következő szöveget: %%. Ennek hatására megjelenik az első 100 rögzített elem.
5.4. A szűrőfeltételek általában a táblázatok felett helyezkednek el A rendszerben megjelenő riportokat az esetek többségében szűrőfeltételek segítségével szűkíthetjük. Ezek a mezők a riportok felett helyezkednek el.
A listák felett található mezők csak az adott lista szűrésére szolgálnak! A lista alatt található mezők új adatok bevitelére szolgálnak!
5.5. Az adatlap kitöltése előtt az Új gomb megnyomása szükséges! Mielőtt egy új rekordot rögzítene, ne felejtse el megnyomni az Új gombot. Amennyiben ezt a lépést kihagyja, akkor az éppen megjelenített rekordot fogja felül írni.
5.6. Nézzük meg ki hozta létre és ki módosította utoljára az adatokat! Az adatfelviteli képernyőkön a jobb alsó sarokban látható ikon fölé mozgatva az egeret egy ToolTip jelenik meg, amely a következőket tartalmazza:
Adatot rögzítő személy nevét és a rögzítés időpontját.
A legutolsó módosítást végrehajtó személy nevét és a módosítás időpontját.
5.7. Érdemes elolvasni az Info ikonok ToolTipjeit A rendszerben található beviteli mezők mögött információs ikon jelzi, ha további segítséget kaphatunk a mezők használatával kapcsolatban. Az ikonra mozgatva az egeret megjelenik a rövid magyarázat.
5.8. Kiemelt fontosságú törzsadatok megértése
5.8.1. Dokumentum kategória kiemelt szerepe A dokumentum kategória egy olyan törzsadat, amelyet a későbbiek során is bővíthetünk. A dokumentum kategória a dokumentumok magas szintű csoportosítására szolgál, tartalma teljesen szabad, a felhasználástól függően változhat. A dokumentum kategóriák kiemelt szerepe, hogy hozzáférési jogosultságokat rendelhetünk hozzájuk. A különböző dokumentum kategóriákhoz tartozó listák menüpontjait a rendszer automatikusan beilleszti a második fő menüpont alá.
Új dokumentum kategória felvitelét követően ne felejtsük el frissíteni a böngészőnk tartalmát, a menü csak ennek hatására változik!
5.8.2. Dokumentum típus kiemelt szerepe A dokumentum típus egy olyan törzsadat, amelyet a későbbiek során is bővíthetünk. A dokumentum típus a dokumentumok alacsony szintű csoportosítására szolgál, tartalma teljesen szabad, a felhasználástól függően változhat. A dokumentum típusok kiemelt szerepe, hogy jóváhagyási worklfowt rendelhetünk hozzájuk.
5.8.3. Iktatókönyv kiemelt szerepe Az iktatókönyv egy olyan törzsadat, amelyet a használat előtt célszerű kialakítani, a későbbiekben módosítása lehetséges, de nem javasolt. A dokumentumok iktatószámának generálásást befolyásolja az iktatókönyv. Ha csak egy iktatókönyvünk van, akkor minden dokumentum egy futó sorszám alapján lesz iktatva. Különböző iktatókönyvek használatánál külön futó sorszámot kapnak az oda iktatott dokumentumok.
Használjunk egy karakteres iktatókönyv elnevezéseket (pl.: A, B, C.), mivel ezek bele kerülnek az iktatószámba.
6. A TriDoc dokumentum fogalmának megértése Ahhoz, hogy sikeresen használjuk a TriDoc standard rendszert, meg kell értenünk, a dokumentum fogalmát. A dokumentum egy hierarchikus adatszerkezet, amely a következők szerint épül fel:
Dokumentum karton
Verzió karton
Csatolt fájlok
6.1. Dokumentum karton tárolja a metaadatokat A dokumentum karton tárolja az iktatás során rögzített metaadatokat, valamint a dokumentum kartonhoz kapcsolódik az összes verzió, amely a dokumentum élete során létrejött.
6.2. Egy dokumentumnak több verziója lehet Egy dokumentumnak legalább egy verziója van, de elképzelhető, hogy egymás után több verzió is iktatásra kerül. A TriDoc Standard rendszerben a már véglegesített dokumentum verzió változtatása nem lehetséges, a dokumentum verzió úgy kerül megőrzésre, ahogy az a véglegesítés
pillanatában rendelkezésre áll. Változtatási igény esetén új verziót kell létre hozni. Minden dokumentum verzió a csatolt fájlok mellett metaadatokat is tartalmaz. Az itt található metaadatok az adott verzió azonosítására szolgálnak.
6.3. Egy verzióhoz több fájl csatolható Egy dokumentum verzió nem feltétlenül tartalmaz csatolt fájlt, de az is elképzelhető, hogy több fájlt is tartalmaz.
Példa 1. Amennyiben kiadunk egy dokumentumkészítési feladatot, akkor a rendszer előállítja a dokumentum kartonját és az első verzió kartonját. Ehhez a verzióhoz a feladat kiadásának pillanatában még nem kapcsolódik csatolt állomány.
Példa 2.
Amennyiben egy szerződés verziókartonjához tárolni kívánjuk a dokumentum aláírt, szkennelt változatát, valamint a szerkeszthető forrásállományt is, akkor ehhez a verzióhoz 2 fájl fog tartozni.
Milyen állományok csatolhatók? Gyakorlatilag bármilyen állomány csatolható, a csatolt állományok a társított alkalmazással kerülnek megnyitásra. Formátum AVI
Ikon
Leírás AVI File format (MS Word) AVI Graphics Format Overview FAQ
DOC
Microsoft Word 5.0 (PC) Binary File Format Microsoft Word 2 Format (RTF) Microsoft Word 2 Format (RTF) Microsoft Word 6.0 Binary File Format (as TXT file) Microsoft Word 6.0 Binary File Format (MS Word) Microsoft Word 8/Word 97 Format - more complete version (HTML FILE)
DOCX
Microsoft Word 2007 Format
FLA
Macormedia Flash (for productung)
FLV
Flash viedo (encoded to run in flash animation)
GIF
LZW and GIF explained
HTML
HTML 3.2 Specification (W3C approved) HTML 4 Specification (W3C approved) HTML 2.0 (RFC 1866 approved by IETF)
JPEG
Full JPEG standard (PDF version) JPEG Compression Standard (Acrobat) JPEG Compression and the JPEG file format & source code
JPG
Joint Photographic experts Grop
MP3
Mpeg 1.0/2.0 Layers I, II and III header and trailer formats
MP4
MPEG-4 Video File
ODF
ODIF - Open Document Interchange Format for Open Document Architecture (ODA)
ODG
Open Office Graphic File Format
ODT
Open Office Text document format
ODP
Open Office Presentation File Format
PDF
Adobe Portable Document Reference version 1.7 Portable Document Format Reference Version 1.3 - March 11, 1999 (Acrobat)
Manual
Adobe Portable Document Reference version 1.6 PPT
Microsoft Powerpoint Presentation Format
PPS
Microsoft Powerpoint Show Format
RAR
RAR version 2.02 RAR 2.00 Format
RTF
Rich Text File Format v1.5 (MS Word) Rich Text File Format v1.7 (MS Word) Rich Text File Format v1.8 Rich Text File Format v1.8 Word 97 Addendum (MS Word)
SWF
Macromedia Flash File Format (SWF) SWF File Format Specification
TXT
Tax Exchange Format
VSD
Microsoft Visio File Format
WMF
Windows Metafile Format Windows Metafile Format WMF/EMF/APM (html)
XLS
OpenOffice.org's Documentation of the Microsoft Excel File Format Versions 2, 3, 4, 5, 95, 97, 2000, XP, 2003 Microsoft Office 97 Excel file format Microsoft Excel File Format (version 2.1) Microsoft Excel File Format (versions 2, 3, 4, 5, 95, 97, 2000, XP)
XML
Extensible Markup Language (XML) 1.0
ZIP
ZIP File Format (1998) ZIP File Format Specification version 6.3.0 ZIP File Format Specification version 4.5
7. Dokumentumok iktatása
7.1. Egy dokumentum 4 különböző módon kerülhet iktatásra A TriDoc rendszer a következő négy lehetőséget biztosítja dokumentumok iktatására:
Gyors iktatás a Dashboardon keresztül >>
Részletes iktatása a Dokumentum iktatás képernyőn >>
Gyors iktatás az MS Word, MS Outlook Add-In segítségével >>
Automatikus iktatás iktatócsatornák segítségével (E-mail, Fax, Szkenner) >>
7.1.1. Gyors iktatás a Dashboardon keresztül A dokumentum gyors iktatásához válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dashboard / Dokumentum gyors iktatása panel! Adja meg a dokumentum Rövid címét, válassza ki a Kategória, Típus, Iktatókönyv, Felelős, és töltse fel a kiválasztott dokumentum fájlt!
A panel alján 2 nyomógombot találunk:
Iktatás és véglegesítés
Iktatás véglegesítés nélkül
A 2 nyomógomb alapvetően abban tér el, hogy a Iktatás és véglegesítés nyomógomb iktatást követően automatikusan véglegesített állapotba helyezi a dokumentumot és elindítja az adott Dokumentum típushoz tartozó Jóváhagyási workflowt. Amennyiben a Iktatás véglegesítés nélkül nyomógombot válassza, akkor még iktatást követően lehetősége van a metaadatok bővítésére, módosítására.
Az iktatott dokumentumot visszakereshetjük az alábbi menüpontokban: TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dashboard / Keresés TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dokumentum lista TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Archívum – keresés
7.1.2. Részletes iktatása a Dokumentum iktatás képernyőn A részletes iktatás sokkal több metaadat rögzítését teszi lehetővé, mint a Dashboardon keresztül történő gyors iktatás. Ennek a funkciónak a segítségével módosíthatjuk, javíthatjuk azokat a metaadatokat, amelyeket akár a Dashboardon, akár automatikus iktatás során rögzítettünk. A dokumentum iktatásához válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás! A képernyő felső felében található a dokumentum karton, ami a dokumentum fő adatait tartalmazza, alul bal oldalt láthatók a dokumentum verziói és alul jobboldalt a kiválasztott verzió adatkartonja. Egy verzióhoz több fájl is tartozhat. Nyomjuk meg az Új gombot a felső panelen! Ekkor a mezők kiürülnek és begépelhetjük az új adatokat. Gépeljük be a dokumentum kötelező, csillaggal megjelölt adatait majd nyomjuk meg a Mentés gombot a felső panelen! Ennek hatására létrejön a dokumentumkarton és automatikusan létrejön az első 1.0.0-ás dokumentum verzió is. Válasszuk ki és töltsük fel az iktatandó fájlokat a Feltöltés gomb megnyomásával. Nyomjuk meg a Mentés gombot az alsó verzió panelen, hogy a feltöltött fájlok mentésre kerüljenek!
Fedezze fel, hogy a felső dokumentum panel különböző fülein milyen adatokat tárolása lehetséges még! Igény esetén használja a TriDoc rendszer vonalkódos azonosítási lehetőségét! Lássa el papír alapú bejövő dokumentumai vonalkódos azonosító címkével!
Az iktatott dokumentumot visszakereshetjük az alábbi menüpontokban:
TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dashboard / Keresés TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dokumentum lista TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Archívum – keresés
7.1.3. Gyors iktatás az MS Word, MS Outlook Add-In segítségével Az MS Word és MS Outlook gyorsiktató funkció használatához minden laptopon és minden kliens gépen - ahonnan elérhető a TriDoc alkalmazás - telepíteni kell az MS Office-t és a TriDoc Add-Int. Ez az Add-In az Üzleti testreszabás / MS Office integráció menüpontból tölthető le. Telepítést követően az MS Word alkalmazás főmenüjében megjelenik a TriDoc menüpont. A TriDoc menüpont alatt a következő almenüpontok találhatók:
TriDoc Document Registration
TriDoc Connection Settings
TriDoc Help
Ahhoz, hogy az MS Word alkalmazás kapcsolódhasson a központi TriDoc szerverhez, először be kell állítani a TriDoc / TriDoc kapcsolati beállítások menüpontban a felhasználó nevet és jelszót, valamint a TriDoc alkalmazás URL-jét. Ezek az adatok teljes egészében megegyeznek a rendszer Bejelentkező képernyőjén begépelendő adatokkal. Az MS Word Add-In segítségével megadható metaadatok köre teljes egészében megegyezik a Dashboardon történő gyorsiktatásnál megadható adatok körével. Amennyiben telepítette, és megfelelően beállította az MS Word Add-Int, nyisson meg egy Word dokumentumot az MS Word alkalmazás segítségével, végezze el a szükséges módosításokat, majd a TriDoc / Dokumentum Iktatás menüpontban iktassa azt. A TriDoc Add-In lehetőséget biztosít arra, hogy új verziót vigyünk fel egy már iktatott dokumentumhoz. Ez esetben comboboxból választhatjuk ki a már rögzített dokumentum karton iktatószámát. Az MS Outlook Add-In kezelése az MS Word Add-In-nál leírtakhoz hasonlóan történik. Az iktatott dokumentumot visszakereshetjük az alábbi menüpontokban: TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dashboard / Keresés TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dokumentum lista TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Archívum – keresés
7.1.4. Automatikus iktatás iktatócsatornák segítségével (E-mail, Fax, Szkenner) A TriDoc automatikus iktatás funkciója lehetőséget biztosít arra, hogy automatizált iktatócsatornát hozzon létre a TriDoc és tetszőleges olyan eszköz között, amely képes e-
mailen keresztül elküldeni az iktatandó dokumentumokat. Az automatikus iktatást alapvetően a következő esetekben használjuk:
E-mail szerver integráció
Fax szerver integráció
Szkenner integráció
Egyéb csoportos iktatási csatorna
Az automatikus iktatócsatornák használata a következőképp történik: A Üzleti testreszabás / E-mail, Fax integráció menüpontban nyomja meg a Új nyomógombot, adja meg a csatorna nevét (ez szabadon választott), valamint annak az email fióknak a felhasználói nevét és jelszavát, amelyikhez kapcsolódni kíván, és amelyikről a letöltött e-maileket automatikusan iktatni kívánja. A kapcsolódási adatok helyessége nagyon fontos, ezért ezeket minden esetben kérdezzük meg a felelős rendszergazdától!
A Lekérés gyakorisága combobox segítségével megadhatja, hogy milyen gyakran töltse le a TriDoc rendszer az e-maileket a megadott e-mail címről.
További beállítási lehetőségek: Mező neve
Ikon
Információ
SSL
Biztonságos hálózati kapcsolat használata.
Automatikus tisztítás
Feldolgozás után a dokumentumok automatikusan törlődjenek az e-mail fiókból.
Mindig csak az újakat
Csak az új a e-maileket veszi át a rendszer frissítéskor.
Metaadatok rendelése iktatócsatornákhoz: Minden iktatócsatornához metaadatokat.
Ezek a következők:
Rövid cím
Cím
kategória
Típus
meg
kell
adni
a
gyorsiktatásnál
megismert
kötelező
Felelős
Iktatókönyv
Opcionálisan megadható a Projekt. A Projekt metaadat segítségével lehetővé válik, hogy minden projekthez akár külön iktatócsatornát definiálhasson. Az így létrehozott csatornára érkező e-mailek automatikusan a megadott projekthez lesznek rendelve.
A képernyő jobb oldalán lévő riportban jelenítheti meg a megadott iktatási csatornákat. Az iktatási csatorna adatain kívül a következő fontos adatokat találhatjuk a táblázatban:
Legutolsó feldolgozás
Státusz
E-mailek száma
Feldolgozási idő
A képernyőn megjelenő táblázat E-mailek száma és a Feldolgozási idő mezőkből tájékozódhat, hogy az adott iktatócsatorna a legutóbbi frissítés során hány e-mailt dolgozott fel, illetve, hogy a feldolgozás mennyi ideig tartott.
Amennyiben sok iktatócsatornát kíván üzemeltetni, ne feledkezzen meg arról, hogy az automatikus iktatócsatornák nagy terhelést jelentenek a TriDoc szervernek. Ilyen esetben mindenképp nagy teljesítményű HW eszközök alkalmazását javasoljuk. Az iktatott dokumentumot visszakereshetjük az alábbi menüpontokban: TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dashboard / Keresés TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Dokumentum lista TriDoc Menü: Dokumentumkezelés / Archívum – keresés
8. Iktatott dokumentumok listázása, visszakeresése A TriDoc rendszerben iktatott dokumentumok listázása, visszakeresése a következő menüpontokban történik:
Dokumentumkezelés / Dashboard
Dokumentumkezelés / Dokumentum lista
Dokumentumkezelés / Archívum – keresés
8.1. Keresés a Dashboardon A Dashboardon található kereső panel egy egyszerű keresését biztosít a dokumentumok címe, vonalkódja, valamint polc vonalkódja alapján történő keresésekhez.
Az egyes keresőmezők használata a következő: Mező neve
Ikon
Információ
Cím
TIPP: Ez a szűrőfeltétel a dokumentum rövid és teljes címében is keres. Használja a % jelet, ha szótöredékre kíván keresni pl.: %iPhone !
TriDoc vonalkód
Vonalkód olvasójával a következőképpen kereshet dokumentumra: 1. Kattintson a mezőbe! 2. Olvassa be a dokumentum vonalkódját! 3. Tekintse meg a kikeresett dokumentum adatait! Használja újra és újra a vonalkódolvasót, a dokumentumokhoz tartozó adatok folyamatosan frissülni fognak!
Polc vonalkód
Ha Ön vonalkódot használt a papíralapú dokumentumok helyének meghatározására és vonalkódokkal azonosította korábban az iratgyűjtőket, polcokat, akkor a helymeghatározó vonalkód beolvasása után megjelennek az ott található dokumentumok.
A szűrőfeltételeknek megfelelő eredmény a Keresés eredménye panelben jelenik meg. Ha a szűrés eredménye több dokumentum, akkor egy listát kapunk eredményül. A listában található fájl ikonokra kattintva a tárolt állományok közvetlenül letölthetők.
8.2. Keresés a Dokumentum listán A Dokumentum lista képernyőn a TriDoc rendszerben tárolt dokumentum kartonokat
listázhatjuk a megadott szűrőfeltételekkel. A riport megjelenítéséhez először állítsuk be a szűrőfeltételeket majd nyomjuk meg a Megjelenítés gombot. Új keresés indítása előtt, igény esetén a szűrőfeltételek törléséhez nyomjuk meg az Alapértékek nyomógombot. A megjelenített riportban a fájl ikonokra kattintva a tárolt állományok közvetlenül letölthetők. Az eredménylista kettő oszlopa is állományokat tartalmaz. Ezek a következők:
Jóváhagyott – itt láthatók az adott dokumentum jóváhagyott verziójának fájljai, amennyiben van ilyen.
Új – itt láthatók az adott dokumentum legfrissebb verziójának fájljai, amennyiben van ilyen.
A táblázat Státusz oszlopa mutatja az adott dokumentum aktuális állapotát. Az ikonok a következőket jelentik: Mező neve
Ikon
Információ
Státusz
Szerkesztés alatt
Státusz
Jóváhagyás alatt
Státusz
Jóváhagyott
Státusz
Elutasított
A táblázat Check-in, check-out oszlopa (nincs táblázat fejléc címke) mutatja, hogy az adott dokumentumot valamelyik felhasználó zárolta-e szerkesztésre. Az ikonok jelentése: Mező neve
Ikon
Információ
-
Szerkeztsét, új verzió létrehozása engedélyezett.
-
Szerkeztsét, új verzió létrehozása tiltott. A dokumentum szerkesztését tiltó felhasználó verzióját meg kell várni, csak azután lehetséges más felhasználóknak új verzió létrehozása.
A képernyőn használható szűrőfeltételek a következők: Mező neve
Ikon
Információ
Dátum
-
Cím
TIPP: Ez a szűrőfeltétel a dokumentum rövid és teljes címében is keres. Használja a % jelet, ha szótöredékre kíván keresni pl.: %iPhone !
Felelős
A felelős az a személy, aki a dokumentumot elkészíti, vagy kezeli.
Projekt
MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Iktatószám
-
Kategória
-
Típus
-
Kapcsolódó cég
A kapcsolódó céget a nyilvántartott cégek közül választhatjuk ki. Ez például lehet az a cég, aki a dokumentumot küldte. MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Kapcsolódó személy
A kapcsolódó személyt a nyilvántartott személyek közül választhatjuk ki. Aki lehet például a kapcsolattartó személy az adott dokumentumot küldő cégnél. MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Státusz
-
-
Lejárt tárolási idő
Ez a szűrőfeltétel csak azokat a dokumentumokat fogja mutatni, amelyek megőrzési ideje lejárt. Ezt a rendszer a legutolsó dokumentum verzió mentésétől számítja.
Egyedi mezők
Itt jeleníthetjük meg a Mezők testreszabása menüpontban definiált egyedi mezőinket.
További hasznos fejezetek: Csoportos műveletek a dokumentum listán>>
8.3. Keresés az Archívum – Keresés menüpontban Az Archívum – Keresés képernyőn a TriDoc rendszerben tárolt dokumentum verzió kartonokat listázhatja a megadott szűrőfeltételekkel. A Dokumentum listával ellentétben az Archívum – Keresés azokat a dokumentum
verziókat is megjeleníti, amelyeket korábban logikailag töröltek. A riport megjelenítéséhez először állítsuk be a szűrőfeltételeket majd nyomjuk meg a Megjelenítés gombot. Új keresés indítása előtt, igény esetén a szűrőfeltételek törléséhez nyomjuk meg az Alapértékek nyomógombot. A megjelenített riportban a fájl ikonokra kattintva a tárolt állományok közvetlenül letölthetők. A táblázat Status oszlopa mutatja az adott verzió aktuális állapotát. Az ikonok a következőket jelentik: Mező neve
Ikon
Információ
Státusz
Szerkesztés alat
Státusz
Jóváhagyás alatt
Státusz
Jóváhagyott
Státusz
Véglegesített, jóváhagyást nem igényel
Státusz
Elutasított
Státusz
Szerkesztés státuszban törölve
Státusz
Jóváhagyás alatt törölve
Státusz
Jóváhagyott státuszban törölve
Státusz
Elutastot státuszban törölve
Státusz
Véglegesített státuszban törölve
Státusz
Szerkesztés státuszban archiválva
Státusz
Jóváhagyás alatt státuszban archiválva
Státusz
Jóváhagyott státuszban archiválva
Státusz
Elutasított státuszban archiválva
Státusz
Véglegesített státuszban archiválva
A képernyőn használható szűrőfeltételek a következők: Mező neve
Ikon
Információ
Cím
TIPP: Ez a szűrőfeltétel a dokumentum rövid és teljes címében is keres. Használja a % jelet, ha szótöredékre kíván keresni pl.: %iPhone !
Kulcsszavak
-
TriDoc vonalkód
-
Polc vonalkód
-
Projekt
MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Kategória
-
Típus
-
Iktatókönyv
-
Iktatóhely
-
Iktatószám
-
Idegen iktatószám
Ez a külső azonosító arra szolgál, hogy keresni tudjunk más rendszerekben pl. SAP-ben tárolt azonosítók alapján is. TIPP: Itt a lecserélt régebbi rendszer azonosítóit is tárolhatja.
Felelős
A felelős az a személy, aki a dokumentumot elkészíti, vagy kezeli.
Szerző
-
Kapcsolódó cég
A kapcsolódó céget a nyilvántartott cégek közül választhatjuk ki. Ez például lehet az a cég, aki a dokumentumot küldte. MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Kapcsolódó személy
A kapcsolódó személyt a nyilvántartott személyek közül választhatjuk ki. Aki lehet például a kapcsolattartó személy az adott dokumentumot küldő cégnél. MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Státusz
-
Jóváhagyó
-
Logikailag törölt
-
Verzió dátum
-
Verzió
-
Létrehozó
-
Létrehozás dátuma
-
Lejárt tárolási idő
Ez a szűrőfeltétel csak azokat a dokumentumokat fogja mutatni, amelyek megőrzési ideje lejárt. Ezt a rendszer a legutolsó dokumentum verzió mentésétől számítja.
Egyedi mezők
Itt jeleníthetjük meg a Mezők testreszabása menüpontban definiált egyedi mezőinket.
További hasznos fejezetek: Polc vonalkód megváltoztatása – fizikai iratok áthelyezése >> Dokumentumok fizikai törlése >>
9. Új verzió iktatása meglévő dokumentumhoz Ezt a lehetőséget akkor ajánljuk, ha már létezik egy iktatott dokumentum és annak a dokumentumnak készült el egy újabb változata, amit iktatni kíván. Az új dokumentumok iktatásához hasonlóan, itt is több lehetőség kínálkozik attól függően mennyi meta adatot kell rögzíteni. Verzió csatolása meglévő dokumentum kartonhoz:
Dashboard menüpontban
Dokumentum iktatás menüpontban
MS Word vagy MS Outlook Add-In segítségével
Új verzió iktatása Dashboardon Ezt a lehetőséget akkor ajánljuk, ha egy kapott dokumentumkészítési feladatot kíván elvégezni. Ebben az esetben a Dashboard / Feladatlisa feladatlistánkban szerepel annak a dokumentumnak a sora, amit el kell készíteni. Ez azt jelenti, hogy a feladat kiadója a feladatkiadással már iktatta a dokumentum kartonját csak az állomány nem került iktatásra, mivel azt Önnek kell elkészítenie. Új verzió iktatásának lépései: 1. Válassza ki a Dasboard / Feladatlisa panelen lévő feladatlistából a kívánt dokumentum kartont. Ennek hatására a Dasboard első paneljének tartalma megváltozik. Címe a következő lesz: Feladat eredményének iktatása – Új verzió meglévő kartonhoz. 2. Válassza ki a csatolni kívánt állományt (a feladat eredményét) és töltse fel azt. 3. Nyomja meg az Iktatás és véglegesítés gombot. Új verzió iktatása Dokumentum kartonon Ezt a lehetőséget akkor ajánljuk, amikor az elkészített dokumentum verziónak már volt előző verziója. Új verzió iktatásának lépései: 1. Keresse ki a meglévő dokumentumot szűréssel a dokumentum listán és töltse be a dokumentumkartonját. 2. A Dokumentum verzió iktatása panelen nyomja meg az Új gombot. 3. Töltse ki a meta adatokat és csatolja az új verzió állományait. 4. Nyomja meg a Mentés gombot. Új verzió iktatása Add-in segítségével Ezt a lehetőséget csak akkor tudja használni, ha a dokumentum benne van az utolsó 100 iktatott dokumentum között és ismeri annak iktatószámát. Új verzió iktatásának lépései: 1. Válassza ki az Add-in következő menüpontját: Dokumentum iktatás
2. Válassza ki a következő opciót: Feladat eredményének iktatása - Új verzió meglévő kartonhoz 3. Válassza ki a comboboxból annak a dokumentumnak az iktatószámát, amihez kívánjuk csatolni az új verziót. (Itt csak az utolsó 100 iktatószám jelenik meg!) 4. Csatolja a kiválasztott állományunt. 5. Nyomja meg a Iktatás és véglegesítés gombot.
10. Dokumentumok ellátása vonalkóddal A dokumentumok könnyebb azonosíthatósága érdekében minden papír alapú dokumentumra vonalkód etikett ragasztható, amely azonosítószámát a TriDoc rendszer a dokumentum verzió kartonon tárolja. Ezeket a vonalkód etikett címkéket előre kinyomtathatja az Üzleti testreszabás / Vonalkód nyomtatás menüpontban.
Más eszközzel nyomtatott vonalkódok használata. A TriDoc rendszer a vonalkód mezőben elfogadja a más eszközökben generált vonalkódokat is. Igény esetén használjon speciális vonalkód nyomtatót.
10.1. Előre generált vonalkódok nyomtatása Az előre generált vonalkódok nyomtatása az Üzleti testreszabás / Vonalkód nyomtatás menüpontban történik. Ezt a beépített funkciót alapvetően A/4-es lapra történő vonalkód nyomtatástra célszerű használni. A következő előre definiált elrendezések közül választhat: Niceday 13*5 (default) Niceday 8*3 Niceday 10*4 Niceday 13*4 Niceday 16*5 Niceday 21*9
A rendszer megjegyzi a legutoljára nyomtatott vonalkód sorszámát. Minden nyomtatáskor megjelenik a következő sorszám, amelyet az alábbi mezőben írhatunk felül:
Új kezdő sorszám
A nyomtatás a Vonalkód nyomtatás indítása nyomógomb megnyomásával történik, melynek hatására a rendszer előállítja a vonalkódokat tartalmazó PDF állományt. Az így generált vonalkód címké például Adobe Acrobat Reader alkalmazásból nyomtathatók.
10.2 A beérkező papír alapú dokumentumok ellátása vonalkóddal A TriDoc rendszer vonalkódos azonosítók nélkül is használható. A gyorsabb dokumentum feldolgozás érdekében azonban hasznos a beérkező dokumentumokat vonalkódos etikett címkékkel ellátni. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtani:
Előkészítés:
Generáljon vonalkódokat az Üzleti testreszabás / Vonalkód nyomtatás menüpont segítségével!
Nyomtassa ki a vonalkódokat öntapadó etikett címkékre!
Ossza szét az előre gyártott címkéket a különböző érkeztető helyek között!
Vonalkódozás:
Az érkeztető munkatárs minden bejövő papír alapú dokumentumra ragassza fel a soron következő vonalkód etikett címkét!
Opcionális lépés: Igény esetén végezzen előfeldolgozást a dokumentumokon. Ez a papír alapú dokumentumok szkennelését, karakter felismerését és helyesírás ellenőrzését is jelentheti.
Az iktató munkatárs rögzítse a TriDoc rendszerben a dokumentum metaadatait és vonalkód olvasó segítségével olvassa be a papírra ragasztott vonalkód számát!
10.3. Vonalkódok rögzítése iktatáskor Ne feledje, a vonalkód használata a TriDoc rendszerben nem kötelező. A dokumentumkezelési szabályzatban kell meghatározni, hogy mely dokumentum kategóriák esetében kötelező munkatársainak használni a vonalkódokat.
A TriDoc rendszer alapvetően két eltérő céllal használ vonalkódos azonosítást:
TriDoc vonalkód – A fizikai dokumentumok gyors azonosítására, visszakeresésére.
Polc vonalkód – A fizikai dokumentumok tartózkodási helyének azonosítására.
Javasolt munkafolyamat: 1. Készítsen előregyártott vonalkód tömböket egyedi vonalkód matricákkal! 2. Helyezze el a vonalkódokat a bejövő iratokra postabontást követően! 3. Szükség esetén végezze el az iratok karakterfelismerést, helyesírás ellenőrzést!
előfeldolgozását,
szkennelést,
4. Iktassa a dokumentum kartonját a metaadatok megadásával! 5. Iktassa a dokumentum verziójához tartozó fájlokat! Ezek lehetnek szkennelt, karakterfelismert, szerkeszthető állományok, például: doc, pdf, stb! 6. Adja meg a verzió kartonon a dokumentum vonalkódját (beolvashatja, vagy begépelheti)! 7. Adja meg a verzió kartonon a dokumentum első fizikai megtalálási helyét, ahol iktatást követően tárolásra kerül az irat! 8. Olvassa be a fizikai hely polc vonalkódját! (Opcionális)
10.4 A Polc vonalkód használata A polc vonalkód valójában nem más, mint az irat fizikai fellelhetőségének vonalkódos azonosítója. Helyes használat esetén megmutatja, hogy jelenleg hol található a kérdéses irat. A TriDoc rendszer a polc vonalkódokat eltárolja, majd keresésnél használja, de más műveletben ezek az adatok nem játszanak szerepet.
Hogyan használja a Polc vonalkódot? 1. Készítsen egy előre gyártott polc vonalkód tömböt! Ezek a vonalkódok lehetőleg térjenek el a dokumentumok azonosítására használt vonalkódok formátumától és számtartományától. 2. Ragassza fel a generált polc vonalkódokat minden olyan tárolóra, amely iratot tartalmazhat. Ezek lehetnek szekrények polcai, de lehetnek iratgyűjtők is. 3. Opcionálisan készíthet egy vagy több vonalkód füzetet is, amiben a polc vonalkódok másolatai és szöveges nevük is megtalálható. A kényelmesebb munkavégzés érdekében felhasználók akár a füzetben lévő vonalkódokat is használhatják. 4. Ezt követően bármikor elvégezheti az elektronikus iratok fizikai változatának helymegadását. 5. A fizikai dokumentum új helyének megadása a következő menüpontban történik: Dokumentumkezelés / Archívum - keresés / Polc vonalkód megváltoztatása. 6. Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat! Először a dokumentum vonalkódját olvassa be, majd az új fizikai hely polc vonalkódját. A művelet egymás után több dokumentummal is elvégezhető!
Lehetséges, hogy a Polc vonalkód alapú visszakeresés nem ad találatot, mivel a polc vonelkód mező kitöltése nem kötelező.
Polc vonalkód alapú keresés a következő képernyőkön lehetséges: TriDoc Menu: Dokumentumkezelés / Dashboard / Kersés TriDoc Menu: Dokumentumkezelés / Archívum - keresés
11. Vonalkód alapján történő keresés Vonalkód olvasóval a következő menüpontokban kereshet:
Dashboard
Dokumentum iktatás
Archívum - keresés
Ezek a menüpontok fel vannak készítve a vonalkód olvasó kényelmes használatára. Miután beolvasta egy vonalkódot, a rendszer automatikusan kikeresi az adatbázisban a vonalkódhoz tartozó verzió kartonját és megjeleníti azt. A keresés után a mező automatikusan kiürül, hogy a billentyűzet használata nélkül lehessen új keresést indítani.
Amennyiben nincs eredménye a keresésnek, a megjelenítő felület üres marad. Külön üzenetet nem jelenik meg.
12. Dokumentum kijelölése szerkesztésre (check-in / check-out) A TriDoc rendszer egyszerű eszközzel támogatja a dokumentumok munkacsoportban történő készítését. Az a felhasználó, aki egyedül kívánja szerkeszteni az adott dokumentumot, zárolhatja a dokumentum kartont. A dokumentum zárolása és feloldása a következő nyomógombbal végezhető el:
Szerkesztés tiltása (Szerkesztés engedélyezése)
Zárolt dokumentum karton esetén, új verzió feltöltésére csak a dokumentumot zároló felhasználónak van lehetősége. Új verziót feltölteni csak a zároló tud. Miután a felhasználó feltöltötte az új verziót feloldja a zárolást és ezzel újra engedélyezi a többi felhasználó számára a feltöltést. Mező neve
Ikon
Információ
-
Szerkeztsét, új verzió létrehozása engedélyezett.
-
Szerkeztsét, új verzió létrehozása tiltott. A dokumentum szerkesztését tiltó felhasználó verzióját meg kell várni, csak azután lehetséges más felhasználóknak új verzió létrehozása.
A TriDoc rendszerben feltöltött állományok módosítása nem lehetséges! Szerkesztett, módósított dokumentum esetén minden alkalmmal új verzió feltöltése történik. A régi verziók változatlan tartalommal archiválásra kerülnek.
13. Iktatott dokumentumok összekapcsolása, dokumentumláncolás A TriDoc rendszer egyszerű eszközzel támogatja a dokumentumok összekapcsolását.
Előkészületek: Ellenőrizze, hogy az összekapcsolandó dokumentumok mindegyike iktatva lett! Válassza ki az összekapcsolni kívánt dokumentumok valamelyikét és jelenítse meg annak adatait a Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás menüpontban! Kattintson a Dokumentum adatkarton / Kapcsolódó dokumentumok fülre! Itt láthatja a már kapcsolt dokumentumokat.
Új dokumentum kapcsolásának lépései: 1. Ellenőrizze, hogy a megjelenített dokumentum legutolsó verziója Szerkesztés alatt állapotban van, ellenkező esetben a rendszer nem fogja engedni, elmenteni a módosított adatokat! 2. Új dokumentummal való összekapcsoláshoz kattintson először a táblázat jobb felső sarkánál látható + jelre! 3. Keresse ki a kívánt dokumentumot a megjelenő PopUp ablakban! 4. Helyezze a dokumentumot a kapcsolt dokumentumok listájába dupla kattintással vagy a kívánt sor áthúzásával! 5. Mentse el a dokumentum adatlapját!
Mire használja ezt a funkciót? Gyakori üzeti igények: Szállító levél – Átvételi igazolás Szerződés – Teljesítési igazolás – Számla
A kialakított kapcsolat a másik dokumentum kartonján is látható lesz!
14. Iktatott dokumentumok összekapcsolása cégekkel, személyekkel A TriDoc rendszer egyszerű módon támogatja a dokumentumok cégekhez és / vagy személyekhez történő kapcsolását.
Előkészületek: Ellenőrizze, hogy a kérdéses cégek és személyek szerepelnek a partnernyilvántartásban, ha nem, akkor rögzítse a szükséges partner adatokat! Válassza ki a kívánt dokumentumot és jelenítse meg Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás menüpontban!
annak
adatait
a
Kattintson a Dokumentum adatkarton / Kapcsolódó cég/személy fülre! Itt láthatja, ha egy dokumentum már hozzá van rendelve egy céghez.
Dokumentum céghez, személyhez kapcsolásának lépései: 1. Ellenőrizze, hogy a megjelenített dokumentum legutolsó verziója Szerkesztés alatt állapotban van, ellenkező esetben a rendszer nem fogja engedni, elmenteni a módosított adatokat. 2. Az Kapcsolódó cég címke mellett egy speciális kereshető combobox található. A képernyő megjelenése után nem lehet belőle választani, mert alapesetben nincs választható érték benne. 3. Gépelje be a keresendő cég nevének első 2 karakterét a comboboxba! Ennek hatására, a combobox feltöltődik az összes olyan céggel, amelynek neve a begépelt karakterekkel kezdődik. Ha nem tudja, milyen karakterrel kezdődik a keresendő elem, akkor használja a helyettesítő karaktereket: %%. 4. Válassza ki a céget a megjelenő listából. 5. Hasonlóan válassza ki a kapcsolódó személyt, ha szükséges. 6. Mentse el a dokumentum adatlapját.
Mire használja ezt a funkciót? Gyakori üzeti igények: Szerződés – Szerződő cég összekapcsolása. Projekt dokumentumok – külső kapcsolattartó összekapcsolása.
15. Dokumentumok projektekhez rendelése A TriDoc rendszer egyszerű módon támogatja a dokumentumok projektekhez történő kapcsolását.
Előkészületek: Ellenőrizze, hogy a kérdéses projektek szerepelnek-e a TriDoc projekt nyilvántartásában, ha nem, akkor először rögzítsük a szükséges projekteket. Válassza ki a kívánt dokumentumot és jelenítse meg Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás menüpontban.
annak
adatait
a
Kattintson a Dokumentum adatkarton / Dokumnetum alapadatok fülre! Itt láthatja, ha egy dokumentumot már hozzárendeltek egy projekthez.
Dokumentum projekthez kapcsolásának lépései: 1. Ellenőrizze, hogy a megjelenített dokumentum legutolsó verziója Szerkesztés alatt állapotban van, ellenkező esetben a rendszer nem fogja engedni, elmenteni a módosított adatokat. 2. Az Projekt címke mellett egy speciális kereshető combobox található. A képernyő megjelenése után nem lehet belőle választani, mert alapesetben nincs választható érték benne. 3. Gépelje be a keresendő projekt nevének első 2 karakterét a comboboxba. Ennek hatására, a combobox feltöltődik az összes olyan projekttel, melynek neve így kezdődik! Ha nem tudja, milyen karakterrel kezdődik a keresendő elem, akkor használja a helyettesítő karaktereket: %%. 4. Válassza ki a projektet a megjelenő listából. 5. Mentse el a dokumentum adatlapját.
Mire használja ezt a funkciót? Gyakori üzeti igények: Projekt dokumentumok – Projekt összekapcsolása. Egy projekthez kapcsolódó dokumentumok listázása.
16. Dokumentum státuszok megértése A Dokumentum státuszok megértéséhez határozzuk meg a TriDoc dokumentum fogalmát. A dokumentum egy hierarchikus adatszerkezet, amely a következők szerint épül fel:
Dokumentum karton
Verzió kartonok
Csatolt fájlok
Fogalmi szint
Megjegyzés, Információ
Dokumentum karton
Minden esetben megegyezik a legutolsó verzió aktuális státuszával.
Verzió kartonok
Státuszát a rendszer változtatja az elvégzett műveletek alapján. Lásd: állapot átmenet táblázat.
Csatolt fájlok
Nincs tárolt státusza a TriDoc rendszerben.
Az alábbi táblázat szemlélteti, hogy egy dokumentum milyen állapotból, milyen állapotba kerül a feltüntetett nyomógomb megnyomásának hatására.
Dokumentum verzió állapot átmenet táblázat Aktuális status
Gombnyom ás
Következő status
/ Akció Véglegesítés Szerkesztés alatt
Jóváhagyás alatt VAGY Véglegesített, jóváhagyást nem igényel Törlés
Szerkesztés alatt
Szerkesztés státuszban törölve Új verzió
Szerkesztés alatt
Szerkesztés státuszban archiválva Törlés
Szerkesztés státuszban archiválva
Szerkesztés státuszban törölve
Jóváhagyás Jóváhagyás alatt
Jóváhagyott Elutasítás
Jóváhagyás alatt
Elutasított Törlés
Jóváhagyás alatt
Jóváhagyás alatti státuszban törölve Új verzió
Jóváhagyás alatt
Jóváhagyás alatti státuszban archiválva Törlés
Jóváhagyás alatti státuszban archiválva
Jóváhagyás alatti státuszban törölve
Törlés Jóváhagyott
Jóváhagyott státuszban törölve Új verzió
Jóváhagyott
Jóváhagyott státuszban archiválva Törlés
Jóváhagyott státuszban archiválva
Jóváhagyott státuszban törölve
Törlés Elutasított
Elutasított státuszban törölve Új verzió
Elutasított
Elutasított sátuszban archiválva Törlés
Elutasított státuszban archiválva
Elutasított státuszban törölve Törlés
Véglegesített státuszban törölve
Véglegesített státuszban törölve Új verzió
Véglegesített státuszban törölve
Véglegesített státuszban archiválva Törlés
Véglegesített státuszban archiválva
Véglegesített státuszban törölve
17. Jóváhagyási workflow definiálása dokumentum típusokhoz A TriDoc rendszer tartalmaz egy beépített workflow motort, amely a TriDoc standard termékváltozatban kifejezetten a jóváhagyásokra lett specializálva. A jóváhagyási workflow megadásának két változata van:
Egyszerű jóváhagyási workflow
Haladó jóváhagyási workflow
Mi a különbség az egyszerű és a haladó jóváhagyási workflow között? Az egyszerű jóváhagyási workflow maximum 3 jóváhagyó megadását teszi lehetővé. Kezelése egyszerű. A jóváhagyás menetét a képernyőn látható ábrák illusztrálják. A haladó jóváhagyásnál tetszőleges számú jóváhagyó adható meg. A haladó jováhagyást használó felelősnek értenie kell a jóváhagyási szintek szerepét és a jóváhagyás folyamatának technikai hátterét.
17.1. A jóváhagyási szintek megértése A jóváhagyási szintek megértése azért fontos, mert a figyelmeztető e-mailek időpontja csak jóváhagyási szintenkhez rendelten adható meg.
Mit nevezünk jóváhagyási szintnek? Azokat a jóváhagyókat, akik egyszerre párhuzamosan hagynak jóvá egy szinten lévőknek nevezzük. A jóváhagyási szintek időrendi sorrendjük alapján sorszámozhatóak. (A soros jóváhagyók különböző szinteken vannak.) Példa soros jóváhagyás szintjeire: Legyen a példa egy soros jóváhagyás, ahol 3 jóváhagyó egymás után, sorban kapja meg a jóváhagyási feladatot. Ebben az esteben 3 szint van és minden szinten egy jóváhagyó található. Minden szinthez rendelhető figyelmeztető e-mailt. Példa vegyes jóváhagyás szintjeire: Vegyes jóváhagyás esetén, ahol a 3 jóváhagyóból az első kettő személy párhuzamosan kapja meg a jóváhagyandó dokumentumot 2 szintet különíthetünk el. Az első szinten 2 jóváhagyó dolgozik párhuzamosan, a második szinten egy jóváhagyó található. A két szintnek megfelelően csak két figyelmeztetési időpontot lehet beállítani: egyet az első két személynek – hiszen ők egyszerre dolgoznak – és egyet a harmadik személynek. A következő képernyő egy vegyes jóváhagyási mintát mutat, ahol Celin Crow és Yu Vang párhuzamosan ellenőrzik a dokumentumot. Ezek a felhasználók az L1. szinten vannak. 3 nap eltelte után kapnak figyelmeztető e-mailt, 4 nap eltelte után kapják az e-mailt hogy késnek. Az L2. szinten csak Arnold Bradford található, aki a jóváhagyási feladat megérkezését követően 2 nap múlva kap figyelmeztetést és 3 nap elteltével kapja az emailt, hogy késik. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum elbírálására összesen 7 nap áll rendelkezésre.
17.2. Egyszerű jóváhagyási workflow Az egyszerű jóváhagyás a következők beállítását teszi lehetővé:
Jóváhagyási folyamatokat lehet definiálni minden dokumentum típushoz.
Speciális jóváhagyási folyamatokat lehet definiálni egy adott projektben a megadott dokumentum típushoz.
Maximum 3 jóváhagyót megadása lehetséges.
Különböző, jóváhagyási utakat választhat (soros, párhuzamos stb.).
Figyelmeztető e-mailt küldhet a rendszer a határidő közeledtéről.
Figyelmeztető e-mailt küldhet a rendszer a határidő lejártakor.
Az egyszerű jóváhagyás bemutatása példán keresztül: Vegye a következő képzeletbeli feladatot! Cége kimenő ajánlatait két személynek kell egymás után jóváhagyni Celin Crow kereskedelmi osztályvezetőnek és Arnold Bradford ügyvezetőnek. Az ajánlatokat 6 napon belül el kell készíteni, és szeretné, ha 1 nappal a határidő előtt figyelmeztetné a rendszer a felelősöket, hogy hagyják jóvá az ajánlatot. A jóváhagyási workflow beállítása ebben az esetben a következő: 1. Ellenőrizze, hogy a szükséges személyek szerepelnek a felhasználók listájában, valamit a kérdéses dokumentum típus szerepel a törzsadatok között! 2. Válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási folyamatok!
3.
A Folyamat definíció panelen nyomja meg az Új gombot!
4. Válassza ki a Típus comboboxból a 021. Ajánlat (kimenő) dokumentum típust, a Projekt mezőt hagyja üresen! 5. Válassza a következő opciót: Jóváhagyási minta: Soros! 6. Válassza ki az első jóvágyót. 1. Jóváhagyó: Celin Crow! 7. Válassza ki a második jóváhagyót: 2. Jóváhagyó: Arnold Bradford! 8. Állítsa be mindkét jóváhagyási szinthez a figyelmeztető e-mail elküldésének napját: L1 Figyelmeztetés: 5 és L2 Figyelmeztetés: 5! 9. Állítsa be mindkét jóváhagyási szinthez a kését jelző e-mail elküldésének napját: L1 Figyelmeztetés: 6 és L2 Figyelmeztetés: 6! 10. Nyomja meg a Mentés gombot! 11. Ellenőrizze, hogy az Jóváhagyási folyamatok panel listájában megjelent a most rögzített jóváhagyási munkafolyamat!
17.3. Haladó jóváhagyási workflow A haladó jóváhagyás a következők beállítását teszi lehetővé:
Jóváhagyási folyamatokat lehet definiálni minden dokumentum típushoz.
Speciális jóváhagyási folyamatokat lehet definiálni egy adott projektben a megadott dokumentum típushoz.
Tetszőleges számú jóváhagyó megadása lehetséges.
Teljesen testre szabható jóváhagyási utak definiálása.
Figyelmeztető e-mailt küldhet a rendszer a határidő közeledtéről.
Figyelmeztető e-mailt küldhet a rendszer a határidő lejártakor.
Mielőtt elkezdené használni a haladó jóváhagyás funkciót, javasoljuk, hogy adjon meg egy jóváhagyási folyamatot az egyszerű jóváhagyási workflow segítségével, majd ellenőrizze azt a haladó workflow segítségével. Látni fogja, hogy hogyan képezi le a haladó jóváhagyási workflow a megadott folyamatot.
A haladó jóváhagyás bemutatása példán keresztül: Vegye a következő képzeletbeli feladatot! Cége beérkező számláit szkennelést követően a következő személyeknek kell jóváhagyni mielőtt pénzügyileg teljesítené azokat: A számla szkennelt képe először a Production osztályra megy, ahol két személynek kell jóváhagyni, majd a Controlling osztályra megy, ahol egy személy fogja jóváhagyni, és végül a Financial osztályra kerül, ahol szintén két személy jóváhagyása kell. A jóváhagyás teljes időtartalma 9 nap lehet és szeretné, ha 1 nappal a határidő előtt figyelmeztetné a rendszer a felelősöket. A jóváhagyási workflow beállítása ebben az esetben a következő:
1. Ellenőrizze, hogy a szükséges személyek szerepelnek a felhasználók listájában, valamit a kérdéses dokumentum típus szerepel a törzsadatok között! 2. Válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási folyamatok / Haladó jóváhagyási workflow! 3.
A Folyamat definíció panelen nyomja meg az Új gombot!
4. Válassza ki a Típus comboboxból a 032. Számla (bejövő) dokumentum típust, a Projekt mezőt hagyja üresen! 5. Írja be az első jóváhagyási osztály nevét: Jóváhagyási pont neve: 1. Production department és nyomja meg a Hozzáadás újként gombot! 6. Írja be a második jóváhagyási osztály nevét: Jóváhagyási pont neve: 2. Controlling department és nyomja meg a Hozzáadás újként gombot! 7. Írja be a harmadik jóváhagyási osztály nevét: Jóváhagyási pont neve: 3. Financial department és nyomjuk meg a Hozzáadás újként gombot! 8. Válassza ki a fában az első jóváhagyási osztályt és adja meg az első jóváhagyót: Jóváhagyó felhasználó: Edmondo Giordano! Válassza ki a Határidők opciót és adja meg, hogy hány nap elteltével küldjön a rendszer figyelmeztetést: Figyelmeztetés: 2 Határidő: 3. Nyomj meg az alatta lévő Hozzáadás újként gombot! Ehhez hasonlóan vigye fel a másik jóváhagyót is! (Ezek a felhasználók párhuzamosan fogják megkapni a jóváhagyási feladatokat.) 9. Válassza ki a fában a második jóváhagyási osztályt és a fentiekhez hasonlóan adja meg a jóváhagyót! 10. Válassza ki a fában a harmadik jóváhagyási osztályt és a fentiekhez hasonlóan adja meg a jóváhagyókat! 11. Szükség esetén egy elem adatainak módosítására használja az Alkalmaz gombot, valamint az elemek eltávolítására az Elvtávolítás gombot! 12. Nyomja meg a panel alján lévő Mentés gombot! 13. Ellenőrizze, hogy a Jóváhagyási folyamatok panel listájában megjelent a most rögzített jóváhagyási munkafolyamat!
17.4. Mi történik, ha jóváhagyás közben változtatjuk a workflow definíciókat? A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a jóváhagyási beállításokat a megbízott felelős folyamatos változtassa, az igényeknek megfelelően. Ha egy dokumentumot éppen jóváhagynak a munkatársak, és pont akkor kerül módosításra a jóváhagyási munkafolyamat, akkor a következő történik:
A rendszer megőrzi azokat a lépéseket (jóváhagyásokat / elutasításokat), amelyek már megtörténtek.
A még meg nem történt jóváhagyások eseténben automatikusan átrendezi a munkalistákat az új folyamat szerint.
18. Jóváhagyási munkalisták A TriDoc rendszer minden felhasználónak egyéni jóváhagyási munkalistát biztosít. A jóváhagyással kapcsolatos adatokat a következő képernyőkön láthatunk:
TriDoc Menu: Dokumentumkezelés Dokumentumkezelés Dokumentumkezelés Dokumentumkezelés
/ / / /
Dashboard / Jóváhagyandó dokumentumaim Jóváhagyási feladataim Dokumentum iktatás / Jóváhagyási történet Dokumentum történet
18.1. Jóváhagyásra váró dokumentumaim listája a Dashboardon A TriDoc rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy nyomon követhesse az Ön által készített dokumentum értékelését.
Válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dashboard / Jóváhagyandó dokumentumaim. Ez a lista azokat a dokumentum verziókat jeleníti meg, amelyeknek a felelőse Ön és az értékelésük még folyamatban van.
Ez a lista addig mutatja az egyes jóváhagyásra váró dokumentumokat, amíg a jóváhagyás meg nem történik. A régebben értékelt dokumentumok állapota a Dokumentum iktatás / Dokumentum történet képernyőn látható.
18.2. Jóváhagyási feladataim A TriDoc rendszer minden felhasználónak egyéni jóváhagyási munkalistát biztosít. Akik nem jóváhagyók, azok listája üres marad. Szerepkörtől függően ez a lista letiltható.
A felhasználók a jóváhagyási munkalistáikat a következő menüpontban találhatják: Dokumentumkezelés / Jóváhagyási feladataim.
A munkalista három részből áll:
Jóváhagyási feladataim
Mely dokumentumaimat értékelték?
Késő jóváhagyások!
Jóváhagyási feladataim Ez a lista azokat a dokumentum verziókat jeleníti meg, amelyeket felhasználónak kell értékelnie. Csak akkor kerül be egy verzió a munkalistába, ha az adott dokumentum 1, véglegesítve van 2, a jóváhagyási folyamatában én szerepelek 3, a jóváhagyási folyamatban én következem.
Mely dokumentumaimat értékelték?Ez a lista azokat a dokumentum verziókat jeleníti meg, amelyeknek a felelőse a bejelentkezett felhasználó és az értékelésük befejeződött (jóváhagyták, vagy elutasították).
Késő jóváhagyások! Ez a lista azokat a dokumentum verziókat jeleníti meg, amelyek jóváhagyása éppen a bejelentkezett felhasználónál van, és a jóváhagyásra szánt idő letelt. Ezekről a késő jóváhagyási feladatokról e-mail értesítés is kapható, ha ez engedélyezve van.
19. E-mail értesítések A TriDoc standard rendszer a következő esetekben képes e-mail értesítéseket küldeni:
E-mail értesítés új dokumentum készítési feladat érkezéséről.
E-mail értesítés új jóváhagyási feladat érkezéséről.
E-mail értesítés késő jóváhagyási feladatról.
E-mail értesítés dokumentum jóváhagyásról / elutasításról.
Az e-mail értesítés kiküldésének előfeltételei:
Az SMTP szerver kapcsolat beállítása (Rendszergazdai feladat).
A felhasználó e-mail címének beállítása és az email értesítés engedélyezése.
Az e-mail értesítések nyelve: Az email értesítéseket a felhasználók a saját beállított nyelvükön kapják.
19.1. E-mail értesítések engedélyezése Az e-mail értesítések engedélyezéséhez lépjen be a következő Adminisztráció / Felhasználói beállítások/ Saját adataim.
menüpontba:
E-mail értesítés beállításátnak lépései: 1. Adja meg az e-mail címet, ahová kéri az értesítést! (Abban az esetben, ha Ön szerepel a Partnernyilvántartásban, akkor ezt ott kell megadni.) 2. Engedélyezze az e-mail értesítések kiküldését!
19.2. SMTP szerver kapcsolat beállítása (Rendszergazdai feladat) Telepítést követően célszerű a rendszergazdának beállítania a rendszer SMTP szerver kapcsolatát. Ez azért szükséges, hogy a TriDoc rendszer tudjon emaileket küldeni és fogadni.
Az SMTP szerver kapcsolat beállításához Adminisztráció / Rendszerbeállítások.
lépjen
be
a
következő
menüpontba:
13. What kind of e-mail notifications can you configure? Use regular E-mail notification to check your current outstanding documenting tasks! All users can receive automatic notifications on assigned document tasks. To see which type of notifications TriDoc standard can send you, please study the table below. Depending on the settings, notifications are automatically sent to the user's email account immediatley after a new task has been created, or once every day or week.
E-mail értesítések
Információ
E-mail értesítés új dokumentum készítési feladat érkezéséről
A TriDoc rendszer képes e-mail értesítést küldeni, abban az esetben, ha új dokumentum készítési feladat érkezik az Ön Dasboardon található feladatlistájába.
Email értesítés új jóváhagyási feladat érkezéséről
A TriDoc rendszer képes email értesítést küldeni, abban az esetben, ha új jóváhagyási feladat érkezik az Ön feladatlistájába.
Email értesítés késő jóváhagyási feladatról
A TriDoc rendszer képes email értesítést küldeni, abban az esetben, ha az Ön jóváhagyási feladata késik.
E-mail értesítés dokumentum jóváhagyásáról / elutasításáról
A TriDoc rendszer képes email értesítést küldeni, abban az esetben, ha az Ön által készített dokumentumot értékelték.
20. Direkt e-mail küldése csatolt dokumentummal A TriDoc rendszerben tárolt munkatársainak, ügyfeleinek.
állományokat
közvetlenül
is
elküldheti
e-mailen
Kközvetlen email küldés lépései: 1. Ellenőrizze, hogy a TriDoc szerver tud e-mailt küldeni, az SMTP beállítások helyesek! 2. Válassza ki a következő menüpontot: Dokumentumkezelés / Dokumentum lista! 3. Keresse ki a kívánt dokumentumot és töltse be az Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás képernyőre!
adatait
a
4. Válassza ki megfelelő dokumentum verziót! 5. Kattintson a boríték ikonra a Dokumentum verzió iktatás panelen!
6. A megjelenő popup ablakban adja meg a címzett adatait, a tárgyat és a kisérő levél szövegét. A dokumentum verzió állományai automatikusan csatolásra kerülnek.
21. Dokumentumok történetének megtekintése A TriDoc rendszer folyamatosan rögzíti a dokumentumokkal történt eseményeket. Ha tudni szeretné, hogy mi történt egy dokumentummal, akkor azt a Dokumentumkezelés / Dokumentum történet menüpontban tekintheti meg. Fontos tudni, hogy ez a menüpont alapvetően két különböző üzleti kérdésre is választ tud adni, ezek a következők:
Mi történ egy adott dokumentummal?
Mely dokumentumokon végezték el az adott műveletet?
Mit kell tenni, ha egy dokumentum történetét kívánja megtekinteni? 1. Válassza a dokumentum listát: Dokumentumkezelés / Document list! 2. Keresse ki a kívánt dokumentumot és töltse be az Dokumentumkezelés / Dokumentum iktatás képernyőre!
adatait
a
3. Nyomja meg a Dokumentum iktatás panelen található Dokumentum történet gombot! Ennek hatására betöltődik a Dokumentum történet képernyő, melyen a kívánt dokumentum iktatószáma már ki lesz töltve.
Milyen események történtek a dokumentummal?
Dokumentum feloldása
Dokumentum karton létrehozása
Dokumentum karton módosítása
Dokumentum karton törlése
Dokumentum készítési feladat kiadása
Dokumentum megtekintése
Dokumentum zárolása
Felhasználói levél küldése
Jóváhagyási történet megtekintése
Verzió elutasítása
Verzió jóváhagyása
Verzió megtekintése
Verzió mentése
Verzió módosítása
Verzió törlése
Verzió véglegesítése
Visszajelzés nyugtázása.
22. Többnyelvű rendszerhasználat A TriDoc rendszer valódi többnyelvű rendszer, amely a következőket jelenti: 1. A támogatott nyelvek közül 5 nyelvet telepíthet a rendszerbe. Ezek közül a nyelvek közül válaszhatnak a felhasználók. 2. A rendszer címkéi, feliratai a felhasználó által kiválasztott nyelven jelennek meg. 3. A rendszer törzsadatai a felhasználó által kiválasztott nyelven jelennek meg. 4. A rendszer törzsadatait a telepítéskor megadott 5 nyelven lehet rögzíteni. 5. Jogosultság bírtokában átírhatók, módosíthatók a rendszer cimkéi. 6. Jogosultság birtokában akár új nyelvi változatot is készíthet a felhasználó.
22.1. Nyelvek kiválasztásának jelentősége a telepítésnél A TriDoc rendszer telepítését követően a konfiguráció során meg kell adni azokat a nyelveket, amelyeken a felhasználók használni fogják a renszert. A rendszer egyszerre 5 nyelvet tartalmazhat. Ez az 5 nyelv a következőképp áll össze: 1. Az angol nyelv beépített nyelv és ennek megfelelően kötelező. 2. Választani kell egy nyelvet, amit Alapértelmezett rendszernyelvnek hívunk. Ez a nyelv lesz az, amit cége elsődleges nyelvként fog használni. 3. Választhat további 3 opcionális nyelvet, amelyek szintén elérhetők lesznek a felhasználók számára. Ezek használata nem kötelező.
Az Alapértelmezett rendszernyelv helyes megadása azért fontos telepítéskor, mert minden fordítatlan törzsadat ezen a nyelven fog megjelenni, valamint a Dokumentum történet naplóbejegyzései ezen a nyelven kerülnek tárolásra. Ennek a nyelvnek a megváltoztatása később nem lehetséges. Ez a nyelv nem törölhető és más nyelv sem jelölhető ki alapértelmezett nyelvnek! Ezt a nyelvet csak telepítéskor lehet beállítani!
22.2. Nyelvek elvétele, hozzáadása a rendszer használata során A telepítést követő konfigurácinónál megadott nyelvek közül az Beépített nyelv (English) és az Alapértelmezett rendszernyelv a rendszer használata során nem változtatható. Az opcionálisan választott 3 nyelvet vizsont szabadon változtathatja. Ezeknek a nyelveknek a beállítása az Üzleti testreszabás / Használt nyelvek menüpontban történik.
Meglévő nyelv törlése és új nyelv felvétele A nyelvek változtatásához végezze el a következőket: 1. Lépjen be az Üzleti testreszabás / Használt nyelvek menüpontba! 2. A További választott nyelvek listából válassza ki azt a nyelvet, amelyet el kíván távolítani. 3. Nyomja meg a >> gombot. Ennek hatására a kiválasztott nyelv átkerül az Nem használt telepített nyelvek listába. 4. Válassza ki az Nem használt telepített nyelvek listából az aktiválni kívánt nyelvet és nyomja meg a << gombot! 5. Nyomja meg a panel alján tallható Mentés gombot!
Kérjük, várjon türelmesen! Az új nyelv aktiválása több percig is eltarthat.
22.3. Új nyelv létrehozása A telepítést követő konfigurácinónál megadott nyelvek közül az Beépített nyelv (English) és az Alapértelmezett rendszernyelv a rendszer használata során nem változtatható. Biztos új nyelvre van szüksége? Ha Önnek valamelyik felirat nem tetszik, vagy azt hibásnak találja, akkor annak módosításához nem szükséges új nyelvet létrehozni. Új nyelvre akkor lehet Önnek
szüksége, ha a használni kívánt nyelvet nem tartalmazza a telepítőkészlet. Az új nyelv lehet:
A www.tridoc.eu oldalról letöltött új nyelv.
A felhasználó által készített nyelvi fordítás (.xml vagy .xls formátumban. Lásd 22.5.)
A telepítőkészletben megtalálható valamely nyelvből történő másolat (és annak igény szerinti módosítása).
Amennyiben Önnek valóban új nyelvre van szüksége, akkor először létre kell hoznia az új nyelvet, majd ezt követően fel kell töltenie a tartalmi elemekkel.
A nyelv létrehozásának lépései: 1. Lépjen be az Üzleti testreszabás / Használt nyelvek menüpontba! 2. Ellenőrizze, hogy az További választott nyelvek listában maximum 2 nyelv szerepel! Amennyiben 3 nyelv szerepel, akkor egyet Önnek el kell távolítania ahhoz, hogy új nyelvet készíthessen. (Lásd 22.2) 3. Amennyiben teljesen üres tartalommal kívánja létrehozni az új nyelvet, válassza a következő opciót: Üres új nyelv! 4. Amennyiben valamely meglévő nyelvből kívánja származtatni az új nyelv tartalmi elemeit is, akkor válassza a következő opciót: Új nyelv a kiválasztott tartalommal! 5. Adja meg az új nelv nyelvi kódját például: en_GB! A rendszer ez alapján fogja azonosítani a nyelvet. Ennek a kódnak eltérőnek kell lennie az eddigi összes nyelv kódjától. 6. Adja meg az új nyelv nevét, például: German – Deutsch! 7. Nyomja meg a panel alján tallható Mentés gombot!
Kérjük, várjon türelmesen! Az új nyelv aktiválása több percig is eltarthat.
22.4. Nyelvi címkék testre szabása, fordítása A TriDoc standard renszer lehetővé teszi a rendszer felületén megjelenő címkék átírását, módosítását. A címkék átírását alapvetően két különböző módon végezhetjük. Ezek a következők:
Egy-egy címke módosítása, fordítáya közvetlenül a rendszer felületén keresztül.
Több címke módosítása, fordítása exportált .xml vagy .xls állományban.
A nyelvi címkék rendszerben történő módosításának, fordításának lépései: 1. Lépjen be az Üzleti testreszabás / Nyelvek testreszabása menüpontba! 2. Válassza ki a forrásnyelvet, amely nyelv biztosan tartalmazza a módosítandó, vagy fordítandó címkét! (Forrás nyelv) 3. Válassza ki a célnyelvet, amely nyelven létre kívánja hozni az új nyelvi címkét! (Cél nyelv) 4. Opcionálisan válassza ki az ellenőrző nyelvet, amely segíteni fog Önnek a címke egyértelmű fordításában! (Ellenőrző nyelv) 5. Gépelje be a Címke mezőbe annak a feliratnak az első néhány karakterét, amelyet fordítani kíván! (Ne feledkezzen meg arról, hogy ezt a forrásnyelven kell begépelnie.) 6. Nyomja meg a Megjelenítés gombot! Ennek hatására a rendszer kilistázza az összes olyan címkét, amelyek megfelelnek a szűrési feltételeknek. 7. Válassza ki a listából a módosítani, fordítani kívánt címkét! 8. A táblázat alatt található Forrás nyelv mezőben megjelenik az Ön által kiválasztott címke. Ez nem szerkeszthető! 9. A Cél nyelv mezőbe gépelje be a kiválasztott címke módosítását vagy fordítását. 10. Nyomja meg a Mentés gombot!
A riportban látható figyelmeztető Státusz ikonok (Lehet, hogy hosszú a címke, stb) csak jelzés értékűek. A rendszer nem tudja pontosan ellenőrizni, hogy az egyes fordítások ki fognak-e férni az adott helyre, ezért ezeket fordítást követően, minden esetben ellenőrizni kell. Az is elképzelhető, hogy a rendszer által hosszúnak ítélt fordítás probléma nélkül megjeleníthető. Amennyiben a táblázatban több, ugyanolyan forrásnyelvű címke jelenik meg, akkor ez azt jelenti, hogy ugyanaz a címke több helyen is előfordul a rendszerben, esetleg más jelentéstartalommal. Ebben az esetben javasoljuk, hogy a szűrési feltételek között jelölje be a Címke ID megjelenítés opciót. Ennek hatására a címkék egyedi azonosítói is láthatóvá válnak és Ön ez alapján nagyob biztonsággal tujda kiválasztani a fordítani kívánt címkét. Amennyiben címke alapján szűr, használhat helyettesítő karaktereket is. Például, ha meg kívánja keresni az összes olyan címkét, amelyben a „version” szó szerepel, akkor írja be a következőt: %verzió%.
22.5. Nyelvi adatbázis exportálása fordításhoz A TriDoc standard renszer lehetővé teszi a rendszer felületén megjelenő címkék átírását, módosítását. A címkék átírását alapvetően két különböző módon végezhetjük. Ezek a következők:
Egy-egy címke módosítása, fordíáta közvetlenül a rendszer felületén keresztül.
Több címke módosítása, fordítása exportált .xml vagy .xls állományban.
A nyelvi címkék exportálásának lépései a címkék rendszeren kívül történő módosításához, fordításához: 1. Lépjen be az Üzleti testreszabás / Nyelvek testreszabása menüpontba! 2. Döntse el, hogy milyen formátumú állományban kívánja exportálni a címke adatokat! 3. Ennek megfelelően nyomja meg a Nyelvi adatbázis export/import (XML) vagy a Nyelvi elemek export/import (XLS) gombot! 4. Mindkét esetben, a megjelenő PopUp ablakban lehetőség van exportálásra és importálásra is. 5. Válassza ki az exportálni kívánt nyelvet és igény szerint állítsa be a szűrési feltétetleket! 6. Nyomja meg az Export gombot és mentse el az állományt!
Mikor használja az XML formátunú export lehetőséget? Ezt az export formátumot akkor ajánljuk, ha a címkék módosítása, fordítása valamilyen külső alkalmazással történik. Ebben az esetben exportáláskor több nyelvet is kiválaszthat. Ennél a formátumnál szűrési lehetőségek nincsenek.
Mikor használja az XLS formátunú export lehetőséget? Ezt az export formátumot akkor ajánljuk, ha a címkék módosítása, fordítása kézzel történik MS Excel alkalmazás használatával. Ebben az esetben csak egy nyelv fordítása lehetséges: forrásnyelvről célnyelvre az opcionálisan megadott ellenőrző nyelv segítségével. Ennél a formátumnál több szűrési lehetőséget is megadhat, például kiválasztahja a még le nem fordított címkéket, vagy szűrhet a címkékben található karakterek szerint. Ezen kívül lehetőség van a rendszerben több helyen előforduló, azonos címkék összevonására is, amit a Ne legyen duplikáció opció segítségével érhet el.
22.6. Nyelvi adatbázis importálása fordítást követően A nyelvi címkék importálásának lépései a címkék rendszeren kívül történő módosítását, fordítását követően: 1. Lépjen be az Üzleti testreszabás / Nyelvek testreszabása menüpontba! 2. A 22.5. fejezetben leírt módon exportált állomány típusa szerint válassza ki a Nyelvi adatbázis export/import (XML) vagy a Nyelvi elemek export/import (XLS) gombot! 3. Válassza ki az Kiválasztott nyelvek felülírása XML fájlból. vagy a A címkék felülírása XLS fájlból opciót! 4. Válassza ki és töltse fel a módosított állományt az Feltöltés gombbal! 5. Nyomja meg az Import gombot!
Az importálás során a kiválsztott nyelv címkéi felülírásra kerülnek!
Kérjük, várjon türelmesen! A címkék importálása több percig is eltarthat.
23. Egyedi mezők – a tárolt metaadatok testre szabási lehetősége A TriDoc rendszer lehetővé teszi, a rendszer fő adatainak egyedi mezőkkel történő bővítését. Az egyedi mezőket a jogosultsággal rendelkező felhasználó a rendszer használata során bármikor létrehozhatja. Bővíthető területek:
Dokumentum adatok
Cég adattok
Személy adatok
A felsorolt területek mindegyikéhez 10 egyedi mező hozható létre.
23.1. Új mezők felvitele Az egyedi mezők megadásához lépjen be az Üzleti testreszabás / Mezők testreszabása menüpontba és végezze el a következő lépéseket: 1. Válassza ki a Személyadatok).
bővítendő
területet
(Dokumentumok,
Cégadatok,
2. Jelölje ki az Aktív chechkboxot! Ennek hatására szerkeszthetővé válnak az egyedi mező adatai. 3. Adja meg az egyedi mező előtt megjelenő címke szövegét (Mező neve)! 4. Adja meg a ToolTipben megjelenő mini help szövegét (Info)! 5. Válassza ki az egyedi mező típusát (Mező típusa)! 6. Állítsa be, hogy a mező kitöltése kötelező legyen-e adatrögzítéskor (Kötelező kitölteni adatbevitelnél)! 7. Adja meg, hogy hol jelenjen meg az egyedi mező! 8. Nyomja meg a Mentés gombot! 9. Töltse újra az alkalmazást a böngészőben ahhoz, hogy megjelenjenek a létrehozott egyedi mezők!
Csak nagyon indokolt esetben tegye kötelezővé az egyedi mezők kitöltését. Az egyedi mezők nem láthatóak azonnal az adatrögzítő képernyőkön, mivel azok külön fülön helyezkednek el. Ne írjon át meglévő egyedi mezőt, mivel a többi felhasználó már használhatta azokat és megtévesztő a régi adatok megjelenése az új mezőben. Ebben az esetben törölje az egyedi mező adattartalmát is a Tartalom törlése nyomógomb segítségével.
23.3. Használatban lévő egyedi mezők törlése Minden alkalommal, amikor egy egyedi mezőt módosítani vagy törölni kíván, el kell döntenie, hogy mi történjen a mezőben korábban rögzített, akár több ezer adattal. Amennyiben az Üzleti testreszabás / Mezők testreszabása képernyőn az egyedi mező definícióját írja át, akkor mezőkhöz rögzített adatbázis értékek megmaradnak! Amennyiben az egyedi mezők adatbázisban rögzítet értékeit is törölni kívánja, akkor nyomja meg az egyedi mező sorában lévő Tartalom törlése nyomógombot!
24. E-mail, Fax integráció
24.1. Az automatikus iktatócsatornák megértése A TriDoc rendszer az automatikus ikatatócsatornák segítségével tetszőleges külső alklmazáshoz, vagy hardver eszközhöz képes csatlakozni, amely e-mailben tudja küldeni a kezelendő dokumentumokat. A gyakorlati felhasználás során a következő külső eszközökhöz tud kapcsolódni automatikus iktatócsatornák segítségével:
E-mail szerver
Fax szerver
Multifunkcionális nyomtató (szkennelés, nyomtatás)
Nagy teljesítéményú szkenner
OCR alkalmazás
Biztonsági kamera (mozgásérzékelést követően e-mailben küldi el a felvett állományt)
Projektenként beállítható automatikus iktatócsatornák
stb
Mi a közös az automatikus iktatócsatornákban? Mindegyik automatikus iktatócsatorna egy hozzárendelt e-mail címről olvassa be a berékező leveleket és a hozzájuk csatolt állományokat. Ezek után iktatja az e-mail szövegét és a csatolt állományokat a csatornához beállított metaadatoknak megfelelően.
24.2. E-mailek automatikus iktatása Az e-mailek automatikus iktatásához definiálni kell egy vagy több automatikus iktatócsatornát. Ehhez lépjen be e következő menüpontba: Üzleti testreszabás / Email, Fax integration. A képernyő bal oldalán található rögzítő képernyőn adhatja meg a kialakítandó automatikus iktatócsatorna adatait. Ezek az adatok két csoprtba sorolhatók:
Az iktatócsatorna által elérni kívánt e-mail fiók adatai. (Csoportos iktatási csatorna megadása)
Az iktatás során használandó metaadatok. (Automatikusan kitöltődő adatok megadása)
Az e-mail iktatócsatorna létrehozásának lépései: 1. Nyomja meg az Új gombot!
2. Adja meg az e-mail iktatócsatorna nevét (Iktatócsatorna neve)! 3. Állítsa be az e-mail fiók eléréséhez szükséges adatokat! (Felhasználói név, Jelszó, E-mail szolgáltató, etc.)! 4. Használja a „(Mail subject)" kifejezést ahhoz, hogy az e-mail tárgya megjelenjen a cím mezőkben (Rövid cím, Cím)! 5. Adja meg, hogy erről az e-mail fiókról beolvasott dokumentumokat milyen metaadatokkal iktassa a rendszer! (Kategória, Típus, Projekt, etc.) 6. Nyomja meg a Mentés gombot! 7. Nyomja meg a Teszt gombot! A teszt során a jobb oldali riportban a Státusz oszlop ikonja szinkronizációt jelez. Amennyiben OK feliratú ikon jelenik meg a teszt végén, akkor a rendszer sikeresen iktatta az iktatócsatornán várakozó dokumentumokat.
A képernyőn megjelenő táblázat E-mailek száma és a Feldolgozási idő mezőkből tájékozódhat, hogy az adott iktatócsatorna a legutóbbi frissítés során hány e-mailt dolgozott fel, illetve, hogy a feldolgozás mennyi ideig tartott. Amennyiben sok iktatócsatornát kíván üzemeltetni, ne feledkezzen meg arról, hogy az automatikus iktatócsatornák nagy terhelést jelentenek a TriDoc szervernek. Ilyen esetben mindenképp nagy teljesítményű HW eszközök alkalmazását javasoljuk.
Kapcsolódó fejezet: 7.1.4. Automatikus iktatás iktatócsatornák Szkenner) >>
segítségével (E-mail, Fax,
24.3. Faxok automatikus iktatása A TriDoc rendszer lehetővé teszi a Fax szerveren keresztül érkező dokumentumok atuomatikus iktatását. Ennek megvalósításához fax szerverenként egy automatikus iktatócsatorna létrehozása szükséges. Az automatikus iktatócsatorna létrehozása a 24.2. fejezetben leírtak alapján történtik. A kapcsolati paramétereken kívül beálíltandó adatok:
Fax server integráció opció
Kategória: 11. Iktatott faxok.
Típus: 112. Fax (bejövő)
Kapcsolódó fejezet: 6.1.4. Automatikus iktatás iktatócsatornák segítségével (E-mail, Fax, Szkenner) >>
24.2. E-mailek automatikus iktatása >>
24.4. Scannerek és multifunkcionális nyomtatók egyszerű integrálása A TriDoc rendszer lehetővé teszi a Szkennerből és multifunkcionális készülékekből érkező dokumentumok atuomatikus iktatását. Ennek megvalósításához szkennerenkén és mulitfunkcionális készülékenként legalább egy automatikus iktatócsatorna létrehozása szükséges. Az automatikus iktatócsatorna létrehozása a 24.2. fejezetben leírtak alapján történtik.
Azokon a multifunkcionális nyomtatókon, amelyeken lehetőség van több e-mail cím megadására, ott állítson be külön e-mail címeket, szerződéseknek, ajánlatoknak, bejövő számláknak, stb. Ugyanezekhez az e-mail címekhez definiáljon automatikus iktató csatornákat a megfelelő dokumentum kategóriák megadásával.
Kapcsolódó fejezetek: 7.1.4. Automatikus iktatás iktatócsatornák segítségével (E-mail, Fax, Szkenner) >> 24.2. E-mailek automatikus iktatása >>
25. MS Word segítségével
és
MS
Outlook
integráció
telepíthető
Add-In
25.1. MS Word Add-In A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy az elkészített Word dokumentumokat közvetlenül az MS Word alkalmazásből iktassa. Az MS Word Add-In funkció használatához minden laptopon és minden kliens gépen - ahonnan elérhető a TriDoc alkalmazás - telepíteni kell az MS Office-t és a TriDoc Add-Int. Ez az Add-In az Üzleti testreszabás / MS Office integráció menüpontból tölthető le. Telepítést követően az MS Word alkalmazás főmenüjében megjelenik a TriDoc menüpont.
Az MS Word Add-In telepítéséhez nélkülözhetetlen a .Net Framework telepítése. Ezt a TriDoc Add-In telepítője automatikusan feltelepíti. A telepítést követően az MS Word alkalmazásban is engedélyezni kell az Add-In használatba vételét. Az MS Word Add-In segítségével csak a Gyorsiktatás panelen megtalálható metaadatokat tudjuk rögzíteni. A többi adat megadása a TriDoc Dokumentum iktatás képernyőn történik.
Kapcsolódó fejezet: 7.1.3. Gyors iktatás az MS Word, MS Outlook Add-In segítségével
25.2. MS Outlook Add-In A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy beérkező leveleit közvetlenül az MS Outlook alkalmazásből iktassa. Az MS Outlook Add-In funkció használatához minden laptopon és
minden kliens gépen - ahonnan elérhető a TriDoc alkalmazás - telepíteni kell az MS Outlook -t és a TriDoc Add-Int. Ez az Add-In az Üzleti testreszabás / MS Office integráció menüpontból tölthető le. Telepítést követően az MS Outlook alkalmazás főmenüjében megjelenik a TriDoc menüpont.
Az MS Outlook Add-In telepítéséhez nélkülözhetetlen a .Net Framework telepítése. Ezt a TriDoc Add-In telepítője automatikusan feltelepíti. A telepítést követően az MS Outlook alkalmazásban is engedélyezni kell az Add-In használatba vételét. Az MS Outlook Add-In segítségével csak a Gyorsiktatás panelen megtalálható metaadatokat tudjuk rögzíteni. A többi adat megadása a TriDoc Dokumentum iktatás képernyőn történik.
Kapcsolódó fejezet: 7.1.3. Gyors iktatás az MS Word, MS Outlook Add-In segítségével
26. Partnerkezelés A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy az iktatott dokumetnumait cégekhez vagy személyekhez kapcsolja. Ezeknek a cégeknek és személyeknek a nyilvántartását végzi a Partnerkezelés. Leggyakoribb üzleti igények dokumentumok és cégek összekapcsolására:
Szerződés – Szerződő cég összekapcsolása
Számla – Beküldő cég összekapcsolása
Reklamáció – Beküldő cég összekapcsolása
Beérkező hivatalos levél, Fax – Beküldő cég összekapcsolása
Kimenő hivatalos levél, Fax – Címzett cég összekapcsolása
Leggyakoribb üzleti igények dokumentumok és szemlyek összekapcsolására:
Reklamáció – Beküldő személy összekapcsolása
Beérkező hivatalos levél, Fax – Beküldő személy összekapcsolása
Kimenő hivatalos levél, Fax – Címzett személy összekapcsolása
HR dokumentumok – Személy összekapcsolása
A rendszer felhasználói és a rendszerben tárolt személyek két külön adathalmaz! Nem feltétlenül szerepelnek a rendszer felhasználói a személynyilvántartásban és természetesen nem minden nyilvántartott személy felhasználója a rendszernek. A felhasználók személyi kartonjának és felhasználói adatainak összekapcsolása az Adminisztráció / Felhasználók menüpontban történik.
26.1. Cég adatok nyilvántartása A TriDoc rendszer lehetővé teszi a cégadatok nyilvántatását és visszakeresését.
Új cég rögzítésének lépései:
Lépjen be a karbantartása.
következő
menüpontba:
Partnerkezelés
/
Cégek
A bal oldali adatlapon nyomja meg az Új gombot!
Töltse ki a cég adatait!
További adatokat, többek között egyedi mezőket rögzíthet a jobb oldali panelben, az Egyéb adatok fülön.
Nyomja meg a Mentés gombot!
A cég adatlapon a következő metaadatok rögzíthetők: Mező neve
Ikon
Információ
Rövid név
-
Teljes név
-
Cég típus
Ez az adat a céghierarchia kialakításánál fontos. A cégcsoportokhoz cégeket rendelhetünk, a cégekhez osztályokat definiálhatunk.
Státusz
Az inaktív adatok megjeleníthetők a riportokban, de adatrögzítésnél a választó mezők (combobox) nem tartalmazzák azokat.
Kategória
-
Felettes cég
Ez a mező határozza meg, hogy egy szervezeti egységnek melyik egység a felettes szerve. TIPP: Ennek segítségével alakíthatjuk ki saját cégünk hierarchikus felépítését is.
Szervezeti egység vezetője
A szervezeti egység vezetője külön értesítést kaphat a késő feladatokról.
Cég profil
A cég fő tevékenységi körét előre definiált értékek közül kell kiválasztanunk.
Cég profile leírása
TIPP: Használjuk ezt a mezőt a cég egyéb tevékenységeinek feltüntetésére!
Elérhetőségek
A címadatok sorrendje: utca + házszám, település, irányítószám, ország.
Számlázási cím
-
Telefon
-
Fax
-
E-mail
-
Web oldal
-
A Kiegészítő adatlap panelen található az Idegen azonosító szám (EID) mező. This external ID allows you to search in other systems, for instance also based on identification codes stored in SAP. TIP: You can also store identification codes here from the older system which has been replaced.
Amennyiben rögzítette a cég adatait, használja az Új személy felvitele ehhez a céghez >> gombot! Ezzel a funkcióval kényelmesebben veheti fel a céghez tartozó személyeket.
Kapcsolódó fejezetek: 3.1.3. Vigye fel cége adatait, rögzítse munkatársait és partnereit!
26.2. Személy adatok nyilvántartása A TriDoc rendszer lehetővé teszi a személyadatok nyilvántatását és visszakeresését.
Új személy rögzítésének lépései:
Lépjen be a következő karbantartása.
menüpontba:
Partnerkezelés
/
Személyek
A bal oldali adatlapon nyomja meg az Új gombot!
Töltse ki a személy adatait!
További adatokat, többek között egyedi mezőket rögzíthet a jobb oldali panelben, az Egyéb adatok fülön.
Nyomja meg a Mentés gombot!
A személy adatlapon a következő metaadatok rögzíthetők: Mező neve
Ikon
Információ
Megszólítás
Mr / Ms / Mrs / PhD / Dr / ...
Keresztnév
-
Vezetéknév
-
Cég
MEGJEGYZÉS: Ez egy speciális combobox, ami az első 2 karakter begépelése után töltődik fel a keresés eredményével. Az első 100 adat megjelenítéséhez gépelje be a következőt: %%
Státusz
Az inaktív adatok megjeleníthetők a riportokban, de adatrögzítésnél a választó mezők (combobox) nem tartalmazzák azokat.
Neme
-
Pozíció
Az adott személy beosztását a hatékony kereshetőség érdekében előre definiált értékek
közül kell kiválasztanunk. TIPP: Használjuk ezt a mezőt a névjegykártyán feltüntetett pozíció tárolására! Döntési szint
Ez a mező ad tájékoztatást az ügyfél, partner alkalmazottainak vélt döntési jogairól.
Monogram
-
Cím
A címadatok sorrendje: utca + házszám, település, irányítószám, ország.
Mobil
-
Telefon
-
Fax
-
E-mail
-
Web oldal
-
Messenger
-
A Kiegészítő adatok panelen található az Idegen azonosító szám (EID) mezőt. This external ID allows you to search in other systems, for instance also based on identification codes stored in SAP. TIP: You can also store identification codes here from the older system which has been replaced.
Használja az Elérhetőségek átvétele a kiválasztott cég adatlapján >> gombot. Ezzel a funkcióval kényelmesebben adhatja meg a személy kontakt adatait.
Kapcsolódó fejezetek: 3.1.3. Vigye fel cége adatait, rögzítse munkatársait és partnereit!
27. Partner integráció A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy más alkalmazásban tárolt partnertörzsét a rendszerbe importálja, vagy akár rendszeres időközönként frissítse.
Amennyiben külső alkalmazásban kezeli központi partnertörszét, javasoljuk, hogy a TriDoc rendszerben ne szerkessze a partner adatokat. Használja a rendszeres szinkronizációt biztosító Partner intergárciót.
27.1. Milyen formátumú állományok importálhatók? A parnter adatok importáláshoz mintafájlokat kínál a TriDoc, melyek segítenek ellenőrizni, hogy az importálni kívánt állományok megfelelnek-e a rendszer által támasztott formai elvárásoknak. A TriDoc az importálást megelőzően és azt követően is lehetőséget biztosít az adatok ellenőrzésére, igény esetén az import utólagos visszavonására.
27.2. Egyszeri partneradat import MS Excel állományból Az Excel állományban tárolt partneradatok importáláshoz végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a Partnerkezelés/ Partner integration menpontba! 2. Töltse le a Minta cégadatokra vagy Minta személyadatokra gomb megynomásával a mintaállományt! 3. Ellenőrizze, hogy az Ön állománya megfelel a mintaállomány formátumának. 4. Válassza Egyszeri import fület! 5. Válassza ki, hogy milyen adattípust kíván importálni: Cégadatok vagy Személyadatok. (Amennyiben mindkét adatot importálni szeretné, először mindig a cég adatot válassza, mivel a személy adatok hivatkozhatnak a cégadatokra.) 6. Az Feltöltés gomb segítségével töltse fel az Excel állományt. 7. Amennyiben azt szeretné, hogy az adatbázisban található adatok felüliródjanak az Excel állományban lévő adatokkal, akkor kapcsolja be a következő opciót: Felülírás engedélyezett! 8. Nyomja meg az Import gombot! 9. Ellenőrizze, hogy a jobb figyelmeztetések, vagy hibák!
oldali
importálási
riportban
megjelentek-e
10. Amennyiben a hibás adatok miatt újra importálni kívánja az állományt nyomja meg a Importált cégek törlése vagy Importált személyek törlése nyomógombokat, és ismételje meg az import folyamatot!
Az Importált cégek törlése és Importált személyek törlése nyomógombokat csak közvetlenül az impoprtálást követően használja. Régebben vagy más felhasználó által importált adatok törlésére ne használja, mivel az adatok kézzel történő módosítását követően nem minden adat visszaállítása lehetséges. Személyek cégekhez kapcsolása Amennyiben személy és cég állományt is importál, akkor a személyeket cégekhez kötheti. Ez a személyi rekordokban elhelyezett cég EID azonosító megadásával történik. Javasoljuk, hogy ehhez a funkcióhoz csak egy felhasználónak legyen hozzáférési jogosultsága.
27.3. Partnerintegráció központi partnernyilvántartó rendszerrel Az Excel állományban tárolt partneradatok rendszeres szinkronizációjához az előző fejezetben végrehajtottakon kívül a következő lépéseket szükséges elvégezni:
1. Lépjen be a Partnerkezelés / Partner integration menpontba! 2. Töltse le a Minta cégadatokra vagy Minta személyadatokra gomb megynomásával a mintaállományt! 3. Ellenőrizze, hogy az Ön cége által használt központi partnertörsz képes-e ilyen formában kiexportálni a partneradatokat! 4. Válassza Partner integráció fület! 5. Adja meg azt az elérési utat és állomány nevet, amelyet a központi partnernyilvántató rendszer fog rendszeresen előállítani a cég adatokkal. (A TriDoc szerver számára láthatónak kell lenni ennek az alkönyvtának!) 6. Adja meg azt az elérési utat és állomány nevet, amelyet a központi partnernyilvántató rendszer fog rendszeresen előállítani a személy adatokkal. (A TriDoc szerver számára láthatónak kell lenni ennek az alkönyvtának!) 7. Válassza ki a szinkronizáció gyakoriságát (Import gyakorisága)! 8. Nyomja meg a Mentés gombot! 9. Nyomja meg a Teszt gombot! 10. Ellenőrizze, hogy a jobb figyelmeztetések, vagy hibák!
oldali
importálási
riportban
megjelentek-e
11. Amennyiben sikerült a formátumokat beállítani és a központi partnernyilvántartó által készített állományok adatai rendszeresen frissülnek a cég és személy listákban, akkor sikeresen beállította a Parten integrációt!
Javasoljuk, hogy ehhez a funkcióhoz csak egy felhasználónak legyen hozzáférési jogosultsága.
28. Felhasználók felvitele
28.1. Felhasználók felvitele A TriDoc rendszer telepítése során a telepítést végző rendszergazda beállítja saját felhasználói nevét és jelszavát. Ezzel a felhasználói névvel belépve rögzítheti a rendszer további felhasználóit.
Felhasználó létrehozásának lépései:
Lépjen be az Adminisztráció / Felhasználók menüpontba!
Nyomja meg a panel alján található Új gombot!
Töltse ki a táblázat alatti beviteli mezőket.
Válassza ki a rögzítendő felhasználó szerepköreit (Szerepkör)!
Nyomja meg a Mentés gombot!
Mező neve
Ikon
Információ
Teljes név
-
Felhasználói név
-
Nyelv
-
Autentikáció
Az LDAP autentikáció használatához a rendszerbeállításoknál konfigurálni kell a kapcsolatot az LDAP szerverrel.
E-mail
Az itt megadott e-mail címet fogja a rendszer használni felhasználói üzenetek küldésére. Erre az e-mail címre kérhető figyelmeztetés új feladat érkezéséről.
Személy
Ez a mező kapcsolja össze az itt rögzített felhasználót a személy nyilvántartásnál rögzített adatokkal.
Jelszó
-
Jelszó megerősítés
-
Érvényesség kezdete
A rendszer az itt megadott időponttól engedélyezi a felhasználónak a belépést. Ha a felhasználó többszöri sikertelen belépés után ideiglenesen kitiltásra került, akkor ennek az időpontnak a
törlésével újra engedélyezhető a belépés. Érvényesség vége
Az itt megadott dátumig léphet be a felhasználó.
Adminisztártorként beléphet
Adminisztrátorként történő belépés esetén a rendszer korlátozás nélkül teljes jogosultságot biztosít a rendszer minden funkciójához és az összes adatcsoporthoz.
Aktív
Az inaktív adatok megjeleníthetők a riportokban, de adatrögzítésnél a választó mezők (combobox) nem tartalmazzák azokat.
Szerepkör
Egy felhasználóhoz több szerepkör is választható. A Ctrl billentyű nyomvatartása mellett kattintsunk a kívánt szerepkörökre.
Ne válasszon LDAP autentikációt, ha még nincs beállítva az LDAP szerverrel a kapcsolat!
Csak a rendszergazdai jogosultsággal rendelkező felhasználóknál jelöljük meg az Adminisztrátorként beléphet checkboxot!
A TriDoc rendszerbe az adminisztrátor tetszőleges számú felhasználót vihet fel, a rendszert egy időben csak a feltöltött licenceknek megfelelő számú felhasználó használhatja.
28.2. Felhasználói szerepkörök beállítása A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználókhoz különböző szerepköröket rendelhessen. A szerepkörök igény esetén megfeleltethetők a felhasználók munkaköreivel. A rögzített szerepkörökhöz a következő jogosultsági beállítások rendelhetők:
Funkció jogosultságok
Kategória jogosultságok
Projekt jogosultságok csak felhasználókhoz rendelhetők!
Szerepkörök létrehozása a következő menüpontokban lehetséges:
Adminisztráció / Funkció jogosultságok Adminisztráció / Kategória jogosultságok
Az új felhasználói szerepkörök létrehozásának lépései: 1. A bal oldali táblázatban válassza ki, az erlőre definiált szerepkörök közül azt, amelyik a lehető legközelebb áll a kialakítandó szerepkörhöz. 2. Nyomja meg a Másolás gombot! 3. Módosítsa az új szerepkör nevét! 4. Nyomja meg a bal oldali panel alján taláható Mentés gombot! 5. Válassza ki az újonnan elmentett szerepkört a bal oldali táblázatban! 6. Válassza ki a módosítandó jogosultság elemet a jobb oldali panelben. Az elem adatai megjelennek a táblázat alatti beviteli mezőkben. 7. Módosítsa a hozzá rendelt jogosultságot. 8. Nyomja meg a panel aljánt található Mentés gombot!
A létrehozott szerepkört az Adminisztráció menüpontban lehet a felhasználókhoz rendelni.
/
Felhasználók
28.3. Hibás bejelentkezés miatt kitiltott felhasználók engedélyezése Többszöri sikertelen bejelentkezést követően a TriDoc rendszer kitiltja a felhasználót. A felhasználók kitiltásával kapcsolatban a következőket kell tudni:
A kitiltás csak egy megadott időre történik, utána automatikusan újra engedélyezi a rendszer a belépést.
A kitiltást a rendszergazda feloldhatja.
A belépési bróbálkozások maximális számát a rendszergazda állíthatja be. (Rendszerbeállítások 114.)
A kitiltás hosszát a rendszergazda állíthatja be órában. (Rendszerbeállítások 115.)
Kitiltások paramétereinek beállítása: Adminisztráció / Rendszerbeállítások
Kitiltott felhasználó engedélyezése: Amennyiben egy felhasználó a megengedettnél többször próbálkozott sikertelenül a belépéssel, akkor a TriDoc rendszer megváltoztatja a felhasználói bejegyzés érvényességének kezdetét. A bejelentkezési próbálkozás időpontjához hozzáadja a kitiltás hosszát és azt menti el, mint érvényesség kezdete.
Újra engedélyezéshez a következő lépéseket kel elvégezni: 1. Lépjen be az Administration / Felhasználók menüpontba! 2. Szűrje le és válassza ki a kitiltott felhasználót a táblázatban! 3. Törölje ki az Érvényesség kezdete mező tartalmát! 4. Nyomja meg a Mentés gombot!
28.4. A felhasználók kapcsolata
és
a
partnernyilvántartásban
tárolt
személyek
A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a renszer felhasználóit és a partnernyilvántartásban tárolt személyeket külön kezelje. Ugyanakkor igény lehet, hogy a felhasználók is megjelenhessenek a partnernyilvántartásban, mint nyilvántartott személyek. Ebben az esetben össze kell kapcsolnia a felhasználókat a partnernyilvántartásban rögzített személyekkel. Ehhez a következő lépéseket kell elvégeznie: 1. Ellenőrizze, hogy minden felhasználó fell lett véve a rendszerbe: Adminisztráció / Felhasználók! 2. Ellenőrizze, hogy az Ön cégének adatai rögzítve lettek a rendszerben: Partnerkezelés / Cégek listája! (Ez egy kitüntetett szerpű cég, ne vegyen fel új céget!) 3. Rögzítse egyessével a felhasználókat, mint személyek: Partnerkezelés / Személyek karbantartása és állítsa be, hogy ezek a személyek az Ön cégénél dolgoznak. 4. Lépjen be az Adminisztráció / Felhasználók menüpontba! 5. Egyesével minden felhasználónál válasza ki a Személy comboboxból a hozzá tartozó személyt, és nyomja meg a Mentés gombot.
Az Ön cégének adatkartonja, kitüntetett szerepű, ezért telepítést követően a rendszer el is készíti ezt az adatlapot a következő névvel: This is your company. Plesa rename it! Változtassa meg az adatokat és mentse el azokat. Amennyiben elkerülhetetlen, hogy a felajánlott rekord helyett más rekordban tárolja saját cégének adatait, akkor annak ID-ját be kell állítani a Rendszerbeállítások 201-es paraméterében!
29. Helyettesítések kezelése A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy az egyes felhasználókat más felhasználók helyettesítsenek. A helyettesítések beállítása kétféleképp történhet:
A felhasználó maga állítja be. Például szabadság esetén a felhasználó beállíthatja, hogy kik helyettesíthetik.
Központilag állítja be egy felelős. Például előre nem látható betegség, vagy baleset esetén állítja be a helyettesítést egy arra kijelölt személy.
A helyettesítéseket a következő menüpontokban lehet beállítani: Adminisztráció / Felhasználói beállítások/ Helyettesítéseim Adminisztráció / Helyettesítések
A helyettesítések központi beállításához a következő lépéseket kell elvégeznie: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Helyettesítések! 2. A táblázat alatti mezők segítségével vihet fel új helyettesítést. A táblázat feletti mezők kereső feltételek megadására szolgálnak. 3. A táblázat alatt válassza ki a Személy comboboxban a helyettesítendő személyt! 4. A táblázat alatt válassza ki a Helyettesítő személy comboboxban a helyettesítő személyt! 5. A táblázat alatt válassza ki a Helyettesítés típus comboboxban a helyettesítés típusát! 6. Adja meg az Időszak mezőben a helyettesítés időtartalmát! 7. Szükség esetén adja meg a helyettesítés részletesebb indoklását a Megjegyzés mezőben! 8. Nyomja meg a Mentés gombot!
29.1. A helyettesítési folyamat megértése A helyettesítés során a következők történnek:
A helyettes Dashboard képernyőjén megjelennek a helyettesített felhasználó dokumentum készítési feladatai – Dokumentumkezelés / Dashboard.
A helyettes jóváhagyási listáiban megjelennek a helyettesített felhasználó feladatai – Dokumentumkezelés / Jóváhagyási feladataim
A helyettes megkapja a helyettesített e-mail figyelmeztetéseit (ha engedélyezve van a saját email értesítése).
A helyettes megkapja a helyettesített felhasználó dokumentum hozzáférési jogosultságait a helyettesítés idejére.
A helyettes megkapja a helyettesített jogosultságait a helyettesítés idejére.
felhasználó
funkció
hozzáférési
A helyettes jóváhagyhatja a helyettesített felhasználónak küldött dokumentumokat. Ekkor a rendszer jóváhagyóként a helyettesítő személyt tünteti fel.
Csak egy szintű helyettesítés lehetséges! A helyettesítő helyettesítői (… és annak helyettesítői) már nem kapják meg a helyettesítési jogot. Biztonsági átláthatósági okoból és technikai hatékonysági okoból nem támogatja a TriDoc a több szintű helyettesítést.
Több helyettes is megadható! Amennyiben nem tudja, hogy ki az, aki helyettesíteni tudja majd Önt, megadhat egyszerre több helyettest is. Ebben az esetben a helyettesítők egyszerre kapják meg a feladatokat és bármelyikük helyettesítheti Önt.
30. Funkció jogosultságok kezelése
30.1. Mit jelent a funkciójogosultság? A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a különböző felhasználói szerepkörökhöz a rendszergazda funkció jogosultságokat rendeljen. A funkció jogosultság segítségével szabályozható, hogy a felhasználó elérheti vagy sem az adott menüpontot függetlenül a kezelt adat tartalmától.
A funkció jogosultság a következőkhöz rendelhető:
Menüpontok (Főmenü és almenüpontok).
Nyomógombok (Minden szerver interakciót kiváltó nyomógomb. - Mentés, Megjelenítés, Törlés, Export, Import, stb)
A funkció jogosultságok ellenőrzése szerver oldalon történik. Ennek megfelelően külső alkalmazásokból is csak jogosultság birtokában lehet használni a rendszer funkcióit.
A jogosultsági beállításokon történő változtatások után minden esetben tesztelje az új beállításokat!
30.2. Funkciójogosultságok szerepkörökhöz rendelése A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a nyilvántartott felhasználói szerepkörökhöz részletes funkciójogosultságokat állítson be. A funkció jogosultságok beállításához a következő lépéseket kell elvégeznie: 1. Lépjen be a következő jogosultságok!
menüpontba:
Adminisztráció
/
Funkcó
2. Jobb oldalon láthatók a nyilvántartott felhasználói szerepkörök, baloldalon jelennek meg a kiválasztást követően a szerepkör részletes jogosultsági beállításai. 3. Válasszon ki egy szerepkört, példáull: 04. Default – Secretariact! 4. Válasszon ki egy jogosultsági elemet, például: Törzsadatok! 5. Állítsa be az adott funkció kívánt jogosultságát., például: Tiltsa meg, hogy ezzel a szerepkörrel a felhasználók vátoztassanak a törzsadatokon! Ehhez állítsa be a Jogosultság combobox értékét ___- Nincs hozzzáférés értéküre. 6. Nyomja meg a Mentés gombot!
A következő jogosultségi értékek állíthatók be:
___ - Nincs hozzzáférés
X__ - Olvasási jog
XX_ - Olvasási és írási jog
XXX – Teljes jog
*** - Egyedi jog (csak vegyes jog jelzésére)
Egyesével mentsen! Minden jogosultsági elemet változtatást követően külön el kell menteni.
*** - Egyedi jog Abban az esetben, ha egy menüpont alatt különböző jogok keverednek (Teljes jog, Nincs hozzáférés), akkor nem adható meg egyértelműen, hogy a menüponthoz milyen joga van a felhasználónak. Ebben az esetben a rendszer a táblázatban ezt a jelölést használja. (Jogosultság megadáskor nem használható!)
31. Kategória jogosultságok kezelése
31.1. Mit jelent a kategóriajogosultság? A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a különböző felhasználói szerepkörökhöz a rendszergazda kategóriajogosultságokat (adatszintű jogosultság) rendeljen. A kategória jogosultság segítségével szabályozható, hogy a felhasználó elérheti vagy sem az adott dokumentumot feltéve, hogy az adott menüponthoz megvan a funkciójogosultsága.
A kategrória jogosultság a következőkhöz rendelhető:
Minden létrehozott dokumentum kategória törzsadat típushoz.
A kategória jogosultságok ellenőrzése szerver oldalon történik. Ennek megfelelően külső alkalmazásokból is csak jogosultság birtokában lehet elérni a rendszerben tárolt dokumentumok metaadatait.
A jogosultsági beállításokon történő változtatások után minden esetben tesztelje az új beállításokat!
31.2. Kategóriajogosultságok szerepkörökhöz rendelése A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a nyilvántartott felhasználói szerepkörökhöz dokumentum kategória jogosultságokat állítson be. A dokumentum kategória jogosultságok beállításához a következő lépéseket kell elvégeznie: 1. Lépjen be a következő jogosultságok!
menüpontba:
Adminisztráció
/
Kagegória
2. Jobb oldalon láthatók a nyilvántartott felhasználói szerepkörök, baloldalon jelennek meg a kiválasztást követően a szerepkör részletes jogosultsági beállításai! 3. Válasszon ki egy szerepkört, például: 04. Default – Secretariact! 4. Válasszon ki egy jogosultsági elemet, például: 03. Számlák! 5. Állítsa be az adott funkció kívánt jogosultságát, például: Csak olvashassák ezek a felhasználók a kiválasztott kategóriájú dokumentumokat. Ehhez állítsa be a
Jogosultság combobox értékét X__- Olvasási jog értéküre! 6. Nyomja meg a Mentés gombot!
A következő jogosultségi értékek állíthatók be:
___ - Nincs hozzzáférés
X__ - Olvasási jog
XX_ - Olvasási és írási jog
XXX – Teljes jog
Egyesével mentsen! Minden jogosultsági elemet változtatást követően külön el kell menteni.
32. Projekt jogosultságok kezelése
32.1. Mit jelent a projektjogosultság? A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a különböző felhasználókhoz a rendszergazda projekt jogosultságokat rendeljen. A projekt jogosultság segítségével olyan plussz jogokat adhat a felhasználóknak, amelyekre a kategóri jogosultság önnmagában nem hatalmazza fel őket.
Például, ha egy felhasználó rendelkezik az alábbi jogosultságokkal:
Funkció jogosultság: Dokumentum lista XXX - Teljes jog
Kategória jogosultság: 02. Ajánlatok
XXX - Teljes jog
Kategória jogosultság: 01. Szerződések
___ - Nincs hozzáférés
akkor az a felhasználó a beállítások szerint nem láthatja a szerződéseket a dokumentumok listájában. A projekt jogosultság segítségével, viszont megadhatja neki a hozzáférést a kiválasztott projekt összes dokumentumához, azaz a projekt a szerződéséhez is. Ezek után a listában csak azt a szerződést fogja látni a felhasználó, amely a projekthez tartozik, a többi projektét nem.
A projekt jogosultság a következőkhöz rendelhető:
Projektek (Minden projekt dokumentum, amely az adott projekhez tartozik).
A projekt jogosultságok ellenőrzése szerver oldalon történik. Ennek megfelelően külső alkalmazásokból is csak jogosultság birtokában lehet elérni a rendszerben tárolt dokumentumok metaadatait.
A többi jogosultságtól eltérően a projektjogosultság szerepkörökhöz rendelhető, hanem felhasználókhoz.
nem
A jogosultsági beállításokon történő változtatások után minden esetben tesztelje az új beállításokat!
32.2. Projektjogosultságok szerepkörökhöz rendelése A TriDoc rendszer lehetővé teszi, hogy a nyilvántartott felhasználókhoz a rendszergazda projekt jogosultságokat állítson be.
A projekt jogosultságok beállításához a következő lépéseket kell elvégeznie: 1. Ellenőrizze, hogy a kérdéses projektek szerepelnek a projektnyilvántartásban. 2. Lépjen be a jogosultságok!
következő
menüpontba:
Adminisztráció
/
Pojekt
3. Bal oldalon láthatók a nyilvántartott felhasználók. Jobboldalon jelennek meg a felhasználó nyilvántartott projekt jogosultságai. 4. Válasszon ki egy felhasználót! 5. Válassza ki a táblázatban a kívánt projektet! 6. Állítsa be az adott projekt jogosultságát, például: Olvashassa a felhasználó a kiválasztott projekt dokumentumait. Ehhez állítsa be a Jogosultság combobox értékét X__- Olvasási jog értéküre! 7. Nyomja meg a Mentés gombot!
A következő jogosultségi értékek állíthatók be:
___ - Nincs hozzzáférés
X__ - Olvasási jog
XX_ - Olvasási és írási jog
XXX – Teljes jog
Csak additív jogok adhatók meg a projekt jogosultsággal! Amennyiben egy dokumentumokhoz, megvonni tőle.
felhasználónak teljes joga van bizonyos akkor a projektjogosultságokkal nem lehet
Egyesével mentsen! Minden jogosultsági elemet változtatást követően külön el kell menteni.
33. Rendszerbeállítások A TriDoc rendszer üzemszerű működéséhez szükség van bizonyos rendszerparaméterek helyes beállításához. Az egyes rendszerparaméterek a képernyőn egyedi szám azonosítóval lettek ellátva a könnyebb hivatkozhatóság érdekében. A rendszerparaméterek beállításához lépjen be a következő menüpontba: Adminisztartion / Rendszerbeállítások
A következő paraméterek beállítása javasolt:
011-019 SMTP, e-mail beállítások - Ezek a paraméterek szükségesek az email értesítésekhez és a dokumentumok közvetlen e-mailben történő küldéséhez.
110-115 Jelszó politika - Ezeknek a paraméterek a beállítása javasolt, ha nem kíván LDAP autentikációt használni.
121-126 LDAP beállítások - Ezek a paraméterek szükségesek, ha LDAP autentikációt kíván használni.
302-305 Dokumentum specifikus beállítások – Ezeket a paramétereket, amennyiben lehetséges a rendszer használata előtt érdemes ellenőrizni és igény esetén változtatni.
Nem javasolt a következő paraméterek változtatása:
201, 301
Az Adminisztráció / Rendszerbeállítások képernyő egy egyszerű paraméterbeállító képernyő. Nincs felkészítve a különböző paraméter ellenőrzésére és a helytelen bevítelek kivédésére. Kérjük, nagy körültekintéssel változtassa a rendszer paramétereit!
Erősen javasolt, hogy az Adminisztráció / Rendszerbeállítások képernyőhöz, csak a rendszergazdának legyen hozzáférési joga.
33.1. SMTP szerver beállítása Az SMTP szerver kapcsolat többek között lehetővé teszi, hogy a TriDoc rendszer e-mail értesítéseket küldjön a felhasználóknak.
Az SMTP szerver paramétereinek beállításához végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Rendszerbeállítások!
2. Adja meg a következő paraméterek értékét: 011-019 3. Nyomja meg a Mentés gombot!
Mező neve
Ikon
Információ
011. E-mail motor alapértelmezett küldő
A rendszer által küldött e-mailek erről a címről kerülnek kiküldésre.
012. E-mail motor alapértelmezett tárgy
A rendszer által küldött e-mailek ezzel a tárgy kerülnek kiküldésre.
013. E-mail motor alapértelmezett karakterkészlete
Az e-maileket ilyen karakterkódolással küldi a felhasználóknak a rendszer.
014. SMTP szerver host
SMTP server host (smtp.yournetpartner.com)
015. SMTP szerver felhasználó
A levelező szerver felhasználói neve.
016. SMTP szerver jelszó
Ez a beállítás szükséges, ha az e-mail értesítést, vagy a direkt e-mail küldést igénybe szeretné venni.
017. SMTP szerver port
Ez a beállítás szükséges, ha az e-mail értesítést, vagy a direkt e-mail küldést igénybe szeretné venni.
018. SMTP TLS/SSL
Itt adható meg a titkosított csatorna használata, ha az SMTP szerver titkosított csatornát használ.
019. SMTP szerver azonosítását igényel?
A levelező szerver használatához rendszernek jelszót használnia?
kell-e
a
True / False! Az olyan rendszerparamétereknél, ahol igennel és nemmel kell válaszolni, minden nyelven használja a „true” és „false” paraméter értékeket.
33.2. Jelszó politika beállítása A Jelszó politikai beállítások lehetővé teszik, hogy a TriDoc rendszer erős jelszavakat követeljen meg a felhasználóktól.
A Jelszó politikai paraméterek beállításához végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Rendszerbeállítások!
2. Adja meg a következő paraméterek értékét: 110-115! 3. Nyomja meg a Mentés gombot!
Mező neve
Ikon
Információ
110. Jelszó politika – Felhasználói jelszó minimális hossza
Itt adható meg, hogy a rendszer felhasználóinak hány karakter hosszú jelszót kell használniuk. Ha nulla vagy annál kisebb értéket adunk meg, azzal kikapcsoljuk az ellenőrzést.
111. Jelszó politika – Nagybetűs karakterek minimális száma a jelszavakban
Itt adható meg, hogy a rendszer felhasználóinak hány nagybetűs karaktert kell a jelszóban használniuk.
112. Jelszó politika – Numerikus karakterek minimális száma a jelszavakban
Itt adható meg, hogy a rendszer felhasználóinak hány numerikus karaktert kell a jelszóban használniuk.
113. Jelszó politika – Speciális karakterek minimális száma a jelszavakban
Itt adható meg, hogy a rendszer felhasználóinak hány extra karaktert (eg.: !@#$^&!=) kell a jelszóban használniuk.
114 Jelszó politika – Hányszor próbálkozhat a felhasználó a belépéssel?
Hányszor próbálkozhat a felhasználó a belépéssel?
115. Jelszó politika – Felhasználói kitiltás hossza (óra)
Itt adhatjuk meg, hogy a többször hibás jelszót megadó felhasználó hány óra várakozás után próbálkozhat újra a belépéssel.
33.3. LDAP szerver kapcsolat beállítása Az LDAP kapcsolat lehetővé teszi, hogy a TriDoc rendszer az LDAP szerveren megadott felhasználói jelszavakat használja. Ebben az esetben a felhasználók a Windows, Linux, vagy MAC OSX operációs rendszerben nyilvántartott jelszavukkal léphetnek be a TriDoc rendszerbe. A Jelszó politikai paraméterek beállításához végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Rendszerbeállítások! 2. Adja meg a következő paraméterek értékét: 121-126! 3. Nyomja meg a Mentés gombot!
Mező neve
Ikon
Információ
121. LDAP URL
LDAP url (ldap://localhost:389)
122. LDAP felhasználói útvonalak
E.g.: OU=Trilobita
123. LDAP host
LDAP szerver neve (ldapserver.yourcompany.com)
124. LDAP port
LDAP port (389)
125. LDAP Windows Active Directory – Default Naming Context
Example: cn=trilobita-int.hu, dc=hu
126. LDAP felhasználó azonosító sablon
LDAP felhasználó azonosító sablon
33.4. Iktatószám formátum beállítása Az iktatószám formátum beállítása lehetővé teszi, hogy a TriDoc rendszer olyan iktatószámokat generáljon, amely leginkább illeszkedik cégünk üzleti elvárásaihoz.
Az iktatószám fromátum és egyéb ikattáshoz tartozó paraméter beállításához végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Rendszerbeállítások! 2. Adja meg a következő paraméterek értékét: 302-305! 3. Nyomja meg a Mentés gombot!
Mező neve
Ikon
Információ
301. Dokumentum formanyomtatványok kategóriájának
A dokumentum formanyomtatványok kategóriájának kitüntetett szerepe van, ezért meg kell adni a rendszer azonosítóját.
302. Kezdő iktatószám értéke
Kezdő iktatószám értéke
303. Új verzió iktatásánál melyik verzió helyiérték növekedjen?
Itt adhatjuk meg, hogy új verzió iktatásánál melyik verzió helyiértéket növelje automatikusan a rendszer.
304. Dokumentum iktatószámának formátuma
Az iktatószám felépítését változtatni lehet. Itt adható meg a formátumot leíró kifejezés.
305. Dokumentum verzió iktatószámának formátuma
A dokumentum verzióknak külön iktatószám formátumot lehet megadni. Itt adható meg a formátumot leíró kifejezés.
Mit kell tudni a dokumentum regisztrációs számról? A dokumentum iktatási száma ({DOCREGNUM}), a következőkből áll:
{REGBOOK} – A törzsadatoknál megadott iktató könyv neve.
{REGNUM} – Futó sorszám, amely iktatókönyvenként dokumentumokat, és minden év elején nullázódik.
{YYYY} – Iktatás éve.
számolja
a
A dokumentum verzió iktatási száma, a következőkből áll:
{DOCREGNUM} – A fenti azonosító.
{v1} – A verzió szám legmagasabb helyiértéke.
{v2} – A verzió szám második helyiértéke.
{v3} – A verzió szám harmadik helyiértéke.
Példák iktatókönyv formátum beállításokra: Iktatószám formátum
Példák generált azonosítóra
{YYYY}/{REGBOOK}/{REGNUM}
2010/A/100001
{REGBOOK}/{REGNUM}/{YYYY}
A/100001/2010
{YYYY}/{REGNUM}/{REGBOOK}
2010/100001/A
{YY}/{REGNUM}/{REGBOOK} {YYYY}{REGNUM}-{REGBOOK} {YYYY}{REGNUM} {YYYY}{REGBOOK}{REGNUM}
10/100001/A 2010100001-A 2010100001 2010A100001
Figyelem! – Akkor hagyhatja el az iktatókönyv formátumból az iktatókönyv jelét ({REGBOOK}), ha garantált, hogy csak egy iktatókönvet fog használni.
Figyelem! – Ne használjon pont, vagy vessző elválasztó karaktert az iktató könyv betüjele előtt! Hibát okoz, ha a generált azonosítóban a következő karaktersorozatok keletkezik: .E ,E !
33.5. Riportokban megjelenő sorok számának beállítása A TriDoc rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a riportokban megjelenő sorok számát megváltoztassa. Teljesítmény okoból a keresések első 100 találata jelenik meg a riportokban.
A megjelenő sorok számának megváltoztatásához végezze el a következő lépéseket: 1. Lépjen be a következő menüpontba: Adminisztráció / Rendszerbeállítások! 2. Adja meg a következő paraméter értékét: 023. Riportokban megjelenő sorok maximáliis száma (sor)! 3. Nyomja meg a Mentés gombot!
Ennek a paraméternek az optimális értéke 20-500 között van. Ne állítsunk be 1000 sornál nagyobb értéket. Az optimálisnál nagyobb érték a kliens gépeknek is nagyobb terhelést jelent.
TriDoc standard 2.0 USERS MANUAL
Join us: www.facebook.com/TriDoc.standard Trilobita Informatics Excl. Co. H-1149 Budapest, Nagy Lajos király útja 117 Phone: +36-1-220-6458 Fax: +36-1-469-0899
[email protected] www.tridoc.eu
