P02.5 1
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 1 van 8
Voorblad aanmelding, intake screening & assessment Datum vaststelling door Datum revisie: Unitdirecteur 07-12-2006
opmaak advies beschikking inschrijving Procedure-eigenaar: Paraaf vrijgave: Unitdirecteur
Doelstelling:
Dat het Arcus College beschikt over de juiste gegevens en documenten als basis voor: - studievoortgang (resultaten, ontwikkeling, knelpunten enz.. presentie / absentie - correspondentie - interne management informatie - rapportage en financiële verantwoording naar derden (oa. toeleider) - accountant, ministerie enz.
Betrokkenen:
Administratief medew.bureau intakebureau Plaatser Administratief medew. deelnemers administratie Administratief medew.bureau plaatsers Opleidingscoördinator Roostermaker
Hoofdverantwoordelijke:
Unitdirecteur Operationele interne controle: IC medewerker
Toepassingsgebied: Unit Educatie / Trajectbureau Onderdeel Educatie.
Uitgangspunten: 1. Deze procedure geldt voor de unit Educatie / Trajectbureau onderdeel Educatie. 2. De werkwijze voorziet er in, dat nOISe op ieder moment controleerbaar overeenkomt met de documentatie in het deelnemersdossier. 3. De verwerking van deelnemersinformatie in nOISe gebeurt binnen een werkdag na ontvangst. Aan ieder deelnemersdossier is een checklijst gehecht waarop is aangegeven welke documenten zich in het dossier bevinden en of zij in nOISe zijn ingevoerd. Er wordt strikt de hand gehouden aan de GO - NO GO criteria die gelden: - geen invoer van een deelnemer in nOISe indien de aanmelding niet rechtsgeldig ondertekend is, behoudens de laagniveau deelnemers en analfabeten. - geen intake voordat in het deelnemersdossier de op dat moment voor bekostiging relevante documenten beschikbaar zijn. - geen facturering voordat de op dat moment voor bekostiging relevante documenten getekend beschikbaar zijn. 4. Deelnemersdossiers worden op een vaste plaats op het intakebureau dan wel op de deelnemersadministratie opgeborgen. Het rode dossier (de voor bekostiging relevante documenten) wordt niet uitgeleend. Alle relevante informatie is beschikbaar in nOISe. Autorisatie van de medewerker die handelingen mogen verrichten in het rode dossier vindt plaats door de uitdirecteur. 5. Voor het HIT project is Contracting B.V. opdrachtgever.
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
2. Processchema Inschrijving nieuwe deelnemer Nee
1.Is plaatsing mogelijk? ja
2.Overdracht screeningsmap aan plaatser WI
3.Overdracht dossier
4.Plaatsen deelnemer
5.Informeren toeleider
Plaatsingsbericht
6.Verwerken mutatieformulier in nOISe 7.Genereren onderwijsovereenkomst / cursuscontract
8.Betreft het HAVO?
ja
9.Volledige opleiding? ja
Onderwijskaart Nee
10.Controleren en versturen onderwijskaart
Onderwijskaart
Nee C1
Pagina 2 van 8
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 3 van 8
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 4 van 8
3. Activiteitentabel 1. Administratief medew.bureau intakebureau
Beslissen
Informeren
2. Plaatser
Uitvoeren
Werkinstructie
3. Administratief medew. deelnemers administratie
Ontvangen
- - - - Optioneel
4. Administratief medew.bureau plaatsers
# Of
& En
5. Opleidingscoördinator 6. Roostermaker 7. Trajectbegeleider Activiteit 1. Is plaatsen mogelijk? Zo ja, stap 2. Zo nee, stap 1. 2. Overdracht screeningsmap aan plaatser WI.
1
(Wet Inburgering)
4. Plaatsen deelnemer. Plaatsen deelnemer in een passend traject (NIA) en bijbehorende vakken. 5. Informeren toeleider. De toeleider ontvangt schriftelijk het plaatsingsbericht. 6. Verwerken mutatieformulier in nOISe. 7. Genereren onderwijsovereenkomst, voor WI deelnemers het cursuscontract. Conform handleiding nOISe.
3
4
5
6
7
Referenties
B U O W1
3. Overdracht dossier aan deelnemersadministratie. Het dossier kompleet maken en overdragen aan deelnemersadministratie. Voor Basis Educatie en HAVO / TMBO Voor WI
2
U O U
O
U O
W2 Mutatieform. Plaatsingsbericht
O U U
W3 OOK
U
Status OOK/ cursuscontract “geprint”
8. Betreft het een HAVO deelnemer? Zo ja, stap 9. Zo nee, stap 11. 9. Betreft het een volledige opleiding? Zo ja, stap 10. Zo nee, stap 11. 10. Controleren en versturen onderwijskaart (geldt voor voltijd VAVO deelnemer). Controleren de ontvangen onderwijskaart op rechtsgeldige ondertekening en correctheid van gegevens.
B
B W4, onderwijskaart U
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 5 van 8
1. Administratief medew.bureau intakebureau
Beslissen
Informeren
2. Plaatser
Uitvoeren
Werkinstructie
3. Administratief medew. deelnemers administratie
Ontvangen
- - - - Optioneel
4. Administratief medew.bureau plaatsers
# Of
& En
5. Opleidingscoördinator 6. Roostermaker 7. Trajectbegeleider Activiteit 11.Ondertekenen onderwijsovereenkomst / cursuscontract. De deelnemer wordt ter ondertekening de OOK / cursuscontract voorgelegd. Bij de deelnemer inburgering wordt het cursuscontract met de deelnemer besproken conform cursuscontract door de trajectbegeleider. De deelnemer ontvangt tevens informatie over eigenbijdrage, cursusgeld enz.. Voortgangbewaking vindt dagelijks plaats. Rappel vindt plaats indien niet binnen 5 werkdagen de OOK / cursuscontract ondertekend is.
1
2
3
4
5
6
7
Referenties checklist, nOISe.
U #
U #
12.Controleren onderwijsovereenkomst / cursuscontract op rechtsgeldige ondertekening.
U
W5, OOK
O
OOK
13.Ondertekenen onderwijsovereenkomst / cursuscontract. Na rechtsgeldige ondertekening door de deelnemer ondertekent de opleidingscoördinator de OOK / cursuscontract met een originele handtekening.
O
U
Dossier, nOISe, OOK
14.Registreren ondertekende onderwijsovereenkomst / cursuscontract. Registreren ondertekende OOK / cursuscontract, binnen twee werkdagen (na ontvangst) in nOISe. Zet de status OOK / cursuscontract in nOISe op ondertekend. Archiveren OOK / cursuscontract (rode map) en verwerken op de checklist deelnemerdossier. Ontvangst OOK / cursuscontract vastleggen bij dossierstukken in nOISe. Tevens wordt een kopie van de ondertekende OOK / cursuscontract naar de deelnemer verstuurd.
U
Status OOK / cursuscontract “ondertekend” Status nOISe “inschrijving definitief”
15.Inroosteren deelnemer. Inroostering nadat alle noodzakelijke gegevens bekend zijn . Duur inroostering maximaal 3 werkdagen. 16. Versturen uitnodigingsbrief. Versturen uitnodigingsbrief met startdatum lesdeelname, het lesrooster en indien van toepassing de boekenlijst.
U &
U & W6 U
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 6 van 8
1. Administratief medew.bureau intakebureau
Beslissen
Informeren
2. Plaatser
Uitvoeren
Werkinstructie
3. Administratief medew. deelnemers administratie
Ontvangen
- - - - Optioneel
4. Administratief medew.bureau plaatsers
# Of
& En
5. Opleidingscoördinator 6. Roostermaker 7. Trajectbegeleider Activiteit 17.Informeren belanghebbenden intern. 18.Informeren, (wekelijks) de afd. financiën. Onder vermelding van naam, OV nummer, aantal dagdelen, de groep of NIA en de te volgen vakken en vaardigheden en indien de toeleider de eigenbijdrage betaald ook de toeleider vermelden.
4
1
2
3
U
4
5
6
7
Referenties W7
U
Werkinstructies W1
- Het door de toeleider ondertekende advies, wordt in de rode map gedaan. - De hangmap wordt bij de deelnemersadministratie in de juiste ‘wachtgroep-la’ geplaatst. Het is de verantwoordelijkheid van het intakebureau dat: - in de checklist genoemde documenten (boven de interne controle (IC2)) aanwezig zijn, vink de documenten vervolgens aan en voer deze tegelijkertijd in nOISe in. - aktie ondernomen wordt om de ontbrekende documenten alsnog te verkrijgen. - incomplete dossiers (de verplichte documenten) niet doorgaan naar de deelnemersadministratie. Voor de Vavo: Het dossier is compleet als aanwezig is: - een gewaarmerkte kopie van ’n diploma met bijbehorende cijferlijst of een gewaarmerkt overgangsbewijs dat rechtmatig toegang verschaft tot de VAVO opleiding. - er bij WEB VAVO deelnemers en VAVO deelnemers met een rugzak: de akkoordverklaring van de plaatsingscommissie RETOUR. - voor VAVO deelnemers op contractbasis de rechtsgeldig getekende TIF.
W2
De deelnemer wordt in het voor de deelnemer juiste traject en op het juiste niveau geplaatst, rekening houdend met reservering, planning, bezettingsgraad en persoonlijke omstandigheden (o.a. kinderopvang, zwangerschap enz.). De plaatser bepaalt op grond van alle beschikbare informatie: 1 Het NIA en binnen het NIA: - de vakken en van NT2 de vaardigheden - de begindatum en de einddatum van het traject (dit is afhankelijk van de duur van het totale traject) - het aantal dagdelen dat de deelnemer het traject gaat volgen - de lesgroep(en). 2 Voor het financieringslabel: - begin en einddatum van het label (dit is afhankelijk van de duur dat de toeleider financiert) - de betalingsplichtige. 3 Toewijzing mentor/trajectbegeleider aan deelnemer. 4 Eerste lesdag gepland 5 De deelnemersadministratie ontvangt het mutatieformulier met de gegevens van punt 1, 2, 3 en 4.
P02.5
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 7 van 8
W3
Groepsdeelname: - de wachtgroepkast wordt op OVER gezet. (1 dag voor ingang nieuwe groep). Zet de deelnemer In: - juiste groep / het juiste vak / juiste vaardigheden - zet deelnemer in het juiste NIA - vul begin- en einddatum OOK / cursuscontract in - zet de deelnemer in het juiste financieringslabel. (blok 2) (deze zijn gekoppeld aan het kalenderjaar) - koppel NIA aan juiste financieringslabel - vul datum ingang en datum eind in van financieringslabel - vul de normuren in.
W4
Voor de VAVO deelnemer ouder dan 18 jaar, de door de deelnemer aangeleverde onderwijskaart invullen, ondertekenen door gemachtigde en versturen. Versturen vindt plaats conform regelgeving IBG. Ter controle wordt een lijst uitgedraaid van deelnemers waarvan de onderwijskaart wordt verstuurd.
W5
Rechtsgeldige ondertekening van de onderwijsovereenkomst (OOK) voor VAVO/TMBO deelnemers: Indien de deelnemer op de aanvangsdatum van de opleiding 18 jaar of ouder is, dient de deelnemer te ondertekenen. Is de deelnemer op de aanvangsdatum van de cursus jonger dan 18 jaar dan dient de deelnemer en de ouder/wettelijk vertegenwoordiger te ondertekenen. Voor de overige Educatie deelnemers geldt: Indien de deelnemer op de datum van ondertekening 18 jaar of ouder is, dient de deelnemer te ondertekenen. Indien de deelnemer op de datum van ondertekening jonger dan 18 jaar is, dient de deelnemer en de ouder/wettelijk vertegenwoordiger te ondertekenen.
W6
Minimaal een week voor de eerste lesdag ontvangt de deelnemer schriftelijk de uitnodiging voor de eerste lesdag, inclusief het lesrooster thuis.
W7
De plaatser/rapporteur communiceert relevante informatie over afspraken gemaakt door de toeleidende bedrijven en instanties met betrokkenen: 1. De mentor/trajectbegeleider ontvangt het mentordossier inhoudende kopieën van: - het plaatsingsbericht - het intakeformulier - het adviesformulier Extra voor de alfagroepen: - het boekje van de intaketoets NT2 alfabetisering ter informatie voor de docent, nadat de docent de informatie heeft verwerkt dient het boekje in het grijze dossier opgeborgen te worden. 2. De vakdocent ontvangt: - de relevante deelnemersgegevens m.b.t. vak. Bovenstaande dient uiterlijk een week voor aanvang van het traject gerealiseerd te zijn.
P02.5
5.
Handboek Educatie/Trajectbureau Arcus College Werkprocessen: Instroom Educatie Inschrijving
versie 1.0
Pagina 8 van 8
Interne Controles IC nr.3
Uitdraai vanuit nOISe van lijst “IC 3” zie checklist. Deze lijst kan in zijn totaal of per periode van invoer bijvoorbeeld dag/week /afdeling etc worden gedraaid. Van deze lijst wordt 10% (gelijkmatig over de lijst verdeeld) - maar minimaal 20 – gemarkeerd. Van deze deelnemers wordt het dossier ter hand genomen en wordt gecontroleerd op punten benoemd bij “IC 3”. Indien uit de dossier-checklist blijkt dat de controle IC1 en IC 2 nog niet zijn uitgevoerd dan wordt ook op hierop gecontroleerd. Indien dossier akkoord, dan wordt dit als zodanig aangegeven op de controlelijst en afgetekend op de checklist “bij IC 3”. Wanneer in de steekproef een fout voorkomt, dan worden alle dossiers van de lijst binnen 2 werkweken gecontroleerd en hersteld, daar waar gebreken worden geconstateerd. Ten behoeve van de herstelwerkzaamheden wordt een kopie van de IC lijst gehanteerd. Op deze lijst parafeert de medewerker die de herstelwerkzaamheden uitvoert per deelnemer voor akkoord. Op deze lijst worden tevens de preparatiehandelingen vermeld. Degene die de interne controle heeft uitgevoerd tekent de controlelijst af. De leidinggevende ontvangt standaard een beknopt schriftelijk verslag. De controlelijsten worden opgeborgen in het IC dossier. Deze map is in voorkomende gevallen beschikbaar voor een review.
