Totstandkoming Stichting Mooi Matilo

Totstandkoming Stichting Mooi Matilo

Plan van Aanpak

1. Aanleiding Tussen de wijken Roomburg en Meerburg ligt Park Matilo, een eigentijds stadspark op een nationaal archeologisch monument. Op 5 september 2013 werd het park officieel geopend voor publiek. De Nederlandse Limes Samenwerking(NLS), een samenwerkingsverband tussen de provincies Gelderland, Utrecht, Zuid-Holland en het Rijk, heeft de gemeente Leiden aangewezen als één van de Limesknooppunten van waaruit de limes als toeristische linie zal worden ontwikkeld. De gemeente is in dit kader uitgenodigd om een uitvoeringsplan in te dienen en mee te dingen naar een deel van het beschikbare budget van € 480.000. Het budget is bedoeld om lokale verbindende projecten te realiseren. Projecten die als good practice voor de rest van de limes kunnen gelden en reproduceerbaar zijn, kunnen op een hoge waardering bij de beoordeling rekenen. De gemeente Leiden heeft gehoor gegeven aan deze uitnodiging door het opstellen van het Uitvoeringsplan Limesknoop Leiden e.o. (mei 2013). In dit plan is onder project 5 Programmering Matilo ingebracht: …de ontwikkeling van een maatschappelijk verankerde organisatie ingebracht die kan voorzien in de goede coördinatie van alle parkgebruikers, de gezamenlijke programmering en de verbinding met andere limespartners. Een dergelijke organisatie (bijvoorbeeld een stichting) kan een centraal punt worden voor informatievoorziening, educatie en draagvlakverbreding. De Nederlandse Limes Samenwerking heeft in december 2013 positief gereageerd op het Leidse uitvoeringsplan en een specifieke subsidie van € 30.000 beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling van genoemde organisatie. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden: - benoem meetbare resultaten; - start voor januari 2016 en oplevering voor april 2016; - de bijdrage vindt plaats op basis van een goed businessplan waaruit blijkt dat de organisatie ook op lange termijn duurzaam is; - de stichting wordt gedragen door lokale partners; - de stichting is verbonden met de stichting Romeinse Limes Nederland. Bij de ontwikkeling van Park Matilo is een zeer diverse groep partijen en mensen betrokken geweest (zoals initiatiefnemer gemeente Leiden, maar ook de wijkverenigingen Meerburg en Roomburg, Scouting Sint Jozef en de Vereniging Stadstuinen, en nog vele anderen). Ook bij de toeristische ontwikkeling van de Romeinse limes is een veelheid van partijen betrokken: Rijk, provincie, gemeenten, onderzoekers, ondernemers, musea, etc. Binnen beide projecten hebben betrokkenen zoals provincie, Rijk, archeologen en ondernemers vanuit hun eigen perspectief een gezamenlijk belang. Dit complex aan doelstellingen, belangen en partijen vraagt om afstemming en regie in de programmering en exploitatie van Park Matilo. Daarom is in het voorjaar van 2013 al Stichting Mooi Matilo opgericht. Inmiddels heeft een aantal partijen dit initiatief steun toegezegd, waaronder de gemeente Leiden.

Plan van Aanpak totstandkoming Stichting Mooi Matilo

Pagina 1

De brede groep van organisaties en personen die bij Park Matilo betrokken zijn heeft meerdere malen overleg gevoerd en dit plan van aanpak opgesteld voor de totstandkoming of dus eigenlijk doorontwikkeling en uitwerking - van de Stichting Mooi Matilo. In de bijlage is een lijst met betrokkenen opgenomen, evenals een lijst met bronnen die zijn geraadpleegd.


Pagina 2

2. Ontwikkelingen 2.1 De landelijke LIMES De Nederlandse Limes Samenwerking, een samenwerkingsverband tussen de provincies Utrecht, Zuid-Holland en Gelderland en de RCE (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) werkt aan drie ambities voor de Limes: beschermen, beleven en benutten. Dit is uitgewerkt in zes sporen. Naast Publieksbereik, gaat het om de sporen: Bescherming, Kennis, Netwerkvorming, Projecten en UNESCO. Het spoor Publieksbereik is essentieel: dit is het spoor waarbinnen de verbinding wordt gelegd tussen alle andere sporen en het brede publiek. Het is een uitdaging om meer publieksbereik voor een archeologisch monument te creëren in economisch lastige tijden met beperkte financiële middelen. Dat kan alleen als de energie van publieke partijen, private partijen en professionele vrijwilligers op een efficiënte manier wordt verbonden. 2.2 Regionaal Matilo is onderdeel van de Limes, de Romeinse Rijksgrens. Samen met de provincies Gelderland en Utrecht, de RCE, betrokken gemeenten en diverse marktpartijen, werkt ZuidHolland aan het beleefbaar maken van de Romeinse Limes. Archeologisch park Matilo is de eerste provinciale mijlpaal voor de erfgoedlijn Limes. Park Matilo vormt in meerdere opzichten een verbinding tussen de stad Leiden en de polder. Hierdoor is het park - in potentie - ook aantrekkelijk voor bewoners van buurgemeenten (onder meer Leiderdorp en Zoeterwoude). Dit wordt nu al zichtbaar bij activiteiten en evenementen door o.a. de betrokkenheid van producenten van streekproducten uit de Grote Polder en de gezamenlijke communicatie. 2.3 Lokaal Om fragmentatie van het archeologisch rijksmonument te voorkomen is – mede op verzoek van de RCE – het Ontwikkelingskader Archeologisch park Matilo (met structuurkaart en fasering) vormgegeven en vastgesteld in de Leidse gemeenteraad. Dit kader biedt een vlekkenplan, functieverdeling en verbindingen, geeft de inbedding in de stedelijke structuur weer en laat de ambitie en de (groei)mogelijkheden zien van het archeologisch rijksmonument. De ontwikkeling van Park Matilo sluit aan op de ambities van de gemeente Leiden zoals verwoord in de Erfgoednota Leiden 2014-2020. - Leiden staat met al haar erfgoedkennis- en collecties nationaal en internationaal aan de top - Leiden wil haar historische omgevingskwaliteit behouden, benutten en versterken voor een aantrekkelijke, vitale en toekomstbestendige stad - Leiden bruist van erfgoedbeleving voor en door bewoners en bezoekers Het interactief opgestelde ontwerp speelde in op de verschillende wensen van de wijk. Voor de ontwikkeling van het park is nadrukkelijk gekozen voor een traject met burgerinitiatief en participatie (in de vorm van workshops, programmagroep, excursie, website en Matilo Magazine huis aan huis).


Pagina 3

Park Matilo biedt de bewoners van de Roomburg en Meerburg een plek voor recreatie en ontspanning. Het park blijkt tevens een bindend element tussen (de bewoners van) beide wijken. Park Matilo maakt ook onderdeel uit van de stad en haar verbindingen met het buitengebied: de groene stepping stone naar de Leidse binnenstad. Het evenemententerrein Park Matilo maakt een breed bereik onder Leidenaren goed mogelijk. De gemeente heeft vanuit deze gedachte een knopenplan Limes ontwikkeld met diverse elementen, zoals een afmeervoorziening voor boten en een opknapbeurt voor de route naar het park. Nu het park officieel is geopend voor publiek en er al meerdere evenementen en activiteiten hebben plaatsgevonden, zoeken de verschillende partners naar een manier om de coördinatie van het parkgebruik en de programmering te structureren en voor de toekomst te garanderen.


Pagina 4

3. Visie en Aanpak 3.1 Visie Park Matilo groeit uit tot dé plaats waar de wijken Roomburg en Meerburg en hun bewoners elkaar ontmoeten, samen spelen, leren, recreëren en sporten. Waar de bewoners van Verzorgingstehuis Roomburg kunnen genieten van een wandeling langs de vele tuinen, terwijl scouts en scholieren het park helpen te onderhouden. Daarnaast is Park Matilo een trekpleister voor de stad, de polder en de wijde regio met Romeinse routes, rijke voorstellingen in het groen van het castellum en arrangementen met lezingen, educatie, optredens en maaltijden. En dat alles in een steeds groener Werelderfgoed Monument. De Stichting Mooi Matilo zal deze ambities ondersteunen, coördineren en vormgeven. 3.2 Doelgroepen Als doelgroepen worden aangemerkt:  bewoners van Meerburg en Roomburg  bewoners Leiden en aanpalende gemeentes  (buitenlandse) bezoekers  scholieren  bedrijven  jong en oud 3.3 Doelen en beoogde resultaten Het hoofddoel van dit project is te komen tot een maatschappelijk gedragen organisatie (stichting Mooi Matilo) die in Park Matilo het parkgebruik coördineert en de programmering verzorgt. Deze organisatie voldoet aan de volgende eisen: a) de organisatie brengt diverse gebruikersgroepen en belanghebbenden samen; b) de organisatie ondersteunt en concretiseert de doelstellingen uit diverse beleidsvelden (park voor dagelijks gebruik, historische educatie en natuureducatie, ontwikkeling publieksbereik limes, verbinding stad en polder, etc.); c) de organisatie is bemenst met vertegenwoordigers van parkgebruikers aangevuld met vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties uit de regio op het gebied van erfgoed, toerisme, en het bedrijfsleven; d) de organisatie groeit naar een structureel financieringsmodel; e) de organisatie dient als best practice voor de duurzame ontwikkeling en instandhouding van andere limes-locaties in ontwikkeling. Op dit moment heeft de Stichting Mooi Matilo (nog) geen ambities als het gaat om beheer van het park. Dat is een gemeentelijke taak. Ook vergunningverlening bij evenementen is uiteraard een gemeentelijke taak. Hier ziet de Stichting wel een rol voor zichzelf weggelegd als aanspreekpunt voor de bewoners(verenigingen) en als gesprekspartner van initiatiefnemers en de gemeente.


Pagina 5

De doelen en bijbehorende (beoogde) concrete resultaten van Stichting Mooi Matilo met betrekking tot het park zijn als volgt samen te vatten: 1. Uitdragen van de cultuurhistorische betekenis van het park voor Leiden en de regio - informatieve website - opname in programma’s op gebied van cultuurhistorische educatie - specifieke aandacht in communicatie-uitingen en tijdens activiteiten en evenementen voor deze cultuurhistorische betekenis 2. Coördineren van de programmering van activiteiten binnen het park - afstemmen van programma-activiteiten van het park met bewoners, gemeente en andere partijen - up-to-date en overzichtelijke jaarkalender - reguliere overlegmomenten met alle betrokken partijen 3. Versterken van het bindend karakter voor de buurt - programmering van activiteiten met een intergenerationeel karakter (voor jong én oud)activiteiten in samenwerking met wijkverenigingen Roomburg en Meerburg - jaarlijks minimaal drie activiteiten specifiek gericht zijn op de wijkbewoners van Meerburg en Roomburg 4. Bevorderen van de leefbaarheid binnen en rondom het park - een schoon en veilig park (eventueel te vatten in een rapportcijfer, jaarlijkse enquête) - actieve signalering richting gemeente van zwerfvuil, verloedering etc. en in communicatieuitingen bewoners wijzen op deze mogelijkheid - regulier overleg/contact met Libertas/woningbouwverenigingen verenigingsleven 5. Bevorderen van ontspanning en toerisme - in overleg met horeca-partner doen ontstaan van een horecavoorziening binnen de grenzen van het park - opname van het park in lokale, regionale en landelijke wandelroutes - realisatie van sportfaciliteiten in het park (bv. middels een burgerinitiatief) - jaarlijks minimaal drie aansprekende activiteiten of evenementen met een buurtoverstijgend karakter 3.4 Organisatie en partners Om zoveel mogelijk partijen duurzaam te betrekken bij het Park Matilo, denken wij momenteel aan de volgende structuur: - het stichtingsbestuur bestaat uit minimaal vijf personen, zowel parkgebruikers als vertegenwoordigers van betrokken organisaties; - rondom specifieke activiteiten of taken (zoals PR en communicatie) worden werkgroepen gevormd, waarbij in iedere werkgroep iemand van het stichtingsbestuur zit; - enkele aansprekende (niet-)Leidenaren fungeren als Ambassadeur van Park Matilo en kunnen door de Stichting in die hoedanigheid worden ingeschakeld bij activiteiten of voor fondsenwerving; - middels ‘De Vrienden van Matilo’ probeert de Stichting zoveel mogelijk buurtbewoners, Leidenaren en andere betrokkenen duurzaam te binden aan het park en jaarlijks een financiële bijdrage te laten doen. Plan van Aanpak totstandkoming Stichting Mooi Matilo

Pagina 6

3.5 Processtappen en activiteiten De stichting zal in twee fasen gerealiseerd worden. In de eerste fase wordt een tijdelijk bestuur geformeerd met als voornaamste doelstelling de stichting handen en voeten te geven. Daarna treedt dit bestuur (deels) terug en neemt het definitieve bestuur zitting in de Stichting Mooi Matilo. Onderstaande stappen hebben betrekking op de eerste fase: STAP 1: Inventarisatie ambities, doelstellingen en partners m.b.t. Park Matilo Op grond van bestaande documenten (o.a. Uitvoeringsplan Limes Leiden e.o., Visie en toetsingskader Romeinse Limes Zuid-Holland, Uitvoeringsagenda Romeinse Limes) en interviews met enkele lokale partners wordt deze inventarisatie gemaakt op grond waarvan een uitgangspuntennotitie wordt opgesteld. Op grond hiervan kan de doelstelling van de Stichting Mooi Matilo worden aangescherpt. Dit dient op haar beurt weer als basis voor de volgende stappen (organisatiemodel, samenstelling bestuur e.v.). STAP 2 Inrichting Stichting Mooi Matilo Bij de inrichting van de stichting staan de volgende aspecten centraal: - afbakening doelstelling - organisatiemodel: bestuur, evt. uitvoeringsorgaan, werkgroep(en), evt. Vrienden, evt. Comité van aanbeveling, etc. - samenstelling van het bestuur (bijvoorbeeld op basis van netwerken en competenties) - bijzondere aandachtspunten zijn:  relatie bestuur en werkgroepen etc.  relatie Stichting Mooi Matilo en achterban (lokaal, regionaal en nationaal)  relatie Stichting Mooi Matilo en gemeente Leiden Op basis van de uitgangsnotitie uit stap 1 stelt het interim-bestuur een conceptdocument op, waarin de inrichting van de Stichting Mooi Matilo wordt voorgesteld. Hierbij wordt ernaar gestreefd de voorstellen zo veel mogelijk te laten aansluiten bij doelstellingen en wensen van de betrokken partijen. Ook zal worden aangegeven hoe het interim-bestuur tot de gemaakte keuzen is gekomen. Daarbij worden ook relevante ervaringen meegenomen van vergelijkbare organisaties en andere parken1. STAP 3 Opstellen financieel dekkingsplan (incl. verdienmodel) De business case voor de inrichting van Stichting Mooi Matilo bevat een financieel dekkingsplan om de Stichting Mooi Matilo structureel mogelijk te maken. Hierin is plaats voor enerzijds een verwachting van incidentele en structurele kosten en anderzijds voor een verdienmodel (structurele inkomsten) en de mogelijkheid voor subsidies. Naar aanleiding van best practices, gesprekken met mogelijke financierders en eventueel aanvullend onderzoek zal een verdienmodel worden ontworpen. Op dit moment wordt 1

Voorbeelden van vergelijkbare organisaties zijn singelpark.nl, vriendenvandeleidsehout.nl en in Utrecht Maximapark.nu. Misschien ook aardig te kijken naar een aantal initiatieven, die met enige ondersteuning van de KNHM, door bewoners gerealiseerd zijn: in Den Haag de nijkamphoeve.nl (opstellen business case), in Almere is de Warmoezerij i.o. (een biologische tuinderij in combinatie met voorzieningen voor zorg, kinderopvang en horeca – sociaal ondernemen) en in Alkmaar het parkdeoudekwekerij.nl (beheer park).


Pagina 7

gedacht aan een mix van subsidies, fondsen, vrijwillige bijdragen van bewoners, sponsors en inkomsten uit activiteiten. Ambitie is om als stichting steeds minder afhankelijk te worden van subsidies en steeds beter in staat te zijn om zelf inkomsten te verwerven. STAP 4 Opstellen planning 2015-2018 De business case voor de inrichting van Stichting Mooi Matilo bevat een planning met daarin de voorgenomen activiteiten en mijlpalen van Stichting Mooi Matilo. Op deze wijze kunnen de diverse stappen goed worden geëvalueerd en kunnen zaken onderweg worden bijgesteld. STAP 5 Interim-organisatie t.b.v. programmering 2014-2015 Parallel aan de stappen 1-4 zal het interim-bestuur in samenwerking met een aantal betrokkenen een interim-organisatie Park Matilo 2014 samenbrengen om een gecoördineerd programma Park Matilo 2014 te verzorgen. Hiertoe zal een aantal mensen worden aangezocht. Daarnaast zal de Stichting bij tijd en wijle ondersteuning vragen bij de gemeente. Door deze praktische werkwijze wordt Park Matilo reeds in 2014 geprogrammeerd en wordt de samenwerking tussen de diverse partijen in en rond Park Matilo gestimuleerd. AFRONDING Zodra bovenstaande stappen succesvol zijn verlopen beschikt Park Matilo over een goede structuur om het park tot een aangenaam, veilig en aantrekkelijk onderdeel van de wijken, de stad, de regio en de Romeinse limes te ontwikkelen en erover te waken. In een openbare en feestelijke bijeenkomst kan dit bovendien worden bekendgemaakt, wat (sociale) cohesie van buurt en betrokkenen versterkt. 3.6 Planning De werkzaamheden om dit plan van aanpak nader uit te werken, uit te voeren en tot een volwaardige Stichting te komen (oftewel: bovenstaande processtappen) zullen plaatsvinden tussen mei en december 2014 (uitgaande van subsidieverstrekking in september). In december kan de Stichting Mooi Matilo administratief worden afgerond en kunnen bestuursleden formeel worden uitgenodigd en aangesteld. Per januari 2015 kan de stichting volwaardig functioneren en ligt er een uitgewerkt businessplan. Overigens is de Stichting van oordeel dat het jammer zou zijn als in 2014 niet reeds een gecoördineerd programma in Park Matilo wordt aangeboden. Daarom voorziet dit plan van aanpak in een interim-organisatie t.b.v. programmering 2014 (zie STAP 5). 3.7 Communicatie en PR Met een jaarlijks communicatieplan wil de stichting aansluiten bij het landelijke communicatieplan van de Romeinse Limes Nederland (romeinselimes.nl). Er is een aantal instrumenten die ingezet kan worden om het publieksbereik te vergroten en het aantal actief betrokkenen uit te bouwen: De website ParkMatilo.nl bestaat al en kan de belangrijkste plek worden voor informatie over het park, de activiteitenkalender en als portal tot sites van betrokken organisaties. Momenteel wordt de agenda van ParkMatilo.nl al beheerd door de stichting.


Pagina 8

Naast de website bestaat ook al een Facebook pagina (met op dit moment 154 vrienden) en een Facebook groep met een groeiend aantal actieve deelnemers (nu 36) die met grote regelmaat foto’s en opmerkingen plaatsen. Social media kunnen voor de stichting belangrijke hulpmiddelen vormen om de zichtbaarheid te vergroten, verbinding te maken met andere (Leidse) initiatieven, maar ook om mensen te binden aan het park en te verleiden tot een (financiële) bijdrage. Sinds 2008 bestaat het Matilo Magazine. In mei 2014 kwam de negentiende en laatste editie uit met daarin een terugblik op zeven jaren werken aan het park. Wij willen nadrukkelijk de mogelijkheid openhouden om Matilo Magazine – eventueel in gewijzigde vorm/format – voort te zetten, al dan niet in samenwerking met gemeente Leiden 3.8 Begroting eerste fase In de onderstaande begroting wordt beknopt weergegeven waar de €45.000 subsidie van de Nederlandse Limes Samenwerking voor kan worden aangewend. Processtap Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Afronding Evaluatie Coördinatie Totaalkosten

Kosten € 1.500 € 5.000 € 10.000 € 1.500 € 7.500 € 10.000 € 2.500 € 2.000 € 5.000

Activiteiten Inventarisatie en uitgangspuntennotitie Overleg, onderzoek, rapportage, faciliteiten Onderzoek naar verdienmodel, rapportage Overleg en rapportage Overleg, faciliteiten, PR en communicatie Uitvoeringsgeld voor (meer-jaren) programmering Feestelijke bijeenkomst, PR en communicatie Evaluatie en rapportage Coördinatie werkzaamheden en afstemming met betrokken partijen

€ 45.000,00

3.9 Uitvoering en verantwoording Het tijdelijk bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van onderliggend plan. Het bestuur legt verantwoording af aan gemeente en LIMES voor het behalen van de genoemde resultaten. Ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden stelt het tijdelijk bestuur een werkgroep samen uit degenen die betrokkenen waren bij het opstellen van onderhavig plan van aanpak. Voor specifieke kennis wordt externe deskundigheid ingehuurd indien deze kennis niet in het interim-bestuur beschikbaar komt. Bestedingen in het kader van communicatie en faciliteiten zullen in overleg met de gemeente Leiden plaatsvinden. De Stichting Mooi Matilo zal maandelijks rapporteren aan de verantwoordelijk medewerker van de gemeente Leiden, Eveline Steneker, over de voortgang van de werkzaamheden en de bestedingen. Dit gebeurt in een beknopte rapportage. 3.10 Evaluatie Na een jaar (eind 2015 / begin 2016) zal de nieuwe, volwaardige Stichting Mooi Matilo worden geëvalueerd.


Pagina 9

4. Conclusie De totstandkoming van de Stichting Mooi Matilo ter coördinatie van de ontwikkeling en het gebruik van Park Matilo voldoet aan een breed gedragen maatschappelijke vraag. Het initiatief past uitstekend binnen de voorwaarden van de Nederlandse Limes Samenwerking en haar Uitvoeringsagenda Publieksbereik. Tevens sluit het initiatief aan bij de ambities van de gemeente Leiden zoals verwoord in de Erfgoednota Leiden 2014-2020. De voorwaarden die voor subsidie zijn gesteld, zijn als volgt ingevuld: - benoem meetbare resultaten; -> STAP 1 - 5 - start voor januari 2016 en oplevering voor april 2016; -> zie planning - de bijdrage vindt plaats op basis van een goed businessplan waaruit blijkt dat de organisatie ook op lange termijn duurzaam is -> zie doelstellingen+verdienmodel - de stichting wordt gedragen door lokale partners: -> lijst betrokken partijen; - de stichting is verbonden met de stichting Romeinse Limes Nederland; -> zie doelstellingen en communicatie Stichting Mooi Matilo is een good practice en reproduceerbaar voor de rest van de limes.


Pagina 10

Bijlage 1 Lijst met betrokken personen en organisaties Tom Hazenberg

Initiatiefnemer stichting Mooi Matilo

Liesbeth Dijkdrent Ankie Verlaan Reini Hulsker Tom Leest Sonja Wolters Gerard Slokker Cyriel Gieles Marieke de Kok Myriam Beck Alexander Geertsema Marga Alferink Ans van der Nat

Wijkvereniging Roomburg, secretaris Wijkvereniging Meerburg, voorzitter Wijkvereniging Roomburg Meerburg, beoogd bestuurslid Meerburg Roomburg; maker film over Matilo en Facebookpagina Roomburg Scouting St. Jozef Scouting St. Jozef Ver. Leidse Schooltuinen, beoogd bestuurslid Stichting Stadstuinen Leiden Basisschool de Arcade

Chris Enthoven Piet van den Akker Marga Alferink Ans van der Nat Ludy Feyen

WNF/WWF – sociale ontwikkeling VVE-Neptunuskade Stichting Stadstuinen Leiden Basisschool de Arcade PRAE / Historische tuinen Matilo

Maaike Valkenburg

Initiatiefnemer horeca Matilo

Marian Kathman Eveline Steneker Frank Kalshoven Lia Totté

Duurzaamheidscentrum gemeente Leiden Leidse schooltuinen beleidsmedewerker Cultureel Erfgoed, gemeente Leiden ontwerper park Matilo, gemeente Leiden teamleider Stadsruimte, gemeente Leiden

Sophieke Klaver Michiel Janssen

Koninklijke Nederlandse Heidemaatschappij Leidse Doetank


Pagina 11

Bijlage 2 Geraadpleegde bronnen volgt later


Pagina 12

Totstandkoming Stichting Mooi Matilo

Recommend Documents