Total Quality Manajemen

MODUL PERKULIAHAN

Total Quality Manajemen Modul Final Semester

Fakultas

Program Studi

Ekonomi dan Bisnis

Manajemen

Tatap Muka

08

Kode MK

Disusun Oleh

MK

Andre M. Lubis, ST, MBA

Abstract

Kompetensi

Paparan agar dapat memahami konsep dan dapat prinsip-prinsip TQM dan dapat menggunakan berbagai alat serta teknik untuk mencapai TQM

Mampu membuat analisa implementasi Total Quality Manajemen (TQM) di industri masing-masing.

Modul 8 Pendahuluan Benchmarking adalah suatu metode sistematis dimana sebuah organisasi dapat mengukur

dirinya sendiri terhadap praktik terbaik/best practice dalam industri. Mempromosikan kinerja terbaik dengan menyediakan kerangka terstruktur dimana organisasi dapat belajar bagaimana “menjadi terbaik di kelasnya” dalam melakukan sesuatu, memahami bagaimana best practice tersebut berbeda dari mereka, dan mengimplementasikan perubahan untuk menutup gap tersebut.

Isi. Definisi Benchmarking adalah suatu pencarian yang sistematis untuk best practice, ide innovative, dan proses opearsi yang sangat efektif dalam industry. Benchmarking dianggap sebagai suatu pengalaman dan implemantasinya. Secara logika adalah suatu proposisi untuk mempelajari dari pihak lain apa yang yang mereka lakukan dengan baik/benar dan mengimitasinya. Gambar 8.1 Konsep Benchmarking What is our performance level? How do we do it?

How are others performance levels? How did they get there?

Creative adaptation

Breakthrogh performance Sumber: reprinted with permission of the institute of industrial engineers, 3577 Parkway Lane, suite 200, Norcross, GA 30092, 770-449-0461. Copyright 1995.

Alasan untuk melakukan Benchmarking. Benchmarking adalah suatu alat untuk mencapai bisnis dan objektif yang kompetitif. Benchmarking sangat kuat dan luar biasa efektif ketika digunakan untuk alas an yang benar dan searah dengan strategi organisasi. Bench marking adalah salah satu tools yang membantu organisasi untuk mengembangkan strength perusahaan dan mengurangi kelemahannya. Dengan melakukan benchmarking suatu perusahaan dapat mengatahui apakah mereka telah tertinggal jauh dari kompetisi yang ada atau gagal dalam mengambil kesempatan dalam peningkatan proses operasional yang seharusnya dapat dilakukan. Atau singkatnya benchmarking dapat menginspirasi manajer untuk berkompetisi. ‘13

2

Total Quality Management Andre M. Lubis

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Sumber: Besterfield, Dale H (2002), Total Quality Management, 3rd edition, PearsonEducation, hal 150.

Kelemahan Utama dari benchmarking adalah pada dasarnya “yang terbaik dalam industry” selalu bergerak atau dinamis. Sebagai contoh, teknologi baru dapat menciptakan quantum leap dalam peningkatan kinerja, sebagai contoh electronic data interchange (EDI). Process Organisasi/perusahaan yang melakukan benchmark, beradaptasi dengan proses menyesuaikan dengan kebutuhan dan budaya mereka. Walaupun terdapat banyak langkag dalam melakukan benchmarking, berikut adalah 6 langkah Utama. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Putuskan apa yang harus di benchmark Pahami kinerja saat ini Rencanakan Pelajari lainnya Pahami data Gunakan temuan

Gambar dibawah menunjukkan proses benchmarking yang dilakukan oleh AT &T serta Xerox yang masing2x tahapnya menyesuaikan dengan budaya perusahaan.

‘13

3



Tabel 9.2 pendekatan benchmarking

Memutuskan apa yang harus di benchmark Benchmarking dapat di applikasikan secara kasat mata ke setiap bisnis dan proses produksi. Peningkataan sampai ke level terbaik ddi kelasnya akan mempunyai dampak besar ke pasar dan kesuksesan finasnsial, dimana peningkatan pada area lainnyabisa jadi tidak mempunyai dampak yang signifikan. Strategi ini di ekspresikan dalam bentuk visi dan misi. Untuk mensupport pernyataan ini terdapat serangkaian aktivitas kritis, yang biasa disebut “critical success factor”.secara umum ketika memutuskan apa yang harus di benchmark, dapat dimulai dengan memikirkan mengenai misi dan CSF. Pertanyaan lain yang dapat diajukan utnuk memutuskan area yang akan berdampak tinggi apabila dilakukan benchmark adalah: 1. Proses apa yang menyebabkan masalah terbesar? 2. Proses apa yang berkontribusi besar bagi kepuasan pelanggan dan mana yang tidak memiliki kinerja sesuai ekspektasi? 3. Hal apa yang mempengaruhi tingkat kompetitif suatu perusahaan? 4. Proses atau fungsi apakah yang paling potensial untuk membedakan suatu organisasi dengan kompetitornya?

‘13

4



Dalam memutuskan apa yang harus di benchmark, sebaikmya tidak terlalu besar cakupannya. Proses studi benchmarking harus dilakukan dengan cepat, jika tidak makan akan gagal. Dalam rangka membatasi ruang lingkup studi maka batasi waktu dalam melakukan studi banding serta dapat menggunakan gambar 8.3 tersebut dibawah. Gambar 8.3

Pareto analysis juga dapat membantu untuk memutuskan hal proses apa yang harus di benchmark. Cause-and-effect diagram dan flow diagrams adalah tools yang baik untuk melack kembali input dan meneliti factor yang mempengaruhi proses. Memahami kinerja terkini. Untuk membandingkan praktik dengan benchmark dengan pihak lain, adalah penting untuk memahami secara dalam serta dokumen proses actual. Juga penting organisasi kinerja perusahaan dipahami dengan baik. Mereka yang bekerja dalam proses tersebut paling mengetahui dan paling kapabel dalam mengidentifikasi dan memperbaiki permasalahan. Tim benchmarking harusunya terdiri dari mereka yang memiliki atau melakukan proses untuk memastikan usulan perubahan dapat diimplemantasi. Ketika mendokumentasikan proses, penting untuk mengkuantifikasi proses. Unit of measure harus ditentukan. Ini adalah matriks kunci yang akan di bandingkan selama proses benchmarking. Contohnya, biaya per unit, biaya per jam, pengukuran asset dan pengukuran kualitas. Perencanaan Setalah internal proses dipahami dan didokumentasikan, memungkinkan untuk membuat keputusan mengnai bagaimana cara melakukan studi. Lalu selanjutnya adalah membentuk tim. Tim meutuskan type data yang dikumpulkan, dan metodenya. Perusahaan yang menjadi kandidat untuk di benchmark jug perlu di tentukan. Dan terakhir time table harus disetujui untuk setiap tahap /tugas yang diinginkan dalam studi. ‘13

5



Perencanaan benchmarking adalah proses belajar. Faktanya, seluruh tujuan dari benchmarking adalah untuk belajar. Ada kecendarungan untuk melakukan benchmarking ke beberapa organisasi hal ini adalah membuang waktu, lebih baik melakukan pra-seleksi lalu pilih salah satu perusahaan acuan benchmarking. Terdapat 3 tipe dari benchmarking yaitu, (1) internal, (2) competitive dan, (3) proses. Perbandingan Internal memiliki beberapa kemudahan, data mudah didapat, dialog dengan internal group menghasilkan ide perbaikan atau menemukan permasalahan yang dapat membantu untuk fokus. Produk kompetitor, adalah hal yang paling pasti untuk dilakukan benchmarking. Setiap organisasi yang survive tergantung dari kinerja dari hal tersebut. Dalam banyak kasus, produk dan proses saling dapat dibandingkan secara langsung. Membeli produk competitor dan mengujinya secara langsung adalah adalah hal praktis yang umum dilakukan. Exxon berpartner dengan pelanggannya untuk mendapatkan informasi mengenai kompetitornya. Perusahaan mengamati produk dan kompetitornya yang digunakan oleh pelanggan dan menggunakan datanya untuk perbandingan. Proses benchmarking kadang dikenal sebagai fungsional atau generic benchmarking. Ide dasarnya bahwa banyak proses adalah sama lintas batas industri. Sebagai contoh southwest airlaines, yang tidak suka melihat turnaround time pesawatnya, lalu melakukan benchmark terhadap Tim auto racing pit crew dan mengimplemantasikan banyak ide perubahan. Sama halnya dengan Motorola, yang tidak suka dengan dengan sistem pengirimannya mengacu ke domino pizza serta FedEx sebagai acuannya. Benchmarking proses mempunyai beberapa keuntungan, dibandingkan dengan competitive benchmarking, yaitu lebih mudah mencari informasinya. Lebih mudah mencari informasi perusahaan kelas dunia melalui published information serta diskusi dengan vendor atau konsultan. Menentukan perusahaan terbaik untuk benchmark juga merupakan riset projek tidak ada list khusus perusahaan terbaik yang dapat langsung kit akses tanpa adanya prariset. Mempelajari factor lainnya Studi Benchmarking ditujukan untuk mencari 2 tipe informasi, (1) deksripsi mengenai terbaik-dalam proses dilakukan dan (2) hasil pengukuran dari proses tersebut. Dalam pencarian informasinya, pelaku benchmarking dapat menggunakan sumber internal, data di public doamain riset atau kombinasinya. Terdapat 3 teknik dalam melakukan riset original, yaitu kuisioner, kunjungan dan fokus grup. Kuisioner, berguna untuk memastikan responden anonym dan kerahasiaan, ketika data yang diinginkan berasal dari eksternal perusahaan dan menggunakan pihak ke-3 untuk mengumpulkan informasi. Kunjungan langsung, memberikan kesempatan untuk melihat proses berjalan dan berkomunikasi langsung dengan operator terbaik di bidangnya. Sedangkan fokus grup secara sederhadan adalah sebuah panel diskusi benchmarking dengan partner yang ditujukan untuk manfaat bersama di area tertentu.

‘13

6



Memahami dari data dan menggunakan temuan Memahami informasi dari data yang telah didapat dalam benchmarking terdapat beberapa pertanyaan: - Apakah terdapat gap antara kinerja perusahaan dengan kinerja perusahaan terbaik dalam industri? - Apa gap nya? Berapa besar? - Kenapa terdapat gap? Apa yang dilakukan “perusahan terbaik di industri” lakukan sehingga lebih baik? - Jika kita mengadopsi berst practice, akan seperti apa hasilnya? Studi benchmarking dapat menghasilkan 3 hasil berbeda. Eksternal proses bisa lebih baik dari internal (negative gap, atau bisa sejajar (equal) atau lebih baik proses internal (positive gap). Ketika hasil studi benchmarking memperlihatkan negative gap dalam kinerja, maka perlu dilakukan perubahan proses untuk menutup gap nya, jika tidak ada perubahan maka sia-sia dilakukan benchmarking. Dan ketika perubahan yang diusulkan melaui benchmarking disetujui, maka tahap dasar untuk pengembangan dan implementasi dari rencana kerja adalah: 1. Spesifikasi tugas 2. Urutan pekerjaan/tugas 3. Tentukan resource yang dibutuhkan 4. Buat schedule 5. Tentukan PIC untuk setiap tugas 6. Tentukan hasil akhir yang diharapkan 7. Tentukan metode untu monitoring hasil. Kegagalan dan kritik Benchmarking bukanlah obat mujarab. Bukan juga strategi ataupun bisnis filosofi. Ini hanyalah tools yang penting. Agar aefektif, harus digunakan dengan benar. Benchmarking tidak akan banyak berguna jika digunakan untuk proses yang tidak dapat memberikan ruang untuk perbaikan. Benchmarking juga bukan pengganti dari inob=vasi, namun, benchmarking adalah sumber ide dari luar perusahaan. Kesuksesan bisnis tergantung dari setting dan pencapaian goals dan objektif.. benchmarking memaksa perusahaan untuk mensetting goals dan objektif berdasarkan realita.

‘13

7



Daftar Pustaka Besterfield, Dale H (2002), Total Quality Management, 3rd edition, PearsonEducation John S Oakland (2003), Total Quality Management Text with Cases 3rd edition, butterworth heinemann

‘13

8



Total Quality Manajemen

Recommend Documents