TOR. Terschellings Online Reserveringssysteem. Handleiding. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009 Pagina 1

TOR Terschellings Online Reserveringssysteem Handleiding

Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 1

Inhoudsopgave handleiding Terschellings Online Reserveringssysteem 2.0 Inloggen Eigen gegevens aanpassen Algemene gegevens Algemene contactgegevens Gegevens contactpersoon SMS notificaties Gegevens reserveringsafdeling Gegevens factuur Tekst factuur Overige gegevens Specifieke voorwaarden Video presentatie Foto’s algemeen Overeenkomst Overeenkomst deelname Terschellings Online Reserveringsstysteem Wachtwoord wijzigen Aanbod vakantiewoningen, chalets en caravans Prijzen en voorraad beheren Standaard tarieven Nieuwe huurperiode (configuratie) toevoegen Configuratie x=y toevoegen Prijs wijzigen Huurperiode verwijderen Prijzen vervangen Prijzen importeren Prijzen volgend jaar invoeren Bepaalde aankomsten blokkeren Voorraad aanpassen Specials en VVV arrangementen Export naar Excel Op site Aanbod camping en kamperen bij de boer Prijzen en voorraad beheren Prijs wijzigen Voorraad aanpassen Aanbod hotels en bed & breakfast Prijzen en voorraad beheren Prijs wijzigen Voorraad aanpassen


4 5 5 6 6 6 6 6 7 8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 11 12 13 13 13 14 14 15 16 17 17 18 18 18 19 20 21 21 22 23

Pagina 2

Reservering aanvragen Accommodatie Gegevens accommodatie aanpassen Algemeen Sleuteladres Capaciteit Foto’s accommodatie Toeslagen, opties en kortingen beheren Faciliteiten Toeslagen Opties Kortingen Lastminute korting Vroegboekkorting Kortingen op basis van groepssamenstelling Seniorenkorting Seniorenkorting 2 Kleine groepskorting Korting voor een jong gezin Boekingen Boekingen maandoverzicht detailsbekijken van de gast en facturen Exporteren Boekingen exporteren naar Excel Provisie afrekeningen

24 24 24 25 25 25 26 26 26 27 28 29 30 31 31 32 32 33 33 34 35 35 37 37 37

Controleer uw gegevens op de site als u wat gewijzigd of toegevoegd heeft, kijk eens door de ogen van de gast naar uw eigen accommodatie in TOR! Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 3

Inloggen

Om in te loggen in uw gegevens surft u naar: http://www.vvvterschelling.nl/tor U voert uw gebruikersnaam (=login) en wachtwoord in en komt in het welkomstscherm. Vanuit dit scherm voegt u alle gegevens van uw accommodatie toe, past u uw eigen gegevens aan, en vindt u een overzicht van alle boekingen. De voorbeelden (printscreens) in deze handleiding komen uit het Texel Online Reserveringssysteem (TOR). Het kan zijn dat het Terschellings systeem hier en daar iets verschilt. De aanpassingen die Terschelling aan het systeem heeft gedaan spreken dan voor zich.

De VVV gebruikt dit scherm als prikbord en vult dit regelmatig met wetenswaardigheden over TOR. Vergeet niet even te kijken als u ingelogd bent. In een oogopslag ziet u of uw accommodatie beschikbaar is.

Hulp nodig bij de invoer van gegevens? Bel voor een afspraak met Debbie, Annemarie of Tineke op 0562‐443085


Pagina 4

Eigen gegevens aanpassen

Klik altijd op ‘opslaan’ onderaan de pagina wanneer u gegevens heeft aangepast of toegevoegd.

Algemeen Naam: Login: Check‐in Chek‐out Omschrijving

Is de naam zoals u bij de VVV bekend bent. Is uw gebruikersnaam De tijd vanaf wanneer uw gast op de dag van aankomst welkom is. De tijd tot wanneer uw gast op de dag van vertrek mag blijven. Hier kan een algemene omschrijving gegeven worden voor bijvoorbeeld hotels of bungalowparken, voor zover de tekst afwijkend is van de tekst van de accommodatie zelf. Dit kan in verschillende taalversies, klik op de het tabblad van de gewenste taal. Op verzoek helpt de VVV bij het vertalen van deze teksten, mail uw tekst naar [email protected]


Pagina 5

Algemene contactgegevens (factuuradres)

Dit is het adres waarop u van de VVV de afrekening van de boekingen ontvangt.

Gegevens contactpersoon

Dit is een naam en telefoonnummer voor intern gebruik van de VVV medewerkers. Dit voor vragen over uw accommodatie. Ook staan hier de bankgegevens voor het overmaken van de huurgelden.

SMS Notificaties

Het systeem stuurt een gratis SMS bericht bij elke boeking wat voor u is gemaakt en bij belangrijke mededelingen naar het opgegeven mobiele nummer van de contactpersoon. Let op: als er geen, of een ongeldig mobiel nummer is opgegeven wordt er géén SMS verstuurd.

Gegevens reserveringsafdeling (voor verantwoordelijke van de reserveringen)

Deze gegevens worden gebruikt voor reserveringen en kunnen alleen door VVV Terschelling gewijzigd worden. Mochten hier verkeerde gegevens staan of wilt u deze wijzigen neem dan contact met VVV Terschelling op.

Gegevens factuur (voor EIGEN BOEKINGEN)

Wanneer u UW EIGEN BOEKINGEN in TOR zet, biedt het systeem u de mogelijkheid zelf facturen voor de gast aan te maken (zie ook pagina 32). Daarvoor kunt u hier een aantal standaard gegevens invullen:


Pagina 6

Het logo dat u toevoegt wordt bovenaan de factuur afgedrukt. Uw logo dient van het bestandsformaat JPG, GIF of PNG te zijn. Voor de beste weergave op papier dient het logo op zijn maximaal 120 pixels hoog te zijn. LET OP: Logo's groter dan 2MB worden niet verwerkt. Uw bankgegevens vult u in, deze worden op uw factuur vermeld. De betalingstermijnen worden hier getoond. Door op ‘aanpassen’ te klikken kunt u deze zelf naar wens aanpassen. Er zijn 4 betalingstermijnen die u desgewenst bij het maken van uw factuur kunt aanvinken. Volledig; de klant moet het volledige bedrag betalen binnen 14 dagen na de factuurdatum Aankomst; de klant moet 100% betalen bij aankomt. Standaard en Afwijkend; Deze 2 kunt u zelf aanpassen (zie figuur hieronder). Een standaard betalingstermijn die u voor uw meeste gasten zult hanteren en een afwijkende regels voor bijvoorbeeld gasten die heel lang van tevoren boeken. Bij het maken van de factuur kiest u voor ‘standaard’ of ‘afwijkend’ voor de juiste termijnen op de factuur.

Tekst op factuur:

Mocht u tekst aan uw eigen factuur willen toevoegen kunt u dit invullen bij ‘standaard tekst op factuur’. Op iedere factuur die u maakt wordt deze tekst afgedrukt. Meer over de factuur


Pagina 7

vindt u in het hoofdstuk reserveringen

Overige gegevens:

Specifieke voorwaarden:

De tekst die u hier plaatst wordt vermeld in iedere e‐mail bevestiging van de VVV Terschelling aan de gast wanneer hij een boeking heeft gemaakt. Hier kunt u alle bijzonderheden/heffingen die u niet onder ‘toeslagen of opties’ in TOR kwijt kunt.

Voorbeeld: ‘U kunt de sleutel ophalen bij dhr. J. Janssen in de Jansenstraat 1 (direct aan de haven). Wij vertrouwen erop dat u met respect zal omgaan met de goederen in ons vakantiehuis. Wij vragen u daarom ook geen borg. Mocht er onverhoopt iets kapot gaan dan kunt u bellen met mijnheer Janssen op tel. 0562‐123456 om het te af te handelen, al dan niet via uw WA verzekering.’

Op verzoek helpt de VVV bij het vertalen van deze teksten, mail uw tekst naar tor@vvvterschelling. nl

Videopresentatie Neem contact op met de VVV wanneer u een film over uw accommodatie wilt laten opnemen [email protected]

Foto’s

De foto’s die u hier toevoegt worden bij alle accommodaties die u heeft getoond. Dus heel geschikt voor algemene foto’s zoals van het hotel, het zwembad, de speelplaats op een bungalowpark, uitzicht etc. Specifieke foto’s van een kamer of woning voegt u toe bij de accommodatie zelf. Zie ook in de handleiding bij accommodaties, pagina 21. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 8

Voor het toevoegen van foto's worden de volgende bestandsformaten ondersteund: JPG, GIF en PNG. Voor de beste weergave dient de foto in een verhouding van 4:3 te zijn (bij voorkeur 800x600 pixels). Het toevoegen van foto's kan enkele seconden tot minuten duren (afhankelijk van de grootte van het bestand). LET OP: Foto's groter dan 2MB (totaal) worden niet verwerkt. Foto’s van een groot formaat (afmeting) worden automatisch verkleint (resize) naar het juiste formaat. Dit in tegenstelling wat er op de ‘printscreen’ wordt vermeld. Klik op ‘foto‐manager’ en volg de aanwijzingen in het scherm. U bladert in uw eigen computer naar het juiste plaatje en klikt daarna op ‘versturen’. Klik na het sluiten van het venster ook nog eens op ‘opslaan’.

Overeenkomst

Overeenkomst Deelname Terschellings Online Reserveringssysteem (TOR) U dient de voorwaarden te accepteren om uw aanbod boekbaar te maken vanaf 1 oktober 2009. Vink hiervoor het openstaande hokje aan.

Wachtwoord wijzigen U geeft het oude wachtwoord dat u van de VVV heeft gekregen in en vervolgens uw nieuwe en herhaal deze nogmaals, klik op opslaan om het nieuwe wachtwoord te bevestigen.

Dit kunt u ook zo doen bij de loginnaam. Verander deze in een voor u herkenbare en gemakkelijke naam.


Pagina 9

Aanbod: vakantiewoning en chalets‐caravans

Prijzen en voorraad beheren Kies altijd eerst de accommodatie waarmee u wilt werken als u meerdere accommodaties heeft. De VVV Terschelling heeft voor u de types inmiddels al ingevoerd.

Standaard tarieven Wanneer u hierop klikt opent het onderstaande scherm waarin de periode staat waarin deze tarieven gelden. Dit gebruikt u alleen bij het aanmaken van de prijzen voor volgende jaren en dan wijzigt u alleen de periode “tot”. De periode “van” laat u staan. Wanneer u de periode “van” wijzigt in een periode in de toekomst verdwijnen alle prijzen tot dat tijdstip. Let op: U moet een dag in de kalender aanklikken om deze te selecteren. Het vakje waarin de gekozen datumstaat kleurt lichtblauw. Prijzen per persoon of per accommodatie wordt gebruikt voor de prijsberekening. Per persoon is doorgaans in het geval van verhuur van kamers (hotels). Prijs per accommodatie in geval bij verhuur van bijv. vakantiewoningen. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 10

De release days kunnen hier ingevuld worden. Hiermee bepaalt u hoe lang voor aankomst uw accommodatie boekbaar is via TOR. U vult dit veld met dagen. Wilt u niet op de dag van aankomst verrast worden met een huurder op het laatste moment zet u dit veld op 1. Uw accommodatie wordt dan niet getoond als iemand iets zoekt met een aankomst vandaag.

0= vandaag boeken en aankomen mogelijk 1= vandaag boeken en morgen aankomen mogelijk, enz. Nieuwe huurperiode (configuratie) toevoegen Onder standaard vult u de gewone huurperioden in. Klik op het groene plusteken (naast standaard tarieven) om een nieuwe huurperiode toe te voegen, indien u dit naast de periodes die de VVV er voor u heeft ingezet nog wenst.


Pagina 11

Naam:

Geldigheid Aantal nachten Standaard prijs

Aantal personen Aankomstdagen

Hier geeft u de huurperiode een naam, bijv.: week, weekend, Pasen, korte week, weekend voorjaar, weekend najaar, etc. U kunt via het “dropdown” pijltje uw keuze maken. Geef de periode aan waarin dit geldig is. Kies het aantal nachten,bijvoorbeeld 3. Geef de standaard prijs aan voor deze periode. (deze prijs wordt alleen gebruikt bij het verlengen van de geldigheid, bestaande prijzen wijzigt u in het overzicht). vul het minimale en maximale aantal personen in. Vink bij de aankomstdagen de gewenste dagen aan. Wanneer u incidenteel op een bepaalde dag geen aankomst wilt, doet u dit door het rode rondje met de witte balk (stop‐verkeersbord) te activeren. Zie: aankomstdagen blokkeren.

Denk ook eens aan 2 weken. Klanten die meteen vanaf de homepage gericht naar uw huisje zoeken zien dan 1 een oogopslag welke verhuurmogelijkheden u biedt. Configuratie X=Y toevoegen U kunt in TOR een configuratie 14=11 of 7=6 als kortings mogelijkheid toevoegen. Klik hiervoor op het knopje in de blauwe balk naast “standaard tarieven” het onderstaande scherm verschijnt:

Kies de periode dat u de korting wilt aanbieden. Kies het aantal nachten bijvoorbeeld 14 en voor hoeveel nachten die berekend mag worden bijvoorbeeld 10. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 12

Selecteer op welke basis de prijs berekend moet worden, bijvoorbeeld op basis van de weekprijs. Vervolgens het minimale en maximale aantal personen en de aankomst dag voor deze aanbieding. Door op opslaan te klikken wordt deze geactiveerd. Let op: als u deze configuratie voor het hele jaar aanmaakt kunt met het “stopbordje” de aankomsten blokkeren Prijs wijzigen Heel gemakkelijk kunt u de prijs van een huurperiode aanpassen. Stel dat u de prijs heeft ingevoerd voor alle weekenden en u wilt een bepaald weekend de prijs wijzigen dan klik u op de prijs en er verschijnt een klein venster waarin u de prijs voor dat weekend kunt aanpassen. Mocht u meerdere weekenden achter elkaar willen aanpassen dan kunt u dit hier ook aangeven door de tweede datum te wijzigen in de datum tot wanneer u de prijs wilt laten gelden. Let op: Waarden(getallen) in het blauw wijken af van de standaard waarden (aangemaakt bij standaard tarieven). Op waarden in het rood geldt een vroegboek‐ of lastminutekorting (aangemaakt bij kortingen)

Huurperiode verwijderen Klik op het rode kruisteken (helemaal links) om een configuratie (prijsperiode) te verwijderen. Prijzen vervangen Met deze functie kunt u gemakkelijk een bepaalde prijs vervangen door een andere. Voorbeeld: u heeft in een bepaalde periode van het jaar een prijs van 300,‐ en wilt die verlagen naar 250,‐. Klik op het teken ‘prijs vervangen’, het onderstaande scherm verschijnt. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 13

Kies vervolgens de configuratie waarvoor het betreft, tik de prijs in en geef de data aan waarbinnen de wijziging plaats moet vinden. Sluit af met ‘toepassen’. Prijzen importeren Stel u heeft meerdere accommodaties onder dezelfde inlog waarvoor dezelfde prijzen gelden. U kopieert hiermee makkelijk de prijzen van de ene accommodatie naar de andere. Zorg ervoor dat in ieder geval bij beide accommodaties de betreffende huurperiode (configuratie) is aangemaakt en vul bij 1 accommodatie de prijzen goed in voor het hele jaar. Klik voor de configuratie waarnaar u de prijzen wilt kopiëren, (dit is het doel) op ‘prijzen importeren’ .

Kies vervolgens in het scherm de bron, dus de accommodatie die helemaal goed is ingevuld, dan kiest u de aanbieding (standaard tarieven) en vervolgens de configuratie (week, enz) Geeft de periode aan en klik op ‘toepassen’ om op te slaan. Dit is echter alleen mogelijk voor een configuratie met dezelfde wisseldagen. Prijzen volgend jaar invoeren Wanneer u de prijzen voor een volgend jaar wilt invoeren volgt u de volgende stappen. (Let op: de prijzen voor 2010 hoeft u niet meer in te voeren, deze staan al ingevuld op het hoogste tarief! Deze hoeft u alleen nog maar te wijzigen naar de juiste tarieven (zie blz 13).


Pagina 14

1. Verleng de periode onder ‘standaard tarieven’; alleen de einddatum veranderen. Om de prijzen voor 2011 in de voeren verandert u de ‘geldigheid tot’ datum in 2 januari 2012. 2. Verleng de periode van de huurperiode(n) (configuratie); ook hier alleen de einddatum veranderen. 3. Zet de voorraad voor de nieuwe periode op 0 of laat u door de VVV tijdelijk op ‘non‐ actief’ zetten (dat kan van maandag t/m vrijdag). Als u op non‐actief staat kan de accommodatie niet geboekt worden. 4. Pas de prijzen aan dmv van prijzen vervangen 5. Controleer de prijzen met de aankomstdata en wijzig deze indien gewenst correct zijn 6. Pas de voorraad aan. 7. Bel de VVV als u uw accommodatie op ‘non‐actief’ heeft laten zetten om deze weer te activeren. De accommodatie kan dan weer geboekt worden. Dit kan van maandag t/m vrijdag.

Bepaalde aankomsten blokkeren Als er een periode is, die u niet wilt aanbieden, moet u die “deactiveren”. Dit doet u door op het tekentje (blauw bordje met witte pijl) rechts van de prijs te klikken, dit zal dan veranderen in een stopbord ( ).

De huurperiode wordt dan geblokkeerd en is niet boekbaar. Zo schakelt u bijvoorbeeld weekendprijzen gemakkelijk in en uit voor een bepaalde periode. Dus als u weekendprijzen heeft aangemaakt voor de periode 1 januari t/m 31 maart en u wilt in deze periode een bepaald weekend niet aanbieden klikt u op het blauwe bordje voor het betreffende weekend (de blauwe pijl veranderd in een stopbordje) . Hiermee wordt alleen dat weekend geblokkeerd. Ook kunt u op deze manier snel een prijsperiode weer actief maken wanneer u besluit deze toch voor weekendverhuur beschikbaar te laten zijn. Let op: dit is niet de juiste manier om uw accommodatie die niet beschikbaar is niet boekbaar te laten zijn, dat doet u via voorraad aanpassen. Als de accommodatie niet vrij is moet de voorraad op 0 gezet worden. Voorraad aanpassen U klikt op het vakje onder een datum, u kunt dan de voorraad van die ene dag “overschrijven”.


Pagina 15

Of u klikt op “beschikbaarheid” als u voor een langere periode de voorraad wilt wijzigen, dan verschijnt het volgende scherm:

U kiest de datum van wanneer tot wanneer de voorraad van de accommodatie(s) wilt wijzigen. U vult het aantal beschikbare accommodaties in bij: nieuwe voorraad en klikt op toepassen om op te slaan. 0 = geen voorraad, dus niet boekbaar (=bezet) 1 = 1 kamer/huisje beschikbaar, dus online boekbaar 2 = 2 kamers/huisjes beschikbaar enz. Let op: bij een week met aankomst vrijdag vult u de datum van vrijdag t/m donderdag in. Wilt u graag de voorraad vullen zonder dat uw accommodatie zichtbaar is op de site kunt u vragen aan de VVV uw accommodatie op ‘non‐actief’ te zetten. Dit kan van maandag t/m vrijdag. Er kan op dat moment niet per ongeluk geboekt worden. Specials U kunt per accommodatie één ‘special’ aanmaken. Neem hiervoor contact op met de VVV om aan te geven welke special u zou willen tonen. De VVV maakt deze dan voor u aan. Klik Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 16

vervolgens op de groene balk ”special toevoegen” onder de configuraties om een special aan te maken. Selecteer u Special, welke de VVV voor u heeft aangemaakt), geef de periode aan waarin de special geldig is en vul het tekstvak (verplicht veld) met de extra’s die u bij deze special aanbied. Vervolgens kunt u kiezen of u de special per persoon of per accommodatie aanbied en de release dagen.

Na het aanmaken van de special kunt u de configuraties (prijs periodes) toevoegen. Bij een special moet u denken aan een aanbod waarbij u naast de huur een aantal extra’s aanbiedt. Bijvoorbeeld een fiets, of een picknicklunch oid. Gebruik dit dus niet voor een afwijkende huurperiode zoals 6 dagen of een ‘Berenloop special, waarbij u alleen een afwijkende huurperiode aanbiedt tijdens de berenloop, pasen of kerst e.d.. Deze afwijkende huurperioden voegt u toe bij de standaard tarieven, net als weekend, week etc. Dus een Berenloop Special waarbij u een pastalunch inclusief aanbiedt is wel een Special die hieronder kan worden ingevoerd. Maar ook wanneer u een lezersaanbieding in een magazine of tijdschrift heeft kunt u hier kwijt. Deze specials worden in een willekeurige volgorde getoond op de homepage van www.vvvterschelling.nl en zullen daar rouleren. VVV Arrangement toevoegen De VVV maakt eigen arrangementen, welke zij prominent op de homepage toont. Ook wordt hier wanneer nodig mee geadverteerd. Een VVV arrangement wordt door de VVV aangemaakt, en aan u aangeboden in TOR. Wij melden aan u via het interne memosysteem in TOR dat er een nieuw arrangement klaar staat. Wanneer u klikt op de groene knop ‘VVV arrangement toevoegen’ krijgt u hier de arrangementen te zien waar u aan mee doet en waar u nog niet aan meedoet. Hier ziet u vervolgens de inhoud van het arrangement, de periode waarin het geldt en de prijs die u ervoor krijgt wanneer u meedoet met dit arrangement. U kunt aangeven aan welk arrangement u mee wilt doen en in welke prijscategorie. Export naar Excel Klik onder de prijzen en voorraad op het Excel icoontje om een export van uw prijzen te maken. U maakt hiermee makkelijk een export van uw prijzen naar een excel werkblad zodat u makkelijker kunt controleren of de prijzen goed zijn ingevoerd. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo’n bestand.


Pagina 17

Wilt u dit bestand liever zoals het onderstaande plaatje om het makkelijker te kunnen afdrukken volg dan de volgende stappen. 1. selecteer in excel de gewenste gegevens; voor alles gaat u in cel A1 staan met de cursor en druk u tegelijkertijd op de toetsen Ctrl + Shift + End. 2. druk op de rechter muistoets en kies ‘kopiëren’ 3. open een nieuw werkblad en ga met de cursor in cel A1 staan 4. klik op de rechter muistoets en kies ‘plakken speciaal’ 5. vink vervolgens het vakje voor ‘transponeren’ aan en klik op ‘ok’


Pagina 18

Op site

In het scherm prijzen en voorraad vindt u onder “standaard tarieven” een link naar uw vermelding in TOR. Door op de link te klikken ziet u meteen hoe uw accommodatie op de site (www.vvvterschelling.nl) staat. Handig om meteen te kijken of de prijzen goed zijn ingevoerd maar ook kunt u deze link gebruiken om vanuit uw eigen site te linken naar uw vermelding in TOR. Ook de bezoekers van uw site kunnen dan meteen online boeken, zonder dat u een module hiervoor hoeft te ontwikkelen. U betaalt dan de gewone provisie en de boeking wordt afgehandeld zoals u met ons overeengekomen bent.

Aanbod camping en kamperen bij de boer

Prijzen en voorraad beheren Klik op “standaard tarieven” om de prijs en de aankomstdagen aan te maken, in het voorbeeld is de prijs per plaats incl. 2 personen 60.00 en iedere extra persoon 0.00.

In de balk “aankomst mag” kunt u aangeven op welke dagen er geen aankomst mogelijk is door op het betreffende vakje onder de voorraad te klikken er komt dan een “stopbordje” in te staan, de kleur rood (in de balk) geeft al aan dat er geen aankomst mogelijk is doordat de voorraad niet toereikend is in die periode. Hieronder ziet u het scherm wat u krijgt als u op standaard tarieven klikt, waar de prijs per plaats, extra prijs per persoon, de aankomstdagen, plaatsprijs per x aantal personen, minimaal en maximaal verblijf en de release dagen aangemaakt kunnen worden. Door op toepassen te klikken wordt dit geactiveerd.


Pagina 19

Prijs wijzigen Heel gemakkelijk kunt u de prijs van een huurperiode aanpassen. Stel dat u de prijs heeft ingevoerd voor alle weekdagen en u wilt een bepaalde dag de prijs wijzigen dan klik u op de prijs en kunt deze direct overschrijven. Door op “Tab”te klikken bevestigd u de wijziging. De gewijzigde prijs wordt blauw in het overzicht. Waarden (getallen) in het blauw wijken af van de standaard waarden. Op waarden in het rood geldt een vroegboek‐ of lastminutekorting.

Op deze manier kunt u ook de prijs voor de extra persoon en de minimale verblijfsduur aanpassen. U kunt ook aan de linkerkant op “prijs per plaats klikken” om de prijs voor een langere periode te wijzigen, er verschijnt een klein venster waarin u de prijs en de periode waarin u deze wilt wijzigen kunt aangeven.


Pagina 20

De prijs voor de extra personen en minimale verblijfsduur kunt u op dezelfde manier wijzigen door op prijs extra personen of minimale verblijfsduur te klikken. Voorraad aanpassen Klik onder de betreffende dag op de voorraad om de beschikbaarheid voor 1 dag aan te passen, u overschrijft de bestaande voorraad door de nieuwe, door op Tab te klikken bevestigd u de wijziging. Of u klikt rechts naast op “beschikbaarheid”om de voorraad voor een lagere periode te wijzigen. Onderstaand scherm verschijnt dan:

U kiest de datum van wanneer tot wanneer de voorraad van de kampeerplaats wilt wijzigen. U vult het aantal beschikbare plaatsen in bij: nieuwe voorraad en klikt op toepassen om op te slaan. 0 = geen voorraad, dus niet boekbaar (=bezet) 1 = 1 plaats beschikbaar, dus online boekbaar 2 = 2 plaatsen beschikbaar enz.


Pagina 21

Wilt u graag de voorraad vullen zonder dat uw accommodatie zichtbaar is op de site kunt u vragen aan de VVV uw accommodatie op ‘non‐actief’ te zetten. Dit kan van maandag t/m vrijdag. Er kan op dat moment niet per ongeluk geboekt worden. Kijk voor het toevoegen van een Special op pagina 16.

Aanbod hotels en bed & breakfast Prijzen en voorraad beheren

Klik op “standaard tarieven” om de prijs , of de prijs per persoon of per kamer is (huidig ingevoerd per kamer), het minimale/maximale aantal nachten, de aankomstdagen en een 1 nacht toeslag (per kamer), 1 persoons toeslag, release dagen, verzorging en de aankomstdagen aan te maken. In het voorbeeld is de prijs per kamer op maandag t/m donderdag 50.00, op vrijdag t/m zaterdag 60.00 en op zondag 55.00 per kamer. In de balk van de standaard tarieven ziet u ook hoe de prijs is opgebouwd (Per persoon of per kamer). Waarden (getallen) in het blauw wijken af van de standaard waarden. Op waarden in het rood geldt een vroegboek‐ of lastminutekorting. Onderstaand scherm opent als u op standaard tarieven klikt om de prijzen aan te maken:

Let op: Vul altijd een minimaal aantal nachten (bijvoorbeeld 1) en maximaal aantal nachten (bijvoorbeeld 21) in. In geen geval een 0, dan wordt de kamer niet gevonden bij het zoeken naar vrije plaatsen. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 22

Prijs wijzigen Heel gemakkelijk kunt u de prijs van een huurperiode aanpassen. Stel dat u de prijs heeft ingevoerd voor alle weekdagen en u wilt een bepaalde dag de prijs wijzigen dan klik u op de prijs en kunt deze direct overschrijven. Door op “Tab”te klikken bevestigd u de wijziging. De gewijzigde prijs wordt blauw in het overzicht.

Als u meerdere nachten wilt wijzigen is het beter om op “prijs per nacht” te klikken en voor een langere periode en bepaalde dagen de prijs te wijzigen. (zie onder)

De minimale verblijfsduur kunt u op dezelfde manier wijzigen door op minimale verblijfsduur te klikken. Voorraad aanpassen U kiest de datum van wanneer tot wanneer de voorraad van de beschikbare kamers wilt wijzigen. (klik op de maand zelf (in het voorbeeld op ‘May 2008’) om een datum in te voeren ipv door te klikken op de pijltjes links of rechts) Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 23

U vult het aantal beschikbare plaatsen in bij: nieuwe voorraad en klikt op toepassen om op te slaan.

0 = geen voorraad, dus niet boekbaar (=bezet) 1 = 1 kamer beschikbaar, dus online boekbaar 2 = 2 kamers beschikbaar enz. Wilt u graag de voorraad vullen zonder dat uw accommodatie zichtbaar is op de site kunt u vragen aan de VVV uw accommodatie op ‘non‐actief’ te zetten. Dit kan van maandag t/m vrijdag. Er kan op dat moment niet per ongeluk geboekt worden.

Kijk voor het toevoegen van een SPECIAL of een VVV‐arrangement op pag 16.

Reservering aanvragen

Aanvragen bekijken Dit is alleen voor accommodaties die op aanvraag worden aangeboden, Hiervoor gelden afwijkende regels en is slechts bij uitzondering mogelijk. Neem hiervoor contact op met de VVV Terschelling op [email protected] of bel 0562‐443085

De aanvragen kunnen hier bekeken worden en indien beschikbaar kunt u deze accepteren. De gast krijgt daarop de bevestigingsemail. U kunt vervolgens alle data van deze gast inzien.


Pagina 24

Als de accommodatie inmiddels door u verhuurd is klikt u op weigeren/afwijzen, de gast krijgt dan een email dat de accommodatie niet beschikbaar is en dat ze via www.vvvterschelling.nl een nieuwe keuze kunnen maken.

Accommodaties

Accommodatie beheren Vanuit dit scherm beheert u uw accommodatie(s). Alle gegevens van de accommodatie, faciliteiten, opties, toeslagen en kortingen.

Gegevens accommodatie aanpassen Klik altijd op ‘opslaan’ onderaan de pagina wanneer u gegevens heeft aangepast of toegevoegd. Alle faciliteiten, toeslagen, opties en kortingen kunnen per accommodatie worden aangegeven. Klik op de gewenste accommodatie.


Pagina 25

Algemeen

Naam Code

Is de naam zoals de accommodatie bij de VVV bekend staat en op de site getoond wordt. Is de code zoals de accommodatie bij de VVV bekend staat en op de site getoond wordt. Het soort accommodatie het betreft Plaats van de accommodatie Hier is ruimte om iets te schrijven over uw accommodatie

Type Plaats Tekst Sleuteladres Vul hier het sleuteladres in. Dit adres komt ook op de bevestiging aan de gast te staan. Capaciteit Vul hier het minimaal en maximaal aantal personen in dat de accommodatie mag bewonen Foto’s accommodatie De foto’s die u hier toevoegt horen echt bij deze accommodatie. U heeft plaats voor 10 foto’s. U kunt hier een keuze maken welke foto u als hoofdfoto wilt tonen. Indien u in de VVV accommodatiegids staat, zal die foto ook getoond worden in de gids. Algemene foto’s van een de receptie of speeltuin voegt u toe bij de eigen gegevens. Zie ook in de handleiding bij eigen gegevens, pagina 5. Voor het toevoegen van foto's worden de volgende bestandsformaten ondersteund: JPG, GIF en PNG. Voor de beste weergave dient de foto in een verhouding van 4:3 te zijn (bij voorkeur 800x600 pixels). Het toevoegen van foto's kan enkele seconden tot minuten duren (afhankelijk van de grootte van het bestand). LET OP: Foto's groter dan 2MB (totaal) worden niet verwerkt. Klik op ‘foto‐manager’ en volg de aanwijzingen in het scherm. U bladert in uw eigen computer naar het juiste plaatje en klikt daarna op ‘versturen’. Klik na het sluiten van het venster ook nog eens op ‘opslaan’.


Pagina 26

Faciliteiten, opties, toeslagen en kortingen beheren Om de faciliteiten, toeslagen, opties en kortingen te kunnen aanpassen klikt u eerst op het tabblad “Accommodaties” u ziet dan rechts per accommodatie de knoppen faciliteiten, opties, toeslagen en kortingen.

Faciliteiten Onder de faciliteiten kunt u aanvinken wat voor uw accommodatie van toepassing is. Let op er is een verschil gemaakt tussen “gedeelde faciliteiten” en “privé faciliteiten”. Gedeelde faciliteiten zijn de algemene faciliteiten van het park, camping, hotel of b&b. De privé faciliteiten zijn de specifieke faciliteiten van de vakantiewoning, chalet, hotelkamer of standplaats. Deze nieuwe indeling heeft alles te maken met de slice en dice op de site (zoeksysteem voor de gasten)


Pagina 27

Voor de verschillende accommodatie groepen is er een andere lijst. Toeslagen Toeslagen zijn verplichte bijkomende kosten voor de gast. Kies in het onderstaande scherm de toeslag die u bij uw accommodatie wilt toevoegen. U kunt de toeslagen per periode aangeven. De toeslag wordt dan berekend als aankomstdatum van de boeking binnen de ingestelde periode valt. Klik op toepassen om de toeslag op te slaan. Heeft u een toeslag waaraan geen datum is toegevoegd geldt deze altijd. Mocht u dit willen veranderen en toch met verschillende tarieven voor verschillende perioden gaan werken moet u eerst de oude toeslag verwijderen. Klik op toevoegen om een toeslag te activeren en vul het bijbehorende scherm in.


Pagina 28

p.d. = een bedrag per dag p.p. = een bedrag per persoon p.a. = een bedrag per accommodatie p.p.p.d = een bedrag per persoon per dag p.a.p.d = per accommodatie per dag De toeristenbelasting hoeft u hier niet aan te maken, deze wordt door de VVV gewijzigd en automatisch bij iedere boeking berekend, de afrekening van de toeristenbelasting verzorgt u echter zelf, evenals de eventuele borgsom. Opties Opties zijn optioneel bij te boeken artikelen, de gast kan tijdens de boeking aangeven waar hij gebruik van wil maken. Kies in het onderstaande scherm de opties die u bij uw accommodatie wilt toevoegen. U kunt de opties per periode aangeven. De optie wordt dan berekend als aankomstdatum van de boeking binnen de ingestelde periode valt en de klant het heeft aangevinkt. Heeft u een optie waaraan geen datum is toegevoegd geldt deze altijd. Mocht u dit willen veranderen en toch met verschillende tarieven voor verschillende perioden gaan werken moet u eerst de oude optie te verwijderen. Klik op toevoegen om een optie te activeren en vul het bijbehorende scherm in.


Pagina 29

p.d. = een bedrag per dag p.p. = een bedrag per persoon p.a. = een bedrag per accommodatie p.p.p.d = een bedrag per persoon per dag p.a.p.d = per accommodatie per dag Kortingen Via de onderstaande lijst kunt u kortingen instellen naar eigen inzicht. De korting op basis van groepssamenstelling is alleen beschikbaar voor vakantiewoningen en caravan/chalets. De kortingen die ingesteld zijn worden getoond in het reserveringsformulier op de boekingswebsite. Het is bij het boeken nooit mogelijk om kortingen te combineren. Er wordt slechts één korting geselecteerd; de korting die het meeste voordeel biedt voor de boeker. Als er lastminute‐ of vroegboekkorting geldt, wordt er door TOR geen andere korting berekend.

Kies (als u meer dan 1 accommodatie heeft) aan de rechterzijde de accommodatie waarvoor u de korting wilt invoeren. Lastminute en vroegboekkorting Lastminute en vroegboekkorting geldt in de ingestelde periode. Bij overlappende periodes geldt de hoogste korting. Of de boeker in aanmerking komt voor de korting wordt bepaald aan de hand van het verschil tussen de boekingsdatum en aankomstdatum. De duur van het verblijf wordt buiten beschouwing gelaten bij deze kortingen. Lastminute korting Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 30

Lastminute korting kan alleen op de standaard tarieven gegeven worden, niet op de Specials. Klik daarna op het groene plusteken ‘toevoegen’ achter de lastminute korting .

In bovenstaand voorbeeld kunt u de periode kiezen dat lastminute korting wilt geven, daarna kiest u een percentage of vast bedrag. Daar onder kunt u aangeven hoever van te voren u de korting wilt laten in gaan, bijv. binnen 0 tot 1 week voor aankomst 20% en 1 tot 2 weken 10% korting (bij bedrag kunt u uiteraard een bedrag invullen). Bij configuraties kiest u over welke configuratie u korting wilt geven. Dus wel korting wanneer er een week gehuurd wordt maar niet wanneer men een weekend komt kan hier geregeld worden door alleen een week aan te vinken. U kunt na opslaan nogmaals een lastminute korting aanmaken voor een andere periode.

Vroegboekkorting Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 31

Bij het aanmaken van de vroegboekkorting gaat u op dezelfde wijze aan het werk als de lastminutekorting. U kiest eerst de periode, dan percentage of vast bedrag, dan hoever van te voren en als laatste de configuratie.

Kortingen op basis van Groepssamenstelling (alleen voor vakantiewoningen en caravans/chalets) Via de onderstaande lijst kunt u kortingen instellen naar eigen inzicht. De kortingen die ingesteld zijn worden getoond in het reserveringsformulier op de boekingswebsite. Het is bij het boeken nooit mogelijk om kortingen te combineren. Er wordt slechts één korting geselecteerd; de korting die het meeste voordeel biedt voor de boeker. Als er lastminute‐ of vroegboekkorting geldt, wordt er door TOR geen andere korting berekend.

Kortingen configureren: Klik op ‘configureren’ achter de korting die u wilt aanmaken. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 32

Dit voorbeeld gaat over seniorenkorting Bij ‘bed’ heeft u drie opties: bezet gebruikt u bijvoorbeeld bij seniorenkorting om aan te geven dat iemand in ieder geval aanwezig moet zijn om in aanmerking te kunnen komen voor de korting. Zie voorbeeld 1. Geslacht: om aan te geven op het een man, vrouw of onbepaald moet zijn. En bij leeftijd kunt u kiezen uit ouder dan, jonger dan of onbepaald. Hieronder vind u alvast een paar voorbeelden van verschillende kortingen: 1. Seniorenkorting waarbij tenminste 1 van de 6 bewoners aanwezig en boven een bepaalde leeftijd moeten zijn vult u zoals in het voorbeeld.

2. Seniorenkorting 2 waarbij alle bewoners boven een bepaalde leeftijd moeten zijn vult u als volgt in:

3. Kleine groepskorting bijvoorbeeld korting bij bewoning door 2 personen: Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009

Pagina 33

4. Korting voor een jong gezin waarbij 1 kind van 4 of jonger aanwezig moet zijn:

Korting instellen: Wanneer u al uw kortingen gedefinieerd heeft kunt u vervolgens aangeven in welke periode van het jaar deze korting geldt. Zie het voorbeeld hieronder. Klik op ‘aanpassen’ achter de korting die u wilt aanpassen en klik op de periode waarin de korting geldt. (Indien de korting altijd geldig is vinkt u het vakje onbepaalde tijd aan). Daarna kiest u of u een percentage of een vast bedrag korting wilt geven en over welke configuraties de korting gegeven wordt. U kunt de kortingen op basis van groepsamenstelling ook over uw speciale arrangementen geven, u stelt dit apart in.


Pagina 34

Boekingen Boekingen overzicht Hier vindt u een overzicht van uw boekingen via TOR. Standaard laat hij de boekingen van de afgelopen maand zien. Dit scherm toont maximaal 100 boekingen. De exportfunctie geeft maximaal 2500 boekingen. U kunt ze per periode sorteren op aankomst of op boekingsdatum (invoer). Wilt u alle boekingen bekijken selecteer dan naar ‘niet zoeken op datum’ en weergeven. Wanneer u op een reservering klikt krijgt u de details van de boeking te zien.


Pagina 35

Details van de gast bekijken / factuur maken Om de gegevens van de gasten te bekijken, klikt u op de naam van de gast in het boekingsoverzicht, onderstaand voorbeeld verschijnt:

Hier staan de algemene boekings gegevens

Hier staan de NAW gegevens van de boeker

Hier staan de gegevens van de meereizende personen, mits als optie door u aangevinkt in TOR

Het onderste scherm wordt niet gebruikt in TOR. Dit is als u zelf de financiële afhandeling zou doen. Dat in bij bemiddeling via de VVV niet van toepassing.


Pagina 36

Exporteren Boekingen exporteren naar excel Om een overzicht van al uw boekingen te kunnen printen kunt u deze exporteren naar Excel. Selecteer de periode waarover u het overzicht wilt maken (in voorbeeld 1 januari 2007 t/m 31 december 2007) en klik op genereren. De exportfunctie geeft maximaal 2500 boekingen. Klik om de boekingen te exporteren naar Excel op het groene “Excel‐teken” .

U kunt kiezen om het bestand te openen of op te slaan. Een overzicht van alle boekingen die in de geselecteerde periode zijn gemaakt opent zich in Excel.

Provisie afrekeningen

Hier vindt u een overzicht van de maandafrekeningen uit TOR. Klik op het icoontje rechts om de afrekening in pdf te openen.


Pagina 37


Pagina 38

TOR. Terschellings Online Reserveringssysteem. Handleiding. Handleiding TOR versie 2.0.1, augustus 2009 Pagina 1

Recommend Documents