Tonggak-tonggak Capaian (Milestones)

Tonggak-tonggak Capaian (Milestones)

2

Roadmap Kegiatan SPMI UB 2003 2004

2005 PNBP

SP4

Benefit Monitoring & Evaluation (BME)

Monevin DueLike

2006

2007

PNBP

Pusat Jaminan Mutu (PJM)

•Inisiasi SPMA •Akreditasi •Monevin PHK

2008

•SPMA tertulis (PJM) •Audit sistem (akademik) •Akreditasi •Monevin PHK& Pasca PHK

I-MHERE B 2.2a

PNBP SPMI (PJM – SPI)

2009Skrg PNBP UB sehat & berdaya saing

• ISO 9001:2000 PJM • UB Award • Audit kepatuhan SPMI • SPMI tertulis (PJM-SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK

• ISO 9001:2008 UB • UB Award • Audit Kinerja • SPMI tertulis (PJM-SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK • Sertifikasi/ akreditasi perencanaan, internasional

Tumbuhnya kapasitas meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi

3

Siklus SPMI di UB Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders 1,2 dan 3 utk menetapkan RENSTRA

D

Dilaksanakan: Sosialisasi & acuan kerja

S

(Sistem)

Sistem Dokumen

Audit Internal Pimpinan Manajemen

Dokumen Induk & mutu Bisnis proses Standar mutu Sasaran mutu

Organisasi dan tupoksinya

(Do)

1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan.

A

1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan

O

(Organisasi)

Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu

T

(TindakLanjut)

(Audit)

Audit (eksternal: PJM-UB; Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008)

Tinjauan Manajemen (Management Review/ Permintaan Tindakan Koreksi = PTK)

4

Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) 2. Satuan Pengawasan Internal (SPI) 3. Komite Penjaminan Mutu Pascasarjana

REKTOR

SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS

DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2 ,S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik)

SENAT AKADEMIK FAKULTAS

Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik Gugus Jaminan Mutu (GJM)

Unit Jaminan Mutu (UJM)

Audit

KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S1, S2, S3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik)

5

SERTIFIKAT ISO 9001:2008 untuk Universitas Brawijaya The Quality Management System is applicable to: Provision of higher education academic services (undergraduate and postgraduate programmes) including academic supporting activities.

6

Jenis Audit Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali). Audit Eksternal: 1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk unit pelaksana akademik. 2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh lembaga sertifikasi ISO, baik unit pelaksana maupun penunjang akademik). 3. Audit oleh lembaga keuangan, mis. BPK, BPKP, KAP, ITJEN, dll. 7

Tahapan Audit Audit Sistem Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.

Audit Kinerja Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: 1. Memeriksa apakah standar mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen standar mutu atau yang telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya dengan mengisi dokumen evaluasi kinerja. 2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen mutu (misal: manual prosedur atau instruksi kerja) telah dilaksanakan secara tertib dan benar.

Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan di kantor (desk evaluation) dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya di kantor atau langsung visitasi.

Mekanisme AIM 1

2

Menugaskan PJM-SPI

REKTOR

PJM-SPI menyusun Tim AIM

3

SK Rektor tentang Tim AIM 4

6 Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJMSPI

5

Tim AIM melaksanakan audit

7

Permintaan Tindakan Koreksi

8

Dekan/ Ketua Program

9

Kajur/KaPS untuk memperbaiki Kinerja sesuai target indikator yang dijanjikan

Berlanjut pada siklus berikutnya

http://pjm.ub.ac.id/layanan/audit-internal-mutu/

9

Kelompok Auditee • UKPA – Unit Kerja Pelaksana Akademik, terdiri atas : Fakultas, Program Studi dan Laboratorium • UKPPA – Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik, terdiri atas : Biro, Lembaga dan UPT (Unit Pelaksana Teknis)

11

Suasana AIM UKPPA

12

Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIMA UKPA Siklus 1 Tahun 2007 1. Organisasi penjaminan mutu 2. Dokumen mutu akademik

AIMA UKPA Siklus 2 Tahun 2008




1. Organisasi SPMA 2. Format Dokumen 3. Coding Dokumen 4. Pengesahan Dokumen 5. Isi Dokumen 6. Implementasi SPMA

1. Perencanaan, Organisasi dan Sistem Dokumentasi. 2. Kinerja Akademik (10 Butir SNP)

1. Organisasi, dokumentasi, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) 2. Tindak lanjut temuan AIMA Batch II tahun 2008

1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) 2. Kinerja Akademik (10 Butir SNP)

Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIMA UKPA Siklus 6 Tahun 2010


1. Organisasi, 2. Dokumentasi, 3. Sosialisasi AIM melalui Laman/Web 4. Pelaksanaan Audit Internal.

1. Tindakan Koreksi AIM Sebelumnya 2. Dokumen Manual Mutu 3. Kinerja Standar Mutu 4. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR

AIM UKPA Siklus 8 Tahun 2011 1. Tindakan Koreksi atas temuan AIM siklus sebelumnya. 2. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). 3. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR. 4. Tinjauan Manajemen.

AIM UKPA Siklus 9 Tahun 2011 1. Permintaan tindakan koreksi atas temuan audit siklus 8 dan temuan Stage 1 Assessment ISO 9001:2008 oleh LRQA. 2. Implementasi dokumen Manual Mutu berbasis ISO 9001:2008. 3. Audit kinerja berbasis standar akreditasi BAN-PT Standar 6.

Perkembangan Lingkup AIM UKPA di UB AIM UKPA Siklus 10 Tahun 2012

AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012



1. Bukti perbaikan atas temuan AIM UKPA Siklus 9, beserta Isian Borang Klarifikasi. 2. Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008, termasuk Tinjauan Manajemen (management review). 3. Kinerja PS berbasis standar akreditasi BAN-PT untuk Standar 7.

Fakultas & Program Studi: 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008. 3. Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT. 4. Implementasi Standar Pelayanan Prima. Laboratorium 1. Sistem laboratorium (legalitas, fungsi dan sarana fisik). 2. Implementasi Standar Pelayanan Prima

Fakultas & Program Studi 1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya. 2. Implementasi standar akreditasi BAN-PT (Standar 3, 4 dan 5). 3. Implementasi ISO 9001:2008. 4. Implementasi Standar Pelayanan Prima. 5. Implementasi Standar Website Laboratorium 1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya, 2. Implementasi ISO 9001:2008, 3. Implementasi Pelayanan Prima, 4. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

Fakultas & Program Studi 1. Implementasi Standar Mutu UB 2. Implementasi Standar Website UKPA Laboratorium 1. Implementasi Standar Website UKPA 2. Implementasi ISO 9001:2008

Perkembangan Lingkup AIM UKPPA di UB AIM UKPPA Siklus 1 Tahun 2011

AIM UKPPA Siklus 2 Tahun 2011


1. Tinjauan desain dan sistem manajemen mutu. 2. Audit Internal Organisasi.

1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Manual Mutu 3. Audit Internal Organisasi 4. Tinjauan manajemen

1. Tindakan koreksi atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008



1. Tindakan Perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima

1. Tindakan Perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi ISO 9001:2008 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima.

Perkembangan Lingkup AIM UKPPA di UB AIM UKPPA Siklus 6 Tahun 2013



1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya, 2. Implementasi ISO 9001:2008, 3. Implementasi Standar Pelayanan Prima, 4. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Standar Website Unit Kerja.

1. Tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya 2. Implementasi Standar Mutu UB. 3. Implementasi Standar Website Unit Kerja

Diseminasi Hasil AIM UKPA Siklus 13 Th.2014

18

Lingkup AIM UKPA Siklus 13 1. Implementasi Standar Mutu UB (khusus fakultas/program dan PS)

2. Implementasi Standar Website UKPA (surat edaran Rektor 1346/UN10/LL/2013 dan surat edaran Rektor 3952/UN10/LL/2014)

3. Implementasi ISO 9001:2008 (khusus Lab.)

19

• Hasil AIM UKPA Siklus 13 merupakan potret kesiapan UB terhadap standar mutu yang akan ditetapkan. • Hasil AIM UKPA Siklus 13 tidak berdampak adanya reward and punishment, tetapi lebih kepada penetapan baseline terhadap standar yang digunakan. • Hasil AIM UKPA Siklus 13 diperoleh pada asesmen bulan Oktober-Nopember 2014.

20

Auditee UKPA Tahun 2014 Partisipasi Unit Kerja di UB dalam AIM Jumlah UKPA-UKPPA

400

316

350

341

342

300 250 200

149

150 100 50

45

50

2007-2009

2010

0

2011 2012 Tahun

2013

2014

Tahun 2014, UKPA yang diaudit adalah:  Fakultas/program = 16 unit.  Program Studi = 120 unit.  Laboratorium = 175 unit

21

Empat Fakultas melakukan Audit Internal secara Mandiri • Yaitu: FEB, FP, FK, dan FTP. • Pertimbangan: (1) kapasitas auditor internal, (2) hasil AIM sebelumnya, (3) uji coba.

22

SM-F-F01 SM-F-F02 SM-F-F03 SM-F-F04 SM-F-F05 SM-F-G01 SM-F-G02 SM-F-G03 SM-F-G04 SM-F-G05 SM-F-G06 SM-F-G07 SM-F-G08 SM-F-G09 SM-F-G10 SM-F-G11 SM-F-G12 SM-F-G13 SM-F-G14 SM-F-G15 SM-F-G16 SM-F-G17 SM-F-G18 SM-F-G19 SM-F-G20 SM-F-G21 SM-F-G22 SM-F-G23 SM-F-G24 SM-F-G25 SM-F-G26 SM-F-G27 SM-F-G28 SM-F-G29 SM-F-G30 SM-F-G31 SM-F-G32 SM-F-G33 SM-F-G34 SM-F-G35 SM-F-G36 SM-F-G37 SM-F-G38 SM-F-G39 SM-F-G40 SM-F-G41 SM-F-G42 SM-F-H01 SM-F-H02 SM-F-H03 SM-F-H04 SM-F-H05 SM-F-H06 SM-F-H07 SM-F-H08 SM-F-H09 SM-F-H10 SM-F-H11 SM-F-H12 SM-F-H13 SM-F-H14

Jumlah Unit

Hasil AIM UKPA Siklus 13

Tingkat Fakultas/Program

Pemenuhan Standar Mutu UB Berdasarkan Butir Standar Mutu (Jumlah Fakultas/Program di UB adalah 16)

16

14

12

4

2

75%

10

8

8

16 16 15 15 14 13 13 12

6

3

Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 15

10

8 8

6 14 14 13

11 9 14 14

10

15 15

1212 12 1212 12 12 12

1515

11 14

7

4

Standar Pengelolaan

16 16 15 15

12

13

10 10

8 14 15 13

11

10

14 13

11 9

7 5 5

1

0

Standar Sarana dan Prasarana

Standar Mutu UB 23


Tingkat Fakultas/Program F

Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Fakultas/program menetapkan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) SM-F-F01 yang berisi kualifikasi dan kuantitas TKA yang bekerja di lingkungan UB dan mengajukan pengesahannya kepada Rektor. (3 dari 16  FMIPA, PV, FISIP) Fakultas/program memiliki prosentase dosen yang memiliki sertifikat dosen SM-F-F02 sekurang-kurangnya 60%. Fakultas/program yang memiliki program pascasarjana wajib memiliki prosentase SM-F-F03 dosen tetap yang memiliki jabatan guru besar sekurang-kurangnya 25% (1 dari 16  PPS) Fakultas/program yang memiliki program pascasarjana wajib memiliki prosentase SM-F-F04 dosen tetap yang memiliki kualifikasi akademik Doktor sekurang-kurangnya 40% (6 dari 16  FMIPA, FPt, PPS, FP, FEB, FPIK) Fakultas/program wajib mendorong dan memberikan kesempatan akademik bagi dosen tetap program pascasarjana untuk a. Menjadi penguji luar program studi doktor di perguruan tinggi lain, SM-F-F05 b. Menjadi visiting professor di perguruan tinggi lain di luar negeri, c. Menjadi anggota masyarakat/himpunan/asosiasi profesi dan ilmiah di tingkat internasional. d. Melakukan sabbatical leave.

24


Tingkat Fakultas/Program Pemenuhan Standar Website Berdasarkan Butir Standar (Jumlah Fakultas/Program di UB adalah 16) 16 14

11 75%

12

15

9

8

14

13

10

10 10

12

11

10 7

6

12

11 11 11 9

12

10

7

10

9

8 8

14

13

11 9 9

11 8

6 4 2

Keberadaan Website Unit Kerja

Profil

Pendidikan

Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

WS-F-82

WS-F-81

WS-F-73

WS-F-72

WS-F-71

WS-F-64

WS-F-63

WS-F-62

WS-F-61

WS-F-54

WS-F-53

WS-F-52

WS-F-51

WS-F-46

WS-F-45

WS-F-44

WS-F-43

WS-F-42

WS-F-41

WS-F-35

WS-F-34

WS-F-33

WS-F-32

WS-F-31

WS-F-26

WS-F-25

WS-F-24

WS-F-23

WS-F-22

WS-F-21

WS-F-13

WS-F-12

0

WS-F-11

Jumlah Unit

15

14

KemahaSistem Layanan Kontak siswaan Penjaminan dan Alumni Mutu

Standar Website

25


Tingkat Fakultas/Program 1 Keberadaan Website Unit Kerja WS-F-12 Kesesuaian menu website dengan standar Website bilingual (tersedia pilihan bahasa pengantar English dan Bahasa WS-F-13 Indonesia) 2 Profil Struktur Organisasi, beserta bagan organisasi dan tupoksi organisasi, termasuk jurusan/PS

WS-F-23 yang ada di bawahnya. WS-F-24 Rencana Strategis dan Program Kerja WS-F-25 Sumber Daya Manusia, beserta jabatan dan tupoksi singkat masing-masing person WS-F-26 Lain-lain (prestasi dan fasilitas, mis. Akses komputer, laboratorium, ruang baca, dll.) 3 Pendidikan Profil Mahasiswa (data kompilasi dan data per PS per tahun dalam bentuk WS-F-31 grafik), termasuk adanya informasi pendaftaran. WS-F-34 Data lulusan (data kompilasi berupa grafik profil lulusan, pekerjaan dll) WS-F-35 Status Akreditasi (Nasional/Internasional) PS di bawahnya 4 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat WS-F-41 Struktur Badan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat WS-F-42 Laboratorium/studio (nama dan struktur pengelola) WS-F-43 Informasi penelitian/pengabdian kepada masyarakat WS-F-44 Kerjasama (nasional/internasional) WS-F-45 Hasil publikasi dosen, jurnal nasional/internasional WS-F-46 Hasil Pengabdian (judul pengabdian, foto pendukung, jurnal nasional)

26

Website Fakultas Terbaik Versi AIM

27

Website PS S-1 Terbaik Versi AIM

28

Website PS S-2, Sp-1 dan Profesi Terbaik Versi AIM

29

Website PS S-3 Terbaik Versi AIM

30


Tingkat Laboratorium Pemenuhan Standar Pengelolaan ISO 9001:2008 (Jumlah Laboratorium di UB adalah 175)

Jumlah Unit

116

125

75% 96

100 75

70

58

116

100

114

80

134 133

96

111 106 101 108

IS-L-64

143 149 143

150

IS-L-63

175

90

50 25

Tindakan Koreksi atas Temuan AIM Sebelumnya

IS-L-821

IS-L-754

IS-L-751

IS-L-743

IS-L732

IS-L-722

IS-L-622a

IS-L-622

IS-L-553

IS-L-424

IS-L-41h

IS-L-41g

IS-L-41f

IS-L-41d

IS-L-41b

IS-L-41a

PTK-02

0

Persyaratan SMM ISO 9001:2008

Standar Pengelolaan

31


Tingkat Laboratorium Tindakan Perbaikan atas temuan AIM UKPA Laboratorium Siklus sebelumnya Ketersediaan prosedur (MP) sesuai dengan proses bisnis organisasi/unit kerja Kecukupan sumberdaya (sarpras dan SDM) untuk mendukung proses bisnis IS-L-41g organisasi atau unit kerja (rincian lebih detil di Klausul 6) Setiap proses/layanan/kegiatan mengikuti tahap-tahap siklus PDCA IS-L-41h (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut) Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan, meliputi tahap PDCA IS-L-424 (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut) Adanya komunikasi internal (metode, periodisitas, catatan hasil, daftar IS-L-553 hadir, dll.) Penyediaan SDM sesuai kompetensi (daftar kompetensi SDM, job analysis dan IS-L-622 gap analysis, kebijakan dan perencanaan pengembangan SDM). IS-L-622a Dilakukan evaluasi kinerja SDM (metode dan hasilnya) IS-L-63 Daftar dan Kecukupan Sarana-Prasarana (Aset), termasuk metode pemeliharaan. IS-L-64 Lingkungan kerja (aman, nyaman, bersih, rapi, kondusif). Hasil evaluasi terhadap produk (jasa) yang diberikan kepada pelanggan IS-L-722 (kesesuaiannya dengan persyaratan) Bahan bagi desain dan pengembangan produk/jasa. Keberadaan IS-L732 fungsi/unit/wewenang, regulasi yang berlaku, informasi dari desain sebelumnya. Verifikasi hasil pengadaan barang dan jasa oleh unit kerja (mekanisme dan IS-L-743 hasilnya) Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: IS-L-821 menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). Termasuk adanya analisis dan tindak lanjutnya. PTK-02 IS-L-41f


Tingkat Laboratorium Pemenuhan Standar Website Berdasarkan Butir Standar (Jumlah Laboratorium di UB adalah 175) 175

145 118

125

75% 140

150

149 123

116

121

111

73

66

75

118

102

90

100

36

50 25

Keberadaan Website Unit Kerja

Profil

Sistem Dokumen

Standar Website

Layanan

WS-L-52

WS-L-51

WS-L-42

WS-L-41

WS-L-32

WS-L-31

WS-L-26

WS-L-25

WS-L-24

WS-L-23

WS-L-22

WS-L-21

WS-L-13

WS-L-12

0

WS-L-11

Jumlah Unit

150

Kontak

33


Tingkat Laboratorium 1 WS-L-12 WS-L-13 2 WS-L-23 WS-L-24 WS-L-25 WS-L-26 3 WS-L-31 WS-L-32 4 WS-L-41 WS-L-42 5 WS-L-52

Keberadaan Website Unit Kerja Kesesuaian menu website dengan standar Website bilingual (tersedia pilihan bahasa pengantar English dan Bahasa Indonesia) Profil Struktur Organisasi, beserta bagan organisasi dan proses bisnis laboratorium) Program Kerja Sumber Daya Manusia, beserta jabatan dan tupoksi singkat masing-masing person Prestasi (eksternal maupun internal UB) Sistem Dokumen Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang Laboratorium Uraian mekanisme Tinjauan Manajemen Layanan Jenis Layanan (dapat dibuat per sub menu untuk setiap layanan yg ada, baik layanan internal maupun eksternal, informasi layanan mendetail termasuk info tarif, dsb) Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Kontak Komplain. Keberadaan informasi atau tools/alat/perangkat yang mendukung kemudahan pelanggan menyampaikan keluhan/umpan balik

34

Website Laboratorium Terbaik Versi AIM

35

Terimakasih

Kerja keras ..., kerja cerdas ..., dan kerja ikhlas...

Tonggak-tonggak Capaian (Milestones)

Recommend Documents