TOMORI PÁL FİISKOLA
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Változat száma: 3. Elfogadás dátuma: 2009. április 29. Határozat száma: 2009/1/4 Hatályos: 2009. április 29. Felelıs személy: Móróné Dr. Zupkó Tímea, Gazdasági-rektorhelyettes
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 3 / oldalak száma: 10”
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ..............................................................................5 1. § VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK..........................................................................................5 2. § A SZABÁLYZAT HATÁLYA KITERJED ................................................................................5 3. § A SZABÁLYZAT CÉLJA .....................................................................................................5 II. A PÉNZTÁR MŐKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK...............5 4. § A PÉNZFORGALOM LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJÉRİL......................................................5 5. § A PÉNZKEZELÉS SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEIRİL ...................................................6 6. § A PÉNZKEZELÉS FELELİSSÉGI SZABÁLYAIRÓL ................................................................6 7. § A KÉSZPÉNZBEN ÉS A BANKSZÁMLÁN TARTOTT PÉNZESZKÖZÖK KÖZÖTTI FORGALOMRÓL ..............................................................................................................................................6 8. § A KÉSZPÉNZÁLLOMÁNYT ÉRINTİ PÉNZMOZGÁSOK JOGCÍMEIRİL ÉS ELJÁRÁSI RENDJÉRİL ............................................................................................................................6 9. § A NAPI KÉSZPÉNZ ZÁRÓ ÁLLOMÁNY MAXIMÁLIS MÉRTÉKÉRİL .......................................7 10. § A KÉSZPÉNZÁLLOMÁNY ELLENİRZÉSEKOR KÖVETENDİ ELJÁRÁSRÓL, AZ ELLENİRZÉS GYAKORISÁGÁRÓL .................................................................................................................7 11. § A PÉNZSZÁLLÍTÁS FELTÉTELEIRİL ................................................................................7 12. § A PÉNZKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS BIZONYLATOK RENDJÉRİL ÉS A PÉNZFORGALOMMAL KAPCSOLATOS NYILVÁNTARTÁSI SZABÁLYOKRÓL ...............................7 III. BANKSZÁMLAFORGALOM MŐKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK............................................................................................................9 13. § PÉNZFORGALMI SZÁMLÁK .............................................................................................9 14. § A BANKSZÁMLA FELETTI RENDELKEZÉSI JOG GYAKORLÁSÁRÓL ...................................9 15. § A SZÁMLAFORGALOM LEBONYOLÍTÁSÁRÓL ..................................................................9 IV. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK...................................................10 16. § SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK KEZELÉSE ..................................................10 V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ........................................................................................10 17. § HATÁLYBA LÉPÉS ........................................................................................................10
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 5 / oldalak száma: 10”
A Tomori Pál Fıiskola (a továbbiakban: Fıiskola) a pénzkezeléssel kapcsolatos szabályzatát az alábbiakban állapítja meg.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. § Vonatkozó jogszabályok (1) 2000 évi C törvény a számvitelrıl: A számviteli törvény 14 §-a (5) bekezdésének d) pontjában foglaltak szerint a számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. A pénzkezelési szabályzatnak kötelezıen tartalmaznia kell a számviteli törvény 14 §-a (8) bekezdésében foglaltakat. 2. § A szabályzat hatálya kiterjed (1) Szervezetileg: a Fıiskola valamennyi szervezeti egységére, szervezetére (2) A személyi kört tekintve: a Fıiskolával munkavállalói, hallgatói, tanulói vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra. 3. § A szabályzat célja (1) A szabályzat célja a jelenleg hatályban lévı számvitelrıl szóló 2000 évi C törvényben foglaltak betartása, illetve a magántulajdon, ezen belül is a Fıiskola vagyonának védelme.
II. A PÉNZTÁR MŐKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK 4. § A pénzforgalom lebonyolításának rendjérıl (1) A Fıiskolán a készpénzkezelés a Gazdasági Hivatalban kialakított házipénztárban, és a Kiadói Hivatalban történik. (2) A pénztáros a házipénztárban kezeli a számlavezetı banktól (OTP Bank Nyrt.) készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. (3) A házipénztárban nem lehet idegen pénzeszköz. (4) A pénztáros csak valódi és forgalomban lévı pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogad el a befizetıtıl, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesít. Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyrıl nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetıt jegyzıkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitıl és mikor kapta a hamisítványt. Az átvett hamis pénzrıl a befizetınek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételérıl készült jegyzıkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményérıl a Fıiskolát és a befizetıt tájékoztatja. (5) A Kiadói Hivatalban pénztárgép mőködik, melyet azokon a napokon köteles zárni a hivatalvezetı, amikor a Jegyzetbolt nyitva tart és a napi pénztárgépzárást követıen a napi pénzforgalmat köteles a házipénztárba befizetni. Az árbevétel megállapítá-
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 6 / oldalak száma: 10”
sa céljából havi elszámolással számol el a Kiadói Hivatal vezetıje, legkésıbb a tárgyhónapot követı hó 10-ig. 5. § A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeirıl (1) A Fıiskola Rektora a pénztárosi munkával összefüggı teendık ellátására a Fıiskola könyvelıjét bízza meg (továbbiakban pénztáros). (2) Nem lehet pénztáros, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. (3) A pénztáros fı feladata a pénztárban tartott készpénz elıírás szerinti kezelése és megırzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megırzésével is. (4) Két vagy több személy egy idıben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztáros távollétében (betegség, szabadság) a házipénztárt, csak a pénztáros távolléte idejére a fıkönyvelı kezeli. (5) A mőködéshez szükséges készpénzforgalom lebonyolítására, a pénzmegırzés és tárolás elıírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetıséget biztosítunk. 6. § A pénzkezelés felelısségi szabályairól (1) A pénztárból kifizetéseket, csak elızetes utalványozás után teljesíthetnek a megbízottak. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. A Fıiskola Rektora korlátozás nélkül önállóan utalványoz. Az utalványozó felelıs, az utalványozás indokoltságáért, az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért. Az utalványozás módja az utalványozott összeg bizonylatának aláírással történı hitelesítése. (2) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelısséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. (3) A pénztári kulcsok másodpéldányáról a rektor gondoskodik, az eredeti kulcskezelı által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megırizni. 7. § A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról (1) Bankszámlára készpénz a számlavezetı hitelintézet pénztárainál fizethetı be. (2) Készpénzfelvétel a bankszámláról ATM automatából bankkártyával, illetve a Bank által rendszeresített készpénzfelvételi utalvánnyal lehetséges. 8. § A készpénzállományt érintı pénzmozgások jogcímeirıl és eljárási rendjérıl (1) Bevételek: Kiadói Hivatal által értékesített jegyzetek árbevétele, a fıiskola logójával ellátott reklámcélú tárgyak értékesítésébıl származó bevétel, kollégiumi szálláshely bérbeadásából származó bevétel, nyelvvizsga regisztrációs díjból származó bevétel. A bevételek alapbizonylatai: számla, nyugta illetve pénztárgépszalag.
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 7 / oldalak száma: 10”
(2) Kiadások: Különbözı készpénzes beszerzések költsége, elszámolási elılegek, reprezentációs költségek, készpénzes szolgáltatások költsége. A kiadások alapbizonylatai: számla, jegyzıkönyv, kiküldetési rendelvény. 9. § A napi készpénz záró állomány maximális mértékérıl (1) A házipénztárban a napi záró pénzkészlet maximális értéke az 500 000 Ft-ot nem haladhatja meg. Ha a napi pénzkészlet értéke az 500 000 Ft-ot meghaladja, a pénztáros köteles a többlet bankszámlára befizetésérıl gondoskodni. 10. § A készpénzállomány ellenırzésekor követendı eljárásról, az ellenırzés gyakoriságáról (1) A Fıiskolán a pénztárellenıri feladatokat a Fıkönyvelı látja el. A pénztárellenırzést legalább havonta egyszer el kell végezni. (2) A pénztárellenırzés folyamán a pénztárellenır megvizsgálja, hogy a bevételi és kiadási alapbizonylatok megfelelnek-e a tartalmi és formai követelményeknek, illetve megvizsgálja, hogy az alapbizonylatokon és a pénztárbizonylatokon az összegek megegyeznek-e, majd a bizonylatok alapján megállapítja a készpénzállomány összegét és a készpénzrovancs eredményével összeveti. (3) Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, jegyzıkönyvet kell kiállítani, és az eltérést azon a napon rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni.
11. § A pénzszállítás feltételeirıl (1) A pénznek a kifizetıhelyre történı szállításánál a következı szabályokat kell alkalmazni: a) 1000 000 Ft-ot meg nem haladó összegnél pénzszállító táska és 1 fı pénzszállító, b) 1 000 000- 5 000 000 Ft közötti összegnél pénzszállító táska, 1 fı pénzszállító és 1 fı kísérı szükséges. (2) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelısek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelıssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, illetve bankban vagy a jogosult címzettnek át nem adják. 12. § A pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjérıl és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról (1) Bizonylatok rendje és nyilvántartása a) A pénzeszközöket érintı gazdasági mőveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejőleg rögzíteni kell. Ebbıl az következik, hogy a pénzkezelı helyen lévı pénzrıl, a készpénzforgalomról naprakész nyilvántartást kell vezetni. Ez a nyilvántartás elsıdlegesen az analitikus nyilvántartás (napi, idıszaki pénztárjelentés, pénztárkönyv stb.). b) A befizetésekrıl és kifizetésekrıl az alapbizonylatok (számla, nyugta, jegyzıkönyv, kiküldetési rendelvény stb.) alapján pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok fel-
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 8 / oldalak száma: 10”
használásának ellenırzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylati tömböket szabad felhasználásra kiadni. c) A bevételi és a kiadási bizonylaton minden esetben fel kell tüntetni az utalványozott alapbizonylat számát. d) Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet. e) A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevı aláírásával igazolja. f) A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendı nyugta (úgynevezett bon). g) A pénztáros (a Fıiskola alkalmazottain kívül) csak személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben a bizonylatra fel kell tüntetni a személyi igazolvány számát. h) A pénz felvételére jogosultnak személyesen meg kell jelennie. i) A bevételezési bizonylatot kettı példányban kell kiállítani, az elsı példány a könyvelésé, a második a befizetıé (harmadik példány kiállítására nem kerül sor, mert az a SAP programból bármikor kiíratható). j) A kiadási bizonylatot egy példányban kell kiállítani, mely példány a könyvelésé (második példány kiállítására nem kerül sor, mert az a SAP programból bármikor kiíratható). (2) Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása a) Pénzt elszámolásra a pénztárból csak rektori utalványozásra lehet kiadni, az alábbi célokra: aa) beszerzésre, ab) szolgáltatás igénybevételére, ac) kiküldetési költségre, ad) kisebb kiadásokra (reprezentációs költség, postaköltség stb.), ae) egyéb nem átutalással történı kötelezettségek teljesítésére. b) Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. c) Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése fel van tüntetve. Az elszámolásra kiadott összeggel 30 napon belül el kell számolni. d) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett öszszeggel akkor is el kell számolnia, ha az elszámolási határidı még nem telt le. A befizetendı és felveendı összeget nem lehet egymással szemben beszámítani (bruttó módon kell elszámolni). e) Az elszámolásra kiadott összegekrıl nyilvántartást kell vezetni, melynek a következı adatokat kell tartalmaznia: ea) a pénzt felvevı dolgozó neve, eb) a pénz felvételének idıpontja, ec) a kiadási pénztárbizonylat száma, ed) a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyagköltség stb.), ee) az elszámolásra felvett összeg, ef) az elszámolás határideje, eg) az elszámolás tényleges idıpontja, eh) a ténylegesen felhasznált összeg, ei) a bevételi bizonylat sorszáma. f) Ha az elszámolásra kötelezett a kitőzött véghatáridıig nem számol el, a nyilvántartás vezetıje köteles errıl az Fıiskola rektorát haladék nélkül értesíteni. (3) Pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályok.
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 9 / oldalak száma: 10”
a) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztárbizonylaton kell rögzítenie. b) A pénztári forgalom bizonylatolására szabvány nyomtatványt kell alkalmazni, mely nyomtatvány a SAP számviteli rendszerben készül. (Amennyiben a SAP program használatára valamilyen oknál fogva nem kerülhet sor, akkor a mellékletben szereplı bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat kell ideiglenesen használni. Ha a SAP program újra használható, a hiányzó bizonylatokat pótlólag rögzíteni kell.) c) A pénztári kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntetı és el nem távolítható jellel meg kell jelölni. d) Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesnek vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességérıl köteles meggyızıdni. e) A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásnál az átadónak, átvevınek jelen kell lenni. f) Az átadásnál jegyzıkönyvet kell készíteni.
III. BANKSZÁMLAFORGALOM MŐKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK 13. § Pénzforgalmi számlák (1) A Fıiskola számlái: a) Tomori Pál Fıiskola, 11732040-20043128-00000000 (OTP Bank) b) Tomori Pál Fıiskola Pannon Nyelvvizsgahely, 11732040-20043269-00000000 (OTP Bank) c) Tomori Pál Fıiskola deviza számla, 11763323-47494888 (OTP Bank) d) Tomori Pál Fıiskola elkülönített számla, 13524007-16002010-00000369 (KDB Bank) 14. § A bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlásáról (1) Banki átutalásokat csak elızetes utalványozás után teljesíthetnek a megbízottak. (2) Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. (3) A Fıiskola Rektora korlátozás nélkül önállóan utalványoz. (4) Az utalványozó felelıs, az utalványozás indokoltságáért, az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért. (5) Az utalványozás módja az utalványozott összeg bizonylatának aláírással történı hitelesítése. 15. § A számlaforgalom lebonyolításáról (1) A bankszámlákon a forgalom az OTP Electra programon keresztül történik. (2) A Fıiskola bankszámláinak elektronikus kezelésére a rektor a fıkönyvelıt hatalmazta fel. (3) A Fıiskola bevételeinek nagy része postai befizetés útján vagy banki átutalással érkezik a bankszámlákra.
Pénzkezelési szabályzat (válozat száma: 3.) „oldalszám: 10 / oldalak száma: 10”
(4) A kiadások, - szállítói számlák, ösztöndíj kifizetések, munkabérfizetés stb. - a rektor utalványozása után kerülhet, átutalásra.
IV. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK 16. § Szigorú számadású nyomtatványok kezelése (1) Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni: nyugták, készpénzfizetési számlatömbök, számlatömbök. (2) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a nyomtatványok sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevı aláírását. (3) Az elrontott bizonylatokat minden esetben át kell húzni, és rá kell vezetni „RONTOTT” feliratot.
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 17. § Hatályba lépés (1) A Pénzkezelési Szabályzat folyamatos aktualizálásáért a Gazdasági-rektorhelyettes a felelıs. (2) A – Pénzkezelési Szabályzat – új jogszabályok megjelenítésével, valamint jogszabálymódosításokkal összefüggı korrekciójára a Szenátus felhatalmazza a Gazdaságirektorhelyettest. A módosításokról a Gazdasági-rektorhelyettes írásban tájékoztatja a Szenátust. (3) Jelen szabályzat a szenátus jóváhagyásával lép életbe. a) Határozat szám: 2009/1/4. b) Határozat kelte: 2009. április 29. c) Hatályos: 2009. április 29.
