Toledo Elektronische leeromgeving Associatie K.U.Leuven
Elektronisch inleveren van de masterproef via Toledo Handleiding voor verantwoordelijke masterproef
Inleiding
__________________________________________________ Achtergrond
Beslissing College van Bestuur 14/12/2009: alle masterproeven moeten vanaf 2009-2010 elektronisch worden ingediend.
__________________________________________________ Workflow
Deze handleiding gaat dieper in op de hieronder vermelde stappen voor het indienen van de masterpaper via Toledo: • Minstens één verantwoordelijke per masteropleiding krijgt beheerstoegang tot de Toledocursus masterproef; • Deze verantwoordelijke past de Toledocursus aan: hij/zij past het cursusmenu aan, creëert een assignment in Toledo voor de hele groep studenten van die bepaalde opleiding, plaatst een announcement, laadt eventueel andere nuttige documentatie op; men kan ook contact opnemen met het Toledoteam om automatisch een masterproeftemplate met al deze elementen op te laden; • Indien nodig geeft de verantwoordelijke ook andere personeelsleden toegang tot de cursus; • Na de deadline voor het insturen door studenten, controleert de verantwoordelijke de ingediende documenten (formeel) en geeft als commentaar 'goedgekeurd' indien alles in orde is; indien een masterproef wordt afgekeurd, moet de student de mogelijkheid krijgen een nieuwe poging in te dienen; in dit laatste geval dient men de student op de hoogte te brengen (bv. via mail); • De bibliothecarissen van de verschillende deelbibliotheken downloaden 'alle' ingediende files (zipfiles).
__________________________________________________ Delen
Deze handleiding bevat volgende delen: • • • • • • • •
Toegang krijgen tot de Toledocursus voor de masterproef Het cursusmenu aanpassen * Een assignment creëren Een announcement creëren Eventuele andere documenten opladen * Doorgestuurde documenten controleren en evalueren Studenten mailen indien poging wordt afgekeurd Alle doorgestuurde documenten downloaden * optionele, maar toch aanbevolen stappen
Toegang krijgen tot de Toledocursus voor de masterproef
__________________________________________________ Achtergrond
Tijdens de zomer van 2009 werd het volledige opleidingsaanbod 20092010 in Toledo opgeladen. Elke onderwijsleeractiviteit (OLA) heeft binnen Toledo automatisch een vak ter beschikking. De docenten die in SAP officieel gekoppeld werden aan deze onderwijsleeractiviteiten, krijgen ook in Toledo automatisch toegang tot deze cursussen als 'instructor' ('cursusleider'). Omdat de masterproef een officieel opleidingsonderdeel is van elke opleiding, is ook hiervoor automatisch een vak gecreëerd in Toledo. In de meeste gevallen heeft er echter geen enkele docent toegang toe, omdat er in SAP geen docenten aan gekoppeld zijn.
__________________________________________________ Mogelijke scenario's
Men kan op verschillende manieren toegang krijgen tot deze Toledocursus: • Door in SAP officieel geregistreerd te worden als docent van een opleidingsonderdeel (de dag erna heeft men dan automatisch toegang tot de overeenkomstige Toledocursus); • Door contact op te nemen met de lokale Toledo-beheerder van de eigen faculteit; • Door contact op te nemen met de helpdesk; • Door ingeschreven te worden door een docent, assistent, secretariaatsmedewerker, biblotheekmedewerker die wel toegang heeft tot de Toledocursus (zie uitleg hieronder).
__________________________________________________ Volg volgende stappen om een collega beheersrechten te geven: Collega toegang 1. Open het 'Control Panel' ('Configuratiescherm') van de cursus (links geven tot onder het cursusmenu); Toledocursus 2. Klik in de module 'Users and groups' ('Gebruikers en groepen') op de link 'Users' ('Gebruikers'); 3. Kies de optie 'Search: Last Name' ('Zoeken: Achternaam'). Geef (een deel van) de achternaam van de persoon in en klik op de knop 'Go' ('Start'); 4. Kies 'Change User's Role in Course' ('Rol van gebruiker in cursus wijzigen') in het contextmenu bij de gebruikersnaam van de gezochte persoon; 5. Kies als rol 'Instructor' of 'Teaching assistant' ('Cursusleider' of 'Onderwijsassistent'), klik 'Submit' ('Verzenden').
Het cursusmenu aanpassen
__________________________________________________ Achtergrond Een Toledocursus bestaat uit een linkerbalk met knoppen en een rechterdeel met inhoud. Standaard is in de linkerbalk een aantal knoppen voorzien. Men kan knoppen weglaten of toevoegen. Verder kan de naamgeving en de layout van de knoppen worden aangepast. Indien u gebruik maakt van de aangepaste, door het Toledoteam gemaakte template voor de masterproef, dan is het menu al aangepast.
__________________________________________________ Overzicht
Er wordt aangeraden om in de Toledocursus voor de masterproef het cursusmenu als volgt aan te passen: • Maak de knoppen 'Staff Information', 'Course Documents', 'Communication', 'Discussion Board', 'External Links' en 'Tools' onzichtbaar voor studenten (zie uitleg hieronder); • Verander dan de naam van de knop 'Announcements' in 'Ad valvas', de knop 'Course Information' in 'Info' en de knop 'Assignments' in 'Masterpaper';
__________________________________________________ Knoppen onzichtbaar maken
Volg volgende stappen om een knop in het cursusmenu onzichtbaar te maken: 1. Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); 2. Open -in het cursusmenu- naast de naam van de knop die u wil onzichtbaar maken het contextmenu; 3. Klik op 'Hide Link' ('Koppeling verbergen');
__________________________________________________ Knoppen hernoemen
Volg volgende stappen om een knop in het cursusmenu te hernoemen: 1. Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); 2. Open -in het cursusmenu- naast de naam van de knop die u wil onzichtbaar maken het context menu; 3. Klik op 'Rename Link' ('Naam koppeling wijzigen');
Een assignment creëren
__________________________________________________ Achtergrond Via een assignment (opdracht) is het mogelijk om opdrachten aan te bieden aan studenten en studenten een eventueel product van deze opdracht (bv. een paper) in elektronische vorm door te laten sturen. Indien u gebruik maakt van de aangepaste door het Toledoteam gemaakte template voor de masterproef, is de masterproef-assignment reeds aangemaakt.
__________________________________________________ Overzicht
Er wordt aangeraden om in de Toledocursus voor de masterproef een assignment (opdracht) aan te maken met volgende kenmerken: • als naam 'Masterpaper'; • score op 20 punten; • met duidelijke instructies voor de studenten.
__________________________________________________ Een assignment creëren
Volg volgende stappen om een assignment aan te maken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); Open de map 'Masterpaper' in het cursusmenu; Klik op de knop 'Evaluate' ('Evalueren'); Kies 'Create Assignment' ('Maken opdracht') in het uitklapmenu; Vul bij 'Name' ('Naam') 'Masterpaper' in; Vul bij 'Points Possible' ('Mogelijk aantal punten') '20' in; Geef GEEN 'Due Date' ('Einddatum') in; Bij 'Instructions' ('Instructies') typt u de nodige instructies voor de studenten (zie voorbeeldtekst hieronder); 9. Laat de andere opties onveranderd; 10. Klik onderaan rechts op de knop 'Submit' ('Verzenden') en vervolgens op 'OK'.
__________________________________________________ Voorbeeldtekst instructies
Via bovenstaande link kan je de elektronische versie van je masterproef indienen. Lees aandachtig onderstaande instructies en klik dan pas op de link! Je kan slechts éénmaal indienen! Klik dus pas op deze link als je zeker bent dat je je masterproef ook elektronisch wil doorsturen. Het moment waarop je de assignment verstuurt, geldt niet als referentie voor het halen van de deadline. Nadat je deze assignment hebt ingediend, moet je
wachten tot je poging wordt goedgekeurd door een medewerker van de faculteit. Controleer de status van je poging door in Toledo op de titel van de assignment te klikken. Werd je poging goedgekeurd, dan kan je de papieren versie van je paper indienen (WAAR? IN TE VULLEN DOOR MEDEWERKER VAN DE FACULTEIT). Het indienen van die papieren versie geldt als referentie voor het halen van de deadline en moet gebeuren voor WANNEER? IN TE VULLEN DOOR MEDEWERKER VAN DE FACULTEIT. Dowload eerst het invulformulier 'Metadata.pdf', open het formulier in Acrobat Reader en vul de gevraagde gegevens in. Bewaar het ingevulde formulier op je harde schijf zonder de naam te veranderen (dus als 'Metadata.pdf'), je moet dit bestand als bijlage bij deze assignment opladen. Klik op de knop 'Browse for Local File' ('Bladeren naar Lokaal Bestand') om je masterpaper te selecteren. Klik 'Attach File' ('Bestand bijvoegen') om het bestand te koppelen. Om andere bestanden te koppelen klik je opnieuw op 'Browse for Local File' ('Bladeren naar Lokaal Bestand'). Vergeet niet het ingevulde formulier mee op te laden! Papers die ingediend worden zonder formulier worden niet ontvankelijk verklaard! Nadat je bestanden gekoppeld zijn , klik je op 'Submit' ('Verzenden') om je paper door te sturen. Opgepast, via de knop 'Save as Draft' ('Als concept opslaan') stuur je je paper nog niet door, je slaat die enkel voorlopig op voor jezelf. Pas na het klikken van de knop 'Submit' ('Verzenden') is je masterpaper volledig doorgestuurd! Bij vragen/problemen, contacteer IN TE VULLEN DOOR DE FACULTEITSMEDEWERKER
__________________________________________________ Voorbeeldtekst instructies (EN)
Use the link above to submit your masterpaper Read the following instructions carefully before you start your submission. You can submit your masterpaper only once! The date and time of your submission will be registered, but it's the submission date and time of the paper version of you masterpaper that determines whether you meet the deadline set or not. After submitting your paper electronically, you have to wait for your submission to be formally approved. To check the status
of your submission, click on the name of the assignment. Turn in the required number of paper copies of your masterpaper after receiving approval for your electronic submission. Maters papers should be submitted before (DOOR FACULTEITSMEDEWERKER IN TE VULLEN). Dowload the form 'Metadata.pdf', open it in Acrobat Reader, fill out the form and save it to your local disk without changing the filename (save it as 'Metadata.pdf'), This filled out form must be uploaded together with your masterpaper. Click the button 'Browse for Local File' ('Bladeren naar Lokaal Bestand') to select your masterpaper. Click 'Attach File' ('Bestand bijvoegen') to confirm the selection. Click 'Browse for Local File' ('Bladeren naar Lokaal Bestand') again to attach other files. Don't forget to upload the form, papers that are submitted without the form will not be approved for paper submission! When you attached all files, click 'Submit' ('Verzenden') to finalize the assignment's submission. Careful: the button 'Save as Draft' ('Als concept opslaan') only stores a personal copy of the assignment, the teacher can not access attempts that have not been properly. submitted (using the 'Submit' button ('Verzenden')). If you experience any problems, contact: IN TE VULLEN DOOR DE FACULTEITSMEDEWERKER
Een announcement creëren
__________________________________________________ Achtergrond Via een announcement (mededeling) kan men de studenten op de hoogte brengen van de beschikbaarheid van een assignment (opdracht). Men kan via dezelfde optie ook een herinneringsboodschap plaatsen, bv. 2 weken voor de deadline. Indien u gebruik maakt van de aangepaste door het Toledoteam gemaakte template voor de masterproef, dan is de basis announcement (mededeling) reeds geplaatst. De eventuele extra announcements (mededelingen) voor het aankondigen van de deadline(s) dienen wel nog geplaatst te worden.
__________________________________________________ Overzicht
Er wordt aangeraden om in de Toledocursus voor de masterproef meerdere announcements te plaatsen: • een permanente announcement met informatie over het doel van de cursus; • een tijdelijke announcement, enkele weken voor de deadline, met een herinnering van de deadline (eventueel zowel in mei als augustus, voor beide zittijden); • eventuele andere announcements voor het aankondigen van bv. informatiesessies rond de masterproef, verwijziging naar documentatiemateriaal, …
__________________________________________________ Een permanente announcement creëren
Volg volgende stappen om een permanente announcement aan te maken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); Open Announcements-pagina ('Mededelingen' of 'Ad Valvas'); Klik op de knop 'Create Announcement' ('Mededeling maken'); Geef bij 'Subject' ('Onderwerp') een titel op (zie voorbeeldtekst hieronder); Typ bij 'Message' ('Bericht') de boodschap die u wil meedelen in (zie voorbeeldtekst hieronder); Vink de optie 'Permanent' aan; Laat de andere opties onveranderd; Klik op de knop 'Submit' ('Verzenden').
__________________________________________________
Voorbeeldtekst
Informatie indienen elektronische versie masterpaper Via deze Toledocursus kan men de elektronische versie van de masterproef indienen. Voor meer informatie, klik op de menuknop 'Info'. Voor het indienen van de masterpaper, klik op de menuknop 'Masterpaper'. Herinnering: deadline doorsturen masterpaper op … Graag herinneren we jullie eraan dat de masterpaper uiterlijk op … om … moet worden ingediend EN eveneens doorgestuurd moet worden in elektronische vorm via deze Toledocommunity. Bij vragen/problemen, neem contact op met …
__________________________________________________ Een tijdelijke announcement creëren
Volg volgende stappen om een tijdelijke announcement aan te maken, bv. enkele weken voor de deadline: 1. 2. 3. 4.
Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); Open Announcements-pagina ('Mededelingen' of 'Ad Valvas'); Klik op de knop 'Create Announcement' ('Mededeling maken'); Geef bij 'Subject' ('Onderwerp') een titel op (zie voorbeeldtekst hieronder); 5. Typ bij 'Message' ('Bericht') de boodschap die u wil meedelen in (zie voorbeeldtekst hieronder); 6. Stel de datumbeperkingen in; 7. Klik op de knop 'Submit' ('Verzenden').
__________________________________________________ Voorbeeldteksten (EN)
Electronic submissions of master papers Students can submit their master apper electronically through this Toledo course. For more information click 'Info' in the course menu. To start a submission, click 'Masterpaper' in the course menu. Reminder: master papers have to be submitted before… Don't forget the deadline for master papers, they should be submitted before ….. at ….. An electronic copy must be uploaded in this toledo course. If you experience any problems, contact:
Eventuele andere documenten opladen
__________________________________________________ Achtergrond Men kan allerlei achtergrondinfomatie rond de masterpaper aanbieden in deze Toledocursus (bv.: lijst van mogelijke promotoren en onderwerpen, richtlijnen, informatie over bibliografische afspraken, …)
__________________________________________________ Overzicht
Er wordt aangeraden om in de Toledocursus voor de masterproef alle informatie te verzamelen en aan te bieden die de studenten nodig kunnen hebben voor het maken en inleveren van hun masterproef. Men kan best bij elke update aan de cursusinhoud (nieuw document toevoegen, nieuwe versie van een bestaand document toevoegen) ook een announcement (mededeling) toevoegen.
__________________________________________________ Een document opladen
Volg volgende stappen om andere documenten op te laden in de Toledocursus: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Open de cursus in 'Edit View' ('Bewerkweergave'); Open de map 'Info' in het cursusmenu Klik op de knop 'Add Item' ('Maken item'); Geef bij 'Name' ('Naam') een titel op voor het item; Typ bij 'Text' ('Tekst') eventueel wat uitleg over de bijgevoegde documenten; Klik bij 'Attach local File' ('Lokaal bestand bijvoegen') op de knop 'Browse' ('Bladeren'); Selecteer het op te laden bestand op uw pc en klik 'Open'; Laat de andere opties onveranderd; Klik op de knop 'Submit' ('Verzenden').
Doorgestuurde documenten controleren en evalueren
__________________________________________________ Achtergrond Om zeker te zijn dat alle studenten hun masterproef correct en tijdig hebben doorgestuurd, kan men de 'pogingen' controleren en evalueren.
__________________________________________________ Overzicht
De pogingen van de studenten dienen na het verstrijken van de deadline gecontroleerd te worden: • Is de masterproef tijdig doorgestuurd? • Zijn de vereiste gegevens/documenten doorgestuurd? Indien aan alle vereisten voldaan is, krijgt de poging de melding 'goedgekeurd', indien niet, wordt de poging gewist en de student op de hoogte gebracht via mail.
__________________________________________________ Een poging controleren en goedkeuren
Volg volgende stappen om een poging te controleren en goed te keuren: 1. Open het 'Control Panel' ('Configuratiescherm') van de cursus (links onder het cursusmenu); 2. Open de sectie 'Evaluation' ('Evaluaties') en klik op 'Grade Center'; 3. Klik in de cel op de kruising tussen de kolom met de naam van de masterproef-assignment en de rij met de naam van de student; 4. Open het contextmenu en kies 'View Grade Details' ('Cijferdetails weergeven'); 5. Bekijk de lijst met 'Attempts' ('Pogingen'). Klik op de knop 'Open Atempt' ('Poging openen'); 6. Controleer de doorgestuurde gegevens bij punt 3, Review Current Attempt (' Huidige poging doornemen'): kijk het commentaar na; controleer de bijlage(s); 7. Geef score '0' bij 'Grade' ('Cijfer') onder punt 4; 8. Typ bij 'Comments' ('Commentaar') de tekst 'Goedgekeurd'; 9. Klik op de knop 'Submit' ('Verzenden'). 10. Bekijk de poging van de volgende of vorige student m.b.v. de navigatieknoppen bovenaan het scherm 'Grade Details' ('Cijferdetails')
__________________________________________________
Een poging controleren en afkeuren
Volg volgende stappen om andere documenten op te laden in de Toledocursus: 1. Open het 'Control Panel' ('Configuratiescherm') van de cursus (links onder het cursusmenu); 2. Open de sectie 'Evaluation' ('Evaluaties') en klik op 'Grade Center'; 3. Klik in de cel op de kruising tussen de kolom met de naam van de masterproef-assignment en de rij met de naam van de student; 4. Open het contextmenu en kies 'View Grade Details' ('Cijferdetails weergeven'); 5. Bekijk de lijst met 'Attempts' ('Pogingen'). Klik op de knop 'Open Atempt' ('Poging openen'); 6. Controleer de doorgestuurde gegevens bij punt 3, Review Current Attempt (' Huidige poging doornemen'): kijk het commentaar na; controleer de bijlage(s); 7. Klik op de knop 'Clear Attempt' ('Poging wissen') en klik op 'OK' om te bevestigen en nogmaals op 'OK'.
Studenten mailen indien poging wordt afgekeurd
__________________________________________________ Achtergrond Studenten, wiens poging werd afgekeurd, dienen op de hoogte gebracht te worden. Dit kan via de mailoptie in de Toledocursus zelf.
__________________________________________________ Overzicht
Na het wissen van een poging, dient men de student op de hoogte te brengen. Dit kan via de mail, naar elke student individueel, of naar een groep studenten.
__________________________________________________ Een mail sturen vanuit Toledo
Volg volgende stappen om individuele studenten binnen de cursus aan te schrijven: 1. Open het 'Control Panel' ('Configuratiescherm') van de cursus (links onder het cursusmenu); 2. Open de sectie 'Course Tools' ('Cursustools') en klik op 'Send Email' ('E-mail verzenden'); 3. Klik op de link 'Single/Select Users' ('Afzonderlijk – gebruikers selecteren'); 4. Selecteer de gewenste student(en) en klik op het pijltje naar rechts om de namen naar de rechterkolom over te brengen en zodoende te selecteren als bestemmelingen; 5. Typ bij 'Subject' ('Onderwerp') het onderwerp van de mail; 6. Typ bij 'Message' ('Bericht') de inhoud van de mail; 7. Klik op de knop 'Submit' ('Verzenden').
Alle doorgestuurde documenten downloaden
__________________________________________________ Achtergrond Men kan alle doorgestuurde commentaren en documenten in één keer downloaden, als archief of om op te laden in een ander (bibliotheek)systeem.
__________________________________________________ Overzicht
Per assignment dient men de doorgestuurde commentaren en documenten te downloaden, als archief, en eventueel ook om deze later op te kunnen laden in een ander (bibliotheek)systeem. Als resultaat krijgt men een zipbestand met per student een tekstbestandje met administratieve gegevens (datum van doorsturen, commentaarveld), alsook de bijlagen die de student mee oplaadde.
__________________________________________________ Assignment downloaden
Volg volgende stappen om alle commentaren en doorgestuurde documenten van studenten te downloaden: 1. Open het 'Control Panel' ('Configuratiescherm') van de cursus (links onder het cursusmenu); 2. Open de sectie 'Evaluation' ('Evaluaties') en klik op 'Grade Center'; 3. Zoek in de tabel de kolom van de masterproef-assignment (opdracht); 4. Open het contextmenu naast de naam van de assignment; 5. Kies ('Opdrachtbestand downloaden'); 6. Kies de studenten van wie de masterproef gedownload moet worden; 7. Om de lijst op een meer zinvolle manier te sorteren, kan je (helaas enkel in Firefox) de add-on 'TableTools' gebruiken. Met die tool kan je tabellen op web-pagina's sorteren volgens je eigen wensen. Zeker de moeite van het proberen waard. (https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/2637). 8. Klik 'Submit' ('Verzenden'); 9. Sla het zipbestand op op de gewenste plaats op de harde schijf van uw pc.
Meer informatie / hulp gewenst
__________________________________________________ Achtergrond Men kan uiteraard steeds contact opnemen met het Toledoteam voor extra ondersteuning en feedback over de ideale werkwijze voor een bepaalde opleiding, voor het toepassen van de template op een bestaande cursus of voor vragen i.v.m. het gebruik van assignments en Toledo in het algemeen.
__________________________________________________ Overzicht
Bij voorkeur contacteert men het Toledoteam via het webformulier van de helpdesk: http://icts.kuleuven.be/help/helpdesk/vraagform.html Vermeld steeds 'E-masterproef Toledo' in het onderwerpsveld van de vraag. Bij dringende vragen/problemen mag men ook altijd de helpdesk telefonisch contacteren: 016 32 28 00
