Toetsing van het kwaliteitssyst bij de meetdiensten

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat

Toetsing van het kwaliteitssyst bij de meetdiensten nr. 1100.00.002

a.V.t>')k

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-GeneraalRijkswaterstaat Directie Zuid-Holland Bibliotheek

PO1150-3

ifcSA Sri '•

Toetsing van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten Een binnen C M P gehanteerde methodiek om het kwaliteitssysteem bij de natte meetdiensten van de regionale directies te toetsen Bevat de hierbij van toepassing zijnde G M P - n o r m Bevat tevens een advies t.a.v. het opzetten van interne audits bij de natte meetdiensten

GAAP nr. 1100.00.002 Juli 1996

rfjkswsterstaat directie zu;d - totand afd. bibflottttfk postbus S56 90Q0AN rotte-idam Serie Bouwstenen voor Kwaliteitszorg ISSN nr. 1385-2469

Opgenomen In Bibliotheek Onder Nr. .

Coede Meet Praktijk ( C M P ) is een samenwerkingsverband tussen de specialistische diensten en de natte meetdiensten van de regionale directies van Rijkswaterstaat. Deze Bouwsteen voor kwaliteitszorg wordt binnen G M P - k a d e r uitgegeven door het Rijksinstituut voor Kust en Zee/RIKZ. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het RIKZ en de natte meetdiensten van de regionale directies en/of de leden van hun commissies in G M P - k a d e r aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van deze gepubliceerde uitgave. Extra exemplaren van deze publikatie zijn te verkrijgen bij het GMP-secretariaat.

Correspondentieadres: Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Rijksinstituut voor Kust en Zee t.a.v. GMP-secretariaat Postbus 20907 2500 EX Den Haag

Goede Meet Praktijk

Bouwstenen voor kwaliteitszorg

Toetsing van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten

INHOUDSOPGAVE

Pagina

SAMENVATTING

5

1.

2.

INLEIDING

6

1.1

Kwaliteit

6

1.2

Rol van de audit

6

1.3

De GMP-toetsen en de meetdienst-audit

6

KADER

7

2.1

Het GMP-project

7

2.2

Belang voor de Meetdiensten en de Specialistische Diensten

7

3.

TERMEN EN DEFINITIES

7

4.

TOETSINGEN

8

5.

TOETS 1

9

5.1

Omschrijving toets 1

9

5.2

Relatie toets 1 met kwaliteitscontrole aan boord

9

5.3

Wat is toets 1 beslist niet

9

5.4

Doelstelling van toets 1

9

5.5

Opdrachtgever/Opdrachtnemer van toets 1

9

5.6

Werkwijze bij toets 1 5.6.1 Aanpak

10

5.6.2

Planning

5.6.3

Briefing toetsers

5.6.4

Voorbereiding

5.6.5

Uitvoering

5.6.6

Rapportage - Algemeen

5.6.7

Kennis, ervaring en onafhankelijkheid van de toetser

6.

OP WEG NAAR TOETS 2

11

7.

TOETS 2

12

8.

9.

7.1


12

7.2


12

7.3


12

DE GMP-NORM

12

8.1

Uitgangspunt - Hoofdprocessen

13

8.2

De harde criteria

13

8.3

De zachte criteria

14

CAPACITEIT EN FINANCIEN

Status: DEFINITIEF Datum: juli 1996 Versie: 1.0

15

Pagina: 3 Versie gewijzigd door: nvt Vervangt versie: nvt



10.

PLANNING

15

11.

HET VERVOLG OP GMP

15

12.

REFERENTIES

16

BIJLAGE


Aanpak auditfase bij de meetdiensten

17




SAMENVATTING De grootheid kwaliteit blijft voor velen een moeilijk vatbaar begrip. Kwaliteit zichtbaar maken valt daarom niet mee. Een van de manieren om kwaliteit zichtbaar te maken is door het houden van een audit. Een audit is een beoordeling waarbij gekeken wordt in hoeverre praktijk en beschrijving overeenstemmen. In het GMP-project is ook de auditfase gei'ntegreerd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de beoordelingen vanuit en onder verantwoordelijkheid van de GMP-(project)organisatie, en de meetdienst-eigen audit. Vanuit de GMP-organisatie is de project-beoordeling vertaald naar toetsen. Toets 1, paragraaf 5, heeft betrekking op de papieren beoordeling. Hierbij wordt gekeken in hoeverre op papier het kwaliteitssysteem gereed is. De daaropvolgende toets 2, paragraaf 7, wordt gebruikt om te beoordelen in hoeverre de praktijk voldoet aan de beschrijving. Bij het afnemen van toets 1 en 2 wordt gebruik gemaakt van de GMP-norm, paragraaf 9. In de G M P norm staat beschreven aan welke eisen het door de meetdiensten op te zetten kwaliteitssysteem moet voldoen. De GMP-norm is opgebouwd uit harde en zachte criteria. De meetdiensten dienen aan de harde criteria te voldoen; er wordt gestreefd om de meetdiensten ook aan de zachte criteria te laten voldoen. Zacht in dit kader betekent niet hard voor G M P , maar wel hard voor de meetdienst die over een werkend kwaliteitssysteem wil gaan beschikken. Het uitvoeren van toets 1 valt onder de verantwoordelijkheid van G M P . Verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van toets 2 wordt neergelegd bij de structurele vervolgorganisatie op de GMP-project organisatie die het na 1 april 1997 overneemt. Naast uitgewerkte informatie aangaande de organisatie en aanpak is in dit document ook de omschrijving van de GMP-norm opgenomen. In de bijgevoegde bijlage staat een voorstel beschreven hoe de meetdiensten hun eigen interne auditing kunnen gaan opzetten.




1.

INLEIDING

1.1

Kwaliteit

Toetsing van het kwaliteitssysteem bi) de meetdiensten

O p de vraag: Wat is kwaliteit eigenlijk? komen velerlei antwoorden. Er bestaat niet zoiets als "het goede antwoord" op deze vraag. Kwaliteit is een vaag begrip, een container-begrip waar iedereen naar eigen inzicht betekenis aan geeft. Maar voordat men aan kwaliteit gaat werken zal men het eens moeten zijn over wat men dan onder kwaliteit verstaat. O m dezelfde richting op te kunnen gaan zal men echter wel moeten leren luisteren naar elkaar. Niet alleen naar elkaar, maar ook naar de externe relaties zoals opdrachtgevers/klanten zal geluisterd moeten (gaan) worden. Ook de binnen G M P kader ingeslagen weg van kwaliteitszorg helpt de specialistische diensten en de meetdiensten om naar elkaar te luisteren en om met elkaar in gesprek te komen. 1.2

Rol van de audit

Voor de wijze waarop een produkt of dienst tot stand komt kunnen allerlei afspraken worden gemaakt en vastgelegd in de vorm van procedures en instructies. Door het nakomen van de afspraken kan de beoogde kwaliteit bereikt worden. Uit praktijkervaringen blijkt dat het niet genoeg is als iedereen op de kwaliteit let. Er blijkt meer nodig te zijn om ervoor te zorgen dat het de organisatie in de toekomst ook goed gaat, en er opdrachten/klanten blijven komen. Een kwaliteitssysteem is daarvoor een stap in de goede richting. Een kwaliteitssysteem bestaat uit een overzicht van de handelingen/beslismomenten/etc die nodig zijn om een goed produkt of een goede dienst te leveren. Feitelijk betreft het de afspraken die over de werkwijze worden gemaakt. Alle afspraken die met het kwaliteitssysteem hebben te maken liggen vast in het kwaliteitshandboek (of -boeken). Bij een audit wordt onderzocht of wat in het handboek staat ook klopt met wat er in de praktijk gebeurt. Binnen G M P wordt daarbij in afwijking van de gangbare auditing-praktijk onderscheid gemaakt tussen de papieren beoordeling van het beschreven kwaliteitssysteem, TOETS 1 genaamd en de praktijkbeoordeling van het werkende (gei'mplementeerde) kwaliteitssysteem, TOETS 2 genaamd. 1.3

De GMP-toetsen en de meetdienst audit

Binnen de G M P aanpak zijn een aantal meetdiensten intussen zover dat het aspect (interne) auditing aan de orde begint te komen. Ook het GMP-project komt binnenkort in een fase terecht waarbij beoordeling van de kwaliteitssystemen met behulp van de GMP-toetsen aan de orde gaat komen. Dit document beschrijft daarbij de uitgangspunten, de opzet en de aanpak van de GMP-toetsen. De meetdienst-eigen auditfase zoals deze in meerdere vormen bij de meetdiensten aan de orde komt, of op bepaalde manieren reeds wordt toegepast, valt buiten het bereik van dit document. In de bijlage is een voorstel beschreven welke ingaatop de mogelijkheden van de afzonderlijke meetdiensten om de eigen auditfase op te gaan zetten.

Met nadruk wordt gesteld dat de wijze waarop het opzetten van de eigen auditfase zoals deze is beschreven in de bijlage geen must is, maar een voorstel is waar de meetdiensten gebruik van kunnen maken.




2.

KADER

2.1

Het GMP-project


Binnen het GMP-project wordt gewerkt aan het opzetten van een kwaliteitssysteem bij de regionale meetdiensten. Het opzetten van het kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om te komen tot geborgde en aantoonbaar kwalitatief goede uitwisselbare meetgegevens (= doelstelling van A K M (1991)). Binnen de huidige projectstructuur vervullen de specialistische diensten (RIKZ, RIZA en M D ) een trekkende rol. De primaire verantwoordelijkheid voor het bouwen en invullen van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten ligt bij de meetdiensten zelf. Daarnaast ligt er bij de leiding van het GMP-project een verantwoordelijkheid om het opzetten van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten zoveel als mogelijk te faciliteren. O p termijn zal ook deze facilitaire verantwoordelijkheid worden verschoven naar de meetdiensten zelf. Alvorens de verantwoordelijkheid te verleggen, en daarmee het project in de huidige vorm te beeindigen, heeft G M P zich op het standpunt gesteld dat er een afsluitende projectaudit uitgevoerd dient te worden. 2.2

Belang voor de Meetdiensten en de Specialistische Diensten

Bij het opzetten van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten spelen twee belangen mee: 1) Het meetdienst belang 2) Het landelijke belang ad 1). De meetdiensten hebben naast het voldoen aan de G M P criteria nog een eigen belang: een intern werkende verbeterstructuur, toetsbaar met behulp van interne audits, en het kunnen/willen voldoen aan andere externe normen. ad 2). Vanuit G M P is het noodzakelijk om landelijk te beoordelen in hoeverre de meetdiensten in staat zijn (geweest) om het kwaliteitssysteem conform een aantal landelijke afspraken op te zetten en in te vullen. Een kwaliteitssysteem dient aan een aantal binnen G M P landelijk vastgestelde normen te voldoen wil de doelstelling van G M P , kwalitatief geborgde en uitwisselbare meetgegevens, haalbaar en toetsbaar blijven. Het zijn met name de specialistische diensten als opdrachtgevers van bijvoorbeeld het M W T L programma die grote waarde hechten aan de uitwisselbaarheid van de (MWTL) meetdata. Vanuit de meetdiensten geredeneerd zijn 1) en 2) aanvullend. De binnen G M P gehanteerde methodiek om te komen tot een kwaliteitssysteem en een verbetersystematiek bevat de elementen voor de G M P toetsen, alsmede de interne audit en omvat voor het grootste gedeelte ook de benodigde elementen voor een eventuele gewenste externe audit.

3.

TERMEN EN DEFINITIES

Voor een goed begrip zijn de onderstaande definities, afkomstig van de norm ISO 8402, versie oktober 1994, weergegeven. Integrale Kwaliteitszorg Alle aktiviteiten van de totale managementfunctie die het kwaliteitsbeleid, de doelstellingen en de verantwoordelijkheden vaststelt en deze implementeert met middelen als kwaliteitsplanning, kwaliteitsbeheer-





sing, kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering binnen het kwaliteitssysteem. Kwaliteit Geheel van kenmerken van een entiteit (produkt, proces, organisatie) dat betrekking heeft op het vermogen van die entiteit om kenbaar gemaakte en vanzelfsprekende behoeften te bevredigen. Kwaliteitsaudit Systematisch en onafhankelijk onderzoek om te bepalen of de aktiviteiten op het gebied van kwaliteit en de daarmee samenhangende resultaten overeenstemmen metde geplande maatregelen en of deze maatregelen op doeltreffende wijze zijn geimplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van de doelstellingen. Kwaliteitssysteem De organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen voor het implementeren van kwaliteitszorg. Voor een goed begrip wordt de veelvuldig gebruikte term IIB hieronder weergegeven (bron: GMP-begrippenlijst, versie 1.0, april 1996). IIB - Informatie-lnstructie-Beschrijving Dit is een eenbladige procedure waarop staan aangegeven: het doel, de gebruikstypering, de inhoudsopgave en de routing van het op te stellen document. Het IIB kan een instructie op zichzelf bevatten, maar kan ook aangeven op welke manier een specifiek document moet worden opgesteld. In de routing staat weergegeven welke mensen bij het opstellen en het gebruik van de instructie of werkwijze zijn betrokken.

4.

TOETSINGEN

Bij het opzetten van het kwaliteitssysteem wordt gebruik gemaakt van een methodiek welke is ontworpen door KDI/Leupen. Onderdeel van deze methodiek is het aspect auditing. Bij de start van het project in de huidige vorm, eind 1993, werd bij het hanteren van de term (kwaliteits)audit uitgegaan van de officiele NEN/ISO 8402 definitie (zie paragraaf 4). In deze definitie ligt opgesloten de geTmplementeerde verbeteringen, of veranderingen, dus aantoonbaar en werkbaar beter (of anders). Bij het wijzigen van de planning, eind 1995, is er in het GMP-project voor gekozen om het werkende kwaliteitssysteem gefaseerd te gaan beoordelen. In de eerste fase wordt het beschreven kwaliteitssysteem beoordeeld. In de tweede fase wordt de implementatie

van het kwaliteitssysteem beoordeeld. De

beoordeling in de eerste fase wordt TOETS 1 genoemd, de beoordeling in de tweede fase wordt TOETS 2 genoemd. Buiten toets 1 en 2 bestaat er ook de interne en externe auditing. Deze vormen van beoordeling vallen buiten de verantwoordelijkheid van G M P ; de meetdiensten zijn daar zelf verantwoordelijk voor. In de bijlage is beschreven hoe de meetdienst de interne auditing zou kunnen organiseren.




5.

TOETS 1

5.1



M e t TOETS 1 wordt beoordeeld in hoeverre de meetdienst op papier voldoet aan de G M P - norm. Dit houdt in dat bij het afnemen van toets 1 wordt gekeken in hoeverre de meetdienst in staat is (geweest) om conform de GMP-norm het kwaliteitssysteem te beschrijven. Deze vorm van toetsing zal beperkt van opzet en uitvoering zijn. De toets zal niet inhoudelijk van aard zijn; er zal niet beoordeeld worden of de beschreven informatie juist is. Het uitgangspunt hierbij is dat er bij de uitvoering voldoende inhoudelijke kwaliteitsborging wordt bereikt. RWSV's en (meet)opdrachten zijn daarbij een hulpmiddel om van deze essentiele aktiviteiten de uitvoeringseisen verder te formuleren. 5.2

Relatie toets 1 met kwaliteitscontrole aan boord

Vanuit het RIKZ en RIZA wordt reeds enkele jaren kwaliteitscontroles aan boord van de schepen van de meetdiensten uitgevoerd. Deze controles richten zich op de naleving van de momenteel nog in omloop zijnde Waterstaat Standaard Voorschriften (WSV's). De WSV's zijn de voorlopers van de RWSV's. In het voorstel van de structurele organisatie zal onderzocht worden of en op welke manier de kwaliteitscontroles aan boord met toets 2 kunnen worden gei'ntegreerd. 5.3

Wat is toets 1 beslist niet

Toets 1 is geen controle of middel voor het beheersen van processen. Het is evenmin bedoeld om een oordeel te vellen over het management en de wijze van aansturing binnen de meetdienst. Toets 1 kan dus niet gebruikt worden om de (meet)produkten te controleren en/of te keuren. 5.4


M e t het uitvoeren van toets 1 wordt door G M P beoogd om: Te bepalen in hoeverre het beschreven kwaliteitssysteem voldoet aan de criteria zoals deze zijn verwoord in de G M P - n o r m . De meetdienst te ondersteunen in het structureren van een aantoonbare verbetersystematiek. 5.5


De opdrachtgever van toets 1 is de stuurgroep van het GMP-project. Namens de stuurgroep is deze verantwoordelijkheid gedelegeerd naar de voorzitter van de stuurgroep, tevens projectleider van het GMP-project. De opdrachtnemer of toetser van toets 1 is de werkgroep G M P * K S . In de werkgroep G M P * K S hebben de binnen het GMP-project opererende begeleiders zitting. Per meetdienst zal een wisselende samenstelling van 2 begeleiders als gedelegeerde opdrachtnemers functioneren. Hierbij zal de reguliere begeleider, alsmede een collega begeleider als opdrachtnemer bij het uitvoeren van toets 1 optreden.

Status. DEFINITIEF Datum: juli 1996 Versie: 1.0



5.6

Werkwijze bij toets 1

5.6.1

Aanpak


Bij het uitvoeren van toets 1 wordt gekeken naar het door de meetdienst opgestelde en beschreven kwaliteitssysteem ten opzichte van de GMP-norm. Indien de meetdienst vantevoren kenbaar maakt dat aan een aantal kenmerken van de harde criteria niet kan worden voldaan zal dit bij de beoordeling worden meegenomen. 5.6.2

Planning

In overleg met het hoofd meetdienst zal ongeveer 4 weken voor 1 oktober 1996 (pilots), respectievelijk 1 april 1997 (volgers) worden bepaald wanneer en waar toets 1 wordt gehouden. Tot aan het vastleggen van de afspraak kan de meetdienst kenbaar maken aan welke kenmerken van de harde criteria eventueel niet kan worden voldaan. 5.6.3

Briefing toetsers

Indien er tussentijds veranderingen optreden in de kenmerken van de harde en zachte criteria van de GMP-norm zal dit aan de toetsers en de meetdiensten kenbaar worden gemaakt. Tot 1 april 1997 zal dit door het GMP-secretariaat gebeuren, na 1 april 1997 valt dit onder de verantwoordelijkheid van de structurele organisatie. 5.6.4

Voorbereiding

De toetsers stellen in een gezamenlijk overleg de precieze uitvoering bij de betreffende meetdienst vast. Zij doen dit aan de hand van reeds beschikbaar relevante achtergrond informatie van de meetdienst. Dit materiaal zal door het GMP-secretariaat worden aangeleverd, na 1 april 1997 valt dit onder de verantwoordelijkheid van de structurele organisatie. 5.6.5

Uitvoering

De toetsers zullen ter plaatse bij de meetdienst het kwaliteitssysteem en andere relevante documenten beoordelen. Zij zullen dit doen in aanwezigheid van de door het hoofd meetdienst aangewezen vertegenwoordiger van de meetdienst. Deze vertegenwoordiger is ook de persoon die op dat moment eventuele additionele informatie kan leveren. Bij de beoordeling zal gebruik worden gemaakt van de G M P - n o r m . Inhoudelijke beoordeling van de documenten zal niet plaatsvinden. 5.6.6

Rapportage - Algemeen

Bij het rapporteren van de bevindingen van toets 1 spelen een aantal factoren mee. Deze worden hieronder afzonderlijk besproken.

Niet genoeg kan benadrukt worden dat een van de kritische succesfactoren voor het opzetten en implementeren

van het kwaliteitssysteem

is de wijze waarop met (schriftelijke)

informatie wordt omge-

gaan. Het (samen met GMP en/of collega meetdiensten) geven van positieve prikkels werkt veel beter





dan straffen! De toetsers rapporteren hun bevindingen in een GMP-audit-rapportage formulier. Het standaard G M P audit-rapportage formulier zal door het GMP-secretariaat worden opgesteld en aangeleverd. *

Rapportage aan de meetdienst en de

GMP-stuurgroep

M e t het hoofd meetdienst en de bij de toets 1 aanwezige vertegenwoordiger van de meetdienst wordt eerst de concept rapportage besproken. Binnen twee weken na deze bespreking ontvangt de meetdienst de definitieve rapportage met bijgevoegd feitenrapport. Binnen twee weken na uitvoering van toets 1 zal de definitieve rapportage tevens worden verstuurd naar de GMP-stuurgroep. Deze rapportage zal geen zeer gedetailleerde feiten bevatten,maar beperkt zich tot de hoofdlijnen. De stuurgroep rapporteert aan de HID van RIKZ en voorziet deze rapportage van een advies t.a.v. verdere akties. Daarnaast zal ook aan het P O H M worden gerapporteerd. *

Nalopen resultaten

aanvullingen

Bij toets 1 kan blijken dat het beschreven kwaliteitssysteem van de meetdienst in onvoldoende mate voldoet aan de kenmerken van de G M P - n o r m . In overleg met de betreffende meetdienst wordt besloten welke aanvullingen gerealiseerd dienen te worden. Na toets 1 worden binnen een nader af te spreken termijn de overeengekomen aanvullingen nagelopen. Toetsing van de aanvullingen vindt op dezelfde manier plaats als toets 1. Het resultaat van de aanvullingen wordt in concept met de meetdienst besproken en binnen 2 weken definitief gerapporteerd aan de meetdiensten en de GMP-stuurgroep. *

Meningsverschil

n.a.v. toets 1

Indien de toetsers en daarin gesteund door de GMP-stuurgroep een beoordeling afgeeft waar de meetdienst zich niet mee kan verenigen, zal een onafhankelijk en terzake kundig persoon worden benaderd om advies uit te brengen. Het voldoen aan de GMP-norm zal echter wel als uitgangspunt blijven dienen. 5.6.7

Kennis, ervaring en onafhankelijkheid van de toetser

De opdrachtgever van toets 1 wijst de toetsers aan. De G M P begeleiders van de werkgroep G M P * K S hebben in de achterliggende periode ervaring opgedaan met het begeleiden van de opzet en het schrijven van het kwaliteitssysteem bij de meetdiensten. De "meetdienst-eigen" begeleider kent de meetdienst en heeft daarmee de benodigde kennis en ervaring in zich verenigd. O m de onafhankelijke beoordeling bij toets 1 te waarborgen zal naast de "eigen" begeleider ook een collega begeleider, van een andere meetdienst, toets 1 uitvoeren.

6.

OP WEG NAAR TOETS 2

In de periode tussen toets 1 en 2 zal gewerkt moeten worden aan invoering van de beschreven werkwijze. Dit betekent dat gewerkt moet gaan worden aan de aantoonbaarheid van de beschreven werkwijze. Aan de hand van de opgestelde IIB's zullen de onderliggende documenten moeten worden opgesteld voor zover deze niet reeds beschikbaar (en in gebruik) zijn. Na verdere schriftelijke uitwerking van de documen-





ten zullen deze in de praktijk ingevoerd (gevolgd) moeten gaan worden. Eventuele afwijkingen zullen opgespoord moeten worden, zodat deze knelpunten opgelost kunnen worden. De getoetste beschrijving van toets 1 vormt immers het uitgangspunt om bij toets 2 te beoordelen of deze in de praktijk werkelijk zo verloopt.

7.

TOETS 2

7.1


M e t toets 2 wordt beoordeeld in hoeverre de meetdienst in staat blijkt te zijn om aantoonbaar conform de G M P norm te werken. Dit houdt in dat bij het afnemen van toets 2 gekeken zal worden of de beschrijving zoals getoetst in toets 1 is gei'mplementeerd. Deze vorm van toetsing zal breder en actiever van opzet en uitvoering zijn dan toets 1. Voorop staat dat de door de meetdienst beschreven aktiviteiten in de praktijk aangetoond moeten kunnen worden. 7.2


M e t het uitvoeren van toets 2 wordt beoogd om: Te beoordelen in hoeverre het beschreven en getoetste kwaliteitssysteem van de meetdienst is gei'mplementeerd, waardoor aan de GMP-doelstelling wordt voldaan. De meetdienst te ondersteunen in het implementeren/onderhouden van een aantoonbare verbetersystematiek. 7.3


De opdrachtgever van toets 2 is momenteel de GMP-stuurgroep. Na 1 april 1997, wanneer het G M P project overgaat in een structurele organisatie, zal een andere verantwoordelijke worden aangewezen. De opdrachtnemer van toets 2 is momenteel niet bekend. In het door de GMP-stuurgroep op te stellen voorstel voorde structurele organisatie zal bepaald moeten worden wie de opdrachtgever en opdrachtnemer van toets 2 worden, waaraan ook zal worden gerapporteerd (zie verder paragraaf 11).

8.

DE GMP-NORM

Het opzetten van het kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om te komen tot geborgde en aantoonbaar kwalitatief goede uitwisselbare meetgegevens. Daarbij zijn zowel het te leveren (meet)produkt en de wijze waarop dit gebeurt van evident belang. Toets 1 en 2 spelen bij het opzetten en implementeren van het kwaliteitssysteem een belangrijke rol. Bij het afnemen van toets 1 en 2 wordt als criterium de GMP-norm gehanteerd. In deze norm zijn een aantal kenmerken geformuleerd waarde meetdiensten aan moeten voldoen. Deze kenmerken hebben betrekking op de hoofdaktiviteiten van de meetdiensten zoals deze binnen GMP-kader zijn ontwikkeld en beschreven.




8.1


Uitgangspunt - Hoofdprocessen

Het uitgangspunt voor de GMP-norm zijn de uitgewerkte 7 landelijke hoofdprocessen. De hoofdprocessen bestaan uit beslismomenten, beslissers en beslisdragers. Bij het realiseren van de G M P doelstelling zijn niet alle beslismomenten even kritiek. Daaruit volgt dat bij het opstellen van de G M P norm harde en zachte criteria gelden. De harde criteria zijn van directe invloed op het te leveren (meet)produkt alsmede de wijze waarop dit tot stand komt (het proces) en daarmee op de uitwisselbaarheid van gegevens. De zachte criteria hebben een indirecte en daarmee minder belangrijke invloed op het tot stand komen van het produkt en daarmee de uitwisselbaarheid van de gegevens. Bij het uitvoeren van toets 1 en 2 geldt het volgende uitgangspunt: - Aan de harde criteria moet voldaan worden. - Aanbevolen wordt om ook te streven naar het voldoen aan de zachte criteria. Door als meetdienst te voldoen aan de harde criteria wordt de doelstelling van het GMP-project gerealiseerd. Dit is in overeenstemming met het GMP-belang. 8.2

De harde criteria

Codering van alle documenten dient plaats te vinden conform de systematiek zoals deze in het document "Codering van Voorschriften en Procedures" is omschreven. Onderstaande lijst bevat de elementen welke door de meetdiensten in een Kwaliteitshandboek dienen te zijn uitgewerkt en beschreven. De lijst is opgesplitst in 1) uitgewerkte hoofdprocessen en 2) aanvullende documenten. Daarbij geldt niet de inhoudelijke eis. Dat wil zeggen dat als voorbeeld het betreffende IIB wel volledig ingevuld dient te zijn, maar dat de inhoud van de IIB op zichzelf geen maatstaf zal zijn bij toets 1. Ook behoeven nog niet alle onderliggende documenten opgesteld te zijn, uitgezonderd welke hieronder specifiek staan vermeld. Het verder compleet maken van het beschreven systeem, alsmede het invoeren daarvan wordt dan meer als taak na toets 1 gezien. De opgevoerde lettercode is slechts een hulpmiddel voor latere rapportage. 1) Hoofdprocessen Van het hoofdproces Realisatie Opdracht dienen de volgende aspecten gereed te zijn: A

Definitie en omschrijving/toelichting van alle beslismomenten conform landelijke afspraken zoals vastgelegd in de rapportages van de werkgroep G M P * K Q F . De binnen (en eventueel buiten) de meetdienst herkende en erkende beslissers welke betrokken zijn bij de initiatie en de autorisatie van elk der beslismomenten van het hoofdproces. IIB's behorend bij alle beslismomenten met een minimum van 1 IIB per beslismoment.

Van de overige 6 landelijke hoofdprocessen: - Verwerven Opdracht - Plannen Opdracht - Inkoop en Uitbesteding - Innovatie - Personeelszorg





- Kwaliteitszorg dienen de volgende aspecten gereed te zijn: B

Definitie en omschrijving/toelichting van alle beslismomenten conform landelijke afspraken zoals vastgelegd in de rapportages van de werkgroep G M P * K Q F .

C

De binnen (en eventueel buiten) de meetdienst herkende en erkende beslissers welke betrokken zijn bij de initiatie en de autorisatie van elk

D

der beslismomenten van het hoofdproces.

IIB's behorend bij de beslismomenten 01 en 03, alsmede 2 IIB's behorend bij door de meetdienst zelf aan te geven beslismomenten. Totaal dus 4 IIB's per hoofdproces.

2) Overige documenten E

Voor zover niet reeds bij de betreffende hoofdprocessen in de vorm van IIB's opgesteld, IIB's voor: Kwaliteitsbeleid Evaluatie Kwaliteitsbeleid Verbeterplan Evaluatie Verbeterplan Auditplan Evaluatie Auditplan Meetopdracht Meetplan Meetverslag

F

De volgende documenten dienen opgesteld te zijn: Kwaliteitsbeleid Verbeterplan

8.3

De zachte criteria

Onderstaande lijst bevat de elementen welke bij voorkeur uitgewerkt en beschreven zouden moeten worden op het moment dat toets 1 wordt afgenomen. Ook hierbij geldt geen inhoudelijke eis. De lijst is opgesplitst in 1) hoofdprocessen en 2) overige documenten. 1) Hoofdprocessen G

Van de 4 overige beslismomenten door de meetdienst zelf aan te geven IIB's (zie ook harde criteria aspect D).

2) Overige documenten H

-

Personeelsplan Opleidingsplan Innovatieplan Inkoop en uitbestedingsbeleid Bijdrage f unctieplan meetdienst




9.


CAPACITEIT EN FINANCIEN

De toetsers zullen ter voorbereiding op toets 1 in staat gesteld worden om, indien dit noodzakelijk is, een specifieke cursus te volgen. De benodigde inzet van de toetsers wordt ingeschat op gemiddeld 1 dag per maand. Voor de meetdiensten wordt geen additionele inzet verwacht voordat toets 1 wordt uitgevoerd. In de bijlage staat vermeld welke aspecten voor de meetdienst-eigen audit aan de orde komen. Aan het uitvoeren van toets 1 en 2 zijn voor de meetdiensten geen additionele kosten verbonden.

10.

PLANNING

In het najaar van 1995 is in overleg met de meetdiensten afgesproken dat de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende aktiviteiten vanuit GMP-kader in twee fases worden overgeheveld naar de meetdiensten. De opdeling in twee fases houdt in dat de 8 meetdiensten worden verdeeld in een pilotgroep van 3 en een volgersgroep van 5. Voor beide groepen geldt dat er een termijn van ten hoogste 1 jaar wordt gehanteerd tussen het uitvoeren van toets 1 en toets 2. De pilotgroep (pilots) bestaat uit de meetdiensten Zeeland, Zuid-Holland en Noord-Nederland. De volgersgroep (volgers) bestaan uit de meetdiensten Oost-Nederland, Limburg, Noord-Holland, Noordzee en Usselmeergebied. Daarbij zijn de volgende datums vastgesteld en door alle partijen geaccordeerd; Datum (op of rond)

Aktiviteit

Wie

Door

1 oktober 1996

Toets 1

Pilots

GMP-begeleiders

1 april 1997

Toets 1

Volgers

GMP-begeleiders

1 oktober 1997

Toets 2

Pilots

Structurele organisatie

1 april 1998

Toets 2

Volgers

Structurele organisatie

11.

HET VERVOLG OP HET GMP-PROJECT

Het GMP-project zal in de huidige vorm per 1 april 1997 worden beeindigd. Gedurende het GMP-project zijn een aantal structuren en procedures ontstaan welke door een vervolgorganisatie opgepakt moeten gaan worden. Deze beheersorganisatie zal zich kunnen gaan richten op het beheren en uitgeven van (nieuwe) Rijkswaterstaat Voorschriften (RWSV's), het uitvoeren van de kwaliteitscontroles, het uitvoeren van toets 2, en wellicht andere taken. Vanuit de huidige GMP-projectorganisatie zal een voorstel worden opgesteld hoe deze beheersorganisatie zal kunnen gaan functioneren. Naast deze GMP-taken zijn nog andere taken welke binnen GMP-kader zijn opgestart, maar vanaf 1 april onder de verantwoordelijkheid van de meetdiensten zelf gaan vallen. Deze taken zullen niet door de vervolgorganisatie worden opgepakt. Te denken valt o.a. het organiseren en coordineren van het overlegorgaan van de kwaliteitsfunctionarissen van de meetdiensten. Het uitvoeren van toets 2 zal afwijken van het uitvoeren van toets 1. In de GMP-norm zijn een aantal criteria opgenomen waar de meetdiensten bij het uitvoeren van toets 2 aan moeten voldoen. Vanuit G M P zullen aanbevelingen worden opgesteld m.b.t. het criterium van toets 2. Aanpak en ervaringen vanuit toets 1 zullen hierbij worden meegenomen.




12.


REFERENTIES Auditing omdat het werkt - verbetering van bedrijfsprocessen, B. Oosterhuis + M . Jeanson, Kluwer 1995. Aanpak interne audits Bouwdienst Rijkswaterstaat - concept rapportage Projectteam Audits, mei 1995. Interne audit: "de vinger aan de pols" - Een handleiding voor de uitvoering van een interne audit, KIWA rapport nr. SWE 94.040, KIWA Onderzoek en Advies, december 1994 Workshop G M P * K S 30/11 + 1/12, RIKZ Werkdocument nr. 95.188X, december 1995.




BIJLAGE

1.


Aanpak auditfase bij de meetdiensten

AANLEIDING.

Binnen de meetdiensten wordt gewerkt aan het implementeren van een kwaliteitssysteem. Binnen het GMP-project wordt daartoe een gefaseerde invoering aangereikt; het stappenplan. Onderdeel van dit stappenplan vormt de auditfase. De auditfase is bedoeld om het kwaliteitssysteem aan te passen, te verbeteren en zodoende te optimaliseren. De in deze bijlage beschreven meetdienst-eigen auditfase staat los van de G M P toetsen 1 en 2. De verantwoordelijkheid van de toetsen ligt bij G M P , die van de meetdienst-eigen audit bij de meetdiensten zelf. In dit voorstel voor de aanpak van de auditfase bij de meetdiensten, wordt vanuit G M P een voorstel beschreven op welke manier de auditfase binnen de meetdiensten aangepakt kan gaan worden. De begeleiders van de meetdiensten hebben in dat verband de uitgangspunten voor de opzet en de uitvoering van deze auditfase opgesteld.

2.

VERANTWOORDELIJKHEID.

Daar de auditfase een onderdeel van het te implementeren kwaliteitssysteem betreft blijven de meetdiensten ook zelf verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van hun auditfase.

3.

DOEL V A N DIT D O C U M E N T .

De bedoeling van dit document is om alle hoofden meetdienst een voorstel aan te reiken waarmee zij binnen hun eigen meetdienst de auditfase kunnen gaan organiseren.

4.

DEFINITIES EN OMSCHRIJVING V A N BEGRIPPEN BINNEN DE MEETDIENST AUDITFASE.

Enkele meetdiensten zijn reeds bezig om ervaring op te doen met het testen van de hoofdprocessen (of onderdelen daarvan). M e t behulp van deze test zal bekeken worden in hoeverre de beschreven werkwijze overeenstemt met de praktijksituatie. Naast de G M P toetsen 1 en 2 hebben de meetdiensten ook nog te maken met de test, de interne audit en de externe audit. 4.1

Test

Omschrijving De test is de eerste praktijk-beoordeling waarbij aan de hand van de opgestelde beschrijving naar de uitgevoerde aktiviteit wordt gekeken. Pas wanneer de beschrijving zodanig is afgestemd op de praktijk dat deze uitvoerbaar is kan men gaan beoordelen of de uitvoering daadwerkelijk volgens de beschrijving plaatsvindt. De test gaat dus vooraf aan de (eerste) interne audit. Doel De test is bedoeld om de beschrijving van de aktiviteit vast te stellen aan de hand van criteria als

Bijlage - Aanpak auditfase bij de meetdiensten

Pagina: 17 datum: juli 1996



compleetheid, toepasbaarheid en werkbaarheid. Organisatie Het uitvoeren van de test zal gebeuren middels een op te stellen testplan. In dit testplan staat beschreven op welke manier de betreffende aktiviteit zal worden getest. Het uitvoeren van de test zal door een afhankelijke persoon binnen de meetdienst gedaan moeten worden. Daarmee wordt diegene bedoeld die zelf deelneemt aan de desbetreffende aktiviteit (bijvoorbeeld een meetleider bij een meetopdracht). Deze persoon is dus niet onafhankelijk ten opzichte van het desbetreffende proces. Begeleiding hierbij door een onafhankelijk persoon binnen de organisatie (bijvoorbeeld de kwaliteitsfunctionaris of een projectteamlid) wordt daarbij aanbevolen. 4.2

Interne audit

Omschrijving Bij de interne audit wordt beoordeeld of de beschreven en vastgestelde werkwijze overeenstemt met de praktijk. De eigen-beschrijving vormt hierbij de referentie (de interne norm, bijvoorbeeld de beschrijving van een hoofdproces). Het uitvoeren van de interne audit zal pas zinvol zijn indien men deze enige tijd (maanden) na de test uitvoert. Gedurende deze tijd kan gewenning aan de beschreven, geteste en vastgestelde werkwijze opgebouwd worden, zodat deze ook aantoonbaar gemaakt kan worden bij de interne audit. Doel De interne audit is bedoeld om het kwaliteitssysteem te verbeteren, waar nodig te veranderen en als zodanig te optimaliseren. Organisatie De audit dient uitgevoerd te worden door een onafhankelijk persoon binnen de organisatie; iemand die niet deelneemt aan de betreffende aktiviteit (bijvoorbeeld de kwaliteitsfunctionaris). Dit kan zowel een persoon binnen als buiten de meetdienst zijn. Begeleiding daarbij door een (onafhankelijke) tweede persoon (bijvoorbeeld de GMP-begeleider of de collega kwaliteitsfunctionaris van een andere (meet)dienst) is altijd mogelijk. Het verder gedetailleerd uitwerken van de interne audit gebeurt middels het opstellen van het auditplan. 4.3

Externe audit

Omschrijving Bij de externe audit wordt beoordeeld of de beschreven en vastgestelde werkwijze overeenstemt met een externe norm, zoals b.v. NEN/ISO. M e t behulp van de resultaten van de diverse interne audits zal bekeken moeten worden wanneer de externe audit zinvol zal blijken te zijn. De externe audit staat los van toets 1 en 2. Doel Het doel van de externe audit is om te beoordelen of de beschreven en vastgestelde werkwijze voldoet aan de externe norm zodat de organisatie in aanmerking komt voor het verkrijgen van een certificaat. Organisatie Het uitvoeren van dit type audit is een zaak van een andere instantie, extern G M P en de meetdienst, en vereist een specifieke aanpak welke hier verder buiten beschouwing blijft.





Het uitvoeren van een audit ten opzichte van een externe norm (bijvoorbeeld zich en valt als zodanig buiten de doelstellingen

NEN/ISO) is geen doel op

en de aanpak van GMP. Het laten uitvoeren van deze

externe audit met als doel het verkrijgen van een certificaat is een keus welke door de

afzonderlijke

meetdiensten zelf gemaakt dient te worden. Binnen GMP-kader zal daar geen initiatief

toe worden

ondernomen. Gesteld kan worden dat voor het in aanmerking komen van een certificaat de daarvoor benodigde aktiviteiten

ook in het GMP-traject zijn opgenomen. In elke norm volgens welke men gecer-

tificeerd zou kunnen worden staat echter wel expliciet vermeld dat het (laten) uitvoeren van de interne audit verplicht is.

5.

DE ORGANISATIE BINNEN DE MEETDIENST.

De auditfase vormt een onderdeel van de implementatie van het kwaliteitssysteem en valt daarmee binnen het takenpakket van de bestaande projectstructuur bij de meetdienst. Bij het uitvoeren van deze taken wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de bestaande projectorganisatie. Hoofd meetdienst *

Is de opdrachtgever voor het (laten) uitvoeren van de test en de audits.

Kwaliteitsfunctionaris *

Stelt samen met de project- of werkgroep het testen auditplan op.

*

Begeleidt het uitvoeren van de test.

*

Voert de interne audit uit.

*

Is het aanspreekpunt van de meetdienst bij eventuele externe auditing.

Stafgroep *

Fiatteert het opgestelde auditplan. Bespreekt en fiatteert eventuele noodzakelijke aanpassingen van de auditfase binnen de meet-

dienst. Projectgroep *

Stelt samen met de kwaliteitsfunctionaris het testen auditplan op.

Werkgroep *

Voert de test en eventueel de interne audit uit (mits het bij de audit onafhankelijke personen betreft).

6.

CAPACITEITSINZET BINNEN DE MEETDIENST.

Voor de auditfase zal behalve het volgen van een specifieke cursus geen extra capaciteitsinzet gevraagd worden anders dan reeds is gereserveerd voor het lopende projectwerk. O p basis van de praktijkervaringen tot nog toe komt dit concreet neer op: Stafgroep

:

1 dag per maand.

Projectgroep

:

1 - 2 dagen per maand

Werkgroep

1 - 2 dagen per maand

Kwaliteitsfunctionaris

2 of meer dagen per week (afhankelijk van de huidige invulling)




7.


CURSUS/OPLEIDING.

Vanuit G M P is budget gereserveerd voor een op de meetdiensten toegesneden cursus waarin de projectgroepleden (of de door het hoofd meetdienst aangewezen personen) geleerd wordt om het auditplan op te stellen, alsmede de manier om de audits uit te voeren. Deze cursus zal in overleg met de betrokken meetdiensten worden opgezet.

8.

FASERING.

Bij het opzetten en uitvoeren van de audits zijn voor de meetdienst de volgende fases te onderscheiden; Fase 0

:

Acceptatie van de uitgangspunten, deze fasering en het Plan Van Aanpak Auditfase door het hoofd meetdienst.

Fase 1

:

De meetdienst zet de eigen audit-organisatie op (het betreft de medewerkers welke zich met de test en de audits gaan bezighouden en welke de cursus gaan volgen).

Fase 2

:

Opleiding van meetdienst-medewerkers door G M P (landelijk). Voorlichting zowel door de meetdienst zelf intern, als door GMP-landelijk.

Fase 3 Fase 4 Fase 5

9.

De meetdienst stelt haar eigen auditplan op. :

Goedkeuren van het auditplan door de staf van de meetdienst. Uitvoeren van het auditplan door de meetdienst.

ROL VAN DE GMP BEGELEIDER.

Ten aanzien van het op te zetten auditproces binnen de meetdiensten hebben de GMP-begeleiders zich over hun rol als volgt uitgesproken: De GMP-begeleiders begeleiden de meetdiensten bij het opzetten en uitvoeren van de test, het auditplan en de interne audit, maar voeren deze op eigen initiatief niet zelf uit.



Toetsing van het kwaliteitssyst bij de meetdiensten

Recommend Documents