Toernooi handboek September 2015

Toernooi handboek

September 2015

Inhoudsopgave

1.

Toernooien

Blz.

2

2

Uitnodigingen

Blz.

2

3.

Loting

Blz.

3

4.

Programmaboekje

Blz.

3

5.

DFN Functionarissen

Blz.

4

6.

EHBO

Blz.

4

7.

Toernooizaal

Blz.

4

8.

Licht en geluid

Blz.

5

9.

Kleedgelegenheid

Blz.

6

10.

Inschrijftafel

Blz.

6

11.

Kassa

Blz.

6

12.

Prijsuitreiking

Blz.

7

13.

Algemene belangrijke opmerking

Blz.

7

14.

Resume kosten

Blz.

8

1 Toernooi Handboek

DFN TOERNOOI HANDBOEK 1. Toernooien Ieder door een lid van DFN te houden toernooi/festival dient schriftelijk te worden aangemeld bij het secretariaat van DFN voor 1 mei voorafgaande aan het seizoen waarin men het toernooi/festival wil organiseren. In principe geldt elk toernooi als toernooi voor de Open Nederlandse Kampioenschappen. Indien er meerdere aanmeldingen zijn voor een en dezelfde datum, gaan de desbetreffende verenigingen overleggen. Hierbij zal rekening worden gehouden met de toernooiagenda zoals die in het onmiddellijk voorafgaande seizoen door de desbetreffende vereniging werd gehanteerd. Deze toernooien dienen aan de volgende eisen te voldoen: De accommodatie dient geschikt te zijn.  De vrije hoogte boven het podium dient zodanig te zijn dat alle dansen kunnen worden uitgevoerd.  De organisator dient voor iedere kampioen een extra beker ter beschikking te stellen. 2. Uitnodigingen         

De uitnodigingen dienen 6 weken voor uw toernooidatum verstuurd te worden. Alle DFN leden worden uitgenodigd. U krijgt van de DFN een mailadressenlijst met alle aangesloten verenigingen. Ook een uitnodiging versturen naar DFN ledenadministratie ([email protected]), de ledenadministratie zorgt er dan voor dat alle functionarissen voor uw toernooi worden uitgenodigd. Uitnodiging versturen naar PR commissie zij sturen deze door naar nieuwe verenigingen. De uitnodiging versturen vanaf hetzelfde adres als waar er ingeschreven dient te worden. U bent vrij om niet lid verenigingen uit te nodigen, bij een vol toernooi gaan DFN leden voor niet leden. Niet DFN leden een lijst meesturen waarop alle dansende leden met naam en geboortedatum op ingevuld moeten worden. DFN verstuurt nadat ze een uitnodiging van de toernooi organisator hebben ontvangen, via de ledenadministratie, een uitnodiging via een mailinglijst. Hierin staan allemaal niet-leden.

2 Toernooi Handboek

Wat moet er in de uitnodiging vermeldt staan             

Toernooi datum en aanvangstijd toernooi. Volledig adres en telefoonnummer accommodatie. Openingstijd van de accommodatie. Datum en tijd wanneer de inschrijving start/ sluit per mail dit is altijd van maandag 00.00 uur tot vrijdag 24.00 uur 5 weken voor uw toernooidatum. Email adres toernooisecretariaat. Datum en tijd loting vermelden dit is altijd 3 weken voor uw toernooidatum tenzij hiervan afgeweken wordt voor feestdagen. Volledig adres en telefoonnummer waar loting plaats vindt. Inschrijfgelden en entreegelden, dit zijn vastgestelde prijzen zie resumé kosten. De categorieën en divisies waarin kan worden gestart. Kwalificatietoernooi NK en/of periodekampioenschap. Afmetingen dansoppervlak podium en hoogte plafonds boven podium. Aangeven welke zijde op- en afmars gezien vanuit de zaal. Tijdens het toernooi mag u van uw eigen dansen video opnames maken met een video pas van de DFN.

3. Loting         

Datum van de loting is 3 weken voor uw toernooi tenzij hiervan afgeweken word ivm feestdagen dit in overleg met DFN wedstrijdcommissie. De loting mag maar hoeft niet in een openbare gelegenheid plaats te vinden, iedereen moet wel de mogelijkheid hebben om bij de loting aanwezig te zijn. De loting geschiedt met een programma op de laptop van een DFN functionaris. Er worden geen telefonische opgave geaccepteerd. De laatste wijzigingen door promoveren/degraderen krijgt u van de DFN functionaris. De volgorde van de loting is altijd eerst startnummer, dan naam deelnemer. Na de loting maakt u samen met de DFN functionaris het tijdschema voor uw toernooi solo 4 min, paar/garde 5 min, en 7 min voor showdansen. Geen uitspaken over de loting tot de bevestigingen verstuurd zijn. De deelnemers zo snel mogelijk een bevestiging sturen waarin vermeld startvolgorde en aanvang categorie.

4. Programmaboekje        

Vermeld de samenstelling van het jurycorps en wie de DFN functionarissen zijn op uw toernooi. Logo DFN op programmaboekje plaatsen. Tijdschema. Lijst met de te winnen bekers per categorie vermelden. Bij elke categorie ruimte laten voor start nr. 01, 02, 03. Achter iedere deelnemer minimaal 6 hokjes voor het noteren van de behaalde punten. Programmaboekje reserveren voor jury, juryondersteuning wedstrijdcommissaris, commissie verplichte elementen, pascontrole presentator, licht/geluidtechnicus en administratie. Vaste prijs programmaboekje zie resumé kosten.

3 Toernooi Handboek

5. DFN Functionarissen         

Van de DFN krijgt u de namen van het jurycorps en eventueel aspirant juryleden die op uw toernooi zitting nemen. Van de DFN krijgt u de namen van de commissie verplichte elementen, juryondersteuning en wedstrijdcommissaris. De DFN zal zorg dragen voor iemand achter de computer voor de administratie. U moet zorgen voor iemand die de juryrapporten ophaalt bij de jurytafels tijdens het toernooi. Iemand aanstellen die de DFN functionarissen ontvangt en verder die dag begeleid. Tijdens de grote pauze tussen het minioren/junioren en jeugd/ hoofdklasse toernooi zorgen dat de functionarissen kunnen eten. Als uw presentator mee eet zorgen dat iemand van uw organisatie de prijsuitreiking verder presenteert. Alleen DFN functionarissen die op uw toernooi dag in functie zijn eten mee. Alle wijzigingen in het programma / deelnemers op uw toernooi dag onmiddellijk doorgeven aan de wedstrijdcommissaris deze zorgt er dan voor dat overige functionarissen ingelicht worden.

6. EHBO       

De EHBO dient een half uur voor aanvang aanwezig te zijn en zich direct te melden bij de wedstrijdcommissaris. De EHBO moet bij de afmars zitten. Zorg voor voldoende EHBO-ers, er moeten altijd 2 personen bij het podium aanwezig zijn, het beste is om 3 of 4 EHBO-ers te hebben zodat het toernooi kan doordraaien. Vraag bij het vastleggen van de EHBO naar EHBO-ers die bekent zijn met koelen. Zorg voor cool packs bij de EHBO. Zorg voor een verzorgingsplaats kort bij het podium, liefst bij de afmars. Zorg dat u telefoonnummers bij de hand hebt voor dienstdoende arts of huisartsenpost.

7. Toernooizaal            

De zaalkeuring zal geschieden door de wedstrijdcommissie van het DFN. U moet gebruik maken van de DFN computer en jurysysteem. Minimale afmeting podium 10 x 8, indien er een vast podium in de zaal aanwezig is afmeting overleggen met DFN wedstrijdcommissie. Zorg voor een goede kwaliteit van het podium/dansvloer, te allen tijde belegt met dansvinyl van het DFN of gelijkwaardige kwaliteit dit ter beoordeling van de wedstrijdcommissie van het DFN. De organisator overlegt met organisator van het vorige toernooi over ophalen van het dansvinyl. Het vinyl leggen volgens schema DFN. Indien mogelijk de zaal verduisteren voor de showdansen. Er moet een stroom aansluiting zijn midden achter op het podium voor technische effecten /verlichting van de deelnemers. Zorg voor een stroom aansluiting voor computer en jury tafels. Zorg voor voldoende ruimte tussen de dansvloer en de jurytafels, de jury moet de achterkant van de dansvloer kunnen zien als ze achter de tafel zitten. Achter de jury een meter vrij houden, liefst een afscheiding plaatsen. Minimaal 5 afzonderlijke plaatsen voor de jury en 2 plaatsen voor commissie verplichte elementen en 1 plaats voor administratie en 1 plaats voor presentator. 4 Toernooi Handboek

        

Als er aspirant juryleden zijn hoort u van het DFN hoeveel plaatsen u nodig hebt. Zorg voor een tafel met stoelen voor bij de pascontrole/startkaarten inname. Als alle startkaarten van de categorie ingeleverd zijn deze bij de administratie/ computer afgeven. De organisator zorgt zelf voor een beamer en scherm om de score te kunnen presenteren aan de deelnemers en publiek. Zorg voor voldoende ventilatie in de zaal. Houd de nooduitgangen vrij . Houd er rekening mee dat deelnemers coulissen/attributen meebrengen die opgebouwd moeten worden. Ruimte reserveren voor het indansen/warming-up deelnemers. Ruimte reserveren waar verenigingen hun eigen video-opnames mogen maken met een video pas van het DFN. Liefst op een verhoging en met een stroompunt. De DFN zal video-opnames maken voor controle momenten jury en voor scholing (aspirant) juryleden.

8. Licht en geluid  

              

Zorg dat deelnemers op CD/MD kunnen starten en de mogelijkheid hebben om eigen apparatuur stereo aan te sluiten. U moet zorgen voor iemand van de organisatie bij de geluidstafel waarbij de deelnemers hun muziek in kunnen leveren, zorg voor een kist of standaard om de muziek op de goede volgorde te houden ook stickers met welke nummers er gedraaid moet worden is handig. Zorg voor voldoende ruimte bij de geluidstafel, met zicht op het podium, zorg voor een lampje als het donker is in de zaal. Zorg voor vlotte opmarsmuziek voor het geval een deelnemer deze zelf niet heeft. Zorg voor het volkslied en een passend muziekje bij de prijsuitreiking. Het geluid moet goede hoorbaar zijn voor de deelnemers op de dansvloer dus zorg voor monitoren bij het podium. De geluidsboxen moeten achter de jury geplaatst worden. Microfoon plaatsen bij presentator en hoofd jury voorzien van aan/uit knop. Zorg voor voldoende volume in de zaal maar zorg er vooral voor dat het een acceptabel volume is voor de bezoekers. Zorg voor voldoende wit licht op het podium, probeer het gehele podium uit te lichten zonder donkere plekken. Gekleurd licht mag voor achtergrond, zonder de jury te hinderen. Geen stroboscopen. Zorg dat knipperende lichten niet naar de jury gericht zijn dat ontneemt het zicht op de dansen. Als er veel gekleurd licht gebruikt word bij de karakterdansen zorg dan dat de deelnemers allemaal goed zichtbaar blijven over het gehele podium. Maak bekent als er wensen van het licht kenbaar gemaakt kunnen worden en waar dit kan. Indien een deelnemer tijdens het dansen stopt, de muziek door laten draaien alleen op ingrijpen van de jury of wedstrijdcommissaris mag de muziek gestopt worden. Als de verkeerde muziek gestart word mag de deelnemer binnen 1 minuut opnieuw starten.

5 Toernooi Handboek

9. Kleedgelegenheid       

De kleedgelegenheid moet in de accommodatie van uw toernooi aanwezig zijn, de deelnemers mogen niet door de open lucht naar de zaal. Zorg voor genoeg ruimte in de kleedkamers probeer minimaal 1m² per danser aan te houden. Aan de buitenkant van de kleedkamer vermelden welke vereniging en hoeveel personen er aanwezig zijn. Een vereniging niet in twee verschillende kleedkamers zetten tenzij dit in overleg met deze vereniging en wedstrijdcommissaris goed bevonden is. Als de mogelijkheid er is probeer voldoende te ventileren. Probeer om verenigingen die aangesloten zijn bij IIG, een aparte kleedruimte aan te bieden. Zij hebben nl andere regels m.b.t. heren in de kleedkamers als DFN. Het is verboden voor mannen in de kleedkamer.

10. Inschrijftafel        

Vaste inschrijfgelden zie resumé kosten, dansen na de loting afgemeld betekent geen restitutie startgeld. Voor iedere vereniging een enveloppe klaarleggen met ingevulde startkaarten en kwitantie van het inschrijfgeld, buitenkant enveloppe vermelden inhoud en aantal deelnemers en begeleiders. Tijdens de loting ontvangt u van de DFN functionaris een lijst waarop de danser(s) moeten worden aangekruist. Reserve startkaarten en kwitanties gereed houden i.v.m. wijzigingen. Zonder betaling geen startkaarten verstrekken. Deelnemers worden niet gestempeld. Begeleiders/bezoekers mag u stempelen . Aantal deelnemers/begeleiders vrij toegang volgens onderstaande: 1-10 dansers 11-20 dansers 21-30 dansers 31-40 dansers 41-50 dansers 51-60 dansers 61-70 dansers 71-80 dansers 81-90 dansers 91-100 dansers

1 begeleider 2 begeleiders 3 begeleiders 4 begeleiders 5 begeleiders 6 begeleiders 7 begeleiders 8 begeleiders 9 begeleiders 10 begeleiders

11. Kassa    

Vaste entree gelden zie resumé kosten, voor een titeltoernooi mag de organisator maximaal 50 % verhoging van de prijs. Vaste prijs programmaboekje. Bezoekers mag u stempelen. Alle DFN functionarissen hebben een legitimatie bewijs.

6 Toernooi Handboek

12. Prijsuitreiking             

    

De organisator zorgt zelf voor een ereschavot. De organisator zorgt voor nieuwe bekers. Nummer 1 - 2 - 3 dienen tegelijk naar voor te komen en tegelijk worden uitgereikt. (zorg dat 3 personen de beker kunnen uitreiken) Er mag geen verschil van formaat zijn in de bekers ten aanzien van ere divisie/ 1e divisie/carnavalsklasse. Minioren krijgen allemaal een beker. De prijsuitreiking van de minioren/junioren direct na de laatste categorie en niet na een pauze. U mag niet beginnen met het opruimen voor of tijdens de prijsuitreiking. Zorg voor een sfeervolle prijsuitreiking. Het aantal bekers word bepaald door het aantal deelnemers per categorie 12 deelnemers 3 prijzen en 15 deelnemers 4 bekers en daarboven 5 prijzen. Als twee deelnemers gelijk zijn geëindigd, dus 2 maal 1e dan vervalt officieel de 2e plaats, maar hier is de organisator vrij in om toch die 2e plaats toe te kennen. Op titeltoernooien het seizoen vermelden en niet het jaartal dwz periodekampioen 2015/2016. Wisselbekers zijn toegestaan mits er op de uitnodiging van het toernooi bekent gemaakt word met welke voorwaarde deze prijzen worden gewonnen. Deelnemers dienen zelf de gewonnen prijs op te halen in kostuum tijden de prijsuitreiking, als een deelnemer besluit om naar huis te gaan voor de officiële prijsuitreiking vervalt de beker aan de organisatie. Bekers worden niet nagestuurd. Deelnemers dienen zelf de gewonnen prijs op te halen in kostuum. Dus niet in trainingspak op het podium. In overleg met DFN mag een andere persoon van de vereniging de beker ophalen. Het is niet toegestaan het podium te verlaten tijdens de prijsuitreiking. Het is verboden mobiele telefoons op het podium. Tijdens het Open Nederlands Kampioenschap wordt de ranglijst gehanteerd voor de prijsuitreiking. Dus niet de dagprijs.

13. Algemene belangrijke opmerking          

Zorg voor een officiële opening van uw toernooi met volksliederen en welkomstwoord. Een eventuele openingsdans valt buiten het toernooi d.w.z. als uw toernooi om 10.00 uur begint is uw opening voor die tijd. Om 10.00 uur moet de eerste deelnemer het podium op gaan. Als er een speciale persoon is die uw toernooi opent probeer dan de toespraak kort maar krachtig te houden, dit i.v.m. uw tijdschema. Voor aanvang toernooi voorstellen van de DFN functionarissen. Instrueer uw presentator goed hoe hij/zij de deelnemers mag aankondigen. D.w.z. startnummer, naam deelnemer, vereniging, thema dans. Geen superlatieven zoals meervoudig Nederlands kampioen etc. Bij alle toernooien zullen de punten niet na iedere dans maar aan het einde van de categorie bekent worden gemaakt. Zorg dat er iemand van uw organisatie achter de coulissen aanwezig is om het binnen/buiten brengen van attributen in goede banen te leiden. Zorg voor een emmer met water en een dweil achter het podium. Het werkt prettig als er van uit uw organisatie een aanspreekpunt is voor de wedstrijdcommissaris. Het is voor iedereen prettig als uw medewerkers herkenbaar zijn door middel van een batch of T-shirt. 7 Toernooi Handboek

   

 

Als er plaatselijke pers aanwezig is zorg dan dat deze niet storend hun werk kunnen doen, evt. filmen van deelnemers buiten uw eigen vereniging om toestemming vragen aan desbetreffende vereniging. Alle materialen die u in bruikleen had van de DFN graag na toernooi inleveren bij de wedstrijdcommissaris. Indien deelnemers, begeleiders of publiek zich schuldig maken aan ernstig wangedrag kunt u in overleg met de wedstrijdcommissaris de betreffende personen laten verwijderen. De DFN is bevoegd personen waarbij door de DFN is besloten dat zij aan evenementen, toernooien en festivals georganiseerd onder auspiciën van de DFN niet mogen deelnemen de toegang tot het evenement te ontzeggen en hen zo nodig te laten verwijderen. ook al zijn deze personen uitgenodigd door u als organisator. Zorg dat uw toernooi waardig verloopt, bedenk dat de DFN sportiviteit, transparantie en gezelligheid hoog in het vaandel hebben staan in het belang van alle deelnemers. In niet voorziene gevallen beslist het DFN bestuur.

14. Resume kosten Afdracht DFN € 75,00 Het huren van dansvinyl via DFN is niet verplicht maar het dansvinyl wat U elders huurt moet van dezelfde kwaliteit zijn en uitsluitend in overleg met wedstrijdcommissaris Afdracht kampioenschappen Open Nederlands Kampioenschap € 125,00 Vaste inschrijfgelden

leden

Solo Paar / duo Groepen Bij te laat inschrijven ( na de loting ) € 4

niet leden

€ 16,00 € 20,00 € 16,00 € 20,00 € 20,00 € 24,00 extra inschrijfgeld per dans

Bonden waarmee het DFN samen werkt (2015-2016 IIG) Hiervoor geldt niet het limiet aantal toernooien, maar wel extra inschrijfkosten. Vaste entree gelden Volwassenen € Kinderen tot 12 jaar en 65+ € Programmaboekje € Bij titeltoernooien zijn de entreegelden met

4,00 2,00 1,00 50 % verhoogd

Seizoenkaart Deze kan door de vereniging aangevraagd worden voor 1 november d.m.v. inschrijfformulier dat te downloaden is op de website. Deze is persoonlijk en niet overdraagbaar. Geldig als entree bewijs voor alle toernooien van DFN van dat seizoen.

8 Toernooi Handboek