N0205-192-WV-sh
Bilthoven, 29 mei 2002
Toelichting bij de geactualiseerde NZR inkoopvoorwaarden Op 26 april 1991 zijn de NZR-inkoopvoorwaarden gedeponeerd bij de griffie van de arrondissementsrechtbank te Utrecht. In 2001 is het project actualisatie inkoopvoorwaarden van start gegaan met als doel (zoals de naam al wel doet vermoeden) het actualiseren van deze inkoopvoorwaarden. Bij brief van heden wordt het eindresultaat van het werk in dit project, de teksten van de geactualiseerde inkoopvoorwaarden aan de leden van de stuurgroep aangeboden. De stuurgroepleden zullen vervolgens de teksten ter vaststelling en accordering aan hun respectievelijke besturen voorleggen. Deze notitie dient ertoe om de respectievelijke besturen te informeren over de voortgang van het traject, een toelichting te geven over de inkoopvoorwaarden zelf en tevens als leeswijzer bij de voorliggende teksten Projectorganisatie Er is een projectorganisatie in het leven is geroepen om de klus van actualisatie van de ‘oude’ NZR-inkoopvoorwaarden te klaren. Deze projectorganisatie bestaat uit: De stuurgroep, waarin de opdrachtgevers bij dit project vertegenwoordigd zijn: - NVZ, (Duurd Aanen) - Arcares, (Erwin Winkel - GGZ Nederland (Rob Gerzon) - VGN (Jan-Hein Zeijlstra) De klankbordgroep bestaande uit: enkele inkopers vanuit de NVILG: - Gert Walhof, - José van Hoesel, - Jan Hoonhoud, namens de gezamenlijke opdrachtgevers: - Duurd Aanen Projectleiding deze is in handen van Zorg Consult Nederland: - Wim Veenendaal - Hans Visser De projectleider participeert zowel in de stuurgroep als ook in de klankbordgroep.
1
De opdracht De opdracht, zoals deze is geformuleerd door de gezamenlijke opdrachtgevers en is bevestigd in de stuurgroep, betreft kort samengevat: ‘Actualisatie van de bestaande NZR-inkoopvoorwaarden’ Conclusies naar aanleiding van de opdracht Nadere discussie over de reikwijdte van de opdracht heeft geleid tot een tweetal conclusies die in hoge mate bepalend zijn voor het uiteindelijk eindresultaat. De opdracht betreft nadrukkelijk niet het (bijna) geheel opnieuw ontwerpen, of zeer ingrijpend herschrijven van de inkoopvoorwaarden (alsof er nog geen NZR-inkoopvoorwaarden zouden zijn). Uitgangspunt voor de actualisatie zijn derhalve de bestaande NZR-inkoopvoorwaarden, die, daar waar nodig of gewenst, dienen te worden aangepast. 1.
Geen uitbreiding van de inkoopvoorwaarden naar nieuwe terreinen (‘aanpalende terreinen’) De oorspronkelijke NZR-inkoopvoorwaarden richten zich met name op de ge- en de verbruiksartikelen, ‘bulkgoederen’, qua omvang de grote meerderheid van de totale inkoop van goederen door instellingen in de zorgsector. Meer concreet: de NZR-inkoopvoorwaarden zijn dus niet specifiek ontworpen voor meer individueel bepaalde ‘investeringsgoederen’, of de inkoop van diensten, hoewel de voorwaarden daarbij zeker wel bruikbaar kunnen zijn. Ook de geactualiseerde inkoopvoorwaarden richten zich derhalve nadrukkelijk op dit terrein van ge- en verbruiksartikelen. De inkoopvoorwaarden worden niet uitgebreid met regelingen die zich richten op ‘aanpalende terreinen’, zoals: Inkoop van diensten, inkoop ICT/automatiseringscontracten, investeringsgoederen en onderhoudscontracten. Een uitzondering hierop is gemaakt voor zicht- en proefzendingen en consignatie, waarvoor aanvullende voorwaarden aan het slot van de nieuwe inkoopvoorwaarden zijn opgenomen.
2.
Continuïteit van de balans in rechtspositie tussen instelling en leverancier De inkoopvoorwaarden, van toepassing op transacties tussen instellingen en leveranciers, hebben invloed op de rechtsposities van beide partijen. In de oude NZR-inkoopvoorwaarden is gezocht naar een juiste balans tussen de rechten en de verplichtingen van beide partijen. Gezocht is naar zodanige voorwaarden dat enerzijds een prima rechtspositie voor de inkopende partij wordt gerealiseerd, die anderzijds tevens voor de leverancier in beginsel acceptabel is (dus niet het ‘vel over de neus trekken’). Uit de ons ter beschikking staande informatie blijkt dat in de achterliggende jaren de inkoopvoorwaarden in de praktijk voor leveranciers wel acceptabel zijn. Uiteraard is er hier en daar (in individuele gevallen) zeker kritiek en commentaar op de inkoopvoorwaarden van leveranciers2
zijde, maar over het geheel genomen blijken de inkoopvoorwaarden zeer breed door instellingen van toepassing te kunnen worden verklaard (en dus door de leveranciers geaccepteerd). In de nieuwe inkoopvoorwaarden is het uitgangspunt geweest om in beginsel deze balans in rechtspositie uit de oude voorwaarden niet te verstoren, dit tenzij daarbij concrete onderwerpen uitdrukkelijk redenen voor zijn. Er is dus niet voor gekozen, om daar waar maar mogelijk, de voorwaarden eenzijdig in het voordeel van instellingen aan te scherpen. Dit zou de inmiddels gerealiseerde acceptatie door leveranciers in gevaar brengen. Het is niet de bedoeling om allerlei nieuwe onderhandelingen met leveranciersorganisaties over de nieuwe voorwaarden uit te lokken. Om deze reden zijn de leveranciers dan ook niet betrokken in de projectorganisatie. Werkwijze klankbordgroep Het accent van de werkzaamheden voor het daadwerkelijk concipiëren van de geactualiseerde inkoopvoorwaarden lag in de periode van oktober 2001 tot en met januari 2002. Een korte periode dus van maar enkele maanden, waarin door de leden van de klankbordgroep zeer hard is gewerkt. Kort samengevat zijn daarin de volgende activiteiten uitgevoerd: 1.
Verzamelen van informatie en materiaal • Uitgangspunt zijn de NZR-inkoopvoorwaarden, gedeponeerd op 26 april 1991 bij de rechtbank te Utrecht, nummer 221/91. Voorts is gebruik gemaakt van de begeleidende brief van de NZR van 25 april 1991, waarmee de tekst van de NZR-inkoopvoorwaarden aan de lidinstellingen van de NZR is toegezonden, alsmede de NZf-info van 21 september 1992, met aangehecht de aanvullende toelichting; • In 1998/’99 is door de NVILG bij de leden van de NVILG geïnformeerd naar commentaar op de NZR-inkoopvoorwaarden. De reacties daarop van een flink aantal inkopers zijn geïnventariseerd en gebundeld; • (eigen) inkoopvoorwaarden van een aantal instellingen, in veel gevallen gebaseerd op de NZR-inkoopvoorwaarden (soms precies gelijk); • ander materiaal ingebracht door de leden van de klankbordgroep, waaronder: kanttekeningen van het NIA (1999), onderzoek door FHI naar de toepassing algemene inkoopvoorwaarden NZF, leveringsvoorwaarden, mantelovereenkomsten automatiseringsapperatuur; • brief Albert Hein inzake ‘code of conduct’ in de food-sector; • materiaal inzake ‘aanpalende terreinen’, waaronder BiZa voorwaarden; • eigen commentaar en ervaringen leden van de klankbordgroep.
3
2.
Selectie van commentaar uit het beschikbare materiaal is allereerst commentaar op de NZRinkoopvoorwaarden gedistilleerd en per onderwerp op een rijtje gezet; • vervolgens is een eerste selectie gemaakt: een deel van het commentaar richtte zich zeer specifiek op het aanvullen van de inkoopvoorwaarden met een aantal ‘aanpalende terreinen’. Het betrof met name voorstellen tot uitbreiding naar: inkoop van diensten, inkoop ICT/diensten/automatisering, investeringsgoederen en onderhoudscontracten. Dit valt buiten het bestek van de opdracht; een deel van het commentaar was inmiddels achterhaald (millenniumclausule); juridische vragen en commentaar (gereserveerd voor de juridische toets). •
3.
4.
Discussie en het opstellen van concepten • de resterende punten van commentaar, aangevuld met eigen kanttekeningen vanuit de klankbordgroep, zijn vervolgens in een aantal vergaderingen van de klankbordgroep besproken aan de hand van de tekst van de oude NZR-inkoopvoorwaarden; • de voorgestelde wijzigingen en aanpassingen zijn enkele malen verwerkt in concept nieuwe inkoopvoorwaarden, die vervolgens onderwerp van gesprek zijn geweest in de klankbordgroep; • één en ander heeft uiteindelijk geleid tot een conceptversie inkoopvoorwaarden waarin derhalve met name de inhoudelijke en de vanuit de praktijk ingegeven wijzigingen warren verwerkt. Juridische toets het concept zoals hierboven (zie punt 3) benoemd, is vervolgens, tezamen met de juridische vragen/opmerkingen uit de eerste inventarisatie (zie hierboven onder 1 en 2), alsmede de juridische vragen uit de klankbordgroep ter juridische toetsing voorgelegd; • de juridische toetsing is uitgevoerd door de heer mr. R. Glas van Zorg Consult Nederland; • één en ander heeft geleid tot een nieuw concept inkoopvoorwaarden, waarin dus tevens alle juridische kanttekeningen zijn verwerkt. •
5.
Finale bespreking in de klankbordgroep Het uiteindelijke concept is wederom besproken in de klankbordgroep. Toegevoegd ten behoeve van het gesprek in de klankbordgroep was tevens een geschreven toelichting door de heer mr. R. Glas (die bij dit gesprek tevens in de klankbordgroepvergadering aanwezig was)
4
6.
Definitieve versie geactualiseerde inkoopvoorwaarden de laatste wijzigingen op het voorliggende concept uit de finale bespreking in de klankbordgroep zijn verwerkt in de definitieve tekst geactualiseerde inkoopvoorwaarden; • de teksten zijn vervolgens opgestuurd naar de leden van de klankbordgroep, alsmede aan de leden van de stuurgroep. •
Werkwijze en bespreking in de stuurgroep. De eerste bijeenkomst van de stuurgroep was in december 2000. Daarin is de start gemaakt van het project, de samenstelling van de klankbordgroep vastgesteld en met name de opdracht naar de klankbordgroep, het beschikbare budget, en het tijdstraject duidelijk geformuleerd en vastgelegd. Tussentijds (in de stuurgroepvergadering van september 2001) is de voortgang van de werkzaamheden door de klankbordgroep aan de stuurgroep teruggerapporteerd. Overigens werden de leden van de stuurgroep op gezette tijden (buiten stuurgroepvergaderingen) op de hoogte gehouden van voortgang en ontwikkelingen door de vertegenwoordiger van de opdrachtgevers (Duurd Aanen). Nadat het werk van de klankbordgroep was afgerond met een concepttekst geactualiseerde inkoopvoorwaarden, is deze tekst door de stuurgroep in een tweetal vergaderingen besproken. Allereerst op 28 maart. 2002. In hoofdlijnen kon de stuurgroep zich vinden in de nieuwe tekst. Wel is afgesproken dat men de tekst intern en bij achterbannen (enkele inkopers uit het ‘eigen veld’) nog wilde voorleggen. Daarnaast was er de behoefte om ook van de NMA een opvatting te vernemen over de voorwaarden. Voorts is afgesproken dat de betrokkenen in de projectorganisatie (de leden van de klankbordgroep) op de hoogte gehouden zullen worden van de voortgang. Andere organisaties waarmee tijdens het traject contact is geweest zullen, na de vaststelling van de definitieve tekst van de geactualiseerde inkoopvoorwaarden, daarover worden geïnformeerd. De tweede (finale) stuurgroepbespreking was op 16 mei 2002. Daaraan voorafgaand is het commentaar van de achterbannen verzameld en verwerkt in de tekst inkoopvoorwaarden. Ook van het NMa is een reactie per e-mail ontvangen, waaruit niet blijkt dat de tekst met het oog op de mededingingsproblematiek aan zou moeten worden gepast. Tenslotte is afgesproken dat de stuurgroepleden nog tot 23 mei 2002 gelegenheid zouden hebben om commentaar op de voorliggende tekst bij de projectleiding in te dienen. Aansluitend is het finale concept geactualiseerde inkoopvoorwaarden opgesteld, hetgeen bij deze aan alle stuurgroepleden wordt toegezonden.
5
Hoofdpunten geactualiseerde inkoopvoorwaarden Toegevoegd: Aanhef, definities (artikel 1), artikel over hulpmiddelen ten behoeve van ingebruikname/gebruik, (artikel 12), artikellid over de expiratiedatum (13.7), artikel over orde veiligheid en milieu (artikel 15), slotbepaling, artikel 22 (over aannemen van giften), aanvullende voorwaarden zicht- en proefzendingen en consignatie (artikel 28 en 29), Volgorde op een aantal punten gewijzigd (logischer volgorde): • artikel 4 (nieuw), wijzigingen, (was artikel 9); • artikel 12 (nieuw artikel), daarin is opgegaan de tweede zin uit het oude artikel 9 (wijzigingen): “de instelling is bevoegd modificaties et cetera”; • artikel 14 (nieuw), gesteriliseerde medische hulpmiddelen (was 5 oud); • het oude artikel 11 over kwaliteit, garantie en keuring is opgeknipt: apart artikel over kwaliteit: nu artikel 11 (nieuw); apart artikel over keuring: nu artikel 13 (nieuw); • de term ‘garantie’ uit de aanhef van het oude artikel 11 wordt niet gebruikt in de nieuwe teksten. Over de huidige volgorde: • allereerst (zoals te doen gebruikelijk): aanhef, definities en toepasselijkheid; • totstandkoming (artikel 3) en wijziging (artikel 4) van de overeenkomst; • artikelen 5 t/m 10 werken enkele onderwerpen uit die overeenkomst nader uit: prijzen, levering, verpakking en verzending, overgang van eigendom en risico, hulpmiddelen ten behoeve van de levering, facturering en betaling; • in de artikelen 11 t/m 15 zijn de onderwerpen gegroepeerd die heel in het algemeen de rechtspositie van de instelling waarborgen ten aanzien van de kwaliteitseisen van het geleverde. Allereerst artikel 11: het algemeen kwaliteitsartikel, dan de hulpmiddelen die nodig zijn voor het gebruik (artikel 12: nieuw), dan de keuring (13), gesteriliseerde medische hulpmiddelen (14) en orde veiligheid en milieu (15); • aan het eind staan (zoals te doen gebruikelijk): aansprakelijkheid (19), ontbinding (20), toepasselijk recht en geschillen (21) en de slotbepaling (22); • daarachter tenslotte de aanvullende voorwaarden specifiek voor bepaalde situaties: verrichten van enkele diensten (23 t/m 27), en zichten proefzendingen en consignatie. Groot aantal kleinere wijzigingen In de geactualiseerde inkoopvoorwaarden zijn een groot aantal kleinere wijzigingen opgenomen die wij hier niet alle zullen noemen. Deze richten zich op bijvoorbeeld: •
duidelijker woordgebruik (bijvoorbeeld de term ‘vaste aanbieding’ (artikel 2.1 oud) is vervallen, en de term ‘hulpmiddelen’ (artikel 8 oud) is 6
• • •
•
duidelijker uitgewerkt naar hulpmiddelen ten behoeve van de levering (artikel 9 nieuw) en ten behoeve van gebruik (artikel12 nieuw); heldere definities (zie bijvoorbeeld in de definities de termen ‘order’ en ‘offerte’); verbetering van de tekstuele kwaliteit; nieuwe ontwikkelingen (bijvoorbeeld elektronisch dataverkeer en fax worden nu genoemd), en de verwijzingen naar ‘gulden’ is vervangen door ‘euro’ (artikel 5 nieuw); juridische eventualiteiten (het begrip ‘zaak’, uit de oude voorwaarden is vervangen door ‘goederen’, de ‘wet steriele hulpmiddelen’ (artikel 5 oud) is tegenwoordig het besluit gesteriliseerde medische hulpmiddelen (artikel 14 nieuw), Incoterms 1990 (artikel 4 oud) is vervangen door de laatste versie van incoterms in artikel 6 nieuw, het begrip ‘verzuim’ in artikel16 oud is vervangen door het begrip ‘in gebreke’ in artikel 20 nieuw).
Enkele wijzigingen benoemd • aanhef: de inkoopvoorwaarden van NVZ, Arcares, GGz Nederland en VGN; • definities: elektronisch dataverkeer en fax wordt gelijkgesteld aan schriftelijk; • artikel 3: offerte van de leverancier is kosteloos; • artikel 4: (dit is het oude artikel 9) toegevoegd is “in overleg met de leverancier”. In de praktijk bleek dat leveranciers veel problemen hadden met dit artikel: de onevenredige bevoegdheid van de instelling om de overeenkomst te wijzigen. Leidde tot veel discussie. De formulering is nu dus wat afgezwakt. De tweede volzin uit artikel 9 (oud) is verplaatst naar artikel 12 (nieuw); • artikel 6.2: toegevoegd: als leverancier overschrijding van de levertijd verwacht, dan moet de instelling schriftelijk worden geïnformeerd; • artikel 6.4: toegevoegd is dat eventuele verbonden kosten in overleg aan de instelling kunnen worden doorberekend. Ook dit is een afzwakking, zie ook de motivatie hierboven bij artikel 4; • artikel 7.1: formulering is aangepast, zodanig dat daaronder ook wettelijke voorschriften inzake verpakkingseisen vallen; • artikel 7.2: de omschrijvingen zijn uitgebreid (vgl. met artikel 6.2 oud); • artikel 9.3: toegevoegd is dat de leverancier de hulpmiddelen weer moet teruggeven; • artikel 10: nieuw (vergeleken met art. 10 oud) is dat tussen levering en betaling een tussenstap wordt ingevoerd, namelijk facturering. De betaling is met name aan de facturering gekoppeld; • artikel 11: de term ‘garantie’ is vervallen, deze wordt in het spraakgebruik teveel gerelateerd aan de ‘garantieperiode’, die eigenlijk een beperking van aansprakelijkheid betekent. Dat is precies niet de bedoeling, vandaar het niet gebruiken van deze term. Vervangen door ‘staat ervoor in’. Verder regelde artikel 11 eigenlijk twee verschillende zaken, de algemene kwaliteitswaarborg en de keuring. Helderder om deze twee verschillende onderwerpen op verschillende plekken te regelen. (11 nieuw: kwaliteit, en 13 nieuw: keuring). De algemene kwaliteitswaar7
•
•
•
• •
• • • • •
•
borg (natuurlijk een van de belangrijkste artikelen) komt hiermee veel beter tot zijn recht; artikel 13: let op: artikel 13.9 bevat de algemene regeling (dus niet enkel bij een keuring) wat een instelling kan doen als het geleverde niet ‘in orde’ is (deze bepaling is niet veranderd, dit was art. 11.0 oud); toegevoegd is 13.7, over de expiratiedatum van geleverde goederen. Deze regel stond in artikel 5 oud en gold dus enkel voor ‘steriele hulpmiddelen’. De werking wordt dus uitgebreid naar allerlei andere producten (bijvoorbeeld dus ook ‘food-producten’); artikel 5.3 oud (over steriele hulpmiddelen) is vervallen (artikel 5 oud is in de nieuwe tekst artikel 14). Deze regeling valt nu onder de algemene regeling (voor alle producten) van artikel 13.7 nieuw; artikel 15: nieuw artikel over orde veiligheid en milieu; artikel 16: uitbreiding naar geheimhouding niet enkel door de leverancier zelf maar ook door het personeel van de leverancier en personeel van ingeschakelde derden; artikel 20: koptekst is veranderd (was, in artikel 16 oud, ‘beëindiging’); artikel 21: het oude artikellid 17.2 (met de bepaling dat LUF en LUVI niet van toepassing zijn) is vervallen; artikel 22: slotbepaling, nieuw artikel over het niet aannemen van giften; artikel 24: nieuw toegevoegd dat eigendom en risico overgaan op het moment van oplevering; artikel 28: nieuw toegevoegd artikel over zicht- en proefzendingen. Rekening is gehouden met het convenant van 28 mei 1998 over dit onderwerp tussen FHI het instrument en de NVILG; artikel 29: Nieuw toegevoegd een artikel over consignatie.
Aanbevelingen klankbordgroep en stuurgroep Klankbordgroep Er is door de klankbordgroep hard gewerkt aan de actualisatie van de inkoopvoorwaarden. De klankbordgroep is tevreden met het resultaat dat aan de stuurgroep wordt voorgelegd, dit met de aanbeveling dat de klankbordgroep als geheel achter dit resultaat kan staan. Wel maakt de klankbordgroep daarbij nadrukkelijk de kanttekening dat veel reacties uit het veld over de NZR-inkoopvoorwaarden zich nu juist op aanpalende terreinen richtten, hetgeen buiten het bestek van deze actualisatie valt. Juist op deze terreinen is de vraag vanuit ‘het veld’ naar aanvullende voorwaarden, voorbeelden of modellen, die instellingen een ondersteuning kunnen bieden om in de onderhandeling met leveranciers te komen tot evenwichtige en meer gebalanceerde voorwaarden. Nu nog moet veel door instellingen zelf worden uitgezocht of uitgevonden (hetgeen veel energie kost) en/of moet er worden onderhandeld op basis van (meestal wel bestaande) leveringsvoorwaarden van leveranciers (meestal nogal eenzijdig gunstig voor de leverancier). Bij haar onderzoek constateerde de klankbordgroep met name behoefte aan aanvullende regelingen op de volgende terreinen (hierboven al genoemd): 8
• • • •
inkoop van investeringsgoederen; inkoop ICT diensten/automatisering; inkoop van diensten; onderhoudscontracten.
Er zijn op enkele van deze terreinen wel (informele) modellen, voorbeelden of voorwaarden beschikbaar die in de praktijk in meer of mindere mate worden gebruikt. De klankbordgroep heeft in dit kader het volgende materiaal verzameld: • • •
model-investeringcontract; BiZa-voorwaarden bij de inkoop van ICT diensten; model onderhoudscontract.
Gelet op de reacties in het veld beveelt de klankbordgroep als geheel dan ook aan om aan deze onderwerpen in een separaat (nieuw) traject aandacht te besteden. Gebruik kan wellicht worden gemaakt van de publiciteit die de introductie van de geactualiseerde inkoopvoorwaarden met zich zal meebrengen. Aandacht op deze aanpalende terreinen zal voorzien in een grote behoefte (die voor wat betreft de inkopers) wellicht zelfs meer prioriteit heeft dan de thans bijna afgeronde actualisatie. Stuurgroep Ook de stuurgroep is tevreden met het voorliggende resultaat en constateert dat de stuurgroep als geheel achter het voorliggende resultaat staat. De stuurgroepleden zullen het finale concept inkoopvoorwaarden naar hun respectievelijke besturen geleiden met het verzoek dit te accorderen en vast te stellen in de eerstvolgende bestuursvergadering zodat de tekst begin juli 2002 namens alle vier de brancheverenigingen kan worden gedeponeerd bij de arrondissementsrechtbank te Utrecht. Voor wat betreft de aanbeveling van de klankbordgroep inzake een nieuw (separaat) traject betreffende de aanpalende terreinen merkt de stuurgroep op dat zij daar niet uitgebreid op is ingegaan. Het betreft immers een vraag die de opdracht aan de projectorganisatie te buiten gaat. De stuurgroep overweegt dat op deze vraag wellicht op een later moment kan worden teruggekomen. Prioriteit voor nu is het vaststellen van de nieuwe inkoopvoorwaarden.
9
