TINJAUAN SISTEM INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Diploma III Program StudiKomputerisasi Akuntansi
Oleh : Birna Permata Ayu/11008004 Haryo Soendoro/11008040 Pembimbing : Apriani Puti Purfini,S.Kom.
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2008
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK TINJAUAN SISTEM INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA Oleh: Birna Permata Ayu/110008004 Haryo Soendoro/11008040 Bandung, Juli 2010 Diketahui, Pembimbing Akademis
Pembimbing Teknis
Apriani Puti Purfini, S.kom. NIP. 4127. 70. 67. 005
Sumiyati NIK. 010238469
Disetujui, Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Dony Waluya Firdaus, S.E. NIP. 4127. 70. 67. 002
ABSTRAK Kelurahan Cipinang Besar Utara, merupakan salah satu perangkat daerah yang memiliki tugas pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintah kota Jakarta. Dalam melaksanakan tugas pokok, Kelurahan Cipinang Besar Utara pada Pemerintah Kota Jakarta mempunyai fungsi yaitu melayani masyarakat, miningkatkan mutu pelayanan masyarakat, memajukan dalam pemberdayaan masyarakat, sebagai aparatur pemerintah yang mengatur wilayahnya
tertib
dan
aman,
dan
melaksanakan
pembangunan masyarakat yang lebih maju. Metode penulisan yang digunakan oleh penulis adalah metode studi lapangan yang meliputi observasi langsung, wawancara, pengumpulan dokumentasi dan studi pustaka. Ringkasan laporan yang ditulis penulis sangat menunjang bagi beberapa apek-aspek untuk mengetahui bagaimana SPJ itu disusun, apa saja yang ada dalam laporan SPJ, Kesiapa SPJ itu dilaporkan. Oleh karena itu
penulis dapat mengetahui segala aspek kegiatan di Kelurahan Cipinang Besar Utara mengenai tentang SPJ.
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim, Assalammualaikum Wr. Wb Alhamdulillahirabbil’alamin, penulis penjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat karuniaNya, penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan Kerja Praktek ini yang berjudul “TINJAUAN SISTEM INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA” guna memenuhi salah satu syarat dalam mata kuliah Kerja Praktek, program studi Komputerisasi Akuntansi, jenjang DIII, Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini masih terdapat kesalahan-kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu saran, kritik, dan masukan sangat diharapkan untuk perbaikan dan penyempurnaan laporan Kerja Praktek ini.
Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan laporan Kerja Praktek terutama kepada Allah SWT yang telah memberikan hidayah, kesehatan serta pemikiran penulis agar dapat terselesaikan penulisan laporan Kerja Praktek, tak lupa penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada yang terhormat : Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, Selaku
1.
Rektor Universitas Komputer Indonesia. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc,
2.
Selaku
Dekan
Fakultas
Teknik Dan
Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia. 3.
Dony Waluya Firdaus, S.E., Selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Indonesia.
4.
Supriyati, S.E., Selaku Dosen Kordinator Kerja Praktek yang telah membimbing penulis dalam menyusun laporan Kerja Praktek.
5.
Apriyani Puti Purfini, S.Kom., Selaku Dosen pembimbing akademis yang telah bersedia
membantu membimbing dalam
penyelesaian
laporan Kerja Praktek. Bapak Iwan Heriawan, SE., Selaku
6.
Lurah
Cipinang
Besar
Utara
yang
telah
membantu dan memberikan kesempatan penulis untuk melakukan kegiatan Kerja Praktek di Kelurahan Cipinang Besar Utara. Ibu Sumiyati, Selaku pembimbing teknis
7.
lapangan yang membantu dalam membimbing dan mengarahkan kegiatan di Kelurahan Cipinang Besar Utara. Seluruh staf
8.
Kelurahan Cipinang Besar
Utara
dan Bendahara Pembantu Pengeluaran
yang
telah
meluangkan
waktu
dalam
pemikirannya untuk membantu penulis. 9.
Keluarga
yang
telah
selama
ini
memberikan motifator, sayang, dan doa kepada penulis 10. Semua pihak yang telah banyak membantu atas
terselesaikannya laporan Kerja Praktek ini namun tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Atas segala amal kebaikan seluruh pihak yang penulis sebutkan dan penulis tidak sebutkan, mudahmudahan Allah SWT memberikan pahala yang berlipat ganda. Akhir kata semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi semua pihak yang membaca, meskipun pada umumnya masih banyak kekurangan dan jauh untuk dikatakan sempurna. Amin. Bandung, juli 2010
Penulis
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL ........................................................i LEMBAR PENGESAHAN ........................................ii ABSTRAK ...................................................................iii KATA PENGANTAR.................................................iv DAFTAR ISI .............................................................viii DAFTAR TABLE .......................................................xi DAFTAR GAMBAR .................................................xii DAFTAR SIMBOL ..................................................xiii DAFTAR LAMPIRAN.............................................xvi BAB I PENDAHULUAN ............................................1 1.1 Latar Belakang Masalah ................................1 1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek .........3 1.2.1 Tujuan Kerja Praktek ...........................4 1.3 Metode Kerja Praktek ....................................5 1.4 Kegunaan Kerja Praktek ................................6
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ...................7 1.5.1 Lokasi Kerja Praktek ...........................7 1.5.2 Waktu Kerja Praktek ...........................8 1.6 Sistematika Penulisan Kerja Praktek .............8 Halaman BAB II PROFIL KELURAHAN CIPINANG BESAR UTARA .........................................................10 2.1 Sejarah Kelurahan Cipinang Besar Utara.....10 2.2 Visi dan Misi Kel. Cipinang Besar Utara.....14 2.2.1 Visi Kel. Cipinang Besar Utara .........14 2.2.2 Misi Kel. Cipinang Besar Utara ........14 2.3 Moto dan Slogan ..........................................14 2.3.1 Moto Kel. Cipinang Besar Utara .......14 2.2.2 Slogan Kel. Cipinang Besar Utara ....15 2.4 Struktur Kelurahan Cipinang Besar Utara ...19 2.5 Deskripsi Jabatan .........................................19 2.6 Aspek Kegiatan Kelurahan ..........................26 BAB III LAMA DAN JENIS KEGIATAN KERJA PRAKTEK ...................................................31 3.1 Lama Kerja Praktek .....................................31 3.2 Jenis Kegiatan Kerja Praktek .......................32
BAB IV KEGIATAN YANG MENJADI TOPIK PELAPORAN KERJA PRAKTEK .............34 4.1 Landasan Teori .............................................34 4.1.1 Sistem ..................................................34 41.2 Informasi ..............................................35 4.1.3 Sistem Informasi .................................36 4.1.4 Surat Pertanggung Jawaban ................37 4.2 Pembahasan Pelaporan Kerja Praktek .........39 4.2.1 Fungsi Yang Terkait ...........................39 4.2.2 Dokumen Yang Digunakan .................40 4.2.3 Prosedur Yang Terkait ........................42 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ..................51 5.1 Kesimpulan ..................................................51 5.2 Saran ............................................................52 DAFTAR PUSTAKA ..............................................54 LAMPIRAN .............................................................55 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................56
DAFTAR TABEL Halaman TABEL 1.1 Waktu Kerja Praktek ..............................8 TABEL 1.2 Makna Lambang DKI Jakarta .............18 TABEL 1.3 Jadwal Penyusunan Laporan Kerja Praktek ..................................................32
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kelurahan Cipinang Besar Utara ...........................19
DAFTAR SIMBOL SIMBOL FLOWCHART Sumber: Jogiyanto, Analisis dan Perancangan Sistem SIMBOL Proses
ARTI Mempresentasikan operasi
Dokumen
I/O dalam format yang dicetak
Penyimpanan Data
Data yang di simpan ke dalam Database yang di input secara komputer
Dokumen Rangkap
Dokumen yang dicetak berangkap 3
Keputusan
Keputusan dalam program
Anak Panah
Merepresentasikan alur kerja
Manual Operation
Operasi Manual
Terminator
Awal / akhir flowchart
Penjelasan
Digunakan untuk komentar tambahan
Penghubung
Keluar ke atau masuk dari bagian lain flowchart khususnya halaman yang sama Pengarsipan dokumen
Arsip
T
Input / Output
Manual Input
Merepresentasikan Input data atau Output data yang diproses atau Informasi. Input yang dimasukkan secara manual dari keyboard
DAFTAR LAMPIRAN
1.
Usulan Anggaran Kelurahan Cipinang Besar Utara pada tahun anggaran 2009
2.
Laporan Buku Kas Umum Kelurahan Cipinang Besar Utara tahun anggaran 2009
3.
Laporan Buku Pajak pph 21 Kelurahan Cipinang Besar Utara tahun anggaran 2009
4.
Laporan Buku Panjar Kelurahan Cipinang Besar Utara tahun anggaran 2009
5.
Fotocopy Surat Lamaran Kerja Praktek
6.
Fotocopy Surat balasan Kerja sama
7.
Fotocopy Surat Kerja Sama
8.
Fotocopy Daftar Kehadiran Kerja Praktek
9.
Fotocopy Aktivitas Kerja Praktek
10.
Fotocopy Kartu Bimbingan Kerja Praktek
11.
Fotocopy Kesediaan Bimbingan Kerja Praktek
12.
Fotocopy Penilaian Kerja Praktek Dari Instansi
13.
Fotocopy Penilaian Kerja Praktek Dari Institusi
14
Fotocopy Tanda Bukti Penyerahan Laporan Kerja Praktek
15.
Lembar Kuesioner Dari Instansi
BAB I
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah Pada zaman reformasi, regulasi peraturan tentang
pengelolaan keuangan daerah demikian cepat dalam perubahan-perubahannya seiring dengan tuntutan zaman yang mengarah kepada akuntabilitas dan transparence, sehingga dalam penyajian harus cepat dan akurat. Saat ini di tingkat pemerintah maupun didaerah pada prinsipnya dalam pengelolaan keuangan, sudah dimulai sejak tahun 2002 yang dikelola secara terkomputerisasi atau on-line dari
seluruh
unit
kerja
yaitu
dengan
lahirnya
Memorandum Anggaran (MA). Pelaksanaan anggaran di pemerintah pusat maupun di tingkat daerah pada dasarnya bersifat khusus karena setiap pemerintah daerah perlu pengembangan dan pembangunan
yang
ada
melalui
anggaran.
Dari
pelaksanaan anggaran yang diberikan dan dikelola oleh pemerintah daerah perlu malaporkan dan membuat Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) ke tingkat pusat. Surat Pertanggung
Jawaban
(SPJ)
pada
tingkat
daerah
merupakan salah satu betuk laporan keuangan yang
gunanya mencatat seluruh kegiatan dan segala aspek mengenai laporan keuangan, dan dikelola sesuai dengan bukti atau dokumen lainnya. Penyusunan laporan SPJ pada dasarnya diatur dalam keputusan tingkat daerah masing-masing yang diatur oleh pemerintah pusat untuk mengetahui pengeluaran atau pemasukan pada kegiatan instansi pemerintahan daerah dengan tujuan mengawasi laporan keuangan yang berguna agar anggaran yang diberikan dari pemerintah pusat dapat digunakan dengan baik pada instansi tingkat daerah. Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) setiap anggaran pemasukan dan pengeluaran di tingkat daerah Kelurahan Cipinang Besar Utara di catat atau dibuat oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan yang saling berkordinasi dengan Lurah, Sekretariat Kelurahan, dan Seksi Pelayanan Umum kemudian hasil Laporan SPJ diserahkan ke Walikota dan Biro Keuangan. Penulis melaksanakan kerja praktek pada awal bulan Maret 2010 sampai dengan akhir bulan April 2010. Penulis
menyusun
laporan
kerja
praktek
yang
dilaksanakan pada bulan Mei 2010 sampai dengan bulan Juni 2010.
Penulis melaksanakan kerja praktek di Kelurahan Cipinang Besar Utara yang terletak di Jl Swadaya No 2 Jakarta Timur pada bagian keuangan. Berdasarkan permasalahan di atas maka penulis mengambil judul “TINJAUAN SISTEM INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA”. 1.2
Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek
1.2.1
Maksud Kerja Praktek Maksud penulis dalam pembuatan laporan kerja
praktek ini untuk mengetahui mengenai SPJ yang ada di Kelurahan
Cipinang
Besar
Utara,
serta
untuk
memperoleh data-data yang berkaitan dengan judul yang penulis
ambil
yaitu
“TINJAUAN
SISTEM
INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN(SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA”.
1.2.2
Tujuan Kerja Praktek
Tujuan penulis dalam melaksanakan kerja praktek di Kelurahan Cipinang Besar Utara adalah sebagai berikut: •
Untuk mengetahui prosedur Pembuatan Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) pada Kelurahan Cipinang Besar Utara, serta mempelajari tentang sistem informasi yang terkait dengan judul : “TINJAUAN LAPORAN
SISTEM SURAT
INFORMASI PERTANGGUNG
JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA”. •
Untuk mengetahui dan mempelajari apa saja catatan maupun dokumen yang terkait dalam Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) pada Kelurahan Cipinang Besar Utara.
•
Untuk mengetahui pihak yang terkait dalam pembuatan Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) di buat oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan dan berkordinasi dengan Lurah,
Sekretariat
Kelurahan,
Pelayanan Umum. 1.3
Metode Kerja Praktek
dan
Seksi
Metode yang penulis buat dalam laporan kerja praktek ini adalah metode Day Release yaitu suatu penyelenggaraan kerja paktek yang dilaksanakan pada setiap minggu dan pada hari-hari tertentu yang penulis lakukan dalam perusahaan ini ialah mengumpulkan data yang berkaitan dengan judul penulis buat. Beberapa teknik pengumpulan data yang di lakukan dalam penulisan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: A. Observasi Penulis melakukan suatu pengamatan terhadap apa yang harus dibuat dalam laporan yang penulis buat yaitu dengan cara melakukan Observasi secara objektif di Kelurahan Cipinang Besar Utara, Jakarta Timur. B. Wawancara Penulis
melakukan
langsung
terhadap
pertanyaan-pertanyaan Bendahara
Pengeluaran
Pembantu Kelurahan serta Seksi Pelayanan Umum yang berkaitan dengan judul yang penulis buat. C. Dokumentasi
Penulis
membuat
laporan
dengan
cara
mengumpulkan data-data yang terkait dengan judul yang penulis buat. D. Studi Pusaka Penulis
melakukan
pengumpulan
beberapa
buku/referensi tentang Sistem Informasi, Analisa Sistem Informasi serta buku pendukung Surat Pertanggung jawaban sebagai referensi yang ada di perusahaan untuk dijadikan suatu pedoman dalam penulisan kerja praktek ini. 1.4
Kegunaan Kerja Praktek Penulis sangat berharap dalam penulisan laporan
Kerja Praktek ini bisa dibaca dan bisa bermanfaat bagi : 1. Penulis Penulis melaksanakan kerja praktek ini dapat mengetahui tentang kegiatan apa saja yang ada di Kelurahan Cipinang Besar Utara mengenai pembuatan SPJ.
2. Perusahaan
Dalam melaksanakan kerja praktek yang penulis laksanakan dapat memberikan masukan yang bersifat
positif
mengenai
Sistem
Informasi
laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) yang berada di Kelurahan Cipinang Besar Utara. 3. Akademis Penulis melaksanakan kerja praktek ini agar dapat menjadi suatu penjelasan kepada pihak akademis tentang tata cara prosedur pembuatan Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) yang ada di Kelurahan Cipinang Besar Utara. 1.5
Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
1.5.1
Lokasi Kerja Praktek Sesuai dengan lokasi penulis dalam melakukan
penelitian kerja praktek pada Kelurahan Cipinang Besar Utara yang beralamatkan Jl. Swadaya No. 2 Telp. (021) 8505212 - Fax (021) 8516057 Jakarta.
1.5.2 Waktu Kerja Praktek
Penulis melaksanakan Kerja Praktek di Kelurahan Cipinang Besar Utara pada bulan Maret 2010 sampai dengan bulan April 2010. Di bawah ini adalah bentuk tabel jadwal penulis dalam melaksanakan Kerja Praktek: TABEL 1.1 Waktu Kerja Praktek
No 1
Hari Waktu Selasa 08.00-16.00
Kegiatan Melaksanakan Kerja
2
Rabu
Praktek Melaksanakan Kerja
08.00-11.00
Praktek 1.6
Sistematika Penulisan Kerja Praktek Penulis pada pembuatan Laporan Kerja Praktek ini
menggunakan
sistematika
penulisan
agar
mudah
dipahami dan memudahkan dalam penyusunan. Di bawah ini adalah bentuk sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Penjelasan dari isi bab ini yaitu menyangkup tentang Latar Belakang Masalah, Maksud dan Tujuan Kerja Praktek, Metode Kerja Praktek, Kegunaan Kerja Praktek,
lokasi dan Waktu Kerja Praktek serta Sistematika Kerja Praktek. BAB II PROFIL PERUSAHAAN Penjelasan dari isi bab ini memuat tentang Sejarah, Visi dan Misi, Motto, Struktur Organisasi, Deskripsi Jabatan serta Aspek Kegiatan Instansi. BAB III LAMA DAN JENIS KERJA PRAKTEK Penjelasan dari isi bab ini memuat tentang Lama Kerja Praktek dan Jenis Kegiatan Kerja Praktek dilaksanakan oleh penulis. BAB IV KEGIATAN LAPORAN KERJA PRAKTEK Penjelasan dari isi bab ini memuat pembahasan yang akan dibahas dengan sesuai judul penulis “TINJAUAN SISTEM
INFORMASI
LAPORAN
SURAT
PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA”. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Penjelasan dari isi bab ini memuat tentang hasil kesimpulan serta saran dari Laporan Kerja Praktek ini.
BAB II Profil Kelurahan Cipinang Besar Utara 2.1
Sejarah umum Kel. Cipinang Besar Utara Kelurahan Cipinang Besar Utara Merupakan salah
satu instasi negara yang dibawah naungan Departemen Dalam Negri. Diawali pada zaman Hindia Belanda sampai tahun 1942, Depdagri disebut Departement van Binnenlands Bestuur yang bidang tugasnya meliputi Jabatan
Kepolisian,
Transmigrasi,
dan
Agraria.
Selanjutnya pada Zaman pendudukan Jepang (tahun 1942-1945). Departement van Binnenland Bestuur oleh pemerintah Jepang diubah menjadi Naimubu yang bidang tugasnya meliputi juga urusan agama, sosial, kesehatan, pendidikan, pengajaran dan kebudayaan. Naimubu atau Kementrian Dalam Negeri berkantor di Jalan Sagara nomor 7 Jakarta sampai Proklamasi tanggal 17 Agustus 1945. Pada tanggal 19 Agustus 1945 Naimubu dipecah menjadi: A. Kementrian Dalam Negeri termasuk urusan agama, yang dalam perkembangan lebih lanjut
urusan agama dilepaskan dari Kementrian Dalam Negeri. B. Kementrian Sosial C. Kementrian Kesehatan D. Kementrian Pendidikan, pengajaran dan kebudayaan. Departemen Dalam Negeri adalah kelanjutan dari Kementrian Dalam Negeri yang dibentuk pada saat Kabinet Presidensial yang pertama Negara Republik Indonesia pada tahun 1945. Nama Departemen dipakai berhubungan Pertama
dengan
pada
dikeluarkannya
tanggal
26
surat
Edaran
Agustus
1959
No.1/MPR/RI/1959. Departemen Dalam Negeri dalam Kabinet
Pembangunan,
ditetapkan
berdasarkan
Keputusan Presiden RI No. 183 tahun 1968. Dan sejak berdirinya Depdagri yang bermula dari Kabinet Presidensial sampai dengan Kabinet Indonesia Bersatu sudah sering berganti beberapa menteri yang memegang Jabatan di Departemen Dalam Negeri. Oleh karena itu segala aspek untuk melengkapi aparatur dan pengawasan pada masyarakat diatur oleh PEMDA. Salah satu contoh PEMDA DKI JAKARTA yang memiliki
Kel. Cipinang Besar Utara untuk melayani masyarakat di sekitar wilayahnya. Kelurahan Cipinang Besar Utara termaksut Pemerintah DKI Jakarta, dan salah satu dari 8 (delapan) Kelurahan yang terletak dibagian utara kecamatan Jatinegara, Kota Jakarta Timur dengan batas batas wilayah sebagai berikut :
Batas Utara
: Kelurahan Pisangan Baru.
Batas Timur
:
Jalan
Cipinang
Jaya
Dan
Kelurahan Muara. Batas Selatan :
Kelurahan
Cipinang
Besar
Selatan. Batas Barat
: Jalan D.I. Panjaitan Kelurahan
Rawa Bunga. Wilayah Cipinang Besar Utara memiliki Luas tanah seluas 115,20 Ha. Wilayah Kelurahan Cipinang Besar Utara terdiri dari 192 Rukun Tetangga dan ada 14 Rukun Warga. Kelurahan Cipinang Besar Utara memiliki beberapa sasaran program diantaranya :
A. UPAYA MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN •
Meningkatkan SDM aparat termasuk reward & punsnishment.
•
Menghilangkan KKN (pungli/calo)
•
Memberikan
pemahaman
THD
aturan
(aparat/masyarakat). B. UPAYA
PENINGKATAN
PEMBANGUNAN
MASYARAKAT •
Meningkatkan
peran
TOMAS,TOKOH
dan
ULAMA,
fungsi
RT/RW,
DEKEL,
PKK,
KATAR & lapisan masyarakat. Sebagai mitra pembangunan masyarakat. •
Meningkatkan
kerjasama
dengan
lembaga
keuangan (koperasi dan ppmk) dalam rangka membantu usaha kecil. •
Memberikan
pembinaan
&
koordinasi
potwil/potmas yang koperatif. C. UPAYA MENCIPTAKAN TRANTIB •
Memprbaiki
&
meningkatkan
citra
aparat
trantib.Penerapan pendekatan persuasif represif
THD pelanggaran trantib (peraturan daerah 5 & 11 tahun 1988). 2.2
Visi dan Misi Kel. Cipinang Besar Utara
2.2.1
Visi Kelurahan Cipinang Besar Utara Terwujudnya pemerintahan yang berdaya (efektif
dan efisien) yang dihuni oleh masyarakat berpartisipasi dan sejahtera dalam lingkungan kehidupan yang aman. 2.2.2
Misi Kelurahan Cipinang Besar Utara A. Meningkatkan Mutu Pelayanan.
B. Meningkatkan Pemberdayaan Masyarakat. C. Menciptakan Ketentraman dan Ketertiban. 2.3
Moto Dan Slogan
2.3.1
Moto Kelurahan Cipinang Besar Utara pada dasarnya
memiliki moto yang berslogan sama dalam membangun Ibu Kota Jakarta yaitu “NYOK BARENG-BARENG KITE JAGA DAN KITA BANGUN IBU KOTA JAKARTA TIMUR”
2.3.2
Slogan
Pada gambar diatas yakni lambang “JAYA RAYA” yang Mempunyai arti dan makna. Pada gambar perisai segi lima yang didalamnya melukiskan gerbang terbuka. Didalam gerbang terbuka itu terdapat "Tugu Nasional" yang dilingkari oleh untaian (krans) padi dan kapas. Sebuah tali melingkar pangkal tangkai-tangkai padi dan kapas. Pada bagian atas pintu gerbang tertulis slogan “Jaya Raya”, Sedangkan di bagian bawah perisai terdapat lukisan ombak-ombak laut. Pinggiran Perisai digaris tebal dengan warna emas. Gerbang terbuka bagian atas berwarna putih, sedangkan huruf-huruf slogan “Jaya Raya” yang tertulis diatasnya berwarna merah. “Tugu
Nasional” berwarna putih. Untaian (krans) padi berwarna kuning dan untaian (krans) kapas berwarna hijau serta putih. Untaian (krans) padi berwarna kuning dan untaian (krans) kapas berwarna hijau serta putih. Ombak-ombak laut berwarna dan dinyatakan dengan garis-garis putih, kesemuanya ini dilukiskan atas dasar yang berwarna biru. Pengertian tentang Lambang Daerah Khusus lbu kota Jakarta Raya melukiskan pengertian-pengertian sebagai berikut : 1. Jakarta sebagai kota revolusi dan kota proklamasi kemerdekaan Indonesia : 2. Jakarta sebagai lbu-Kota Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pengertian kota dilambangkan dengan gerbang (terbuka). Kekhususan kota Jakarta sebagai kota revolusi dan kota proklamasi dilambangkan dengan “Tugu Nasional” yang melambangkan kemegahan dan daya juang dan cipta Bangsa dan rakyat Indonesia yang tak kunjung padam. “Tugu Nasional” ini dilingkari oleh untaian padi dan kapas, dimana pada permulaan tangkaitangkainya melingkar sebuah tali berwarna emas, yakni lambang cita-cita dari pada perjuangan Bangsa Indonesia
yang bertujuan suatu masyarakat adil dan makmur dalam persatuan yang kokoh dan erat. Dibagian bawah terlukis ombak-ombak laut yang melambangkan suatu ciri khusus dari Kota dan negeri kepulauan Indonesia. Keseluruhan ini dilukiskan atas dasar warna biru, warna angkasa luar yang membayangkan cinta kebebasan dan cinta damai bangsa Indonesia. Dan keseluruhan ini pula berada dalam gerbang, dan pada pintu gerbang itu terteralah dengan kemegahan yang sederhana sloka “Jaya Raya” satu slogan yang menggelorakan semangat segala kegiatankegiatan Jakarta Raya sebagai lbu kota dan kota perjuangan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dan keseluruhan ini pula berada dalam kesatuan yang seimbang pada bentuk perisai segi-lima yang bergaris tebal emas, sebagai pernyataan permuliaan terhadap dasar falsafah negara “Pancasila”. Tentang arti bentuk lukisan serta warna masingmasing dapat dijelaskan sebagai berikut :
TABEL 1.2 Makna Lambang DKI Jakarta Pintu Gerbang
- Lambang kota, lambang kekhususan Jakarta sebagai pintu keluar masuk kegiatan-kegiatan nasional dan hubungan intemasional.
Tugu Nasional
- Lambang kemegahan, daya-juang dan cipta.
Padi/Kapas
- Lambang kemakmuran.
Tali Emas
- Lambang pemersatuan dan kesatuan.
Ombak Laut
- Lambang kota, negeri kepulauan.
Slogan “Jaya Raya”
- Slogan perjuangan Jakarta
Bentuk Perisai Segi Lima
- Pancasila Warna
Mas Pada Pinggir Perisai
- Kemuliaan Pancasila.
Merah Sloka
- Kepahlawanan
Putih Pintu Gerbang
- Kesucian
Putih Tugu Nasional
- Kemegahan kreasi mulya
Kuning
Padi/Hijau
Putih
- Kemakmuran dan keadilan
Kapas Biru
- Angkasa bebas dan luas
Ombak Putih
- Alam laut yang kasih.
2.4
Struktur Organisasi Kel.Cipinang Besar Utara
Pada umumnya dalam berorganisasi pastilah ada struktur organisasi, Kelurahan Cipinang Besar Utara memiliki struktur yang diatur dalam Peraturan Gubernur, strukturnya sebagai berikut : LURAH CIPINANG BESAR UTARA IWAN HERIAWAN, SE NIP. 470057263 / 109845
WAKIL LURAH BAMBANG NOVIANTO S. SOS, MM NIP. 470059909 / 117279
SEKERTARIS KELURAHAN NOWAWI, SIP NIP. 470050880
SEKSI PEMERINTAHAN, TRANTIB ROYANI NIP. 470057062
KASIE PEREKONOMIAN IDA RETNONINGDIAH NIP. 010090411
KASIE SARANA & PRASARANA SUBIANTO NIP. 470058688
STAFF PEGAWAI
SEKSI KESJ. MASYARAKAT BASORIH NIP. 470057403
SEKSI KEBERSIHAN &LINGKUNGAN MOMON SUMARNO NIP. 470049546
SEKSI PELAYANAN UMUM SUMIYATI NIP. 0101238469
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU SRI LUMININGSIH NIP. 470063107
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kel. Cipinang Besar Utara
2.5
Deskripsi Jabatan Penjelasan Mengenai kedudukan, tugas serta fungsi
di Kelurahan Cipinang Besar Utara diatur dalam UUD dan Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta Nomor 147 Tahun 2009 yang terdiri dari :
A.
Lurah
Pada dasarnya Lurah memiliki tugas yang sebagaimana diatur dalam peraturan Gubernur Ibu Kota Jakarta yang terdapat pada Bagian II Pasal 5 yang berisi: a) Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas
dan
fungsi
Kelurahan
sebagaimana
dimaksud dalam pasal 3; b) Mengoordinasikan pelaksanaan tugas sekretariat
Kelurahan dan Seksi; c) Melaksanakan koordinasi dengan puskesmas; d) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja
Perangkat
Daerah
(UKPD)
dan/atau
instansi pemerintah pusat/swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi kelurahan; dan e) Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan; f) Melaksanakan
koordinasi
dengan
unsur
musyawarah pimpinan Kelurahan; g) Melaksanakan
pembinaan
organisasi
kemasyarakatan diwilayah kelurahan; dan
h) Melaporkan, dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. B.
Sekretariat Kelurahan Tugas Sekretariat Kelurahan mempunyai tugas yang
sebagaimana diatur dalam Pasal 8 : a) Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Kelurahan
sesuai
dengan
lingkup
tugasnya; b) Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Kelurahan
sesuai
dengan
lingkup
tugasnya; c) Megoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan; d) Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis Kelurahan; e) Melaksanakan
monitoring
dan
evaluasi
pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan;
f) Menyelenggarakan
musyawarah
perencanaan
pembangunan Kelurahan; g) Melaksanakan pengelolaan kepegawaian; h) Melaksanakan pengelolaan keuangan; i) Melaksanakan pengelolaan barang; j) Melaksanakan surat menyurat dan kearsipan; k) Memelihara dan merawat prasarana dan sarana kerja; l) Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor; m) Melaksanakan pengeloaan ruang rapat/penemuan Kelurahan; n) Melaksanakan upacara dan pengaturan kegiatan acara Kelurahan; o) Menyiapkan,
mengumpulkan
dan
menyusun
bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Sekertariat; p) Pengkoordinasikan
penyusunan
laporan
(keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas) Kelurahan; dan q) Melaporkan
dan
mempertanggung
pelaksanaan tugas Sekertariat.
jawabkan
C.
Seksi/Kasie Pelayanan Umum Tugas dari pada Seksi Pelayanan Umum sebagai
berikut: (1) Seksi Pelayanan Umum merupakan unit kerja lini Kelurahan
dalam
pelaksanaan
umum
di
Kelurahan. (2) Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Lurah a) Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkungan tugasnya; b) Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Kelurahan
sesuai
dengan
lingkup
tugasnya; c) Melaksanakan pelayanan perizinan dan non perijinan yang dilimpahkan ke Kelurahan; d) Melaksanakan koordinasi dengan Unit Kerja Dinas/Badan
dan/instansi
pemerintah/swasta
terkait, dalam rangka pelayanan perizinan dan non perijinan kepada masyarakat; e) Melaksanakan bimbingan dan konsultasi kepada aparat
dan
masyarakat
yang
membutuhkan
Kelurahan; f) Memberikan pelayanan dan informasi Kelurahan, pembangunan dan pemberdayaan masyarakat kepada yang membutuhkan; g) Memfasilitasi warga yang ingin menyampaikan
masukan, aspirasi/pendapat Kelurahan; h) Menerima, memandu dan mengarahkan setiap
orang/warga
pihak
berkunjung/mendatangi/memerlukan
yang pelayanan
Kelurahan; i) Menerima, mencatat dan menyerahkan kepada Sekertariat
seluruh
surat
yang
masuk
ke
Kelurahan; j) Menyusun, memelihara dan menyajikan secara terbuka
jenis
pelayanan
Kelurahan
dengan
mencantumkan persyaratan dan biaya yang dibutuhkan;
k) Melaksanakan kegiatan publikasi dan pelayanan Kelurahan; l) Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas seksi Pelayanan Umum dan; m) Melaporkan
dan
mempertanggung
jawaban
pelaksanaan tugas seksi Pelayanan Umum D.
Bendahara Pengeluaran Pembantu Tugas maupun peranan kerja Bendahara Pengeluaran
Pembantu di Kelurahan disebut juga pejabat fungsional yang secara fungsionalnya bertanggung jawab kepada Kuasa Bendahara Umum Negara di Kelurahan Cipinang Besar Utara atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya. penerimaan,
Serta mencatat semua kegiatan menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan dan mempertanggung jawabkan uang yang berada dalam pengelolaannya merupakan fungsi dari Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan. 2.6
Aspek Kegiatan Kel. Cipinang Besar Utara Kelurahan Cipinang Besar utara memiliki beberapa
aspek kegiatan sesuai dengan misi Kelurahan Cipinang Besar Utara termaksud perusahaan yang bergerak di
bidang jasa yang melayani seluruh masyarakat. Kegiatan di Kelurahan Cipinang Besar Utara adapun kegiatannya adalah sebagai berikut : A. Pemerintahan
Kelurahan Cipiang Besar Utara merupakan Kelurahan yang menyediakan sarana untuk warga dalam membangun kegiatan atau sarana maupun pra sarana yaitu tentang: •
Kependudukan
•
Retribusi Kebersihan/SPRT
•
Pajak Bumi dan Bangunan
•
Pembinaan RT/RW
•
Pertahanan
•
Dewan Kelurahan
B. Urusan Trantib Dan Linmas Kejadian dibidang Ketentraman dan Ketertiban di Kelurahan Cipinang Besar Utara ini juga diadakan urusan trantib meliputi: •
Kriminalitas dan Politik
•
Pembinaan Pertahanan Sipil
•
Kesatuan Bangsa
•
Penertiban PMKS
•
Koordinasi
•
Pelayanan Masyarakat Bidang Trantib
C. Urusan Pemberdayaan Masyarakat Dengan adanya sarana pemberdayaan masyarakat sangat besar manfaatnya bagi seluruh warga di sekitar Kelurahan Cipinang Besar Utara dengan kegiatan-kegiatan yang sering dilakukan yang meliputi: •
Bidang Agama
•
Keluarga Berencana
•
Sarana kesehatan
D. P K K Untuk lebih meningkatkan kegiatan PKK Kelurahan Cipinang Besar Utara maka dengan surat Keputusan Menteri Dalam Negari Nomor 28 Tahun 1984 tentang Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) Dan Keputusan Gubernur KDKI Jakarta Nomor 3195, Tahun 1984 Tentang Susunan Organisasi tatakerja dalam mekanisme dan pelaksanaan.
E. Pendidikan Umum
Di Kelurahan Cipinang Besar Utara juga mengadakan pendidikan untuk warga saranasarana di Kelurahan Cipinang Besar Utara sangat memadai seperti pendidikan: •
TK SWASTA
•
TK NEGERI
•
SD SWASTA
•
SD NEGERI
•
SLTP SWASTA
•
SLTP NEGERI
•
SLTA SWASTA
•
SLTA NEGERI
•
AKADEMI
•
PT (TENAGA KERJA)
F. Kebudayaan Dan Kesenian Sebagai salah satu pencerminan dari keanekaragaman budaya dan kesenian dari suku bangsa Indonesia ini yang berada di Ibu Kota Jakarta, Adapun jenis kesenian yang berada di
wilayah Kelurahan Cipinang Besar Utara antara lain: •
MARAWIS
•
BARONGSAI
•
REOG PONOROGO
G. Keolahragaan
Dalam rangka melaksanankan program “ Memasyarakatkan
Olah
Mengolahragakan
Masyarakat”
Kelurahan
Cipinang
Besar
Raga Utara
dan warga telah
melaksanakan berbagai olah raga walaupun dengan keterbatasan sarana dan prasarana. H. Sarana Sosial Kelurahan Cipinang Besar Utara sangat mendahului sarana sosial yaitu penampungan anak yatim, Rumah Jompo, Rumah Penitipan Anak, Rumah Singgah. I. Pelayanan Dibidang Pemberdayaan Dalam rangka menanggulangi kekurangan pangan bagi warga pra KS wilayah Kelurahan Cipinang Besar Utara Pemerintah bekerjasama
dengan Dolog DKI Jakarta setiap bulannya memberikan bantuan beras OPK bagi keluarga Pra sejahtera masing-masing 10kg Per KK dengan harga murah dan terjangkau sedangkan penyalurannya dikordinir oleh PPKB masingmasing RW. Selain itu ada juga Pra sarana Majelis Tak’lim ini mengadakan suatu pengajian setiap bulan yang dilaksanakan di Kelurahan Cipinang Besar Utara dan Pembinaan Karang Taruna untuk wadah Pembinaan Remaja Generasi Muda
melalui
Pengkaderan
wadah
Generasi
inilah Penerus
Pembinaan dilaksanakan
demikian itu adalah segala sesuatu dalam Kelurahan Cipinang Besar Utara di dalam maupun disekelilingnya (warga).
BAB III LAMA DAN JENIS KEGIATAN KERJA PRAKTEK 3.1
Lama Kerja Praktek Sesuai dengan mata kuliah semester 4 yang
mewajibkan mahasiswa/i untuk kerja praktek, dengan itu penulis membuat LAPORAN KERJA PRAKTEK untuk memenuhi salah satu mata kuliah KERJA PRAKTEK. Oleh karena itu penulis melakukan kerja praktek pada bulan Maret 2010 sampai dengan bulan Apri 2010 di Kelurahan Cipinang Besar Utara. Kegiatan kerja praktek penulis mingikuti sesuai prosedur yang telah diberikan oleh Kel. Cipinang Besar Utara untuk melakukan kegiatannya dengan baik. Dengan sesuai kesepakatan bersama penulis melakukan
kerja
praktek
dilingkungan
Kelurahan
Cipinang Besar Utara yang diberi kesempatan kepada Pembimbing Kelurahan Cipinang Besar Utara dalam melakukan kerja praktek sesuai waktu yang telah
dianjukan oleh penulis yaitu pada hari selasa dan rabu, dikarenakan untuk menyesuaikan jadwal kuliah. Metode yang digunakan penulis dalam kerja praktek adalah “Day Release” yaitu penyelengaraan kerja praktek dilakukan pada setiap minggu pada hari-hari tertentu. Ada pun bentuk jadwal lama kerja praktek yang dilakukan oleh penulis sebagai berikut : TABEL 1.3 Jadwal Penyusunan Laporan Kerja Praktek Keterangan
February
Tahun 2010
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Pengambilan Matkul KP Mengajukan KP Dit erima Untuk KP Pelaksanaan KP Menyusun KP Bimbingan KP Pengumpulan Laporan KP
3.2
Jenis Kegiatan Kerja Praktek Aktifitas yang dilakukan penulis selama
melaksanakan kegiatan Kerja Praktek sesuai dengan
judul penulis “ TINJAUAN SISTEM INFORMASI LAPORAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ) PADA KEL. CIPINANG BESAR UTARA” yang dimana penulis menyusun laporan Kerja Praktek yang berguna untuk mengetahui tentang data-data serta informasi yang berkaitan dengan SPJ, bagaimana cara alur pembuatan laporan SPJ yaitu dengan beberapa cara sebagai berikut : a) Mengumpulkan
data-data/dokumen
yang
bersumber secara rill yang di berikan oleh staf Kel. Cipinang Besar Utara dan Bendahara terkait kepada penulis utuk dapat disusun dengan baik. b) Mencari informasi yang berkaitan sesuai judul
yang ditentukan penulis baik berupa dokumen serta wawancara kepada staf di lingkungan Kel. Cipinang Besar Utara dan Bendahara yang membuat laporan SPJ. c) Membantu bendahara dalam mengisi Buku Kas
Umum
Pengeluaran
dan
Penerimaan,
dan
mempelajari tentang Buku Pengesahan SPJ, dan Buku Pembantu Pajak PPH 21, sebagai salah satu menyusun SPJ Kel. Cipinang Besar Utara.
BAB IV KEGIATAN YANG MENJADI TOPIK PELAPORAN KERJA PRAKTEK 4.1
Landasan Teori Sebelum penulis memaparkan isi dari laporan kerja
praktek ini, Penulis harus mempunyai landasan teori yang kuat guna bisa dijadikan referensi nantinya dan dapat mempertanggung jawabkan isi dari laporan kerja praktek. Oleh karena itu pada sub bab ini penulis akan memuat teori-teori yang berhubungan dengan judul laporan kerja praktek menurut beberapa sumber referensi. 4.1.1
Sistem Definisi sistem menurut Cole/Neuschel dalam buku
yang
berjudul
Sistem
Informasi
Akuntansi
mendefinisikan bahwa “Sistem ialah prosedur-posedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh (terintegrasi), untuk melaksanankan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”. (1994:3)
Definisi sistem menurut Moscove dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan bahwa “Sistem ialah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu”.(1994:2)
Definisi sistem menurut Murdick dalam buku yang berjudul Akuntansi Publik mendefinisikan bahwa “Sistem ialah suatu kumpulan elemen-elemen yang dijadikan satu tujuan umum”.(1994:2)
Berdasarkan penjelasan penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem merupakan skema, entity dari bagian yang berhubungan untuk mendapatkan hasil dan tujuan tertentu yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan merupakan elemen yang menjadi satu untuk suatu tujuan umum. 4.1.2
Informasi Definisi informasi menurut Davis dalam Abdul
Kadir buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”.(2003: 28)
Definisi informasi menurut Moscove dalam buku yang
Berjudul
Sistem
Informasi
Akuntansi
mendefinisikan bahwa “Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses pengolahan data”. (1994:4)
Berdasarkan penjelasan dapat mengambil kesimpulan bahwa informasi merupakan keluaran hasil suatu proses data yang diolah, pengolahan yang berguna untuk para pemakain yang menerima keputusan saat ini dan yang akan datang. 4.1.3
Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut George H. Bodnar dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Manajemen mendefinisikan bahwa “Sistem informasi ialah sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat”.(2000:4)
Definisi sistem informasi menurut Romney dalam buku
yang
berjudul
Sistem
Informasi
Akuntansi
mendefinisikan bahwa: “Sistem
informasi
ialah
cara-cara
yang
diorganisasi
untuk
megumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan,
dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. (1997:16)
Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan dan menghasilkan informasi yang dapat berguna untuk para pemakai. 4.1.4
Surat Pertanggung Jawaban Defenisi pengertian Surat Pertanggung Jawaban
(SPJ) menurut buku Akuntansi Pemerintahan yang ditulis Dedi Nordiawan, Iswahyudi Sondi putra, Maulida Rahmawati SPJ mendefinisian bahwa “SPJ memberikan informasi keuangan yang lengkap, cermat dan dalam bentuk dan waktu yang tetap, yang berguna bagi pihak yang bertanggung jawab, terkait kegiatan unit pemerintahan. Fungsi Pertanggung
Jawaban
tersebut
mengambil
implikasi
bahwa
akuntansi pemerintahan selama satu periode bersangkutan, jadi dapat dikatakan bahwa fungsi Pertanggung Jawaban memiliki arti yang lebih luas dari sekedar ketaatan kepada peraturan. Pertanggung Jawaban juga mengharuskan untuk bijaksana dalam menggunakan sumber daya yang ada. Surat Pertanggung Jawaban pengeluaran
wajib mempertanggung jawabkan penggunaan atau ganti atau tambah UP kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya”.(1998:50)
Laporan Pertanggung Jawaban yang disampaikan mencakup: a) Buku Kas Umum b) Ringkasan pengeluaran per rinci objek yang
disertai dengan bukti pengeluaran yang sah c) Bukti atas penyetoran ppn/pph21
d) Register penutup kas Penulis menyimpulkan tentang penjelasan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) bahwa segala anggaran yang berbentuk pengeluaran dan pemasukan di kegiatan instansi pemerintah harus dilaporkan serta dibuatkan Surat
Pertanggung
Jawaban
dalam
penggunaan
anggaran biaya yang diberikan dari pemerintah pusat masing-masing agar biaya yang diberikan dapat di alokasikan dengan benar.
4.2
Pembahsan Pelaporan Kerja Praktek
4.2.1
Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Laporan Surat Pertanggung Jawaban pada Kel.Cipinang Besar Utara adalah sebagai berikut: A. Fungi Lurah
Lurah mempunyai tugas dan tanggung jawab mengakomodir seluruh kegiatan di kelurahan serta mengesahkan anggaran yang direncanakan, sampai
dengan
Pertanggung
pengesahan
Jawaban
yang
Laporan
Surat
dibuat
oleh
Bendahara Pembantu Pengeluaran Kelurahan. Fungsi Sekretariat Kelurahan. B. Fungsi Sekretariat Kelurahan Mengawasi dalam penggunaan anggaran yang diberikan dari pemerintah pusat dan setelah anggaran yang dikeluarkan. Sekretariat menerima laporan keuangan SPJ yang dibuat Bendahara Pengeluaran Pembantu. C. Fungsi Kasi Pelayanan Umum
Mengusulkan anggaran yang akan diajukan ke tingkat Walikota selama satu periode dan
selanjutnya anggaran yang digunakan untuk keperluan
kelurahan
maupun
rincian
bukti
pengeluaran dari pelaksanaan acara kegiatan diserahkan ke Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk pembuatan Laporan SPJ. D. Fungsi Bendahara Pengeluaran Pembantu Mengelola anggaran yang di dapat dari tingkat Walikota, mencatat seluruh transaksi yang terjadi di kelurahan hingga menyusun Laporan Surat Pertanggung Jawaban. 4.2.2
Dokumen Yang Digunakan Kelurahan Cipinang Besar Utara menggunakan
Sistem Informasi penyusunan laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) sesuai dengan peraturan daerah adalah sebagai berikut : A. RKO (Rencana Kegiatan Operasional) pada setiap
Kelurahan pastinya memiliki rencana kegiatan selama satu periode yang bertujuan agar kegiatan di
tingkat
Kelurahan
dapat
menjalankan
kegiatannya dengan baik, pada dokument RKO
ini terdapat jadwal rencana kegiatan yang sudah disusun oleh Kasie Pelayanan Umum. B. Proposal kegiatan adalah susunan acara kegiatan Kelurahan yang gunanya untuk mengesahkan acara kegiatan serta mencairkan dana yang dibutuhkan selama kegiatan di tingkat Kelurahan. C. Surat Pengesahan Anggaran adalah pengesahan
anggaran yang diajukan kelurahan yang disahkan tingkat Walikota
untuk dapat dapat dikelolah
lebih lanjut sesuai pengeluaran anggaran yang di olah untuk pengeluaran kelurahan. D. Buku Kas Umum yang digunakan di Kelurahan untuk mencatat segala anggaan dana yang keluar sehingga dalam pelaporan SPJ dapat disusun dengan baik. E. Buku Pajak PPh 21 digunakan sebagai pencatatan
penyetoran
pajak penghasilan
pegawai dan
sebagai salah satu syarat dalam penyusunan SPJ. F. Buku Panjar digunakan untuk mencatat rincian pengeluaran dana di Kelurahan agar dana yang dikeluarkan dapat dipertanggung jawabkan.
4.2.3
Prosedur Yang Terkait Sistem Informasi Laporan Surat Pertanggung
jawaban pada Kel. Cipinang Besar Utara terdiri dari berbagai prosedur yaitu: A. Kasi Pelayanan Umum membuat anggaran dan
rencana kegiatan operasional (RKO) selama satu periode. Form pengajuan anggaran di serahkan ke Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan dan Rencana Kegiatan Operasional (RKO) diserahkan ke Lurah untuk di otorisasi/tandatangani. B. Bendahara
Pengeluaran Pembantu Kelurahan
menerima form pengajuan anggaran selama satu periode untuk di buatkannya laporan usulan dan kemudian di cetak dokumen rangkap dua usulan anggaran yang di arsipkan dan di serahkan ke Sekretariat
Kelurahan
untuk
di
otorisasi/tandatangani. C. Sekretariat Kelurahan menerima Usulan anggaran
untuk di setujui atau tidak, jika di setujui maka Usulan
Anggaran
di
otorisasi/tandatangani
kemudian di serahkan ke Lurah dan jika tidak
Usulan Anggaran di serahkan kembali ke Kasi Pelayanan Umum untuk di revisi ulang. D. Lurah menandatangani Usulan Anggaran yang sudah di tandatangani Sekretariat Kelurahan yang kemudian di serahkan ke Tingkat Walikota untuk diproses. E. Usulan Anggaran yang diusulkan dari kelurahan,
Tingkat Walikota memberikan anggaran usulan berupa uang dan Buku Kas Umum, Buku pph 21, beserta
Buku
Panjar
yang
diserahkan
ke
Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk dapat dipertanggung jawabakan. F. Kasi Pelayanan Umum menerima RKO yang
sudah ditandatangani Lurah yang kemudian dibuatkannya
proposal
kegiatan
kemudian
ditandatangani Kasi Pelayanan Umum yang untuk di serahkan ke Bendahara Pengeluaran Pembantu. G. Bendahara
menerima
Pengeluaran Pembantu Kelurahan Proposal
kegiatan
yang
sudah
ditandatangani Kasi Pelayanan Umum kemudian di peroses mencatat pengeluaran di Buku Kas Umum yang hasilnya Buku Kas Umum yang
sudah diisi dan membuat kwitansi pengeluaran rangkap dua yang diarsipkan satu. H. Sekretariat
Kelurahan
menerima
kwitansi
pengeluaran dan menerima Bukti Pembayaran pph 21 dari masing-masing pegawai
dan
membuat rincian pengeluaran seta membuat rincian pph 21 pegawai, yang kemudian nantinya akan di serahkan ke Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan untuk dibuatkan laporan SPJ. I.
Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan menerima rincian pengeluaran untuk dicatat di Buku Panjar, dan rincian pembayaran pph 21 pegawai dicatat di buku pph 21 sehingga Buku Panjar dan Buku pph 21 yang sudah diisi akan dibut laporan SPJ.
J. Bendahara
Pengeluaran Pembantu Kelurahan
membuat laporan SPJ dari dokumen Buku Kas Umum yang sudah di isi, Buku Panjar yang sudah di isi dan buku pph 21 yang sudah di isi kemudian di cetak sehingga menghasilkan laporan SPJ yang terdiri dari laporan Buku Kas Umum, Buku
Panjar, Buku pph21 masing-masing diarsipkan dan di serahkan ke Sekretariat Kelurahan untuk ditandatangani. K. Sekretariat Kelurahan menerima hasil laporan SPJ yang di buat Bendahara Pengeluaran Pembantu Kelurahan untuk ditandatangani yang terdiri dari dokument Buku Panjar, Buku Kas Umum, dan Buku pph 21 yang sudah di cetak, kemudian dokument SPJ yang sudah ditandatangani di serahkan ke Lurah. L. Lurah menerima dokument SPJ yang sudah ditandatangani
Sekretariat
Kelurahan
lalu
ditandatangani oleh lurah untuk pengesahan kemudian akan di laporkan ke Tingkat Walikota. M. Tingkat
Walikota
menerima
laporan
SPJ
Kelurahan jika tidak di setujui maka harus direvisi selambat-lambatnya 10 bulan berikutnya, jika yam aka dibuatkan pengesahan laporan SPJ Kelurahan dan di input ke data base lalu di cetak bukti pengesahan laporan SPJ Kelurahan dan di serahkan ke bendahara pengeluaran pembantu.
KASIE PELAYANAN UMUM 10
mulai
5
membuat Anggaran dan RKO satu periode
RKO
1
Bukti Pembayaran pph21 pegawai
2
Kwitansi pengeluaran
3
Form Pengajuan Anggaran
Membuat rincian pengeluaran RKO *
1
Membuat proposal
Membuat rincian bukti pph21 pegawai
1 Proposal kegiatan
Mengajukan Biaya kegiatan operasional
Otorisasi Proposal kegiatan
Proposal kegiatan *
9
Rincian pengeluaran 2 rincian pembayaran pph21 pegawai
11
13
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU 8
1
9 Form Pengajuan Anggaran
Buku pph 21
Buku Panjar
Buku Kas Umum
15
14
12
Membuat lap. Usulan Anggaran selama satu periode
12
2
T
4
Membuat kwitansi
Rincian pengeluaran
14
Mencatat Rincian Pengeluaran
2
10 Buku Panjar yang Sudah diisi
11
Kwitansi Pengeluaran
1
Buku Kas Umum Yang sudah di isi
Rincian pembayaran pph 21 pegawai
Mencatat Rincian pph 21 pegawai
Mencatat Pengeluaran
13
Cetak usulan Anggaran
1 Usulan Anggaran
Proposal kegiatan *
Membuat laporan SPJ
15
Cetak laporan SPJ 19
Buku pph 21 yang sudah diisi
Laporan BKU Bukti pengesahan Laporan SPJ Kelurahan
selesai
Laporan pph21 T
Laporan Buku Panjar
16
T
SEKRETARIAT KELURAHAN 4
16
Usulan Anggaran
disetujui
Laporan BKU Laporan pph21
tidak
5
Laporan Buku Panjar
ya Otorisasi Usulan Anggaran
Usulan anggaran *
6
Otorisasi SPJ
Laporan BKU * Laporan pph21 * Laporan Buku Panjar *
17
LURAH 2
6
17
RKO
Usulan anggaran *
Laporan BKU *
Otorisasi RKO
Otorisasi Usulan Anggaran
RKO *
Usulan anggaran **
Laporan pph21 *
3
Laporan Buku Panjar *
Otorisasi SPJ
7 Laporan BKU ** Laporan pph21 ** Laporan Buku Panjar **
18
TINGKAT WALIKOTA 7
18
Usulan anggaran **
Laporan BKU ** Laporan pph21 **
Memberikan anggaran usulan kelurahan
Laporan Buku Panjar ** Beserta uang
disetujui
Buku kas umum Buku pph 21 Buku panjar
8
tidak
Harus direvisi dengan baik Selambat -lambatnya 10 bulan berikutnya
ya Membuat pengesahan SPJ Kelurahan
Laporan SPJ Kelurahan
Cetak pengesahan SPJ Bukti pengesahan Laporan SPJ Kelurahan
T
19
Keterangan : - RKO
: Rencana Kerja Operasional
- RKO *
: Dokument Rencana Kerja Operasional yang di otorisasi/tandatangani Lurah
- Proposal Kegiatan *
: Dokument proposal kegiatan yang di otorisasi/tandatangani Kasie Pel. Umum
- Usulan Anggaran *
: Dokument usulan anggaran yang di otorisasi/tamdatamgani Sekretariat Kelurahan
- Usulan Anggaran **
: Dokument usulan anggaran yang di otorisasi/tandatangani Lurah
- Laporan buku panjar * Laporan buku pph21 * Laporan BKU *
: Dokument laporan SPJ yang di otorisasi/tandatangani Sekretariat Kelurahan
- Laporan buku panjar ** Laporan buku pph21 ** Laporan BKU **
: Dokument laporan SPJ yang di otorisasi/tandatangani Lurah
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil Kerja Praktek dan pembahasan
pada BAB sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan yang dapat diajukan berdasrkan hasil pembahasan Kerja Praktek, yaitu : 1. Fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) adalah fungsi lurah, fungsi sekretariat kelurahan, fungsi kasi pelayanan umum, fungsi bendahara pengeluaran pembantu. 2. Dokumen
yang
digunakan
dalam
Sistem
Informasi Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) adalah Buku Panjar, Buku Kas Umum, Buku pph 21 yang diserahkan dari tingkat Walikota, Form Pengajuan Anggaran, Rencana Kerja Operasional (RKO), Proposal Kegiatan, Rincian Pengeluaran, Rincian Pembayaran pph21 pegawai, Usulan Anggaran, Laporan buku
panjar, buku pph21, buku kas umum, dan bukti pengesahan laporan SPJ Kelurahan 3. Prosedur yang terkait pada Sistem Informasi Laporan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) yang dimulai dari Kasi Pelayanan umum membuat RKO dan Anggaran selama satu periode, Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat laporan SPJ yang diisi dibuku panjar, buku kas umum dan buku pph 21 yang kemudian hasil laporannya
diserahkan
ke
ditandatangani
kemudian
diserahkan
tingkat
ke
Lurah
laporan
untuk tersebut
Walikota untuk di
sahkannya SPJ tersebut. 5.2
Saran Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan tersebut di
atas, penulis akan memberikan saran - saran yang diharapkan bermanfaat untuk Kelurahan Cipinang Besar Utara. Adapun saran - saran dari penulis adalah : 1. Diperlukannya
menggunakan
sebuah
aplikasi
database
yang
sebagai
sudah media
penyimapan data dalam pembuatan laporan Surat
Pertanggung Jawaban berbasis client server agar laporannya aman dan hanya pihak-pihak tertentu saja yang mengetahui. 2. Perlu adanya bagian Bendahara Pengeluaran
Pembantu yang mengelolah SPJ dengan teliti agar laporan SPJ yang di serahkan ke tingkat Walikota tidak ditolak dan di revisi ulang.
DAFTAR PUSTAKA 1.
Baridwan,
Zaki.
1994,
Akuntansi,
Edisi
2,
Yogyakarta: BPFE. 2.
George
H.Bodnar,
Williams.Hopwood.
2000,
Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Jakarta: Salemba Empat. 3.
Nordiawan, Dedi. 2006, Akuntansi Sektor Publik, Cetakan 2, Jakarta: Salemba Empat.
4.
Baldrick Siregar, Boni Siregar. 1999, Akuntansi Pemerintahan Dengan Sistem Dana, Edisi 2, Yogyakarta: STIE YKPN.
5.
Krismiaji, 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UUP AMP YKN.
6.
Susanto, Azhar. 2004, Sistem Informasi Akuntansi Konsep Dan Pengembangan Berbasis Komputer, Bandung: Lingga Jaya.
7.
Jogiyanto, 1990, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Ofset,.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama Lengkap
: Birna Permata Ayu
Nama Panggilan
: Bina
Tempat, Tgl Lahir
: Jakarta, 3 September 1990
Jenis Kelamin
: Wanita
Agama
: Islam
Status
: Belum Menikah
Alamat
: Perum BJI Cerewet Jl. Wijaya Kusuma Raya Blok D4 No 10 RT 08/014, Kelurahan Duren Jaya, Kec.Bekasi Timur, Kota Bekasi 17111
E-mail
:
[email protected]
Data Pendidikan Formal Birna Permata Ayu: No
Keterangan
Asal Sekolah
Tahun Lulus
1.
SD
SDN Bekasi
2002
2.
SMP
Jaya XI SMP
2005
Muhammadiyah 3.
SMA
47 Bekasi KORPRI, Bekasi
4.
Perguruan
Universitas
Sedang
tinggi
Komputer
Kuliah
Indonesia
2008
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama Lengkap
: Haryo Soendoro
Nama Panggilan
: Haryo “Oon” Soendoro
Tempat, Tgl Lahir
: Jakarta, 31 Mei 1989
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Agama
: Islam
Status
: Belum Menikah
Alamat
: Jl. Bintara 9 RT 05/02 No.22 Kp Setu, Kel.Bintara Jaya,Kec.Bekasi Barat, Kota Bekasi, 17134
E-mail
:
[email protected]
Data Pendidikan Formal Haryo Soendoro: No 1. 2. 3. 4.
Keterangan SD SMP SMA Perguruan tinggi
Asal Sekolah
Tahun
SDN Bintara Jaya
Lulus 2001
II, Bekasi SMPN 14
2004
Bekasi SMAN 3, Bekasi Universitas
2007 Sedang
Komputer
Kuliah
Indonesia
