Tinjauan Manajemen Januari 2012
Jurusan Kimia Fakultas MIPA Universitas Brawijaya Malang 2012
Daftar Isi
I.
Pelaksanaan _______________________________________________________________________ 1
II. Lingkup Pembahasan_______________________________________________________________ 1 III. Hasil dan Tindak Lanjut ____________________________________________________________ 2 3.1
Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 ___________________________ 2
3.2
Evaluasi Kepuasan Stakeholders_________________________________________________ 3
3.3
Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPA Siklus 9 ____________________________________ 4
3.4
Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 _______________ 6
3.5
Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu ____________________________________ 7
3.6
Continual Improvement _______________________________________________________ 13
IV. Lampiran__________________________________________________________________________ 14 Lampiran 1. Daftar Hadir Rapat Jurusan ________________________________________________ 14 Lampiran 2. Capaian Sasaran Mutu Jurusan Kimia _________________ Error! Bookmark not defined. Lampiran 3. Daftar Temuan AIM UKPA Siklus 9 untuk Jurusan Kimia _______________________ 16 Lampiran 4. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 _____________________________ 17
i
I.
Pelaksanaan Hari, tanggal
: Jumat, 28 Desember 2011 dan 6 Januari 2012
Jam
: 13.30 s.d 16.00 WIB
Tempat
: Ruang Pertemuan Jurusan Kimia, Gedung Timur Jurusan Kimia Lantai 2
Peserta
: Staf Dosen Jurusan Kimia (Lampiran 1)
II. Lingkup Pembahasan 2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 Sebagai Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) maka Jurusan Kimia dengan dua Program Studinya yaitu PS S-1 Kimia dan PS S-2 Kimia, mempunyai tugas meliputi : (1) Melaksanakan SPMI beserta auditnya, sehingga memenuhi persyaratan sertifikasi ISO 9001:2008; dan (2) Melaksanakan akreditasi program studi (APS). Sasaran Mutu Jurusan Kimia disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, merupakan beberapa indikator kinerja (key performance indicator/ KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun. 2.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders Stakeholders Jurusan Kimia terdiri dari stakeholders utama dan stakeholders lain. Stakeholders utama adalah mahasiswa Program S-1 dan S-2 Kimia, sedangkan stakeholders lain adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan Jurusan Kimia, baik internal maupun eksternal. 2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPA Siklus 9 Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja pelaksana pelaksana akademik (UKPA) Siklus 9, yang dilaksanakan menjelang Second Stage Assessment I SO 9001:2008. Jurusan Kimia merupakan auditee dalam AIM UKPA Siklus 9 tersebut. 2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 Setelah AI M UKPA Siklus 9, Jurusan Kimia juga menjadi auditee saat Second Stage Assessment ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB. 2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu Penyusunan program kerja merupakan agenda tahunan Jurusan Kimia untuk menetapkan program dan sub program (kegiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Selain itu, sasaran mutu Jurusan Kimia berakhir di tahun 2011, sehingga tinjauan manajemen ini juga membahas penyusunan dan penetapan sasaran mutu Jurusan Kimia untuk tahun 2012 hingga 2014. 2.6 Continual Improvement Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk peningkatan kinerja dan pengembangan program Jurusan Kimia di tahun-tahun mendatang, khususnya dalam menetapkan program kerja dan sasaran mutu.
1
III. Hasil dan Tindak Lanjut 3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 Program Kerja Jurusan Kimia di tahun 2011, mengacu pada sasaran mutu yang telah ditetapkan terdiri dari 10 butir mutu. Untuk itu, lingkup penjelasan selanjutnya sesuai dengan 10 butir mutu tersebut. Kurikulum merupakan jantung dari suatu program studi, PS S-1 Kimia pada tahun 2011 ini baru saja menyelesaiakan rekontruksi kurikulumnya yang akan diberlakukan untuk 5 tahun kedepan dalam merekonstruksi kurikulumnya PS S-1 Kimia senantiasa melibatkan stakeholders yang terdiri dari pengguna lulusan, asosiasi profesi, alumni, mahasiswa dan masyarakat. PS S-2 Kimia untuk tahun 2012 sedang menjadwalkan untuk melaksanakan rekonstruksi kurikulumnya. Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang) sebagai pelaksana kurikulum di Jurusan kimia hingga saat ini memiliki jumlah dosen sebanyak 42 orang dan tenaga penunjang sebanyak 15 orang. Di tinjau dari jenjang pendidikan dosen terdiri 1 orang (2,38%) berjenjang pendidikan S-1, 24 orang (57,14%) berjenjang pendidikan S-2, dan 17 Orang (40,48%) berjenjang pendidikan S-3 dengan 3 orang telah bergelar sebagai Guru Besar, kondisi ini masih dibawah standar UB yang mewajibkan prosentase dosen berjenjang pendidikan S-3 > 50%. Dalam rangka memenuhi standar tersebut maka Jurusan Kimia telah melakukan pengembangan akademik dosen dengan studi lanjut dimana hingga tahun 2012 telah ada 10 orang dosen (24,00%) yang sedang melaksanakan studi lanjut. Dalam rangka menunjang perbaikan kinerja Jurusan Kimia pengembangan tenaga penunjang juga dilakukan melalui kegiatan pelatihan, pendampingan, kursus, dan juga magang. Mahasiswa sebagai input Jurusan Kimia dalam tiga tahun terakhir menunjukkan adanya peningkatan kualitas bila ditinjau dari beberapa parameter yang telah ditetapkan oleh UB antara lain : Nilai rata-rata UAN Maba melebihi 8, Persentase pilihan pertama > 50%, angka AEE > 20%, Prosentase mahasiswa PS S-1 Kimia lulus 8 semester > 50% dan PS S-2 Kimia lulus 4 semester > 50%, Prosentase IPK Lulusan 3.00 untuk PS S-1 Kimia lebih 70% dan untuk PS S-2 Kimia IPK Lulusan 3.5 lebih dari 70% dan prosentase DO <5%. Kegiatan proses belajar mengajar yang ada di jurusan Kimia semua mata kuliah telah dilengkapi dengan Garis-Garis Besar Perencanaan Perkuliahan (GBPP) atau Satuan Acara Perkuliahan (SAP) atau Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) terbaru, diktat/hand out/ lecture notes. Proses belajar mengajar yang berlangsung di Jurusan Kimia telah berlangsung dengan sangat baik hal ini dapat dilihat dari indicator : kehadiran mahasiswa di kelas yang kurang dari 80 % kurang dari 1%, kehadiran dosen di kelas > 90%, dan Jurusan Kimia selalu menginformasikan hasil ujian, tugas, laporan dan kuis ke mahasiswa. Sarana dan Prasarana yang ada di Jurusan Kimia sudah sangat memadai, dimana semua Ruang kuliah S-1/S-2 dilengkapi fasilitas multimedia, tersedianya tempat belajar (in door atau out door) untuk mahasiswa menyelesaikan tugas terstruktur, bekerja berkelompok, berdiskusi sesuai kebutuhan dan tujuan pembelajaran, telah ada manual prosedur atau instruksi kerja untuk penggunaan setiap peralatan dan melakukan monev periodik ketersediaan dan kelayakan ruangan kelas/studio/laboratorium untuk mendukung proses pembelajaran. Untuk menjamin terciptanya suasana akademik yang kondusif maka Jurusan Kimia menyediakan : a) Pertemuan dosen PA-mahasiswa untuk konsultasi akademik dan bimbingan konseling dilakukan setiap menjelang awal semester, b) Tersedia ruangan untuk kebutuhan ruang dosen sebagai tempat pelayanan akademik, c) Jurusan/ PS menyediakan komputer,
2
fasilitas internet berikut hotspot bagi kegiatan dosen dan mahasiswa, d) Setiap akhir semester dilakukan diskusi/seminar antar dosen dikoordinir oleh ketua Kelompok Dosen Keahlian, dengan topik perkembangan buku-buku referensi, dan atau hasil penelitian, dan atau jurnal terbaru sesuai dengan bidang kelompok ilmu. Produktivitas penelitian dan publikasi dari staf dosen Jurusan Kimia dalam tiga tahun terakhir menunjukkan tren yang positip hal itu terlihat dari Jumlah Penelitian untuk Tahun 2009 (PS S-1 19 buah, PS S-2 18 buah), Tahun 2010 (PS S-1 25 buah, PS S-2 19 buah), Tahun 2011 (PS S-1 8 buah, PS S-2 4) dan untuk tren publikasi Tahun 2009 (PS S-1 30 buah, PS S-2 15 buah), Tahun 2010 (PS S-1 22 buah, PS S-2 9 buah), Tahun 2011 (PS S-1 12 buah, PS S-2 11). Adanya peningkatan aktivitas penelitian dan publikasi ini tidak terlepas oleh adanya beberapa insentif yang diberikan oleh pihak Jurusan, Fakultas dan Universitas Brawijaya. Produktivitas pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir adalah sebagai berikut : untuk Tahun 2009 (15 buah), Tahun 2010 (9 buah), dan Tahun 2011 (5 buah). Upaya yang dilakukan oleh Jurusan/ PS untuk meningkatkan produktivitas di bidang pengabdian masyarakat adalah dengan melakukan perencanaan yang baik dan mengalokasikan anggaran untuk perbaikan track record dosen untuk pengabdian kepada masyarakat dan mendorong untuk peningkatan perolehan dari sumber dana hibah yang lain. Dalam bidang Manajemen Akademik Akreditasi PS S-1 Kimia masih mendapatkan nilai B dan sekarang sedang diupayakan untuk mengadakan akreditasi ulang, dan untuk PS S-2 Kimia sedang dikirimkan dokumen akreditasi ke pihak BAN-PT. Dalam tiga tahun terakhir Jurusan Kimia selalu masuk pada peringkat 15 besar nilai terbaik dalam menjalani kepatuhan AIM yang dilaksanakan oleh PJM dan pada Tahun 2011 ikut berperan aktip dalam kegiatan assessmen ISO 9001:2008 untuk stage 1 dan stage 2 dimana pada tahun yang sama setiap unit yang ada di UB dinyatakkan layak untuk mendapatkan sertifikan ISO 9001:2008. Sistem Informasi Akademik telah menggunakan Komputer Jaringan Luas (WAN) untuk pengelolaan data mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Jadwal Mata Kuliah, Nilai mata kuliah, Lulusan, Dosen, Pegawai, Inventaris, dan Perpustakaan kecuali untuk data transkrip akademik dan Keuangan.
3.2 Evaluasi Kepuasan dan Penanganan keluhan Stakeholders Pelaksanaan evaluasi kepuasan pengguna Jurusan Kimia salah satunya difokuskan untuk pelaksanaan TA : Hasil kuisioner Mhs atas sistem TA: 1. Bagaimana kemudahan dosen pembimbing utk dihubungi? Mudah = 100% Sulit = 0% 2. Apakah dosen pembimbing dapat membantu menyelesaikan permasalahan dalam TA? Dapat = 96,4% Tidak dapat = 3,6% 3. Apakah dosen pembimbing anda terbuka untuk faktor di luar akademis yang mungkin menghambat TA? Ya = 92,8%
Tidak = 7,2%
4. Apakah sistem penjadwalan TA dapat secara efektif membantu anda menyelesaikan TA tepat waktu? Ya = 96,4%
Tidak = 3,6%
3
5. Bagaimana menurut anda usaha / metoda yang dilakukan jurusan untuk mendukung TA selesai tepat waktu? Baik = 96,4%
Kurang = 3,6%
6. Apakah jadual TA mendukung penelitian berkualitas dalam kurun waktu yang telah dijadualkan? Ya = 89,3%
Tidak = 10,7%
7. Apakah 2 tahap evaluasi (proposal dan kemajuan) membantu dalam mengidentifikasi masalah TA shg hasil yang didapatkan maksimal? Ya = 100%
Tidak = 0%
8. Apakah evaluasi tahap awal TA dalam satu laboratorium (intern) lebih baik? Ya = 92,8%
Tidak = 7,2%
9. Bagaimanakah relevansi pertanyaan / evaluasi penguji dengan TA anda? Relevan = 100%
Tidak = 0%
Identifikasi permasalahan selama TA: •
Buku pedoman belum 100% selesai, termasuk SOP dan kesiapan kisi – kisi penilaian pada komprehensif mohon semester ini sdh dapat di-fix-kan karena hal ini seringkali menjadi sumber masalah utama baik bagi dosen, mhs maupun bag administrasi
•
Masih banyak mhs yang mengambil MK baru menyebabkan jadual ujian komprehensif menumpuk di satu minggu menunggu nilai keluar, dan bersamaan dengan penyetoran nilai UAS, KRS online dan persiapan semester berikutnya shg bagian administrasi terkadang kurang optimal dalam melayani keperluan TA Solusi: First come first serve + based on time priority, utk mhs digunakan sistem kartu antrian, mohon maklum
•
Bagaimanakah keputusan thd mhs yang belum lulus????? bila kurang sks maka dinyatakan gugur dan harus mengulang, utk 4 mhs lainnya??? Identifikasi permasalahan selama TA:
•
Sosialisasi (secara kelembagaan) kepada mhs, dosen dan petugas administrasi dirasa masih kurang, mengingat banyak aturan baru pada semester ganjil, plus “pembinaan” dari DIKTI mulai Agustus 2012
•
Meskipun rata-rata masih mendekati standar BAN (53 mhs vs 24 dosen), namun distribusi beban kerja dosen sebagai pembimbing belum merata, dan masih ada yang dosen yang membimbing ± 6-9 mhs / semester
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPA Siklus 9 Berdasarkan audit AI M UKPA Siklus 9 terhadap Program Studi S-1 Kimia dan Program Studi S-2 Kimia terhadap dokumen manual mutu dan Borang kinerja standar 6 diperoleh satu temuan dengan kategori 1 KTS dan 4 OBS untuk dokumen Manual Mutu dan 5 KTS untuk
4
Borang Kinerja standar 6 baik untuk PS S-1 Kimia maupun PS S-2 Kimia (Lampiran 2) dengan rincian sebagai berikut: Untuk MM Daftar acuan ISO tidak ditemukan Produk Jasa Organisasi tidak teruraikan dengan jelas Ruang lingkup pengecualian sesuai klausul ISO tidak dijelaskan Uraian khusus tahapan desain kurikulum belum dijelaskan secara rinci Pemantauan output dan tindak lanjut belum dijelaskan secara rinci. Untuk Borang Kinerja Standart 6 : Tempat kerja mahasiswa S-2 perlu ditingkatkan fasilitasnya. Butir 6.3.2 Bahan pustaka berupa prosiding untuk S-2 kurang (7 Prosiding Tabel 6.10) Bahan pustaka berupa prosiding untuk S-1 kurang Aksessibilitas data dalam system informasi kurang (PS S-1 butir 6.5.2) Borang kinerja standart 6 butir 6.2 perlu dilengkapi Untuk memperbaiki temuan pada dokumen MM dengan kategori KTS dan OBS tersebut, maka MR dan team UJM telah melaksanakan kajian dan melakukan telaah untuk melengkapi MM Jurusan Kimia disesuaikan dengan klausul-klausul ISO 9001 : 2008, yaitu membuat daftar acuan ISO (Temuan 1), memperjelas produk jasa organisasi (Temuan 2), menetapkan ruang lingkup yang dikecualikan sesuai dengan klausul ISO (Temuan 3), Menambahkan uraian yang lebih rinci terhadap tahapan desain kurikulum (Temuan 4), dan Memberikan penjelasan yang lebih rinci terhadap pemantauan output dan tindak lanjut dalam dokumen MM Jurusan Kimia (Temuan 5). Untuk memperbaiki Borang Kinerja standar 6 MR melaporkan kepada Ketua Jurusan untuk melaksanakan rapat koordinasi dengan para KPS, Kepala Laboratorium, dan Team UJM untuk melakukan perbaikan terhadap hasil temuan audit AIM siklus 9. Mengenai peningkatan fasilitas tempat kerja mahasiswa S-2 (Temuan 6) maka dilakukan koordinasi dengan KPS S-2 Kimia untuk mengusulkan dan mengalokasikan pendanaan guna meningkatkan fasilitas kerja Mahasiswa S-2 pada tahun anggaran berjalan. Peningkatan bahan pustaka khususnya peningkatan jumlah prosiding baik untuk mahasiswa S-2(Temuan 7) dan mahasiswa S-1 (Temuan 8) dilakukan dengan mengumpulkan informasi dan mendata kegiatan dari seluruh dosen, terutama yang terkait dengan prosiding untuk kegiatan seminar. MR bersama-sama dengan PIC Borang Kinerja Jurusan Kimia Standar 6 melakukan telaah ulang dan melakukan penelusuran tentang Aksessibilitas data dalam system informasi kurang (PS Sbutir 6.5.2) (Temuan 9) khususnya tentang aksessibilitas data transkrip akademik dan keuangan yang semula hanya menggunakan komputer tanpa jaringan saja. Dari hasil penelusuran ternyata untuk aksessibilitas data transkrip akademik dan keuangan menggunakan komputer dengan jaringan LAN. Tentang Borang kinerja standar 6 butir 6.2 perlu dilengkapi (Temuan 10) MR dan Ka PS-S2 Kimia melakukan telaah tentang akar masalah mengapa data tabel tersebut belum dilengkapi, dikarenakan tidak cukup waktu untuk mengerjakannya, sehingga tindaklanjutnya adalah melengkapi isian butir 6.2 untuk borang kinerja standar 6
5
3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya, khususnya bagian untuk Jurusan Kimia (Lampiran 4), diperoleh satu ketidaksesuaian minor dan tiga observasi, sebagai berikut:
Structure Organization has been determined and function process has been explained. Person of Management Representative was stated in Quality Manual (Manual Mutu) point 5.1. Document control was maintained including External Document was monitored well. Management review has been conducted. It was suggested: to improve several notes below: 1. Mandatory agenda could be clear addressed follow ISO requirement 2. Objective target for “Tingkat Kelulusan Tepat Waktu” could be same level with BAN PT requirement for A class was 50%, previously target was planned 34,4% Mengubah aturan pelaksanaan tugas akhir (skripsi) sebagai upaya meningkatkan jumlah lulusan tepat waktu 3. Schedule for interval Management Review could be planned and coverage for all mandatory agenda. Laboratory activity was observed. Several activities have been reviewed starting from manual for “Praktikum Kimia Analitik III”, Equipment list, Label identification, up to environment arrangement. Several deficiencies were noted, therefore NC- minor was raised, see Table Log Finding no: 0007JKALSD01 Sebagai tindak lanjut dari hasil assessment stage II ISO 9001:2008 Kajur menugaskan MR untui berkoordinasi dengan UJM dan Kalab untuk melakukan tindak lanjut dari hasil temuan assessor ISO dimana untuk temuan kategori observasi tentang Mandatory agenda could be clear addressed follow I SO requirement (Temuan I ) maka MR bersama dengan team UJM mengusulkan kepada Kajur tentang agenda wajib sesuai dengan klausul ISO 9001: 2008 untuk dicantumkan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Kimia. Ketua Jurusan melaksanakan evaluasi terkait dengan Objective target for “Tingkat
Kelulusan Tepat Waktu” could be same level with BAN PT requirement for A class was 50%, previously target was planned 34,4% (Temuan 2) dan mengindentifikasi bahwa salah satu factor masih rendahnya prosentase lulusan tepat waktu dikontribusi oleh lamanya pengerjaan Tugas Akhir, sehingga Ketua Jurusan Kimia membentuk team untuk merekonstruksi aturan Tugas Akhir di Jurusan Kimia. Mengenai Schedule for interval Management Review could be planned and coverage for all mandatory agenda (Temuan 3) ketua Jurusan Kimia menugaskan kepada MR untuk Melengkapi manual mutu dengan jadwal agenda management review. Mengenai several activities have been reviewed starting from manual for “Praktikum Kimia Analitik III ”, Equipment list, Label identification, up to environment arrangement. Several deficiencies were noted, therefore NC- minor was raised (Temuan 4-6) ditindaklanjuti melalui rapat dengan Semua Ketua laboratorium untuk menginstruksikan dalam membuat daftar inventaris beserta keadaan alat/ bahan terakhir, dijelaskan kepada laboran dan analis untuk tidak mengubah label bahan kimia, dan kepada semua laboran dan analis dijelaskan kembali mengenai tupoksinya masing-masing.
6
3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu Dalam menyusun Program Kerja Jurusan Kimia 2012 dan Sasaran Mutu Jurusan Kimia 2012-2014, masing-masing KPS dan Kepala Laboratorium diharuskan menyusun konsep terlebih dahulu, kemudian pada rapat pleno Jurusan tanggal 28 Desember 2011 dan 6 Januari 2012 dilakukan finalisasi dan penetapan oleh rapat pleno Jurusan Kimia. Berdasarkan hasil rapat pleno Jurusan Kimia tersebut telah disusun Program Kerja Jurusan Kimia 2012 sebagai berikut:
7
Sedangkan Sasaran Mutu Jurusan Kimia untuk 2012-2014 adalah sebagai berikut: Sasaran Mutu Jurusan Kimia FMIPA Universitas Brawijaya 2010 NO
Butir Mutu (Standar Akademik)
Target 2.1 1.
2011
2012
2013
2014
Base line Capaian Target Capaian
Target
Capaian
Kurikulum Jurusan/Program Studi Frekuensi jurusan/PS melakukan pemutakhiran kurikulum dalam 5 tahun terakhir
1 kali
-
-
1 kali
1 kali
-
-
-
-
Dalam proses penyusunan kurikulum, jurusan/PS mengikutsertakan stakeholders
Ya
-
-
Ya
Ya
-
-
-
-
Guna menjamin relevansi kurikulum, Kelompok Dosen Keahlian (KDK) bertemu untuk mendiskusikan tentang relevansi matakuliah, pembaruan buku teks, proses pembelajaran, pengembangan silabi
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS menggunakan dan melaksanakan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK)
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
5.
Jurusan/PS sudah mempunyai rumusan kompetensi lulusan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
6.
Dalam proses perumusan kompetensi, jurusan/PS mengikutsertakan kalangan pengguna lulusan, asosiasi profesi, alumni, mahasiswa
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Rumusan kompetensi disosialisasikan kepada mahasiswa
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
2.
3.
4.
7.
8
2010 NO
Butir Mutu (Standar Akademik)
Target 8.
2.2
1.
2.
3.
Jurusan/ PS mengalokasikan anggaran untuk pemutakhiran dan evaluasi kurikulum
2011
2012
2013
2014
Base line Capaian Target Capaian
Target
Capaian
Ya
-
-
Ya
Ya
-
-
-
-
Program pengembangan akademik dosen dilakukan melalui: pelatihan, studi lanjut, kursus, magang baik di dalam maupun luar negeri
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Program pengembangan tenaga penunjang dilakukan melalui: pelatihan, pendampingan, kursus, dan magang
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Proses dan hasil program pengembangan dosen dan tenaga penunjang dimonitor.
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
76%
78%
79%
79%
80%
80%
80%
>80 %
>80%
Sumberdaya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
4.
Tingkat kehadiran dosen dalam rapat rutin jurusan
5.
Ada umpan balik terhadap penyelenggaraan akademik jurusan dari: mahasiswa, dosen, alumni dan pengguna.
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS secara rutin melaporkan beban tugas dosen untuk kegiatan pendidikan ke fakultas
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS memiliki indikator kinerja dosen dan tenaga penunjang
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
>8,00
>8,00
>8,00
>8,00
>8,00 >8,00
>50
>50
>50
>50
>50
>50
>20
>20
>20
>20
>20
>20
Ada usaha jurusan/PS untuk promosi guna meningkatkan minat calon mahasiswa beprestasi berprestasi
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS memberikan peringatan dini kepada mahasiswa sebelum evaluasi tahunan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
34,34
34,35
>35
>40
>40
>40
50
50
50
60
60
60
>80
>80
>80
6.
7. 2.3 1. 2.
3. 4.
5.
6.
Mahasiswa Nilai rata-rata UAN mahasiswa baru PS-S1 Persentase pilihan pertama mahasiswa baru terhadap jurusan/PS S-1 Angka Efisiensi Edukasi (AEE) mahasiswa S1
Persentase jumlah mahasiswa – PS. S-1 lulus 8 semester – PS. S-2 lulus 4 semester.
7.
Persentase jumlah lulusan PS S-1 dengan IPK = 3 PS S-2 dengan IPK = 3.5
77,60 >78 70
9
2010 NO
Butir Mutu (Standar Akademik)
Target 8.
Usaha jurusan/PS dalam meningkatkan soft skill mahasiswa: wirausaha, komputer, kepemimpinan.
2011
2012
2013
2014
Base line Capaian Target Capaian
Target
Capaian
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
<5
<5
<5
<5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Persentase matakuliah dilengkapi dengan Garis-Garis Besar Perencanaan Perkuliahan (GBPP) atau Satuan Acara Perkuliahan (SAP) atau Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) terbaru
90
95
100
100
100
100
100
100
100
Persentase matakuliah dilengkapi dengan diktat/hand out/ lecture notes?
100
100
100
100
100
100
100
100
100
Persentase tingkat kehadiran dosen selama satu semester dalam perkuliahan
>90
>90
>90
>90
>90
>90
= 80
=80
=80
=80
=80
=80
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Dalam penilaian hasil belajar, tidak ada dosen yang terlambat menyerahkan nilai akhir
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS selalu menginformasikan hasil ujian, tugas, laporan dan kuis ke mahasiswa
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ruang kuliah S-1/S-2 dilengkapi fasilitas multimedia sebagai sarana belajar mengajar
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
2.
Fasilitas website jurusan/PS secara kontinyu dimutakhirkan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
3.
Jurusan/PS melakukan monev periodik ketersediaan dan kelayakan ruangan kelas/studio/laboratorium untuk mendukung proses pembelajaran
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS menyediakan tempat belajar (in door atau out door) untuk mahasiswa menyelesaikan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
9.
10. 11.
2.4 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Mahasiswa – PS. S-1 nilai TOEIC FL 500 – PS. Nilai TOEFL 500 Persentase jumlah mahasiswa S-1, S-2 drop out setiap tahun. Frekuensi jurusan/PS melakukan penelusuran lulusan (tracer study) dalam 1 tahun
<5
<5
Proses Belajar Mengajar
Persentase mahasiswa hadir dalam perkuliahan sebagai syarat mengikuti ujian Jurusan/PS memiliki kebijakan dosen menerapkan metode pembelajaran student-centered learning (learner oriented)
2.5Sa Sarana dan Prasarana 1.
4.
10
2010 NO
Butir Mutu (Standar Akademik)
Target
5.
6.
7.
8.
2.6S 1.
2.
3.
tugas terstruktur, bekerja berkelompok, berdiskusi sesuai kebutuhan dan tujuan pembelajaran Jurusan/PS memantau transaksi peminjaman koleksi bahan pustaka yang ada di ruang baca
2011
2012
2013
2014
Base line Capaian Target Capaian
Target
Capaian
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS melakukan evaluasi periodik untuk mengendalikan efisiensi pelayanan di tiap kelas/laboratorium/studio
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Di laboratorium/studio telah ada manual prosedur atau instruksi kerja untuk penggunaan setiap peralatan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/ PS mengalokasikan anggaran tahunan untuk pemeliharaan dan perbaikan setiap peralatan laboratorium/rumah kaca/kebun percobaan/studio
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Pertemuan dosen PA-mahasiswa untuk konsultasi akademik dan bimbingan konseling dilakukan setiap menjelang awal semester
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tersedia ruangan untuk kebutuhan ruang dosen sebagai tempat pelayanan akademik.
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS menyediakan komputer, fasilitas internet berikut hotspot bagi kegiatan dosen dan mahasiswa
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS telah melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan penelitian dan publikasi
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS telah mendorong dosen mengusulkan penelitian sesuai kebutuhan masyarakat
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS telah membuat kebijakan peningkatan mutu dan daya saing proposal hibah penelitian kompetitif
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Produktivitas hibah penelitian kompetitif selama tiga tahun terakhir
23
23
24
25
25
25
Produktivitas publikasi hasil penelitian melalui jurnal selama tiga tahun terakhir
16
16
20
20
20
20
Suasana Akademik
Setiap akhir semester dilakukan diskusi/seminar antar dosen dikoordinir oleh ketua Kelompok Dosen Keahlian, dengan topik perkembangan buku-buku referensi, dan atau hasil penelitian, dan atau jurnal terbaru sesuai dengan bidang kelompok ilmu 2.7Pe Penelitian dan Publikasi 4.
1
2
3
4
5
11
2010 NO
Butir Mutu (Standar Akademik)
Target 6
7
2011
2012
2013
2014
Base line Capaian Target Capaian
Target
Capaian
Jurusan/PS melakukan publikasi dan diseminasi hasil penelitian yang dapat diakses melalui jaringan internet
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS telah merencanakan dan mengalokasikan anggaran untuk perbaikan track record penelitian dosen
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS telah melakukan monev kegiatan pengabdian kepada masyarakat
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS mendorong sivitas akademika melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai kebutuhan masyarakat
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Produktivitas pengabdian kepada masyarakat selama tiga tahun terakhir
6
6
8
8
Jurusan/ PS telah merencanakan dan mengalokasikan anggaran untuk perbaikan track record dosen untuk pengabdian kepada masyarakat
Ya
Ya
Ya
Ya
B
B
A
A
A
A
-
-
A
A
A
A
>90
>90
>90
>90
>90
>90
80
90
100
100
100
100
100
100
50
>50
51
>60
55
>60
>70
>80
Jurusan/PS telah mengaplikasikan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) terintegrasi mengikuti Sistem Informasi UB
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
SIAKAD dapat diakses melalui jaringan internet oleh semua pemangku kepentingan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Jurusan/PS secara kontinyu melakukan monev keluhan (complaint) terkait dengan SIAKAD
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Dalam rangka memperbaiki data, merawat sistem, jaringan dan memasukkan data SIAKAD dan website, jurusan/PS telah mempunyai SDM khusus
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
2.8Pe Pengabdian Kepada Masyarakat 1
2
3
4
2.9 1
2 3
4 2.10 1
2
3
4
7
Ya
Ya
8
Ya
Ya
Ya
Manajemen Akademik Akreditasi PS. S-1 PS. S-2 Presentase kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) Presentase kesiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 Persentase kesiapan untuk menuju World Class Sistem Informasi Akademik
12
100
3.6 Continual Improvement Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan a) koreksi pada efektifitas system manajemen mutu dan prosesnya, b) koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan c) sumber daya yang diperlukan. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, Ketua Jurusan harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Luaran tinjauan SMM harus direkam dan diinformasikan kepada seluruh anggota organisasi melalui rapat jurusan yang notulensinya dikirim ke semua staf melalui e-mail atau di upload di website Jurusan Kimia UB.
13
I V.
Lampiran
Lampiran 1. Daftar Hadir Rapat Jurusan Kimia
14
15
Lampiran 2. Daftar Temuan AIM UKPA Siklus 9 untuk Jurusan Kimia Audit ke :
9
Auditor :
Tanggal :
23 September 2011
Auditee :
1. Loeki Enggar Fitri, Dr., dr., M.Kes, Sp. Park 2. Drs. Unggul P. Juswono, M.Sc 3. Darjito, S.Si., M.Si
Tanda tangan Ketua Auditor :
Kajur Kimia
Tanda tangan Auditee :
1.
Kategori Temuan dan Status Temuan (2) KTS
(3) Manual Mutu
(4) Daftar acuan ISO tidak ditemukan
(5) Segera direvisi sesuai klausul ISO
(6) 3 minggu
2.
OBS
Manual Mutu
Produk Jasa Organisasi tidak teruraikan dengan jelas
Segera direvisi sesuai klausul ISO
3 minggu
3.
OBS
Manual Mutu
Ruang lingkup pengecualian sesuai klausul ISO tidak dijelaskan
Segera direvisi sesuai klausul ISO
3 minggu
4.
OBS
Manual Mutu
Uraian khusus tahapan desian kurikulum belum dijelaskan secara rinci
Segera direvisi sesuai klausul ISO
3 minggu
5.
OBS
Manual Mutu
Pemantauan output dan tindaklanjut belum dijelaskan secara rinci
Segera direvisi sesuai klausul ISO
3 minggu
6.
KTS NEW
Borang Kinerja Standar 6
Tempat kerja mahasiswa S-2 perlu ditingkatkan fasilitasnya. Butir 6.3.2
Segera ditingkatkan
6 bulan
7.
KTS NEW
Borang Kinerja Standar 6
Bahan pustaka berupa prosiding untuk S-2 kurang (7 Prosiding Tabel 6.10)
Segera ditingkatkan
6 bulan
8.
KTS NEW
Borang Kinerja Standar 6
Bahan pustaka berupa prosiding untuk S-1 kurang
Segera ditingkatkan
6 bulan
9.
KTS NEW
Borang Kinerja Standar 6
Aksessibilitas data dalam system informasi kurang (PS S-1 butir 6.5.2)
Segera ditingkatkan
6 bulan
10.
KTS NEW
Borang Kinerja Standar 6
Borang Kinerja Standar 6 butir 6.2 perlu dilengkapi
Segera dilengkapi
2 minggu
No. Temuan (1)
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian
Tindakan Perbaikan
16
Target Waktu Selesai
Verifikasi
(7)
Status Akhir
(8) OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN OPEN
Lampiran 3. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 Assessor:
Luhut D Siahaan (ID:06181)
Assessment of:
Fakultas MIPA Prodi S1: Kimia, Audit trails and sources of evidence: Visi & Misi Fakultas MIPA, RENSTRA 2007-2011, Structure Organization, Final Report Workshop Rekonstruksi Kurikulum & Evaluasi Pembelajaran Syllabus Mata Kuliah, Rencana Program & Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) Tracer Study (Reuni Akbar Alumni F.MIPA) Jurusan Kimia Praktikum Kimia Analitik III, Jurusan Biologi Praktikum Fitohormon Jurusan Fisika Praktikum Elektronika
Evaluation and conclusions: Jurusan Kimia: Structure Organization has been determined and function process has been explained. Person of Management Representative was stated in Quality Manual (Manual Mutu) point 5.1. Document control was maintained including External Document was monitored well. Management review has been conducted. It was suggested: to improve several notes below: 1. Mandatory agenda could be clear addressed follow ISO requirement 2. Objective target for “Tingkat Kelulusan Tepat Waktu” could be same level with BAN PT requirement for A class was 50%, previously target was planned 34,4% 17
3. Schedule for interval Management Review could be planned and coverage for all mandatory agenda. Laboratory activity was observed. Several activities have been reviewed starting from manual for “Praktikum Kimia Analitik III”, Equipment list, Label identification, up to environment arrangement. Several deficiencies were noted, therefore NC- minor was raised, see Table Log Finding no: 0007JKALSD01 Assessment Findings Log - SUB REPORT ISO 9001:2008 Grade
Status
Finding
Corrective action review
Process / aspect
Date
Reference
Clause
1
2
3
4
5
6
7
8
Minor NC
New
14 Oct 11
0007JKALS D01
7.6
Laboratory Kimia & Fisika:
F.MIPA
1. All equipment & Measuring tools were not listed and monitored consistency. Measuring equipment could be planned for calibration or verification retention. 2. Label identification was not clear for all bottle, material, Sample test, etc. 3. Environment was not kept clean and un-used material was placed with not properly
(Kimia, Fisika, Biology)
Laboratory(Green House) Biology: 1. Label identification was not clear for sample name, status, and expire date. 2. Environment was not kept clean and un-used material was placed with not properly.
18
