TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI TESIS. Oleh: Lukman NPM:

TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI

TESIS

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Magister Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Oleh: Lukman NPM: 0606013361

PROGRAM PASCASARJANA ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA 2007

Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

LEMBAR PENGESAHAN

Tesis ini telah diujikan pada hari Senin, tanggal 26 Mei 2008 pukul 14.00 wib, dengan susunan Penguji sebagai berikut : 1. Fuad Gani, MA Ketua Penguji

................................

2. Tamara A.Susetyo-Salim, MA Pembimbing I/Penguji

................................

3. Ir. Anon Mimarni, MIMArc/Rec Pembimbing II/Penguji

................................

4. Ria Victoria SKD, M.Hum Pembaca/ Penguji

................................

5. Y. Soedarmono, MM Pembaca/ Penguji

................................

Disyahkan oleh:

Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Program Pasca Sarjana Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Dekan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Fuad Gani, MA NIP.132288240

Dr. Bambang Wibawarta NIP.13188265

i Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga tesis ini dapat diselesaikan pada waktunya dengan judul sesuai yang direncanakan, yaitu ”Tinjauan Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi”. Selama penulisan tesis ini penulis banyak mendapat bantuan dan arahan dari berbagai pihak, oleh sebab itu pada kesempatan yang baik ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Ibu Tamara A. Susetyo-Salim, MA dan Ibu Ir. Anon Mimarni, MIM Arc/Rec sebagai pembimbing tesis yang telah meluangkan waktu memberikan arahan dan bimbingan sehingga tesis ini dapat diselesaikan.

2.

Segenap pimpinan dan staf PDII-LIPI yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan kesempatan melanjutkan studi ini sekaligus membantu memberikan masukan selama penulisan tesis.

3.

Bapak Fuad Gani, MA, Ketua Program Studi beserta dosen dan staf administrasi Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang senantiasa mendorong dan membantu penulis menyelesaikan studi tepat pada waktunya.

4.

Orang tua kami, H. Oman Komarudin, Hj. Sukaesih dan H. Mawardi Sulaiman yang tidak pernah putus memberikan restu dan doa.

5.

Akhirnya, istri tercinta, Yana Irawati, SE, SKM dan Praditya Muhammad, putra yang kusayangi, yang dengan segenap kesabaran dan kasih sayang telah memberi semangat baik moril dan materil demi terselesaikannya tesis ini. Harapan penulis, semoga segala pengorbanan, doa restu, bantuan, petunjuk

dan dorongan semangat yang telah diberikan oleh semua pihak akan memperoleh imbalan yang berlipat ganda di sisi Allah SWT, Amin. Jakarta, April 2008 Lukman, ST

ii Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

DAFTAR ISI Lembar Pengesahan……………………………………………………………. Kata Pengantar…………………………………………………………………. Abstrak …………………………………………………………………………. Daftar Isi……………………………………………………………………….. Daftar Istilah/Singkatan……………………………………………………….. Daftar Gambar…………………………………………………………………. Daftar Tabel….………………………………………………………………….

i ii iii v vii viii ix

Bab 1 Pendahuluan……………………………………………………………... 1.1 Latar Belakang Masalah………………………………………………… 1.2 Perumusan Masalah……………………………………………………… 1.3 Pertanyaan Penelitian …………………………………………………… 1.4 Tujuan Penelitian………………………………………………………… 1.5 Manfaat Penelitian……………………………………………………….. 1.6 Kerangka Pikir……………………………………………………………

1 1 13 16 17 17 19

Bab 2 Tinjauan Pustaka……………………………………………………….. 2.1 Kertas ……………………………………………………………………. 2.1.1 Teknik Pembuatan Kertas………………………………………………... 2.1.2 Jenis Kertas………………………………………………………………. 2.2 Kertas Permanen…………………………………………………………. 2.2.1 Standar Kertas Permanen………………………………………………… 2.2.2 Pembuatan Kertas Permanen…………………………………………….. 2.2.3 Promosi Penggunaan Kertas Permanen………………………………….. 2.3 Penyusunan Standar Nasional Indonesia untuk Kertas Permanen di Indonesia……………………………………………………………….... 2.4 Arsip Bernilai Guna Tinggi……………………………………………….

22 23 25 28 30 33 35 38

Bab 3 Metode Penelitian……………………………………………………….. 3.1 Jenis Penelitian…………………………………………………………… 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian…………………………………………….. 3.3 Sumber Data……………………………………………………………… 3.4 Teknik Pengumpulan Data……………………………………………….. 3.5 Teknik Analisis Data……………………………………………………...

48 48 49 51 51 53

Bab 4 Hasil dan Pembahasan………………………………………………… 4.1 Penentu Kebijakan (Arsip Nasional Republik Indonesia) ………………. 4.2 Produsen…………………………………………………………………. 4.2.1 PT. Kertas Padalarang…………………………………………………… 4.2.2 PT. Pindo Deli……………………………………………………………. 4.3 Konsumen………………………………………………………………… 4.4 Pakar………………………………………………………………………

55 55 65 70 82 88 95

Bab 5 Kesimpulan dan Saran………………………………………………….. 5.1 Kesimpulan……………………………………………………………….

109 109

v Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

41 43

5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2

Penentu Kebijakan……………………………………………………….. Produsen………………………………………………………………….. Konsumen………………………………………………………………… Pakar……………………………………………………………………… Saran……………………………………………………………………....

109 110 111 112 113

Daftar Pustaka…………………………………………………………………..

117

Lampiran

vi Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

DAFTAR ISTILAH/SINGKATAN

ANRI

Arsip Nasional Republik Indonesia

BBPK

Balai Besar Pulp dan Kertas

BSN

Badan Standardisasi Nasional

CIC

Capricorn Indonesia Consult Inc

g/m2

gram kertas per meter persegi

HCl

Hidrogen Chloride

ISO

The International Organization for Standardization

IFLA

The International Federation of Library Association and Institution

LIPI

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

mN

mili Newton

N

Normalitas

NAA

the National Archives of Australia

PDII

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

PNPS

Program Perumusan Nasional Standar

RSNI

Rancangan Standar Nasional Indonesia

SNI

Standar Nasional Indonesia

vii Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

DAFTAR GAMBAR

1.1

Piramida Model Preservasi………………………………........

1

1.2

Foto arsip yang mengalami kerusakan akibat banjir…………..

8

1.3

Foto sertifikat yang berhasil diselamatkan di Aceh…………..

12

1.4

Kerangka Pikir Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk

19

Arsip Bernilai Guna Tinggi…………………………………… 2.1

Skema Pembuatan Kertas………………………………………

24

2.2

Simbol Kesesuaian (compliance) ISO 9706…………………………

33

4.1

Symbol of Compliance ISO 9706………………………………

85

5.1

Skema Kesiapan Stakeholder dalam Penggunaan Kertas Permanen………………………………………………………... 113

viii Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

DAFTAR TABEL

1.1

Hasil Pengamatan Jenis Kerusakan Dokumen setelah Penanganan menggunakan Vacuum Dry Chamber……………………………..

10

2.1

Standar Kertas Permanen menurut Beberapa ISO…………………

34

4.1

Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas Permanen ………………………………………………………….

4.2

58

Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas 62 Permanen ………………………………………………………….

4.3

Kapasitas Produksi Kertas Tulis dan Cetak, 1997…………………

4.4

Kesiapan PT.Kertas Padalarang dalam Memproduksi Kertas

67

Permanen …………………………………………………………

73

4.5

Kesiapan PT.Pindo Deli dalam Memproduksi Kertas Permanen….

83

4.6

Kesiapan Konsumen (Arsiparis-LIPI) dalam Penggunaan Kertas Permanen ………………………………………………………….. 91

4.7

Saran Pakar BBPK dalam Perumusan Standar Kertas Permanen..... 97

4.8

Saran Pakar Perpusnas dalam Perumusan Standar Kertas Permanen........................................................................................... 107

4.9

Saran Pakar ANRI dalam Perumusan Standar Kertas Permanen.....

108

5.1

Bahan Baku Alternatif Pembuatan Kertas......................................

116

ix Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI ABSTRAK Kerusakan fisik bahan pustaka dan arsip, khususnya kertas, saat ini masih menjadi isu utama di kalangan pustakawan dan arsiparis. Kerusakan kertas pada bahan pustaka dan arsip penting diperhatikan sehubungan dengan kandungan informasi dan kaitannya dengan konsep preservasi. Kerusakan dapat dimulai dari hal terkecil seperti hilangnya sebagian kandungan informasi sampai kerusakan besar yang menyebabkan kehilangan keseluruhan kandungan informasi pada bahan pustaka maupun arsip. Jenis kerusakan kertas yang sering terjadi, diantaranya: kertas keriput, rapuh, lengket, robek, hilang sebagian, bernoda, berjamur, berlubang karena gigitan serangga dan perubahan warna kertas menjadi kuning kecoklatan. Isu penggunaan kertas permanen di kalangan Internasional sudah banyak disuarakan sejak tahun 1990-an dimana IFLA, UNESCO dan kalangan pustakawan telah merintis penggunaannya. Permasalahannya di Indonesia saat ini, masyarakat khususnya instansi pemerintah sebagai pencipta arsip bernilai guna tinggi belum mengenal dan mengetahui tentang kertas permanen, selain itu belum ada standar khusus dalam hal ini Standar Nasional Indonesia (SNI) kertas permanen baik untuk arsip maupun buku rujukan. Oleh karena itu diperlukan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Berdasarkan latar belakang tersebut, yang menjadi tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana kesiapan dari stakeholder, antara lain pengguna, produsen dan penentu kebijakan dalam mendukung penggunaan kertas permanen untuk arsip sehingga SNI yang akan dibuat nantinya dapat bermanfaat untuk diterapkan dan digunakan. Selain itu penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui rumusan standar kertas permanen yang menjadi pegangan bagi stakeholder. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan sumber data sebagai berikut: 1) Regulator, yaitu ANRI yang dalam hal ini diwakili oleh Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan dibantu para staf; 2) Produsen, diwakili Direksi PT. Kertas Padalarang dan R&D PT. Pindo Deli; 3) Konsumen, diwakili oleh arsiparis LIPI dan 4) Pakar, yaitu peneliti Balai Besar Pulp dan Kertas, Kepala Lab ANRI dan Kepala Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Data yang diperoleh dianalisis melalui teknik analisis deskriptif dengan cara mendeskripsikan. Kesimpulan hasil penelitian adalah sebagai berikut: 1) Industri kertas di Indonesia siap dan sanggup untuk memproduksi kertas permanen, bahkan ada beberapa industri yang sudah memproduksi kertas permanen berdasarkan ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen; 2) Konsumen kertas, khususnya instansi pemerintah, saat ini belum mengetahui pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, belum mengetahui adanya kertas permanen di pasaran dan belum mengetahui adanya Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi. Pada prinsipnya konsumen kertas siap menggunakan kertas permanen selama ada regulasi yang jelas ditunjang dengan adanya pedoman pelaksanaannya; 3) Pemerintah, dalam hal ini ANRI siap mengeluarkan keputusan Kepala ANRI berkaitan dengan penerapan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi apabila SNI kertas permanen sudah disahkan dan akan mensosialisasikannya kepada instansi-instansi pemerintah terkait; 4) Pakar menyarankan untuk lebih menekankan persyaratan uji accelerated aging dalam SNI kertas permanen dan sebagai tahap awal penyusunannya dapat mengadopsi ISO 9706 tentang Kertas permanen untuk arsip sebagai rumusan dasar. Kata kunci: kertas permanen, kerusakan kertas, arsip bernilai guna tinggi

iii Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

OVERVIEW OF THE PERMANENT PAPER USE PREPARDNESS FOR HIGH USE VALUE ARCHIVES ABSTRACT The physical deterioration of library materials and archives, especially of paper based, is now recognized as one of the major professional issues of librarianship and archivists. The deterioration of library materials and archives must be considered since it relates to information substance and preservation concepts. The deterioration could be very little, such as the missing of some information substance. The biggest deterioration happen when all the information substance in the library materials and archives are missing. The paper deterioration often occurs, such as wrinkled, vulnerable, sticky, torn, half missing, stained, moldy, or there are some holes because of bug bitten, and color changes. The use of Permanent paper issues in international level has been since 1990, when IFLA, UNESCO and librarians professional had been pioneering conducted in the use of it. The problem in Indonesia, especially in government institution as the decision maker of high use value archives is that they have not known and acknowledged about permanent paper; and there has not been any special standard in Indonesian National Standard (SNI) of permanent paper for archives or reference books. Because of that, SNI of permanent paper is essential for high use value archives. Based on the above explanation, the purpose of this research is to know the preparedness of stakeholder, in this case: user, producer and decision maker in supporting the permanent paper using for archives. Issuing SNI will be of some useful requirement to be implemented and used by them; user, especially government institution as permanent paper user and decision maker, especially The Indonesian National Archives (ANRI) that is responsible for establishing guidelines permanent paper for high valued archival use, either for appealing or compulsory. Another purpose of this research is to understand of characteristics permanent paper standard used for stakeholder. This is a qualitative descriptive research using data sources, such as: Regulator, ANRI, represented by Head of Development and Studies Center with staffs; Producer represented by director of PT Kertas Padalarang and R&D PT Pindo Deli; Consumers represented by LIPI archivists and Experts, researchers in Balai Besar Pulp and Kertas, Head of ANRI laboratory and Head of National Library and Preservation Center. Data collecting technique used is the research are interviews and observation. The summary of the research: 1). Paper industries in Indonesia are ready and able to produce permanent paper. Some industries have been produce permanent paper, referring to ISO 9706 on permanent paper for documents; 2) Paper consumers, especially government institution has not realize the importance of permanent paper uses for high use value archives. They are not aware of the Archives Decree no 4/2000 on using permanent paper for high use value archives and that permanent paper could be found in the market already. In principe, paper consumers are ready to use permanent paper as long as there is a regulation supported with the implementation guidelines; 3) Government, ANRI is ready to issue Head of ANRI Decree related to the application of permanent paper for high use value archives. If permanent paper SNI has been legalized, it will be socialized to related government institutions. 4) Expert suggest to precise required characteristics on accelerated aging in SNI Permanent Paper, and using ISO 9706 Permanent Paper for Documents as the first step base for arranging SNI Permanent Paper. Key words: permanent paper, paper deterioration, high use value archives

iv Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Konsep preservasi menurut Harvey (1993: 7) adalah aktivitas memperkecil kerusakan secara fisik dan kimiawi dan mencegah hilangnya kandungan informasi. Teygeler (2001: 34) yang dikutip dari Razak (2007: 3) menyatakan bahwa preservasi terdiri dari empat komponen, yaitu: preventive conservation, passive conservation, active conservation dan restoration. Uraian singkatnya dapat dilihat pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Piramida Model Preservasi Sumber: Tanap ( 2008: 2)

Preventive conservation merupakan aktivitas dasar preservasi, meliputi pembuatan kebijakan, termasuk training, pemikiran dan aksi dari professional. Passive conservation merupakan kegiatan penilaian keadaan kondisi fisik koleksi. Berkaitan dengan kegiatan ini telah dikembangkan berbagai macam instrumen


1

ilmiah untuk mendapatkan pengaruh yang dapat diandalkan guna menilai berbagai tingkat kerusakan. Active conservation meliputi kegiatan membungkus ulang (rewrapping), menempatkan objek pada kotak (re-boxing), membersihkan, melakukan

mass-deacidification

dan

membasmi

bakteri

(disinfecting).

Kebanyakan aktifitas tersebut dapat dilakukan oleh pekerja yang bukan konservator, namun demikian akan lebih baik bila para pekerja tersebut mendapatkan pelatihan sebelumnya untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Restorasi menempati bagian puncak piramida dan merupakan bagian konservasi dengan biaya termahal dan penggunaan waktu yang sangat lama serta menggunakan tenaga ahli khusus yang dinamakan konservator (Tanap, 2008:2). Merujuk definisi IFLA, preservasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pembiayaan dan ketentuan penyimpanan, jenjang staf, kebijakan, teknik dan metode yang berhubungan dengan pelestarian bahan pustaka dan arsip serta informasi yang ada di dalamnya. Konservasi merupakan kebijakan spesifik dan praktis yang bertujuan melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan, kehancuran serta kehilangan, termasuk di dalamnya metode dan teknik yang dibuat oleh staf teknis. Sedangkan restorasi merupakan teknik dan pertimbangan yang pada umumnya digunakan oleh staf teknik dalam membuat bahan pustaka dan arsip menjadi pulih dari kerusakan yang disebabkan oleh waktu, penggunaan dan faktor lainnya (Harvey, 1993: 2). Dari teori-teori yang dikemukakan para pakar di atas dapat disimpulkan mengenai konsep preservasi dan konservasi bahan pustaka maupun arsip. Konservasi mengandung pengertian perbaikan atau penanganan sedangkan preservasi mencakup hal yang berkaitan dengan pencegahan, pemeliharaan,


2

perawatan serta pengamanan bahan pustaka maupun arsip. Pemahaman tersebut menjadi dasar penelitian ini dimana pendekatan yang digunakan adalah preventive conservation dan merupakan upaya pencegahan terjadinya kerusakan. Kerusakan fisik bahan pustaka dan arsip, khususnya kertas, saat ini masih menjadi isu di kalangan pustakawan dan arsiparis. Kerusakan kertas pada bahan pustaka dan arsip penting diperhatikan sehubungan dengan kandungan informasi dan

kaitannya dengan konsep preservasi. Kerusakan dapat dimulai dari hal

terkecil seperti hilangnya sebagian kandungan informasi sampai kerusakan besar yang menyebabkan kehilangan keseluruhan kandungan informasi pada bahan pustaka maupun arsip. Jenis kerusakan kertas yang sering terjadi, diantaranya: kertas keriput, rapuh, lengket, robek, hilang sebagian, bernoda, berjamur, berlubang karena gigitan serangga dan perubahan warna kertas menjadi kuning kecoklatan.

Oleh

karena

itu

diperlukan

perencanaan

preservasi

untuk

meminimalkan penanganan konservasi dan restorasi dan juga pelaksanakan tindakan preventif yang efektif. Masalah preservasi berkembang begitu luas dan menjadi perhatian dunia perpustakaan ketika pada tahun 1959 terbit publikasi William J Barrow's berjudul: “Deterioration of Book Stock: Causes and Remedie; Two Studies on the Permanence

of

Book

Paper”.

Barrow

menggunakan

fakta-fakta

yang

diperolehnya melalui pengujian 500 buku nonfiksi yang dicetak di Amerika Serikat antara tahun 1900-1949. Barrow menyatakan kebanyakan buku yang dicetak pada awal pertengahan abad ke-20 tidak dapat digunakan lagi pada masa berikutnya (Harvey, 1993: 9).


3

Banyak faktor penyebab kerusakan bahan pustaka dan arsip berbasis kertas. Ross Harvey (1993: 25) menjelaskan dua kategori kerusakan, yaitu kerusakan yang disebabkan ketidakstabilan yang melekat di dalam bahan dan kerusakan yang disebabkan oleh kegiatan di luar bahan. Contoh kerusakan kategori pertama adalah kerusakan yang disebabkan sifat asam beberapa jenis kertas dan sifat peka cahaya halida perak yang melekat pada gambar/foto, sedangkan contoh kerusakan yang termasuk kategori kedua adalah kerusakan yang dipengaruhi perubahan suhu (panas, lembab), aktifitas mikroorganisme (jasad renik seperti serangga), aktifitas binatang pengerat, polusi atmosfer dan polusi yang disebabkan oleh aktifitas manusia. Selain dua kategori kerusakan di atas, kejadian bencana merupakan faktor lain yang menyebabkan rusaknya bahan pustaka dan arsip. Sebelum abad delapan belas proses pembuatan kertas masih dilakukan secara manual melalui pencampuran bahan selulosa murni dan air bersih yang menghasilkan kertas dengan serat panjang, disertai penambahan sedikit aditif untuk memperlambat proses kerusakan. Seiring dengan meningkatnya permintaan kertas, proses pembuatannya pun mulai dilakukan secara mekanik menggunakan bahan baku tambahan lebih banyak. Tercatat berbagai metoda bleaching (pemutihan) yang telah diuji coba dalam proses pembuatan kertas, salah satunya penggunaan chlorine di Inggris sejak tahun 1790 yang ternyata menghasilkan residu asam pada kertas. Selain itu ditemukan penggunaan alum dan rosin menggantikan gelatin sebagai salah satu bahan baku pembuat kertas yang ternyata memberikan hasil yang lebih ekonomis meskipun dengan konsekuensi jumlah


4

kandungan asam pada kertas yang dihasilkannya juga semakin meningkat (Ross Harvey 1993: 25). Sejak tahun 1850, buku-buku dan dokumen dicetak dan ditulis di atas kertas yang dibuat secara mekanik dari bahan baku pulp kayu yang mengandung asam. Hal tersebut menjadi penyebab kerusakan ratusan juta buku dan dokumen perpustakaan karena seperti diketahui sifat asam pada kertas menyebabkan kertas cepat menguning dan rapuh. Kajian terakhir Barrow memperlihatkan bahwa koleksi bahan pustaka dan arsip di Amerika Serikat masih menekankan pada masalah preservasi. Sebagai contoh, pada tahun 1973, Library Congress memperkirakan 6 jutaan koleksi (34 persen dari total 17 juta koleksi) tidak dapat digunakan dan diperbaiki karena rusak. Penelitian utama bersama University California Libraries, Stanford University dan Yale University yang hasilnya dipublikasikan tahun 1985 memperlihatkan hasil pemeriksaan sampel buku sebagai berikut: 29 persen koleksi terbuat dari kertas yang sangat rapuh sedangkan 37 persen lainnya terbuat dari kertas yang rapuh; 83 persen koleksi menggunakan kertas asam (pH < 5,4) dan 13 % diantaranya membutuhkan perawatan segera (Ross Harvey, 1993: 25). Pada tahun 1987 the National Library of Medicine di Washington mengkampanyekan penggunaan alkali pada kertas permanen yang dimuat dalam Biomedical Journal dan diindeks dalam indeks medicus. Sebelum program ini dikampanyekan, baru 108 jurnal saja yang dicetak di atas kertas bebas asam, jumlah tersebut meningkat pada tahun 1991 menjadi 1.462 atau 48 persen dari jumlah total keseluruhan. Pada beberapa negara, persentase tersebut sangat besar.


5

Sebagai tambahan, seperempat dari jumlah jurnal tersebut telah menggunakan kertas bebas asam (International Preservation News, 1997 (15): 5). Survei penggunaan kertas permanen yang diadakan European Foundation for Library Cooperation (EFLC) pada tahun 1993-1994, bekerjasama dengan perusahaan Belanda, Swets & Zeitlinger yang melibatkan kurang lebih 2000 penerbit Eropa di 18 negara menunjukkan adanya kekhawatiran terhadap masalah utama kerapuhan buku dalam mempreservasi warisan budaya di negara mereka masing-masing, selain itu survei juga mencatat adanya kesepakatan penggunaan kertas permanen untuk mencetak buku baru sebagai cara termudah menghindari kerusakan bahan pustaka dan arsip di masa yang akan datang. Hasil survei dari 13 negara menunjukkan bahwa hanya 68 penerbit (kebanyakan penerbit ilmiah) dari jumlah total 142 penerbit yang menggunakan kertas bebas asam. Hasil survei dari 14 negara menunjukkan 74 penerbit tidak menggunakan kertas bebas asam karena tidak mengetahui keberadaan kertas permanen. Sedangkan 1800 penerbit yang tidak merespon diasumsikan tidak menggunakan kertas bebas asam atau tidak mengetahui keberadaan kertas permanen bebas asam (International Preservation News, 1997 (15): 5). The International Federation of Library Association and Institution (IFLA) dalam International Preservation News (1997 (15): 6) menyatakan bahwa produksi massal dan penggunaan kertas permanen akan membantu menjamin tersedianya dokumen warisan dunia untuk digunakan dan dinikmati generasi selanjutnya. Pernyataan ini ditujukan kepada produsen kertas, distributor kertas, percetakan, penerbitan yang dapat membantu pustakawan dan arsiparis bekerjasama dalam usaha perlindungan koleksi warisan budaya. IFLA juga


6

mengemukakan enam upaya yang sebaiknya dilakukan dalam rangka melindungi koleksi warisan budaya melalui penggunaan kertas permanen, yaitu: 1.

Menanamkan kesadaran untuk memenuhi standar ISO dalam pembuatan kertas cetak dan tulis serta memberikan simbol/tanda pada produknya tersebut.

2.

Mengajak bergabung kalangan profesional dan asosiasi perdagangan untuk mendidik para anggotanya mengenai pentingnya penggunaan kertas permanen dan mendorong mereka menggunakan kertas sesuai standar internasional sebagai bahan dengan prioritas tinggi untuk seluruh publikasi yang bernilai abadi.

3.

Menampilkan simbol atau pernyataan tentang penggunaan kertas permanen atau menampilkan keduanya pada seluruh publikasi yang mengikuti standar ini. Hal ini mencakup informasi dan iklan, pengepakan, promosi, tinjauan, penjualan, katalog serta tunduk pada katalogisasi program publikasi

4.

Menghimbau pemerintah untuk mengadopsi kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip dan dokumen yang bernilai historis dengan cara mengeluarkan undang-undang atau keputusan.

5.

Menyusun statistik produksi alkalin dan kertas permanen, mengumumkan temuannya dan mendorong peningkatan produksinya untuk melayani permintaan lokal.

6.

Memberikan sumbangan pembiayaan untuk penelitian berkelanjutan pada kasus dan pemecahan masalah kerusakan kertas sebagai inisiatif lebih lanjut untuk memelihara koleksi bahan pustaka dan arsip.


7

Hal lain yang mendorong dilakukannya penelitian atas penggunaan kertas permanen ini adalah kejadian bencana yang kerap terjadi di Indonesia yang turut membawa dampak kerusakan pada koleksi bahan pustaka dan arsip. Contohnya bencana banjir, bukan hanya menimpa pemukiman penduduk namun juga gedung perkantoran serta sarana umum lainnya. Pada kasus di perpustakaan dan arsip, salah satu kerugian yang dirasakan akibat musibah banjir ini adalah rusaknya bahkan hilangnya barang berharga seperti dokumen penting, arsip dan koleksi bahan pustaka perpustakaan. Banjir besar yang terjadi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi basah dan mengalami perubahan bentuk fisik, diantaranya: keriput, rapuh, lengket, robek,

hilang sebagian, bergelombang, melunak dan luntur akibat tinta dan

pigmen. Selain itu, karena basah, kertas yang dilapisi atau di-coating akan saling menempel satu sama lain (blocking). Gambar 1.1 menunjukkan beberapa kerusakan arsip di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) ketika bencana banjir besar melanda Jakarta pada 2 Februari 2007.


8

Gambar 1.2 Foto arsip yang mengalami kerusakan akibat banjir Dalam kasus banjir yang menimpa Jakarta Februari 2007 lalu, LIPI dan PDII-LIPI mengalami kerusakan arsip yang sangat parah. Banjir merendam hampir sebagian besar pusat arsip LIPI yang kebetulan terletak di lantai satu, demikian juga halnya dengan PDII-LIPI yang menyimpan koleksi jurnal dan buku-buku langkanya di lantai satu, sebagian besar ikut rusak dihantam banjir. Arsip-arsip dan buku-buku yang berhasil diselamatkan hanya sekitar 40%, sisanya ada yang sama sekali tidak dapat diselamatkan karena mengalami blocking atau pengerasan sehingga tidak dapat dibuka kembali, ada juga yang dapat selamat tetapi tulisannya tidak dapat dibaca lagi. Dalam Tabel 1.1 dapat dilihat hasil pengamatan jenis kerusakan dokumen setelah penanganan menggunakan vacuum dry chamber dimana terdapat 242 dokumen yang masih mengalami berbagai jenis kerusakan dan telah teridentifikasi jenis kerusakannya, antara lain: robek sebanyak 40 buah, lengket 64 buah, migrasi/berubah warna 45 buah, kertas keriput/kriting 206 buah, terlepasnya


9

jahitan dokumen terjilid 56 buah, dan cover tidak utuh sebanyak 18 buah. Selain itu terdapat 77 dokumen lainnya yang mengalami lebih dari satu jenis tingkat kerusakan. Tabel 1.1 Hasil Pengamatan Jenis Kerusakan Dokumen setelah Penanganan Menggunakan Vacuum Dry Chamber Judul Dokumen Vegetarisch… Primarasa… Thai… Prawns… Primarasa… Chicken… Grillit… Principles of remote… Photonik… Modelling and… The Latex… Non Conformity… Cell Biology… Cell Biology… Optical… Cell Biology… Cell Biology… Applied Optical… Applied Optical… Applied Optical…

Jenis Perlakuan Alkohol 70% Alkohol 70% Air Hangat Air Dingin Air Hangat Air Dingin Alkohol 70% Air Hangat Air Dingin Air Hangat Alkohol 70% Alkohol 70% Air Dingin Air Dingin Air Hangat Air Dingin Alkohol 70% Alkohol 70% Air Hangat Air Hangat

Hasil Perlakuan Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Dapat dilepas tetapi cacat Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Dapat dilepas tetapi cacat Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik Dapat dilepas dengan baik

Jenis Kertas Coating Coating Coating Coating Coating Coating Coating Coating Coating Biasa Art Paper Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen

(Sumber: PDII-LIPI, 2007: 21) Hasil penelitian terhadap dokumen dan arsip PDII-LIPI pasca penanganan banjir yang dipaparkan diatas memperlihatkan fenomena yang menarik. Ternyata dari sekitar 8 m3 (delapan meter kubik) koleksi Jurnal Ilmiah Inti Internasional dan blue print ilmiah yang berhasil diselamatkan menggunakan vacuum freeze dry chamber masih didapati 242 dokumen yang mengalami blocking. Jenis kertas dokumen yang mengalami blocking tersebut terdiri dari: kertas coating, kertas biasa, art paper dan kertas permanen. Upaya penyelamatan ulang terhadap


10

dokumen-dokumen

tersebut

dilakukan

melalui

perlakuan

perendaman

menggunakan air dingin, air hangat dan alkohol 70% (PDII-LIPI, 2007: 21). Perendaman menggunakan air dingin, air hangat maupun alkohol 70% terhadap jenis kertas yang dicoating memperlihatkan hampir seluruh dokumennya tidak dapat dilepas sama sekali/rusak. Hal yang sama berlaku untuk jenis kertas biasa. Sedangkan untuk jenis kertas art paper, sebagian dokumen yang dapat dilepas tetapi mengalami cacat hanya dapat diperoleh melalui proses perendaman menggunakan alkohol 70%. Fenomena menarik terjadi pada jenis kertas permanen karena melalui ketiga perlakuan yang sama didapat hasil dokumen terselamatkan dalam jumlah dan kondisi yang lebih baik meskipun dengan tingkat kesulitan yang berbeda-beda. Perendaman dengan alkohol 70% memberikan hasil terbaik karena dokumen mudah dilepas, perendaman dengan air dingin agak sulit dilakukan, demikian juga halnya perendaman dengan air hangat harus dilakukan ekstra hati-hati (PDII-LIPI, 2007: 21). Fenomena yang sama terjadi pada kasus tsunami di Aceh. Arsip-arsip terutama sertifikat-sertifikat tanah yang dimiliki Badan Pertanahan Nasional (BPN) yang berhasil diselamatkan dari kerusakan yang parah oleh ANRI setelah diselidiki ternyata menggunakan kertas security khusus dengan standar mirip kertas permanen. Pernyataan tersebut diungkapkan oleh Yana Suryana, S.Si dalam Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip pada tanggal 6 Agustus 2007 di PDII-LIPI. Dalam Gambar 1.2 dapat dilihat foto perbandingan dokumen yang terkena banjir dan kondisinya setelah berhasil diselamatkan.


11

Setelah

Gambar 1.2 Foto sertifikat yang berhasil diselamatkan di Aceh

Berbeda dengan negara lain, saat ini penelitian tentang kertas permanen untuk arsip maupun buku di Indonesia belum ada sama sekali. Ian Batterham dalam Archives and Manuscrift (1999: 28 (2)) menjelaskan skema yang dibuat the National Archives of Australia (NAA) tentang adanya jaminan kualitas bahan kertas permanen arsip yang ada di pasaran. Dalam skema tersebut digambarkan alur untuk mendapatkan sertifikasi merek produk yang memproduksi kertas permanen untuk arsip. Di dalam alur tersebut digambarkan bahwa setiap produk yang telah diaudit dalam proses pembuatan kertas permanen akan mendapatkan logo kertas permanen untuk ditempel pada setiap produk yang dijual. Dalam kajiannya, Ian Batterham juga menjelaskan hubungan antara kualitas kertas arsip yang dihasilkan dengan sifat fisika dan kimia permanensi kertas arsip. Ian Batterham menyimpulkan bahwa suatu dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip permanen atau bernilai guna tinggi berdasarkan isi dan informasi


12

yang terkandung di dalamnya. Dokumen-dokumen tersebut dapat bertahan lama sepanjang kondisi fisiknya memenuhi standar mutu arsip. NAA telah mengerahkan berbagai upaya dan sumber daya guna menjamin ketersediaan bahan baku yang memenuhi standar mutu kertas arsip di pasaran. Untuk menunjang hal tersebut diperlukan suatu kebijakan yang menekankan penggunaan kertas berdaya tahan lama serta memenuhi standar mutu arsip untuk dokumen arsip dan penggunaan kertas yang kurang daya tahannya hanya untuk dokumen yang bersifat sementara. Apa yang telah dilakukan oleh NAA seperti yang telah disimpulkan Ian Batterham tesebut dapat dijadikan rujukan bagi Indonesia yang belum menggunakan kertas permanen untuk arsipnya dan dapat dijadikan dasar untuk membuat kebijakan, standar dan aturan dalam penerapan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi terutama di instansi pemerintah. Sebagai langkah awal penggunaan kertas permanen untuk arsip dan buku di Indonesia, diperlukan suatu standar – dalam hal ini SNI - yang disusun bersama-sama oleh para stakeholder yang berkepentingan di dalamnya, yaitu: konsumen (para pengguna kertas permanen untuk arsip, terutama di instansiinstansi pemerintah); produsen (industri kertas yang akan membuat kertas permanen); dan pemerintah sebagai pemegang kebijakan yang dalam hal ini diwakili oleh Kantor Arsip Nasional.

1.2 Perumusan Masalah Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi menyebutkan:


13

”Dalam rangka penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional, maka informasi yang terekam dalam arsip dan tercipta secara sistematik mempunyai arti penting, bukan hanya bagi kelangsungan dan penyempurnaan sistem administrasi negara, tetapi juga sebagai bukti pertanggungjawaban organisasi (accountability). Oleh karena itu perlu ditetapkan mutu/ kualitas kertas yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya” Dari isi pedoman tersebut dapat diketahui lingkup penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi dengan tujuan utama untuk: 1) mewujudkan keseragaman kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan;

2) menghindari kerusakan fisik media

informasi arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) menjamin mutu kertas sebagai media informasi arsip, khususnya yang berkategori penting dan vital yang layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) menjamin pelestarian informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi dalam pedoman tersebut tidak menyebutkan secara khusus hal yang berkaitan dengan kertas permanen untuk arsip melainkan hanya membuat suatu definisi kertas permanen itu sendiri yaitu: ”Kertas permanen adalah kertas yang memiliki tingkat pH (tingkat kelembaban acid dan alkalin) netral dinyatakan baik oleh Australian Standard AS 4003 Permanen Paper, kertas ini dapat digunakan sebagai kertas copy 80 gram dan juga dapat untuk kertas laser, photocopy dan faksimil. Dari kutipan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kertas permanen yang digunakan adalah kertas yang setara dengan kertas copy 80 gram, sehingga untuk saat ini pencipta dan pengguna arsip hanya menggunakan kertas 80 gram untuk


14

arsip bernilai guna tinggi, padahal terdapat standar internasional khusus kertas permanen untuk arsip yang bernilai guna tinggi, antara lain: 1) ISO 9706 tahun 1994 ”Information and documentation - Paper for documents - Requirements for permanence”; 2) ISO 11108 tahun 1996 ”Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability”; 3) ISO 11798 tahun 1999 ”Information and documentation - Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”. Di Indonesia saat ini belum terdapat SNI kertas permanen, baik untuk arsip maupun buku rujukan, dan juga belum ada kertas permanen khusus di pasaran untuk arsip. Oleh karena itu diperlukan SNI kertas permanen, khususnya untuk arsip berdasarkan pada pentingnya penggunaan kertas permanen mengingat pengalaman bencana banjir dan tsunami yang pernah terjadi. Maka masalah pertama yang perlu diajukan adalah mengenai tindakan pencegahan (preventif) terhadap kerusakan kertas di masa yang akan datang dan juga terhadap bencana khususnya banjir dengan melihat pada kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di kalangan konsumen, produsen dan regulator. PDII-LIPI sebagai panitia teknis informasi dan dokumentasi yang ditunjuk oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) mempunyai kewajiban untuk merumuskan standar nasional yang berkaitan dengan informasi dan dokumentasi. Oleh karena itu PDII-LIPI dalam kegiatan Program Nasional Perumusan Standar untuk tahun 2008 harus mengusulkan kertas permanen untuk arsip untuk dijadikan SNI. Penyusunan SNI kertas permanen saat ini hanya untuk arsip bernilai guna tinggi. Penelitan pendahuluan yang telah dilakukan menyimpulkan penggunaan


15

kertas permanen untuk bahan pustaka dan arsip yang tidak bernilai guna tinggi akan menyebabkan peningkatan biaya dalam pembelian kertas tiga kali lipat daripada menggunakan kertas komersial yang ada. Hal inilah yang menjadi pertimbangan kenapa kertas pemanen saat ini belum menjadi prioritas dalam mencetak buku di Indonesia disamping mengingat daya beli masyarakat terhadap buku yang masih rendah. Pemilihan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, adalah karena arsip merupakan bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Informasi terekam dalam arsip dan tercipta secara sistematik serta mempunyai arti penting, bukan hanya bagi kelangsungan dan penyempurnaan sistem administrasi negara, tetapi juga sebagai bukti pertangungjawaban organisasi (accountability). Hal kedua untuk mendukung masalah pertama adalah mengetahui bagaimana standar kertas permanen yang dapat mendukung penggunaan kertas permanen untuk arsip sehingga SNI yang akan dibuat nantinya dapat bermanfaat untuk diterapkan dan digunakan oleh: produsen, untuk membuat kertas permanen sesuai yang dipersyaratkan; pengguna, khususnya instansi pemerintah untuk dapat menggunakan kertas permanen; dan penentu kebijakan, khususnya ANRI agar dapat mengeluarkan suatu kebijakan dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip, baik itu sifatnya himbauan ataupun mewajibkan.

1.3 Pertanyaan Penelitian Berdasarkan pada masalah penelitian yang dikemukakan di atas maka pertanyaan penelitian yang diajukan adalah: 1. Bagaimana kesiapan stakeholder:


16

a. para pengguna arsip untuk menggunakan kertas permanen b. kesiapan industri kertas untuk memproduksi kertas permanen. c. penentu kebijakan dalam mengeluarkan kebijkan penggunaan kertas permanen untuk arsip di Indonesia. d. pakar dalam memberikan masukan dan saran dalam penyusunan standar kertas permanen 2. Bagaimana standar kertas permanen yang dapat dijadikan pegangan untuk diterapkan bagi produsen, konsumen dan penentu kebijakan.

1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk memahami kesiapan pengguna, produsen penentu kebijakan dan saran para pakar dalam menggunakan kertas permanen serta memahami rumusan standar kertas permanen yang baik untuk dijadikan pegangan SNI.

1.5 Manfaat Penelitian Penelitian ini memiliki beberapa manfaat yang perlu diketahui yaitu meliputi kesiapan para pihak yang berkepentingan dalam mengaplikasikan penggunaan kertas permanen untuk arsip, baik keuntungan maupun kendalakendala yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaannya kelak: 1.

Manfaat akademis Untuk institusi pendidikan, khususnya jurusan Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia, hasil penelitian ini akan memberikan suatu


17

pengetahuan baru tentang kertas permanen, mengingat sampai saat ini belum adanya penelitian mengenai kertas permanen. 2.

Manfaat praktis Untuk institusi PDII-LIPI sebagai perumus SNI, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk perumusan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Hasil penelitian ini akan dijadikan sebagai dasar pertimbangan untuk menyusun kebijakan dalam penyusunan SNI kertas permanen untuk arsip yang akan dirumuskan oleh Panitia Teknis Informasi dan Dokumentasi 01-03, PDII-LIPI pada tahun 2008 dengan mengadopsi ISO. Selain itu hasil penelitian ini diharapkan dapat dipahami kesiapan stakeholder, yakni: produsen (industri kertas), konsumen (pengguna kertas permanen) dan penentu kebijakan (ANRI) dalam penggunaan kertas permanen.

3.

Manfaat sosial budaya Hasil penelitian ini dapat menggambarkan kebiasaan pengguna dalam menggunakan kertas permanen, mengingat saat ini masyarakat pengguna hanya menggunakan kertas komersial yang kualitasnya tidak diketahui, padahal dengan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilaiguna tinggi dapat membantu mempertahankan kelestarian informasi yang ada pada kertas tersebut.

4.

Aspek ekonomis Dengan terlaksananya SNI kertas permanen, masyarakat dapat menghemat penggunaan kertas, mengingat kertas permanen usianya dapat mencapai 300


18

tahun dan lebih tahan terhadap kerusakan air dibandingkan dengan kertas yang saat ini beredar di masyarakat.

1.6.

Kerangka Pikir Pengalaman banjir di Jakarta Februari 2007 lalu menyebabkan kerusakan

pada sebagian besar koleksi arsip dan buku-buku LIPI. Hasil kajian awal dan penelusuran akhir menemukan bahwa sebagian koleksi arsip dan buku-buku yang telah terendam air masih dapat diselamatkan karena menggunakan bahan kertas permanen. Berdasarkan temuan tersebut, dikeluarkanlah rekomendasi penggunaan kertas permanen untuk koleksi arsip dan buku yang dikemukakan dalam Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip pada tanggal 6 Agustus 2007 di PDII LIPI. Sebagai tindak lanjut lokakarya tersebut, Panitia Teknis 01-03 yang bertugas merumuskan standar nasional di bidang dokumentasi dan informasi - saat ini sekretariatnya berada di PDII-LIPI - mengusulkan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi sebagai salah satu usulan dalam Program Nasional Perumusan Standar (PNPS) 2008 yang diajukan kepada BSN. Dalam penyusunan SNI harus dipertimbangkan kepentingan stakeholder sehingga SNI yang telah ditetapkan akan bermanfaat dan efektif. Stakeholder yang dimaksud disini adalah produsen, konsumen, penentu kebijakan dan pakar yang kompeten di bidangnya. Penelitian ini akan memfokuskan pada kesiapan antar stakeholder yang berkepentingan dalam merumuskan standar kertas permanen. Stakeholder yang pertama, adalah penentu kebijakan (regulator), dalam hal ini ANRI yang


19

berwenang mengeluarkan kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah. Stakeholder yang kedua adalah produsen kertas permanen, yang harus siap mengimbangi kebutuhan akan kertas permanen tersebut. Stakeholder yang ketiga adalah konsumen, dalam hal ini instansi pemerintah yang akan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansinya, stakeholder yang keempat adalah pakar yang berkompeten yang akan memberikan saran dan rekomendasi dalam penentuan kertas permanen yang terbaik untuk diterapkan di Indonesia. Tujuan dilakukannya penelitian ini sebagai pedoman untuk memahami kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen sehingga hasil penelitian ini akan berupa rekomendasi yang dijadikan dasar pertimbangan dalam penyusunan SNI kertas permanen oleh Panitia Teknis 01-03 yang berwewenang merumuskan standar kertas permanen. Alur Kerangka pikir dalam bentuk bagan dapat dilihat pada Gambar 1.4


20

Input Kebutuhan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi sebagai usulan Program Nasional Permusan Standar (PNPS) SNI kertas permanen untuk arsip oleh Panita Teknis Informasi dan Dokumentasi PDII-LIPI

1. 2.

3. 4.

Proses Tinjauan kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip Penelitian kesiapan stakeholder (konsumen, produsen, penentu kebijakan dan pakar) dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi Hasil pengamatan Analisis data

Output Rekomendasi usulan penyusunan SNI kertas permanen sebagai dasar penyusunan SNI kertas permanen untuk arsip oleh Panita Teknis Informasi dan Dokumentasi PDII-LIPI

Gambar 1.4 Kerangka Pikir Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi


21

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Kerusakan kertas telah lama menjadi perhatian para pustakawan dan arsiparis. Masalah utama adalah kualitas yang buruk pada kertas modern. Wessel dalam Harvey (1993: 25) memberikan survei sejarah singkat dan mencatat temuan ekspresi jaman purba berkenaan penanggalan tiga ribu tahun yang lalu dan hubungannya dengan kertas papyrus bangsa Mesir. Keawetan kertas menjadi bahan pertanyaan ketika pada tahun 1145 Roger dari Sicily menyatakan bahwa semua perjanjian yang dibuat di atas kertas harus dikopi ulang dan dibagi ke dalam beberapa bagian. Hal yang aneh ini tidak diindahkan di Itali sampai abad ke-15. Pernyataan lebih lanjut berkaitan dengan hal tersebut adalah apa yang disampaikan oleh penerbit John Murray yang pada tahun 1823 membuat tulisan di Majalah Gentlemen dengan topik bahasan mengenai rendahnya mutu kertas. Pada tahun 1913 The American Library Association mendirikan suatu komite yang mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kerusakan kertas selama dua abad ke depan (Harvey, 1993: 25). Pengetahuan struktur bahan pustaka dan arsip sangat penting bagi pustakawan dan arsiparis yang mempunyai perhatian terhadap preservasi. Pengetahuan tersebut berguna untuk mengetahui tingkat kerusakan kertas serta penyebabnya yang dapat dirinci sampai pada sifat fisik dan kimia bahan kertas tersebut. Kerusakan didefinisikan sebagai hilangya kualitas bahan pustaka dan arsip yang menyebabkan hilangnya informasi yang terkandung dalam arsip tersebut,


22

baik sebagian maupun secara keseluruhan. Kerusakan menurut Harvey (1993: 25) dapat berasal dari dalam maupun dari luar bahan pustaka atau arsip itu sendiri. Adapun pokok perhatian dan penekanan dalam penelitian ini adalah bahan berupa kertas yang digunakan sebagai bahan pustaka dan arsip. Sebelum sampai pada pokok bahasan tersebut, akan dikemukakan literatur tentang kertas, sejarah kertas, teknik pembuatan kertas, jenis-jenis kertas serta pembahasan tentang kertas permanen sebagai bagian dari jenis kertas yang digunakan untuk arsip. Untuk melengkapi pembahasan penelitian akan dipaparkan pula standar-standar internasional yang sudah ada dalam kaitannya dengan kertas permanen yang diharapkan dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun rumusan SNI kertas permanen.

2.1 Kertas Kertas adalah bahan tipis dan rata yang dihasilkan melalui kompresi serat yang berasal dari pulp. Serat yang digunakan biasanya serat alami yang mengandung selulosa dan hemiselulosa. Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak dan melukis. Kegunaan lain kertas, misalnya sebagai kertas pembersih yang digunakan untuk hidangan (tissue makan) dan untuk kebersihan (tissue toilet). Kertas tulis pertama kali muncul pada 2500-2000 SM. Pada masa itu kertas dibuat dari bahan sejenis rumput yang banyak ditemukan di sepanjang Sungai Nil di Mesir yang kemudian dikenal dengan nama papyrus. Pada tahun 105 M, di dataran Cina ditemukan suatu proses pembuatan kertas berbahan baku bambu dan kapas. Proses tersebut menyebar ke dataran Eropa pada abad ke-14


23

dan memasuki Amerika Serikat pada abad ke-17. Pada awal abad ke-19 pembuatan kertas mulai dilakukan secara besar-besaran di Amerika dan Eropa melalui penggunaan proses mekanik (mechanical process), termomekanik (thermomechanical process), dan proses kimiawi (chemical process) (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4). Peradaban Mesir Kuno menyumbangkan papyrus sebagai media tulis menulis. Penggunaan papyrus sebagai media tulis menulis ini digunakan di peradaban Mesir Kuno pada masa Wangsa Firaun yang kemudian menyebar ke seluruh Timur Tengah sampai Romawi di Laut Tengah hingga daratan Eropa, meskipun pada masa itu penggunaan papyrus masih dirasakan sangat mahal. Bermula dari kata papyrus itulah kemudian istilah kertas mulai digunakan orang paper dalam bahasa Inggris, papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis, atau papel dalam bahasa Spanyol. Sejarah peradaban Cina mencatat Tsai Lun sebagai orang pertama yang menemukan kertas berbahan dasar bambu yang mudah di dapat di seantero Cina pada tahun 101 M. Penemuan ini akhirnya menyebar ke Jepang dan Korea seiring menyebarnya bangsa-bangsa Cina ke wilayah Timur dan berkembangnya peradaban di kawasan itu, meskipun pada awalnya cara pembuatan kertas merupakan hal yang sangat rahasia (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4). Teknik pembuatan kertas selanjutnya jatuh ke tangan orang-orang Arab pada masa Abbasiyah, terutama setelah kalahnya pasukan Dinasti Tang dalam Pertempuran Sungai Talas pada tahun 751 M, dimana para tawanan perangnya mengajarkan cara pembuatan kertas kepada orang-orang Arab. Karena alasan inilah, di jaman Abbasiyah kemudian mulai bermunculan pusat-pusat industri


24

kertas, baik di Baghdad maupun Samarkand serta kota-kota industri lainnya. Selanjutnya pusat-pusat industri kertas tersebut menyebar ke Italia, India lalu Eropa - khususnya setelah Perang Salib dan jatuhnya Grenada dari bangsa Moor ke tangan orang-orang Spanyol - sebelum akhirnya menyebar ke seluruh dunia (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4). Keberadaan kertas merupakan revolusi baru dalam dunia tulis menulis yang menyumbangkan arti besar dalam peradaban dunia. Sebelum ditemukan kertas, bangsa-bangsa dahulu menggunakan tablet dari tanah lempung yang dibakar. Hal ini dapat dijumpai pada peradaban bangsa Sumeria, prasasti dari batu, kayu, bambu, kulit atau tulang binatang, sutra, bahkan daun lontar yang dirangkai seperti dijumpai pada naskah - naskah nusantara beberapa abad lampau.

2.1.1 Teknik pembuatan kertas Teknik pembuatan kertas diperlukan untuk memberikan pemahaman mengenai bagaimana kertas dibuat, dari bahan baku apa kertas dihasilkan, dan seperti apa proses yang dilaluinya sampai kepada berbagai macam produk yang dihasilkannya dari masa ke masa. Hal tersebut erat kaitannya dengan pembahasan selanjutnya dimana kita dapat mengetahui proses terbaik yang akan digunakan untuk pembuatan kertas arsip. Teknik pembuatan kertas secara massal ditemukan oleh seorang berkebangsaan Perancis bernama Nicholas Louis Robert pada tahun 1799. Pada waktu itu kertas diproduksi melalui pembuatan lembaran-lembaran kertas dalam satu wire screen yang bergerak yang dikenal sebagai mesin Fourdrinier. Penemuan mesin silinder oleh John Dickinson pada tahun 1809 menyebabkan


25

meningkatnya penggunaan mesin Fourdrinier dalam pembuatan kertas-kertas tipis. Tahun 1826, steam cylinder untuk pertama kalinya digunakan dalam pengeringan dan pada tahun 1927 Amerika Serikat mulai menggunakan mesin Fourdrinier (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4). Peningkatan produksi oleh mesin Fourdrinier dan mesin silinder telah menyebabkan kebutuhan bahan baku kertas bekas yang semakin lama semakin berkurang. Pada tahun 1814 Friedrich Gottlob Keller menemukan proses mekanik pembuatan pulp dari kayu, namun disayangkan kualitas kertas yang dihasilkannya masih

rendah.

Tahun

1853-1854,

Charles

Watt

dan

Hugh

Burgess

mengembangkan pembuatan kertas menggunakan proses soda. Tahun 1857, seorang

kimiawan

berkebangsaan

Amerika,

Benjamin

Chew

Tilghman

mendapatkan British Patent untuk proses sulfit. Pulp yang dihasilkan proses sulfit hasilnya cukup baik dan siap diputihkan. Proses kraft dihasilkan dari eksperimen dasar yang dilakukan oleh Carl Dahl pada tahun 1884 di Danzig. Proses ini biasa disebut proses sulfat karena Na2SO4 digunakan sebagai make-up kimia untuk sisa larutan pemasak (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4). Secara garis besar, proses pembuatan kertas dibagi menjadi dua bagian penting, yakni: proses pembuatan pulp dan proses pembuatan kertas. Skema pembuatan kertas secara umum dapat dilihat pada gambar 2.1 (Departemen Perindustrian, 1982: 118). Bahan baku

Proses pembuatan pulp

Proses pembuatan kertas

Kertas

Bahan pengisi/ zat warna Gambar 2.1 Skema Pembuatan Kertas


26

Berdasarkan bahan baku yang digunakan dalam proses pembuatan kertas, pabrik kertas digolongkan menjadi dua, yaitu: integrated (pabrik terpadu) dan non integrated (pabrik yang tidak terpadu): a. Integrated Pabrik kertas terpadu (integrated) adalah pabrik kertas yang bahan bakunya (raw materials) harus diproses terlebih dahulu untuk menghasilkan pulp, baru kemudian digunakan untuk memproduksi kertas. Dengan kata lain, pabrik tersebut mempunyai unit pembuatan pulp. Gambar 2.1 menunjukkan ilustrasi pabrik kertas yang integrated. b. Non Integrated Pabrik kertas yang tidak terpadu (non integrated) adalah pabrik kertas yang melakukan proses pembuatan kertas saja, sedangkan bahan baku (pulp) yang digunakan dianggap sudah melalui tahapan proses. Proses

pembuatan

pulp

ada

tiga

macam:

mechanical

process,

semichemimical process dan chemical process. a. Mechanical process (proses mekanis) adalah pembuatan pulp yang seluruhnya menggunakan proses mekanis, misalnya dengan menggunakan grinding atau milling. Pulp yang dihasilkan melalui proses ini ada dua macam, yaitu pulp unbleached dan bleached, b. Chemical process (proses kimia) adalah pembuatan pulp yang selain melalui tahapan proses tertentu, seperti penyesuaian ukuran bahan baku, pemasakan bahan baku dalam reaktor bertekanan juga melalui proses pencampuran bahan kimia tertentu. Seperti halnya proses mekanis, pulp yang dihasilkan melalui


27

proses kimia setelah diputihkan juga menghasilkan dua macam pulp yaitu chemical pulp unbleached (pulp putih) dan unbleached (pulp coklat). Proses kimia dapat dilakukan dengan tiga proses alternatif: -

Proses sulfite, yaitu penambahan larutan ammonium sulfite, calcium sulfite, magnesium dan sodium sulfite,

-

Proses sulfate, yaitu penambahan cairan/larutan bahan kimia yang terdiri dari sodium hidroksida dan sodium sulfate, dan

-

Proses soda, yakni penambahan cairan/larutan bahan kimia yang terdiri dari sodium hidroksida dan sodium sulfite.

c. Semi chemical process adalah proses pembuatan pulp melalui dua tahapan proses, yaitu proses mekanis dan kimia.

2.1.2 Jenis Kertas Dalam pembahasan berikut akan diuraikan jenis-jenis kertas yang tersedia di pasaran dalam kaitannya dengan jenis kertas yang menjadi objek penelitian. Berdasarkan perkembangan produksi kertas di Indonesia, kertas dibagi menjadi empat jenis: (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1993: 59) 1. Kertas budaya adalah kertas yang digunakan untuk keperluan kebudayaan secara umum, misalnya surat kabar dan buku-buku yang sebagian besar digunakan oleh industri percetakan. Kertas budaya terdiri dari: a. Kertas Koran Kertas koran adalah kertas yang digunakan untuk penulisan publikasi yang berisi berita, informasi dan iklan. Umumnya kertas jenis ini harganya lebih murah namun daya tahannya tidak tahan lama mengingat kertas ini


28

kebanyakan digunakan pada waktu dibaca dan setelah itu biasanya langsung dibuang. b. Kertas Tulis dan Cetak Kertas tulis adalah salah satu jenis kertas yang digunakan untuk menulis dengan tangan di atas kertas yang biasa disebut note paper. Salah satu jenis kertas tulis yang paling mahal adalah laid paper. Kertas tulis tidak dilapis (uncoated), memiliki berbagai macam ukuran, medianya berwarna atau putih serta tersedia untuk tinta cair dan kering. Kertas tulis dapat dibuat melalui proses pemutihan kimia pulp kertas, dapat juga dibuat melalui proses pemutihan pulp mekanis serta dapat pula dibuat melalui proses pemutihan pulp termomekanis. Campuran bahan pengisi (fillers) membuat kertas tulis lebih tak tembus cahaya (buram). Adapun kertas cetak adalah kertas yang digunakan untuk berbagai jenis cetakan, seperti buku, leaflet, majalah dan jenis cetakan lainnya. Kertas cetak umumnya dapat dilapis (di-coating) kembali setelah dicetak menggunakan tinta. 2. Kertas Industri ada 4 jenis, yaitu: a. Kertas kraft adalah jenis kertas yang diproduksi melalui proses kraft dari pulp kayu. Kertas kraft memiliki tekstur sangat kuat dan relatif kasar. Umumnya kertas kraft berwarna coklat tapi dapat diputihkan untuk menghasilkan kertas putih. Kertas kraft umumnya digunakan untuk paper grocery bags, multiwall sacks, amplop dan kemasan lain. b. Kertas Board adalah jenis kertas dengan ketebalan lebih dari 10 mili (0,010 inch atau 0.25 mm) dan digunakan untuk karton yang dapat dilipat, boks dan kemasan keras lainnya.


29

c. Kertas Corrugating Medium adalah jenis kertas yang digunakan untuk membuat kertas karton bergelombang. Meskipun sebagian besar wadah karton yang terbuat dari bahan serat kayu alami yang tidak diputihkan umumnya berwarna coklat, bagian dalamnya dapat bervariasi tergantung jenis kayu yang digunakan, kecepatan proses daur ulang dan tingkat kemurnian bahan. Untuk pembuatan kotak tertentu dibutuhkan pulp berkualitas baik yang telah diputihkan atau melapisi kembali kotak tersebut pada permukaannya sehingga tampilannya lebih menarik. d. Kertas wrapping yang dikenal juga sebagai kertas pembungkus merupakan jenis kertas yang didesain untuk membungkus hadiah. Hadiah biasanya diletakan dalam box kemudian dibungkus dengan kertas setelah itu baru menggunakan pita penghias atau ornamen lainnya. 3. Kertas Tissue Kertas tissue atau lebih dikenal dengan istilah wrapping tissue adalah jenis kertas tipis yang digunakan sebagai pembungkus dan alas makanan. Kertas tissue umumnya ditemukan dalam bentuk lembaran dengan kemasan yang berjumlah 25, 40 atau 50 lembar. Adakalanya kertas tissue juga dijual secara khusus dalam kemasan 480 lembar. Biasanya kertas tissue juga digunakan untuk mengemas barang sebelum dimasukkan ke dalam kotak dengan tujuan menghindari gesekan. Contoh kertas tissue yang lain, misalnya tisue muka (facial tissue) yang digunakan untuk membersihkan bekas riasan atau kotoran yang menempel pada wajah. Selain itu ada pula tissue warna yang dapat digunakan untuk bermacam-macam tujuan visual artistik, jenis tissue ini jika


30

dibasahi akan mengeluarkan semacam lapisan air berwarna yang akan tetap tinggal meskipun kertas tissue-nya diangkat. Kertas tissue juga dapat dibentuk gumpalan untuk membentuk objek tertentu, seperti bunga yang diletakkan di ujung pensil. 4. Kertas Sigaret Kertas sigaret atau kertas rokok atau yang umumnya dikenal sebagai rolling papers merupakan lembaran kecil atau lembaran kertas yang berisi tembakau dan bahan tambahan lainnya yang dapat diputar dan digunakan sebagai pembungkus rokok. Kertas sigaret biasanya dibuat menggunakan pulp kayu, rami, batang lenan, atau padi sebagai bahan dasar. Dari pembagian kelompok besar tersebut, yang menjadi perhatian pada penelitian ini adalah kertas budaya dengan jenis yang lebih spesifik, yakni kertas tulis dan cetak yang didalamnya tercakup kertas untuk arsip.

2.2 Kertas Permanen Salah satu upaya untuk mempertahankan dan menjaga kelestarian kandungan informasi suatu dokumen atau arsip dalam jangka waktu panjang adalah dengan cara memilih jenis kertas yang dapat bertahan dalam waktu yang lama tanpa mengalami perubahan yang berarti. Untuk itu dibutuhkan jenis kertas yang mempunyai permanensi dan ketahanan (durability).

Permanensi adalah

kemampuan kertas untuk tetap stabil dan tahan terhadap aksi kimia, baik dari dalam atau lingkungan sekitarnya sedangkan tingkat ketahanan (durability) merupakan sifat ketahanan kertas terhadap perlakuan fisik yang dapat menyebabkan rusaknya kertas, contohnya goresan dan lipatan. Permanensi


31

berhubungan dengan stabilitas kimia dari kertas sedangkan ketahanan berhubungan dengan kekuatan fisik. Kertas yang bertahan dalam jangka waktu lama di perpustakaan dan pusat arsip harus cukup kuat dan stabil untuk bertahan terhadap pemakaian dan sobekan. Untuk itu diperlukan kebijakan pengadaan koleksi yang mensyaratkan sifat permanen dan ketahanan kertas pada koleksi perpustakaan. Pada masa kini, kertas permanen dapat dibuat melalui metoda terbaru menggunakan serat panjang dengan cara memindahkan seluruh residu kimia hasil proses pulping menggunakan perekat yang sesuai dan memindahkan seluruh pemutih. Sebagai aturan umum, kertas untuk perpustakaan dan arsip harus dibuat dari chemical wood pulp. Ukuran terpenting yang menjadikan kertas bersifat permanen adalah pH, yakni derajat keasaman atau kebasaan suatu larutan. pH ditetapkan berdasarkan skala logaritma yang berkisar 0 – 14, pH 0 menandakan larutan bersifat sangat asam, pH 14 menandakan larutan yang bersifat sangat basa, sedangkan pH 7 merupakan penanda larutan bersifat netral. Kertas bebas asam mempunyai pH > 7 dan tidak mengandung asam pada residualnya. Kertas dapat berubah sifat menjadi asam bila mendapat kontak dengan polutan yang ada di atmosfer atau mengalami kontak fisik dengan bahan lain yang bersifat asam. Asam menjadi komponen utama yang menyebabkan timbulnya kerusakan pada kertas (Harvey: 1993: 32). Kertas yang mengandung basa mempunyai kadar pH 8,5 – 10 dan disebut sebagai larutan alkalin (bersifat basa), contohnya kalsium karbonat atau magnesium karbonat. Untuk mempertahankan keasaman kertas selama 300 – 500 tahun, kertas paling tidak harus memiliki 3% kadar basa dibandingkan dengan


32

sifat bebas asam untuk kertas permanen karena kertas yang bebas asam memiliki kecenderungan untuk mempertahankan sifatnya dalam jangka waktu yang lama (Harvey: 1993:32). Mutu

kertas

berkurang

sejak

pertengahan

abad

ke-19

karena

kecenderungan pemakaian alum-rosin sizing dan mechanical wood pulp yang berperan besar meningkatkan kadar keasaman. Asam juga dapat masuk ke dalam kertas melalui buangan (residual) bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan, melalui beberapa jenis tinta, polusi udara dan melalui perpindahan asam.

2.2.1 Standar Kertas Permanen Standar kertas permanen adalah standar yang disusun sebagai acuan bagi para produsen kertas untuk memproduksi kertas permanen secara seragam. Standar kertas permanen menurut “Barrow’s Tentative Specifications for Durable, Non-Coated, Chemical Wood Book Papers” yang diterbitkan pada tahun 1960 dalam Ross Harvey (1993: 191) adalah kertas yang memenuhi persyaratan sebagai berikut: •

tidak ada serat yang tidak dikelantang

•

tidak ada groundwood

•

pH harus tidak kurang dari 6,5 pada saat pembuatan

•

kertas tidak menunjukkan beberapa penurunan yang signifikan setelah tes proses penuaan tertentu dilakukan.

Spesifikasi Barrow’s tersebut akhirnya berperan penting setelah dilakukan pengujian dan pengembangan lebih lanjut pada publikasi tahun 1984 dari


33

American National Standards for Information Science D Permanence of Paper for Printed Library Materials, ANSI Z39, 48 - 1948 dengan persyaratan: •

pH minimum harus 7,5

•

tidak terdapat groundwood atau unbleached pulp dalam kertas

•

memiliki daya tahan yang tinggi terhadap robekan dan lipatan

•

memiliki kandungan bahan alkali.

Standar ANSI tersebut telah disetujui sebagian besar penerbit di Amerika Serikat. Jumlah buku yang menggunakan standar ANSI terus bertambah, hal ini dapat terlihat pada pernyataan resmi di bagian judul halaman dari sebagian besar buku yang umumnya bertuliskan: “Kertas yang digunakan dalam terbitan ini telah memenuhi persyaratan minimum standar ANSI – Kertas permanen untuk bahan cetakan perpustakaan, ANSI Z39.48 -1984”, atau pernyataan lain yang mengacu pada standar terkini, diantaranya: ”Buku ini dicetak di atas kertas bebas asam”, “Kertas buku ini memenuhi persyaratan tentang ketetapan dan daya tahan yang ditetapkan Committee on Production Guidelines for Book Longevity of the Council on Library Resources”. Perbaikan draft standar ANSI tahun 1984 dikeluarkan pada tahun 1989. Perbaikan ini telah memperluas cakupannya sebagaimana judulnya: ”Sifat permanen kertas untuk bahan publikasi dan dokumen di perpustakaan dan arsip-arsip”. Kelompok kerja ISO telah memformulasikan tiga standar internasional tentang kertas permanen, yaitu: ISO 9706, 1994 tentang Standar Internasional Kertas Permanen untuk Dokumen (paper for documents – requirements for permanence); ISO 11108, 1996 tentang Standar Internasional Kertas Permanen untuk Arsip (requirements for permanence and durability); ISO 11798, 1999


34

tentang Standar Internasional Kertas Permanen untuk Kertas Tulis, Cetak dan Fotokopi (permanence and durability of writing printing and copying on paper – requirements and test methods). Penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga ISO tentang kertas permanen tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1. ISO 11108, 1996 dan ISO 11798, 1999 merupakan pengembangan dari ISO 9706, 1994 dimana standar ini merupakan standar dasar kertas permanen yang kemudian dikembangkan berdasarkan cakupan penggunaannya sehingga setiap produk yang telah memenuhi ketiga persyaratan ISO tersebut harus diberikan simbol seperti yang tercantum dalam ISO 9706 seperti tertera pada Gambar 2.1.

ISO 9706 Gambar 2.2 Simbol Kesesuaian (compliance) ISO 9706

2.2.2 Pembuatan Kertas Permanen Jika kertas permanen dipandang sangat baik, mengapa tidak secara umum diproduksi dan secara luas digunakan? Mengapa kemudian industri kertas tidak berupaya membuat perubahan yang diperlukan untuk menghasilkan kertas yang betul-betul dibutuhkan? Salah satu alasannya adalah bahwa kertas untuk industri buku bukanlah merupakan hal yang dianggap penting dari keseluruhan proses produksi, hanya sekitar 1% dan persentase ini belum cukup menjadi alasan kuat yang dapat mempengaruhi perubahan pada industri buku (Harvey, 1993: 191).


35

Tabel 2.1 Standar Kertas Permanen menurut Beberapa ISO Karakteristik ISO 9706, 1994 Cakupan Kertas permanen untuk dokumen Persyaratan yang harus dipenuhi

1.

Umum y Contoh uji bebas cacat ( noda, lobang, keriput)

2.

Sifat Kekuatan y Untuk gramatur 70 g/m2 atau lebih , ketahanan sobek (AM maupun SM) minimal 350 mN y Untuk gramatur 25 – 70 g/m2, ketahanan sobek minimal = r miliNewton, dimana r = 6 (g/m2) – 70 Cadangan Alkali y Setara dengan 20 g CaCO3 per kg kertas Ketahanan terhadap Oksidasi y Bilangan Kappa <5 y pH dingin 7,5 – 10,0

3.

4.

ISO 11108, 1996 Kertas permanen untuk arsip 1. Umum y Contoh uji bebas cacat 2. Komposisi Serat y Kertas terbuat dari serat cotton, cotton linter, hemp, falx atau campurannya 3. Gramatur y Min. 70 g/m 4. Ketahanan Sobek y Minimal 350 mN 5. Ketahanan Lipat y Min. 2,42 (MIT) 6. pH dingin y 7,5 – 10,0 7. Cadangan Alkali y Setara dengan 20 g CaCO3 per kg kertas 8. Ketahanan Oksidasi y Bilangan kappa <5

ISO 11798, 1999 Kertas permanen untuk kertas tulis, cetak dan fotokopi 1. Densitas optis 2. Penampilan 3. Kelunturan (lightfastness) 4. Daya tahan air 5. Blocking (sticking) 6. Daya tahan gesek (wearing resistance) 7. Daya tahan panas 8. Efek recording terhadap kekuatan mekanis kertas • Tensile Energy Absorption • Ketahanan Lipat

Sumber: ISO 9706, 11108 dan 11798

Jawaban pastinya adalah karena alasan ekonomi. Singkatnya, proses kimiawi yang diperlukan dalam pembuatan kertas membutuhkan biaya yang lebih mahal, bukan hanya itu limbah produksinya pun akan menghabiskan lebih banyak uang. Meskipun demikian, trend yang semula lebih banyak menggunakan paper-


36

mills berubah menjadi alkaline paper. Kontradiksi yang terjadi dapat dijelaskan dari penghematan biaya sebagai hasil kombinasi dari berbagai macam faktor. Beberapa faktor penghematan biaya dengan penggunaan alkaline paper diantaranya: lebih kuat dan penghematan dapat dilakukan dengan menghilangkan beberapa bahan kimiawi yang ditambahkan untuk mempertahankan kekuatan kertas dalam proses sulphite; limbah dan produk antara alkalin dapat didaur ulang yang dengan sendirinya dapat menekan biaya pengendalian keluarannya; mesin pembuat kertas menjadi lebih awet karena proses alkalin lebih rendah sifat korosifnya dibandingkan proses asam; lebih hemat energi; dan tidak membutuhkan pengeluaran modal yang besar untuk merubah kerja mesin dari proses asam menjadi proses alkalin. Alternatif inilah yang mungkin dapat dijadikan solusi bagi perpustakaan yang mengalami masalah disebabkan pemakaian kertas asam (Harvey, 1993: 191). Indikasi perubahan tentang mulai maraknya penggunaan alkaline paper dapat diperoleh melalui berita-berita yang diterbitkan dalam surat kabar Alkaline Paper Advocate. ‘Finland is Nearly 100% Alkaline’ menjadi pokok berita dalam surat kabar tersebut pada tahun 1988, bagian lain dari surat kabar tersebut juga menyebutkan perubahan penggunaan paper-mills menjadi alkaline paper di Canada dan Amerika. Pada awal tahun 1988 lebih kurang 25% dari seluruh proses printing coated maupun uncoated dan kertas tulis yang diproduksi di Amerika Utara adalah alkalin. Pada tahun 1989 diperkirakan 50-60 % industri kertas di Eropa menggunakan proses alkalin. (Harvey, 1993:192)


37

2.2.3 Promosi Penggunaan Kertas Permanen Seperti telah dikemukakan pada bagian awal bahwa faktor utama yang mempengaruhi perubahan pembuatan kertas asam menjadi kertas alkalin adalah karena alasan ekonomi dan bahwa para pustakawan hanya berperan kecil atau bahkan dapat dikatakan tidak ambil bagian di dalam proses perubahan tersebut, perubahan dapat diupayakan melalui pekerjaan perpustakaan. Untuk penguatan bisnis ini diperlukan kerjasama dari para pustakawan, penerbit dan para pengarang. Untuk pertama kalinya setelah bertahun-tahun terdapat suatu alasan yang dapat dipercaya bahwa pembuat kertas akan merubah proses mereka dan mau mulai membuat kertas yang lebih awet dan tahan lama. Ada banyak manfaat yang dapat diambil dalam proses yang baru tersebut yang akan muncul kemudian. Untuk mempercepat perubahan proses ke kertas alkalin, semua pengguna kertas, pelanggan majalah, para pustakawan dan semua agen penjual harus melakukan sesuatu agar suara mereka didengar. Pesan tersebut telah disampaikan dengan banyak cara dan pada berbagai forum pertemuan, beberapa diantaranya sebagaimana yang disampaikan berikut ini: The American Library Association diterbitkan pada tahun 1988 dengan tajuk yang berjudul Preparation of Archival Copies of Theses and Dissertations, secara spesifik menyebutkan bahwa kertas yang digunakan harus terpilih karena sifat awet dan tahan lamanya, bebas asam dengan minimal 2% kandungan alkalin, dan kertas yang digunakan untuk fotokopi juga harus merupakan kertas bebas asam dengan 2% kandungan alkalin. Journal review, Reference and Research Book


38

News (ISSN 0887-3763), saat ini telah dicatat di beberapa reviews dimana buku reviewed-nya dicetak di atas alkaline-paper (Harvey, 1993:192). Pemecahan masalah berkaitan dengan kecenderungan pemakaian alkalinepaper nyaris dilupakan sampai pada waktu diselenggarakannya pertemuan para pustakawan. Pada tahun 1980, The American Library Association mengeluarkan suatu resolusi yang menekankan peningkatan mutu produksi buku, bukan lagi membahas bagaimana cara buku-buku tersebut terbebas dari bahan-bahan yang sifatnya merusak; pada pembahasan awal secara jelas telah disampaikan bahwa ‘kertas permanen/yang tahan lama merupakan komponen yang penting. The American Library Association kembali menyerukan penggunaan kertas permanen pada tahun 1988 dalam resolusinya yang berjudul,”Resolusi Penggunaan Kertas Permanen untuk Buku dan Bahan Publikasi lainnya”. Resolusi ini melahirkan resolusi yang ketiga pada tahun 1990 yang mendukung kebijakan nasional penggunaan kertas permanen dan mendukung undang-undang pemerintah yang menganjurkan pemakaian jenis kertas permanen (Harvey, 1993:193). IFLA menyepakati tiga resolusi pada konferensi tahunan di Paris pada tahun 1989. Resolusi tersebut berisikan hal-hal sebagai berikut: anjuran penggunaan kertas permanen di instansi pemerintahan dan penerbit, penyusunan standard internasional pemakaian kertas permanen dan bahwa IFLA, mempelopori penggunaan kertas permanen untuk seluruh publikasi dan dokumentasi mereka (Harvey, 1993:193). Para pengarang dan penerbit bersama-sama dengan para pustakawan terus berupaya mensosialisasikan penggunaan kertas permanen. Pada tahun 1989 para pengarang dan penerbit di Amerika Serikat menandatangani sebuah kesepakatan


39

yang berisikan komitmen mereka menggunakan kertas yang bebas asam untuk semua bahan cetakan mereka yang pertama dalam rangka melindungi kata-kata yang tercetak dalam buku dan mempertahankan kelestarian budaya yang merupakan bekal untuk generasi mendatang. Deklarasi tersebut ditandatangani oleh para pengarang terkemuka seperti: Isaac Asimov, Susan Sontag, Barbara Goldsmith, Maurice Sendak dan Kurt Vonnegut; para penerbit yang terlibat diantaranya Columbia University Press, Simon and Schuster, Doubleday, Harper and Row, and Macmillan. Hal lain yang terkait dengan perdagangan buku adalah keputusan yang dibuat Kantor Percetakan Pemerintah Amerika Serikat yang merupakan kantor percetakan terbesar di Amerika Serikat, keputusan yang dimaksud adalah menggunakan kertas permanen untuk dokumen-dokumen pilihan. Di Inggris, bagian publikasi dari HMSO (Her Majesty’s Stationery Office) pada tahun 1990 memproduksi lebih kurang sepertiga dari 9.000 judul buku yang diterbitkan setiap tahun di atas kertas permanen (Harvey, 1993:193). Kalangan profesional berkomitmen bahwa bahan-bahan publikasi mereka tidak akan bertahan sampai anak cucu jika tidak menggunakan kertas permanen untuk bahan publikasi mereka. Salah satu contoh diantaranya adalah the American Psychological Association yang sejak tahun 1986 telah mencetak 17 jurnal mereka di atas kertas yang bebas asam. Beberapa negara bagian di Amerika Serikat telah mengeluarkan undang-undang yang menganjurkan penggunaan kertas permanen atau kertas alkaline untuk beberapa bahan publikasi pemerintahan dan pemerintah federal juga memberlakukan kebijakan yang sama. Pada bulan Oktober 1990 Presiden Bush menandatangani resolusi bersama Dewan Perwakilan Rakyat Amerika yang melahirkan kesepakatan mengenai penggunaan


40

kertas permanen untuk catatan- catatan federal yang merupakan kebijakan nasional (Harvey, 1993:193). Permasalahan

potensial

untuk

para

pustakawan

adalah

semakin

meningkatnya penggunaan kertas daur ulang. Apabila persentase kertas daur ulang yang digunakan dalam industri pembuatan kertas permanen terlalu besar, maka akan dihasilkan kertas rapuh sebagai hasil dari serat-serat pendek yang mengandung kertas daur ulang. Berbagai macam peraturan yang dikeluarkan di beberapa negara telah mendorong penggunaan kertas yang mengandung seratserat daur ulang untuk instansi pemerintahan, peraturan ini dengan sendirinya menjadikan kualitas kertas buku-buku koleksi perpustakaan lebih rendah kekuatannya. Diperlukan perawatan yang ekstra untuk bahan-bahan yang harus selama mungkin tercetak di atas kertas yang tentunya harus mengandung perbandingan yang rendah antara serat daur ulang dengan serat aslinya (Harvey, 1993:193).

2.3 Penyusunan Standar Nasional Indonesia untuk Kertas Permanen di Indonesia Standardisasi adalah usaha bersama membentuk standar. Standar adalah sebuah aturan, dalam penerapannya dapat bersifat sukarela dapat juga wajib. Standar biasanya memberikan batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan/atau karakteristik sebuah metode. Standardisasi dalam bidang ilmu informasi dan penerbitan (Information Sciences, Publishing) di Indonesia sampai tahun 2006 sudah memiliki 19 SNI yang ditetapkan oleh BSN dan dirumuskan oleh Panitia Teknis yang ditunjuk


41

oleh BSN. Panitia teknis tersebut berisikan anggota yang terdiri dari pakar, produsen, konsumen, dan perguruan tinggi yang berkaitan dengan ilmu informasi. SNI bidang Ilmu Informasi dan Penerbitan yang telah disahkan merupakan dokumen yang pengesahannya dimulai sejak tahun 1990 sampai yang terakhir tahun 2003. Standardisasi bidang ilmu informasi dan penerbitan tidak kalah pentingnya dengan standardisasi bidang lain, bahkan standardisasi bidang tersebut mutlak diperlukan karena adanya kerjasama antara unit-unit informasi. Standardisasi berdampak terhadap perlengkapan, produk dokumenter serta sarana intelektual unit informasi. Standardisasi juga menyederhanakan, merasionalisasikan metode dan teknik unit informasi serta mengharmoniskan produk unit informasi. Keharmonisan produk ini memudahkan operasi dokumenter, mengurangi biaya, menurunkan waktu tunda, serta memungkinkan pertukaran dokumen antar unit informasi (BSN, 2000:9). Menurut

ISO

(International

Organization

for

Standardization)

standardisasi adalah proses merumuskan dan menyiapkan aturan dengan pendekatan yang teratur pada suatu kegiatan untuk memperoleh keuntungan dengan cara bekerja sama dengan semua pihak yang terkait untuk memperoleh keuntungan ekonomi yang optimal dengan tetap memperhatikan persyaratan fungsi, kondisi dan keselamatan. Proses ini didasarkan pada hasil-hasil ilmu pengetahuan, teknologi dan pengalaman yang tidak hanya mempertimbangkan situasi dan kondisi saat ini tetapi juga perkembangan masa yang akan datang serta bersifat dinamis (BSN, 2000:9).


42

Pentingnya penggunaan kertas permanen di Indonesia berdasarkan pada kebutuhan yang mendesak, terutama sekali belajar dari banyaknya kejadian bencana, khususnya banjir yang menyebabkan banyak arsip dan buku yang rusak dan salah satu faktor lainnya adalah karena mutu kertas yang kurang baik dan belum digunakannya kertas permanen. Hal tersebut menjadi perhatian dari Panitia Teknis 01-03 Dokumentasi dan Informasi PDII-LIPI untuk segera merumuskan SNI tentang kertas permanen khususnya untuk arsip bernilai guna tinggi sehingga menjadi Program Nasional Perumusan Standar untuk tahun 2008. Standar Nasional Indonesia (SNI) merupakan standar yang berlaku di Indonesia dan dijadikan acuan atau pedoman bagi pelaksanaan kegiatan dalam memproduksi suatu barang maupun jasa pelayanan. Organisasi pemerintah yang berwenang menangani masalah standar ini yaitu Badan Standardisasi Nasional (BSN), yang dalam penyusunannya dibantu oleh Panitia-Panitia Teknis sesuai dengan bidang perumusannya. Untuk bidang informasi dan penerbitan, Panitia Teknis dibentuk tahun 1985 dan berada di Pusat Standarisasi Nasional (Pustan) Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Dalam perkembangannya, mulai tahun 2005 Panitia Teknis berpindah dari Pustan-LIPI ke Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI) seiring dengan reorganisasi lembaga. Pada tahun 2006, Panitia Teknis bidang informasi dan penerbitan dipecah menjadi 2 Panitia Teknis, yaitu: Panitia Teknis 01-03 untuk Informasi dan Dokumentasi dipegang oleh PDII-LIPI berdasarkan Keputusan Kepala BSN Nomor 91/KEP/BSN/4/2006 dan Panitia Teknis untuk perpustakaan dan kepustakaan dipegang oleh Perpustakaan Nasional.


43

Dalam menyusun suatu standar nasional diperlukan kerjasama yang baik antar stakeholder, yaitu: produsen, konsumen, penentu kebijakan dan para pakar, sehingga SNI yang dihasilkan dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan konsumen, disesuaikan dengan kemampuan produsen dan diatur oleh penentu kebijakan ditambah saran dari pakar yang berkaitan. Hal inilah yang menjadi tanggung jawab dari Panitia Teknis 01-03 Informasi dan Dokumentasi untuk mengkaji kebutuhan konsumen akan kebutuhan kertas permanen dan merumuskan suatu standar nasional (SNI) sehingga dapat diterapkan.

2.4 Arsip Bernilai Guna tinggi Prioritas perumusan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi dibandingkan dengan kertas permanen untuk buku ini berkaitan dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 dimana arsip bernilai guna tinggi adalah arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status hukum. Arsip vital adalah arsip yang esensinya untuk kelangsungan hidup suatu instansi/perusahaan dan tidak dapat diganti karena terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status hukum. Kertas untuk buku saat ini belum menjadi prioritas untuk menggunakan kertas permanen mengingat harga yang mahal dan daya beli masyarakat yang kurang. Undang-Undang Nomor 07 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin


44

keselamatan

bahan

pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan. Sedangkan Pasal 6 ayat d mengamanatkan perlunya usaha-usaha pengkajian dan pengembangan

perlengkapan-perlengkapan

teknis

kearsipan,

baik

arsip

konvensional maupun arsip media baru. Pengertian arsip sendiri merujuk pada Undang Undang Kearsipan Nomor 07 tahun 1971 yaitu sebagai berikut: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun

berkelompok

dalam

rangka

pelaksanaan

kegiatan

pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaaan. Deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi di atas dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sebab arsip yang bernilai guna tinggi bagi suatu organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi lainnya. Hal ini disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi arsip, konteks arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak mutlak dan berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya dapat dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum. Ruang lingkup dalam Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip bernilaiguna dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 meliputi:


45

1.

Penggunaan kertas untuk arsip sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi (akuntabilitas). Pertanggungjawaban organisasi selain yang menyangkut masalah keuangan, juga menyangkut eksistensi dan seluruh aspek pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Arsip-arsip yang terkait dengan masalah akuntabilitas ini misalnya: •

Perencanaan keuangan atau rencana anggaran tahunan, surat tentang otorisasi, bukti-bukti pertanggungjawaban keuangan, neraca, laporan keuangan tahunan dan lain-lain.

•

Program kerja jangka pendek menengah dan panjang, statistik tentang prestasti organisasi, press release, hasil-hasil penelitian dan lain-lain.

2.

Penggunaan kertas untuk arsip sebagai bahan/alat perlindungan hukum bagi organisasi individu dan pemerintah. Arsip sebagai alat perlindungan hukum menyangkut seluruh arsip yang dapat menjadi bahan bukti di pengadilan, yakni: • Arsip tentang peraturan-peraturan perundangan, misalnya: arsip tentang organisasi dan tata kerja, surat perintah/tugas, notulen rapat pimpinan, dan lain-lain. • Arsip tentang pengaturan dan pembinaan pegawai, misalnya: penetapan pegawai, hak-hak pegawai, daftar pegawai, dan lain-lain. • Arsip yang mengatur tentang hak dan kewajiban organisasi, individu, pemerintah, misalnya: pajak, kontrak/perjanjian/kerjasama, dan lain-lain. • Arsip tentang bukti-bukti kepemilikan, seperti: sertifikat, akte, identitas pribadi, obligasi, saham, dan lain-lain.


46

3.

Penggunaan kertas untuk arsip tentang memori dan identitas organisasi. Arsip tentang memori dan identitas organisasi adalah arsip yang memuat tentang ciri khas dan informasi khusus tentang organisasi yang bersangkutan, misalnya: • Arsip tentang asal-usul berdirinya suatu organisasi • Arsip tentang keputusan pembentukan, perubahan dan pengaturan organisasi dan proses pembuatan keputusan tersebut. • Arsip yang mewakili tentang program-program tetap dan proyek-proyek monumental yang menggambarkan tugas dan fungsi organisasi.

4.

Penggunaan kertas untuk arsip sebagai memori dan identitas bangsa. Arsip tentang memori kolektif dan identitas bangsa pada dasarnya merupakan perasaan dari arsip yang tergambar pada uraian 1 sampai dengan 3 yang memiliki nilai guna sekunder, yaitu: nilai guna kebuktian dan informasional.

5.

Penggunaan kertas untuk arsip yang unik. Keunikan arsip selain karena informasi, juga karena bentuknya. • Informasi arsip yang disebut unik karena informasinya pada dasarnya bersifat satu-satunya, tidak terdapat pada arsip yang lain, misalnya arsiparsip yang dihasilkan atas pelaksanaan dari suatu kegiatan oleh suatu unit dari setiap lembaga. • Bentuk arsip disebut unik karena bentuk informasi dan bentuk fisiknya. Bentuk informasi yang unik, misalnya: daftar buruh, daftar tahanan politik, statistik kependudukan, tabel-tabel, dan lain-lain. Bentuk informasi menyangkut struktur, bahasa, kelengkapan informasi, dan lain-lain. Bentuk fisik yang unik, misalnya: gambar konstruksi, peta, dan lain-lain.


47

BAB III METODE PENELITIAN

3.1

Jenis Penelitian Penelitian ini bersifat kualitatif namun bila dilihat dari tingkat

penjelasannya termasuk penelitian deskriptif yang menggambarkan kesiapan para stakeholder, yakni: produsen, konsumen, penentu kebijakan dan para pakar dalam menggunakan kertas permanen untuk arsip. Menurut Merriam yang dikutif oleh John W. Cresswell, ada enam asumsi dalam pendekatan kualitatif yang perlu diperhatikan oleh peneliti, yaitu: 1) peneliti kualitatif lebih menekankan perhatian pada proses, bukan pada hasil atau produk; 2) peneliti kualitatif tertarik pada makna – bagaimana orang membuat hidup, pengalaman, dan struktur kehidupannya masuk akal; 3) peneliti kualitatif merupakan instrumen pokok untuk pengumpulan data dan analisis data. Data didekati melalui instrumen manusia, bukan melalui inventaris, daftar pertanyaan atau alat lain; 4) peneliti kualitatif melibatkan kerja lapangan. Peneliti secara fisik berhubungan dengan orang, latar belakang, lokasi atau institusi untuk mengamati atau mencatat perilaku dalam latar alamiahnya; 5) peneliti kualitatif bersifat deskriptif dalam arti peneliti tertarik proses, makna, dan pemahaman yang didapat melalui kata atau gambar; dan 6) proses penelitian kualitatif bersifat induktif, peneliti membangun abstrak , konsep, proposisi dan teori (Hamid Patilima, 2005: 66). Pendekatan kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk memahami suatu situasi sosial, peristiwa, peran, interaksi dan kelompok, dalam hal ini memahami kesiapan dari stakeholder (produsen, konsumen, penentu


48

kebijakan dan pakar) dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip. Menurut John W. Cresswell (Hamid Patillima, 2005: 67), metode pendekatan kualitatif merupakan sebuah proses investigasi. Secara bertahap peneliti berusaha memahami fenomena sosial dengan membedakan, membandingkan, meniru, mengkatalogkan, dan mengelompokkan objek studi. Peneliti memasuki dunia informan dan melakukan interaksi terus menerus dengan informan, dan mencari sudut pandang informan.

3.2

Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di beberapa lembaga terkait yaitu:

1.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai penentu kebijakan (regulator) dalam mengeluarkan ketentuan penggunaan kertas permanen untuk arsip.

2.

PT. Kertas Padalarang, sebagai salah satu produsen yang akan memproduksi kertas permanen. Dipilihnya PT. Kertas Padalarang adalah karena perusahaan ini berstatus BUMN yang ditunjuk oleh pemerintah dalam memproduksi kertas-kertas khusus (security), seperti sertifikat tanah, ijazah, dan lain-lain. Selain dari itu, PT. Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di Indonesia yang berdiri sejak tahun 1923 sehingga dianggap berpengalaman dalam memproduksi kertas khusus.

3.

PT. Pindo Deli, sebagai salah satu produsen yang memproduksi kertas permanen. Dipilihnya PT. Pindo Deli karena perusahaan ini merupakan salah satu dari tiga perusahaan swasta besar yang memproduksi kertas di Indonesia secara komersial.


49

4.

Arsiparis LIPI yang menjabat sebagai sekretaris pimpinan di LIPI, sebagai salah satu konsumen yang akan menggunakan kertas permanen. Dipilihnya arsiparis karena mereka yang sehari-harinya bekerja menciptakan arsip LIPI yang bernilai guna tinggi, seperti surat keputusan pegawai, perjanjian kerjasama, dan lain-lain - yang pada Februari 2007 lalu sempat menjadi korban banjir sehingga banyak mengalami kerusakan pada koleksi arsipnya.

5.

Pusat Preservasi, Perpustakaan Nasional, dan Laboratorium Arsip Nasional, sebagai lembaga yang didalamnya menggeluti bidang

preservasi bahan

pustaka dan kearsipan. 6.

Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK), sebagai lembaga yang mempunyai banyak pakar dan peneliti yang ahli dalam bidang kertas.

7.

PDII-LIPI, sebagai panitia teknis yang akan merumuskan standar kertas permanen untuk arsip dan Badan Standardisasi Nasional (BSN) yang akan menetapkan SNI kertas permanen untuk arsip.

Penelitian pendahuluan dilaksanakan pada bulan Juli - Agustus 2007 dalam rangka pencarian tinjauan literatur dan pendekatan terhadap instansi tempat penelitian akan dilaksanakan. Pengambilan data dan wawancara dilaksanakan pada bulan Agustus 2007 - Januari 2007, sedangkan pengolahan data dilaksanakan pada bulan Desember 2007 - Februari 2008.

3.3

Sumber Data Sumber data yang dimaksud dalam penelitian ini adalah hasil wawancara

dengan sejumlah informan pada tempat yang dikunjungi di lokasi penelitian


50

seperti yang disebutkan sebelumnya, ditunjang dengan data observasi yang dilakukan terhadap tempat-tempat yang penulis amati selama penelitian. Sumber data yang sangat penting dalam penelitian ini adalah hasil wawancara terencana dan terstruktur berpedoman pada daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Peneliti menggunakan metode (in-depth interviewing) atau wawancara secara mendalam dimana penulis berusaha menggali dan memahami kesiapan stakeholder dalam menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi.

3.4

Teknik Pengumpulan Data Menurut Hamid Patilima (2005: 77) dalam pengumpulan data terdapat

beberapa metode yaitu: 1) metode pengamatan, terbagi menjadi metode pengamatan biasa, terkendali dan terlibat; 2) wawancara semi terstruktur; 3) menggambar; dan 4) diskusi kelompok terfokus. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Observasi digunakan untuk mengamati secara langsung kesiapan produksi kertas permanen yang dilakukan di Pabrik Kertas PT. Padalarang dan PT. Pindo Deli di Karawang. Sedangkan wawancara digunakan untuk memperoleh data tentang kesiapan penggunaan kertas permanen di instansi pemerintah - dalam hal ini LIPI - kemudian kesiapan dalam mengeluarkan kebijakan pedoman pelaksanaan SNI kertas permanen - dalam hal ini ANRI - dan pendapat para pakar yang berkaitan dengan kertas permanen, yaitu: peneliti kertas, Kepala Laboratorium ANRI dan Kepala Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional.


51

Wawancara mendalam merupakan kegiatan untuk mendapatkan informasi secara mendalam dengan cara bertanya langsung kepada informan. Penentuan informan kunci (key person) didasarkan pada syarat-syarat utama bahwa mereka adalah orang-orang yang bisa memberikan informasi yang bersifat nyata dan menguasai hal-hal yang ingin peneliti ketahui. Dalam hal ini peneliti telah menyusun ”tema-tema” pokok yang dipertanyakan kepada para informan, kemudian dalam wawancara dibiarkan mengalir dalam sebuah pembicaraan, sehingga dapat dijaring informasi-informasi baru yang dikembangkan dari hasil pembicaraan dengan para informan. Pada hakekatnya tujuan utama dalam penelitian kualitatif adalah : 1) Menangkap makna dan membangun pemahaman-pemahaman yang benar terhadap sesuatu yang diteliti, 2) Pemahaman terhadap makna atas sesuatu yang diteliti tersebut. 3) Mengembangkan sesitifitas dari konsep-konsep yang digunakan dalam penelitian. Wawancara dalam penelitian ini dilakukan secara terbuka dengan maksud agar subjek tahu bahwa mereka sedang diwawancarai dan mengetahui pula apa maksud wawancara itu. Metode penelitian yang dipilih adalah wawancara menggunakan teknik focus grup discusion (FGD), yakni teknik wawancara melibatkan beberapa orang informan yang sengaja dipertemukan pada tempat dan waktu yang bersamaan untuk berdiskusi membahas berbagai topik yang muncul sebagai pertanyaan dalam penelitian


52

3.5

Teknik Analisis Data Data yang diperoleh dari hasil penelitian ini akan dianalisis secara

deskriptif, yakni dengan cara mendeskripsikan kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip terhadap fakta-fakta yang diperoleh dan disimpulkan dari kategori-kategori yang tersusun dan pertanyaan yang bersifat kualitatif. Analisis deskriptif yang dimaksudkan adalah jenis analisis data yang mengungkapkan keadaan atau karakteristik data kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip ditunjang wawancara dengan para pakar yang berkaitan dengan kertas permanen dan penyusun kebijakan perumusan SNI untuk kertas permanen. Penelitian ini dilakukan melalui berbagai macam cara, diantaranya merekam, mencatat dan mengetik ulang hasil wawancara (transkripsi) dengan informan terkait yang dikunjungi, selain itu dilakukan juga diskusi kelompok terfokus dengan mengundang para pihak yang berkompeten dalam suatu lokakarya yang membahas tentang kertas permanen. Selain itu dilakukan juga kunjungan lapangan ke ANRI, Perpusnas dan BBPK untuk mengamati secara langsung hal-hal yang berkaitan dengan kertas permanen sekaligus berdiskusi dan melakukan klarifikasi terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul pada saat penelitian. Seluruh data yang diperoleh dari rangkaian kegiatan di atas selanjutnya dianalisis menggunakan alat bantu software CDC EZ-Text. Analisis tersebut dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1.

Mendengarkan kembali rekaman wawancara mendalam yang telah dilakukan


53

2.

Mencatat key word yang terkandung dalam jawaban informan atas pertanyaan yang diajukan dilengkapi dengan hasil pengamatan lainnya yang terjadi selama proses wawancara berlangsung.

3.

Mengelompokkan key word berdasarkan topik yang dipelajari. Kategori yang dibuat secara induktif ini akan menjadi struktur untuk analisis interpretatif akhir nantinya.


54

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan disajikan temuan selama penelitan berlangsung berikut pembahasannya terkait dengan pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip dan tentang kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen. Stakeholder pertama sebagai penentu kebijakan (regulator), yaitu ANRI berwewenang mengeluarkan kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah. Stakeholder kedua adalah produsen kertas permanen. Dalam penelitian ini peneliti mencoba menggali kesiapan produsen dalam memproduksi kertas permanen. Stakeholder ketiga adalah konsumen, yaitu instansi pemerintah yang akan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansinya. Sedangkan stakeholder keempat adalah pakar yang berkompeten, yang akan memberikan saran dan rekomendasi dalam menentukan kertas permanen terbaik untuk digunakan di Indonesia.

4.1 Penentu Kebijakan (Arsip Nasional Republik Indonesia) Penelitian yang dilakukan di Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI melibatkan beberapa unit satuan kerja. Pengambilan data dilakukan melalui proses wawancara terhadap 7 (tujuh) orang informan dengan berbagai macam latar belakang keahlian dan kewenangan bidangnya masing-masing. Hasil penelitian dikategorikan menjadi dua, yaitu penentu kebijakan dan pakar. Kategori penentu kebijakan adalah unit kerja maupun informan yang berwewenang dalam mengeluarkan kebijakan-kebijakan, terutama


55

sekali bidang kearsipan secara nasional, yang dalam penelitian ini diwakili oleh Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan dan Direktur Profesi dan Akreditasi Kearsipan, sedangkan kategori pakar yaitu informan yang memberikan pemahaman secara teknis berkaitan dengan pengalaman menangani kertas, yang dalam hal ini diwakili oleh Kepala Instalasi Laboratorium Arsip dan Kepala Restorasi Arsip. Tabel 4.1 dan 4.2 memaparkan hasil penelitian berdasarkan topik yang dianggap penting dan sesuai dengan tujuan penelitian, yaitu memahami kesiapan ANRI sebagai penentu kebijakan dalam penggunaan kertas permanen. Persepsi para informan dalam wawancara tersebut berbeda-beda, ada yang bersikap ’setuju-setuju’ saja dengan pernyataan informan yang lain, ada yang berperan aktif memberikan komentar tapi ada juga yang tidak memberikan pernyataan sama sekali. Berikut ini akan diuraikan pembahasan sesuai topik pertanyaan yang diajukan: Atas pertanyaan pertama yang diajukan berkaitan dengan proses penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi, maka dari hasil wawancara dengan informan diperoleh pernyataan bahwa keputusan tersebut disusun oleh Biro Umum ANRI dan ditetapkan Kepala ANRI dalam rangka menyelamatkan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional maupun organisasi. Dengan demikian penyusunan yang dilakukan oleh Biro Umum tersebut tidak dilakukan berdasarkan suatu penelitian/kajian dan tanpa membentuk tim khusus yang memfokuskan pada penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi.


56

Keputusan Kepala ANRI tersebut mempersyaratkan mutu/kualitas kertas yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya. Namun persyaratan mutu/kualitas kertas yang ditetapkan tersebut hanya berdasarkan pada kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan berdasarkan hasil penelitian kualitas kertas yang baik untuk arsip. Hal ini menjadi titik lemah dari keputusan tersebut, mengingat acuan yang ada pada keputusan tersebut hanya menyebutkan kualitas dan ukuran kertas dengan perbedaan berat dan tidak menyebutkan secara rinci kertas dengan spesifikasi yang lebih jelas, misalnya harus menggunakan kertas yang sudah menggunakan standar tertentu yang diakui oleh pihak ANRI sebagai kertas arsip berkualitas. Dalam keputusan tersebut, diberikan pengertian arsip bernilai guna tinggi adalah arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status hukum. Pengertian tersebut mempunyai kesamaan dengan NAA dimana Ian Batterhan menyebutkan bahwa arsip dikatakan bernilai guna tinggi berdasarkan isi dari informasi yang terkandung di dalamnya (Archives and manuscrift (1999: 28(2)). Hal ini mengindikasikan bahwa penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi harus bersifat tahan lama. NAA telah membuat skema untuk mendapatkan sertifikasi merek produk yang memproduksi kertas permanen untuk arsip, sebaliknya pihak ANRI baru sebatas pada kesamaan definisi tapi belum


57

sampai pada penjabaran lebih rinci tentang skema dari penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Tabel 4.1 Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas Permanen

No. Topik 1 Proses penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 4 tahun 2000 2

Pengertian arsip bernilai guna tinggi

3

Penerapan arsip bernilai guna tinggi Pendapat tentang penyusunan SNI kertas permanen Tindak lanjut setelah adanya SNI kertas permanen Sifat surat keputusan

4 5

6

7 8

Efektifitas pelaksanaan surat keputusan Wacana SNI kertas permanen menjadi wajib

Informan (SMH) Disusun oleh Biro Umum ANRI dalam rangka menyelamatkan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional maupun organisasi berkaitan dengan syarat kualitas kertas yang dipakai Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori, dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi terkait sebagai alat bukti mengenai status hukum Dikembangkan sesuai kondisi dan kebutuhan organisasi Segera diadopsi dan diadaptasi dari standar internasional (ISO) Akan dikeluarkan keputusan Kepala Arsip Nasional tentang penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi Himbauan

Tergantung instansi masingmasing Sulit diupayakan

Keterangan Penyusunan belum didasarkan hasil penelitian, hanya pada kualitas kertas yang ada di pasaran Sesuai dengan National Archives of Australia (NAA)

Perlu diberikan batasan lebih jelas untuk instansi pemerintah Sesuai dengan seruan IFLA ke-1 Sesuai dengan seruan IFLA ke-6 Akan mempersulit penerapan kertas permanen untuk konsumen Harus adanya sanksi yang mengikat Akan membuat kekhawatiran pihak industri

Berkaitan dengan deskripsi mengenai arsip bernilai guna tinggi, informan mengungkapkan bahwa arsip tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi karena arsip yang bernilai guna tinggi bagi suatu


58

organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi lainnya. Hal tersebut disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi arsip, konteks arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak mutlak dan berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya dapat dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum. Pihak ANRI sebagai instansi pembina kearsipan seharusnya dapat memberikan batasan, kriteria maupun contoh yang lebih jelas tentang arsip bernilai guna tinggi yang hendak diberlakukan penggunaannya di instansi pemerintah sehingga akan diperoleh keseragaman arsip di setiap instansi pemerintah. Namun demikian patut diingat tentang akan selalu adanya nilai tertentu yang membedakan kriteria arsip bernilai guna tinggi di masing-masing instansi pemerintah, hal ini mengacu pada pernyataan arsip bernilai guna tinggi di suatu instansi belum tentu merupakan arsip bernilai guna tinggi di instansi yang lain. Hal tersebut berbeda dengan instansi swasta dimana mereka menciptakan arsip yang berbeda sesuai dengan kebutuhan organisasi. Saat ini pihak ANRI mengetahui keberadaan ISO yang berkaitan dengan kertas permanen untuk arsip dan berharap dapat segera mengadopsi serta mengadaptasinya menjadi SNI yang sesuai kebutuhan di Indonesia. Apa yang dikemukakan oleh pihak ANRI tersebut sudah sesuai dengan butir pertama dari enam upaya penggunaan kertas permanen yang dipromosikan IFLA dimana dari butir tersebut IFLA menyerukan untuk menanamkan kesadaran memenuhi standar ISO dalam pembuatan kertas cetak dan tulis serta memberikan simbol/tanda pada produknya tersebut.


59

Sebagai tindak lanjut apabila SNI kertas permanen sudah disahkan, maka pihak ANRI akan menyusun pedoman yang mengatur penggunaan arsip bernilai guna tinggi dengan mengeluarkan keputusan kepala arsip yang baru dan akan merevisi Keputusan Kepala Arsip Nomor 04 tahun 2000. Hal tersebut sudah sesuai dengan

butir ke-enam dari enam upaya

penggunaan kertas permanen yang dipromosikan IFLA dimana dari butir tersebut IFLA menghimbau pemerintah untuk mengadopsi kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip dan dokumen yang bernilai historis dengan cara mengeluarkan undang-undang atau keputusan. Keputusan Kepala Arsip Nasional yang akan dikeluarkan nantinya bersifat himbauan yang diikuti petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan dan sosialisasi penggunaannya. Adapun mengenai pelaksanaannya dikembalikan kepada instansi masing-masing. Hal tersebut akan mempersulit penerapan kertas permanen untuk konsumen karena penerapannya yang sebatas himbauan sehingga bersifat sukarela. Saat ini konsumen kertas permanen, khususnya pemerintah agak sulit menerapkan hal-hal yang bersifat himbauan, sehingga ANRI seharusnya mengeluarkan suatu keputusan yang lebih mengikat, kalau perlu sebuah undangundang seperti apa yang telah dilakukan oleh beberapa negara bagian di Amerika Serikat yang mengeluarkan undang-undang yang menganjurkan penggunaan kertas permanen atau kertas alkalin untuk

beberapa bahan publikasi

pemerintahan. Bahkan pada bulan Oktober 1990 Presiden Bush telah menandatangani resolusi bersama Dewan Perwakilan Rakyat Amerika yang melahirkan


60

kesepakatan mengenai penggunaan kertas permanen untuk catatan-catatan federal yang merupakan kebijakan nasional. Hal ini yang patut dicontoh oleh Indonesia melalui ANRI sebagai pihak yang mengeluarkan kebijakan tentang arsip pemerintah. Berkaitan dengan efektifitas keputusan kepala arsip yang baru nantinya, pihak ANRI tidak dapat menjamin, mengingat tidak ada sanksi dan pengawasan mengenai implementasi keputusan kepala arsip tersebut karena isi surat tersebut hanya bersifat himbauan. Tidak adanya sanksi dan pengawasan terhadap pelaksanaan keputusan tersebut akan mengakibatkan keputusan tersebut diberlakukan hanya sebatas dokumen formalitas bagi ANRI dalam menjalankan fungsinya dan tidak akan efektif dari segi

pelaksanaan.

Oleh karenanya, untuk menunjang efektifitas

pelaksanaan penggunaan kertas permanen di instansi pemerintah diperlukan sanksi yang mengikat. Wacana menjadikan SNI kertas permanen menjadi wajib akan sulit diupayakan oleh ANRI mengingat aspek yang dipersyaratkan untuk menjadi SNI wajib tidak dapat dipenuhi, seperti: aspek kesehatan, keamanan, keselamatan, dan lingkungan hidup. Aspek yang dapat digali dari penggunaan kertas permanen menurut pengertian ANRI hanya pada penekanan bahwa arsip itu bersifat penting meskipun pada kenyataannya bersifat situasional - tergantung instansi masingmasing - karena arsip yang sangat berarti bagi suatu institusi belum tentu penting bagi institusi yang lain. Di sisi lain, ditemukannya kekhawatiran pihak industri kertas mengenai ketiadaan regulasi yang mengikat dalam hal penggunaan kertas permanen untuk


61

arsip bernilai guna tinggi tidak menjadikan ANRI sebagai pembuat kebijakan segera membuat aturan tersebut. Sejauh ini ANRI hanya bersedia mengeluarkan keputusan kepala arsip yang bersifat himbauan dengan tujuan menghindari anggapan monopoli dari masyarakat bila ANRI mengeluarkan SNI yang sifatnya mewajibkan berkaitan dengan penggunaan kertas permanen. Tabel 4.2 berikut ini masih berkaitan dengan kesiapan ANRI dalam menentukan kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan menyoroti pandangan informan kedua sebagai penentu kebijakan yang pembahasan per topik disajikan setelah tabel. Tabel 4.2 Kesiapan ANRI dalam Menentukan KebijakanPenggunaan Kertas Permanen No. Topik Informan (TN) Keterangan Angka ini 1. Arsip bernilai guna Dihasilkan 3-7 persen arsip merupakan peluang bernilai guna tinggi dari tinggi yang seluruh arsip yang dihasilkan pasar bagi industri dihasilkan tiap kertas untuk setiap instansi pemerintah. instansi memproduksi kertas permanen Tidak menyebutkan 2. Lingkup arsip Tercakup dalam Keputusan kaitannya dengan bernilai guna tinggi Kepala Arsip No. 3 tahun kertas permanen 2000 Kertas 80 gram Harusnya 3. Kertas yang menggunakan kertas digunakan untuk permanen arsip bernilai guna tinggi saat ini 4. Benchmark kertas Belum ada Akan menjadi permanen kendala dalam penyusunan SNI kertas permanen Hasil kajian yang dilakukan oleh ANRI menunjukkan bahwa arsip bernilai guna tinggi yang dikeluarkan setiap instansi pemerintah berkisar antara 3 - 7 persen dari seluruh arsip yang diciptakan.


62

Jumlah arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan setiap instansi pemerintah yang dikemukakan informan dari ANRI tersebut apabila dikalikan seluruh instansi yang ada di Indonesia, baik di tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kelurahan akan menghasilkan jumlah arsip yang besar sehingga tentunya akan membutuhkan kertas permanen yang jumlahnya banyak untuk memenuhi kebutuhan kertas untuk arsip tersebut. Hal inilah yang seharusnya menjadi peluang pasar dan ditangkap pihak industri untuk memproduksi kertas permanen. Sedangkan bagi ANRI penekanan yang harus dilihat bukan semata kuantitas kertas yang harus disediakan untuk memenuhi kebutuhan kertas arsip melainkan lebih kepada nilai kandungan informasi yang melekat pada kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi tersebut yang tentunya tidak dapat diukur secara materi. Lingkup penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi yang dikemukakan oleh informan kedua dari ANRI sesuai dengan keputusan Kepala Arsip No 4 tahun 2000 yang bertujuan untuk: 1) mewujudkan keseragaman kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik, sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan; 2) menghindari kerusakan fisik media informasi arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) menjamin mutu kertas sebagai media informasi arsip, khususnya yang berkategori penting dan vital serta layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) menjamin pelestarian informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi dalam pedoman tersebut tidak menyebutkan secara khusus berkaitan dengan kertas permanen


63

untuk arsip dan hanya membuat suatu definisi dari kertas permanen itu sendiri yaitu: ”Kertas permanen adalah kertas yang memiliki tingkat pH (tingkat kelembaban asam dan alkalin) netral dinyatakan baik oleh Australian Standard AS 4003 Permanen Paper, kertas ini dapat digunakan sebagai kertas copy 80 gram dan juga dapat untuk kertas laser, photocopy dan faksimil”. Dari kutipan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian kertas permanen yang digunakan adalah kertas yang setara dengan kertas foto copy 80 gram sehingga untuk saat ini pencipta dan pengguna arsip hanya menggunakan kertas 80 gram untuk arsip bernilai guna tinggi. Kertas yang digunakan untuk arsip bernilai guna tinggi saat ini berdasarkan wawancara dengan informan hanya menggunakan kertas 80 gram. Hal inilah yang harus segera diubah oleh pihak ANRI. ANRI harus bisa mensosialisasikan kepada masyarakat, terutama setidaknya minimal instansi pemerintah bahwa kertas yang layak digunakan untuk arsip bernilai guna tinggi bukan hanya memenuhi syarat berat kertas 80 gram tetapi juga harus merupakan jenis kertas permanen. Berkaitan dengan promosi penggunaan kertas permanen di tingkat internasional yang sebelumnya dibahas dalam tinjauan pustaka halaman 36, IFLA telah mengeluarkan tiga resolusi pada konferensi tahunan di Paris pada tahun 1989, yaitu: anjuran penggunaan kertas permanen di instansi pemerintahan dan penerbit, penyusunan standar internasional pemakaian kertas permanen serta mempelopori penggunaan kertas permanen untuk seluruh publikasi dan dokumentasi mereka. Berdasarkan resolusi IFLA tersebut seharusnya Pemerintah Indonesia melalui ANRI dapat berperan dalam menganjurkan penggunaan kertas


64

permanen di instansi pemerintahan dan penerbit melalui langkah awal yang dilakukan, yakni dengan mengeluarkan kebijakan dalam bentuk pedoman penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi khususnya di instansi pemerintah. Selain itu dari hasil wawancara terungkap bahwa pihak ANRI sendiri ternyata tidak mempunyai suatu benchmark maupun standar kertas permanen yang sesuai untuk diberlakukan di Indonesia, dan bahwa penggunaan kertas untuk arsip sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tersebut dikaji hanya berdasarkan temuan kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan berdasarkan penelitian pemilihan jenis kertas yang terbaik untuk arsip. Hal ini dapat menjadi kendala dalam penyusunan SNI kertas permanen nantinya, mengingat ANRI belum mempunyai acuan kertas permanen seperti apa yang akan dijadikan standar. Adopsi dari ISO saja tidak cukup menjadi dasar membuat kertas permanen yang sesuai untuk kondisi Indonesia.

4.2 Produsen Temuan penelitian berikut akan memaparkan kondisi perusahaan kertas di Indonesia yang datanya diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya laporan penelitian Capricorn Indonesia Consult tahun 1999, hasil wawancara beberapa narasumber, dan pengamatan di lapangan. Setelah diketahuinya peta industri kertas di Indonesia, maka fokus perhatian akan ditujukan hanya pada dua perusahaan yang memproduksi kertas, yaitu PT. Kertas Padalarang dan PT. Pindo Deli dengan pertimbangan bahwa PT. Kertas Padalarang merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang pertama berdiri di Indonesia dan


65

berpengalaman dalam memproduksi kertas khusus, sedangkan PT. Pindo Deli merupakan salah satu Perusahaan Modal Asing (PMA) yang memproduksi kertas di Indonesia dan tercatat sebagai produsen terbesar keempat dengan kontribusi sekitar 13,9 persen dari total produksi nasional selama produksi tahun 1997 berdasarkan hasil survei yang dilakukan Capricorn Indonesia Consult pada tahun 1997. Dalam penelitian ini diupayakan menggali sebanyak mungkin hal-hal yang berkaitan dengan kesiapan maupun kendala-kendala pada industri kertas tersebut dalam memproduksi kertas permanen. Tabel 4.3 menunjukkan kapasitas produksi kertas tulis dan cetak di Indonesia berikut nama-nama perusahaan yang memproduksi kertas tersebut, termasuk di dalamnya PT. Pindo Deli dan PT. Kertas Padalarang yang dipilih sebagai

objek

penelitian

untuk

mengetahui

kesiapan

produsen

dalam

memproduksi kertas permanen. Dari tabel 4.3 dapat dilihat posisi PT. Kertas Padalarang yang menempati urutan ke-24 sebagai penghasil kertas tulis dan cetak di Indonesia dengan kapasitas produksi 1,300 ton/tahun. Sedangkan PT. Pindo Deli menempati urutan ke-4 dengan kapasitas produksi 150,000 ton/tahun. Berdasarkan urutan dan perbedaan kapasitas produksi kedua perusahaan tersebut diperoleh suatu gambaran kondisi perusahaan kertas besar dengan penerapan teknologi modern yang diwakili PT. Pindo Deli dan kondisi perusahaan kecil dengan penerapan teknologi lama yang diwakili oleh PT. Padalarang. Kedua perusahaan ini diambil sebagai contoh untuk penelitian agar sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin melihat kesiapan produsen kertas yang diwakili oleh kedua pabrik.


66

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Tabel 4.3 Kapasitas Produksi Kertas Tulis dan Cetak, 1997 Nama Perusahaan Lokasi Status Pabrik Prsh Tjiwi Kimia, PT Mojokerto PMDN Indah Kiat Pulp & Paper Riau, PT Riau PMA Pakerin, PT Mojokerto PMA Pindo Deli, PT Karawang PMA Indah Kiat Pulp & Paper Serang, Serang PMA PT Indah Kiat Pulp & Paper Tangg., Tangerang PMA PT Kertas Leces, PT Probolinggo PMDN Java Paperindo Utama Industrie, Mojokerto PMDN PT Surya Agung Kertas, PT Gresik PMDN Kertas Gowa, PT Gowa PMDN Parisondo Pratama, PT Bogor PMDN Gunung Jaya Agung, PT Tangerang PMDN Setia Kawan, CV Tulungagung NF Pura Barutama, PT Kudus NF Eureka Aba, PT Mojokerto PMDN Suparma, PT Surabaya PMDN Kertas Basuki Rahmat, PT Banyuwangi PMDN Kertas Blabak, PT Magelang PMDN Jaya Kertas, PT Kertosono PMDN Lontar Papyrus, PT Aceh NF Sarana Kemas Utama, PT Jakarta PMDN UnipaDaya, PT Tangerang PMDN Karya Tulada, PT Tangerang PMDN Kertas Padalarang, PT Padalarang PMDN Gaya Baru, PT Malang PMDN Sub Total

Kapasitas (ton/thn) 557,000 254,000 150,000 150,000 110,000 90,000 62,000 53,000 29,000 24,200 24,000 23,000 20,000 16,000 15,000 14,300 13,700 12,700 7,500 7,500 6,000 6,000 3,000 1,300 1,250 1,674,950

Sumber: Capricorn Indonesia Consult, 1997

Di Indonesia, produksi kertas baru dimulai pada tahun 1923, ditandai dengan berdirinya NV Papier Fabriek Padalarang di bawah pengelolaan Belanda. Pabrik kertas kedua yang dibangun di Indonesia adalah PT. Kertas Leces yang semula merupakan perluasan unit industri NV Papier Fabriek Padalarang. Pabrik kertas lainnya dikembangkan setelah kedua pabrik di atas pada masa setelah kemerdekaan. Berdasarkan survei Capricorn Indonesia Consult tahun 1999


67

produksi kertas nasional mencapai sekitar 4,4 juta ton pulp dan 4,9 juta ton kertas per tahun. Produksi kertas tulis dan cetak di Indonesia selama beberapa tahun belakangan ini didominasi oleh 4 (empat) perusahaan, yaitu: PT. Tjiwi Kimia, PT. Indah Kiat Pulp and Paper, PT. Pindo Deli dan PT. Kertas Leces. Dilihat dari produksinya, keempat produsen tersebut memiliki kontribusi sekitar 74,3 persen dari total produksi nasional selama periode tahun 1996. Industri pulp dan kertas merupakan salah satu bidang yang sangat potensial. Saat ini, Indonesia tercatat sebagai produsen pulp terbesar ke-16 dan industri kertasnya mencapai urutan ke-19 dengan sekitar 18 unit pabrik pulp berkapasitas produksi sebesar 4,4 juta ton per tahun, sedangkan potensi permintaan pulp di pasar lokal hanya sekitar 2,5 juta ton. Namun demikian, kelangkaan bahan baku industri pulp dan kertas masih menghantui kelangsungan operasional pabrik pulp dan kertas tersebut, bahkan hingga saat ini harga kertas di Indonesia relatif lebih mahal dibandingkan dengan produk impor. Dilema ini selalu dihadapi oleh Indonesia karena tidak tertutup kemungkinan harga kertas dunia akan terus berkurang yang berarti semakin menyudutkan posisi Indonesia. Indonesia yang didukung oleh hutan yang luas sebenarnya memiliki potensi yang cukup besar sebagai sentra produksi pulp dan kertas dunia karena ketersediaan dan kelangsungan suplai bahan bakunya. Di sisi lain Indonesia juga memiliki bahan alternatif yang dapat digunakan sebagai bahan baku industri pulp dan kertas tersebut, diantaranya adalah kayu, bagasse, merang, dan kertas bekas.


68

Namun

saat

ini

bahan

alternatif

tersebut

masih

belum

dioptimalkan

pemanfaatannya karena Indonesia masih mengandalkan bahan baku pulp. Seperti yang telah disinggung di muka bahwa perjalanan kertas di Indonesia mulai dirintis sejak tahun 1923 dengan beroperasinya NV Papier Fabrick Padalarang, yang kemudian berubah nama menjadi PT. Kertas Padalarang. Kemudian disusul dengan beroperasinya pabrik kertas di Leces yang kemudian dikenal sebagai PT. Kertas Leces, yang semula merupakan unit industri dari NV Papier Fabriek Padalarang tersebut. Namun hingga tahun 1971 hanya terdapat lima buah perusahaan yang memproduksi kertas dan kelima perusahaan tersebut merupakan BUMN. Selain PT. Kertas Padalarang dan PT. Kertas Leces, tiga perusahaan lainnya yang merupakan BUMN adalah PT. Kertas Blabak di Magelang, Jawa Tengah, PT. Kertas Gowa di Gowa, Sulawesi Selatan dan PT. Kertas Basuki Rahmat di Banyuwangi, Jawa Timur. Kelima perusahaan BUMN di atas juga dilengkapi dengan unit industri pulp dan hingga saat ini masih tercatat sebagai produsen kertas tulis dan cetak. Namun demikian satu diantaranya, yaitu PT. Kertas Gowa telah menghentikan produksinya, dan pada tahun 1996 yang lalu telah dilikuidasi oleh Pemerintah, sebagian asetnya telah diserahkan kepada Pemerintah Daerah. Sedangkan PT. Kertas Leces, meskipun masih mendapat kesempatan untuk melanjutkan produksinya ternyata perusahaan ini kabarnya pernah ditawarkan kepada pihak lain untuk meningkatkan kinerja perusahaan tersebut. Perkembangan perusahaan milik negara tersebut memang relatif lambat, bahkan kontribusi keempat perusahaan (kecuali PT. Gowa) tersebut hanya sekitar 6,8 persen dari total kapasitas produksi kertas tulis dan cetak nasional. PT. Kertas


69

Padalarang yang tercatat sebagai produsen kertas tulis dan cetak tertua di Indonesia hanya memiliki kontribusi kurang 0,1 persen dari total kapasitas produksi nasional. Kenyataan ini semakin menyudutkan pabrik kertas milik negara tersebut untuk dapat mempertahankan keberadaannya di tengah persaingan yang semakin ketat.

4.2.1 PT. Kertas Padalarang Penelitian di PT. Kertas Padalarang dilakukan secara bertahap. Tahap pertama, dilakukan penelitian pendahuluan dengan melakukan observasi terhadap pabrik PT. Kertas Padalarang. Selanjutnya dilakukan wawancara langsung terhadap Direktur PT. Kertas Padalarang didampingi unsur-unsur pimpinannya sehingga dapat dipastikan wawancara benar-benar dilakukan dengan penentu kebijakan yang ada di perusahaan tersebut. Tahap kedua, diadakan suatu lokakarya dengan Direktur PT. Kertas Padalarang sebagai salah satu narasumber yang memaparkan kesiapan perusahaan tersebut untuk memproduksi kertas permanen. Dari lokakarya ini banyak pertanyaan yang berkembang dan muncul di luar penelitian pendahuluan yang dilakukan peneliti pada tahap pertama sehingga memperkaya hasil penelitian. Tahap ketiga, dilakukan klarifikasi terhadap pertanyaan-pertanyaan yang timbul selama melakukan penulisan hasil penelitian, klarifikasi ini dilakukan melalui e-mail dan telepon. PT. Kertas Padalarang berlokasi di Jalan Cihaliwung Padalarang, didirikan pada tahun 1922 dan merupakan sisa peninggalan Belanda dengan nama NV Papier Fabriek Padalarang dan hingga kini beroperasi dengan nama PT. Kertas Padalarang. Konon, pabrik ini didirikan akibat terputusnya hubungan antara


70

kerajaan Belanda dan koloni-koloninya sebagai dampak terjadinya Perang Dunia I tahun 1918. Suplai kebutuhan kertas yang pada waktu itu masih di-impor dari negeri Belanda terhambat dan tentu saja berpengaruh terhadap penyediaan pasokan kertas di negeri koloni Belanda ini. Kebutuhan kertas terus meningkat dari tahun ke tahun. Pada tahun 1939, NV Papier Fabriek Padalarang membuka cabang di Leces Probolinggo. Sejak pelebaran sayap usaha itu, embel-embel nama perusahaan pun bertambah menjadi NV Papier Fabriek Padalarang - Leces. Ketika terjadi nasionalisasi perusahaanperusahaan Belanda di Indonesia, NV Papier Fabriek Padalarang - Leces diambil alih oleh Peperda Jabar yang selanjutnya oleh Board of Management Bappit Pusat berdasarkan Undang Undang Nomor 19 tahun 1960, PP No. 136 tahun 1961 mengganti perusahaan milik negara ini dari nama NV Papier Fabriek Padalarang - Leces menjadi Perusahaan Negara (PN) Kertas Padalarang yang kedudukannya berada di bawah Direktorat Jenderal Industri Kimia Dasar/Departemen Perindustrian. Ketika pertama berdiri, kapasitas produksi PN Kertas Padalarang hanya mengandalkan satu mesin, lengkap dengan mesin pulp untuk proses merang menjadi pulp dengan kapasitas 3,000 ton pulp. Produksi yang dihasilkan adalah jenis kertas tebal, yaitu HVS 60/200 gr dan terkenal dengan buku tulisnya. Seiring dengan berjalannya waktu, jenis produksi pun lebih variatif, seperti pembuatan kertas berharga (SPR II), kartu tanda penduduk, ijazah, dan kertas lichtdruk. Bahkan, pada tahun 1960 - 1995 PN Kertas Padalarang pernah memproduksi kertas uang untuk kebutuhan dalam negeri.


71

Tabel 4.4 memuat hasil wawancara terhadap informan tentang kesiapan PT. Kertas Padalarang dalam memproduksi kertas permanen. Berikut ini akan dibahas sesuai topik hasil temuan di lapangan pada tabel tersebut. Status kepemilikan PT. Kertas Padalarang adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang merupakan peninggalan Belanda. Oleh karena merupakan peninggalan Belanda, maka hampir sebagian besar peralatan produksi yang dimiliki perusahaan tersebut kondisinya sudah tua dan tidak efisien lagi, hal ini menjadi faktor utama mengapa PT. Kertas Padalarang tidak sanggup bersaing dengan perusahaan lain yang sudah menggunakan teknologi lebih modern. Sebagai akibat tidak efisiennya proses produksi ditunjang peralatan yang kurang memadai maka harga produk yang dihasilkan PT. Kertas Padalarang menjadi tidak kompetitif dibanding perusahaan lain, terutama swasta asing. Berkaitan dengan pembuatan kertas, terdapat dua macam proses, yaitu dengan pH asam (pH 5,8 - 6,5) dan pH alkalin (pH 7 - 8). Saat ini PT. Kertas Padalarang membuat kertas dengan pH alkalin dan hampir sebagian besar industri juga menggunakan proses tersebut. Sebagai bahan baku produksi kertasnya, PT. Kertas Padalarang menggunakan merang. Kelemahannya merang memiliki kadar silika yang cukup tinggi sehingga kadar abu yang dihasilkannya juga tinggi sehingga seringkali menyebabkan pisau pemotong menjadi tumpul. Proses pembuatan kertas yang dilakukan PT. Kertas Padalarang sudah sesuai dengan tuntutan proses produksi kertas permanen yang mempersyaratkan penggunaan pH alkalin, sehingga dari sisi proses produksi dapat dikatakan bahwa PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas permanen. Namun dari sisi kelayakan ekonomis, produk yang dihasilkan PT. Kertas Padalarang masih harus


72

ditinjau sehubungan kondisi mesin yang sudah tua serta bahan baku yang dapat mempengaruhi kualitas produksi karena kadar silikanya yang tinggi. Tabel 4.4 Kesiapan PT. Kertas Padalarang dalam Memproduksi Kertas Permanen No. Topik Informan (SH) Keterangan Alat-alat produksi sudah Badan Usaha Milik Negara 1. Status kepemilikan kuno dan tidak efisien (BUMN), peralatan produksi PT. Kertas peninggalan Belanda Padalarang Sesuai tuntutan proses 2. Proses pembuatan PT. Kertas Padalarang dan hampir produksi kertas permanen kertas yang sebagian industri kertas di yang mempersyaratkan digunakan Indonesia membuat kertas dengan penggunaan pH alkalin pH alkalin 3. Bahan baku yang • Bahan serat, pengisi, sizing, dan Harusnya lebih mengoptimalkan bahan digunakan bahan aditif lokal dan bukan kayu • Bahan serat merang sekarang susah diperoleh • Pernah digunakan Abaca Lebih tinggi spesifikasi 4. Jenis kertas yang Kertas khusus security dan kertas dan prosesnya dibanding diproduksi umum untuk kepentingan kertas permanen pemerintah 5. Pandangan tentang Kertas yang lebih tepat digunakan Sesuai dengan tujuan kertas arsip untuk kertas arsip adalah kertas penelitian permanen 6. Pengetahuan tentang Kertas permanen adalah kertas yang Dapat dikembangkan kertas permanen umum digunakan untuk pembuatan dengan penambahan saran stakeholder lain dokumen dan mempunyai terutama dari pakar ketahanan ratusan tahun bila disimpan dalam kondisi normal. Permanensi tinggi diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan bahan pembantu lainnya Secara umum industri kertas di Diperlukan kesepakatan 7. Kemampuan pabrik Indonesia telah memiliki kesiapan antar pabrik kertas di kertas di Indonesia Indonesia untuk memproduksi kertas permanen 8. Tanggapan tentang Adanya kekhawatiran produk tidak PT. Kertas Padalarang kertas permanen diterima masyarakat karena seharusnya mencoba apabila diproduksi kurangnya kesadaran dalam membuat kertas secara masal menggunakan kertas permanen permanen dalam skala kecil 9. Tanggapan tentang SNI kertas permanen yang diadopsi PT. Kertas Padalarang harus berusaha mencari standarisasi (SNI harus memperhatikan ketahanan bahan baku murah kertas permanen) sobek, berat minimal 70 gram, bahan yang digunakan terdiri dari serat non kayu, sehingga akan mempengaruhi nilai jual Siap memproduksi, namun meminta Diperlukam komitmen 10 Kesiapan PT. regulasi terkait dengan penggunaan bersama antar Padalarang stakeholder jenis kertas tersebut sebagai memproduksi kertas jaminan pasar. permanen


73

Bahan baku utama yang digunakan PT. Kertas Padalarang dalam pembuatan kertas adalah merang ditambah beberapa bahan kimia lainnya. Dalam perkembangannya, NV Papier Fabriek Padalarang sebagai pabrik kertas satusatunya pada waktu itu memonopoli persediaan kertas di Hindia Belanda. Dengan meningkatnya permintaan kebutuhan kertas dari konsumen, otomatis NV Papier Fabriek Padalarang harus meningkatkan kinerjanya dan sekaligus menambah pasokan merang yang persediaannya sudah tidak mencukupi apabila hanya dipasok dari persawahan di sekitar daerah Padalarang.

Saat ini PT. Kertas

Padalarang mengalami kesulitan bahan baku karena merang yang digunakan sudah mulai menyusut dan untuk memperolehnya harus mencari ke daerah yang jauh seperti Pantura, Banten, dan lain lain. Selain itu mesin-mesin yang ada sebanyak tiga unit mesin kertas - sudah sangat tua sehingga kalah bersaing dengan industri kertas lain yang lebih efisien. Proses pembuatan kertas di PT. Padalarang menggunakan bahan-bahan sebagai berikut: 1. Bahan serat: •

Serat Kayu: serat panjang NBKP, serat pendek LBKP

•

Serat Bukan Kayu: cotton, abaca knaf , Merang, bagasse

2. Bahan pengisi: kaolin, calcium carbonat, titan dioxide 3. Bahan sizing: tapioka, tapioka termodifikasi, rosin, AKD, ASA, alum 4. Bahan additif dan pewarna: pewarna organik, anti busa, bahan peretensi, bahan penguat ikatan serat Salah satu bahan yang pernah digunakan PT. Kertas Padalarang untuk membuat kertas khusus adalah pulp abaca. Pulp abaca banyak diminati produsen


74

kertas, terutama asal Jepang karena memiliki serat yang sangat kuat. Karena sifat seratnya yang sangat kuat itulah, permintaan bahan pembuat kertas khusus tersebut selalu meningkat dari tahun ke tahun. Pulp abaca awalnya banyak ditemukan di Indonesia. Namun karena adanya kasus kecurangan yang dilakukan koperasi pengumpul terhadap proses pembelian abaca dari para petani dimana mereka membeli abaca dengan harga yang sangat murah kemudian menjualnya kembali ke pasaran dengan harga yang lebih tinggi menimbulkan kekecewaan para petani yang akhirnya menyebabkan proyek pengadaan bahan baku kertas abaca menjadi gagal. Sangat disayangkan bahan baku serat alternatif bukan kayu yang baik, yaitu abaca tidak digunakan lagi dalam proses produksi kertas permanen dan ironisnya justru lebih banyak diekspor ke luar negeri. Hal tersebut seharusnya menjadi bahan pemikiran bagi PT. Kertas Padalarang untuk dapat menata kembali tata niaga abaca sehingga para petani bergairah kembali untuk memproduksi abaca secara massal sebagai bahan baku pembuat kertas. Apabila PT. Kertas Padalarang masih bertahan mengandalkan merang sebagai bahan baku utama produksi kertasnya, maka dapat diprediksi semakin hari akan semakin sulit bagi perusahaan tersebut untuk memperoleh bahan bakunya mengingat lahan persawahan yang sudah semakin langka dan cenderung menyempit disebabkan perubahan fungsinya yang banyak digunakan sebagai lahan permukiman penduduk. Pabrik Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di Indonesia dan saat ini kontribusinya untuk produksi nasional sangat kecil, yakni 0,06 persen. Sejak awal berdirinya, sesuai tujuan pendirian pabrik, PT. Kertas Padalarang telah


75

mengkhususkan diri memproduksi kertas khusus security selain kertas umum untuk kepentingan pemerintah. Saat ini terdapat lebih dari 100 jenis produk pulp dan kertas security/specialty yang diproduksi oleh PT. Kertas Padalarang, antara lain kertas banderol, kertas ijazah, kertas buku nikah, kertas cheque, akta PPAT, akta catatan sipil, kertas visa RI, kertas cover paspor, kertas Kartu Tanda Penduduk, kertas sertifikat tanah, kertas paspor haji, pulp knaf, pulp abaca, pulp merang, pulp flax, pulp linum, dan lain lain. Kertas security paper adalah jenis kertas yang didesain secara khusus untuk pemenuhan kebutuhan benda sekuritas yang mempunyai nilai jual dan fungsi yang tinggi. Selain sifatnya harus kuat dan tahan lama, dalam kertas sekuriti juga ditambahkan ciri khusus yang berbeda dengan kertas umum yang ada di pasaran sehingga diharapkan sulit untuk ditiru. Ciri khusus ini merupakan pengamanan dokumen sekuriti terhadap pemalsuan. Mengingat PT. Kertas Padalarang telah memproduksi jenis kertas security yang lebih tinggi spesifikasi dan prosesnya dibanding kertas permanen, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Kertas Padalarang mampu untuk membuat kertas permanen. PT. Kertas Padalarang mengemukakan bahwa para pengelola arsip di luar negeri menyarankan penggunaan kertas conqueror untuk arsip vital. Kertas conqueror adalah kertas impor yang harganya cukup mahal karena merupakan kertas semi HVS yang diberi watermark conqueror. Di Indonesia, tepatnya di Bogor sudah ada pabrik kertas conqueror yang menggunakan watermark concorde. Bahkan pabrik kertas Padalarang telah memproduksi kertas victory yang setara kualitasnya dengan kertas conqueror tersebut. Akan tetapi jenis kertas tersebut sebetulnya lebih tepat digunakan untuk keperluan seni. Sedangkan jenis


76

kertas yang lebih tepat digunakan untuk arsip dan diproduksi secara massal adalah kertas permanen. PT. Kertas Padalarang pernah membuat kertas permanen untuk dokumen dan buku watermark Gerakan Non Blok yang diselenggarakan oleh pemerintah Indonesia. Pengalaman PT. Kertas Padalarang yang pernah memproduksi kertas permanen untuk dokumen dan buku watermark

Gerakan Non Blok dapat

dijadikan dasar kesiapan perusahaan tersebut dalam memproduksi kertas permanen sehingga tujuan penelitian untuk mengetahui kesiapan PT. Kertas Padalarang untuk memproduksi kertas permanen telah terjawab. Pemahaman PT Kertas Padalarang mengenai kertas permanensi tinggi disebutkan sebagai jenis kertas yang umum digunakan untuk pembuatan dokumen. Kertas jenis ini mempunyai ketahanan ratusan tahun bila disimpan dalam kondisi normal (suhu ruang). Dalam kondisi banjir, kertas sebagai bahan yang mudah dipengaruhi air dapat berubah bentuk dan mengalami kerusakan. Salah satu solusi mengatasi masalah tersebut adalah dengan cara menggunakan serat tertentu yang dapat memberikan efek ketahanan basah tinggi sehingga dokumen atau buku-buku yang terendam tersebut dapat diselamatkan. Sebagai analog kertas yang mempunyai efek ketahanan basah tinggi adalah kertas kantong teh celup yang tidak mudah rusak karena sifatnya yang tahan air.

Sifat

permanensi tinggi dapat diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan bahan pembantu lainnya. Pemilihan bahan serat didasarkan pada kadar selulosa alfa yang tinggi. Kadar selulosa yang tinggi didasarkan pada proses pulping menggunakan proses soda. Selain pemilihan bahan baku, permanensi tinggi pun dapat diperoleh dengan cara membuat kertas dalam kondisi alkalin. Dalam


77

proses alkalin, filler yang digunakan adalah kalsium karbonat sedangkan sebagai bahan sizingnya digunakan tapioka dan AKD atau ASA. Uraian di atas sangat penting sebagai dasar perumusan dalam membuat SNI kertas permanen selanjutnya. Dasar tersebut selanjutnya dapat dikembangkan dan diperkaya dengan saran dari stakeholder lain, terutama para pakar dalam merumuskan standar kertas permanen. Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas permanensi tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat dimana dari total produksi pulp, lebih kurang 7 juta ton mayoritas bahannya diperoleh dari bahan kayu melalui proses kraft. Penyediaan bahan serat non wood relatif kecil dan belum digunakan dengan baik. Kesiapan lainnya adalah penyediaan filler, dalam hal ini ketersediaan kalsium karbonat yang terdapat di pasaran. Kalsium karbonat terdiri dari 2 jenis, yakni: ground calsium carbonat dan precipitated calsium carbonat.

Penggunaan

precipitated

calsium

carbonat

jauh

lebih

baik

dibandingkan ground calcium carbonat. Kesiapan lain yang tak kalah penting adalah penyediaan bahan sizing. Sebagai bahan sizing digunakan tapioka dan tapioka termodifikasi yang jumlahnya cukup memadai sehingga tidak perlu diimpor, sedangkan penyediaan AKA/ASA sebagai bahan bakunya masih harus diimpor. Semua bahan - bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran sehingga secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan yang menunjang dalam pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi tinggi. Uraian di atas menjanjikan peluang yang cukup baik untuk mempermudah kegiatan produksi kertas permanen, namun patut diingat, untuk penggunaan arsip


78

dengan permanensi tinggi membutuhkan kesepakatan antar berbagai pihak, terutama antar kalangan pabrik kertas itu sendiri. Dengan adanya standar yang telah disepakati, maka akan diperoleh keseragaman produk kertas permanen yang dihasilkan tiap industri. PT. Kertas Padalarang saat ini hanya memproduksi kertas sesuai permintaan konsumen. Kebanyakan kertas yang dipesan adalah jenis kertas security yang pangsa pasarnya sempit dan kebanyakan digunakan untuk kepentingan negara. Di sisi lain, PT. Kertas Padalarang melayani pesanan khusus (tailor made) dalam pembuatan kertas, contohnya pembuatan kertas ijazah dari Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan karton bebas asam. Oleh karena sifat pemesanannya yang khusus dengan minimum order 10 ton maka harganya terbilang mahal. Tidak hanya itu, PT. Kertas Padalarang juga melayani pembuatan kertas tipis, seperti kertas saham dan sertifikat deposito bank asalkan ada contoh untuk dianalisis sebelum proses pembuatannya. Contoh kertas lain yang diproduksi PT. Kertas Padalarang adalah buku sertifikat tanah. Jenis kertas ini lebih mahal harganya karena komposisi bahan baku yang digunakannya terdiri dari dua puluh lima persen cotton. PT. Kertas Padalarang sebenarnya berkeinginan membuat jenis kertas permanen dengan harga yang murah. Namun karena adanya kekhawatiran produk mereka tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen, maka PT. Kertas Padalarang sampai saat ini belum berani memproduksi jenis kertas tersebut. Adanya kekhawatiran produk kertas permanen PT. Kertas Padalarang tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen merupakan hal yang lumrah, mengingat faktor ekonomi dimana


79

perusahaan tersebut tentunya juga mengedepankan keuntungan, dengan kata lain mereka berharap bahwa produknya harus laku di pasaran. Namun dengan adanya wacana pemberlakuan regulasi tentang penggunaan kertas permanen, khususnya di instansi pemerintah, maka seyogyanya pabrik Kertas Padalarang mulai merintis pembuatan produk kertas permanen dalam skala kecil untuk dilempar ke pasaran. Hal tersebut memang bukan tanpa resiko, namun komitmen PT. Kertas Padalarang sangat diperlukan sebagai upaya mensukseskan penggunaan kertas permanen di Indonesia. SNI kertas permanen yang mengadopsi aturan ISO harus memperhatikan ketahanan sobek dan berat minimal 70 gram. Selain itu bahan yang digunakan harus terdiri dari serat non kayu yang sampai saat ini masih harus diimpor. Ketiga faktor tersebut akan mempengaruhi nilai jual kertas permanen sehingga menjadi tiga kali lipat dari harga kertas biasa yang dijual di pasaran. Namun pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang mampu memproduksi kertas permanen sesuai standar yang dipersyaratkan ISO saat ini, yang selanjutnya akan diadopsi menjadi SNI. PT. Kertas Padalarang harus berupaya mencari bahan baku yang murah sehingga diharapkan dapat menekan ongkos produksi dan secara otomatis dapat menekan nilai jual kertas permanen di pasaran. Disamping itu diperlukan kegiatan untuk mempromosikan kertas permanen kepada masyarakat mengingat sebagian besar masyarakat di Indonesia kurang memahami perbedaan kertas yang berkualitas sehingga penggunaannya seringkali tidak sesuai kepentingannya, khususnya untuk arsip. Sebagai contoh ketidaktahuan tersebut, kadang-kadang masyarakat menggunakan kertas photocopy untuk dokumen dan lebih memilih


80

kertas berwarna putih dibandingkan kertas yang berwarna kekuningan. Padahal di Jepang, kebanyakan kertas yang dipilih adalah jenis kertas yang berwarna kekuningan karena terbuki lebih tahan lama dan tidak merusak mata. Alasan ketidaktahuan masyarakat dalam membedakan jenis kertas yang berkualitas inilah yang menjadi pertimbangan penting tentang perlunya suatu standardisasi. Pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas permanen dengan harga murah, namun kriteria dan spesifikasi jenis kertas tersebut sampai saat ini belum ada. Di sisi lain kesadaran masyarakat untuk menggunakan jenis kertas permanen juga masih rendah. Oleh karena itu PT. Kertas Padalarang mengharapkan pemerintah melalui instansi terkait dapat membantu meningkatkan kesadaran masyarakat dalam penggunaan kertas permanen sekaligus membuat regulasi terkait dengan penggunaan jenis kertas tersebut, terutama di instansi pemerintah. Oleh karena itu sebagai langkah awal untuk menggalakkan penggunaan kertas permanen di masyarakat diperlukan standar, dalam hal ini SNI kertas permanen. Dalam kaitannya dengan produksi kertas permanen di masa yang akan datang setelah adanya SNI kertas permanen, PT. Kertas Padalarang telah berkomitmen tidak akan memonopoli produksi kertas permanen di Indonesia. Sebaliknya mengingat kondisi PT. Kertas Padalarang yang kurang dapat bersaing dibandingkan perusahaan kertas lainnya yang lebih besar dan modern saat ini, PT. Kertas Padalarang justru berharap dapat terus terlibat dalam memproduksi jenis kertas permanen di masa yang akan datang. Komitmen

bersama

antar

stakeholder

sangat

diperlukan

untuk

memecahkan masalah-masalah tersebut. Peran yang paling penting untuk memecahkan masalah tersebut adalah adanya kebijakan, terutama yang nantinya


81

akan dikeluarkan oleh ANRI sebagai pembina kearsipan untuk dapat mengeluarkan regulasi tentang penggunaan kertas permanen, sehingga produsen mendapatkan jaminan pasar dalam memproduksi kertas permanen.

4.2.2 PT. Pindo Deli Penelitian yang dilakukan di PT. Pindo Deli merupakan rangkaian penelitian lanjutan yang dilakukan peneliti untuk mengetahui kesiapan stakeholder, khususnya produsen kertas swasta asing dalam memproduksi kertas permanen. PT. Pindo Deli adalah perusahaan asing (PMA) yang merupakan salah satu dari dua puluh lima industri kertas di Indonesia yang memproduksi kertas tulis dan cetak. PT. Pindo Deli berada di bawah Grup Asia Pulp and Paper dan mempunyai beberapa perusahaan pulp dan kertas di Asia. Berbeda dengan PT. Kertas Padalarang yang sebagian besar produksinya merupakan pesanan khusus, PT. Pindo Deli memproduksi kertas secara komersial dan dijual di pasaran bebas. Menurut pandangan peneliti perbedaan tersebut seharusnya dapat memicu kompetisi di antara para pelaku industri kertas sehingga akan memperkecil kemungkinan terjadinya praktik monopoli oleh pabrik kertas tertentu. Berdasarkan asumsi tersebut, seharusnya dengan semakin banyaknya industri kertas yang memproduksi kertas permanen maka semakin murah kertas permanen tersebut dijual di pasaran. Tabel 4.5 berikut memaparkan hasil penelitian yang telah dilakukan di PT. Pindo Deli tentang kesiapan perusahaan tersebut dalam memproduksi kertas permanen.


82

Berikut ini akan diuraikan pembahasan dari hasil yang ditemukan di lapangan. Tabel 4.5 Kesiapan PT. Pindo Deli dalam Memproduksi Kertas Permanen No. Topik 1. Status kepemilikan PT. Pindo Deli

2.

Produksi PT. Pindo Deli

3.

Standar yang sudah diterapkan Kualitas kertas yang dihasilkan

4.

5.

6.

Informan (DH) Perusahaan asing (PMA) di bawah grup Asia Pulp and Paper. Seluruh manajemen puncaknya dikuasai investor Taiwan sedangkan manajemen perusahaannya diserahkan kepada Grup Sinar Mas dengan teknologi dan sumber daya manusia yang mayoritas berasal dari Taiwan. Kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton, art paper, dan berbagai macam kertas khusus dengan berbagai macam merek.

Standar Internasional ISO 9000, ISO14000 dan SNI lain yang dipersyaratkan untuk pembuatan kertas di Indonesia • Kertas untuk sehari-hari yang didesain sedemikian rupa sehingga bersifat tidak terlalu tahan lama (sekitar 1-3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang • Kertas berkualitas yang rata-rata diproduksi untuk memenuhi kebutuhan ekspor dan sudah memenuhi standar ISO 9706 kertas permanen untuk dokumen Ada, tapi di tempat tertentu dengan harga Pemasaran lebih mahal, tapi perusahaan lain juga ada kertas yang menggunakan yang sudah memproduksi kertas sesuai standar ISO 9706 logo permanen di Indonesia Tidak ada masalah dengan produksi kertas Penerapan permanen, karena sudah terlebih dahulu SNI kertas mengikuti ISO 9706. Yang menjadi masalah permanen di adalah orang-orang di Indonesia yang belum PT. Pindo mengetahui keberadaan kertas permanen Deli serta belum mempunyai kesadaran atas penggunaannya. Selain itu mereka belum tentu peduli karena harga kertas permanen yang lebih mahal daripada harga kertas biasa.


Keterangan Teknologi terbaru dan manajemen asing sehingga efisiensi produksi tinggi Mempermudah dalam memproduksi secara komersial Sudah mengikuti aturan internasional Dapat djadikan dasar penyusunan kertas permanen

Indonesia harusnya dapat dijadikan prioritas pemasaran kertas berkualitas Harus ada komitmen bersama

83

Hasil wawancara terungkap bahwa manajemen puncak PT. Pindo Deli seluruhnya dikuasai para investor Taiwan dimana manajemen perusahaannya diserahkan kepada Grup Sinar Mas yang hampir sebagian besar menggunakan teknologi dan sumber daya manusia dari Taiwan. Di sini terlihat bahwa manajemennya sudah profesional dan diasumsikan efisiensi tinggi dalam produksi. PT. Pindo Deli menjadi perusahaan yang lebih efisien karena selain ditunjang peralatan dan teknologi yang modern, perusahaan tersebut juga secara berkesinambungan mengembangkan penelitian di kantor pusatnya di Taiwan sehingga menghasilkan inovasi produk terbaru yang berkualitas dan murah. PT. Pindo Deli memproduksi kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton (corugating media), art paper dan berbagai macam kertas pesanan khusus dengan berbagai macam merek. Produk mereka cukup bersaing di pasaran. Salah satu perusahaan yang menjadi pesaing mereka adalah PT. Riau Andalan Pulp and Paper. Adanya keragaman produk yang dihasilkan PT. Pindo Deli, terutama kertas tulis dan cetak akan mempermudah produksi kertas secara komersial. Persaingan di antara produsen dapat menguntungkan konsumen untuk memperoleh barang berkualitas dengan harga yang murah Dalam kaitannya dengan keharusan mengadopsi standar internasional supaya dapat bersaing di pasaran dunia, PT. Pindo Deli telah meraih sertifikasi ISO 9000 dan 14000. Hal ini berarti proses produksi yang dijalankan PT. Pindo Deli telah sesuai dengan SNI yang ada. Disamping itu karena telah meraih


84

sertifikasi ISO 14000, dengan sendirinya PT. Pindo Deli telah menyatakan komitmen mereka tentang produk ramah lingkungan yang dihasilkannya. Oleh karena sudah mengacu kepada aturan standar internasional, maka dapat dipastikan bahwa proses produksi PT. Pindo Deli telah diawasi secara ketat mulai dari pencarian bahan baku sampai kepada produk yang dihasilkan, sehingga secara tidak langsung apabila kita menggunakan produk yang dihasilkan perusahaan tersebut akan diperoleh keyakinan akan kualitasnya yang terjamin. Hal ini dapat dijadikan landasan untuk memperkuat produksi kertas permanen. Hasil wawancara dengan salah satu informan R & D PT. Pindo Deli didapatkan informasi tentang kualitas kertas cetak dan photocopy yang dihasilkan perusahaan tersebut yang berumur rata-rata lebih kurang 3 tahun. Kertas akan mengalami perubahan fisik setelah digunakan, misalnya menjadi rapuh atau berubah warna (yellowing). Perubahan warna kertas umumnya disebabkan pengaruh oksidasi karena penyimpanan yang terlalu lama di tempat terbuka. Sebenarnya kertas memang sengaja didesain sedemikian rupa sehingga bersifat tidak terlalu tahan lama (sekitar 1 - 3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang. Tindakan ini secara tidak langsung akan memperbanyak jumlah produksi kertas sehingga menguntungkan pabrik kertas. Kertas berkualitas yang dihasilkan PT. Pindo Deli sebagian besar digunakan untuk memenuhi permintaan luar negeri. Kertas dengan merek dagang ”Mirage” merupakan kertas produksi PT. Pindo Deli yang sudah memenuhi standar ISO 9706 (Paper for documents – requirements for permanence) dan mendapat logo permanen seperti yang tertera pada Gambar 4.1.


85

ISO 9706 Gambar 4.1 Symbol of Complliance ISO 9706 Logo permanen dalam gambar 4.1 tersebut mempunyai arti bahwa produk tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang dipersyaratkan ISO tentang kertas permanen untuk dokumen. Dalam tinjauan pustaka pada halaman 32 telah dipaparkan mengenai persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9706 yang diakhiri dengan keharusan menggunakan simbol tersebut dalam setiap produk. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi meliputi: 1) persyaratan umum, yakni: harus ada contoh uji bebas cacat, noda, lobang, keriput; 2) sifat kekuatan, yaitu: untuk gramatur 70 g/m2 atau lebih, ketahanan sobek (AM maupun SM) minimal 350 mN, untuk gramatur 25 – 70 g/m2, ketahanan sobek minimal = r miliNewton, dimana r = 6 (g/m2) – 70; 3) cadangan alkali setara dengan 20 g CaCO3 per kg kertas; dan 4) ketahanan terhadap oksidasi yang tergambar pada bilangan Kappa < 5 dan pH dingin 7,5 – 10,0. ISO 9706 tentang kertas untuk dokumen seperti yang telah dipaparkan dalam halaman 32 merupakan standar dasar kertas permanen yang digunakan juga untuk standar ISO kertas permanen lainnya, yaitu: ISO 11108, 1996 tentang standar internasional kertas permanen untuk arsip dan ISO 11798, 1999 tentang standar internasional kertas permanen untuk kertas tulis cetak dan photocopy. Sehubungan dengan uraian di atas, mengingat ISO 9706 merupakan dasar acuan untuk membuat kertas permanen, maka sebagai tahap awal penyusunan SNI


86

kertas permanen, ISO 9706 dapat dijadikan rumusan dasar bahan penyusunan SNI kertas permanen, baik itu adopsi sebagian maupun keseluruhan, mengingat perusahaan kertas di Indonesia sudah mulai memproduksi kertas sesuai dengan ISO 9706 sehingga dalam penggunaan dan penerapannya nanti tidak mempunyai kendala, khususnya dari sisi produksi kertas permanen. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, didapatkan informasi bahwa di Indonesa sudah ada pemasaran kertas yang menggunakan logo permanen, tapi pemasarannya masih terbatas di beberapa tempat tertentu dan harganya lebih mahal dibandingkan kertas biasa. Tidak hanya itu, ternyata di Indonesia sudah ada juga perusahaan yang memproduksi kertas sesuai standar ISO 9706, namun dengan prioritas utama untuk ekspor. Kenyataan tersebut menjadi sebuah ironi, bangsa Indonesia membuat kertas berkualitas tapi produknya malah diekspor ke luar negeri, sebaliknya untuk pasaran Indonesia hanya tersedia kertas dengan kualitas biasa dan hanya sebatas sisa ekspor. Sebaiknya pabrik kertas di Indonesia, khususnya PT. Pindo Deli dapat menjadikan Indonesia sebagai prioritas utama pemasaran kertas berkualitas dengan jalan mensosialisasikan jenis kertas seperti kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Selanjutnya, berkaitan dengan himbauan pemberlakuan SNI kertas permanen di Indonesia nantinya, berdasarkan hasil wawancara diperoleh suatu gambaran bahwa PT. Pindo Deli bersikap sangat mendukung karena pada kenyataannya pabrik mereka sudah berpengalaman dalam pembuatan kertas permanen sesuai standar internasional.


87

Peta potensi produksi kertas permanen sebanyak tiga sampai tujuh persen untuk arsip bernilai guna tinggi di setiap instansi pemerintah yang dikeluarkan oleh pihak ANRI merupakan peluang pasar yang baik bagi industri kertas, tapi hal tersebut dikhawatirkan oleh PT. Pindo Deli hanya sebatas wacana mengingat belum tentu setiap instansi pemerintah mau secara langsung mengubah kebiasaan mereka menggunakan kertas permanen dalam setiap arsip bernilai guna tinggi yang dimilikinya. Oleh karena alasan tersebut industri kertas menginginkan adanya kepastian regulasi yang bersifat mengikat konsumen agar mereka mau membeli kertas permanen sehingga produk kertas permanen yang diproduksi para pengusaha kertas dapat diserap pasar dan tidak mengalami kerugian. Untuk memecahkan masalah tersebut diperlukan komitmen bersama stakeholder untuk duduk bersama merumuskan permasalahan yang timbul dengan ANRI sebagai motor penggerak, mengingat seluruh kebijakan tentang kertas permanen semuanya ada pada ANRI sebagai pembina kearsipan di instansi pemerintah.

4.3 Konsumen Penelitian yang dilakukan pada stakeholder konsumen mengambil tempat di kompleks LIPI Gatot Subroto. Penelitian ini dilakukan pada beberapa unit kerja yang berada di kawasan tersebut mengingat kompleks LIPI merupakan salah satu instansi pemerintah yang pernah menjadi korban banjir. Akibat luapan Kali Krukut pada banjir Februari 2007 yang lalu, komplek LIPI Gatot Subroto sempat terendam air setinggi hampir dua meter. Sebagai dampaknya, empat gedung perkantoran yang ada di dalam komplek tersebut, yakni Gedung Widya Sarwono


88

(kantor pusat LIPI berlantai 8); Gedung Widya Graha (unit-unit kerja LIPI di bawah Kedeputian IPSK yang berlantai 11); gedung lama PDII-LIPI yang berlantai 5 dan gedung baru PDII-LIPI yang berlantai 6, semua tidak luput diterjang banjir yang mengakibatkan tenggelamnya seluruh lantai dasar gedunggedung tersebut. Banjir melumpuhkan kegiatan perkantoran seminggu lamanya. Kegiatan perkantoran baru berfungsi normal kembali setelah satu bulan kemudian. Kerugian materi sangat jelas dengan rusaknya sarana prasarana perkantoran, kendaraan dan fasilitas yang ada di lantai dasar. Namun kerugian lain yang tidak dapat dinilai dengan uang adalah rusaknya pusat arsip di lantai satu Gedung Widya Graha dimana seluruh arsip penting LIPI ada di dalamnya, termasuk bukubuku dan jurnal yang berasal dari dalam maupun luar negeri. Perkantoran Akademi Ilmu Pengetahuan Indonesia (AIPI) yang kebetulan terletak di lantai satu Gedung Widya Graha tidak terkecuali mengalami kerusakan yang parah. Sebagian besar arsip mereka banyak yang rusak bahkan hilang diterjang banjir Proses penyelamatan arsip, buku dan jurnal yang ada di lingkungan LIPI yang dimotori oleh PDII-LIPI sedikit banyak telah berhasil menyelamatkan koleksi penting mereka, meski tentu saja koleksi-koleksi tersebut telah mengalami perubahan fisik, seperti keriput dan migrasi warna karena pengaruh rendaman air pada waktu banjir. Berdasarkan pengamatan terhadap arsip yang selamat tersebut didapatkan fenomena yang menggambarkan bahwa ternyata kualitas kertas, cara penyimpanan dan penanganannya mempengaruhi jumlah arsip yang berhasil diselamatkan. Di samping itu hasil temuan dan diskusi dengan para pakar, seperti: ANRI, Perpustakaan Nasional dan Mr. Sakamoto (seorang konsultan ahli dari Jepang yang terlibat dalam penyelamatan arsip) menemukan kesimpulan bahwa


89

sebagian besar koleksi yang dapat diselamatkan akibat dampak banjir ternyata menggunakan kertas permanen sebagai bahan dasar kertasnya. Atas pertimbangan tersebut maka penelitian stakeholder konsumen dilakukan peneliti pada beberapa unit kerja LIPI yang terkena banjir di kompleks perkantoran Gatot Subroto. Dari penelitian ini peneliti ingin menggali lebih dalam mengenai kesiapan konsumen, khususya instansi pemerintah yang akan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Penelitian dilakukan melalui wawancara terhadap karyawan yang menduduki jabatan fungsional arsiparis yang sehari-harinya memang bertugas membuat arsip di lingkungan kerja LIPI Gatot Subroto, yakni: sekretaris Kepala LIPI, sekretaris PDII-LIPI, dan beberapa arsiparis lain di unit kerja yang ada di LIPI Gatot Subroto. Tabel 4.6 memperlihatkan hasil penelitian tentang kesiapan konsumen yang diwakili oleh arsiparis LIPI dalam penggunaan kertas permanen. Berikut ini akan dibahas hasil temuan di lapangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa hampir sebagian arsiparis di LIPI mengetahui adanya Pedoman Tata Kearsipan dan Tata Persuratan di lingkungan LIPI. Pedoman ini yang kemudian dijadikan dasar melaksanakan pekerjaan mereka sehari-hari. Lingkup pedoman tersebut mengatur proses penciptaan arsip, pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip mereka sehari-hari. Pemahaman pengelompokan dan perlakuan terhadap arsip oleh arsiparis di LIPI yang

sudah sesuai pedoman merupakan dasar yang baik untuk dapat

membedakan dan memisahkan arsip sampai kepada arsip bernilai guna tinggi,


90

sehingga pelaksanaan penerapan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi dapat dilaksanakan. Tabel 4.6 Kesiapan Konsumen (arsiparis LIPI) dalam Penggunaan Kertas Permanen No. Topik Informan (TA) Keterangan Pemahaman 1. Dasar pengelompokkan • Mengacu pada Pedoman pengelompokan arsip LIPI dan perlakuan Tata Kearsipan dan dan perlakuan terhadap arsip Persuratan LIPI. vital/bernilai guna tinggi • Pedoman tersebut mengatur terhadap arsip sudah sesuai proses penciptaan arsip, pedoman pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip. 2. Penggunaan kertas untuk Berdasarkan kategori berat, Hal ini harus arsip berdasarkan yakni 80 dan 70 gram dengan segera dirubah pedoman tata kearsipan ukuran A4 dan folio. Dalam dengan adanya LIPI pelaksanaannya, untuk surat rencana formal dan MOU digunakan penyusunan SNI kertas 80 gram, sedangkan kertas permanen untuk lampiran dan nota dinas digunakan kertas 70 gram. Belum tahu ANRI kurang 3. Pengetahuan tentang mensosialisasikan Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 4. Pengetahuan tentang Belum tahu Menjadi tugas kertas permanen ANRI untuk mensosialisasikan No. Topik Informan (TN) Keterangan Diperlukan 5. Proses pengadaan kertas Diatur bagian pembelian sosialisasi dengan prosentase pembelian kertas A4 80 gram lebih besar tentang kertas yang baik dibandingkan jenis kertas lainnya Regulasi dan Siap, asalkan jelas aturan dan 6. Kesiapan penggunaan sosialisasi ANRI pedomannya; masalah harga kertas permanen untuk (mahal atau murah) diserahkan sangat diperlukan arsip kepada bagian pembelian. Hasil wawancara terungkap bahwa Pedoman Tata Kearsipan dan Tata Persuratan yang ada di lingkungan LIPI hanya mengatur penggunaan kertas yang dikategorikan berdasarkan beratnya, yakni 80 dan 70 gram dengan ukuran A4 dan folio. Dalam pelaksanaan pembuatan arsip mereka menggunakan kertas 80 gram


91

untuk arsip formal (contoh: surat keluar, surat dinas dan surat keputusan). Untuk pembuatan surat perjanjian kerjasama/MOU digunakan kertas 80 gram berkepala surat instansi LIPI/berlogo LIPI sedangkan untuk lampiran dan nota dinas digunakan kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, untuk arsip penting mereka menggunakan kertas 80 gram sedangkan untuk arsip biasa digunakan kertas 70 gram. Hal tersebut harus segera dirubah dengan akan adanya SNI kertas permanen dan diterbitkannya surat keputusan dan pedoman penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Dengan adanya aturan-aturan tersebut, penggunaan kertas diharapkan akan sesuai dengan peruntukkannya, terutama dalam hal penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi yang akan memberikan dampak tahan lama. Sebagai tambahan informasi, ternyata para informan belum mengetahui, bahkan belum pernah mendengar tentang Keputusan Kepala ANRI Nomor 4 tahun 2000 mengenai penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi sehingga mereka tidak memahami apa itu kertas permanen dan seberapa penting penggunaannya. Dalam membuat arsip para responden hanya menggunakan kertas yang disediakan oleh bagian pembelian di unit kerjanya masing-masing, mereka tidak terlalu peduli akan merek maupun kualitas kertas yang digunakan. Pengetahuan mereka hanya terbatas pada jenis kertas A4 dan folio dengan berat 70 atau 80 gram. Ruang lingkup penggunaan kertas yang tercantum dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 4 tahun 2000 telah diuraikan dalam tinjauan pustaka


92

halaman 42 sedangkan pembagian penggunaan kertas yang mengacu pada keputusan tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Kertas untuk arsip sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4 untuk surat ekstern; C5 untuk surat ekstern yang informasinya pendek (162x229 mm atau 6,38 x9,02 inchi); C4 untuk surat keputusan (229x324 mm atau 9,03 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 60/70 gram.

2.

Kertas untuk arsip sebagai alat bukti hukum. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas C4 (229x324 mm atau 9,03 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

3.

Kertas untuk arsip sebagai memori dan identitas organisasi. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4 untuk surat ekstern; C5 untuk surat ekstern yang informasinya pendek (162x229 mm atau 6,38 x9,02 inchi); C4 untuk surat keputusan (229x324 mm atau 9,02 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

4.

Kertas untuk arsip laporan. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4; jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

5.

Kertas untuk arsip yang unik. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4 untuk surat ekstern; C5 untuk surat ekstern yang informasinya pendek (162x229 mm atau 6,38 x9,02 inchi); C4 untuk surat keputusan (229x324 mm atau 9,02 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

1 Spesifikasi kertas tulis berdasarkan Kep. Kepala Arsip No. 4: Komposisi mengandung pulp mekanis maks. 15%; kadar air maks 1%; gramatur 45 s/d 100 g/m2; derajat putih min 75% putih tidak disyaratkan warna lain; opasitas cetak min 76%; Cobb 60 max 30 g/m2; pH 7; kelarutan dalam air max 0,3%; sifat tulis baik; ketahanan hapus baik. 2 Spesifikasi kertas cetak berdasarkan Kep. Kepala Arsip No. 4: Komposisi mengandung pulp mekanis maks. 15%; kadar air maks 1%; gramatur 60 s/d 100 g/m2; derajat putih min 75% putih tidak disyaratkan warna lain; opasitas cetak min 80%; Cobb 60 max 30 g/m2; pH 7; penetrasi minyak (IGT) max 30 1000/mm; kecepatan cabut (IGT) min 715 mm/s; ketahanan cabut (IGT) min 300 pm/s.


93

Pelaksanaan penggunaan kertas di instansi pemerintah, khususnya LIPI belum sepenuhnya menggunakan aturan tersebut. Padahal Keputusan Kepala ANRI tersebut bersifat himbauan yang seharusnya dilaksanakan secara nasional. Sehingga peran ANRI dalam mensosialisasikan keputusan tersebut belum maksimal atau bahkan tidak dilakukan sama sekali. Hasil wawancara terungkap ternyata hampir sebagian besar arsiparis di LIPI belum mengetahui tentang kertas permanen. Sebagai penentu kebijakan dalam pengarsipan seharusnya ANRI berperan penting dalam hal ini, ANRI bertanggung jawab memberikan pengetahuan tentang kertas permanen kepada pengguna, khususnya kepada pengguna arsip bernilai guna tinggi di setiap instansi pemerintah. Hasil wawancara dengan informan menunjukan bahwa mekanisme pengadaan kertas untuk unit-unit kerja di lingkungan LIPI seluruhnya diserahkan pada bagian pembelian yang berada di bawah Sub Bagian Umum. Hasil penelusuran menunjukkan, dari mekanisme pengadaan kertas yang ada ternyata inventarisir kebutuhan kertas 80 gram berukuran A4 lebih banyak dibandingkan dengan 70 gram. Hal tersebut berkaitan dengan pemahaman setiap instansi bahwa kertas yang berkualitas ditentukan berdasarkan gramaturnya, hal ini dapat dimaklumi mengingat pengetahuan mereka tentang kertas permanen belum mereka terima. Oleh karena itu diperlukan sosialisasi tentang kertas yang baik, khususnya kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. ANRI sebagai lembaga pembina kearsipan berperan penting dalam hal mengupayakan hal tersebut.


94

Menilik pada masukan mengenai kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip di lingkungan LIPI menunjukkan bahwa arsiparis LIPI siap menerapkannya dengan syarat jelas aturan dan pedomannya. Adapun mengenai harga tidak menjadi permasalahan karena umumnya ditangani oleh bagian pembelian. Hal tersebut telah dikonfirmasi ke bagian pembelian dan menyatakan tidak masalah untuk membeli kertas permanen asalkan sudah ada peraturan yang mewajibkannya dan disertai dengan penetapan harga jual kertas permanen tertinggi oleh instansi berwenang, sehingga antara peraturan dan penganggaran ada sinkronisasi. Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa konsumen siap menggunakan kertas permanen selama ada regulasi yang jelas, oleh karena itu ANRI harus dapat mengeluarkan regulasi tentang kertas permanen yang disertai pedoman yang jelas, diikuti dengan proses sosialisasi.

4.4 Pakar Dalam pemaparan berikut peneliti mencoba menggali pemikiran beberapa pakar yang dinilai berkompeten dalam hal kertas permanen melalui proses wawancara. Sebagai informan dipilih para peneliti kertas di Balai Penelitian Pulp dan Kertas Bandung, Kepala dan staf laboratorium ANRI serta Kepala Pusat dan staf Preservasi Perpustakaan Nasional RI. Peneliti sengaja memilih para pakar tersebut karena dinilai sebagai praktisi yang sehari-hari bergelut dengan kertas. Diharapkan, melalui wawancara langsung tersebut dapat diperoleh masukanmasukan terbaik yang akan semakin memperkaya hasil pengamatan yang dilakukan untuk pemilihan dan penyusunan SNI kertas permanen selanjutnya.


95

Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK) merupakan lembaga pemerintah di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian. BBPK berdiri pada tanggal 14 Nopember 1968 dan merupakan badan penelitian dan pengembangan yang kompeten di bidang pulp dan kertas. BBPK berlokasi di Jl. Raya Dayeuh Kolot No. 132 Bandung, 40258. Saat ini BBPK mempunyai beberapa fasilitas sebagai berikut: 1.

Laboratorium proses pembuatan pulp dan kertas serta derivat selulosa

2.

Laboratorium lingkungan

3.

Laboratorium uji: bahan baku, produk dan lingkungan

4.

Laboratorium kalibrasi

5.

Pilot plant untuk pembuatan pulp dan rayon

6.

Training BBPK banyak melakukan penelitian berdasarkan kasus-kasus yang terjadi

di industri kertas. Tabel 4.7 memuat ringkasan hasil wawancara yang dilakukan terhadap informan dari BBPK dengan topik bahasan seputar saran dalam penyusunan kertas permanen. Berikut ini uraian pembahasan dari tabel tersebut: Hasil penelitian menunjukkan terdapatnya bahan baku alternatif selain kayu untuk pembuatan kertas yang sudah diteliti juga oleh BBPK, yakni abaca, meskipun dari segi ekonomis dan proses penggunaannya, bahan tersebut belum bisa menyaingi bahan baku kayu. Dalam kaitan dengan hal tersebut, sudah seharusnya BBPK sebagai satusatunya pusat penelitian kertas di Indonesia mencari bahan baku alternatif yang berasal dari Indonesia, yang mudah dikembangkan juga bernilai ekonomis untuk


96

pembuatan kertas sehingga dapat dihasilkan produk kertas, khususnya kertas permanen dengan harga yang lebih murah. Menurut pakar kertas dari BBPK, secara umum pembuatan kertas terbagi dua, yakni: proses menggunakan soda dan proses menggunakan sulfat (proses kraft). Namun umumnya pembuatan kertas menggunakan bahan dasar pulp dengan proses kimia menggunakan sodium sulfat (kraft process). Senyawa sulfur menimbulkan bau telur busuk pada kebanyakan industri kertas. Kraft pulping menghasilkan pulp kurang dari lima puluh persen dari bahan baku kayu, sisanya menjadi sludge yang akhirnya dibakar dan disebar ke tanah atau dibuang dengan sistem landfill. Kelebihan proses kraft pulping adalah bahan kimia yang digunakan dapat didaur ulang (recycle) dan dipergunakan kembali untuk proses berikutnya. Kelebihan lainnya adalah dihasilkannya serat yang kuat (Jerman: "kraft" berarti kuat). Majalah, kertas grafis dan percetakan, kantong belanja dan pembungkus (packaging) terbuat dari kraft pulp. Kraft pulp biasanya berwarna gelap dan umumnya diputihkan dengan senyawa klorin. Penjelasan tersebut telah sesuai dengan teori yang ada berkaitan dengan pembuatan kertas dimana arah pembuatan kertas saat ini diutamakan pada proses basa dibandingkan dengan proses asam yang dapat mencemari lingkungan dan merusak kertas itu sendiri dalam jangka waktu lama. Tabel 4.7 Saran Pakar BBPK dalam Perumusan Standar Kertas Permanen No. 1.

2.

Topik Bahan baku alternatif kertas selain kayu Proses pembuatan kertas saat ini

Informan (BBPK) Abaca, namun tidak ekonomis

• Proses soda • Proses sulfat (kraft)


Keterangan Harusnya BBPPK dapat mencari bahan baku alternatif yang lebih ekonomis Penjelasan sesuai dengan teori yang ada

97

3.

Pengetahuan tentang kertas permanen

4.

Standar persyaratan kertas permanen

5.

Jenis dan kegunaan kertas permanen Metode Pengujian kertas permanen

6.

7.

8.

9.

SNI tentang kertas yang sudah dihasilkan Standar kertas permanen di Indonesia Kaitan kertas permanen dengan coating

10.

Kaitan kertas dengan tinta

11.

Kertas permanen untuk banjir

12.

Cara

Kertas permanen merupakan kertas yang mampu mempertahankan sifatsifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan (permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas) Derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek, kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat. Saat ini hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin Kertas arsip, kertas dokumen dan perpustakaan, karton arsip, kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta pengujian dan perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging, diyakini akan mempengaruhi permanensi Cukup banyak

Pemahaman sesuai dengan teori dan berguna dalam persamaan persepsi kertas permanen Dapat dijadikan dasar penyusunan standar kertas permanen

Perlu dikembangkan standarnya di Indonesia Dijadikan tambahan kriteria dalam standar kertas permanen

Cermin kemampuan industri dalam negeri untuk bersaing.

Belum ada

Perlu segera dibuat standarnya

Coating kertas salut sebenarnya hanya ditempelkan dalam permukaan kertas, tidak ada efek mengikat, sehingga mudah terlepas apabila basah, oleh karena itu diperlukan syarat kertas permanen untuk banjir, yakni tidak boleh kertas bersalut Tinta penting karena jenis tertentu mudah pudar/hilang, sehingga harus adanya aplikasi security printing untuk dokumen-dokumen penting Belum ditemukan kondisi spesifik sebagai syarat kertas permanen untuk banjir. Rekomendasi umum: kertas yang dapat mempertahankan keadaan 40% basah untuk mengantisipasi bencana banjir

Dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen

Terdapat dua metode:


Dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen Dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen

Pengetahuan tersebut

98

menguji keaslian kertas permanen

• Metode pertama dengan meneteskan 0,1 N HCl ke atas kertas, apabila timbul gelembung pada permukaan kertas, maka kertas tersebut kertas permanen. • Metode kedua dengan merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades, diaduk, ditunggu beberapa jam, dapat dibantu dengan pemanasan. Diperiksa dengan bantuan kertas lakmus, apabila mengalami perubahan pH di atas 7 maka kertas tersebut adalah kertas permanen

perlu disosialisasikan kepada masyarakat

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan diperoleh pengertian tentang kertas permanen, yaitu merupakan kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan (permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas). Permanensi merupakan cermin stabilitas kertas secara mekanis, optis dan kimia dalam jangka waktu lama. Sedangkan durabilitas

merupakan cermin kemampuan kertas untuk bertahan

terhadap perlakuan mekanis selama penggunaan. Permanensi sangat dipengaruhi oleh stabilitas kimia kertas yang dapat terganggu oleh reaksi kimia. Reaksi kimia antara komponen kertas dengan bahan reaktif yang berasal dari lingkungannya (udara atau filing enclosures) dalam waktu lama dapat menyebabkan kerusakan mekanis dan optis pada kertas. Reaksi kimia utama penyebab kerusakan adalah hidrolisis asam dan oksidasi sedangkan yellowing timbul sebagai akibat proses termal dan fotokimia. Durabilitas merupakan kemampuan menahan gesekan (wear) dan sobekan (tear) selama penggunaan. Sifat mekanis awal kertas sangat menentukan durabilitas. Durabilitas diukur terhadap retensi sifat awal kertas setelah perlakuan tertentu . Fakta tentang permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka waktu yang sangat


99

lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable (dokumen, buku, koran, gambar, dan lain lain) biasanya disimpan untuk jangka waktu lama. Masalah pelapukan kertas umumnya terjadi pada proses penyimpanan lebih dari lima puluh tahun yang dikenal dengan istilah natural aging. Contohnya kertas kuno yang terbuat dari serat non-wood (flax, hemp, ramie, cotton) dan bersifat netral/alkalin mempunyai permanensi yang sangat baik sehingga pada proses pelapukannya tidak mengalami masalah mengingat perilaku permanensi sangat berbeda antara kertas asam dan kertas alkalin. Pemahaman tersebut sesuai dengan teori dan berguna dalam persamaan persepsi kertas permanen yang akan dijadikan dasar penyusunan SNI kertas permanen untuk dapat disepakati oleh para stakeholder yang berkaitan. Kertas asam dan alkalin masing-masing dibuat melalui proses asam dan alkalin. Sementara yang menjadi isu sentral saat ini adalah bagaimana menurunkan keasaman semaksimal mungkin dalam pembuatan kertas dan meningkatkan alkalinitas serta kandungan alkalinya. Standar persyaratan kertas permanen meliputi: derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek, kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat. Saat ini hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin. Persyaratan yang diungkapkan oleh pakar BBPK di atas dapat dijadikan kriteria-kriteria dalam penyusunan standar kertas permanen. Sehingga standar kertas permanen yang dihasilkan dapat berkualitas. Kategori kertas permanen berdasarkan wawancara dengan informan dari BBPK terdiri dari:


100

1. Kertas arsip: standar permanensi tertinggi, digunakan untuk cetak, tulis, dan fotokopi dengan mengacu persyaratan ISO 11108. 2. Kertas dokumen dan perpustakaan: standar permanensi tinggi, kualitas baik, digunakan untuk perkantoran dengan persyaratan mengacu ISO 9706, ANSI NISO Z39. 4824. 3. Karton arsip: untuk amplop atau kotak, digunakan sebagai pembungkus atau penyela buku, harus inert dan tidak mengandung bahan berbahaya yang bisa bermigrasi ke kertas yang diproteksinya, persyaratan mengacu pada ISO (sedang disiapkan). 4. Kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi, bersifat stabil secara kimia dan bersih, persyaratan mengacu ISO 1021425. Kategori kertas permanen yang diungkapkan tersebut mengacu pada standar internasional yang berlaku, oleh karenanya kategori-kategori tersebut harus pula mulai dikembangkan di Indonesia dengan skala prioritas. Sebagai prioritas awal, kategori-kategori di atas dapat diterapkan pada standar kertas permanen untuk dokumen berdasarkan ISO 9706 karena produsen kertas di Indonesia sudah mulai memproduksinya. Pendekatan pengujian

komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta

pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging diyakini akan mempengaruhi permanensi. Akan tetapi standar internasional untuk kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji accelerated aging. Ada dua metode accelerated aging, yakni dry heat: 105°C dan moist heat: 105°C/65% RH. Pada kondisi accelerated aging kertas mengalami penuaan (aging) tiga ribu kali


101

lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga beberapa minggu dari metode accelerated aging setara dengan waktu 50 – 100 tahun penyimpanan. Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian berikut: 1. Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan kelembaban 2. Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas dan kertas dalam kantong tertutup 3. Efek polusi udara 4. Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas dan 5. Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas Bila ingin menguji permanensi arsip, maka segala hal yang tercantum dalam spesifikasinya harus diuji semua menggunakan cara uji yang sesuai. Salah satu spesifikasi yang paling berpengaruh dalam permanensi adalah ketahanan lipat kertas. Metode pengujian tersebut dapat dijadikan sebagai tambahan kriteria dalam standar kertas permanen untuk dapat menyempurnakan SNI kertas permanen yang akan disusun selanjutnya. Pakar dari BBPK menyebutkan bahwa saat ini sudah cukup banyak SNI mengenai kertas yang disepakati para stakeholders (produsen, konsumen, pemerintah, serta pakar), contohnya SNI kertas photocopy dan SNI cara uji kertas. SNI umumnya disusun berdasarkan hasil penelitian dan adopsi, baik seluruhnya maupun sebagian dari ISO atau standar nasional negara lainnya.


102

SNI yang disusun merupakan cerminan kemampuan daya saing industri dalam negeri untuk berkompetensi di pasaran nasional dan internasional. Namun dalam hal tersebut, perlu lebih ditekankan efektifitas dari penerapan SNI tersebut. Informan BBPK menegaskan bahwa saat ini belum ada standar kertas permanen di Indonesia. Oleh karena itu perlu segera disusun standar kertas permanen. Hal ini sesuai dengan tujuan yang menekankan ANRI untuk mengharuskan penggunaan kertas permanen. Selain itu yang patut diperhatikan adalah koleksi arsip bersalut (coating). Mengingat jenis koleksi tersebut tidak memiliki efek mengikat karena hanya menempel pada permukaan sehingga mudah terlepas apabila basah, maka arsip bersalut (coating) tidak direkomendasikan penggunaannya pada kertas permanen untuk arsip. Kaitan kertas dengan tinta perlu mendapat perhatian penting. Tinta jenis tertentu mudah pudar/hilang sehingga harus adanya aplikasi security printing untuk dokumen-dokumen penting. Kedua hal tersebut dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen. Belajar dari pengalaman banjir yang menimpa kantor LIPI Gatot Subroto Februari lalu yang menyebabkan kerusakan pada sebagian besar koleksi arsip dan bahan pustaka, belum ditemukan jenis kertas permanen yang sesuai guna mengantisipasi kerusakan yang ditimbulkan. Wawancara dengan pakar kertas dari BBPPK memberikan solusi alternatif untuk mengatasi hal tersebut, yakni dengan menggunakan jenis kertas yang dapat mempertahankan kondisi 40 % basah. Solusi tersebut dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen


103

Peneliti kertas dari BPPK mengungkapkan dua metode sederhana untuk menguji kertas permanen. Metode pertama dilakukan dengan cara meneteskan 0,1 N HCl ke atas kertas yang diuji, apabila kemudian timbul gelembung pada permukaan kertas tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa kertas yang diuji tersebut adalah kertas permanen. Gelembung-gelembung tersebut merupakan kalsium karbonat yang digunakan sebagai bahan baku dalam pembuatan kertas permanen. Metode kedua dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades yang kemudian diaduk dan ditunggu selama beberapa jam. Proses pengujian ini dapat dipercepat melalui proses pemanasan. Dengan bantuan kertas lakmus yang dicelupkan ke dalam larutan tersebut dapat diketahui apakah kertas uji tersebut adalah kertas permanen atau bukan. Apabila kertas lakmus mengalami perubahan pH di atas 7 maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah kertas permanen, mengingat kertas permanen bersifat basa dan memiliki pH di atas 7. Metode pengujian yang dilakukan di atas berkaitan dengan ciri kertas permanen yang telah diuraikan dalam tinjauan pustaka halaman 29 mengenai pernyataan Harvey yang menyebutkan bahwa ukuran terpenting yang menjadikan kertas bersifat permanen adalah pH, dimana pH untuk kertas permanen diatas 7 dan biasanya mempunyai kadar pH 8,5 - 10. Selain itu ciri kertas permanen yang lain adalah terdapatnya kandungan kalsium karbonat atau magnesium karbonat sehingga metode pengujian yang telah diungkapkan oleh pakar kertas dari BPPK sesuai dengan yang telah diuraikan oleh Harvey. Namun demikian perlu dijadikan catatan bahwa kedua pengujian sederhana tersebut hanya dapat digunakan untuk menguji sampel secara acak


104

apabila kita membeli kertas dalam jumlah besar. Metode sederhana tersebut tidak diyakini seratus persen kebenarannya. Untuk lebih meyakinkannya, kertas uji harus dibawa ke laboratorium penguji dan diuji dengan standar kertas permanen. Meskipun demikian pengetahuan

tersebut perlu disosialisasikan kepada

masyarakat sehingga masyarakat dapat memastikan bahwa kertas yang dibeli adalah kertas permanen. Selanjutnya, hasil wawancara dengan para pakar memberikan gambaran tentang masih rendahnya kesadaran masyarakat dalam menggunakan kertas sesuai standar. Hal ini disebabkan karena keterbatasan pengetahuan mereka tentang keberadaan kertas sesuai standar dan ketidaktahuan mereka akan keuntungan menggunakan kertas sesuai standar. Masyarakat kurang menyadari bahwa sebenarnya ada berbagai jenis kertas untuk berbagai keperluan sehingga apabila menggunakan kertas sesuai standar dan peruntukannya akan diperoleh mutu kertas yang lebih baik dan tahan lama. Berkaitan dengan rencana pembuatan SNI kertas permanen untuk arsip dan buku rujukan, BBPK siap bekerjasama untuk menyusun dan mengkaji RSNI tersebut menjadi SNI. Tabel 4.8 merupakan saran pakar dari Perpusnas dalam perumusan standar kertas permanen. Berikut ini adalah pembahasannya: Pakar dari Perpusnas mengungkapkan bahwa kertas yang ada di pasaran umumnya memiliki pH 7 atau netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5.


105

Pernyataan tersebut memiliki persamaan persepsi tentang kertas permanen dengan stakeholder yang lain sehingga dapat dijadikan sebagai komitmen bersama untuk merumuskan standar kertas permanen. Pakar Perpusnas berpendapat bahwa Perpustakaan Nasional RI sampai saat ini belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen, terutama untuk buku-buku referensi yang akan diterbitkan di Indonesia. Hal ini terjadi mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas rendah. Meskipun masih bersifat wacana, Perpustakaan Nasional ingin menerapkan kebijakan Undang Undang Nomor 4 mengenai koleksi deposit yang wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional dengan ketentuan penggunaan kertas berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5. Wacana tersebut seharusnya perlu segera diupayakan supaya buku yang diserahkan ke perpusnas menggunakan kertas permanen sehingga penggunaan kertas permanen dapat dimulai tidak saja untuk arsip bernilai guna tinggi tapi juga digunakan dalam buku. Pakar

dari

Perpusnas

juga

menyampaikan

bahwa

yang

dapat

mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh ANRI tersebut adalah untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting. Selain itu untuk mendukung kebijakan penggunaan kertas permanen tersebut diperlukan standar kualitas kertas yang sesuai dengan penggunaan jenis dokumen. Disamping itu perlu diperhatikan pula penggunaan tinta standar yang digunakan dalam


106

dokumen atau buku karena sampai saat ini belum ada kebijakan yang mengatur mengenai masalah tersebut. Tabel 4.8 Saran Pakar Perpusnas dalam Perumusan Standar Kertas Permanen No. 1.

Topik Pengetahuan tentang kertas permanen

2.

Kebijakan pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen

3.

Regulasi kertas permanen di Indonesia

Informan (Perpusnas) Kertas yang ada di pasaran umumnya memiliki pH 7/netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5 • Perpusnas belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas rendah • Meskipun masih wacana, Perpusnas ingin menerapkan kebijakan UU No. 4 mengenai koleksi deposit yang wajib diserahkan ke Perpusnas dengan ketentuan penggunaan kertas berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5 Saat ini yang dapat mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh ANRI tersebut untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting

Keterangan Memiliki persamaan persepsi tentang kertas permanen Perlu diupayakan supaya buku yang diserahkan ke perpusnas menggunakan kertas permanen

Persepsi tersebut sesuai dengan kondisi saat ini

Persepsi pakar tersebut sesuai dengan kondisi saat ini dimana prioritas kertas permanen adalah untuk arsip bernilai guna tinggi. Adapun kaitannya dengan penggunaan tinta, dapat direkomendasikan kepada Pusat Grafika Indonesia sebagai instansi yang berkaitan dengan tinta. Tabel 4.9 merupakan saran pakar dari ANRI dalam perumusan standar kertas permanen. Berikut ini akan diuraikan pembahasannya:


107

Pakar dari ANRI mengungkapkan hasil pengamatan terhadap koleksi arsip kantor LIPI Gatot Subroto yang berhasil diselamatkan dari kerusakan akibat banjir. Sebagian besar koleksi tersebut didapati menggunakan kertas permanen. Tabel 4.9 Saran Pakar ANRI dalam Perumusan Standar Kertas Permanen Topik Penanganan arsip pasca banjir

Informan (ANRI) Perlu penekanan untuk pembuatan kertas permanen, berdasarkan pengalaman dalam mengelola kertas sebagai dampak banjir ternyata sebagian koleksi yang berhasil diselamatkan berbahan dasar kertas permanen

Keterangan Pengalaman tersebut berguna sebagai dasar untuk memperkuat penggunaan kertas permanen untuk arsip.

Hal ini menjadi salah satu alasan betapa pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip guna mengantisipasi dan meminimalkan kerusakan yang mungkin terjadi. Namun dalam kaitannya dengan bencana banjir diperlukan juga usaha penyelamatan yang cepat dan efektif karena bagaimanapun arsip kertas yang basah akan mengalami perubahan bentuk fisik, antara lain: bergelombang; menjadi lunak, tinta dan pigmennya luntur serta kertas yang dilapisi/dicoating akan saling menempel satu sama lain. Semakin cepat tindakan penyelamatan dilakukan terhadap koleksi arsip, maka semakin banyak koleksi yang bisa diselamatkan dan itu berarti biaya penyelamatan koleksi dapat ditekan seminimal mungkin.


108

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pembahasan di atas dapat disimpulkan dan ditafsirkan bahwa: 5.1 Kesimpulan 5.1.1

Penentu Kebijakan ANRI saat ini belum mempunyai benchmark maupun standar kertas

permanen sehingga perlu disusun standar kertas permanen, dalam hal ini SNI yang sesuai dengan kondisi di Indonesia. Penggunaan kertas permanen akan diarahkan untuk arsip bernilai guna tinggi dimana jumlah di setiap instansi pemerintah berkisar antara 3 - 7 persen dari arsip yang dihasilkan. Dengan adanya wacana untuk menyusun SNI kertas permanen di masa mendatang, ANRI sebagai pembina kearsipan di Indonesia menyatakan siap mengeluarkan himbauan kepada konsumen, dalam hal ini instansi pemerintah untuk menggunakan kertas permanen bagi arsip bernilai guna tinggi. Himbauan tersebut akan dituangkan dalam bentuk Keputusan Kepala Arsip. Keputusan Kepala Arsip tersebut juga akan dikuti dengan berbagai pedoman, petunjuk teknis (juknis), petunjuk pelaksanaan (juklak) serta upaya sosialisasi untuk penggunaan kertas permanen di berbagai instansi pemerintah, baik di tingkat pusat, provinsi maupun kabupaten/kota.


109

5.1.2

Produsen Mutu kertas tulis dan cetak yang ada di pasaran saat ini ternyata

diproduksi untuk tidak tahan lama, yakni hanya berkisar 1 - 3 tahun dari pemakaian serta bergantung pada proses penyimpanan. Setelah itu kertas akan mengalami oksidasi yang ditandai dengan perubahan warna dari putih lalu menguning (yellowing) sampai kemudian mulai menjadi rapuh. Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas permanensi tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat menggunakan alfa selulosa tinggi melalui proses soda (alkalin). Penyediaan bahan kayu masih mendominasi, sebaliknya bahan bukan kayu (abaca) lebih banyak diekspor ke Jepang untuk keperluan pembuatan uang kertas. Dengan demikian untuk skala nasional, penyediaan bahan bukan kayu relatif lebih kecil dan belum dimanfaatkan dengan baik. Penyediaan filler kalsium karbonat yang terdapat di pasaran terdiri dari 2 jenis, yaitu: ground kalsium karbonat dan precipitated kalsium

karbonat.

Penggunaan precipitated kalsium karbonat jauh lebih baik dibanding ground kalsium karbonat. Penyediaan bahan sizing, penyediaan tapioka dan tapioka termodifikasi sudah cukup memadai sehingga tidak perlu mengimpor, sebaliknya penyediaan bahan baku AKD/ASA masih harus di-impor. Meskipun harus diimpor, semua bahan-bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran. Secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan dalam menunjang pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi yang tinggi. Hal terpenting untuk produsen dalam memproduksi kertas permanen adalah adanya jaminan dan kepastian pasar bagi produk kertas permanen yang


110

mereka produksi. Untuk itu produsen meminta jaminan regulasi atau peraturan yang mendukung konsumen untuk membeli kertas permanen tersebut.

5.1.3

Konsumen

A.

Saat ini di Indonesia sudah terdapat produk kertas yang menggunakan

logo ISO 9706 untuk kertas permanen. Namun masyarakat belum banyak mengetahuinya. Diharapkan dengan adanya SNI kertas permanen masyarakat dapat lebih terbiasa menggunakan kertas permanen tersebut untuk arsip bernilai guna tinggi yang dimilikinya. B.

Konsumen, dalam hal ini instansi pemerintah, sebagian besar belum

mengetahui tentang adanya Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi. Dalam penggunaan kertas sehari-hari mereka menggunakan kertas 80 gram untuk arsip penting dan 70 gram untuk arsip yang bersifat biasa atau lampiran-lampiran. Sebagian besar konsumen tidak mengetahui kualitas kertas yang digunakan karena mekanisme pengadaan kertas diserahkan pada bagian pengadaan sehingga para pencipta arsip hanya menggunakan kertas yang telah disediakan. C.

Sebagian besar pencipta arsip di instansi pemerintah, dalam hal ini para

arsiparis tidak mengetahui keberadaan kertas permanen, apalagi pemanfaatannya untuk arsip bernilai guna tinggi. Kesiapan penggunaan kertas permanen di instansi pemerintah memerlukan regulasi yang jelas, sosialisasi dan proses edukasi, mengingat pencipta arsip di instansi pemerintah memerlukan pemahaman berkaitan dengan arsip bernilai guna tinggi, kertas permanen dan bagaimana penerapannya.


111

5.1.4

Pakar

A.

Fakta tentang permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka

waktu yang sangat lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable biasanya disimpan untuk jangka waktu lama (dokumen, buku, surat kabar, gambar, dan lain-lain). B.

Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia kertas serta

pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging diyakini mempengaruhi permanensi, namun demikian hingga saat ini standar internasional untuk kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji accelerated aging. Ada dua metoda accelerated aging, yakni: dry heat: 105 °C dan moist heat: 105 °C/65% RH. Pada kondisi accelerated aging, kertas mengalami penuaan (aging) 3000 kali lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga beberapa minggu ekivalen dengan masa 50 – 100 tahun penyimpanan. Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian sebagai berikut: •

Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan kelembaban.

•

Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas, dan kertas dalam kantong tertutup.

•

Efek polusi udara.

•

Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas.

•

Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas.

C.

Masyarakat dapat menguji kertas permanen secara sederhana dengan cara

meneteskan larutan HCl 0,1 N, apabila timbul gelembung pada permukaan kertas


112

uji, maka dapat disimpulkan bahwa kertas tersebut adalah kertas permanen. Metode lain dapat dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades selama beberapa jam, diaduk dan dipanaskan bila perlu, kemudian dicek menggunakan kertas lakmus. Apabila kertas lakmus menunjukkan sifat basa (pH diatas 7) maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah kertas permanen. D.

ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen dapat diadopsi guna

perumusan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, mengingat sudah ada pengalaman dari PT. Pindo Deli dan perusahaan kertas lainnya yang memproduksi kertas permanen sesuai dengan standar ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen. Hasil akhir SNI tersebut berupa SNI kertas permanen yang identik dengan ISO 9706. Dari uraian di atas dapat diketahui kesiapan para stakeholder dalam menggunakan kertas permanen sesuai dengan tujuan penelitian. Sebagai kesimpulan akhir dari hasil penelitian ini dapat dilihat pada gambar 5.1. ANRI Siap Mengeluarkan kebijakan penggunaan kertas permanen

Pakar Siap Memberikan saran dalam Penyususnan SNI Kertas Permanen Penggunaan Kertas Permanen (Membutuhkan Kebijakan) Produsen Siap Memproduksi Asal ada Kebijakan

Konsumen Siap Menggunakan Asal ada kebijakan

Gambar 5.1 Skema Kesiapan Stakeholder dalam Penggunaan Kertas Permanen


113

Dari skema pada gambar 5.1 dapat dijelaskan bahwa Penentu kebijakan siap mengeluarkan kebijakan dalam bentuk pedoman penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, khususnya di instansi pemerintah. Produsen juga siap memproduksi kertas permanen, yang antara lain ditunjukkan dengan telah dimulainya produksi kertas permanen sesuai standar ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen namun untuk pemasaran di Indonesia memerlukan kebijakan penggunaan kertas permanen sebagai jaminan pasar. Di sisi lain, konsumen pun menunjukkan kesiapannya dalam menggunakan kertas permanen selama ada kebijakan dan pedoman yang mengatur penggunaan kertas permanen tersebut. Kesiapan para stakeholder ini diperkuat pernyataan para pakar yang memberikan saran bahwa dalam penyusunan kertas permanen perlu dimasukkan persyaratan yang ketat sehingga kertas permanen yang diproduksi nantinya akan bersifat tahan lama. ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen dapat digunakan sebagai rumusan awal penyusunan SNI kertas permanen di Indonesia mengingat ISO tersebut merupakan standar kertas permanen yang berlaku internasional sehingga dapat diadopsi sesuai kondisi di Indonesia.

5.2 Saran Dengan mengetahui dan memahami kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, dapat dipahami segala kekurangan yang telah diuraikan sebelumnya. Oleh karena itu penelitian yang telah dilakukan menghasilkan saran-saran sebagai berikut:


114

1.

Dalam penyusunan SNI kertas permanen diharapkan panita teknis dapat

mengakomodasi keinginan stakeholder sehingga SNI yang telah ditetapkan dapat diterapkan secara efektif dan efisien. ISO 9706 Paper for documents Requierements for permanence dapat dijadikan sebagai rumusan dasar untuk penyusunan SNI kertas permanen mengingat perusahaan kertas sudah mulai memproduksi kertas berdasarkan ISO 9706. 2.

Setelah SNI untuk kertas permanen ini disahkan diharapkan produsen mau

memproduksi kertas permanen dan menggunakan simbol internasional dalam setiap produk yang dihasilkannya seperti yang tertera dalam ISO 9706. Selanjutnya produk kertas permanen tersebut dapat dipasarkan di Indonesia dengan terlebih dahulu mengadakan sosialisasi dan promosi yang dilakukan secara menyeluruh dan berlangsung serentak. 3.

Untuk penentu kebijakan, dalam hal ini ANRI, dapat mengeluarkan suatu

pedoman dan penjabaran dalam menindakkanjuti SNI kertas permanen yang telah terbentuk nantinya. Oleh karena itu diperlukan revisi terhadap Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi sehingga SNI kertas permanen yang disusun nanti akan efektif dan bermanfaat bagi masyarakat. Selain itu diperlukan suatu perundangundangan yang lebih mengikat dengan disertai sanksi dalam penggunaan kertas permanen di instansi pemerintah, untuk model undang-undang tersebut dapat mencontoh Amerika Serikat yang telah mengeluarkan undang-undang dalam penggunaan kertas permanen untuk bahan publikasi pemerintahan. 4.

Untuk produsen kertas, diharapkan dapat memproduksi kertas permanen

sesuai SNI dan mulai terbiasa mengenakan logo SNI kertas permanen pada setiap


115

hasil produknya. Dengan melakukan hal tersebut, diharapkan konsumen dapat mengenali dan mengetahui perbedaan antara kertas biasa dengan kertas permanen. Selain itu, dalam memproduksi kertas permanen, produsen diharapkan dapat menggunakan proses dan bahan yang lebih efisien sehingga harga jual kertas permanen dapat ditekan semurah mungkin. 5.

Partisipasi konsumen, khususnya instansi pemerintah sangat dibutuhkan

dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip yang bernilai guna tinggi. Hal tersebut dapat menentukan keberhasilan penerapan SNI kertas permanen di Indonesia. Oleh karena itu diperlukan sosialisasi dan pemasaran kertas permanen sehingga konsumen dapat mengerti dan memahami keuntungan penggunaan kertas permanen meskipun harganya lebih mahal. 6.

Untuk peneliti kertas, diharapkan dapat melakukan penelitian yang

berhubungan dengan kertas permanen, mengingat sampai saat ini di Indonesia belum ada penelitian yang khusus membahas mengenai hal tersebut. Selanjutnya, akan lebih baik lagi jika penelitian yang dilakukan dapat menggunakan bahan alternatif dengan proses yang lebih efektif sehingga dapat menekan biaya produksi yang berdampak pada murahnya harga produk yang dihasilkan. Berikut daftar bahan baku alternatif yang berpotensi sebagai bahan baku kertas dan dapat dikembangkan di Indonesia: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Tabel 5.1 Bahan Baku Alternatif Pembuatan Kertas Bahan alternatif Keunggulan Abaca Mudah dikembangkan Tandan kosong kelapa sawit Diperoleh sebagai limbah sawit Ampas tebu (bagasse) Diperoleh sebagai limbah tebu Kenaf (Hibiscus Canabinus L) Tanaman sejenis pinus dipanen 5-6 bulan sekali Ampas rumput laut (alga merah) Diperoleh sebagai limbah, dikembangkan di laut Eceng gondok Mudah dikembangkan di perairan


116

DAFTAR PUSTAKA

Agrawal, O.P., 1993. Preservation of art objects and library materials, National Book Trust , India ANSI/NISO Z39.48-1992(R1997), Permanence of Paper for Publications and Documents in Libraries and Archives, National Information Standards Organization Badan Standardisasi Nasional, 2000. Standardisasi dalam persfektif ilmu, industri dan perdagangan, BSN Jakarta Bankole, O M; Abioye, Abiola, Evaluation of deterioration of library materials at labisi Onabanjo University Library, Ago-Iwoye, Nigeria, African Journal of Library, Archives and Information Science; 15 (2) Oct 2005, pp.99-108 Batterham, I, The archival quality trademark scheme for paper and board products, Archives and Manuscripts; 28 (2) Nov 2000, p.110-15 Begin, P; Deschatelets, S; Grattan, D; Gurnagul, N; Iraci, J; Kaminska, E; Woods, D; Zou, X, The impact of lignin on paper permanence: a comprehensive study of the ageing behaviour of handsheets and commercial paper samples, Restaurator; 19 (3) 1998, p.135-54 Beyer, Carrie , 1993. Proceedings, Preservation Research and Development Round Table, 1992 Sep. 28-29, Preservation Directorate Library of Congress, Washington, D.C. Boston, Massachusetts., S.D. bibliog., Paper permanence: preserving the written word Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999. Studi Tentang Industri dan Pemasaran Pulp dan Kertas di Indonesia, Capricorn Indonesia Consult Inc, Jakarta Chen, Gang; Inaba, Masamitsu; Katsumata, Kyoko Saito, Traditional Chinese papers, their properties and permanence, Restaurator; 24 (3) 2003, pp.135-144 Clements, D.W.G., 1989. Review of training needs in preservation and conservation, Unesco , Paris Crespo, CarmenVinas, Vicente, 1985. Preservation and restoration of paper records and books : a RAMP study with guidelines, Unesco , Paris Cresweel, John W., 1998. Qualitative inquiry and research design : choosing


117

among five traditions, Sage, Thousand Oaks, Calif. de Bogui, Sarah, Le papier permanent en France: etat des lieux en 2004. Permanent paper in France in 2004: is it necessary to worry? International Preservation News; (33) Sep 2004, pp.20-29 Departemen Perindustrian, 1982. Perkembangan Industri Kertas dan Pulp di Indonesia dan dunia, Departemen Perindustrian, Jakarta Ellen McCrady, Librarians and Paper Permanence, IFLA Journal 1(6) 1993 Faisal, Sanapiah, 2005. Format-format penelitian sosial, Raja Grafindo Persada, Jakarta Frase, R W, Permanent paper: progress report 3: the Unesco Resolution, IFLA Journal; 24 (2) 1998, p.117-19 Gibb, Ian P., 1988. Newspaper preservation and access : proceedings, K.G. Saur, Munchen Gulo, W., 2002. Metodologi penelitian, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Hanus, J, Tests on Slovak permanent papers, International Preservation News; (16) Jan 1998, p.9-11 Harvey, Ross, 1993. Preservation in libraries : principles, strategies and *** practices for librarians, Bowker , London Harvey, Ross, 1993. Preservation in libraries : a reader , Bowker , London Hoel, I A L, Standards for permanent paper, IFLA Journal; 25(4)1999, p.218-22 IFLA, Preserving our documentary Heritage – The Case for Permanent, Attention: Paper Mnufacturers and Distributors, Printers, Publisher, International Preservation News Auguts 1997 Inga Lisa S, Yiwa Alwarsdotter, A papermaker’s view of the standars for permanent paper, ISO 9706, 64th IFLA General Confrence August 16 – August 21, 1998 ISO 11798, 1999. Information and Documentation- Permanence and durability of writing printing and copying on paper – Requirements and test methods, International Standard Organization ISO 9706, 1994. Paper for documents – Requirements for permanence, International Standard Organization ISO 11108, 1996. Information and Documentation- Archival paper –


118

Requirements for permanence and durability, Organization

International Standard

Jacques, S, A brief survey of paper board and some of the literature describing it with some definitions of marketing terms for mount boards used in conservation, Paper Conservator; 23 1999, p.1-12 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000, Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi, Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2001. Kirk, Jerome, 1986. Reliability and validity in qualitative research, Sage Pub, Beverly Hills Kustiyah, 2001. Pedoman praktis penelitian ilmu sosial, Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial , Yogyakarta Letnar, M C, The influence of unbleached pulp content on the permanence and durability of archive and library materials on paper, Restaurator; 23 (1) 2002, p.1-14 Letnar, M C; Vodopivec, J, Protection and conservation of materials on paper: evaluation of permanence and durability on the laminated material on paper, Restaurator; 18 (4) 1997, p.177-90 Mount, Ellis, Preservation and conservation of sci-tech materials, Haworth , New York , 1987 Moleong, Lexy J., 1996. Metodologi penelitian kualitatif, Remaja Rosdakarya , Bandung Nasution, S., 2004. Metode research : penelitian ilmiah , Bumi Aksara, : Jakarta Neuman, W. Lawrence , 1997. Social research methods : qualitative and quantitative approaches, Allyn and Bacon , Boston Patton, Michael Quinn, 1991. Qualitative evaluation and research methods, Sage, Newbury Park, Calif. Patilima, Hamid, 2005. Metode penelitian kualitatif, Alfabeta, Bandung PDII-LIPI, 2007. Kajian penangananan dokumen pasca banjir di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, PDII-LIPI, Jakarta Pendit, Putu Laxman, 2003. Penelitian ilmu perpustakaan dan informasi: suatu pengantar diskusi epistomologi dan metodologi, JIP-FSUI, Jakarta Putri, C. Elly Kumari Cahya, 2005. Teknik pengumpulan data dalam penelitian


119

sosial terapan, Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial, Yogyakarta Powell, Ronald R.Connaway, Lynn Silipigni, 2004 . Basic research methods for librarians, Libraries Unlimited, Westport, Conn. Ralph W. Maning, “Worlwide Promotion of Permanent Paper, National Library News, 29(5) 1997 Razak, Muhammadin. 2007. Konservasi dan restorasi bahan pustaka akibat banjir, Proceeding Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip, PDII-LIPI, Jakarta Rolf Dahla, The Rationale of Permanent Paper, 64th IFLA General Conference August 16- August 21, 1998 Subana, M.Sudrajat, 2005. Dasar-dasar penelitian ilmiah, Pustaka Setia , Bandung Sutopo, H.B., 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif :dasar teori dan terapannya dalam penelitian, Universitas Sebelas Maret, Surakarta Swisher, Robert, 1984. Research for decision making : methods for librarians, ALA , Chicago Tanap, 2008, Conservation Methods, dalam http://www.tanap.net/content/archives/conservation/conservation.htm Wikipedia Indonesia, 2007. Kertas, dalam http://id.wikipedia.org/wiki/Kertas Zyska, B, Permanence of paper in Polish books of the period 1900-1994, Restaurator; 17 (4) 1996, p.214-28


120

Lampiran 1 Kisi-kisi variabel penelitian Judul: Kajian Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi I. Variabel yang diteliti Konsumen (arsiparis – LIPI) 1. Indikator a. Klasifikasi arsip di LIPI b. Dampak banjir terhadap arsip c. Penggunaan kertas untuk arsip d. Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi 2. Pedoman wawancara a. Klasifikasi arsip di LIPI •

Dasar klasifikasi (pengelompokkan) arsip LIPI

•

Penyusunan dan penyimpanan arsip

•

Perlakuan terhadap arsip vital/arsip bernilai guna tinggi

b. Dampak banjir terhadap arsip •

Pengalaman banjir

•

Penyelamatan arsip ketika banjir

•

Perlakuan arsip yang terkena banjir

c. Penggunaan kertas untuk arsip •

Jenis kertas yang biasa digunakan dalam pembuatan arsip

•

Mekanisme pengadaan kertas untuk arsip

d. Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi •

Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip apabila tersedia di pasaran

•

Pentingnya regulasi jenis arsip yang menggunakan kertas permanen

3. Informan a. Tety Adriati (sekretaris Kepala LIPI dan pembina arsiparis di lingkungan LIPI) b. Tri Nugrahani (arsiparis LIPI)


1

II. Variabel yang diteliti Produsen (PT. Kertas Padalarang dan PT. Pindo Deli) 1. Indikator a. Produksi kertas di Indonesia b. Faktor ekonomi produksi kertas permanen c. Tanggapan tentang standardisasi d. Kesiapan memproduksi kertas permanen 2. Pedoman wawancara a. Produksi kertas •

Peta industri kertas di Indonesia saat ini dan bagaimana peran perusahaan dalam industri kertas di Indonesia

•

Bahan baku yang sebagian besar digunakan di pabrik ini serta keuntungan masing-masing bahan

•

Macam kertas yang diproduksi di pabrik

•

Cara menentukan standar mutu berkaitan dengan derajat asam (pH 0 asam, pH 7 netral, pH 14 alkalin)

•

Kekuatan fisik kertas dibanding kertas bebas asam (permanensi dan durabilitas) terhadap lipatan, ketahanan robek, koyak.

•

Pemahaman terhadap kertas permanen

•

Dampak bencana banjir dan kebakaran terhadap arsip

b. Faktor ekonomi produksi kertas permanen •

Perbedaan signifikan antara bahan baku kertas permanen dan kertas komersial

•

Kemampuan pabrik secara teknis dalam memproduksi kertas permanen

•

Faktor ekonomis produksi kertas massal

c. Tanggapan tentang standarisasi Saat ini terdapat standar American National Standar for Information Science: the standard permanence of paper for printed library materials, ANSI Z 29. 48 1984, kemudian tiga standar ISO mengenai kertas permanen antara lain: ISO 9706 tahun 1994 Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence; ISO 11108 tahun 1996 Information and documentation – Archival paper –


2

Requirements for permanence and durability; ISO 11798 tahun 1999 Information and documentation- Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods. •

Pendapat mengenai standar tersebut

•

Kemungkinan penerapannya di Indonesia

•

Masalah labeling untuk tingkat pengecer

•

Pandangan mengenai keterlibatan produsen dalam penyusunan standar

•

Tanggapan tentang produksi kertas sebanyak dan semurah mungkin

d. Kesiapan memproduksi kertas permanen •

Kesiapan memproduksi kertas permanen apabila ada regulasi yang mendukung

•

Regulasi yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran produksi dan distribusi kertas permanen

3. Informan a.

Syarif Hidayat (Direktur PT. Kertas Padalarang)

b.

Dwi Hendro (R&D PT.Pindo Deli)


3

III. Variabel yang diteliti Penentu Kebijakan (ANRI) 1. Indikator a. Dasar penyusunan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi b. Tanggapan tentang kertas permanen c. Pengetahuan tentang standar kertas permanen d. Kebijakan penyusunan kertas permanen e. Kebijakan instruksi mewajibkan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah 2. Pedoman wawancara a. Dasar penyusunan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi •

Proses penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000

•

Pengertian kertas permanen dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000

•

Implementasi Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 di Indonesia

b. Tanggapan tentang kertas permanen •

Pengetahuan tentang kertas permanen

•

Jenis-jenis kertas permanen yang ada

•

Pentingnya penggunaan kertas permanen

•

Kertas permanen yang sesuai untuk arsip di Indonesia

c. Pengetahuan tentang standar kertas permanen •

Pengetahuan tentang standar kertas permanen yang ada saat ini

•

Tanggapan tentang standar internasional kertas permanen

d. Kebijakan penyusunan standar kertas permanen •

Proses penyusunan kebijakan standar kertas permanen

•

Kemungkinan mengadopsi secara keseluruhan atau memodifikasi sebagian standar internasional dalam penyusunan standar kertas


4

permanen yang ada atau membuat standar yang baru yang akan diterapkan di Indonesia. e. Kebijakan instruksi mewajibkan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah kertas permanen •

Kebijakan yang diperlukan setelah adanya SNI kertas permanen

•

Kemungkinan mengeluarkan kebijakan instruksi wajib tentang penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, sanksi dan mekanisme penerapannya

3. Informan a. Drs. Sumrahyadi, MIMS (Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan ANRI) b. Mustari Wirawan (Direktur Profesi dan Akreditasi Kearsipan ANRI) c. Drs. Tono (Kepala Bidang Pengkajian dan Pengembangan Arsip Statis) d. Yana Suryana, S.Si (Kasubid Preservasi ANRI)


5

IV.

Variabel yang diteliti Pakar (Pusat Preservasi Perpusnas, Laboratorium ANRI, Peneliti BPPK) 1.

Indikator a. Pengetahuan tentang kertas b. Pengetahuan tentang kertas permanen c. Standar kertas permanen yang sesuai untuk arsip bernilai guna tinggi d. Contoh kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah

2.

Pedoman wawancara a. Pengetahuan tentang kertas • Informasi tupoksi dan stakeholder serta tipe penelitian mereka. misalnya apakah penelitian yang dilakukan memang sudah direncanakan atau berdasarkan pesanan • Bagaimana peta industri kertas di Indonesia saat ini • Bahan baku terbesar yang digunakan di pabrik kertas di Indonesia • Standar mutu berkaitan dengan derajat asam (pH 0 asam, pH 7 netral, pH 14 alkalin) • Kekuatan (durability) kertas yang ada saat ini terhadap lipatan, ketahanan robek, koyak • Produksi kertas bebas asam di Indonesia (kestabilan kimia dan kekuatan fisiknya) • Kertas yang bebas asam lebih bersifat stabil secara kimiawi, bagaimana dengan kekuatan fisik? • Perhitungan kekuatan kertas terhadap daya serap cairan atau partikel polutan, debu, dan lain lain b. Pengetahuan tentang kertas permanen • Pengertian tentang kertas permanen dan jenis kertas permanen • Bahan baku kertas permanen dan proses produksinya • Sisi ekonomis kertas permanen c. Standar kertas permanen yang sesuai untuk arsip bernilai guna tinggi Saat ini terdapat standar American National Standar for Information Science: the standard permanence of paper for printed library materials, ANSI Z 29. 48 1984, kemudian tiga standar ISO mengenai


6

kertas permanen antara lain: ISO 9706 tahun 1994 Information and documentation

–

Paper

for

documents

–

Requirements

for

permanence; ISO 11108 tahun 1996 Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability; ISO 11798 tahun 1999 Information and documentation- Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods. • Pendapat mengenai standar tersebut • Kemungkinan penerapannya di Indonesia • Masalah labeling untuk tingkat pengecer • Pandangan mengenai keterlibatan produsen dalam penyusunan standar • Tanggapan tentang produksi kertas sebanyak dan semurah mungkin d. Contoh kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi Pemerintah •

Macam-macam kertas permanen yang sekarang ada

•

Kertas permanen yang sesuai untuk diterapkan di Indonesia

3. Informan a. Drs. Muhammadin Razak, M. Hum (Kepala Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia) b. Taufan Hidayat (peneliti Balai Penelitian Pulp dan Kertas) c. Nina Elyani (peneliti Balai Penelitian Pulp dan Kertas) d. Kamaludin, S. Sos (Kepala Instalasi Laboratorium ANRI) e. Wiwi Diana Sari, S. Si (staf Laboratorium ANRI) f. Rabbi, A. Md (Lab ANRI)


7

Transkrip Wawancara No. Transkrip :1 Stakeholder : Produsen Nama informan : Syarif Hidayat Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Padalarang Instansi : PT. Kertas Padalarang Jabatan : Direktur Hasil Wawancara : 1. Produksi Kertas : 1.1 Mungkin bapak bisa sedikit cerita sedikit tentang sejarah perusahan ini dan perkembangan industri kertas di Indonesia. ? PT. Kertas Padalarang berlokasi di Jalan Cihaliwung Padalarang, didirikan pada tahun 1922 dan merupakan sisa peninggalan Belanda dengan nama NV Papier Fabriek Padalarang dan hingga kini beroperasi dengan nama PT Kertas Padalarang. Konon, pabrik ini didirikan akibat terputusnya hubungan antara kerajaan Belanda dan koloni-koloninya sebagai dampak terjadinya Perang Dunia Pertama tahun 1918. Suplai kebutuhan kertas yang pada waktu itu masih di-impor dari negeri Belanda terhambat dan tentu saja berpengaruh terhadap penyediaan pasokan kertas di negeri koloni Belanda ini. Bahan baku utama yang digunakan dalam pembuatan kertas di pabrik ini adalah merang ditambah beberapa bahan kimia lainnya. Dalam perkembangannya, NV Papier Fabriek Padalarang sebagai pabrik kertas satu-satunya pada waktu itu tentu saja memonopoli persediaan kertas di Hindia Belanda. Dengan meningkatnya permintaan kebutuhan kertas dari konsumen, otomatis NV Papier Fabriek Padalarang harus meningkatkan kinerjanya dan sekaligus menambah pasokan merang yang persediaannya sudah tidak mencukupi apabila hanya dipasok dari persawahan di seputar Padalarang. Kebutuhan kertas terus meningkat dari tahun ke tahun. Maka pada tahun 1939, NV Papier Fabriek Padalarang membuka cabang di Leces Probolinggo. Sejak pelebaran sayap usaha itu, embel-embel nama perusahaan pun bertambah menjadi NV Papier Fabriek Padalarang-Leces. Ketika terjadi nasionalisasi perusahaanperusahaan Belanda di Indonesia, NV Papier Fabriek Padalarang-Leces diambil alih oleh Peperda Jabar yang selanjutnya oleh Board of Management Bappit Pusat berdasarkan UU No. 19 Tahun 1960, PP No. 136 Tahun 1961 mengganti perusahaan milik negara ini dari nama NV Papier Fabriek Padalarang-Leces menjadi Perusahaan Negara (PN) Kertas Padalarang yang kedudukannya berada di bawah Direktorat Jenderal Industri Kimia Dasar/Departemen Perindustrian. Ketika pertama berdiri, kapasitas produksi PN Kertas Padalarang hanya mengandalkan satu mesin, lengkap dengan mesin pulp untuk proses merang menjadi pulp dengan kapasitas 3.000 ton pulp. Produksi yang dihasilkan adalah jenis kertas tebal, yaitu HVS 60/200 gr dan terkenal dengan buku tulisnya. Seiring dengan berjalannya waktu, jenis produksi pun lebih variatif, seperti pembuatan kertas berharga (SPR II), kartu tanda penduduk, ijazah, dan kertas lichtdruk. Bahkan, pada tahun 1960 - 1995 PN Kertas Padalarang pernah memproduksi kertas uang untuk kebutuhan dalam negeri. Berkaitan dengan proses pembuatan kertas, ada dua macam proses, yaitu dengan pH asam (pH 5,8-6,5) dan pH alkalin (pH 7-8). Saat ini PT. Kertas Padalarang membuat kertas dengan pH alkalin dan hampir sebagian besar industri juga


8

menggunakan kertas tersebut. Bahan baku pembuatan kertas dari merang saat ini mempunyai kadar silika yang agak tinggi, hal ini sering menyebabkan kadar abu tinggi dan membuat pisau pemotong menjadi tumpul. 1.2 Berkaitan dengan bahan baku yang digunakan, mungkin Bapak bisa menjelaskan secara rinci berikut keuntungan dari bahan-bahan tersebut? Proses pembuatan kertas di PT. Padalarang menggunakan bahan-bahan sebagai berikut: 1. Bahan serat: • Serat Kayu: serat panjang NBKP, serat pendek LBKP • Serat Bukan Kayu: Cotton, Abaca Kenaf , Merang, Bagasse 2. Bahan pengisi: Kaolin, Calcium Carbonat, Titan Dioxide 3. Bahan sizing: Tapioka, Tapioka Termodifikasi, Rosin, AKD, ASA, Alum 4. Bahan additif dan pewarna: pewarna organik, anti busa, bahan peretensi, bahan penguat ikatan serat Salah satu bahan yang pernah digunakan PT. Kertas Padalarang untuk membuat kertas khusus adalah pulp abaca. Pulp abaca diminati banyak produsen kertas terutama asal Jepang karena memiliki serat yang sangat kuat. Karena sifat seratnya yang sangat kuat itulah, permintaan bahan pembuat kertas khusus tersebut selalu meningkat dari tahun ke tahun. Pulp abaca awalnya banyak ditemukan di Indonesia. Namun karena adanya kasus kecurangan yang dilakukan koperasi pengumpul terhadap proses pembelian abaca dari para petani dimana mereka membeli abaca dengan harga yang sangat murah kemudian menjualnya kembali ke pasaran dengan harga yang lebih tinggi menimbulkan kekecewaan para petani yang akhirnya menyebabkan proyek pengadaan bahan baku kertas abaca menjadi gagal. Saat ini PT. Kertas Padalarang mengalami kesulitan bahan baku karena merang yang digunakan sudah mulai menyusut dan sekarang untuk memperolehnya harus ke daerah yang jauh seperti di daerah Pantura, Banten, dll. Selain dari itu mesinmesin yang ada sebanyak 3 unit mesin kertas sudah sangat tua dan kalah bersaing dengan industri kertas lain yang lebih efisien, oleh karena itu PT. Kertas Padalarang selanjutnya hanya memfokuskan produksinya pada produk kertas berharga seperti KTP, ijazah, kertas segel, buku nikah, paspor haji, security paper, dll. 1.3 Bapak sudah menjelaskan bahan baku dari pembuatan kertas, sekarang saya ingin tahu kertas apa saja yang bapak produksi di pabrik ini. Pabrik Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di Indonesia dan saat ini kontribusinya untuk produksi nasional sangat kecil, yakni 0,06 persen. Sejak awal berdirinya, sesuai tujuan pendirian pabrik, PT Kertas Padalarang telah mengkhususkan diri memproduksi kertas khusus sekuriti selain kertas umum untuk kepentingan pemerintah. Saat ini telah lebih dari 100 jenis produk Pulp dan kertas sekuriti/specialty yang diproduksi oleh PT. Kertas Padalarang, antara lain: kertas banderol, kertas ijazah, kertas buku nikah, kertas cheque, akta PPAT, akta catatan sipil, kertas visa RI, kertas cover paspor, kertas Kartu Tanda Penduduk, kertas sertifikat tanah, kertas paspor haji, pulp knaf, pulp abaca, pulp merang, pulp flax, pulp linum, dll. Kertas security paper adalah jenis kertas yang didesain secara khusus untuk pemenuhan kebutuhan benda sekuritas yang mempunyai nilai jual dan fungsi yang Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

9

tinggi. Selain sifat harus kuat dan tahan lama, dalam kertas sekuriti juga ditambahkan ciri khusus yang berbeda dengan kertas umum yang ada di pasaran sehingga diharapkan sulit untuk ditiru. Ciri khusus ini merupakan pengamanan dokumen sekuriti terhadap pemalsuan. Tahapan sekuritas dari kertas sekuriti ini antara lain: a. Tidak memendar di bawah sinar ultra violet. b. Memiliki tanda air (watermark). c. Memiliki minutering visible (kasat mata) dan invisible (tidak kasat mata) d. Adanya tanda khusus berupa micro dot colour. e. Sensitif terhadap bahan kimia dan meninggalkan noda warna nyata pada kertas tersebut. Kalau ingin ada gambajr yang jelas nanti saya kasih powerpoint bekas kemarin presentasi di Deperindag Pak Lukman bisa pelajari lagi mungkin ada gambar yang menarik dan diperlukan. 1.4

Menurut bapak kertas yang baik untuk arsip seperti apa sih ?

Pengelola arsip di luar negeri menyarankan penggunaan kertas conqueror untuk arsip vital. Kertas conqueror adalah kertas impor yang harganya cukup mahal karena merupakan kertas semi HVS yang diberi watermark conqueror. Di Indonesia, tepatnya di Bogor sudah ada pabrik kertas conqueror yang menggunakan watermark concorde. Bahkan pabrik kertas Padalarang telah memproduksi kertas victory yang setara kualitasnya dengan kertas conqueror tersebut. Akan tetapi, jenis kertas tersebut sebetulnya lebih tepat digunakan untuk keperluan seni. Sedangkan jenis kertas yang lebih tepat digunakan untuk arsip dan diproduksi secara massal adalah kertas permanen. PT. Kertas Padalarang pernah membuat kertas permanen untuk dokumen dan buku watermark Gerakan Non Blok yang diselenggarakan oleh Pemerintah Indonesia. 2. Kertas permanen 2.1 Tadi Bapak sudah menyinggung tentang penggunaan kertas permanen untuk arsip mungkin Bapak bisa menjelaskan lebih rinci apa kertas permanen itu dan bedanya dengan kertas biasa? Kertas permanensi tinggi adalah jenis kertas yang umum digunakan untuk pembuatan dokumen. Kertas jenis ini mempunyai ketahanan ratusan tahun bila disimpan dalam kondisi normal. Dalam kondisi banjir, kertas sebagai bahan yang mudah dipengaruhi air dapat berubah bentuk dan mengalami kerusakan. Salah satu solusi mengatasi masalah tersebut adalah dengan cara menggunakan serat tertentu yang dapat memberikan efek ketahanan basah tinggi sehingga dokumen atau bukubuku yang terendam tersebut dapat diselamatkan. Sebagai contoh analognya adalah jenis kertas kantong teh celup yang tidak mudah rusak karena sifatnya yang tahan air. Sifat permanensi tinggi dapat diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan bahan pembantu lainnya. Pemilihan bahan serat didasarkan pada kadar selulosa alfa yang tinggi. Kadar selulosa yang tinggi didasarkan pada proses pulping menggunakan proses soda. Selain pemilihan bahan baku, permanensi tinggi pun dapat diperoleh dengan cara membuat kertas dalam kondisi alkalin. Dalam proses alkalin, filler yang digunakan adalah Kalsium Karbonat sedangkan sebagai bahan sizingnya digunakan tapioka dan AKD atau ASA.


10

2.2 Bagaimana kemampuan pabrik kertas di Indonesia secara teknis untuk memproduksi kertas permanen; Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas permanensi tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat dimana dari total produksi pulp + 7 Juta ton, mayoritas bahannya diperoleh dari bahan kayu melalui proses kraft. Penyediaan bahan serat non wood relatif kecil dan belum terutilisasi dengan baik. Kesiapan lainnya adalah penyediaan filler, dalam hal ini ketersediaan kalsium karbonat yang terdapat di pasaran. Kalsium karbonat terdiri dari 2 jenis: ground calsium carbonat dan precipitated calsium carbonat. Penggunaan precipitated calsium carbonat jauh lebih baik dibandingkan ground calcium carbonat. Kesiapan lain yang tak kalah penting adalah penyediaan bahan sizing. Sebagai bahan sizing digunakan tapioka dan tapioka termodifikasi yang jumlahnya cukup memadai sehingga tidak perlu diimpor sedangkan penyediaan AKA/ASA sebagai bahan bakunya masih harus diimpor. Semua bahan - bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran sehingga secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan menunjang pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi tinggi. Yang patut diingat, untuk penggunaan arsip dengan permanensi yang tinggi perlu diperoleh kesepakatan berbagai pihak. 3

Bagaimana kalau kertas permanen diproduksi secara masal khususnya di Perusahaan Bapak. PT. Kertas Padalarang saat ini hanya memproduksi kertas sesuai permintaan konsumen. Kebanyakan kertas yang dipesan adalah jenis kertas security yang pangsa pasarnya sempit dan kebanyakan digunakan untuk kepentingan Negara. Di sisi lain, PT. Kertas Padalarang melayani pesanan khusus (tailor made) dalam pembuatan kertas, contohnya pembuatan kertas ijazah dari Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan karton bebas asam. Karena sifat pemesanannya yang khusus dengan minimum order 10 ton maka harganya terbilang mahal. Tidak hanya itu, PT. Kertas Padalarang juga melayani pembuatan kertas tipis, seperti kertas saham dan sertifikat deposito bank asalkan ada contoh untuk dianalisis sebelum proses pembuatannya. Contoh kertas lain yang diproduksi PT. Kertas Padalarang adalah buku sertifikat tanah. Jenis kertas ini lebih mahal harganya karena komposisi bahan baku yang digunakannya terdiri dari 25 persen cotton. PT. Kertas Padalarang sebenarnya berkeinginan membuat jenis kertas permanen dengan harga yang murah. Namun karena adanya kekhawatiran produk mereka tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen, maka PT. Kertas Padalarang sampai saat ini belum berani memproduksi jenis kertas tersebut. 4

Tanggapan tentang standarisasi Saat ini terdapat standar American National Standar for Information Science : the standard permanence of paper for printed library materials, ANSI Z 29.48 1984, kemudian 3 standar ISO mengenai kertas permanen antara lain : ISO9706 tahun 1994 ”Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence”. ; ISO11108 tahun 1996 ”Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability”; ISO11798 tahun 1999 ”Information and documentation- Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”. Bagaimana pendapat mengenai


11

standar tersebut kalau diadopsi menjadi SNI dan kemungkinan penerapannya di Indonesia; SNI kertas permanen yang mengadopsi aturan ISO harus memperhatikan ketahanan sobek dan berat minimal 70 gram. Selain itu bahan yang digunakan harus terdiri dari serat non kayu yang sampai saat ini masih harus diimpor. Ketiga faktor tersebut akan mempengaruhi nilai jual kertas permanen sehingga menjadi tiga kali lipat dari harga kertas biasa yang dijual di pasaran. Namun pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang mampu memproduksi kertas permanen sesuai standar yang dipersyaratkan ISO saat ini yang selanjutnya akan diadopsi menjadi SNI. Sebagian besar masyarakat di Indonesia kurang memahami perbedaan kertas yang berkualitas sehingga penggunaannya seringkali tidak sesuai kepentingannya, khususnya untuk arsip. Kadang-kadang, kertas fotokopi dipakai untuk dokumen, kertas yang berwarna putih lebih disukai daripada kertas yang berwarna kekuningan. Padahal di Jepang, kebanyakan kertas yang dipilih adalah jenis kertas yang berwarna kekuningan karena terbuki lebih tahan lama dan tidak merusak mata. Karena ketidaktahuan masyarakat dalam membedakan jenis kertas yang berkualitas inilah maka dipandang perlu adanya standardisasi 5

Lalu bagaimana kesiapan PT. Padalarang untuk memproduksi kertas permanen? Pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas permanen dengan harga murah, namun kriteria dan spesifikasi jenis kertas tersebut sampai saat ini belum ada. Di sisi lain kesadaran masyarakat untuk menggunakan jenis kertas permanen juga masih rendah. Oleh karena itu PT. Kertas Padalarang mengharapkan pemerintah melalui instansi terkait dapat membantu meningkatkan kesadaran masyarakat dalam penggunaan kertas permanen sekaligus membuat regulasi terkait dengan penggunaan jenis kertas tersebut, terutama di instansi pemerintah. Oleh karena itu sebagai langkah awal untuk menggalakkan penggunaan kertas permanen di masyarakat diperlukan standar, dalam hal ini SNI kertas permanen. Dalam kaitannya dengan produksi kertas permanen di masa yang akan datang setelah adanya SNI kertas permanen, PT. Kertas Padalarang telah berkomitmen tidak akan memonopoli produksi kertas permanen di Indonesia. Sebaliknya mengingat kondisi PT. Kertas Padalarang yang kurang dapat bersaing dibandingkan perusahaan kertas lainnya yang lebih besar dan modern saat ini, PT. Kertas Padalarang justru berharap dapat terus terlibat dalam memproduksi jenis kertas permanen di masa yang akan datang.


12

No. Transkrip Stakeholder Nama informan Jenis kelamin Alamat Instansi Jabatan Hasil Wawancara

:2 : Produsen : Dwi Hendro, ST : Laki-laki : Karawang : PT.Pindo Deli : R&D :

1. Produksi Kertas : Bisa Bapak ceritakan sedikit tentang PT. Pindo Deli ? Pindo Deli adalah perusahaan asing (PMA) di bawah grup Asia Pulp and Paper dan mempunyai beberapa perusahaan pulp dan kertas di Asia. Saat ini manajemen puncak PT. Pindo Deli seluruhnya dikuasai para investor Taiwan dimana manajemen perusahaannya diserahkan kepada Grup Sinar Mas yang hampir sebagian besar teknologi dan sumber daya manusianya berasal dari Taiwan. PT. Pindo Deli memproduksi kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton (corugating media), art paper dan berbagai macam kertas pesanan khusus dengan berbagai macam merek. Produk mereka cukup bersaing di pasaran. Salah satu perusahaan yang menjadi pesaing kita ya Riau Andalan Pulp and Paper. Standar apa saja yang sudah di terapakan di PT. Pindo Deli ? Supaya dapat bersaing di pasaran dunia, maka PT. Pindo Deli harus mengadopsi standar internasional. Karenanya PT. Pindo Deli telah meraih sertifikasi ISO 9000 dan 14000. Hal ini berarti proses produksi yang dijalankan PT. Pindo Deli telah sesuai dengan SNI yang ada. Disamping itu karena telah meraih sertifikasi ISO 14000, dengan sendirinya PT. Pindo Deli telah menyatakan komitmen mereka tentang produk ramah lingkungan yang dihasilkannya. Bagaimana kualitas kertas yang dihasilkan Pindo Deli Kertas akan mengalami perubahan fisik setelah digunakan, misalnya menjadi rapuh atau berubah warna (yellowing). Perubahan warna kertas umumnya disebabkan pengaruh oksidasi karena penyimpanan yang terlalu lama di tempat terbuka. Rata-rata orang pake kertas untuk sehari-hari disimpan tidak lebih dari 3 tahun. Jadi sebenarnya kertas yang kita buat memang sengaja didesain sedemikian rupa sehingga bersifat tidak terlalu tahan lama (sekitar 1-3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang. Yah kalau kertasnya awetnya lama kitas otomatis produksinya sedikit tapi kalau semakin boros kertas semakin banyak jumlah produksi kertas jadi pabrik kertas lebih untung betul. Tapi kita juga punya kertas berkualitas sebagian besar digunakan untuk memenuhi permintaan luar negeri. Kertas dengan merek dagang ”Mirage” merupakan kertas produksi PT. Pindo Deli yang sudah memenuhi standar ISO 9706 (Paper for documents – requirements for permanence) dan sudah ada logo di bungkusnya, nanti boleh dibawa buat sampel. Di Indonesia apa sudah dijual kertas yang ada logo seperti ini? Ada tapi mungkin di toko tertentu tidak semua toko, perusahaan lain di Indonesia juga sudah ada yang produksi seperti ini cuman mereknya aja yang beda kayak yang udah dibikin sama RAPP di Riau.


13

Sekarang ini kita berencana mau buat SNI Kertas Permanen, bagaimana menurut Bapak apa bisa diterapkan di Pabrik ini? Kita tidak ada masalah dengan produksi kertas permanen, jadi kalau sudah ada persyaratannya kita tinggal ngikut, aja toh kita sudah ada produk kertas permanen standar internasional lagi, tapi yang jadi masalah kan orang-orang di Indonesia yang belum tau kertas permanen dan belum tentu peduli apalagi harganya mahal. Tapi kalau di luar negeri kalau kita tidak pake syarat dari ISO yang nggak bisa diekspor. Jadi saya malah mau balik nanya kalau kita pake tuh SNI kertas permanen di bungkus kertas apa masyarakat ngerti? Kecuali kalo pemerintah bikin aturan yang jelas, baru kita ikuti takutnya kita bikin kagak ada yang beli....


14

No. Transkrip Stakeholder Nama informan Jenis kelamin Alamat Instansi Jabatan Hasil wawancara

:3 : Penentu Kebijakan : Drs. Sumrahyadi, Mustari Wirawan, Drs. Toto, : Laki-laki : Jl.Ampera : ANRI : Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan, Direktur Profesi dan Akreditasi Kearsipan, Kepala Bidang Pengkajian dan Pengembangan Arsip Statis :

Saat ini saya sedang mempelajari Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai guna Tinggi mungkin Bapak bisa cerita bagaimana proses penyusunannya terus maksudnya seperti apa? Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tersebut disusun Biro Umum ANRI dan ditetapkan Kepala ANRI disusun dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional maupun organisasi. Isi dari keputusan itu berkaitan dengan syarat dari mutu/kualitas kertas yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya. Bagaimana dengan pengertian arsip bernilai guna tinggi yang ada pada keputusan tersebut? Pengertian tentang arsip bernilai guna tinggi bisa mengandung pengertian arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status hukum. Penerapan arsip bernilai guna tinggi di setiap instansi seperti apa? Deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi karena arsip yang bernilai guna tinggi bagi suatu organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi lainnya. Hal ini disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi arsip, konteks arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak mutlak dan berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya dapat dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum. Menurut Bapak berapa arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan tiap instansi? Hasil kajian ANRI arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah rata2 3-7 persen dari seluruh arsip yang diciptakan. Dapat dibayangkan kalau 3 persen arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan setiap instansi pemerintah tersebut dikalikan seluruh instansi yang ada di Indonesia, baik di tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kelurahan, maka jumlahnya menjadi tidak sedikit lagi dan bukan hanya dikaitkan dengan seberapa banyak jumlah kertas permanen yang harus disediakan, tapi nilai kandungan informasi yang melekat pada kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi tersebut tentunya juga lebih banyak lagi. Kalau boleh diperjelas lingkup dari arsip bernilai guna tinggi itu apa tujuannya?


15

Sudah sangat jelas bisa dilihat di situ isinya coba Pak tolong dibacakan 1) untuk keseragaman kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik, sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan; 2) Menghindari kerusakan fisik media informasi arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) Menjamin mutu kertas sebagai media informasi arsip khususnya yang berkategori penting dan vital yang layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) Menjamin pelestarian informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Isi Surat Keputusan tersebut, menyebut masalah kertas permanen, mungkin bapak bisa menjelaskan atau ada contoh dari kertas permanen yang disebut di dalam pedoman tersebut ? Wah sepengetahuan saya kita belum punya benchmark dan standar kertas permanen yang sesuai untuk di Indonesia, kebetulan saya juga pas penyusunannya tidak terlibat tapi sepengetahuan saya penggunaan kertas untuk arsip sesuai Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tersebut dikaji hanya berdasarkan temuan kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan berdasarkan penelitian pemilihan jenis kertas yang terbaik untuk arsip. Jadi arsiparis kalau pake kertas untuk arsip bernilai guna tinggi sekarang berdasarkan apa? Sepengetahuan saya mereka pake kertas yang 80 gram yang ada di pasaran masalah di lapangan kita tidak memperhatikan. Berdasar pengalaman kita banjir kemarin ada temuan bahwa kertas yang dapat diselamatkan sebagian besar menggunakan kertas permanen, jadi kita di tahun 2008 ada wacana untuk menyusun kertas permanen, apakah bapak sudah tau ada ISOnya? Terus bagaimana pendapat bapak tentang penyusunan SNI kertas permanen tersebut? Kita tahu ada ISO yang berkaitan dengan kertas permanen untuk arsip dan berharap dapat segera diadopsi serta diadaptasi menjadi SNI yang sesuai kebutuhan di Indonesia. Terus tindak lanjut kalau setelah ada SNI kertas permanen seperti apa? kan penentu kebijakan bidang arsip ada di ANRI? Kalau SNI kertas permanen sudah disahkan kita akan coba menyusun pedoman yang mengatur penggunaan Arsip bernilai guna tinggi dengan mengeluarkan keputusan kepala arsip yang baru mungkin kita juga akan revisi Keputusan Kepala Arsip Nomor: 04 tahun 2000. Surat keputusan tersebut nantinya bersifat himbauan atau wajib? Keputusan kepala arsip yang nanti dikeluarkan sifatnya himbauan diikuti juknis, juklak dan sosialisasi penggunaan biasanya. Efektifitas pelaksanaannya seperti apa? Untuk pelaksanaanya dikembalikan pada instansi masing-masing. Efektifitas keputusan kepala arsip yang baru nantinya, kita tidak dapat menjamin, mengingat tidak ada sanksi dan pengawasan mengenai implementasi dari keputusan kepala arsip tersebut karena isi surat tersebut hanya bersifat himbauan. Terus kalau SNI tersebut diupayakan menjadi wajib bagaimana?


16

Sebelum saya jawab pak Lukman kan lebih ngerti bagaimana penerapan SNI sukarela dan wajib coba pak Lukman perjelas syarat wajib seperti apa? SNI bersifat wajib dikeluarkan berdasarkan surat keputusan menteri teknis terkait. Untuk dapat keluarnya SNI wajib harus berkaitan dengan pertimbangan aspek kesehatan, keamanan, keselamatan, dan lingkungan hidup. Selain pertimbangan tersebut implementasi SNI sifatnya hanya sukarela. Saat ini baru sekitar 216 SNI yang bersifat wajib. Wacana menjadikan SNI kertas permanen menjadi wajib akan sulit diupayakan oleh ANRI mengingat aspek yang dipersyaratkan untuk menjadi SNI wajib tidak dapat dipenuhi. Aspek yang dapat digali dari penggunaan kertas permanen hanya pada kandungan informasi yang penting tapi itu pun bersifat situasional tergantung dari instansi masing-masing karena arsip yang sangat berarti bagi suatu institusi belum tentu penting bagi institusi yang lain. Di sisi lain, ada kekhawatiran pihak industri kertas mengenai ketiadaan regulasi yang mengikat dalam hal penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi jadi apakah ada hal yang lebih mengikat? Sejauh ini kita hanya bersedia mengeluarkan keputusan kepala arsip yang bersifat himbauan dengan tujuan menghindari anggapan monopoli dari masyarakat bila ANRI mengeluarkan SNI yang sifatnya mewajibkan berkaitan dengan penggunaan kertas permanen.


17

No. Transkrip Stakeholder Nama informan Jenis kelamin Alamat Instansi Jabatan

:4 : Konsumen : Tety Adriati, Tri Nugrahani : Perempuan : Jl. Gatot Subroto No. 10 : LIPI : Sekretaris Kepala LIPI dan Pembina Arsiparis di lingkungan LIPI

Saya ingin tau dasar klasifikasi (pengelompokkan) arsip LIPI; bagaimana penyusunan dan penyimpanan arsip; terus perlakuan terhadap arsip vital/arsip bernilai guna tinggi: LIPI saat ini sudah mengeluarkan Pedoman Tata Kearsipan dan Tata Persuratan Pedoman ini yang kita jadikan dasar melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Pedoman tersebut sudah mengatur proses penciptaan arsip, pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip. Biasanya arsip2 yang jadwal retensinya sudah harus dipindahkan kita pindahkan ke tempat arsip, kemarin kan tempat arsipnya kebanjiran. Seperti apa penggunaan kertas untuk arsip tersebut? Pedoman tersebut hanya mengatur penggunaan kertas berdasarkan kategori berat, yakni 80 dan 70 gram dengan ukuran A4 dan folio. Dalam pelaksanaannya untuk arsip formal seperti surat keluar, surat dinas dan surat keputusan digunakan kertas 80 gram. Untuk MOU dipake kertas 80 gram yang pake kop LIPI. Buat lampiran dan nota dinas dipake kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, untuk arsip penting mereka menggunakan kertas 80 gram sedangkan untuk arsip biasa digunakan kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, arsip penting pake 80 gram arsip biasa 70 gram? Betul Terus pengadaan kertas tersebut biasanya siapa Mekanisme pengadaan kertas di LIPI biasanya diatur bagian pembelian atau pengadaan yang berada di bawah Subbid. Umum. Biasanya kertas A4 80 gram lebih banyak dibandingkan kertas yang lainnya. Soal banjir kemarin kan arsipnya banyak yang rusak, gimana reaksi mbak? Sedih juga kan banyak tuh arsip-arsip penting yang rusak, dan ada yang tidak bisa diselamatkan lagi, namanya juga musibah? Untung sih kemarin dimotori PDII-LIPI sama ANRI gerak cepet jadi masih banyak arsip yang selamat. Apa mbak kemarin turut andil dalam menyelamatkan arsip tersebut? Kita bukan ahlinya tadi seperti dibilang ya tim dari ANRI dibantu Mr. Sakamoto katanya. Apa Mbak mengetahui adanya keputusan Kepala ANRI No. 4 tahun 2000 mengenai penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi? Tidak tau tuh belum pernah ada sosialisasinya Apa Mbak mengetahui tentang kertas permanen? Belum tau apa kertas permanen kalau arsip permanen sih tau.


18

Kalau nanti diharuskan untuk arsip vitalnya pake kertas permanen bagaimana menurut mbak apa siap? Apalagi mungkin harganya mahal? Kita sih siap aja yang penting asal jelas saja aturannya, masalah mahal atau murah kan itu urusan pembelian, karena kita hanya pembuat arsip saja, jadi kalau ada pedomannya dan disiapkan bahannya kita sih tinggal melaksanakan saja.


19


:5 : Pakar : Taufan Hidayat, Ninal Elyani : Laki-laki/Perempuan : Jl. Dayeuh Kolot : Balai Penelitian Pulp dan Kertas : Peneliti

1. Pengetahuan tentang kertas: 1.1 Bisa bapak cerita sedikit mengenai BBPK ini kebetulan saya belum mengenal tentang BBPK terutama lingkun penelitian yang dilakukan oleh BBPK? Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK) merupakan lembaga pemerintah di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian. BBPK berdiri pada tanggal 14 Nopember 1968 dan merupakan badan Litbang yang kompeten di bidang pulp dan kertas. BBPK berlokasi di Jl. Raya Dayeuhkolot No. 132 Bandung, 40258. Saat ini BBPK mempunyai fasilitas: 4. Laboratorium proses pembuatan pulp dan kertas serta derivat selulosa 5. Laboratorium lingkungan 6. Laboratorium uji: bahan baku, produk dan lingkungan 7. Laboratorium kalibrasi 8. Pilot plant untuk pembuatan pulp dan rayon 9. Training BBPK banyak melakukan penelitian berdasarkan kasus-kasus yang terjadi di industri kertas. Berkaitan dengan penggunaan bahan baku alternatif untuk kertas selain kayu, BBPK sudah banyak melakukan penelitian, salah satunya dari abaca, meskipun dari sisi ekonomis dan proses penggunaan bahan tersebut belum bisa menyaingi bahan baku kayu. 1.2 Berkaitan dengan kertas mungkin Bapak bisa cerita bagaimana proses pembuatan kertas saat ini Pembuatan kertas secara umum terbagi dua, yakni proses menggunakan soda dan sulfat (proses kraft). Secara umum pembuatan kertas menggunakan bahan dasar pulp dengan proses kimia menggunakan sodium sulfat (kraft process). Senyawa sulfur menimbulkan bau telur busuk pada kebanyakan industri kertas. Kraft pulping menghasilkan pulp kurang dari 50 % dari bahan baku kayu, sisanya menjadi sludge yang akhirnya dibakar dan disebar ke tanah atau dibuang dengan sistem landfill. Kelebihan proses kraft pulping adalah bahan kimia yang digunakan dapat didaur ulang (recycle) dan dipergunakan kembali untuk proses berikutnya. Kelebihan lainnya adalah dihasilkannya serat yang kuat (Jerman: "kraft" berarti kuat). Majalah, kertas grafis dan percetakan, kantong belanja dan pembungkus (packaging) terbuat dari kraft pulp. Kraft pulp biasanya berwarna gelap dan umumnya diputihkan dengan senyawa klorin. 2. Pengetahuan tentang kertas permanen: 2.1 Menurut Bapak apa sih yang dimaksud dengan kertas permanen mungkin Bapak bisa menjelaskan secara detail.


20

Kertas permanen merupakan kertas yang mampu mempertahankan sifatsifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan (permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas). Permanensi merupakan cermin stabilitas kertas secara mekanis, optis dan kimia dalam jangka waktu lama. Sedangkan durabilitas merupakan cermin kemampuan kertas untuk bertahan terhadap perlakuan mekanis selama penggunaan. Permanensi sangat dipengaruhi oleh stabilitas kimia kertas yang dapat terganggu oleh reaksi kimia. Reaksi kimia antara komponen kertas dengan bahan reaktif yang berasal dari lingkungannya (udara atau filing enclosures) dalam waktu lama dapat menyebabkan kerusakan mekanis dan optis pada kertas. Reaksi kimia utama penyebab kerusakan adalah hidrolisis asam dan oksidasi sedangkan yellowing timbul sebagai akibat proses termal dan fotokimia. Durabilitas merupakan kemampuan menahan gesekan (wear) dan sobekan (tear) selama penggunaan. Sifat mekanis awal kertas sangat menentukan durabilitas. Durabilitas diukur terhadap retensi sifat awal kertas setelah perlakuan tertentu . Fakta tentang permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka waktu yang sangat lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable biasanya disimpan untuk jangka waktu lama (dokumen, buku, koran, gambar, dll). Masalah pelapukan kertas umumnya terjadi pada proses penyimpanan lebih dari lima puluh tahun yang dikenal dengan istilah natural aging. Contohnya kertas kuno yang terbuat dari serat non-wood (flax, hemp, ramie, cotton) dan bersifat netral/alkalin mempunyai permanensinya sangat baik sehingga pada proses pelapukannya tidak mengalami masalah mengingat perilaku permanensi sangat berbeda antara kertas asam dan kertas alkalin Kertas asam dan alkalin masing-masing dibuat melalui proses asam dan alkalin. Sementara yang menjadi isu sentral saat ini adalah bagaimana menurunkan keasaman semaksimal mungkin dalam pembuatan kertas dan meningkatkan alkalinitas serta kandungan alkalinya. Standar persyaratan kertas permanen meliputi: derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek, kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat. Saat ini hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin. 2.2 Terus jenis dan kegunaan kertas permanen itu sendiri untuk apa? Kategori kertas permanen terdiri dari: 1. Kertas Arsip: standar permanensi tertinggi, digunakan untuk cetak, tulis, dan fotokopi dengan mengacu persyaratan ISO 11108 2. Kertas Dokumen dan Perpustakaan: standar permanensi tinggi, kualitas baik, digunakan untuk perkantoran dengan persyaratan mengacu ISO 9706, ANSI NISO Z39.4824 3. Karton Arsip: untuk amplop atau kotak, digunakan sebagai pembungkus atau penyela buku, harus inert dan tidak mengandung bahan berbahaya yang bisa bermigrasi ke kertas yang diproteksinya, persyaratan mengacu pada ISO (sedang disiapkan) 4. Kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi, bersifat stabil secara kimia dan bersih, persyaratan mengacu ISO 1021425.


21

2.3 Terus untuk menentukan metode pengujian kertas permanen itu seperti apa, apakah cukup dengan adopsi ISO saja atau seperti apa menurut Bapak? Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging, diyakini akan mempengaruhi permanensi. Akan tetapi standar internasional untuk kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji accelerated aging. Ada dua metode accelerated aging, yakni dry heat: 105°C dan moist heat: 105 °C/65% RH. Pada kondisi accelerated aging kertas mengalami penuaan (aging) tiga ribu kali lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga beberapa minggu dari metode accelerated aging setara dengan 50 – 100 tahun penyimpanan Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian berikut: 1. Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan kelembaban, 2. Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas dan kertas dalam kantong tertutup, 3. Efek polusi udara, 4. Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas dan 5. Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas. 2.4 Alat untuk pengujian kertas seperti apa? Accelerated Aging apakah satusatunya cara pengujian? Disain kertas pesanan itu dari pabrik atau dari konsumen? Ada beberapa item untuk sekuriti, apakah ada kemungkinan untuk menggabungkan beberapa item sekuriti dalam satu produk kertas, sehingga dimungkinkan ada kombinasi sekuriti? Mengenai pengujian permanensi, bila kita ingin menguji permanensi arsip maka semua yang tercantum dalam spesifikasinya maka harus diuji semua, dan tentu saja menggunakan cara uji yang sesuai spesifikasinya. Yang paling berpengaruh dalam permanensi adalah ketahanan lipat kertas. Accelerated aging merupakan metode uji. Hanya belum jelas apakah sudah ada di SNI atau ISO. Dalam penelitian metode ini dipakai juga. 2.5 Sebagai masyarakat awam kita tidak mengetahui kertas yang berkualitas. Kertas untuk fotokopi dipakai pula untuk ngeprint. Karena keawaman kita, tidak menggunakan kertas sesuai dengan kepentingan arsip. Kita memang kurang kesadaran untuk menggunakan kertas yang sesuai standar. Sebenarnya pengunaan kertas yang sesuai dengan standar maka akan diperoleh kualitas cetak yang optimal. Penggunaan kertas multipurpose untuk fotokopi dan print dapat digunakan 2.6 Sudah berapa SNI kertas yang telah dihasilkan? Bagaimana dengan SNI yang mengaadopsi ISO? Apakah dari pabrik kertas mudah mengikuti ISO yang diterapkan? Cukup banyak SNI yang ada saat seperti SNI kertas fotokopi, cara uji, dll, mungkin jumlahnya sebanyak dengan yang ada di daftar SNI kertas saat ini. SNI disusun dari kesepakatan beberapa unsur (produsen, konsumen, pemerintah, dll), spesifikasi bersumber dari penelitian. SNI kertas belum pernah diadopsi secara utuh dari ISO, melainkan ISO dijadikan referensi saja. SNI yang disusun merupakan cermin kemampuan industry dalam negeri. 2.7 Berkaitan dengan kertas permanen, bagaimana standarnya di Indonesia


22

Belum adanya standar untuk kertas permanen arsip, dokumen, buku, dll. Oleh karena itu diperlukan kerjasama antar stakeholder yang berkepentingan, oleh karena itu perlu disusun untuk adanya kertas permanen. SNI kertas permanen diusulkan wajib untuk instansi pemerintah. Tapi produsen harus adanya kesiapan dalam memproduksi. Perlu adanya sampel-sampel kertas dalam penyusunan kertas permanen sehingga akan diperoleh perbandingan. 2.8 Bagimana kaitannya kertas permanen dengan kertas coating Coating kertas salut sebenarnya hanya ditempelkan dalam permukaan kertas, tidak ada efek mengikat, sehingga mudah terlepas apabila basah, oleh karena itu diperlukan syarat kertas permanen untuk baniir tidak boleh kertas bersalut. 2.9 Terus hubungan tinta dengan kertas Tinta penting karena jenis tertentu mudah pudar/hilang, sehingga harus adanya aplikasi security printing untuk dokumen-dokumen penting 2.10 Kertas permanen seperti apa yang dibutuhkan untuk menghadapi kalau terkena banjir seperti yang pernah kami alami ? Bagaimana kondisi kertas permanen dalam keadaan banjir belum ditemukan kondisi yang spesifik. Rekomendasi diperlukan kertas yang dapat mempertahankan keadaan bila 40% basah untuk mengantisipasi bencana banjir. 2.11 Biasanya kami membeli kertas dalam jumlah besar, mungkin juga masyarakat lain pada umumnya, kalau pemberian kertas tersebut menggunakan kertas permanen bagaimana kita menguji benar atau tidaknya kertas tersebut kertas permanen, mengingat kertas permanen berdasarkan ISO 9706 yang ada di pasaran dari visual ternyata tidak ada bedanya? Ada dua metode sederhana untuk menguji kertas permanen. Metode pertama dilakukan dengan cara meneteskan 0,1 N HCl ke atas kertas yang diuji, apabila kemudian timbul gelembung pada permukaan kertas tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa kertas yang diuji tersebut adalah kertas permanen. Gelembunggelembung tersebut merupakan kalsium karbonat yang digunakan sebagai bahan baku dalam pembuatan kertas permanen. Metode kedua dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades yang kemudian diaduk dan ditunggu selama beberapa jam. Proses pengujian ini dapat dipercepat melalui proses pemanasan. Dengan bantuan kertas lakmus yang dicelupkan ke dalam larutan tersebut dapat diketahui apakah kertas uji tersebut adalah kertas permanen atau bukan. Apabila kertas lakmus mengalami perubahan pH di atas 7 maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah kertas permanen, mengingat kertas permanen bersifat basa dan memiliki pH di atas 7. Kedua pengujian sederhana tersebut hanya dapat digunakan untuk menguji sampel secara acak apabila kita membeli kertas dalam jumlah besar. Metode sederhana tersebut tidak diyakini seratus persen kebenarannya, untuk meyakinkannya kertas uji harus dibawa ke laboratorium penguji dan diuji dengan standar kertas permanen.


23

No. Transkrip Stakeholder Nama informan Jenis kelamin Alamat Instansi Jabatan Hasil wawancara

:6 : Pakar : Muhammadin Razak : Laki-laki : Jl. Salemba : Perpustakaan Nasional : Kepala Pusat Preservasi :

Seperti yang Bapak ketahui kita kemarin dapat musibah banjir, hasil pengamatan terhadap koleksi arsip kantor LIPI Gatot Subroto yang berhasil diselamatkan dari kerusakan akibat banjir menunjukkan bahwa sebagian besar koleksi tersebut menggunakan kertas permanen, kita ingin tahu apakah sudah ada kebijakan berkitan dengan pelestarian bahan pustakan menggunakan kertas permanen? Perpustakaan Nasional RI sampai saat ini belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen, khususnya untuk buku-buku referensi yang akan diterbitkan di Indonesia. Hal ini terjadi mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas rendah. Kertas yang ada di pasaran umumnya memiliki pH 7/netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5. Meskipun masih bersifat wacana, Perpustakaan Nasional ingin menerapkan kebijakan UU No. 4 mengenai koleksi deposit yang wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional dengan ketentuan penggunaan kertas berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5. Jadi regulasi tentang permanen di Indonesia bagaimana? Saat ini yang dapat mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh ANRI tersebut untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting. Selain itu untuk mendukung kebijakan penggunaan kertas permanen tersebut diperlukan standar kualitas kertas yang sesuai dengan penggunaan jenis dokumen. Disamping itu perlu diperhatikan pula penggunaan tinta standar yang digunakan dalam dokumen atau buku karena sampai saat ini belum ada kebijakan yang mengatur mengenai masalah tersebut. Konsep pelestarian apa saja yang ditangani perpustakaan nasional sekarang? Pelestarian bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan Nasional saat ini ditangani oleh Pusat Preservasi Bahan Pustaka dengan kegiatan utama yaitu sebagai berikut: • Perawatan/perbaikan bahan pustaka • Pembuatan Mikrofilm • Pembuatan digital Kegiatan tersebut dilakukan terhadap bahan pustaka koleksi Perpustakaan Nasional yang rusak dan dokumen serta naskah-naskah kuno langka yang tersebar di Indonesia, baik itu berdasarkan penelusuran dari pihak Perpustakaan Nasional maupun dari informasi yang diberikan masyarakat. Mari saya ajak berkeliling di Pusat Preservasi dulu biar lebih membuka wawasan tentang preservasi yang kita lakukan. Bagaimana penanganan dokumen pasca banjir menurut bapak Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

24

Berkaitan dengan penanganan dokumen pasca banjir diperlukan tenaga terampil yang mengetahui setiap perlakuan dalam perbaikan/perawatan dokumen, sehingga dapat diambil langkah-langkah yang tepat apabila dikemudian hari terjadi kembali bencana. Dari sini kita tau alasan pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip biar mengantisipasi/meminimalkan kerusakan yang mungkin terjadi. Namun dalam kaitannya dengan bencana banjir diperlukan juga usaha penyelamatan yang cepat dan efektif karena bagaimanapun arsip kertas yang basah akan mengalami perubahan bentuk fisik, antara lain: bergelombang; menjadi lunak, tinta dan pigmennya luntur serta kertas yang dilapisi/dicoating akan saling menempel satu sama lain. Semakin cepat tindakan penyelamatan dilakukan terhadap koleksi arsip maka semakin banyak koleksi yang bisa diselamatkan yang berarti biaya dapat ditekan seminimal mungkin.


25


:7 : Pakar : Kamaludin, S.Sos, Yana Suryana,S.Si, Wiwi Diana Sari, Rabbi, A.Md : Laki-laki : Jl. Ampera : ANRI : Kepala Lab, KaSubbid Preservasi, Staf Lab :

Dari kasus banjir yang LIPI alami, ANRI berperan dalam menangani arsip dan buku-buku yang terkena banjir, kita ingin mengetahui penanganannya upayaupaya dan hasil yang telah dilakukan ANRI, Yana Suryana, Allhamdulilah ANRI dipercaya untuk menyelamatkan dokumennya LIPI, sama halnya ketika Tsunami dulu ANRI juga dipercaya untuk bantu mnyelamatkan dokumen khususnya dokumen dari BPN Usaha penanganan efektif membutuhkan respons yang cepat, karena apabila tindakan yang dilakukan terlambat, arsip kertas yang basah akan berubah bentuk menjadi bergelombang; lunak; tinta dan pigmen luntur; serta kertas yang dilapisi/dikoating akan saling menempel satu sama lain. Bahan-bahan akan mudah kering dan biaya akan relatif murah, jika tindakan penjilidan kembali, usaha konsentrasi yang tepat atau membuang bahan yang tidak diselamatkan dilakukan dengan cepat. Jika kondisi lingkungan ruang penyimpanan tidak ideal setelah arsip mengalami kerusakan akibat air, maka jamur akan mulai tumbuh minimal setelah 2-3 hari, yaitu mula-mula tumbuh pada bagian jilidan dan selanjutnya akan menyebar dengan cepat. Jika jamur mulai tumbuh dan menyebar, maka pengawasan dan pemberantasannya sangat sulit, sehingga penangangan masalah ini termasuk dalam upaya penanganan keseluruhan hingga membutuhkan waktu beberapa bulan. Penanganan akibat kerusakan air akan lebih berhasil jika arsip dan fasilitasnya dipersiapkan dengan cepat, artinya kondisi lingkungan penyimpanan juga harus diperhatikan. Penanganan dan fasilitas tersebut adalah pengeringan air, pengawasan suhu dan kelembaban ruang penyimpanan dan pemisahan arsip yang tidak basah. Pada saat yang bersamaan, arsip dan buku yang basah harus dipindahkan dari tempatnya/rak sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, kemudian dijaga kondisinya dengan metode freezing/didinginkan dalam cold storage. Pemilihan teknik pengeringan tergantung pada tingkat kehebatan gangguan air, bahan arsip yang rusak, kegunaan dan masa retensi arsip, dan biaya yang dibutuhkan dari setiap metode yang digunakan Tindakan penyelamatan terhadap arsip yang terkena basah, dapat berhasil dan hemat biaya jika staf serta manajemen telah siap sebelumnya dan bertindak tepat pada waktunya


26

Kamaludin Perlu penekanan untuk pembuatan kertas permanen, berdasarkan pengalaman dalam mengelola kertas hasil banjir yang baik dan diselamatkan ternyata dari kertas permanen. Berkaitan dengan penggunaan kertas dan tinta dalam sebuah arsip perlu dilakukan standarisasi kertas dan tinta untuk arsip, oleh karena itu perlu dilakukan kajian bersama antara PDII-LIPI, ANRI, Balai penelitian Pulp dan kertas untuk menentukan kertas dan tinta yang baik sehingga apabila terjadi bencana seperti banjir, arsip dapat lebih tahan terhadap air. langkah penting untuk penanganan darurat yang berhasil terdiri atas : 1. Tindakan/respons yang cepat; 2. Tahapan penanganan kerusakan yang terperinci; 3. Staf yang berpendidikan; 4. Manajemen yang terpadu; 5. Komunikasi yang efektif; 6. Keputusan yang diketahui oleh semua pihak. Wiwi Tindakan penanganan terhadap arsip yang basah dapat digambarkan dalam diagram alir sebagai berikut : Diagram Alir tindakan Penanganan Terhadap Arsip yang Basah Evakuasi Arsip dari Area Banjir Jika jumlah arsip yang terlalu banyak untuk penanganan secara kering Dilakukan proses pembekuan (Freezing)

Diisolasi secepatnya Pengeringan secara kering angin/ aerasi atau dibekukan

Teknik pengeringan dapat lebih diuraikan sebagai berikut: • Pengeringan Dengan Udara atau Aerasi Metode ini merupakan metode paling lama/tua dan banyak dilakukan pada arsip yang basah. Metode ini dapat dilakukan untuk jumlah arsip yang sedikit maupun banyak terkena air. Karena metode ini tidak menggunakan peralatan yang banyak dan bukan merupakan metode yang mahal. Tetapi metode ini membutuhkan pekerja yang intensif, ruangan yang luas dan hasilnya membuat perubahan bentuk pada jilidan. Biaya rehabilitasi yang dibutuhkan setelah proses pengeringan biasaya lebih besar karena kebanyakan arsip membutuhkan penjilidan ulang. Lembaran arsip yang terpisah biasanya akan


27

•

berubah bentuk dan harus diratakan dan diberi tempat baru. Umumnya jamur tidak akan tumbuh selama proses pengeringan ini. Biaya lain yang mungkin dibutuhkan adalah utnuk penambahan jumlah rak yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip. Penambahan rak tergantung pada seberapa cepat bahan dapat distabilkan Pengaturan Kelembaban

•

Pengeringan dengan metode ini telah banyak digunakan selama beberapa tahun di dunia bisnis dan industru untuk mengeringkan gedung, dan container tempat penyimpanan besar. Alat pengatur kelembaban (dehumidifier) besar dan koleksi arsip ditempatkan bersama dalam ruang penyimpanan besar. Pengawasan kondisi suhu dan kelembaban ruangan termasuk dalam spesifikasi peralatan. Metode pengeringan ini sangat efektif bagi gedung arsif yang struktr bangunannya mengalami kerusakan akibat air. Metode ini dapat digunakan pula bagi koleksi arsip yang memiliki tingkat kerusakan rendah sampai sedang akibat air, namun tidak aman digunakan bagi arsip dengan tinta dan pigmen yang luntur. Kertas salut yang lembab sedikit, dapat dikeringkan dengan metode ini jika belum terjadi pengertan dan adhesi pada saat proses ini dimulai. Jumlah arsip yang dapat dikeringkan dengan metode ini dibatasi oleh kegunaan peralatan yang digunakan. Keuntungan metode pengeringan ini adalah selama proses pengeringan, arsip dapat dibiarkan paa rak/tempatnyam hal ini dapat menghemat biaya pemindahan arsip ke dalam ruangan vacuum dan pendingin/freezer. Pengaturan kelembaban ini sangat efektid sebagai metode penghubung dengan metode pengeringan jenis lain dan untuk menjaga stabilitas gedung dan lingkungan ruangan. Pendinginan Kering Beberapa buku atau arsip yang hanya lembab atau sedikit basah dapat dikeringkan dengan baik jika disimpan cukup lama dalam lemari pendingin harus dijaga tidak lebih dari -230C. Bahan-bahan harus disimpan segera setelah terkena air/basah. Arsip akan mongering dengan baik jika jilidannya tidak terlepas untuk mencegah terjasinya pengerutan. Salah satu metodenya adalah dengan menyangga arsip diantara papan akrilik transparan berlubang untuk mempercepat proses pengeringan. Buku dan papan dapat dibungkus dengan menggunakan tali elastis yang kuat yang akan mencegah proses pengerutan pada saat buku menegring. Dokumen dalam freezer dapat disimpan dalam rak atau tersebar untuk mempercepat pengeringan. Beberapa jenis kulit dan jilidan vellum dapat dikeringkan dengan baik dengan cara ini. Karena metode ini merupakan metode pasif, maka membutuhan waktu dari beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung dari suhu freser dan tingkat kerusakan oleh air. Penanganan hati-hati harus dilakukan pada kertas yang mempunyai la mempunyai lapisan pelapis karena lembarannya dapat menjadi Iengket satu dengan lainnya pada saat pengeringan. Jika bahan tersebut di simpan pada freezer sesaat se telah basah, penempatan ru ang penyimpanan dan rak dapat disusun minimum.

•

Pengeringan Vacuum Dingin (vacuum freeze drying)


28

Proses ini membutuhkan peralatan yang rumit dan khusus. Cocok digunakan untuk arsip dengan jumlah yang besar serta untuk tinta yang larut air dan kertas yang disalut. Arsip yang telah dibekukan di tempatkan dalam ruang vacuum. Ketika ruang divacuumkan, dikenakan panas dan koleksi yang dikeringkan pada temperatur dibawah 0°C akan tetap membeku. Proses fisik ini dikenal dengan nama sublimasi, dimana kristal es akan menguap tanpa mencair terlebih dahulu. Hal ini berarti bahwa tidak akan terjadi pembasahan, pengerutan dan perubahan bentuk yang terjadi pada saat bahan yang membeku ditempatkan dalam ruang vakum. Jika material distabilkan deng an cepat sesaat setelah terkena air/basah, hanya sedikit ruang/ rak lebih yang dibutuhkan pada saat mengering. Banyak jenis kertas yang te lah disalut sulit untuk dikering kan tanpa berubah bentuk pada saat dilceringkan. Karena sangat sulit untuk menentukan bagian jiidan arsip yang akan membasahi, semua jenis kertas yang telah disalut sebaiknya diberi perlakuan sama untuk pengeringan dengan vacuum freeze drying. Sebelum proses pengeringan dilakukan, umumnya bahan dibekukan selama 6 jam terpaan pada suhu —23°C atau dibawah nya. Setelah perlakuan tersebut, pengeringan dengan vakum freze drying kemungkinan besar akan berhasil. Bahan langka dan unik dapat dilceringkan dengan baik pada metode mi, tetapi un tuk kulit dan velum mungkin tidak akan berhasil. Walaupun metode ini sepertinya lebih mahal karena membutuhkan peralatan khusus, tetapi hasil yang diperoleh cukup memuaskan karena tidak dibutuhkan biaya tambahan untuk menjilid kembali serta kotoran pada arsip seperti lumpur, debu akan terang kat ke permukaan kertas. Sehingga waktu pembersihan akan lebh efektif. Namun jika hanya sedikit arsip yang dike ringkan maka metode mi akan menjadi sangat mahal. Rabbi Tahapan Teknik Aerasi Basah Teknik ini merupakan teknik penyelamatan darurat yang umum dilakukan. Arsip yang basah dapat dikeringanginkan jika diberi perlakuan yang sesuai dengan prosedur yang dianjurkan oleh ahli preservasi. Metode sangat cocok digunakan untuk arsip dengan volume yang tidak terlalu banyak dan hanya ter kena air atau basah pada bagian tepinya saja. Jika dilakukan pada ratusan lembar arsip atau kerusakan arsip akibat air sudah berat, maka penggunaan metode lain akan lebih memuaskan dan murah. Penyimpanan arsip yang disalut atau kertas transparan harus dipisahkan secepatnya untuk mencegah menempelnya kertas satu sama lain, atau dibekukan sementara menunggu proses pengeringan. Perlakuan ini juga dilakukan pada arsip yang mempunyai tinta luntur. Arsip dengan tinta yang luntur dan menyebar harus dibekukan juga secepatnya untuk menjaga informasi yang tercatat. Setelah semua bahan dibekukan, konservator dapat dihubüngi untuk diminta bantuannya. Jika arsip harus dikeringanginkan, terdapat tahapan yang harus diambil agar hasilnya memuaskan. Kertas yang basah sangat rapuh dan mudah sobek atau rusak, maka


29

perlakuannya harus hati-hati. Sekali saja basah, maka arsip akan berubah, oleh karena itu, setidaknya penanganan yang baik sangat diharapkan. 1. Menciptakan lingkungan yang bersih dan kering dengan kondisi suhu dan kelembaban lingkungan serendah mungkin. Suhu ruangan harus dibawah 21°C dan kelembaban dibawah 50% atau jamur akan tumbuh yang berakibat pada kerusakan yang parah. 2. Mengusahakan sirkulasi udara yang baik dengan meng gunakan kipas angin di dalam area yang kering. Keadaan m akan mendukung proses pengeringan dan mengurangi pertumbuhan jamur. Jika bahan arsip dikeringkan di lingkungan luar, perlu diingat bahwa paparan yang lama di bawah sinar matahari secara langsung, akan berakibat memudarnya tinta dan mempercepat proses penuaan kertas (aging). Arahkan kipas angin ke udara/atas dan jauhkan dan arsip yang akan dikeringkan. 3. Satu lembar halaman dapat diletakkan di atas meja, lantai dan pada permukaan lain yang datar/rata, jika perlu dialas dengan kertas filter atau alas kertas yang bersih, kertas koran yang tidak bertinta, atau tali jemuran, dan arsip dikeringkan dengan diletakkan se cara melintang. 4. Jika arsip dicetak pada kertas yang disalut, maka arsip tersebut harus dipisahkan satu dengan yang lain untuk agar tidak saling menempel. Proses ini merupakan proses menjemukan yang memerlu kan keahlian dan kesabaran. Melatih pengerjaan ini sebelumnya akan sangat membantu. Tempatkan satu lem bar plastik polyester diatas tumpukan arsip. Gosokan perlahan diatas lembaran arsip yang paling atas, kemudian angkat bagian plastik sekaligus membuka lembaran kertas arsip. Gantungkan plastik polyester hingga kering diatas tali jemuran dengan mengguna kan jepitan. Pada saat menge ring bagian arsip akan terpi sah dengan plastik polyester, sehingga harus diawasi terus. Sebelum arsip terjatuh, pindahkan lembaran arsip keatas meja atau permukaan yang rata, dan biarkan mengering.


30

TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI TESIS. Oleh: Lukman NPM:

Recommend Documents