TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Disusun untuk salah satu syarat mencapai gelar Diploma Amd, RMIK pada Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh : MUHAMMAD ASHIM NIM. D22.2013.01337
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016
i
HALAMAN HAK CIPTA
© 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis
ii
iii
iv
v
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya Tulis Ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada : Terima
kasih
kepada
Allah
SWT,
kupanjatkan
kepada
Allah
SWT
Segala karena
puji
syukur
atas
Ridho,
Rahmat, serta Karunia dan kehendak- NYA alhamdulillah tugas akhir ini bisa diselesaikan dengan baik... Untuk kedua orang tuaku.. Ibu terimakasih atas doa-doa mu selama ini, tanpa doa serta
restu
dan
dukungan
mu..
aku
tidak
akan
bisa
sampai seperti ini.. Terimakasih ibu.. Bapak terimakasih atas kerja keras mu selama ini yang telah membiayai dari sekolah hingga kuliah sekarang.. Terimakasih pak, Terimakasih banyak. Semoga
Allah
SWT
selalu
memberi
kesehatan
selalu..
Amin.. Untuk mba ulil, adekku ibad dan dliya(Tole) trimakasih udah memberi semangat selama menjalani kuliah, semoga selalu
di
kesehatan
dan
dimudahkan
urusan
mba
dan
adek-adekku. Untuk
orang
yang
sangat
spesial
melebihi
martabak
sepesial, yaitu calon pendamping hidup ku yang selalu mendampingi, membantu dan selalu memberi semangat dan wejangan selama 3 tahun ini yang Semoga allah memberi si
tifa
ku
Kesehatan
Ilmu
vii
manfaat,
sukses
bisnis
hijabnya heheh....dan apa yang direncanakan tercapai semua, aminn... Untuk
Pembimbingku
Ibu
Maryani
Setyowati,
M.Kes,
terimakasih banyak atas bimbingannya... Buat guru-guruku dari
MI, SMP, MA, Diniyah, wusto,
wusto aliyah, dan dosen2ku trimakasih Banyak atas ilmu yang telah di berikan kepada saya semoga ilmu yang telah diberikan bermanfat aminn... Semua teman teman ku, seperjuangan kelas 61, terimakasih, nggak terasa udah mau lulus ajz.. hahaha.. Semangats buat kita semua.. Teman-teman
dekat
ku
Bayu
matursuwun
ngributi dan Wahyu, Faris,
ya
yu
ya
sering
Budi sukses buat kalian.
Kalian luar biasah. Buat kalian srikandi2 poncowolo timur raya, CILTUT Mba Meli dan MUMUNa trimakasih sudan sering dahar bareng dan tihap hari ngomongin makan terus semoga kalian setelah lulus mendapatkan jodoh hehee.. Terakhir Buat Kalian Semua Yang ga Bisa saya sebut satu persatu
viii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Muhammad Ashim
Tempat, tanggal lahir
: Pekalongan, 30 November 1993
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Desa Pajomblangan RT 01 RW 03,Kecamatan Kedungwuni, Kabupaten Pekalongan
Riwayat Pendidikan : 1. MI Walisongo 02 Pajomblangan Tahun 2000-2006 2. SMP NU Pajomblanga Tahun 2007 – 2009 3.
MA Hasbullah Karanganyar Tahun 2009-2012
4. Diterima di Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 2013
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Ridhonya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul “Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016” . Karya
tulis
ilmiah
ini
disusun
guna
sebagai
salah
satu
syarat
menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Penulis menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. dr. Bambang Prasetijo,M.Kes selaku Direktur RSUD Bendan Kota Pekalongan 3. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro 5. Mariyani Setyowati, SKM, M.Kes, selaku Pembimbing yang telah berkenan membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. 6. Dyah Ernawati S.Kep.,Ns,M.Kes, selaku Reviewer Karya Tulis Ilmiah ini. 7. Jaka Prasety, S.Kep, M.Kes selaku Ketua Penguji Karya Tulis Ilmiah ini
x
8. Hery Kurniawan,A.md , selaku Ka Instalasi Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekaongan 9.
Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan
10. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya. Penulis menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Semarang, 29 Juli 2016
Penulis
xi
Program Studi DIII Rekam Medis & Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK MUHAMMAD ASHIM TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2016 xx + 119 hal + 5 tabel + 3 gambar + 7 lampiran Dokumen Rekam Medis (DRM) merupakan alat merekam, mencatat terjadinya transaksi. Mutu pelayanan dapat ditingkatkan bila didukung oleh aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam medis. Di RSUD Bendan Kota Pekalongan keamanan dan kerahasiaan rekam medis masih belum berjalan dengan baik. Masih dijumpai bocornya atap ruang filing, rak yang lembab, berdebu, tidak adanya kamfer, pintu sering tidak terkunci, juga masih ditemukan pasien meminta dokumen rekam medis ke filing dan membawa dokumen rekam medis itu sendiri, maupun dokumen rekam medis yang menumpuk di lantai. Permasalahan yang utama adalah belum adanya prosedur tetap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh sebab itu penulis ingin mengetahi gambaran tentang aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan. Penelitianyang digunakan adalah deskriptif, pendekatan cross sectional dan metode observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas filing sebanyak 5 orang, dan objeknya yaitu keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Filing. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan pengukur suhu kelembaban. Pengolahan datanya adalah editing, tabulasi, dan penyajian data. Berdasarkan pengamatan terhadap keamanan pengolahan dokumen rekam medis di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dapat diketahui dari segi fisik masih belum aman dari bahaya kebakaran, dan kebanjiran, dari segi biologis belum mengunakan kamfer pada setiap rak, dan dari segi kimiawi petugas masih melakukan aktifitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing. Dari aspek kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada pasien atau petugas selain rekam medis masuk ruang filing. Belum adanya kebijakan atau prosedur tetap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di perlukan sarana dan prasarana serta ruangan yang cukup aman dan baik untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis. Perlu dibuatkan kebijakan dan prosedur tetap berisi aturan petugas dalam memberikan pelayanan yang baik. Kata kunci
: Aspek Keamanan, Aspek Kerahasiaan,Dokumen Rekam Medis, Filing
Kepustakaan : 23 (1993 - 2015)
xii
The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT MUHAMMAD ASHIM REVIEW ASPECT OF SECURITY AND CONFIDENTIALITY THE MEDICAL RECORD DOCUMENTS IN FILING UNIT RSUD BENDAN PEKALONGAN CITY YEAR 2016 xx + 119 pages + 5 tables + 3 pictures + 7 appendix Medical Record Document (DRM) is a tool to record, recording the transactions. Quality of service can be enhanced when supported by the safety and confidentiality of medical record patient in the storage room. Security and confidentiality of medical records in RSUD Bendan Pekalongan were still not going well. Still found leaking roof space of filing, shelving humid, dusty, absence of camphor, the door is often not locked, still found the patient requests their own medical record and bring the document itself, and document medical records piled up on the floor. The main problems were the lack of procedures of security and confidentiality of medical records document. Therefore, reseacher wanted to describe aspects of security and confidentiality the medical record documents on filing unit in RSUD Bendan Pekalongan. This study was a descriptive, cross-sectional approach and methods were observation and interviews. Subjects were filing officer as many as five people, and object was the security and confidentiality of medical records in Filing. The research instrument used were guidelines for observation, interview and gauge the temperature of the moisture. Data processing is editing, tabulation, and data presentation Based on the observation of security medical records processing in filing RSUD Bendan Pekalongan can be seen from the physical aspect was still not safe from the dangers of fire, and flood, in terms of biological not use camphor on each shelf, and in terms of chemical officers were still doing activities such as eating and drinking in the filing room. From the aspect of confidentiality, unlocked door and patients or staff other than medical record personel enter the filing room. There was no policies or standard operating procedures governing the security and confidentiality of medical records document. To maintain the security and confidentiality of medical records document, it needs facilities and infrastructure and the rooms were quite safe and good for maintaining confidentiality medical records document. Policies and procedures need to be made that contains rules in providing good service. Keywords
: Security Aspect, Confidentiality aspects, Medical Record Document, Filing
Bibliography
: 23 (1993 - 2015)
xiii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .............................................................................................i HALAMAN HAK CIPTA......................................................................................ii PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ......................................................iii PENGESAHAN DEWAN PENGUJI ...................................................................iv KEASLIAN PENELITIAN ...................................................................................v PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ILMIAH KEPADA AKADEMIS ........................................................................................................vi HALAMAN PERSEMBAHAN .............................................................................vii KATA PENGANTAR ..........................................................................................x ABSTARAK .......................................................................................................xii DAFTAR ISI .................................................................................................... xiv DAFTAR TABEL ............................................................................................. xvii DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xviii DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................xix DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................................xx BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1 A. Latar Belakang .......................................................................................1 B. Rumusan Masalah .................................................................................4 C. Tujuan Penelitian ...................................................................................5 D. Manfaat Penelitian .................................................................................5 E. Lingkup Keilmuan ...................................................................................6 F. Keaslian Penelitian .................................................................................7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................9 A. Rumah Sakit...........................................................................................9
xiv
B. Sistem Pengelolaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ..................17 C. Pengamanan Rekam Medis ...................................................................19 D. Pemeliharaan Arsip di Ruang atau Lokasi Penyimpanan .......................21 E. Aspek Hukum Rekam Medis ..................................................................24 F. Kebijakan Protap ....................................................................................26 G. Aspek Kerahasiaan ................................................................................27 H. Mutu Pelayanan .....................................................................................29 I.
Keragka Teori.........................................................................................33
BAB III METODE PENELITIAN ..........................................................................34 A. Kerangka Konsep ...................................................................................34 B. Jenis Penelitian ......................................................................................34 C. Variabel Penelitian .................................................................................35 D. Definisi Oprasional .................................................................................35 E. Populasi dan Sampel .............................................................................37 F. Pengumpulan Data.................................................................................37 G. Pengolahan Data ...................................................................................38 H. Analisa Data ...........................................................................................39 BAB IV HASIL PENELITIAN ..............................................................................40 A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan ...............................40 B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan .45 C. Hasil Penelitian ......................................................................................51 BAB V PEMBAHASAN ......................................................................................61 A. Kondisi Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan ......................................61 B. Karakteristik Petugas Filing ....................................................................62
xv
C. Keamanan Ruang Penyimpanan Rekam Medis .....................................70 D. Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis ....................................................73 E. Hasil Pelaksanaan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis .....................................................................................................74 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................80 A. Kesimpulan ............................................................................................80 B. Saran .....................................................................................................82 DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................84
xvi
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian Tabel 3.1 Devinisi Operasional Tabel 4.1 Karakteristik Responden Petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tabel 4.2 Suhu dan Kelembaban Udara Ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Tabel 4.3 Hasil Wawancara Kepala Unit Rekam Medis
xvii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Teori Gambar 3.1 Kerangka Konsep Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM
xviii
DAFTAR SINGKATAN 1. DRM : Dokumen Rekam Medis
2. Protap : Prosedur Tetap
3. RSUD: Rumah Sakit Umum Daerah
4. TDF : Terminal Digit Filing
xix
DAFTAR LAMPIRAN 1. Pedoman Observasi
2. Pedoman Wawancara
3. Surat Ijin Penelitian
4. Hasil Observasi
5. Hasil Wawancara
6. Dokumentasi
xx
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pesatnya
perkembangan
ilmu
kedokteran
dan
teknologi
serta
membaiknya keadaan sosial ekonomi dan pendidikan saat ini, mengakibatkan perubahan sistem penilaian masyarakat yang menuntut pelayanan kesehatan yang bermutu, untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam suatu rumah sakit diberlakukan sistem pengelolaan rekam medis yang baik. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No.269 tahun 2008 disebutkan bahwa Rekam Medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan
dokumen
tentang
identitas, anamnesis, pemeriksaan,
diagnosis,
pengobatan dan tindakan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien. Dengan adanya rekam medis, maka pasien memiliki bukti yang sah yang
dapat
dipertanggung
jawabkan.
Sehingga
Setiap
pelaksanaan
pelayananaan kesehatan wajib menyelengarakan rekam medis. Juga berguna sebagai pencatatan dan perekaman terjadinya transaksi-teransaksi atau peristwa suatu kegiatan di sebuah pelayanan kesehatan. Pelayanan rekam medis yang baik di tandai dengan kecepatan pelayanan dan tersedianya rekam medis saat dibutuhkan.(1) Dokumen rekam medis (DRM) merupakan alat untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi pelayanan. Sehingga isi dokumen rekam medis dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan dapat di tingkatkan bila didukung oleh keamanan dan Kerahasiaan 1
2
berkas rekam medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, seperti Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, pasal 10 ayat (1) bahwa isi berkas rekam medis mengandung nilai kerahasiaan yang harus dijaga karena didalam rekam medis mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir pasien tersebut berobat. Maka dari itu rumah sakit berkewajiban menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis setiap pasien karena sifat dari dokumen rekam medis adalah rahasia Pasien. Sedangkan Permenkes No.749/menkes/per/1989 pasal 10 ayat 1 bahwa rekam medis memiliki sarana pelayanan kesehatan, ayat 2 bahwa isi rekam medis merupakan milik pasien, maka rumah sakit berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis dan memelihara keawetannya. (2) Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, penyediaan dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerhasiaan isi data rekam medis, perlindungan arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya rusak fisik, kimiawi dan biologi. (3) Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan, kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas ditempelkan. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu, kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu. Catatan tidak boleh di lantai, karena ada kemugkinan kerusakan dari air. Sistem spinkler (keran khusus
3
kebakaran) harus dievaluasi, dan pemadam api yang sesuai harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. sehingga di perlukan pengolahan rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien seperti terhindar dari ancaman
kehilangan,
bencana
dan
segala
sesuatu
yang
dapat
membahayakan rekam medis tersebut.(4) Berdasarkan survei awal di RSUD Bendan Kota Pekalongan bagian unit filing. Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pasien. Pertama, berdasarkan denah ruangan, pintu langsung menuju ke ruang filing sebelum menuju ke URM, dan pintu sering tidak terkunci. Sehingga petugas selain rekam medis dapat melihat langsung rak filing. Kedua, kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM yang terus bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak memenuhi, banyak dokumen rekam medis yang menumpuk di lantai jalan, hal ini menyebabkan dokumen tidak terjaga kerahasiaannya dan mudah rusak. Rusaknya dokumen tidak hanya disebabkan oleh hal tersebut akan tetapi juga disebabkan oleh beberapa hal yaitu karena bocornya atap ruang filing, rak yang lembab, berdebu, tidak adanya kamper di sub rak yang membuat serangga banyak bersarang di rak filing, dan juga belum adanya sarana prasarana keselamatan di ruang penyimpanan dokumen rekam medis. Dari survei awal terdapat 41 DRM yang rusak (41%) dari 100 DRM yang diambil dari hasil campur masing-masing subrak yang diambil.
4
Kemudian, berdasarkan aspek hukum, ketentuan peminjaman dokumen rekam medis sangat perlu diperhatikan. Akan tetapi di Rumah Sakit Bendan Kota Pekalongan masih ditemukan pasien meminta dokumen rekam medis ke filing dan membawa dokumen rekam medis itu sendiri. Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab rumahsakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan medis ataupun di pergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada seseorang. Bagi orang
yang
seharusnya
tidak
berhak
untuk
memperoleh
informasi.
Permasalahan yang terakhir dan utama adalah belum adanya protap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dari dokumen rekam medis. Sehingga mengakibatkan tidak adanya ketetapan bagi petugas untuk melaksanakan tugas dan alur prosedur tidak sesuai dengan proses sebenarnya yang ada. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan pelitian tentang tinjauan aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah Masalah utama yang ditemukan adalah tidak adanya keamanan dan kerahasiaan DRM, yang pertama dari denah ruangan pintu utama ruang rekam medis langsung menuju ke filing dan tidak terkunci sehingga petugas selain rekam medis dapat melihat langsung filing, yang kedua banyak dokumen di lantai jalan menyebabkan dokumen mudah rusak dan tidak
5
terjaga kerahasiaannya filing dan yang terakhir peneliti menjumpai pasien meminta dokumen rekam medis ke ruang filing dan membawanya sendiri, maka yang menjadi pertanyaan dalam penelitian ini adalah, “Bagaimana aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan?”
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui gambaran tentang aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada ruang filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan 2. Tujuan Khusus a) Mengidentifikasi keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis dalam aspek ancaman fisik, biologis dan kimiawi di Filing b) Mengidentifikasi aspek kerahasiaan DRM c) Menjelaskan pelaksanaan Keamanan dan kerahasiaan di RSUD Bendan Kota Pekalongan
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti Menambah
pengetahuan
dan
wawasan
peneliti
dalam
upaya
mengembangkan dan menerapkan pegetahuan ilmu rekam medis dan informasi kesehatan yang di peroleh selama masa pendidikan di bangku kuliah.
6
2. Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan masukan dalam pelaksanaan rekam medis sebagi upaya meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam menjaga keamanan dan kerahasiaaan rekam medis dan dapat bermanfaat untuk evaluasi bagi rumah sakit. 3. Bagi Institusi Pendidikan Sebagai bahan
refrensi untuk penelitian atau pengetahuan bagi
mahasiswa atau pihak lainnya.
E. Lingkup Penelitian 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan ini adalah Ilmu Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi penelitian ini adalah hukum kesehatan terutama keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pasien 3. Lingkup Lokasi Tempat yang diambil dalam melakukan penelitian dan pengambilan data ini yaitu bagian Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan 4. Lingkup Metode Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara. 5. Lingkup Objek Objek pada penelitian ini adalah keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan 6. Lingkup Waktu Dilaksanakan mulai bulan Mei 2016.
7
F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Tabel Keaslian Penelitian Judul
Metode
Hasil
Mona meidya Mustika
Aspek Keamanan Pada Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Di Filing Rawat Jalan Rumahsakit Umum Kota Semarang Tahun 2014
Metode yang digunakan metode observasi
Hasil pengamatan dalam pengamanan pada pengelolaan DRM
2.
Muhammad Husni Azam
Aspek Keamanan Isi Dan Fisik Dokumen Rekam Medis Ditinjau Dari Hukum Kesehatan Di RSU RA Kartini Jepara Tahun 2015
Metode yang digunakan metode observasi
Hasil penelitian yang dilakukan menjaga keamanan isi dan fisik DRM
3.
Syaiful Hidayah
Aspek kamanan pengolahan pada penyimpanan dokumen rekam medis di filing RSUD ungaran tahun 2014
Metode yang digunakan metode observasi
Hasil penelitian mengenai keamanan dari segi fisik, kimia dan pengolahan pada penyimpanan DRM
4.
Novia Wijayastuti
Tinjauan Pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filing rawat inap RSUD sunan Kalijaga Demak Tahun 2014
Metode yang diguakan adalah metode observasi
Hasil penelitian mengenai pengelolan dan kerahasiaan ruang filing tidak dikunci dan orang lain mudah masuk keruang filing
No Penelitian 1.
8
Perbedaan penelitian dengan penelitian sebelumnya adalah pada lokasi dan waktu penelitian. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, Metode yang di gunakan adalah observasi dan wawancara, Variabel yang digunakan juga hampir sama namun permasalahannya berbeda. Peneliti hanya ingin mengetahui keamanan dari aspek fisik ,kimia, biologis dan juga kerahasiaan.
9
BAB II Tinjauan Pustaka
A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 159b/Menkes/Per/II/1988 bahwa Rumah Sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara merata, dengan mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulian kesehatan, yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan kesehatan an pencegahan penyakit dalam suatu tatanan rujukan, serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga dan penelitian.(5) Sedangkan undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
menyebutkan
bahwa
rumah
sakit
adalah
instansi
pelayanankesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna (meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan Rehabilitatif) dengan menyelengarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit umum, dalam UU tersebut di definisikan sebagai rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan untuk semua bidang dan jenis penyakit. Sementara rumah sakit khusus adalah ruamh sakit yang memberikan pelayanan umum pada satu bidang atau jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit, atau kekhususan Lainnya.(5)
9
10
2. Jenis Pelayanan Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis pelayanan dan pengelolaannya: a. Berdasarkan jenis pelayanan 1) Rumah Sakit Umum Memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit. Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara berjenjang dan fungsi rujukan, rumah sakit umum diklasifikasikan berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan rumah sakit: a) Rumah Sakit Umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan subspesialistik luas. b) Rumah Sakit Umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-kurangnya sebelas spesialistik dan subspesialistik luas. c) Rumah Sakit Umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar. d)
Rumah Sakit Umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.
11
2) Rumah Sakit Khusus Memberikan pelayanan utama pada satu bidang atau satu jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit, atau kekhususan lainnya, rumah sakit khusus memberi pelayanan pengobatan khusus untuk pasien dengan kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah. Contoh: rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin. b.
berdasarkan pengelolaan 1)
Rumah Sakit Publik Dapat dikelola oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan badan hukum yang bersifat nirlaba. Rumah sakit publik yang dikelola pemerintah
dan
pemerintah
daerah
diselenggarakan
berdasarkan pengelolaan Badan Layanan Umum atau Badan Layanan Umum Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2)
Rumah Sakit Privat Dikelola oleh badan hukum dengan tujuan profit yang berbentuk Perseroan Terbatas atau Persero. (6)
3. Pelaksananan Rekam Medis a. Rekam Medis 1) Pengertian Rekam Medis a) Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 269 tahun 2008
12
Adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien,
pemeriksaan,
pengobatan,
tindakan,
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (1) b) Menurut Huffman EK Adalah rekaman atau catatan mengenal siapa, apa, mengapa,
bilamana,
dan
bagaimana
pelayanan
yang
diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuaan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali
(mengindentifikasi)
pasien,
membenarkan
diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (4) Batasan rekam medis adalah: rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan dan pelayanan yang di peroleh serta memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat
informasi
(mengidentifikasi)
yang
pasien,
cukup
untuk
membenarkan
menemukenali diagnosis
dan
pengobatan serta merekam hasilnya.(7) 2) Tujuan dan manfaat rekam medis a) Tujuan Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem
13
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan dari rekam medis secara rinci akan telibat dalam rekam medis itu sendiri. (8) b) Manfaat Manfaat rekam medis secara umum adalah: (1) Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien. (2) Sebagai
dasar
untuk
merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. (3) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, pengembangan penyakit dan pengobata selama pasien berkunjung /dirawat dirumah sakit. (4) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. (5) Melindugi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya (6) Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.
14
(7) Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien. (8) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta bahan pertanggung jawaban dan pelaporan. Dalam pemenkes 749a tahun 1989 Bab III pasal 14 disebutkan bahwa rekam medis dapat dipakai sebagai: (1) Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien. (2) Bahan pembuktian dalam perkara hukum (3) Bahan untuk keperluan penelitian dan pendididkan (4) Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan (5) Bahwa untuk menyiapkan setatistik kesehatan.(8) 3) Kegunaan Rekam Medis Dalam pelaksanaan kerjanya, bahwa pada Kepmenkes 377 Tahun 2007 seorang perekam medis harus memenuhi aspek rekam medis yaitu ALFRED. ALFRED merupakan singkatan dari Administration, Legal, Financial ,Research, Education dan Documentation.(9) Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain: a) Aspek Administration (Administrasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai adminstrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
15
b) Aspek Legal (Hukum) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. c) Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan
tersebut
dipergunakan
sebagai
dasar
untuk
merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kapada seorang pasien. d) Aspek Financial (Keuangan) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. e) Aspek Research (Penelitian) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek
penelitian
dan
pengembangan
ilmu
pengetahuan dibidang kesehatan. f) Aspek Education (Pendidikan) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya
menyangkut
data/informasi
tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
16
dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai. g) Aspek Documentation (Dokumentasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.(8) b. Filing Dalam
unit
rekam
medis filing
mempunyai
tugas
pokok
menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM, mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan
yang
ditetapkan
sarana
pelayanan
kesehatan,
memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang di abadikan dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. sedangkanperan dan fungsinya dalam peayanan rekam medis ialah sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk berbagai
keperluan,
perlindungan
arsip-arsip
DRM
terhadap
kerahasiaan isi data rekam medis serta perlindungan arsip-arsip DRM terhadap bahaya kerusakan (fisik, kimia dan biologi). Untuk melindungi
terhadap
kerahasiaan
isi,
harus
dibuat
papan
pengumuman bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk. Yang berhak untuk meminjam dokumen rekam medis yaitu pasien yang bersangkutan, dokter yang terlebih dahulu meminta izin ke
17
petugas rekam medis untuk meminjam DRM, mahasiswa praktek yang juga telah meminta izin untuk keperluan pendidikan. (4)
B. Sistem Pengelolaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pengolahan dokumen adalah usaha yang dilakukan untuk menjaga dan memelihara doumen dari kerusakan, pencurian dan kehiangan,. Kerusakan dan kehilangan dokumen yang datangnya dari dokumen itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangga-serangga dari luar dokumen tersebut, sedangkan yang dikatakan pengamanan dokumen adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen dari kecurian maupun kehilangan. Usaha pengengelolaan dokumen dapat berupa menjaga dari kecurian dokumen
rekam
menyelamatkan
medis
tindakan-tindakan
okumen-dokumen
berikut
yang
informasi
bertujuan serta
untuk
menjamin
kelangsungan hidup dokumen dari pemusnahan yang tidak diinginkan. Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga. Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu: 1. Sentralisasi Sentalisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya.
18
Kelebihan : a. Mengurangi
terjadinya
duplikasi
dalam
pemeliharaan
dan
penyimpanan rekam medis. b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. d.
Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e. Mudah menerapkan sistem unit record. Kekurangan : a.
Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
b. 2.
Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam.
Desentralisasi Desentralisasi memisahkan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan. Sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan dibagian pencatatan medis. Kelebihan : a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b.
Beban kerja yang dilakukan petugas lebih ringan.
Kekurangan : a.
Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b.
Biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.(10)
19
C. Pengamanan Rekam Medis Secara umum informasi dalam rekam medis bersifat rahasia artinya tidak semua orang dapat membaca dan mengetahuinya. Informasi di dalam rekam medis bersifat rahasia karena menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Rumah sakit sebagai pihak penyelenggara pelayanan kesehatan wajib untuk menjamin terjaganya kerahasiaan isi rekam medis sehubungan denga ata masing – masing pasien seperti yang dalam Undang – undang RI Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran Pasal 47 ayat (2) menyataan “Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau dokter gigi dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan”. (11) Pada dasarnya terdapat dua kategori informasi yang bersumber dari rekam medis yaitu: 1. Informasi kesehatan yang mengandung nilai kerahasiaan Merupakan
catatan
mengenai
hasil
pemeriksaan
diagnosa,
pengobatan, dan seterusnya mengenai penderita yang bersangkutan. Mengenai hal ini ada kewajiban simpan rahasia kedokteran, sehingga tidak boleh disebarluaskan tanpa izin penderita tersebut 2. Informasi yang tidak mengadung nilai kerahasiaan Informasi yang dimaksud adalah mengenai identitas penderita serta informasi nonmedis lainnya. Berkas rekam medis asli harus tetap disimpan di rumah sakit dan tidak boleh diserahkan kepada pengacara atau siapapun yang berhak atas berkas rekam medis adalah rumah sakit. Pengisian rekam medis serta penyelesaiannya adalah tanggung jawab
20
penuh dokter yang merawat, catatan harus ditulis cermat, singkat dan jelas.(12) Menurut Pasal 10 ayat (1) Permenker RI nomor 269/menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis menyatakan bahwa informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Akan tetapi, kerahasiaan rekam medis menurut Permenkes tersebut tidak mutlak bersifat rahasia. Hal itu dikarenakan meskipun tetap ada kewajiban bagi dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan pelayanan kesehatan untuk menjaga kerahasiaan informasi dalam rekam medis, kewajiban tersebut ada batasnya. Adapun yang wajib dijaga kerahasiaannya adalah informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan. (12) Berdasarkan
Pasal
10
ayat
(3)
Permenkes
RI
Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pemeriksaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana di atas, harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tanpa adanya izin tertulis dari pasien, dokter/dokter gigi tidak diperbolehkan memberikan penjelasan tentang informasi dalam rekam medis kepada publik. Oleh karena itu, untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut : 1. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam medis. 2. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
21
badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya. (11)
D. Pemeliharaan Arsip di Ruang atau Lokasi Penyimpanan Faktor – faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: 1. Faktor Instrinsik Penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh
perekat dan
sebagainya. 2. Faktor ekstrinsik Penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, seperti: a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain : 1)
Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak terlalu lembab dapat di pasang AC yag hidup selama 24 jam
terus
menerus
dan
juga
untuk
mengurangi
banyaknya debu 2)
Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruang penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8oC sampai 24.24oC apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsip-arsip akan rusak.
22
3)
Ruang
harus
terang
dan
sebaiknya
mengunakan
penerangan alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu. 4)
Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran
b. Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain : 1) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol, kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada
perekat
yang
berada
pada
kertas,
upaya
menghindarinya adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi sempurna 2) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh dengan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula di serang kutu buku, untuk menghindarinya di guanakan rak yang tidak menempel dengan dinding dipasang antara lain 6 inci dari dinding 3) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan tikus, adalah dengan mengadakan pencegahan yakni peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah,
di berikan
kamfer
pada
setiap
rak untuk
menghindari serangan serangga c. Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh
23
merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan melunturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik arsip adalah: 1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain. 2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir. 3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain. Ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin
24
hingga mendukung keawetan arsip yang diantaranya : 1. Lokasi ruang/gedung arsip sebaiknya luas tempatnya untuk penyimpanan arsip. Kalau merupakan bagian dari satu bangunan gedung, hendaknya ruang penyimpanan terpisah dari keramaian kegiatan kantor dan tidak dilalui saluran air. 2. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela diletakkan dibagian yang tidak memungkinkan terkena matahari secara langsung masuk kedalam ruangan.
E. Aspek Hukum Rekam Medis Ada beberapa aspek hukum dalam rekam medis : 1. Nama dan tanda tangan Dalam pasal 5 Permenkes tentang rekam medis menyatakan bahwa : “Setiap pencatatan kedalam rekam medis harus dibubuhi nama dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan”. Pembubuhan nama dan tanda tangan ini perlu diperhatikan, karena setiap petugas yang mencantumkan nama dan tanda tangan rekam medis tersebut bertanggung jawab penuh atas isi rekam medis yang ditanda tangani. Apabila ada kekeliruan atau pemalsuan isi rekam medis maka penanggung jawab utama adalah petugas yang menandatangani rekam medis tersebut terutama dalam menghadapi gugatan tuntutan dari penderita yang merasa dirugikan. Oleh karena, itu lembaran rekam medis harus dijaga jangan sampai orang yang tidak berkepentingan dapat mempergunakan tanpa hak.(12)
25
2. Pembetulan dan penghapusan rekam medis Dalam pasal 6 Permenkes tentang rekam medis menyebutkan bahwa: Ayat (1): Pembetulan kesalahan catatan dilakukan pada tulisan yang salah dan diberi paraf oleh petugas yang bersangkutan. Ayat (2): Penghapusan tulisan dengan cara
apapun
tidak
diperbolehkan. Peraturan
mengenahi
pembetulan
kesalahan
dan
larangan
penghapusan tulisan pada rekam medis juga mengandung tanggung jawab hukum. Oleh karena itu, yang berhak memberi paraf pada pembetulan rekam medis hanyalah petugas yang bersangkutan. Sedangkan penghapusan dalam bentuk atau cara apapun tidak diperkenankan, karena dikhawatirkan adanya tuduhan dari pihak penderita bahwa ada hal-hal yang disembunyikan untuk menutupi fakta yang sebenarnya.(12) 3. Kerahasiaan rekam medis Hal-hal yang bersangkutan dengan kerahasiaan rekam medis diatur dalam pasal 11 dan 12 Permenkes Pasal 12 ayat (1) : Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien. Pasal 12 ayat (2): Pimpinan sarana kesehatan dapat memaparkan isi rekam medis tanpa izin pasien berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
26
Sifat kerahasiaan rekam medis ini sangat perlu untuk diperhatikan, karena ada sangkut pautnya dengan hak penderita. Apabila isi rekam medis dipaparkan tanpa izin penderita, maka penderita yang merasa dirugikan.(12) 4. Tanggung jawab pimpinan terhadap rekam medis Dalam pasal 15 Permenkes yang berbunyi: “Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas: a. Hilangnya, rusaknya, atau pemalsuan rekam medis b. Penggunaan oleh orang/ badan yang tidak berhak. Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan medis ataupun di pergunakan oleh orang yang tak semestinya. Izin tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh informasi.(12) 5. Sanksi pasal 20 Permenkes Menyebutkan bahwa pelangaran terhadap ketentuan- ketentuan dalam peraturan ini dapat dikenakan sanksi adminitrasi mulai teguran sampai pencabutan.
F.
Kebijakan Protap Menurut Ealau dan Prewitt, kebijakan adalah sebuah ketetapan yang berlaku dan dicirikan oleh perilaku yang konsisten dan berulang, baik dari yang membuatnya maupun yang mentaatinya (yang terkena kebijakan itu).
27
Titmuss mendefinisikan kebijakan sebagai prinsip yang mengatur tindakan yang diarahkan kepada tujuan – tujuan tertentu. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketetapan yang memuat prinsipprinsip untuk mengarahkan cara – cara bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai suatu tujuan tertentu. (13) Kebijakan adalah pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun atau menyalurkan pemikiran menjadi pengambilan keputusan oleh bawahan, serta memberikan arah ke mana organisasi tersebut akan dikemudikan. Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas-tugas yag saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.(14)
Kebijakan
dan
prosedur
harus
tersedia
yang
mencerminkan pengelolaan unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas.
G. Aspek Kerahasiaan 1. Kerahasiaan Rekam Medis Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah berkas rekam medis menjadi milik
dokter, dokter gigi, atau sarana
pelayanan kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis menjadi milik pasien. Data-data rekam medis merupaka data yang bersifat rahasia sehingga tidak dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa seizin dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain berdasarkan peraturan atau perundang-undangan
yang
memaksa
dibukanya informasi tersebut. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka
28
hanya untuk kepentingan pasien, untuk memenuhi permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan
ketentuan
perundang-undangan
yang
berlaku,
untuk
penelitian pendidikan dan audit medis sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Permintaan untuk tujuan tersebut diatas haarus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana layanan kesehatan.(15) 2. Rahasia Medis Rahasia medis, rekam medis dan persetujuan tindakan medis dikenal dengan istilah rahasia kedokteran. Disadari dasar utama hubungan pasien dengan tenaga kesehatan adalah hubungan kepercayaan. Dimana pasien percaya kemampuan profesional tenaga kesehatan yang dapat membantu meringankan penderianya dan pasien percaya bahwa tenaga kesehatan akan menjaga rahasia yang disampaikan kepada tenaga kesehatan Dari sudut pasien rahasia medis atau kedokteran adalah rahasia yang dimiliki oleh pasien dalam bidang medis atau kedoteran. Dari sudut pandangan
tenaga
kesehatan
ialah
rahasia
milik
pasien
yang
diketahuinya dan wajib disimpan oleh tenaga kesehatan dengan baik. Ruang lingkup rahasia medis terdiri dari: a. Segala sesuatu yang oleh pasien disampaikan kepada tenaga kesehatan, baik secara disadari maupun secara tidak disadari b. Segala sesuatu yang diketahui oleh tenaga kesehatan sewaktu memeriksa atau mengobati atau merawat pasien. Rahasia medis akan di simpan bila: a. Bila diatur dalam UU seperti UU no 4 tahun 1984
29
b. Bila pasien dapat membahayakan orang lain c. Bila pasien memperoleh hak soial d. Bila secara jelas diberikan izin oleh pasien e. Bila pasien memberikankesan kepada dokter bahwa ia mengizinkan f. Bila hal itu untuk kepentingan yang lebih tinggi. 3. Tanggung Jawab Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis. Karena itu izin untuk penelitian dan untuk pemeriksaan di pengadilan untuk kepentingan penegakan hukum.(1) Rekam medis wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien mendapatkan perawatan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan selama 10 tahun. Sedangkan masa simpan di sarana selain rumah sakit adalah 2 tahun. Setelah batas waktu sersebut, maka rekam medis dapat dimusnahkan dengan mengikuti aturan yang telah ditentukan untuk pemusnahan dokumen.(1)
H. Mutu Pelayanan 1. Mutu pelayanan Rumah Sakit merupakan Institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan
karaktristik
tersendiri
yang
dipengaruhi
oleh
perkembangan ilmu pengetahuan, kesehatan, kemajuan tehnologi, kehidupan sosial, ekonomi masyarakat, dan harus tetap mampu meningkatkan
meningkatkan
pelayanan
yang
lebih
bermutu
dan
30
terjangkau oleh masyarakat agar terjadi derajat kesehatan yang setinggi tingginya. Mutu dapat diartikan sebagai tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian atas tingkat keunggulan untuk memenuhi keinginan pelanggan. Baik tidaknya mutu tergantung pada kemampuan penyedia
jasa
dalam
memenuhi
harapan
pelanggannya
secara
konsiten.(16) Parasuraman, Zeithmal dan Berry mengidentifikasi sepuluh factor utama dalam menentukan kualitas pelayanan yakni: 1) Nyata atau berwujud (Tangible) meliputi penampillan fisik dan fasilitas, peralatan, karyawandan alat-alat komunikasi. 2) Keandalan (Reliability) kemampuan untuk melaksanakan jasa yang telah dijanjikan secara konsisten dan dapat di andalkan (akurat). 3) Cepat
tanggap
(Responsiveness)
kemauan
untuk
membantu
pelanggan (konsumen) dan menyediakan jasa atau pelayanan yang tepat dan cepat. 4) Kompetensi (Competence) setiap pegawai memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk dapat memberikan pelayanan tertentu. 5) Kemudahan (Access) kemudahan untuk dihubungi atau ditemui yang berarti lokasi fasilitas mudah dijangkau, waktu menunggu tidak terlalu lama, saluran komunikasi mudah dihubungi. 6) Keramahan (Courtesy) sikap sopan santun, respek, perhatian, dan keramahan dari para kontak personal.
31
7) Komunikasi (Communication) memberikan informasi yang dapat dipahami pelanggan serta selalu mendengarkan saran dan keluhan pelanggan. 8) Kepercayaan (Credibility) jujur dan dapat dipercaya. 9) Keamanan (Security) aman (secara fisisk, finansial dan kerahasiaan) dari bahaya, resiko atau keragu-raguan. 10) Understanding / knowing the customer upaya untuk memahami kebutuhan pelanggan.(17) Kemudian berkembangnya pada kesimpulan oleh Parasuraman, Zeithaml dan Berry menganalisis dimensi kualitas jasa berdasarkan lima aspek komponen. Kelima komponen mutu pelayanan tersebut dikenal dengan nama ServQual.(18) 2. Dimensi mutu pelayanan a. Cepat Tanggap (Responsiveness) Pelayanan kesehatan yang responsif terhadap kebutuhan pelanggan kebanyakan ditentukan oleh sikap yang secara langsung berhubugan dengan para pengguna jasa dan keluarganya, baik melalui tatap muka, komunikasi non-verbal atau langsung. b. Kemampuan (Reliability) Kemampuan yang diberikan harus sesuai dengan tepat waktu dan akurat. Untuk meningkatkan kemampuan perlu ditingkat kinerja dokter dalam pemberian layanan yang diberikan kepada pasien.
32
c. Jaminan (Assurance) Pemenuhan terhadap pelayanan yang diberikan mengakibatkan pengguna jasa merasa terbebas dari risiko dan dapat memberikan jaminan bagi pasien. d. Perhatian(Empaty) Rasa kepedulian dan perhatian terhadap pasien yang dimana memahami kebutuhan mereka dan memberikan kemudahan. Untuk menentukan
mutu
pekayanan dan
dapat
langsung
memenuhi
kepuasan pasien. e. Secara langsung (Tamgiable) Mutu jasa pelayanan dapat dirasakan secara langsung oleh pasien denga adanya fasilitas fisik dan perlengkapan yang memadai. Mampu bekerja secara optimal sesuai keterampilan. 3. Mutu Rekam Medis Rekam medis yang baik dapat mencerminkan mutu pelayanan yang diberikan, rekam medis yang bermutu juga diguanakan untuk keperluan evaluasi dan audit medik terhadap pelayanan rekam medis secara retrospektif terhadap rekam medis. Tanpa dipenuhinya syarat-syarat dari mutu tersebut, maka tenaga medis maupun pihak rumah sakit akan sukar membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan malpraktik oleh pihak pasien. Menurut huffman (1990) dan soejaga (1996), mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi indikat-indikator mutu rekam medissebagai berikut: a. Kelengkapan isi resume medis
33
b. Keakuratan c. Tepat waktu d. Pemenuhan persyaratan hukum.(19)
I. Kerangka Teori Faktoryang menyebabkan kerusakan Arsip: 1. Faktor Intrisik DRM
a. Kualitas kertas b. Tinta
Filing
c. perekat 2. Faktor ekstrinsik
Pelaksanaan Keamanan dan Kerahasiaan DRM
a. Aspek fisik b. Aspek biologis c. Segi Kimiawi Aspek Kerahasiaan DRM
Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber: 1,4,7,11,12,14,15,16,17,18,19
Protap
Mutu Pelayanan
34
BAB III METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep
Faktor Ektrinsik 1. Aspek fisik 2. Faktor Biologis
Pelaksanaan
3. Faktor kimiawi
Keamanan dan Kerahasiaan DRM
Mutu Pelayanan
Aspek Kerahasiaan DRM Gambar 3.1 Kerangka Konsep
B. Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara yaitu peneliti mengamati keamanan dokumen rekam medis meliputi aspek fisik, aspek biologis, dan aspek kimiawi, kerahasiaan dokumen rekam medis, protap, dan kebijakan rumah sakit. Wawancara dilakukan kepada kepala unit rekam medis dan 4 orang petugas filing yang bersangkutandengan pendekatan cross sectional yaitu cara menganalisis variabel-variabel penelitian
bersifat
memperoleh data yang lebih lengkap dan tepat. (20)
34
sewaktu-waktu untuk
35
C. Variabel Penelitian 1. Keamanan dokumen rekam medis dari segi Aspek fisik, Aspek biologis dan Aspek kimiawi 2. Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis 3. Pelaksanaan keamanan dan Kerahasiaan DRM
D. Definisi Oprasional Tabel 3.1 Tabel Definisi Operasional Definisi Operasional
No. Variabel 1.
keamanan dokumen
Upaya yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam rekam medis bebas dari bahaya kejahatan, segala
medis
bentuk kecelakaan dan lain-lain yang dilaksanakan di bagian Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan
a. Aspek fisik
Dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah atau perusak arsip seprti kebocoran ruangan, kebakaran, dan kelembaban
b. Aspek biologis
Dilakukan dengan maksud perlindungan terhadap bahaya biologis seperti kutu buku, air, tikus rayap, kecoa.
c. Aspek Kimiawi
Dilakukan dengan maksud perlindungan terhadap bahaya bahan-bahan kimia, debu, makanan dan minuman
36
2.
Aspek kerahasiaan
Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis yang
dokumen
ditetapkan di RSUD Bendan Kota Pekalongan
rekam
medis
meliputi : 1. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam medis. 2. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam
medis
untuk
badan-badan
atau
perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Selama
penderita
dirawat,
rekam
medis
menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya3.
3.
Pelaksanaan
Suatu tindakan melakukan kegiatan pengamanan
Keamanan DRM
penyimpanan dokumen rekam medis dari segi fisik, kimia, biologis.
4.
Pelaksanaan
Suatu tindakan yang di tempuh untuk tetap menjaga
Kerahasiaan DRM
keutuhan serta memelihara dokumen rekam medis dari segi isi meliputi data dan informasinya yang terkandung kehilangan
di
DRM dan
menjaga
jika
terjadi
37
E. Populasi dan Sampel 1. Populasi Terdiri dari subjek yaitu petugas filing rekam medis sebanyak 4 orang, kepala rekam medis sebanyak 1 orang, sehingga subjek sebanyak 5 orang, dan objeknya yaitu keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Filing 2. Sampel Sempel yang diambil yaitu meggunakan semua populasi yang ada sebanyak 4 orang petugas dibagian filing, 1 orang kepala rekam medis, sehingga yang menjadi sempel sebanyak 5 orang dan keamanan serta kerahasiaan dokumen rekam medis.
F. Pengumpulan data 1. Jenis dan sumber data a. Data primer Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya yaitu observasi dan wawancara kepada petugas filing dan kepala rekam medis terkait dalam pelaksanaan aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. b. Data sekunder Data sekunder merupakan data yang sudah ada yaitu kebijakan prosedur tetap tentang keamanan dan kerahasiaan DRM di Filing RSUD Bendan Pekalongan 2. Metode pengumpulan data Metode pengumpulan data adalah dengan observasi yaitu pengumpulan
38
data dengan mengetahui obyek secara langsung yang akan diteliti berkaitan tentang keamanan dokumen rekam medis, kerahasian rekam medis dan kebijakan protap. selain itu cara wawancara dengan kepala unit rekam medis dan petugas di bagian filing dan membuat daftar pertanyaan untuk mendapatkan jawaban dari petugas tentang upaya pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis, keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis, serta kebijakan dan protap 3. Instrumen penelitian Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu: a. Pedoman observasi Instrumen pedoman observasi untuk mengetahui aspek keamanan dokumen rekam medis, kerahasiaan dokumen rekam medis, kebijakan dan protap b. Pedoman wawancara Instrumen pedoman wawancara untuk memperoleh data tentang kebijakan dan protap, keamanan dokumen rekam medis (segi fisik, kimia, biologis) c. Alat pengukur suhu dan kelembaban Untuk mengukur suhu (temperatur) ataupun perubahan suhu dan kelembaban udara pada ruangan filing
39
G. Pengolahan Data 1. Editing Kegiatan yang di lakukan untuk meninjau atau mengoreksi kembali hasil observasi data yang telah dikumpulkan guna mengetahui kesalahankesalahan 2. Tabulasi Menyusun data hasil penelitian dalam bentuk tabel. 3. Penyajian Data Suatu cara pengolahan data dengan cara menyajikan hasil dari pengumpulan data berupa narasi.
H. Analisa Data Data yang terkumpul dari observasi yang akan diolah secara deskriptif untuk menggambarkan keamanan, dan kerahasiaan penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuai dengan kebijakan
40
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RSUD Bendan Kota Pekalongan 1. Sejarah Singkat RSUD Bendan Kota Pekalongan Rumah Sakit Umum Daerah Bendan kota Pekalongan adalah Lembaga teknisi daerah yang didirikan berdasarkan Perda Kota Pekalongan No. 5 Tahun 2008. Gagasan untuk membangun rumah sakit sebenernya sudah dimulai pada tahun 2002. Pada waktu itu masih dalam bentuk studi kelayakan apakah kota Pekalongan layak untuk dibangun Rumah
Sakit
Umum
Daerah.
Beberapa
catatan
yang
menjadi
rekomendasi dari hasil studi tersebut adalah meskipun di Kota Pekalongan banyak berdiri rumah sakit swasta, Kota Pekalongan masih layak untuk didirikan Rumah sakit Umum Daerah dengan beberapa ketentuan antaralain luas tanah 1 Ha, terletak dijalur pantura dan memiliki keunggulan pelayanan. Misi yang diemban oleh Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan periode 2005-2010 dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan kesehatan bagi masyarakat kota Pekalongan. Rencana pembangunan RSUD dimulai dengan kegiatan penyusunan Design Engineering Detail pada tahun 2006. Pada awalnya perencanaan ditujukan untuk peningkatan Puskesmas Bendan, namun pada akhirnya berkembang menjadi rumah sakit. Dalam menentukan lokasi mengalami beberapa pembahasan yang cukup panjang. Beberapa lokasi diusulkan antara lain SMP 13, bekas Terminal, Puskesmas Bendan dan akhirnya di
40
41
BLK dengan menempati tanah yang masih kosong dan lokasi ini dianggap cukup strategis. Atas dasar keputusan Dewan Perwakilan Rakyat kota Pekalongan Nomor 08/DPRD/IV/2007 tentang persetujuan surat Walikota Pekalongan Nomor 050/0198 tanggal 17 Januari 2007 perihal Rencana Anggaran Biaya kegiatan pembangunan RSUD kota Pekalongan untuk merealisasikan lebih lanjut dan pembangunan nya disepakati bersama bahwa akan dilaksanakan secara 3 tahun dimulai pada tahun 2007, 2008 dan 2009. Pembangunan gedung sesuai kontrak kerja ditargetkan selama 18 bulan dan berakhir pada 5 Maret 2009. Perkembangan terakhir yang terjadi yaitu dengan adanya addendum pekerjaan sekaligus anggarannya, maka jangka waktu diperpanjang 26 hari hingga berakhir 31 Maret 2009. RSUD Bendan diresmikan pada tanggal 21 Mei 2009 oleh Wakil Presiden RI Bapak Jusuf Kalla dan di dampingi oleh Direktur Jendral Pelayanan Medis Bapak Farid W. Husain. 2. Letak Geografis Lokasi RSUD Bendan Kota Pekalongan luas keseluruhan ± 1,35 Ha terletak di Jalan Sriwijaya No. 2 Pekalongan yang termasuk dalam wilayah Kelurahan Bendan Kecamatan Pekalongan Barat dan berjarak 300 m dari Pemerintah Kota Pekalongan. Luas bangunan gedung utama dan penunjangnya adalah ± 12.000 m2 terdiri dari bangunan 4 lantai ditambah 1 lantai basement. Adapun rincian bangunan terdiri dari : a. Lantai
basement
digunakan
untuk
Instalasi
Dapur/Gizi,
Instalsi
Laundry/CSSD, Radiologi, Laboratorium, Fisioterapi dan Perkantoran
42
b. Lantai 1 digunakan untuk Instalasi Rawat Jalan, Hemodialisa serta Instalasi Gawat Darurat. c. Lantai 2 digunakan untuk Instalasi Bedah Sentral/Operasi, ICU, Persalinan dan Rawat Inap Kelas III. d. Lantai 3 digunakan untuk Rawat Inap Kelas II, Kelas I, dan Kelas Utama. e. Lantai 4 digunakan untuk Rawat Inap VIP dan Aula. f. Bangunan penunjang antara lain : Pemulasaran Jenazah, Ruang Genset, IPAL, dan lain-lain 3. Visi dan Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan a. Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan Visi RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Unggulan dalam Pelayanan. b. Misi RSUD Bendan Kota Pekalongan 1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau 2) Menjadi pusat rujukan pelayanan medis 3) Mengembangkan jejaring pendidikan 4) Mewujudkan kemandirian pengelolaan keuangan yang transparan dan bertanggung jawab. c. Motto Motto dari RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Kesembuhanmu Ibadahku. 4. Jenis Pelayanan Yang Ada di RSUD Bendan Kota Pekalongan RSUD Bendan Kota Pekalongan merupakan Rumah Sakit tipe C yang memiliki beberapa fasilitas pelayanan diantaranya:
43
a. Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam Pelayanan profesional 24 jam oleh dokter spesialis dan perawat yang handal. Selain itu ditunjang pula dengan fasilitas dan peralatan medis yang lengkap, laboratorium, radiologi, ruang observasi, dan mobil ambulance b. Pelayanan Rawat Jalan, meliputi: 1) Poli Umum 2) Poli Mata 3) Poli Penyakit Dalam 4) Poli Gigi 5) Poli Bedah Mulut 6) Poli Obsgyn 7) Poli Jiwa 8) Poli Saraf 9) Poli Bedah 10) Poli bedah syaraf 11) Poli Jantung 12) Poli kulit / kelamin 13) Poli Bedah Tulang / Ortopedi 14) Poli Anak 15) Poli THT 16) Poli Rehab Medik 17) VCT 18) Dot (tb) 19) CST
44
c. Instalasi Rawat Inap Instalasi Rawat inap di laksanakan selama 24 jam. Kapasitas tempat tidur di RSUD Bendan sebanyak 193 tempat tidur yang terdiri dari : 1) Kelas VIP 2) Kelas I (Truntum) 3) Kelas II (sekar jagad) 4) Kelas III (Jlamprang dan sekar jagad khusus anak ) 5) ICU 6) Bangsal VK 7) Bangsal Ruang bayi d. Pelayanan instalasi Bedah Sentral Pelayanan insatalasi bedah sentral meliputi tindakan operasi baik umum maupun persalinan. e. Instalasi Pelayanan Penunjang antara lain: 1)
Instalasi Radiologi
2)
Instalasi Laboratorium 24 Jam
3)
Instalasi Farmasi 24 Jam
4)
Instalasi Gizi
5)
IPAL
6)
Laundry / CSSD
7)
Fisioterapi
8)
Konsultasi Gizi
9)
Instalasi Bank Darah RS 24 Jam
45
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan 1. Struktur Organisasi Rekam Medis Direktur
Kabid Pelayanan Medik
Kasi Pelayanan Medik
KA. Unit Rekam Medik
Pelaksana Pendaftaran
Pelaksana Assembing
Pelaksana Pelaporan
Pelaksan Filing
Pelaksana Mediko Legal
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis 2. Visi dan Misi Unit Rekam Medis a. Visi Tertib rekam medis demi terselenggaranya pelayanan rumah sakit yang bermutu b. Misi 1) Meningkatkan pelayanan dokumen rekam medis secara lengkap dan memuaskan semua pihak
46
2) Memberikan pelayanan rekam medis secara efektif dan efesien dengan data yang akurat lengkap serta dapat dipertangung jawabkan 3) Memberikan informasi kesehatan secara komprehensif untuk mencapai pelayanan rumah sakit yang bermutu. c. Motto Motto pelayanan rekam medis RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah Jelas, Lengkap, Tepat. 3. Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis a. Kepala Unit Rekam Medis Kepala Unit Rekam Medis berpendidikan formal minimal DIII Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pelayanan rekam medis di rumah sakit 2) Memberikan pengarahan kerja kepada staff bawahannya. 3) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar 4) Menyusun rencana kebutuhan tugas staff di instalasi Rekam Medis. b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Jalan berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas Pokok antara lain : 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan 2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi ) 3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali
47
berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama ) 4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan ( URJ ) atau Poliklinik yang sesuai dengan keluhannya 5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan. c. Tempat Pendaftaran Paisen Gawat Darurat (TPPGD) Bagian Pendaftaran Pasien Gawat Darurat berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di unit Gawat Darurat 2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi ) 3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama ) 4) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / di mintai keterangan perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke unit gawat darurat. 5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan.
48
d. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Inap berpendidikan formal minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang di buat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun Gawat Darurat. 2) Bersama-sama keluarga pasien menentukan kelas perawatan dan bangsal yang di tuju. 3) Menjelaskan mengenai tarif layanan rawat inap dengan fasilitasfasilitas di ruang rawat inap. 4) Menyiapkan Formulir kelengkapan pelayanan pendaftaran rawat inap. 5) Melengkapi data pada formulir Rekam Medis Rawat Inap 6) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk di kirim ke bangsal di mana pasien akan di rawat. 7) Memberi informasi tentang adanya mutasi kepada keluarga pasien, pengunjung atau instansi badan / orang yang memerlukan informasi tentang keberadaan pasien rawat inap. e.
Assembling Assembling di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan dibantu beberapa staff yang berpendidikan minimal SLTA,memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI. 2) Merakit Dokumen Rekam Medis rawat inap.
49
3) Meneliti Kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam Dokumen rekam medis. 4) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis. 5) Mengendalikan DRM yang di kembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap. 6) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis f.
Koding / Indeksing Bagian Koding/Indeksing di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode operasi dan tindakan medis yang telah dilakukan oleh dokter atau petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter. 2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi atau tindakan medis, Indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks. 3) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks. 4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
50
g. Analising / Reporting Bagian Analising / Reporting di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal minimal DIII Rekam Medis,memiliki tugas pokok sebagai berikut: 1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari. 2) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan. 3) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL. 4) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiologi,
pengujian
kesehatan,
rujukan,
rehabilitasi
medik,
pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan. 5) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit terkait. 6) Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap darti fungsi K/I untuk menyusun laporan. 7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya. 8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit. 9) Mengolah data
rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit
serta membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke Depkes dengan sistem online.
51
h. Filing Bagian Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan berpendidikan formal D III Rekam Medis, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. 2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan. 3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan
yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. 4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif. 5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan). 7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
C. Hasil Penelitian 1. Kondisi Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Berdasarkan hasil wawancara tentang pelaksanaan keamanan dan kerahasian di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan mengunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan mengunakan metode penjajaran TDF (Terminal Digit Filing). Untuk
Tugas pokok petugas filing adalah
mengambil dokumen rekam medis dengan tracer, kemudian menyortir pada
rak
distibusi
tanpa
adanya
buku
ekspedisi,
setelah
itu
mendistribusikan berdasarkan ke setiap poliklinik yang di tuju. Kemudian melakukan pengembalian ke rak filing berdasarkan sistem penjajaran metode angka akhir yaitu TDF (Terminal Digit Filing) .
52
2. Karakteristik Petugas Filing Tabel 4.1 Karakteristik Responden Petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Pelatian No
1
Nama
AS
Umur
Jenis
(Tahun)
Kelamin
31
Laki-laki
Lama Kerja
Yang Pendidikan
(Tahun)
5
Pernah Diikuti
S1
Tidak
Teknologi
pernah
Pendidikan 2.
AR
30
Laki-laki
5
SMA
Tidak pernah
3
4
BA
SO
24
35
Laki-laki
Laki-laki
2
4
D3
Tidak
Akuntansi
pernah
SMA
Tidak pernah
Sumber: Hasil wawancara dengan petugas filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Dari tabel 4.1 diketahui terdapat 4 (empat) petugas laki-laki yang semuanya merupakan petugas filing, dari keempatnya bukan merupakan lulusan D3 rekam medis. Dengan rincian: 1 (Satu) petugas lulusan S1 Teknologi Pendidikan, 1 (Satu) petugas lulusan D3 Akuntansi, dan 2 petugas lulusan SMA serta semuanya belum pernah mengikuti pelatihan yang berkaitan tentang pengelolaan berkas rekam medis. Rata-rata petugas berumur 30 tahun dengan lama kerja kurang dari 5 tahun dibagian filing.
53
Berikut merupakan hasil wawancara dari petugas filing: a. Tugas pokok dan fungsi petugas filing Berdasarkan hasil wawancara kepada beberapa petugas filing tugas pokok dan fungsi filing adalah mencari dokumen rekam medis berdasarkan tracer pada rak yang sesuai nomor rekam medis, dan menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan TDF yang kembali dari poliklinik. b. Keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis 1) Aspek keamanan dokumen rekam medis Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang keamanan dokumen rekam medis di karenakannya belum terdapatnya protap dan tidak pernah mengikuti pelatihan tentang pengolahan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan kerahasiaannya. Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman adalah ruangan tetap kering, menyiapkan anti serangga, menyiapkan tempat sampah, di rawat tiap bulan, dan mengusahakan agar dokumen tetap tertata rapi. Kendala dalam menjaga dokumen rekam medis di filing yaitu kebutuhan rak yang tidak sesuai dengan ukuran dokumen, ruangan kurang luas, dan sering terjadinya miss file. 2) Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis Petugas mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam medis bahwa dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaan isi, tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh dibeberkan untuk umum. Di filing terdapat prosedur peminjaman dokumen rekam medis, dan
54
jika terdapat seseorang yang meminjam dokumen tanpa seizin petugas diberi teguran dan tidak di berikan dokumen tersebut kecuali dengan izin petugas. Di filing semua petugas rekam medis wajib menjaga dan mengelola dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis adalah harus ada izin peminjaman, penataan sesuai sistem penjajaran TDF dan menganti map ketika dokumen rusak. Yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen yang hilang adalah seluruh petugas filing dan mencarinya berdasarkan histori pasien dalam pelayanan. Jika hilang diganti dengan yang baru. 3. Keamanan ruang penyimpanan dokumen rekam medis a. Aspek fisik 1) Kondisi pencahayaan Untuk penerangan di ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan digunakan lampu neon ruangan sebanyak 12 buah, dengan daya lampu 24 watt. Tetapi yang masih aktif menyala hanya 6 buah. Pada ruangan tersebut juga sudah diberi jendela kaca besar dengan ukuran 2,5x2,5 m2 sebanyak 6 buah dan tidak pernah dibuka untuk menghindari kebocoran Air Conditioner. Pintu hanya 1 (Satu) yang menghubungkan antara ruang filing dengan ruang unit rekam medis. Sinar matahari sebagai penerangan alami dapat masuk keruangan, namun tidak langsung mengenai DRM karena ventilasi berada di sebelah selatan.
55
2) Temperatur udara (suhu dan kelembaban udara) Pada ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan sudah mengunakan 6 buah AC sehingga suhu dan kelembaban stabil. Akan tetapi AC tidak aktif selama 24 jam. Dari hasil observasi dengan mengukur suhu dan kelembaban udara menggunakan alat thermohygrometer di ruang filing didapatkan hasil sebagai berikut: Tabel 4.2 Suhu dan kelembaban udara ruang Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Kelembaban
Suhu Tanggal
Jam o
C
10
Juni
F
%
o
08.00
27,6
81,6
65
10.00
27,0
80,6
70
12.00
27,9
82,2
71
2016
Dari tabel 4.2 dapat dilihat hasil pengukuran suhu dan kelembaban udara mengunakan alat thermohygrometer. Dan hasilnya pada jam 08.00 suhu mencapai 27.6 oC atau 81.6 oF dan kelembaban 65% , untuk jam 10.00 suhu mencapai 27.0oC atau 80.6
o
F dan
kelembaban 70%, dan pada pengamatan terakhir jam 12.00 suhu mencapai 27.9oC atau 82.2 oF dan kelembaban 71%. 3) Keamanan ruangan dari seranggan api atau kebakaran Berdasarkan hasil observasi selama penelitian di RSUD Bendan Kota Pekalongan untuk keamanan dari seranggan kebakaran, penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh
56
dari tempat penyimpanan barang barang yang mudah terbakar tetapi belum tersedia alat pemadam kebakaran pada ruang filing. 4) Keamanan ruangan dari seranggan air atau banjir Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan terdapat saluran air berupa talang pipa air yang melalui ruang tersebut dan masih terdapat atap yang bocor. b. Aspek biologis Untuk menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di sebabkan serangga hama pemakan kertas petugas filing tidak memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing langsung menyemprotkan alat pengendalian serangga berupa cairan aerosol ketika menemui serangga. Untuk pengendalian tikus sendiri petugas menggunakan racun tikus sebagai alat untuk membasmi tikus. c. Aspek kimiawi Untuk Menjaga keamanan dokumen rekam medis dari aspek kimiawi perlindungan sudah dilakukan dengan baik yaitu digunakan tinta warna hitam untuk menghindari kelunturan dalam pengisian dokumen rekam medis. Akan tetapi untuk menyatukan dokumen rekam medis hanya dengan mengunakan steples, padahal bahan staples merupakan bahan yang mudah berkarat. Dan masih ditemukannya petugas yang melakukan aktivitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing yang mengakibatkan kerusakan pada dokumen rekam medis.
57
4. Kerahasiaan dokumen rekam medis Pada ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan belum sepenuhnya menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dikarenakan tidak terkuncinya pintu filing dan masih terdapat pasien atau petugas selain rekam medis masuk ke ruang filing untuk meminta dokumen rekam medis, ruang filing dijadikan satu dengan ruang unit rekam medis yang lain seperti: assembling, pelaporan, dan koding. Karenakan pintu masuk menuju ruang filing belum tertulis “ Selain petugas rekam medis dilarang masuk” yang seharusnya wajib terdapat pada pintu masuk yaitu bertujuan untuk meminimalisir orang yang masuk ke ruang filing Kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM yang terus bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak memenuhi sehingga banyak DRM yang masih di lantai. 5. Hasil pelaksanaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis a. Kebijakan dan protap Di RSUD Bendan Kota Pekalongan berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis menyatakan bahwa belum terdapat kebijakan
rumah
sakit
mengenai
pelaksanaan
pemeliharaan
keamanan dokumen rekam medis. Akan tetapi hanya terdapat kebijakan tentang kerahasiaan.
Dan belum ada prosedur tetap
tentang sarana dan prasarana dalam mengelola keamanan dokumen rekam medis dan hal-hal tentang kerahasiaan dokumen rekam medis . b. Pemeliharaan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan kerahasiaan 1) Pemeliharaan dari aspek keamanan
58
Berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis, Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman dari aspek fisik, biologis, dan kimia. Berdasarkan
aspek fisik adalah di rak harus tertata rapi dari
pelayanan ada buku espedisi dan terhindar dari ancaman seperti bocor, untuk aspek biologis sudah diberikan obat racun serangga dan racun tikus tetapi di rak tidak diberikan kamper untuk menghidari seranggan serangga. Sedangkan aspek kimiawi ruangan dipasang AC biar tertutup terhindar luar seperti debu dan yang lain. Dan upaya yang dilakukan bila dokumen rekam medis tersebut rusak
maka map diganti dengan yang baru. Untuk
formulir kertas yang sobek atau rusak kecil disteples atau dilem. 2) Pelaksanaan dari aspek kerahasiaan Tabel 4.3 Hasil wawancara Kepala Unit Rekam Medis Pertanyaan
Jawaban
Upaya apa yang dilakukan 1) Penataan ulang dan evaluasi kita untuk menjaga kerahasiaan
satu persatu terhadap DRM
DRM dari kehilangan di 2) Adanya filing?
buku
peminjaman
dan
kedepannya akan dibutuhkan aplikasi berkas 3) Kelengkapan diteliti kembali supaya pencarian kembali
mudah
ketika
dicari
59
Dari hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis tentang usaha untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan adalah melakukan penataan ulang, adanya evaluasi satu-satu, adanya buku peminjaman, kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian mudah dicari kembali. c. Tanggung jawab pimpinan terhadap kerahasiaan dan keamanan rekam medis Dalam pasal 15 Permenkes tahun 2008 tentang rekam medis pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilangnya,rusaknya,atau pemalsuan rekam medis dan penggunaan oleh orang atauu badan yang tidak berhak. Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam catatan medis ataupun dipergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh informasi. Berdasarkan wawancara pihak yang bertanggung jawab bila terjadi dokumen hilang adalah seluruh petugas rekam medis. Dengan cara mencari dokumen yang hilang tersebut berdasarkan historinya dalam pelayanan atau di bagian unit rekam medis. Jika dibagian pelayanan minta bantuan bagian pelayanan untuk mencari dokumen tersebut, dan jika histori terakhir di bagian unit rekam medis di lacak dibagian yang menyortir atau yang menyimpan. Apabila
dokumen
60
rekam medis akhirnya tidak ditemukan maka dibuatkan dokumen rekam medis baru. Masing-masing personal rekam medis mengetahui bahwa isi dokumen rekam medis tidak boleh disebarluaskan dan disampul dokumen rekam medis sudah terdapat tulisan bahwa dokumen bersifat rahasia.
61
BAB V PEMBAHASAN
A. Kondisi Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Sistem penyimpanan yang digunakan di RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah sentralisasi dengan mengunakan metode penyimpanan TDF (Terminal Digit Filing). Sehingga mempunyai kelebihan dan kekurangan. Yaitu : Kelebihan : 1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. 2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. 3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. 4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. 5. Mudah menerapkan sistem unit record. Kekurangan : 1. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap. 2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam. (10) Dan setelah dilakukan wawancara dengan kepala rekam medis menyatakan bahwa tugas pokok petugas filing adalah : 1. Mengambil dokumen rekam medis dengan tracer 2. Menyortir pada rak distibusi tanpa adanya buku ekspedisi 3. Mendistribusikan berdasarkan ke setiap poliklinik yang dituju 61
62
4. Kemudian melakukan pengembalian ke rak filing berdasarkan sistem penjajaran TDF (Terminal Digit Filing) Hal ini masih tidak sesuai dengan teori yang mengatur pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh RSUD Bendan Kota Pekalongan. Tugas pokok dan fungsi petugas filing adalah sebagai berikut: 1. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. 2. Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan. 3. Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. 4. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif. 5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 6. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan). 7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. (4)
B. Karakteristik Petugas Filing Di RSUD Bendan Kota Pekalongan terdapat 4 petugas laki-laki yang semuanya merupakan petugas filing dari keempatnya bukan merupakan lulusan D3 rekam medis . Dengan rincian: 1 (Satu) petugas lulusan S1 Teknologi Pendidikan, 1 (Satu) petugas lulusan D3 Akuntansi, dan 2 petugas lulusan SMA serta petugas filing belum pernaah mengikuti pelatian tentang sistem pengelolaan aspek keamanan dan kerahasiaan DRM. Rata-rata petugas berumur 30 tahun dengan lama kerja kurang dari 5 tahun dibagian filing. Petugas mempunyai tanggung jawab yang penting untuk menjaga,
63
memelihara, mengelola dokumen rekam medis, maka dari itu petugas berhak mendapatkan pendidikan yang berkelanjutan untuk meningkatkan ilmu pelayanan dan kopetensi petugas sebagai dasar peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia maka dari itu kompetensi petugas belum sesuai dengan teori karena semua petugas filing bukan lulusan D3 rekam medis. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut : 1. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli Madya. 2. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK. 3. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan 4. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat)
semester,
dengan
gelar
Megister
Manajemen
Informasi
Kesehatan.(21) Sedangkan Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki kompetensi. Kompetensi tersebut meliputi: 1. Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit dan Masalah- masalah yang Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan-tindakan Medis Dalam hal ini perekam medis mampu menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai dengan klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia (ICD- 10).
64
2. Aspek Hukum dan Etika Profesi Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku. 3. Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi, dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan. 4. Menjaga Mutu Rekam Medis 5. Perekam medis mampu merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis. 6. Statistik Kesehatan 7. Perekam medis mampu
menggunakan
statistik kesehatan untuk
menghasilkan informasi dan perkiraan (forecasting). 8. Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam Medis 9. Perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di instalasi pelayanan kesehatan. 10. Kemitraan Profesi Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan.(21)
65
a) Tugas pokok dan fungsi petugas filing Berdasarkan hasil wawancara di RSUD Bendan Kota Pekalongan tentang tugas pokok filing sebagaian besar belum sesuai dengan teori yaitu: 1) Mencari dokumen rekam medis berdasarkan tracer 2) Menata kembali dokumen rekam medis yang kembali dari poliklinik. Sedangkan menurut teori adalah sebagai berikut: 1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. 2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan. 3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. 4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif. 5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. 6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan). 7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.(4) Melihat uraian diatas dapat mengakibatkan pelayanan dalam pengolahan dan penyimpanan arsip atau rekam medis selain harus mencari DRM dan menyimpan DRM petugas harus melaksanaakan tugas pokok sebagai petugas filing. b) Keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis 1) Aspek keamanan dokumen rekam medis Keamanan rekam medis dari segi fisik, biologis, dan kimiawi perlu dipehatikan untuk menjaga dari ancaman kerusakan atau kehilangan. berdasarkan hasil wawancara Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang keamanan dokumen rekam medis serta petugas
66
filing belum pernaah mengikuti pelatian tentang sistem pengelolaan aspek keamanan dan kerahasiaan DRM sehingga belum sesuai dengan teori, Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki kompetensi di antaranya: a)
Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
b)
Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi, dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
c)
Menjaga Mutu Rekam Medis
d)
Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam Medis
Perekam medis mampu
mengelola unit
kerja
yang
berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan e)
Unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di instalasi pelayanan kesehatan).(21)
Usaha yang dilakukan petugas untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman adalah ruangan tetap kering, menyiapkan anti serangga, menyiapkan tempat sampah, di rawat tiap bulan, dan mengusahakan agar dokumen tetap tertata rapi. Kendala dalam menjaga dokumen rekam medis
67
di filing yaitu kebutuhan rak yang tidak sesuai dengan ukuran dokumen, ruangan kurang luas, dan sering terjadinya miss file. Sedangkan menurut teori tentang keamanan dokumen rekam medis harus memenuhi dari segi fisik, biologis dan kimiawi antara lain: (a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain : (1) Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak terlalu lembab dapat di pasang AC yag hidup selama 24 jam terus menerus dan juga untuk mengurangi banyaknya debu (2) kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruang penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18,8 oC sampai 24,24oC apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsip-arsip akan rusak. (3) Ruang harus terang dan sebaiknya mengunakan penerangan alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu. (4) Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran (b) Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain : (1) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol, kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada perekat yang berada pada kertas, upaya menghindarinya adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang dan ruangan yang mempunyai ventilasi sempurna (2) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh dengan dengan didnding yang lembab, bukan saja kertas
68
menjadi lembab, akan tetapi sring pula di serang kutu buku, untuk menghindarinya digunakan rak yang tidak menempel dengan dinding dipasang antara lain 6 inchi dari dinding (3) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan tikus,
adalah
dengan
mengadakan
pencegahan
yakni
peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah, di berikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan serangga (c) Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah
akan
merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas. (22) Kurangnya
pengetahuan
tentang
aspek
keamanan
akan
mengakibatkan ancaman dalam menjaga dokumen rekam medis dari segi fisik, biologis dan kimiawi. 2) Aspek kerahasiaan dokumen rekam medis Berdasarkan peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan Pasal 22 diwajibkan bagi tenaga kesehatan dalam melaksanakan tugasnya harus:
69
(a) Menghormati pasien (b) Menjaga kerahasiaan identitas dan data kesehatan pribadi pasien (c) Memberikan informasi yang berkaitan dengan kondisi dan tindakan yang dilakukan (d) Membuat dan memelihara rekam medis. (23) Dengan
demikian
pentingnya
petugas
rekam
medis
dalam
melakukan pengamanan dokumen rekam medis karena di dalam dokumen rekam medis berisi dokumen-dokumen penting. Berdasarkah hasil wawancara dengan petugas filing Petugas mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam medis bahwa dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaan isi, tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh dibeberkan untuk umum. Di filing terdapat prosedur peminjaman dokumen rekam medis, dan jika terdapat seseorang yang meminjam dokumen tanpa seizin petugas diberi teguran dan tidak di berikan dokumen tersebut kecuali dengan izin petugas. Di filing semua petugas rekam medis wajib menjaga dan mengelola dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk menjaga kerahasian dokumen rekam medis adalah harus ada izin peminjaman, penataan sesuai sistem penjajaran TDF dan menganti map ketika dokumen rusak. Dengan demikian aspek kerahasian yang dilakukan petugas filing berdasarkan wawancara sudah sesuai teori tetapi berdasarkan pengamatan belum sesuai masih dijumpai petugas yang memberikan DRM kepada pasien yang berobat dan membacanya sendiri.
70
C. Keamanan Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis 1. Aspek Fisik a. Kondisi pencahayaan Untuk penerangan yang digunakan filing mengunakan lampu neon 12 buah dengan daya 24 watt, Tetapi yang masih nyala hanya 6 buah neon. Pada ruangan filing agar sinar matahari dapat masuk di ruang filing diruang tersebut sudah dibuat 6 buah jendela beserta ventilasinya. Dengan adanya ventilasi dan jendela tersebut maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Jendela diruang ini menghadap ke arah selatan jadi DRM tidak terkena sinar matahari secara langsung, sehingga dokumen rekam medis tidak cepat rusak, hal ini sudah sesuai dengan teori, karena jam kerja dari jam 07.00-02.00 sehingga ruangan masih terang dan sudah menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari. (22) b. Temperatur udara (suhu dan kelembaban) Berdasarkan hasil pengukuran diperoleh suhu dan kelembaban udara di filing berkisar 27 oC dan kelembaban antara 65% sampai 71%, berdasarkan teori pada ruangan filing hasil tersebut masih tinggi karena suhu dan kelembaban masih dibawah normal. Menurut teori suhu ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga mendukung keawetan arsip yang diantaranya ruang dilengkapi dengan penerangan, pengaturan temperatur ruangan dan AC yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban udara yang baik sekitar 50-60% dan temperatur sekitar 60-75 oF atau 18,8-24,24 oC.(22) Jadi jika suhu dan kelembabanya tinggi mengakibatkan dokumen akan cepat rusak.
71
c. Keamanan dari serangan api atau kebakaran Di ruang filing untuk keamanan dari kemungkinan terjadinya kebakaran, penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat penyimpanan barang yang mudah terbakar. Tetapi masih belum tersedia alat pemadam kebakaran pada ruang filing. Hal ini belum sesuai dengan teori yaitu pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran.(22) karena di ruang filing berisi kertas-kertas yang mudah terbakar dan mengharuskan adanya alat atau tabung pemadam kebakaran untuk mengantisipasi bila terjadi kebakaran. d. Keamanan dari serangan air atau banjir Berdasarkan observasi ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan berada di lantai 2 terdapat saluran air (talang pipa air) yang melalui ruang tersebut sehingga beresiko kebocoran dan masih ada atap yang masih bocor. Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 tentang perlindungan dan pengamanan dokumen atau arsip vital yang terdapat pada pengamanan fisik arsip yang meliputi : 1) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain. 2) Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir. 3) Menggunakan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai.
72
4) Menggunakan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm, alat pemadam kebakaran dan lain-lain.(22) 2. Aspek Biologis Di Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh serangan hama pemakan kertas, petugas filing tidak memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing memberikan obat semprot racun seranga ketika menemui serangga, dan obat tikus. Hal ini belum sesuaii dengan teori, karena menurut teori untuk menghindari DRM dari serangan hama dapat digunakan kamfer disetiap sudut rak, dan sedangkan menyemprotkan racun seranga dengan cairan aerosol, cairan dapat mengenai DRM sehingga akan merusak dokumen rekam medis itu sendiri.(22) 3. Aspek Kimiawi Di RSUD Bendan Kota Pekalongan masih ada makan dan minum di ruang filing, makan dan minum bisa menimbulkan kerusakan pada DRM, karena apabila ada bekas makanan dan minuman menempel di DRM mengakibatkan kotor dan sulit dibaca. Selain itu apabila ada bekas dan minuman akan mengundang semut dan kecoa. Untuk perlindungan DRM sudah dilakukan dengan baik yaitu digunakan tinta warna hitam yang tidak mudah lutur untuk mengisi DRM, hal ini sudah sesuai teori yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah
73
akan merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas.(22) Akan tetapi untuk menyatukan dokumen tersebut hanya dengan menggunakan staples. Hal ini belum sesuai teori, karena bahan tersebut mudah berkarat apabila mengunakan bahan penjepit kertas yang mudah berkarat harus sering diganti. Agar tidak merusak kertas, bahan penjepit kertas sebaiknya terbuat dari plastik atau atom.
D. Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah berkas rekam medis menjadi milik
dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan
kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis menjadi milik pasien. Data-data rekam medis merupakan data yang bersifat rahasia sehingga tidak dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa seizin dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain berdasarkan peraturan atau perundang-undangan yang memaksa dibukanya informasi tersebut. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk kepentingan pasien, untuk memenuhi permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku,untuk penelitian pendidikan dan audit medis sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Permintaan untuk tujuan tersebut diatas harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana layanan kesehatan. (15)
74
Dengan demikian kerahasian dokumen rekam medis RSUD Bendan Pekalongan belum sesuai dengan teori hal ini bisa di buktikan dengan 1. Petugas belum menerapkan aturan selain “petugas rekam medis dilarang masuk” dan masih terdapat pasien atau petugas selain rekam medis yang masuk dan membawa dokumen rekam medis sendiri. 2. Belum memisahkan ruang penyimpanan dokumen dengan ruang yang lainnya, dan pintu rekam medis yang sering terbuka. 3. Masih terdapat dokumen yang tertata dilantai
E. Hasil Pelaksanaan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis 1.
Kebijakan dan Protap Belum terdapatnya kebijakan dan prosedur yang tentang sarana dan prasarana yang mengelola keamanan dan hal-hal yang mengenai kerahasiaan rekam medis itu sendiri. Hal ini tidak sesuai dengan teori bahwa kebijakan merupakan ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai suatu tujuan tertentu,(13) sehingga kebijakan dan prosedur harus tersedia, untuk mencerminkan pengolahan unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas .
2. Pemeliharaan dokumen rekam medis dari aspek keamanan dan kerahasiaan a. Pemeliharaan dari aspek keamanan Usaha yang dilakukan untuk menjaga dokumen rekam medis supaya tetap aman dari aspek fisik, biologis, dan kimia. Berdasarkan aspek fisik adalah di rak harus tertata rapi dari pelayanan ada buku
75
espedisi dan terhindar dari ancaman seperti bocor, untuk aspek biologis sudah diberikan obat racun serangga dan racun tikus tetapi di rak tidak diberikan kamper untuk menghidari seranggan serangga. Sedangkan aspek kimiawi ruangan dipasang AC biar tertutup terhindar luar seperti debu dan yang lain. Dan upaya yang dilakukan bila dokumen rekam medis tersebut rusak maka map diganti dengan yang baru. Untuk formulir kertas yang sobek atau rusak kecil disteples atau dilem. Sehingga hal ini sudah sesuai dengan teori yaitu: 1)
Aspek fisik (a) Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya tidak terlalu lembab dapat dipasang AC yang hidup selama 24 jam terus menerus dan juga untuk mengurangi banyaknya debu (b) Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu ruang penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50% sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18,8 oC sampai 24,24oC apabila suhu kurang dari normal, maka dalam waktu singkat arsiparsip akan rusak. (c) Ruang harus terang dan sebaiknya mengunakan penerangan alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu. (d) Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran
2)
Aspek biologis organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain : (a) Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol, kegiatan jamur sangat cepat karena jamur hidup dari pada perekat yang berada pada kertas, upaya menghindarinya
76
adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang dan ruangan yang bervntilasi sempurna (b) Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu tersentuh dengan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula di serang kutu buku, untuk menghindarinya di guanakan rak yang tidak menempel dengan dinding dipasang antara lain 6 inci dari dinding (c) Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan tikus,
adalah
dengan
mengadakan
pencegahan
yakni
peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah, di berikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan serangga 3)
Aspek kimiawi Merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan meluturi kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab. Selain itu makanan dan minuman juga dapat mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan dan minuman tersebut mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga dapat merusak kertas
b. Pelaksanaan dari aspek kerahasiaan Dalam permenkes No. 269 tahun 2008 dijelaskan bahwa, “Informasi tentang identitas, diagnosa, riwayat penyakit, riwayat
77
pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaan oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Sifat rekam medis ini tidak terbatas oleh masa aktif, inaktif maupun statis sehingga rekam medis wajib dijaga kerahasiaan isi yang memiliki beberapa ketentuan untuk menjaga kerahasiaan informasinya, antara lain: 1) Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan rekam medis 2) Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku 3) Selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.(11) Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala rekam medis upaya yang dilakukan untuk menjaga kerahasiaan DRM dari kehilangan adalah penataan ulang, adanya evaluasi satu-satu, adanya buku peminjaman, kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian mudah dicari kembali. Dengan demikian berdasarkan wawancara dengan kepala rekam medis tentang upaya untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam belum sesuai dengan teori. 3. Tanggung jawab pemimpin terhadap kerahasiaan dan keamanan rekam medis. Kepemilikan rekam medis sesuai UU praktik kedokteran adalah berkas rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana
78
pelayanan kesehatan sedangkan isi dan lampiran dokumen rekam medis menjadi milik pasien. Data-data rekam medis merupakan data yang bersifat rahasia sehingga tidak dapat dibuka oleh pihak ketiga tanpa seizin dari pasien yan bersangkutan kecuali ada alasan berdasarkan peraturan yang memaksa untuk membuka informasi tersebut, hal ini sudah sesuai dengan hasil wawancara dengan kepala rekam medis megetahui bahwa dokumen rekam medis bersifat rahasia. Dan Masing-masing personal rekam medis mengetahui bahwa isi dokumen rekam medis tidak boleh di sebarluaskan dan di sampul dokumen rekam medis sudah terdapat tulisan bahwa dokumen bersifat rahasia.(15) Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis. Sedangkan menurut hasil wawancara dengan kepala rekam medis yang bertaggung jawab bila terjadi dokumen hilang adalah seluruh petugas rekam medis, sehingga ini tidak sesuai dengan teori. Berdasarkan hasil penelitian tentang keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis didapatkan ada beberapa hal yang belum sesuai yaitu: 1. Tingkat pendidikan akhir petugas yang belum semuanya lulusan D3 Rekam Medis. 2. Masih didapatkan petugas yang belum melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai teori 3. Petugas rekam medis masih belum mengetahui aspek keamanan rekam medis dan aspek keamanan rekam medis di RSUD Bendan
79
Kota Pekalongan
masih kurang sesuai
antara lain: suhu dan
kelembaban masih tinggi, belum terdapatnya alat pemadam api untuk mengantisipasi kebakaran, masih terdapatnya atap ruangan yang masih bocor, dari segi biologis belum terdapatnya kamfer pada setiap rak untuk mengantisipasi serangan hama pemakan kertas dan dari segi kimiawi masih terdapatnya petugas yang makan dan minum di ruang filing. 4. Dalam aspek kerahasiaan petugas mengetahi bahwa dokumen rekam meis bersifat rahasia tetapi masih di jumpai pasien yang masih masuk keruangan
filing
untuk
meminta
dokumen
rekam
medis
dan
membawanya sendiri untuk berobat. Dan belum terdapatnya tulisan “Selain Petugas Rekam Medis di Larang Masuk”. 5. Belum terdapatnya kebijakan ataupun protap yang mengenai aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis untuk pedoman petugas
dalam
melaksanakan
tugas
tentang
keamanan
dan
kerahasiaan dokumen rekam medis. Sehingga hal – hal tersebut perlu diperhatikan oleh pihak Rumah Sakit untuk menunjang aspek keamanan dan kerahasiaan dalam pelayanan.
80
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil dari penelitian mengenai aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis pada filing RSUD Bendan Kota Pekalongan Peneliti dapat menyimpulkan. 1. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi fisik antara lain a. Kondisi pencahayaan ruang filing sudah sesuai dengan teori karena ruangan sudah mengunakan lampu dan penerangan alami yaitu sinar matahari dan tidak langsung mengenai DRM karena jendela kaca berada di sebelah selatan b. Di ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan udah mengunakan AC tetapi tidak aktif 24 jam dan rata-rata suhu udara 27oC dan kelembaban antara 65% sampai 71%, hal ini tidak sesuai dengan teori karena suhu masih dibawah normal, yang seharusnya yaitu 18,8oC sampai 24,24oC dan kelembaban 50% sampai 65% dan AC tidak aktif selama 24 jam yang akan mengakibatkan kerusakan dokumen rekam medis. c. Kondisi ruang filing dari serangan api atau kebakaran belum sesuai dengan teori dikarenakan belum adanya alat tabung kebakaran d. Pada ruang filing RSUD Bendan Kota pekalongan berada di lantai 2 terdapat saluran air (talang pipa air) yang melalui sehingga beresiko bocor dan masih ada atap ruangan yang bocor
80
81
2. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi biologis, yang disebabkan serangga hama pemakan kertas petugas filing tidak memberikan kamfer pada rak filing akan tetapi petugas filing langsung menyemprotkan alat pengendalian serangga berupa cairan aerosol ketika menemui serangga dan racun tikus sebagai alat untuk membasmi tikus. 3. Keamanan ruang filing RSUD Bendan Kota Pekalongan dari segi Kimiawi sudah digunakan tinta warna hitam untuk menghindari kelunturan dalam pengisian dokumen rekam medis. Akan tetapi untuk menyatukan dokumen rekam medis hanya dengan mengunakan steples, padahal bahan staples merupakan bahan yang mudah berkarat. Dan masih ditemukannya petugas yang melakukan aktivitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing yang mengakibatkan kerusakan pada dokumen rekam medis. 4. Kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing RSUD Bendan tidak sesuai dengan teori dikarenakan tidak terkuncinya pintu filing dan masih terdapat pasien atau petugas selain rekam medis masuk ke ruang filing untuk meminta dokumen rekam medis, ruang filing dijadikan satu dengan ruang unit rekam medis yang lain, selain itu pintu masuk menuju ruang filing belum tertulis “ Selain petugas rekam medis dilarang masuk” dan masih terdapatnya DRM yang masih di lantai. 5. RSUD Bendan Kota Pekalongan belum mempunyai Kebijakan dan Protap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan. 6. Yang bertanggung jawab bila terjadi kehilangan dokumen rekam medis adalah seluruh petugas rekam medis hal ini belum sesuai dengan teori karena pemimpin sarana pelayanan yang bertanggung jawab atas hilang,
82
rusak, pemalsuan dan penggunaan oleh badan atau orang lain yang tidak berhak terhadap rekam medis. 7. Petugas filing belum mengetahui sepenuhnya tentang keamanan dan dokumen rekam medis 8. Petugas filing sudah mengetahui bahwa dokumen rekam medis bersifat rahasia dan tidak boleh disebarluaskan hal ini sudah sesuai dengan teori
B. SARAN 1. Untuk pengaturan suhu dan kelembaban udara yang normal sebaiknya AC diaktifkan selama 24 jam dan suhu di besarkan sampai memenuhi setandar normal
yaitu 18,8 oC sampai 24,24oC dan kelembaban 50%
sampai 65% untuk menjaga keawetan DRM 2. Dipasang hygrotermometer (alat pengukur suhu dan kelembaban) supaya petugas mengetahui temperatur udara (suhu dan kelembaban) sehingga mudah mengontrol suhu dan kelembabannya 3. Digunakannya kamfer atau kapur barus di setiap rak agar terhindar dari serangan hama pemakan kertas dan jamur dan di bersihkan sesering mungkin 4. Untuk antisipasi terjadinya kebakaran pada ruang filing seharusnya di pasang pada sudut ruangaan alat pemadam kebakaran 5. Memberi himbauan kepada petugas atau menepelkan poster tentang “larangan makan dan minum di ruang filing” 6. Untuk kerahasiaan ruang filing yang di karenakan masih banyaknya petugas selain rekam medis atau pasien yang masuk ruangan rekam medis sebaiknya memberi peringatan langsung dan menegaskan akan
83
larangan tersebut dengan memberikan poster peringatan pada pintu masuk tentang ”selain petugas rekam medis dilarang masuk”. 7. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit sebaiknya membuat protap-protap tentang aspek keamanan dan kerahasiaan di ruang filing. Dan sebagai pedoman petugas untuk menjalankan tugasnya 8. Petugas filing diberi pengetahuan atau pelatihan tentang pengelolaan dan penyimpanan dari aspek keamanan dan kerahasiaannya.
84
DAFTAR PUSTAKA 1. Siswati Sri. Etika dan Hukum Kesehatan dalam perspektif undang-undang kesehatan. Jakarta: PT Rajagrafindo persada. 2013. 2. Menkes RI, Peraturan Menkes RI no.269/menkes/III/2008 tentang rekam medis atau medical record. Jakarta, 2008 3. Direktorat Jendralpelayanan Medik. Pedoman Catatan Medik, Jakarta, Desember, 1997 4. Huffman.E.K,
Health
Information
Management,
Physician
Record
Company, Berwyn,Illinois,1994 5. Hartono, bambang. Manajemen Pemasaran Untuk Rumah Sakit. PT Rineka Cipta. Jakarta. 2010. 6. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20297/4/Chapter%20II.pdf diakses 14/04/2016 11:09 am 7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jedral Pelayanan Medik. Petunjuk Teknis Penyelengaraan Rekam Medis. Jakarta, Januari, 1993 8. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jendral Pelayanan Medik.
Pedoman
Pengelolaan
Rekam
Medis
Rumah
Sakit
Di
Indonesia,Jakarta: depkes.Januari 1997, 9. Oriordan, Tiffany Carina Oriordan, dkk. Peran Perekam Medis Dalam Menjaga
Kerahasiaan
Data
Genetic
Screening
Pasien.
jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/download/28/14diakses 03/04/2016 12:45 am 10. Ismainar, Hetti. Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: CV Budi Utama.2015
85
11. Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum danEtika. Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP)UNS dan UPT Penerbitan dan Pencetakan UNS (UNS Press). Surakarta. 2012. 12. Soeparto, Pitono, Dkk. Etik dan Hukum di Bidang Kesehatan Edisi Kedua. 2006. Jakarta: Airlangga University Press 2006. 13. Suharto, Edi.
Analisa Kebijakan Publik (Panduan Praktis Menkaji
Masalah Dan Kebijakan Sosial). Alfabeta. Bandung. 2010 14. Siswanto, H.B. Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta 2005 15. Sabarguna, Boy. S. Keselamatan dan Keamanan pada Rekam Medis Terkomputerisasi. Jakarta: UI-PRESS. 2009. 16. Saragih Rosita, dkk. Pengaruh Mutu Pelayanan Kesehatan Terhadap Loyalitas
Pasien
Rumah
Sakit
Umum
http://www.uda.ac.id/jurnal/files/tesisdesemberrosita.pdf
Herna
Medan. diakses
13/04/2016 9:29 pm 17. Tjiptono, fandy. Prinsip – prinsip Total Qualty Service. Andi offset, Yogyakarta.2000. 18. Muninjaya, A. A. Gde. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Buku Kedokteran,EGC. Jakarta. 2011 19. Lubis, Angginia Nita. Analisis Pengetahuan Tenaga Kesehatan dengan Ketidaklengkapan Isian Resume Medis di RS Hospital Cinere Tahun 2009.
http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/124277-S-5855-
Gambaran%20pengetahaun-Literatur.pdf
di akses tanggal 15/04/16
02:59 pm 20. Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Revisi V. Yogyakarta: Rineka Cipta. 2002
86
21. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf diakses tanggal 29 Juni 2016 jam 03.00 Wib 22. Utomo, Djoko. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005, 2005. http://www.anri.go.id/Pdf Diakses tanggal 29 Mei 2016 23. http://jurnalhukumkesehatanrekammedis.yoyoke.wweb.ugm.ac.id, diakses tanggal 29 juni 2016
87
Lampiran 1
88
Pedoman Observasi Observasi
No 1
Melakukan
Hasil
pengamatan
terhadap kebijakan rumah sakit tentang keamanan dan kerahassiaan apakah sudah
sesuai
dengan
kenyataan 2
Melakukan terhadap
pengamatan protap
rumah
sakit 3
Keamanan a. Aspek fisik Mengukur kelembaban udara
dengan
hygrometer Mengamatiapakah ada alat kebakaran
pemadam pada
ruanng filing Mengamati
ruangan
apakah ada yang bocor Mengamati
ruangan
penerangan ruangan
89
b. Aspek biologis Mengamati apakah ada obat
anti
serangga
atau
kamfer
untuk
melindungi seranggan serangga
pemakan
kertas c. Aspek kimiawi Mengamati apakah ada tulisan
tentang
larangan makan dan minum
di
dalam
ruangan filing 4.
Kerahasiaan a. Mengamati apakah ada tulisan selain petugas rekam medis di larang masuk
ke
ruangan
flling 5.
Mengamati
rak filing
tebuat dari apa 6.
Mengamati kebersihan filing
90
Lampiran 2
91
Pendoman Wawancara A. Kepala rekam medis No: Nama: Umur: Pendidikan: Jenis Kelamin: 1. Kebijakan rumah sakit a. Apakah
ada
kebijakan
rumahsakit
mengenai
pelaksanaan
pemeliharaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di filing? 1) Ya 2) Tidak, alasannya?(Lanjutkan no 2) b. Kalau ada bagimana isi dari kebijakan tersebut? c. Apakah sudah dilaksanakan? 1) Ya 2) Belum, alasanya? 2. Bagaimana tugas pokok filing di RSUD Bendan? 3. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis? a. Ya, jelaskan? b. Tidak 4. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman dari aspek fisik, aspek biologis, dan aspek kimiawi? 5. Bagaimana upaya bila adanya kerusakan kecil yang terjadi pada DRM?
92
6. Apakah petugas mengetahi bahwa dokumn rekam medis(DRM) bersifat rahasia? 7. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari kehilangan di filing? 8. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis yang hilang? 9. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari kerahasiaannya?
93
Pedoman wawancara A. Petugas Filing No: Nama: Umur: Pendidikan: Lama Kerja: Jenis Kelamin: 1.
Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan fungsi petugas di filing?
2.
Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis? a. Iya, sebutkan? b. Tidak
3.
Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?
4.
Apa saja kendala dalam menjaga dokumen?
5.
Apakah ada petugas ada yang makan dan minum di filing?
6.
Apakah ada obat atu kapur barus yang di gunakan untuk menghindari serangga?
7.
Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam medis? a. Iya, sebutkan? b. Tidak
8.
Apakah ada prosedur peminjaman dokumen?
9.
Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang di lakukan petugas?
94
10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari kerahasiaannya? 11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari kehilangan dan kerusakan di filing? 12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis yang hilang?
95
Lampiran 3
96
97
Lampiran 4
98
Hasil Observasi Observasi
No 1
Melakukan
Hasil
pengamatan Tidak terdapatnya kebijakan yang mengatur
terhadap kebijakan rumah tentang aspek keamanan tetapi hanya ada sakit tentang keamanan kebijakan yang mengatur kerahasiaan, dan dan kerahasiaan apakah dalam penerapannya tidak diaplikasikan. sudah
sesuai
dengan Karena masih masih ada pasien dan
kenyataan 2
petugas selain rekam medis yang masuk.
Melakukan terhadap
pengamatan Belum protap
adanya
prosedur
tetap
yang
rumah berkaitan tentang aspek keamanan dan
sakit
aspek kerahasian dokumen rekam medis di RSUD Bendan Kota Pekalongan
3
Keamanan a. Aspek fisik Mengukur kelembaban 1. Jam:08.00, udara
dengan
hygrometer
Suhu:
27.6oC/81,6oF,
Kelembaban: 65% 2. Jam:10.00,
Suhu:
27.0oC/80,6oF,
Kelembaban: 70% 3. Jam:
12.00,
Suhu:
27.9 oC/82,2oF,
Kelembaban: 71% Mengamatiapakah ada alat kebakaran ruanng filing
Tidak terdapatnya alat pemadam kebakaran
pemadam atau tabung pemdam kebakaran pada pada ruangan
filing
Pekalongan
RSUD
Bendan
Kota
99
Mengamati
ruangan
Ruangan berada di lantai 2 dan terdapat
apakah ada yang bocor saluran air pada ruang filing sehingga rawan kebocoran, terdapat atap yang bocor Mengamati
ruangan
penerangan ruangan
Penerangan mengunakan 2 buah lampu neon
24watt yang terdapat 12 titik dan
yang nyala hanya 6 titik, di sertai dengan penerangan
sinar
matahari
melewati
jendela berjumlah 6 jendela dengan ukuran 2,5x2,5 m2. dan terdapat 6 buah AC b. Aspek biologis Mengamati apakah ada
Terdapat obat anti serangga yaitu obat
obat
semprot (aerosol) dan racun tikus, tetapi di
anti
atau
serangga
kamferuntuk setiap rak tidak terdapat kamfer pada setiap
melindungi seranggan
rak untuk perlindungan dokumen rekam
serangga
medis
pemakan
kertas c. Aspek kimiawi Mengamati apakah ada tulisan
tentang larangan membawa makan dan minum
larangan makan dan minum
Tidak terdapat tulisan atau simbol tentang
di
pada area ruang Filing
dalam
ruangan filing 4.
Kerahasiaan Mengamati apakah tulisan
selain
ada Di pintu masuk atau di ruang filing tidak
petugas terdapat
aturan
atau
simbol
tentang
100
rekam medis di larang larangan pasien atau petugas selain rekam masuk ke ruangan flling
medis dilarang masuk, pintu filing jadi satu dengan unit bagian rekam medis (koding, pelaporan dan assembling)
dan selalu
terbuka. 5.
6.
Mengamati
rak filing
Rak filing terbuat dari rak besi yang di lapisi
tebuat dari apa
kasu dan sebagian mengunakan roll o’pack
Mengamati kebersihan
Untuk kebersihan di ruang filing setiap hari
filing
dibersihkan oleh petugas kebersihan atau clining sevis
101
Lampiran 5
102
Hasil Wawancara Kepala Rekam Medis No: 1 Nama: HK Umur: 30 tahun Pendidikan: D3 Rekam Medis dan S1 Sistem Informasi Jenis Kelamin: Laki-laki No 1
Pertanyaan
Jawaban
a. Apakah ada kebijakan rumah sakit mengenai
pelaksanaan
pemeliharaan
keamanan
kerahasiaan
dokumen
dan
Tidak ada, dikarenakan dari manajemen belum mengintruksikan tentang aspek keamanan dan
rekam kerahasiann
medis di filing? 1) Ya, 2)
Tidak, alasannya? (lanjutkan no 2)
b. Kalau
ada
bagimana
isi
dari
kebijakan tersebut? c. Apakah sudah dilaksanakan? 1) Ya 2) Belum, alasanya? 2
Bagaimana tugas pokok filing di RSUD Bendan?
a. Mencari
atau
mengambil
dokumen rekam medis sesuai nomor tracer
rekam
medis
dengan
103
b. Menyortir ke rak distribusi c.
3
Apakah
Anda
tahu
Melakukan pengembalian
tentang Iya tahu, bahwa di rak harus rapi
keamanan dokumen rekam medis? a. Ya, jelaskan b. Tidak 4
Usaha apa yang dilakukan untuk Dari aspek fisik: di rak harus tertata menjaga DRM supaya tetap aman rapi,
dari
setiap
pelayanan
buku
ekspedisi,
dari aspek fisik, aspek biologis, dan mengunakan aspek kimiawi?
terhindar dari ancaman kebocoran, untuk biologis mengunakan obat semprot serangga dan obat tikus karena
masih
ruangan
filing,
ada
tikus
sedangkan
pada dari
aspek kimiawi ruangan ber AC biar tertutup dari luar seperti debu dan yang lain. 5
Bagaimana
upaya
bila
adanya Untuk Dokumen yang rusak maka
kerusakan kecil yang terjadi pada kita DRM?
menganti
Map
Apakah petugas mengetahi bahwa Iya mengetahuinya dokumen
untu
formulir yang sobek atau rusak di Steples atau Lem
6
Baru,
rekam
bersifat rahasia?
medis
(DRM)
104
7
Upaya apa yang dilakukan untuk a. Penataan ulang dan efaluasi kita menjaga
kerahasian
DRM
dari
kehilangan di filing?
satu persatu terhadap DRM b. Adanya buku peminjaman, dan kedepanya
akan
dibuatkan
aplikasi berkas c. Kelengkapan
diteliti
kembali
supaya pencarian mudah ketika di cari kembali 8
Siapa saja yang bertanggung jawab Semua
petugas,
dengan
bila terdapat dokumen rekam medis mencari dokumen yang hilang?
cara
rekam
medis
yang hilang berdasarkan histori, misal di pelayanan maka kita minta bantuan bagian
pelayanan,
dan
semisal di bagian rekam medis di lacak di bagian mana yang terakir apakah yang menyortir atau bagian yang menyimpan. 9
Apakah ada petugas khusus untuk Masing-masing
personal
Rekam
menjaga dan mengelola DRM dari
Medis sudah tahu dan isinya tidak
kerahasiaannya?
boleh
disebarluaskan,
dan
Map
rekam medis sudah di cantumkan tulisan dokumen rahasia.
105
Hasil wawancara Petugas Filing Rekam Medis A. Identitas petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan
No
Nama
Umur
Lama kerja difiling
1
AS
31 Tahun
5 Tahun
2
AR
30 Tahun
5 Tahun
3
BA
24 Tahun
2 Tahun
4
SO
35 Tahun
4 Tahun
B. Hasil wawancara kepada Petugas Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan 1. Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan fungsi petugas di filing? No
Nama
Jawaban
1
AS
S1 Teknologi Pendidikan, tugas pokok petugas mencari DRM dan menata DRM
2
AR
SMA, tugas pokok petugas mencari DRM dengan Tracer dan menata DRM
3
BA
D3 Akuntansi, tugas pokok petugas mencari status dengan dan menata status yang kembali dari poli atau bangsal
4
SO
SMA, tugas pokok petugas mencari status dengan dan menata status yang kembali
106
2. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam medis? a. Iya, sebutkan? b. Tidak No
Nama
Jawaban
1
AS
Tidak mengetahuinya
2
AR
Tidak mengetahuinya
3
BA
Tidak tahu
4
SO
Tidak tahu
3. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman? No
Nama
Jawaban
1
AS
Dicek tiap bulan pada rak penyimpanan
2
AR
Tertata rapi
3
BA
Menjauhkan dari bocor, dikasih obat serangga
4
SO
Ruangan
tetap
kering,
menyiapkan
anti
menyiapkan tempat sampah
4. Apa saja kendala dalam menjaga dokumen rekam medis? No
Nama
Jawaban
1
AS
Keterbatasan rak dan sering terjadi salah letak
2
AR
Lemari yang tidak sesuai dan masih kurang
3
BA
Rak kurang, tempat masih kurang luas
serangga,
107
4
SO
Kendala rak kurang banyak dan rak kurang sesuai
5. Apakah ada petugas yang makan dan minum di Filing? No
Nama
Jawaban
1
AS
Terkadang masih ada
2
AR
Masih ada
3
BA
Ada
4
SO
Ada
6. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindari serangga No
Nama
1
AS
Ada
2
AR
Ada obat semprot serangga
3
BA
Ada obat semprot serangga
4
SO
ada obat semprot serangga
7.
Jawaban
Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam medis? a. Iya, sebutkan? b. Tidak
No
Nama
Jawaban
1
AS
Iya tahu, dirahasiakan jenis penyakit pasien
2
AR
Iya tahu, bahwa dokumen rekam medis harus di jaga
108
kerahasiaannya
dan
di
sampulnya
tertera
tulisan
“Rahasia” 3
BA
Iya tahu, tidak boleh dibawa pasien, tidak boleh dibeberkan untuk umum
4
SO
Iya tahu, rahasia pasien tidak boleh keluar
8. Apakah ada prosedur peminjaman dokumen? No
Nama
Jawaban
1
AS
Ada
2
AR
Ada
3
BA
Ada
4
SO
Ada
9. Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang di lakukan petugas? No
Nama
Jawaban
1
AS
Ditegur dan diberikan tracer bahwa status keluar
2
AR
Ditegur dan tidak diberikan
3
BA
Tidak dikasih
4
SO
Mengambil tanpa izin tidak dikasih dan ditegur
109
10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari kerahasiaannya? No
Nama
Jawaban
1
AS
Ada, petugas filing
2
AR
Ada, seluruh petugas
3
BA
Semua menjaga, sesuai nomor kelompok pada filing
4
SO
Tidak ada (dokumen tidak boleh dibocorkan)
11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari kehilangan dan kerusakan di filing? No
Nama
Jawaban
1
AS
Usaha yang dilakukan untuk kerusakan adalah menganti map yang baru
2
AR
Penataan sesuai nomor rekam medis
3
BA
Rusak diganti dengan yang baru, dan di tata sesuai urut nomor penyimpanan
4
SO
Harus ada izin peminjaman, penataan teratur,kerusakan maka map diganti
12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam medis yang hilang? No
Nama
1
AS
Jawaban Seluruh petugas filing
110
2
AR
Semua petugas
3
BA
Semua petugas, dengan cara histori terakhir dokumen rekam medis berada dimana dan semisal hilang dibuatkan baru
4
SO
Semua petugas, posisi terakhir dokumen dimana dan akan dicari, semisal tidak ditemukan maka dibuatkan dengan yang baru
111
LAMPIRAN 6
112
Dokumentasi Penelitian
Alat Pengukur Suhu Dan Kelembaban/ Termohygrometer Pada Rak Filing
Rak Filing
113
Pintu Masuk Ruang Filing
Dokumen Rekam Medis yang dilantai
114
Wawancara Dengan Petugas Filing
115
Lampiran 7
116
Contoh Protap Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis 1. Aspek Keamanan PENGELOLAAN ASPEK KEAMANAN DOKUMEN REKAM MEDIS No.Dokumen
No.Revisi
Halaman
1/Yanmed/
1
1
XXII/ VII/ 2016
Tanggal STANDAR
Terbit
Ditetapkan Direktur RSUD Bendan
22 Juli 2016 PROSEDUR OPRASIONAL Dr.Bambang Prasetijo, M.Kes Pengertian
Pengamanan Dokumen Rekam Medis dilakukan dengam maksud untuk melindungi dari ancaman faktor-faktor pemusnah atau perusak dukumen rekam medis dari segi fisik, biologis dan kimiawi.
Tujuan
Melindungi dokumen rekam medis dari ancaman kerusakan atau pemusnahan yang disebabkan dari segi fisik, biologis dan kimiawi
Kebijakan
Petugas rekam medis diwajibkan menjaga dokumen rekam medis dari ancaman kerusakan
Prosedur
1. Aspek Keamanan ruangan dari segi Fisik a. Ruang
penyimpanan
jangan
terlalu
lembab, supaya tidak terlalu lembab dapat di pasang AC yag hidup selama 24 jam untuk mengurangi banyaknya debu b. kelembaban ruangan penyimpanan sekitar
117
50% - 65% dan suhu udara berkisar antara 18,8oC - 24,24oC. c. Ruang
harus
terang
dan
sebaiknya
mengunakan penerangan alam yaitu sinar matahari, polusi udara, dan debu. d. Pengamanan dari kemungkinan serangan api atau kebakaran 2. Aspek
Keamanan
dari
segi
Biologis,
organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain : a. Jamur merupakan bukti temperatur yang tidak terkontrol, upaya menghindarinya adalah dengan menepatan DRM di tempat yang kering, terang dan ruangan yang berventilasi sempurna b. Kutu buku sering merusak buku, untuk menghindarinya di guanakan rak yang tidak menempel dengan dinding dipasang antara lain 6 inci dari dinding c. Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap, kecoak, dan tikus, adalah dengan mengadakan pencegahan yakni peniadaan penggunaan kayu yang langsung dengan tanah, di berikan kamfer pada setiap rak untuk menghindari serangan serangga 3. Aspek Keamanan dari segi Kimiawi Petugas rekam medis dilarang melakukan aktivitas-aktivitas seperti makan dan minum pada ruang filing yang bisa merusak kertas atau dokumen rekam medis Unit yang terkait
Intalasi rekam medis dan filing
118
2. Aspek Kerahasiaan PENGELOLAAN ASPEK KERAHASIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS No.Dokumen
No.Revisi
Halaman
2/Yanmed/
1
1
XXII/ VII/ 2016 Tanggal STANDAR PROSEDUR
Terbit
Ditetapkan Direktur RSUD Bendan
22 Juli 2016
OPRASIONAL Dr.Bambang Prasetijo, M.Kes Pengertian
Menjamin kerahasiaan isi dokumen rekam medis
Tujuan
Menjaga kerahasiaan data sosial dan data pasien
Kebijakan
Selain petugas Rekam Medis tidak diperkenalkan masuk ruangan penyimpanan agar terjamin keamanan dan kerahasiaan isi Dokumen Rekam Medis
Prosedur
1. Selain petugas rekam medis dilarang masuk ruangan filing 2. Selain petugas rekam medis dilarang membawa atau mengambil rekam medis milik pribadi ataupun milik pasien dari ruang penyimpanan 3. Tidak diperkenakan mengutip atau memfoto copy sebagian atau seluruh isi DRM baik milik pribadi atau pasien 4. Pemaparan isi DRM hanya boleh dilakukan izin tertulis dari dokumen pada hal-hal tertentu
119
5. Untuk kepentingan berobat agar mengikuti prosedur yang berlaku 6. Ruang penyimpanan harus selalu dalam kkeadaan terkunci 7. Terdapat tanda atu tulisan “ selain petugas dilarang masuk” pada pintu ruangan penyimpanan 8. Terdapat tanda atau tulisan “ ruang rekam medis yang tidak berkepentingan dilarang masuk” Unit terkait
Instalasi rekam medis
