TINJAUAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING RSU RA KARTINI TAHUN 2015 Dewi Indah Sari*), Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl.Nakula 1 No 5 – 11 Semarang Email :
[email protected]
ABSTRACT The document medical records should be maintained as well - good for document medical records for hospitals is a source of memory and as a source of information that must be accounted for as well as possible, then it is necessary for the storage, security, and maintenance of DRM is necessary for basic provisions archives that place, infrastructure, maintenance documents of danger and damage. RSU RA Kartini damaged as much DRM and DRM cover sheet torn form so that the identity of the patient and medical record number unreadable. Shelf capacity is not proportional to the amount of medical record documents. This causes rapid deterioration DRM, besides the facilities and infrastructure in filing space can also cause damage to the DRM as there are still some filing shelves made of wood so easily attacked by termites. Human resources (HR) at RSU RA Kartini also lacking knowledge in maintenance DRM. The general objective of this study is to describe the implementation of maintenance documents in the medical record Filing RSU RA Kartini Jepara 2015. This research uses descriptive research with observation and cross - sectional approach . Total sample 1 chief medical record and 2 officers filing by using the interview . The research instrument used is the interview guidelines and observation guidelines . Data collection is interview and observation , while the source of the data used is primary and secondary . The data processing is editing , analising and presentation , then the data will be processed descriptively. Based on the results of interviews on the implementation of the maintenance of medical records documents at RSU RA Kartini each borrowing DRM should have to go through and recorded in a filing clerk bon borrow or expedition book . Socialization and training of personnel in order filing filing officer no less knowledge in maintaining and keeping the DRM . Submit an application to the director of the hospital to improve the existing facilities in the other room . Each folder that is damaged should be replaced in order to facilitate the filing officer to search DRM. Thus the implementation of DRM in filing the necessary maintenance duties also filing a professional officer , the implementation of retention once every 5 years, infrastructure is inadequate to maintain the durability of DRM. Keywords
: Policy , Retention , SOP , Main Task, Facilities , Maintenance
Bibliography
: 15 (1994-2014)
dapat
diketahui
dokumen
keberadaan
dan
siapa
PENDAHULUAN peminjamnya.(1) Rekam
adalah
Berdasarkan survei awal di
berisi
RSU RA Kartini Jepara bagian unit
catatan dan dokumen antara
filing diambil 10 sampel dokumen
lain
rekam
adalah
Medis
berkas
identitas
yang
pasien,
pemeriksaan, yang
telah
hasil
pengobatan diberikan,
medis
dan
penelitian terdapat
dilakukan
8 dokumen
serta
rekam medis yang rusak seperti
tindakan dan pelayanan lain
cover DRM dan lembar formulir
yang telah diberikan kepada
robek sehingga identitas dan no
pasien. (1)
rekam medis pasien tidak terbaca.
Bagian filing adalah salah
Hasil
survei
adalah
satu bagian dalam unit rekam
kapasitas
medis
berfungsi
dengan jumlah dokumen rekam
menyimpan dokumen rekam
medis. Hal ini menyebabkan DRM
medis,
dokumen
cepat rusak di dalamnya. Selain itu
rekam medis untuk berbagai
sarana dan prasarana di ruang
keperluan,
filing
yang
penyedia
pelindung
DRM-
rak
juga
tidak
bisa
sebanding
menyebabkan
DRM dokumen rekam medis
terjadinya kerusakan pada DRM
terhadao kerahasiaan isi data
seperti masih ada beberapa rak
rekam medis, pelindung DRM–
filing
DRM dokumen rekam medis
sehingga mudah diserang rayap.
terhadap bahaya kerusakan.(4)
Sumber daya manusia (SDM) di
Untuk keamanan isi dari dokumen adanya
rekam ketentuan
medis
yang
terbuat
dari
kayu
RSU RA Kartini juga masih kurang
perlu
pengetahuan dalam pemeliharaan
peminjaman
DRM. Untuk itu peneliti tertarik
dokumen rekam medis sehingga
melakukan
penelitian
tentang
Tinjauan
Pelaksanaan
f.
Mendeskripsikan
sistem
Pemeliharaan Dokumen Rekam
penjajaran dokumen rekam
Medis di Filing RSU RA Kartini
medis. g. Mendeskripsikan
Jepara Tahun 2015.
pelaksanaan
TUJUAN PENELITIAN
retensi
di
ruang filing. 1. Tujuan Umum Mendekripsikan
pelaksanaan
METODE PENELITIAN
pemeliharaan dokumen rekam
Penelitian
medis di Filing RSU RA Kartini
merupakan
Jepara tahun 2015.
deskriptif
2. Tujuan Khusus
jenis
ini penelitian yaitu
menggambarkan data sebagai
a. Mendeskripsikan
tugas
hasil penelitian. Metode yang
pokok petugas filing dalam
digunakan
pemeliharaan DRM.
wawancara
b. Mendeskripsikan
sarana
observasi yaitu
penelitian
yang
dan metode
meninjau
dan prasarana yang ada di
langsung objek yang diteliti.
ruang filing.
Pendekatan yang digunakan
c. Mendeskripsikan kebijakan rumah
sakit
dalam
pengelolaan DRM. d. Mendeskripsikan prosedur
yaitu cross sectional dengan cara menganalisa variabel – variabel
penelitian
sewaktu
–
waktu
bersifat untuk
tetap (protap) filing dalam
memperoleh data yang lebih
pengelolaan DRM.
lengkap
e. Mendeskripsikan penyimpanan rekam medis.
dan
tepat.
Waktu
sistem
pelaksanaan penelitian pada
dokumen
bulan uni 2015 di RSU RA Kartini
Jepara.
pelaksanaan
retensi
Poulasi tahun
2015 di RSU RA Kartini Jepara
DRM
dengan subjek Kepala Instalasi
panjang sub rak tidak sesuai
Rekam Medis dan 2 orang
dengan tebal dan panjang
petugas
objek
DRM sehingga menyebabkan
penelitian adalah pelaksanaan
terjadi kerusakan pada DRM,
pemeliharaan dokumen rekam
keamanan juga tidak terjamin
medis
filing.
karena masih ada beberapa
dengan
rak filing yang berada di luar
observasi,
ruangan disebabkan karena
filing,
di
dan
ruang
Pengumpulan
data
wawancara
dan
kemudian
dianalisa
dan
1. Kebijakan Rumah Sakit dalam Dokumen
Berdasarkan
hasil
wawancara di RSU RA Kartini sudah
memiliki
pemeliharaan
dokumen rekam medis tetapi kebijakan
tersebut
belum
sepenuhnya
terlaksanakan
dengan
Hal
baik.
tersebut
dapat dilihat dari keadaan di ruang filing RSU RA Kartini Jepara
yang
menyarankan
perlu
adanya pelebaran sub rak DRM agar DRM dapat tertata dengan baik dan rapi sehingga
Rekam Medis
kebijakan
dan
kapasitas ruangan yang tidak
peneliti
HASIL DAN PEMBAHASAN
Jepara
lebar
memumpuni. Oleh karena itu
dibandingkan dengan teori.
Pemeliharaan
karena
belum
bisa
dikatakan rapi dalam menata
meminimalisir
terjadinya
kerusakan pada DRM, selain itu perlu adanya pelebaran ruang filing sehingga tidak ada lagi rak filing yang terletak di luar
ruangan
meminimalisir kehilangan
untuk terjadinya
dan
pencurian
DRM sehingga kerahasiaan dan keamanan DRM dapat terjaga dengan baik. 2. Protap
Filing
Pemeliharaan DRM
dalam
Berdasarkan hasil wawancara
tahun
dengan kepala rekam medis
sesuai dengan teori karena
dan 2 petugas filing sudah ada
seharusnya
protap tentang pemeliharaan
dilaksanakan setiap 5 tahun
dokumen rekam medis, tetapi
sekali
isi di dalam protap tersebut
penumpukan dokumen yang
tidak diterapkan sepenuhnya
menyebabkan dokumen yang
dalam
masih aktif mudah rusak dan
pelaksanaan
2004,
hal
itu
tidak
retensi
agar
tidak
terjadi
pemeliharaan dokumen rekam
memudahkan
medis
filing.
dalam melakukan pencarian
Kebersihan dan kerapihan di
dokumen rekam medis. Oleh
ruang
karena
di
filing
ruang
kurang
terjaga
petugas
itu
filing
peneliti
sehingga menyebabkan DRM
menyarankan agar dilakukan
kotor
Oleh
retensi setiap 5 tahun sekali
peneliti
agar tidak terjadi penumpukan
agar
DRM in-aktif sehingga tidak
dan
karena
berdebu. itu
menyarankan
pemeliharaan dokumen rekam
menyebabkan
medis
masih aktif mudah rusak dan
dilaksanakan
sepenuhnya
sesuai
DRM
yang
dengan
memudahkan petugas dalam
protap agar DRM tetap terjaga
pencarian DRM yang masih
kebersihan dan kerapihannya
aktif.
sehingga DRM tidak mudah rusak.
4. Tugas Pokok Petugas Filing Berdasarkan
3. Pelaksanaan Retensi
hasil
wawancara dengan 2 orang
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala rekam medis sudah
pernah
dilakukan
retensi
sebelumnya
pada
petugas filing di bagian filing RSU RA Kartini Jepara metode penyimpanan
DRM
menggunakan
sistem
f.
Menjaga
kerahasiaan
isi
sentralisasi (rawat jalan dan
dokumen rekam medis dan
rawat inap jadi satu). Sistem
memelihara
penjajaran digunakan dengan
rekam medis dengan baik
metode TDF (Terminal Digit
sesuai protap yang
Filling).
Dari
dokumen
ada
hasil
uraian
Dari hasil wawancara di
tugas pokok petugas filing di
RSU RA Kartini Jepara dengan
atas masih ada beberapa poin
petugas filing tentang tugas
yang belum dilaksanakan yaitu
pokok di bagian filing adalah :
:
a. Petugas
filing
dokumen
menerima
rekam
medis
yang sudah lengkap dari fungsi assembling.
a. Melayani
peminjaman
dokumen rekam medis dengan bon pinjam. b. Menjaga kerahasiaan isi
b. Mengelompokkan
nomor
dokumen rekam medis
rekam medis berdasarkan
dengan
angka akhir nomor rekam
dengan protap yang ada.
medis. dokumen
observasi dari uraian tugas
rekam medis berdasarkan
pokok
Terminal
dilaksanakan
Digit
Filling
(metode angka akhir)
diatas
kurangnya
dokumen
petugas
yang
pengetahuan filing
pelaksanaan
sesuai nomor rekam medis.
dokumen rekam medis.
dokumen
peminjaman rekam
dengan bon pinjam.
medis
Oleh peneliti dilakukan
belum
dikarenakan
rekam medis pada rak yang
e. Melayani
sesuai
Berdasarkan
c. Menjajarkan
d. Menyimpan
baik
dalam
pemeliharaan
karena
menyarankan pelatihan
itu agar dan
sosialisasi
kepada
petugas
mengajukan surat permohonan
filing RSU RA Kartni Jepara
kepada direktur rumah sakit
agar
dapat
agar rak yang masih terbuat
melakukan tugas pokok sesuai
dari kayu diganti dengan roll
dengan protap dan ketentuan
opack,
yang ada sehingga keamanan
diperbesar agar tidak ada lagi
dan keamanan DRM tetap
rak
terjaga sehingga terhindar dari
ruangan sehingga keamanan
kerusakan.
dan kerahasiaan DRM tetap
petugas
filing
5. Sarana
Pemeliharaan
Dokumen Rekam Medis
kapasitas
yang
terletak
ruangan
di
luar
terjaga dengan aman. 6. Pelaksanaan
Pemeliharaan
Sarana dalam pemeliharaan
Dokumen Rekam Medis
DRM yang terdapat di ruang
Berdasarkan hasil wawancara
filing RSU RA Kartini Jepara
mengenai
belum
teori
pemeliharaan dokumen rekam
sepenuhnya
medis sebagian besar belum
sesuai
karena
dengan
belum
pelaksanaan
memadai, sebagian rak filing
sesuai
masih
terdapat beberapa folder yang
terbuat
dari
sehingga terjadinya
kayu
memudahkan serangan
rusak
dengan
tidak
teori
diganti
yaitu
dengan
rayap,
yang baru padahal menurut
tidak ada pemadam kebakaran
teori sebaiknya diganti dengan
di dalam ruangan, kapasitas
yang baru agar mudah terbaca
ruang
dan menggunakan map folder
yang
menyebabkan
tidak
cukup
beberapa
rak
yang lebih tebal agar dokumen
filing terpaksa diletakkan di luar
rekam
ruangan.
rusak,
peneliti kepala
Oleh
karena
menyarankan rekam
itu
medis
tidak
mudah
keamanan
dan
agar
kerahasiaan
DRM
belum
medis
sepenuhnya
terjaga
karena
ada beberapa rak filing yang
dokumen
masih berada di luar ruangan
ruang filing RSU RA Kartini
dan ada beberapa rak filing
Jepara
yang
bahwa :
terbuat
dari
kayu
sehingga menyebabkan mudah
1.
terjadi serangan rayap. Adapun
rekam
medis
dapat
di
disimpulkan
Kebijakan
dalam
pemeliharaan
dokumen
temperatur suhu di ruangan rekam medis di RSU RA filing RSU RA Kartini Jepara belum
memadai
Kartini Jepara sudah ada
sehingga
menyebabkan banyaknya debu dan
juga
kelembaban
tetapi
menyebabkan dan
belum
dilakukan
sepenuhnya, hal itu bisa
kerusakan dilihat dari ruang filing
dokumen
rekam
medis, RSU
berdasarkan teori sebaiknya kelembaban
suatu
ruangan
penyimpanan yaitu sekitar 50%
RA
Kartini
yang
belum tertata rapi. 2.
Sudah ada protap filing
sampai 65% dan suhu udara tentang
pemeliharaan
o
berkisar antara 18.8 C sampai 24.24oC apabila suhu kurang
DRM
dari normal maka dalam waktu
dilakukan
relatif singkat dokumen rekam
tetapi
belum
sepenuhnya
karena kerahasiaan dan
medis akan mudah rusak. keamanan
DRM
belum
terjamin sepenuhnya.
SIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di di RSU
3.
Pelaksanaan
retensi
di
RSU RA Kartini Jepara
RA Kartini Jepara mengenai sudah pernah dilakukan pelaksanaan
pemeliharaan
namun itu sudah lebih dari
5.
di
ruang
filing
10 tahun yang lalu yaitu
RSU RA Kartini Jepara
pada
2004
berdasarkan pengamatan
sehingga saat ini masih
belum memadai, sebagian
ada beberapa dokumen
rak filing masih terbuat
yang lebih dari 10 tahun
dari
setelah
menyebabkan
tahun
melakukan
pelayanan
pemeriksaan
Tugas
pokok
kayu
sehingga mudah
terjadinya
belum diretensi. 4.
Sarana
serangan
rayap, petugas
ruangan
penyimpanan
rak
filing di RSU RA Kartini
belum
Jepara
berdasarkan
ada beberapa rak filing
belum
yang masih terletak di luar
pengamatan dilakukan
dengan
baik,
karena setiap peminjaman
cukup
filing
sehingga
ruangan. 6.
Pelaksanaan
DRM tidak ditulis di buku
pemeliharaan
ekpedisi
petugas
RSU RA Kartini Jepara
pengetahuan
berdasarkan pengamatan
kurang dalam
dan
merawat
dan
belum
menjaga DRM sehingga
dilakukan
menyebabkan folder DRM
karena
mudah rusak.
DRM
di
sepenuhnya dengan ada
baik,
beberapa
folder yang rusak belum
3.
diganti.
Sebaiknya
retensi
dilakukan setiap 5 tahun
SARAN
sekali agar tidak terjadi
Berdasarkan
hasil
penumpukan
DRM
sehingga
tidak
pengamatan serta kesimpulan yang
ada
maka
penulis
memberikan
saran
sebagai
acuan
dalam
mudah rusak dan juga
meningkatkan
memudahkan
kinerja sebagai berikut : 1.
Sebaiknya
DRM
petugas
filing dalam pencarian.
diadakan 4.
Sebaiknya
diadakan
sosialisasi dan pelatihan pelatihan dan sosialisasi tentang
pemeliharaan terhadap
dokumen
rekam
petugas
filing
medis tentang
pemeliharaan
agar pemeliharaan DRM dokumen dapat
dilakukan
rekam
medis
sesuai agar petugas filing dapat
dengan
kebijakan
yang melakukan
tugas
ada. pokoknya sesuai dengan 2.
Sebaiknya
dilakukan prosedur yang ada dan
sosialisasi
terhadap agar
petugas
filing
keamanan
serta
agar kerahasiaan DRM tetap
pelaksanaan terjaga. pemeliharaan DRM dapat 5.
Sebaiknya
mengajukan
surat
permohonan
terlaksana sesuai dengan protap yang ada
terhadap direktur rumah sakit agar sarana di ruang
DAFTAR PUSTAKA
filing memadai, seperti rak filing yang masih terbuat
1.
dari kayu diganti dengan
Departemen
Kesehatan
Republik
Indonesia.
Pedoman roll opack, serta kapasitas
Penyelenggaraan
dan
ruangan diperbesar agar
Prosedur Rekam Medis
tidak ada lagi rak filing
Rumah Sakit di Indonesia.
yang
terletak
di
Jakarta
luar
:
Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan ruangan,
APAR,
serta
pengatur
suhu
juga
diperlukan
Medik, 2006 2.
Yoga,
Tjandra.
Manajemen
untuk
Administrasi
Rumah Sakit. Jakarta :
kepentingan pemeliharaan
Universitas DRM. 6.
2007
Sebaiknya setiap folder yang
Indonesia,
rusak
3.
Billy,
N.
Kesehatan Rekam Medik
langsung
Elektronik, 2008
diganti sehingga identitas 4. dan nomor rekam medis
Rustiyanto, Ery. Sistem Informasi
Manajemen
pasien tetap terjaga selain
Rumah
itu
Terintigrasi.
juga
memudahkan
Sakit
yang
Jakarta
:
Gosyen Publishing, 2010
petugas dalam pencarian 5. dokumen rekam medis.
Hukum
Rustiyanto, Profesi
Ery.
Etika
Perekam
Medis
dan Informasi Kesehatan.
6.
7.
Prosedur Rekam Medis
Protap RSU RA Kartini
Rumah Sakit RSU RA
Jepara
Kartini Jepara
Rustiyanto,
Ery. dan
Ambar Rahayu.
12. Instalasi
Rekam
Warih
Pedoman
Filling
Pengorganisasian
Medis,
Dokumen Rekam Medis
Instalasi
Rekam
Medis
dan Informasi Kesehatan.
RSU
RA
Kartini
Poltekes
Jepara,2014
Permata
Indonesia, 2010
13. Departemen
Kesehatan Indonesia
Kementerian
Kesehatan.
Republik
Permenkes
No.
Direktorat
269/
Jendral
MenKes/ Per/ XII/ 2008
Pelayanan Medis, Buku
tentang
Rekam
Pedoman
Pencatatan
Jakarta
:
Departemen
Kegiatan
Pelayanan
Kesehatan
Republik
Medis.
Indonesia, 2008 9.
Oprasional
Jakarta :Graha Ilmu, 2009
Manajemen
8.
11. Standar
Wahyono.
Manajemen
Kearsipan
Modern. :
Gava
Media,2005 10. Lubis,
Anggita
Gambaran
Nita.
Pengetahuan
Rekam Medis FKM UI. Jakarta, 2009
Sakit
di
Indonesia,Jakarta, 1994
Sugiarto, Agus dan Teguh
Yogyakarta
Rumah
14. Departemen
Kesehatan
Republik
Indonesia
Direktorat
Jendral
Pelayanan Medis, Buku Pedoman
Pencatatan
Kegiatan
Pelayanan
Rumah
Sakit
di
Indonesia,Jakarta, 2003 15. Notoadmojo,l Ilmu
Soekidjo. Kesehatan
Masyarakat
(Prinsip-
prinsip Dasar), Jakarta : Rineka Cipta,2003
