ASPEK KEAMANAN ISI DAN FISIK DOKUMEN REKAM MEDIS DITINJAU DARI HUKUM KESEHATAN DI RSU RA KARTINI JEPARA TAHUN 2015
Muhammad Husni Azam*); Jaka Presetya**) *)Alumni Fakultas Kesehatan UDINUS **)Staff Pengajar Fakultas Kesehatan UDINUS Email :
[email protected]
ABSTRACT Background : Document medical record is classified documents and election secrecy needs to be maintained with the security adequate.Early in the survey conducted by building blocks because of frequent document loss occurs every day that is not detected in public hospitals ra kartini jepara interesting building blocks conducting research and is associated with health law or laws and regulations in force, then with this building blocks aims to understand how security aspects of the content and physical document medical record in terms of health law in public hospitals ra kartini jepara 2015. Method : The research is descriptive research with methods of observation and interviews with the approach of cross-sectional . The security of documents covering the management and storage of documents medical record as an object and the medical record to your filing and the head of medical record as the subject Result : The policy has not been implemented well because of limited facilities and infrastructure , procedure not implemented properly , characteristic of the officer did not according to the theory , the fund used in accordance with the policy of the hospital , methods used in accordance with the laws of health , tool use is not maximum so as to cause document medical record not safe. The filings expand the area and the addition of a rack the filings , give the understanding or socialization to officers against procedure , officers need to get the level of specific pedidikan with their field , make maximum use of by the device like the tracer and books expedition. The keywords : The laws of health, the document security, the physical security of documents
1
LATAR BELAKANG
pendidikan dan audit medis, sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. (1)
Dokumen rekam medis milik dokter, dokter
gigi
playanan
Dengan demikian pentingnya rekam
kesehatan, sedangkan isi rekam medis
medis dalam pengawasan petugas dan
merupakan milik pasien. Yang dapat
tidak
diberikan, dicatat atau di gandakan pasien
bahkan meminjam, ketika melihat proses
adalah ringkasan rekam medis. Pasien
pelayanan di RSU RA Kartini Jepara
berhak mengetahui isi rekam medis akan
utamanya dibagian pendaftaran rawat
tetapi berkas keseluruhan rekam medis
jalan, rawat inap maupun gawat darurat
hanya
seringkali menyerahkan dokumen rekam
dapat
dan
sarana
dipegang
oleh
petugas
sembarang
dan tidak dapat meninggalkan lokasi
pasien yang kemudian untuk diserahkan
fasilitas kesehatan. Hal ini bertujuan untuk
ke poliklinik/dokter yang dituju. Ini jelas
menjaga
(sebab
tidak sesuai dengan apa yang ada di teori
informasi medis dapat disalahgunakan)
akademik maupun teori / kebijakan RSU
serta mencegah rekam medis hilang atau
RA Kartini Jepara.
rusak
atau
melihat
medis
medis
pasien
bisa
kesehatan / rekam medis yang berwenang
kerahasiaan
kepada
orang
keluarga
Kasus di TPPRI/TPPGD yaitu ketika
Informasi di dalam rekam medis
keluarga pasien mendaftarkan pasien,
bersifat rahasia, hanya diketahui dokter
petugas
dan
rekam medis kepada pihak keluarga
pasien.
informasi
Dalam
dalam
kondisi
rekam
medis
tertentu dapat
pasien
sering
yang
menitipkan
mendaftar
dokumen
untuk
diungkapkan, antara lain : permintaan
menyerahkan dokumen kepada dokter
dan/atau
sendiri;
jaga UGD. Untuk kasus di TPPRJ pasien
memenuhi permintaan penegak hukum
yang sudah mendaftar dan mengantri
atas
kemudian dokumennya belum tersedia di
persetujuan
perintah
pasien
pengadilan;
permintaan
institusi/lembaga berdasarkan perundang-
poliklinik
undangan; untuk kepentingan penelitian,
menyuruh pasien untuk menanyakan ke 2
maka
petugas
poliklinik
bagian
pendaftaran
untuk
mengambil
seperti ini seringkali petugas kepayahan dalam mencari dokumen yang hilang. (2)
DRM, ketika petugas mencari DRM dan ketemu maka petugas menyuruh pasien
Kejadian seperti ini rentan sekali
untuk menyerahkan dokumennya ke pihak
terjadinya kehilangan dokumen rekam
perawat poliklinik.
medis
Tracer adalah suatu alat yang penting
medis.
Kartu
ini
diisi
setiap
medis seharusnya berada dalam ruangan khusus filling/penyimpanan dan tertutup
akan diambil tersebut sebagai petunjuk
dari akses petugas non rekam medis atau
bahwa dokumen rekam medis tersebut berada
di
yang
tempat
tracer
memudahkan
adalah
pengembalian
untuk
dokumen
Jepara. Penulis pernah menjumpai kejadian
dan dikembalikan dibagian filing. Selain itu berguna
untuk
ada perawat yang meminjam DRM tanpa
melacak
izin
dokumen yang belum kembali atau hilang
dimana
untuk
apa
dokumen
petugas
dan
langsung
ruangan. Kejadian seperti ini tidak benar karena perawat tidak menggunakan bon
adalah petugas filing RSU RA Kartini
pinjam,
Jepara tidak pernah menyelipkan tracer ke Dengan
ke
filling di rak filling yang berada diluar
digunakan. Kejadian yang sering terjadi
penyimpanan.
dulu
mencari sendiri tanpa melibatkan petugas
karena didalam tracer terdata kapan,
rak
Rak
seperti yang terjadi di RSU RA Kartini
rekam medis yang telah selesai digunakan
siapa,
kepentingan.
dalam jalur umum atau tempat umum
Kegunaan
juga
mempunyai
penyimpanan tidak seharusnya berada
penyimpanan.
tracer
diluar
Rak penyimpanan dokumen rekam
kemudian disisipkan pada dokumen yang
sedang
yang
intens dari petugas filling.
dokumen rekam medis akan diambil,
tidak
letaknya
ruangan dan tidak dalam pengawasan
untuk mengawasi penggunaan berkas rekam
karena
tracer
dan menulis
di
buku
ekspedisi. Jika kejadian seperti masih
kejadian
berlanjut bukan tidak mungkin semakin
3
banyak dokumen yang akan lepas kendali
HASIL
dari petugas rekam medis utamanya
Dalam
petugas filling.
wawancara
kepada
kepala
instalasi rekam medis RSU RA Kartini
METODE
Jepara
Penelitian ini merupakan jenis penelitian
keamanan dokumen rekam medis yang
deskriptif,
meliputi penyimpanan dan peminjaman
yaitu
menggambarkan
data
sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan penelitian objek
observasi dengan
yang diteliti.
yaitu
metode
meninjau
langsung
Dokumen Rekam Medis Peneliti
variable-variabel
2 (dua) protap yang berkaitan dengan keamanan dokumen rekam medis
tepat. Objeknya adalah pengelolaan dan rekam
melakukan
kepala rekam medis mengatakan ada
memperoleh data yang lebih lengkap dan
dokumen
dalam
observasi dan wawancara kepada
penelitian bersifat sewaktu-waktu untuk
penyimpanan
terkait
1. Prosedur Tetap Terkait Keamanan
Pendekatan yang
menganalisis
kebijakan
dokumen rekam medis.
digunakan yaitu cross sectional dengan cara
terdapat
yaitu tentang penyimpanan dokumen
medis,
rekam
keamanan dokumen rekam medis dan
medis
dan
peminjaman
dokumen rekam medis :
kerahasiaan dokumen rekam medis di
A. Penyimpanan
filing. Subjeknya adalah petugas rekam
Dokumen
Rekam
Medis
medis dibagian filing dan kepala rekam
1) Penyimpanan Dokumen Rekam
medis. Dalam penelitian ini analisa yang
Medis Rawat Jalan
digunakan yaitu analisa deskriptif tentang
a. Petugas
aspek keamanan dokumen rekam medis
dokumen
dengan menjabarkan, menggambarkan
rawat
keadaan yang ada dilapangan untuk
dokumen
kemudian dibandingkan dengan teori yang
penyimpanan rekam jalan
medis
menerima
rekam
medis
rawat jalan dari petugas
berlaku.
poliklinik 4
Petugas
penyimpanan
dokumen
a. Petugas penyimpanan
rekam medis rawat jalan
dokumen rekam medis
mencocokan
jumlah
rawat inap menerima
dokumen
medis
dokumen rekam medis
rawat jalan yang disetor
rawat inap yang sudah
dengan jumlah yang tertera
lengkap dan benar
rekam
pada buku ekspedisi.
b. Petugas penyimpanan
b. Petugas
penyimpanan
meneliti
kelengkapan
dokumen
rekam
mengisi
dokumen rekam medis
medis
rawat inap yang berisi
rawat jalan,
nomor rekam medis,
c. Petugas dokumen
identitas
penyimpanan rekam
nama pasien, diagnosa
medis
pulang
dan
tahun
mengelompokan dokumen
terakhir kunjungan,
rekam medis rawat jalan
c. Petugas penyimpanan
sesuai
kategori
nomor
dokumen rekam medis
rekam medisnya, d. Petugas dokumen
rawat inap memasukan
penyimpanan rekam
dokumen rekam medis
medis
rawat inap ke rak file
rawat jalan memasukkan
dengan
model
dokumen
penjajaran
sistem
rekam
medis
rawat jalan sesuai urutan alokasi
tempat
model
angka langsunng.
dengan
B. Peminjaman Dokumen Rekam
penyimpanan
menggunakan
Medis
system
1. Peminjam
penjajaran langsung. 2) Penyimpanan
mengajukan
bon pinjam / penyataan
Dokumen
peminjaman
Rekam Medis Rawat Inap 5
dokumen
rekam
medis
kepada
perawatan medis, kepentingan riset dan
petugas.
audit.
2. Peminjam mengisi Buku Pinjam Dokumen Rekam Medis
dengan
tanggal
2. Karakteristik Petugas Filing
menulis
pinjam,
Tabel 4.2
nama
peminjam, ruang / bagian,
Karakteristik responden Petugas
keperluan,
Filing RSU RA Kartini Jepara
kembali
tanggal dan
paraf No
peminjam, 3. Pengembalian rekam
Nama
Umur Jenis
Kelamin Terakhir
dokumen
medis
Pendidikan
dilakukan
1.
Pak S
48
Pria
SMA
2.
Pak S
49
Pria
SMA
oleh
petugas
penyimpanan,
dengan
3.
Pak M
47
Pria
SMA
menulis tanggal pinjam,
4.
Pak D
48
Pria
SMA
nama keperluan kembali
peminjam, dan
tanggal
pada
sampul Tugas pokok petugas filing adalah
dokumen rekam medis
menerima dokumen rekam medis yang telah Protap
ini
dijadikan
acuan
oleh
untuk
rawat jalan, mengelompokan dokumen
kemudian melakukan pencarian kembali
rekam medis berdasarkan angka terakhir
dokumen rekam medis selain itu petugas
dari nomor rekam medis, menjajarkan
melayani peminjaman dokumen rekam kepentingan
assembling
poliklinik untuk dokumen rekam medis
untuk bertugas mengamankan dokumen
untuk
dari
dokumen rekam medis rawat inap dan dari
petugas filing RSU RA Kartini Jepara
medis
lengkap
dokumen
pelayanan
rekam
medis
berdasarkan
Terminal Digit Filing (TDF), menyimpan 6
dokumen rekam medis pada rak yang
Berdasarkan
hasil
observasi
dan
sesuai nomor rekam medis, melayani
wawancara yang dilakukan peneliti, ruang
peminjaman
medis
Filing RSU RA Kartini menggunakan
menjaga
metode penyimpanan dokumen rekam
kerahasiaan isi dokumen rekam medis.
medis menggunakan sistem sentralisasi
kompetensi petugas filing tidak ada yang
yaitu dokumen rekam medis rawat jalan
lulusan D3 Rekam Medis dan Informasi
dan dokumen rekam medis rawat inap
Kesehatan.
berada dalam satu ruangan.
dengan
dokumen
buku
Berdasarkan
rekam
ekspedisi,
kepada
Sistem penjajaran yang diterapkan
petugas penyimpanan dokumen rekam
yaitu Terminal Digit Filing (TDF) yaitu
medis “apakah terjadi kendala dalam
mengurutkan nomor rekam medis diawali
melakukan pengamanan dokumen rekam
dari belakang, tengah dan depan.
medis?”
wawancara
petugas
mengatakan
untuk
Di pintu masuk menuju ruang filing
sampai saat ini tidak terjadi masalah dalam
pengamanan
dokumen
sudah tertulis “Selain Petugas Rekam
rekam
Medis
medis di ruang penyimpanan atau filing,
Dilarang
meminimalisir
3. Dana Untuk Pengelolaan Dokumen
Masuk”
orang
ini
yang
untuk masuk
sembarangan ke ruang filing, ruang filing
Rekam Medis
dijadikan satu dengan ruang unit rekam
Dana yang dikeluarkan di ruang
medis
yang
lain
seperti
Assembling,
filing sesuai dengan tanggung jawab
koding/indeksing, sensus, dan asuransi
kebijakan
dengan pembatas dari triplek.
rumah
sakit
dan
ada
anggaran sendiri yang hanya diketahui
5. Alat
oleh pihak RSU RA Kartini Jepara.
Pengelolaan
Keamanan
Dokumen Rekam Medis Peneliti melakukan observasi dan
4. Metode
Pengelolaan,
penyimpanan
wawancara
dan keamanan dokumen
terkait
peralatan
penunjang untuk keamanan dokumen
7
rekam medis yaitu pada tracer, rak
yang peneliti lihat di ruang filing RSU
dan buku ekspedisi. Karena 3 alat ini
RA Kartini Jepara dengan jumlah
mempunyai peranan sangat penting
DRM yang bertambah setiap harinya
dalam keamanan dokumen rekam
hal itu memaksa menejemen rumah
medis.
sakit
Kejadian di RSU RA Kartini Jepara
khususnya
medis
instalasi
mengeluarkan
kebijakan
sudah terdapat tracer yang disetorkan
dengan
dari
menempatkannya diluar ruang filing.
petugas
petugas maksimal karena
pendaftaran
filing
akan
dalam petugas
kepada
tetapi
menambah
rekam
rak
dan
tidak
Sehingga ini memperparah system
penggunaanya
keamanan dokumen rekam medis
filing
tidak
karena rentan pencurian dokumen
menyelipkan tracer ke dalam rak
rekam medis karena peneliti pernah
ketika pengambilan dokumen rekam
menjumpai
medis akan tetapi dimasukan ke
meminjam dokumen namun karena
dokumen dan diserahkan kembali ke
kurangnya
petugas
peminjaman dokumen rekam medis,
pendaftaran,
karenanya
perawat
hendak
pemahaman
petugas seringkali kesusahan ketika
perawat
menjumpai dokumen rekam medis
dokumen rekam medis di rak yang
yang hilang atau belum kembali dari
berada diluar ruang filing.
poliklinik atau peminjaman dokumen.
Buku
tersebut
prosedur
memlih
Ekspedisi
sendiri
merupakan
Petugas kesusahan karena tidak bisa
kumpulan catatan dokumen rekam
melacak keberadaan dokumen rekam
medis yang masuk dan keluar dalam
medis.
peminjaman dokumen rekam medis di
Rak
digunakan
untuk
filing, di RSU RA Kartini Jepara sudah
menempatkan dokumen rekam medis
terdapat buku ekspedisi namun hanya
agar terlihat rapi dan tidak rusak
untuk dokumen rekam medis rawat
sekaligus
inap
sebagai
tempat
pengamanan dokumen rekam medis,
dan
keperluan 8
tidak
digunakan
peminjaman
untuk
dokumen
rekam medis rawat jalan, maka tak
yang dikembalikan dan petugas tidak
jarang
meneliti kelengkapan dokumen rekam
menjumpai
kehilangan
dokumen karena masih berada di
medis,
b)
Petugas
penyimpanan
poliklinik yang belum dikembalikan ke
dokumen rawat inap tidak mengisi
petugas filing.
identitas dokumen rekam medis rawat inap yang berisi nomor rekam medis,
Pembahasan nama pasien, diagnosa pulang dan 1. Tinjauan kebijakan Berdasarkan bersama medis
tahun terakhir kunjungan, c). Bon hasil
kepala
RSU
RA
wawancara
pinjam hanya berlaku untuk dokumen
instalasi
rekam
rekam medis yang digunakan sebagai
Kartini
Jepara
penelitian dan tidak berlaku untuk
mengatakan bahwa kebijakan sudah
pelayanan medis seperi rawat jalan.
dilaksanakan namun ada beberapa
3. Karakteristik petugas
kendala salah satunya yaitu terkait
Petugas
mempunyai
tanggung
sarana dan prasarana yang overload
jawab yang penting untuk menjaga,
atau
memelihara,
kurang
memadahi
sehingga
mengelola
dokumen
menyebabkan tidak maksimal dalam
rekam medis, maka dari itu petugas
menjalankan kebijakan.
berhak mendapatkan pendidikan yang
2. Protap
berkelanjutan
Berdasarkan hasil penelitian di RSU
RA
Kartini
Jepara
ilmu
tentang
untuk
meningkatkan
pelayanan.
peraturan
pemerintah
Berdasarkan Republik
prosedur tetap sebagian besar sudah
Indonesia nomor 32 tahun 1996
sesuai namun ada beberapa yang
tentang tenaga kesehatan, disebutkan
tidak
Pada
pada BAB V pasal 21 tentang standar
penyimpanan dokumen rekam medis
profesi dan perlindungan hukum pada
rawat jalan petugas penyimpanan
bagian satu sudah jelas bahwa setiap
tidak mencocokan jumlah dokumen
tenaga
yang keluar dengan jumlah dokumen
melaksanakan tugasnya berkewajiban
sesuai
seperti
:
a).
9
kesehatan
dalam
untuk
mematuhi
standar
profesi
kerahasiaannya
tenaga kesehatan. (8)
tenaga
Pada pasal 22 diwajibkan bagi tenaga
kesehatan
oleh
kesahatan
dokter,
dokgter,
tertentu,
petugas
pengelola dan pimpinan sarana pelayanan
dalam
kesehatan, informasi tentang identitas,
melaksanakan tugasnya harus :
diagnosis,
a. Menghormati hak pasien
pemeriksaan
b. Menjaga kerahasiaan identitas
dapat dibuka dalam hal :
dan
data
kesehatan
pribadi
1. Untuk
pasien informasi
yang
riwayat
kesehatan
d. Meminta
permintaan
penegak
tindakan yang akan dilakukan.
hukum
persetujuan terhadap
3. Permintaan
dan/atau
4. Permintaan pentingnya
didalam
rekam
rekam medis
instansi/lembaga
undangan
medis
5. Untuk
berisi
kepentingan
pendidikan,
dan
dokumen-dokumen penting yang perlu
sepenjang
tidak
dijaga kerahasiaannya sesuai dengan
identitas pasien (4)
Permenkes no : 269/Menkes/Per/III/2008 kerahasiaan
rekam
persetujuan
berdasarkan ketentuan perundang-
petugas rekam medis dalam melakukan dokumen
rangka
pasien sendiri
medis. demikian
dalam
pengadilan
e. Membuat dan memelihara rekam
Dengan
aparatur
penegakan hukum atas perintah
tindakan yang akan dilakukan.
tentang
riwayat
pengobatan
kepentingan
2. Memenuhi
berkaitan dengan kondisi dan
karena
dan
penyakit,
pasien
c. Memberikan
pengamanan
riwayat
Berdasarkan
medis,
penelitian,
audit
medis,
menyebutkan
pengakuan
petugas
dalam melakukan pengamanan dokumen
informasi tentang identitas, diagnosis,
rekam medis tidak mengalami kendala
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan
tapi
riwayat pengobatan pasien harus dijaga
tidak
menutup
kemungkinan
kehilangan / pencurian dokumen rekam 10
medis bisa saja sewaktu-waktu terjadi
tersebut
mengingat masih terdapat rak dokumen
tempat penyimpanan(2) penggunaan
yang berada di ruang filing
tracer yang tidak maksimal karena
sedang
berada
di
petugas filing RSU RA Kartini Jepara
Sementara itu untuk tugas pokok
tidak
lainnya dilapangan sudah sesuai dengan
menyelipkan
penyimpanan
kebijakan yang diterapkan oleh Rumah
tracer
ke
sehingga
rak
masih
menjumpai dokumen rekam medis
Sakit Umum RA Kartini Jepara.
tidak 4. Dana Untuk Pengelolaan Dokumen
bisa
ketika
Rekam Medis Dana
tidak
dilacak
keluar
keberadaanya
untuk
kepentingan
pelayanan medis maupun lainya dan
yang
dikeluarkan
untuk
kejadian ini mengakibatkan petugas
keperluan pengelolaan pengamanan
masih
dokumen rekam medis di filing sudah
mencari dokumen yang keluar, hilang
sesuai dengan kebijakan RSU RA
atau belum kembali. Dalam teori
Kartini Jepara terbukti dengan laporan
menjelaskan tentang kegunaan tracer
pertanggung jawaban yang setiap
adalah
periodenya dilaporkan secara berkala
pengembalian dokumen rekam medis
oleh instalasi rekam medis.
yang telah selesai digunakan dan
5. Alat
Pengelolaan
Keamanan
untuk
dalam
memudahkan
tracer juga berguna untuk melacak
Tracer adalah suatu alat yang
dokumen yang belum kembali atau
mengawasi
hilang karena didalam tracer terdata
penggunaan berkas rekam medis
kapan, siapa, dimana untuk apa
Kartu ini diisi setiap dokumen rekam
dokumen digunakan. (2)
medis
untuk
kepayahan
dikembalikan dibagian filing. Selain itu
Dokumen Rekam Medis
penting
sering
akan
diambil,
kemudian
pada
teori
menjelaskan
terkait
disisipkan pada dokumen yang akan
ruang
diambil tersebut sebagai petunjuk
berada
bahwa
terpisah dengan ruang lain supaya
dokumen
rekam
medis 11
penyimpanan di
tempat
Filing yang
harus
strategis
terjaga
kerahasiaannya.
Ruang
Dalam Permenkes No. 269 tahun
untuk
2008 dijelaskan bahwa, “informasi
menyimpan dokumen aktif maupun
tentang identitas, diagnosis, riwayat
inaktif sesuai dengan peraturan yang
penyakit, riwayat pemeriksaan dan
ada.
riwayat
penyimpanan
yang
Dengan
penyimpanan
yang
luas
adanya
rak
berada
diluar
pengobatan
pasien
harus
dijaga kerahasiannya oleh dokter,
ruang penyimpanan merupakan salah
dokter
satu pelanggaran dalam menjaga
tertentu,
keamanan dan kerahasiaan DRM
pimpinan
pasien karena tidak berada dalam
kesehatan” (Permenkes, 2008). Sifat
jangkauan
rahasia rekam medis ini tidak terbatas
pengamanan
petugas
rekam medis. buku
tenaga
petugas
kesehatan
pengelola
sarana
dan
pelayanan
pada masa aktif, inaktif maupun
ekpedisi
peminjaman
gigi,
atau
dokumen
buku
statis.
Hal
ini
kemudian
yang
sangatlah
membedakan antara rekam medis
penting karena salah satu bentuk
dengan jenis arsip lainnya. Meski
pengamanan
dalam sudut pandang perundang-
dari
kehilangan
dokumen rekam medis ialah setiap
undangan
dokumen rekam medis keluar dicatat
rekam medis tidak termasuk dalam
dibuku peminjaman dengan meninjau
arsip terjaga, tetapi rekam medis
kenyataan yang ada dilapangan untuk
wajib dijaga kerahasiaan isi sehingga
peminjaman dokumen rekam medis
ia memiliki beberapa ketentuan untuk
khususnya
menjaga kerahasiaan informasinya,
menggunakan
rawat buku
jalan
tidak
ekspedisi
antara lain:
sehingga bisa dikatakan dokumen
a. Hanya
kearsipan
yang
petugas
rekam
medis
diizinkan
masuk
ruang
rekam medis rawan hilang dan tidak
yang
terdeteksi.
penyimpanan rekam medis.
6. Metode Pengelolaan dan Keamanan
baru,
b. Dilarang mengutip sebagian atau
Dokumen Rekam Medis
seluruh isi rekam medis untuk 12
badan-badan
atau
perorangan
2. Sebagian besar sudah sesuai dengan
kecuali yang telah ditentukan
protap namun ada 3 (tiga) poin yang
oleh
tidak sesuai dengan apa yang ada di
peraturan
perundang-
undangan yang berlaku.
protap seperti yang sudah dijelaskan
c. Selama penderita dirawat, rekam
di bab IV pembahasan.
medis menjadi tanggung jawab
3. Dana
yang
dipergunakan
untuk
perawat ruangan dan menjaga
pengamanan dokumen rekam medis
kerahasiannya.
sudah sesuai dengan kebijakan yang
Dengan
demikian
metode
dikeluarkan oleh rumah sakit.
yang
4. Karakteristik petugas rekam medis di
diterapkan di RSU RA Kartini Jepara
bagian penyimpanan dokumen rekam
sudah sesuai dengan kebijakan rumah
medis tidak
sakit dan teori, hal ini bisa dibuktikan
sesuai dengan teori
karena masih lulusan SMA
dengan
5. Metode yang diterapkan di RSU RA a. petugas menerapkan aturan selain
Kartini
Jepara
terkait
keamanan
“petugas rekam medis dilarang
dokumen yang meliputi pengelolaan
masuk”
dan penyimpanan dokumen rekam
b. menggunakan sistem penjajaran
medis sudah sesuai dengan teori.
Terminal Digit Filing (TDF)
6. Peralatan
c. memisahkan ruang penyimpanan
penunjang
keamanan
dokumen rekam medis di RSU RA
dengan ruang yang ruang lainnya.
Kartini Jepara tidak sesuai dengan teori karena penggunaannya yang
Kesimpulan
tidak maksimal sehingga masih sering 1. RSU
RA
Kartini
Jepara
sudah menyebabkan dokumen hilang tak
melaksanakan kebijakan rumah sakit terdeteksi keberadaanya namun karena keterbatasan sarana dan prasarana mengakibatkan tidak maksimal dalam pengerjaannya 13
Saran
keamanannya dengan mengganti
1. Penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang
rak
yang
dari
kayu
dengan
pelayanan
menggunakan rak dari logam / besi
maksimal di bagian penyimpanan
yang terdapat tutupnya sehingga
dokumen
keamanan dokumen tetap terjaga
rekam
memperluas
medis
area
seperti
filing
dan
dari pencurian.
penambahan rak filing. 2. Memberikan
c. Melakukan sosialisasi penggunaan
pemahaman
atau
buku ekspedisi kepada petugas
sosialisasi kepada petugas dengan
rekam
harapan
sesuai
karena dengan buku ekspedisi
Kartini
dapat
dengan
melaksanakan protap
RSU
RA
Jepara. 3. Petugas
adalah
sebagai
ujung
membantu
bagian
petugas
filing,
jika
medis dalam mencari dokumen rekam medis tersebut.
petugas perlu mendapatkan jenjang pedidikan
yang
spesifik
dengan
bidangnya. 4. Memaksimalkan
penggunaan
peralatan a. Menggunakan
tracer
dokumen
sebagai
rekam
medis
ketika sedang keluar atau dipinjam sehingga mengetahui keberadaan dokumen rekam medis b. Jika memang keterbatasan ruang sehingga
memaksa
rak
file
ditempatkan diluar ruangan maka perlu
di
terjadi kehilangan dokumen rekam
tombak pelayanan rumah sakit, maka
acuan
medis
diperhatikan
tingkat 14
