Time Tracs Administration 3.2
Contents 1
Time-Tracs Administration .............................................................................................................. 4 1.1
In/uitloggen/afsluiten.............................................................................................................. 4
1.1.1
Eerste aanmelding Time-Tracs Administration ............................................................... 4
1.1.2
Inloggen ........................................................................................................................... 6
1.1.3
Inloggen na vergrendeling ............................................................................................... 7
1.1.4
Uitloggen/Vergrendelen .................................................................................................. 7
1.1.5
Afsluiten........................................................................................................................... 8
1.2
Hoofdmenu - Overzicht ........................................................................................................... 8
1.2.1
Overzicht hoofdmenu ...................................................................................................... 8
1.2.2
Een boodschap versturen ................................................................................................ 9
1.2.3
Een computer heropstarten ............................................................................................ 9
1.2.4
Een computer afsluiten ................................................................................................. 10
1.3
Klantenbeheer ....................................................................................................................... 10
1.3.1
Zonder SIP2-koppeling................................................................................................... 10
1.3.2
Met SIP2-koppeling ....................................................................................................... 22
1.3.3
Nieuwe reservatie ......................................................................................................... 23
1.3.4
Saldobeheer................................................................................................................... 32
1.3.5
Vervang ID ..................................................................................................................... 34
1.3.6
Statusoverzicht .............................................................................................................. 34
1.4
Reservatiebeheer .................................................................................................................. 34
1.4.1
Overzicht Reservatiebeheer .......................................................................................... 35
1.4.2
Reservatie zoeken ......................................................................................................... 36
1.4.3
Reservatie annuleren .................................................................................................... 36
1.4.4
Super-User reservatie .................................................................................................... 37
1.4.5
Super-User wissen ......................................................................................................... 37
1.5
PC-beheer .............................................................................................................................. 38
1.5.1 1.6
PC 's ............................................................................................................................... 38
Systeembeheer ...................................................................................................................... 40
1.6.1
Systeemgroepen ............................................................................................................ 40
1.6.2
Nieuwe gebruikers......................................................................................................... 42
1.7
Administratieve instellingen.................................................................................................. 43
1.7.1
Algemene instellingen en tarieven ................................................................................ 43
1.7.2
Tijdsblokken ................................................................................................................... 45
1.7.3
Openingsuren ................................................................................................................ 46
1.7.4
Reglementen ................................................................................................................. 50
1.8
Geavanceerde instellingen .................................................................................................... 51
1.8.1
Gemeente/Postcode ..................................................................................................... 51
1.9
Taal ........................................................................................................................................ 55
1.10
Locatie ................................................................................................................................... 55
1 Time-Tracs Administration 1.1 In/uitloggen/afsluiten Beveiliging tegen onbevoegde gebruikers: Beperkte bevoegdheid: Een gebruiker van Time-Tracs heeft niet automatisch toegang tot alle informatie. De systeembeheerder dient de gebruikers te registreren en de bevoegdheden te koppelen aan het login-ID. Enkel met het toegekende login-ID en paswoord kan Time-Tracs gebruikt worden. Vergrendelen van systeem: Het systeem kan worden vergrendeld als de actieve gebruiker uitlogt. Hierna kan enkel nog een bevoegd persoon (met login-ID en paswoord) toegang verkrijgen tot het systeem.
1.1.1 Eerste aanmelding Time-Tracs Administration Wanneer de Time-Tracs Administration software voor de eerste maal wordt opgestart, dient men in te loggen met volgende gegevens : Login-ID = ADMIN Paswoord = ADMIN
Voor het wijzigen van het Administrator paswoord, volg onderstaande stappen : - Ga naar 'Systeembeheer' door middel van de functie-toets 'F8'.
- Selecteer de Administrator account en druk 'Gegevens Wijzigen'.
- Wijzig het paswoord door in het veld 'Paswoord' en 'Paswoord confirmatie' een zelfgekozen paswoord in te vullen (*). (er wordt geen rekening gehouden met hoofd- of kleine letters) - Kies Gegevens bewaren. Het paswoord wordt actief wanneer er een volgende keer ingelogd wordt. Nota : bij het Administrator account kunnen alleen volgende velden gewijzigd worden : - Paswoord - Paswoord confirmatie - Beschrijving (*) Noteer het paswoord zorgvuldig, want het 'Administrator account' is het enige account dat standaard over alle beheers-rechten beschikt.
1.1.2 Inloggen Om toegang te krijgen tot Time-Tracs Administration dient de gebruiker in te loggen. Dit kan gebeuren bij het opstarten van het systeem of om het systeem te ontgrendelen..
1.1.2.1 Inloggen bij opstarten
Bij het opstarten van het systeem, zal het programma gedurende enkele seconden inladen.
Het login-scherm verschijnt automatisch.
1. Voer login-ID en paswoord in. 2. Druk op de knop "OK" om toegang te krijgen. Druk op de knop"Annuleer" om te annuleren.
1.1.3 Inloggen na vergrendeling Het programma is vergrendeld als een vorige gebruiker heeft uitgelogd. Het inlogscherm is dan zichtbaar. 1. U kunt het login-scherm ook herladen : Kies in de menubalk Systeem | Inloggen:
of Druk op het icoon (inloggen) 2. Voer login-ID en paswoord in: 3. Druk op de knop "OK" om toegang te krijgen. Druk op de knop"Annuleer" om te annuleren.
1.1.4 Uitloggen/Vergrendelen Het programma kan worden vergrendeld als de actieve gebruiker uitlogt. Om uit te loggen: 1. Kies in de menubalk Systeem | Uitloggen:
of Druk op icoon
(uitloggen)
2. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om uit te loggen. Druk op de knop "No"/"Nee" om terug te keren naar het programma.
1.1.5 Afsluiten 1. Kies in de menubalk Systeem | Beëindigen:
Of Druk op
in de vensterbalk.
2. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om het systeem te verlaten. Druk op de knop "No"/"Nee" om te annuleren.
1.2 Hoofdmenu - Overzicht Om in het overzicht te komen:
Druk in de menubalk op
1.2.1 Overzicht hoofdmenu Deze pagina biedt een overzicht van de Time Tracs computers binnen deze locatie en de status waarin deze zich bevinden. PC Naam: dit is de weergavenaam van de computer. Deze naam is in te stellen onder het tabblad PCbeheer. PC ID: dit is de Tracs-ID van de computer. Deze ID wordt tijdens installatie toegekend. Status: hier staat vermeld of de computer: - “verbonden” is met de Tracs-server of niet - “ingelogd” is met een gereserveerde sessie - “niet verbonden” betekent dat de computer geen verbinding heeft met de Tracs-Server. Tijdens het herstarten van de computers na een sessie zal deze status getoond worden. Indien de computer gedurende lange tijd “niet verbonden” blijft zijn er problemen met deze computer. . Klant ID: indien een klant met een sessie bezig is, zal de klant-ID bij de overeenstemmende computer vermeld staan. Dubbel-klik op het klant-ID om de klantnaam te zien. Locatie: hier staat de locatie vermeld waar de computer zich bevindt. De toewijzing van deze locatie is instelbaar onder het tabblad PC-beheer. Vanuit dit overzicht kan tevens: - een nieuwe individuele klant, institutionele groep of tijdelijke groep aangemaakt worden.
- een nieuwe reservatie gemaakt worden. - een boodschap verstuurd worden naar een verbonden computer van het netwerk. - een verbonden pc van het netwerk afgesloten of heropgestart worden.
1.2.2 Een boodschap versturen 1. Selecteer de PC naar waar de boodschap verstuurd dient te worden. Indien de boodschap aan alle PC's gericht is dient toch 1 PC geselecteerd te worden. 2. Druk op "Boodschap versturen": 3. Vul uw boodschap in het tekstveld naast 'Boodschap' in. 4. indien de boodschap enkel dient verstuurd te worden naar één verbonden pc, druk dan op de knop "Boodschap versturen". indien de boodschap dient verstuurd te worden aan alle pc's: a. vink 'Boodschap naar alle geconnecteerde PC's sturen' aan. b. druk op de knop "Boodschap versturen". druk op of om te annuleren.
1.2.3 Een computer heropstarten 1. Selecteer de computer die opnieuw dient te worden opgestart. 2. Druk op "PC heropstarten": 3. indien je enkel de geselecteerde PC opnieuw wilt opstarten, druk dan op de knop "PC heropstarten". indien alle PC's opnieuw moeten opstarten: a. vink 'Alle geconnecteerde PC's heropstarten' aan. b. druk op de knop "PC heropstarten". druk op of om te annuleren.
1.2.4 Een computer afsluiten 1. Selecteer de computer die afgesloten dient te worden. 2. Druk op "PC afsluiten": 3. indien je enkel de geselecteerde PC wilt afsluiten, druk dan op de knop "PC afsluiten". indien alle verbonden PC's moeten afsluiten: a. vink 'Alle geconnecteerde PC's afsluiten' aan. b. druk op de knop "PC afsluiten". druk op of om te annuleren.
1.3 Klantenbeheer Om naar het klantenbeheer te gaan: · druk F5 of druk op "Klantenbeheer" in de programmabalk:
1.3.1 Zonder SIP2-koppeling 1.3.1.1 Individuele klanten Individuele klanten kunnen bereikt worden via Klantenbeheer: · druk F5 of druk op "Klantenbeheer" in de programmabalk.
1.3.1.1.1 Bestaande klant zoeken Een bestaande individuele klant kan opgezocht worden onder Klantenbeheer via de naam of via het Klant-ID. 1. Kies in het drop-down menu het gegeven waarmee u de klant wil zoeken:
2. Indien zoeken op naam: geef de naam (of beginletters) in van de op te zoeken klant. Indien zoeken op klant-ID: geef het klant-ID (of de eerste cijfers) in van de op te zoeken klant.
Het systeem zal zoeken naar alle nummers die beginnen met de ingevoerde gegevens. 3. Druk op de knop "Zoek". De tabel geeft een overzicht van al de klanten die voldoen aan de zoekopdracht, gelimiteerd op 100 resultaten.
1.3.1.1.2 Klantendetails opvragen 1. Zoek de gewenst klant op. (Bestaande klant zoeken) 2. Selecteer de klant in de tabel. 3. Druk op de knop "Details" of dubbelklik op de gewenste klant in de tabel.
Het scherm met de details van de geselecteerde klant verschijnt:
1.3.1.1.3 Nieuwe klant aanmaken Een nieuwe klant kan worden aangemaakt vanuit het hoofdmenu of vanuit het tabblad Klantenbeheer. 1. Druk op "Nieuwe klant". 2. Vul de gegevens in: (de velden met * zijn verplicht in te vullen). - inschrijvingsdatum en klant-ID: Deze gegevens worden door het systeem gegenereerd als de klantgegevens worden opgeslaan. - Land: Gebruik het drop-down menu om het juiste land te selecteren:
Tip: Typ de eerste letter van het te selecteren land in, dan verspringt de lijst naar het eerste land dat met deze letter begint. Enkel de schuifbalk gebruiken kan natuurlijk ook. - Postcode en Gemeente: Het systeem bevat een lijst met landen, gemeenten en overeenstemmende postcodes. De gemeente verschijnt automatisch als de postcode wordt ingevuld. Indien niet de volledige postcode wordt ingevuld, dan verschijnen alle gemeenten waarvan de postcode begint met de ingevulde cijfers.
Gebruik het drop-down-menu om de juiste gemeente te selecteren. Indien de gemeente niet verschijnt als de volledige postcode is ingevuld of als deze niet in het dropdown-menu staat, dan moet de gemeente eerst worden toegevoegd in de lijst: 1. Druk op de knop "Gemeente Toevoegen". 2. Selecteer via het drop-down menu het land waaraan u een gemeente en postcode wil toevoegen. 3. Voer de postcode en gemeente in. 4. Druk op de knop "Gemeente Toevoegen" om toe te voegen of druk op de knop "Toevoegen & toekennen aan klant" om de gemeente toe te voegen en toe te kennen aan deze klant. Druk op de knop back of om te annuleren.
-
Opleiding/Beroepsklasse/Taal: Gebruik het drop-down-menu om de juiste categorie te selecteren.
De categorieën van Opleiding en beroepsklasse kunnen worden aangepast via Geavanceerde Instellingen | Taalgerelateerde instellingen De selecteerbare talen kunnen ingesteld worden via Geavanceerde Instellingen | Klantondersteunende talen
- Status en kenmerken:
Lidnummer en RR-nummer: vrij in te vullen velden. Kenmerken: kenmerken van de klant waarmee in het systeem kan rekening gehouden worden. Status: Gevalideerd / Niet-gevalideerd: Standaard zal een klant altijd op gevalideerd staan. PC Betalend / Niet-betalend: hier staat vermeld of de klant dient te betalen voor pc gebruik of niet. Toegelaten / Niet toegelaten: Een klant krijgt de status Niet-toegelaten indien hij volgens de parameters op de zwarte lijst beland. Opmerkingen: Het aantal keren de klant reeds te laat is komen opdagen voor een reservatie Reden: De verschillende data van de opmerkingen Reset (Bij gegevens wijzigen): Reset van de zwarte lijst voor die klant Anonieme gebruiker: een gebruiker die men kan gebruiken wanneer de klant niet gekend is. Deze gebruiker kan meerdere keren op het systeem gebruikt worden. De gegevens van deze gebruiker worden niet bijgehouden voor de statistieken. 3. Druk op "Gegevens opslaan".
1.3.1.1.4 Klantgegevens wijzigen 1. Vraag de details van de desbetreffende klant op. (Klantendetails opvragen) 2. Druk op "Gegevens wijzigen".
3. Pas de gegevens aan. 4. Druk op "Gegevens opslaan".
1.3.1.2 Klantengroepen Het systeem voorziet de aanmaak van twee soorten groepen: - Tijdelijke groep: Deze groep kan enkel worden samengesteld uit reeds geregistreerde individuele klanten die als gevalideerd en toegelaten geregistreerd staan in het systeem. Eén van deze personen fungeert als verantwoordelijke van de groep en als contactpersoon tijdens en buiten de computersessie. Elk lid van de groep kan een sessie voor de groep reserveren. Het systeem houdt rekening met de specifieke kenmerken van de individuele groepsleden. Het saldo van de groepsleden blijft individueel beheerd. - Institutionele groep: Voor een institutionele groep dienen enkel de verantwoordelijken als individuele klant geregistreerd te staan en dienen de gegevens van het instituut ingevuld te worden. Enkel een verantwoordelijke kan een sessie reserveren voor een hele groep. Bij reservatie van een sessie kan het aantal nodige pc's voor die sessie opgegeven worden. Het saldo wordt beheerd op groepsniveau. 1. Druk vanuit Klantenbeheer op "Klantengroepen".
1.3.1.2.1 Bestaande klantengroep zoeken Een bestaande klantengroep kan opgezocht worden onder Klantenbeheer. 1. Druk op "Klantengroepen". 2. Kies in het drop-down menu het gegeven waarmee u de klantgroep wil zoeken:
3. Indien zoeken op naam: geef de naam (of beginletters) in van de op te zoeken klantengroep. Indien zoeken op groep-ID: geef het groep-ID (of de eerste cijfers/letters) in van de op te zoeken klantengroep. (enkel een institutionele groep beschikt over een groep-ID)
Het systeem zal zoeken naar alle groepsnamen die beginnen met de ingevoerde gegevens. 4. Druk op de knop "Zoek". De tabel geeft een overzicht van al de klantengroepen die voldoen aan de zoekopdracht:
De klantengroepen zonder groep-ID zijn tijdelijke klantgroepen.
1.3.1.2.2 Klantengroepdetails opvragen De details van een klantengroep kunnen worden opgevraagd vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen 1. Zoek de gewenste klantengroep op. (Bestaande klantgroep zoeken) 2. Selecteer de klant in de tabel. 3. Druk op de knop "Details".
Het scherm met de details van de geselecteerde klantgroep verschijnt: - Indien tijdelijke groep:
- Indien institutionele groep:
Druk op Ledenbeheer om de geregistreerde leden van de groep te bekijken.
1.3.1.2.3 Nieuwe institutionele groep Een nieuwe institutionele groep kan aangemaakt worden vanuit het hoofdmenu of vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen. Deze procedure is gelijkaardig aan Nieuwe Klant aanmaken. 1. Druk op "Nieuwe institutionele groep". 2. Vul de nodige gegevens in. 3. Druk op "Gegevens opslaan". Reserveren voor een groep kan enkel als minstens 1 bestaande klant is toegevoegd aan de ledenlijst van de groep. De leden toevoegen en verwijderen gebeurt via Ledenbeheer.
1.3.1.2.4 Nieuwe tijdelijke groep Een nieuwe tijdelijke groep kan aangemaakt worden vanuit het hoofdmenu of vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen. 1. Druk op "Nieuwe tijdelijke groep". 2. Vul de naam van de tijdelijke groep en eventueel een beschrijving in:
3. Druk op "Gegevens opslaan". Reserveren voor een groep kan enkel als minstens 1 bestaande klant is toegevoegd aan de ledenlijst van de groep. De leden toevoegen en verwijderen gebeurt via Ledenbeheer.
1.3.1.2.5 Groepsgegevens wijzigen Groepsgegevens kunnen worden gewijzigd vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen. 1. Zoek de klantengroep waarvan de gegevens moeten worden aangepast (Bestaande klantgroep zoeken). 2. Selecteer de desbetreffende klantengroep en druk "Gegevens wijzigen". 3. Pas de gegevens aan: - tijdelijke groep: enkel de naam van de groep en de beschrijving kunnen gewijzigd worden. - institutionele groep: de volledige adresgegevens van het instituut, kenmerken en status kunnen worden aangepast. Het aanpassen van de ledenlijst van de groepen gebeurt steeds onder Ledenbeheer. 4. Druk op "Gegevens opslaan".
1.3.1.2.6 Ledenbeheer Het ledenbeheer geeft een overzicht van de geregistreerde leden van de Klantengroep. Via ledenbeheer kunnen: - leden toegevoegd worden. - leden verwijderd worden.
1.3.1.2.6.1
Toevoegen van een lid
Een lid kan aan een groep worden toegevoegd vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen 1. Zoek de bestaande klantengroep. (Bestaande klantgroep zoeken) 2. Selecteer de groep waaraan je een klant wilt toevoegen. 3. Druk op "Ledenbeheer".
4.Zoek de toe te voegen klant: a. Selecteer het gegeven waarmee de reeds geregistreerde klant moet worden gezocht. b. Indien zoeken op naam: geef de naam (of beginletters) in van de op te zoeken klant. Indien zoeken op klant-ID: geef het klant-ID (of de eerste cijfers/letters) in van de op te zoeken klant. c. Druk op de knop "Zoek". (Het systeem zal zoeken naar alle namen die beginnen met de ingevoerde gegevens.)
5.Selecteer de toe te voegen klant uit de overzichttabel en voeg toe. De gesecteerde klant dient als gevalideerd en toegelaten klant geregistreerd te staan. Tip: Bekijk de klantdetails via de knop Details 1 en verifieer de gegevens alvorens de klant toe te voegen aan de groep.
Indien de gewenste klant niet in de overzicht tabel voorkomt, staat hij nog niet geregistreerd in het systeem. Maak dan een nieuwe klant aan via "Nieuwe klant". (nieuwe klant aanmaken) 6. Indien meerdere geregistreerde klanten toegevoegd moeten worden, herhaal dan punt 4 en 5. 7. Indien de groep een tijdelijke groep is: De klant die het eerst wordt toegevoegd aan de groep, zal geregistreerd staan als verantwoordelijke. Selecteer uit de toegevoegde leden desgewenst een andere verantwoordelijke via het dropdownmenu:
Tip: Bekijk de klantdetails via de knop Details 2 en verifier de gegevens alvorens een ander lid als verantwoordelijke aan te duiden.
1.3.1.2.6.2
Verwijderen van een lid
Een lid kan van een groep worden verwijderd vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen 1. Zoek de bestaande klantgroep. (Bestaande klantgroep zoeken) 2. Selecteer de groep waarin de te verwijderen klant zich bevind. 3. Druk op "Ledenbeheer".
4.Selecteer uit de onderste tabel het lid dat je wil verwijderen uit de groep.
5. Druk op de knop "Verwijderen uit groep" om het geselecteerde lid te verwijderen.
Tip: Bekijk de klantdetails via de knop Details 2 en verifieer de gegevens alvorens een ander lid te verwijderen. Let op: indien de groepsverantwoordelijke wordt verwijderd, dient via het drop-down menu een nieuwe verantwoordelijke aangeduid te worden (enkel voor tijdelijke groepen). Zonder verantwoordelijke kan een tijdelijke groep geen sessie reserveren.
1.3.2 Met SIP2-koppeling Het Tracs-systeem kan gekoppeld worden aan een externe database die het SIP2-protocol ondersteund. Afhankelijk van de mogelijkheden van het gekoppelde systeem is het mogelijk klantengegevens, kostengegevens, betaalgegevens via dit protocol te versturen en ontvangen.
1.3.2.1 Bestaande klant zoeken Een bestaande individuele klant kan opgezocht worden onder Klantenbeheer via de naam of via het Klant-ID. 1. Kies in het drop-down menu het gegeven waarmee u de klant wil zoeken: 2. Indien zoeken op naam: geef de naam (of beginletters) in van de op te zoeken klant. Indien zoeken op klant-ID: geef het klant-ID (of de eerste cijfers) in van de op te zoeken klant. Het systeem zal zoeken naar alle nummers die beginnen met de ingevoerde gegevens. 3. Druk op de knop "Zoek". De tabel geeft een overzicht van al de klanten die voldoen aan de zoekopdracht, gelimiteerd op 100 resultaten.
1.3.2.2 Klantendetails opvragen 1. Zoek de gewenst klant op. (Bestaande klant zoeken) 2. Selecteer de klant in de tabel. 3. Druk op de knop "Details" of dubbelklik op de gewenste klant in de tabel. Het scherm met de details van de geselecteerde klant verschijnt: 1.3.2.3 Nieuwe SIP2-klant toevoegen Selecteer Reservatiebeheer in de statusbalk (of druk F6). 1. Kies voor nieuwe reservatie 2. Scan / typ het klant-id van de toe te voegen klant in het veld “Klant-id” 3. De gegevens worden opgehaald zodra u het veld verlaat, dit kan u doen via een druk op de TABtoets of door in een ander veld te klikken. 4. Indien het ophalen van de gegevens gelukt is zal de naam van de klant verschijnen in het veld “Klant-Naam” Opmerking: Door de koppeling met een ander systeem is het mogelijk dat het opvragen van de klantgegevens even kan duren. Indien dit te lang duurt zal er altijd een melding verschijnen.
Tip: Als de Klant Naam verschijnt wil dit zeggen dat de gegevens geïmporteerd/gesynchroniseerd zijn. Om een gedetailleerder overzicht te verkrijgen van deze gegevens kan er op de informatie-icon gedrukt worden om naar het detailscherm te gaan.
1.3.2.4 Wijzigen SIP2-klant 1.3.2.4.1 Wijzigen van basisgegevens De gegevens van een SIP2-klant dienen niet rechtstreeks binnen Time Tracs gewijzigd te worden. De gegevens van de klant dienen binnen het gekoppelde systeem gewijzigd te worden en vervolgens opgevraagd binnen Time Tracs (zie 3.3.2.2 Klantendetails opvragen).
1.3.2.4.2 Wijzigen van lenersnummer Indien het lenersnummer wijzigt is het noodzakelijk om het nummer ook binnen Time Tracs te wijzigen aangezien dit het primaire veld is. (zie 3.3.6 Vervang ID ) 1.3.3 Nieuwe reservatie Een nieuwe reservatie kan worden aangemaakt vanuit het hoofdmenu of Reservatiebeheer voor alle klanten en klantengroepen. Vanuit Klantenbeheer kan dit voor de individuele klanten en vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen voor de Klantgroepen. We behandelen deze drie mogelijkheden apart.
1.3.3.1 Individuele klant / SIP2-klant Een reservatie voor een individuele klant kan worden aangemaakt vanuit Klantenbeheer of vanuit het Hoofdmenu. Vanuit Klantenbeheer: 1. Zoek de bestaande klant op in het systeem. (Bestaande klant zoeken) 2. Selecteer de klant en druk op "Nieuwe reservatie":
Het juiste klant ID wordt automatisch door het systeem ingegeven. 3. Kies via het drop-down-menu de datum waarop een pc dient gereserveerd te worden:
Verander van maand met behulp van de pijltjes naast de maand. Indien een sluitingsdag wordt geselecteerd zal bij start- en einduur de melding "gesloten" staan.
4. Kies via het drop-down-menu het start- en einduur van de te reserveren sessie:
Het systeem zal rekening houden met de instelling voor het type gebruiker zoals deze gedefinieerd staan in Administratieve instellingen | Tijdsblokken. Hierdoor is ondermeer een minimum en maximum tijdsduur gedefinieerd.
5. De gewenste modus kan dan gekozen worden, standaard is dit enkel Time-Tracs, maar een uitbreiding met bvb. SafeBrowser is mogelijk.
6. Indien gewenst kan een filter worden ingesteld alvorens een vrije computer op te zoeken.
Er kan gefilterd worden op het lokaal waarin een vrije computer gezocht moet worden of op het type computer (surf of office pc).
7. Druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheden" om een reserveerbare computer te zien in de tabel:
Andere reservatiemogelijkheid: De tabel geeft enkel het het aantal reserveerbare computers weer dat nodig is voor de reservatie van dit type klant. In het geval van een individuele klant is dit 1 computer. Druk op de knop "Volgende" of "Vorige" om in de tabel een andere reservatiemogelijkheid te zien voor de opgegeven Reservatie-gegevens.
Klanteigenschappen negeren: Het systeem houdt standaard rekening met de kenmerken van de klant zoals vermeld in de klantdetails. (Klantendetails opvragen) Indien het systeem geen rekening dient te houden met deze kenmerken, vink dan "Eigenschappen negeren" aan onder de knop "Toon reservatiemogelijkheden". Onvoldoende pc's: Indien er onvoldoende computers beschikbaar zijn zal de melding “Er werden geen vrije computers gevonden” gegeven worden. Verander dan de Reservatiegegevens (Datum, uur of lokaal) en druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheiden". Herhaal dit tot een reservatiemogelijkheid in de tabel zichtbaar wordt. Druk op de print knop Druk op de informatie knop
om de reservatiegegevens af te printen. om de klantgegevens te bekijken.
8. Druk op "Reserveren" om de pc in de tabel te reserveren voor de opgegeven Reservatiegegevens. Indien de klant geregistreerd staat als 'Betalend' zal het systeem controleren of het saldo van de klant toereikend is voor deze reservatie. Als het saldo ontoereikend is, zal dit gemeld worden aan de systeemgebruiker zodat kan gevraagd worden of de klant zijn/haar saldo reeds wil verhogen. Indien de klant het saldo niet verhoogd heeft zal bij het inloggen de boodschap worden gegeven dat het saldo van zijn/haar rekening ontoereikend is en dat de klant eerst naar de balie dient te gaan om dit te vereffenen.
1.3.3.2 Klantengroep Een reservatie voor een Klantgroep kan worden aangemaakt vanuit Klantenbeheer | Klantengroepen of vanuit het Hoofdmenu. Vanuit klantengroepen: 1. Zoek de bestaande klantengroep op in het systeem. (Bestaande klantengroep zoeken) 2. Selecteer de klantengroep waarvoor gereserveerd dient te worden en druk op "Nieuwe reservatie":
Het klant-ID wordt automatisch door het systeem ingegeven: - institutionele groep: group-ID - tijdelijke groep: klant-ID van de groepsverantwoordelijke. 3. Kies via het drop-down-menu de datum waarop de pc's dienen gereserveerd te worden: Verander van maand met behulp van de pijltjes naast de datum. Indien een sluitingsdag wordt geselecteerd zal bij start- en einduur de melding "gesloten" staan. 4. Kies via het drop-down-menu het start- en einduur van de te reserveren sessie: 5. De gewenste modus kan dan gekozen worden, standaard is dit enkel Time-Tracs, maar een uitbreiding met bvb. SafeBrowser is mogelijk. 6. Stel via het drop-down-menu de filter in voor de zoekopdracht naar vrije computers: - institutionele groep: enkel het lokaal kan en moet ingesteld worden. - tijdelijke groep: er kan gefilterd worden op het lokaal waarin een vrije computer gezocht moet worden of op het type computer (bv. surf of office pc). Indien geen filter is gewenst, selecteer dan het lege veld in het drop-down-menu. 7. Indien institutionele groep: Enkel bij een institutionele groep dient ingesteld te worden hoeveel pc's er gereserveerd moeten worden in het lokaal (alle pc's of een specifiek aantal). Indien alle pc's: vink "Alle PC's in lokaal" aan.
Indien een specifiek aantal: vink "Aantal PC's" aan en vul het aantal te reserveren pc's in het lokaal in (steeds 2 cijfers). Bij een tijdelijke groep zijn de leden en dus ook het aantal te reserveren pc's gekend. 8. Druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheden" om de reserveerbare computers in de tabel te zien.
Andere reservatiemogelijkheid: De tabel geeft enkel het aantal reserveerbare computers weer dat nodig is voor de reservatie van de klantengroep. In het geval van een tijdelijke groep is dit het aantal leden. In het geval van een institutionele groep is dit het aantal ingevoerde pc's. Druk op de knop "Volgende" of "Vorige" om in de tabel een andere reservatiemogelijkheid te zien voor de opgegeven Reservatie-gegevens.
Klantengroepeigenschappen negeren: Het systeem houdt standaard rekening met de kenmerken van de klantgroep zoals vermeld in de klantengroepdetails (Klantengroepdetails zoeken). Indien het systeem geen rekening dient te houden met deze kenmerken, vink dan "Eigenschappen negeren" aan onder de knop "Toon reservatiemogelijkheden". Onvoldoende pc's: Indien er onvoldoende computers beschikbaar zijn zal de melding “Er werden geen vrije computers gevonden” gegeven worden. Verander dan de Reservatiegegevens (Datum, uur of lokaal) en druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheiden". Herhaal dit tot een reservatiemogelijkheid in de tabel zichtbaar wordt. Druk op de print knop Druk op de informatie knop
om de reservatiegegevens af te printen. om de klantgegevens te bekijken.
9. Druk op "Reserveren" om de pc's in de tabel te reserveren voor de opgegeven Reservatiegegevens. Indien de klantengroep geregistreerd staat als 'Betalend' zal het systeem controleren of het saldo van de klant toereikend is voor deze reservatie. Als het saldo ontoereikend is, zal dit gemeld worden aan de systeemgebruiker(s) zodat kan gevraagd worden of de klant zijn/haar saldo reeds wil verhogen. Indien de klant het saldo niet verhoogd heeft zal bij het inloggen de boodschap worden gegeven dat het saldo van zijn/haar rekening ontoereikend is en dat de klant eerst naar de balie dient te gaan om dit te vereffenen.
1.3.3.3 Hoofdmenu/Reservatiebeheer Een reservatie kan ook aangemaakt worden vanuit het Hoofdmenu of vanuit het Reservatiebeheer: 1. Druk op "Nieuwe reservatie". 2. Indien Klant-ID gekend en reservatie bedoeld voor individuele klant of institutionele groep: Vul klant-ID van de institutionele groep of individuele klant in het tekstveld naast klant-ID in.
Indien Klant-ID gekend en reservatie bedoeld voor tijdelijke groep: Het Klant-ID verwijst dan enkel naar de individuele klant die lid is van de groep. a. Vul het Klant-ID in en druk op de 'tab'-toets van het toetsenbord. Een selectiescherm zal verschijnen met een overzicht van alle groepen waarin het ID geregistreerd staat. b. Selecteer de groep in de bovenstaande tabel waarvoor gereserveerd dient te worden: In de onderste tabel zal een overzicht staan van alle leden van de geselecteerde groep.
c. Druk op de knop "Kies groep/individu" om het ID van de geselecteerde individuele klant, tijdelijke groep of institutionele groep in te voeren in de reservatie-gegevens. Indien het een tijdelijke groep betreft, zal steeds het ID van de groepsverantwoordelijke genomen worden. Indien Klant-ID niet gekend: a. Druk op de knop "Zoek op naam". b. Vul de naam (of de beginletters) in waarop gezocht moet worden. c. Druk op de knop "Zoek". Het resultaat van de zoekopdracht verschijnt in de bovenste tabel. d. Selecteer de in te voeren individuele klant, tijdelijke groep of institutionele groep. Indien een groep geselecteerd wordt zullen in de onderste tabel de geregistreerde groepsleden verschijnen. Zo kan er gecontroleerd worden of het de juiste groep betreft.
e. Druk op de knop "Kies groep/individu" om het ID van de geselecteerde individuele klant, tijdelijke groep of institutionele groep in te voeren in de reservatie-gegevens. Indien het een tijdelijke groep betreft, zal steeds het ID van de groepsverantwoordelijke genomen worden. 3. Kies via het drop-down-menu de datum waarop een PC dient gereserveerd te worden. 4. Kies via het drop-down-menu het start- en einduur van de te reserveren sessie. 5. De gewenste modus kan dan gekozen worden, standaard is dit enkel Time-Tracs, maar een uitbreiding met bvb. SafeBrowser is mogelijk. 6. filter. - individuele klant of tijdelijke groep: Er kan gefilterd worden op het lokaal waarin een vrije computer gezocht moet worden of op het type computer (bv. surf of office PC). - institutionele groep: Een filter dient ingesteld te worden voor het lokaal waarin de te reserveren PC's staan. 7. Indien individuele klant of tijdelijke groep, ga naar punt 8. Indien institutionele groep: Enkel bij een institutionele groep dient ingesteld te worden hoeveel pc's er gereserveerd moeten worden in het lokaal (alle pc's of een specifiek aantal). Indien alle PC's: vink "Alle PC's in lokaal" aan. Indien een specifiek aantal: vink "Aantal PC's" aan en vul het aantal te reserveren PC's in het lokaal in (steeds 2 cijfers). 8. Druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheden" om de reserveerbare computer(s) in de tabel te zien. Andere reservatiemogelijkheid: De tabel geeft enkel het aantal reserveerbare computers weer dat nodig is voor de reservatie: - een individuele klant: 1
- een tijdelijke groep: het aantal leden. - een institutionele groep: het aantal ingevoerde PC's of een geheel lokaal. Druk op de knop "Volgende" of "Vorige" om in de tabel een andere reservatiemogelijkheid te zien voor de opgegeven Reservatie-gegevens. Klantengroepeigenschappen negeren: Het systeem houdt standaard rekening met de kenmerken van de klant(groep) zoals vermeld in de klant(groep)details. (Klantendetails opvragen of Klantengroepdetails zoeken). Indien het systeem geen rekening dient te houden met deze kenmerken, vink dan "Eigenschappen negeren" aan onder de knop "Toon reservatiemogelijkheden". Onvoldoende pc's: Indien er onvoldoende computers beschikbaar zijn zal de melding “Er werden geen vrije computers gevonden” gegeven worden. Verander dan de Reservatiegegevens (Datum, uur of lokaal) en druk op de knop "Toon reservatiemogelijkheiden". Herhaal dit tot een reservatiemogelijkheid in de tabel zichtbaar wordt. Druk op de print knop Druk op de informatie knop
om de reservatiegegevens af te printen. om de klantgegevens te bekijken.
9. Druk op "Reserveren" om de pc's in de tabel te reserveren voor de opgegeven Reservatiegegevens. Indien de klant geregistreerd staat als 'Betalend' zal het systeem controleren of het saldo van de klant toereikend is voor deze reservatie. Als het saldo ontoereikend is, zal dit gemeld worden aan de systeemgebruiker zodat kan gevraagd worden of de klant zijn/haar saldo reeds wil verhogen. Indien de klant het saldo niet verhoogd heeft zal bij het inloggen de boodschap worden gegeven dat het saldo van zijn/haar rekening ontoereikend is en dat de klant eerst naar de balie dient te gaan om dit te vereffenen. Datum en uur invullen bij reservatie via Reservatiebeheer. Naast de manier zoals hierboven beschreven vanuit Reservatiebeheer kunnen de datum en uur nog op een andere manier ingevuld worden:
1. Selecteer de juiste datum via het drop-down-menu onder "Datum" 2. Selecteer één of meerdere (achtereenvolgende) vrije rasters in het overzicht. Het reservatiescherm verschijnt met de geselecteerde tijd en datum reeds ingevuld.
1.3.4 Saldobeheer 1.3.4.1 Saldobeheer via SIP2(indien mogelijk) Het saldo van een klant wordt beheerd in het gekoppelde systeem. Een aantal kosten worden automatisch verrekend: - printen: als de klant wil printen zal een pop-up scherm verschijnen met de melding van het aantal pagina's die afgeprint zullen worden. Het systeem zal automatisch controleren of het saldo toereikend is voor het aantal te printen pagina's: - U hebt onvoldoende krediet deze boodschap zal vermeld staan in het pop-up scherm. - Krediet onbekend, u kan proberen af te drukken de klant kan in het pop-up scherm op de knop "print" drukken en de kost van de prints wordt doorgestuurd naar het gekoppelde systeem. In het saldobeheer zal naast het bedrag de vermelding "Print" staan. - PC-gebruik: als de klant inlogt op een gereserveerde computer en de klant is betalend, dan zal het saldo verminderd worden met het overeenstemmende bedrag van de gereserveerde sessie. De klant betaalt dus bij aanvang van de sessie onafhankelijk van het feit dat hij de hele sessie zal benutten of niet. De kostprijzen van deze diensten staan ingesteld in Administratieve Instellingen | Algemene instellingen en Tarieven Via Saldobeheer kan het krediet nog steeds verhoogd of verlaagd (indien Time Tracs krediet aanwezig) worden.Enkel de laatste 30 verrichtingen worden weergegeven. Om alle transacties in verband met een klant te bekijken kan men de Time-Tracs Statistics tool raadplegen.
1.3.4.2 Saldobeheer via Time Tracs Het saldo van Individuele klanten en Institutionele groepen kan worden aangepast via Saldobeheer. Het saldo van Tijdelijke groepen wordt op het niveau van de Individuele klanten (groepsleden) beheerd. Een aantal kosten worden automatisch verrekend: - printen: als de klant wil printen zal een pop-up scherm verschijnen met de melding van het aantal pagina's die afgeprint zullen worden. Het systeem zal automatisch controleren of het saldo toereikend is voor het aantal te printen pagina's: - U hebt onvoldoende krediet: deze boodschap zal vermeld staan in het pop-up scherm. - U hebt voldoende krediet, u kan afdrukken.: de klant kan in het pop-up scherm op de knop "print" drukken en het saldo zal met het overeenstemmende bedrag verminderd worden. In het saldobeheer zal naast het bedrag de vermelding "Print" staan. - PC-gebruik: als de klant inlogt op een gereserveerde computer en de klant is betalend, dan zal het saldo verminderd worden met het overeenstemmende bedrag van de gereserveerde sessie. De klant betaalt dus bij aanvang van de sessie onafhankelijk van het feit dat hij de hele sessie zal benutten of niet. De kostprijzen van deze diensten staan ingesteld in Administratieve Instellingen | Algemene instellingen en Tarieven Via Saldobeheer kan het krediet verhoogd of verlaagd worden. Enkel de laatste 30 verrichtingen worden weergegeven. Om alle transacties in verband met een klant te bekijken kan men de TimeTracs Statistics tool raadplegen.
1.3.4.3 Saldo verhogen of verlagen 1. Zoek de klant/groep op. (Bestaande klant zoeken of Bestaande klantengroep zoeken) 2. Selecteer de klant/groep waarvan je het saldo wil aanpassen. 3. Druk op "Saldobeheer". Alvorens op "Saldobeheer" te drukken, kunnen de klant(groep)details opgevraagd worden. Vanuit het detailscherm zijn dezelfde knoppen beschikbaar.
De tabel geeft een overzicht van de reeds uitgevoerde transacties met vermelding van datum, bedrag en type transactie. Het huidige saldo staat vermeld onder de tabel. 4. Druk op "Saldo toevoegen" om het saldo te vermeerderen. Druk op "Saldo verminderen" om het saldo te verminderen. 5. Vul het bedrag in waarmee het saldo dient verminderd/vermeerderd te worden.
6. Druk op de knop op "Wijzigingen opslaan" om de wijzigingen op te slaan. Druk op de knop of om te annuleren.
1.3.5 Vervang ID Elk Klant-ID is uniek. Indien een klant een badge verliest, dient om veiligheidsredenen best het ID vervangen te worden. Al de gegegevens gelinkt aan het oude ID worden dan overgezet naar het nieuwe ID. Het oude ID zal dan niet meer actief zijn in het systeem en kan daardoor niet misbruikt worden. 1. Zoek de klant of institutionele klantengroep op (Bestaande klant zoeken of Bestaande klantengroep zoeken) 2. Druk op de knop "Vervang ID". Deze bevindt zich ook in het detailscherm van de klant of klantengroep.
Het nieuwe ID wordt automatisch gegenereerd door het systeem en ingevuld. 3. Druk op de knop op "Wijzigingen opslaan" om de wijzigingen op te slaan. Druk op de knop of om te annuleren.
1.3.6 Statusoverzicht Elke individuele klant of institutionele klantengroep kan door een beheerder van het systeem toegelaten of gewijgerd worden. Het statusoverzicht scherm geeft een globaal overzicht van de huidige status en door wie deze acties zijn uitgevoerd. 1. Selecteer de desbetreffende klant of klantengroep 2. Druk op "Statusoverzicht".
1.4 Reservatiebeheer Om naar het Reservatiebeheer te gaan: · druk F6 of druk op "Reservatiebeheer" in de programmabalk:
1.4.1 Overzicht Reservatiebeheer Het overzicht laat alle reservaties zien voor alle pc‟s binnen de gekozen locatie van een bepaalde dag. Gebruik de schuifbalk onderaan om de tabel te verschuiven.
Datum: Kies via het drop-down-menu een andere dag om het overzicht van die dag te zien.
Verander van maand met behulp van de pijltjes naast de maand. Indien een sluitingsdag wordt geselecteerd zal in het overzicht de melding "Geen openingsuren" komen te staan. Filter: Je kan een filter instellen om een overzicht te geven van alle pc's of van een selectie: alle pc's in overzicht: vink "Alle PC's" aan. overzicht van een selectie: kies via het drop-down-menu de selectie waarop gezocht dient te worden.
Enkel de pc's waarop de selectie van toepassing is, zullen worden weergegeven.
In- en uitzoomen op de tabel: Om een gedetailleerder overzicht te krijgen van een gedeelte van de tabel: Druk op om in te zoomen op de tabel. Druk op
om uit te zoomen.
1.4.2 Reservatie zoeken 1. Druk in Reservatiebeheer op "Reservatie zoeken" 2. Stel de vereiste parameters voor de zoek opdracht in:
a. Kies via het drop-down-menu of je wil zoeken op naam of op Klant-ID. b. Vul de naam of Klant-ID in het tekstveld in. Indien enkel de eerste letters/cijfers ingegeven worden zal het systeem zoeken naar alle combinatie die hiermee beginnen. c. Selecteer via het drop-down-menu de periode waarin gezocht dient te worden: van: eerste dag van de periode waarin gezocht dient te worden. tot: laatste dag van de periode waarin gezocht dient te worden. Verander van maand met behulp van de pijltjes naast de maand. De periode waarop gezocht dient te worden kan zich ook in het verleden bevinden. 3. Selecteer de selectie "Toon enkel reservaties van deze locatie" uit wanneer je op reservaties wilt zoeken over alle locaties. 4. Druk op de knop "Zoek" om de zoekopdracht te starten met de ingegeven zoekparameters.
De tabel geeft een overzicht van de reservaties voor de opgegeven zoekparameters. Een reservatie kan volgende statussen hebben: Gereserveerd: Er is gereserveerd. Wachten op inloggen: De PC staat klaar voor een reservatie, en de klant kan inloggen. Ingelogd: De klant is ingelogd. Wachten op uitloggen: De reservatietijd is afgelopen, en de PC wordt uitgelogd. Beëindigd: De reservatie is afgelopen. Dit is een eindstatus. Geannuleerd: De reservatie werd geannuleerd. Dit is een eindstatus. Afwezig: De klant is niet komen opdagen voor zijn reservatie. Dit is een eindstatus. Wachten op afbreken: De lopende reservatie wordt afgebroken bij bvb. misbruik door de klant. Afgebroken: De lopende reservatie is afgebroken.
1.4.3 Reservatie annuleren 1. Zoek de te verwijderen reservatie (Reservatie zoeken). 2. Selecteer deze reservatie in de tabel. 3. Druk op "Reservatie annuleren".
4. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om de reservatie te verwijderen. Druk op de knop "No"/"Nee" om te annuleren.
1.4.4 Super-User reservatie Binnen het Time Tracs systeem bestaat de Superuser, deze gebruiker heeft geen limieten en kan vrij gebruikt worden op meerde pc‟s tegelijk, buiten de openingsuren, ... Vanuit het Reservatiebeheer kan men een reservatie doen voor de Super-user. 1. Druk op "Super-user reservatie". 2. Aangezien er geen beperking staat op de tijd van de reservatie voor een Super-user kan u vrij kiezen van wanneer tot wanneer deze zal lopen. Er is tevens geen restrictie op de openingsuren. Wanneer een reservatie voor een Super-user buiten de openingsuren valt zal deze reservatie niet getoond worden in het reservatie overzicht.
3. De Client PC zal geen Klant-ID vragen maar onmiddellijk inloggen tijdens het verloop van de reservatie.
1.4.5 Super-User wissen Via dit menu-item kunnen gemaakte superuser-reservaties op een snelle manier verwijderd worden over meerdere computers en meerdere dagen. 1. Klik op “Super-user wissen” 2. Kies via de drop-down menu de start- en einddatum waarop u de superuser-reservaties wilt wissen 3. Kies de nodige pc’s waar u de superuser-reservaties op wilt wissen 4. Klik op “wissen”
1.5 PC-beheer Hier wordt het beheer van de client PC's verzorgd. Dit zijn de PC's die geconnecteerd zijn op het netwerk, en waar de Client-Software op geïnstalleerd is. Om naar het "PC-beheer" te gaan: · druk F7 of druk op "PC-beheer" in de programmabalk:
1.5.1 PC 's Het PC-beheer heeft tot doel dat kan aangegeven worden welke pc's tot het systeem behoren. PC's moeten dus uitdrukkelijk kenbaar gemaakt worden, alvorens deze zichtbaar worden.
1.5.1.1 PC's Toevoegen - Ga naar 'PC-beheer' door middel van de functie-toets 'F7'. - Selecteer 'PC toevoegen'. - Bij 'PC Informatie' vul volgende velden in : - PC-Naam De pc naam is een vrij te kiezen naam. - PC-ID Dit is het unieke Time Tracs ID, dit wordt ingegeven op de client. Je kan dit terugvinden in de TTClientINI.exe op de clients. - PC-Modus Een PC kan op "Non-actief" gezet worden wanneer hij buiten gebruik is. Indien een PC op non-actief staat, zullen er geen reservaties geboekt kunnen worden voor deze PC en zal de PC niet zichtbaar zijn in het Reservatie-overzichtscherm.
- Omschrijving Hier kan extra informatie voor de betreffende PC toegevoegd worden - Selecteer het PC-Type (bv. of het een 'Surf PC' of een 'Office PC' is) - Selecteer in welk lokaal deze zich bevindt (bv. lokaal 1 - 4) - Selecteer of deze client aan bepaald 'eigenschappen' voldoet - Selecteer 'PC-gegevens opslaan'
1.5.1.2 PC-gegevens wijzigen - Ga naar 'PC-beheer' door middel van de functie-toets 'F7' - Selecteer de te wijzigen PC - Selecteer 'PC-gegevens wijzigen' - Breng de wijzigingen voor 'PC Informatie' aan - Selecteer PC-gegevens opslaan' of 'Annuleer wijzigingen'
1.5.1.3 PC verwijderen - Ga naar 'PC-beheer' door middel van de functie-toets 'F7' - Selecteer de te verwijderen PC - Selecteer 'PC verwijderen' Let op : PC's waaraan reeds reservaties gekoppeld zijn of gekoppeld geweest zijn, kunnen niet verwijderd worden. Dit is noodzakelijk om historieken/statistieken te kunnen opvragen.
1.5.1.4 Lokaalbeheer - Ga naar 'PC-beheer' door middel van de functie-toets 'F7' - Selecteer 'Lokaalbeheer' - Hier kun je nu een lokaal toevoegen/wijzigen/verwijderen onder de huidige locatie
1.5.1.5 Escape Code - Ga naar 'PC-beheer' door middel van de functie-toets 'F7' - Selecteer „Escape Code” - Selecteer de huidige datum - Deze code kan je gebruiken om de computers vrij te geven De vrijgeefcode van de computers veranderd elke dag. Een oude code kan men dus niet gebruiken.
1.6 Systeembeheer Dit onderdeel verzorgt het beheer van de gebruikers van de Administratie software. Om naar het "Systeembeheer" te gaan: · druk F8 of druk op "Systeembeheer" in de programmabalk:
1.6.1 Systeemgroepen Door middel van 'Systeemgroepen' kan men gebruikers van de Administratie software indelen in groepen waaraan rechten toegekend kunnen worden.
1.6.1.1 Een nieuwe 'Systeemgroep' aanmaken : - Ga naar 'Systeembeheer' door middel van de functie-toets 'F8'. - Selecteer 'Systeemgroepen'.
- Selecteer 'Nieuwe groep'.
Vul volgende velden in : - Naam - Vink de rechten aan voor deze groep - Beschrijving (optioneel) Kies 'Gegevens opslaan'.
1.6.1.2 Een 'Systeemgroep' wijzigen : - Ga naar 'Systeembeheer' door middel van de functie-toets 'F8' - Selecteer 'Systeemgroepen'.
- Selecteer een reeds aangemaakte systeemgroep en druk op 'Gegevens wijzigen'. - Naam, Rechten en Beschrijving kunnen nu aangepast worden. - Kies 'Gegevens opslaan' of kies 'Terug' om de wijzigingen niet op te slaan.
1.6.1.3 Een 'Systeemgroep' verwijderen : - Ga naar 'Systeembeheer door middel van de functie-toets 'F8'. - Selecteer 'Systeemgroepen'.
- Selecteer een reeds aangemaakte systeemgroep en druk op 'Gegevens verwijderen'. Opmerking : de Systeemgroep 'Administrator' kan niet verwijderd worden.
1.6.2 Nieuwe gebruikers Voor nieuwe gebruikers aan te maken die gaan werken met de Administratie software, volg onderstaande stappen : - Ga naar 'Systeembeheer' door middel van de funtie-toets 'F8'.
- Druk op 'Nieuwe gebruiker'.
- Geef volgende velden in : - Naam - Voornaam - Login-ID - Paswoord - Paswoord confirmatie - Systeemgroep (zie help : Aanmaken Systeemgroepen) - Toegang (optioneel) - Beschrijving (optioneel) - Kies 'Gegevens opslaan'
1.7 Administratieve instellingen 1. Druk in de menubalk op "Administratieve instellingen".
2. Selecteer het gewenste onderwerp.
1.7.1 Algemene instellingen en tarieven 1. Druk in de menubalk op "Administratieve instellingen". 2. Selecteer "Algemene instellingen en Tarieven".
1.7.1.1 Algemene instellingen en tarieven overzicht
In het veld Info zal in het geval van dienst 'Printen' de printernaam vermeld staan.
Algemene Instellingen: Reservatie vrijgeven: Indien een klant zich niet op tijd aanmeldt zal de reservatie geannuleerd worden na de ingestelde tijd. Als deze tijd ingesteld staan op 0 wil dat zeggen dat de reservatie niet vroegtijdig zal vrijgegeven worden. Hierdoor komt de gereserveerde pc opnieuw vrij in het systeem. De tijdsduur waarna een reservatie wordt vrijgegeven kan worden gewijzigd. Eindbericht: Voor het einde van de sessie meldt het systeem aan de gebruiker dat de sessie zal worden beëindigd. Een bericht zal verschijnen op het beeldscherm van de in gebruik zijnde pc: Het moment waarop dit bericht wordt gestuurd kan worden gewijzigd. Eén minuut voor het einde van de reservatie zal er steeds een boodschap/waarschuwing verschijnen op het scherm. Tarieven: Hier staan de tarieven vermeld die per dienst aan de klant worden aangerekend. Klik in de tabel op een dienst om het aangerekende bedrag per eenheid in Euro te zien:
1.7.1.2 Wijzigen van Algemene instellingen en Tarieven Algemene instellingen wijzigen: 1. Druk op "Gegevens Wijzigen". 2. Wijzig het aantal minuten. Let op: steeds 2 cijfers ingeven. 6 minuten is '06'.
3. Druk op de knop "Gegevens Opslaan".
Tarieven wijzigen: 1. Selecteer in de tabel de te wijzigen dienst. 2. Druk op "Gegevens Wijzigen". 3. Wijzig de prijs van de dienst in het veld naast de munteenheid.
4. Druk op "Gegevens Opslaan".
1.7.2 Tijdsblokken 1. Druk in de menubalk op "Administratieve instellingen". 2. Selecteer "Tijdsblokken".
1.7.2.1 Tijdsblokken overzicht Type Gebruiker:
De instellingen van de tijdsblokken verschillen naargelang het type gebruiker. Klik op het drop-down menu om het juiste type te selecteren. De ingestelde tijdsblokken voor het geselecteerde type gebruiker verschijnen onder het dropdownmenu. Tijdsblokken:
- Min. duur per reservatie: De minimale duur van een te reserveren sessie. - Max. duur per reservatie: De maximale duur van een te reserveren sessie. - Max. uren per dag/week/maand: Het maximum aantal sessie-uren door een klant te benutten per dag/week/maand. - Max. vooruitblik reservatie: Het maximum aantal weken waarmee kan worden vooruitgekeken in het systeem om een reservatie te boeken. Het is dus niet mogelijk een computer te reserveren voor een datum die verder in de toekomst ligt dan het vermeld aantal weken.
1.7.2.2 Tijdsblokken wijzigen 1. Selecteer het type gebruiker waarvan u de tijdsinstellingen wilt wijzigen. 2. Druk op "Gegevens wijzigen".
3. Breng de wijzigingen aan. 4. Druk op "Gegevens opslaan".
1.7.3 Openingsuren 1. Druk in de menubalk op "Administratieve instellingen". 2. Selecteer "Openingsuren".
Zowel de normale openingsuren als de speciale dagen dienen ingesteld te worden.
1.7.3.1 Normale openingsuren Dit zijn de openingsuren die standaard van toepassing zijn voor het gebruiken van de computers. Deze dienen ingesteld te worden voor alle dagen van de week.
Uitzonderingen hierop dienen ingesteld te worden bij Speciale Dagen.
1.7.3.2 Normale openingsuren wijzigen 1. Selecteer de dag waarvan u de openinguren wil wijzigen.
2. Druk op "Normale Openingsuren Wijzigen". 3. Pas de gegevens aan onder de geselecteerde werkdag.
Indien gesloten: vink 'Gesloten' aan. Indien doorlopend open: enkel het eerste tijdsblok invullen, het tweede tijdsblok is 'Van 00:00 Tot 00:00'. Indien geopend, maar met pauze: beide tijdsblokken invullen. 4. Druk op "Normale Openingsuren Opslaan".
1.7.3.3 Speciale dagen Hier bevinden zich de uitzonderingen op de normale openingsuren. Dit kunnen feestdagen zijn, maar ook gewijzigde openingsuren door bijvoorbeeld een opendeurdag of netwerkonderhoud.
De reden voor de gewijzigde openingsuren kan telkens worden ingevuld.
1.7.3.4 Speciale dagen toevoegen 1.Druk op "Speciale dagen toevoegen". 2. Selecteer in het drop-down-menu naast 'Van' de eerste dag waarop de speciale regeling zal ingaan.
Gebruik de pijltjes naast de maand om van maand te veranderen. 3. Selecteer de laatste dag waarop de speciale regeling geldt in het drop-down menu naast 'Tot'. Indien de speciale regeling slechts geldt voor 1 dag, dient hier dezelfde dag te staan als de startdag van de speciale regeling. 4. Geef aan of het om een zich jaarlijks herhalende speciale dag gaat of niet. 5. Duidt aan of het een sluitingsdag betreft of een dag met een speciale uurregeling.
Indien sluitingsdag: vink 'Gesloten' aan. Indien dag met speciale uurregeling: vul speciale openingsuren in.
6. Vul de reden in voor de speciale regeling in het tekstvak onder 'Reden'. 7. Druk op "Speciale Dagen Opslaan". Indien de speciale openingsuren van toepassing zijn op een periode van meerdere dagen, dan zullen al deze dagen automatisch apart vermeld worden.
1.7.3.5 Speciale dagen wijzigen 1. Selecteer de te wijzigen speciale dag en druk op "Speciale dagen wijzigen".
2. Breng de wijzigingen aan.
3. Druk op "Speciale dagen opslaan". Let op : Meerdere speciale dagen kunnen niet tegelijkertijd gewijzigd worden.
1.7.3.6 Speciale dagen verwijderen 1. Selecteer de te verwijderen speciale dag. 2. Druk op de knop "Speciale dag verwijderen".
3. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om de speciale dag te verwijderen. Druk op de knop "No"/"Nee" om te annuleren.
1.7.4 Reglementen 1. Druk in de menubalk op "Administratieve instellingen". 2. Selecteer "Reglementen".
1.7.4.1 Reglementen overzicht Als een klant voor de eerste keer een computersessie start, zal hij of zij akkoord moeten gaan met de voorwaarden vooropgesteld in het reglement. Enkel dan kan de klant starten met de eerste sessie. De daaropvolgende sessies zal de klant enkel wijzigingen op dit reglement moeten accepteren om de sessie te starten. Tijdens de installatie kan er ook ingesteld worden of de reglementen bij iedere sessiestart getoond moeten worden. Het reglement dient ingegeven te worden voor elke klanondersteunende taal. Het reglement kan opgebouwd worden in verschillende hoofdstukken. Dit is vooral handig bij een uitgebreid reglement. In geval van een wijziging zal de gebruiker enkel het hoofdstuk waarin de wijziging voorkomt dienen te aanvaarden.
1.7.4.2 Hoofdstuk invoeren/toevoegen 1. Druk op "Hoofdstuk Toevoegen". 2. Geef een naam aan het Hoofstuk in de overeenstemmende klantondersteunende taal. 3. Voer de tekst van het hoofstuk in de overeenstemmende klantondersteunende taal.
4. Druk op de knop "Hoofdstuk Opslaan". 5. Herhaal punt 2 t.e.m. 4 voor elke klantondersteunende taal. Het systeem zal automatische elke klantondersteunende taal doorlopen.
1.7.4.3 Hoofdstuk wijzigen 1. Selecteer via het drop-down-menu de taal waarin het hoofdstuk eerst dient aangepast te worden:
2. Selecteer via het drop-down-menu het te wijzigen hoofdstuk:
3. Druk op "Hoofdstuk Wijzigen". 4. Breng uw wijzigingen aan in de overeenstemmende klantondersteunende taal. 5. Druk op "Hoofdstuk Opslaan". 6. Herhaal punt 3 t.e.m. 4 voor elke klantondersteunende taal. Het systeem zal automatisch elke klantondersteunende taal doorlopen.
1.7.4.4 Hoofdstuk verwijderen 1. Selecteer het te verwijderen hoofdstuk. 2. Druk op "Hoofdstuk verwijderen". 3. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om het hoofdstuk in alle talen te verwijderen. Druk op de knop "No"/"Nee" om te annuleren.
1.8 Geavanceerde instellingen 1. Druk in de menubalk op "Geavanceerde instellingen". 2. Selecteer het gewenste onderwerp
1.8.1 Gemeente/Postcode 1. Druk in de menubalk op "Geavanceerde instellingen". 2. Selecteer "Gemeente/Postcode":
1.8.1.1 Overzicht 1. Selecteer via het drop-down-menu het gewenste land:
In de tabel verschijnen alle postcodes van het geselecteerde land met overeenstemmende gemeenten zoals ze in de database ingesteld zijn. Indien het een lange lijst is, kan het enkele seconden duren voordat de lijst verschijnt. Tip: Klik 1 keer in de tabel en typ het eerste cijfer van de postcode in. De tabel verspringt dan automatisch naar de eerste postcode die begint met dit cijfer. Navigeren doorheen de tabel kan natuurlijk ook met de schuifbalk.
1.8.1.2 Gemeente/Postcode toevoegen 1. Selecteer via het drop-down-menu het land waaraan een gemeente dient te worden toegevoegd. 2. Druk op "Gemeente toevoegen":
3. Geef onder de tabel de toe te voegen gemeente met bijhorende postcode in.
4. Druk op "Gemeente opslaan" om de gemeente met bijhorende postcode toe te voegen aan de lijst. Druk op "Annuleer Wijziging" om deze actie te annuleren.
1.8.1.3 Gemeente/Postcode wijzigen 1. Selecteer de te wijzigen gemeente/postcode. 2. Druk op "Gemeente wijzigen":
3. Wijzig de gegevens onderaan de tabel:
4. Druk op "Gemeente opslaan" om de wijziging op te slaan. Druk op "Annuleer Wijziging" om deze actie te annuleren.
1.8.1.4 Gemeente/Postcode verwijderen 1. Selecteer de te verwijderen postcode. 2. Druk op de knop Postcode verwijderen.
3. Druk op de knop "Yes"/"Ja" om de gemeente te verwijderen. Druk op de knop "No"/"Nee" om te annuleren.
Let op: Indien een gemeente gekoppeld is aan een bestaande klant, dan zal deze niet verwijderd kunnen worden. Dit om de correcte historieken/statistieken te kunnen genereren.
1.9 Taal De taal van de Administratie tool kan onmiddellijk veranderd worden. 1. Druk in de menubalk op "Taal". 2. Selecteer de gewenste taal voor de Administratie tool:
of 1. Open de taal groep. 2. Selecteer de gewenste taal voor de Administratie tool:
1.10 Locatie De locatie van de Administratie tool kan onmiddellijk veranderd worden. 1. Druk in de menubalk op "Locatie". 2. Selecteer de gewenste locatie waarin u wilt werken:
