TIM PENYUSUN LAPORAN

TIM PENYUSUN LAPORAN 1. Dr. Ir. Arifin Rudiyanto, M.Sc 2. Drs. Oktorialdi, MA, Ph.D 3. Uke Mohammad Hussein, S.Si, MPP 4. Ir. Rinella Tambunan, MPA 5. Ir. Nana Apriyana, MT 6. Mia Amalia, ST, M.Si, Ph.D 7. Santi Yulianti, S.IP, MM 8. Hernydawaty, SE, ME 9. Aswicaksana, ST, MT, M.Sc 10. Raffli Noor, S.Si 11. Elmy Yasinta Ciptadi, ST, MT 12. Arumningsih, S.Si, M.Sc 13. Jayadi, S.Si, M.SE, MA 14. Arief Wiroyudo, S.Kom, MT, MPP 15. Rini Aditya Dewi, S.I.Kom 16. Indra Ade Saputra, S.Kom 17. Ibnu Muakhori, S.Kom 18. Sylvia Krisnawati 19. Cecep Saryanto 20. Ujang Supriatna

Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas

i

KATA PENGANTAR Pesatnya perkembangan teknologi dan sistem informasi beberapa tahun terakhir menjadi kebutuhan di setiap organisasi dalam mengelola data dan pengetahuan yang dimiliki. Hal ini seiring dengan meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi dan meningkatnya kemampuan teknologi informasi. Dengan mulai berlakunya Peraturan Pemerintah No.61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan Undang-Undang No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Hal ini berdampak pada kebutuhan kementerian dan lembaga pemerintah untuk mengelola pengetahuan dan informasi yang dimiliki untuk menjangkau publik lebih luas sesuai dengan ketentuan Undang-undang tersebut. Salah satu bentuk pengelolaan pengetahuan dan informasi adalah dengan kegiatan Manajemen Pengetahuan. Manajemen Pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. Aktivitas dalam Manajemen Pengetahuan meliputi upaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi dan penyempurnaan pengetahuan dimana berperan sebagai aset intelektual organisasi. Internalisasi Manajemen Pengetahuan di lingkup Kedeputian Bidang Pengembangan Regional merupakan langkah untuk memperkuat sekaligus memperkaya aset pengetahuan yang tersebar di semua sektor atau direktorat. Lebih lanjut, internalisasi Manajemen Pengetahuan untuk mendukung kebijakan tata ruang dan pertanahan ini diharapkan mampu meningkatkan daya saing kelembagaan, efektivitas, dan efisiensi kerja sehingga sasaran dan target kinerja lembaga dapat tercapai dengan baik. Akhir kata, semoga laporan kajian ini menjadi bahan referensi dan masukan yang bermanfaat bagi perkembangan sistem informasi terkait bidang pengembangan regional pada umumnya dan bidang tata ruang dan pertanahan pada khususnya di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Jakarta, Desember 2016 Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Kementerian PPN/Bappenas

Uke Mohammad Hussein, S.Si., MPP


iii

DAFTAR ISI Tim Penyusun Laporan............................................................................................................... i Kata Pengantar......................................................................................................................... iii Daftar Isi .................................................................................................................................... v Daftar Tabel ............................................................................................................................ vii Daftar Gambar ........................................................................................................................ vii Daftar Singkatan..................................................................................................................... viii Abstrak ................................................................................................................................... ix BAB I Pendahuluan ............................................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................................................ 1 1.2. Rumusan Masalah....................................................................................................... 2 1.3. Profil Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Kementerian PPN/Bappenas ............. 2 BAB II Tujuan, Sasaran, dan Ruang Lingkup .......................................................................... 5 2.1. Tujuan dan Sasaran..................................................................................................... 5 2.2. Ruang Lingkup............................................................................................................. 6 2.3. Keluaran ...................................................................................................................... 7 BAB III Metodologi ................................................................................................................. 9 3.1. Kerangka Analisis ........................................................................................................ 9 3.2. Metode Pelaksanaan ................................................................................................ 11 3.3. Jadwal Pelaksanaan .................................................................................................. 12 BAB IV Internalisasi Knowledge Management Terkait Bidang Tata Ruang dan Pertanahan ........................................................................................................ 15 4.1. Pengelolaan Pengetahuan dan Informasi Terkait Tata Ruang dan Pertanahan ...... 17 4.2. Kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan Bidang Tata Ruang Pertanahan .. 20 4.2.1. Sosialisasi Peraturan Pemerintah ...................................................................... 20 4.2.2. Pelatihan Dalam Bentuk Community Of Practices (Cop) ................................... 20 4.3. Studi Banding Ke PT Telkom Bandung dan Bappeda Kabupaten Muara Enim ........ 23 4.3.1. PT Telkom Bandung ........................................................................................... 23 4.3.2. Bappeda Kabupaten Muara Enim ...................................................................... 24 4.4. Penyusunan Panduan Aplikasi Manajemen Pengetahuan ....................................... 24 4.5. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Manajemen Pengetahuan ...................................... 26 BAB V Kesimpulan dan Rekomendasi.................................................................................. 27 5.1. Kesimpulan ............................................................................................................... 27 5.2. Rekomendasi ............................................................................................................ 28 Daftar Pustaka......................................................................................................................... 31 Lampiran ................................................................................................................................. 32


v

DAFTAR TABEL Tabel 1.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan ................ 12

Tabel 2.

Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Perencanaan Pembangunan ................................................................................. 16

DAFTAR GAMBAR Gambar 1.

Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2016 .................... 4

Gambar 2.

Struktur Organisasi Kedeputian Bidang Pengembangan Regional 2016 ........... 4

Gambar 3.

Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan Model SECI .............................. 9

Gambar 4.

Proses Sistem Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP .......................... 10

Gambar 5.

Tampilan beranda situs www.trp.or.id ............................................................ 17

Gambar 6.

Tampilan beranda portal www.tataruangpertanahan.com ............................ 18

Gambar 7.

Tampilan beranda sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan ......................... 19

Gambar 8.

Roadmap Manajemen Pengetahuan Kedeputian Pengembangan Regional ... 19

Gambar 9.

Cover Buku Panduan Manajemen Pengetahuan ............................................. 25

Gambar 10.

Beranda Aplikasi Manajemen Pengetahuan .................................................... 25

Gambar 11.

Menu Aplikasi Manajemen Pengetahuan ........................................................ 25


vii

DAFTAR SINGKATAN B BAPPENAS: Badan Perencanaan Pembangunan Nasional C CD: Compact Disc CoP: Community of Practices F FGD: Focus Group Dicussion I Infosos: Informasi dan Sosialisasi K K-Map: Knowledge Map/Peta Pengetahuan KBBI: Kamus Besar Bahasa Indonesia KM: Knowledge Management M MP: Manajemen Pengetahuan R RKP: Rencana Kerja Pemerintah RPJMN: Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional S SDM: Sumber Daya Manusia SMP: Sistem Manajemen Pengetahuan T TRP: Tata Ruang dan Pertanahan

viii


ABSTRAK Manajemen Pengetahuan adalah kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang menjadi sumber penting dalam setiap organisasi. Berbagi pengetahuan merupakan proses timbal balik yang terjadi pada antar individu ketika saling melakukan bertukar pengetahuan (tacit dan explicit knowledge). Proses tersebut secara bersama-sama akan menciptakan pengetahuan yang berupa rekomendasi maupun solusi terhadap sebuah permasalahan. Upaya mendokumentasikan segala kegiatan dan data yang dimiliki masih kurang masif diterapkan khususnya pada organisasi pemerintahan di Indonesia hingga awal tahun 2012. Kegiatan Kajian Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan dilakukan untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan berbagi-tukar pengetahuan secara khusus terkait tata ruang dan pertanahan. Tujuan kajian ini secara umum adalah untuk berbagi isu lintas sektor pembangunan lainnya seperti kehutanan, kelautan, kedaulatan pangan, kedaulatan energi, pariwisata, industri dan lain sebagainya yang dapat membantu permasalahan di sektor tersebut apabila terkait dengan penataan ruang dan pertanahan. Pelaksanaan kegiatan kajian ini mencakup diantaranya pengelolaan pengetahuan dan informasi biang tata ruang dan pertanahan, pelaksanaan sosialisasi, seminar, lokakarya, FGD, dan publikasi melalui media cetak dan digital yang meliputi CD, leaflet, dan buletin tata ruang dan pertanahan (TRP). Metode pelaksanaan kajian ini meliputi: (1) melakukan kajian literatur/studi, (2) melakukan pemetaan (K-Map) Sistem Manajemen Pengetahuan, (3) melakukan kegiatan sharing knowledge, dan (4) penyusunan laporan akhir kajian. Kegiatan Manajemen Pengetahuan ini dilaksanakan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan. Pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk pengumpulan data dan informasi sebagai Pedoman Manajemen Pengetahuan, pendistribusian/sosialisasi, serial diskusi, serta evaluasi atas pelaksanaan kegiatan kajian Manajemen Pengetahuan.


ix

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam konteks pemerintahan atau organisasi publik, perubahan yang terjadi di era globalisasi dan otonomi menjadi tantangan dan tanggung jawab besar pemerintah dalam melaksanakan pelayanan publik. Hal ini menuntut terciptanya organisasi pemerintah yang semakin cerdas dan mampu melakukan berbagai inovasi. Manajemen pengetahuan (knowledge management) saat ini tidak hanya dikenal dalam perusahaan swasta (private sector), tetapi juga sudah dikenal pada organisasi pemerintahan (public sector). Setiadi, dkk (2011) mengungkapkan bahwa penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) di organisasi pemerintahan hampir sama dengan organisasi swasta. Perbedaannya, organisasi swasta tujuannya adalah profit, sedangkan organisasi pemerintahan tujuan akhirnya adalah peningkatan layanan publik. Sejumlah literatur menunjukkan bahwa organisasi pemerintahan telah menginisiasi penerapan manajemen pengetahuan. Penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) pada organisasi pemerintahan ditujukan untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan berbagi-tukar pengetahuan (knowledge sharing), menutup kesenjangan pengetahuan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual, pengetahuan dan pengalaman yang ada (Bappenas, 2011; Ningky, 2010). Sejak tahun 2014, Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) telah mulai membangun sistem Manajemen Pengetahuan yang untuk selanjutnya disebut dengan Knowledge Management Tata Ruang dan Pertanahan (KM TRP) untuk mengelola pengetahuan bidang penyelenggaraan penataan ruang dan pertanahan. Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, Direktorat TRP telah mengintegrasikan berbagai pengalaman, wawasan, pengalaman berikut berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk sistem KM yang dibangun dalam rangka meningkatkan kualitas penyebaran pengetahuan dan terjadinya sharing knowledge di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional. Selanjutnya pada tahun 2015 Direktorat TRP telah melakukan penguatan dan pengembangan sistem KM yang telah dibangun serta pengintegrasian sistem KM Direktorat TRP ke dalam sistem KM Kedeputian Pengembangan Regional. Pada tahun 2016, Direktorat TRP melalui Sub Direktorat Informasi dan Sosialisasi (Subdit Infosos) akan melakukan pemantapan sistem KM TRP yang ada dan dituangkan dalam kegiatan Internalisasi KM untuk penyusunan kebijakan bidang tata ruang dan pertanahan. Sistem KM menjadi sangat penting untuk Bidang Tata Ruang dan Pertanahan yang bersifat nonsektor namun terkait erat dengan banyak sektor yang menggunakan serta membentuk ruang nasional. Bidang Tata Ruang dan Pertanahan di Indonesia menjadi salah satu pondasi pelaksanaan pembangunan. Kedua bidang ini bersifat lintas sektor, lintas Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas

1

wilayah, dan lintas pemangku kepentingan. Oleh karena itu, berdasarkan isu strategis, sasaran dalam bidang tata ruang maka sistem KM Direktorat TRP dapat memberikan informasi terkait dengan arah kebijakan yang telah ditetapkan yaitu: (1) Meningkatkan ketersediaan regulasi tata ruang yang efektif dan harmonis, (2) Meningkatkan pembinaan kelembagaan penataan ruang, (3) Meningkatkan kualitas pelaksanaan penataan ruang, dan (4) Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan penataan ruang, melalui pemantauan dan evaluasi yang terukur. Sedangkan dalam bidang pertanahan dapat mendukung dalam arah kebijakan bidang pertanahan yang telah ditetapkan, yaitu: (1) Membangun Sistem Pendaftaran Tanah Publikasi Positif, (2) Reforma Agraria melalui redistribusi tanah, pemberian tanah dan bantuan pemberdayaan masyarakat, (3) Pencadangan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum, dan (4) Pencapaian Proporsi Kompetensi SDM Ideal Bidang Pertanahan untuk mencapai kebutuhan minimum juru ukur pertanahan. 1.2. Rumusan Masalah Penerapan Manajemen Pengetahuan pada lembaga pemerintahan ditujukan untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan, penyimpanan dan berbagi pengetahuan (knowledge sharing), menutup kesenjangan pengetahuan antar karyawan, serta meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola asset intelektual, pengetahuan dan pengalaman yang ada. Penerapan Manajemen Pengetahuan (knowledge management), khususnya pada organisasi pemerintahan di Indonesia sampai awal tahun 2012 belum begitu masif karena pedoman pelaksanaan program manajemen pengetahuan oleh Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi/MenPAN RB belum lama diterbitkan, yakni pada tahun 2011. Selain itu, penerapan Manajemen Pengetahuan belum menyentuh ke unit-unit organisasi pemerintahan, yakni Kantor/Lembaga/Pemerintah Daerah/Instansi (K/L/D/I). Penerapan Manajemen Pengetahuan masih diperuntukkan untuk Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum manajemen pengetahuan yang dapat dimanfaatkan sebagai knowledge sharing, dimana hal ini berguna dalam perumusan kebijakan reformasi birokrasi nasional dan sebagai benchmarking bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2011). Akhirnya dengan upaya membangun sistem Manajemen Pengetahuan ini diharapkan dapat membantu memberikan informasi dan pengetahuan baru terkait kebijakan dalam bidang tata ruang dan pertanahan.

1.3. Profil Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Kementerian PPN/Bappenas Berdasarkan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas, secara singkat uraian tugas pokok dan fungsi Unit Kerja Eselon II Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (Direktorat TRP) yang

2


berada di Kedeputian Bidang Pengembangan Regional adalah melaksanakan pengoordinasian, perumusan dan pelaksanaan kebijakan, serta pemantauan, evaluasi dan pengendalian perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan (Pasal 150). Sementara dalam menyelenggarakan fungsinya, Direktorat TRP mempunyai fungsi sesuai dengan Pasal 151, sebagai berikut: a.

pengkajian, pengoordinasian, dan perumusan kebijakan di bidang perencanaan pembangunan nasional, strategi pembangunan nasional, arah kebijakan, serta pengembangan kerangka regulasi, kelembagaan dan pendanaan di bidang tata ruang dan pertanahan;

b. pengordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan penganggaran pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan; c.

dan

penyusunan rancangan rencana pembangunan nasional secara holistik integratif di bidang tata ruang dan pertanahan dalam peneatpan program dan kegiatan Kementerian/Lembaga/Daerah;

d. pengoordinasian dan pengendalian rencana pembangunan nasional dalam rangka sinergi antara Rencana Kerja Pemerintah dan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara di bidang tata ruang dan pertanahan; e.

pengordinasian pelancaran dan percepatan pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan di bidang tata ruang dan pertanahan;

f.

pemantauan, evaluasi dan pengendalian atas pelaksanaan prgoram dan kegiatan pembangunan di bidang tata ruang dan pertanahan;

g.

pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang dan pertanahan; dan

h. pengordinasian pelaksanaan kegiatan-kegaitan pejabat fungsional perencana pertama dan muda sesuai penugasannya. Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas terdiri dari Direktur, Sub Direktorat Tata Ruang, Sub Direktorat Pertanahan, dan Sub Direktorat Informasi Sosialisasi Tata Ruang Pertanahan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, peran para Fungsional Perencana Pertama, Muda, dan Madya yang ada sangat membantu dalam penyelesaian tugas terkait bidang tata ruang dan pertanahan serta pengelolaan sistem informasi sosialisasi tata ruang dan pertanahan.


3

Gambar 1. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2016 Struktur Kedeputian Bidang Pengembangan Regional terdiri atas Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan; Direktorat Pengembangan Wilayah dan Kawasan; Direktorat Daerah Tertinggal, Transmigrasi, dan Perdesaan; Direktorat Perkotaan, Perumahan, dan Permukiman; serta Direktorat Otonomi Daerah. Seperti yang tercantum dalam gambar di bawah ini. Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan

Direktorat Pengembangan Wilayah dan Kawasan

Kedeputian Pengembangan Regional

Direktorat Daerah Tertinggal, Transmigrasi, dan Perdesaan

Direktorat Perkotaan, Perumahan, dan Permukiman

Direktorat Otonomi Daerah

Gambar 2. Struktur Organisasi Kedeputian Bidang Pengembangan Regional 2016

4


BAB 2 TUJUAN, SASARAN, DAN RUANG LINGKUP 2.1. Tujuan dan Sasaran Kegiatan Kajian Internalisasi Manajemen Pengetahuan (MP) Dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan secara umum memiliki tujuan untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan berbagi-tukar pengetahuan secara khusus terkait tata ruang dan pertanahan dan secara umum berbagai isu lintas sektor pembangunan lainnya seperti kehutanan, kelautan kedaulatan pangan, kedaulatan energi, pariwisata, industri dan lain sebagainya yang dapat membantu permasalahan di sektor tersebut apabila terkait dengan penataan ruang dan pertanahan. Selain itu, dengan adanya kegiatan MP ini untuk menutup kesenjangan pengetahuan di dalam internal organisasi. Hal yang penting adalah untuk memperkuat dalam mengelola aset intelektual, pengetahuan, dan pengalaman yang ada yang meliputi website, buku, dokumen, tulisan, bahan presentasi (softcopy/hardcopy) untuk meningkatkan kinerja dan mendukung sistem informasi terkait tata ruang dan pertanahan. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mendukung sasaran rencana strategis berupa terlaksananya program-program pembangunan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan sesuai dengan rencana. Kegiatan ini secara umum mendukung pelaksanaan Prioritas Nasional (PN) Revolusi Mental dengan Program Prioritas Reformasi Birokrasi Pemerintahan yang dalam Kegiatan Prioritasnya untuk peningkatakan produktifitas dan manajemen dokumentasi informasi dan pengetahuan dalam meningkatkan manajemen pengetahuan untuk penyusunan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) Tahun 2017. Dari berbagai studi tentang birokrasi yang telah dilakukan selama ini dapat kita amati bahwa perkembangan organisasi publik sangat terkait dengan dinamika birokrasinya. Perubahan lingkungan seharusnya diikuti dengan perubahan dalam birokrasi organisasi. James Q Wilson (1989) mendeskripsikan perilaku birokrat untuk mendudukkan masalah pembelajaran di dalamnya secara cermat. Wilson menjelaskan bahwa birokrasi sangat resisten terhadap inovasi dalam kondisi dimana anggotanya sedang menikmati dukungan keuangan dan otoritas. Birokrasi pemerintahan lebih senang dengan stabilitas dan rutinitas. Karakteristik birokrasi sangat berpengaruh dalam hubungannya dengan learning organization dan Manajemen Pengetahuan dalam organisasi tersebut. Organisasi yang menangani permasalahan yang sangat kompleks memerlukan harmonisasi untuk mencapai sinergi dalam mewujudkan visi dan misinya dalam mengikuti perkembangan kondisi lingkungannya. Tuntutan masyarakat terhadap layanan organisasi publik yang semakin meningkat, keterbatasan keuangan negara dan perubahan teknologi informasi sangat memerlukan respon pemerintah dalam pemenuhannya. Salah satu langkah yang perlu diambil adalah melakukan Reformasi Birokrasi. Reformasi Birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan perubahan mendasar terhadap sistem Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan - Bappenas

5

penyelenggaraan pemerintahan, terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (proses bisnis), dan sumber daya manusia (SDM). Pelaksanaan birokrasi berbasis pengetahuan menjadi kebutuhan yang mendasar dalam upaya reformasi birokrasi. Hal ini terkait dengan pentingnya kebutuhan inovasiinovasi dalam birokrasi yang sangat tergantung dengan tingkatan pengetahuan dari pelaku birokrasi dan manajemen pengetahuan suatu organisasi. Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam membangun birokrasi yang berbasis pengetahuan antara lain dengan membangun sistem Manajemen Pengetahuan, dan menumbuhkan budaya Knowledge Sharing. Oleh karena itu implementasi dari kedua hal tersebut diatas, tahun 2016 ini Direktorat TRP dan Kedeputian Pengembangan Regional melakukan pendisiplinan dari setiap unit kerja dan individual dalam penyimpanan berupa Sistem Manajemen Pengetahuan (SMP) dan mengajak seluruh unit kerja direktorat lingkup pengembangan regional untuk menumbuhkan budaya sharing knowledge yang dituangkan ke dalam aplikasi SMP Kedeputian Pengembangan Regional. Dalam rangka mencapai tujuan yang telah disebutkan diatas, kegiatan ini mempunyai sasaran kegiatan antara lain: (1) terkumpulnya data dan informasi khususnya tata ruang dan pertanahan dan secara umum terkait dengan pengembangan wilayah (perkotaan, pedesaan, perumahan permukiman, otonomi daerah kawasan, daerah tertinggal); (2) analisis data dan informasi tata ruang dan pertanahan; (3) penyusunan data dan informasi sesuai dengan target audience; (4) tersosialisasikannya dan tersebarnya data dan informasi tata ruang dan pertanahan sesuai dengan stakeholders melalui berbagai media; dan (5) internalisasi dalam penyusunan kebijakan bidang tata ruang dan pertanahan yang dilakukan dalam berbagai kegiatan Community of Practices (COP) sharing knowledge. Diharapkan dari tujuan dan sasaran kegiatan ini dapat memberikan masukan dan menambah berbagai informasi dan pengetahuan yang dapat dimanfaatkan dalam rangka mendukung kebijakan perencanaan bidang tata ruang dan pertanahan.

2.2. Ruang Lingkup Pelaksanaan kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan Dalam Penyusunan Kebijakan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan ini mencakup: (1) pengelolaan pengetahuan dan informasi bidang tata ruang dan pertanahan; (2) penyusunan sistem MP lingkup kedeputian pengembangan regional; (3) penguatan, pengembangan dan pengelolaan sistem MP TRP dan MP Kedeputian Regional; (4) mengkoordinasikan penyusunan media sosialisasi tentang tata ruang pertanahan seperti Portal TRP (tataruangpertanahan.com), situs TRP (trp.or.id), Buletin TRP, dan leaflet ringkasan undang-undang;

6


(5) pelaksanaan sosialisasi, seminar, lokakarya, dan FGD; (6) publikasi melalui media cetak dan digital yang meliputi leaflet, buletin TRP dan CD berisi RPJMN dan peraturan perundang-undangan; (7) terselenggaranya sosialisasi sistem MP TRP dan MP Kedeputian Pengembangan Regional dalam forum komunitas (jaringan) praktisi, workshop, seminar; dan (8) teridentifikasinya hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan MP tersebut. Diharapkan dengan ruang lingkup bagian pekerjaan dalam penggunaan sistem MP ini dapat menambah wawasan, pengetahuan dan informasi yang lebih komprehensif dalam pengambilan keputusan untuk mendukung pelaksanaan Rencana Kerja Pemerintah 2017.

2.3. Keluaran Keluaran yang diharapkan melalui pelaksanaan kegiatan ini adalah: (1) teridentifikasinya bagian-bagian manajemen pengetahuan yang dapat digunakan dalam berkoordinasi dengan mitra kerja kementerian/lembaga maupun pemerintah daerah termasuk mendukung Prioritas Nasional (PN) Revolusi Mental dengan program prioritas Reformasi Birokrasi Pemerintahan dalam penyusunan RKP 2017; (2) terselenggaranya sosialisasi manajemen pengetahuan tata ruang pertanahan dalam forum komunitas (jaringan) praktisi, workshop, dan seminar; (3) terselenggaranya kegiatan sharing knowledge pengetahuan dalam berbagai pelatihan dalam bentuk Community of Practices (CoP) dengan unit kerja; dan (4) teridentifikasinya hasil evaluasi pelaksanaan internalisasi manajemen pengetahuan tata ruang pertanahan dan pengembangan regional. Hasil dari kegiatan ini diharapkan dapat menjadi sumbangan pengalaman dan proses pembelajaran dalam mendukung pengembangan sistem informasi dalam rangka menyusun perencanaan pembangunan bidang tata ruang dan pertanahan ke depan.


7

BAB 3 METODOLOGI 3.1. Kerangka Analisis Manajemen Pengetahuan (MP) berkaitan dengan bagaimana meningkatkan penggunaan pengetahuan organisasi melalui praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi. MP terdiri atas berbagai kegiatan di dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mendistribusikan serta mengadopsi berbagai wawasan dan pengalaman. Wawasan dan pengalaman yang dikumpulkan ini mewakili knowledge (pengetahuan) yang dimiliki oleh satu individu dan tertanam di dalam organisasi dalam bentuk kegiatan dan proses pelaksanaan kegiatan. Berdasarkan pemahaman MP tersebut diatas, kegiatan penciptaan pengetahuan dapat dilakukan melalui kegiatan SECI (socialization, externalization, combination dan internalization). Hal ini dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar 3. Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan Model SECI Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) internalisasi adalah proses pemasukan nilai pada seseorang yang akan membentuk pola pikirnya dalam melihat makna realitas pengalaman yang diwujudkan dalam sikap dan perilaku. Proses internalisasi Manajemen Pengetahuan yang diterapkan merupakan perubahan dari explicit knowledge ke tacit knowledge yang dapat dilakukan dengan cara memperoleh pengetahuan atau informasi melalui media intranet (database organisasi), internet ataupun media massa (majalah, koran dan lainnya). Proses internalisasi ini menjadi salah satu bagian


9

dari knowledge creation yang cukup penting juga karena melalui pencarian informasi yang beragam dengan berbagai media yang digunakan tidak hanya bisa menambah pengetahuan yang dimiliki seorang karyawan tapi juga bisa untuk di-sharing kepada rekan kerjanya. Semua dokumen, data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan baik berupa cetak maupun elektronik yang bisa dibaca oleh orang lain, bisa meningkatkan knowledge sumber daya manusia karena di dalamnya karyawan bisa melakukan aktivitas belajar mengenai informasi yang didapat. Pemaknaan atas nilai inilah yang mewarnai pemaknaan dan penyikapan seseorang terhadap diri, lingkungan dan kenyataan di sekelilingnya. Misalnya: perilaku disiplin dalam menerapkan MP di suatu direktorat tertentu akan ditiru oleh direktorat lainnya, secara tidak langsung direktorat lainnya itu telah menginternalisasi dirinya sendiri karena mengikuti perilaku disiplin tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan di lingkup bidang tata ruang dan pertanahan, Direktorat TRP perlu melakukan pengintegrasian berbagai pengalaman, wawasan, serta berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk Manajemen Pengetahuan (MP). MP menjadi solusi bagi berbagai organisasi dan individu pengguna ruang secara efektif dengan menurunkan gap pengetahuan pada setiap elemen di dalamnya. Secara sederhana proses KM yang tepat untuk tata ruang dan pertanahan dapat digambarkan pada gambar di bawah ini.

Aturan Peta

Pilah, simpan

Gunakan

Media komunikasi

Data

Input

Proses

Sebarkan sesuai audience

Gambar 4. Proses Sistem Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP Oleh karenanya, penerapan MP di Direktorat TRP akan memiliki specific knowledge yang akan membuat para pengguna MP memiliki daya saing lebih baik. Sehingga penerapan MP di lembaga-lembaga apapun diharapkan akan menjadi pendorong tumbuhnya unit-unit produktif yang memiliki daya saing yang tinggi baik di tingkat regional, nasional, maupun sampai tingkat internasional. Manajemen pengetahuan di sini diperlukan agar organisasi mampu melaksanakan fungsinya secara efektif dengan meminimalisir gap pengetahuan pada setiap elemen organisasi.

10


3.2. Metode Pelaksanaan Dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran pada kegiatan ini, maka langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Melakukan kajian literatur/studi. a.

Kajian literatur ini diambil berdasarkan kegiatan dari penyusunan Manajemen Pengetahuan (MP) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan pada tahun 2014 yaitu Manajemen Pengetahuan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Hasil dari kegiatan MP tahun 2014 memberikan gambaran bahwa suatu organisasi akan memiliki kinerja yang baik jika dapat menerapkan sistem manajemen pengetahuan yang sangat menunjang dan dapat dikumpulkan dalam suatu sistem informasi yang mudah untuk diakses oleh seluruh anggota organisasi.

b. Kajian mengenai pemantapan dan sosialisasi sistem Manajemen Pengetahuan Tata Ruang dan Pertanahan dalam lingkup Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah tahun 2015. Hasil dari kegiatan ini menggambarkan perlunya pemetaan (K-Map) manajemen pengetahuan dan penguatan sistem MP yang ada serta bagaimana membangkitkan setiap individu ataupun unit kerja yang ada untuk dapat berbagi pengetahuan dalam mendukung pelaksanaan tugas dibidangnya masing-masing. 2. Melakukan pemetaan (K-Map) Pengetahuan yang ada dilingkup Kedeputian Pengembangan Regional. Hal ini dilakukan mengingat adanya Peraturan Menteri PPN/Bappenas No. 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian PPN/Bappenas. 3. Melakukan kegiatan sharing knowledge (berbagi pengetahuan) melalui kegiatan diskusi, FGD, sosialisasi, pelatihan singkat dengan unit kerja internal Bappenas maupun dengan Pemerintah Daerah. Hal ini diharapkan dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi peningkatan kapasitas sumber daya manusia. 4. Penyusunan laporan akhir kegiatan Untuk mendukung kegiatan MP tahun 2016 ini sudah dilakukan kunjungan lapangan ke dua tempat yang telah melakukan kerjasama dengan Direktorat TRP dalam pengembangan Manajemen Pengetahuan. Lokasi pertama adalah Bappeda Kabupaten Muara Enim, di Provinsi Sumatera Selatan. Latar belakang pemilihan lokasi adalah karena Bappeda Kabupaten Muara Enim juga sedang membangun sistem MP dan telah melakukan pengumpulan pengetahuan terkait dengan tugas dan fungsi pokok Bappeda dalam melaksanakan aktifitas pengelolaan sistem informasinya. Dalam rencana awal kegiatan ini, untuk pemilihan lokasi kedua adalah Bappeda Propinsi Papua. Mengingat adanya penghematan dan efisiensi anggaran kegiatan menyebabkan kunjungan lapangan ke Papua tidak dapat dilaksanakan. Namun demikian dengan tidak mendapatkan informasi dari propinsi Papua terkait dengan keberadaan penggunaan Sistim Informasi Tata Ruang


11

(Simtaru) namun kegiatan sharing knowledge dialihkan pada daerah yang terjangkau yaitu melakukan kunjungan untuk mendapatkan pembelajaran ke PT. Telkom Indonesia di Bandung (Jawa Barat). Kesemua dari kunjungan lapangan tersebut ditujukan untuk mendapatkan pembelajaran penerapan sistem informasi dalam e-goverment dan e-project yang telah dikembangkan selama ini dalam kondisi yang berbeda. Dalam Pelaksanaan Kegiatan KM ini, terdapat 2 (dua) orang Tenaga Ahli Bidang Manajemen Multimedia dan 1 (satu) Tenaga Ahli Bidang Desain Web yang turut membantu dalam proses persiapan, pengolahan dan penyusunan aplikasi sistem KM. Tenaga ahli tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam mengembangkan aplikasi, melakukan sosialisasi, memberikan pelatihan, mengarahkan pengumpulan sumber-sumber pengetahuan, melakukan pemasangan atau instalasi aplikasi pada server yang telah disediakan, melakukan uji coba terhadap aplikasi, penyusunan panduan aplikasi dan melakukan penyusunan laporan akhir baik secara tenaga ahli maupun untuk laporan akhir kegiatan.

3.3. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Manajemen Pengetahuan ini dilaksanakan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan. Pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk pengumpulan data dan informasi sebagai pedoman MP, pendistribusian, sosialisasi dan serial diskusi, serta evaluasi atas pelaksanaan kegiatan MP. Adapun jadwal pelaksanaan selengkapnya dapat dilihat pada Tabel dibawah ini: Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan NO.

BULAN KE1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pengumpulan data dan informasi yang akan dijadikan Pedoman MP yang terdiri dari: KEGIATAN

11

12

a) Program MP 1.

b) SOP MP c) Roadmap MP d) Kebijakan MP Sosialisasi data dan informasi Bidang TRP melalui media cetak dan digital seperti: a) Penguatan portal TRP

2.

b) Pengelolaan situs TRP c) Pembuatan leaflet Bidang TRP

12


d) Pembuatan Buletin TRP

3.

4.

5. 6.

e) Diskusi serial Sharing Knowledge terkait tata ruang pertanahan dan pengembangan wilayah Kunjungan lapangan (best practice) Evaluasi atas pelaksanaan MP TRP dan MP Kedeputian Pengembangan Regional Penyusunan Panduan Sistem MP Penyusunan Laporan awal dan Akhir

Diharapkan dengan disusunnya jadwal pelaksanaan tersebut diatas, dapat dilaksanakan secara optimal dan lancar.


13

BAB 4 INTERNALISASI KNOWLEDGE MANAGEMENT TERKAIT BIDANG TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau MP adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dan dari eksplisit jadi tersimpan. Semua proses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, sosial, politik dan lain-lain. MP mengurusi hal-hal dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi. Salah satu penciptaan kegiatan MP adalah melalui Internalisasi Pengetahuan. Internalisasi pengetahuan merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi. Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi. Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung. Contohnya melalui program pelatihan atau sosialisasi. Kedua, perubahan dari explicit knowledge ke tacit knowledge dapat dilakukan dengan cara memperoleh pengetahuan atau informasi melalui media intranet (database organisasi), internet ataupun media massa (majalah, koran dan lainnya). Proses internalisasi ini menjadi salah satu bagian dari knowledge creation yang cukup penting karena melalui pencarian informasi yang beragam dengan berbagai media yang digunakan- tidak hanya bisa menambah pengetahuan yang dimiliki seorang karyawan tapi juga bisa untuk dibagikan kepada rekan kerjanya. Semua dokumen, data, informasi dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan baik berupa tercetak maupun elektronik yang bisa dibaca oleh orang lain, bisa meningkatkan pengetahuan sumber daya manusia karena di dalamnya karyawan bisa melakukan aktivitas belajar mengenai informasi yang diperoleh. Menurut Setiarso (2009), untuk dapat mendukung proses internalisasi, dibutuhkan suatu sistem atau alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen seperti Content Management. Content Management dapat mendukung proses kombinasi dan juga menjadi alat fasilitas dalam proses internalisasi. Karena pemicu dalam proses ini adalah penerapan “learning by doing”. Setiarso juga menjelaskan jika pelajaran tertulis atau explicit knowledge yang didapat melalui pendidikan dan pelatihan bisa menjadi sumber pengetahuan bagi para karyawan. Kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan merupakan suatu kajian yang diharapkan dapat mendukung pelaksanaan perencanaan pembangunan dengan pendekatan yang Holistik, Integratif, Tematik dan Spasial sebagaimana tertuang dalam Tabel 2. dibawah ini:


15

Tabel 2. Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Perencanaan Pembangunan Pendekatan Perencanaan Pembangunan Integratif (I) Tematik (T)

No

Nama Kajian

1.

Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan

 Kajian ini bertujuan untuk dapat membantu memberikan informasi dan pengetahuan baru terkait kebijakan dalam bidang tata ruang dan pertanahan.  Kajian ini dilakukan dengan melibatkan seluruh elemen di dalam organisasi lingkup tata ruang dan pertanahan.  Kajian ini untuk menutup kesenjangan pengetahuan baik di dalam internal organisasi maupun dengan eksternal (masyarakat).

Kesimpulan

Kualitas kajian bidang tata ruang dan pertanahan dengan nama kajian “Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan” memenuhi kualitas BAIK karena telah mengintegrasikan pendekatan Holistik-Integratif-Tematik-Spasial (HITS) didalamnya.

Holistik (H)

 Pencapaian internalisasi manajemen pengetahuan dengan mengintegrasikan berbagai pengalaman, wawasan, dan berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk sistem manajemen pengetahuan yang dibangun untuk meningkatkan kinerja dan mendukung sistem informasi terkait tata ruang dan pertanahan.

 Kegiatan ini mendukung pelaksanaan Prioritas Nasional (PN) Revolusi Mental dengan Program Prioritas Reformasi Birokrasi Pemerintahan yang dalam Kegiatan Prioritasnya untuk peningkatan produktifitas dan manajemen dokumentasi informasi dan pengetahuan dalam meningkatkan manajemen pengetahuan untuk penyusunan RKP 2017.

Spasial (S)  Penyempurnaan kajian dilakukan melalui kunjungan lapangan ke PT. Telkom Indonesia yang berlokasi di Bandung, Jawa Barat.  Tujuan kegiatan mendapatkan knowledge sharing penerapan manajemen pengetahuan antara publik dan swasta.

Pencapaian >70% Baik

Berdasarkan Tabel 2. diatas, dapat dikatakan bahwa hasil dari pelaksanaan kajian yang dihasilkan penting untuk terus dilakukan mengingat menumbuhkan budaya knowledge sharing merupakan bagian dari bagian dari prioritas nasional dalam membangun revolusi mental.

16


4.1. Pengelolaan pengetahuan dan informasi terkait tata ruang dan pertanahan Upaya penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan secara tidak langsung sudah dirintis sejak Tahun 2007. Melalui Subdit Informasi dan Sosialisasi Tata Ruang dan Pertanahan telah melakukan penyebaran informasi terkait bidang tata ruang dan pertanahan dengan menggunakan media online dan media cetak. Penyebaran informasi melalui media online dimulai dengan membuat situs www.bkprn.org yang berisi berbagai informasi kegiatan Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN). Kemudian Direktorat TRP juga membuat situs www.trp.or.id yang memuat beritaberita kegiatan di Direktorat dan laporan-laporan serta kajian yang dikerjakan oleh direktorat. Dismping itu Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan juga membuat portal www.tataruangpertanahan.com yang berisi kliping harian, regulasi, dan media-media informasi dan sosialisasi yang telah disusun dalam bentuk softcopy; leaflet ringkasan peraturan; Buletin Tata Ruang dan Pertanahan; dan informasi digital lainnya yang didistribusikan kepada berbagai pemangku kepentingan.

Gambar 5. Tampilan beranda situs www.trp.or.id Sedangkan penyebaran informasi melalui media cetak dilakukan dengan membuat Buletin Tata Ruang & Pertanahan yang terbit dua kali dalam setahun serta dengan membuat berbagai leaflet terkait bidang tata ruang dan pertanahan.


17

Gambar 6. Tampilan beranda portal www.tataruangpertanahan.com Seiring perkembangan, sejak Tahun 2011 Direktorat TRP mulai aktif mengikuti konferensi internasional untuk mensosialisasikan hasil kajian di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, sekaligus untuk berbagi-tukar pengetahuan dengan pihak di luar birokrasi serta dengan peneliti dari berbagai negara. Contohnya seperti Indonesian Regional Science Association (IRSA). Selain itu, untuk menutup kesenjangan pengetahuan internal Direktorat TRP, kami membuat sistem informasi, yaitu e-TRP dan e-BKPRN. Tahun 2014, seluruh upaya tersebut akan diintegrasikan dalam kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP) Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Oleh karena itu, Direktorat TRP telah melakukan berbagai diskusi dan berbagi informasi serta pengetahuan dengan tenaga ahli untuk mengidentifikasi dan memperoleh pemahaman awal tentang MP serta melihat kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam mengembangkan MP tersebut. Dari hasil diskusi tersebut, terciptalah sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan lingkup Direktorat TRP yang beralamat di http://landspatial.bappenas.go.id/km/.

18


Gambar 7. Tampilan beranda sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan Mulai Tahun 2015 Direktorat TRP mulai memperkenalkan benefit dari penggunaan sistem aplikasi ini. Selain itu, direktorat mulai menularkan praktik cerdas ini ke setiap direktorat di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional. Hal ini direalisasikan dengan membuat K-Map Manajemen Pengetahuan masing-masing direktorat di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional berdasarkan tupoksi yang ada di direktorat tersebut. Sepanjang Tahun 2016, Direktorat TRP melakukan kegiatan Kajian Internalisasi Manajemen Pengetahuan Dalam Penyusunan Kebijakan Tata Ruang dan Pertanahan yang outputnya berupa sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan yang digunakan oleh seluruh direktorat di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional. Hal ini sesuai dengan roadmap kegiatan Manajemen Pengetahuan seperti yang tertera pada gambar di bawah ini. GETTING STARTED (2015)

 Membangun Tim KM Kedeputian Regional  Menyusun Standarisasi K-Map Direktorat-Direktorat Kedeputian Regional  Membangun sistem KM Kedeputian Regional berbasis pada sistem KM TRP yang telah dikembangkan  Mensosialisasi KM di lingkungan Kedeputian Regional

EXPLORE AND EXPERIMENT (2016)

 Mempertahankan aktifitas-aktifitas KM Direktorat-Direktorat Kedeputian Regional  Meningkatkan aplikasi sistem KM Kedeputian Regional untuk lebih dapat diakses dari pihak luar Kedeputian Regional  Menambahkan fitur untuk mengelola CoP Kedeputian Regional  Memperjelas kebijakan KM Kedeputian Regional  Melakukan KM Assessment terhadap kegiatan KM Kedeputian Regional

EXPAND AND SUPPORT (2017)

 Membuka KM dengan lainnya dalam satu organisasi yang lebih luas  Meningkatkan sosialisasi aktifitas KM Kedeputian Regional dengan lainnya dalam satu organisasi yang lebih luas  Meningkatkan aplikasi sistem KM Kedeputian Regional yang dapat melibatkan pihak lainnya dalam satu organisasi yang lebih luas  Memperjelas Tata Laksana KM Kedeputian Regional  Melakukan KM Assessment terhadap kegiatan KM Kedeputian Regional

INSTITUTIONALIZE KM (2018)

 Melekatkan aktifitas KM kedalam semua aktifitas Kedeputian Regional  Membuka KM Kedeputian Regional untuk seluruh Organisasi Bappenas  Meningkatkan aktifitasaktifitas KM Kedeputian Regional ke dalam semua bagian Organisasi  Meningkatkan aplikasi sistem KM Kedeputian Regional untuk dapat melibatkan semua Organisasi yang relasi terhadap Kedeputian Regional  Melakukan KM Assessment terhadap kegiatan KM Kedeputian Regional

INTEGRATE KM (2019)

 Membuka KM Kedeputian Regional untuk di luar Organisasi yang berkepentingan  Meningkatkan aktifitasaktifitas KM Kedeputian Regional dalam semua aktifitas dengan pihak di luar Organisasi  Meningkatkan fitur aplikasi sistem KM Kedeputian Regional dengan Web 2.0 dan terbuka dengan pihakpihak yang berkepentingan  Melakukan KM Assessment terhadap kegiatan KM Kedeputian Regional

Gambar 8. Roadmap Manajemen Pengetahuan Kedeputian Pengembangan Regional


19

Roadmap umumnya digunakan untuk memberikan gambaran besar terhadap inisiatif baru yang kompleks, program yang dirancang bagi suatu organisasi. Gambaran ini digunakan untuk menunjukkan ke para stakeholder dan pihak terkait lainnya mengenai strategi untuk mendapatkan proses dari awal hingga akhir dimana outputnya adalah mencapai tujuan yang diharapkan.

4.2. Kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan bidang Tata Ruang Pertanahan 4.2.1. Sosialisasi Peraturan Pemerintah Kegiatan sosialisasi di bidang tata ruang dan pertanahan telah dilaksanakan berupa sosialisasi 2 (dua) buah Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 104 Tahun 2015 tentang Perubahan Peruntukan dan Fungsi Kawasan Hutan, dan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 105 Tahun 2015 tentang Penggunaan Kawasan Hutan yang ditujukan kepada salah satu daerah sebagai pilot project yaitu Provinsi Kalimantan Tengah. Kegiatan sosialisasi ini juga melibatkan peran Kementerian/Lembaga, yaitu Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Tujuan dari kegiatan sosialisasi ini untuk: 1) menyebarluaskan isi dari PP 104/2015 dan PP 105/2015 kepada pemangku kepentingan di daerah; 2) mewujudkan kesamaan pemahaman mengenai PP 104/2015 dan PP 105/2015 antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Provinsi Kalimantan Tengah; dan 3) memberikan pemahaman kepada Pemerintah Daerah Provinsi Kalimantan Tengah mengenai implikasi implementasi PP 104/2015 dan PP 105/2015 terhadap penyelenggaraan penataan ruang. Secara materi diperoleh pemahaman bahwa ada beberapa perubahan mendasar yang diatur dalam kedua PP tersebut yang meliputi penyederhanaan proses Tukar Menukar Kawasan Hutan, pelepasan kawasan hutan, dan Izin Pinjam Pakai Kawasan Hutan (IPPKH) dengan penetapan jangka waktu maksimal tiap prosesnya. Diharapkan dengan adanya kegiatan sosialisasi ini, Pemerintah Daerah memiliki dasar hukum dalam melakukan percepatan pelepasan kawasan hutan terutama untuk pembangunan sarana prasarana untuk kepentingan umum.

4.2.2. Pelatihan dalam bentuk Community of Practices (CoP) A. Teknik Membuat Presentasi Pelatihan Teknik Presentasi dilakukan untuk merealisasikan salah satu bentuk kegiatan CoP (Community of Practice). CoP bertujuan untuk menyaring dan mengelola segala informasi dan pengetahuan individu (tacit knowledge) dalam organisasi yang dapat memecahkan problem di dalamnya dan kembali disebarluaskan agar dapat menjadi pengetahuan bersama (explicit knowledge).

20


Sebagaimana diketahui, kegiatan di Direktorat TRP yang banyak menghadiri dan menjadi narasumber di berbagai rapat, mengharuskan para staf memiliki keahlian membuat slide presentasi yang mumpuni. Tidak bisa dipungkiri bahwa slide presentasi yang memukau akan memudahkan presenter menyampaikan pesan ke audiens. Pelatihan Teknik Presentasi ini diisi oleh Mia Amalia selaku Kasubdit Tata Ruang. Beliau mengambil contoh dari pedoman presentasi Australian National University. Teknik Presentasi yang diajarkan adalah bagaimana menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam microsoft power point. Banyak dari kita yang belum tahu apa saja kelebihan fasilitas microsoft power point yang dapat memudahkan kita dalam membuat suatu presentasi. Slide yang menarik dalam suatu presentasi menjadi penting karena apabila slide memiliki obyek yang menarik perhatian, maka audiens akan fokus memandangnya, menangkap isi pesannya dengan baik, lalu menyimpannya secara kuat ke dalam ingatan. Penampakan Visual yang wajib diterapkan antara lain: 1) Font mudah dibaca dan konsisten, hindari menggunakan font yang ada kaitnya; 2) Font size untuk Judul 36-48pfs, Teks ± 24pfs, Label dan Caption min 14pfs; 3) Grafik dibuat simpel dengan memakai sedikit warna. Aturan dalam desain power point adalah: 1) Selalu tampilkan struktur presentasi; 2) Pakai aturan 1:5:5 untuk topik:point:kata; 3) Gunakan key words, bukan kalimat; 4) Jangan gunakan tanda baca; 5) Gunakan smart art, gambar/tabel; 6) Bagian kesimpulan sebaiknya maksimal hanya 3 points dan gunakan gambar agar mudah diingat. Untuk Notes Pembicara, dibuat lengkap dalam notes, sebaiknya kita baca terlebih dahulu sebelum diserahkan ke presenter, serta print satu muka atau jangan bolak-balik. Dalam pelatihan ini terbagi dalam beberapa kelompok dan langsung praktik membuat presentasi sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dijelaskan.

B. Speech Writing Class Kegiatan CoP Speech Writing Class dibawakan oleh Ibu Mia Amalia, Kasubdit Tata Ruang, Direktorat TRP yang telah memiliki pengalaman dalam menyusun konsep dan pidato bagi orang-orang penting di pemerintahan baik untuk kepentingan acara dalam negeri maupun acara skala internasional. Speech writing atau menulis pidato intinya adalah penyampaian gagasan, pikiran, dan informasi dari pembicara kepada khalayak. Salah satu tujuan berpidato adalah meyakinkan pendengar tentang isi pidato yang disampaikan. Agar pidato yang disampaikan dapat berjalan dengan lancar dan runtut, sebelumnya perlu disiapkan naskah pidato. Secara garis besar, naskah pidato terdiri atas tiga bagian, yaitu pembukaan, isi, dan penutup. Prinsip-prinsip yang harus diketahui sebelum menyusun Speech Writing adalah 1) Pidato bukan presentasi atau orasi; 2) Listening is hard, maka dari itu gunakanlah kalimat yang terstruktur, sederhana, mudah diingat dan durasi yang tepat; 3) Speech writer atau penulis pidato bekerja di belakang layar dan harus mendalami karakter dan profil orang yang akan berpidato. Struktur Utama isi pidato terdiri dari 1) Acknowledgement/


21

penghormatan; 2) Rapport/unsur personal; 3) Topic/isi pidato; 4) Subtopic/pemaparan dan mengingatkan kembali pada struktur. Kata dan kalimat yang dipakai sebaiknya kalimat aktif dan singkat, kosakata yang tepat dan beragam, kata sifat yang bersifat deskriptif dan menambah “rasa” kata, tentukan jenis tone (persuasif, argumentatif, analisis, atau visioner). Kalimat yang digunakan haruslah kalimat yang terstruktur, sederhana, mudah diingat dan menetapkan durasi yang tepat. Karena komunikasi bersifat irreversible yang artinya tidak dapat kembali. Statement pertama yang disampaikan itulah yang akan diingat oleh audiens. Sebagai penulis pidato atau ghost writer, kita harus memahami secara mendalam profil dan karakteristik speaker yang akan berpidato. Pidato yang disampaikan harus menyentuh dan mudah diingat oleh audiens. C. Pelatihan Format Laporan Ideal Format laporan ideal yang diajarkan adalah bagaimana menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam microsoft word. Banyak dari kita yang belum tahu apa saja kelebihan fasilitas Ms.Word yang dapat memudahkan kita dalam membuat format laporan. Dijelaskan pula perbedaan antara laporan untuk internal dan laporan untuk eksternal dimana perlu penjelasan yang lebih detail karena akan dibaca oleh orang yang kurang familiar dengan istilah-istilah bidang TRP. Dalam pelatihan ini terbagi dalam beberapa kelompok dan langsung praktik membuat contoh format laporan sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dijelaskan.

D. Testing Input Data Sistem MP Pelaksanaan input pengetahuan dan informasi dalam sistem MP ini merupakan salah satu bagian pelatihan bagi para Person in Charge (PIC) koordinator MP di unit direktorat di lingkungan Kedeputian Pengembangan Regional yang telah ditunjuk. Tujuannya adalah mencoba memasukkan data ke dalam sistem aplikasi MP Kedeputian Pengembangan Regional yang beralamat di kmregional.dev.bappenas.go.id, nantinya jika sudah sustainable, alamat domain sistem MP tersebut akan diubah menjadi kmregional.bappenas.go.id. Untuk sementara, para PIC-lah yang bertugas dan bertanggungjawab menginput data yang didapat ke sistem MP. Selanjutnya PIC dapat membuatkan username para staf di unit kerja masingmasing. Aplikasi MP Kedeputian ini dipetakan berdasarkan tupoksi yang ada di setiap direktorat. Ada menu tambahan yang merupakan kesepakatan antara Bapak Deputi Pengembangan Regional dengan seluruh direktorat di bawahnya, yakni Menu Profil Wilayah yang memuat 34 provinsi. Di dalam menu Profil Wilayah ini akan diisi oleh data, keterangan, peta, dan lain sebagainya terkait informasi mengenai tata ruang, pertanahan, perkotaan, perdesaan, perumahan, permukiman, otonomi daerah, daerah tertinggal, dan pengembangan kawasan di provinsi tersebut.

22


4.3. Studi Banding ke PT Telkom Bandung dan Bappeda Kabupaten Muara Enim 4.3.1. PT Telkom Bandung Pelaksanaan kegiatan studi banding ke PT Telkom Bandung dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus 2016 dan dihadiri oleh para Person in Charge (PIC) unit kerja direktorat di lingkungan Kedeputian Pengembangan Regional serta para pimpinan PT Telkom. Kegiatan studi banding ini diselenggarakan untuk mendapatkan proses pembelajaran berbagi informasi dan pengetahuan dalam kegiatan Manajemen Pengetahuan PT Telkom, dan juga untuk memperoleh best practice pengembangan MP di perusahaan tersebut. Kedeputian Pengembangan Regional Kementerian PPN/Bappenas sebagai organisasi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi sering kali tersebar, tidak terdokumentasi, bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu. Untuk itu, diperlukan knowledge sharing antarinstitusi demi mendapatkan ilmu dan pengalaman baru. Kementerian PPN/Bappenas memiliki fungsi think tank dalam penyusunan kebijakan pemerintah. Sistem MP yang telah dibangun merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual. Sebagai pembelajaran yang diperoleh dari diskusi dengan PT Telkom, dicermati bahwa penerapan MP di PT Telkom lebih ke budaya untuk menulis dan sharing dengan sesama karyawan. Karena mereka percaya bahwa aplikasi atau sistem yang bagus berasal dari sumber daya manusia yang bagus juga. Dalam penerapannya, sanksi atas ketidakdisiplinan menginput tulisan di website Kampiun, berbeda-beda tergantung dari level jabatan karyawan. Aplikasi website e-learning yang menjadi salah satu penerapan MP di PT Telkom dapat berjalan baik dan berkelanjutan karena dilakukan berdasarkan struktur kepemimpinan dari atas ke bawah, sehingga tidak terlalu sulit untuk mendisiplinkan tiap karyawan ikut berkontribusi. Para pimpinan langsung memberikan contoh kepada bawahan. Tulisan-tulisan yang ada di website e-learning MP PT Telkom yakni Kampiun berisi tentang hasil pemikiran yang sejalan maupun tidak sejalan dengan perkembangan teknologi dan zaman, sehingga sejarah tidak akan hilang. Pada awalnya di Kampiun setiap karyawan bebas menulis, ketika karyawan sudah mulai suka menulis mereka diarahkan membuat tulisan sesuai tema tahunan yang sejalan dengan visi, misi, dan bisnis perusahaan. Oleh karena itu, suatu sistem MP yang dapat dilakukan secara berkelanjutan kiranya perlu disosialisasikan kepada para pengguna terkait bagaimana klasifikasi jenis data yang masuk harus jelas, aturan dalam pelaksanaannya, koordinasi dengan pusat data internal (Pusdatin) dan terakhir adanya sistem reward dalam pelaksanaan kegiatan MP tersebut. Diharapkan dengan hasil kunjungan ini dapat meningkatkan pemahaman terhadap penggunaan sistem MP secara baik dan benar, perlunya komitmen pimpinan dalam melakukan sharing knowledge serta perlu disusun suatu peraturan pelaksanaan agar semua pimpinan dan staf mau berbagi berbagai data, informasi dan pengetahuan yang dimiliki


23

untuk dapat dimanfaatkan dalam menyusun kebijakan dan kegiatan di bidangnya masingmasing.

4.3.2. Bappeda Kabupaten Muara Enim Tahun 2016, Direktorat TRP telah melakukan kegiatan koordinasi dengan Bappeda Kabupaten Muara Enim sebagai bagian dari proses internalisasi implementasi Manajemen Pengetahuan (MP) tata ruang pertanahan. Bentuk koordinasi yaitu memberikan contoh proses penyusunan sistem aplikasi MP Bappeda yang berdasarkan struktur dan bidang organisasi, serta bagaimana proses berbagi pengetahuan untuk dapat dipergunakan sebagai informasi dalam menyusun kebijakan pemerintah daerah dalam melaksanakan program dan kegiatan pembangunan daerah. Proses internalisasi berupa Perencanaan Penyusunan Sistem Informasi Pengelolaan Database Perencanaan Pembangunan Pemerintah Kabupaten Muara Enim (Knowledge Management System). Tujuan dari kerjasama MP Bappeda Kabupaten Muara Enim adalah untuk memberikan pemahaman terhadap pengembangan organisasi terkait dengan mengakses dan mengelola pengetahuan agar lebih baik, sistematis, serta meningkatkan berbagi pengetahuan di seluruh staf bagian Bappeda Kabupaten Muara Enim sehingga memberikan dampak efektifitas dan efisiensi terhadap aktivitas pemerintah daerah di lingkungannya. Adapun ruang lingkup kegiatan meliputi: (a) merancang kerangka utama Sistem Manajemen Pengetahuan; (b) merancang database aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (c) mendesain tampilan aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (d) membuat program aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (e) melakukan uji coba aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (f) memasukan pengetahuan awal ke aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan; (g) menyiapkan dokumen panduan manual sistem Manajemen Pengetahuan; dan (h) memberikan pelatihan Sistem Manajemen Pengetahuan. Diharapkan dengan ruang lingkup kegiatan tersebut dapat menjadi bagian knowledge sharing daripada pengumpulan data, informasi, dan pengetahuan yang dimiliki oleh Bappeda Kabupaten Muara Enim secara berkelanjutan.

4.4. Penyusunan Panduan Aplikasi Manajemen Pengetahuan Penyusunan buku panduan ini dimaksudkan sebagai pedoman dan langkah-langkah secara bertahap dalam menggunakan sistem aplikasi MP yang beralamat di http://kmregional.dev.bappenas.go.id/. Aplikasi ini memuat berbagai informasi dan pengetahuan di bidang tata ruang dan pertanahan, serta bidang pengembangan regional yang didalamnya meliputi pengembangan wilayah kawasan, otonomi daerah, daerah tertinggal, transmigrasi dan perbatasan, serta perumahan, perkotaan dan permukiman.

24


Gambar 9. Cover Buku Panduan Manajemen Pengetahuan

Gambar 10. Beranda Aplikasi Manajemen Pengetahuan http://kmregional.dev.bappenas.go.id/

Gambar 11. Menu Aplikasi Manajemen Pengetahuan http://kmregional.dev.bappenas.go.id/


25

4.5. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Manajemen Pengetahuan Seperti dijelaskan sebelumnya, internalisasi adalah proses pemasukan nilai pada seseorang sehingga terbentuk pola pikir seperti yang diharapkan. Untuk mencapai tujuan kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan bidang tata ruang dan pertanahan, proses yang telah dilakukan Direktorat TRP meliputi kegiatan sosialisasi, Community of Practices (CoP), membangun sistem aplikasi MP Kedeputian, dan penyusunan Panduan Aplikasi MP dalam bentuk buku pedoman yang nantinya diterapkan pada berbagai unit kerja di lingkup Kedeputian Pengembangan Regional, Kementerian PPN/Bappenas. Dari dua instansi pemerintahan yang direncanakan akan dikunjungi oleh Direktorat TRP untuk studi banding bidang Manajemen Pengetahuan yakni Bappeda Kabupaten Muara Enim dan Bappeda Provinsi Papua, ada satu instansi yang batal (tidak jadi) dikunjungi. Direktorat TRP tidak meneruskan rencana kerjasama dengan Bappeda Provinsi Papua dalam aktifitas pengelolaan sistem informasi terpadu bidang tata ruang yang dikenal dengan SIMTARU (Sistem Informasi Manajemen Tata Ruang Provinsi Papua). Hal ini dikarenakan keterbatasan anggaran dimana terdapatnya sejumlah kegiatan yang mengalami pemotongan anggaran termasuk kegiatan kajian ini. Berdasarkan kegiatan Manajemen Pengetahuan yang telah dilakukan baik di lingkup internal Kementerian PPN/Bappenas maupun di lingkup eksternal, beberapa hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian sebagai bagian evaluasi kegiatan internalisasi ini sebagai berikut: 



 

Perlu penyebarluasan informasi dan sosialisasi di kalangan Kedeputian Pengembangan Regional mengenai Manajemen Pengetahuan. Karena ada banyak bentuk Manajemen Pengetahuan yang dapat diterapkan, maka Direktorat TRP harus fokus terhadap bentuk kegiatan apa yang ingin diterapkan dalam Manajemen Pengetahuan dan benefit yang paling besar untuk meningkatkan kualitas pekerjaan para staf; Dalam menjalankan Manajemen Pengetahuan diperlukan dukungan penuh dari pimpinan. Karena setelah berbagi pengalaman dari PT. Telkom dan Bappeda Kabupaten Muara Enim, kegiatan Manajemen Pengetahuan akan berjalan dengan lebih lancar jika didasarkan pada sistem top down, sehingga para pimpinan yang terlebih dahulu membudayakan Manajemen Pengetahuan kemudian akan diikuti oleh para staf; Sense of belonging dan tingkat kedisiplinan yang masih rendah dalam memasukkan informasi dan pengetahuan ke dalam sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan; Sistem aplikasi yang ada saat ini membutuhkan beberapa tambahan fitur seperti notifikasi komentar yang memudahkan user memantau file-file pengetahuan yang dimilikinya.

Diharapkan dengan adanya evaluasi tersebut diatas, kiranya para pimpinan dan staf dapat menyadari betapa pentingnya pengelolaan manajemen pengetahuan yang sangat membantu mempermudah dalam melaksanakan pekerjaan selanjutnya.

26


BAB 5 KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 5.1. Kesimpulan Internalisasi merupakan salah satu bagian dari knowledge creation yang cukup penting. Hal ini dikarenakan proses internalisasi dapat dilakukan melalui pencarian informasi yang beragam dengan berbagai media yang digunakan tidak hanya bisa menambah pengetahuan yang dimiliki seorang karyawan tapi juga bisa untuk “ditularkan” kepada rekan kerjanya. Penerapan sistem Manajemen Pengetahuan (MP) yang dilakukan Kedeputian Pengembangan Regional Kementerian PPN/Bappenas belum memberikan hasil yang optimal dalam mengelola pengetahuan organisasi pemerintah, khususnya Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Idealnya, penerapan sistem tersebut langsung diterapkan pada sebagian atau seluruh organisasi yang banyak mengelola pengetahuan dalam bentuk inovasi serta didukung interaksi aktif seluruh anggotanya. MP diperlukan agar organisasi mampu memecahkan masalah dengan cepat dan terus berinovasi sehingga dapat melaksanakan fungsinya secara efektif dan kesenjangan pengetahuan pada setiap elemen organisasi dapat diminimalisir. Dengan diperbaharuinya sistem aplikasi MP dari lingkup Direktorat TRP menjadi lingkup Kedeputian, diharapkan penginternalisasian dalam berbagi pengetahuan dan informasi bidang tata ruang dan pertanahan akan lebih optimal untuk mendukung penyusunan kebijakan bidang pengembangan regional yang mencakup bidang tata ruang dan pertanahan. Berdasarkan hasil kegiatan dalam mempersiapkan, menyusun, dan melaksanakan kegiatan internalisasi manajemen pengetahuan dalam menyusun kebijakan tata ruang dan pertanahan maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1) Telah dilakukan koordinasi dan sinkronisasi terhadap K-Map (pemetaan) pengetahuan antar direktorat dengan berbasis Tupoksi yang tercantum di dalam Peraturan Menteri PPN/Kepala Bappenas Nomor 4 Tahun 2015; 2) Adanya kesamaan pemahaman pentingnya Manajemen Pengetahuan sebagai bagian dari penyebaran informasi dan pengetahuan secara terstruktur; 3) Telah dilakukan beberapa pelatihan dan sosialisasi sebagai bagian internalisasi Manajemen Pengetahuan baik secara internal direktorat, lintas direktorat maupun dengan pemerintah daerah; 4) Pengelolaan dan pembaharuan secara periodik informasi dan pengetahuan yang tertuang dalam media informasi direktorat tata ruang dan pertanahan;


27

5) Akan dilakukan pemantapan penggunaan sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan Kedeputian untuk mengetes efektivitas dan benefit yang ditimbulkan.

5.2. Rekomendasi Suatu organisasi akan mempunyai kinerja yang “okey punya” jika menerapkan sistem Manajemen Pengetahuan. Disarankan agar semua informasi dan pengetahuan dari seluruh komponen organisasi yang berasal dari aktifitas rapat–rapat harian, informasi mengenai peraturan–peraturan terbaru, serta data–data lain yang menunjang dapat dikumpulkan di suatu sistem informasi yang mudah untuk diakses oleh seluruh anggota organisasi. Terlebih lagi dengan adanya berbagai data, informasi, dan pengetahuan terkait pengembangan wilayah, otonomi daerah, kawasan khusus tertinggal dan kawasan terbatas, perkotaan dan pedesaan yang sangat dibutuhkan, maka keberadaan MP dalam mengelola informasi dan pengetahuan tersebut perlu dipelihara dan dibangun secara berkelanjutan guna mendukung penyusunan kebijakan rencana pembangunan. Berdasarkan hasil kegiatan Internalisasi Manajemen Pengetahuan dalam penyusunan kebijakan tata ruang dan pertanahan tahun 2016, maka rekomendasi yang dapat disampaikan adalah: 1)

2)

Penggunaan sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan seharusnya dapat digunakan secara optimal oleh seluruh pimpinan dan staf di lingkungan Kedeputian Pengembangan Regional; Penguatan sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan perlu dilakukan perbaikan pada teknik dan perangkat MP yang telah digunakan;

3)

Memperjelas Kebijakan MP agar dapat dilaksanakan secara menyeluruh dan konsisten;

4)

Meningkatkan sistem aplikasi MP untuk dapat diakses oleh pihak internal dan eksternal Kementerian PPN/Bappenas;

5)

Dibutuhkan dukungan pendanaan bagi penguatan dan pengembangan sistem MP secara konsisten dan berkelanjutan;

6)

Perlu diterapkan sistem reward bagi staf yang rutin berpartisipasi dalam kegiatan input informasi dan pengetahuan di dalam sistem aplikasi MP;

7)

Melakukan diskusi dan berbagi pengetahuan lebih lanjut mengenai penerapan sistem informasi dengan Direktorat dan Kedeputian lainnya di Kementerian PPN/Bappenas, Pusdantinrenbang, maupun dengan instansi lain di luar Kementerian PPN/Bappenas untuk memperkaya referensi.

Dalam upaya membangun knowledge management dalam organisasi publik, diharapkan dapat tercapai peningkatan efisiensi organisasi, mengurangi pengulangan tindakan, memudahkan proses pengambilan keputusan, dan yang tak kalah penting adalah

28


terbangunnya budaya belajar dalam anggota organisasi yang pada akhirnya diharapkan mampu mencapai kesadaran mandiri secara pengetahuan akan tugasnya sebagai pelayan publik. Upaya ini diharapkan dapat menciptakan iklim kerja yang kondusif dalam mewujudkan terselenggaranya pemerintahan yang baik, yang proaktif, kreatif dan inovatif.


29

DAFTAR PUSTAKA Akib, Haedar., Bappenas. (2011). Artikel Jurnal: Mereaktualisasi Perilaku Kreatif manusia Melalui Pendekatan Knowledge Management. Jakarta: Manajemen Usahawan Indonesia.

Hasibuan, Rhubasy, & Setiadi. (2011). Model Goverment Knowledge Management System Untuk Mewujudkan Transparansi dan Partisipasi Publik Pada Instansi Pemerintah. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi Yogyakarta, ISSN 1907-5022.

Munir, Ningky. (2010). Knowledge Management Audit: Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan. Jakarta: PPM.

Nonaka, I. a. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanesse Companies Create The Dynamics In Innovation. Oxford University Press.

Setiarso, B., harjanto, N., Triyono, & Subagyo, H. (2009). Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wilson, James Q., (1989). Bureaucracy: What Government Agencies Do and Why They Do It. New York: Basic Books. http://www.bppk.depkeu.go.id/berita-makassar/19407-knowledge-management-kmdalam-organisasi-publik diakses tanggal 27 Oktober 2016.


31

LAMPIRAN FOTO-FOTO KEGIATAN:

Direktorat di Kedeputian Pengembangan Regional berdiskusi tentang Manajemen Pengetahuan yang dilakukan PT Telkom. Dipandu oleh Rofiq dari Dept. Knowledge Sharing & Utilization PT Telkom di Kampus Telkom CorpU Gegerkalong, Kamis (25/8).

Santi Yulianti, dari Subdit Informasi dan Sosialisasi Direktorat TRP saat menjadi narasumber Knowledge Management di Bappeda Kabupaten Muara Enim, Jumat (14/10).


33

Suasana CoP Pelatihan Teknik Membuat Presentasi yang Efektif, diisi oleh Mia Amalia yang mengambil contoh pedoman dari Australian National University, Rabu (8/6).

Direktorat TRP bekerjasama dengan Kementerian LHK mensosialisasikan PP 104 dan 105/2015 tentang Kawasan Hutan di Bappeda Provinsi Kalimantan Tengah yang dihadiri oleh bappeda kabupaten se-Kalteng, Senin (22/8).

34


CATATAN PERTEMUAN RAPAT: BACK TO OFFICE REPORT DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kepada

:

Plt. Direktur Tata Ruang dan Pertanahan

Tembusan

:

1. Kasubdit Tata Ruang 2. Kasubdit Pertanahan 3. Kasubdit Informasi dan Sosialisasi 4. Ir. Nana Apriyana, MT 5. Ir. Rinella Tambunan, MPA 6. Hernydawati, SE, ME

Tempat Rapat

:

Ruang Rapat Sekretariat BKPRN, Bappenas

Tanggal Rapat :

Selasa, 7 Juni 2016

Waktu Rapat

:

13.30-15.00 WIB

Notulen

Rini Aditya

Peserta Rapat

:

Dit. TRP (Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, Subdit Infosos); Sekretariat RAN; Sekretariat BKPRN

Tema Rapat

:

Speech Writing Class

:

Substansi Rapat 1.

Speech writing class ini diisi oleh Mia Amalia selaku Kasubdit Tata Ruang. Beliau memiliki pengalaman dalam menyusun konsep dan pidato bagi orang-orang penting di pemerintahan.

2.

Speech writing class dilakukan untuk merealisasikan salah satu bentuk kegiatan CoP (Community of Practice). CoP bertujuan untuk menyaring dan mengelola segala informasi dan pengetahuan individu (tacit knowledge) dalam organisasi yang dapat memecahkan problem di dalamnya dan kembali disebarluaskan agar dapat menjadi pengetahuan bersama (explicit knowledge).

3.

Speech writing atau menulis pidato intinya adalah penyampaian gagasan, pikiran, dan informasi dari pembicara kepada khalayak. Salah satu tujuan berpidato adalah meyakinkan pendengar tentang isi pidato yang disampaikan.

4.

Agar pidato yang disampaikan dapat berjalan dengan lancar dan runtut, sebelumnya perlu disiapkan naskah pidato. Secara garis besar, naskah pidato terdiri atas tiga bagian, yaitu pembukaan, isi, dan penutup.

5.

Prinsip-prinsip yang harus diketahui sebelum menyusun Speech Writing: 1) Pidato bukan presentasi atau orasi; 2) Listening is hard, maka dari itu gunakanlah kalimat yang terstruktur, sederhana, mudah diingat dan durasi yang tepat; 3) Speech writer atau penulis pidato bekerja di belakang layar dan harus mendalami karakter dan profil orang yang akan berpidato.

6.

Struktur Utama isi pidato: 1) Acknowledgement/penghormatan; 2) Rapport/unsur personal; 3) Topic/isi pidato; 4) Subtopic/pemaparan dan mengingatkan kembali pada struktur.

7.

Langkah-langkah dalam menyusun pidato: -

Menyusun spec sheet (berisi waktu, lokasi, durasi, karakteristik audiens, tamu penghormatan, judul, topik, subtopik, tata letak ruangan, dresscode, dll)

-

Riset dan diskusi


35

8.

-

Membuat kerangka tulisan (sebaiknya didiskusikan dengan speaker)

-

Menyusun konsep (sebaiknya didiskusikan dengan speaker)

-

Printing sesuai kebutuhan speaker, karena tidak semua speaker punya kebutuhan yang sama, contohnya sepertinya ukuran kertas yang kecil atau besar, note yang ringkas atau banyak, dll.

Kata dan kalimat yang dipakai sebaiknya kalimat aktif dan singkat, kosakata yang tepat dan beragam, kata sifat yang bersifat deskriptif dan menambah “rasa” kata, tentukan jenis tone (persuasif, argumentatif, analisis, atau visioner).

Kesimpulan Kesimpulan -

Sebagai ghost writer kita harus memahami secara mendalam profil dan karakteristik speaker yang akan berpidato. Pidato yang disampaikan harus menyentuh dan mudah diingat oleh audiens.

-

Kalimat yang digunakan haruslah kalimat yang terstruktur, sederhana, mudah diingat dan durasi yang tepat. Karena komunikasi bersifat irreversible yang artinya tidak dapat kembali. Statement pertama yang disampaikan itulah yang akan diingat oleh audiens.

36


BACK TO OFFICE REPORT DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kepada

:


Tembusan

:


Tempat Rapat

:


Tanggal Rapat :

Rabu, 8 Juni 2016

Waktu Rapat

:

09.00-12.00 WIB

Notulen

Rini Aditya

Peserta Rapat

:


Tema Rapat

:

Pelatihan Teknik Presentasi

:

Substansi Rapat 1. Pelatihan Teknik Presentasi ini diisi oleh Mia Amalia selaku Kasubdit Tata Ruang. Beliau mengambil contoh dari Australian National University. 2. Pelatihan Teknik Presentasi dilakukan untuk merealisasikan salah satu bentuk kegiatan CoP (Community of Practice). CoP bertujuan untuk menyaring dan mengelola segala informasi dan pengetahuan individu (tacit knowledge) dalam organisasi yang dapat memecahkan problem di dalamnya dan kembali disebarluaskan agar dapat menjadi pengetahuan bersama (explicit knowledge). 3. Teknik Presentasi yang diajarkan adalah bagaimana menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam microsoft power point. Banyak dari kita yang belum tahu apa saja kelebihan fasilitas PPT yang dapat memudahkan kita dalam membuat suatu presentasi. 4. Slide yang menarik dalam suatu presentasi menjadi penting karena apabila slide memiliki obyek yang menarik perhatian, maka audiens akan fokus memandangnya, menangkap isi pesannya dengan baik, lalu menyimpannya secara kuat ke dalam ingatan. 5. Penampakan Visual yang wajib diterapkan antara lain: 1) Font mudah dibaca dan konsisten, hindari menggunakan font yang ada kaitnya; 2) Font size untuk Judul 36-48pfs, Teks ± 24pfs, Label dan Caption min 14pfs; 3) Grafik dibuat simpel dengan memakai sedikit warna. 6. Aturan dalam Desain PPT adalah: 1) Selalu tampilkan struktur presentasi; 2) Pakai aturan 1:5:5 untuk topik:point:kata; 3) Gunakan key words, bukan kalimat; 4) Jangan gunakan tanda baca; 5) Gunakan smart art, gambar/tabel; 6) Bagian kesimpulan sebaiknya maksimal hanya 3 points dan gunakan gambar agar mudah diingat. 7. Untuk Notes Pembicara, dibuat lengkap dalam notes, sebaiknya kita baca terlebih dahulu sebelum diserahkan ke presenter, serta print satu muka atau jangan bolak-balik. 8. Dalam pelatihan ini terbagi dalam beberapa kelompok dan langsung praktik membuat presentasi sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dijelaskan narasumber. Kesimpulan


37

Kesimpulan -

Slide presentasi yang memukau akan memudahkan presenter menyampaikan pesan ke audiens. Aturan dasar dalam Desain PPT adalah: 1) Selalu tampilkan struktur presentasi; 2) Pakai aturan 1:5:5 untuk topik:point:kata; 3) Gunakan key words, bukan kalimat; 4) Jangan gunakan tanda baca; 5) Gunakan smart art, gambar/tabel; 6) Bagian kesimpulan sebaiknya maksimal hanya 3 points dan gunakan gambar agar mudah diingat.

38


BACK TO OFFICE REPORT DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kepada

:


Tembusan

:


Tempat Rapat

:


Tanggal Rapat :

Selasa, 21 Juni 2016

Waktu Rapat

:

13.00-15.00 WIB

Notulen

Rini Aditya

Peserta Rapat

:


Tema Rapat

:

CoP Pelatihan Format Laporan Ideal

:

Substansi Rapat 1. Pelatihan Format Laporan Ideal ini diisi oleh Idham Khalik selaku tenaga ahli Subdit Pertanahan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan Bappenas. Pelatihan Format Laporan Ideal ini diadakan sebagai bentuk sinkronisasi dalam membuat laporan yang disusun oleh lebih dari satu bidang. 2. Direktorat TRP seringkali mendapat tugas kompilasi laporan-laporan dimana dibutuhkan satu format ideal yang menjadi pegangan masing-masing bidang yang menyusunnya. 3. Pelatihan Format Laporan Ideal dilakukan untuk merealisasikan salah satu bentuk kegiatan CoP (Community of Practice). CoP bertujuan untuk menyaring dan mengelola segala informasi dan pengetahuan individu (tacit knowledge) dalam organisasi yang dapat memecahkan problem di dalamnya dan kembali disebarluaskan agar dapat menjadi pengetahuan bersama (explicit knowledge). 4. Format Laporan Ideal yang diajarkan adalah bagaimana menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam microsoft word. Banyak dari kita yang belum tahu apa saja kelebihan fasilitas Ms.Word yang dapat memudahkan kita dalam membuat formta laporan. 5. Dijelaskan pula perbedaan antara laporan untuk internal dan laporan untuk eksternal dimana perlu penjelasan yang lebih detail karena akan dibaca oleh orang yang kurang familiar dengan istilah-istilah bidang TRP. 6. Dalam pelatihan ini terbagi dalam beberapa kelompok dan langsung praktik membuat contoh format laporan sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dijelaskan narasumber. Kesimpulan Kesimpulan


39

NOTULENSI RAPAT DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kepada Tembusan

: :

Pimpinan Rapat Tempat Rapat Peserta Rapat

: : :

Tema Rapat

:

1. 2. 3.

4.

5.

 

Plt. Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Kasubdit Tata Ruang; Kasubdit Pertanahan; Tata Ruang dan Pertanahan; dan Manager Sekretariat BKPRN Kasubdit Informasi dan Sosialisasi TRP Tanggal : 4 Agustus 2016 R.R 203 Bappenas Notulen : Rini Aditya Dit. Pengembangan Wilayah dan Kawasan; Dit. Daerah Tertinggal, Transmigrasi dan Perdesaan; Dit. Otonomi Daerah; Dit. Perkotaan, Perumahan dan Permukiman; Dit. Tata Ruang dan Pertanahan; Sekretariat RAN; Konsultan KM Haitan Rachman; Konsultan IT Indra Ade Saputra Rapat Revisi K-Map Knowledge Management Kedeputian Pengembangan Regional

ISI RAPAT Rapat ini bertujuan untuk mengumpulkan masukan dari direktorat-direktorat yang ada di Kedeputian Pengembangan Regional, khususnya direktorat yang mengalami perubahan struktur. Sehubungan dengan adanya perubahan struktur direktorat, maka peta pengetahuan atau K-Map sistem Knowledge Management (KM) Kedeputian juga turut berubah, sehingga diperlukan penyesuaian. Adapun nama-nama direktorat di Kedeputian Pengembangan Regional saat ini adalah: a. Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (Dit. TRP) b. Direktorat Otonomi Daerah (Dit. Otda) c. Direktorat Pengembangan Wilayah dan Kawasan (Dit. PWK) d. Direktorat Daerah Tertinggal, Transmigrasi dan Perdesaan (Dit. DTTP) e. Direktorat Perkotaan, Perumahan dan Permukiman (Dit. PPP) Hasil rapat antara lain: a. Ada direktorat yang mengalami perubahan struktur KM karena tupoksinya yang berubah (terjadi penambahan dan/atau pengurangan) yakni Dit. PWK, Dit. DTTP, dan Dit PPP. b. Terjadi perubahan dan/atau perpindahan tupoksi antar direktorat sehingga harus ada penyesuaian lokasi pengetahuan. c. Pengetahuan berpindah ke KM direktorat lain karena tupoksinya yang berpindah (pengetahuan mengikuti tupoksi), bukan mengikuti pemilik pengetahuan/user. d. Pengetahuan yang ada di KM direktorat lama menjadi pengetahuan di KM direktorat baru tanpa perlu perpindahan orang/user (berdasarkan ketentuan pengetahuan mengikuti tupoksi). e. Jika pengetahuan bersifat privat, pengetahuan hanya dapat diakses dan melekat pada KM direktorat saja. Jika pengetahuan bersifat umum, pengetahuan yang dapat dibagikan lintas direktorat. f. Orang yang memiliki pengetahuan privat di direktorat lama, ketika berpindah masih dapat mengakses pengetahuan tersebut melalui PIC di direktorat lamanya. Setelah revisi K-Map ini selesai akan di launching sistem KM Kedeputian Regional beserta dengan buku panduan manual. KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT Akan dilakukan diskusi lanjutan dengan Dit. PPP untuk membahas perubahan struktur KM karena perwakilan Dit. PPP tidak hadir saat rapat. Tim teknis KM akan merevisi K-Map Sistem KM setiap direktorat yang mengalami perubahan struktur dengan mempertimbangkan masukan-masukan dalam rapat ini. Ditargetkan revisi K-Map selesai dalam waktu 2 (dua) minggu dari tanggal rapat.

40


NOTULENSI RAPAT DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN Kepada Tembusan

: :

Plt. Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Kasubdit Tata Ruang Kasubdit Pertanahan Kasubdit Informasi dan Sosialisasi Tata Ruang dan Pertanahan Pimpinan Rapat : Bpk. Rofiq, Dept. Knowledge Sharing & Tanggal Rapat : 25 Agustus 2016 Utilization PT Telkom Tempat Rapat : Telkom Digital Lounge, Kampus Telkom Notulen : Rini Aditya CorpU, Gegerkalong Bandung Raditya Pranadi Peserta Rapat : Dept. Knowledge Sharing & Utilization PT Telkom; Kedeputian Regional; Dit. PWK; Dit. Perkotkim; Dit.TRP; Dit. Otonomi Daerah; Tenaga ahli KM Tema Rapat : Studi Banding dan Diskusi Knowledge Management (KM) antara Instansi Pemerintah dengan Swasta ISI RAPAT 1. Studi banding ini diselenggarakan untuk melakukan FGD KM dengan sasaran mendapatkan proses pembelajaran berbagi informasi dan pengetahuan dalam kegiatan PT Telkom; memperoleh best practice untuk pengembangan KM di Kedeputian Regional. 2. Kedeputian Pengembangan Regional Kementerian PPN/Bappenas sebagai organisasi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalamanpengalaman di masa lampau. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi sering kali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi. Untuk itu, diperlukan knowledge sharing antarinstitusi demi mendapatkan ilmu dan pengalaman baru. 3. Kementerian PPN/Bappenas memiliki fungsi think tank dalam penyusunan kebijakan pemerintah. Sistem KM yang telah dibangun merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektual. 4. Dalam knowledge sharing dengan PT Telkom diketahui bahwa latar belakang mereka mengembangkan Knowledge Management adalah: a. Pergerakan karyawan yang memasuki pensiun; b. Pergerakan karyawan dalam memenuhi kebutuhan bisnis; c. Pergerakan kebutuhan karyawan karena perubahan teknologi dan arah bisnis; d. Sharing culture diharapkan dapat lebih meningkatkan ide untuk inovasi dan “disruptive idea”; e. Saat akan memulai implementasi, diyakini bahwa masing-masing industri memiliki keunikan dalam implementasi KM. 5. Faktor kesuksesan PT Telkom dalam menjalankan KM di internal perusahaan: a. Pelatihan intensif karyawan; b. Keterlibatan aktif karyawan; c. Sifat keterbukaan dan teamwork berdasarkan kepercayaan; d. Pemberdayaan karyawan; e. Komitmen dan campur tangan peran pimpinan; f. Ketersediaan infrastruktur sistem informasi; g. Pengukuran kinerja karyawan; h. Benchmarking. 6. Dalam KM yang dilakukan di PT Telkom, ada satu website e-learning yakni Kampiun yang digunakan secara internal dan berisi tulisan-tulisan hasil pemikiran para karyawan, mulai dari karyawan level paling atas sampai paling bawah, dengan kewajiban dan sanksi yang berbeda. 7. Penerapan KM di PT Telkom lebih ke budaya untuk menulis dan sharing dengan sesama. Karena mereka percaya bahwa aplikasi yang bagus berasal dari sumber daya manusia yang bagus juga. Dalam penerapan sanksi atas ketidakdisiplinan menginput tulisan di website Kampiun, berbeda-beda tergantung dari level


41

jabatan karyawan. 8. Aplikasi website e-learning yang menjadi salah satu penerapan KM di PT Telkom dapat berjalan baik dan berkelanjutan karena dilakukan berdasarkan struktur kepemimpinan dari atas ke bawah, sehingga tidak terlalu sulit untuk mendisiplinkan tiap karyawan untuk berkontribusi. Para pimpinan langsung memberikan contoh kepada bawahan. 9. Tulisan-tulisan yang ada di website e-learning KM PT Telkom yakni Kampiun berisi tentang hasil pemikiran yang sejalan maupun tidak sejalan dengan perkembangan teknologi dan zaman, sehingga sejarah tidak akan hilang. Pada awalnya di Kampiun setiap karyawan bebas menulis, ketika karyawan sudah mulai suka menulis mereka diarahkan membuat tulisan sesuai tema tahunan yang sejalan dengan visi, misi, dan bisnis perusahaan. 10. Ada 7 level pengelompokkan karyawan di PT Telkom. Jenis tulisan yang bisa mereka input adalah level 1-2 case study, level 3-4 karya tulis, level 5-6-7 belum diwajibkan menulis di Kampiun karena masih level baru.

    

SARAN, EVALUASI DAN TINDAK LANJUT Sistem reward dalam pelaksanaan KM perlu dibahas dengan pimpinan, dan dibedakan antara PNS dengan Non PNS. Sepakat untuk menyusun aturan yang dapat mengikat para user dalam pelaksanaan penerapan KM. Informasi terkait klasifikasi jenis data yang masuk ke KM perlu diperjelas dan disosialisasikan kepada para user. KM dapat dimasukkan ke tupoksi Bappenas, yakni ke dalam Penyusunan Analisa Kebijakan. Perlu koordinasi dengan Pusdatin Bappenas dalam pelaksanaan penerapan KM di Kedeputian Regional.

TINDAK LANJUT:  Melaporkan ke Pak Deputi Regional untuk membahas progres kegiatan KM (persiapan, pembiayaan, dan mekanisme pelaksanaan).  Segera susun SK dari Deputi untuk penggunaan aplikasi KM di lingkup semua direktorat di Kedeputian Regional. Saran dari Biro Hukum Bappenas SK yang dibuat dalam bentuk himbauan melalui memorandum atau nota dinas.  Sosialisasi lanjutan di internal lingkungan Kedeputian Regional, dan perlu disiapkan akun login dan buku panduan bagi para user.

42


TIM PENYUSUN LAPORAN

Recommend Documents