i
Kata pengantar Menciptakan Good Governance merupakan impian semua pihak agar tercipta kesejahteraan dan kestabilan. Syarat-syarat pemerintah yang baik adalah responsiveness (cepat tanggap), transparansi, penegakan hukum, berpartisipasi, efektif dan efisien. Berbagai syarat itulah yang kini sedang dan terus dilakukan Mahkamah Agung. Tak hanya itu, keterbukaan informasi, peningkatan pelayanan, serta terus meningkatkan performa dan kapabilitas dalam reformasi birokrasi juga sedang dan terus dilakukan lembaga peradilan di bawah Mahkamah Agung. Salah satu yang dilakukan adalah menciptakan sistem aplikasi komputasi terpadu yang kami sebut KOMDANAS (Komunikasi Data Nasional) Mahkamah Agung. KOMDANAS merupakan sebuah aplikasi yang berfungsi sebagai media penyimpanan dan database sentral berisi data-data aset, kepegawaian, keuangan, dan remunerasi. Penggunaan teknologi informasi yang diterapkan dalam bentuk aplikasi KOMDANAS ini diyakini akan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas seluruh satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung. Administrasi dan pembukuan aset serta transaksi keuangan yang sebelumnya disusun secara manual, saat ini disusun secara terkomputerisasi, sehingga beban waktu dan tenaga serta kesalahan penghitungan pada pencatatan aset dan keuangan bisa diminimalisir. Buku ini terdiri dari sembilan bagian yang meliputi pemaparan dan teknis pengunaan aplikasi KOMDANAS untuk para satuan kerja. Tujuannya tak lain untuk memudahkan para pengguna dalam mengakses aplikasi ini. Maka, penggunaan KOMDANAS ini pun disesuaikan dengan kepentingan para satuan kerja yang disesuaikan dengan tugas pokoknya. Buku ini tak akan bisa terwujud tanpa kerja sama tim. Tak ada gading tak yang tak retak. Aplikasi KOMDANAS ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan waktu dan tenaga. Namun, kami akan terus memperbaiki pelbagai kekurangan dalam sistem aplikasi KOMDANAS ini. Jakarta, Oktober 2012
Tim Penyusun
ii
iii
DAFTAR PERUBAHAN 29 September 2012 • Perbaikan proses pembacaan data LRA Manual pada tingkat pusat.
22 Juni 2012 • Menu Umum -> Laporan -> Laporan Semester -> Laporan BMN UAKPB : print out laporan BMN tingkat UAKPB.
10 Agustus 2012 • Perbaikan kecepatan pengiriman data simak dan sakpa. • Perbaikan kecepatan penyusunan laporan keuangan dan CaLK.
3 Juni 2012 • Korwil.net dimigrasikan ke Komdanas. • Menu Kepegawaian-> Perubahan Pegawai -> Mutasi : penambahan catatan mutasi. • Menu Kepegawaian-> Perubahan Pegawai -> Promosi: penambahan catatan promosi. • Menu Kepegawaian-> Perubahan Pegawai -> Sanksi Disiplin: penambahan catatan sanksi disiplin.
27 Juli 2012 • Perbaikan kecepatan akses pada pengisian absensi. • Perbaikan kesalahan pada proses mutasi. • Perbaikan kesalahan pada proses pengisian absensi. 13 Juli 2012 • Laporan Keuangan dan CALK UAPPA-W serta Laporan BMN dan CaLBMN UAPPB-W dapat di download. 13 Juli 2012 • Laporan Keuangan dan CALK UAPPA-W serta Laporan BMN dan CaLBMN UAPPB-W dapat di download. 6 Juli 2012 • Menu Umum -> Laporan ->Rekonsiliasi Internal Wilayah : rekonsiliasi internal wilayah antara SIMAK BMN-UAPPBW dan UAPPA-W dapat di download. 29 Juni 2012 • Menu Umum -> Laporan -> Backup SIMAK BMN-> Backup SIMAK BMN UAPPB-W : Pengiriman backup SIMAK tingkat UAPPBW.
20 Mei 2012 • Menu Kepegawaian-> Data Pegawai -> Database Pegawai : penambahan data pegawai. • Menu Kepegawaian-> Data Pegawai -> Database Honorer: penambahan data honorer. • Menu Kepegawaian-> Absensi -> Referensi : penambahan referensi absensi. • Menu Kepegawaian-> Absensi -> Isi Absensi : pengisian absensi. • Menu Keuangan-> Remunerasi-> Pengajuan Remunerasi : print out pengajuan remunerasi. 9 April 2012 • Menu Umum -> Laporan -> Backup SIMAK-BMN : Backup Aplikasi SIMAK BMN bisa dikirim. Aplikasi harud di update terlebih dahulu. • Menu Umum -> Laporan -> Backup Persediaan : Backup Aplikasi Persediaan bisa dikirim. Aplikasi harus di update terlebih dahulu. daftar perubahan
iv
v
• Menu Umum -> Laporan -> Rekonsiliasi Internal dan Menu Keuangan-> LK Bulanan-> Rekonsiliasi Internal : merupakan halaman monitoring rekonsiliasi dan akurasi data antara SIMAK dan SAKPA. Laporan Berita Acara Akurasi Data dpar di download di halaman ini. • Korwil.net disosialisasikan pada 17 Satuan Kerja di Jawa Barat. 9 Maret 2012 • Beberapa perbaikan dilakukan atas perubahan kode satker, struktur database, dsb. 16 Februari 2012 • Korwil.net disosialisasikan kepada Operator dari Pengadilan Tinggi Bandung, Pengadilan Negeri Bale Bandung, Pengadilan Agama Bandung, Pengadilan Agama Cimahi, Pengadilan Militer II-09 Bandung, dan Pengadilan Tata Usaha Negara Bandung. • Menu Keuangan -> Saldo Awal SAKPA : penambahan menu untuk mengirim saldo awal. Saldo awal diperlukan untuk penghitungan Neraca dalam Laporan Keuangan. • Menu Keuangan -> CaLK : CaLK dan Laporan Keuangan Semester dipisahkan dari Laporan Keuangan Bulanan. 09 Januari 2012 • Menu Kepegawaian->Daftar Pegawai : Perubahan database Pegawai. Silahkan kirim ulang backup gpp dan atur jabatan pegawai. Lalu atur kembali pejabat KPA dan KPB. • Menu Keuangan->DIPA->DIPA : penambahan Pagu Awal DIPA. Silahkan kirim file pagu awa DIPA untuk tahun 2011 dan 2012. File ini diperlukan untuk menyusun LRA Manual
daftar perubahan
• Menu Keuangan->DIPA->DIPA Revisi : penambahan Pagu Revisi DIPA. Silahkan kirim file pagu revisi DIPA untuk tahun 2011 dan 2012. File ini diperlukan untuk menyusun LRA Manual. • Menu Keuangan->Laporan->LRA Manual : Silahkan edit LRA Manual. Pada saat ini LRA manual belum bisa di print. 01 Januari 2012 • Menu Keuangan->Laporan->PNBP : Penambahan formulir PNBP (Form A dan B). • Menu Keuangan->Laporan->PNBP : Penambahan formulir PNBP untuk triwulan. • Menu Keuangan->Laporan->PNBP : Penambahan formulir PNBP tingkat wilayah. Untuk download PNBP Wilayah, silahkan pilih eselon dan klik tombol bulan yang bersangkutan pada tabel baris paling atas. 30 Desember 2011 • Menu Keuangan->Pejabat KPA : bendahara penerimaan ditambahkan. • Menu Keuangan->Laporan->PNBP : Laporan PNBP bisa dicetak. Silahkan kirim backup SAKPA terbaru. 22 Desember 2011 • Korwil.net diuji oleh operator Pengadilan Agama Sumber, Pengadilan Agama Kuningan, dan Pengadilan Negeri Kuningan.
daftar perubahan
vi
vii
DAFTAR SINGKATAN
DAFTAR ISI
APBN BAES1 BAWAS BADILAG BADILUM BADILMILTUN BUA BPK BUN DIPA KORWIL LRA MA PNBP SIMAK-BMN SAI SAK SAP SATKER TA TAB TAYL TGR TPA UP
Kata Pengantar.........................................................................i Daftar Perubahan....................................................................ii Daftar Singkatan.....................................................................iii I. Latar Belakang A. Administrasi Aset, Keuangan, dan Remunerasi.....1 B. Prosedur Rekonsiliasi Data Aset, Keuangan, dan Pengajuan Remunerasi..........................................3 C. Permasalahan.......................................................9 D. Solusi dan Pemecahan Masalah..........................11 II. Komunikasi Data Nasional A. Apa Komunikasi Data Nasional itu?......................12 B. Mengapa menggunakan Komunikasi Data Nasional?.............................................................12 C. Siapa yang Menggunakan Komunikasi Data Nasional?..............................................................13 D. Kapan dan Dimana Aplikasi ini digunakan?..........16 E. Bagaimana Cara Mengakses Komunikasi Data Nasional?.............................................................17 III. Login dan Halaman Utama...............................................19 IV. Setup dan Referensi A. Profil Pribadi........................................................21 B. Manajemen Wilayah (Administrator Pusat).........23 C. Manajemen Satker (Administrator Wilayah)........24 D. Manajemen Pengguna (Administrator Satker)....27 V. Menu Kepegawaian A. Database Pegawai................................................34 B. Perubahan Pegawai.............................................40 C. Abensi..................................................................45 VI. Menu Umum A. Data Kantor..........................................................48 B. Pejabat Kuasa Pengguna Barang.........................49 C. Laporan...............................................................49
: Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara : Bagian Anggaran Eselon I : Badan Pengawasan : Badan Peradilan Agama : Badan Peradilan Umum : Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara : Badan Urusan Administrasi : Badan Pemeriksa Keuangan : Bendahara Umum Negara : Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran : Koordinator Wilayah : Laporan Realisasi Anggaran : Mata Anggaran Penerimaan / Pengeluaran : Penerimaan Negara Bukan Pajak : Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara : Sistem Akuntansi Instansi : Sistem Akuntansi Keuangan : Standar Akuntansi Pemerintahan : Satuan Kerja : Tahun Anggaran : Tahun Anggaran Berjalan : Tahun Anggaran Yang Lalu : Tuntutan Ganti Rugi : Tagihan Penjualan Angsuran : Uang Persediaan
viii
VII. Menu Keuangan A. Pejabat Kuasa Pengguna Anggaran.....................56 B. DIPA.....................................................................57 C. Saldo Awal..........................................................58 D. Backup SAKPA-SAPPA-W......................................58 E. Rekonsiliasi Internal (UAPPA-W s.d UAPA) F. Penyusunan LRA Manual......................................61 G. Penyusunan Laporan PNBP..................................63 H. Penambahan Data Rekening................................64 I. Update Saldo Rekening..........................................66 J. Update Biaya Perkara............................................67 K. Laporan Keuangan dan CaLK UAKPA....................68 L. Referensi Remunerasi...........................................69 M. Pengusulan Remunerasi......................................70 N. Verifikasi Dokumen Remunerasi..........................72 IX. Penutup A. Kelemahan dan Kekurangan Komdanas B. Komdanas Versi Selanjutnya
daftar isi
1
I. LATAR BELAKANG
A. Administrasi Aset, Keuangan, dan Remunerasi Sejak tahun 2008, administrasi Aset dan Keuangan di Mahkamah Agung Republik Indonesia dan seluruh Badan Peradilan di bawahnya dilakukan melalui aplikasi yang dikembangkan oleh Kementrian Keuangan. Aplikasi tersebut diantaranya adalah aplikasi SIMAK-BMN dan aplikasi SAKPA. Aplikasi SIMAK-BMN merupakan aplikasi yang mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan Barang Milik Negara, sedangkan aplikasi SAKPA merupakan aplikasi yang mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan realisasi anggaran. Aplikasi lain yang tidak kalah penting adalah aplikasi RKA-KL/ DIPA, yaitu aplikasi yang mencatat perencanaan anggaran, aplikasi SPM untuk menyusun pengajuan SP2D, serta aplikasi GPP yang mencatat seluruh pengajuan pembayaran gaji dan uang makan pegawai.
aplikasi SAKPA 2012
aplikasi RKAKL 2011
aplikasi SIMAK 2010
2
3
Penggunaan teknologi informasi yang diterapkan dalam bentuk aplikasi tersebut telah meningkatkan efisiensi dan produktivitas seluruh Satuan Kerja. Administrasi dan pembukuan aset serta transaksi keuangan yang sebelumnya disusun secara manual, pada saat ini disusun dengan bantuan komputer, sehingga beban waktu dan tenaga serta kesalahan-kesalahan penghitungan pada pencatatan aset dan keuangan menjadi berkurang. Hal ini dapat dilihat dari cepatnya pembayaran Gaji dan Uang Makan Pegawai, pengajuan Surat Perintah Membayar, dan penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana. Tahun 2008 juga merupakan tahun dimana seluruh Hakim dan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia mendapatkan tunjangan kinerja (remunerasi). Besaran remunerasi tersebut disesuaikan dengan jabatan pegawai, tingkat pengadilan dimana pegawai tersebut berada, serta absensi pegawai yang bersangkutan. Pengajuan pembayaran remunerasi dilakukan oleh seluruh Satuan Kerja di lingkungan Mahkamah Agung kepada Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung. Selanjutnya Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung mengajukan pembayaran remunerasi tersebut kepada Direktorat Perbendaharaan untuk dicairkan. Pada saat ini, proses penghitungan besaran remunerasi serta pengajuannya dihitung dan disusun secara manual dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word.
B. PROSEDUR REKONSILIASI DATA ASET, KEUANGAN, DAN PENGAJUAN REMUNERASI 1. Rekonsiliasi Aset dan Keuangan a. Tahap Satuan Kerja • Operator UAKPA dan UAKPB mengkompilasi dan mengirimkan data Aset dan Keuangan pada setiap akhir periode ke KPPN dan KPKNL. • KPPN dan KPKNL melakukan verifikasi atas data Aset dan Keuangan, dan melakukan perbaikan-perbaikan dimana diperlukan. • Operator UAKPA dan UAKPB mengirimkan data Aset dan Keuangan hasil rekonsiliasi ke UPT Korwil masing-masing. b. Pada Tingkat Wilayah • Operator UAPPA-W dan UAPPB-W mengkompilasi data aset dan keuangan seluruh Satuan Kerja di wilayahnya. • Pada akhir periode, data Aset dan Keuangan dikirimkan kepada Kanwil DJPB dan DJKN sebagai bahan dalam proses rekonsiliasi. • Data Aset dan Keuangan tersebut diverifikasi sebelum dikirimkan ke tingkat Eselon. c. Pada Tingkat Eselon 1 • Operator UAPPA-ES1 dan UAPPB-ES1 mengkompilasi data aset dan keuangan sesuai bagian anggarannya masing-masing. • Pada akhir periode, data Aset dan Keuangan dikirim ke DJPB dan DJKN sebagai bahan proses rekonsiliasi tingkat eselon 1. • Data aset dan keuangan tersebut diverifikasi sebelum dikirim ke tingkat K/L d. Pada tingkat Kementrian dan Lembaga • Operator UAPA dan UAPB melakukan kompilasi data aset dan keuangan pada seluruh satuan kerja.
4
5
• Pada akhir periode, data Aset dan Keuangan dikirim ke DJPB dan DJKN sebagai bahan rekonsiliasi tingkat K/L. • Data tersebut diverifikasi dan disamakan dengan data pada DJPB dan DJKN sebelum melakukan penyusunan laporan Keuangan dan Aset tingkat K/L. Aplikasi SIMAK-BMN dan SAKPA digunakan oleh Satuan Kerja untuk mencatat seluruh transaksi aset dan keuangan pada Satuan Kerja masing-masing. Pencatatan transaksi aset termasuk diantaranya adalah pembelian aset, pengurangan nilai, pengembangan nilai, transfer masuk dan keluar. Sedangkan aplikasi SAKPA digunakan sebagai pembukuan transaksi realisasi anggaran belanja maupun realisasi anggaran pendapatan. Sejak tahun 2011, setiap Satuan Kerja menggunakan anggaran 2 DIPA yaitu DIPA Badan Urusan Administrasi dan DIPA dari Badan Peradilannya masing-masing. Sehingga setiap Satuan Kerja mencatat seluruh transaksi dalam 2 laporan yang berbeda tergantung pada DIPA yang digunakan. Pada setiap akhir periode anggaran, setiap Satuan Kerja wajib melaporkan seluruh transaksi yang terjadi pada periode tersebut kepada KPPN /KPKNL setempat melalui proses Rekonsiliasi. Pelaporan aset dilakukan setiap 6 bulan sekali (per semester) kepada KPKNL setempat, sedangkan pelaporan keuangan dilakukan setiap bulan kepada KPPN setempat. Pada proses rekonsiliasi, data transaksi yang dicatat pada Satuan Kerja disamakan dengan data transaksi yang dicatat pada KPPN/KPKNL untuk menjamin keakuratan data transaksi. Setelah data tersebut akurat, KPPN/KPKNL mengeluarkan Berita Acara Rekonsiliasi dan Hasil Rekonsiliasi yang berisi mengenai data-data transaksi aset dan keuangan.
Setelah proses rekonsiliasi selesai, Satuan Kerja kemudian mengirimkan data-data transaksi tersebut kepada Satuan Kerja UPT Korwil yang bertugas untuk mencatat data tersebut pada aplikasi SIMAK-BMN UAPPB-W dan UAPPA-W. Aplikasi SIMAK-BMN UAPPB-W dan UAPPA-W digunakan oleh Satuan Kerja yang bertugas sebagai Unit Pelaksana Teknis Koordinator Wilayah pada wilayahnya masing-masing. Pada saat ini, seluruh Satuan Kerja di lingkungan Mahkamah Agung RI dibagi dalam 33 wilayah dan 1 wilayah pusat sehingga Satuan Kerja UPT Korwil berjumlah 33 Satuan Kerja dan sebagian besar merupakan Pengadilan Tingkat Banding. Namun demikian, karena setiap Satuan Kerja menggunakan 2 DIPA, maka Satuan Kerja UPT Korwil bertambah menjadi 4 pada setiap wilayah. UPT Korwil 01 bertugas mencatat transaksi yang menggunakan DIPA Badan Urusan Administrasi, UPT Korwil 03 bertugas mencatat transaksi yang menggunakan DIPA Badan Peradilan Umum, UPT Korwil 04 bertugas mencatat transaksi yang menggunakan DIPA Badan Peradilan Agama, dan UPT Korwil 05 bertugas mencatat transaksi yang menggunakan DIPA Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara. Pada setiap triwulan, UPT Korwil melakukan rekonsiliasi UAPPA-W dengan Kanwil DJPB setempat, sedangkan rekonsiliasi UAPPB-W dilakukan pada setiap semester. Ketika proses rekonsiliasi tingkat Wilayah selesai, UPT Korwil mengirimkan data aset dan keuangannya kepada Eselon 1 sesuai dengan DIPA masing-masing untuk selanjutnya dikompilasi oleh Eselon 1.
6
7
Pada tingkat Eselon 1, semua data dari 33 Wilayah dikompilasi menurut bagian anggarannya masing-masing sebagai bahan dalam proses rekonsiliasi pada tingkat Eselon. Setelah proses rekonsiliasi tingkat Eselon selesai, data aset dan keuangan pada semua Eselon 1 dikompilasi di tingkat Kementrian/Lembaga sebagai bahan dalam proses rekonsiliasi tingkat Kementrian/Lembaga.
2. Pengajuan Remunerasi Pengajuan remunerasi disusun oleh setiap Satuan Kerja Kantor Daerah dan Kantor Pusat pada setiap akhir bulan. Jumlah besaran pengajuan remunerasi tergantung pada jumlah pegawai, struktur jabatan pegawai, dan data absensi pegawai. Pengajuan remunerasi terdiri dari beberapa dokumen, yaitu Daftar Hadir, Rekapitulasi Absensi, Tanda Terima, Kwitansi, dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak. Daftar Hadir dan Rekapitulasi Absensi disusun oleh Bagian Kepegawaian pada Satuan Kerja masing-masing, sedangkan Tanda Terima, Kwitansi, dan SPTJM disusun oleh Bagian Keuangan. Pengajuan remunerasi pada Satuan Kerja Kantor Daerah dikompilasi dan diverifikasi pada Pengadilan Tingkat Banding di wilayahnya masing-masing. Sedangkan pengajuan remunerasi Satuan Kerja Kantor Pusat diserahkan langsung kepada Biro Keuangan Mahkamah Agung.
8
9
C. PERMASALAHAN 1. Rekonsiliasi Aset dan Keuangan Permasalahan pada rekonsiliasi Aset dan Keuangan sebagian besar dimulai pada rekonsiliasi tingkat Satuan Kerja. Permasalahan-permasalahan tersebut diantaranya adalah : • Kurangnya pengetahuan operator UAKPA dan UAKPB dalam operasi aplikasi SAKPA dan SIMAK BMN sehingga data Aset dan Keuangan menjadi tidak valid. Karena data Keuangan disamakan setiap bulan dengan KPPN setempat, maka kemungkinan terjadinya kesalahan data keuangan sangat tipis. Data Aset dilaporkan setiap semester kepada KPKNL setempat dan proses penyamaan data aset hanya dilakukan pada nilai saldo awal dan nilai transaksi berjalan, sedangkan pencatatan dan pembukuan transaksi Aset sepenuhnya diserahkan kepada masing-masing operator UAKPB. Permasalahan pada administrasi Aset sebagian besar disebabkan karena operator kurang paham mengenai administrasi Aset sehingga data Aset dan Keuangan menjadi tidak sama dan terdapat selisih. • Data Aset dan Keuangan yang tidak valid diperbaiki dengan bantuan KPPN atau operator pada UPT Korwilnya masing-masing. Namun demikian, proses perbaikan data memerlukan waktu yang tidak singkat, tergantung pada kompleksitas transaksi aset dan keuangan. Pada wilayah yang mempunyai jumlah Satuan Kerja relatif sedikit, hal ini tidak banyak menimbulkan permasalahan. Namun pada wilayah yang mempunyai jumlah Satuan Kerja banyak, proses verifikasi data dan perbaikan data mengkonsumsi banyak waktu dan dapat menyebabkan keterlambatan pelaporan aset dan keuangan.
• Perbaikan yang dilakukan oleh Satuan Kerja seringkali melebihi batas waktu perbaikan data sehingga data yang ada pada tingkat K/L seringkali berbeda dengan data pada Satuan Kerja. • Proses kompilasi dan verifikasi data merupakan proses paling lama dalam penyusunan Laporan Keuangan Tingkat Wilayah, Eselon, atau K/L. Pada saat ini, proses kompilasi data dilakukan melalui media e-mail dari Satuan Kerja ke Koordinator Wilayah yang selanjutnya diteruskan sampai tingkat K/L. Meskipun cara ini sangat efektif, namun beberapa hambatan teknis sering terjadi, diantaranya adalah : • E-mail terlambat diterima oleh Korwil karena alasan teknis. • Korwil keliru dalam menerima data, terutama data perbaikan karena satuan kerja mengirimkan beberapa kali perbaikan tanpa melakukan konfirmasi. • Email tidak dapat diterima oleh Korwil karena perubahan alaamat email pengirim dari Satuan Kerja akibat penggantian operator. • Korwil sulit melakukan monitoring penerimaan data Aset dan Keuangan karena fasilitas e-mail bukan ditujukan sebagai fasilitas manajemen dan monitoring data. • Proses verifikasi dan akurasi data yang dilakukan setelah kompilasi data memerlukan waktu yang tidak sedikit, ditambah dengan adanya perbaikan-perbaikan data Satuan Kerja yang dilakukan oleh KPPN. Proses ini dilakukan secara manual oleh operator di tingkat Korwil dengan membandingkan data Aset dan Keuangan pada masing-masing Satuan Kerja di wilayahnya.
10
11
Penyusunan Laporan Aset dan Keuangan dilakukan setelah proses verifikasi dan akurasi data, serta Berita Acara Rekonsiliasi dan Hasil Rekonsiliasi dikeluarkan oleh KPPN./DJPB atau KPKNL/DJKN. Proses penyusunan laporan Aset dan Keuangan juga memerlukan waktu yang relatif lama karena penyusunannya tidak menggunakan aplikasi melainkan disusun secara manual dengan bantuan aplikasi MS-Office. Permasalahan-permasalahan pada proses penyusunan laporan Aset dan Keuangan diantaranya adalah : • Struktur Laporan Keuangan tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku. • Nilai nominal yang tertera dalam laporan Aset dan Keuangan seringkali keliru karena operator kurang teliti dalam membaca laporan dari aplikasi SAKPA dan SIMAK BMN. • Penjelasan terhadap Aset dan Keuangan seringkali tidak dicantumkan. • Korwil mendapat kesulitan dalam melakukan monitoring laporan aset dan keuangan pada Satker di wilayahnya karena penyusunan dokumen laporan aset dan keuangan seringkali melebihi batas waktu yang ditentukan. 2. Pengajuan Remunerasi Proses penyusunan dokumen pengajuan remunerasi melibatkan kerjasama antara bagian Kepegawaian dan bagian Keuangan. Dalam prakteknya, proses penyusunan dokumen pengajuan remunerasi seringkali terlambat, tidak lengkap, dan tidak akurat karena mendapat kendala sebagai berikut : • Rekapitulasi absensi seringkali disusun pada akhir bulan, sehingga menyebabkan beban kerja bertumpuk di akhir bulan.
• Pegawai sering mengajukan keberatan terhadap catatan absensinya sehingga bagian kepegawaian harus melakukan koreksi. Pengajuan keberatan tersebut sering dilakukan setelah dokumen pengajuan remunerasi selesai, sehingga proses penyusunan remunerasi harus diulang lagi. Hal ini sering menyebabkan keterlambatan dalam pengajuan remunerasi. • Perhitungan rekap absensi dan jumlah tunjangan seringkali tidak sama akibat kesalahan penghitungan, sehingga pengajuan remunerasi disusun ulang, dan menyebabkan keterlambatan. Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat permasalahan dalam administrasi Aset, Keuangan, dan Remunerasi yang diantaranya adalah sebagai berikut : • Proses kompilasi, verifikasi, akurasi data aset, keuangan, dan remunerasi, serta penyusunan laporan aset, keuangan, dan dokumen pengajuan remunerasi tidak efisien dan banyak memerlukan waktu. • Pengadilan Tingkat Banding sebagai Koordinator Wilayah seringkali kesulitan dalam melakukan monitoring data Aset, Remunerasi, dan pengajuan Remunerasi karena tenggang waktu antara penerimaan data dari Satuan Kerja dan pengiriman data ke tingkat eselon 1 sangat singkat dan seringkali tidak cukup untuk melakukan monitoring terhadap validitas data. • Integritas data pada tingkat Satuan Kerja sampai dengan tingkat Kementrian/Lembaga tidak konsisten karena perubahan data yang dilakukan di tingkat Satuan Kerja seringkali tidak sampai ke tingkat Kementrian/Lembaga.
12
13
II. KOMDANAS A. Apa Komunikasi Data Nasional Itu?
Komunikasi Data Nasional (KOMDANAS) merupakan sebuah aplikasi yang berfungsi utama sebagai media penyimpanan dan database sentral berisi data-data aset, keuangan, dan remunerasi. Aplikasi ini dikembangkan pada akhir tahun 2011 dan pada saat ini telah melewati pengembangan tahap I.
B. Mengapa Menggunakan Komunikasi Data Nasional? Proses pengiriman data, penyimpanan data, monitoring data, dan penyusunan laporan aset, keuangan, dan remunerasi dilakukan melalui KOMDANAS sehingga meningkatkan kecepatan, ketepatan, dan kelengkapan data dan laporan aset, keuangan, dan remunerasi , mengurangi beban kerja, serta meningkatkan produktivitas setiap Satuan Kerja.
C. Siapa Yang Menggunakan Komunikasi Data Nasional? Pengguna utama dari KOMDANAS adalah : • Operator SAKPA • Operator SIMAK BMN • Petugas Pencatat Absensi • Operator SAPPA-W • Operator SAPPA-ES1 • Operator SAPA • Operator SIMAK UAPPB-W • Operator UAPPB-ES1 • Operator UAPB • Petugas Pemeriksa Dokumen Pengajuan Remunerasi pada Pengadilan Tingkat Banding atau pada Badan Urusan Administrasi. Pengguna lain dari KOMDANAS disesuaikan dengan kepentingan tugas pokoknya, diantaranya adalah : • Petugas penyusun/pemeriksa Laporan Realisasi Anggaran Manual • Petugas penyusun/pemeriksa laporan PNBP • Petugas penyusun/monitoring laporan mengenai data rekening bank. • Petugas penyusun/monitoring laporan TGR • Petugas penyusun/monitoring laporan Hasil Temuan BPK • Petugas penyusun/pemeriksa Laporan Keuangan dan CaLK • Petugas penyusun/pemeriksa Laporan BMN dan CaLMBN
14
15
Pengguna lainnya yang mempunyai kepentingan terhadap data Aset, Keuangan, dan Remunerasi , diantaranya adalah : • Pimpinan sub bagian Kepegawaian dalam melakukan monitoring data dan laporan kepegawaian. • Pimpinan sub bagian Keuangan dalam monitoring data dan laporan keuangan. • Pimpinan sub bagian Umum dalam monitoring data dan laporan aset. • Wakil Sekretaris, Panitera/Sekretaris, atau Ketua Pengadilan Tingkat Pertama dalam melakukan monitoring data Aset, Keuangan, dan Remunerasi pada satuan kerjanya masing-masing. • Pimpinan sub bagian Kepegawaian, Keuangan, dan Umum, serta Wakil Sekretaris, Panitera/Sekretaris, atau Ketua pada Pengadilan Tingkat Banding yang mempunyai kepentingan untuk melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap Satuan kerja di wilayahnya masing-masing. • Pimpinan bagian Kepegawaian, Keuangan, dan Umum pada tingkat Eselon 1 yang mempunyai tugas dalam mengawasi pelaksanaan administrasi Aset, Keuangan, dan Remunerasi pada seluruh Satuan Kerja. • Tim Auditor dari Badan Pengawas yang berkepentingan dalam melakukan evaluasi terhadap data Aset, Keuangan, dan Remunerasi. Terlepas dari pihak mana saja yang dapat menjadi pengguna KOMDANAS, pemakaian KOMDANAS dibatasi oleh Tingkat Akses sehingga pengguna pada Satuan Kerja tidak dapat merubah data pada Satuan Kerja Lainnya, Korwil tidak bisa merubah data Korwil lainnya, dst. . 1. Tingkat Satker Akses pada tingkat Satuan Kerja hanya mempunyai
wewenang untuk menambah, melihat, merubah, dan menghapus semua data yang berkaitan dengan Satuan Kerja nya sendiri tanpa bisa melakukan apapun terhadap data pada Satuan Kerja lain. Akses tingkat Satuan Kerja ini dibagi menjadi : • Administrator, mempunyai wewenang untuk mengakses semua menu tingkat Satuan Kerja dan data dari Satuan Kerja sendiri. Administrator juga mempunyai wewenang untuk menambah akun pengguna baru tingkat Satuan Kerja pada Satuan Kerja nya sendiri. • Keuangan, mempunyai wewenang untuk mengakses menu keuangan dan data keuangan dari Satuan Kerja sendiri. • Umum, mempunyai wewenang untuk mengakses menu Umum dengan data aset dari Satuan Kerja sendiri. • Kepegawaian, mempunyai wewenang untuk mengakses menu kepegawaian dengan data pegawai dari Satuan Kerja sendiri. 2. Tingkat Wilayah Akses pada tingkat Wilayah mempunyai wewenang untuk menambah, melihat, merubah, dan menghapus semua data yang berkaitan dengan Satuan Kerja pada wilayahnya sendiri tanpa bisa melakukan apapun terhadap data pada Satuan Kerja di wilayah lainnya. Akses tingkat Wilayah dibagi menjadi : • Administrator, mempunyai wewenang untuk mengakses semua menu tingkat Wilayah dan data Satuan Kerja pada wilayahnya sendiri. Administrator juga mempunyai wewenang untuk menambah akun pengguna baru tingkat Satuan Kerja dan tingkat Wilayah pada Satuan Kerja di wilayahnya sendiri.
16
17
3. Tingkat Pusat Akses pada tingkat Pusat mempunyai wewenang untuk menambah, melihat, merubah, dan menghapus semua data yang berkaitan dengan seluruh Satuan Kerja. Akses tingkat Pusat dibagi menjadi : • Administrator, mempunyai wewenang untuk mengakses semua menu tingkat Pusat dan data seluruh Satuan Kerja . Administrator juga mempunyai wewenang untuk menambah akun pengguna baru tingkat Satuan Kerja , tingkat Wilayah, dan tingkat Pusat pada seluruh Satuan Kerja . • Keuangan, mempunyai wewenang untuk mengakses menu dan data keuangan pada seluruh Satuan Kerja. • Umum, mempunyai wewenang untuk mengakses menu Umum dan data Aset pada seluruh Satuan Kerja. • Kepegawaian, mempunyai wewenang untuk mengakses menu kepegawaian dan data pegawai pada seluruh Satuan Kerja. D. Kapan dan Dimana Aplikasi Ini Digunakan? KOMDANAS digunakan secara reguler sesuai dengan tugas pokok operator, yaitu : • Pengiriman data Aset dan Keuangan berbentuk backup SAKPA/SIMAK UAKPB dilakukan setiap akhir bulan. • Penyusunan LRA Manual dan laporan PNBP dilakukan setiap akhir bulan. • Pengisian absensi sebagai dasar pengajuan remunerasi dilakukan minimal setiap minggu. • Penyusunan dan pengajuan dokumen remunerasi dilakukan setiap akhir bulan. • Penyusunan Laporan Keuangan dan BMN ,
dan CaLBMN dilakukan setiap semester. • Monitoring data dilakukan setiap bulan. KOMDANAS merupakan aplikasi yang berdasarkan teknologi web sehingga memudahkan pengguna untuk mengakses aplikasi ini melalui internet dari berbagai tempat. E.bagaimana Cara Mengakses Komunikasi Data Nasional? Untuk mengakses KOMDANAS, maka dibutuhkan perangkat hardware dan software sebagai berikut : • Koneksi Internet • Komputer Laptop atau Desktop yang dapat mengakses Internet • Web Browser untuk menjelajah internet, diutamakan menggunakan Mozilla Firefox, Google Chrome, atau Opera. Tidak disarankan untuk menggunakan Microsoft Internet Explorer. • Program kompresi seperti WinZIP, WinRAR, dan 7zip untuk membuka file output dari KOMDANAS. • Program Microsoft Word dan Excel untuk membuka laporan hasil output KOMDANAS. • Alamat e-mail pribadi, disarankan untuk menggunakan alamat e-mail dari gmail.com. KOMDANAS adalah aplikasi berbasis web dan dapat diakses melalui alamat http://komdanas.mahkamahagung.go.id. KOMDANAS tidak memerlukan instalasi tersendiri, namun instalasi browser, MS Office, dan program kompresi wajib dilakukan. Untuk menggunakan KOMDANAS, pengguna wajib mempunyai akun pengguna yang terdiri dari Nama Pengguna (Username) dan Kata Kunci (Password).
18
19
Username dan Password dibuat oleh Administrator sesuai dengan tingkat aksesnya. Pengguna di tingkat Satker bisa dibuat oleh Administrator tingkat Satker atau tingkat Wilayah, dan pengguna tingkat Wilayah bisa dibuat oleh Administrator tingkat Wilayah atau tingkat Pusat. Pembuatan akun pengguna oleh Administrator memerlukan satu alamat e-mail khusus yang tidak boleh sama antara satu pengguna dengan pengguna lainnya. Alamat e-mail ini dipakai sebagai username untuk mengakses KOMDANAS, juga digunakan sebagai media pengiriman berita/pengumuman dari tingkat pusat maupun tingkat wilayah. Proses penggunaan aplikasi KOMDANAS sangat sederhana, yaitu pengiriman data (upload) berupa backup SAKPA dan SIMAK, dan pengambilan data (download) berupa laporan Aset dan Keuangan. Untuk penyusunan remunerasi, data yang dikirim adalah data pegawai dan absensi, dan download data berupa pengajuan remunerasi.
http://komdanas.mahkamahagung.go.id Browser Mozilla Firefox. Instalasi Microsoft Office minimal versi 2007 Instalasi Winzip/Winrar
III. LOGIn dAN MENu UTAMA
Pengguna yang mempunyai wewenang untuk membuat akun KOMDANAS adalah : • Administrator Satker • Administrator Korwil • Administrator Pusat Apabila membutuhkan : • Akun pengguna Administrator Satker, silahkan hubungi Administrator Korwil masing-masing. • Akun pengguna Keuangan, Umum, dan Kepegawaian tingkat Satker, silahkan hubungi Administrator Satker masing-masing. • Akun pengguna Administrator Korwil, silahkan hubungi Administrator Pusat. • Akun pengguna Keuangan, Umum, dan Kepegawaian tingkat Korwil, silahkan hubungi Administrator Korwil masing-masing.
20
21
Menu Utama Terdiri dari Menu : • Halaman Utama : berisi setup, referensi, dan profil pribadi • Kepegawaian : berisi database pegawai, dan absensi • Umum : berisi backup SIMAK-BMN dan Laporan BMN • Keuangan : berisi backup DIPA, SAKPA, dan Laporan Keuangan • Berita : berisi berita dan update aplikasi Menu tambahan Saat ini Menu Tambahan berisi Update Aplikasi
Halaman utama KOMDANAS setelah login
“ INVALID TOKEN “ Beberapa pengguna yang telah menggunakan KOMDANAS mengalami error ini ketika hendak login atau logout dari KOMDANAS. Untuk mengatasinya, ketik ulang alamat http://komdanas.mahkamahagung. go.id pada address bar browser anda dan tekan tombol enter untuk masuk kembali ke KOMDANAS.
IV. SETUP DAN ReFERENSI A. PROFIl PRIBADI Profil pribadi merupakan laman tempat menyunting data pribadi pengguna, seperti nama lengkap, no hp, dsb. Penyuntingan Profil Pribadi : • Kode Satuan Kerja : Kode ini tidak bisa dirubah kecuali dirubah oleh Administrator melalui sub-menu Pengguna • Tingkat Akses. Tidak bisa dirubah kecuali dirubah oleh Administrator melalui sub-menu Pengguna • E-mail/Username. Merupakan alamat e-mail yang sekaligus dipakai sebagai username ketika login ke KOMDANAS. Apabila alamat e-mail dirubah, maka username untuk login pun berubah sesuai dengan alamat e-mail baru. Pastikan bahwa alamat e-mail merupakan alamat e-mail yang valid. Disarankan untuk menggunakan alamat e-mail pribadi. • Nama Lengkap. • Nomor Handphone pribadi (wajib diisi) • Nomor Handphone 2 (alternatif) • Posisi Jabatan di kantor • Tautan Pegawai, merupakan tautan profil terhadap daftar pegawai. • Tombol Batal • Tombol Update
22
23
Sangat disarankan untuk merubah password ketika anda pertamakali mendapatkan akun komdanas. Untuk merubah Password : • Ketik password lama • Ketik password baru • Ketik ulang password baru
B. MANAJEMEN WILAYAH (ADMINISTRATOR PUSAT) Menu manajemen wilayah hanya tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses administrator pusat. Pada menu ini, penambahan, penyuntingan, dan penghapusan wilayah dapat dilakukan Untuk mengatur satker UPT Korwil, silahkan edit wilayah yang bersangkutan.
24
25
C. MANAJEMEN SATKER (ADMINISTRATOR WILAYAH) Menu manajemen wilayah hanya tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses administrator pusat. Pada menu ini, penambahan, penyuntingan, dan penghapusan wilayah dapat dilakukan Untuk mengatur satker UPT Korwil, silahkan edit wilayah yang bersangkutan.
Penambahan/Penyuntingan/Penghapusan Satker
Data yang terdapat pada formulir ini akan digunakan sebagai referensi dalam penyusunan dokumen laporan. • Kode Wilayah : Pilih wilayah Satker. Apabila Kode Wilayah tidak terdapat dalam pilihan , silahkan tambahkan Wilayah terlebih dahulu. • Kode Satker : 6 Digit Kode Satker, untuk Kantor Daerah, Kode satker yang dipakai adalah Kode Satker 01. • Nama Satker : Nama Lengkap Satuan Kerja, contoh : Pengadilan Tinggi Bandung. • Nama Satker Pendek : Nama Pendek Satker, contoh : PT Bandung. • Nama Satker Singkatan : nama satker disingkat : contoh : pt-bdg • Eselon I : Untuk Tingkat banding dan tingkat pertama, pilih antara Badilum, Badilag, dan Badilmiltun. • Kode Sub Satker : 6 digit kode Satker baru yang dipakai dalam administrasi DIPA Dirjen untuk Kantor Daerah.
26
27
• • • • • • • •
Kode Sub Satker : 6 digit kode Satker baru yang dipakai dalam administrasi DIPA Dirjen untuk Kantor Daerah Tingkat/Klas : Pilih antara Tingkat Banding s.d Tingkat Pertama Klas II Alamat Kantor : alamat Kantor Satker Alamat Website : alamat website, isi dengan awalan http:// , contoh : http://pt-bandung.go.id Alamat e-mail : alamat email yang dipublikasikan secara umum oleh Kantor Logo Satker : Logo Satuan Kerja, silahkan kirim file dengan format JPG atau PNG, ukuran bebas dengan background putih. Tombol Batal dan Simpan Data : untuk menyimpan data silahkan klik tombol simpan data. Penghapusan data satker : apabila Satker hendak dihapus, silahkan klik tombol hapus data di sebelah kanan. Penghapusan satker dilakukan apabila sebenarnya Satker yang dihapus tidak pernah ada,
Catatan : • Pemilihan tingkat/klas berpengaruh pada struktur tunjangan remunerasi. Sebagai contoh : jabatan Ketua pada Pengadilan Tk. Pertama akan berbeda dengan Ketua pada Pengadilan Tk. banding. • Kode Sub-Satker merupakan Kode satker baru yang dipakai pada DIPA 03,04,atau 05. Bagi Satker yang tidak memakai DIPA tersebut, silahkan isi dengan kode Satker lama.
D. Manajemen Pengguna (Administrator Satker) Menu manajemen pengguna hanya tersedia bagi pengguna yang mempunyai akses administrator pusat, administrator wilayah, dan administrator satker Pada menu ini, penambahan, penyuntingan, dan penghapusan pengguna dapat dilakukan. Pengguna terbagi menjadi 4: 1. Kepegawaian : hanya bisa mengakses menu kepegawaian 2. Umum : hanya bisa mengakses menu umum 3. Keuangan : hanya bisa mengakses menu keuangan. 4. Administrator : bisa mengakses semua menu, dan bisa menambah pengguna.
28
29
Jumlah pengguna setiap satker tidak dibatasi namun disesuaikan dengan kebutuhan tugas masing-masing operator. Sebagai contoh, apabila penyusunan laporan LRA dan PNBP dikerjakan oleh dua pegawai, maka masing-masing pegawai diberi akses keuangan.
Penambahan Pengguna Data yang terdapat pada formulir ini akan digunakan sebagai akun login Komdanas. • • • •
• • • • •
Kode Satker : Pilih satker tempat pengguna berada Kode sub satker/Biro (khusus BUA) : pilih biro apabila pengguna mempunyai akses administrator satker Tingkat akses : pilih tingkat akses pengguna E-mail Username : alamat e-mail yang dipakai sebagai username ketika login. Alamat e-mail harus berbeda satu dengan yang lain. Alamat e-mail yang sama tidak bisa dipakai untuk dua atau lebih akun yang berbeda. Disarankan untuk menggunakan alamat e-mail dari G-Mail.com Nama Lengkap Pengguna No Handphone pribadi 1 wajib Alamat Handphone pribadi 2 ( opsional) Posisi Jabatan di kantor Password : diisi dengan password admin untuk memudahkan pengguna. Apabila dikosongkan, password akan dibuatkan secara otomatis oleh aplikasi
Setelah formulir ini diisi, sebuah e-mail akan dikirim secara otomatis ke alamat e-mail pengguna sebagai notifikasi bahwa akun telah dibuat. Akun tersebut berisi data username dan password. Silahkan buka folder inbox atau spam pada klien e-mail.
30
31
Penyuntingan Pengguna Formulir ini digunakan untuk merubah atau menghapus data akun, dan mempunyai struktur yang sama dengan formulir Penambahan Pengguna. Dengan pengecualian, tidak terdapat perubahan password pada formulir ini. • • •
Kode Satker : Pilih satker tempat pengguna berada Kode sub satker/Biro (khusus BUA) : pilih biro apabila pengguna mempunyai akses administrator satker Tingkat akses : pilih tingkat akses pengguna
•
• • • •
E-mail Username : alamat e-mail yang dipakai sebagai username ketika login. Alamat e-mail harus berbeda satu dengan yang lain. Alamat e-mail yang sama tidak bisa dipakai untuk dua atau lebih akun yang berbeda. Disarankan untuk menggunakan alamat e-mail dari G-Mail.com Nama Lengkap Pengguna No Handphone pribadi 1 wajib Alamat Handphone pribadi 2 ( opsional) Posisi Jabatan di kantor
Penghapusan Pengguna :
Bila akun ini tidak diperlukan lagi, maka akun ini dapat dihapus.
Catatan : • Pengguna pada tingkat Pusat dan Wilayah harus mempunyai 2 akun, yaitu akun Pusat/Wilayah dan akun satkernya masing-masing. • Akun Komdanas bersifat pribadi. Apabila ada perubahan operator maka akun baru harus dibuat dan akun lama dihapus. • Fungsi utama data akun ini adalah sebagai data komunikasi antar operator bila ada kendala di satker/wilayah. • Seringkali pengguna lupa password dan menanyakannya kepada administrator. Password yang digunakan hanya diketahui pengguna. Apabila pengguna tidak bisa menggunakan akunnya, maka lebih baik akun tersebut dihapus dan dibuatkan akun baru yang mempunyai data sama.
32
33
V. Kepegawaian Menu kepegawaian merupakan menu yang berfungsi sebagai manajemen data pegawai dan absensi. Menu ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : 1. Database pegawai dan Honorer yang menyimpan semua data mengenai Pegawai dan Honorer 2. Perubahan Pegawai, yang mengatur mengenai mutasi, promosi, pensiun, dan hukuman disiplin 3. Absensi yang berfungsi sebagai manajemen absensi kepegawaian. Absensi ini kemudian akan digunakan sebagai bahan dalam pengajuan remunerasi Menu ini dapat diakses oleh : 1. Administrator Satker 2. Administrator Korwil 3. Administrator Pusat 4. Kepegawaian Satker 5. Kepegawaian Korwil 6. Kepegawaian Pusat Prosedur penggunaan menu kepegawaian adalah sebagai berikut: • Pengisian Data Pegawai : Pengisian data pegawai pertama kali disarankan untuk menggunakan backup dari aplikasi GPP yang berisi data seluruh pegawai. Data ini kemudian akan dibaca oleh KOMDANAS dan disimpan dalam database pegawai. • Setelah data pegawai dimasukan ke dalam database, tahap selanjutnya adalah pengaturan jabatan pegawai. Jabatan pegawai ini akan menentukan besaran remunerasi yang diterima. Jabatan pegawai tersebut tidak terdapat dalam data GPP, oleh karena itu harus ditambahkan secara manual.
• Silahkan edit setiap pegawai dan tentukan jabatannya. • Promosi/Mutasi/Pensiun/Wafat : Apabila ada pegawai yang mengalami promosi, mutasi, atau perubahan status, maka tambahkan catatan pada menu perubahan pegawai. • Pengaturan Referensi Absensi : referensi absensi digunakan sebagai referensi dalam dikumen absensi, seperti kolom mengetahui, menyetujui, dsb/ • Pengisian absensi hanya dapat dilakukan oleh kepegawaian satker atau administrator satker. Pengguna lainnya hanya bisa melihat dan melakukan download daftar absensi. • Disarankan untuk mengisi absensi setiap hari atau minimal seminggu sekali untuk menghindari beban kerja pada akhir bulan.
34
35
A. Database Pegawai dan Honorer 1. Database Pegawai Menu database pegawai berisi mengenai data pegawai. Tergantung pada tingkat akses, laman database pegawai akan berisi : 1. Tingkat Pusat : berisi daftar wilayah beserta statistik pegawai. Silahkan pilih wilayah dan atau satker untuk melihat lebih detail. 2. Tingkat Wilayah : berisi daftar satuan kerja beserta statistik pegawai. Silahkan pilih satker untuk melihat daftar pegawai dari satker yang bersangkutan. 3. Tingkat satker : berisi daftar pegawai yang ada pada satker yang bersangkutan. 1. Penambahan Pegawai Data pegawai bisa ditambahkan satu persatu, atau dengan mengirim backup GPP terbaru. Untuk mengirim backup GPP, klik tombol impor GPP, lalu pilih file GPP yang akan dikirim. Backup GPP tersebut akan otomatis dibaca oleh KOMDANAS. Untuk menambah pegawai secara individu, silahkan klik tombol tambah pegawai dan isi data semua data. 2. Penyuntingan/Penghapusan Pegawai Setelah melakukan pengisian data pegawai yang dilakukan melalui impor GPP, maka yang harus dilakukan adalah mengisi jabatannya. Silahkann klik tombol edit pada pegawai yang bersangkutan dan pilih jabatan. Pemilihan jabatan ini menentukan besaran remunerasi yang akan diterima. Struktur jabatan akan tergangung dari tingkat/klas satuan kerja. Apabila tingkat /klas satuan kerja belum dirubah, maka silahkan hubungi administrator wilayah untuk merubah tingkat/ klas satker. Pada menu penyuntingan pegawai juga terdapat opsi untuk menghapus pegawai. Untuk mencetak daftar pegawai, silahkan klik download daftar pegawai. Daftar pegawai disusun dalam bentuk MS Excel.
36
37
Penambahan Pegawai Melalui GPP Silahkan pilih file backup GPP untuk mengirim data pegawai. Setelah pengiriman GPP, edit jabatan pegawai satu persatu.
Penambahan Pegawai secara manual Untuk menambah data pegawai secara manual, silahkan isi formulir di bawah secara lengkap
Catatan : • ID fingerprint merupakan nomor ID pada mesin fingerprint. ID ini digunakan saat melakukan impor data absensi dari mesin fingerprint. Pada saat ini, impor data absensi dari fingerprint belum diterapkan. Oleh karena itu, silahkan isi ID fingerprint dengan nomor acak. • Korps Militer hanya digunakan oleh Pengadilan Militer • Kode Biro hanya digunakan oleh Badan Urusan Administrasi
38
39
Penyuntingan Pegawai
Setelah melakukan impor GPP, jabatan pegawai harus dipilih. Struktur Jabatan pada formulir ini tergantung pada tingkat/ klas satker. Pengaturan tingkat/klas satuan kerja diatur oleh administrator wilayah/pusat. Apabila pegawai hendak dihapus, silahkan hapus pada bagian bawah. penghapusan pegawai tidak disarankan kecuali pegawai tersebut tidak pernah aktif atau ada kesalahan dalam entry data. Apabila pegawai tersebut mengalami pensiun, silahkan isi catatan pensiun pada menu perubahan pegawai.
2. Database Honorer Menu database honorer berisi mengenai data honorer. Database honorer sampai saat ini belum dipakai sebagai referensi bagi database lainnya. 1. Penambahan Honorer Data honorer hanya bisa ditambahkan satu persatu melalui formulir penambahan honorer. 2. Penyuntingan/Penghapusan Honorer Data Honorer bisa disunting apabila ada kesalahan dalam pengetikan data. Data honorer juga bisa dihapus apabila diperlukan. Untuk mencetak daftar Honorer, silahkan klik download daftar Honorer. Daftar Honorer disusun dalam bentuk MS Excel.
40
41
C. Perubahan Pegawai Menu perubahan pegawai digunakan untuk mengisi catatan perubahan pegawai. Perubahan pegawai tersebut diantaranya adalah : 1. Mutasi Pegawai 2. Promosi Pegawai 3. Perubahan golongan 4. Perubahan kedudukan (dari CPNS ke PNS, atau Cakim menjadi Hakim) 5. Pensiun 6. Wafat 7. Hukuman Disiplin. Penambahan catatan perubahan pegawai hanya bisa ditambahkan pada pegawai yang saat ini aktif pada Satuan Kerja yang bersangkutan. 1. Menu Mutasi Untuk menambah catatan mutasi, silahkan klik tambah catatan mutasi. Terdapat 2 pilihan dalam melakukan pencatatan mutasi : 1. Mutasi keluar, yaitu apabila pegawai yang bersangkutan aktif di Satuan Kerja anda dan akan segera dipindahkan ke Satker lain. 2. Mutasi Masuk, yaitu apabila pegawai yang bersangkutan aktif di Satuan Kerja lain dan akan segera dipindahkan ke Satuan Kerja anda. Cara ini digunakan apabila Satuan Kerja asal belum melakukan pencatatan mutasi pada pegawai tersebut. Dalam formulir pencatatan mutasi, silahkan isi : 1. NIP pegawai 2. Satker Asal/Satker Tujuan 3. Asal Surat Keputusan 4. Nomor Surat Keputusan 5. Tanggal Surat keputusan
6. Tanggal masuk atau keluar. Tanggal ini dipakai sebagai acuan penghitungan remunerasi. Seringkali mutasi diiringi dengan promosi, seperti mutasi Wakil Ketua menjad Ketua di satker baru. Apabila mutasi disertai promosi, maka tambahkan catatan promosi pada menu promosi.
42
43
2. Menu Promosi Menu Promosi ini digunakan apabila pegawai mengalami : 1. Perubahan golongan 2. Perubahan Jabatan 3. Perubahan Kedudukan 4. Perubahan Status Untuk menambah catatan promosi, silahkan klik tambah catatan promosi. Dalam formulir pencatatan promosi, silahkan isi : 1. NIP pegawai 2. Perubahan kedudukan 3. Perubahan Status 4. Perubahan Golongan 5. Perubahan Jabatan 6. Nomor Surat Keputusan 7. Tanggal Surat keputusan 8. TMT. Tanggal ini dipakai sebagai acuan penghitungan remunerasi. Apabila ada kesalahan dalam pencatatan promosi, silahkan klik tombol edit lalu hapus catatan yang bersangkutan.
3. Menu Sanksi Disiplin Menu Sanksi Disiplin ini digunakan apabila pegawai mengalami hukuman disiplin. Untuk menambah catatan sanksi disiplin , silahkan klik tambah catatan sanksi disiplin. Dalam formulir pencatatan sanksi disiplin, silahkan isi : 1. NIP pegawai 2. Jenis hukuman disiplin 3. Asal Surat Keputusan 6. Nomor Surat Keputusan 7. Tanggal Surat keputusan 8. TMT. Tanggal ini dipakai sebagai acuan penghitungan remunerasi. 9. Tanggal akhir hukuman disiplin 10. Jumlah potongan remunerasi Apabila ada kesalahan dalam pencatatan sanksi disiplin, silahkan klik tombol edit lalu hapus catatan yang bersangkutan.
44
45
C. Menu Absensi Menu absensi berfungsi sebagai manajemen data absensi pegawai. Menu ini terdiri dari 2 sub-menu, yaitu menu referensi dan menu absensi. Menu referensi digunakan sebagai pengisian data pejabat penandatangan pada dokumen daftar hadir dan rekapitulasi absensi. Sedangkan menu pengisian absensi digunakan untuk mencatat kehadiran pegawai. 1. Referensi Absensi Untuk mengisi referensi, silahkan klik tombol edit. Pada formullir pengisian referensi absensi, silahkan pilih pegawai yang menandatangani kolom Mengetahui, Menyetujui, Kasub Kepegawaian, dan Petugas Pencatat Absensi.
2. Pengisian Absensi Pada menu pengisian absensi, terdapat kolom pegawai dan kolom absensi. Kolom absensi terdiri dari 10 tanggal hari, dan berisi status absensi dari masing-masing pegawai. Status absensi tersebut dibedakan menurut warnanya, dari mulai absensi kosong ( abu-abu) sampai dengan absensi terkena potongan (merah). Untuk mengisi absensi, silahkan klik tombol pada kolom tanggal hari sesuai dengan pegawai yang bersangkutan, kemudian pilih status absensi pegawai tersebut dan tutup kembali. Absensi pegawai akan otomatis update sesua dengan pilihan pada pengisian absensi. Pengisian absensi dilakukan setiap hari apabila memungkinkan, atau sekali seminggu untuk menghindari beban kerja di akhir bulan. Setelah semua absen terisi, silahkan download dokumen absensi yang berbentuk file ZIP. File tersebut beris daftar hadir dan rekapitulasi absensi dalam format MS Excel.
46
47
VI. MENU UMUM Menu Umum merupakan menu yang berfungsi sebagai manajemen data Aset dan BMN. Menu ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : 1. Data Kantor, yang berisi nama satker, alamat, no. fax dll. Data ini digunakan sebagai referensi dalam pemnyusunan dokumen. 2. Data Pejabat KPB, yang berisi nama pejabat penandatangan dokumen laporan Aset dan BMN, 3. Laporan, yang terdiri dari : a. Pengiriman Backup SIMAK b. Pengiriman Backup Persediaan c. Rekonsiliasi Internal d. Laporan BMN, CaLBMN, dan CRBMN. Menu ini dapat diakses oleh : 1. Administrator Satker 2. Administrator Korwil 3. Administrator Pusat 4. Umum Satker 5. Umum Korwil 6. Umum Pusat Menu Umum digunakan untuk menyimpan data Aset dan BMN, yang kemudian digunakan dalam penyusunan laporan Aset dan BMN.
Secara garis besar, penggunaan menu ini adalah sebagai berikut : • Isi data kantor dan pejabat KPB. Apabila ada perubahan data kantor (seperti alamat, no tlp) atau perubahan pejabat KPB, maka kedua data tersebut harus di update. • Backup SIMAK dan Persediaan dikirim setiap bulan untuk membuat laporan bulanan, dan untuk mencegah kemungkinan kehilangan data. Backup SIMAK BMN tingkat Wilayah dikirim setiap 6 bulan sekali. • Ketika backup SIMAK dikirim, data pada backup tersebut dihitung dan dibandingkan dengan data SAKPA dalam bentuk rekonsiliasi internal. Apabila ada perbedaan dalam reknosiliasi internal, maka backup SIMAK atau SAKPA harus diperbaiki. • Pada akhir semester, Laporan BMN di download dan dicetak.
48
49
1. Data Kantor
3. Laporan
Menu data kantor berisi mengenai data alamat, no telpon, no fax, e-mail, dsb. Menu ini juga menyimpan data Logo Satuan Kerja yang kemudian digunakan dalam print out laporan.
Menu laporan terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu :
Untuk merubah Data Kantor, silahkan klik tombol edit lalu rubah data apabila perlu. Semua data wajib diisi. Logo bisa dikirim pada field paling bawah, dengan format gambar jpg, atau png, background putih. Ukuran minimal 256 pixel dan maksimal 2048 pixel. 2. Menu Pejabat KPB Pada menu ini, struktur pejabat KPB, operator SIMAK BMN dan operator Persediaan bisa dipilih.
• Backup SIMAK-BMN : pada laman menu ini, dapat dilihat kolom satker dan bulan. Setiap backup bisa di download untuk digunakan apabila perlu. Setiap backup diwakili dengan kode warna, yaitu : • -Warna Biru : adalah backup hasil pengiriman dari Satker • -Warna Hijau : adalah backup hasil pengiriman dari Korwil • -Warna Hitam : adalah backup yang terakhir dikirim ke KOMDANAS. Untuk mengirim backup, silahkan klik tombol kirim Backup. Pada formullir pengiriman backup, silahkan pilih file yang akan dikirim, pilih status backup, dan isi catatan tambahan. Dalam pengiriman backup, hal-hal yang harus diperhatikan adalah : • Aplikasi SIMAK BMN harus menggunakan update terbaru untuk menjamin konsistensi data dengan aplikasi SAKPA. • Nama file backup SIMAK-BMN tidak boleh dirubah. • Backup terakhir yang dikirim (warna htam) adalah backup yang digunakan KOMDANAS dalam proses penghitungan laporan tanpa melihat apakah backup tersebut merupakan beackup pada bulan terdahulu. • Untuk memastikan bahwa backup yang dipakai KOMDANAS adalah backup yang paling akhir, maka pengiriman backup diurutkan sesuai dengan bulannya. Apabila anda mempunyai 2 backup SIMAK BMN, yaitu bulan januari dan Juli, maka backup bulan juli adalah backup yang terakhir dikirim.
50
51
Terdapat perbedaan pada tampilan bagi pengguna tingkat pusat, tingkat wilayah dan tingkat satker. Pada tingkat pusat, tampilan backup dipisah per wilayah sehingga apabila memerlukan backup satker, silahkan pilih dulu wilayah satker yang bersangkutan.
• Backup Persediaan : Laman backup persediaan hampir sama dengan laman backup SIMAK-BMN. Perbedaannya adalah backup Aplikasi Persediaan terdiri dari 2 file yang harus dikirim secara bersamaan. Backup persediaan dan referensi persediaan harus dikirim setiap bulan.
52
53
C. Rekonsiliasi Internal (tingkat satker dan wilayah)
D. Laporan Semester (Satker dan Wilayah)
Rekonsiliasi Internal terdiri dari 2 sub Menu : 1. Rekonsiliasi Saldo Awal, yaitu perbandingan nilai Neraca SIMAK-BMN dan SAKPA pada Akhir Tahun Yang Lalu. 2. Rekonsiliasi berjalan, yaitu perbandingan nilai Neraca SIMAK-BMN dan SAKPA pada periode berjalan.
Pada menu ini, laporan BMN bisa di download dan dicetak. Sebelum mencetak laporan, silahkan klik Edit penjelasan untuk memberi catatan mengenai Kendala dan Saran mengenai penatausahaan Aset dan BMN. Penjelasan tersebut merupakan bahan dalam laporan BMN tingkat Wilayah sehingga proses penyusunan Laporan BMN dapat dilaksanakan secara marathon.
Pada halaman menu ini, dapat dilihat kolom periode, tahun atau bulan. Status rekonsiliasi internal dapat dilhat dengan kode warna : 1. Hijau : Neraca SIMAK dan SAKPA sama 2. Orange : Neraca SIMAK dan SAKPA sama tapi ada perbedaan pada akun individu. Biasanya perbedannya terletak pada barang yang telah dihapuskan. 3. Merah : Neraca SIMAK dan SAKPA tidak sama. Biasanya perbedaannya karena transaksi Aset belum dicatat pada aplikasi SIMAK-BMN. Untuk mencetak berita acara rekonsiliasi internal, silahkan klik status rekonsiliasi internal pada bulan yang bersangkutan. Berita Acara Rekonsiliasi Internal akan diterima dalam bentuk file ZIP, yang berisi file dengan format MS Word.
54
55
VII. Menu KEUANGAN Menu Keuangan merupakan menu yang berfungsi sebagai manajemen data Keuangan dan Remunerasi Menu ini terdiri dari beberapa sub-menu, yaitu : 1. Data Pejabat KPA, yang berisi nama pejabat penandatangan dokumen laporan Aset dan BMN, 2. DIPA, yang berisi backup data DIPA dan Revisi 3. Saldo Awal, yang berisi data backup salod awal SAKPA 4. Laporan Bulanan, yang terdiri dari : a. Pengiriman Backup SAKPA b. Rekonsiliasi Internal c. PNBP d. LRA Manual e. Daftar Rekening f. Saldo Rekening g. Temuan BPK h. Biaya Perkara i. Pelaporan TP/TGR 4. Laporan Keuangan dan CaLK Semester 5. Remunerasi. Menu ini dapat diakses oleh : 1. Administrator Satker 2. Administrator Korwil 3. Administrator Pusat 4. Keuangan Satker 5. Keuangan Korwil 6. Keuangan Pusat
Secara garis besar, penggunaan menu ini adalah sebagai berikut : 1. Isi data kantor dan pejabat KPA. Data pada meun ini akan dipakai sebagai referensi penandatangan laporan. 2. Pada pengisian data awal, backup DIPA harus dikirim. Apabila terdapat revisi DIPA atau POK, maka file revisi tersebut harus dikirim. Data pada file DIPA dan revisinya digunakan dalam Laporan Realisasi Anggaran Manual. Pengiriman data DIPA hanya dilakukan sekali setiap tahun, sedangkan pengiriman data revisi dilakukan setiap ada revisi. 3. File Saldo Awal dari aplikasi SAKPA/SAPPAW dikirim setiap awal tahun. FIle Saldo Awal digunakan untuk penghitungan neraca. Karena dalam Laporan Keuangan dan CaLK diperlukan perbandingan data dengan Tahun Anggaran Yang Lalu, maka file Saldo Awal tahun anggaran sebelumnya juga dikirim. 4. Backup SAKPA/SAPPAW dikirim setiap bulan untuk membuat laporan bulanan, dan untuk mencegah kemungkinan kehilangan data. File backup SAKPA /SAPPAW akhir tahun sebelumnya juga dikirim sebagai bahan dalam Laporan Keuangan dan CaLK. 5. Ketika backup SAKPA/SAPPAW dikirim, data pada backup tersebut dihitung dan dibandingkan dengan data SIMAK/ SIMAK Wilayah dalam bentuk rekonsiliasi internal. Apabila ada perbedaan dalam reknosiliasi internal, maka backup SIMAK atau SAKPA harus diperbaiki. 6. Data SAKPA digunakan untuk Laporan Realisasi Anggaran Manual. Namun demikian, LRA manual tersebut harus diedit terlebih dahulu karena SAKPA tidak memisahkan realisasi per kegiatan. 7. Data SAKPA juga digunakan dalam laporan PNBP. Laporan PNBP tersebut harus diedit terlebih dahulu. 8. Data rekening harus diupdate apabila ada penambahan rekening baru atau penutupan rekening.
56
57
Saldo akhir bulan pada setiap rekening yang dimiliki harus dicatat setiap bulan. Laporan Keuangan dan CaLK semester tingkat satker dan wilayah disusun secara otomatis. Namun demikian, penjelasan setiap akun harus diisi melalui formulir penjelasan. Pengajuan remunerasi dapat dicetak setiap awal bulan setelah pengisian absensi pegawai dilengkapi.
Pengiriman file DIPA dilakukan sekali setiap tahun. Revisi DIPA atau POK dikirim setiap ada revisi. Untuk mengirim file DIPA dan Revisi, silahkan klik kirim ADK DIPA atau Revisi DIPA/POK.
A. Referensi Pejabat KPA Pada menu ini, referensi pejabat KPA, operator SAKPA, dan Bendahara bisa dipilih. Untuk memilih pejabat, silahkan klik tombol edit. Data referensi ini akan digunakan sebagai penandatangan pada dokumen laporan keuangan.
Setelah mengirim file DIPA atau Revisi DIPA, maka backup SAKPA harus dikirim ulang untung menghitung perubahan Pagu.
B. DIPA dan Revisi
ADK DIPA dan Revisi digunakan sebagai referensi dalam penyusunan LRA manual.
58
59
C. ADK Saldo Awal Pengiriman Saldo Awal SAKPA dan SAPPA-W dilakukan setiap awal tahun atau apabila ada perubahan saldo awal hasil audit. ADK saldo awal diambil dari aplikasi SAKPA/SAPPA-W, yaitu file SAKDxxxx.110 atau SAKDxxx.120 yang mempunyai ukuran terkecil.
D. Pengiriman Backup SAKPA/SAPPA-W Pengiriman Backup SAKPA dilakukan setiap bulan sebelum dan sesudah rekonsiliasi dengan KPPN. Pengiriman Backup SAPPA-W dilakukan setiap 3 bulan, sebelum dan sesudah rekonsiliasi dengan DJKN.
Terdapat 2 baris backup pada daftar backup SAKPA per eselon. Baris pertama merupakan backup yang dikirim oleh operator Satker, sedangkan baris kedua merupakan backup yang dikirim oleh Korwil/Pusat. Backup yang dikirim korwil/pusat biasanya merupakan backup hasil perbaikan, hasil rekon dengan DJPB, atau hasil audit. Disarankan untuk segera menggunakan backup tersebut apabila tersedia.
Catatan : • KOMDANAS menggunakan backup yang dikirim terakhir sebagai dasar perhitungan laporan. Prinsipnya sesuai dengan proses restore backup pada aplikasi SAKPA/SAPPA-W. Apabila terjadi kejanggalan pada laporan, silahkan kirim ulang backup SAKPA/SAPPA-W terbaru. • Backup SAKPA/SAPPA-W akan disimpan di kolom bulan sesuai dengan tanggal transaksi terakhir yang terdapat pada backup tersebut.
60
61
E. Rekonsiliasi Internal (tingkat satker dan wilayah)
F. Penyusunan LRA Manual
Rekonsiliasi Internal terdiri dari 2 sub Menu : • Rekonsiliasi Saldo Awal, yaitu perbandingan nilai Neraca SIMAK-BMN dan SAKPA pada Akhir Tahun Yang Lalu. • Rekonsiliasi berjalan, yaitu perbandingan nilai Neraca SIMAK-BMN dan SAKPA pada periode berjalan.
LRA manual disusun setelah backup SAKPA dikirim. LRA manual harus selesai disusun sebelum tanggal 5 setiap bulannya. Apabila ada revisi, maka revisi DIPA tersebut harus dikirim.
Pada halaman menu ini, dapat dilihat kolom periode, tahun atau bulan. Status rekonsiliasi internal dapat dilhat dengan kode warna : • Hijau : Neraca SIMAK dan SAKPA sama • Orange : Neraca SIMAK dan SAKPA sama tapi ada perbedaan pada akun individu. Biasanya perbedannya terletak pada barang yang telah dihapuskan. • Merah : Neraca SIMAK dan SAKPA tidak sama. Biasanya perbedaannya karena transaksi Aset belum dicatat pada aplikasi SIMAK-BMN. Untuk mencetak berita acara rekonsiliasi internal, silahkan klik status rekonsiliasi internal pada bulan yang bersangkutan. Berita Acara Rekonsiliasi Internal akan diterima dalam bentuk file ZIP, yang berisi file dengan format MS Word.
• Download Rekapitulasi LRA Manual : klik tombol ini untuk download rekapitulasi LRA Manual tingkat wilayah/pusat sesuai dengan periode bulan • Download LRA manual : klik tombol ini untuk download LRA manual sesuai dengan periode bulan. • Edit LRA Manual : klik tombol ini untuk menyusun/ menyunting LRA manual.
62
63
• Silahkan pilih periode yang akan disunting • Silahkan isi realisasi per MAK/MAP. Format pengisian bisa disertai titik koma (contoh 1.200.000,00). Apabila tidak terdapat realisasi, maka isi dengan angka 0 • KOMDANAS akan melakukan pengecekan apakah realisasi yang ditulis dalam LRA manual sudah sesuai dengan realisasi pada aplikasi SAKPA. • Klik Update Data untuk menyimpan data.
Catatan : • KOMDANAS terkadang keliru dalam melakukan pengecekan ralisasi antara realisasi Barang Operasional dan Non-Operasional. Apabila realisasi yang dimasukan benar-benar sesuai dengan realisasi pada SAKPA, silahkan abaikan pengecekan data realisasi dan langsung simpan data LRA.
G. Penyusunan Laporan PNBP Laporan PNBP disusun secara otomatis menurut data realisasi PNBP yang terdapat pada backup SAKPA • Klik tombol ini untuk download Rekapitulasi Laporan PNBP per wilayah. • Klik untuk donload laporan PNBP per satker.
Catatan : • Terdapat perubahan formulir pada laporan realisasi PNBP dan saat ini aplikasi KOMDANAS sedang disesuaikan untuk mengikuti perubahan tersebut. • Perubahan formulir PNBP mengakibatkan laporan PNBP harus diisi manual seperti pengisian laporan LRA manual.
64
65
H. Penambahan Data Rekening
Penambahan, update,dan penghapusan data rekening.
Data rekening yang dimiliki oleh Bendahara Penerimaan, Bendahara Pengeluaran, maupun Rekening lainnya harus disimpan dan di update apabila terdapat pembukaan rekening baru atau penutupan rekening lama.
Silahkan isi formulir di samping untuk menambah/update data rekening •
Silahkan isi data rekening yang dimiliki dengan menambahkan rekening. Apabila terjadi perubahan pada data rekening, maka rekening tersebut harus di update.Untuk merubah atau menghapus data rekening, silahkan klik tombol update Rekening yang pernah dimiliki dan sudah ditutup tidak diperkenankan untuk dihapus. Rekening yang sudah ditutup harus di update dengan mengganti status, dan memasukan nomor surat penutupan. Data rekening yang ditutup tetap disimpan di KOMDANAS dan akan tetap disertakan dalam laporan keuangan. Data rekening yang dimasukan akan digunakan sebagai referensi pada pengajuan remunerasi, oleh karena itu pastikan bahwa data rekening penampung remunerasi dimasukan di sini. Data rekening ini juga menjadi bagian lampiran laporan keuangan semester. Untuk download daftar rekening, silahkan klik tombol download daftar rekening.
• • • • • • • • • • • •
Satuan Kerja : pilih satuan kerja yang memiliki rekening. Akses tingkat satker hanya bisa memilih satuan kerjanya masing-masing, sedangkan akses tingkat wilayah hanya bisa memilih satuan kerja di wilayahnya. Nomor rekening sesuai dengan yang tertera pada buku giro. Bank penerbit rekening, masukan nama Bank dan KC/KCP bank tersebut. Pilih kategori rekening : bendahara pengeluaran, penerimaan, atau lainnya Pilih tujuan penggunaan Pilih lembaga penerbit surat izin pembukaan rekening Masukan Nomor surat izin pembukaan dari lembaga yang bersangkutan Pilih status dari rekening tersebut Apabila rekening tersebut telah ditutup, silahkan masukan nomor surat penutupan dan tanggal surat penutupan. Apabila rekening ditutup, masukan saldo akhir rekening pada saat rekening tersebut ditutup. Masukan keterangan tambahan apabila diperlukan. Klik update data untuk menyimpan data. Untuk menghapus rekening, silahkan klik tombol hapus. Data rekening dihapus apabila rekening tersebut tidak pernah dimiliki atau terdapat kesalahan pencatatan.
66
67
I. Update Saldo Rekening
J. Update Biaya Perkara
Saldo akhir bulan bagi setiap rekening yang dimilik harus di update setiap bulan. Saldo akhir bulan ini menjadi bagian lampiran pada laporan keuangan. Untuk update saldo rekening, silahkan klik tombol update pada baris rekening yang bersangkutan dan isi nilai nominal saldo akhir bulan. Apabila saldo akhir rekening berjumlah nol, maka isi dengan 0,00. Untuk mencetak saldo rekening, silahkan klik download saldo rekening.
Menu ini berfungsi untuk menampung data saldo akhir biaya perkara pada setiap bulan. Data Biaya Perkara harus di update setiap bulan. Laporan saldo akhir biaya perkara merupakan bagian pada lampiran laporan keuangan semester. Untuk update biaya perkara, silahkan klik tombol update pada bagian kanan. Saldo akhir biaya perkara terdiri dari : 1. Biaya perkara 2. Biaya eksekusi 3. Biaya Konjugasi 4. Biaya Lain-lain Apabila saldo akhir berjumlah nol, maka isi dengan angka 0,00. Untuk download biaya perkara, silahkan klik download biaya perkara.
68
69
K. Laporan Keuangan dan CaLK UAKPA Laporan Keuangan dan CaLK disusun setiap akhir semester. Sebelum menyusun CaLK, pastikan bahwa backup SAKPA dan SIMAK BMN terbaru hasil rekonsiliasi dengan KPPN/KPKNL telah dikirim dan tidak ada selisih dalam neraca. Klik tombol Edit Penjelasan untuk memasukan penjelasan per akun neraca dan realisasi. Penjelasan-penjelasan tersebut akan menjadi referensi dalam penyusunan CaLK tingkat Wilayah. Setelah penjelasan dimasukan, silahkan download LK dan CaLK. Format LK dan CaLK hasil download adalah file ZIP yang didalamnya terdapat file-file dalam bentuk MS Word.
L. Referensi Remunerasi Referensi pengajuan remunerasi berisi data referensi mengenai penandatangan dokumen pengajuan remunerasi serta referensi rekening yang digunakan untuk menampung dana remunerasi. Untuk merubah referensi remunerasi, silahkan klik tombol edit. 1. UPT Korwil : UPT korwil adalah pengadilan tingkat banding yang bertugas untuk mengumpulkan dan mengajukan pengajuan remunerasi dari pengadilan tingkat pertama. Pengadilan Tinggi untuk Pengadilan Negeri, dan Pengadilan Tinggi Agama untuk Pengadilan Agama. Pengadilan Militer dan Tata Usaha Negara dapat memilih PTTUN atau DILMILTI walaupun dokumen pengajuannya diserahkan kepada Pegadilan Tinggi atau Pengadilan Tinggi Agama. 2. Kolom mengetahui diisi dengan Ketua atau pejabat yang setara.
70
71
3. Kolom menyetujui diisi dengan Panitera/Sekretaris atau pejabat setara. 4. Kolom bendahara diisi oleh bendahara pengelola dana remunerasi 5. Pastikan bahwa rekening penampung remunerasi sudah diisi dengan benar dan datanya sesuai dengan yang tertulis pada buku giro. Untuk menyunting data rekening penampung remunerasi, silahkan klik menu data rekening pada laporan keuangan bulanan, M. Pengusulan Remunerasi Dokumen pengusulan remunerasi dapat dicetak setelah absensi pegawai telah terisi 100%. 1. Klik tombol V pada baris satuan kerja dan kolom sesuai periode yang akan diajukan. 2. Dokumen remunerasi mempunyai kode paket untuk memastikan bahwa data absensi dan rekapitulasi absensi sesuai dengan jumlah potongan dan tunjangannya. 3. Apabila pengisian absensi telah final dan tidak ada perubahan lagi, silahkan kunci absensi. Penguncian absensi mempunyai dua fungsi , yaitu mencegah perubahan absensi setelah dokumen remunerasi diajukan, dan memberi informasi kepada Korwil/Pusat bahwa nilai nominal pengajuan remunerasi telah final. Apabila ada kesalahan dalam pengisian absensi, absensi bisa dibuka melalui klik tombol buka absensi.
72
73
M. Verifikasi dokumen Remunerasi Verifikasi dokumen remunerasi dilakukan oleh Korwil/Pusat pada saat dokumen remunerasi diterima. 1. Pastikan bahwa kode paket pada daftar absensi/rekap absen sama dengan kode paket pada tanda terima/kwitansi 2. Apabila kode paket berbeda, kemungkinan besar data absensi tidak sesuai dengan potongan remunerasi, oleh karena itu, potongan remunerasi harus diperiksa satu per satu. 3. Silahkan masukan jumlah tunjangan s.d nomor rekening sesuai dengan yang tertera pada dokumen remunerasi. Data ini akan digunakan dalam rekapitulasi remunerasi. Apabila satuan kerja telah mengunci absensi, maka data ini akan otomatis terisi. Apabila satker tidak menggunakan KOMDANAS untuk menyusun pengajuan remunerasi, atau tidak mengunci absensi, maka data ini akan kosong. 4. Silahkan kunci absensi untuk memastikan bahwa pengajuan remunerasi satker tidak mengalami perubahan lagi. 5. Klik tombol bulan untuk mencetak rekapitulasi pengajuan remunerasi.
74
75
IX. PENUTUP Aplikasi KOMDANAS akan selalu dibenahi dan disesuaikan dengan kebutuhan kerja untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas pada bidang keuangan, aset, dan remunerasi. Perubahan-perubahan terhadap KOMDANAS dapat dilihat di menu berita->update KOMDANAS. a. Kekurangan dan Kelemahan KOMDANAS Disebabkan oleh keterbatasan waktu dan tenaga, aplikasi KOMDANAS versi 1.1 ini jauh dari sempurna. beberapa kekurangan dan kelemahan KOMDANAS diantaranya adalah : • KOMDANAS memerlukan akses internet yang stabil. Hal ini merupakan kendala bagi Satker yang memiliki akses internet terbatas atau bandwidth yang relatif kecil. • Kecepatan pemrosesan data pada aplikasi ini masih relatif lambat. Hal ini sedang diperbaiki untuk menghindari pengaruhnya terhadap kinerja. • Struktur pengguna masih terbatas karena KOMDANAS didesain untuk pengguna tingkat operator. • Ada beberapa kekeliruan perhitungan karena kesalahan pemrograman yang mungkin dapat terjadi. Saat ini, kekeliruan tersebut sedang diperbaiki. b. KOMDANAS pada versi selanjutnya Beberapa tambahan yang mungkin akan diterapkan pada KOMDANAS versi selanjutnya adalah : • Perbaikan pada sisi aplikasi agar dapat dipakai pada koneksi internet yang terbatas. • Penambahan fungsi Pembukuan Bendahara dengan tujuan meningkatkan tertib administrasi keuangan.
• Penambahan fungsi Laporan Kepegawaian. • Manajemen data RKAKL/Perencanaan • Manajemen Aset yang lebih terinci : • Berita Acara Serah Terima Transfer Barang Masuk/Keluar; • Tertib administrasi pemakai/pengguna barang; • Mapping gedung dan bangunan; • Monografi Aset.
