LAPORAN PENGABDIAN MASYARAKAT MANDIRI PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DESA DI DESA HULU KEC. PANCUR BATU KAB. DELISERDANG
Tim Pengabdian Masyarakat 1. 2. 3. 4. 5.
Saniman, ST., M.Kom (Ketua Tim) Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom (Anggota) Ishak, S.Kom., M.Kom (Anggota) Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom (Anggota) Suardi Yakub, SE., MM (Anggota)
STMIK TRIGUNA DHARMA MEDAN 2016
1
2
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN AKHIR Judul Kegiatan : Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Penduduk Desa di Desa Hulu Kec. Pancur Batu Kab. Deli Serdang 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Bidang Kegiatan Bidang Ilmu Ketua Pelaksana Kegiatan Nama Lengkap NIDN Universitas/Instansi/Politeknik Alamat e-mail Anggota Pelaksana Kegaiatan a. Anggota Pelaksana Nama Lengkap NIDN b. Anggota Pelaksana Nama Lengkap NIDN c. Anggota Pelaksana Nama Lengkap NIDN d. Anggota Pelaksana Nama Lengkap NIDN 9. Biaya Kegiatan Total a. Instansi b. Sumber lain 10. Jangka Waktu Pelaksanaan
: Pengabdian Masyarakat Mandiri : Sistem Informasi : Saniman, ST., M.Kom : 0101066601 : STMIK Triguna Dharma :
[email protected] : 5 orang : Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom : 0128107101 : Ishak, S.Kom., M.Kom : 0120026903 : Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom : 0110087702 : Suardi Yakub, SE., MM : 0106046601 : Rp.7.931.000,: Rp.7.931.000,: Rp. 0,: 1 Minggu Medan, 10 Juni 2016
Menyetujui Ketua LPPM STMIK Triguna Dharma Kegiatan
( Zulfian Azmi, ST., M.Kom ) NIP : 2120790116067304
Ketua
Pelaksana
( Saniman, ST., M.Kom ) NIDN : 0101066601
3
Lampiran 1 JUSTIFIKASI ANGGARAN No
URAIAN
BahanHabisPakai 1.a. Sewa LCD/Proyektor dan b. Beli Baterai dan Pulsa HP Sub Total Peralatan Penunjang 2. Berlangganan Modem SMART
BiayaPerjalanan a. Transportasi dalam rangka Pelaksanaan Pengabdian ke lokasi selama 1 bulan (5 kali kunjungan x 2 orang @ 3. Rp. 150. 000,-) b. Lumpsum (Konsumsi dan Akomodasi) 1 bulan (5 kali kunjungan) x 2 orang @ Rp. 30.000,c. Biaya Parkir dan keamanan Sub Total TOTAL PPn=10%x7.210.000,- = 721.000,Total Keseluruhan=
JUMLAH (Rupiah) ,1.750. 000,1. 750. 000,850.000,,850.000,-
1.500. 000,300. 000,100. 000,1. 900. 000,7.210.000,Rp.7.931.000, (Tujuh Juta Sembilan Ratus Tiga Puluh Satu Ribu Rupiah)
4
BAB I PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG MASALAH Manajemen modern diberbagai bentuk organisasi senantiasa menempatkan
informasi sebagai sumberdaya yang penting. Informasi dalam bentuk dokumen merupakan bahan penting untuk mengambil keputusan. Dokumen dikumpulkan untuk
disimpan dalam bentuk data untuk dipelihara dan dikelola. Pengolahan
beberapa dokumen masyarakat desa merupakan sumber informasi penting yang sangat diperlukan dalam pemerintahan desa. Khususnya didesa
Hulu Kecamatan Pancurbatu ini, pengelolaan data
penduduk selama ini masih dilakukan secara manual dan memiliki banyak kelemahan, diantaranya, penyimpanan data tersebar di berbagai lokasi penyimpanan yang
dapat menimbulkan duplikasi data. Kemudian pemusnahan data harus
dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. Dengan penanganan system kearsipan seperti ini menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat masuk dan surat keluar yang penting. Sementara semakin bertambahnya jumlah penduduk di desa Hulu tersebut, makasemakin banyak data yang harus dikelola. Sementara data sangat penting untuk keperluan pemerintahan dan masyarakat khususnya desa Hulu diantaranya
sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur,
sebagai bahan sah di pengadilan dan tulang punggung manajemen pemerintahan. Dan
5
apalagi desa Hulu Kec, Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang, terletak dekat dengan Bandara Internasional Kuala Namu sehingga masyarakat dan perangkat pelaksana di desa tersebut harus siap dengan perkembangan ilmu dan teknologi khususnya pengolahan data penduduk ini. Untuk itu perlu pembenahan sistem administrasi data penduduk dengan berbasis komputer yang dilakukan dengan sistematis. Salah satu kelebihan dengan memakai perangkat lunak atau program sistem informasi kependudukan yang diharapkan
dapat meningkatkan keamanan, kecepatan, keakuratan
penyimpanan , penemuan kembali data dan pemutahiran. Dengan memperhatikan dan menganalisis manfaat pengolahan data penduduk, maka pengusul tertarik untuk melakukan Pengabdian Kepada Masyarakat yaitu “Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan di Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang”.
B.
PERUMUSAN MASALAH Adapun perumusan masalah dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah:
1. Bagaimana
menggunakan
sistem
informasi
kependudukan
untuk
pemerintahan desa. 2. Bagaimana perangkat desa
dilatih untuk dapat menggunakan sistem
informasi kependudukan dalam menunjang kinerja kerja adminstrasi pemerintahan desa dengan baik. C.
TUJUAN Tujuan program kegiatan pengabdian masyarakat yang ingin dicapai adalah
pelatihan kepada perangkat desa dalam menggunakan sistem informasi
6
kependudukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengoperasian adminsitrasi
kependudukan
dalam
pemerintahan
desa
di
desa
Hulu
Kec.Pancurbatu, Kab.Deli Serdang.
D.
INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM.
1. Perubahan pengetahuan dan keterampilan perangkat desa dalam pengelolaan adminstrasi kependudukan dalam pemerintahan desa berbasis komputer. 2. Penyimpanan dan penelusuran data penting di desa Hulu Kec. Pancurbatu, Kab. Deli Serdang lebih efektif dan efisien..
E.
LUARAN YANG DIHARAPKAN
1. Menerapkan
dan mensosialisasi sistem informasi kependudukan untuk
pemerintahan desa. 2. Perangkat desa dapat menggunakan sistem informasi kependudukan dalam menunjang kinerja pengelolaan
adminstrasi kependudukan pemerintahan
desa dengan baik.
F. 1.
KEGUNAAN Meningkatkan pengetahuan perangkat desa tentang data kependudukan berbasis komputer.
2.
Dapat menggunakan Aplikasi Sistem Informasi
Kependudukan dengan
baik. 3.
Perangkat desa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi kependudukan sehingga penyimpan dan penelusuran data penduduk lebih efektif dan efisien.
7
BAB II GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN Desa Hulu Kec. Pancurbatu, sebagai salah satu daerah yang sedang berkembang berdekatan dengan kota Medan di wilayah kabupaten Deli Serdang propinsi Sumatera Utara. Kedudukan, fungsi dan peranan Kabupaten Deli Serdang cukup penting dan strategis secara regional. Kabupaten Deli Serdang sering digunakan sebagai barometer dalam pembangunan daerah terutama pertanian dan penyelenggaraan pemerintah daerah karena penduduknya hampir tidak dapat dibedakan dengan penduduk kota Medan mengingat wilayahnya yang begitu luas mengelilingi wilayah kota Medan. Secara geografis, desa Hulu yang terdiri dari 5 dusun dengan luas areal sekitar 256 HA ini berada di kecamatan Pancurbatu, berdekatan sekitar 50 km dari Bandara Internasional Kualanamu. Jumlah penduduk Desa Hulu sekitar 5430 (lima ribu empat ratus tigapuluh) jiwa yang pekerjaan
rata-rata pekerja di
bangunan, home industri, pertanian, PNS dan sebagainya. Jarak Desa Hulu dengan ibu kota Kabupaten Deli Serdang yaitu Lubuk Pakam lebih kurang 36 km dan dengan ibu kota Provinsi Sumatera Utara lebih kurang 18 km. Keadaan alam kecamatan Pancur Batu adalah datar, landai dan berbukit (dataran tinggi) dengan ketinggian rata-rata 60 m diatas permukaan laut, beriklim sedang serta dipengaruhi musim panas dan musim penghujan. Keadaan penduduk Penduduk Kecamatan Pancur Batu pada saat ini berjumlah 77.267 jiwa, yang terhimpun dalam 18.425 Kepala Keluarga (KK). Adapun penduduk yang mendiami kecamatan Pancur Batu terdiri dari berbagai suku antara lain :
8
Komposisi Penduduk Berdasarkan Suku, yaitu: 1. Suku Karo 6.588 KK 2. Suku Jawa 5.188 KK 3. Suku Minang 808 KK 4. Suku Cina 127 KK 5. Suku Tapanuli Utara 2.331 KK 6. Suku Tapanuli Selatan 1.225 KK 7. Suku Nias 93 KK 8. Suku Tamil 65 KK ( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009 ) Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa di Kecamatan Pancur Batu mayoritas penduduknya dihuni oleh masyarakat yang bersuku Karo dengan jumlah 6.588 KK dan yang paling sedikit bersuku Tamil dengan jumlah 65 KK. Pekerjaan Penduduk di Kecamatan Pancur Batu memiliki jenis pekerjaan yang beragam, adapun klasifikasi jenis pekerjaan penduduk di Kecamatan Pancur Batu, yaitu: 1. Petani 72 % 2. Pedagang 12 % 3. Pegawai Negeri Sipil 8% 4. Karyawan 5% 5. Buruh Harian Lepas 4% (Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009).
9
Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan
bahwa pekerjaan yang paling
mendominasi di Kecamatan Pancur Batu tersebut adalah sebagai petani, yang mencapai persentase hingga 72% dari total keseluruhan. Kemudian diikuti oleh pedagang , pegawai negeri sipil , karyawan dan buruh/ pegawai swasta. Penduduk di Kecamatan Pancur Batu tersebut tergolong memiliki jenis pekerjaan yang beragam. Agama Penduduk di Kecamatan Pancur Batu menganut agama yang berbeda beda diantara enam agama yang diakui di Indonesia. Untuk melihat komposisi penduduk di Kecamatan Pancur Batu berdasarkan agama yang dianut dapat dilihat sbb : 1. Islam 39.374 orang 2. Nasrani 37.441 orang (Protestan dan Katolik) 3. Hindu 151 orang 4. Budha 301 orang Jumlah 77.267 orang ( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009) Sehingga dapat disimpulkan bahwa mayoritas penduduk Kecamatan Pancur Batu memeluk agama Islam dengan jumlah 39.374 orang dari total populasi yang ada. Sedangkan pada urutan yang kedua yaitu agama Kristen berjumlah sebanyak 37.441 orang dan sisanya menganut agama Hindu dan Budha.
Adapun sasaran dari Program Pengabdian Masyarakat yang akan dilakukan adalah Pelatihan
Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi
Kependudukan di Desa Hulu Kec Pancurbatu.
10
BAB III METODE PELAKSANAAN
3.1 Persiapan Persiapan kegiatan dilaksanakan selama satu bulan. Proses persiapan meliputi riset di desa Hulu tentang sistem lama pengolahan data penduduk yang masih manual. Data diambil dari observasi lapangan, wawancara dengan perangkat desa tersebut tentang penanganan data penduduk dan ditambah dengan studi literatur. Data dilapangan dijadikan bahan untuk merencanakan aplikasi Sistem Informasi kependudukan di desa Hulu tersebut. Persiapan program dilakukan selama Juni 2016 dengan susunan pelaksana terdiri dari ketua dan anggota sebagai berikut : 1. Saniman, ST., M.Kom. (Ketua) 2. Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom. (Anggota) 3. Ishak, S.Kom., M.Kom. (Anggota) 4. M. Zunaidi, SE., S.Kom. (Anggota) 5. Suardi Yakub, SE., MM. (Anggota) Ketua pengusul dan anggota bekerjasama dalam kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengevaluasian kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan. Tiap pelaksana memiliki
tanggung jawabnya
masing-masing.
Kordinator pelaksana bertanggung jawab penuh terhadap segala urusan kegiatan yang meliputi
perencanaan, pelaksanaan, pengawasan
dan
pengevaluasian kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan. Penanggung jawab keuangan bertanggung jawab pada tugas mengatur pengeluaran keuangan
11
membuat serta mengatur pembukuan. Hubungan masyarakat dan publikasi bertugas mensosialisasikan pelaksanaan kegiatan.
3.2 Pelaksanaan Penyelenggaraan kegiatan ini akan dilaksanakan selama tiga bulan, pada bulan pertama April 2016. Pada bulan pertama diadakan riset tentang sistem pendataan penduduk yang masih manual di desa Hulu dan menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem tersebut. Dan memberikan pengenalan dan penjelasan kepada perangkat yang ada di desa Hulu sekaligus menjelaskan dampak-dampak positif tentang pentingnya pengelolaan data penduduk buat pemerintahan desa. Pada
bulan
berikutnya
merencanakan
aplikasi
sistem
informasi
kependudukan. Dan selanjutnya pelaksana akan menyusun jadwal pelatihan penggunaan sistem informasi kependudukan tersebut kepada perangkat desa di desa Hulu tersebut. Selanjutnya melaksanakan pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi kependudukan kepada perangkat pemerintahan Desa Hulu yang bertempat di kantor kepala desa. Menjadikan data penduduk sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur, sebagai bahan sah di pengadilan, tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan dan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat desa.
3.3 Pelaporan Pelaporan hasil kegiatan ini direncanakan pada akhir pelaksanaan kegiatan. Hal ini ditujukan untuk melaporkan seluruh pertanggung jawaban pada semua pihak yang berkepentingan dari kegiatan ini. Pelaporan meliputi kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan.
12
BAB IV PELAKSANAAN PROGRAM 4.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan 4.1.1 Waktu Aktivitas pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan pada tanggal 02 Juni 2016, mulai pukul 9.00 s/d 18.00 Wib. 4.1.2
Tempat Pelaksanaan Tempat pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah di Kantor Kepala Desa Hulu Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang.
4.2 Tahapan Pelaksanaan 4.2.1 Tempat dan Jadwal Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dilaksanakan di Kantor Kepala Desa Hulu Kec.Pancur Batu.
Pada: hari Kamis mulai pukul 09.00 s/d 18.00 WIB
bertempat di Kantor Kepala Desa Hulu dengan presentasi materi dan pelatihan penggunaan aplikasi dan diskusi. Dan kegiatan mulai persiapan kegiatan s/d pelatihan dilaksanakan selama 4 hari. 4.2.2 Peserta Kepala Desa, kepala Lingkungan dan seluruh Perangkat desa Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang. 4.2.3. Nara Sumber: a. Saniman, ST,. M.Kom (Ketua ) b. Zulkarnain Iskandar, ST,. M.Kom c. M.Zunaidi, S.E,. M.Kom d. Suardi Yakub, SE, S.Kom., M.Kom e. Ishak S.Kom., M.Kom
Hulu
13
4.3 Rincian Materi Acara Kegiatan
Hari ke1
2
3
4
Persiapan dan Sosialisasi program Pelatihan pengggunaan sistem informasi kependudukan Realisasi pemetakan sistem lama di desa Hulu tentang data kependudukan Penyesuaian Sistem Informasi Kependudukan Pelatihan dan tanya jawab 4.4 Instrumen Pelaksanaan Sesuai dengan bentuk pendekatan penelitian kualitatif dan sumber data yang akan digunakan, maka instrumen pelaksanaan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian ini adalah menggunakan teknik pengumpulan data yang dengan analisis dokumen, observasi dan wawancara. Untuk mengumpulkan data dalam kegiatan ini diperlukan cara-cara atau teknik pengumpulan data tertentu, sehingga proses penelitian dapat berjalan lancar. Instrumen pelaksanaan digunakan untuk mengumpulkan data dalam pendekatan kualitatif pada umumnya menggunakan tekhnik observasi, wawancara, studi dokumenter dan pendekatan pelatihan atas dasar konsep tersebut, maka teknik pengumpulan data diatas digunakan dalam penelitian ini. 4.4.1 Observasi Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung di Desa Hulu Kec.Pancur Batu terkait peserta pelatihan, tempat pelaksanaan pelatihan baik ruang teori, ruang praktek dan fasilitas pelatihan yang akan dipakai. Dengan Pedoman observasi yang berisi mengenai gambaran nyata yang akan dijadikan objek pengabdian diantaranya adalah bagaimana kondisi peserta pelatihan dan tempat pelatihan yang dilaksanakan di Desa Hulu Kec.Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang. 4.4.2 Wawancara Teknik wawancara sering juga disebut dengan interview yaitu sebuah dialog yang dilakukan pewawancara untuk memperoleh informasi atau data dari terwawancara. Dengan pedoman wawancara yang bersifat umum, tidak terlalu terinci. Berisi tentang aspek atau dimensi-dimensi yang berkaitan dengan manfaat penggunanaan aplikasi pengolahan data penduduk.
14
4.4.3
Studi Dokumen
Studi dokumen, yaitu dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan teknik penyampaian yang efektif. Dan selain itu juga sub komponen kompetensi pengelolaan pelatihan diantaranya menyusun rencana pelatihan, pelaksanaan pelatihan, penilaian hasil pelatihan dan tindak lanjut hasil pelatihan. Dan pendekatan pelatihan yang harus diketahui, yaitu a. Pendekatan kompetensi. Menunjukkan kepada kemampuan melaksanakan sesuatu yang diperoleh melalui teori dan praktek. b. Pendekatan Ketrampilan proses. Pendekatan ini menekankan pada proses belajar, aktivitas dan kreativitas peserta pelatihan dalam memperoleh pengetahuan dan menerapkannya. c. Pendekatan kontekstual. Pendekatan ini menekankan pada keterkaitan materi pembelajaran dengan dunia kehidupan peserta pelatihan dan mampu menghubungkannya dan menerapkan dalam kehidupan sehari-hari. d. Pendekatan Tematis. Merupakan pembelajaran untuk mengadakan hubungan yang erat dan serasi antar berbagai aspek yang mempengaruhi peserta dalam proses pelatihan. Pembelajaran ini menyatukan serangkaian pengalaman pelatihan sehingga terjadi saling berhubungan satu dengan yang lain dan berpusat pada sebuah pokok atau persoalan. Ini sangat penting dipersiapkan agar kegiatan pengabdian masyarakat dapat berjalan dengan baik. 4.5 Realisasi Biaya RINCIAN ANGARAN BIAYA JUMLAH (Rp) 1. Bahan Habis Pakai ( Material) 1.750.000,2. Peralatan Penunjang 850.000,3. BiayaPerjalanan 1.900.000,4. Biaya Publikasi, Pelatihan meliputi : 500.000, BiayaDokumentasi Kertas HVS , CD dan tinta printer 900.000,610.000, Fotokopy dan penjilidan 500.000, Administrasi dan surat menyurat Biaya Pemeliharaan Alat 200.000,Total:
PPN=10%x7.210.000,-=721.000,T O T A L Keseluruhan:
7.210.000,Rp.7.931.000,(Tujuh Juta Sembilan Ratus Tiga Puluh Satu Ribu Rupiah)
15
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 5.1. Papan Plang Kantor Kepala Desa Hulu Pancurbatu
16
Gambar 5.2. Kantor Kepala Desa Hulu Pancurbatu
17
Gambar 5.3. Susana Pelatihan
Gambar 5.4 Nara Sumber, Perserta Pelatihan dan Masyarakat
Gambar 5.5. Balai Desa Hulu Pancurbatu
18
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan 1. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu telah menerapkan Teknologi
Informasi
dalam
mengelola/memanajemen
administrasi
kependudukan dengan program Sistem Informasi Kependudukan Desa. 2. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu selalu membuka diri untuk menerima perkembangan dan penerapan teknologi infomatika komputer khususnya dalam bidang administrasi kependudukan desa. B. Saran 1. Diharapkan kepada pihak perangkat pemerintahan desa agar menerapkan pengetahuan yang telah didapat dari pelatihan ini dengan beralih dari cara manual
menjadi
cara
memanfaatkan
program
Sistem
Informasi
Kependudukan yang ada. 2. Diharapkan terjalin kerjasama ini secara berkelanjutan ketingkat yang lebih baik antara perangkat pemerintahan desa dengan STMIK Triguna Dharma Medan kedepannya.
19
SURAT KETERANGAN No. …. Saya yang bertanda tangan dibawah ini, Kepala Desa Hulu Kec. Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang : Nama NIP / NIK Jabatan
: Masta Ulina : …. (jika ada diisi) : Kepala Desa Hulu
menerangkan bahwa nama nama tersebut dibawah ini : No. 1 2 3 4 5
NAMA Saniman, ST., M.Kom Iskandar Zulkarnaian, ST., M.Kom Ishak, S.Kom., M.Kom Muhammad Zunaidi, SE., M.Kom Suardi Yakub, SE., MM
JABATAN Ketua Pelaksana PKM Anggota Anggota Anggota Anggota
Telah melakukan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan judul “Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan” di desa Hulu Kec.Pancurbatu, Kab, Deli Serdang yang dimulai pada tanggal 02 Juni 2016 kepada perangkat pemerintahan desa dan dihadiri oleh beberapa masyarakat desa. Daftar hadir terlampir. Demikian Surat Keterangan ini di berikan untuk dapat digunakan sebagaimana perlunya. Desa Hulu Kec.Pancurbatu, 10 Juni 2016 Kep. Desa
( Masta Ulina )
