TI (STUDI KASUS KANTOR PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KABUPATEN GRESIK)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI (STUDI KASUS KANTOR PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KABUPATEN GRESIK) Nahda Amalia, Febriliyan Samopa Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Email : [email protected] ABSTRAK Peranan teknologi informasi dalam menunjang sistem operasional dan manajerial pada instansi pemerintahan dewasa ini dirasakan semakin penting. Begitu pula dengan Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik yang mempunyai Tupoksi dalam melakukan perencanaan strategis yang tertuang dalam Rumusan Pembangunan Jangka Menengah Daerah tahun 2011-2015. Dalam menjalankan Tupoksi tersebut para Satuan Kerja Perangkat Daerah memerlukan data dimana data tersebut akan diolah menjadi suatu publikasi informasi yang dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan oleh Bupati Gresik, sehingga peran TI disini sangat diperlukan. Keberhasilan perwujudan visi dan misi Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik perlu didukung dengan perencanaan strategis berbasis SI/TI untuk pengelolaan data dalam menyelaraskan kondisi SI/TI dengan kondisi bisnis di Kantor Pemberdayaan Masyarakat melalui perencanaan terorganisir dari infrastruktur TI dan portfolio aplikasi yang diperlukan pada tingkatan organisasi, sehingga sangat penting baik bagi SKPD maupun si pembuat rencana. Hasil yang akan dicapai adalah menghasilkan perencanaan strategis SI/TI untuk proses pengelolaan data yang terdiri dari tiga bagian, yaitu: (1) Strategi SI bisnis: menghasilkan arsitektur SI yang sesuai dengan visi dan misi organisasi, (2) Strategi TI: menghasilkan infrastruktur untuk menunjang kebutuhan SI organisasi dan (3) Strategi manajemen SI/TI: mengatur aktivitas SI/TI dalam organisasi melalui prosedur formal dalam kebutuhan portfolio aplikasi yang diproyeksikan untuk jangka waktu 5 tahun ke depan agar sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. Kata kunci: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi

PENDAHULUAN Peranan teknologi informasi dalam menunjang sistem operasional dan manajerial pada instansi pemerintahan dewasa ini dirasakan semakin penting. Dengan adanya perkembangan yang signifikan di bidang tersebut telah menyebabkan berbagai perubahan mendasar pada segala aspek khususnya yang berkaitan dengan penataan perencanaan pembangunan daerah. Kantor Pemberdayaan Masyarakat yang merupakan unsur pendukung otonomi daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui sekretaris daerah mempunyai Tugas, Pokok dan Fungsi yang ditetapkan dalam Peraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2008. Keberhasilan perwujudan visi dan misi Kantor Pemberdayaan Masyarakat Gresik perlu didukung dengan perencanaan strategis berbasis sistem informasi dan teknologi informasi dalam pengelolaan data untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi. Perencanaan strategis dilakukan untuk menyelaraskan kondisi SI/TI dengan kondisi bisnis di Kantor Pemberdayaan Masyarakat melalui perencanaan terorganisir dari infrastruktur TI dan portfolio aplikasi yang diperlukan pada tingkatan organisasi. ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-1


Dalam penelitian ini, permasalahan yang diangkat adalah bagaimana mengetahui situasi dan kondisi bisnis dan TI saat ini di lingkungan eksternal dan internal Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik, bagaimana menginterpretasikan kebutuhan bisnis dan informasi pada Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik di masa mendatang serta Bagaimana memformulasikan strategi SI/TI pada Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik. Tujuan daripada penelitian ini adalah menghasilkan perencanaan strategis SI/TI yang terdiri dari tiga bagian, yaitu : 1) Strategi SI bisnis : menghasilkan arsitektur SI yang sesuai dengan visi dan misi organisasi. 2) Strategi TI : menghasilkan infrastruktur untuk menunjang kebutuhan SI organisasi. 3) Strategi manajemen SI/TI : mengatur aktivitas SI dan TI dalam organisasi melalui proses dan prosedur formal dalam kebutuhan portfolio aplikasi di masa mendatang. DASAR TEORI Perencanaan Strategi SI/TI Perencanaan Strategi Informasi merupakan suatu proses untuk memformulasikan strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem informasi dan pengelolaannya (Robson, 1997). Perencanaan strategis dalam satu kesatuan adalah : analisis terhadap lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal dan merupakan langkah yang sangat penting dalam memperhitungkan kekuatan (strength) kelemahan (weakness), peluang (opporunities) dan ancaman (threats) yang ada. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI Cara yang tepat untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan cara mengkonsentrasikan atau memikirkan ulang bisnis dengan melakukan analisis permasalahan bisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan dan menjadikan TI sebagai salah satu resep solusi. Secara garis besar, strategi SI dan strategi TI menurut Ward, J & Peppard, J, (2002) terlihat pada gambar 1 berikut.

Gambar 1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI

Dari gambar 1 terlihat bahwa pada tahap awal dilakukan identifikasi dampak potensial, kemudian dilakukan evaluasi terhadap informasi dan sistem apa yang dibutuhkan untuk mendapatkan strategi. Selanjutnya menentukan bagaimana upaya untuk mencapai sistem informasi tersebut melalui sisi teknologi.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-2


Model Strategi SI/TI Model perencanaan strategis SI/TI terdiri dari tiga bagian utama yaitu Input, Output dan Approach (Peppard & Ward, 2002) :

Gambar 2 Model Perencanaan Strategi SI/TI (Peppard & Ward, 2002)

Teknik Analisa SI/TI untuk Memahami Situasi Saat Ini 1. Analisa Lingkungan Internal/Eksternal Bisnis Analisa ini bertujuan untuk mendalami faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis organisasi. Analisa lingkungan internal dan eksternal bisnis menggunakan beberapa tools yakni analisis SWOT dan analisis PEST. Analisa SWOT mengidentifikasi terhadap lingkungan internal dari sisi kekuatan dan kelemahan, sedangkan lingkungan eksternal dari sisi peluang dan ancaman. Sedangkan untuk analisa PEST mengidentifikasi lingkungan eksternal dari sudut pandang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. A. Analisis SWOT Analisis SWOT digunakan untuk menilai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh sumber daya internal perusahaan serta kesempatan dan tantangan yang berasal dari pihak eksternal perusahaan (Jogiyanto, 2005). Tujuan menggunakan analisis SWOT selain identifikasi terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman adalah untuk mengetahui cara terbaik dalam hal penggunaan sumber daya perusahaan serta untuk membangun basis sumber daya perusahaan di masa mendatang. Setelah mengetahui SWOT dari perusahaan/organisasi, selanjutnya adalah melakukan pendefinisian terhadap SWOT Matriks. Tujuan dari SWOT Matriks adalah untuk membantu mendapatkan pengertian yang baik dari pilihan yang ada. Tahapan pendefinisian SWOT Matriks selanjutnya ditunjukkan pada tabel 1: Tabel 1. SWOT Matriks (Minds Tool) [(Peppard & Ward, 2002)] Eksternal Opportunities

Eksternal Threats

Internal Strength

SO (“Maxi-Maxi” Strategy)

ST (“Maxi-mini” Strategy)

Eksternal Threats

WO (“Mini-Maxi” Strategy)

WT (“Mini-Mini” Strategy)

B. Analisis PEST Analisa PEST ini bertujuan untuk mengamati perubahan pada aspek yang ada dalam analisis PEST sehingga berdampak pada penempatan pasar di pasar global. Dengan adanya analisis PEST ini sebuah organisasi dapat melakukan identifikasi terhadap peluang dan tantangan yang ada di lingkungan sekitar. ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-3


1) Political Faktor politik sangat mempengaruhi suatu perusahaan maupun suatu organisasi, karena dapat menentukan arah kebijakan suatu pemerintahan. 2) Economic Faktor ekonomi yang terjadi di Indonesia sangat mempengaruhi suatu perusahaan atau organisasi. Hal-hal ini harus diperhitungkan oleh suatu organisasi pemerintah dalam menerapkan suatu kebijakan. 3) Social Faktor sosial juga dapat mempengaruhi strategi yang harus diambil oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). 4) Technological Faktor teknologi adalah salah satu faktor yang sangat mempengaruhi suatu SKPD, sehingga bisa lebih kreatif dan inovatif dalam memberikan pelayanan dan meyediakan jasa. 2. Analisa lingkungan Internal/Eksternal SI/TI Analisa ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dan teknologi dapat mempengaruhi kebutuhan SI/TI dalam organisasi. Analisa yang diteliti baik dari sisi lingkungan internal maupun eksternal khususnya di bidang SI/TI yakni mulai dari sistem informasi yang ada saat ini baik perangkat keras (hardware) yang umum dipakai, perangkat lunak (software) berupa aplikasi-aplikasi yang ada di organisasi pada umumnya, sistem operasi utama yang digunakan, serta kondisi infrastrukturnya. Teknik Analisa SI/TI Untuk Memahami Situasi Mendatang 1.

Analisa Value Chain Value Chain merupakan sebuah model yang dibuat oleh Michael Porter untuk membantu melakukan analisa aktivitas perusahaan/organisasi secara spesifik sehingga, perusahaan/organisasi tersebut dapat menciptakan nilai dan keunggulan yang kompetitif. Analisa ini dilakukan dengan menganalisis kerangka rantai kegiatan (value chain) yang menggambarkan keterkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain.

Gambar 3. Value Chain (Porter.M, 1985)

Michael Porter memisahkan kegiatan yang terlibat dalam value chain dalam 2 (dua) kelompok, yaitu : 1) Kegiatan langsung. Kegiatan langsung ini berhubungan dengan proses penciptaan atau pengiriman produk atau layanan yang disebut “Primary Activities”, yang terdiri dari: a. Inbound logistic. b. Operations. c. Outbond Logistic. d. Marketing and Sales. e. Service. 2) Kegiatan yang terkait dengan “Support Activities” untuk meningkatkan efektivitas atau efisiensi organisasi, yang terdiri dari : a. Procurement (belanja kebutuhan/input sumber daya untuk primary activities). ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-4


2.

b. Technology development (R&D, proses pengembangan, teknologi) c. Human resource management (pengembangan dan pemberian penghargaan). d. Infrastructure (semua sistem keuangan, quality control, manajemen informasi dan perencanaan) Analisa Critical Success Factors (CSFs) Rockart (2001) dalam (Peppard & Ward, 2002) mendefinisikan Critical Success Factor (CSF) sebagai sejumlah terbatas area, dimana hasilnya bila mencukupi dapat menjamin keberhasilan kinerja bersaing untuk organisasi. Penentuan CSF sangat penting untuk mencapai pemahaman menyeluruh tentang bisnis. Penentuan CSF dengan benar dapat membantu pencapaian tujuan dan strategi melalui kegiatan yang diprioritaskan. Menurut Peppard & Ward (2002, p212), KPI merupakan hal-hal yang mungkin dipilih untuk menilai, memberitahu bagaimana kinerja seseorang dalam mencapai sebuah tujuan maupun mengatur CSF.

Portfolio Aplikasi Mcfarlan Analisa aplikasi portofolio digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan. Pemetaan aplikasi ini dengan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) sesuai kategori penilaian suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis. Dari hasil pemetaan tersebut didapatkan gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebut dapat menjadi masukan bagi kegiatan pembuatan strategi SI dan kemungkinan pengembangannya ke depan ([Peppard & Ward, 2002], p43). Tabel 2. McFarlan Strategic Grid (Peppard & Ward, 2002)

METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan penelitian dimana tahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal, Analisa lingkungan SI/TI internal. Untuk tahapan keluaran atau dimana menghasilkan formulasi migration plan perencanaan strategis SI/TI studi kasus Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik adalah Strategi SI bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan adalah Analisis SWOT, Model Analisis PEST, Analisis Value Chain, Analisis Critical Success Factor (CSF). Kerangka konsep yang dibuat meliputi tahap pengumpulan data (pencarian dokumen, observasi dan wawancara), analisa lingkungan bisnis (internal dan eksternal), lingkungan SI/TI (internal dan eksternal) serta hasil akhir berupa formulasi-formulasi perencanaan strategis SI/TI yang direncanakan.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-5


Gambar 5. Kerangka Konsep

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Lingkungan Internal/Eksternal Bisnis KPM Kab. Gresik Dalam analisa lingkungan eksternal dan analisa lingkungan internal bisnis ini, penulis menggunakan dua tools yakni analisa SWOT dan analisa PEST. Untuk analisa SWOT, penulis mengidentifikasi terhadap lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan) serta lingkungan eksternal (peluang dan ancaman). Sedangkan untuk analisa PEST mengidentifikasi lingkungan eksternal dari sudut pandang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Analisa SWOT Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses analisa SWOT ini merupakan proses identifikasi dan inventarisasi dari sisi lingkungan internal yakni identifikasi faktor kekuatan dan kelemahan KPM Kabupaten Gresik, sedangkan dari sisi lingkungan eksternal yakni identifikasi faktor peluang dan ancaman KPM Kabupaten Gresik. a. Identifikasi Faktor Kekuatan (Strength)  Tersedianya aparatur KPM Kabupaten Gresik sebanyak 24 orang.  Tersedianya sarana prasarana yang mendukung pelaksanaan tugas.  Tersedianya peraturan perundang-undangan  Tersedianya komponen sistem dan tata kerja.  Adanya lembaga masyarakat mulai dari tingkat RT/RW yang aktif, LKMD, posyandu, PKK dimana KPM Kab. Gresik berperan membimbing dan membantu agar masyarakat mampu dan mandiri secara ekonomi dengan memberikan ketrampilan dan pelayanan dasar kesehatan. b. Identifikasi Faktor Kelemahan (Weakness)  Terbatasnya anggaran sehingga tidak dapat mengcover semua kebutuhan dan usulan yang masuk ke Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik.  Manajemen kerja yang masih terbatas dan belum optimal.  Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang telekomunikasi dan informatika.  Minimnya kerjasama dan dukungan dari instansi yang terkait dengan KPM Kab. Gresik.  Masih rendahnya disiplin para SKPD c. Identifikasi Faktor Peluang (Opportunity) ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-6


 Kebijakan ekonomi yang berpihak kepada masyarakat.  Dukungan masyarakat yang diwujudkan dengan adanya swadaya masyarakat dalam pembangunan.  Tersedianya Sumber Daya Alam (SDA) sehingga dapat dimanfaatkan untuk kesejahteraan masyarakat.  Keterbukaan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi.  Adanya koordinasi dan kerjasama dengan dinas/instansi terkait. d. Identifikasi Faktor Ancaman (Threats)  Masih lemahnya ekonomi masyarakat.  Kurangnya motivasi dan kemauan dalam mengelola Sumber Daya Alam (SDA).  Rendahnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang dikuasai oleh masyarakat.  Kurangnya kemampuan kelembagaan dalam menggerakkan masyarakat untuk mewujudkan kemandirian. Dari keempat komponen SWOT tersebut kemudian dilakukan analisa untuk mengetahui isu-isu strategis. Keempat langkah strategi tersebut, dijabarkan pada tabel berikut. Tabel 3. Identifikasi Isu-Isu Strategis STRENGTHS    Faktor Internal 

Tersedianya aparatur KPM Kabupaten Gresik. Tersedianya sarana prasarana yang mendukung pelaksanaan tugas. Tersedianya peraturan perundangundangan Tersedianya komponen sistem dan tata kerja.

WEAKNESS 

   

Terbatasnya anggaran sehingga tidak dapat mengcover semua kebutuhan dan usulan yang masuk ke Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik. Manajemen kerja yang masih terbatas dan belum optimal. Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang telekomunikasi dan informatika. Minimnya kerjasama dan dukungan dari instansi yang terkait dengan KPM Kab. Gresik. Masih rendahnya disiplin para SKPD.

Faktor Eksternal

OPPORTUNITIES  Kebijakan ekonomi yang berpihak kepada masyarakat.  Dukungan masyarakat yang diwujudkan dengan adanya swadaya masyarakat dalam pembangunan.  Tersedianya Sumber Daya Alam (SDA) sehingga dapat dimanfaatkan untuk kesejahteraan masyarakat.  Keterbukaan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi.  Adanya koordinasi dan kerjasama dengan dinas/instansi terkait. THREATS  Masih lemahnya ekonomi masyarakat.  Kurangnya motivasi dan kemauan dalam mengelola Sumber Daya Alam (SDA).  Rendahnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang dikuasai oleh masyarakat.  Kurangnya kemampuan kelembagaan dalam menggerakkan masyarakat untuk mewujudkan kemandirian.

   





SO STRATEGY Pemberdayaan dan pembinaan aparatur dengan harapan dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Peningkatan pengelolaan Sumber Daya Alam Peningkatan usaha ekonomi masyarakat Meningkatkan koordinasi antar dinas/instansi terkait

ST STRATEGY Peningkatan dan penerapan pemanfaatan TTG Peningkatan motivasi dan fasilitasi terhadap swadaya masyarakat Peningkatan kemampuan SDM Lembaga Kemasyarakatan desa/kelurahan melalui pelatihan pengurus Lembaga Kemasyarakatan desa/kelurahan

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-7

  



  

WO STRATEGY Membuat perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi Menambah jumlah SDM khususnya di bidang TI Meningkatkan kreativitas SKPD dengan memberikan penghargaan bagi SKPD yang berprestasi dalam melakukan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan Memanfaatkan informasi dan penggunaan ilmu pengetahuan dan teknologi WT STRATEGY Peningkatan kesejahteraan masyarakat Mengoptimalkan pengelolaan SDA dengan meningkatkan koordinasi antar instansi terkait Memberikan pemahaman kepada masyarakat akan pentingnya penggunaan informasi dan teknologi melalui pelatihan dan monitoring


Analisa PEST Analisa lingkungan eksternal bisnis KPM Kabupaten Gresik dapat diidentifikasi melalui analisa yang dinamakan analisa PEST (Political, Economic, Social, Technological). a. Political Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik merupakan salah satu lembaga teknis daerah dimana dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya bertanggung jawab secara langung kepada Kepala Daerah/Bupati melalui sekretaris daerah. Sesuai dengan Peraturan Bupati Gresik Nomor 58 Tahun 2008, tentang Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Gresik, dimana tugas pokok KPM Kabupaten Gresik adalah “Membantu Bupati dalam menyelenggarakan, melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pemberdayaan masyarakat”. Dari tugas pokok tersebut, tertulis dengan jelas bahwa KPM Kab. Gresik membantu Bupati dalam menjalankan amanahnya untuk memimpin Kabupaten Gresik dalam bidang pemberdayaan masyarakat sesuai dengan perundang-undangan. b. Economic Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik merupakan sebuah organisasi pemerintah yang berorientasi kepada pelayanan masyarakat non profit, karena dalam menjalankan tugas, pokok dan fungsinya KPM Kab. Gresik mendapatkan alokasi anggaran setiap tahunnya dari APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah ) Kabupaten Gresik dan dari DPRD Gresik. Ketergantungan terhadap alokasi anggaran itulah yang menyebabkan KPM Kab. Gresik harus menyusun strategi yang baik dalam mengatur program kerja sehingga bisa berjalan sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. c. Social Berdasarkan data dari Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan Sosial Kabupaten Gresik, hingga akhir tahun 2010 memiliki total penduduk sejumlah 1.237.264 jiwa dan terdiri dari 322.089 keluarga. Jumlah penduduk yang melebihi angka satu juta tersebut menghuni area wilayah seluas 1.191,25 km2, sehingga kemudian dengan rata-rata per keluarga terdiri dari 4 orang. Namun demikian, masalahnya bahwa tingkat kepadatan penduduk Gresik tersebut tidaklah merata pada keseluruhan wilayah. Wilayah perkotaan jauh dipadati penduduk sebesar 1.883 jiwa/km2 dibandingkan wilayah pedesaan yang hanya dihuni 736 jiwa/km2. d. Technological Perkembangan sistem informasi dalam instansi pemerintahan dewasa ini sudah begitu pesat seiring dengan munculnya penemuan teknologi informasi yang semakin canggih sehingga efisiensi yang dihasilkan dapat menarik minat masyarakat untuk menggunakannya terutama para SKPD. Analisa Lingkungan Internal/Eksternal SI/TI KPM Kab. Gresik Analisa lingkungan internal SI/TI di KPM Kab. Gresik ini mengidentifikasi dari sisi hardware, software, sistem operasi dan infrastruktur yang ada di dalam lingkungan KPM Kab. Gresik. Identifikasi terhadap analisa lingkungan internal SI/TI akan dijabarkan sebagai berikut :  Perangkat keras (hardware) Perangkat keras yang umum dipakai untuk pelaksanaan administrasi sehari-hari adalah sejumlah kurang lebih 19 buah monitor dan 19 buah PC dengan spesifikasi Dual Core, RAM 1GB dan Harddisk rata-rata 60-80GB, untuk Kepala Kantor mendapat fasilitas sebuah notebook untuk kegiatan sehari-hari.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-8




Perangkat lunak (software) Aplikasi-aplikasi yang ada di Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik saat ini tidak begitu banyak mengingat KPM Kab. Gresik merupakan kantor yang berbentuk kesekretariatan dan organisasinya berbentuk struktural. Aplikasiaplikasi yang digunakan pada umumnya diantaranya adalah :  Aplikasi Kantor  Aplikasi Profil Desa/Kelurahan  Aplikasi Perbendaharaan Gaji Pegawai dan Kantor  Aplikasi Mail Service dan Internal Messenger  Sistem operasi Sebagian besar komputer yang ada di KPM Kab. Gresik berjalan dibawah sistem operasi Microsoft Windows XP service pack 2 orisinil. Untuk notebook dan laptop berjalan dibawah sistem operasi Windows 7 Ultimate.  Infrastruktur Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik tidak menggunakan jaringan tersendiri. Segala server database didelegasikan ke divisi Pusat Data dan Teknologi Informasi (PDTI). Jaringan internet yang digunakan juga menggunakan teknologi WIFI yang berpusat di PDTI. Sedangkan analisa lingkungan eksternal SI/TI di KPM Kab. Gresik ini juga mengidentifikasi dari sisi hardware, software, sistem operasi dan infrastruktur yang ada di luar lingkungan KPM Kab. Gresik. Identifikasi terhadap analisa lingkungan eksternal SI/TI akan dijabarkan sebagai berikut :  Perangkat keras (hardware) Teknologi RAID adalah teknologi penyimpanan data yang dapat meminimalisir resiko terhadap kehilangan data apabila terjadi kerusakan salah satu harddisk (disk failed). Teknologi ini menjamin adanya ketersediaan data. (availability). Untuk lebih meningkatkan kinerja dan jaminan ketersediaan data, teknologi clustering juga bisa merupakan alternatif lain yang bisa dipilih karena teknologi tersebut menyediakan kemampuan untuk redundancy media penyimpanan data maupun layanan lainnya secara virtual demi meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.  Perangkat lunak (software) Untuk instansi pemerintahan khususnya divisi pemberdayaan masyarakat, pemberian pelatihan dan bimbingan teknis secara berkelanjutan merupakan salah satu cara untuk mengetahui sejauh mana pemahaman para Pokja dalam penggunaan teknologi khususnya aplikasi untuk penyusunan dan pengolahan data profil desa/kelurahan. Perubahan-perubahan yang akan mempengaruhi perangkat lunak yaitu manusia yang melakukan pekerjaan tersebut (Pokja), proses yang mereka aplikasikan (khususnya aplikasi profil desa/kelurahan), sifat informasi dan teknologi komputer yang mendasar.  Sistem operasi. Untuk menghindari sanksi atas pemakaian software sistem operasi yang ilegal, sangat disarankan agar sistem operasi yang digunakan merupakan software open source atau software yang sudah dibuatkan oleh pihak ketiga (seksi Kelompok Jabatan Fungsional).  Infrastruktur Untuk penggunaan dalam lingkup yang terbatas, teknologi infrastruktur yang digunakan adalah teknologi WiFi, sehingga para SKPD dapat menggunakan fasilitas internet tidak hanya dari komputer PC saja, tetapi dapat melalui telepon selular yang mempunyai fasilitas internet. Sedangkan untuk jarak yang lebih luas, ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-9


infrastruktur yang digunakan adalah Wide Area Network (WAN) atau jaringan skala luas. Portfolio Aplikasi Berdasarkan hasil analisa internal SI/TI maka dapat dipetakan aplikasi-aplikasi yang ada saat ini di KPM Kab. Gresik menggunakan matriks McFarlan pada tabel 5. Tabel 5 Pemetaan McFarlan  

Strategic Aplikasi Profil Desa/Kelurahan Key Operational Aplikasi perbendaharaan pegawai dan kantor

gaji

High Potential  Aplikasi e-mail Support  Aplikasi Kantor  Internet

Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisa Value Chain Analisa value chain ini nanti akan memberikan gambaran susunan berbagai data dan informasi yang dibutuhkan dan selanjutnya akan memberikan gambaran aplikasi seperti apa yang dapat mendukung data-data tersebut, beserta dengan teknologi yang diperlukan. Hasil dari analisa tersebut akan dijabarkan pada tabel 6 Tabel 6 Rantai Kegiatan KPM Kab. Gresik Infrastruktur Lembaga : Keuangan, administrasi SKPD Manajemen SDM Lembaga : Uraian Jabatan, Pengembangan Staf, Pengembangan Profesi Pengembangan Teknologi : Pengembangan SI/TI untuk kinerja SKPD, pengembangan SI/TI untuk dukungan operasional harian Pembelian : Inventarisasi dan perawatan aset pengelolaan penganggaran dan pengadaan barang Inbound Logistic Rencana Program

Kerja

TOR pelaksanaan kegiatan SKPD pengelola setiap kegiatan

Operation Pelaksanaan kegiatan : - Penyediaan jasa surat menyurat - Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional - Pembinaan dan penguatan lembaga kemasyarakatan (RT/RW,LKMD/LKMK ) atau sebutan lain - Evaluasi desa/kelurahan berhasil - Peningkatan keberdayaan masyarakat

Outbound Logistic Pelaporan : - Laporan kegiatan bulanan, triwulan dan tahunan.

Sales and Marketing Sosialisasi, orientasi, penyuluhan, pelatihan, bimbingan teknis, pengawasan, monitoring, pembinaan

Service Pelayanan publik sesuai SPM, misalnya: terkait dengan melakukan inventarisir pengaduan masyarakat, memfasilitasi kepentingan baik kepentingan dari LSM, DPR dalam hal menyamakan program.

Analisa CSF Faktor sukses kritis merupakan ukuran keberhasilan bagi KPM Kab. Gresik dalam mempertahankan dan mengembangkan SI/TI guna mendukung pelaksanaan Tupoksi sesuai yang ditetapkan oleh Peraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2008. Oleh karena itu, perlu ditetapkan objektif dari masing-masing strategi yang terdapat pada tabel 6.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-10


Tabel 6. Strategi dan Objektif NO 1

STRATEGI Pemberdayaan dan pembinaan aparatur dengan harapan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

2

Peningkatan pengelolaan Sumber Daya Alam.

3

Peningkatan usaha ekonomi masyarakat

4

Peningkatan kesejahteraan masyarakat

5

Peningkatan dan penerapan Teknologi Tepat Guna (TTG)

6

Peningkatan motivasi dan fasilitasi tentang swadaya masyarakat

7

Meningkatkan kreativitas SKPD

pemanfaatan

OBJEKTIF Pemberdayaan dan pembinaan aparatur melalui pendidikan formal dan informal. Dari segi pendidikan formal, dapat diberikan bagi aparatur yang berprestasi dalam kinerjanya berupa pemberian beasiswa instansi. Sedangkan untuk segi informal dapat berupa pelatihan, bimbingan teknis dan sosialisasi mengenai rencana program kerja. Pengelolaan Sumber Daya Alam yang ada di Kabupaten Gresik dapat berupa pelatihan tentang penggunaan alat, pemberian stimulant/rangsangan terhadap potensi yang ada di desa/kelurahan tersebut Peningkatan usaha ekonomi masyarakat melalui pembangunan lembaga ekonomi desa (BUMDes, pasar desa, sektor informal. Kesejahteraan masyarakat dapat ditingkatkan melalui peningkatan peranan wanita dalam partisipasi pemberdayaan masyarakat, perbaikan gizi usia sekolah dasar dan peningkatan pendapatan masyarakat. Penerapan pemanfaatan TTG dapat ditingkatkan melalui pemberian bantuan modal kerja dan modal usaha Motivasi dan fasilitasi yang dapat diberikan dapat berupa dana sharing melalui lembaga yang berwenang terhadap peminjaman anggaran untuk mengelola SDA yang ada di desa/kelurahan tersebut. Memperhatikan sikap dan tingkah laku setiap SKPD dalam menjalankan tugasnya

Adapun faktor sukses kritis dari masing-masing objektif adalah tertera pada tabel 7 : Tabel 7. Faktor Sukses Kritis SI/TI KPM Kab. Gresik NO 1

OBJEKTIF Pemberdayaan dan pembinaan aparatur melalui pendidikan formal dan informal. Dari segi pendidikan formal, dapat diberikan bagi aparatur yang berprestasi dalam kinerjanya berupa pemberian beasiswa instansi. Sedangkan untuk segi informal dapat berupa pelatihan, bimbingan teknis dan sosialisasi mengenai rencana program kerja.

2

Pengelolaan Sumber Daya Alam yang ada di Kabupaten Gresik dapat berupa pelatihan tentang penggunaan alat, pemberian stimulant/rangsangan terhadap potensi yang ada di desa/kelurahan tersebut

3

Peningkatan usaha ekonomi masyarakat melalui pembangunan lembaga ekonomi desa (BUMDes, pasar desa, sektor informal) KPM Kab. Gresik sebagai fasilitator

FAKTOR SUKSES KRITIS Jumlah aparatur di setiap divisi KPM dapat memperoleh pendidikan formal yang dilihat dari prestasi kinerja yang diperoleh dari inventarisir terhadap kegiatan yang dikerjakan sehari-hari. Untuk pendidikan informal yang berupa pelatihan, bimbingan teknis dan sosialisasi agar dapat memenuhi target pencapaian program kerja sesuai divisi masing-masing dan dapat memupuk budaya kerja di kalangan pegawai. Tersedianya data tentang potensi sumber daya alam di masing - masing desa/kelurahan secara valid



Mampu melindungi usaha ekonomi masyarakat dengan mengontrol dan mengevaluasi lembaga-lembaga ekonomi desa/kelurahan yang masih berperan aktif dalam

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-11

ALASANNYA Setiap aparatur membutuhkan pengembangan dalam hal pendidikan baik pendidikan formal maupun pendidikan informal demi meningkatkan kinerja dan mendukung program kerja organisasi

Dengan adanya data real yang menunjukkan potensi sumber daya alam di masing-masing desa/kelurahan, KPM Kab. Gresik dapat membuat rencana program mengenai hal-hal apa saja yang harus dilakukan dalam meningkatkan pengelolaan SDA KPM Kab. Gresik sebagai fasilitator dalam peningkatan usaha ekonomi masyarakat dalam hal peminjaman dana yang digunakan untuk pengelolaan sumber daya alam


4

Kesejahteraan masyarakat dapat ditingkatkan melalui peningkatan peranan wanita dalam partisipasi pemberdayaan masyarakat, perbaikan gizi usia sekolah dasar dan peningkatan pendapatan masyarakat.

5

Penerapan pemanfaatan TTG dapat ditingkatkan melalui pemberian bantuan modal kerja dan modal usaha

6

Motivasi dan fasilitasi yang dapat diberikan dapat berupa dana sharing melalui lembaga yang berwenang terhadap peminjaman anggaran untuk mengelola SDA yang ada di desa/kelurahan tersebut.

7

Memperhatikan sikap dan tingkah laku setiap SKPD dalam menjalankan tugasnya

perekenomian di Kabupaten Gresik.  Mempertahankan dan meningkatkan pertumbuhan ekonomi melalui upaya pemberian insentif, menciptakan rasa aman dan nyaman berusaha, serta merorientasi sistem dari prosedur perijinan sehingga dapat memberi kemudahan bagi para investor.  Melakukan rehabilitasi dan revitalisasi pasa-pasar tradisional sebagai penampungan hasil produksi, transaksi usaha dan kebutuhan pokok masyarakat pada semua kecamatan  Memberikan perhatian terhadap  Jumlah penduduk perempuan perempuan kesempatan yang sama di Kabupaten Gresik mencapai dengan kaum laki-laki akan peran hampir 60% sertanya dalam pembangunan yang  Berdasarkan data tahun 2009 dari membutuhkan profesionalisme dan sebanyak 271.108 keluarga yang kualitas kompetensi perempuan ada di Kabupaten Gresik, masih dalam berbagai hal terdapat sebanyak 223.551  Terdapat program peningkatan keluarga yang tergolong miskin pemberdayaan masyarakat melalui PNPM pedesaan dan lain sebagainya.  Terdapat suatu lembaga yang Diperlukan suatu lembaga yang menangani pemberian modal kerja mempunyai kemudahan sebagai dan modal usaha yang dinamakan pemberi bantuan modal kerja dan UPKU (Usaha Pengelolaan dan modal usaha yang cepat dan tidak rumit untuk pendistribusian Keuangan Usaha)  Membantu permodalan dan penerapan pemanfaatan TTG. kemudahan mendapatkan kredit serta memberi subsidi bunga bagi industri-industri rumah tangga yang ada di desa/kelurahan dan dapat menyerap tenaga kerja di sekitarnya. Meningkatkan kualitas SDMnya Dari data perekonomian di dengan memberikan stimulus berupa Kabupaten Gresik, pendapatan per bantuan modal dan program agar kapita masyarakat Gresik tahun mereka dapat mampu secara mandiri 2006-2009 mengalami menciptakan pendapatan sendiri dan peningkatan yang cukup berpartisipasi dalam mengelola SDA signifikan (rata-rata per tahun 5%) yang ada di desa/kelurahan tempat namun, peningkatan pendapatan mereka tinggal. per kapita tersebut didominasi oleh masyarakat ekonomi menengah ke atas, sedangkan masyarakat ekonomi menengah ke bawah (mayoritas) relatif masih kecil.  Peningkatan dan pengembangan Segala hasil terhadap program skill, produktifitas, kualitas dan kegiatan yang sudah direncanakan dipengaruhi oleh kinerja SKPD. inovasi serta disiplin kerja SKPD  Revitalisasi sistem pengawasan yang dapat mencegah tumbuh dan berkembangan korupsi, kolusi dan nepotisme di kalangan aparatur (SKPD) dan penyelenggaraan pemerintahan

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-12


FORMULASI PERENCANAAN STRATEGI Strategi Bisnis SI Strategi SI Bisnis disini mencakup bagaimana setiap seksi akan memanfaatkan SI untuk mencapai sasaran bisnisnya (visi dan misi KPM Kab. Gresik), portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik membangun sebuah situs website tersendiri dengan alamat situsnya : http://www.pemberdayaan.gresik.go.id. Website ini merupakan pintu gerbang maya bagi pihak luar/end user yang ingin mencari informasi mengenai KPM Kab. Gresik. Beberapa informasi yang didapat apabila end user melakukan browsing yaitu : a. Informasi Umum KPM Kab. Gresik : - Profil - Agenda - Berita - Download - Galeri Foto b. Link KPM Kab. Gresik : - Kepala Kantor - Kasub Bag TU - Kasi Pengembangan Ekonomi, SDA dan TTG - Kasi Pemberdayaan Desa/Kel - Kasi Pemberdayaan Masyarakat c. Situs terhubung : - Bupati - PDTI Website KPM Kab. Gresik ini akan dikembangkan dengan mengintegrasikan seluruh divisi yang ada. Metode yang diterapkan dengan menggunakan admin level, dimana masingmasing divisi mempunyai admin sendiri secara khusus untuk mengubah/update informasi serta berita-berita terbaru dimana divisi satu tidak dapat merubah divisi lain. Sedangkan admin khusus KPM Kab. Gresik mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan website ini sehingga admin khusus KPM Kab. Gresik dapat mengontrol segala perubahan atau inputan dari masing-masing divisi yang mengirim ke website ini. Metode tersebut dilakukan dengan harapan segala berita atau informasi terbaru dapat selalu ter-update karena dimasukkan langsung oleh admin divisi secara langsung tentunya dengan pengawasan dan monitoring dari admin KPM Kab. Gresik. 1. Strategi TI Strategi TI disini mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya, sehingga strategi TI ini menitikberatkan pada bagaimana merencanakan dan menerapkan sumberdaya TI yang didukung oleh sumberdaya manusia yang handal yang sifatnya dinamis dalam mengikuti perkembangan internal dan eksternal suatu instansi pemerintahan. 2. Strategi Manajemen SI/TI Kebijakan mengenai pemeliharaan dan pengembangan SI/TI yang mendukung kebutuhan organisasi yang dinamis dengan memperhatikan trend SI/TI mulai pemeliharaan hardware, software dan infrastruktur sehingga peran SI/TI disini dapat menjadi nilai tambah (value add). Selain itu, setiap pergantian rencana strategis (renstra), perlu diperhatikan juga perencanaan strategis dalam bidang SI/TI, sehingga setiap aktivitas SI/TI dapat selaras dengan tujuan bisnis di KPM Kab. Gresik.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-13


KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian dapat disimpulkan : a. Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik merupakan salah satu lembaga yang berbentuk Kantor tetapi mempunyai volume kerja yang setara dengan Badan memerlukan perencanaan strategis untuk menyelaraskan strategi bisnis di KPM Kab. Gresik dengan strategi TI. b. Perencanaan strategis SI/TI studi kasus Kantor Pemberdayaan Masyarakat yang dibuat untuk memberikan solusi terhadap permasalahan di bidang SI/TI sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengembangan SI/TI untuk masa lima tahun ke depan yaitu 2012-2016. c. Penyusunan perencanaan strategis SI/TI ini dapat memberikan manfaat bagi KPM Kab. Gresik antara lain mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki, memberikan arahan atas pengembangan SI/TI yang akan dilakukan, meningkatkan kinerja para SKPD dalam menjalankan Tupoksi dan memperroleh penyusunan secara operasional sesuai dengan bidang tugas masing-masing seksi. Saran yang dapat diberikan dalam penelitian ini adalah : a. Dalam pelaksanaan perencanaan strategis studi kasus Kantor Pemberdayaan masyarakat Kabupaten Gresik dapat disesuaikan waktunya apabila ada perencanaan yang telah dapat diselesaikan sebelum batas waktu yang ditetapkan berakhir dan anggaran yang ada dapat mendukung pelaksanaannya. b. Beberapa komponen dari sisi lingkungan eksternal SI/TI yang harganya cukup mahal dapat dilakukan alokasi dana mengangsur pada awal implementasi atau diajukan dalam rencana anggaran di tahun berikutnya. c. Dari point sebelumnya, untuk penelitian selanjutnya dapat ditambahkan faktor dalam menentukan skala prioritas dalam memberikan kemampuan anggaran dan kesiapan personil SKPD. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategik : Untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: ANDI. Peppard, J., & Ward, J. (2002). Strategic Planning for Information System, third edition. England: John Wiley & Sons Porter, M. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. London: Prentice Hall Robson, W. (1997). Strategic Management & Information Systems. Second Edition. London: Prentice Hall.

ISBN : 978-602-97491-5-1 C-18-14

TI (STUDI KASUS KANTOR PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KABUPATEN GRESIK)

Recommend Documents