PERENCANAAN STRATEGIS SI / TI PADA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS MULAWARMAN
CASE STUDY
ANDI RUSTANDI 1412409031
Program Pascasarjana Ilmu Komputer PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA JENJANG S2 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2015
i
PERENCANAAN STRATEGIS SI / TI PADA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS MULAWARMAN
CASE STUDY
ANDI RUSTANDI 1412409031
Approved : Pembimbing :
Johan Muliadi Kerta, S.Kom., MM Tanggal : 06 – 09 - 2015
ii
HALAMAN PERNYATAAN STATEMENT PAGE Saya, nama Andi Rustandi NIM 1412409031 menyatakan dengan sebenar – benarnya bahwa tesis saya yang berjudul “ Perencanaan Strategis SI / TI Pada Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mulawarman” adalah merupakan gagasan dan hasil penelitian saya sendiri dengan bimbingan dosen pembimbing. Saya juga menyatakan dengan sebenarnya bahwa isi tesis ini tidak merupakan jiplakan dan bukanpula hasil karya orang lain, kecuali kutipan dari literature dan atau hasil wawancara tertulis yang saya acu dan telah saya sebutkan di daftar acuan dan daftar pustaka. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan saya siap menerima sanksi apabila ternyata pernyataan saya ini tidak benar.
I, name Andi Rustandi, Student ID : 1412409031 truly acknowledge that my thesis with title : “ IS / IT Strategic Planning at Education Department of Mulawarman University” is my concept and project result under guidance of my supervisor. I also truly aknowledge that contents of this thesis are not copied and not from another people’s research, except my citation from literature or written interview result and already write in reference list and bibliography list. That’s my acknowledge were truly made and if in reality this acknowledge weren’'t true, I willing punishment.
Jakarta, September 2015 Yang menyatakan,
Andi Rustandi NIM. 1412409031
iii
PERNYATAAN STATEMENT
Dengan ini saya, Nama : Andi Rustandi NIM : 1412409031 Judul Tesis : Perencanaan Strategis SI / TI Pada Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mulawarman. Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hak non – eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak dan menyebarluaskan tesis karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian dan atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik. Menyatakan bahwa saya akan mempertahankan hak eksklusif saya untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi tesis saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi. Hereby grand to my school of Bina Nusantara University, the non exclusive rights to archive, reproduce and distribute my thesis, in whole or in part, whether in the form of printed and electronic formats I acknowledge that I retain exclusive rights of my thesis by using all or part of it in the future work or ouputs, such as article, book, software and information system.
Jakarta,
2015
Andi Rustandi NIM : 14121409031
iv
RIWAYAT HIDUP
IDENTITAS DIRI Nama Tempat / Tanggal Lahir Alamat
No. Telp. / e-mail
: Andi Rustandi : Tasikmalaya, 14 Agustus 1989 : Jl. Cempedak RT. 01 Desa, Gn. Makmur Blok C, Kec. Babulu, Kab. Penajam Paser Utara : 082158799455 /
[email protected] [email protected]
PENDIDIKAN FORMAL 1. (2014) 2. (2008) 3. (2005) 4. (2002)
Lulus Sarjana (S1) STMIK Samarinda Lulus SMAN 4 PPU Lulus SMPN 2 Babulu Lulus SDN 030 Longkali
PENDIDIKAN NON FORMAL / PELATIHAN / KURSUS 1. 2. 3. 4.
(2014) (2014) (2008) (2007)
Pelatihan Arsiparis di Rektorat Universitas Mulawar man Kursus Mengemudi Kursus Bahasa Inggris di English First (EF) Samarinda Kursus Komputer di LPK Ridho Komputer
PENGALAMAN KERJA 1. (2013 – Sekarang) 2. (2009)
FKIP Universitas Mulawarman Kantor Desa Gunung Makmur
KEGIATAN ORGANISASI 1. (2011 - 2012) 2. (2006-2007)
Sebagai Ketua BPM di STMIK Samarinda Sebagai Ketua MPK di SMAN 4 PPU
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa dimana berkat izin – Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Tak lupa sholawat serta salam kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad S.A.W. Tesis ini disusun berdasarkan penelitian yang dilakukan sebagai salah satu syarat untuk dapat menyelesaikan studi Magister Tekhnik Informatika (M.TI) pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara (UBiNus) Jakarta. Penelitian ini telah dilakukan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mulawarman. Pada kesempatan ini peneliti menghaturkan rasa terimakasih yang sebesar besarnya kepada ; 1. Ibunda ku tersayang, Ibu Rohaniah dan Ayahanda tercinta Rojikin, kakak – kaka saya, adik – adik saya yang telah memberikan semangat, doa dan dukungan segalanya dan seseorang yang telah sabar dan setia menemani dalam setiap langkah dan perjalanan hidup ini. 2. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku rektor Universita Bina Nusantara. 3. Bapak Dr. Suharjito, S.Si., MT selaku ketua program studi Magister Tekhnik Informatika (M.TI) Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Johan Muliadi Kerta, S.Kom., MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan terhadap penulisan tesis ini.
vi
5. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mengajar dan mendidik penulis sehingga dapat menyelesaikan program Magister Tekhnik Informatika. 6. Seluruh Civitas Akademik Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan dukungan dalam proses penyelesaian program Magister Tekhnik Informatika. 7. Bapak Prof. Dr. Ir. M. Amir, M.Kes selaku dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP)
Universitas Mulawarman yang telah
memberikan izin untuk melakukan penelitian kepada penulis. 8. Seluruh civitas akademik FKIP Universitas Mulawarman yang telah mendukung dalam proses penelitian dan penyelesaian tesis ini. 9. Seluruh orang tua – orang tua dan guru – guru saya yang telah memberikan motivasi dan dukungannya. 10. Seluruh teman – teman, handan taulani yang selalu menerima kekurangan serta berbagi tangis dan tawa. Dalam penulisan tesis ini penulis telah melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan penelitian ini. Namun diluar kemampuan dan pengetahuan penulis dalam penyelesaian ini mungkin terdapat kesalahan. Oleh karena itu saran dan kritik yang konstruktif sangatlah berguna untuk penulisan penelitian berikutnya.
Jakarta,
Andi Rustandi
vii
2015
ABSTRAK Perencanaan strategis SI / TI dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam mendukung strategi bisnis yang tergambarkan dalam visi dan misi organisasi / perusahaan. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan SI / TI yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan SI / TI di masa datang. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Mulawarman merupakan satu – satunya fakultas yang terbesar di universitas Mulawarman dan memiliki 3 (tiga) lokasi yang berbeda dan berjauhan yakni di lokasi Gunung Kelua, Jalan Pahlawan dan Jalan Banggeris. Melihat hal tersebut diatas, FKIP universitas Mulawarman dianggap perlu untuk dianalisa sumber daya SI / TI yang berjalan agar mampu mewujudkan strategis bisnis yang lebih baik sebagaimana yang diuraikan dalam visi dan misi fakultas. Hal tersebut perlu dibentuk dokumentasi Enterprise Architecture (EA) Perencanaan Strategis SI / TI yang baik sehingga dapat memberikan saran dan sasaran kebutuhan SI / TI yang berguna bagi institusi untuk kemajuan yang lebih baik. Methodologi Perencanaan Strategis SI / TI FKIP Universitas Mulawarman mengunakan perencanaan strategis yang dikenalkan oleh Ward dan Peppard yang tahapannya dianalisa dengan tools analysis SWOT dan portofolio saat ini (Mc Farlan) Kata Kuci : Perencanan Strategis SI / TI, Enterprise Architecture, FKIP, Universitas Mulawarman
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……………………………………………………....
i
………………………………………….
ii
HALAMAN PERNYATAAN …………………………………………….
iii
PERNYATAAN ……………………………………………………………
iv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ……………………………………………
v
KATA PENGANTAR …………………………………………………….
vi
ABSTRAK ………………………………………………….……………..
viii
…………………………………………………………….
ix
…………………………………………………….
xiii
………………………………………………………..
xv
…………………………………………….
1
1.1.Latar Belakang ……………………………………………..
1
1.2.Rumusan Masalah ………………………………………….
3
1.3.Tujuan dan Manfaat ………………………………………..
4
…………………………………...
4
…………………………………
5
1.4.Ruang Lingkup …………………………………………..…
6
1.5.Sistematika Penulisan ………………………………………
7
…………………………………………
8
2.1. Definisi Sistem Informasi …………….....…………………
9
……………………………
10
2.3. Peran SI/TI Organisasi dalam perspektif Strategis ………..
11
HALAMAN PENGESAHAN
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL BAB I
PENDAHULUAN
1.3.1. Tujuan Penelitian 1.3.2. Manfaat Penelitian
BAB II
LANDASAN TEORI
2.2. Definisi Teknologi Informasi
ix
2.4. Perencanaan Strategis SI/TI ……………………………….
13
……………………………..
14
………………..………………..
17
2.7. Membangun Sebuah Proses Strategi SI/TI …………………
18
2.8. Model Perencanaan Strategis SI/TI ……...………………..
24
2.9. Karakteristik Pendekatan SI/TI ...............…………………..
31
2.10. Analisis SWOT ………................................………………
33
2.11. Analisis Portofolio Aplikasi (McFarlan) …………………
39
2.12. SI/TI Perguruan Tinggi ......................................................
43
2.13. Perencanaan Strategis SI/TI di Perguruan Tinggi ...............
46
2.14. Daftar Penelitian Relevan ....................................................
48
2.15. Enterprise Architecture (EA) .............................................
51
………………………………
54
3.1. Kerangka Berfikir …………………………………………..
55
3.2. Penjabaran Metodelogi ……………………………………
57
3.3. Sumber Data ……………………………………………….
73
3.4. Pengolahan Data …………….................………………….
73
3.5. Jadual Rencana Penelitian …………………………………
73
BAB IV PEMBAHASAN ………..........................………………………
54
…………………………..
75
.........................................................................
75
4.1.2. Visi .............................................................................
76
4.1.3. Misi ............................................................................
77
4.1.4. Tujuan ........................................................................
78
2.5. Keselarasan Strategis SI/TI 2.6. Proses Strategis SI/TI
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Gambaran Umum FKIP Unmul 4.1.1. Profil
x
4.1.5. Sasaran Strategis
......................................................
78
4.1.6. Indikator Kinerja Utama ............................................
79
4.1.7. Kebijakan Pengembangan Strategis ...........................
81
4.1.8. Struktur Organisasi .....................................................
84
4.2. Analisis proses bisnis yang sedang berjalan .........................
94
4.3. Analisis proses bisnis terhadap kebutuhan SI/TI ...................
95
4.4. Analisis lingkungan bisnis ....................................................
98
4.4.1. Analisis lingkungan bisnis internal ............................
98
4.4.2. Analisis lingkungan bisnis eksternal ...........................
99
4.5. Analisis lingkungan SI/TI ......................................................
105
4.5.1. Analisis lingkungan SI/TI internal .............................
106
4.5.1.1. McFarlan Strategic Analysis ...........................
106
4.5.1.2. Analisis infrastruktur jaringan .......................
115
4.5.2. Analisis lingkungan SI/TI Eksternal ..........................
116
4.6. Gap Analysis ........................................................................
120
4.7. Usulan Strategis SI/TI ..........................................................
126
4.7.1. Usulan Strategi SI ........................................................
126
4.7.1.1. Aplikasi Portofolio Dosen ..............................
126
4.7.1.2. Aplikasi Pangkalan Data Fakultas .................
132
4.7.1.3. Aplikasi Program Studi ..................................
136
4.7.1.4. Sistem Informasi Perpustakaan ......................
140
4.7.2. Usulan Strategi TI ......................................................
144
4.7.2.1. Usulan Infrastruktur Jaringan ........................
144
4.7.2.2. Usulan Infrastruktur Hardware dan Software... 145
xi
4.7.3. Usulan Strategi Manajemen SI/TI ..............................
146
4.7.3.1. Pembentukan Divis SI/TI ..............................
146
4.7.3.2. IT Security Plan .............................................
150
4.7.3.2.1. Information Security......................... 151 4.7.3.2.2. Personel Security .............................
152
4.7.3.2.3. Operational Security ......................
153
4.7.3.2.4. Physical Security ..........................
154
4.8. Enterprise Architecture Documentation .......................
154
4.9. Timeline Implementasi
................................................
157
...................................................
161
.........................................................................
161
...................................................................................
162
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................
163
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 5.2. Saran
LAMPIRAN .................................................................................................. 165
xii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Keselarasan Strategis ………......................…….…………
9
Gambar 2.2. Proses Strategi TI ....................................................................
18
Gambar 2.3. Model perencanaan strategis SI/TI ..........................................
25
Gambar 2.4. IS/IT strategy formulation and planning process ...................
28
Gambar 2.5. Analisis SWOT
36
......................................................................
Gambar 2.6. Diagram Analisis SWOT
.......................................................
38
Gambar 2.7. EA Cube Framework ...............................................................
51
Gambar 2.8. Komponen EA ........................................................................
52
Gambar 2.9. EA Management Plan .............................................................
53
Gambar 3.1. Model perencanaan Strategis SI/TI .........................................
55
Gambar 3.2. Kerangka Berfikir
..................................................................
56
Gambar 3.3. Trend Technologi 2015 ..........................................................
61
Gambar 3.4. Kuadran SWOT
65
.....................................................................
Gambar 3.5. EA Cube Framework Gambar 3.6. Komponen EA
.............................................................
70
.......................................................................
71
Gambar 3.7. EA Management Plan
............................................................
72
Gambar 4.1. Skema Strategi Pengembangan FKIP ..................................
82
Gambar 4.2. Struktur Organisasi FKIP Unmul ......................................
84
Gambar 4.3. Proses Bisnis FKIP Unmul
..............................................
94
...............................................................
105
Gambar 4.5. Tampilan website utama FKIP Unmul ..............................
106
Gambar 4.6. Tampilan website sistem informasi akademik
107
Gambar 4.4. Kuadran SWOT
xiii
...............
Gambar 4.7. Tampilan website sistem informasi wisuda fkip unmul....... 108 Gambar 4.8. Tampilan website sistem informasi anjungan FKIP Unmul... 108 Gambar 4.9. Tampilan absensi sidik jari FKIP unmul ...........................
109
Gambar 4.10. Tampilan website sistem informasi jurnal FKIP Unmul ... 110 Gambar 4.11. Tampilan SMS gateway FKIP unmul ...............................
110
Gambar 4.12. Infrastuktur jaringan FKIP unmul secara umum
...........
115
.........................
117
Gambar 4.14. Perkembangan teknologi .................................................
118
Gambar 4.15. Use case aplikasi portofolio dosen
................................
128
Gambar 4.16. Use case pangkalan data fakultas
...................................
134
Gambar 4.17. Use case aplikasi program studi
.....................................
138
Gambar 4.18. Use case sistem informasi perpustakaan .........................
142
Gambar 4.19. Usulan infrastruktur jaringan ..........................................
144
Gambar 2.20. Cube dokumentasi portofolio application .......................
155
Gambar 4.13. Top 10 strategic technology trend 2015
xiv
DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Eras Sistem Informasi ……………….................……………..
10
Tabel 2.2. Analisis Portofolio Aplikasi ......................................................
40
Tabel 2.3. Pertanyaan Aplikasi Portofolio .................................................
41
Tabel 2.4. Klarifikasi Aplikasi Portofolio ..................................................
42
Tabel 2.5. Daftar Penelitian Relevan .........................................................
50
Tabel 3.1. Pemetaan SWOT .......................................................................
62
Tabel 3.2. Matrik SWOT
63
..........................................................................
Tabel 3.3. Penghitungan bobot dan skor S-W
.........................................
64
Tabel 3.4. Penghitungan bobot dan skor O – T ..........................................
65
Tabel 3.5. McFarlan strategic Grid
.........................................................
67
Tabel 3.6. Jadual kegiatan penelitian
.......................................................
74
Tabel 4.1. Indikator Kinerja Utama
........................................................
79
Tabel 4.2. Penjelasan Proses bisnis FKIP Unmul. .....................................
94
Tabel 4.3. Analisis Proses Bisnis Terhadapa kebutuhan SI/TI ..................
95
Tabel 4.4. Kekuatan dan Kelemahan SI/TI FKIP unmul ...........................
99
Tabel 4.5. Peluag dan Ancaman SI/TI FKIP unmul
................................
99
Tabel 4.6. Matrik SWOT ...........................................................................
100
Tabel 4.7. Penghitungan bobot dan skor S-W .............................................
102
Tabel 4.8. Penghitungan bibot dan skor O – T ...........................................
103
Tabel 4.9. McFarlan Strategic Grid
..........................................................
111
Tabel 4.10. Komputer PC Administrasi dan Operator FKIP Unmul .........
113
Tabel 4.11. Perangkat server FKIP unmul
...............................................
114
Tabel 4.12. Daftar perangkat lunak ...........................................................
114
xv
Tabel 4.13. Daftar perangkat jaringan internet ............................................
115
Tabel 4.14. Gap analysis
..........................................................................
121
Tabel 4.15. Pemetaan perancangan strategis SI/TI ....................................
125
Tabel 4.16. Deskripsi use case sistem informasi portofolio dosen ..............
131
Tabel 4.17. Deskripsi use case pangkalan data fakultas ............................
135
Tabel 4.18. Deskripsi use case aplikasi program studi ...............................
138
Tabel 4.19. Deskripsi use case sistem informasi perpustakaan ...................
143
Tabel 4.20. Usulan kebutuhan hardware ...................................................
145
Tabel 4.21. Usulan kebutuhan software ......................................................
146
Tabel 4.22. Usulan SDM divisi Sistem Informasi .....................................
147
Tabel 4.23. Usulan sumber daya SI/TI penunjang divisi SI/TI ..................
148
Tabel 4.24. Usulan tugas pokok dan fungsi ...............................................
150
Tabel 4.25. Artifak EA perencanaan strategis SI/TI ..................................
157
Tabel 4.26. Rencana implementasi pembentukan divisi SI/TI ...................
157
Tabel 4.2.7. Rencana implementasi aplikasi portofolio dosen ....................
158
Tabel 4.28. Rencana implementasi pangkalan data fakultas .....................
158
Tabel 4.29. Rencana implementasi website program studi
......................
159
Tabel 4.30. Rencana implementasi sistem informasi perpustakaan ...........
160
xvi
xvii
