THE VISIONING PHASE PART 2
3. DOKUMENTASI DAN KONFIRMASI ANALISA BISNIS Aktivitas dokumentasi dan konfirmasi Analisa Bisnis 1. Dokumentasi Deskripsi Bisnis, Visi, Value, Tujuan, Strategi, Arah, Visi Operasi, Proyek Bisnis dan Inisiasi saat ini 2. Dokumentasi Tren Industri Bisnis, Bisnis, dan Kebutuhan/Permintaan Konsumen
3.1. DOKUMENTASI BISNIS SAAT INI Perencanaan strategis SI menyangkut dokumentasi hal-hal yang berhubungan dengan bisnis, diantaranya: Situasi bisnis : Sejarah Deskripsi : dokumentasi berbagai divisi, segmen bisnis, produk, jasa dan penjualan Financial summary : kesimpulan pendapatan organisasi dan matriks keuangan lainnya Konsumen : identifikasi jumlah konsumen Vendor : identifikasi jumlah vendor, dan siapa saja vendornya Informasi industri dan kompetisi : jenis industrinya
Arah bisnis : misi, visi, tujuan, sasaran, strategi dan prioritas bisnis, target keuangan
3.1. DOKUMENTASI BISNIS SAAT INI CONT... Visi Operasi Bisnis Anggota dari Steering committee SI merupakan pihak yang paling tepat untuk mendefinisikan visi bisnis. Tanyakanlah kepada anggota steering committee mengenai visi operasi bisnis. Permintaan global Salah satu fungsi kritis informasi adalah untuk menentukan apakah organisasi/perusahaan memiliki sasaran global baik sekarang dan untuk masa yang akan datang.
3.2. DOKUMENTASI TREN INDUSTRI BISNIS, BISNIS, DAN KEBUTUHAN KONSUMEN Kebutuhan lingkungan bisnis Kebutuhan lingkungan merupakan kebutuhan tingkat tinggi organisasi yang merupakan hasil dari produk atau tipe bisnis dimana organisasi berada. Setiap departemen memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, maka perlu adanya grup diskusi.
Contoh kebutuhan lingkungan : proses manufaktur, jaringan distribusi, pembelian, penjualan, peramalan permintaan, dll
3.2. DOKUMENTASI TREN INDUSTRI BISNIS, BISNIS, DAN KEBUTUHAN KONSUMEN CONT... Kebutuhan Bisnis Eksternal Identifikasi semua stakeholder di organisasi. Konsumen merupakan stakeholder terpenting bagi organisasi. Tentukan kebutuhan eksternal bisnis apa yang diminta oleh stakeholder terhadap organisasi. Hal ini didapatkan dari survei yang biasaya dilakukan oleh organisasi kepada supplier dan konsumen.
3.2. DOKUMENTASI TREN INDUSTRI BISNIS, BISNIS, DAN KEBUTUHAN KONSUMEN CONT... Analisa Value Chain Sebagai tambahan dalam menganalisa apa yang dibutuhkan supplier dan konsumen dari organisasi, penting untuk meninjau keseluruhan rantai nilai untuk efisiensi dan peingkatan. Pengukuran Bisnis Identifikasi informasi utama yang dibutuhkan, atau ukuran bisnis yang mengindikasi keadaan dan arah dari bisnis. Contoh : pemasukan, budget, pengeluaran operasi, gaji, materi pelatihan dll.
3.2. DOKUMENTASI TREN INDUSTRI BISNIS, BISNIS, DAN KEBUTUHAN KONSUMEN CONT... Proses Bisnis Penting untuk mendokumentasikan proses bisnis kritis di dalam organisasi. Tentukan mana proses bisnis yang perlu disusun ulang (reengineering) dan diprioritaskan untuk ditingkatkan. Efisiensi dari proses bisnis utama akan membawa organisasi menuju kesuksesan.
Langkah pertama untuk meninjau proses bisnis adalah mengembangkan peta proses bisnis yang secara grafik dapat menggambarkan high-level proses bisnis. Peta proses bisnis juga akan menunjukkan hubungan antar proses. Peta ini akan mempermudah pemahaman antar departemen dan menyediakan identifikasi terperinci dari proses bisnis. Kedua, identifikasi rincian, mikro proses bisnis di setiap proses bisnis makro yang diidentifikasikan pada peta.
3.2. DOKUMENTASI TREN INDUSTRI BISNIS, BISNIS, DAN KEBUTUHAN KONSUMEN CONT...
Contoh Peta Proses Bisnis. Sumber Cassidy. 2006
4. KEBUTUHAN BISNIS Menentukan kebutuhan bisnis merupakan komponen kunci lain dari fase Planning. Banyak perusahaan memakan waktu lama dalam menetapkan kebutuhan bisnis yang terperinci, dan hingga berbulan-bulan mengidentifikasi kebutuhannya.
4.1 DOKUMENTASI SWOT BISNIS Dokumentasikan SWOT dari bisnis. Hal ini penting karena akan berdampak pada SI dan kesempatan bagi SI untuk melakukan peningkatan. Kekuatan (Strength) Bisnis • Inovasi teknis • Reputasi • Kualitas produk • Posisi pasar • Hubungan dengan pelanggan
Peluang (Opportunities) Bisnis • Penggunaan teknologi website • Pertumbuhan worldwide perusahaan • Peningkatan proses bisnis
Kelemahan (Weakness) Bisnis • Komunikasi • Persaingan harga/biaya • Posisi global • Eksekusi proyek • Matriks kepuasan pelanggan
Ancaman (Threats) Bisnis • Produk musiman • Kompetitor yang lebih besar • Perubahan legislasi • Ketidakpastian ekonomi • Keinginan konsumen yang berubahubah
4.2. DOKUMENTASI DAMPAK BISNIS TERHADAP SI Dokumentasi dampak situasi dan arah bisnis terhadap SI merupakan poin penting dalam Perencanaan strategis SI. Pada bagian ini kembali lihat situasi bisnis, tujuan, strategi, SWOT, dan identifikasi bagaimana masing-masing tersebut berdampak pada SI. Contoh : 1.
Jika perusahaan memiliki strategi globalisasi bisnis, maka SI harus dapat memenuhi kebutuhan global
2.
Jika perusahaan memiliki strategi akuisisi dan divestasi, maka sistem harus bisa memenuhi kebutuhan perubahan bisnis
3.
Jika bisnis lemah dalam manajemen dan eksekusi proyek, SI dapat membantu memfasilitasi metode dan teknik manajemen proyek untuk membantu organisasi berimprove
4.2. DOKUMENTASI DAMPAK BISNIS TERHADAP SI CONT... Review setiap tujuan bisnis dan tentukan bagaimana SI dapat membantu bisnis mencapai sasaran bisnis. SI dapat membantu bisnis dalam banyak cara, contoh : 1. Menyediakan fitur unik pada produk dan jasa 2. Mengurangi waktu pengembangan produk
3. Memungkinkan penyampaian layanan yang bervariasi 4. Membuka jalur distribusi dan pasar
5. dll
4.2. DOKUMENTASI DAMPAK BISNIS TERHADAP SI CONT...
Dampak bisnis terhadap sasaran SI. Sumber Cassidy. 2006
4.2. DOKUMENTASI DAMPAK BISNIS TERHADAP SI CONT...
Dampak strategi Bisnis terhadap Strategi SI. Sumber Cassidy. 2006
4.2. DOKUMENTASI DAMPAK BISNIS TERHADAP SI CONT...
Dampak Tujuan Bisnis. Sumber Cassidy. 2006
REFERENSI Anita Cassidy. A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. 2nd Edition. 2006
