TERMA-TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA AUDIT
1.
Komposisi ahli Lembaga Pengarah hendaklah melantik ahli-ahli Jawatankuasa Audit daripada kalangan mereka sendiri yang terdiri daripada tidak kurang daripada tiga (3) ahli pengarah, dan kesemua ahli hendaklah terdiri daripada pengarah bukan eksekutif. Majoriti ahli Jawatankuasa Audit hendaklah terdiri daripada pengarah bebas. Lembaga Pengarah menerima pakai definisi "pengarah bebas" seperti yang ditakrifkan di bawah Keperluan Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia Securities Berhad ("Bursa Securities"). Semua ahli Jawatankuasa Audit hendaklah arif dalam bidang kewangan dan sekurang-kurangnya seorang (1) ahli Jawatankuasa Audit mestilah: (a)
merupakan seorang ahli Institut Akauntan Malaysia ("MIA"); atau
(b)
jika bukan ahli MIA, beliau mesti mempunyai sekurang-kurangnya tiga (3) tahun pengalaman bekerja dan:
(c)
i.
beliau mesti telah lulus peperiksaan yang dikhususkan di bawah Bahagian I Jadual Pertama Akta Akauntan, 1967; atau
ii.
beliau mesti seorang ahli bagi satu daripada persatuan akauntan yang telah dikhususkan di bawah Bahagian II Jadual Pertama Akta Akauntan, 1967; atau
memenuhi keperluan lain seperti yang ditetapkan atau diluluskan oleh Bursa Securities.
Tiada pengarah silih ganti daripada Lembaga Pengarah boleh dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Audit. Tempoh jawatan dan prestasi Jawatankuasa Audit dan setiap ahlinya hendaklah disemak semula oleh Jawatankuasa Pencalonan setiap tahun untuk menentukan sama ada Jawatankuasa Audit dan ahli-ahlinya telah menjalankan tugas mereka mengikut terma-terma rujukan Jawatankuasa Audit. Persaraan dan perletakan jawatan Jika seorang ahli Jawatankuasa Audit meletak jawatan, meninggal dunia, atau atas apa-apa sebab terhenti menjadi ahli dan menyebabkan ketidakpatuhan kepada kriteria komposisi seperti yang dinyatakan dalam perenggan 1 di atas, Lembaga Pengarah hendaklah, dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh ketidakpatuhan, melantik ahli baru untuk mengisi kekosongan itu. 2.
Pengerusi Ahli-ahli Jawatankuasa Audit hendaklah melantik seorang Pengerusi daripada kalangan mereka dan Pengerusi hendaklah merupakan seorang pengarah bebas. Kekosongan yang mengakibatkan ketidakpatuhan dengan keperluan untuk memilih seorang Pengerusi bebas bagi Jawatankuasa Audit mesti diisi dalam tempoh tiga (3) bulan. Dalam ketiadaan Pengerusi Jawatankuasa Audit, ahli-ahli Jawatankuasa Audit yang lain hendaklah memilih seorang Pengerusi yang merupakan seorang
pengarah bebas daripada kalangan mereka untuk mempengerusikan mesyuarat itu. 3.
Setiausaha Setiausaha Syarikat akan menjadi Setiausaha Jawatankuasa Audit dan sebagai prosedur pelaporan, minit-minit mesyuarat akan diedarkan kepada semua ahli Lembaga Pengarah.
4.
Mesyuarat Jawatankuasa Audit akan mengadakan mesyuarat dengan kerap, dengan notis yang menyatakan isu-isu yang akan dibincangkan, dan merekodkan kesimpulannya dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggungjawabtanggungjawabnya. Di samping itu, Pengerusi boleh memanggil untuk mesyuarat tambahan pada bila-bila masa mengikut budi bicara Pengerusi. Atas permintaan juruaudit luar, Pengerusi Jawatankuasa Audit akan mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Audit untuk mempertimbangkan sebarang perkara yang difikirkan perlu dibawa kepada perhatian para Pengarah atau pemegang saham. Notis mesyuarat Jawatankuasa Audit akan diberi kepada semua ahli Jawatankuasa Audit kecuali jika Jawatankuasa Audit mengetepikan keperluan tersebut. Pengerusi Jawatankuasa Audit akan berkomunikasi secara berterusan dengan Pengerusi Lembaga Pengarah, pengurusan kanan seperti Ketua Pegawai Eksekutif dan Ketua Pegawai Kewangan, juruaudit dalaman dan juruaudit luaran untuk memastikan bahawa beliau dimaklumkan tentang perkara-perkara yang melibatkan Syarikat. Ketua Pegawai Kewangan dan seorang wakil juruaudit dalaman dan luar masingmasing perlu menghadiri mesyuarat-mesyuarat. Ahli Lembaga Pengarah yang lain dan kakitangan syarikat boleh menghadiri mesyuarat atas jemputan Jawatankuasa Audit. Jawatankuasa Audit boleh mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luar, juruaudit dalaman atau kedua-duanya tanpa kehadiran ahli Lembaga Pengarah eksekutif atau kakitangan jika perlu dan sekurang-kurangnya dua kali setahun dengan juruaudit luar. Persoalan yang timbul dalam mana-mana mesyuarat Jawatankuasa Audit akan diputuskan dengan undi majoriti ahli-ahli yang hadir. Sekiranya terdapat bilangan undi yang sama, Pengerusi Jawatankuasa Audit akan diberi undi kedua atau undi pemutus.
5.
Minit Minit setiap mesyuarat akan disimpan di pejabat berdaftar dan diedarkan kepada setiap ahli Jawatankuasa Audit dan juga kepada ahli-ahli Lembaga Pengarah yang lain. Pengerusi Jawatankuasa Audit akan melaporkan prosiding setiap mesyuarat kepada Lembaga Pengarah. Minit mesyuarat Jawatankuasa Audit akan ditandatangani oleh Pengerusi mesyuarat di mana prosiding itu diadakan atau oleh Pengerusi mesyuarat yang berikutnya.
6.
Kuorum
D:\Os - Ajinomoto\160824 - Bidang Tugas\TOR_AC for uploading (BM-revised).docx
Kuorum bagi Mesyuarat Jawatankuasa Audit ialah kehadiran majoriti ahli yang terdiri daripada pengarah bebas. 7.
Resolusi Edaran Resolusi edaran yang ditandatangani oleh majoriti ahli-ahli Jawatankuasa Audit pada masa itu adalah sah dan berkuatkuasa seolah-olah ia telah diluluskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit yang telah dipanggil dan dihadiri dengan sewajarnya. Sebarang resolusi edaran boleh terdiri daripada beberapa dokumen dalam bentuk yang serupa yang ditandatangani oleh seorang (1) atau lebih daripada seorang ahli Jawatankuasa Audit. Sesuatu dokumen yang telah ditandatangani dan dihantar kepada Syarikat melalui teleks, telegram, kabel, faksimile atau mesej bertulis elektrik atau digital yang lain untuk memasukkan tandatangan ahli Jawatankuasa Audit boleh diterima sebagai ditandatangani oleh seorang ahli Jawatankuasa Audit.
8.
Pelaporan Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan kepada Lembaga Pengarah, sama ada secara rasmi ataupun secara bertulis, atau lisan, sebagaimana yang difikirnya sesuai, berkenaan perkara-perkara dalam bidang tugasnya sekurang-kurangnya sekali setahun, atau lebih kerap jika dirasakan perlu. Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan kepada Lembaga Pengarah tentang perkara-perkara khusus yang dirujuk kepadanya oleh Lembaga Pengarah untuk siasatan dan pelaporan.
9.
Objektif Objektif utama Jawatankuasa Audit adalah membantu Lembaga Pengarah dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab-tanggungjawab berkanun yang berkaitan dengan perakaunan dan amalan laporan Syarikat. Di samping itu, Jawatankuasa Audit hendaklah: -
10.
(a)
menilai kualiti audit yang dijalankan oleh juruaudit dalaman dan luar;
(b)
memberi jaminan bahawa maklumat kewangan yang dikemukakan oleh pihak pengurusan adalah relevan, boleh dipercayai dan tepat pada masanya;
(c)
mengawasi pematuhan undang-undang dan peraturan-peraturan serta mematuhi kod perlakuan yang betul; dan
(d)
menentukan kualiti, kecukupan dan keberkesanan kawalan Syarikat.
Bidang kuasa Jawatankuasa Audit akan mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah dan atas tanggungan Syarikat, (a)
mempunyai kuasa sepenuhnya untuk menyiasat sebarang perkara di dalam lingkungan terma-terma rujukannya, memiliki sumber yang diperlukan untuk berbuat demikian, dan memiliki akses penuh kepada maklumat. Semua kakitangan akan diarahkan untuk bekerjasama seperti yang diminta oleh ahli-ahli Jawatankuasa Audit;
(b)
memiliki akses penuh dan tidak terhad kepada semua maklumat dan dokumen/sumber yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya dan juga
D:\Os - Ajinomoto\160824 - Bidang Tugas\TOR_AC for uploading (BM-revised).docx
memiliki akses penuh dan tidak terhad kepada juruaudit dalaman dan luar dan pengurusan kanan Syarikat;
11.
(c)
mendapatkan khidmat nasihat profesional bebas atau daripada pihak lain dan menjemput pihak luar yang mempunyai pengalaman yang berkaitan untuk menghadiri mesyuarat, jika perlu;
(d)
memiliki saluran komunikasi langsung dengan juruaudit dalaman dan luar dan individu yang menjalankan fungsi audit dalaman dan luar atau aktiviti (jika ada); dan
(e)
jika Jawatankuasa Audit berpendapat bahawa perkara yang dilaporkan olehnya kepada Lembaga Pengarah tidak diselesaikan dengan memuaskan sehingga menyebabkan pelanggaran Keperluan Penyenaraian, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan perkara tersebut kepada Bursa Securities dengan segera.
Tugas dan tanggungjawab Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit adalah seperti berikut: (a)
Mempertimbangkan pelantikan juruaudit luar, yuran audit dan sebarang soalan mengenai peletakan jawatan atau pemecatan;
(b)
Menetapkan dasar yang mentadbir keadaan-keadaan di mana kontrak bagi perkhidmatan bukan audit boleh dimasuki dan prosedur-prosedur yang perlu dipatuhi oleh juruaudit luar;
(c)
Membincangkan jenis dan skop audit dengan juruaudit luar sebelum audit dimulakan serta memastikan wujud penyelarasan jika lebih daripada satu firma audit terlibat dalam pengauditan;
(d)
Mengkaji penilaian sistem kawalan dalaman dan laporan audit dengan juruaudit luar;
(e)
Mengkaji penyata kewangan suku tahun dan akhir tahun Syarikat sebelum ia dibentangkan kepada Lembaga Pengarah dengan memberi tumpuan, khusunya kepada •
sebarang perubahan dalam dasar dan amalan perakaunan
•
pelarasan penting yang timbul daripada audit
•
andaian operasi yang berterusan
•
pematuhan kepada piawaian perakaunan dan lain-lain keperluan perundangan
•
perkara-perkara penting yang diketengahkan termasuk isu-isu laporan kewangan, pertimbangan penting yang dibuat oleh pihak pengurusan, peristiwa atau transaksi yang penting dan luar biasa, dan bagaimana perkara-perkara ini ditangani
(f)
Membincangkan masalah dan keraguan yang timbul daripada audit interim dan akhir, dan sebarang perkara yang juruaudit ingin bincangkan (tanpa kehadiran pihak pengurusan, jika perlu);
(g)
Meneliti surat pengurusan juruaudit luar dan ulasan pengurusan;
D:\Os - Ajinomoto\160824 - Bidang Tugas\TOR_AC for uploading (BM-revised).docx
(h)
Melaksanakan perkara berikut bagi fungsi audit dalaman: •
meneliti kecukupan skop, fungsi, kecekapan dan sumber fungsi audit dalaman dan sama ada ia mempunyai kuasa yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya
•
mengkaji program audit dalaman dan keputusan proses audit dalaman dan jika perlu, memastikan tindakan yang sewajarnya diambil ke atas cadangan fungsi audit dalaman
•
mengkaji pelan audit dalaman, mempertimbangkan laporan audit dalaman dan penemuan juruaudit dalaman, penyiasatan penipuan dan tindakan serta langkah-langkah yang diambil oleh Pengurusan berkenaan penemuan audit
•
mengkaji sebarang penilaian prestasi ahli atas fungsi audit dalaman
•
meluluskan dalaman;
sebarang
pelantikan
atau
pemecatan
juruaudit
(I)
Mempertimbangkan sebarang transaksi pihak yang berkaitan dan situasi konflik kepentingan yang mungkin timbul dalam Syarikat termasuk sebarang transaksi, prosedur atau tatacara yang menimbulkan persoalan terhadap integriti pengurusan;
(j)
Melaporkan penemuan atas prestasi kewangan dan pengurusan, dan perkara material yang lain kepada Lembaga Pengarah;
(k)
Mempertimbangkan penemuan utama siasatan dalaman dan respons daripada pihak pengurusan;
(l)
Mengesahkan bahawa peruntukan skim opsyen saham pekerja ("ESOS") mematuhi kriteria yang ditetapkan dalam undang-undang kecil ESOS Syarikat, jika ada;
(m)
Memantau integriti penyata kewangan Syarikat;
(n)
Memantau kebebasan dan kelayakan juruaudit luar Syarikat;
(o)
Memantau prestasi fungsi audit dalaman Syarikat;
(p)
Memantau pematuhan Syarikat dengan undang-undang, peraturan dan kod tingkah laku yang berkaitan;
(q)
Mengkaji kecukupan dan keberkesanan pengurusan risiko, sistem kawalan dan tadbir urus dalaman;
(r)
Mempertimbang dan memeriksa perkara-perkara lain yang dianggap perlu oleh Jawatankuasa Audit; dan
(s)
Mempertimbang perkara-perkara lain yang ditentukan oleh Lembaga Pengarah.
D:\Os - Ajinomoto\160824 - Bidang Tugas\TOR_AC for uploading (BM-revised).docx
peraturan-
