MEMORANDUM SALING PENGERTIAN ANT ARA KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA DAN
THE COMMITIEE FOR PROMOTION TO INNOVATE JAPANESE PEOPLE BY EDUC,ATIONAL AND CULTURAL CONTACT TENTANG
PENINGKATAN KAPASITAS MASYARAKAT, MANAJEMEN DAN PENDIDIKAN BERKELANJUTAN Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, selanjutnya disebut "KEMENDAGRI•, dan The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact, untuk selanjutnya disebut "C.P.I. JAPAN", selanjutnya secara bersama disebut "PARA PIHAK" . Mengingat bahwa C.P.I. JAPAN adalah suatu lembaga pembangunan intemasional nonpemerintah yang bersifat kemanusiaan, non sektarian, non-politik dan nir-laba. MENGGANTIKAN Memorandum Saling Pengertian (MSP) antara Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia dan The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact di tndonesia tentang Peningkatan Kapasitas Masyarakat/ Lembaga Swadaya Lokal melalui Kepemimpinan, Manajamen dan Pendidikan Berkelanjutan yang ditanda tangani pada tanggal 12 Nopember 2007. MEMPERHATIKAN kepentingan bersama untuk kerjasama lebih lanjut dalam bidang kesejahteraan dan pendidikan. SESUAI dengan peraturan perundang-undangan, dan kebijakan-kebijakan serta prosedur Pemerintah Republik Indonesia yang berlaku mengenai kerjasama teknik luar negeri. TELAH MENCAPAI suatu pengertian sebagai berikut: PASAL1 TUJUAN KERJASAMA Tujuan dari Memorandum Saling Pengertian ini, untuk' selanjutnya disebut ·MsP·, adalah untuk membentuk kerangka hukum kerjasama PARA PIHAK dalam program peningkatan kemandirian dan kesejahteraan masyarakat melalui kepedulian di bidang pendidikan, peningkatan kapasitas dan juga pertukaran kebudayaan. PASAL2 RUANG LINGKUP KERJASAMA PARA PIHAK sepakat untuk bekerjasama dalam bidang-bidang sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Pendidikan; Pemberdayaan Masyarakat; Pertukaran Kebudayaan; Memfasilitasi Penelitian.
PASAL 3 WILAYAH KERJASAMA
(1) PARA PIHAK akan melaksanakan kerjasama ini di wilayah kerja yang meliputi Provinsi OKI Jakarta, DI Yogyakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur dan Sulawesi Selatan.
(2) Setiap perubahan wilayah kerja harus mendapat persetujuan secara tertulis oleh PARA PIHAK. PASAL 4 MITRA KERJA (1) Untuk
melaksanakan MSP ini, KEMENDAGRI menunjuk Direktorat Jenderal Pemberdayaan Masyarakat dan Desa sebagai Mitra Kerja C.P.I. JAPAN, selanjutnya disebut "MK".
(2) CPI JAPAN menunjuk Perwakilan CPI JAPAN di Indonesia, (selanjutnya disebut CPI
JAPAN Indonesia untuk berkoordinasi dengan MK.
PASAL 5 ARAHAN PROGRAM (1 ). C.P.I. JAPAN bersama MK menyusun arahan program yang memuat fokus program,
ruang lingkup program, pembiayaan program, lokasi pelaksanaan program, mekanisme pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, pelaporan dan publikasi serta penutup yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari MSP ini sebagai lampiran. (2). Semua program yang akan dilaksanakan dalam kerangka kerjasama ini harus sejalan dengan strategi pembangunan nasional dan daerah. (3). Perincian setiap program atau proyek diatur dalam Rencana lnduk Kegiatan (Rencana Tiga Tahun) dan Rencana Kegiatan Tahunan {RKT).
(4). Mekanisme rencana kegiatan diatur lebih lanjut dalam Arahan Program.
PASAL 6 RENCANA KEGIATAN '{1). C.P.I. JAPAN menyusun dan menyampaikan Rancangan Rencana lnduk Kebiatan yang berisi keseluruhan program selama tiga (3) tahun kepada MK untuk mendapatkan
persetujuan.
1(2). Dengan difasilitasi MK, C.P.I. JAPAN bersama dengan Pemerintah Daerah menyusun rencana tahunan yang memuat keseluruhan rencana kegiatan tahunan.
'(3). Rencana lnduk Kegiatan dan Rencana Kegiatan Tahunan harus mendapat persetujuan dari MK.
•
PASAL 7
KEWAJIBAN 1. KEMENDAGRI akan: a. Memfasilitasi C.P.I. JAPAN dalam pengurusan visa, izin kerja, izin tinggal, izin keluar dan masuk ke Indonesia bagi tenaga ahli C.P.I. JAPAN beserta keluarganya sesuai dengan hukum dan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku; b. Memfasilitasi C.P.I. JAPAN dalam mendapatkan fasilitas kepabeanan dan perpajakan sesuai dengan hukum dan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku; c. Memfasilitasi Pemerintah Daerah dan C.P.I. JAPAN dalam menyusun Rencana Kegiatan Tahunan;
d. Melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala temadap pelaksanaan program kegiatan yang tercantum dalam MSP bersama-sama dengan instansi pemerintah terkait. 2. C.P.I. JAPAN akan:
a. Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia; b. Melaksanakan program yang telah disepakati dalam MSP ini;
c.
Menyediakan dana, peralatan dan fasilitas yang diperlukan bagi pelaksanaan program, menyediakan tenaga ahli asing hanya bila tenaga ahli Indonesia tidak tersedia, dalam rangka transfer pengetahuan dan teknologi kepada staf lokal dan masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Indonesia. Setiap perubahan dari tenaga ahli asing harus disetujui secara tertulis oleh PARA PIHAK;
d. Mengutamakan penggunaan produk-produk buatan dalam negeri yang ramah lingkungan bagi semua peralatan dan bahan-bahan yang akan digunakan dalam rangka pelaksanaan program; e. Menyediakan bantuan pelatihan dan teknis dalam rangka melaksanakan programprogram yang berfokus pada masyarakat dan meningkatkan kapasitas sumberdaya manusia serta kesejahteraan bagi penerima manfaat; f.
Membatasi jumlah tenaga ahli asing dalam struktur manajemen, sebanyakbanyaknya 3 (tiga) orang;
g. Mewajibkan semua staf tenaga asing C.P.I. JAPAN mengikuti orientasi yang dilakukan oleh MK; h. Mewajibkan semua staf tenaga asing C.P.I. JAPAN memenuhi ketentuan keimigrasian di bidang perijinan dan pengawasan orang asing;
i.
Melaporkan setiap perubahan atau penghapusan program yang telah disepakati dan mendapatkan persetujuan tertulis dari MK;
j.
Mendukung dan memperkuat kapasitas masyarakat dan lembaga masyarakat dalam mendesain, merencanakan, dan melaksanakan program/ proyek;
•
k. Menjaga citra baik Indonesia di mata lntemasional dan tidak mempublikasikan segala bentuk informasi negatif yang bertujuan untuk merusak nama baik Indonesia;
I.
Benwordinasi dengan KEMENDAGRI untuk mendapat persetujuan terhadap segala bentuk publikasi tentang Indonesia baik di dalam maupun luar negeri yang diprakarsai oleh C.P.I. JAPAN;
m. Bertanggungjawab atas segala pengeluaran yang telah disetujui secara tertulis sesuai dengan prosedur akunting C.P.I. JAPAN, untuk biaya orientasi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan yang diadakan oleh MK bersama-sama dengan instansi terkait paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun; n. Selalu berkonsultasi dan berkoordinasi dengan KEMENDAGRI dan Pemerintah Daerah dalam rangka mempertancar pelaksanaan program; o. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program oleh mitra lokal yang didanai C.P.I. JAPAN dan melaksanakan audit terhadap mitra tersebut jika dibutuhkan; p. Menyampaikan laporan perkembangan per semester kepada Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota yang tembusannya disampaikan kepada Provinsi dan MK; q. Menyampaikan laporan perkembangan kegiatan tahunan terrnasuk laporan keuangan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik kepada MK dan bila diperlukan laporan tambahan sesuai kebutuhan.
PASAL8 BATASAN AKTIFITAS C.P.I. JAPAN DAN STAFNYA (1).
C.P.I. JAPAN menjamin bahwa semua kegiatan dan staf yang bertugas dalam status kedinasan berdasarkan MSP ini harus: a. Memperhatikan, menghormati dan mematuhi hukum dan peraturan perundangundangan, serta kebijakan Pemerintah Republik Indonesia; b. Sejalan dengan kepentingan nasional Indonesia;
c. Menghormati keutuhan, kebebasan politik dan kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan tidak mendukung gerakan separatis apapun; d. Menghormati kebiasaan, tradisi, budaya, adat istiadat dan kepercayaan masyarakat lokal; e. Tidak terlibat dalam kegiatan intelijenlklandestin apapun; f. Tidak terlibat dalam kegiatan politik dan komersial; g. Tidak terlibat dalam penyebaran agama apapun, danlatau aliran kepercayaan yang dapat mengganggu stabilitas kehidupan beragama; h. Tidak melakukan aksi penggalangan dana dari individu maupun organisasi/institusi di Indonesia untuk mendukung program dan kegiatannya.
•
(2)
Setiap pelanggaran terhadap hal-hal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) akan mengakibatkan pencabutan izin kepada yang bersangkutan serta tindakan-tindakan lain sesuai dengan hukum dan ketentuan yang berlaku di Indonesia dan penghentian program dan kegiatan.
PASAL 9 HAK INTELEKTUAL Dalam hal pengaturan hak intelektual, Para Pihak harus membuat perjanjian terpisah sesuai dengan peraturan perundang-undangan masing-masing Para Pihak.
PASAL10 STATUS PERLENGKAPAN DAN MATERIAL PENDUKUNG 1. Semua perlengkapan dan material pendukung program yang diadakan/ dibeli oleh C.P.I. JAPAN dalam rangka pelaksanaan program hanya digunakan semata-mata demi kepentingan pelaksanaan program. 2. Apabila sebelum berakhirnya program terjadi perubahan pemanfaatan dan atau penghapusan atas perlengkapan dan material pendukung, maka perlu disetujui terlebih dahulu dengan MK. 3. Setelah berakhirnya program, penyelesaian status peralatan dan material yang bebas pajak harus disetujui bersama-sama PARA PIHAK dan Pemerintah Daerah. 4. Serah terima peralatan dan material pendukung dimaksud dituangkan dalam dokumen Berita Acara Serah Terima.
PASAL11 DOMISILI 1.
KEMENDAGRI berkedudukan di Jalan Medan Merdeka Utara No. 7 Jakarta Pusat 10110, Indonesia.
2.
Direktorat Jenderal Pemberdayaan Masyarakat dan Desa berkedudukan di JI. Raya Pasar Minggu Km. 19. Jakarta Selatan.
3.
C.P.I. JAPAN berkantor pusat di 2-16-9 Nakahara Mitakashi, Tokyo, Jepang.
4.
C.P.1. JAPAN mempunyai kantor perwakilan di Indonesia yang berkedudukan di JI. Mampang Prapatan XV No. 10 Jakarta Selatan 12760
5.
Jika terdapat perubahan domisili, wajib memberitahukan kepada MK.
PASAL12 PENYELESAIAN PERBEDAAN Perbedaan penafsiran dan/atau penerapan MSP ini diselesaikan secara damai melalui konsultasi atau negosiasi diantara PARA PIHAK.
PASAL13
PERUBAHAN 1. Setiap perubahan atas MSP ini hanya dapat dilakukan setelah diadakan konsultasi dengan persetujuan tertulis bersama dari PARA PIHAK. 2. Setiap perubahan atas MSP ini wajjb mulai berlaku pada tanggal yang dapat ditentukan oleh PARA PIHAK.
PASAL14 MULAI BERLAKU, JANGKA WAKTU DAN PENGAKHIRAN 1. MSP ini mulai berlaku pada tanggal ditandatangani dan berlaku untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun.
2. MSP ini dapat diakhiri oleh salah satu pihak dengan mengirimkan pemberitahuan tertulis dalam waktu 6 (enam) bulan sebelumnya. 3. Pengakhiran MSP ini tidak akan mempengaruhi penyelesaian program yang sedang berjalan seperti yang tercantum dalam_MSP, kecuali .ditentukan lain secara tertulis oleh
PARAPIHAK. SEBAGAI BUKTI, yang bertanda_tangan di_bawah ini, telah menandatanga,ni MSP. DIBUAT di Jakarta pada tanggal 1 April 2011 dalam rangkap 2 (dua) asli, masing-masing dalam bahasa Indonesia dan bahasa lnggris, keduanya mempunyai nilai keabsahan yang sama. Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran, dokumen dalam bahasa Indonesia yang bertaku.
UNTUK THE COMMITTEE FOR PROMOTION TO INNOVATE JAPANESE PEOPLE BY EDUCATIONAL AND CULTURAL CONTACT
~......"LA-PUSAT ADMINIST,RA~I KERJASAMA
LUAR NEGERI
~~ K~I KIKYFUMI PRESIDE.N CPI JAPAN DI INDONESIA
ARAHAN PROGRAM
I. PROGRAM
A. FOKUS PROGRAM Fokus utama dari program kerjasama antara Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (selanjutnya disebut "KEMENDAGRI" dan The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact (selanjutnya disebut "C.P.I. JAPAN") ada/ah program peningkatan kemandirian dan kesejahteraan masyarakat melalui pengembangan pendidikan, peningkatan kapasitas dan juga pertukaran kebudayaan di wilayah kerja yang sebelumnya disepakati dalam MoU antara kedua belah pihak.
B. RUANG UNGKUP Cakupan program kerjasama ini adalah:
1. Promosi
dan kegiatan bersama dengan sektor publik dan swasta pengembangan masyarakat Indonesia di Jepang maupun di Indonesia.
untuk
2. Program kepedulian pendidikan bagi generasi muda (beasiswa untuk sekolah lanjutan tingkat pertama (SLTP) atau nama lainnya sampai dengan universitas atau nama lainnya). 3. Program peningkatan dan pemberdayaan kepemimpinan dan manajemen bagi organisasi kemasyarakatan/LSM lokal dan komunitas organisasi lainnya. 4. Program peningkatan pertukaran pengalaman terbaik diantara organisasi kemasyarakatan/LSM/ komunitas organisasi lainnya baik lokal maupun intemasional khususnya di Indonesia dan Jepang. 5. Mendukung Riset/Penelitian di Bidang Transportasi di Kota Makassar.
C. MANAJEMEN 1. Rencana Induk Kegiatan (Rencana Tiga Tahun) a. C.P.I. JAPAN bersama Mitra Kerjasama (selanjutnya disebut "MK') menyiapkan Rencana Induk Kegiatan (Rencana Tiga Tahun) sebagai rujukan dalam rangka pelaksanaan program yang memuat : 1) Pendahuluan; 2) Sasaran; 3) Tujuan; 4) Hasil yang diharapkan; 5) Kegiatan;
6) Tenaga Kerja{Tenaga Ahli; 7) Lokasi dan Kelompok Sasaran/Penerima Manfaat;
8) Pembiayaan; dan
9) Penutup. b. Rencana Induk Kegiatan (Rencana Tiga Tahun) dibahas dan disetujui bersama oleh C.P.I. JAPAN dan MK.
c. Rencana Induk Kegiatan (Rencana liga Tahun) wajib dijadikan rujukan dalam penyusunan Rencana Kegiatan Tahunan, dan wajib disampaikan kepada masingmasing Pemerintah Daerah di wilayah kerja.
2. Rencana Kegiatan Tahunan a. C.P.I. JAPAN wajib menyiapkan Rencana Kegiatan Tahunan sebagai rujukan dalam pelaksanaan program/kegiatan di masing-masing wilayah kerja, yang memuat: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Pendahuluan; Sasaran; Tujuan; Hasil yang diharapkan; Kegiatan; Tenaga Kerja{Tenaga Ahli; 7) Peran serta Pihak Ketiga; 8) Lokasi Pelaksanaan dan Kelompok Sasaran/ Penerima Manfaat; 9) Pembiayaan; 10) Jadwal Pelaksanaan Program; 11) Penutup.
b. Rencana Kegiatan Tahunan wajib dikonsultasikan oleh C. P.I. JAPAN kepada Pemerintah Daerah, difasilitasi oleh MK. c. Rencana Kegiatan Tahu nan ditandatangani oleh C.P .I. JAPAN dan Pemerintah Daerah, diketahui oleh MK. d. Rencana Kegiatan Tahunan dijadikan rujukan bagi C.P.I. JAPAN dan Pemerfntah Daerah dalam pelaksanaan kegiatan di masing-masing wilayah kerja.
3. Pembiayaan
Pembiayaan pelaksanaan program kerjasama ini bersumber dari anggaran C.P.I. JAPAN yang diperkirakan sebesar Rp.3.780.000.000.- (Tlga milyar tujuh ratus delapan puluh juta rupiah) dapat bertambah atau berkurang sesual dengan perkembangan program selama 3 (tiga) tahun.
4. Lokasi a. Lokasi pelaksanaan program C.P.I. JAPAN yang meliputi Provinsi OKI, Jawa Barat, Jawa Tengah, DIY,Jawa Timur dan Sulawesi Selatan. b. Lokasi pelaksanaan program di Kabupaten/Kota dalam masing-masing Provinsi sebagaimana disebut dalam butir 4.a, terdiri dari: 1) Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, meliputi Jakarta Pusat, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, Jakarta Barat dan Jakarta Timur
2) Provinsi Daerah lstimewa Yogyakarta, meliputi Kota Yogyakarta, Kabupaten Sleman, Kabupaten Bantul, Kab. Gunung Kidul, Kabupaten Kulon Progo 3) Provinsi Jawa Barat, meliputi Kota Depok, Kota Cirebon, Kota Bandung dan Kabupaten Bogor dan Kabupaten Cianjur. 4) Provinsi Jawa Tengah, meliputi Kota Semarang dan Kabupaten Banyumas 5) Provinsi Jawa Timur, meliputi Kota Malang dan Kabupaten Jember. 6) Provinsi Sulawesi Selatan meliputi Kabupaten Maros, Kabupaten Pangkajene Kepulauan, Kabupaten Gowa, dan Kota Makassar
II. PELAKSANAAN A. TINGKAT PUSAT
1. KEMENDAGRI melalui MK bertanggungjawab dalam mengoptimalkan pelaksanaan program/kegiatan kerjasama, baik di tingkat pusat maupun daerah.
2. KEMENDAGRI melalui MK menyebartuaskan informasi mengenai program kerjasama kepada Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota di wilayah kerja. 3. Dalam rangka penempatan dan perpanjangan ijin kerja tenaga ahli asing dan staff asing C.P.I. JAPAN, MK bersama dengan instansi berwenang memfasilitasi pengurusan administrasi yang diperlukan, baik di tingkat pusat maupun daerah. 4. KEMENDAGRI melalui MK memfasilitasi dan membina Pemerintah Daerah di wilayah kerja dalam mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan tahunan. 5. KEMENDAGRI melalui MK membentuk mengefektifkan pelaksanaan MSP.
Tim
Koordinasi
Pusat
untuk
6. lim Koordinasi Pusat melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kegiatan kerjasama. 7. MK dengan memperhatikan masukan dari lim Koordinasi Pusat menyampaikan laporan kegiatan tahunan C.P .I. JAPAN kepada Menteri Dalam Negeri.
B. TINGKAT PROVINS! 1. Gubemur melalui Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa bertanggungjawab
dalam mengoptimalkan pelaksanaan program kerjasama dengan C.P.I. JAPAN di daerahnya. 2. Dalam rangka perpanjangan penugasan tenaga ahli dan staff asing C.P.I. JAPAN, Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa menylapkan dan menyampaikan rekomendasi dan dokumen hasil evaluasi kinerja tenaga ahll asing dan staff asing C.P.I. JAPAN tersebut kepada MK. 3. Gubemur melalui Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa memfasilitasi Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota di wilayah kerja C.P .I. JAPAN dalam mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan tahunan. 4. Dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan program/kegiatan, Pemerintah Provinsi dapat membentuk Tim Koordinasi Provinsi yang terdiri dari unsur instansi terkait.
C. TINGKAT KABUPATEN/KOTA melalui Sadan IPemberdayaan Masyarakat Desa bertanggungjawab dalam mengoptimalkan pelaksanaan program kerjasama dengan C.P.I. JAPAN di daerahnya.
1. Bupati/Walikota
2. Sadan Pemberdayaan Masyarakat Desa memfasilitasi pelaksanaan optimalisasi kegiatan C.P.I. JAPAN. 3. Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa bersama-sama mitra lokal C.P.I. JAPAN memfasilitasi masyarakat untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan program/kegiatan. 4. Dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan program/ kegiatan C.P .I. JAPAN, Pemerintah Kabupaten/ Kata dapat membentuk Tim Koordinasi Kabupaten/Kota yang terdiri dari unsur instansi terkait.
D. PERANSERTA PIHAK KETIGA 1. DaJam rangka pelaksanaan keglatannya, C.P.I. JAPAN dapat melibatkan keJompok-kelompok masyarakat, Perguruan Tinggi, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan Yayasan yang berbadan hukum dan terdaftar secara sah di Pemerintah Pusat dan/atau Daerah. 2. C.P.I. JAPAN memberitahukan kepada Pemerintah Daerah tentang peran-serta pihak ketiga dalam pelaksanaan kegiatan kerjasama.
III.
PEMANTAUAN DAN EVALUASI A. PEMANTAUAN
1. C.P.I. JAPAN, MK, dan Pemerintah Daerah menyepakati program/ kegiatan dan lokasi yang akan dipilih untuk dipantau. 2. Tim Koordinasi Pusat melakukan pemantauan bersamaan dengan evaluasi terhadap perkembangan pelaksanaan program/kegiatan sekali setahun pada lokasi program/kegiatan yang telah disepakati sebagaimana dimaksud pada butir A.1 atas beban biaya C.P.1. JAPAN. 3. Tim Koordinasi Pusat dapat melakukan pemantauan kegiatan C.P .I. JAPAN pada lokasi program/kegiatan, sesuai kebutuhan atas beban biaya APBN, dan dapat berkoordinasi dengan C.P.I. JAPAN. 4. Apabila diperlukan, C.P.I. JAPAN dapat mengundang peroran9an atau lembaga independen untuk melakukan pemantauan. 5. Tim Koordinasi Pusat yang melakukan pemantauan perkembangan pelaksanaan program/kegiatan, melaporkan hasH pemantauan kepada Menteri Dalam Negeri, dengan tembusan kepada Gubemur dan Bupati/Walikota di wilayah kerja yang dipantau, dan memberikan umpan balik kepada C.P.I. JAPAN. 6. Pemerintah Provinsi dan/atau Pemerintah Kabupaten/Kota dapat melakukan pemantauan secara berkala dan/atau sewaktu-waktu terhadap perkembangan pelaksanaan program / kegiatan C.P.I. JAPAN, atas beban biaya APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah), yang hasilnya dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui MK.
B. EVALUASI 1. Kegiatan evaluasi dapat dilaksanakan melalui forum pertemuan atau evaluasi lapangan.
2.
Kegiatan Evaluasi Lapangan dilakukan oleh Tim Koordinasi Pusat sebanyak 3 (tiga) kali selama jangka waktu periode MSP atas beban biaya C.P.I. JAPAN yang sesuai dengan prosedur keuangan dan akunting C.P .I. JAPAN, yang mellputi : (a) Evaluasi persiapan program/ proyek, dilakukan sebelum pelaksanaan program/ proyek untuk menilai kesiapan pemerintah daerah dan masyarakat/kelompok sasaran dalam melaksana-kan program/ proyek. (b) Evaluasi pelaksanaan program/proyek, dilakukan pada waktu pelaksanaan program/proyek yang di-laksanakan sesuai dengan perencanaan (c) Evaluasi pasca program, dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah pelaksanaan program/ proyek selesai, untuk menilai efek dan dampak program/proyek. Evaluasi dllaksanakan di dua lokasi wilayah kerja/lebih yang hasilnya dijadikan bahan pertimbangan dalam memperpanjang atau mengakhiri program/proyek kerjasama.
•
3. Apabila dipertukan, C.P.I. JAPAN dapat mengundang perorangan dan/atau lembaga independen untuk melakukan evaluasi.
4. Tim Koordinasi Pusat yang melakukan kegiatan evaluasi program/kegiatan melaporkan hasil evaluasi melalui MK kepada Menteri Dalam Negeri, Gubemur
dan Bupati/Walikota di wilayah kerja yang dievaluasi, dan memberikan umpan balik kepada C.P.l. JAPAN. IV. PELAPORAN DAN PUBUKASI A. PELAPORAN
1. C.P.I. JAPAN wajib menyusun dan menyampaikan Laporan per-kembangan per semester kepada Pemerintah .Daerah Kabupaten/Kota yang tembus-annya disampaikan kepada Provinsi dan MK serta Laporan Tahunan kepada MK dan blla dipertukan laporan tambahan sesuai kebutuhan. 2. Materi Laporan Tahunan, memuat: a. Pendahuluan; b. Sasaran; c. Tujuan; d. Keluaran/Hasil yang dicaC.P.l. JAPAN; e. Lokasi Pelaksanaan dan Kelompok Penerima manfaat; f. Kegiatan yang telah dilaksanakan; g. Tenaga Kerja/Tenaga Ahli yang digunakan; h. Peran serta Pihak Ketiga; i. Pembiayaan; j. Permasalahan dan Upaya Pemecahannya; k. Penutup
3. Apabila dipertukan, C.P .I. JAPAN dapat menyampaikan laporan insidentil sesuai kebutuhan kepada MK.
B. PUBUKASI 1. C.P.l. JAPAN berkoordinasi dengan MK dalam melakukan publikasi tentang hasil pelaksanaan program/kegiatan kerjasama.
2. C.P .I. JAPAN bersama-sama dengan MK, serta Pemerintah Daerah dapat melakukan publikasi bersama tentang hasil pelak-sanaan program kerjasama.
V. PENUTUP Arahan Program ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Memorandum Saling Pengertian antara Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia dan C.P.I. JAPAN.
I
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
BETWEEN THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA AND THE COMMITTEE FOR PROMOTION TO INNOVATE JAPANESE PEOPLE BY EDUCATIONAL AND CULTURAL CONTACT CONCERNING CAPACITY BUILDING FOR COMMUNITY, MANAGEMENT AND
SUSTAINABILITY EDUCATION The Ministry of Home Affairs of the Republic of lndonesia, hereinafter referred to as "MoHA•, and The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact, hereinafter referred to as "C.P.I. JAPAN", hereinafter collectively referred to as "THE PARTIES" . Noting that C.P.1. JAPAN is an international non-governmental development organization (NGO) that is humanitarian, non-sectarian, non political and non-profit. SUPERSEDING The Memorandum of Undertanding (MoU) between The Ministry of Home Affairs of the Republic of Indonesia and The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact Concerning Capacity Building for Community/Local Non Government Organization Through Leadership, Management and Education Sustanability, signed at Jakarta on 12 November 2007.
CONSIDERING their mutual interest to improve the well-being of Indonesia people throuhg cooperation in the fields of welfare and education. PURSUANT TO the prevailing laws and regulations, policies and procedures of the Government of the Republic of Indonesia concerning international technical cooperation. HAVE REACHED an understanding as follows:
ARTICLE 1 OBJECTIVE OF COOPERATION The objective of this Memorandum of Understanding, hereinafter referred to as "MoU" is to establish a legal framework for cooperation between THE PARTIES in to improve selfreliance and welfare programs through education care, as well as cultural exchange.
ARTICLE 2 SCOPE OF COOPERATION THE PARTIES agree to cooperate in the following fields: 1. Education;
2. Community Empowerment; 3. Cultural Exchange;
4. Facilitating Research.
ARTICLE 3 AREAS OF COOPERATION
(1) The locus of cooperation will be in the Territory of the Capitol City of Jakarta, Special
Tenitory Province of Yogyakarta, Provinces of West Java, Central Java, East Java and South Sulawesi. (2) Any change of the geographical working areas shall be agreed in writing by THE PARTIES.
ARTICLE 4 COUNTERPART (1) For the implementation of this MoU, the MoHA designate the Directorate General of
Community and Village Empowerment as the Counterpart of CPI-JAPAN, hereinafter referred to as the "Counterpart" (2) C.P.I. JAPAN shall designate the C.P.I. JAPAN representative office Indonesia (hereinafter referred to as C.P.1. JAPAN Indonesia) to coordinate with the counterpart.
ARTICLE 5 PROGRAM DIRECTION
(1). THE PARTIES shall prepare a program direction, containing focus, scope, funding, the locations for program implementation, mechanisms of implementation, monitoring and evaluation, reporting and publication, as well as conclusion, which constitutes an integral part of this MoU as an Annex. (2). All programs to be implemented under this cooperation shall be in line with the national and regional development strategies. (3). Details of programs or projects under this MoU are set out in a Master Plan (Three-Year Plan) and in an Annual Working Plan. · (4). The mechanism of the operation plan will be further formulated in the Program Direction.
ARTICLE 6 PLAN OF OPERATION
(1). C.P.I. JAPAN shall prepare and submit a Draft of Master Plan containing overall threeyear programs to the Counterpart to get approval. (2). Facilitated by the Counterpart, C.P.I. JAPAN together with the Local Government, to prepare an Annual Plan containing the overall annual plan of activities. (3). The Master Plan and Annual Plan should be approved by Counterpart.
ARTICLE 7 OBLIGATIONS 1. The MoHA shall: a. Facilitate C.P.1. JAPAN in arranging visa, working permit, stay permit, entry and reentry permit for C.P.1. JAPAN's foreign staff as well as their immediate families in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations; b. Facilitate C.P .I. JAPAN in obtaining customs and tax exemption facilities in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations; c. Facilitate Local Government and C.P.I. JAPAN in preparing an Annual Plan; d. Monitor and evaluate periodically the implementation of the program adivities described within this MoU in cooperation with related Indonesian government institutions.
2. C.P.I. JAPAN shall: a. Comply with all applicable laws and regulations in Indonesia; b. Implement all programs that have been mutually agreed under this MoU; c.
Provide funds, equipment and facilities necessary for the implementation of all programs, and provide foreign experts only in so far as Indonesian experts are not available, in the framework of transfer of knowledge and technology to the local staff and communities in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations. Any changes of foreign experts shall be agreed in writing by THE PARTIES;
d. Put priority on the use of locally made and environmental friendly products for all equipment and materials used in implementing the program activities; e. Provide training and technical assistance in implementing the programs focused on capacity building for community and human resources as well as the welfare of the beneficiaries;
f.
Limit the number of foreign expert staff in the management structure, up to as many as 3 (three) persons;
g. Require all foreign staff of C.P.I. JAPAN to follow orientation held by the Counterpart; h. Require all foreign staff of C.P.I. JAPAN to comply with immigration regulations relating to permits and foreigners monitoring procedure;
i.
Inform of any changes or omissions of agreed programs and obtain written approval by the Counterpart;
j.
Support and strengthen communities and institutions capacity in designing, arranging, and implementing the program/project;
k. Maintain Indonesia's good image in the International forum and refrain from publishing any negative information that may damage Indonesia's reputation;
I.
Coordinate with and be approved by the MoHA regarding any national or international publication on Indonesia initiated by C.P.I. JAPAN;
m. Be responsible for all reasonable expenses prev1iously agreed in writing according to
C.P.I. JAPAN's accounting procedures for orientation, monitoring and evaluation of the project conducted by the Counterpart together with related institutions minimum 1 (one) time per year; n. Consult and coordinate with the MoHA and Local Government in order to ensure the implementation of the programs; o. Monitor and evaluate implementation of the programs by local partners funded by the C.P.I. JAPAN and auditing those partners, if necessary; p. Submit progress reports to the Local Government per semester and send copies to
the Province and Counterpart; q.
Submit annual progress reports including financial statements audited by Certified Public Accountants to the Counterpart and additional reports as needed.
ARTICLE 8 LIMITATION ON THE ACTIVITIES OF C.P.I. JAPAN AND ITS PERSONNEL (1 ).
C.P.I. JAPAN shall assures that its activities and staff assigned in their official status under this MoU, shall:
a. Observe, respect and comply with the laws and regulations, as well as policies of the Government of the Republic of Indonesia;
b. Be in line with Indonesian
nation~l
interests;
c. Respect the integrity, political freedom and sovereignty of the unitary State of the Republic of Indonesia and refrain from supporting any separatist movements;
d. Respect the customs, traditions, and culture, religions, and beliefs of the local community; e. Refrain from involvement in any intelligence/clandestine adivities; f. Refrain from engaging in any political and commercial activities;
g. Refrain from conducting any religious and or belief propagation that potentially sabotage the religious stability in Indonesia;
h. Refrain from fund raising activities from individuals or local organizations/institutions in Indonesia to support its programs and activities. (2)
Any violation of the provision referred to in paragraph (1) of this article may result the tennination for programs and acitivities as well as the revocation of permits of the personnel concerned and other measures in accordance with applicable laws and regulations in Indonesia.
•
ARTICLE 9 INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS
In case of intellectual property rights arise from specific arrangements, programs or projects
THE PARTIES shall include separate arrangements in accordance with the legislation of the Republic of Indonesia.
ARTICLE 10 STATUS OF EQUIPMENT AND SUPPORTING MATERIALS
1. Equipment and materials provided/ purchased by C.P.I. JAPAN to support the implementation of the program shall be used solely for the purpose of the implementation of the program. 2. If there is a change of purpose and or abolition of the equipment and materials before the end of the program, it shall be agreed by the Counterpart. 3. After the completion of the program, disposal of the tax exempted equipment and materials shall be agreed by THE PARTIES as well as Local Government. 4. The said handover of the materials and equipment shall be documented in a Minutes in accordance with Indonesian format.
ARTICLE 11
DOMICILE
1. The MoHA is located at Jalan Medan Merdeka Utara No. 7, Jakarta Pusat 10110, Indonesia. 2. Directorate General of Community and Village Pasar Minggu Km. 19. Jakarta Selatan.
Empowerment is located at JI. Raya
3. C.P.I. JAPAN having its headquarters at 2-16-9 Nakahara Mitakashi, Tokyo, Japan. 4. C.P.I. JAPAN has representative office in Indonesia at JI. Mampang Prapatan XV No : 10 Jakarta Selatan 12760 5. Any change of address shall be reported to the Counterpart.
ARTICLE 12
SETILEMEN.T OF DIFFERENCES
Any dispute concerning the interpretation and/or application of this MoU shall be settled amicably through consultation or negotiation between THE PARTIES.
•
ARTICLE 13 AMENDMENT 1 . Any amendment or revision of this MoU shall be made after consultation and agreed by mutual written agreement of THE PARTIES.
2. Any amendments of this Mou shall come into force on such detennined by THE PARTIES.
ARTICLE 14 ENTRY INTO FORCE, DURATION AND TERMINATION 1. This MoU shall enter into force on the date of its signing and shall remain in force for a period of three years. 2. Either party may terminate this MoU by sending a written notification at least 6 (six) months prior to the intended date of termination. 3. The termination of this MoU shall not affect the completion of ongoing programs, projects or cooperation made under this MoU unless decided otherwise by THE ~ARTIES.
IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, have signed this MoU. DONE in duplicate at Jakarta on the 1st April 2011 in 2 (two) originals, each in Indonesian and English languages, all texts being equally authentic. In case of any divergence of interpretation, the document in Indonesian text shall prevail.
FOR THE COMMITTEE FOR PR(l)MOTION TO INNOVATE JAPANESE PEOPLE BY EDUCATIONAL AND CllJLTURAL CONTACT
UNATA MM. OR MANAGEMENT OF , OVERSEAS COOPERATION
c/
KON SHI . IKUFUMI PRESIDENT OF C.P.I. JAPAN
•
PROGRAM DIRECTION
I.
PROGRAM A. PROGRAM FOCUS
The primary focus of the cooperation between the Ministry of Home Affairs of the Republic of Indonesia (hereinafter to be referred to as the "MoHA'') and The Committee for Promotion to Innovate Japanese People by Educational and Cultural Contact (hereinafter referred to as "C.P.I. JAPAN'') is to improve community self reliance and welfare in increasing the quality of life and its environment through education care and cultural exchange program in working areas that previously agreed upon in the MoU between both parties.
B. SCOPE The scope of the program for this cooperation is:
1. Promotion and joint activities with public and private sectors for the development of Indonesia in Japan and in Indonesia.
2. Education care
program for the youth generation (scholarships for or any other name until the university level high school level (SLTP) other name).
junior or any
3. Improvement and empowerment leadership and management program for social organization/local NGOs and other community organizations 4. Improvement of best practice exchange program among social organizations/NGOs/other community organizations both local and international particulary in Indonesia and japan
5. Supporting Research/study program on Transportaion in Makasar city.
C. MANAGEMENT 1. Master Plan of Operation (Three-Year Plan) a. C.P.I. JAPAN together with Counterpart (hereinafter referred to as."Counterpart") shall prepare Master Plan of Operation {Three-Year Plan) as a reference for the program implementation, containing: 1) Introduction; 2) Goals; 3) Objectives; 4) Expected Outputs; 5) Activities; 6) Employees/Experts;
7) Locations and Target Groups/Beneficiaries;
8) Funding; and 9) aosing. b. The Master Plan of Operation (Three-Year Plan) shall be reviewed and agreed by
both C.P.I. JAPAN and Counterpart. c. The Master Plan of Operation (Three-Year Plan) shall become a reference for the formulation of Annual Plan of Operation, and shall be submitted to the Local Government in each respective working area. 2. Annual Plan of Operation
a. C.P.I. JAPAN shall prepare an Annual Plan of Operation as a reference for the implementation of program/ activity in the respective working area, containing: 1) Introduction; 2) Goals; 3) Objectives; 4) Expected Outputs; 5) Activities; 6) Employees/Experts; 7) Third Party's Participation; 8) Locations and Target Groups/Beneficiaries; 9) Funding; 10) Schedule of Program Implementation; 11) Closing.
b. The Annual Plan of Operation shall be consulted by C.P.I. JAPAN to the Local Government, facilitated by the Counterpart. c. The Annual Plan of Operation shall be signed by C.P.I. JAPAN and the Local Government, acknowledged by the Counterpart. d. The Annual Plan of Operation sh-all become a reference for C.P.I. JAPAN and Local Government in the implementation of activities in the respective working area.
3. Funding Financing for implementing these cooperative programs is resourced from C.P.I. JAPAN's estimated budget of Rp.3.780.000.000,- (Three billion seven hundred eighty million rupiah) and may be increased or decreased in accordance with program development for the period of 3 (three) years.
4. Locations a. The locations for implementation of C.P.I. JAPAN programs shall cover Special Province of Jakarta, Special Territory Provinve of Yogyakarta, Provinces of West.
Java, Central Java, East Java and South Sulawesi. b. The locations in terms for implementation of C.P.1. JAPAN's programs in the District/City in within particular Province as mentioned in point 4.a, shall consist of: 1) Special Province fo Jakarta covers the Municipality of Central Jakarta, North Jakarta, South Jakarta, West. Jakarta and East Jakarta
2) Province of Special Territory of Yogyakarta covers the Municipality of
Yogyakarta, Districts of Sleman, Bantul, ,Gunung Kidul and Kulon Progo. 3) Province of West. Java covers the Municipalities of Depok, arebon, Bandung and the Districts of Bogor, and Cianjur. 4) Province of Central Java covers the Municipality of Semarang and District of
Banyumas
5) Province of East Java covers the Municipality of Malang and District of Jember 6) Province of South Sulawesi covers the District of Maros, District of Pangkajene Kepulauan, District of Gowa, and Municipality of Makassar
D. IMPLEMENTATION A. CENTRAL LEVEL
1. The MoHA through the Counterpart shall be responsible for effective implementation of cooperative programs/activities at both central and local government levels.
2. The MoHA through the Counterpart shall disseminate information on the cooperative programs to the Provincial and District/City Governments in each respective working area.
3. For the placement and extension of C.P.I. JAPAN foreign experts and staff, the counterpart jointly with the authori.zed agencies shall facilitate necessary administration process at the central and local government levels.
4. The MoHA through the Counterpart shall facilitate and supervise the Local Government in the respective working area to optimize the implementation of annual activities. 5. The MoHA through the Counterpart shall establish a Central Coordination Team to ensure effectiveness of the implementation of this MoU.
•
6. Central Coordination Team conduct monitoring implementation of cooperation activities.
and
evaluation
of the
7. By taking into consideration inputs from Central Coordination Team the Counterpart submit Affairs.
C.P.I. JAPAN's Annual Reports to the Minister of Home
B. PROVINCIAL LEVEL 1. The Governor through the Education Department shall be responsible to optimize the implementation of cooperation program with C.P.I. JAPAN in the respective working area. 2. In supporting the extension of C.P .I. JAPAN foreign experts and staff assignment, the Education Department shall provide C.P.I. JAPAN's foreign expert and staff evaluation documents to the Counterpart.
3. The Governor through the Education Department shall facilitate the Disbict/Oty Governments within C.P.I. JAPAN's working areas to optimize the implementation of annual activities. 4. In order to facilitate the implementation of program/ activity, the Provincial Government may establish a Provincial Coordinating Team consisting of related institutions.
C. DISTRICT/CITY LEVEL 1. The Regent/Mayor through the Education Department shall be responsible to optimize the implementation of cooperation program with C.P .I. JAPAN in the respective working area.
2. The Education Department shall facilitate the optimum implementation of C.P .I. JAPAN'S activities. 3. The Education Department together with C.P.I. JAPAN's local partners shall facilitate the community to participate in the implementation of program/activity. 4. In order to facilitate the implementation of C.P .I. JAPAN program/activity, the District/City Governments shall establish a District/City Coordinating Team, consis-ting of related institutions.
D. THIRD PARTY PARTICIPATION 1. In order to implement its activities, C.P.I. JAPAN may involve community groups, universities, local Non Government Organizations and Foundations officially registered with the Central and/or Local Governments.
2. C.P .I. JAPAN shall inform the Local Government of the third party participation in the implementation of cooperative activities.
III. MONITORING AND EVALUATION A. MONITORING 1. C.P.I. JAPAN , Counterpart, and Local Government shall agree upon programs/activities and selected locations to be monitored. 2. The Central Coordinating Team shall undertake monitoring in combination with evaluation of the implementation progress of C.P.I. JAPAN program/activity once a year in locations agreed upon as mentioned in point A.1 above, at C.P.I. JAPAN 's expense.
3. The Central Coordinating Team may, as needed, undertake monitoring on C.P.I. JAPAN activities in the program/activities locations on the National Budget funding, and may coordinating with C.P.I. JAPAN. 4. C.P.I. JAPAN may invite, if necessary, certain individual or independent institutions jto undertake monitoring.
5. The Centr I Coordinating Team which undertakes monitoring of the program/ activities i plementation progress shall report the monitoring results to the Minister o Home Affairs, the copy of which extended to Governor and Regent/Ma or in the working areas monitored, and shall provide feedback to C.P.I. JAP
6. Provincial and/or District/City Governments shall undertake monitoring regularly and/or incidentally of the C.P.I. JAPAN program / activities implementation progress at the expense of Local Government Budget, the result of which shall be reported tq the Minister of Home Affairs through the Counterpart. I I I
B. EVALUATION 1. The evaluation activities may be undertaken through field evaluation or forum of meeting.
2. Reid evaluation shall be undertaken by the Central Coordinating Team up to three tim~ within C.P.I. JAPAN's program/project period, at the expense of C.P.I. JAPAN based on C.P.I. JAPAN's financial and accounting procedures, covering:. Evaluation is undertaken before program/project (a) Pre-program / Project implementation to evaluate the readiness of Local Government and the community/ target groups for implementing program/ project. (b) On-going Program/ Project Evaluation is undertaken during project implementation as planning. (c)
program/
Post-Program /Project Evaluation is carried out at the latest two months after program/project implementation is completed, to assess the program/project effects and impacts. The evaluation shall be undertaken in two or more working areas, and its results shall be used as consideration for extension or termination of the program/ project cooperation.
•
3. C.P.l. JAPAN may, if necessary, invite certain individual or independent institutions to undertake evaluation.
4. The
Central
Coordinating
Team
undertaking
the
evaluation
of the
program/activity, shall submit a report of the results of the evaluation through the Counterpart to the Minister of Home Affairs, Governor and Regent/Mayor in the working areas evaluated, and shall provide feedback to C.P.I. JAPAN.
IV. REPORTING AND PUBUCATION
A. REPORTING
1. C.P.I. JAPAN shall prepare and submit progress reports to the Local Government per semester which copied to the Province and Counterpart and the Annual Report to the Counterpart and additional reports as needed. 2. The Annual Report shall contain: a. b. c. d. e. f.
g. h. i. j.
k.
Introduction; Goals; Objectives; Expected Outputs; Locations and Target Groups/Beneficiaries Implemented Activities; Employees/Experts; Third Party Participation; Funding; Problems and Solutions; Cosing.
3. C.P.I. JAPAN may, if necessary, submit incidental reports as needed to the Counterpart.
B. PUBUCATION 1. C.P.I. JAPAN shall coordinate with the Counterpart in publishing the result of the program/activities cooperation. 2.
C.P.1. JAPAN together with the Counterpart and the Local Government may jointly publish the result of the cooperation program.
V. CLOSING This Program Direction constitutes an integral part of the Memorandum of Understanding between the Ministry of Home Affairs of the Republic of Indonesia and C.P.I. JAPAN.
