easyFairs® HVAC 2010 23-24 september 2010, Brussels Expo, hal 6
Technisch handboek All in Voor een vlot beursverloop
Deadline voor bijbestellingen: 1 september 2010
Alle bestellingen na 01/09/10 krijgen een prijstoeslag van 20%.
Bestellingen, die worden geplaatst tijdens de opbouw van een beurs, krijgen een prijstoeslag van 30%
easyFairs.com/HVAC-BE
IF ONLY ALL TRADE SHOWS WERE THIS EASY!
2
Inhoudsopgave
1.
Nuttige adressen...................................................................................................................p.3
2.
Opbouw, openingstijden & afbouw..................................................................................p.4-6 2.1 Handling 2.2 Nieuwe werkwijze: WAARBORGSYSTEEM 2.3 Opbouw en aankleden van de stand 2.4 Openingstijden 2.5 Afbouw 2.6 Tarieven handling Valverde
3.
Standinformatie...................................................................................................................................p.7-8 3.1 Standaard pakket 3.2 Technisch reglement 3.3 Insurance easyFairs® HVAC 2010
4.
Bouwpaspoorten, exposantenbadges en parkeerkaarten.........................................................p.9-10 4.1 Bouwpaspoorten en exposantenbadges 4.2 Parkeerkaarten 4.3 Bouwpaspoorten aanmaken
5.
Checklist..................................................................................................................................................p.11
6.
Bijbestellingen easyFairs® HVAC 2010...........................................................................................p.13
7.
Bestelbon elektriciteit easyFairs® HVAC 2010..............................................................................p.14
8.
Plattegrond van uw stand op easyFairs® HVAC 2010.................................................................p. 15
9.
Extra service......................................................................................................................................p.18-21 9.1 IT Rentals 9.2 N200: Redbox scanners 9.3 Hostessen: Concept team
3
1. Nuttige adressen Organisatie + info: easyFairs nv/sa Roderveldlaan 3 2600 Berchem Tel: +32 (0)3 2805300 Fax: +32 (0)3 2805354 Sales:
[email protected] [email protected]
Marketing:
[email protected]
Operations:
[email protected] [email protected] Tel: +32 (0)3 2805355
Beurshal:
Brussels Expo Belgiëplein 1 1020 Brussel Tel+32 (0) 2 474 82 63 www.brusselsexpo.be
Catering:
Horeto Expo Brussels Expo Belgiëplein 1020 Brussel Tel: +32 (0)2 474 88 50 Fax: +32 (0)2 474 83 95
Handling:
Valverde BV Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31(0)20 6538555 Fax: +31(0)20 6537658 www.valverde.nl
Hotels:
Booking.com www.easyFairs.com/HVAC-BE
4
2. Opbouw, openingstijden & afbouw Overzicht
Woensdag
Donderdag
Vrijdag
Zaterdag
22/09
23/09
24/09
25/09
09u00– 10u00
12u00– 13u00
10u00—17u00
13u00—21u00
Enkel na afspraak met Valverde voor zware
08u00– 09u00
machines Aankleding stand—Aanvoer materiaal ( met waarborg)
09u00-22u00
Openingstijden Afbouw
21u00– .........
........— 12u00
2.1 Handling Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex op 22/09/2010 vanaf 08u00 ter behandeling van materiaal. Wenst u gebruik te maken van deze handlingdienst? Kijk dan op pagina 5-6 voor meer informatie. 2.2 Nieuwe werkwijze: WAARBORG SYSTEEM woensdag 22/09 tussen 09u00 & 22u00 In samenspraak met Brussels expo introduceren we een waarborgsysteem met als doel een snellere circulatie te kunnen realiseren op het beursterrein.
personenwagens en vrachtwagens tot 6m: 50 € voor 1uur
Vrachtwagens groter dan 6m : 100€ voor 2 uur
Bij het oprijden, overhandigt u het bedrag. U krijgt dit bedrag uiteraard terug als u binnen de vooropgestelde limiet uw wagen gelost hebt. Wij stellen voor om uw wagen daarna terug te parkeren op Parking C op de Romeinse steenweg 2.3 Opbouw en aankleden van de stand Op 22/09/2010 zijn de stands toegankelijk voor de exposanten vanaf 09u00 tot 22u00 . U kunt uw stand inrichten en demo-materiaal onder eigen beheer binnen brengen. Omdat de aansluitingen voor 09u00 nog niet operationeel zijn, kunnen de stands voor die tijd nog niet worden ingericht. Vergeet niet vooraf de namen te registreren van uw opbouwpersoneel en uw bouwpaspoorten af te halen bij de hostessen. Voor meer informatie zie pagina 9-10. 2.4 Openingstijden De beurs zal geopend zijn op donderdag 23/09/2010 van 10u00 tot 17u00 en vrijdag 24/09/2010 van 13u00 tot 21u00. De hoofdingang van de hal wordt op donderdag en vrijdag 1 uur voor aanvang van de beurs geopend, zodat exposanten nog de laatste voorbereidingen kunnen treffen. Let op: het aanvoeren van materiaal op donderdag en vrijdag gebeurt via de hoofdingang, niet via de grote poorten van de hal. Deze poorten zullen enkel worden geopend tijdens de op– en afbouw. 2.5 Afbouw Vrijdag 24/09/2010 wordt de beurs afgebouwd vanaf 21u00. Van 21u00 tot 22u30 mogen enkel personenwagens en vrachtwagens tot 6m laden. Vanaf 22u30 mogen de vrachtwagens groter dan 6 m laden. Dit is om de afbouw vlotter te laten verlopen. Om andere exposanten niet te storen, wordt er niet afgebouwd voor de officiële sluitingstijd van de beurs. Het is dus niet toegestaan om voor 21u00 af te breken.
2.6 Tarieven Handling 5
Valverde BV Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol
Tarieven logistiek
The Netherlands t +31 20 653 8555
easyFairs, 2010
f +31 20 653 7658
Valverde BV is door easyFairs aangesteld voor alle logistieke diensten die u tijdens de op en afbouw van de beurs nodig kunt hebben. De vastgestelde tarieven hiervoor vindt u op dit formulier. Wenst u eerst een offerte te ontvangen geef dit dan aan door deze optie op het antwoordformulier aan te kruisen.
Nieuw is onze “full service” palletzending. Wij verzorgen hierbij de gehele logistiek voor uw deelname aan de beurs. U zorgt dat de zending klaarstaat; meldt dit bij ons aan. Wij zorgen dan dat deze pallet op het afgesproken tijdstip op uw stand geleverd wordt. En indien deze goederen na de beurs weer retour vervoerd moeten worden, is ook dit inbegrepen.
Tarieven Huur heftruck (2ton) per kwartier
Euro 30,00
(met een minimum van een half uur) Opslag van verpakkingmateriaal tijdens de beurs per kubieke meter met een minimum van euro 80,00
Euro 40,00
Assistentie op uw stand (in en uitpakken) per uur, tevens minimum
Euro 38,00
Onze normale werktijden zijn weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Daarbuiten geldt een toeslag van 50%.
De aansprakelijkheid van een logistiek dienstverlener is beperkt, wij gaan er derhalve vanuit dat uw goederen verzekerd zijn tijdens transport en verblijf op de beurs! Op al onze diensten zijn de FENEX condities van toepassing, waarvan u op verzoek een kopie verstrekt kan worden.
Bovenstaande tarieven zijn exclusief lokale BTW. Tenzij anders overeengekomen dient uw besteling voor levering betaald te zijn.
Valverde BV Evert van de Beekstraat 46
6
1118 CL Schiphol The Netherlands
Bestelformulier logistiek
t +31 20 653 8555
easyFairs 2010
f +31 20 653 7658
Gebruikt u dit formulier voor het bestellen van logistieke diensten bij Valverde B.V. Fax of e-mail dit naar:
[email protected] , fax 020 653 7658 Als u eerst een passende offerte wenst te ontvangen zet u dan hier een kruisje. Uw firmanaam
____________________________________
Volledig adres
____________________________________ ____________________________________
Hal en stand nummer
____________________________________
Contact persoon
____________________________________
Telefoon nummer
____________________________________
E-mail
____________________________________
Uw bestelling Huur heftruck voor het lossen van goederen Datum___________, tijd________________ Opslag van verpakkingmateriaal Aantal stuks______, volume_______m3 Full service palletzending Afhaal adres zoals boven vermeld Of anders:
__________________________ __________________________ __________________________
Gegevens van de pallet(s) Aantal________________________________ Afmetingen____________________________ Gewicht_______________________________
Gewenste levering op uw stand Datum___________, tijd__________
Goederen gaan na het evenement wel of niet retour. Betaling Credit card nummer
_____________________________________
Naam kaarthouder
_____________________________________
Credit card firma
_____________________________________
Security code
_____________________________________
Expiry date
_____________________________________
Datum
_____________________________________
Uw naam
_____________________________________
Handtekening
_____________________________________
3. Standinformatie Wij zorgen voor uw stand, u hoeft enkel uw promotie materiaal mee te nemen. 3.1 Standaard pakket
standaard meubelpakket:
2 x stoel Ibis
1 x tafel Axel
1 folderrek Tess
1 geaard stopcontact, 230 V éénfasig, ter waarde van 1000W
Witte wanden 2.5m hoog
Blauwe tapijttegels
Frieslijst met vermelding van standnummer en bedrijfsnaam
2 richtbare spots, geplaatst vooraan op de frieslijst
1 wireless internet connectie
1 parkeerkaart
250 uitnodigingskaarten + briefstickers
Dagelijkse schoonmaak
Extra meubilair kan besteld worden via de bestelbon op p.13. 3.2 Technisch reglement
De hal wordt volledig bedekt met blauwe tapijttegels. Deze mogen niet verwijderd worden. Ook verhoogde vloeren zijn niet toegelaten.
De maximale bouwhoogte is 3,5m. Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt. Er mag geen gebruik gemaakt worden van beamers en lichteffecten buiten de standen. Er mogen geen commerciële acties uitgevoerd worden buiten de stand zonder goedkeuring van de beursorganisatie.
Gasflessen worden niet toegestaan in de hal. Auto’s parkeren wordt niet toegestaan in de hal. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Schroeven, boren of spijkeren in de panelen is niet toegestaan. Beschadigde panelen zullen gefactureerd worden aan € 50 per paneel.
Eigen materiaal mag niet op of voor de frieslijst / het naambord worden geplaatst. Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden. Omruilen / terugbetaling van het standaardpakket is niet mogelijk. Onze wanden en frieslijsten worden niet verwijderd. Eventuele klachten over standbouw, elektriciteit of meubels worden alleen behandeld na vaststelling tijdens de beurs.
7
3.3 Insurance easyFairs® HVAC 2010
8
9
4. Bouwpaspoorten, exposantenbadges en parkeerkaarten 4.1. Bouwpaspoorten en exposantenbadges
De exposantenbadges zijn gratis en op naam. Deze dienen duidelijk zichtbaar gedragen te worden.
Standpersoneel wordt op voorhand geregistreerd dmv de registratielink die u ontvangt per email van onze marketingafdeling. De barcodes die u via de registratie krijgt, print u af en brengt u mee naar de beurs. Deze worden ingescand en de badge wordt geprint door onze hostessen. U kunt uw badge dan direct meenemen.
Bouwpaspoorten worden ook op voorhand geregistreerd. U geeft de namen in van de personen die de stand komen opbouwen. U krijgt uw barcode, die u meeneemt naar de opbouwdag van de beurs. Daar kunt u deze laten scannen door hostessen vanaf 09u00. U krijgt dan een badge waarmee u uw stand kunt opbouwen. Indien er andere leveranciers komen opbouwen, vergeet dan ook niet hun namen in te voeren. De bouwpaspoorten worden dus niet vooraf naar u toegestuurd.
4.2. Parkeerkaarten
Standaard is 1 parkeerkaart per module inbegrepen. Indien u er extra wenst, kan u deze bijbestellen via de bestelbon op p.13.
De parkeerkaarten dienen afgehaald te worden tijdens de opbouw op het beurssecretariaat vanaf 09u00.
10
4.3 Bouwpaspoorten aanmaken Via de login link kunt u uw bouwpaspoorten aanvragen.
Het is essentieel dat u voor de beurs uw opbouwpersoneel registreert. Gebruik de login link uit uw “Infokit voor Exposanten” die u per email heeft ontvangen. Log in en klik op het icoon “standpersoneel registratie”.
Op het volgende scherm klikt u op ‘nieuwe registratie toevoegen’. Voer alle namen in van de mensen die zullen opbouwen.
Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op ‘barcodes afdrukken’. Print dit formulier af en breng het mee tijdens de opbouw.
Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen.
11 5. Checklist
Checklist
Deadline
Zie p.
Heeft u perslucht of extra elektriciteit nodig voor een machine?
01-09-10
13-14
Wenst u extra meubels bij te bestellen?
01-09-10
13
Wenst u planten bij te bestellen?
01-09-10
13
Wenst u een berghokje op de stand? Met gordijn of deur?
01-09-10
13
Heeft u extra parkeerkaarten nodig?
01-09-10
13
Heeft u de juiste vermelding van uw bedrijfsnaam doorgegeven voor op de frieslijst?
01-09-10
13
Heeft u een heftruck nodig tijdens op- en afbouw?
01-09-10
5-6
Wenst u goederen op te slaan?
01-09-10
5-6
Heeft u al exposantenbadges en bouwpaspoorten aangemaakt voor uw medewerkers?
01-09-10
9-10
Wenst u audiovisueel materiaal te bestellen?
01-09-10
18-19
Heeft u de technische voorschriften en aandachtspunten gelezen?
01-09-10
7
Heeft u de plattegrond getekend en doorgestuurd?
01-09-10
15
Wilt u het logo van uw firma op de frieslijst?
01-09-10
13
Wenst u catering op uw stand?
We wensen u succes met de voorbereidingen. Tot ziens op easyFairs® HVAC 2010!
3
12
Bijbestellingen
Deadline: 01/09/2010 13
6. Bijbestellingen easyFairs® HVAC 2010 (terugfaxen naar +32 (0)3 280 53 54) Bedrijfsnaam:
Standnummer:
Contactpersoon:
Afbeeldingen meubilair: zie p. 16
Bestellingen geplaatst na 01/09/2010 krijgen een prijstoeslag van 20% Bestellingen geplaatst tijdens de opbouw & beurs krijgen een prijstoeslag van 30% Alle tarieven zijn exclusief btw (21%)
Datum:
Deadline: 01/09/2010 ®
7. Bestelbon elektriciteit easyFairs HVAC 2010 (terugfaxen naar: +32 (0)3 280 53 54) 14
Bedrijfsnaam:
Standnummer:
Contactpersoon:
Datum:
A. U heeft geen eigen schakelbord. B. U heeft uw eigen schakelbord of wilt uw machine (met aardlekschakelaar) aansluiten op voedingskabel voorzien van een CEE koppelstekker. C. U wilt uw machine (zonder aardlekschakelaar) aansluiten op een voedingskabel met CEE koppelstekker. A. U HEEFT GEEN EIGEN SCHAKELBORD (GESCHIKT VOOR VERLICHTING, KOFFIEZETAPPARAAT, KOELKAST, ANDERE HUISHOUDELIJKE APPARATEN) FORMULE A : elektrische voedingskabel voorzien van schakelbord met stopcontacten.
Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de huur en de plaatsing van een schakelbord uitgerust met een verliesstroomschakelaar en stopkontakten + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie. Code
Aantal
Watt
Amp.
schakelbord met Stopcontact mono 2P16A
Prijs
6 9
6.000 9.000
10 tri 15 tri
3 3
480 € 540 €
12
12.000
20 tri
3
620 €
14
14.250
25 tri
6
680 €
18 22
18.000 22.500
30 tri 35 tri
6 6
750 € 860 €
B. U HEEFT UW EIGEN SCHAKELBORD VOORZIEN VAN CEE STEKKER. (BORD MET AARDLEKSCHAKELAAR MIN. 100mA) OF U WENST UW MACHINE (MET AARDLEKSCHAKELAAR) RECHTSTREEKS AAN TE SLUITEN OP DE VOEDINGSKABEL VOORZIEN VAN EEN CEE KOPPELSTEKKER FORMULE B : elektrische voedingskabel voorzien van CEE koppelstekker volgens vermogen. (zonder aardlekschakelaar)
Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie. Code Aantal Watt Amp. CEE 5P 400V Prijs 6
6000
10 tri
16A
330 €
9
9000
15 tri
16A
390 €
12
12000
20 tri
32A
450 €
14
14250
25 tri
32A
510 €
18
18000
30 tri
32A
580 €
22
22500
35 tri
32A
650 €
C. U WENST UW MACHINE (NIET VOORZIEN VAN AARDLEKSCHAKELAAR) RECHTSTREEKS AAN TE SLUITEN OP DE VOEDINGSKABEL VOORZIEN VAN EEN AARDLEKSCHAKELAAR 300mA MET EEN CEE KOPPELSTEKKER FORMULE C : elektrische voedingskabel voorzien van CEE koppelstekker volgens vermogen. (met aardlekschakelaar) Aansluitingen bestaande uit: het verbruik + de huur en de plaatsing van een aardlekschakelaar en CEE koppelstekker + de keuring van de elektrische installatie door een officiële instantie.
Code
Watt
Amp.
3
Aantal
3000
16 mono
6
6000
10 tri
16A
510 €
9
9000
15 tri
16A
570 €
12
12000
20 tri
32A
650 €
14
14250
25 tri
32A
710 €
18
18000
30 tri
32A
780 €
22
22500
35 tri
32A
890 €
Bestellingen geplaatst na 01/09/2010 krijgen een prijstoeslag van 20% Bestellingen geplaatst tijdens de opbouw & beurs krijgen een prijstoeslag van 30% Alle tarieven zijn exclusief BTW (21%)
CEE 5P 400V
Prijs 450 €
15 Deadline: 01/09/2010
8. Plattegrond van uw stand op easyFairs® HVAC 2010 Bedrijfsnaam:
Standnummer:
Contactpersoon:
Datum:
Indien u elektriciteit, perslucht, wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets. Dit is dus geen bestelbon. Voor uw bestellingen vragen we u om gebruik te maken van de bestelbonnen op pagina’s 13 & 14. .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
LEGENDE E: elektriciteit P: perslucht B: berging W: extra wand Water: Wateraansluiting S: Spots
Terugfaxen naar: +32(0)3 280 53 54 Handtekening:
Datum:
/
/
Meubel verhuur
16
All-In pakket:
2 ibis
1 Axel
1 Tess
D/P 50
B/L 74
B/P 28
B/L 42
H/H 74
B/L 28
H/H 45
H/H 140
Mogelijke bijbestellingen:
Nube
Malmo
Ibis
Hemmet
Drum
Anka
d/p 52
d/p46
d/p 50
d/p 43
d/p 80
b/l 70
b/l 56
b/l 56
b/l 42
b/l 43
b/l 120
h 74
h 46
h 46
h 46
h 46
h 80
Table:
Chair:
Table:
Lano
Horby
Nado
Quindi
Spirit
Mapa
d/p 32
d/p 49
d/p 32
d/p 80
d/p 40
d/p 90
b/l 32
b/l 43
b/l 32
b/l 120
b/l 40
b/l 90
h 80
h 75
h 80
h 46
h 42
h 76
Chair: Carina d/p 61 b/l 57 h 38
Verse
Sesam
Bianco
Silver
Strauss
Entra
Baron
Colin
d/p 46
d/p 40
d/p 40
b/l 70
b/l 60
d/p 70
d/p 52
d/p 50
b/l50
b/l42
b/l 40
h 110
h 110
b/l 70
b/l 103
b/l 100
h 75
h 72
h 75
h 110
h 112
h 100
17
Intra
Zenzi
Shade
Dante
Vision
d/p 66
d/p 56
d/p 80
d/p 80
d/p 80
b/l 145
b/l130
b/l 140
b/l 160
b/l 160
h 111
h 116
h 115
h 45
h 40
Gazo
Focus
Cape
Steno
Selva
Rolo
d/p 40
d/p 60
d/p 70
d/p 52
d/p 52
d/p 55
b/l 40
b/l 70
b/l 110
b/l 100
b/l52
b/l 105
h 42
h 62
h 115
h 200
h 200
h 100
Tess
Elfie
Mandi
Jornt
Display block
Plant
d/p 28
b/l 35
b/l 25
d/p 60
d/p50 b/l50 h40
h 110
b/l 28
h 170
h35
b/l 55
d/p50 b/l50 h80
h 85
d/p50 b/l50 h100
h 140
d/p75 b/l75 h60
9.1 IT Rentals 18
Beamer 2700 ANSI-LUMEN
Plasma 40 " + statief + luidspreker
Plasma 46" + statief + luidspreker
Plasma 52" + statief + luidspreker
Projectiescherm 2.4 x 1.8m
DVD speler met loop functie
19" LCD scherm
HP computer incl 19" scherm
Laptop
19
Bestelformulier Huur Audiovisueel materiaal easyFairs® HVAC 2010 Beurs: ________________________________________
Contactpersoon:__________________________________
Firmanaam:_____________________________________
Tel:____________________________________________
Standnummer:___________________________________
Leveringsdatum:________ophaaldatum:_________________
Omschrijving
Aantal
Prijs €
Beamer 2700 ANSI-LUMEN
340.00
Plasma 40” Monitor inclusief: speaker/ statief/VGA kabel
365.00
Plasma 46” Monitor inclusief: speaker/ statief/VGA kabel
450.00
Plasma 52” Monitor inclusief: speaker/ statief/VGA kabel
615.00
Projectiescherm 2.4 x1.8m
215.00
DVD speler met loop functie
70.00
19” LCD scherm
80.00
HP computer incl 19” TFT
130.00
Laptop
120.00
Algemeen totaal excl. 21% BTW
FAX DEZE BON NAAR: +32 3 280 53 54
totaal €
20 9.2 N200: Redbox scanners
Zend uw bestelformulier naar : +32 (0)3 280 53 54
9.3 Hostessen: Concept team
21
