TeamPlayer?
TeamPlayer is een compleet en flexibel systeem voor tijdsregistratie en planning dat de grootste knelpunten in vele administraties aanpakt, daar waar de standaardsystemen nog te beperkt zijn. Het biedt een volledig geautomatiseerd en efficiënt tijdsbeheer van uw personeel, zorgt voor inzicht in beschikbaarheid van medewerkers per dag en tijd, ook in geplande werkzaamheden voor een klant/project per medewerker per dag.
Wat kan TeamPlayer u bieden? Snelle communicatie met een “Outlook design” Opvolging van planning en facturatie Kostenverlaging en verbetering van de informatiestromen.
Eenvoudige, gebruiksvriendelijke en vlotte mobiele planning
Functionaliteiten
In de onderstaande afbeelding wordt aangegeven welke behoeften TeamPlayer voor u kan invullen.
Team
01
Eenvoudige visualisering van uw personeelsagenda: afspraken, afwezigheden, verlof en meer.
+
Tijd
02
+ 03
Tools
Optimaal beheer van uw HR en gepresteerde tijd van uw medewerkers voor een correcte loonafrekening en accurate facturatie.
Integratie met DBFACT: Importeren van opdrachten met nuttige informatie uit Sage DBFACT. TeamPlayer Mobile App: Mobiele tijdsregistratie voor teamleden die op de baan gaan.
TeamPlayer | Tijdsregistratie & Planning Software
|1
Team Team
Wij houden steeds voor ogen dat we de manier van tijdsregistratie verregaand willen vereenvoudigen voor de gebruiker. Zo garanderen wij dat het teamlid zich ten volle kan concentreren op de taak zelf, en niet op de administratie om de taak te vervolledigen. Dankzij TeamPlayer kunt u een gedetailleerd register van uw medewerkers houden. Het biedt een duidelijk overzicht van uw teamleden en zijn activiteiten: contactgegevens, gepersonaliseerde agenda’s en opdrachten.
Teamleden
Elk teamlid wordt in TeamPlayer afzonderlijk geregistreerd met hun functie en persoonlijke gegevens. De medewerkers worden als nieuwe ‘Teamleden’ aangemaakt of uit Sage DBFACT geïmporteerd. Een groep teamleden kan een departement vormen en per teamlid kunnen taken worden toegewezen (bvb. service, support, opleiding ...)
Van een vereenvoudiging van uw tijdsregistratie en HR, tot een verhoging van uw productiviteit.
Werktijden beheer
Verlofaanvraag/accordering:
Variabele werktijden, ziektes en afwezigheden kunnen ook flexibel beheerd worden. In TeamPlayer kan men op ieder willekeurig moment zien wie er aanwezig is.
Wanneer een teamlid de tijd dat hij op vakantie zou willen gaan in zijn agenda registreert, zullen de verantwoordelijke personen onmiddellijk een e-mail krijgen, waarmee ze de aanvraag kunnen accepteren of weigeren.
Geregistreerde gegevens kunnen ook automatisch worden doorgegeven aan uw loonadministratie waardoor salarissen, overuren, toeslagen en andere variabelen sneller, correcter en efficiënter worden berekend.
TeamPlayer | Tijdsregistratie & Planning Software
|2
Tijd TeamPlayer vermindert de tijd die u nodig hebt voor de administratie en controle van gepresteerde uren. Geleverde prestaties voor een opdracht worden geregistreerd. Deze tijdsregistratie kan de basis vormen voor facturatie in SageDBFACT. Tijdsregistratie kan online of mobiel (via smartphone/tablet) gebeuren. Mobiele tijdsregistratie wordt gevalideerd per teamlid of per opdracht en zijn pas dan definitief en mogelijk om te factureren.
Toewijzingsmodule
Indien de toewijzingsmodule in Sage DBFACT (koppeling van de bestelling van de klant aan de eigen stock) wordt gebruikt is er de mogelijkheid om het percentage toegewezen artikelen in het agenda item te visualiseren. Naarmate meer artikelen in de bestelbon klant aan de stock toegewezen zijn, zal dit percentage verhogen en zal ook de kleur in de agenda wijzigen. Bij de opdrachtdetails (detaillijnen in bestelbon klant) worden dezelfde kleuren gebruikt om de toewijzing te visualiseren. Een gepland item kan aan één of meerdere teamleden worden toegekend, ook een terugkeerpatroon kan worden aangemaakt.
Opdrachten/Agenda
De opdrachten vormen de basis voor de planning en tijdsregistratie. Deze kunnen uit DBFACT op basis van helpdeskcases, servicerapporten en bestelbonnen van klanten geïmporteerd worden. Zo worden de opdrachten in een lijst van ‘te plannen opdrachten’ gezet, voor één of meerdere teamleden. Deze opdrachten worden in de agenda van de medewerker weergegeven. Verlof en andere statussen zoals aanwezigheid, worden ook in de agenda vermeld. De functionaliteit/werking van de agenda is te vergelijken met de agenda in Microsoft Outlook. Men kan in de tijdsregistratie de duur van zijn prestaties registreren op tal van opdrachtgroepen. Er zijn verschillende kleuren die de soort en prioriteit van de opdracht aanduiden. Elke activiteit verschijnt dus in een kleurblok. Naast deze bestaat ook een balk met een verschillende kleur die de status van de opdracht (vanaf gepland tot afgewerkt) in één oogopslag zichtbaar maakt voor de planningsmedewerkers.
Agenda weergave met meerdere medewerkers.
Geïmporteerde opdrachtenlijst uit DBFACTw in TeamPlayer
TeamPlayer | Tijdsregistratie & Planning Software
|3
Tools U kunt uw interne organisatie optimaliseren dankzij de integratie tussen de administratieve software Sage DBFACT en TeamPlayer. Neem TeamPlayer ook op de baan mee met TeamPlayer mobile app.
TeamPlayer Mobile App Integratie Sage DBFACT
Binnen Sage DBFACT wordt eerst het servicerapport aangemaakt. De klant wordt gevraagd om zoveel mogelijk feedback te geven, waarbij dit ingegeven wordt op het servicerapport.
Opdrachten inlezen
Op geregelde tijdstippen worden binnen TeamPlayer de opdrachten ingelezen. Dit kan op verschillende manieren: • Ofwel ‘verversen’ wij de volledige import, waabij alle aanwezige opdrachten binnen Sage DBFACT verwerkt worden • Ofwel importeren (verversen) wij de laatste opdrachten.
De App neemt de TeamPlayer agenda over. Zo kan u tijd op opdrachten registreren als u op “start” en “stop taak” klikt. Dit biedt u controle op de effectief gepresteerde tijd om een accurate facturatie te bekomen. Wanneer u in zones komt waar er geen internetverbinding is, kan er nog steeds tijd worden geregistreerd. Dit wordt dan lokaal op het toestel bewaard. Als er terug een internetverbinding is kan u via synchronisatie alles doorsturen naar uw server.
Deze functie is veel sneller dan de eerste manier. Het is uitermate handig indien men enkel in Sage DBFACT een servicerapport heeft aangemaakt.
Bestelbonnen
Leveringen accepteren of weigeren: de klant krijgt een sms en een e-mail met de notificatie. Als dit geaccepteerd wordt door de klant, zal dit oplichten in TeamPlayer.
Rapporten
• Krachtige rapportages van de prestaties van uw medewerkers volgens urenregistratie op projecten • Inlezen van geregistreerde prestaties in TeamPlayer voor facturatie in Sage DBFACT.
TeamPlayer | Tijdsregistratie & Planning Software
|4
