TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
Biro organisasi Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah
DASAR Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 30 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Unit Pelaksana Teknis Provinsi Jawa Tengah
RUANG LINGKUP TATA NASKAH DINAS Naskah dinas Penggunaan kertas Stempel dinas Sampul naskah dinas
Penggunaan tinta Papan nama instansi
JENIS NASKAH DINAS Produk hukum
Surat/non-produk hukum
PRODUK HUKUM Produk hukum daerah • Peraturan Daerah Provinsi • Peraturan Bersama Gubernur • Paraturan Gubernur • Keputusan Gubernur
Produk hukum perangkat daerah • Peraturan Pimpinan SKPD • Keputusan Pimpinan SKPD
PRODUK HUKUM DAERAH Peraturan Daerah; Peraturan kepala Daerah; Peraturan Bersama KDH; dan Peraturan DPRD. ---------------------------------------------------------------------------------------------- Keputusan kepala daerah; Keputusan DPRD; Keputusan pimpinan DPRD; dan Keputusan badan kehormatan DPRD
PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 80 TAHUN 2015 TENTANG PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM DAERAH
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT 1.
2. 3. 4.
5. 6. 7. 8. 9.
instruksi gubernur; surat edaran; surat biasa; surat keterangan; surat perintah; surat izin; surat perjanjian; surat perintah tugas; surat perintah perjalanan dinas;
10.
11. 12. 13.
14.
15. 16. 17.
surat kuasa; surat undangan; surat panggilan; nota dinas; nota pengajuan konsep naskah dinas; lembar disposisi; telaahan staf; pengumuman;
JENIS NASKAH DINAS BENTUK SURAT (2) 18.
19. 20. 21.
22. 23. 24. 25. 26. 27.
laporan; rekomendasi; surat pengantar; telegram; lembaran daerah berita daerah; berita acara; notulen; memo; daftar hadir;
28.
29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.
piagam penghargaan; sertifikat; STTPP; letter of intent; memorandum of understanding; surat berbahasa inggris; kesepakatan bersama; dan perjanjian kerjasama
SYARAT/INDIKATOR KEABASAHAN NASKAH DINAS NOTA DINAS
1.
• Nomor
2.
• Tanggal
3.
• Tanda tangan
SURAT DAN PRODUK HUKUM
1.
•Nomor
2.
•Tanggal
3.
•Tanda tangan
4.
•Cap Stempel
PENGGUNAAN KERTAS HVS folio
Surat menyurat
A4
Makalah/paper/laporan
A5
Pidato
JENIS STEMPEL JABATAN
SKPD
UPT
JENIS STEMPEL SKPD
UPT
SATKER Balai Perbenihan Dan Kebun Produksi (Balai PKP)
PEMBUBUHAN CAP STEMPEL Cap stempel mengenai secara utuh pada kertas Menyentuh/menimpa/mengenai specimen tanda tangan Posisi sebelah kiri specimen tanda tangan
Contoh: Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
Nama lengkap Pangkat NIP
SIFAT SURAT 1.
•Sangat segera •Jawaban surat 1x24 jam
2.
•Segera •Jawaban surat 2x24 jam
3.
•Biasa •Jawaban surat 5 hari kerja
PENULISAN ATAS NAMA DAN UNTUK BELIAU atas
nama ditulis a.n. (huruf a dan huruf n ditulis kecil semua dan menggunakan 2 titik) Untuk beliau ditulis u.b. (huruf u dan huruf b ditulis kecil semua dan menggunakan 2 titik)
PEMBUBUHAN PARAF KOORDINASI DAN TANGGAL UNTUK PEJABAT SEMENTARA Jabatan
Paraf
Tgl
Sekretaris
18/3/1 3
Kabid.......
-
-
Kasi/Kasubbag.....
18/3/1 3
18/3/ 13
Ditulis diluar kotak/kolom, sejajar dengan baris jabatan yang kosong
KOP NASKAH DINAS Garuda Pancasila Emas •PERDA, PB GUB, PERGUB, KEPGUB dan naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur menggunakan lambang garuda pancasila emas
Lambang Daerah Jawa Tengah BERWARNA •Keputusan Gubernur yang ditandatangani Pimpinan SKPD •Produk hukum Pimpinan SKPD
Lambang Daerah Jawa Tengah Hitam Putih •Kop naskah dinas yang digunakan selain pada produk hukum daerah, produk hukum perangkat daerah, naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur
PENULISAN ALAMAT PADA KOP NASKAH DINAS
Naskah dinas untuk Gubernur/Wakil Gubernur, diletakkan di posisi bawah ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk piagam, sertifikat dan STTPP
Naskah dinas untuk Pimpinan SKPD, ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam bentuk, sertifikat dan STTPP
Penulisan alamat dengan ditulis lengkap tanpa disingkat (jalan: bukan jl., nomor: bukan no., dll)
URUTAN PENULISAN ALAMAT 1.
•Alamat (jalan, desa, dsb)
2.
•Kode pos
3.
•Nomor telepon
4.
•Nomor faksimile
5.
•e-mail dan website
CONTOH KOP NASAKAH UNTUK GUBERNUR JAWA TENGAH DAN WAKIL GUBERNUR JAWA TENGAH
GUBERNUR JAWA TENGAH
...................Isi surat.....................
Jalan Pahlawan Nomor 9 Semarang Kodepos 50243 Telpon (024) 8311174 (20 saluran) Faksimile (024)83111266
CONTOH KOP NASAKAH SKPD PROVINSI JAWA TENGAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS KESEHATAN Jalan Piere Tendean Nomor 24 Semarang Kodepos 50131 Telepon(024) 3511351 (hunting) Faksimile (024)3517463 www.dinkesjatengprov.go.id e-mail:
[email protected]
...................Isi surat.....................
CONTOH KOP NASAKAH UPT PROVINSI JAWA TENGAH
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DINAS PERKEBUNAN
3
BALAI PERBENIHAN DAN KEBUN PRODUKSI Jalan........Nomor .........nama kota ....... Kodepos....telepon...faksimile.....website....e...mail....
Perbandingan ukuran
...................Isi surat.....................
4
PENGGUNAAN HURUF PADA NASKAH DINAS
Produk hukum
•Bookman old style ukuran 12
Nonproduk hukum
•Arial ukuran 12, atau •Jenis lain sesuai kebutuhan
SUBSTANSI NASKAH DINAS 1.
2.
3.
4.
5.
•Kebijakan pemerintahan daerah •Kebijakan kepala daerah •Kebijakan pimpinan SKPD •Pelaksanaan kegiatan teknis/operasional •Permintaan/pelayanan data dan informasi
FORMAT SURAT BIASA kop Kota, tanggal bulan tahun Nomor
:
Kepada
Sifat
:
Lampiran
:
Hal
: Tanpa garis bawah
Yth.
..................
.............................. Tanpa garis bawah
------- Isi -------PIMPINAN SKPD NAMA LENGKAP DAN GELAR
Pangkat NIP. TEMBUSAN: ............. Garis sesuai dengan panjang baris terakhir
SURAT UNDANGAN naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
Meskipun dalam satu lingkup SKPD/Unit Organisasi/UPT, untuk maksud meminta kehadiran seorang pejabat/pegawai tetap menggunakan surat undangan dan bukan nota dinas
SURAT BERBAHASA INGGRIS Kop naskah dinas TETAP menggunakan BAHASA INDONESIA. Pejabat penandatangan cukup nama saja, tanpa pangkat dan NIP. Bentuk full block style (rata kiri)
PENGGUNAAN LOGO PADA NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA Penggunaan logo/lambang berdasar KESEPAKATAN MASING-MASING PIHAK yang melakukan kerjasama (baik menggunakan logo/lambang atau tanpa menggunakan logo/lambang) Logo/Lambang pihak pemrakarsa di tempatkan disebelah kanan.
Contoh: kerjasama KPK RI, BPKP RI, dan Pemprov Jateng Pemrakarsa KPK RI
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
PEJABAT SEMENTARA
1. 2.
• Plt (Pelaksana Tugas) • Kekosongan jabatan karena belum ada pejabat definitif • Maksimal 1 tahun
• Plh (Pelaksana Harian) • Kekosongan jabatan sementara • Maksimal 3 bulan
Penulisan alamat tujuan naskah dinas kepada pejabat yang dituju sesuai nomenklatur jabatan asli bukan atas pejabat sementara (Plt. Atau Plh.)
SAMPUL NASKAH DINAS Kepala Daerah berwarna putih
SKPD berwarna coklat
PENGGUNAAN TINTA Penulisan naskah dinas
•HITAM Penandatangan naskah dinas
•HITAM atau BIRU TUA
PAPAN NAMA INSTANSI Berbentuk empat persegi panjang.
Ukuran disesuaikan dengan besar bangunan
Ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD
DELEGASI Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.
Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas adalah pemberian sebagian kewenangan dari pejabat atasannya kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas tertentu dan tanggungjawab sepenuhnya berada pada pejabat yang diberi delegasi.
Bentuk penandatantangan langsung atas jabatan pejabat yang Menandatangani.
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN DELEGASI
KEPALA DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAWA TENGAH
NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN DELEGASI
KEPALA BALAI INSEMINASI BUATAN PROVINSI JAWA TENGAH
NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
MANDAT pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. Mandat penandatanganan naskah dinas adalah pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas, pertanggungjawaban materi naskah dinas tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Format penandatangan menggunakan atas nama (a.n.) dan/atau untuk beliau (u.b.)
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN MANDAT a.n. KEPALA BADAN LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI JAWA TENGAH Sekretaris
NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
CONTOH BENTUK PENANDATANGANAN MANDAT
a.n. KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TENGAH Kepala Museum Jawa Tengah Ranggawarsita
NAMA DAN GELAR Pangkat NIP
PERHATIAN
Meskipun delegasi penandatangan naskah dinas sudah diatur dan ditetapkan, perlu menjadi perhatian adalah apakah suatu naskah dinas akan disusun untuk ditandatangani dengan mekanisme delegasi atau mandat dengan memperhatikan:
Isi/substansi naskah dinas, antara lain: Kebijakan Pimpinan SKPD Pelaksanaan kegiatan teknis operasional/administrasi substansi Pelayanan data/informasi
Tingkat kepentingan/keharusan sangat bersifat strategis.
yg
mendesak/hal-hal
TATA URUTAN MEMBACA NASKAH DINAS
Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas surat yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan: Nama surat (Surat Menteri/Gubernur/Bupati/Walikota/ Sekda/...) Tanggal Nomor Hal
Urutan dalam membaca/menulis naskah dinas produk hukum yang dijadikan dasar untuk membuat/membalas surat dengan urutan: Nama produk Kepgub/...) Nomor /tahun Tentang
hukum
(UU/PP/Perpu/Perpres/Perda/Pergup/
NAMA SURAT a.n. GUBERNUR JAWA TENGAH Sekretaris Daerah u.b. Asisten Administrasi
NAMA Pangkat NIP. Dibaca: Surat Gubernur Jawa Tengah, BUKAN surat Sekretaris Daerah, atau surat Asisten Administrasi
a.n. DINAS SOSIAL PROVINSI JAWA TENGAH Sekretaris
NAMA Pangkat NIP. Dibaca: Surat Kepala Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah, , BUKAN surat Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah.
Membaca nama surat pada bagian penandatanganan suatu naskah dinas yang dimandatkan, adalah pejabat yang tertinggi (dibelakang atas nama/a.n.) bukan pejabat yang menandatangani
PENULISAN ALAMAT TUJUAN NASKAH DINAS
Jabatan yang dijabat oleh pejabat sementara dalam penulisan alamat tujuan tetap menuliskan dengan sebutan jabatan asli dan bukan jabatan sementara. Penulisan Plh. atau Plt. Khusus untuk format penandatanganan naskah dinas. Contoh: Benar
Kepada Yth. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan
Salah
Kepada Yth. Plh. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan Kepada Yth. Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten Pekalongan
PENGKHUSUSAN TUJUAN/ALAMAT u.p.
(untuk perhatian)
suatu naskah dinas agar dapat diproses lebih cepat atau tidak salah sasaran.
Contoh: Kepada
Contoh: Kepada
Yth.
Yth. Gubernur Jawa Tengah u.p. Kepala Dinas Perkebunan Provinsi Jawa Tengah
Bupati Banyumas u.p. Kepala Dinas Kehutanan Kabupaten Banyumas
PENGGUNAAN SEBUTAN BAPAK/IBU Aturan baku dalam tata naskah dinas TIDAK MENGGUNAKAN BAPAK/IBU yang diikuti nama jabatan. Penggunaan Bapak/Ibu, dalam naskah dinas yang diletakkan sebelum nama jabatan atau dalam kalimat, DIIZINKAN/DIPERBOLEHKAN. Ketentuan ini disebut gaya bahasa selingkung. Gaya bahasa selingkung adalah gaya bahasa yang digunakan dalam satu lingkup lembaga/instansi tertentu.
PENGGUNAAN KERTAS Dilarang menggunakan kertas untuk naskah dinas dalam ukuran setengah folio/satu lembar folio dibagi dua, meskipun dalam satu lingkup/internal SKPD, apalagi untuk lingkup di luar instansi/lembaga/ masyarakat. Naskah dinas dalam bentuk produk hukum atau surat adalah folio dan bukan kwarto.
BATAS TEPI/SISI NASKAH DINAS NO
BATAS
KETERANGAN
1.
Atas
apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
2.
Bawah
3.
Kiri
4.
Kanan
sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas
sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka (data) pada naskah dinas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas
Permenpan RB No.80 Th.2012
BEBERAPA KESALAHAN YANG TIMBUL/TERJADI DALAM PENYUSUNAN NASKAH DINAS
Lupa/lalai dalam mencantumkan: Tanggal Nomor Stempel
Stempel tidak menimpa/mengenai specimen tanda tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas. Pada surat undangan:
Hari dan tanggal tidak sesuai.
KESALAHAN
PENULISAN NOMOR SURAT
Nomor : 456 / MKDU / II / 13 (SALAH) Penulisan nomor yang benar tanpa spasi/jarak Nomor: 456/MKDU/II/13 (BENAR)
KESALAHAN
PENULISAN HAL SURAT
Hal : Penentuan tentang Pemeran dalam Pentas Wayang Orang yang akan Diadakan Tanggal 24 Oktober 2013 (SALAH) Hal dibuat sederhana/ringkas tapi jelas.
Hal : Penentuan pemeran (BENAR)
Tidak menuliskan jenis naskah dinas sebagai hal. Misal Hal: Surat Keterangan Praktek Kerja. (SALAH) Hal: Praktek Kerja (BENAR).
Hal: Huruf awal setiap kata menggunakan huruf besar/kapital Karena surat keterangan merupakan salah satu jenis naskah dinas, agar tidak rancu dipilih salah satu jenis naskah dinas yang akan dipakai.
KESALAHAN
PENULISAN TEMBUSAN
Tembusan: Disampaikan kepada: 1. Kepala Dinas/Badan........ (sebagai laporan) 2. Sekretaris (sebagai undangan) 3. Arsip/pertinggal.
Yang seharusnya (BENAR) TEMBUSAN: 1. Kepala Dinas/Badan........ 2. Sekretaris.
