PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

BUKU MANUAL APLIKASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN JADWAL PIMPINAN

Daftar Isi 1 Pendahuluan ...........................................................................

1

1.1 Tata Usaha .......................................................................

2

1.2

Memulai Aplikasi ...........................................................

3

2 Penjelasan Fungsi dan Fitur .....................................................

5

2.1

2.2

2.3

Jadwal Pimpinan ............................................................

5

2.1.1 Arsip Jadwal ........................................................

6

2.1.2 Cetak Jadwal .......................................................

7

Manajemen Jadwal .........................................................

9

2.1.1 Tambah Jadwal Pimpinan ....................................

10

2.1.2 Edit Jadwal Pimpinan ...........................................

11

2.1.3 Hapus Jadwal Pimpinan ......................................

11

2.1.4 Memperbarui Status Jadwal Pimpinan ...............

11

2.1.5 Download Excell Jadwal Pimpinan ....................

12

2.1.6 Upload Excell ......................................................

13

Manajemen Jadwal .........................................................

16

Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan

Page 1

1. Pendahuluan Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yg terperinci. Untuk menyusun dan merumuskan jadwal kegiatan pimpinan (Jadwal Harian), dapat ditempuh melalui beberapa tahapan dan masingmasing tahapan membutuhkan ketelitian dan kecermatan sekretaris. Tahap awal dari proses penyusunan jadwal kegiatan pimpinan adalah merekap semua kegiatan insidental pimpinan (misalnya rapat, janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial, seminar, sidak, dan sebagainya). Sekretaris mengkonfirmasi dengan pimpinan dari lembaran jadwal kegiatan dan bila pimpinan menyetujui waktunya maka sekretaris dapat langsung menuliskan jadwal pada lembaran jadwal kegiatan. Hasil rekap data tersebut kemudian didokumentasikan pada lembaran khusus dalam bentuk agenda dan disusun berdasarkan waktu dalam jadwal kegiatan tersebut. Narasi proses alir penjadwalan diatas masih manual sehingga dari segi waktu tidak efektir dan efisiensi. Aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan digunakan untuk pencatatan data jadwal kegiatan pimpinan . Adapun data yang diinput atau yang disikan bersifat real-time dan terintegrasi langsung ke data base. Aplikasi Sistem Informasi jadwal Pimpinan menggunakan sistem multi user / pengguna ganda yang memperbolehkan akses oleh beberapa pengguna dalam waktu bersamaan ke Sistem Informasi Jadwal Pimpinan, sehingga proses pelaporan dan pendataan (jadwal kegiatan) akan tercatat pada sistem dan tersimpan ke data base. Pimpinan bisa secara langsung melihat jadwal kegiatan yang tersusun dalam agenda tersebut.

1.1. Tata Usaha Aktivitas yang dilakukan pada proses pelaksanaan pendataan jadwal pimpinan dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan adalah sebagai berikut : 

Jadwal Pimpinan



Manajemen Jadwal Pimpinan (create, read, update, dan delete)



Manajemen User


Page 2

1.2. Memulai Aplikasi Untuk memulai akses aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan ini: a) Buka aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan melalui web browser (IE atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut:

http://agenda.jatengprov.go.id b) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser. c) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan sebagai berikut :

Gambar Tampilan halaman index/halaman pendahuluan d) pada halaman muka Sistem Informasi Jadwal Pimpinan klik link lalu akan tampil halaman log-in Halaman login merupakan pintu masuk ke dalam sistem aplikasi Halaman ini digunakan sebagai authentifikasi tentang siapa saja yang berwenang menjadi user administrator pelaksana Aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan.


Page 3

Gambar Tampilan halaman log-in e) Isikan nama pengguna / username dan kata sandi / password.

Gambar Tampilan halaman username dan password 

Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan;



Kata Sandi/Password,

karakter atau string yang digunakan oleh

pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Jadwal Pimpinan


Page 4

f) Lalu akan tampil halaman “home”.

Gambar Halaman Home User Pada halaman ini terdiri dari informasi: 1. Identitas Sistem, merupakan identitas aplikasi; 2. Profil Pengguna, profil pengguna; 3. Menu Utama, berisi daftar menu fasilitas yang dapat diakses menu utama terdiri dari(menu jadwal, menu manajemen jadwal, menu manajemen user); 4. Menu Navigasi, sebuah fasilitas yang digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menjelajah sistem;

2. Penjelasan Fungsi dan Fitur 2.1. Jadwal Pimpinan Jadwal merupakan pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dng pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Menu jadwal pimpinan menampilkan jadwal kegiatan per hari berdasarkan waktu sekarang . Berikut tampilan jadwal pimpinan.


Page 5

Gambar Halaman Jadwal Pimpinan Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis,

status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan terkunci dan tidak

di publish untuk umum)

status jadwal terbuka(jadwal kegiatan

terbukauntuk umum); Arsip Jadwal,

arsip jadwal merupakan rekaman

kegiatan; Cetak jadwal, Refresh,

untuk mencetak jadwal pimpinan; ,

refresh

digunakan

untuk

memperbaharui

"tampilan";

Menu jadwal pimpinan terdapat beberapa fasilitas yang terdiri dari: 2.1.1. Arsip jadwal Arsip jadwal merupakan rekaman kegiatan (jadwal pimpinan) dari pertama penggunaan dalam aplikasi Sistem Informasi jadwal Pimpinan sampai waktu sekarang berdasarkan level dari masing-


Page 6

masing user pengguna. Tekan/klik tombol

untuk

melihat timeline arsip jadwal kegiatan (jadwal pimpinan).

Gambar Halaman Arsip Jadwal Pimpinan Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis,

status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan

terkunci dan tidak di publish untuk umum)

status jadwal

terbuka(jadwal kegiatan terbukauntuk umum); Klik tombol

untuk menutup halaman.

2.1.2. Cetak Jadwal Klik tombol

untuk mencetak jadwal

pimpinan, Proses mencetak jadwal melalui pencarian dan disaring berdasarkan

waktu

dengan

format

tanggal,

bulan,

tahun

(dd/mm/yyyy). Seperti pada gambar diwabah ini;


Page 7

Gambar Halaman Home Cetak (pilih tanggal) Jadwal Pimpinan Pilih tanggal dari jadwal kegiatan yang akan dicetak kemudian klik tombol

Gambar Halaman Cetak Jadwal Pimpinan Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan;

Klik tombol

untuk cetak jadwal pimpinan.

Klik tombol


untuk menutup halaman.

Page 8

2.2. Manajemen Jadwal Menu manajemen jadwal merupakan kontrol manajemen crud (create / buat jadwal, read / membaca jadwal, update / memperbarui jadwal, delete / hapus jadwal).

Gambar Halaman Manajemen Jadwal Pimpinan No, nomor urut/penomoran jadwal kegiatan; Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis,

status jadwal kegiatan rahasia(jadwal kegiatan terkunci

dan tidak di publish untuk umum)

status jadwal terbuka(jadwal

kegiatan terbukauntuk umum); Aksi,

edit jadwal pimpinan

hapus jadwal pimpinan;

Tambah jadwal,

tambah / buat baru jadwal

pimpinan; Download Excell,

download / unduh jadwal

pimpinan; Upload Excell,

upload / unggal jadwal pimpinan

dari file excell ke sistem; Petunjuk Pengoperasian - SIM Jadwal Pimpinan

Page 9

Refresh,

refresh digunakan untuk memperbaharui

tampilan;

2.2.1. Tambah Jadwal Pimpinan Klik tombol

untuk membuat jadwal pimpinan baru.

Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Waktu, tanggal dari jadwal kegiatan jam waktu dari jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publish, pilih item untuk umum

bila sifat

jadwal pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia bila sifat jadwal pimpinan rahasia; Klik tombol pimpinan,

kemudia

jika telah selesai mengisi data jadwal simpan.

Klik

tombol

jika

ingin

membatalkan data jadwal pimpinan.


Page 10

2.2.2. Edit Jadwal Pimpinan Klik tombol

untuk memperbarui jadwal kegiatan.

Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Waktu, tanggal dari jadwal kegiatan jam waktu dari jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publish, pilih item untuk umum

bila sifat

jadwal pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia bila sifat jadwal pimpinan rahasia; Klik tombol

kemudia simpan. Klik tombol

jika

ingin batal memperbarui jadwal pimpinan.

2.2.3. Hapus Jadwal Pimpinan Klik

untuk hapus jadwal kegiatan

2.2.4. Memperbarui Status jadwal kegiatan Klik icon

/

untuk memperbarui status jadwal pimpinan.


Page 11

Gambar Halaman Tambah Jadwal Pimpinan Publish, pilih item untuk umum

bila sifat jadwal

pimpinan terbuka/untuk umum. Pilih item rahasia

bila

sifat jadwal pimpinan rahasia; klik tombol

untuk memperbarui status jadwal pimpinan,

kemudian data akan tersimpan. Klik tombol

untuk

menutup halaman.

2.2.5. Download Excell Klik tombol

download/unduh data jadwal pimpinan

dalam format excell.

Gambar Halaman Download Excell Jadwal Pimpinan Berikut hasil download/unduh data jadwal pimpinan dalam format excell


Page 12

Gambar File Excell Jadwal Pimpinan

2.2.6. Upload Excell Klik tombol

untuk upload/impor data dari file excell

ke database dengan cara. 1. Menyiapkan file excel. Contoh format file data excel yang akan diupload.

Gambar Format File Excell No, nomor urut/penomoran jadwal kegiatan; Tanggal, tanggal dalam jadwal kegiatan; Penulisan tanggal dengan format : dd/mm/yyyy dd : day / hari mm : month / bulan


Page 13

yyyy : year / tahun Contoh : 31/10/2014 31

: tanggal 31

10

: bulan 10 / bulan 0ktober

2014

: tahun 2014

Jam, waktu dalam jadwal kegiatan; Acara, acara dalam jadwal kegiatan; Tempat, tempat jadwal kegiatan; Pakaian, pakaian jadwal kegiatan; Pendamping, pendamping jadwal kegiatan; Disposisi, disposisi jadwal kegiatan; Keterangan, keterangan jadwal kegiatan; Publis, status jadwal pimpinan (rahasia/terbuka) R : Jadwal Kegiatan Rahasia ( jadwal kegiatan terkunci dan tidak di publis untuk umum) U : Jadwal Kegiatan Terbuka(jadwal kegiatan di publis untuk umum)

2. Langkah Upload data excell 

Pilih file excel yang akan di upload, kemudian klik button/tombol Upload

Gambar Upload File Excell


Page 14



Data exceel berhasil di upload, seperti gambar dibawah ini

Gambar Upload File Excell Berhasil 

Hasil dari upload file excell, seperti gambar dibawah ini

Gambar Hasil Upload File Excell Pastikan file exceel (yang di upload) sesuai format berdasar kolom/bagian dari data yang disikan


Page 15

2.3. Manajemen User Menu manajemen user merupakan fasilitas bagi user untuk memperbarui data profil dan melihat detail dari data profil user. Berikut tampilan manajemen user.

Gambar Halaman Manajemen User No, nomor urut/penomoran user; Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Nama lengkap, nama lengkap user; Tipe, tipe user; Foto, gambar profil user; Modul, modul akses pembagian user; Blokir, status ketersediaan/aktifasi user; Aksi,

edit data profil;

Memperbarui data profil

Gambar Halaman EditUser


Page 16

Username, Nama Penggguna/Username, adalah kode nama yang dipakai untuk masuk/login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Kata Sandi/Password,

karakter atau string yang digunakan oleh

pengguna untuk memverifikasi identitas dirinya kepada Sistem Informasi Jadwal Pimpinan; Nama, nama lengkap user; NIP, nip user; Tempat/Tgl Lhr, tempat tanggal lahir user; Agama, agama user; Jenis Kelamin, jenis kelamin user; Pangkat, pangkat user; Golongan, golongan user; Jabatan, jabatan user; Organisasi, organisasi user; Pendidikan, pendidikan user; No.Telp, nomor telepon dari user; Foto, gambar profil user;


Page 17

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

Recommend Documents