Seminar Tugas Akhir Luci Dwi .A
5206100037
TATA KELOLA INFRASTRUKTUR TI DAN NON TI PADA KELAS DI JURUSAN SISTEM INFORMASI Pembimbing: Ir. Achmad Holil Noor Ali, M.Kom
Abstrak Jurusan Sistem Informasi (SI) merupakan salah satu jurusan di Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) yang selalu melakukan inovasi terutama dalam proses belajar mengajar. Infrastruktur yang mendukung proses belajar mengajar di dalam kelas sering mengalami beberapa masalah sehingga diperlukan tata kelola infrastruktur di dalam kelas. Infrastruktur yang terdapat di dalam kelas yakni infrastruktur TI dan non TI. Penerapan tata kelola infrastruktur TI dan non TI ini berdasarkan ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 merupakan mekanisme standart yang disusun, disepakati dan diterapkan oleh suatu instansi dalam menjalankan aktifitas. Penggunaan ISO 9001:2008 akan menghasilkan prosedur yang baku, kepastian aturan dan sinkronisasi proses yang saling mendukung, serta adanya standar kompetensi yang jelas. Dengan adanya tata kelola infrastruktur di dalam kelas diharapkan dapat membantu dan meningkatkan kinerja Jurusan Sistem Informasi. Tujuan tugas akhir ini adalah menghasilkan tata kelola untuk infrastruktur TI dan non TI di dalam kelas di Jurusan Sistem Informasi. Kata kunci : tata kelola, infrastruktur TI dan non TI, Jurusan Sistem Informasi, ISO 9001:2008
Tinjauan Pustaka • ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.
Klausul pada ISO 9001:2008 • • • •
Klausul 4 : Sistem Manajemen Mutu Klausul 5 : Tanggung jawab manajemen Klausul 7 : Realisasi Produk Klausul 8 : Pengukuran, Analisa dan Perbaikan
Mulai
Tahap Pendahuluan
Studi Literatur
Identifikasi Masalah
wawancara
Tahap pembuatan dokumen tata kelola menggunakan ISO 9001:2008 (terdiri dari rancangan kebijakan, dokumen prosedur dan formulir)
Validasi dokumen tata kelola oleh MR
Tidak
sesuai
YA
Penyusunan Dokumen Tata Kelola
Selesai
HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS DATA • Pengumpulan Informasi wawancara observasi validasi dokumen
PENYUSUNAN DOKUMEN TATA KELOLA Kebijakan 1. Pedoman Pengelolaan Infrastruktur TI dan non TI pada kelas di Jurusan Sistem Informasi - Memelihara pedoman manajemen pengelolaan infrastruktur TI dan non TI pada kelas di Jurusan Sistem Informasi. - Memastikan bahwa semua infrastruktur TI dan non TI yang mendukung seluruh proses kegiatan belajar mengajar dapat berjalan optimal.
- Mengimplementasikan prosedur perawatan infrastruktur TI dan non TI . - Memonitor dan mengawasi penggunaan infrastruktur TI dan non TI.
2. Aset Infrastruktur TI dan non TI pada kelas - Penambahan perangkat TI - Uji coba keamanan infrastruktur TI dan non TI - Penggunaan kembali aset TI yang melebihi umur ekonomis - Data-data infrastruktur TI dan non TI yang harus dicatat 3. Perawatan 4. Peminjaman 5. Dokumen Tata Kelola TI 6. Mengidentifikasi dan Mengelola Infrastruktur TI dan non TI pada kelas di Jurusan Sistem Informasi
Dokumen Prosedur Dokumen prosedur terdiri dari beberapa komponen penyusun utama, yaitu: Lembar Pengesahan Tujuan Ruang Lingkup Standart yang berlaku Rincian Prosedur Dokumen Terkait Definisi dan Daftar Singkatan
Tujuan prosedur No Aktivitas
Tujuan
1
Pengendalian Dokumen
2
Pengendalian Rekaman Peminjaman Infrastruktur
Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang membutuhkan Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen. Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan infrastrukturTI dan non TI di dalam kelas. Bertujuan untuk menjelaskan tata cara pengendalian rekaman infrastrukturTI dan nonTI pada kelas di JSI. Kepastian semua peminjaman terhadap infrastruktur TI dan Non TI terencana dan terdokumentasi. Penyediaan dokumen rekaman peminjaman infrastukturTI dan NonTI.
3.
4.
Perawatan Infrastruktur
Mempermudah identifikasi infrastruktur dan penomerannya. Membantu penyusunan rencana preventive setiap infrastruktur. Mempermudah pemantauan kondisi infrastruktur.
5.
Penggunaan LCD
Untuk menjelaskan tata cara pemakaian LCD jika terjadi masalah saat digunakan.
No
Aktivitas
Tujuan
6
Pemeliharaan Infrastruktur
7
Pengadaan Infrastruktur
Prosedur ini menjelaskan tentang tata cara atau pedoman memelihara dan merawat semua infrastruktur yaitu sarana dan prasarana fisik yang ada dilingkungan kelas sehingga kondisinya dapat terjaga dengan baik. Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan barang/peralatan sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh masingmasing bagian bagian kepada bagian umum dan pejabat struktural terkait untuk disediakan dan diarsipkan guna kelancaran masing-masing pihak terkait, dan menunjang kelangsungan semua proses belajar mengajar yangg bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan administrasi serta kearsipan.
Ruang lingkup prosedur No
Aktivitas
Ruang Lingkup
1
Pengendalian Dokumen
2
Pengendalian Rekaman
Mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen yang berkaitan dengan infrastrukturTI dan non TI. Jenis dokumen dalam bentuk cetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (software) Identifikasi distribusi dan pemusnahan rekaman
Peminjaman Infrastruktur
Seluruh unit kerja bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur ini Pembuatan form peminjaman InfrastrukturTI dan nonTI.
3
Pemberkasan Rekaman Peminjaman InfrastrukturTI dan nonTI. 4
Perawatan Infrastruktur
Pembuatan form perawatan InfrastrukturTI dan nonTI. Pemberkasan Rekaman Perawatan InfrastrukturTI dan non TI.
5
Penggunaan LCD
Meliputi identifikasi masalah yang terjadi saat LCD tidak dapat digunakan
No
Aktivitas
Ruang Lingkup
6
Pemeliharaan Infrastruktur
7
Pengadaan Infrastruktur
Prosedur ini meliputi: Pembuatan form perawatan Infrastruktur TI dan non TI serta Pemberkasan Rekaman Perawatan Infrastruktur TI dan non TI. Prosedur ini melingkupi permintaan dari sub-sub bagian terhadap pengadaan barang, pengarsipan dokumen-dokumen peralatan, hingga pengesahan oleh Ketua Jurusan Sistem Informasi.
Dokumen Formulir Format Penomoran Dokumen • •
•
•
XX – YYY – ZZ XX: Jenis Dokumen PO : Prosedur FO : Formulir YYY: Nama Bagian MR : Management Representative MHS: Mahasiswa ZZ: Index 01 s/d 99
Pemetaan COBIT 4.1 No COBIT 1.
AI3.1 Menghasilkan rencana untuk pelaksanaan, akuisisi (peralihan) dan pemeliharaan infrastruktur teknologi yang memenuhi kebutuhan bisnis yang fungsional dan teknis dan sesuai dengan arah teknologi organisasi.
Prosedur
Formulir
a.
a.
b.
Prosedur Pemeliharaan infrastruktur. Prosedur Pengadaan Barang
b. c.
2
AI3.2 Perlindungan Infrastruktur , Sumber Daya dan Ketersediaan Menerapkan langkah-langkah pengendalian internal, keamanan dan auditability selama konfigurasi, integrasi dan pemeliharaan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak untuk melindungi sumber daya dan menjamin ketersediaan. Tanggung jawab untuk menggunakan komponen infrastruktur harus ditetapkan secara jelas dan dipahami oleh mereka yang mengembangkan dan mengintegrasikan komponen infrastruktur. Penggunaan infrastruktur harus dimonitor dan dievaluasi.
a. b.
Pengendalian Dokumen Pemeliharaan Infrastruktur
a. b. c. d.
Daftar Sarana & Prasana (Infrastruktur) Jadwal Pemeliharaan Infrastruktur Form Permintaan Perbaikan Formulir distribusi (penerima dokumen) Formulir status perubahan Formulir master rekaman Dokumen Penunjang dan penyimpanan dokumen
3. AI3.3 Pemeliharaan Infrastruktur
Prosedur Pemeliharaan Mengembangkan strategi dan rencana Infrastruktur untuk pemeliharaan infrastruktur, dan b. Prosedur memastikan bahwa perubahan Perubahan dikendalikan sesuai dengan prosedur. Dokumen 4. AI6.2 Penilaian Dampak, Prioritas a. Prosedur dan Otorisasi Perubahan Menilai semua permintaan untuk Dokumen perubahan dengan cara yang terstruktur. b. Prosedur Memastikan dampak pada sistem Pengendalian operasional dan fungsionalitas. Semua Rekaman
perubahan harus diprioritaskan oleh yang berwenang.
a.
Formulir status perubahan
a.
Formulir status perubahan b. Formulir master rekaman
5
AI6.5 Dokumentasi Perubahan dan Penutupan
a.
Prosedur Perubahan Setiap kali perubahan diimplementasikan, maka Dokumen sistem yang terkait akan diperbarui sesuai dengan b. Prosedur dokumentasi pengguna dan prosedur yang sesuai. Pengendalian Rekaman
a. 6. DS13.3 Pemantauan InfrastrukturTI Menentukan dan menerapkan prosedur untuk memantau infrastruktur TI dan acara terkait. Pastikan b. bahwa informasi kronologis cukup sedang disimpan dalam operasi log untuk memungkinkan rekonstruksi, review dan pemeriksaan urutan waktu operasi dan kegiatan lain sekitarnya atau pendukung operasi. 7. DS13.3 Pemantauan Infrastruktur TI
Prosedur Perawatan Menentukan dan menerapkan prosedur untuk Infrastruktur memantau infrastruktur TI, serta memastikan b. Prosedur bahwa informasi disimpan untuk memungkinkan Pemeliharaan rekonstruksi, review atau pemeriksaan urutan Infrastruktur
operasi.
a.
Pengendalian Rekaman Pengendalian Dokumen
a.
Formulir status perubahan b. Formulir master rekaman
Formulir master rekaman
a.
Jadwal Pemeliharaan Infrastruktur
b. Jadwal perawatan infrastruktur
PENUTUP Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada pengerjaan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa tata kelola sangat di butuhkan untuk memudahkan dalam mengelola infrastruktur TI dan non TI yang terdapat pada kelas di JSI. Dengan adanya tata kelola yang terdiri dari kebijakan, dokumen prosedur dan formulir dapat membantu koordinator infrastruktur dan petugas inventaris dalam mengelola infrastruktur TI dan non TI. Tata kelola ini menghasilkan rancangan kebijakan pengelolaan infrastruktur TI dan non TI, prosedur dan formulir. Untuk penerapan tata kelola yang baik juga diperlukan komitmen dari pihak-pihak yang terkait seperti koordinator infrastruktur dan petugas inventaris sehingga penerapannya dapat berjalan efektif dan efisien.
SARAN Karena terdapat beberapa kendala dalam sistem tata kelola ini, maka sebaiknya diadakan sosialisasi terhadap penggunaan tata kelola ini. Untuk pengembangan selanjutnya, diharapkan dapat mengembangkan tata kelola infrastruktur TI dan non TI pada kelas di JSI ini.
TERIMA KASIH
