Tanfolyamszervezés
A tanfolyam tervezésének lépései
Elızetes igényfelmérés, piackutatás Tervezett résztvevıi létszám és a részvételi kritériumok meghatározása Költségvetés készítése
Reklámterv készítése
A program megvalósításának költségei (terembérlet, közüzemi díjak, oktatók, technikai berendezések, felszerelések, adminisztrációs költségek, promóció, stb.) A lehetséges bevételi források (részvételi díj, pályázat, állami, önkormányzati támogatás, szövetségi támogatás, stb.) A célcsoport jellegzetességeinek a meghatározása Kommunikációs csatornák meghatározása (a költségvetési pénzügyi keret figyelembe vételével) Idırendi tervezés
Megvalósítási ütemterv készítése
1
Az igényfelmérés formái Ismerni kell céljainkat!
Élıszó Kérdıív Elégedettségi vizsgálat Ötletláda
Igényfelmérés kérdıív alapján a) Új megkeresé megkeresés eseté esetén / ez kb. 8080-90 helyre Megkeresı (mi)
Megkeresett (ık)
Témákat ajánlunk
Helyszínt javasolnak
Elıadókat ajánlunk
Idıpontot javasolnak
Létszám minimum-maximumot ajánlunk Költségvetést tervezünk Részvételi díjra javaslat
Témát választanak / választhatnak Létszámot, idıpontot, helyszínt megjelölik
2
Ötletláda
Szakmai gyakorlatok Nyílt nap Konferenciák Vetélkedı Továbbképzés
5.1. Megvaló Megvalósítási ütemterv - Munkaterv Mié Miért szü szüksé kséges, mik az elı elınyei? Láttatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket és azok egymásra épülését Követhetıvé teszi a párhuzamosan folyó feladatokat Elısegíti az erıforrások tervezését Megmutatja a felelısségi viszonyokat Segíti a kritikus tevékenységek beazonosítását Lehetıvé teszi a források idıleges átcsoportosítását Tervezhetı a feladatok optimális idıkerete és a projekt várható befejezése Elısegíti a szervezeti egységek közti kommunikációt Teret biztosít a projekt nyomonkövetéséhez és ellenırzéséhez
3
5.1. Megvaló Megvalósítási ütemterv - Munkaterv A munkaterv elkészítésének menete:
1. lépés: Tevékenységek meghatározása 2. lépés: Tevékenységek egymásra épülésének vizsgálata 3. lépés: Egyes tevékenységek idıigényének meghatározása 4. lépés: Az egyes tevékenységek felelıseinek meghatározása 5. lépés: Ütemterv – munkaterv elkészítése
Ütemezés – visszafelé tervezés
Induljunk el onnan, ahová a 3., 2. illetve 1. év végéig el szeretnénk jutni. Vázoljunk fel egy logikusan egymásra épülı cselekvés- sorozatot azokból a tevékenységekbıl, amelyekre az adott cél vagy tevékenység megvalósítása érdekében szükség van. Minden tevékenységhez rendeljünk hozzá egy bizonyos idıtartamot. Helyezzük el a tevékenységeket a naptárban, az utolsótól az elsı felé haladva.
4
Feladat-idı mátrix
A szakmai program elkészítése
Az ismeretterjesztı elıadások témáinak összeállítása A javasolt mozgásformák meghatározása Tanfolyami naptár készítése (idıpontok meghatározása) A tárgyi feltételrendszer (létesítmény és felszerelésigény) tervezése A személyi feltételek (elıadók, gyakorlati szakemberek) tervezése
5
A tanfolyam megszervezésekor felmerülı teendık
Elızetes pénzügyi források megteremtése (pályázat, vagy szponzori támogatás) Tárgyi és technikai feltételek szervezése
Létesítmények biztosítása (idıpont-egyeztetés, helyszíni szemle, szerzıdéskötés) Tárgyi eszközök (hangosítás, projektor, sporteszközök, stb.) beszerzése, mőszaki állapotuk ellenırzése
A tanfolyam megszervezésekor felmerülı teendık 2.
Személyi feltételek biztosítása
Reklámtevékenység
Reklámanyagok készítése és eljuttatása a célcsoporthoz
Résztvevık megszervezése
A programban részt vevı személyek felkérése A szervezésben részt vevı munkatársak feladatainak kiosztása Egyeztetés a szakemberekkel (tartalmi, pénzügyi és idırendi kérdések) Közremőködési szerzıdések megkötése az oktatókkal (megbízási szerzıdés, munkaszerzıdés)
A jelentkezık tájékoztatása A jelentkezések fogadása
Engedélyek beszerzése (tanfolyam jellegétıl függıen)
6
A tanfolyam lebonyolítása során felmerülı feladatok
Oktatási feltételek ellenırzése
A résztvevık fogadása
Technikai eszközök megléte, mőködıképessége Közremőködı szakemberek jelenléte Higiénie, rend Orvosi, elsısegély-nyújtási háttér Üdvözlés Részvételi feltételek ellenırzése (elızetes orvosi igazolás, stb.) Adminisztrációs és pénzügyi teendık Tájékoztatás a tanfolyam tervezett programjáról Egészségvédelmi, balesetmegelızési, higiéniés szabályok ismertetése)
A tanfolyam megnyitása (köszöntések, bemutatkozások) A tanfolyam gördülékeny lebonyolításának biztosítása A tanfolyam zárása (számonkérés, összegzés, értékelés)
Feladatok a tanfolyam befejezésekor
Technikai utómunkálatok (helyszín rendbetétele)
Pénzügyi elszámolások
A tanfolyam szakmai és pénzügyi eredményességének értékelése, tapasztalatok összegzése
7
A tanfolyamszervezés menete 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Igény felmérése (igény jelentkezése) Helyszín megválasztása Tematika végiggondolása Oktatók felkérése Elıadások idızítése Beszerzések Értesítés
Helyszín megválasztása -
Méret Kiszolgálók, szolgáltatások Megközelíthetıség, parkolás Felszereltség Többnapos esetén – szállás, étkezés, esti program
8
Tematika végiggondolása Ismeretek Versenyszervezés Versenyre való utazás megszervezése Versenyeztetés Edzıtábor szervezés Megfelelı technikai és taktikai tudás átadása Szervezéshez, és mőködtetéshez szükséges jogi ismeretek Vállalkozási, pénzügyi ismeretek Szponzor, finanszírozás, költségek
Eszközigény Egymásra épülés Átjárhatóság Valós munkapiaci igények ismerete
Oktatók felkérése Hivatalos felkérı levél tartalmazza: Tárgy Felkérı Tanfolyam jellege Idıpont, helyszín, idıtartam kontaktcím
9
A hivatalos levél formája Céges papír Küldı (név, cím, tel/fax) Címzett
Hivatkozási szám Ügyintézı (aki az üggyel foglalkozik, telefon/faxszáma)
Tárgy Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege
Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek
A meghívó Alakja sokfajta lehet Két hét, 10 nap az elfogadható idızítés Az alábbiak szerepeljenek rajta:
A „Meghívó” szó A meghívó neve, és az a rangja, amilyen minıségben a rendezvényen szerepel A meghívott – vagy teljes névvel, vagy az „Ön” megszólítással (és kísérıjét) Aminek kapcsán tartják a rendezvényt A rendezvény mőfaja (ünnepi ülés, aláírás, fogadás, vacsora…) A rendezvény idıpontja A rendezvény helye R.S.V.P. (kiegészülhet a „regrets only” jelzéssel) vagy P.M. Elıírt öltözék
10
MEGHÍVÓ
Szabó Pál, a Magyar Bridzsszövetség elnöke tisztelettel meghívja …….……………………………… a világbajnokság döntıje alkalmából tartandó fogadására Idıpontja: 2006. augusztus 1. 18,00-20,00h Helyszíne: Hotel Hejdeelegáns (Budapest, I.ker. Nagy u.3)
RSVP (1)123-45-67
Öltözet
Elıadások idızítése
logikai sorrend, oktatók ideje Vidékrıl érkezık számára is elérhetı legyen Megfelelı számú szünet Koncentrációs képesség figyelembe vétele Gyakorlati/elméleti elıadások Oktatási terv
11
Oktatási terv Idıpontok
Témakörök
Helyszínek
Elıadók
Felelısök
egyéb
Beszerzések
Tanfolyamhoz szükséges tárgyi erıforrások rendelkezésre bocsátása Fénymásolatok Honlap Eszközök Tanfolyamhoz kapcsolódó tárgyak
12
Értesítés
plakátok, hírlevél, szülıi értekezlet Levelek kiküldése Média, mint promóciós forrás Szakszövetségek, egyéb intézmények, mint promóciós források Tartalma: pontos információk
Tanfolyamszervezés írásbeli vizsgarész 1. példa Az Országos Diák Olimpiai labdajátékait az ÖN városa szervezi. Az esemény sikeres megvalósításához a rendezık elképzelései szerint kb. 100 fı önkéntes munkatárs közremőködésére van szükség. Szervezze meg az önkéntesek versenyre való felkészítését! Tervezze meg, hogy milyen típusú ismeretek átadására van szükség, hol lehet megtartani a foglalkozásokat, hány alkalommal kell részt venniük oktatáson, van-e számonkérés. Írjon felkérı levél mintát az oktatók számára, és készítse el az oktatási tervet!
13
Tanfolyamszervezés írásbeli vizsgarész 2. példa Ön saját sportvállalkozást vezet, és egy új vásárlói csoportot, az idıs korosztályt célozza meg új szolgáltatásával. Ennek érdekében kidolgozza a „Minıségi élet 60 felett” elnevezéső tanfolyamát. A tanfolyam résztvevıi megismerik – az életkorukhoz igazodó – egészséges életmód elemeit, és gyakorolják a számukra összeállított mozgásprogramot. Ismertesse a tanfolyamszervezés lépéseit. Nevezzen meg a szakmai programból legalább két elméleti témát, két mozgásprogramot és kétfajta wellness szolgáltatást, melyet különösen fontosnak tart az idıskori egészségvédelem szempontjából! Milyen teendıi vannak a tanfolyam megszervezésekor? Ismertesse a tanfolyam lebonyolítása során felmerülı feladatokat! Milyen feladatai vannak a tanfolyam befejezésekor?
14
