Támogatások felhasználásának és elszámolásának belső ellenőrzése Murvai László Saldo Zrt. 2015. március 11.
Meghatározó jogszabályok
4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről
Széchenyi 2020 program 272/2014. (XI.05.) Korm. rendelet a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről
Korábbi programok: 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet
281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet
Egyéb kapcsolódó jogszabályok
2011. évi CXCV. tv. az államháztartásról
368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről
2007. évi CLXXXI. törvény a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról
További irányadó dokumentumok
Pályázati felhívás
Pályázati útmutató
Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF)
Tájékoztató a pénzügyi elszámoláshoz
Útmutató a kifizetési kérelem összeállításához
Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei
Belső ellenőrzés lehetséges irányai
Pályázati cél megvalósítás)
Pénzügyi szabályosság bizonylatok, kifizetések, stb.)
Elszámolási teljesítése
Nyilvánossági követelmények teljesítése
Fenntarthatósági, esélyegyenlőségi vállalások teljesítése
Belső szabályzatok és utasítások betartása
és
megvalósítása
jelentéstételi
(fizikai (számviteli
kötelezettség
Belső ellenőrzési kategóriák 1.
Szabályozási: – az ellenőrzés arra irányul, hogy az Európai Uniós és hazai jogszabályok előírásait az ellenőrzött szervezet betartotta e, – az adott projekt lebonyolítására kiadott eljárásrend valamint a kiadott kézikönyvek előírásait betartották-e a megvalósítás (elszámolás) során – az előzőeken túl a költségek és kiadások elszámolásánál (felosztásánál) az alkalmazott módszer összhangban áll-e a kedvezményezett belső és külső szabályozásával (Számviteli politika, Önköltségszámítási Szabályzat, Áfa elszámolhatóság, stb.) Adminisztratív: – minden projekttel kapcsolatos kiadás, költség bizonylattal alátámasztott-e, – szerződéssel és teljesítésigazolással rendelkezik-e, – szerepel a kedvezményezett könyveiben és a projektelszámolásaiban (számviteli nyilvántartásaiban)
Belső ellenőrzési kategóriák 2.
Pénzügyi-szabályossági: – Pénzügyi elszámolások és ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése – A kiadások pénzügyi rendezése megtörtént-e a támogatási szerződésben meghatározott időszakon belül, –A pénzügyi rendezés bankkivonattal vagy pénztárbizonylattal és teljesítésigazolással alátámasztott Fizikai ellenőrzések: – Beruházásoknál, tárgyi eszköz beszerzéseknél az eszköz fizikai meglétének ellenőrzése, – Immateriális javaknál a fizikai megléten túl a jogtisztaság és a rendelkezésre állás ellenőrzése, – Szolgáltatás tényleges megvalósulásának ellenőrzése (utólag nehéz ellenőrizni, különösen tanácsadások, konferenciák megszervezése tekintetében)
Dokumentumalapú ellenőrzés A dokumentumalapú ellenőrzések során – a bizonylatoktól függően - legalább a következőket kell megvizsgálni:
– – – – –
a kiadás a támogatható időszakra vonatkozik-e; a kiadás jóváhagyott projektre vonatkozik-e; megfelel-e a program feltételeinek; megfelel-e a támogathatósági szabályoknak; teljesítették-e a társfinanszírozott termékeket/ szolgáltatásokat; – megfelelőek-e az alátámasztó bizonylatok; – betartják-e az állami támogatás szabályait, a környezetvédelmi szabályokat és az esélyegyenlőségi követelményeket; – betartják-e a közbeszerzési szabályokat.
Helyszíni dokumentum-ellenőrzés A kedvezményezett által megőrzendő dokumentumok általában a következők („Projektdokumentáció”; „Projekt-dosszié”):
– a pályázati formanyomtatvány és mellékletei, – a pályázat hiánypótlásának és módosításának másolatai, – támogatási szerződés és módosításai, – előrehaladási jelentések és szükséges mellékletei, – eredeti számlák, és a kifizetést igazoló dokumentumok, szerződések (és módosításaik) – az Irányító Hatósággal ás a Közreműködő Szervezettel folytatott levelezés, – közbeszerzési eljárás dokumentumai, – a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos dokumentumok (plakát, táblák, kiadványok .
Támogatás folyósítása
Támogatás kifizetése: – /Előfinanszírozás/
– Utófinanszírozás (előleggel vagy előleg nélkül) – Szállítói finanszírozás (közvetlenül a szállító pénzforgalmi számlájára történő utalással )
Kifizetési igénylés: támogatás igénylése a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazás használatával történik (online számlakitöltő). Az online számlakitöltő program a Pályázói tájékoztató felületen érhető el: http://palyazat.gov.hu. Belső ellenőr hozzáférési jogosultsága az EMIRhez ?!
Kifizetési igénylés A Kedvezményezettnek a kifizetési igénylés a pályázatban részletezett projekt elfogadott költségvetési összetételéhez igazodva, alábontva kell benyújtania (előírt formában: EMIR).
A kifizetési igénylésnek tartalmaznia kell a Kedvezményezett nevére és címére kiállított költségszámlákat vagy a gazdasági eseményt hitelesen igazoló egyéb bizonylatokat (továbbiakban számlák) egy eredeti és egy mindenben egyező másolati példányban.
Az eredeti számlákat a Közreműködő Szervezet az ellenőrzést követően visszaküldi.
Költségtípus korlátok Előkészítés, tervezés: Közbesz. eljárás: Ingatlan-vásárlás: Terület-előkészítés: Műszaki ellenőr: Projektmenedzsment: Tájékoztatás, nyilvánosság: Könyvvizsgálat: Rezsi:
5% 1% 2% 2% 1% 2,5 % 0,5 % 0,5 % 1%
(272/2014. Korm.r. 5. mell. 2.11. pont)
Egyszerűsített elszámolás
Ha az adott konstrukció lehetőséget ad rá
Átalány-alapú költségelszámolás
Bizonyos költségtípusokra
A kifizetési igényléshez nem kell csatolni az elszámoló bizonylatokat, és a kifizetést igazoló bizonylatokat
A bizonylatok a helyszíni ellenőrzéskor sem kerülnek vizsgálatra
272/2014. Korm.r. 1. mell. 151. pont
Számlával kapcsolatos követelmények Eredeti számlákon a Kedvezményezettnek „a teljesítést igazolom” vagy az „átvettem” felirat alatt cégszerű aláírással kell igazolnia a teljesítést, azaz a vásárolt termék átvételét, használatbavételét.
Az eredeti számlákon fel kell tüntetni a projekt azonosító számát.
Az eredeti számlákra rá kell vezetni, „Támogatás elszámolására benyújtásra került”.
hogy
Másolatra: „A másolat az eredetivel megegyező.” (+ cégszerű aláírással hitelesíteni)
Idegen nyelvű számla esetében magyar nyelvű fordítás. Külföldi pénznemben kiállított számla átszámítása (4/2011. Korm.r. 53. § (2)-(3) bek.)
Számla kiegyenlítésének igazolása Egy másolati példányban csatolni kell az adott számlák pénzügyi teljesítését igazoló bizonylatokat. Másolatra: „A másolat az eredetivel megegyező.” (+ cégszerű aláírással hitelesíteni)
esetén banki igazolást.
Átutalás
bankszámlakivonatot,
vagy
Ha a számla kiegyenlítése készpénzben történt, de a számlán fizetés módjaként átutalás szerepel, akkor a megfelelő aláírásokkal ellátott kiadási pénztárbizonylatot, vagy a naplófőkönyv másolatát.
Bankszámla (folyószámla) kivonat Kivonaton szerepeljen a jóváírandó és terhelendő pénzforgalmi számlaszám, a terhelt összeg, a terhelés napja, „aláírás és pecsét nélkül érvényes” szöveg, valamint hivatkozás a kiegyenlített bizonylat számára.
Amennyiben a közleményben nem szerepel a számla sorszáma, akkor pályázói nyilatkozat benyújtása szükséges, hogy az adott sorszámú kivonaton mely sorszámú számla kifizetése történt meg.
Amennyiben több számlát egyenlít ki egyszerre (nem minden számla szerepel az elszámolásban), akkor javasolt erről külön kimutatást (nyilatkozatot) csatolni.
Amennyiben a pályázó a szállító bankjában fizeti be a szállító számlájára a számla összegét, az erről készült banki bizonylat és kiadási pénztárbizonylat.
Számla mellékleteként benyújtandó: Az elvégezett beruházásról, szolgáltatásról a számlakiállító és a Kedvezményezett együttes teljesítésigazolása;
A beszerzett eszköz használatba vételét / üzembe helyezését igazoló dokumentum (pl.: üzembe helyezési jegyzőkönyv) másolata;.
Immateriális javak beszerzése (gyártási licence, know-how, szoftver) esetén tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv másolata;
Szoftver beszerzése esetén tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv másolata;
Európai Közösségen vámhatározat másolata;
kívülről
beszerzett
eszköz
esetén
a
Európai Közösségen belülről (külföldről) történt eszköz beszerzése esetén az átvételt igazoló okmány másolata: szállítólevél, vagy átadás-átvételi jegyzőkönyv.
/Egyéb benyújtandó dokumentumokat lásd a mellékletben!/
Speciális kifizetések szabályai Nagy összegű (2 millió forint, illetve azt meghaladó összegű) készpénzfizetésnél NAV bejelentő (Art. 17. § (9) bek. => 40 sz. nyomtatvány), valamint az Ebev elfogadó nyugta.
Barter–ügylet (áruk és / vagy szolgáltatások kölcsönös beszámítása) nem elszámolható: a kompenzálással történő kiegyenlítés nem elfogadott.
Zárt végű pénzügyi lízing esetén a lízingszerződést valamennyi mellékletével együtt (különösen fizetési ütemterv, átadás-átvételi jegyzőkönyv).
Szállítói finanszírozás esetén a kifizetés bizonylata alatt a számla támogatáson felüli összegének kifizetését igazoló dokumentum értendő.
A biztosíték-nyújtás alól mentesülnek a költségvetési szervek.
Előleg-számla elszámolása A pályázat tárgyát képező eszközökre a fizetett előleg elszámolható, ha:
– az előleg számla pénzügyi kiegyenlítése
megtörtént;
– a benyújtott (rész/vég)számlában az előleg részben vagy egészben elszámolásra került; – a számla megtörtént.
fizikai
teljesítés
igazolása
Támogatói helyszíni ellenőrzések A helyszíni ellenőrzések keretében a kifizetési igénylésben szereplő költségek elszámolhatóságának megállapításához ellenőrzésre kerülnek az eredeti számlák, beleértve a korábbi számlaösszesítőben feltüntetett számlákat is, a számlákhoz kapcsolódó szerződéseket, és az azokhoz a kapcsolódó teljesítésigazolásokat, valamint a számlák mellé be nem nyújtott kifizetést igazoló egyéb dokumentumokat. Helyszíni ellenőrzésen tapasztalt legfőbb problémák: – A projekthez kapcsolódó eredeti dokumentumok nem állnak teljes körűen rendelkezésre. – Eredeti bizonylatokon nem szerepel az előírt záradék („lebegő záradék”) – Az összesítőkkel elszámolt tételekhez kapcsolódó bizonylatok hiányosak (megrendelés, teljesítés, stb.). – A projekthez kapcsolódó könyvelés, aktiválás dokumentumai hiányosak (elkülönített nyilvántartás).
Elkülönített nyilvántartás A Kedvezményezett a Projekttel kapcsolatos minden dokumentumot köteles elkülönítetten nyilvántartani, és legalább 2020. december 31-ig (ÚSZT) megőrizni. Kedvezményezett köteles a Projektre vonatkozóan elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, a számviteli törvényben (2000. évi C. tv.) foglalt számviteli alapelvek figyelembevételével:
– Az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik. – A számviteli politikában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja. – Az elkülönítést külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a pályázó számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a szervezet számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6os 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva. – Legyen lehetőség „report”-olni (számlalap/főkönyvi karton).
Jövedelemtermelő projektek Olyan
infrastruktúrális beruházás, amelynek igénybe vétele
közvetlenül a felhasználókat terhelő díjakkal jár
„Nettó bevétel” levonása (beszámítása) a támogatásból.
Nem alkalmazandó a nettó bevétel elve: – Ha a teljes elszámolható költség 1 M euro alatt
– Ha a projektet kizárólag az Európai Szociális Alap társfinanszírozza – A támogatás „de minimis”
Projekt-előrehaladási jelentések A Projekt Előrehaladási Jelentéseket (PEJ) a Támogatási Szerződés hatályba lépésétől számítva hathavonta kell benyújtani (az előleg-kifizetési és időközi kifizetési igénylésektől függetlenül).
A Záró PEJ (ZPEJ) az utolsó kifizetés igénylés melléklete, azzal együtt kell beküldeni.
Egyetlen (Záró) Projekt Előrehaladási Jelentést kell beküldeni, ha: – A projekt támogatási összege nem éri el a 10 millió forintot. VAGY – A megvalósítás időtartama (tényleges kezdéstől a tényleges befejezésig) nem éri el az 1 évet.
A jelentés kizárólag a Pályázó Tájékoztató felületen keresztül elektronikus formában nyújtható be.
Tájékoztatási kötelezettség Kedvezményezettek dokumentum szerint.
Tájékoztatási
Kötelezettségei
(KTK)
c.
3 kommunikációs csomag (a támogatás szerint): – I. csomag: 500 millió Ft feletti támogatás esetén. – II. csomag: 50 (150) millió – 500 millió Ft között támogatás. – III. csomag: 50 millió Ft támogatás alatt (SZ2020: <150 M Ft).
Kommunikációs eszközök az „Arculati Kézikönyv” (KTK) előírásai szerint.
Minimális követelmények (III. csomag): – C-típusú tájékoztató tábla (A2 méretben) – Fotódokumentáció – Sajtóközlemény a projekt zárásáról – TÉRKÉPTÉR feltöltése
Projektzárás A pályázó projekttel kapcsolatos pénzügyi elszámolása
(záró kifizetési igénylés) benyújtásának végső határideje a projekt keretében megvalósított tevékenységhez kapcsolódó utolsó/legkésőbbi pénzügyi teljesítést követő maximum 30. nap. Záró kifizetési igénylés benyújtása esetén a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló Záró Projekt Előrehaladási Jelentést is be kell küldeni.
A projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a támogatott tevékenység a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerint teljesült, a számlák kiegyenlítése megtörtént, a beszerzett eszköz aktiválásra került, és a Kedvezményezettnek a támogatott tevékenység befejezését igazoló és alátámasztó kifizetési igénylését és záró beszámolóját, elszámolását a támogató jóváhagyta és a támogatás folyósítása megtörtént.
Projekt fenntartása A projekt fenntartási időszak kezdete a projekt befejezését követő nap.
A projekt befejezésétől számított 5 évig, kisés középvállalkozások esetében 3 évig, a Kedvezményezettnek projekt fenntartási jelentésben kell beszámolnia a projekt működtetése során elért eredményekről (a támogatás visszafizetésének terhe mellett) + elidegenítési-bérbeadási-módosítási tilalom
A jelentés kizárólag a Pályázó Tájékoztató felületen keresztül elektronikus formában nyújtható be.
A fenntartási jelentés beadása évente egyszer szükséges.
A fenntartási időszak utolsó évében záró projekt fenntartási jelentést (ZPFJ) kell benyújtani.
A záró jelentés tartalmazza az indikátorok teljesülésére vonatkozó információkat. Ha egy indikátor - a kedvezményezettnek felróható okból - nem éri el a projektre a támogatási szerződésben meghatározott érték 75%-át, a kedvezményezett a támogatás arányos részét (a 4/2011. Korm.r. 80. § (6) bekezdésben szereplő képlet szerint) köteles visszafizetni.
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 1. Szerződés-módosítások (vállalkozási, megbízási, szerződések módosításainak) szabálytalan elvégzése
– A Támogatónak nem kerül bejelentésre, elmulasztják becsatolni a módosításokat
az
kivitelezési elszámolásnál
– Közbeszerzés alapján kötött szerződéseknél a Kbt. 132. §-ának figyelmen kívül hagyása – Közbeszerzés alapján kötött közzétételének elmulasztása
szerződéseknél
hirdetmény
Központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó szervezeteknél a 168/2004. Korm.r. megkerülése, vagy a szabályoktól való eltérése
– Nem a központosított rendszeren keresztül történő beszerzés (számítógépek, irodai gépek, tonerek, szoftverek, stb.) – A verseny újranyitásának elmulasztása – Verseny újranyitása esetén az indításkor a teljesülési adatok kinyomtatásának elmulasztása, KEF-en lévő árak ellenőrzésének elmulasztása
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 2. Közbeszerzés alapján kötött szerződéseknél hirdetmények közzétételének elmulasztása
– Eljárás eredményéről szóló tájékoztató
Egybeszámítási szabályok megkerülése (funkcionális, projekt szemlélet)
Munkabérek arányosított elszámolása esetén – Projektben nem elszámolása
részt
– Időarányosítás esetén arányok megállapítása
vevő
személyek
aránytalan,
nem
bérének életszerű
– Projektmenedzsment esetén a belső korlát túllépése (általában 2,5 %)
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 3.
Folytatás: Munkabérek arányosított elszámolása esetén – Munkaszerződés (vagy módosítása), illetve a munkaköri leírás nem tartalmazza a projektben ellátott feladatot
– Jelenléti ívek nem fedik le a projektben elszámolni kívánt időszakot („kiírt” szabadságok) – Munkabért terhelő egyéni (levont, de nem a munkáltatót terhelő) járulékok elszámolása
– Adóhatóságnak utalt járulékok esetén az érintett személyekre vonatkozó tételek beazonosíthatatlansága (analitika csatolásának elmaradása)
Indikátorok (előírt számszerűsíthető teljesülésének, ill. fenntartásának elmaradása
eredmények)
– 75 %-os szabály (visszafizetési kötelezettség a 272/2014. Korm.r. 88. §-a szerinti képlet alapján)
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 4.
Számlák, számlaösszesítők – Záradékolás elmaradása – Kedvezményezett feltüntetése
nevének
vagy
címének
pontatlan
– Gépi számla kézi javítása – Számlaösszesítőn a számlaszámok pontatlan megjelölése
Kifizetések – Nem az elkülönített számláról történő utalása
– Készpénzes kifizetésnél a kiadási pénztárbizonylaton „külső” személy megnevezése – Fizetési határidő indokolatlan túllépése költségátalány: Ptk. 6:155. § (2) bek.)
(behajtási
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 5.
Elkülönített számviteli elszámolás – Nem a projekthez tartozó tételek szerepeltetése (ha szükséges, a számlákat megbontva kell könyvelni)
– Egyes költség-tételek hiánya (projektben elszámolt munkabérek és járulékok „átvezetése”)
Előírt kedvezményezetti állapot fenntartása
– Köztartozás mentesség – Rendezett munkaügyi kapcsolatok
Készletre vétel, üzembe helyezés elmulasztása
Számlán és teljesítési igazoláson lévő teljesítési időpont nem egyezik (vagy későbbi, mint a számla kiállításának dátuma – előleg)
Jellemző hibák a projekt megvalósításában 6. Az ajánlatban más összeg szerepel, mint a számlán
E-számla kezelése, archiválása nem felel meg a vonatkozó jogszabályoknak
Számlán a tételek (mennyiségi mennyiség) nincsenek megbontva, beszerzések nem beazonosíthatók
egység, így a
Elidegenítési tilalom megszegése a fenntartási időszakban
Képzés esetén a jelenléti ívek és/vagy haladási naplók pontatlan vezetése
Köszönöm figyelmüket!
