TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (ÜGYRENDJE) (Jóváhagyta Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete a 25/2013. (II. 25.) számú határozatával.) A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. (továbbiakban: Mötv.) 84-86.§ai alapján Tamási Város, Értény Község, Koppányszántó Község Önkormányzatai által az önkormányzat működésére, a polgármester, a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására megállapodásban (továbbiakban: megállapodás) létrehozott Tamási Közös Önkormányzati Hivatal működésének részletes szabályait Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete (továbbiakban: képviselő-testület), mint az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) 9. §-a szerinti irányítói hatáskörök gyakorlója az alábbiak szerint állapítja meg. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ÉS AZONOSÍTÓ ADATOK 1. A közös önkormányzati hivatal (továbbiakban: hivatal) a) megnevezése: Tamási Közös Önkormányzati Hivatal b) címe: 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. c) levelezési címe: 7090 Tamási Pf. 29. d) e-mail címe:
[email protected] 2. A hivatal jelzőszámai: a) adószáma: 15810362-2-17 b) bankszámlaszáma: 11600006-00000000-38269815 c) számlavezetője: ERSTE Bank d) KSH statisztikai számjel: 15810362-8411-325-17 e) szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége f) törzskönyvi azonosító száma: 810364 3. A hivatal alapítója a Mötv. 84. § (1) bek. alapján: Tamási Város, Értény Község, Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testületei. A hivatal alapító okirata jelen szabályzat 1. számú függeléke. 4. A hivatal telephelyei: a) Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Értényi Kirendeltsége 7093 Értény, Béke tér 325. b) Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Koppányszántói Kirendeltsége 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. 5. A hivatal jogállása: Jogi személyiséggel rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, amely Tamási Város Önkormányzat (továbbiakban: önkormányzat) költségvetési rendeletében megállapított költségvetésből és a képviselő-testület által meghatározott létszámmal, jogszabályokban megállapított módon gazdálkodik. 6. A hivatal tevékenységei: a) A hivatal alaptevékenysége: 841105 helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége. b) A hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat. A hivatal által ellátott, szakfeladatrend szerint besorolt tevékenységek jegyzékét a hivatal alapító okirata tartalmazza.
2
II. A HIVATAL SZERVEZETE, FELADATAI 7. A hivatal irányítása: a) A hivatal tekintetében az irányító szervet az Áht. 9. §-a alapján megillető jogok és kötelezettségek a képviselő-testületet illetik meg illetve terhelik. b) A hivatal közvetlen irányítását Tamási Város Polgármestere (továbbiakban: polgármester) látja el azzal, hogy a telephelyeken működő kirendeltségek tekintetében kikéri az érintett polgármesterek írásbeli egyetértését. 8. A hivatal vezetése: a) A hivatal vezetője a jegyző, aki a polgármester irányításával – a jogszabályokban meghatározottak szerint – vezeti a hivatalt és gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői és egyéb – nem a polgármester munkáltatása alá tartozó – alkalmazottai tekintetében. b) A telephelyeken működő kirendeltségek köztisztviselője, alkalmazottja kinevezéséhez, bérezéséhez, felmentéséhez, fegyelmi eljárás lefolytatásához és jutalmazásához a telephely szerinti önkormányzatok polgármestereinek írásbeli egyetértése szükséges. 9. A hivatal szervezeti tagozódása: a) Székhelyen: - Titkársági és Igazgatási Osztály, amelyen belül titkársági és igazgatási csoport működik, - Műszaki Osztály, amelyen belül működik az építési hatósági csoport és a vagyongazdálkodási, városüzemeltetési és beruházási csoport, - Pénzügyi Osztály, amelyen belül költségvetési és adócsoport működik. b) Telephelyeken: - Értényi Kirendeltség - Koppányszántói Kirendeltség. 10. A titkársági és igazgatási osztályt az aljegyző vezeti, a műszaki és pénzügyi osztály élén Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló önkormányzati rendeletben (továbbiakban: önkormányzati SZMSZ-ben) meghatározottak szerint osztályvezetők állnak. 11. Az Értényi és a Koppányszántói Kirendeltségen (továbbiakban: kirendeltségek) a megállapodásban (2. számú függelék) meghatározott létszámú köztisztviselők dolgoznak, aki közül egy fő a jegyző megbízottjaként ügyfélfogadást tart hetente három alkalommal az Értényi és hetente kettő alkalommal a Koppányszántói Kirendeltségen és látja el a jegyző hatáskörébe tartozó átruházott feladatokat. 12. A hivatal szervezeti felépítését jelen szabályzat 1. számú melléklete, az egyes szervezeti egységek részletes feladat-és hatásköreinek jegyzékét a 2. számú melléklet tartalmazza. 13. A hivatal mindenkori engedélyezett létszámát a képviselő-testület az önkormányzat éves költségvetési rendeletében határozza meg. 14. A hivatala feladata: A hivatal Tamási város, Értény Község és Koppányszántó község – és a jogszabályokban meghatározott más települések – közigazgatási területén ellátja a) az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat-és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, b) az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában való közreműködést,
3
c) a képviselő-testület és bizottságai, a helyi nemzetiségi önkormányzatok és a tisztségviselők működési feltételeinek biztosításával, a döntések előkészítésével és végrehajtásával összefüggő feladatokat, d) az önkormányzat költségvetési szervekkel kapcsolatos, a jogszabályban előírt, valamint a képviselő-testület által meghatározott önkormányzati feladatokat, e) a jogszabályokban meghatározott államigazgatási feladatokat, közreműködik a polgármester és a jegyző államigazgatási feladatainak az ellátásában, f) társulási tanács munkaszervezeti feladatait (döntések előkészítése, végrehajtás szervezése). 15. A hivatal látja el továbbá: a) b) c) d) e) f) g)
Tamási Város Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, Tamási Város Német Nemzetiségi Önkormányzatának, Tamási Város Örmény Nemzetiségi Önkormányzatának, Értény Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, Koppányszántó Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, a Dél-dunántúli Régió Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulásnak, valamint az alábbi önállóan működő intézmények gazdálkodási feladatait: i) Városi Művelődési Központ, ii) Könnyű László Városi Könyvtár és Helytörténeti Gyűjtemény, iii) Tamási és Környéke Aranyerdő Társult Óvoda és Bölcsőde, iv) Értény - Koppányszántó Társult Óvoda. III. A HIVATAL TISZTSÉGVISELŐI ÉS KÖZTISZTVISELŐI
A polgármester 16. A polgármester – az önkormányzati SZMSZ-ben meghatározottakon túl a) felelős az önkormányzat gazdálkodási rendjéért és jogszerűségéért, valamint a költségvetés végrehajtásáért, b) rendszeresen beszámoltatja a jegyzőt (szükség szerint az aljegyzőt és a szervezeti egység vezetőjét) a hivatal munkájáról, c) tartja a kapcsolatot a helyi nemzetiségi önkormányzatokkal, d) szükség szerint, de évenként legalább egyszer hivatali munkaértekezletet tart a köztisztviselői apparátus számára. Az alpolgármester 17. A polgármester távollétében, tartós akadályoztatása esetén az alpolgármestert a polgármester jogosultságai illetik meg, ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket a jogszabályok, vagy testületi döntés a polgármester számára állapít meg. 18. Az alpolgármester a polgármester munkájának segítésére, a vele kialakított munkamegosztás szerint ellátja a polgármester állandó vagy eseti megbízásából adódó önkormányzati feladatokat. 19. Az alpolgármester a feladatait a jegyző szakmai segítségével és a hivatal közreműködésével látja el. A jegyző
20. A jegyző a hivatal vezetője, aki szakmailag felelős annak működéséért, a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő, szakszerű, pártatlan és igazságos, színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelő ellátásáért. 21. Feladata – a jogszabályokban meghatározott hatáskörein túlmenően – különösen: a) a képviselő-testület működésével kapcsolatban: - előkészíti, illetve előkészítteti a testületi üléseket, a testületi előterjesztéseket és határozati javaslatokat,
4
-
előkészíti az önkormányzati rendelet-tervezeteket, törvényességi szempontból figyelemmel kíséri a testület és bizottságai, valamint a nemzetiségi önkormányzatok munkáját, jogszabálysértés esetén jelzéssel, észrevétellel él, gondoskodik a testületi üléseken a jegyzőkönyv-vezetésről, döntéseknek az érdekeltek részére történő eljuttatásáról, gondoskodik az önkormányzati rendeletek kihirdetéséről, a határozatok végrehajtásáról, szervezi a végrehajtás ellenőrzését.
b) a bizottságok működésével kapcsolatban: - biztosítja a bizottságok működésének a tárgyi feltételeit, - figyelemmel kíséri a bizottságok működését, személyesen vagy megbízottja útján részt vesz az üléseken, - szakmai, törvényességi kérdésekben felvilágosítást ad, segítséget nyújt. c) a tisztségviselők munkájával kapcsolatban: - a döntések előkészítését segíti és szervezi azok végrehajtását. d) a települési képviselők munkájával kapcsolatban: - elősegíti a képviselők jogainak a gyakorlását, - a képviselői munka végzéséhez a hivatalon keresztül a szükséges személyi, tárgyi és ügyviteli segítséget megadja. e) a hivatal működésével kapcsolatban: - a hivatal belső szervezeti egységei, valamint a kirendeltségek útján ellátja a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási hatósági jogköröket, - vezeti, összehangolja és ellenőrzi a hivatal belső szervezeti egységeiben és a kirendeltségeken folyó munkát, - a hivatal szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek, - hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, - gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői és alkalmazottai (közszolgálati ügykezelők, munkavállalók) tekintetében a szervezeti egységek vezetői részére átruházott munkáltatói jogok kivételével, - bármely szervezeti egység vezetőjének tartós akadályoztatása esetén vezeti az adott szervezeti egységet, illetve gondoskodik a helyettesítésről, - évente beszámol a képviselő-testületnek a hivatal tevékenységéről. Az aljegyző 22. Az aljegyző a) vezeti a Titkársági és Igazgatási Osztályt, b) a jegyzőt – távolléte, illetve akadályozatása esetén – teljes jogkörrel helyettesíti, c) szervezi az önkormányzat és a hivatal költségvetési feladatainak a végzését, d) ellátja a jegyző által rábízott egyéb feladatokat, segíti a hivatalvezetői munkát, illetve közreműködik abban, e) segíti a jogszerű, kulturált és méltányos ügyintézést, f) ellátja a hivatal jogi képviseletét, g) törvényességi vizsgálatot végez, h) jogi véleményadással segíti az egységes hivatali jogértelmezést és a belső szervezeti egységek munkáját, i) ellátja a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos jegyzői feladatokat. A jegyzői megbízott 23. A jegyzői megbízott a) a jegyző és az aljegyző szakmai vezetésével ellátja a kirendeltségek vonatkozásában a jegyző hatáskörébe tartozó 21. a), c), d) pontban, valamint a szervezeti egységek vezetői részére a 24-25. pontban meghatározott feladatokat;
5
b) kirendeltségek működésével kapcsolatos feladatai: - ellátja a jogszabály által a jegyző hatáskörébe utalt államigazgatási hatósági jogköröket; - vezeti, összehangolja és ellenőrzi a kirendeltségeken folyó munkát, - a hivatal munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a jegyzőnek, - kiadmányoz a hatáskörébe tartozó ügyekben, - évente beszámol a jegyzőnek a kirendeltségek tevékenységéről, - a jegyzőt – a jegyző és az aljegyző tartós távolléte, illetve akadályozatása esetén – teljes jogkörrel helyettesíti. A szervezeti egységek vezetői 24. A szervezeti egységek vezetői (osztályvezetők és az aljegyző) gondoskodnak a beosztott köztisztviselők és alkalmazottak (továbbiakban: beosztottak) által végzett feladatok jogszerű és színvonalas ellátásáról, amiért szakmai felelősséggel tartoznak. 25. E feladatkörben a) ellátja a jogszabály által a jegyző hatáskörébe utalt szervezeti egységhez tartozó államigazgatási hatósági jogköröket, b) a jegyző közvetlen irányításával meghatározza, felügyeli és ellenőrzi a beosztottak munkáját, előkészíti a feladataikat tartalmazó munkaköri leírást a jegyző részére és gondoskodik annak aktualizálásáról, c) beszámol a jegyzőnek, illetve a polgármesternek a beosztottai munkájáról, d) gondoskodik a képviselő-testület és bizottságai, illetve a nemzetiségi önkormányzat munkájának szakmai segítéséről, előkészíti az előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket, felelős azok szakmai és jogi megalapozottságáért, e) részt vesz a vezetői megbeszéléseken és szükség esetén munkaértekezletet tart a beosztottai részére, f) szignálja a szervezeti egységéhez érkező iratokat, gyakorolja a részére átadott kiadmányozási jogkört, g) engedélyezi és nyilvántartja a beosztottak szabadságát, leadja a hivatali gépkocsi igényeket, beosztottai részére engedélyezi a belföldi kiküldetést és a teljesítést igazolja, h) elkészíti a szervezeti egységhez tartozó köztisztviselők minősítését, teljesítménykövetelményét, teljesítményértékelését és szakmai értékelését, i) javaslatot tesz, véleményt mond a beosztottaival kapcsolatos személyzeti és munkaügyi kérdésekben, j) a polgármester vagy a jegyző utasítására túlmunkát rendel el és gondoskodik az ezzel kapcsolatos szabadidő biztosításáról, illetőleg annak megváltásáról, k) végzi a képviselő-testület ágazatilag illetékes bizottságával kapcsolatos ügyviteli, koordináló munkát, l) együttműködik a hivatal más szervezeti egységeivel. A hivatal köztisztviselői, alkalmazottai 26. A köztisztviselők és alkalmazottak jogait a közszolgálati tisztviselőkről, valamint a munka törvénykönyvéről szóló törvény rendelkezései rögzítik. Feladataikat is ennek megfelelően látják el: a) kötelesek a munkaköri leírásukban foglaltakat maradéktalanul, a legjobb tudásuk szerint ellátni, b) kötelesek ezen túl a szakmai tudásukat állandó jogszabályismerettel, jogalkalmazási gyakorlattal gyarapítani, önképzésben részt venni, c) a jegyző utasításainak megfelelően külön eseti feladatokat is kötelesek ellátni. 27. A hivatal köztisztviselői és alkalmazottai saját munkájukért önállóan is felelősek, függetlenül attól, hogy rendelkeznek-e kiadmányozási joggal vagy nem. 28. Az egyes köztisztviselők és alkalmazottak munkaköri leírását a jegyző, a közvetlen polgármesteri hatáskörbe tartozó munkavállalókét a polgármester állapítja meg, amely a személyzeti nyilvántartás részét képezi. A hivatal köztisztviselőinek általános munkaköri leírás-mintája jelen szabályzat 3. számú függelékét képezi.
6
29. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó köztisztviselői munkakörök listáját jelen szabályzat 3. számú melléklete, a vagyonnyilatkozatok kezelésére vonatkozó szabályokat külön szabályzat tartalmazza. IV. A HIVATAL MŰKÖDÉSE 30. A képviselet rendje: a) A hivatalt a jegyző, illetve felhatalmazása alapján az aljegyző, jegyzői megbízott, valamint az osztályvezető jogosult képviselni. b) A hivatal belső működése során a szervezeti egységeket azok vezetői, illetve az általuk megbízott köztisztviselő jogosult képviselni. 31. A helyettesítés rendje: a) a jegyzőt az aljegyző helyettesíti, b) az aljegyző távollétében a jegyzőt – amennyiben az ügy intézése halasztást nem tűr – a szakmailag illetékes szervezeti egység vezetője helyettesíti, c) a jegyzőt – a jegyző és az aljegyző tartós távolléte, illetve akadályozatása esetén – teljes jogkörrel a jegyzői megbízott helyettesíti, d) a szervezeti egységek vezetőit, a jegyző jóváhagyásával, az általuk megbízott beosztott dolgozó helyettesíti, e) az ügyintéző köztisztviselők helyettesítése a munkaköri leírásokban foglaltak szerint történik. 32. A hivatal munka- és ügyfélfogadási rendje: a) Székhelyen: i) A hivatali munkaidő: - hétfőn 8 00 – 18 00 - kedden, szerdán, csütörtökön 8 00 – 16 30 - pénteken 8 00 – 12 30 amely magában foglalja a napi 30 perces ebédidőt azzal, hogy pénteki napokon az ebédidő 12 00 – 12 30 –ig tart. ii) A hivatal ügyfélfogadási ideje: hétfőn csütörtökön iii) A jegyző ügyfélfogadási ideje: hétfőn és szerdán
8 00 – 11 30, 12 30 – 18 00 8 00 – 11 30, 12 30 – 16 30 8 00 – 11 30
b) Kirendeltségeken: i) A hivatali munkaidő: - hétfőtől – csütörtökig 7 30 – 16 00 - pénteken 7 30 – 13 30 amely magában foglalja az ebédidőt 12 00 – 12 30 között. ii) A hivatal ügyfélfogadási ideje: - hétfőtől – péntekig
7 30 – 12 00
iii) A jegyzői megbízott ügyfélfogadási ideje: - Értényi Kirendeltségen hétfőn, szerdán, csütörtökön 9 00 – 12 00 - Koppányszántói Kirendeltségen kedden, pénteken 9 00 – 12 00 c) Egyes munkakörökben (anyakönyvvezetők, gépkocsivezetők, stb.) ettől eltérő munkarendet állapíthat meg a jegyző, vagy a szervezeti egység vezetője.
7
33. A kiadmányozás: a) a polgármester kiadmányozza i) a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben keletkezett iratokat, ii) a testület, vagy más szerv elé készülő előterjesztéseket, iii) az önkormányzat, a képviselő-testület nevében készült iratokat, megállapodásokat, szerződéseket, iv) egyes iratok, előterjesztések kiadmányozását az általa meghatározott személyre polgármesteri utasításban átruházhatja; b) a jegyző kiadmányozza a hatáskörébe tartozó és a másra át nem ruházott ügyekben készült iratokat. A jegyző által átruházott kiadmányozást jegyzői utasítás szabályozza. 34. A bélyegzők és használatuk: a) a hivatalban használatos bélyegzőkről a Titkársági és Igazgatási Osztály, valamint a kirendeltségek nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartás szerinti személyek felelősek a bélyegzők megőrzéséért és rendeltetésszerű használatáért. b) a hivatalos iratokon a hatáskör gyakorlójának bélyegzőjét kell használni. Az aljegyzői bélyegző akkor használható, ha az aljegyző a jegyző helyett, illetve megbízásából önállóan jár el. 35. Az ügyiratkezelés a) A hivatal ügyiratkezelése központosított, az iktatást és ügyiratkezelést a Titkársági és Igazgatási Osztály keretében működő iktatóiroda végzi b) Az ügykezelésre vonatkozó részletes előírásokat a hivatal iratkezelési szabályzata tartalmazza. 36. A hivatali (munkáltatói) igazolvány: A hivatal dolgozói sorszámozott, fényképes igazolvánnyal igazolják köztisztviselői, egyben hivatalos státuszukat, amely a személyi igazolvánnyal együtt érvényes. 37. A jegyző belső szabályzatban rendezi a működéshez kapcsolódó, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. A hivatal működését szabályzó további belső dokumentumok különösen: a) az iratkezelési szabályzat, b) közszolgálati szabályzat, c) a kiadmányozás rendjéről szóló utasítások, d) vagyonnyilatkozat kezelési szabályzat, e) gépjármű üzemeltetési szabályzat, f) a számviteli politika, g) a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás rendje, h) gazdálkodási szabályzat, i) a közbeszerzési szabályzat, j) az adatvédelmi szabályzat, k) a tűzvédelmi szabályzat, l) informatikai, informatikai biztonsági szabályzat. 38. Ezen szabályzat melléklete: a) 1. számú melléklet: A hivatal szervezeti felépítésének ábrája b) 2. számú melléklet: A hivatal szervezeti egységeinek feladat-és hatásköri jegyzéke c) 3. számú melléklet: A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó köztisztviselői munkakörök listája d) 4. számú melléklet: A hivatalnál képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek e) 5. számú melléklet: Belső kontrollrendszer szabályzata f) 6. számú melléklet: A hivatal gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggő feladataira vonatkozó ügyrend. 39. Ezen szabályzat függeléke: a) 1. számú függeléke: A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal alapító okirata
8
b) 2. számú függeléke: A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal létrehozására és fenntartására vonatkozó megállapodás c) 3. számú függeléke: Általános munkaköri leírás minta V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 40. Jelen szabályzat 2013. március 1. napján lép hatályba. Tamási, 2013. február 28.
Ribányi József polgármester
Gulyásné dr. Könye Katalin jegyző
1. számú melléklet:
A TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSÉNEK ÁBRÁJA TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL A hivatalt Tamási Város Polgármestere irányítja és a jegyző vezeti.
SZÉKHELY
TELEPHELYEK
(7090 Tamási, Szabadság u. 46-48.)
TITKÁRSÁGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY
PÉNZÜGYI OSZTÁLY
MŰSZAKI OSZTÁLY
ÉRTÉNYI KIRENDELTSÉG
KOPPÁNYSZÁNTÓI KIRENDELTSÉG
(7093 Értény, Béke tér 325.) (7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67.)
Titkársági Csoport
Igazgatási Csoport
Költségvetési Adócsoport Csoport
Építési Hatósági Csoport
Vagyongazdálkodási, Városüzemeltetési és Beruházási Csoport
2. számú melléklet: A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADAT-ÉS HATÁSKÖRI JEGYZÉKE I. TITKÁRSÁGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY TITKÁRSÁGI CSOPORT 1. A képviselő-testület tevékenységével kapcsolatos feladatok: a) közreműködik az önkormányzati rendelet-tervezetek előkészítésében, b) nyilvántartja a testület rendeleteit, határozatait, az ülésekről készült jegyzőkönyveket, c) koordinálja a képviselő-testület lejárt határidejű határozatairól szóló jelentések előkészítését, előkészíti a határozatok végrehajtásáról szóló összesített jelentést, d) előkészíti a feladatkörét érintő testület elé kerülő előterjesztéseket, e) ellátja a testület működésével összefüggő ügyviteli feladatokat, f) biztosítja a képviselő-testület bizottságai működésének tárgyi és ügyviteli feltételeit, g) előkészíti a bizottságok üléseit, h) a bizottság által kezdeményezett javaslatokkal összefüggésben tájékoztatást nyújt az elintézés lehetőségeiről, i) elősegíti a települési képviselők jogainak gyakorlását, szervezi tájékoztatásukat, gondoskodik vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségük teljesítésének technikai feltételeiről, illetve azokat nyilvántartja, j) figyelemmel kíséri, hogy a testületi tagok bejelentéseikre szóban, vagy írásban érdemi választ kapjanak, k) köteles a testületi tagokat a teljes hivatali munkaidőben soron kívül fogadni, részükre a szükséges felvilágosítást megadni, illetve megfelelően intézkedni. 2. Feladat és hatáskörében közreműködik: a) a testület által kötendő megállapodások előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében, b) a képviselő-testület tevékenységének átfogó elemzésében, a szervezeti és működési szabályzat hatályosulását értékelő előterjesztések elkészítésében, c) az etnikai, nemzetiségi tevékenységet, a nemzetiségi önkormányzatok munkájának segítésében, biztosítja a nemzetiségi önkormányzatok testületi működésének feltételeit és ellátja az ezzel kapcsolatos teendőket, így különösen a nemzetiségi önkormányzatok testületi működési rendjéhez igazodó helyiséghasználatot, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátását, ideértve az ezzel járó költségek viselését, d) országgyűlési, települési, nemzetiségi és az Európai Parlamenti képviselők választásával, népszavazással, kapcsolatos feladatok ellátásában, e) lakossági fórumokkal, közmeghallgatásokkal, testületi ülésekkel, vezetői és apparátusi értekezletekkel kapcsolatos szervezési, ügyviteli és adminisztrációs feladatok ellátásában, f) a közszolgálati tisztviselőkről, a közalkalmazottak jogállásáról és a munka törvénykönyvéről szóló törvényekből eredő nyilvántartási és munkáltatói feladatok előkészítésében, személyzeti nyilvántartások vezetésében, g) a statisztikai adatgyűjtésben, részleges feldolgozásában, és az ágazatot érintően adatszolgáltatást végez; h) az oktatási-nevelési, az egészségügyi és a szociális intézmények működésével, fenntartásával öszszefüggő önkormányzati feladatok ellátásában, i) szükség esetén ellátja a közbeszerzési szabályzat által rá rótt szervezési feladatokat, j) ellátja a közfoglalkoztatással kapcsolatos munkaügyi feladatokat, kapcsolatot tart a munkaügyi központtal és az intézményekkel, k) szervezi az önkormányzat feladatkörébe tartozó ifjúsági és sportfeladatokat, l) irányítja a szervezetében működő központi iktató iroda, valamint az információszolgálat működését,
m) ellátja az irodaszer raktárosi feladatokat, n) szervezi a gépkocsivezető munkáját. IGAZGATÁSI CSOPORT 1. A képviselő-testület tevékenységével kapcsolatos feladatok: a) jelentést tesz a titkársági csoporton keresztül a polgármesternek a hatáskörébe tartozó lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról, b) közreműködik a humánpolitikai bizottság üléseinek előkészítésében. 2. A képviselő-testület által a polgármesterre átruházott feladat-és hatáskörök ellátásának előkészítése: A szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló törvényből eredő alábbi ellátásokkal kapcsolatos, a polgármester hatáskörébe tartozó alábbi ügyekben keletkezett iratok kiadmányozása: a) átmeneti segély, b) temetési segély, c) köztemetés, d) lakásfenntartási támogatás, e) ápolási díj méltányossági alapon, f) rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, g) adósságkezelési szolgáltatás, h) jogosulatlanul és rosszhiszeműen felvett segély visszafizetésének elrendelése, indokolt esetben erre részletfizetés engedélyezése, vagy mentesítés a visszafizetési kötelezettség alól. 3. A polgármester egyéb jogszabályon alapuló feladat- és hatáskörei ellátásának előkészítése: a) honosított, visszahonosított személy állampolgársági esküjének előkészítése, b) anyakönyvvezetői tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása, c) Szociálpolitikai Kerekasztal működtetésével kapcsolatos ügyviteli teendők ellátása. 4. A jegyző feladat- és hatáskörei ellátásának előkészítése: a) A szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló törvényből eredő, az alábbi ellátásokkal kapcsolatos ügyek: aktív korúak ellátásával kapcsolatos ügyek, méltányossági közgyógyellátásra való jogosultság megállapítása, rendszeres gyermekvédelmi kedvezményre való jogosultság megállapítása, óvodáztatási támogatás megállapítása, halmozottan hátrányos helyzet megállapítása, jogosulatlanul és rosszhiszeműen felvett segély visszafizetésének elrendelése, indokolt esetben erre részletfizetés engedélyezése, vagy mentesítés a visszafizetési kötelezettség alól, szociális ellátásokról szóló igazolás kiadása. b) A jegyző egyéb jogszabályon alapuló feladat- és hatáskörei ellátásának előkészítése: az anyakönyvi jogszabályok által a jegyző hatáskörébe utalt döntések, címnyilvántartási feladatok, lakcímbejelentések intézése jogszabályban meghatározott esetekben, hatósági bizonyítványok kiállítása, a Ptk-ból eredő ügyek (talált tárgyak, birtokháborítás), ipari és kereskedelmi hatósági ügyek (kereskedelmi tevékenység bejelentése, üzletek működésének engedélyezése, szálláshelyek értékesítésének bejelentése), lakáshozjutás és lakásfelújítás helyi pénzbeli támogatása iránti kérelmek elbírálásához szükséges előkészítő eljárás, hagyatéki, gyámsági és gondnoksági leltárügyek, 11
vásár, piac és bevásárlóközpontokkal kapcsolatos kereskedelmi hatósági és szolgáltatás felügyeleti ügyek, telepengedélyezéssel kapcsolatos ügyek, bejelentéshez kötött ipari tevékenységekkel kapcsolatos ügyek környezettanulmányok készítése más hatóságok, szervek megkeresése alapján (adóhatóság, bíróság, illetékhivatal, stb.), népszámlálással kapcsolatos teendők ellátása. 5. További jogszabályon alapuló feladat-és hatáskörök ellátása: anyakönyvi szakvizsgával rendelkező, megbízott anyakönyvvezető által ellátandó anyakönyvi igazgatási ügyek, állampolgársági ügyek, házasságkötés, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése és egyéb családi esemény szervezése, lebonyolítása. -
II. PÉNZÜGYI OSZTÁLY 1. A képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek tekintetében: a) szükség szerint előkészíti a pénzügyi, városfejlesztési és idegenforgalmi bizottság üléseit, b) előkészíti az általános és céltartalékok felhasználásáról szóló javaslatot, c) előkészíti az önkormányzat költségvetésének módosítására vonatkozó rendelet-tervezetet, d) előkészíti döntésre a hitelfelvételekről és kötvénykibocsátásokról szóló testületi előterjesztéseket, e) közreműködik az önkormányzati költségvetési szervek, vállalatok, gazdasági társaságok alapításával, átszervezésével és megszüntetésével kapcsolatos döntések előkészítésében, f) előkészíti a címzett, illetve céltámogatások, valamint egyéb támogatások, pályázatok pénzügyi vonatkozású részét, g) közreműködik az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás szabályainak kidolgozásában, h) megadja a döntéshez szükséges információkat, i) elvégzi azokat a feladatokat, amelyek végrehajtására a képviselő-testület utasította, j) jelentést tesz a titkársági csoporton keresztül a polgármesternek a hatáskörébe tartozó lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról. 2. A polgármester hatáskörébe jogszabály által utalt feladatok vonatkozásában: a) elvégzi az önkormányzat költségvetésének végrehajtásából eredő pénzügyi feladatokat, b) előkészíti az önkormányzat évközi gazdálkodásáról, a költségvetési előirányzatok alakulásáról és a költségvetés egyensúlyi helyzetéről szóló évközi beszámolót, illetőleg tájékoztatót, c) gondoskodik a polgármester hatáskörébe tartozó feladatok pénzügyi részének előkészítéséről, lebonyolításáról. 3. A polgármester hatáskörébe a képviselő-testület által átadott ügyek tekintetében: a) végzi a szociális támogatások, segélyek, valamint egyéb juttatások folyósítását, az ehhez kapcsolódó nyilvántartások vezetését, jelentések elkészítését, a hajléktalanok támogatásával kapcsolatos pénzügyeket, b) ellátja az egyes térítési díjakkal, költségtérítésekkel kapcsolatos pénzügyi intézkedéseket. 4. A jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek tekintetében: a) Költségvetési csoport: közreműködik az önkormányzat gazdasági programtervezetének elkészítésében, előkészíti a költségvetésről szóló koncepciót, majd a költségvetési rendelet-tervezetet, közreműködik az ahhoz kapcsolódó, azt megalapozó rendeletek készítésében, előkészíti az éves költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolót és a normatív költségvetési hozzájárulásokkal való elszámolást, előkészíti az átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet-tervezetet, 12
elkészíti az államháztartás igényeinek megfelelő információt a költségvetésről, zárszámadásról, valamint a havi, féléves, háromnegyed éves adatokról, kialakítja a hivatal, (valamint az önkormányzati intézmények) számviteli rendjét, közreműködik az önkormányzat által alapított és fenntartott intézmények ellenőrzésében, végzi a hivatal és a kapcsolódó önálló működő intézmények operatív gazdálkodási feladatait, részt vesz a pénzügyi koncepciók kidolgozásában, gondoskodik a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az érvényesítés, az ellenjegyzés végrehajtásáról. b) Adócsoport közreműködik a helyi és központi adójogszabályok érvényesítésében, közreműködik a központi adójogszabályokból eredő helyi képviselő-testületi rendelettervezet előkészítésében, biztosítja a helyi adókról szóló törvény, illetve a képviselő-testület adózással kapcsolatos rendeleteinek végrehajtását, külön jogszabály rendelkezése alapján, az ügyfél kérelmére, vagy hatóság megkeresésére kiállítja, illetőleg megküldi az adó- és értékbizonyítványt, végzi az önkormányzathoz tartozó központi adókkal, valamint helyi adókkal kapcsolatos ügyeket (kivetés, behajtás, kezelés, nyilvántartás, bejelentések, kérelmek intézése stb.) intézi a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos megkereséseket, döntésre előkészíti a méltányossági kérelmekkel, fellebbezésekkel kapcsolatos ügyeket, a nem önkormányzati hatáskörbe tartozó fellebbezéseket felterjeszti az elbírálásra jogosult szervhez, végzi az adózás rendjéről szóló törvényben az önkormányzati adóhatóság részére előírt feladatokat, vezeti az adózással kapcsolatos jogszabályokban előírt nyilvántartásokat, kimutatásokat, és az információ szolgáltatás meghatározott rendje szerint adatokat, beszámolókat készít és továbbít, közreműködik a jegyző által készítendő adózással összefüggő testületi beszámoló elkészítésében. c) Helyi nemzetiségi önkormányzatokkal kapcsolatban: a költségvetési koncepció összeállítása előtt a helyi nemzetiségi önkormányzatok elnökeivel egyeztet ellátja a nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodási feladatait, bonyolítja a költségvetési gazdálkodással kapcsolatos pénzügyi feladatokat. -
5. Általános feladatkörben a) végzi a számviteli törvényben és a vonatkozó jogszabályokban előírt pénzügyi-számviteli feladatokat, b) ellátja a hivatal és a kapcsolódó önállóan működő intézmények számítógépes könyvelését, c) teljesíti az önkormányzatot, illetve hivatalt terhelő kifizetéseket, gondoskodik a kintlévőségek beszedéséről, végzi az ezzel kapcsolatos adminisztrációt (nyilvántartás, számlázás, stb.), d) egyéb feladatait a polgármester, vagy a jegyző utasításai szerint végzi. III. MŰSZAKI OSZTÁLY 1. A képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek tekintetében: a) előkészíti a pénzügyi, városfejlesztési és idegenforgalmi bizottság üléseit, b) jelentést tesz a titkársági csoporton keresztül a polgármesternek a hatáskörébe tartozó lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról, 13
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
a településfejlesztéssel és településrendezéssel, továbbá a környezet épített és természetes elemeinek védelmével, összehangolásával kapcsolatos helyi döntések és vélemények előkészítése, végrehajtásának szervezése, Kommunális igazgatás: köztemetők létesítésével, bővítésével, fenntartásával, bezárásával, megszüntetésével kapcsolatos feladatok, települési folyékony hulladék leeresztő helyének kijelölésével, ártalmatlanító telep létesítésével kapcsolatos feladatok, közterület tisztántartásával, lomtalanításával kapcsolatos feladatok. Földművelésügyi igazgatás: települési, megyei térképészeti határkiigazítás véleményezésének előkészítése, a településen keletkezett állati hullák ártalmatlanná tételével kapcsolatos feladatok. Ipari és kereskedelmi igazgatás: piaci zavarok megelőzése céljából a piaci viszonyok figyelemmel kísérése, intézkedés kezdeményezésének előkészítése, közvilágítási berendezés létesítésével és üzemeltetésével kapcsolatos feladatok. Környezetvédelmi és területfejlesztési igazgatás: területek zajvédelmi szempontból fokozottan védetté nyilvánításával, csendes övezet kialakításával kapcsolatos feladatok, helyi zaj- és rezgésvédelmi szabályok megállapításával kapcsolatos feladatok, védett kategóriába tartozó területeken alacsonyabb levegőtisztasági követelmények megállapításával kapcsolatos feladatok, avar, kerti hulladékégetésre, háztartási légszennyezésre vonatkozó szabályok megállapításának előkészítése. Közlekedési, hírközlési és vízügyi igazgatás: települési vízellátással, csatornázással, szennyvíztisztítással és csapadékvíz-elvezetéssel kapcsolatos feladatok, helyi vízelvezetéssel, vízkárelhárítással, ár- és belvízvédekezéssel kapcsolatos feladatok, a közúti közlekedéssel, közutak kezelésével kapcsolatos feladatok. Egyéb feladat és hatáskörök: önkormányzati vagyonátadással, vagyonkezeléssel, vagyonnyilvántartással kapcsolatos feladatok döntés-előkészítése és végrehajtás, önkormányzati tulajdonú gazdálkodó szervezetekkel kapcsolatos döntés-előkészítés és végrehajtás, közreműködik az önkormányzati beruházásokkal kapcsolatos pályázatok előkészítésében, szakmai segítségnyújtás az intézmények beruházási, felújítási, karbantartási feladataiban, műszaki ellenőri feladatok ellátása, önkormányzati beruházások egyes tervezési feladatainak ellátása, közreműködik az önkormányzat és a hivatal közbeszerzési eljárásainak lebonyolításában, lefolytatja a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekre vonatkozó eljárásokat, irányítja a szervezetében működő közterület-felügyelet, továbbá a gondnoki munkavégzést.
2. A képviselő-testület által a polgármesterre átruházott feladat és hatáskörök ellátásának előkészítése: a) külterületi, mezőgazdasági ingatlanok értékesítésének előkészítése, b) külterületi, mezőgazdasági ingatlanok haszonbérbe adása, c) lakó- és üdülőtelek vevőkijelölésével, elidegenítésével, tulajdonszerzésével kapcsolatos feladatok, d) elidegenítési tilalom feloldásával kapcsolatos feladatok. 3. A polgármester jogszabályon alapuló feladat- és hatáskörei ellátásának előkészítése: a) Környezetvédelmi és területfejlesztési igazgatás: 14
-
-
szolgáltató és termelő létesítmények üzemeltetőinek más energiahordozó és /vagy más üzemmód használatára kötelezése/ tevékenységének korlátozása, vagy felfüggesztése légszennyezés esetén, védetté nyilvánítási eljárás időtartama alatt a területet veszélyeztető tevékenység megtiltása, helyi védelem alatt álló természeti területen a jogszabályi előírások teljesítésére kötelezés közlekedés és tartózkodás korlátozása.
4. A jegyző feladat- és hatáskörei ellátásának előkészítése: a) Földművelésügyi igazgatás: közreműködés földmérési és térképészeti tevékenységgel kapcsolatban, földrajzi nevek megállapításával, megváltoztatásával kapcsolatos feladatok, vadkárok megállapításával kapcsolatos adminisztrációs feladatok, halászattal kapcsolatos jogszabályban megállapított feladatok, bejelentési kötelezettség alá tartozó állatbetegségek esetén hatósági intézkedés, gyümölcsös telepítés engedélyezése, növényvédelemmel kapcsolatos feladatok, állati hullák ártalmatlan elhelyezésével kapcsolatos önkormányzati döntés előkészítése, fakivágások engedélyezése, méhészettel kapcsolatos feladatok, marhalevél kezelésével kapcsolatos feladatok, ingyenes, vagy térítés ellenében történő földfelajánlásokkal kapcsolatos feladatok, belterületen meghatározott növényvédelmi feladatok ellátásának és ellenőrzésének biztosítása. b) Ipari és kereskedelmi igazgatás: villamosenergia-fejlesztésével, átvitelével, elosztásával kapcsolatos feladatok, gázenergia-ellátással kapcsolatos feladatok, vásár és piactartással kapcsolatos ellenőrzési feladatok. c) Környezetvédelmi és területfejlesztési igazgatás: építésügyi hatósági feladatok ellátása, környezet- és természetvédelmi feladatok ellátása, közvilágítás létesítésével kapcsolatos feladatok, környezeti zaj és rezgésvédelmi hatósági ügyek intézése. d) Közlekedési, hírközlési és vízügyi igazgatás: ár- és belvízvédekezéssel kapcsolatos feladatok, útügyi igazgatási feladatok ellátása az önkormányzati és magán utak esetében. 5. Egyéb feladat- és hatáskörök: önkormányzati vagyonkataszter elkészítése és karbantartása, a hivatal folyamatos működésének biztosításával kapcsolatos feladatok végrehajtása, gondnoki, karbantartói feladatok ellátása. IV. KIRENDELTSÉGEK 1. A kirendeltségek a jegyző és aljegyző vezetésével, a pénzügyi osztályvezető szakmai iránymutatásával, a jegyzői megbízott szakmai felügyeletével ellátják az alábbi feladatokat: a) a Titkársági és Igazgatási Osztály I. pontban, a Pénzügyi Osztály II. pontban meghatározott feladatait, a bizottságokkal kapcsolatos és a munkaügyi feladatok kivételével, b) a Műszaki Osztály III. pontban felsorolt feladatait azon feladatok kivételével, amelyek a jegyzőnek, mint járási székhely jegyző feladat-és hatáskörébe tartoznak (pl. építési hatósági feladatok). *** 15
3. számú melléklet: A VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELI KÖTELEZETTSÉGGEL JÁRÓ KÖZTISZTVISELŐI MUNKAKÖRÖK LISTÁJA [az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény (tv.) alapján] Munkakör megnevezése 1.
jegyző, aljegyző
jegyzői megbízott pénzügyi osztályvezető és helyettese 4. műszaki osztályvezető 5. műszaki osztály közbeszerzési feladatokkal megbízott ügyintézője 6. pénzintézet felé aláírási joggal rendelkező pénzügyi ügyintézők 7. adóügyi ügyintézők 8. műszaki és építéshatósági ügyintézők 9. igazgatási ügyintézők 10. közterület-felügyelők 2. 3.
Vagyonnyilatkozat-tételi Ideje kötelezettség oka tv. 3.§ (1) bek. a), b), c), d), e) és (2) bek. d) 1 évente pontja tv. 3.§ (1) bek. a), c), e) pontja 2 évente tv. 3.§ (1) bek. a), b), c), e) és (2) bek. d) pontja 1 évente tv. 3.§ (1) bek. a), b) és (2) bek. d) pontja tv. 3.§ (1) bek. a), b) pontja
1 évente 1 évente
tv. 3.§ (1) bek. c) pontja
2 évente
tv. 3.§ (1) bek. a) pontja tv. 3.§ (1) bek. a) pontja
5 évente 5 évente
tv. 3.§ (1) bek. a) pontja tv. 3.§ (1) bek. a) pontja
5 évente 5 évente
16
4. számú melléklet: A HIVATALNÁL KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSÍTÓ MUNKAKÖRÖK ÉS KÉPZETTSÉGEK
1.
SZERVEZETI EGYSÉG
MUNKAKÖR
PÉNZÜGYI OSZTÁLY
PÉNZÜGYI, KÖLTSÉGVETÉSI ÜGYINTÉZŐ, ADÓÜGYI ÜGYINTÉZŐ
ÉS A KIRENDELTSÉGEK PÉNZÜGYI ÜGYINTÉZŐI
2.
3.
ELISMERT TOVÁBBI SZAKKÉPESÍTÉS, SZAKKÉPZETTSÉG KÖNYVSZAKÉRTŐ,
ADÓSZAKÉRTŐ, ADÓTANÁCSADÓ INGATLANFORGALMI ÉRTÉKBECSLŐ, IGAZSÁGÜGYI MŰSZAKI SZAKÉRTŐ
MŰSZAKI OSZTÁLY
MŰSZAKI ÜGYINTÉZŐ
BÁRMELYIK SZERVE-
II. BESOROLÁSÚ
ECDL
ZETI EGYSÉG
KÖZTISZTVISELŐI MUNKAKÖR
SZÁMÍTÓGÉPKEZELŐ (-HASZNÁLÓ)
(OSZTÁLY, KIRENDELTSÉG)
5. számú melléklet: 17
BELSŐ KONTROLLRENDSZER
Érvényes: 2013. március 1. napjától Jóváhagyta: .............................................. Tamási Város Jegyzője
18
BELSŐ KONTROLLRENDSZER A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Belső kontrollrendszerét az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló többször módosított 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.
A BELSŐ KONTROLLRENDSZER KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (FEUVE) működtetni. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat. A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat is. A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, mely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat:
a tevékenységeket, műveleteket szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) összhangban hajtsa végre,
teljesítse az elszámolási kötelezettségeket,
megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől, és a nem rendeltetésszerű használattól.
A belső kontroll egy összetett folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és dolgozói valósítanak meg, valamint folyamatosan alkalmazkodik a szervezetet érintő változásokhoz. A vezetésnek és a dolgozók minden szintjének részt kell vennie ebben a folyamatban, hogy a kockázatokat meghatározzák, és ésszerű biztosítékot biztosítsanak a szervezet kitűzött céljainak eléréséhez. A belső kontroll műveletek sora, amelyek beleszövődnek a szervezet minden tevékenységébe, folyamatosan végbemennek azokban, szerves részét képezik annak a módnak, ahogyan a vezetés a szervezetet működteti. A belső kontrollrendszer összefonódik a szervezet tevékenységeivel, és akkor a leghatékonyabb, ha teljesen beépül a szervezet struktúrájába. A szervezet dolgozói állománya a vezetésből és a többi dolgozókból tevődik össze. Bár a vezetés elsődleges feladata a felügyelet, a vezetés határozza meg a célokat és általános felelősséget visel a belső kontrollrendszerért. A belső kontroll biztosítja azokat a mechanizmusokat, amelyek a szervezet céljait veszélyeztető kockázatok megismeréséhez szükségesek, a vezetésnek kell meghatároznia a belső kontrolltevékenységeket, valamint figyelemmel kísérni és értékelni azokat. A belső kontroll kialakítása a vezetők részéről jelentős kezdeményező magatartást és intenzív kommunikációs tevékenységet követel meg a dolgozókkal. A belső kontroll közvetlenül a szervezet céljaihoz kapcsolódó, vezetés által használt eszköz, ugyanakkor a többi dolgozók is fontos szerepet játszanak bármiben, ami a szervezetben történik.
19
A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezet minden szintjén érvényesülő- megfelelő:
a kontrollkörnyezetet,
a kockázatkezelési rendszert,
a kontrolltevékenységeket,
az információs és kommunikációs rendszert,
a monitoring rendszert kialakítani és működtetni.
Az Áht. 49. §-a (5) bekezdésének t) pontja alapján meghatározott kötelezettségnek megfelelően a költségvetési szerv vezetője az irányítása alá tartozó költségvetési szervről a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 21. számú melléklet szerint értékelni köteles a belső kontrollok működését. Az értékelést a költségvetési szerv az éves elemi költségvetési beszámolóval együttesen megküldi meg az irányító szervnek. I. FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES, UTÓLAGOS ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE 1. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE, mint a kontrolltevékenység része, magában foglalja:
a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,
a gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollját.
Ezek az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok. A FEUVE-nek biztosítania kell, hogy
a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel;
az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;
megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan;
a FEUVE harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével.
1.1. A FEUVE rendszer működésének célja, tartalma
20
A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős. 1.2. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok a FEUVE rendszerében Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják:
a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),
az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,
a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).
A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését az Áht. 121. §.-ában meghatározottak szerint biztosítani kell. Ennek mintáját a szabályzat 2. sz. melléklete tartalmazza. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy
a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,
az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra,
megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan,
a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek,
a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.
1.3. A FEUVE rendszerében alkalmazott fogalmak, valamint megvalósításukkal, működésükkel kapcsolatos feladatok, eljárás rendek A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. 1.3.1. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv vagy szervezeti egysége működése, tevékenysége megfelel-e a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a költségvetési szerv dolgozói számára biztosítsa
a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét,
a belső szabályzatokhoz való hozzáférést.
21
A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell a polgármesteri hivatalt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás hozzáférhetőségéről. A központi jogszabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek beszerzését, illetve az internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról. A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani:
előzetes vezetői ellenőrzéssel,
egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével,
utólagos vezetői ellenőrzéssel,
független belső ellenőrzéssel.
A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsági ismereteinek megismerése megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. A folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Az utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a nagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. 1. 3.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy a költségvetési szerv vagy annak szervezeti egysége működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek–e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy a polgármesteri hivatal
mindig a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak figyelembevételével lássa el belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen,
a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről,
a belső szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott útmutatások, célkitűzések is. (intézmények esetében)
a polgármesteri hivatal helyi sajátosságait is figyelembe véve a szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, a szabályzatok elkészítése során ennek megfelelően készítsék el a vonatkozó szabályzatokat.
22
A szabályozottság érdekében a jegyzőnek meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelező központi előírások miatt. A belső szabályozás előtt, vagy azok felülvizsgálatakor előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival. Csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetét, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot jogszabályi változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint az irányító szervi, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit is. 1.3.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. A gazdaságosság biztosítása érdekében a jegyzőnek az alábbi feladatokat kell elvégezni, az eljárás rendet kialakítani: Gazdaságossági számításokat kell végezni
a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, mivel nem tekinthető gazdaságosnak a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe, hogy mikor, hol lehet a legkedvezőbb áron megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat.
a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, mivel a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a helyi körülmények figyelembe vételével a létszám szükségletet a legkevesebb költséggel oldják meg.
a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon.
1.3.4. Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata úgy gazdálkodni, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszámelőirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, valamint ezek elvégzéséhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen.
23
A tevékenység akkor hatékony, ha a polgármesteri hivatal a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával a lehető legtöbb, és legjobb minőségű feladatellátást végez. A hatékonyság biztosítása érdekében hatékonysági számításokat kell végezni a jegyzőnek
a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, Vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz mennyiségben és minőségben. Vizsgálni kell, hogy a legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni.
a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, annak lehetséges igénybevételére, valamint a létszám felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre. Az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni.
a vagyongazdálkodás során, A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat arra terjed ki, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e. A feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon nem eredményezi a költségvetési szerv hatékony működését.
1.3.5. Eredményesség Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a gazdálkodás során vegye figyelembe az eredményesség elveit, követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell kiadási előirányzatok, a létszám-előirányzat felhasználása, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a költségvetési szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása eléri-e a célját, s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A költségvetési szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. II. KONTROLLKÖRNYEZET 1. Kontrollkörnyezet Az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben
világos a szervezeti struktúra,
egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén,
24
átlátható a humán erőforrás kezelés.
A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. A kontrollkörnyezet a teljes kontrollrendszer alapja. Biztosítja a fegyelmet és a szervezeti felépítést, valamint azt a légkört, amely befolyásolja a belső kontroll általános minőségét. Átfogóan hat arra, hogyan határozzák meg a stratégiát és célokat, a kontrolltevékenységek strukturáltságát. A kontrollkörnyezet alapozza meg a belső kontroll összes többi elemét a fegyelem és a struktúra biztosítása által. A kontrollkörnyezet összetevői:
A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje, beleértve a támogató hozzáállást a teljes szervezet folyamatos belsőkontrolljához;
Az elkötelezettséget a szakmai hozzáértés (kompetencia) iránt,
A vezetés hozzáállása, vagyis a vezetési filozófia és stílus,
A szervezeti felépítés,
Az emberi erőforrásokkal kapcsolatos politika és gyakorlat (humánpolitika).
1.1. A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, az általuk vallott etikai értékek meghatározzák, hogy ők mit részesítenek előnyben, milyen az értékítéletük, amelyek végül is viselkedési normákban jelennek meg. A vezetésnek és dolgozóknak támogató hozzáállást kell tanúsítania a teljes szervezet folyamatos belsőkontrollja iránt. A szervezet minden dolgozójának – beleértve a vezetést és az alkalmazottakat – fenn kell tartania és demonstrálnia kell a személyes és szakmai becsületességet és az etikai értékeket és mindig meg kell felelnie a vonatkozó magatartási szabályoknak. Fel kell tárniuk a személyes pénzügyi érdekeltségeiket, máshol betöltött állásaikat, jelenteniük kell az összeférhetetlenséget. Ezen túl tevékenységeiknek etikusnak, szabályszerűnek, gazdaságosnak, hatékonynak és eredményesnek kell lenniük. 1.2.
Elkötelezettség a szakmai hozzáértés iránt Az elkötelezettség a szakmai hozzáértés (kompetencia) iránt magában foglalja azt a tudás- és készségszintet, amely hozzájárul a szabályszerű, etikus, gazdaságos, hatékony és eredményes teljesítéshez, továbbá a személyes felelősség megfelelő megértését a belső kontroll tekintetében. A vezetőknek és a dolgozóknak fenn kell tartania a megfelelő kompetenciaszintet, amely biztosítja, hogy megértsék a jó belső kontroll kialakításának, fejlesztésének és fenntartásának fontosságát, és feladataikat úgy hajtsák végre, hogy teljesítsék az általános kontroll célokat, valamint a szervezet feladatát. A szervezet bármely dolgozója a saját felelősségi körében részese a belső kontrollnak, ezért a vezetés és a dolgozók kötelesek fenntartani és bizonyítani a kockázatok értékeléséhez szükséges hozzáértési szintjüket és elősegíteni a hatékony és eredményes teljesítés biztosítását, és saját feladataik hatékony teljesítéséhez megfelelően megérteni a belső kontroll szerepét.
25
Egy továbbképzés megnövelheti a közalkalmazott, köztisztviselő tudatosságát a belső kontroll céljaival, és ezen belül az etikus tevékenységgel kapcsolatban, segíthet a kontroll célok megértésében és az etikai kétségek kezelésének gyakorlatában. 1.3.
A vezetés hozzáállása A vezetés szemléletét, hozzáállását, vagyis a vezetési filozófiát és stílust tükrözi:
a folyamatos belső kontrollhoz való támogató hozzáállás, függetlenség, kompetencia és példás vezetés;
a vezetés által meghatározott magatartás-szabályok, valamint tanácsadás és teljesítményértékelések, amelyek támogatják a belső kontroll célkitűzéseket és ezeken belül az etikus tevékenységet.
A vezetés példamutatása, és az etikus magatartás folyamatos hangsúlyozása alapvetően fontos a belső kontrollcélok megvalósításához és ezen belül az etikus tevékenység, mint cél teljesítéséhez. Feladatai teljesítése során a vezetésnek saját tevékenységén keresztül kell példát mutatnia és magatartásának sokkal inkább azt kell tükröznie, hogy mi a helyes, mint azt, hogy mi a hasznos, vagy a még elfogadható. Vagyis a vezetői politikáknak, eljárásoknak és gyakorlatnak kezdeményezőnek kell lennie a szabályszerű, etikus, gazdaságos, hatékony és eredményes munkavégzés megvalósításában. 1.4. Szervezeti felépítés Az egység szervezeti felépítése biztosítja:
a felhatalmazás és felelősség felosztását;
hatáskör és elszámolási kötelezettség meghatározását;
megfelelő beszámolást.
A szervezeti felépítés lényegében tükrözi a szervezetben a felelősségek (feladat- és hatáskörök) legfontosabb területeit. A hatáskör és az elszámolási kötelezettség megjelölése a felhatalmazás és a felelősség felosztásának a módját képezi a teljes szervezet tekintetében. Hatáskör és elszámolási kötelezettség nem létezhet a beszámolás különböző formái nélkül. Ezért meg kell határozni a beszámolás, számadás megfelelő útjait. Kivételes körülmények között szükséges lehet más – alternatív – beszámolási, jelentéstételi utak meghatározása is a normális körülmények közötti jelentéstételi utakon túl, például olyan esetekben, amikor a vezetés is részese a szabálytalan műveleteknek. A szervezeti felépítés magában foglalhatja a belső ellenőrt, amelynek függetlennek kell lennie a vezetéstől, és jelentéstételi kötelezettségét közvetlenül a szervezet legfelső vezetője felé kell teljesítenie. Egy szervezetben mindenki visel valamilyen felelősséget a belső kontroll iránt: A vezetők közvetlenül felelősek a szervezetben folyó minden tevékenységért, beleértve a tervezést, megvalósítást, a belső kontrollrendszer megfelelő működésének, karbantartásának és dokumentálásának felügyeletét. A vezetők felelőssége a szervezetben betöltött beosztásuktól és a szervezet jellemzőitől függően változó. A belső ellenőrök vizsgálják és értékeléseik és ajánlásaik segítségével támogatják a belső kontrollrendszer folyamatos eredményességét, ez által jelentős szerepet játszanak a belső kontroll eredményességében. A belső ellenőrök ugyanakkor nem viselnek elsődleges vezetői felelősséget a belsőkontroll kialakításáért, megvalósításáért, karbantartásáért és dokumentálásáért. A szervezet dolgozói szintén hozzájárulnak a belső kontrollhoz. A belső kontroll minden dolgozó feladatkörének egy konkrétan meghatározott, (vagy hallgatólagosan hozzá tartozó, magától értetődő) része.
26
A dolgozói állomány minden tagja szerepet játszik az eredményes kontrollban, és felelősnek kell lennie a műveletekben jelentkező problémák, a kialakított belső szabályzatoknak való nem megfelelés, vagy az elvek megszegésének a jelentéséért. A belső kontroll megvalósításában a szervezet minden dolgozója fontos szerepet játszik. Ugyanakkor a vezetés viseli az átfogó felelősséget a belső kontrollrendszer kialakításáért, megvalósításáért, megfelelő működésének és karbantartásának felügyeletéért és dokumentálásáért. 1.5.
Humán erőforrás politika és gyakorlat A humán erőforrás politika és gyakorlat magában foglalja a dolgozók felvételét, eligazítását, oktatását (formális képzési kereteken belül és a gyakorlatban), továbbképzését, az értékelést és tanácsadást, előléptetést és javadalmazást, valamint a fegyelmező intézkedéseket. A belső kontroll egyik fontos aspektusa a dolgozói állomány. A hatékony kontroll biztosításához hozzáértő, megbízható dolgozókra van szükség. Ezért a dolgozók felvételének, képzésének, értékelésének, javadalmazásának és előléptetésének módszerei alapvetően fontos részét képezik a belső kontrollkörnyezetnek. A dolgozók állományba vételével kapcsolatos döntéseknek ezért arra a bizonyosságra kell alapoznia, hogy az alkalmazott személyek becsületesek, rendelkeznek a megfelelő képesítéssel és gyakorlattal feladatuk végrehajtásához, és biztosított a szükséges tanfolyami és gyakorlati, valamint etikai oktatásuk. A humán-erőforrás gazdálkodásnak szintén lényeges szerepe van egy megfelelő etikai környezet kialakításában a szakmai hozzáértés és az átláthatóság megkövetelésével a napi gyakorlatban. Ez láthatóvá válik a teljesítményértékelési és előléptetési folyamatokban, amelyeknek az érdemeken kell alapulnia. A kiválasztási folyamat nyíltságának biztosítása az üres álláshelyek nyilvánosságra hozatalával szintén elősegíti az etikus humánerőforrás gazdálkodás megvalósítását.
1.6. Az ellenőrzési nyomvonal Az Ámr. rendelkezése szerint az ellenőrzési nyomvonal a szervezet tervezési, pénzügyi lebonyolítási folyamatainak, valamint ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. 1.6.1. A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során A jegyző köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló erőforrások szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása. 1.6.2. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:
a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét,
kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor,
valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,
27
megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő.
1.6.3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 1.6.4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. 1.6.5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 1.6.6. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során a működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a jegyző felelőssége és kötelezettsége. 1.6.7. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A költségvetési szerv gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért a pénzügyi osztályvezető felelős. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani.
28
A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az egyes költségvetési szervek állami feladat-ellátásának megfelelően különböző feladattípusokkal rendelkeznek, például túlsúlyban lehet a pályázatos források elosztásának feladata, vagy elsősorban intézményfinanszírozás lehet az adott költségvetési szerv feladata, a beruházások, illetve fejlesztések képezhetik a tevékenység nagyobb részét. A költségvetési szerv vezetője meghatározott kockázati prioritások figyelembe vételével határozhatja meg az ellenőrzési nyomvonal kialakítását. A belső ellenőrzéssel is lehet egyeztetni, hogy az ellenőrzési tapasztalat alapján a kockázatos területek megfelelő sorrendiséget kapjanak. A költségvetési szerv vezetője általánosan adhat ki utasítást az ellenőrzési nyomvonal elkészítésére a költségvetési szerv egészére vonatkozóan, és az általános, egységes elvek, eljárások megfogalmazása mellett a konkrét végrehajtással megbízhatja az egyes szervezeti egységek vezetőit. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat kell beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége, a FEUVE erősségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. Az ellenőrzési pontok lehetnek
vezetői ellenőrzési pontok
szervezeti ellenőrzési pontok
jóváhagyási ellenőrzési pontok
működési ellenőrzési pontok
hozzáférési ellenőrzési pontok
megszakítási ellenőrzési pontok
A polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor az intézmény polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának táblázatba (táblarendszerbe) történő foglalására. 1.6.8. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk:
sorszám
tevékenység, feladat
jogszabályi alap
előkészítés
keletkező dokumentum
felelős/kötelezettségvállaló
határidő
29
ellenőrzés/érvényesítés
utalványozás/ellenjegyzés
pénzügyi teljesítés
könyvvezetésben való megjelenés
A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. A polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. III. KOCKÁZATKEZELÉS 1. Kockázatkezelés Az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztását az államháztartásért felelős miniszter által kiadott, kötelező erővel nem rendelkező módszertani útmutató segíti. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat, és nem az adott költségvetési szerven kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. A kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült – csak időszakos – feladattá válik. 1. 1. A kockázat fogalma Kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata.
30
Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. 1.2. A kockázatkezelés, a kockázat kezelő A kockázatkezelésért felelős költségvetési szerv vezetőjének tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv (célkitűzések) végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a jegyző intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a költségvetési szerv vezetője végezheti egyedül, testületi munkában, átruházhatja az egyes szakmai területek vezetőire a területet érintő kockázatok kezelését. A kockázatkezelést a polgármesteri hivatalban a pénzügyi osztályvezető végzi. 1.3. A kockázatkezelési hatókör
A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A jegyző elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. A jegyző felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat-nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. 1.4. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata A polgármesteri hivatal működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit. A polgármesteri hivatal a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. A polgármesteri hivatal vezetésének feladata az, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitűzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ezt kockázatkezeléssel érheti el a polgármesteri hivatal. A kockázatok elsődleges okai – együtt vagy külön-külön – az alábbiak lehetnek:
véletlenszerű események,
hiányos ismeret vagy információ,
ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben.
31
A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza:
a kockázatok felmérése,
a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása,
a kockázatok értékelése,
az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára),
a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása,
a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról,
a válaszintézkedés “beépítése” és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata.
A kockázatkezelési folyamat bevezetésének hasznos lépései: Az intézményvezető feljegyzést küld a vezetőség és a szervezet minden tagjának, a folyamatot megindítja. A kockázat kezelésére vonatkozó dokumentum szétküldése. Csapatmunka a kockázatkezelés különböző szintjein. A képzési-oktatási keret egy részének átirányítása kifejezetten kockázati képzésre. A főbb szervezeti célkitűzések és a jelentősebb kockázatok széleskörű ismertetése.
1.4.1. A kockázatok felmérése A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a polgármesteri hivatalra ha valóban felmerülnek. A jegyző évről évre köteles meghatározni és aktualizálni a polgármesteri hivatal előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket az éves tervben kell rögzíteni.
Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani. A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a polgármesteri hivatalra, ha valóban felmerülnek.
1.4.2. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas módszerek meghatározása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a polgármesteri hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A kulcsfontosságú kockázatok azonosítása nemcsak abból a szempontból fontos, hogy ennek alapján lehet meghatározni azokat a területeket, ahol a kockázatértékelési forrásokat biztosítani kell, hanem azért is szükséges, hogy ennek alapján legyen meghatározva az egyes vezetők felelőssége az adott kockázatokért. A kockázat azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a költségvetési szerv vezetője ( jegyző ) végzi. A két leggyakrabban alkalmazott módszer a kockázatvizsgálat vagy a kockázati önértékelés. A kockázatvizsgálat során egy kifejezetten erre a célra alakult „munkacsoport” jön létre (akár szervezeten belüli, akár szervezeten kívüli tagokból), hogy felmérje a polgármesteri hivatal összes tevékenységének kapcsolatát a fő célkitűzésekkel és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat. A „munkacsoport” alapvető munkamódszere: az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján a csoport kialakítja a szervezet kockázati térképét.
32
szervezetre gyakorolt hatás magas
alacsony
A kockázati térkép elemzése:
mérsékelt kockázat
jelentős kockázat
alacsony kockázat
mérsékelt kockázat
alacsony magas bekövetkezés valószínűsége
A jobb felső negyedben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó negyed kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó negyed kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. Ez többféle módon történhet:
kérdőívek segítségével,
interjúk, vagy
tapasztalt szakértők által levezényelt munkamegbeszélések során.
A kockázatok beazonosításának folyamatához elengedhetetlen a szervezet célkitűzéseinek alapos ismerete, kezdve a legmagasabb szintű célokkal, lefelé egészen a napi működés céljainak szintjéig (pl. bérelszámolás, tárgyi eszköz beszerzés, stb.). A kockázatokat ezen ismeret alapján lehet felismerni, azonosítani. A kockázat felmérési-kezelési rendszer kiépítésének első célszerű lépése az adott szervezet stratégiai célkitűzéseit megismerni, és azokat vizsgálni. A könnyebb kezelhetőség érdekében érdemes ezek számát minimálisra szorítani (legfeljebb 10). Ez az egyszerűsítés megkönynyíti a célkitűzésekhez tartozó alapvető kockázatok elemzését, azonosítását. A kockázatok forrása lehet az intézményre/hivatalra nézve külső eredetű kockázat, vagy a szervezet saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. Az egyes szervezetek természetesen a bemutatotthoz képest egyéb kockázati kategóriákat is feltárhatnak, amelyek a saját munkájukkal kapcsolatosak. KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális
Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést.
Jogi és szabályozási
A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére.
Elemi csapások PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás Biztosítási
A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen.
33
A biztosítás elmulasztása. A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.
Felelősségvállalási TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működési
Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása.
Információs Kockázat-átviteli EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti
A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.
Egészség és biztonsági
A polgármesteri hivatal a kockázatazonosítás során a kockázati önértékelés módszerét alkalmazza. A kockázatvizsgálat során a szabályzat 4. sz. mellékletét kell alkalmazni. 1.4.3. A kockázatok értékelése A kockázatértékelés a szervezet céljai elérésével kapcsolatos kockázatok azonosításának és elemzésének, valamint a megfelelő válaszok meghatározásának folyamata. A folyamat magában foglalja
A kockázatok azonosítását: o
amelyek a szervezet céljaival kapcsolatosak;
o
amelyek átfogóak;
o
amelyek magukban foglalják a külső és belső tényezőkből eredő kockázatokat mind a szervezet, mind pedig egyes tevékenységek szintjén;
A kockázatok kiértékelését: o
a kockázat jelentőségének megbecslését;
o
a kockázatos esemény megtörténése valószínűségének értékelését;
A szervezet kockázatokra való hajlamosságának (kockázatérzékenységének, kockázattűrésének) értékelését;
A válaszok kialakítását a kockázatokra.
A kockázatokra való válaszadás négy alapvető típusát kell mérlegelni:
kockázat átadása (biztosítás révén);
kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt);
kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése);
kockázatos tevékenység befejezése.
Bizonyos típusú kockázatok számszerűsíthetők (számszakilag értékelhetők, pl. a pénzügyi kockázatok). Más kockázatok értékelésére csak sokkal szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre.
34
1.4.4. Az elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat a polgármesteri hivatal által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a jegyző felelős. A kockázati szint azt jelenti, ami felett a polgármesteri hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra. A kockázattűrő képesség meghatározása meglehetősen szubjektív, azonban a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. 1.4.5. A kockázatokra adható válaszok, kockázat-nyilvántartás A polgármesteri hivatal kialakítja sajátosságainak megfelelően az intézményi kockázat-nyilvántartást. A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően
a bekövetkezés valószínűségét,
az esetleg felmerülő kár mértékét,
a kockázat kezelésére javasolt intézkedést,
a felelős munkatárs nevét,
azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezet célkitűzései teljesüljenek,
illetve, ha a folyamatba épített ellenőrzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz a polgármesteri hivatal az adott konkrét területen.
A kockázatkezelési eseteket a jegyző elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. Az intézményi kockázat-nyilvántartást a pénzügyi osztályvezető vezeti. 1.4.6. Beépítés és felülvizsgálat A költségvetési szerv céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak a polgármesteri hivatal legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetők. Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat; ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete („profilja”) változott-e vagy sem.1.5. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. 1.6. Az elsőszintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer működése során végzendő kockázatelemzési feladatok figyelemmel az AHT- ban definiált fogalmakra 1.6.1. Szabályozottság Kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek szabályozása szükséges a polgármesteri hivatal működési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt,
szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel a kockázati tényező jelentős,
35
szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára.
1.6.2. Szabályosság A kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve tevékenységek folyamatgazdáinak figyelmét a szabályzatok, illetve azok egyes elemeinek betartására. 1.6.3. Gazdaságosság A kockázatelemzés során fel kell tárni
az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik.
a vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására,
a gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a költségvetési szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani.
A kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. 1.6.4. Eredményesség A kockázatelemzés során eszközeit felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében számításokkal, közvélemény kutatásokkal, egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. IV. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 1. Kontrolltevékenységek A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, amelyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezet belső szabályzataiban az alábbiakat szabályozni:
engedélyezési és jóváhagyási eljárások,
az információkhoz való hozzáférés,
fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz)
beszámolási eljárások.
A kontrolltevékenységek azok az elvek és eljárások, amelyeket a kockázatok meghatározása és a szervezet céljainak elérése érdekében alakítanak ki. Ahhoz, hogy a kontrolltevékenységek hatékonyak legyenek, megfelelőnek, az adott időszakra vonatkozó tervnek megfelelően funkciójukat tekintve következetesnek, valamint költség-hatékonynak, átfogónak, ésszerűnek, továbbá közvetlenül a kontroll célokra vonatkozónak kell lenniük.
36
A kontrolltevékenységek jelen vannak az egész szervezetben, annak minden szintjén. Magukban foglalják a különböző megelőző és feltáró kontrollok egész sorát, mint:
az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat;
a feladat- és felelősségi körök elhatárolását;
a forrásokhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférés kontrollját;
az igazolást;
az egyeztetéseket;
a működési teljesítmény vizsgálatát;
a műveletek, folyamatok, tevékenységek vizsgálatát;
a felügyeletet (feladatkijelölést, engedélyezést, felülvizsgálatot és jóváhagyást (útmutatást és képzést).
A szervezetnek megfelelő egyensúlyt kell biztosítania a megelőző és feltáró kontrolltevékenységek között. A célok elérése érdekében a kontrolltevékenységekhez szükségszerűen helyrehozó műveleteknek kell kapcsolódnia. 1.1. Engedélyezési és jóváhagyási eljárások A tranzakciók és események engedélyezését és végrehajtását a személyek csak felhatalmazottságuk keretein belül teljesíthetik. Az engedélyezés a fő eszköz annak biztosítására, hogy csak a vezetés szándékának megfelelő, indokolt tranzakciókat és eseményeket kezdeményezzenek. Az engedélyezési feltételeknek való megfelelés azt jelenti, hogy az alkalmazottak az utasításoknak és a vezetés, vagy a jogszabályok által szabott korlátozásoknak megfelelően cselekszenek. 1.2. A feladatkörök elhatárolása (engedélyezés, feldolgozás, nyilvántartásba vétel, felülvizsgálat) A hiba, vagy hibás műveletek kockázatának, valamint annak a kockázatnak a csökkentése, hogy az ilyen problémákat nem észlelik, nem valósítható meg az események minden fontos szakaszának egyetlen személy, vagy csoport általi kontrollja által. A feladatkörök, és a felelősségek több személyre történő felosztása biztosítja a hatékony és kiegyensúlyozott kontrollt. Az ezzel kapcsolatos fő feladatkörök keretébe tartozik a tranzakciók kezdeményezésének és nyilvántartásba vételének engedélyezése, a feldolgozás, a felülvizsgálat, vagy a tranzakciók ellenőrzése. A személyek közötti összejátszás csökkentheti, vagy teljesen megszüntetheti az ilyen kontrolltevékenységek hatékonyságát. Egy kis szervezetben lehet, hogy túl kevés az alkalmazott ahhoz, hogy a feladatkörök elhatárolása teljességgel megvalósítható legyen. Ilyen esetekben a vezetésnek különösen figyelnie kell a kockázatokra, és gondoskodnia kell a hiányzó kontrollok helyettesítéséről (kompenzálásáról). Az alkalmazottak időszakonkénti rotációscseréje hozzájárulhat annak biztosításához, hogy ne egy személy foglalkozzon túlságosan hosszú ideig a tranzakciók, események lebonyolításának minden lényeges szakaszával. Az éves rendes szabadságok igénybevételének támogatása, vagy kötelezővé tétele csökkentheti a kockázatot azzal, hogy időlegesen másnak kell ellátnia az adott feladatot. 1.3. A forrásokhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférés kontrolljai A forrásokhoz és nyilvántartásokhoz való hozzáférést korlátozni kell az arra felhatalmazott személyekre, akik egyben elszámolási kötelezettséggel tartoznak a források megőrzéséért és/vagy felhasználásáért. A megőrzéssel kapcsolatos elszámolás bizonyítékaként szolgálnak az átvételi elismervények, nyugták, leltározási listák, vagy más nyilvántartások a megőrzésbe adásról, illetve a megőrzési kötelezettség átadásáról. A forrásokhoz való hozzáférés korlátozása csökkenti a felhatalmazás nélküli használat, vagy a költségvetési veszteségek lehetőségét, és elősegíti a vezetés utasításainak végrehajtását.
37
A korlátozás foka a forrás sebezhetőségétől és az eltulajdonítás, vagy rendeltetés ellenes használat kockázatától függ és ezeket időnként ki kell értékelni. A vagyontárgy sebezhetőségének értékelése során az értékét, hordozhatóságát, kicserélhetőségét kell mérlegelni. 1.4. Igazolások A gazdasági eseményeket, folyamatokat igazolni kell. (szakmai teljesítés igazolása) A Gazdálkodási szabályzatban kerül meghatározásra a szakmai teljesítés igazolásának szabályai. 1.5. Egyeztetések A nyilvántartásokat rendszeresen egyeztetni kell a megfelelő dokumentumokkal. A pénzforgalmi számlával kapcsolatos könyvelési nyilvántartásokat egyeztetni kell a számlakivonatokkal. Az analitikus nyilvántartások adatait a főkönyvi könyvelés adataival. A szervezet Számlarendje részletesen tartalmazza a gazdálkodás során szükséges egyeztetési feladatokat. 1.6. A működési teljesítmény vizsgálata A működési teljesítményt rendszeresen, meghatározott normákkal (standardokkal) összevetve rendszeresen értékelni kell a hatékonyság és eredményesség szempontjából. Ha a teljesítményvizsgálat megállapítja, hogy az aktuális teljesítés nem felel meg a meghatározott céloknak, vagy normáknak (standardoknak), a célok elérésére létrehozott folyamatokat és tevékenységeket meg kell vizsgálni a szükséges javítások meghatározása céljából. 1.7. A műveletek, folyamatok és tevékenységek felülvizsgálata A műveleteket, folyamatokat és tevékenységeket időnként felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek a hatályban lévő szabályozásoknak, irányítási elveknek, eljárásrendeknek és más követelményeknek. A szervezet tevékenységeinek az ilyen típusú felülvizsgálatát világosan meg kell különböztetni a belső kontroll monitoringjától, amelyet a VI. fejezet tárgyal. 1.8. Felügyelet (feladatkör meghatározás, felülvizsgálat és jóváhagyás, útmutatás és képzés) A hozzáértő felügyelet segítséget nyújt a kontroll célok eléréséhez. Egy dolgozó feladatkörének meghatározása, munkájának felülvizsgálata és jóváhagyása felöleli a következőket:
A dolgozói állomány minden egyes tagja feladatkörének, felelősségének és elszámolási (számadási) kötelezettségének világos meghatározása és tudomására hozatala;
Minden dolgozó munkavégzésének időszakonkénti felülvizsgálata a szükséges mértékben;
Az elvégzett munka jóváhagyása (igazolása) a kritikus pontokon annak biztosítása érdekében, hogy az a szándékolt irányban folyik.
A munka kiosztása (feladat- és felelősségi körök delegálása) a felügyeletet ellátó személy által nem csökkentheti a felügyelő személy elszámolási kötelezettségét ezekért a feladat- és felelősségi körökért. A felügyeletet ellátó személyeknek emellett biztosítania kell az alkalmazottak számára a szükséges útmutatást és a továbbképzést, hogy csökkentse a hibák, veszteségek, rossz műveletek lehetőségét, és biztosítsa, hogy a dolgozók megismerjék, megértsék és végrehajtsák a vezetés utasításait.
38
V. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNKIKÁCIÓ 1. Információs és kommunikációs rendszer A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Az információ és kommunikáció nélkülözhetetlen az összes kontroll célok megvalósításához. 1.1. Információ A megbízható információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali nyilvántartásba vétele és megfelelő osztályozása. A vonatkozó információt azonosítani kell, meg kell szerezni és közölni kell abban a formában és időben, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára a belső kontrollal és más feladatokkal kapcsolatos kötelezettségeik teljesítését (időbeni információ a megfelelő embereknek). Ezért a belső kontrollrendszert magát is, és az összes tranzakciókat és eseményeket is teljes mértékben dokumentálni kell. Az információs rendszerek olyan jelentéseket készítenek, amelyek mind pénzügyi, mind nem pénzügyi információkat tartalmaznak. Ez teszi lehetővé a tevékenységek folytatását és kontrollját. Nemcsak a szervezeten belül generált adatokkal foglalkoznak, hanem a szervezeten kívüli eseményekkel, tevékenységekkel és feltételekkel is, amelyek a döntéshozatalhoz és jelentéskészítéshez (beszámoláshoz) szükségesek. A vezetés képességét a megfelelő döntések meghozatalára alapvetően befolyásolja az információ minősége, amely magában hordozza azt a követelményt, hogy az információnak megfelelőnek, időben rendelkezésre állónak, aktuálisnak, pontosnak és elérhetőnek kell lennie. Az információ és kommunikáció nélkülözhetetlen az összes kontroll célok megvalósításához. A belső kontroll egyik célja teljesíteni az államháztartási elszámolási kötelezettséget. Ez megbízható és vonatkozó pénzügyi és nem pénzügyi információ biztosításával és ennek az információnak a megfelelő bemutatását és időbeni rendelkezésre bocsátását biztosító kommunikációs eszközökkel érhető el. A szervezet teljesítményével kapcsolatos információ és kommunikáció ad lehetőséget a műveletek szabályszerűségének, etikusságának, gazdaságosságosságának, hatékonyságának és eredményességének értékelésére. Számos esetben bizonyos információt kell biztosítani, illetve közölni a törvényeknek, szabályozásoknak való megfelelés érdekében. Az információra a szervezet minden szintjén szükség van az eredményes kontroll és a szervezet céljainak elérése érdekében. Ezért meg kell határozni, meg kell szerezni a vonatkozó és megbízható információt, és olyan formában és abban az időben kell az alkalmazottak tudomására hozni, hogy az lehetővé tegye a belső kontrollal kapcsolatos és más kötelezettségeik teljesítését. A megbízható és vonatkozó információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali, helyes nyilvántartásba vétele (rögzítése). A tranzakciókat és eseményeket azonnal, megtörténtüket követően rögzíteni kell, ha az információ releváns és értéket hordózó marad a vezetés számára a műveletekkel kapcsolatos kontrolltevékenység és döntéshozatal szempontjából. Ezt alkalmazni kell a tranzakciók és események teljes folyamatára, beleértve azok kezdeményezését, engedélyezését, a feldolgozási folyamat minden lépését, és a végső osztályozást az összesítő nyilvántartásokban.
39
Az azonnali könyvelést az összes dokumentáció napra készen tartása érdekében is el kell végezni a relevancia biztosítása érdekében. A szervezet Bizonylati rendje is szabályozza a könyvelésben történő rögzítés rendjét. A tranzakciók és események megfelelő, helyes osztályozása ahhoz is szükséges, hogy a vezetés megbízható információhoz jusson. Ez az információ megszervezését, kategorizálását, megfelelő formájúvá alakítását jelenti, amelyből a jelentések, ütemtervek és pénzügyi beszámolók készülnek. Az információs rendszerek olyan jelentéseket készítenek, amelyek mind pénzügyi, mind nem pénzügyi, többek között megfeleléssel kapcsolatos információkat tartalmaznak, ez teszi lehetővé a tevékenységek folytatását és kontrollját. Nemcsak a szervezeten belül generált adatokkal foglalkoznak, hanem a szervezeten kívüli eseményekkel, tevékenységekkel és feltételekkel is, amelyek a döntéshozatalhoz és jelentéskészítéshez (beszámoláshoz) szükségesek. A vezetés képességét a megfelelő döntések meghozatalára alapvetően befolyásolja az információ minősége, amely magában hordozza azt a követelményt, hogy az információ legyen:
megfelelő (azt az információt kapja, amire szükség van);
időben rendelkezésre álló (akkor biztosított, amikor szükség van rá);
aktuális (ez a legutolsó megszerezhető információ);
pontos (korrekt, hibátlan); és
elérhető (az érintett személyek könnyen hozzájuthatnak).
Az információ és a jelentéstétel, a belső kontrolltevékenységek és felelősségek, a hatékonyabb és eredményesebb monitoring megfelelő minősége biztosításának elősegítése érdekében magát a belső kontrollrendszert, valamint az összes tranzakciót és eseményt teljesen és világosan dokumentálni kell (vagyis folyamatábrák és folyamat leírások). Ennek a dokumentációnak naprakészen rendelkezésre kell állnia az ellenőrzés számára. 1.2. Kommunikáció A hatékony kommunikáció lefelé, horizontálisan és felfelé vertikálisan irányuló információ áramoltatást jelent a szervezetben, annak minden részében és teljes struktúrájában. A szervezet minden alkalmazottjához el kell jutnia a vezetés világos üzeneteinek arról, hogy a kontroll iránti felelősségeket komolyan kell venni. Minden alkalmazottnak tisztában kell lennie saját szerepével a belső kontrollrendszerben, valamint azzal, hogy saját tevékenysége hogyan viszonyul mások munkájához. Hatékony kommunikációra van szükség a külső partnerekkel is. A kommunikáció kiindulópontja az információ, amelynek ki kell elégítenie az egyes csoportok, vagy személyek azon várakozását, hogy az információ tegye lehetővé feladatkörük eredményes végrehajtását. Hatékony kommunikációt kell biztosítani minden irányban, lefelé, (horizontálisan) és felfelé (vertikálisan) a szervezet minden egységében és a teljes struktúrában. Az egyik legkritikusabb kommunikációs csatorna a vezetés és az alkalmazottak közötti kommunikáció. A vezetésnek naprakész információval kell rendelkeznie a teljesítményekről, fejlődésről, kockázatokról és a belső kontroll működéséről, valamint más vonatkozó eseményekről és kérdésekről. A vezetésnek is közölnie kell az alkalmazottakkal, hogy milyen információra van szüksége, és biztosítania kell a visszacsatolást és az utasításokat. A vezetésnek specifikusan és célzottan biztosítania kell a magatartással kapcsolatos elvárásokra vonatkozó kommunikációt is. Ez magában foglalja a szervezet belső kontroll szemléletével és a felelősségek megosztásával kapcsolatos világos megfogalmazását. A kommunikációnak rá kell irányítania a figyelmet a hatékony belső kontroll fontosságára és elválaszthatatlanságára minden tevékenységtől; a szervezet alkalmazottainak tudomására kell hozni a szervezet kockázatérzé-
40
kenységét és kockázattűrő képességét, fel kell hívni az alkalmazottak figyelmét szerepükre és felelősségükre a belső kontroll elemeinek működtetése és –támogatása vonatkozásában. Túl a belső kommunikáción a vezetésnek biztosítania kell a megfelelő eszközöket a külső partnerekkel való kommunikációhoz mind az információk adása, mind az információk megszerzése tekintetében, mivel a külső kommunikáció olyan inputot biztosíthat, amely különösen nagy hatást gyakorolhat arra, hogy a szervezet milyen mértékben éri el céljait. A belső és külső kommunikáció révén megszerzett információ (input) alapján a vezetésnek végre kell hajtania a szükséges műveleteket, és időben gondoskodnia kell azok hatásának nyomon követéséről. VI. MONITORING
1. A monitoring rendszer A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. A költségvetési szerv monitorig rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A belső kontrollrendszer teljesítmény-minőségének időnkénti kiértékeléséhez folyamatosan figyelemmel kell kísérni, és értékelni kell (együtt: monitoring) a rendszert. A monitoring rutintevékenységek, (folyamatos monitoring) vagy külön értékelések, vagy e kettő kombinációja révén valósul meg. A belső kontroll monitoring arra irányul, hogy biztosítsa a kontrolloknak a létrehozásuk szándékának megfelelő működését és a működés megfelelő módosítását a körülmények változása esetén. A monitoringnak értékelnie kell azt is, hogy vajon a szervezet feladatának teljesítése során a belső kontroll definiálása keretében meghatározott általános célok hogyan teljesülnek. Ezt a folyamatos monitoring, a külön értékelések, és e két megközelítés kombinációja valósítja meg annak biztosítása érdekében, hogy a belső kontroll folyamatos legyen a szervezet egészét és minden szintjét tekintve, és hogy a belső kontroll elérje az elvárt eredményeket.
1.1. Folyamatos monitoring A belső kontroll folyamatos monitoringja lényegében beépül a szervezet normális, ismétlődő működési tevékenységeibe. Magában foglalja a vezetés rendszeres felügyelet ellátó tevékenységét, valamint más műveleteket, amelyeket az alkalmazottak hajtanak végre feladatkörük ellátása keretében. A folyamatos monitoring tevékenységek kiterjednek az össze kontroll elemekre és magukban foglalják a szabályellenes, etikátlan, gazdaságtalan, nem hatékony és eredménytelen belső kontrollrendszer ellen irányuló műveleteket. A belső kontroll folyamatos monitoringja a szervezet normális, ismétlődő műveletei során történik meg. Végrehajtása folyamatosan, a történésekkel egy időben valósul meg, dinamikusan reagál a változó feltételekre, ezért hatékonyabb, mint a külön elvégzett értékelések, és a helyrehozó intézkedések feltételezetten kisebb költségekkel járnak. Mivel a külön értékelésekre a tényeket követően kerül sor, a problémák feltárása, azonosítása sokszor gyorsabban megtörténik a folyamatos monitoring által. 1.2. Külön értékelések
41
A külön értékelések gyakorisága és hatóköre elsősorban a kockázatértékeléstől és a folyamatos monitoring tevékenységek hatásosságától függ. A külön értékelések a belső kontrollrendszer eredményességének kiértékelésére irányulnak és céljuk biztosítani, hogy a belső kontroll az előre meghatározott módszerekkel és eljárásokkal elérje a kívánt eredményeket. A belső kontroll hiányosságait jelenteni kell a vezetés megfelelő szintjének. A monitoring által biztosítani kell, hogy az ellenőrzési megállapítások és ajánlások megfelelően és azonnal végrehajtásra kerüljenek. A külön értékelések elvégzésének eldöntéséhez a szervezetnek mérlegelnie kell mind a külső, mind a belső eseményekből eredő változások jellegét és nagyságát, és a változásokkal összefüggő kockázatokat; a kockázatokra válaszokat kialakító alkalmazottak hozzáértését és tapasztaltságát és a vonatkozó kontrollokat, valamint a folyamatos monitoring eredményeit. A kontrollok külön értékeléseit hasznos lehet közvetlenül a kontrollok eredményességére koncentrálni egy meghatározott időszakban. A külön értékelések megvalósíthatóak önértékelés formájában, vagy a kontrollok kialakításának felülvizsgálata és közvetlen tesztelése révén. A külön értékeléseket elvégezheti más külső szolgáltató, illetve belső ellenőr is. Általában a folyamatos monitoring és a külön értékelések egy bizonyos kombinációja elősegíti, hogy a belső kontroll hosszabb időn át megőrizze eredményességét. Minden eltérést, amelyet a folyamatos monitoring és a külön értékelések feltárnak, jelenteni kell annak a személynek, aki döntési pozícióban van a szükséges intézkedések megtétele tekintetében. Az „eltérés” fogalma magában foglalja az érzékelt potenciális, vagy tényleges hiányosságokat, vagy a belső kontroll megerősíthetőségét annak a valószínűségnek a megnövelése érdekében, hogy a szervezet elérje az általános célokat. A belső kontroll hiányosságairól szóló információ megfelelő személy számára történő biztosítása egy kritikus pontot képez. Listát, jegyzéket kell kialakítani arra, hogy az egyes szinteken milyen információra van szükség a hatékony döntéshozatalhoz. Az ilyen listáknak tükrözniük kell, hogy az adott szintű vezetőnek miről kell információkat kapnia, ami az irányítási felelőssége alá tartozó alkalmazottak műveleteire, vagy magatartására hatást gyakorol, valamint amely információk szükségesek a specifikus célok eléréséhez. A tevékenységek végzése során keletkező információ jelentése általában a normális csatornákon keresztül történik, ami lényegében azt jelenti, hogy egy adott funkció teljesítéséért egy meghatározott személy, valamint legalább az e személy felett közvetlenül álló vezető felelős. Mindamellett alternatív kommunikációs csatornáknak is léteznie kell az érzékeny (bizalmas, fontos, stb.) információk jelentésére, mint például a szabálytalan, helytelen cselekedetek. A belső kontroll monitoringjának ki kell terjednie azokra az elvekre, és eljárásrendekre, amelyek az ellenőrzések és más vizsgálatok megállapításai és ajánlásai haladéktalan megoldásának biztosítását szolgálják. A vezetők kötelesek
haladéktalanul kiértékelni az ellenőrzésekből és más vizsgálatokból származó megállapításokat, beleértve a szervezet tevékenységeit értékelő ellenőrök, vagy mások által jelentett hiányosságokat és ajánlásokat;
meghatározni a megfelelő intézkedéseket az ellenőrzésből, vagy más vizsgálatokból eredő megállapítások és ajánlásokra adandó válasz (probléma megoldás) tekintetében;
és meghatározott időkereteken belül teljes tájékoztatást adni mindazokról a műveletekről, intézkedésekről, amelyek kijavítják, megoldják a tudomására hozott ügyeket.
A megoldás folyamata akkor kezdődik, amikor az ellenőrzés, vagy más vizsgálat eredményeit jelentik a vezetésnek, és csak akkor fejeződik be, amikor a foganatosított intézkedések:
kijavították az azonosított hiányosságokat;
fejlődést eredményeztek, vagy
azt mutatják, hogy a megállapítások és ajánlások nem indokolnak vezetői intézkedéseket.
42
VII. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 161. § ának megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. A szabálytalanságok fajtáira néhány példát a szabályzat 5. sz. melléklete tartalmaz. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei:
a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.)
a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)
A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) bek. szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 2009. évi CXX. tv. kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.), valamint a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény megfelelő rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt., a Htv. megfelelő rendelkezései az irányadók.
43
2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a jegyző felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a jegyző felelőssége, hogy:
a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a polgármesteri hivatal,
a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető,
szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:
megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés)
keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
A szabálytalanságok kezelése - az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása - a költségvetési szerv vezetőjének a feladata, amely feladatot a költségvetési szerv vezetője a költségvetési szervben kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire átruházhatja. A polgármesteri hivatalban a szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a jegyző feladata. 3. A szabálytalanságok észlelése a belső kontroll rendszerben A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés során történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 3.1. A polgármesteri hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a polgármesteri hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén az irányító szervet kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a jegyzőt. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 3.2. A jegyző észleli a szabálytalanságot A jegyző illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. 3.3. A polgármesteri hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania.
44
3.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a polgármesteri hivatalnak intézkedési tervet kell kidolgozni. 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A jegyző felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a jegyző vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. 5. Intézkedések, eljárások nyomon követése A polgármesteri hivatal vezetője:
nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét,
figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását,
a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A jegyző feladata:
a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik;
egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;
nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;
Az eljárásrend kiadmányozása mellett a költségvetési szerv vezetője dönthet úgy, hogy:
szakértői csoport értékelje a költségvetési szerv működése során előforduló szabálytalanságokat, és a szakértői csoport egyúttal javaslatot tesz a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedésekre; ebben az esetben a csoport működését is szabályozni kell.
szabálytalansági felelőst jelöl ki a szabálytalanságok észlelésére és a kapcsolódó intézkedések koordinálására; ebben az esetben a szabálytalansági felelős munkaköri leírása tartalmazza a feladatot, a jelentési kötelezettségeket.
az általános, a költségvetési szerv egészére érvényes elveket, kötelezettségeket tartalmazó eljárásrend mellett, az egyes szervezeti egységek vezetői kötelesek a saját szervezeti egységeik tevékenységének szabályo-
45
zása során a szabályzattól való eltérés eseteit, az eltérés, a szabálytalanság következményeit, a korrekciók, intézkedések eseteit, a nyilvántartás és jelentés folyamatait is szabályozni.
VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉS Tamási Város Polgármesteri Hivatalának BELSŐ KONTROLLRENDSZERE 2011………………………napjától lép hatályba. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell.
Dátum: 2011.. ………………………
46
1. sz. melléklet
A TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL
ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA (minta, melyet az intézményi sajátosságok figyelembevételével tovább kell bővíteni)
47
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala
1
2
3
4
Intézményi bevéte- 292/2009. lek és kiadások (XII.19.) tervezése Korm. r. SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend Önkormányzati 292/2009. költségvetés kon- (XII.19.) cepciójának elké- Korm. r. szítése SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend Intézmények, és 292/2009. önkormányzatok (XII.19.) önállóan gazdálKorm. r. kodó intézményei SZMSZ költségvetési jaKollektív vaslatának elkészí- szerződés tése Ügyrend A képviselő292/2009. testület, közgyűlés (XII.19.) jóváhagyja a Korm. r. költségvetési kon- SZMSZ cepciót
Előkészítő: számviteli Költségvetési dolgozók javaslat elkéKoordináló: Gazda- szítése sági vezető, jegyző
Felelős: gazda- Tárgyév sági vezető, nov. 30. jegyző a következő évre
nincs
nincs
nincs
nincs
Előkészítő: számviteli Költségvetési dolgozók, javaslat elkéKoordináló: Gazda- szítése sági vezető, jegyző
Felelős: gazda- Tárgyév sági vezető, nov. 30. jegyző a következő évre
nincs
nincs
nincs
nincs
Előkészítő: részben önálló int. vezetői Koordináló: Gazdasági vezető, jegyző
Felelős: gazda- Tárgyév sági vezető, nov. 30. jegyző a következő évre
nincs
nincs
nincs
nincs
Tárgyév nincs február 15.
nincs
nincs
nincs
Költségvetési javaslat elkészítése
Előkészítő: pénzügyi, Költségvetési Felelős: jegyző (gazdasági, ügyrendi) rendelet elkébizottság szítése Koordináló: jegyző
48
Sorszám
5
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Az intézmények, önkormányzatok elkészítik végleges költségvetésüket
292/2009. (XII.19.) Korm. r. SZMSZ Ügyrend
Végrehajtó: számviteli Elemi költFelelős: gazda- Tárgyév nincs dolgozók ségvetés elké- sági vezető február 28. Koordináló: gazdasá- szítése jegyző gi vezető, jegyző
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ügyrendben nincs leírtak szerint
Az eredeti előirányzatokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Befektetett eszközök ellenőrzési nyomvonala
1
2
Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.)
Állomány csökkenés (értékcsökkenés, értékvesztés, selejt, hiány, stb.)
Befektetett eszközök értékesítése 3
Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: kontírozó könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: analitikus könyvelő
Bevételezési bizonylat, Üzembehelyezési jzk. Nyilvántartó karton
Felelős: gazda- Folyama-tos Ügyrendben Ügyrendben sági vezető leírtak sze- leírtak szerint Kötelezettségrint vállaló: ügyrend szerint
Előkészítő: analitikus könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: analitikus könyvelő
Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek
Felelős: gazdasági vezető Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint
Előkészítő: analitikus könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
ÁllományÜgyrendben Ügyrendben csökkenési bi- Felelős: gazda- Folyama-tos leírtak sze- leírtak szerint zonylat és sági vezető rint számla kiállítása
Pénzforgalmi számla vagy pénztár
Écs: neÜgyrendben Ügyrendben nincs gyed-évet leírtak sze- leírtak szerint követő 15. rint nap Egyéb: évet követő január 31 Pénzforgalmi számla vagy pénztár
negyedévenként összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé
negyedévenként, illetve szükség szerint összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Könyvvezetésben a bevétel megjelenik.
49
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Készletek, követelések, értékpapírok ellenőrzési nyomvonala
1
Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.)
Állomány csökkenés (értékvesztés, selejt, hiány, stb.) 2
Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Számviteli politika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: kontírozó könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: analitikus könyvelő
Bevételezési bizonylat, Nyilvántartó karton
Felelős: gazda- Folyamasági vezető tos Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint
Előkészítő: analitikus könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: analitikus könyvelő
Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek
Felelős: gazdasági vezető Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Értékv Ügyrendben Ügyrendben nincs esz-tés leírtak szerint leírtak szerint negyedévet követő 15.
Szükség szerint, de legalább negyedévenként öszszesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Szükség szerint, de legalább negyedévenként, öszszesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé
Egyéb: évet köv. január 31 3
Számlarend Készletek, értékesí- Számviteli potése litika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: analitikus könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Készletcsökkenési bi- Felelős: gazda- Folyamazonylat és sági vezető tos számla kiállítása
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Az analitikus nyilvántartásból ki kell vezetni. A főkönyvi könyvelésben a bevételt könyvelni kell.
50
Sorszám
4
5
6.
7
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Számlarend Értékpapírok érté- Számviteli pokesítése litika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Követelések Számviteli poadósok, vevők litika nyilvántartásba Értékelési vétele szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend Adósok, vevők Számviteli poÁllománylitika változása Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. Különféle kapott Számlarend kölcsönök, támo- Számviteli pogatások litika Értékelési szabályzat 249/2000. (XII.24.) K.r.. Szerződés
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Előkészítő: analitikus könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Kiadási pb. kiállítása az Felelős: gazda- Folyamaértékpapír ki- sági vezető tos vezetéséről
Előkészítő: számviteli dolgozó számla vagy Koordináló: Gazda- nyugta kiállísági vezető tása Végrehajtó: számviteli dolgozó
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Az analitikus nyilvántartásból ki kell vezetni. A főkönyvi könyvelésben a bevételt könyvelni ell. Az analitikus nyilvántartásban könyvelni kell.
Felelős: élelme- Folyamazésvezető szám- tos viteli dolgozó
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Előkészítő: számviteli Összesítő feldolgozó adás, jegyzék Koordináló: Gazda- elkészítése sági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Felelős: Számviteli dolgozók
Ellenőrzés: Ügyrendben nincs gazdasági ve- leírtak szerint zető
A főkönyvi könyvelésben az állományváltozást könyvelni kell
Előkészítő: számviteli Szerződések dolgozó elkészítése Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Felelős: gazda- Folyamasági vezető, tos jegyző Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Negyedévet/ évet követő 15. nap
51
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Pénzügyi elszámolások ellenőrzési nyomvonala 1
2
Pénztári be és kifi- Pénzkezelési zetések elszámolá- szabályzat sa Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: pénztáros Koordináló: gazdasági vezető Végrehajtó: pénztáros
Bevételi és kiadási pénztárbizonylat kiállítása
Felelős: pénztáros Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint
Folyamatos
Ügyrend szerint
Ügyrend szerint
Pénztár
Pénzforgalmi számlaszámlára befolyt bevételek és teljesített kiadások
Előkészítő: kontírozó könyvelő Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: főkönyvi könyvelő
Utalványrendelet kiállítása
Felelős: főFolyamakönyvi könyvelő tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrend szerint
Ügyrend szerint
Pénzforgalmi számla
Számlarend, Ügyrend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Naponta, vagy időszakonként a főkönyvben a pénztárzárás alapján könyvelni kell Naponta a számlakivonat alapján a bevételeket és kiadásokat könyvelni kell
Kötelezettségek, szállítók ellenőrzési nyomvonala 1
Szállítók nyilvántartásba vétele
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
2
Szállítók állományváltozása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: számviteli dolgozó Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó Előkészítő: számviteli dolgozó Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Utalványrendelet kiállítása
Felelős: számviteli dolgozók FolyamaKötelezettségtos vállaló: ügyrend szerint
Összesítő feladás, jegyzék elkészítése
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben nincs leírtak szerint leírtak szerint
NegyedEllenőrzés: Ügyrendben nincs évet/ évet gazdasági ve- leírtak szerint követő 15. zető nap
Az analitikus nyilvántartásban a kötelezettségnöveke dést könyvelni kell A főkönyvi könyvelésbe az állomány változást könyvelni kell
52
Sorszám
3
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Munkavállalókkal kapcsolatos kötelezettségek (növekedés, csökkenés)
Számlarend SZMSZ Kollektív szerződés 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend, Szerződés 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Különféle kölcsönök, támogatások
4
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Előkészítő: számviteli Határozat, dolgozó jegyzőkönyv Koordináló: Gazdaelkészítése sági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Felelős: gazdasági vezető, Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Folyamatos
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Előkészítő: számviteli Különféle dolgozó szerződések Koordináló: Gazdaelkészítése sági vezető Végrehajtó: számviteli dolgozó
Felelős: gazdasági vezető, Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Folyamatos
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
Az analitikus nyilvántartásban és főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Költségvetési kiadások ellenőrzési nyomvonala Személyi juttatások 1
Személyi jellegű kiadások elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
2
Munkaadót terhelő járulékok elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. SZJA tv. TB. jogszab.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Utalványrendelet kiállítása, bértabló elkészítése,
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartás alapján
Felelős: számvi- Tárgyhó- Ügyrendben Ügyrendben Pénzforteli dolgozók napot kö- leírtak szerint leírtak szerint galmi Kötelezettségvető 12-ig számla vállaló ügyrend szerint
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
53
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Dologi kiadások 1
2
3
4
Anyag, készlet beszerzés költségkénti elszámolása
Számlarend Számviteli politika Anyaggazdálkodási szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Szolgáltatási kiSzámlarend adások elszámolá- 249/2000. sa (XII.24.) Korm. r.
Különféle dologi Számlarend kiadások elszámo- 249/2000. lása (XII.24.) Korm. r. Beszerzéshez kapcsolódó általános forgalmi adó kiadások elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. ÁFA tv.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Utalványrendelet, Kiadási pénztár-bizonylat kiállítása
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása ÁFA analitika
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Felelős: analiti- Folyamakus nyilvántartó tos Kötelezettségvállaló nincs
Ellenőrzés: Ügyrendben Pénzforgazdasági ve- leírtak szerint galmi zető számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
54
Sorszám
5
6
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Egyéb folyó kiSzámlarend adások elszámolá- 249/2000. sa (XII.24.) Korm. r. Ellátottak pénzbe- Számlarend li juttatásainak el- Pénzkezelési számolása szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása Utalványrendelet, Kiadási pénztárbizonylat kiállítása
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Felelős: számvi- Folyamateli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A kiadásokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Költségvetési bevételek ellenőrzési nyomvonala Intézményi működési bevételek 1
Alaptevékenység, sajátos tevékenység, vállalkozási tevékenység bevétele
2
A bevételhez kapcsolódó általános forgalmi adó elszámolása
Számlarend, Önköltségszámítási szabályzat 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. ÁFA tv.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása
Felelős: szám- Folyamaviteli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak sze- leírtak szerint galmi rint számla vagy pénztár
A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása
Felelős: szám- Folyamaviteli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak sze- leírtak szerint galmi rint számla vagy pénztár
A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
55
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Felhalmozási és tőke jellegű bevételek 1
Felhalmozási és Számlarend tőkejellegű bevéte- 249/2000. lek (XII.24.) Korm. r.
2
A bevételhez kapcsolódó általános forgalmi adó elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. ÁFA tv.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Folyamatos
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Számla, nyugta, bevételi pénztárbizonylat kiállítása
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Folyamatos
Ügyrendben Ügyrendben Pénzforleírtak szerint leírtak szerint galmi számla vagy pénztár
A bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Támogatások, pénzforgalom nélküli bevételek
1
2
Irányító szervtől kapott költségvetési támogatás elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: számviteli Előirányzat dolgozók felhasználási Koordináló: Gazda- terv sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Folyamatos
Ügyrendben Ügyrendben le- Pénzforleírtak sze- írtak szerint galmi rint számla
A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Egyéb kapott támogatás elszámolása (pályázat)
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Szerződés
Előkészítő: számviteli Pályázat i dolgozók szerződés elKoordináló: Gazda- készítése sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: szám- Folyamaviteli dolgozók tos Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Ügyrendben Ügyrendben le- Pénzforleírtak sze- írtak szerint galmi rint számla
A kapott támogatást a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
56
Sorszám
3
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Pénzforgalom nél- Számlarend, küli bevételek el249/2000. számolása (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: Gazdasági vezető Kötelezettségvállaló nincs
Analitikus nyilvántartás, összesítő feladás
Féléves: Ellenőrzés: Félévet gazdasági követő 15- vezető ig Éves: tárgyévet követő 12ig
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ügyrendben le- nincs írtak szerint
A feladások alapján a pénzforgalom nélküli bevételeket a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell.
Az intézmény zárlati feladatai ellátásának ellenőrzési nyomvonala Havi zárlati feladatok 1
2
3
Pénzforgalmi számlák záróegyenlegeinek egyeztetése a főkönyvi könyveléssel
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat készítéKoordináló: Gazda- se sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Hónapot követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az eltérést könyvelni kell
A pénztárjelentés adatainak egyeztetése a pénztárban található készpénzzel
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Pénztárdolgozók jelentés elkéKoordináló: Gazda- szítése sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Hónapot követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az eltérést könyvelni kell
Havi ÁFA bevalló intézménynél a bevallás adatainak egyeztetése a tényleges befizetéssel
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Áfa analitika, dolgozók ÁFA bevallás Koordináló: Gazda- elkészítése sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Hónapot követő 20-ig
nincs
nincs
van
Az egyeztetés-nek nincs, az eltérést könyvelni kell
57
Sorszám
4
5
6
A téma vagy feladat megnevezése Az 1-5 számlaosztályban könyvelt kiadások egyeztetése a 6-7-es számlaosztályban elszámolt kiadásokkal A pénzforgalmi számlákon könyvelt kiadások egyeztetése az átvez. számlákon elszámolt bevételekkel és kiadásokkal Havi pénzforgalom egyeztetése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat alapján Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Hónapot nincs követő 15ig
nincs
nincs
Az egyeztetés-nek nincs
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: számviteli Előirányzat dolgozók felhasználási Koordináló: Gazda- terv sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Hónapot nincs követő 15ig
nincs
nincs
Az egyeztetésnek nincs
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kivezető vonat Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: Gazdasági vezető Kötelezettségvállaló: Intézményvezető
Hónapot nincs követő 15ig
nincs
nincs
Az egyeztetésnek nincs
58
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Negyedéves zárlati feladatok (a havi zárlati feladatokon túlmenően) Negyedéves ÁFA bevalló intézmény a bevallás adatainak egyeztetése a tényleges befizetéssel Beruházási és felújítási számlák egyeztetése az analitikus nyilvántartással
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
3
Függő, átfutó kiadások egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal
4
1
2
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
ÁFA analiti- ÁFA analitika, ka, ÁFA beÁFA bevallás vallás elkészí- elkészítése tése
Negyedévet követő 20-ig
nincs
nincs
nincs
Az egyeztetésnek nincs, az eltérést könyvelni kell
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az eltérést könyvelni kell
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az eltérést könvelni kell
Felhalmozási köte- Számlarend lezettség-vállalás 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkvi könyv. felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
A kötelezettség-vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell.
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
59
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Pénzeszközátadás kötelezettségvállalása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
5
A kötelezettség-vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
6
Működési célú kö- Számlarend telezettség-vállalás 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
A kötelezettség-vállalást a 0-s számlaosztályban könyvelni kell.
Állomány változások elszámolása (követelések, kötelezettségek, bef. pü. eszközök, készletek, befejezetlen beruházások Tervszerinti értékcsökkenés elszámolása
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Összesítő feladás az analitikus nyilvántartásból a főkönyvi könyvelés felé
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az állományváltozást könyvelni kell
Számlarend Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó:
Összesítő feladás az analitikus könyvelésből
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Negyedévet követő 15-ig
nincs
nincs
nincs
Az állományváltozást könyvelni kell
7
8
60
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
1
A közvetett kiadások szakfeladatra történő felosztása
2
Előirányzatmódosítások egyeztetése
1
2
Terven felüli értékcsökkenés, értékvesztés, értékhelyesbítés elszámolása Különféle árfolyamkülönbözetek elszámolása
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Féléves zárlati feladatok ( a negyedéves zárlati feladatokon túlmenően) ellenőrzési nyomvonala Számlarend Előkészítő: Számviteli Összesítő fel- Felelős: szám- Félévet kö- nincs nincs Számviteli poli- dolgozók adás a köny- viteli dolgozók vető 31-ig tika, Koordináló: Gazda- velésből mu- KötelezettségÖnköltségsági vezető tató-számok vállaló nincs számítási Végrehajtó: Számvite- alapján szabályzat li dolgozók 249/2000. (XII.24.) Korm.r. Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló nincs
Félévet követő 31-ig
nincs
nincs
Speciális éves zárlati feladatok (az általános zárlati feladatokon túlmenően) ellenőrzési nyomvonala Számlarend Előkészítő: számviteli Összesítő fel- Felelős: számvi- Tárgynincs nincs Számviteli po- dolgozók adás az anali- teli dolgozók évet kölitika, Értéke- Koordináló: Gazda- tikus könyve- Kötelezettségvető 31lési szabályzat sági vezető lésből vállaló nincs ig 249/2000. Végrehajtó: Számvite- jegyző(XII.24.) li dolgozók könyvek alapKorm. r. ján Számlarend Előkészítő: Számviteli Összesítő fel- Felelős: számvi- Tárgynincs nincs Számv. pol dolgozók adás az anali- teli dolgozók évet köÉrtékelési Koordináló: Gazda- tikus könyve- Kötelezettségvető 31szab. sági vezető lésből vállaló nincs ig 249/2000. Végrehajtó: Számvite(XII.24.) li dolgozók
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
nincs
A felosztást könyvelni kell
nincs
Eltérés esetén a módosítást könyvelni kell.
nincs
Könyvelni kell.
nincs
Könyvelni kell
61
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Korm. r. Az „Intézményi beszámolás” ellenőrzési nyomvonala Féléves és éves beszámoló jelentés A könyvvezetés utóellenőrzése (főkönyv és analitikák)
Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
2
Főkönyvi kivonat egyeztetése
Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
3
Leltározás, egyeztetés
Számlarend, 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Leltárkészítési szabályzat
4
Leltár jóváhagyása
Leltárkészítési szabályzat
1
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Leltározó bizottság, számviteli dolgozók
Könyvelési naplók és könyvelési alapbizonylatok
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
Könyvelési Felelős: Számvinaplók és fő- teli dolgozók könyvi kivonat Kötelezettségvállaló: nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
Leltárfelvételi ívek, főkönyvi kivonat és analitikus nyilvántartás,valamint a könyvelési alapbizonylat
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: nincs
Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Számviteli dolgozók Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: nincs
TárgyEllenőrzés: nincs évet köve- gazdasági vető 31-ig zető
nincs
nincs
Előkészítő: Számviteli Leltár és bidolgozók zonylatai Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Leltározó bizottság
62
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Könyvviteli mérleg Számlarend, összeállítása, jó249/2000. váhagyása (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat leltár, Koordináló: Gazda- mérleg sági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: nincs gazdasági vezető Érvényesítés nincs
nincs
nincs
5
Pénzforgalmi jeSzámlarend, lentés összeállítása 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
6
Főkönyvi kivonat, pénzforgalmi jelentés
A pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai
1
2
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt SZJA összege
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt munkavállalót terhelő egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék összege
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat, analitiKoordináló: Gazda- kus nyilvánsági vezető tartás, Végrehajtó: Számvite- Pénzforgalmi li dolgozók jelentés melléklete
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
63
Sorszám
3
4
5
6
7
A téma vagy feladat megnevezése
A munkáltató által levont és az adóhatóságnak átutalt munkavállalókat terhelő magánnyugdíjpénztári tagdíj összege A munkáltatót terhelő betegszab. öszszefüggő kifizetések összege és a pénzbeni juttatásban részesített dolgozók száma Társadalombiztosítási és családtámogatási kifizetőhely által folyósított családi pótlék, táppénz, egyéb társadalombiztosítási ellátás összege Életbiztosítás és vagyonbiztosítás címén kiadásként elszámolt összeg
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló: Ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés nincs
nincs
nincs
nincs
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Számlarend 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Számlarend, Kollektív szerződés 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat, analitiKoordináló: Gazda- kus nyilvánsági vezető tartás,
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Felelős: számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend
Félévet/ Tárgyévet követő 31-
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés
nincs
nincs
nincs
A munkáltató által Számlarend levont munkaválla- 249/2000. lói járulék összege (XII.24.) Korm. r.
64
Sorszám
8
9
10
11
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
A személyi juttatá- Számlarend sokra, munkaadókat terhelő járulékokra és a kamatkiadásokra vonatkozó költségszámításokhoz szükséges kiegészítő adatok A dologi kiadások- Számlarend ból 5%-os, 20%-os kulcsú ÁFA adóalap összege
A valutapénztárban lévő valuta készlet és a devizaszámlán lévő deviza mérlegfordulónapi értékelésekor – az egyéb dologi kiadások között – elszámolt árfolyamvesztesége illetve – az egyéb bevételek között – elszámolt árfolyam nyeresége A tárgyévben behajthatatlan követe-
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Végrehajtó: Számvite- Pénzforgalmi li dolgozók jelentés melléklete Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kidolgozók vonat, analitiKoordináló: Gazda- kus nyilvánsági vezető tartás, Végrehajtó: Számvite- Pénzforgalmi li dolgozók jelentés melléklete
szerint
ig
ügyrend szerint
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Számlarend, Előkészítő: Számviteli Főkönyvi ki- Felelős: SzámSzámviteli po- dolgozók vonat, analiti- viteli dolgozók
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Ellenőrzés: Gazdasági
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgy-
65
Sorszám
A téma vagy feladat megnevezése lésként leírt összeg
12
13
14
A tárgyévben elengedett követelések értéke
A tartós hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok közül a mérleg fordulónapot követő évben lejáró értékpapírok könyv szerinti értéke Előirányzatmaradvány összeállítása
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
kus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete Számlarend, Előkészítő: Számviteli Főkönyvi kiSzámviteli po- dolgozók vonat, analitilitika Koordináló: Gazda- kus nyilván249/2000. sági vezető tartás, (XII.24.) Végrehajtó: Számvite- Pénzforgalmi Korm. r. li dolgozók jelentés melléklete
Kötelezettségévet köve- vezető vállaló ügyrend tő 31-ig Érvényesítés szerint ügyrend szerint Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, Pénzforgalmi jelentés melléklete
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, előirányzat maradvány kimutatás táblázat
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
litika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
A kiegészítő mellékletek összeállítása
1
A költségvetési szerv SZMSZ Előkészítő: Számviteli Főkönyvi ki- Felelős: Számlétszáma és személyi Számlarend, dolgozók Koordináló: vonat, analiti- viteli dolgozók juttatásai Számviteli po- Gazdasági vezető kus nyilvánKötelezettség-
Félévet/ Ellenőrzés: Tárgy-évet Gazdasági követő 31- vezető
66
Sorszám
2
3
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
litika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. A költségvetési elő- Számlarend, irányzatok és a Számviteli popénzforgalom egyez- litika tetése 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Végrehajtó: Számvite- tartás, kiegé- vállaló ügyrend ig li dolgozók szítő melléklet szerint
Érvényesítés ügyrend szerint
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Az immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök állományának alakulása
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
67
Sorszám
4
5
6
7
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. A normatív, a norSzámlarend, matív kötött felhasz- Számviteli ponálású állami hozzá- litika járulás, a cél- és 249/2000. címzett támogatás, a (XII.24.) központosított előKorm. r. irányzatok elszámolása A letéti számla pénz- Számlarend, forgalma Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettség-vállaló ügyrend szerint
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint Főkönyvi ki- Felelős: Számvi- Félévet/ Ellenőrzés: vonat, analiti- teli dolgozók Kö- Tárgy-évet Gazdasági kus nyilvántelezettségkövető 31- vezető tartás, kiegé- vállaló ügyrend ig Érvényesítés szítő melléklet szerint ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
A központi költségvetésből és egyéb forrásból folyósított ellátások részletezése
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Az irányító szerv év végi maradvány elszámolási számlájának forgalma
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
68
Sorszám
8
9
10
A téma vagy feladat megnevezése
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
A követelések és kö- Számlarend, telezettségek álloSzámviteli pományának alakulása litika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Az immateriális ja- Számlarend, vak, tárgyi eszközök Számviteli poás tartós tulajdoni litika részesedést jelentő 249/2000. befektetések értékhe- (XII.24.) lyesbítésé-nek alaKorm. r. kulása
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettség-vállaló ügyrend szerint
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettség-vállaló ügyrend szerint
A befektetett eszk., követelések, készletek és értékpapírok értékvesztésének alakulása
Jogszabályok (belső, speciális)
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint Félévet/ Ellenőrzés: Tárgy- Gazdasági évet kö- vezető vető 31- Érvényesítés ig ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
Félévet/ Tárgyévet követő 31ig
69
Sorszám
11
12
13
14
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
A tárgyi eszközök – az ingatlanok kivételével – és üzemeltetésre, kezelésre átadott, eszközök tárgyévi nyitó bruttó értékének egyes ágazatok szerinti megoszlása az önkormányzatoknál és az önkorm. intézményeknél A helyi önkormányzatok adósságszolgálatának évenkénti alakulása
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgyévet követő 31-ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r. Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Főkönyvi kivonat, analitikus nyilvántartás, kiegészítő melléklet
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint Főkönyvi ki- Felelős: Szám- Félévet/ Ellenőrzés: vonat, analiti- viteli dolgozók Tárgy-évet Gazdasági kus nyilvánKötelezettség- követő 31- vezető tartás, kiegé- vállaló ügyrend ig Érvényesítés szítő melléklet szerint ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
nincs
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés
nincs
nincs
nincs
A kötelezettségvállalások állományának alakulása, ezen belül elkülönítetten az EU támogatási programok köt. vállalásának és fin. alakulása Az intézményi költségvetés beszámolójának szöveges indoklása
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
70
Sorszám
15
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
Az előző költségvetési évben az ellenőrzés által feltárt hiányosságok módosításainak szöveges indoklása
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók
Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint
nincs
nincs
nincs
Előkészítő: Számviteli dolgozók Koordináló: Gazdasági vezető Végrehajtó: Számviteli dolgozók 292/2009.(XII.1 Előkészítő: pénzügyi, 9.) Korm. r. (gazdasági, ügyrendi) SZMSZ bizottság Koordináló: jegyző
Mérleg, Szöveges beszámoló jelentés
Felelős: Számviteli dolgozók Kötelezettségvállaló ügyrend szerint
Félévet/ Tárgy-évet követő 31ig
nincs
nincs
nincs
Zárszámadási Felelős: jegyző rendelet elkészítése
Tárgyévet követő április 30-ig
Ellenőrzés: Gazdasági vezető Érvényesítés ügyrend szerint nincs
nincs
nincs
nincs
Ellenőrzés: nincs Gazdasági vezető Pénzügyi osztályvezető jegyző
nincs
16
Az összeállított beszámoló jelentés egyeztetése az érintettekkel
17
Az intézményi beszámoló jelentés jóváhagyása
Számlarend, Számviteli politika 249/2000. (XII.24.) Korm. r.
Közbeszerzési eljárás ellenőrzési nyomvonala
1
Közbeszerzési igények 2003.évi tervezése CXXIX. tv. Közbeszerzési szabályzat
Előkészítő: pénzügyi, gazdasági, ügyintéző Koordináló: Gazdasági vezető, Pénzügyi oszt.vezető jegyző
Közbeszerzési Felelős: terv elkészíté- Gazdasági vezese tő jegyző, Pénzügyi osztályvezető,
Tárgyévet követő április 15ig
nincs
71
A téma vagy feladat megnevezése
Jogszabályok (belső, speciális)
Előkészítő, koorDokumendináló, végrehajtó tum elkészítése
Ajánlati felhívás közzététele
2003.évi CXXIX. tv. Közbeszerzési szabályzat
Előzetes öszszesített tájékoztató elkészítése, meghirdetése
Felelős: Gazdasági vezető jegyző, Pénzügyi osztályvezető,
Tárgyévet követő április 30ig
Ellenőrzés: nincs Gazdasági vezető Pénzügyi osztályvezető jegyző
nincs
nincs
2
Ajánlatok bontása, elbírálása,
Bizottság létrehozása, Jegyzőkönyv készítés
Felelős: Gazdasági vezető jegyző, Pénzügyi osztályvezető
folyama- Ellenőrzés: nincs tos Gazdasági vezető Pénzügyi osztályvezető jegyző
nincs
Nincs
3
Szerződés elkészítése
Ügyrendben meghatározottak szerint
Ügyrendben Ügyrendben meghatáromeghatározottak szerint zottak szerint
nincs
Szerződéskötés
Kbtv. illetve Ptk. szerint
nincs
4
Statisztikai jelentés készítése
Jelentés elkésztése
nincs
Tárgyévet követő május 31.
Ellenőrzés: Jegyző igazgató
nincs
nincs
5
Sorszám
Előkészítő: pénzügyi, gazdasági, ügyintéző Koordináló: Gazdasági vezető, Pénzügyi oszt.vezető jegyző 2003.évi Előkészítő: CXXIX. tv. pénzügyi, gazdasági, Közbeszerzési ügyintéző szabályzat Koordináló: Gazdasági vezető, Pénzügyi oszt.vezető jegyző 2003.évi Előkészítő: CXXIX. tv. Gazdasági vezető, Közbeszerzési Pénzügyi oszt.vezető szabályzat Koordináló: igazgató jegyző 2003.évi Előkészítő: CXXIX. tv. Gazdasági vezető, Közbeszerzési Pénzügyi oszt.vezető Koordináló: igazgató jegyző
Felelős, köte- Határidő Ellenőrzés, lezettség Érvényesívállaló tés
Utalványozás Ellenjegyzés
nincs
Pénz- Könyvvezeügyi tel- tésben való jesítés megjelenés
72
2. sz. melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése
Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok megnevezése
Feladatkörök megnevezése
1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Intézményi költségvetés - azt intézményre vonatkozó költségvetési koncepció - az intézmény éves költségvetési terve -az intézmény költségvetésének módosításai - az intézményt érintő normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Féléves beszámoló 1.3. Éves beszámoló 1.4. Kötelezettségvállalás dokumentumai 1.3.Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések - értékesítések - selejtezés 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenőrzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása - előirányzat-felhasználási ütemterv - likviditási terv 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése 3. Egyéb gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési bevételi és kiadási előirányzatok könyvelése - eredeti előirányzatok - módosított előirányzatok 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése
73
3. sz. melléklet FOLYAMATOK KOCKÁZATA ÉS ELLENŐRZÉSE
Hatás*
Valószínűség*
Folyamat kockázatossága*
Ellenőrzési pontok vagy folyamatok leírása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Bekerülési érték meghatározása Tárgyi eszközök állományba vétele Analitikus nyilvántartás vezetése Értékcsökkenési leírás elszámolása Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége
Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Készletek nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás
M/K/A
M/K/A
M/K/A
A pénzügyi eszközök besorolása A bekerülési érték meghatározása Az analitikus nyilvántartás vezetése Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Befektetett pénzügyi eszközök értékelése a mérlegben Bekerülési érték meghatározása Készletek bevételezésének bizonylatolása Készletek kiadásának bizonylatolása Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Készletek értékelése a mérlegben Az ellenőrzött feladat- és hatáskörök szabályozása A helyi és a központi szabályozás érvényesülése „Utalványrendelet” jogszabályi előírásoknak való megfelelősége Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése
A folyamat leírása Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása
* Magas (3), közepes (2), vagy alacsony (1)
74
KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE 2010. év
Folyamat megnevezése
Összesített kockázatfelmérés
Folyamat jelentősége
kockázatossága
Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Készletek nyilvántartása
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás
M/K/A
M/K/A
M/K/A
Jelölések: Magas (3) Közepes (2) Alacsony (1)
75
4. sz. melléklet
KOCKÁZATKEZELÉS KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A számítógép Adatfeldolgomeghibásodik zás késedelmes. Az adatállomány törlődik, megsérül.
M
A
áthárítás
K
megelőzés X Karbantartási szerződés
Folyamat szabályozottsága igen nem X
Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok Lehetséges okoHatás zat
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A számlalevél nem érkezik meg időben Pénzszállítás Tárgyi eszközök szállítása
A kifizetés késedelmes, késedelmi kamat Az ellátmányt ellophatják Az eszköz sérülhet, rongálódhat
áthárítás
megelőzés
Folyamat szabályozottsága igen nem
A
M
K
X
X
M
A
K
X
X
K
A
A
X
X
76
Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Alkalmazási jogviszonyt megszüntető és egyéb bérszámfejtéshez kapcsolódó iratok nem érkeznek meg határidőben az intézményhez Szállítás, rakodás során a tisztítószerek csomagolása sérül A tisztítószer kiömlik
Nem történik meg időben a bér kifizetése
A dolgozót sérülés érheti
egészségkárosodás
A dolgozó izomzata, dereka sérülhet Közúti közleke- baleset dés
K
A
A
K
A
A
K
K
K
A
A
A
áthárítás
megelőzés X Alapdokumentumok nélkül nincs kifizetés
X Munkaruha beszerzése
X Védőeszköz biztosítás
Folyamat szabályozottsága igen nem X
X
X
Rakodás
A
A
A
X X Foglalkozásegészségügyi vizsgálat
X
77
Elemi csapások, meghibásodások Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Tűz, csőtörés A tevékenyséegyéb külső get átmenetileg meghibásodás nem tudja ellátni az intézmény
M
A
áthárítás
K
megelőzés X Biztosítás kötése
Folyamat szabályozottsága igen nem X
Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A dolgozó A munka során nem szerez tu- hiba következik domást időben be. a jogszabályi változásokról
M
A
K
áthárítás
megelőzés X Közlönyök, szakmai lapok beszerzése
Folyamat szabályozottsága igen nem X
78
TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Információs kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Az információ Adminisztráció áramlás lassú, ügyintézés hivagy az több bás lépcsőben jut el a végrehajtóhoz.
K
A
áthárítás
A
megelőzés X A vezető kötelessége a dolgozók tájékoztatása
Folyamat szabályozottsága igen nem X
EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZAT Személyi kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg
A teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni
A
A
A
áthárítás
megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott
Folyamat szabályozottsága igen nem X
79
Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A dolgozó figyelmetlen
A munka során hibázik
A személyi ál- Az intézmény lományban túllépi a bérkeváratlan vál- retet tozás következik be, a feladatellátás miatt magasabb bérrel tudunk alkalmazni helyettesítőt, mint a költségvetésben tervezve van. A beérkező irat elkallódik
A
A
A
M
A
K
M
A
K
X
áthárítás
megelőzés X Tételes számszaki ellenőrzés
Folyamat szabályozottsága igen nem X
X
X Bejövő posta iktatása
X
X
80
PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Az iroda ajta- Az irodában léját nem zárják vő értéktárgyat, be esetleg műszaki cikket eltulajdonítják A pénz befize- Anyagi és ertése hamis kölcsi kár bankjeggyel történik
K
K
K
M
A
K
áthárítás
X
megelőzés X Az irodahelyiségek zárhatóak
X
Folyamat szabályozottsága igen nem X
X
Felelősségvállalási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
A dolgozó nem számol el határidőben az ellátmánynyal vagy az előleggel
Az intézmény nem tudja határidőre elvégezni a könyvelést
K
A
A
áthárítás
megelőzés X A határidő pontos figyelése
Folyamat szabályozottsága igen nem X
Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Bevételek befizetése a pénzforgalmi számlára nem a szabályzatnak megfelelően történik Az ellenjegyzés nem történik meg a gazdasági vezető részéről
Késve érkezik be a bevétel a számlára
A
A
A
K
A
A
áthárítás
Késik a kifizetés
megelőzés X A munkaköri leírásban foglaltak betartása X A munkaköri leírásban foglaltak betartása
Folyamat szabályozottsága igen nem
X
X
Biztosítási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat
Hatás
Valószínűség
Kockázat
Kockázat viselés
Nem történik tájékoztatás időben a káreseményről
Késik a kér helyreállítása
A
A
A
X
áthárítás
megelőzés X A határidő pontos betartása
Folyamat szabályozottsága igen nem X
82
5. sz. melléklet Szabálytalanság fajtája Szabályozottságbeli Lebonyolítással kapcsolatos
Pénzügyi
Számviteli
Irányítási-vezetési
Példa a szabálytalanság fajtára az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása; a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása; az előírt határidők be nem tartása; pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeletetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés; uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezetvédelem) figyelmen kívül hagyása; pénztárban jelentkező pénztárhiány, jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása); a szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása; a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása; a szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása; olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető; az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE – azon belül a kontrollfunkciók – kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük; az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása; a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok;
Szabálytalanság fajtája Informatikai
Dokumentációs, nyilvántartásbeli
Közbeszerzéssel kapcsolatos
84
Példa a szabálytalanságfajtára az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása; adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága; az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése; számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások; késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek; a programrendszer szabályozás szerinti működésének ki nem alakítása, a működtetés elmaradása vagy hiányos jellege; az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése; nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése; hibás előkészítés; a pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti megoldásnak megfelelő lebonyolítása; egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállító-specifikus feltételek kiírása); megfelelő dokumentálás elhanyagolása
Szabálytalanság fajtája Ellenőrzéssel összefüggő
Monitoringgal összefüggő Összeférhetetlenséggel kapcsolatos
Titoktartással kapcsolatos
Tájékoztatással kapcsolatos
Példa a szabálytalanságfajtára a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása; kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása elfogultság vonatkozó szabályok megsértése a kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása; elfogultság az összeférhetetlenségi szabályok megsértése; a szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása; az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése; a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok; szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása; a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése;
85
6. számú melléklet: A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggő feladataira vonatkozó ügyrend
Tamási Közös Önkormányzat Hivatal 7090 Tamási, Szabadság u. 46.
ÜGYREND
a Hivatal gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggő feladataira
Érvényes: 2013. március 1-jétől
Jóváhagyta: jegyző
86
ÜGYREND A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozom meg. 1. Az ügyrend célja, tartalma Az ügyrend célja, hogy részletesen meghatározza a gazdasági szervezet feladatait, a szervezethez tartozó vezetők és beosztottak gazdálkodással összefüggő feladat-, hatás- és jogköreit. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat:
az éves költségvetés tervezése, az előirányzat módosítás, az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a pénzellátás, a könyvvezetés, a beszámolási kötelezettség, valamint az adatszolgáltatás.
A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek végrehajtásának részletes helyi előírásait a következő szabályzatok rögzítik: számviteli politika, a számlarend, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, a bizonylati szabályzat, pénzkezelési szabályzat, önköltségszámítási szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.1. A költségvetési koncepció Az éves költségvetés összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni az önkormányzat költségvetési koncepcióját. A koncepció elkészítéséhez az érvényben lévő központi és képviselő-testületi döntések figyelembe vételével át kell tekinteni az önkormányzat, illetve az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatait, valamint az önkormányzat bevételi forrásait. A költségvetési szervektől beszerzett, valamint a polgármesteri hivatalban meglévő információk alapján ki kell alakítani a költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni az önkormányzatnál működő bizottságok - szakterületüket érintő - valamint
a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét csatolni kell a testületi előterjesztéshez. A költségvetési koncepció határidőre történő elkészítéséért a jegyző felelős. A koncepció összeállításában a pénzügyi osztályvezető működik közre. A következő évre vonatkozó költségvetési koncepciót az ÁHT 70.§.-a alapján november 30-ig - a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15-ig - kell a képviselő-testületnek, közgyűlésnek benyújtani. 2.2. Az Önkormányzat előzetes költségvetési javaslatának elkészítése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet előírásait, valamint az önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy külön-külön tartalmazza az alap-előirányzatot, az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket:
a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a tervévet megelőző évben az önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét és az automatikus többleteket,
a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat-változtatásokat,
a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat növekedést, a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet
az önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor,
egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet 88
egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat Szerkezeti változások
+ ±
Bázis előirányzat Szintrehozás
+ ±
Alap-előirányzat
+
Előirányzat többlet
+
Tárgyévi javasolt előirányzat
+
A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. Az Önkormányzat (Polgármesteri Hivatal) költségvetési javaslatának összeállításáért - a jegyző felügyelete mellett – a pénzügyi osztályvezető felelős. Az önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás alapját képező mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért, valamint felülvizsgálat után a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósághoz (továbbiakban: Igazgatóság) határidőre történő továbbításáért a jegyző a felelős. 2.3. A költségvetési rendelettervezet összeállítása A költségvetési rendelet tervezetet a következő szerkezetben kell elkészíteni: a) az önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként – a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcím – csoportonkénti részletezettségben; b) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; a személyi jellegű juttatásokat, a munkaadót terhelő járulékokat (társadalombiztosítási járulék + munkaadói járulék) a dologi jellegű kiadásokat, az ellátottak pénzbeli juttatásait, a speciális célú támogatásokat. c) a felújítási előirányzatok célonként; d) a felhalmozási kiadások feladatonként; e) az önkormányzati hivatal (önkormányzat) költségvetése feladatonként, valamint külön tételben 1. az általános, és 2. a céltartalék; f) éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; g) a többéves kihatással járó feladatok előirányzatai éves bontásban; 89
h) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve együttesen egyensúlyban a rendelet mellékletében be kell mutatni; i) elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) költségvetése; j) az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzat-felhasználási ütemterv; k) elkülönítetten az európai uniós támogatásával megvalósuló projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások. A költségvetési rendeletnek mindezt a helyi önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. A költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A rendelettervezet összeállításában közreműködik: a pénzügyi osztályvezető. 2.4. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletben foglalt és a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról a rendelet (vagy kivonatának) megküldésével - tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatást, a rendelet elfogadását követő 15 napon belül végre kell hajtani, melynek teljesítéséért a jegyző felelős. 2.5. Végleges (részletes) költségvetés tervezése A tervezés második szakaszában az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott - kiemelt - előirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni az önkormányzati hivatal elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B./ Önkormányzati költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért és a költségvetési szervek információs füzeteivel együtt – a Magyar Államkincstár Tolna Megyei Igazgatósága részére - határidőre történő leadásáért a jegyző felelős. 3. Előirányzat módosítás A testület által a költségvetési rendeletben eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat az önkormányzat jegyzőjénél kell kezdeményezni. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a pénzügyi osztályvezető felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért a pénzügyi osztályvezető és a költségvetési csoportvezető felelős. 4. A Polgármesteri Hivatal üzemeltetési, fenntartási és működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok
90
Az éves költségvetésben tervezett, a hivatal működését szolgáló eszközök, berendezések beszerzéséért, valamint a szükségessé vált karbantartási munkák előkészítéséért, végrehajtásáért a jegyző által kijelölt személy felelős. 5. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 5.1. Vagyonnyilvántartás, vagyonleltár Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az önkormányzat rendelete tartalmazza. A rendelet végrehajtásával kapcsolatos feladatok és eljárások a következők. Az önkormányzat vagyonának folyamatos, naprakész nyilvántartását a számviteli tevékenység keretében a pénzügyi előadó végzi. Az önkormányzati vagyon részét képező törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani. A törzsvagyont a forgalomképtelen és a korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani. Ezek körét a többször módosított 1990. évi LXV. törvény (önkormányzati törvény), valamint az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendelete határozza meg. A befektetett eszközökről befektetési formánként külön nyilvántartást kell vezetni. A vagyonnal kapcsolatos teljes körű, részletes nyilvántartási rendszer kialakításáért és folyamatos, naprakész vezetéséért a költségvetési csoportvezető és a pénzügyi előadó felelős. A vagyonállapotot az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatásban be kell mutatni. A vagyonkimutatásban szerepeltetni kell a./ az önkormányzat és intézményei (polgármesteri hivatal, intézmény kezelésében lévő) saját vagyonának adatait (eszközeit és kötelezettségeit, b./ összevont értékben a könyvviteli mérlegnek megfelelő tagolásban eszköz és forráscsoportonként részletezve, c./ a tárgyi eszközök és befektetett pénzügyi eszközcsoportok esetében az önkormányzat vagyonát törzsvagyon (forgalom képtelen és korlátozottan forgalomképes), illetve egyéb vagyon bontásban, d./ a mérlegben kimutatott eszközökön és kötelezettségeken kívül - a „0”-ra leírt, de használatban lévő, illetve használaton kívüli eszközök állományát, -
az önkormányzat tulajdonában lévő, a külön jogszabály alapján érték nélkül nyilvántartott eszközök állományát mennyiségben felsorolva (gyűjtemény, képzőművészeti alkotás, hangarchívum, könyvtári kötetek száma, stb.)
-
a mérlegben értékkel nem szereplő kötelezettségeket, ideértve a kezességvállalással- , illetve garanciavállalással kapcsolatos függő kötelezettségeket.
A zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatás elkészítéséért a pénzügyi előadó felelős. Az önkormányzatnál értékben nyilvántartott vagyontárgyakban bekövetkezett bárminemű változást a vagyonkezelési, nyilvántartási feladatokat ellátó pénzügyi előadó köteles a könyvviteli nyilvántartásokban feljegyezni. 5.2. Ingatlanvagyon nyilvántartás és adatszolgáltatás A Polgármesteri Hivatalnak az önkormányzatok tulajdonában levő ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjéről szóló 48/2001. (III.27.) Kormányrendelettel módosított 147/1992. (XI.6.) Kor91
mányrendelet és annak melléklete szerinti ingatlanvagyon katasztert kell felfektetni, és folyamatosan vezetni. Az ingatlan kataszter felfektetése, folyamatos vezetése, valamint a változások átvezetése és az adatszolgáltatás teljesítése az ezzel megbízott külső szervezet feladata. Az adatszolgáltatás csak a jegyző aláírásával teljesíthető. 6. Munkaerő és bérgazdálkodás A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői tekintetében a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) a titkársági tanácsos végzi. A Polgármesteri Hivatal és a MÁK Igazgatósága közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot a titkársági tanácsos és a pénzügyi előadó biztosítja, mint jelentő-felelős. A felelős továbbítja az Igazgatósághoz mindazokat a
rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszűnésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket 24 órán belül kell a Igazgatósághoz megküldeni. A jutalom kifizetésének megtörténte után 48 órán belül kell
a kifizetett jutalmakat, a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget az Igazgatósághoz bejelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Igazgatósághoz minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek
az itt nem érintett kérdésekben az Igazgatóság által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során az Igazgatóság által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. Az Igazgatóság részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 92
7. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 7.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, szakmai teljesítés igazolásával kapcsolatos gazdálkodási jogkörök meghatározását külön szabályzat tartalmazza. 7.2. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő) feladatai Kötelezettségvállalás A Polgármesteri Hivatal anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult személy ellenjegyzése után történhet. A kötelezettségvállalás dokumentuma lehet: alkalmazási okirat, szerződés, megállapodás, visszaigazolt megrendelés, a jóváhagyott feladat megvalósítása érdekében kötött, szerződéssel alátámasztott és a Kincstárnak az adott évben december 20-áig bejelentett – az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 72. §-ában szereplő – Engedélyokirat, illetve Alapokmány, a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, Érvényesítés A számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla megfelel-e az alaki követelményeknek (kibocsátó, aláírás, bélyegző), a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, az elvégzett munka, a szolgáltatás, a megrendelő által történő átvétele megtörtént-e. Az érvényesítést az okmányra vezetett záradékban kell rögzíteni. Utalványozás Az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami
a kiadások teljesítésének a bevételek beszedésének – külön szabályzatban megjelölt erre jogosult személyek által történő - elrendelését jelenti.
93
Az utalványozás utalványrendelettel történik. Az utalványrendelet külön írásbeli rendelkezés, amely tartalmazza:
az utalvány megnevezését, az önkormányzat nevét és a terhelendő számlaszámát, a könyvelés módját, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát, a kifizetés vagy bevétel jogcímét, a fizetés időpontját és módját, a kedvezményezett megnevezését, címét, az érintett szakfeladat, illetve a főkönyvi számla számát, megnevezését, az utalványozás keltét, valamint az utalványozó, ellenjegyző aláírását, a könyvelés keltét, a könyvelő aláírását.
Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. Ellenjegyzés A kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. Az ellenjegyzési feladattal megbízott személy köteles meggyőződni arról, hogy
a kötelezettségvállalók és az utalványozók az arra jogosult személyek voltak-e, a jogszabályokat, a képviselő-testület rendeleteit, határozatait, valamint a belső szabályzatokat betartották-e, a kiadások teljesítéséhez a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e.
Amennyiben az ellenjegyző szabálytalanságot állapít meg, köteles arról a kötelezettségvállalót, utalványozót tájékoztatni, aki az intézkedését korrigálhatja, visszavonhatja. Ha ez nem történik meg, az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt, ha nem ért vele egyet „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia, és erről az önkormányzat képviselőtestületét 8 napon belül értesíteni kell. A kötelezettségvállalás, utalványozás ellenjegyzés, érvényesítés részletes szabályait a kötelezettségvállalás, utalványozás ellenjegyzés, érvényesítés rendjére vonatkozó külön szabályzat rögzíti. 7.3. Pénzeszközök kezelése Az önkormányzat költségvetésének végrehajtása során jelentkező bevételeket és teljesítendő kiadásokat az önkormányzat által meghatározott belföldi pénzintézetnél vezetett bankszámlán és a házipénztárban kell kezelni. Az önkormányzat csak
egy pénzintézetnél nyithat költségvetési számlát, illetve költségvetési alszámlát, egy elszámolási számlával rendelkezhet. A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat ezen a számlán kell lebonyolítani. 94
A költségvetési elszámolási számlán levő szabad pénzeszközök - a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely pénzintézetnél elhelyezhetők. A bankszámlákon kezelt pénzeszközök felett a rendelkezési jogot a pénzkezelési szabályzatban meghatározott személyek gyakorolják. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadást csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet teljesíteni. Bizonylat nélkül „átutalási megbízás” a bankba nem küldhető, beszedési megbízás nem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A készpénzforgalom elsősorban a Polgármesteri Hivatal és a helyi kisebbségi önkormányzatok házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön készített pénzkezelési szabályzat tartalmazza. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, ügyfélterminál, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a Polgármesteri Hivatal és a kisebbségi önkormányzatok költségvetési elszámolási számláján (alszámláján) bonyolódik. 7.4. Cél- és címzett támogatások igénybevétele A cél- és címzett támogatások igénybejelentése, igénybevétele és elszámolása során a többször módosított 1992. évi LXXXIX. számú törvény és a 9/1998.(I.23.) Korm. számú rendeletben foglaltak figyelembevételével a következők szerint kell eljárni. Cél- és címzett támogatásokra vonatkozó igény csak a képviselő-testület tárggyal kapcsolatos döntése alapján nyújtható be. Az igénybejelentések összeállításáért a jegyző felelős. A pályázat kedvező elbírálása esetén megkötendő finanszírozási szerződést a jegyző készíti elő, amit a polgármester és a jegyző ír alá. A beruházásokkal kapcsolatos számlákat a kijelölt műszaki ellenőr kollaudálja. A kollaudált számla pénzintézethez történő benyújtásáról a városüzemeltetési referens gondoskodik. A beruházással kapcsolatos pénzügyi felhasználásokról -beruházásonként- nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:
beruházás megnevezése, beruházással kapcsolatos kiadások tervezett összege, a támogatás mértéke, összege, a kivitelezői számla = benyújtásának időpontja, = eredeti összege, = kollaudált összege,
a beruházással kapcsolatban igénybe vett = saját forrás, = támogatás. A nyilvántartás vezetéséről a városüzemeltetési referens gondoskodik. A nyilvántartás vezetőjének feladata a beruházás befejezésekor a Belügyminisztérium részére - az Igazgatóságon keresztül - küldendő elszámolás elkészítése is. 95
8. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) kormányrendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményről, mely az önkormányzat eszközeinek, illetve forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a bizonylatokat, nyomtatványokat amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, amelyért nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, továbbá a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat. Az e körbe tartozó nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások időpontjai egyértelműen megállapíthatók. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend és a bizonylati szabályzat tartalmaz. 9. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 9.1. Adatszolgáltatás a tartozásállomány alakulásáról Az önkormányzat felügyelete alá tartozó gazdálkodó költségvetési szervek az elismert tartozásállományukról - nemleges adat esetén is - havonta, a tárgyhót követő 15-ig az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet szerint adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni. Az adatok összegyűjtéséért, valamint azoknak polgármester és jegyző részére történő átadásáért a pénzügyi osztályvezető felelős. 9.2. Időközi költségvetési jelentés Az önkormányzat a költségvetési gazdálkodásának alakulásáról - a költségvetési szerveket is magában foglaló - időközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az időközi költségvetési jelentést az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendeletben meghatározott módon kell összeállítani. Az önkormányzati szintre összesített adatokat a tárgyév *
I-III. hónapjáról április 20. napjáig,
*
I-VI. hónapjáról július 20. napjáig, míg
*
I-IX. hónapjáról október 20. napjáig
* I-XII. hónapjáról a tárgyévet követő január 20. napjáig kell megküldeni az Igazgatósághoz. Az önkormányzati szintű időközi költségvetési jelentés összeállításáért és az Igazgatósághoz történő továbbításáért a költségvetési csoportvezető felelős. 96
9.3. Időközi mérlegjelentés Az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknek, valamint az önkormányzati hivatalnak az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból összeállított mérlegjelentést kell készítenie az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 12. számú melléklete szerint. Az évközi mérlegjelentést az első és a harmadik negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követő hónap 20 napjáig, a második negyedévre vonatkozóan július 20-ig, a negyedik negyedévre vonatkozóan pedig az éves beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell az Igazgatósághoz benyújtani. A Polgármesteri Hivatal időközi mérlegjelentésének összeállításáért, valamint annak, az intézményi időközi mérlegjelentésekkel együtt az Igazgatósághoz történő továbbításáért a költségvetési csoportvezető felelős. 9.4. A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A Polgármesteri Hivatal az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló Kormányrendelet előírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót az önkormányzat által meghatározott határidőre és tartalommal kell elkészíteni, a Pénzügyminisztériumnak a zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével. A beszámolót a gazdasági szervezet állítja össze a beszámoló füzet űrlapjainak kitöltésével. A féléves beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az a könyvviteli mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és eredmény-kimutatást nem tartalmazza. A féléves beszámoló pénzforgalmi jelentést és az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. A Hivatalnak a féléves beszámolási kötelezettsége során a Pénzügyminisztérium által összeállított „Önkormányzati költségvetési beszámoló” (féléves) nyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, előirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30.-i fordulónappal kell elkészíteni és, azt a megjelölt időpontig kell benyújtani az Igazgatósághoz. A féléves beszámoló összeállításáért és az Igazgatósághoz határidőre történő továbbításáért a gazdálkodási előadó felelős. Az éves beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok 97
Az éves költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás, eredmény-kimutatás, kiegészítő melléklet. Az önkormányzat az éves beszámolási kötelezettségének a Pénzügyminisztérium által összeállított „Önkormányzati Költségvetési Beszámoló” -val tesz eleget. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból - év végi, december 31.-i fordulónapot figyelembe véve - kell elkészíteni. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, az előirányzatok egyeztetése a felügyeleti szervvel a kiemelt előirányzatokra, az irányítószervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra vonatkozóan, év végi zárlati munkák elkészítése, a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következőket kell elvégezni:
a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonat adataival, a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztár-számla adatával,
a decemberben kifizetett bérek elszámolását feladás alapján, a bevételek és kiadások könyvelését december 31-ig szakfeladatonként, a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők, egyéb követelések) és kötelezettségek(szállítók) állomány-változásának elszámolását a tőkeváltozással szemben,
a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőke-változással egyidejűleg történő elszámolással,
az értékcsökkenések elszámolását, a felhalmozási célú átutalások és bevételek átvezetését a Költségvetési bevételek és kiadások számlára,
a Költségvetési bevételek és kiadások számla átvezetését a Költségvetési tartalék számlára. Az éves beszámoló összeállításáért és az Igazgatósághoz határidőre történő továbbításáért a költségvetési csoportvezető felelős. A beszámoló részét képezi a normatív állami hozzájárulásokkal valamint a címzett- és céltámogatásokkal történő elszámolás.
98
A normatív állami hozzájárulással való elszámolás érdekében a tényleges mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért a pénzügyi előadó felelős. A tényleges mutatószámokra vonatkozó adatszolgáltatás határidejét úgy kell kialakítani, hogy annak ellenőrzése a beszámoló elkészítéséig megtörténhessen. Az intézmények által szolgáltatott adatokat a beszámoló végleges összeállítása, az Igazgatóság részére történő leadása előtt ellenőrizni kell. A mutatószámok ellenőrzéséért a jegyző felelős. Az állami költségvetéssel történő elszámolás pénzügyi teljesítéséért a költségvetési csoportvezető felelős. Az éves beszámoló keretében információt kell szolgáltatni, továbbá az igénybevett cél és címzett támogatásokról. A beszámoló összeállításához szükséges adatokat a támogatási formákkal kapcsolatos nyilvántartást vezető személy köteles biztosítani. 9.5. Zárszámadás A zárszámadási rendelettervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A zárszámadást az összehasonlíthatóság érdekében a költségvetési rendelettel azonos szerkezetben kell összeállítani, azzal az eltéréssel, hogy az tartalmazza a vagyonkimutatást és kiegészítő mellékletet is. A rendelettervezetet április 30.-ig kell a képviselő testületnek megtárgyalni. A testületi ülést megelőzően 10 nappal a rendelettervezetet el kell készíteni. Az önkormányzat zárszámadásának összeállításával kapcsolatban az intézményeknek adatszolgáltatási kötelezettségük van. A szükséges információk tartalmát és az adatszolgáltatásra vonatkozó határidőt a jegyző évenként kiadásra kerülő - zárszámadással és beszámoló készítésével kapcsolatos - rendelkezése szabályozza. 10. Folyamatba épített ellenőrzés Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. §-ban, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 145/B. §-ban, valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Kormányrendeletben foglalt előírásokat figyelembe véve gondoskodni kell a gazdasági szervezetnél a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) maradéktalan megvalósításáról. A FEUVE keretében biztosítani kell: a belső tartalékok feltárását, a költségvetési szervnél jelentkező feladatok minél magasabb színvonalon való ellátását, a szakmai, gazdálkodási és egyéb feladatok legésszerűbb, legkisebb ráfordítással való ellátását, a rendelkezésre álló élő- és holtmunka ráfordításának hatékony felhasználását, a szabályszerű, fegyelmezett munka megvalósításának feltételrendszerét, a racionális kezdeményezéseket, kellő időben mutasson rá a költségvetési szerv működése során felmerült megalapozatlan vagy helytelennek minősülő intézkedésekre, hiányosságokra, 99
a működés és gazdálkodás szervezettségének elemzésével és vizsgálatával, a gazdálkodással összefüggő jelenségek okainak feltárásával segítse elő a vezetés megfelelő tájékoztatását, a helyes vezetői döntések meghozatalát, a vezetői utasítások végrehajtását, járuljon hozzá a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok megelőzéséhez, a gazdálkodási fegyelem megszilárdításához. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A gazdasági szervezeten belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfeleléséért a jegyző felelős.
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 97. § (2) bekezdésében előírt kötelezettség teljesítéséhez a gazdasági részlegre vonatkozó folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések, valamint belső ellenőrzések működtetéséről szóló beszámoló összeállításáért a jegyző felelős. Ellenőrzési nyomvonal A hivatal gazdasági szervezete köteles elkészíteni a gazdálkodás folyamatához kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalát, amely a hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását tartalmazza. Az egységes és részletes ellenőrzési nyomvonal az önkormányzat szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. Kockázatkezelés A gazdasági szervezet vezetője a saját területére vonatkozóan köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A FEUVE rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján. 11. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások Az Önkormányzatnál a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: számviteli politika, a számlarend, 100
eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, a bizonylati szabályzat, pénzkezelési szabályzat, önköltségszámítási szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. A szabályzatokat, a jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. A szabályzatok elkészítéséért és aktualizálásáért a jegyző felelős. 12. A vezetők és a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatásköre, valamint a helyettesítés rendje: a) Pénzügyi osztályvezető feladatai: - Az osztály vezetőjeként gondoskodik az osztály által végzett költségvetési és adóügyi feladatok jogszerű és színvonalas szakmai ellátásáról. Ellenőrzi és irányítja az irányítása alá tartozó köztisztviselők munkáját. - A polgármesternek és a jegyzőnek a vonatkozó együttes utasítása szerint gyakorolja az aláírási és utalványozási jogosultságot. - Részt vesz a testület, az ágazatilag illetékes bizottság(ok),- szükség esetén a kisebbségi önkormányzatok - ülésein, előkészíti a költségvetési, pénzügyi anyagokat, - Szervezi és irányítja az önkormányzat és a hivatal operatív gazdálkodását, számviteli munkáját. - Folyamatosan figyelemmel kíséri a költségvetés bevételi és kiadási oldalának alakulását, ellenőrzi a költségvetési előirányzatok teljesítését. - Figyelemmel kíséri az ágazati jogszabályokat, szükséges esetben jelez vagy intézkedést kezdeményez. - Folyamatosan ellenőrzi és irányítja az adóhatóság munkáját. Ellenőrzi az adóbevételek alakulását, a behajtási tevékenységet, döntést készít elő, javaslatot tesz, intézkedést kezdeményez a tárgyban. - A polgármester, valamint a jegyző utasítása alapján részt vesz az önkormányzat feladatkörébe tartozó ügyek intézésében, döntések előkészítésében, kiadmányozza a hatáskörébe utalt ügyiratokat. - Önkormányzatot érintő pályázatok figyelemmel kísérése, a pályázatok előkészítésében, megírásában, összeállításában közreműködés, szerződéskötés, elszámolások lebonyolítása - A polgármesteri hivatal ÁFA-bevallásainak és éves adó-bevallásainak elkészítése - Az önkormányzat vagyonbiztosításával kapcsolatos ügyintézés, kárbejelentés, kapcsolattartás a biztosítóval és az intézményekkel - Munkaköréhez kapcsolódó adat- és információszolgáltatás. A pénzügyi osztályvezető helyettesítését a pénzügyi osztályvezető-helyettes látja el. b) Pénzügyi osztályvezető-helyettes feladatai: -
-
Feladatköre általános jelleggel kiterjed az osztály költségvetéssel és adózással összefüggő feladatainak irányításában, szervezésében, ellenőrzésében való közreműködésre. Előkészíti a költségvetéssel beszámolókkal kapcsolatos a képviselő-testület elé kerülő pénzügyi anyagokat. Közreműködik az információs jelentések előkészítésében, összeállításában. Közreműködik az önkormányzat operatív gazdálkodásának, számviteli munkájának szervezésében és irányításában. Folyamatosan figyelemmel kíséri a költségvetés alakulását mind bevételi, mind kiadási oldalról. A polgármester, valamint a jegyző utasítása alapján részt vesz az önkormányzat feladatkörébe tartozó ügyek intézésében, döntések előkészítésében 101
-
Ellenőrzi a költségvetési előirányzatok alakulását, teljesítését Az osztályvezetőt távolléte esetén helyettesíti.
A pénzügyi osztályvezető-helyettest az illetékes csoportvezető helyettesíti. c) A költségvetési csoport vezetője: -
-
-
-
Feladatköre általános jelleggel kiterjed a költségvetési csoport költségvetéssel összefüggő feladatainak intézésére, ezzel kapcsolatosan a csoport munkájának irányítására, szervezésére, ellenőrzésére. Részt vesz az éves költségvetések, beszámolók előkészítésében, ennek keretében közreműködik a polgármesteri hivatal költségvetésének és beszámolójának összeállításában, az intézmények ezen munkáinak irányításában. Adatokat, információkat szolgáltat, elkészíti az államháztartási törvényben előírt beszámolókat, információs jelentéseket és továbbítja azt a MÁK felé. Irányítja, koordinálja a polgármesteri hivatal, mint költségvetési szerv operatív gazdálkodási feladataival kapcsolatos munkákat, a számviteli törvényben és a vonatkozó jogszabályokban előírt pénzügyi-számviteli feladatokat. Irányítja, szervezi az operatív gazdálkodás, tervezés és beszámolás számítógépes feldolgozását. Ellátja a központi állami támogatások igénylésével, elszámolásával kapcsolatos feladatokat. Külön intézkedésre, indokolt esetben és meghatározott feltételekkel átmenetileg köteles munkakörébe nem tartozó feladatokat ellátni. Ellenőrzi a költségvetési csoport feladatkörébe tartozó munkák szabályszerű és határidőben történő elvégzését, Ellenőrzi a könyvelési bizonylatok kontírozását, a könyvelés helyességét, Ellenőrzi az önkormányzati és intézményi költségvetések végrehajtását, az intézmények által öszszeállított terv és beszámoló garnitúrákat, részben önálló intézményeknél a házipénztárokat.
Akadályoztatása, távolléte esetén - különösen szabadsága idején - a helyettesítését ellátó személy kijelöléséről a pénzügyi osztályvezető gondoskodik. d) Költségvetési ügyintézők - Ellátják a polgármesteri hivatal, és a hozzá kapcsolódó kisebbségi önkormányzatok, valamint a tűzoltóparancsnokság, mint részben önálló intézmény számlakivonatainak feldolgozását, számítógépes főkönyvi könyvelését - a CT-ECOSTAT integrált programmal. - A főkönyvi könyveléshez kapcsolódóan elvégzik a hó végi zárásokat, - Közreműködnek az éves költségvetés, beszámoló és információs jelentések előkészítésében, öszszeállításában. - A polgármesteri hivatalhoz beérkezett nem készpénzes számlák feldolgozása, iktatása, kontírozása, a banki ügyfélterminálon utalásra előkészítése, utalása, valamint a bérek, segélyek utalása - a CT-ECOSTAT integrált programmal - a megfelelő alapbizonylatok alapján. - Bruttó állami támogatások feldolgozása, könyvelésre előkészítése (bevételek, kiadások kontírozása). - A gépi könyvelés ellenőrzése, a szükséges javítások feladása. - Analitikus nyilvántartások vezetése, különösen a hitelek, intézményi finanszírozás, vonatkozásában. - Folyamatosan figyelemmel kísérik a kintlévőségeket, intézkednek a késedelmes fizetés esetén. - A rendszeres segélyek a postai feladása, illetve vezetik az ehhez szükséges analitikus nyilvántartást. - A kiegészítő családi pótlék – a megállapító határozatok szerinti esetben – intézményhez történő utalásáról gondoskodik az ehhez szükséges lista átadásával az utalást végző részére. - A segélyekkel kapcsolatos állami támogatás igényléséhez szükséges adatlapok kitöltése, és az előírt határidőre megküldése a kincstár részére. 102
-
-
-
-
A jogosulatlanul felvett segélyekről és azok megtérüléséről analitikus nyilvántartást vezet. A mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos pénzügyi feladatokat ellátja. A járulékköteles segélyekről elkészíti a könyvelési bizonylatot és megküldi a kincstár részére. A képviselő-testület által megállapított lakásépítés, vásárlás, felújítás helyi pénzbeli támogatással kapcsolatos adminisztrációs feladatokat ellátja (szerződések előkészítése, jelzálogjog bejegyeztetés), vezeti ezen kölcsönök analitikus nyilvántartását, gondoskodik a hátralékosok felszólításáról. Eseti segélyek (nevelési segély, gyógyszertámogatás) kiutalása. Az állami gondozási díjak analitikus nyilvántartását vezeti, elvégzi az ezzel kapcsolatos negyedévenkénti utalásokat. Számfejti és jelenti a kincstár felé a helyben számfejtendő és kifizetendő személyi jellegű juttatásokat. A kincstár által készített kimutatás alapján előkészíti - a CT-ECOSTAT integrált számítógépes programmal - a bérek könyvelését, kontírozást, egyeztetést végez. Ellátja a vevők felé történő gépi számlázást (bérleti díjak, közvetített szolgáltatások, stb.), fizetési felszólítást készít. A banki ügyfélterminálon utalásokat indít. Ellátja az egészségügyi alapellátáshoz (védőnői szolgálat, iskola egészségügy) kapcsolódó feladatokat, így különösen: előkészíti a MEP-pel kötendő finanszírozási szerződéseket, elkészíti a különböző statisztikai jelentéseket, a MEP-hez továbbítja a havi jelentéseket, koordinálja az egészségügyi alapellátásban a beszerzéseket, ellátja, illetve segíti a pénzügyi vonatkozású adminisztrációs feladatokat. Számfejti és jelenti a részben önálló intézményekre vonatkozóan a kincstár felé a helyben számfejtendő és kifizetendő személyi jellegű juttatásokat. Ellátja a részben önálló intézmények (Városi Bölcsőde, Városi Művelődési Központ, Könnyű László Városi Könyvtár és Helytörténeti Gyűjtemény) banki ügyfélterminálon történő utalások indítását, számítógépes főkönyvi könyvelését - a CT-ECOSTAT programmal. A főkönyvi könyveléshez kapcsolódóan elvégzi a hó végi zárásokat, kiíratja a szükséges dokumentumokat. Ellátja a befektetett eszközökkel kapcsolatos nyilvántartási feladatokat, így különösen az analítikus nyilvántartásban a változások feladását a Városi Bölcsőde, a Városi Művelődési Központ, a Könnyű László Városi Könyvtár és Helytörténeti Gyűjtemény, valamint a Tolna Megyei TISZK Vályi Péter Szakképző Iskola Tagintézménye intézményekre vonatkozóan
Akadályoztatása, távolléte esetén - különösen szabadsága idején - a helyettesítését ellátó személy kijelöléséről a pénzügyi osztályvezetővel egyetértésben a költségvetési csoportvezető gondoskodik. e) Pénztáros - A polgármesteri hivatal és a kisebbségi önkormányzatok pénztári teendőinek ellátása, figyelemmel a pénzkezelési szabályzatban foglaltakra, a készpénzes okmányok (bevételek, kiadások) kontírozása, könyvelése - a CT-ECOSTAT integrált programmal. - Ellátja az illetményelőlegek, ellátmányok, segélykölcsönök nyilvántartásának vezetését. - Közreműködik az éves költségvetés, beszámoló és információs jelentések előkészítésében, összeállításában. - Vezeti a kisértékű tárgyieszközök nyilvántartását, elvégzi a leltározással kapcsolatos feladatokat. - Ellenőrzi: valamennyi készpénzes bevétel, kiadás dokumentumának tartalmi és formai helyességét, illetőleg annak jogosságát. a készpénzes okmányok gépi könyvelését, a szükséges javításokat feladja,
f) Az adócsoport vezetőjének feladatai 103
-
-
-
-
-
Feladatköre általános jelleggel kiterjed az csoport adóügyekkel összefüggő feladatainak a Szervezeti és Működési Szabályzatban körülírt adóügyek intézésére, ezzel kapcsolatosan a csoport munkájának irányítása, szervezése, ellenőrzése. A csoportvezető munkavégzése során köteles az adózás rendjéről szóló törvény, a helyi adókról szóló törvény, valamint az utóbbira épülő helyi önkormányzati rendeletben előírtak és az államigazgatási eljárás általános szabályiban foglaltak szerint munkáját végezni. A törvény betartása érdekében a fentiekben említett törvények és rendeletek változásait figyelemmel követni és naprakészen alkalmazni. Folyamatosan közvetlen felettesén keresztül tájékozódik a jogszabályi változásokról, illetve önkormányzati rendelet módosulásáról és intézkedik annak továbbításáról és alkalmazásáról a csoport dolgozói felé. Folyamatosan figyelemmel kíséri a helyi adó rendeletek gyakorlati alkalmazhatóságát és a gyakorlati tapasztalatok alapján módosító javaslatokat továbbít az osztályvezető felé. Irányítja az önkormányzat illetékességi területén az adóalanyok által fizetendő adókés adó jellegű kötelezettségek megállapításával, kivetésével, beszedésével, nyilvántartásával és könyvelésével kapcsolatos hatósági és egyéb adóigazgatási feladatokat. Ütemezi és irányítja az adóügyi csoport dolgozóinak munkáját a folyamatos lakossági tájékoztatás, információszolgálat és a hatósági ügyintézés zavartalan lebonyolítását. A beérkező és kimenő posta felülvizsgálatával folyamatosan ellenőrzi a csoport munkáját, a határidők betartását. Szervezi és ütemezi a csoport ellenőrzési munkáját, utasítás esetén egyedi ellenőrzést végeztet. Nyomatékosan felügyel a számítógépes feldolgozásra és a MÁK által meghatározott feldolgozási ütemterv betartására és betartására. Évente a gépi feladások elkészülte, illetve a zárási összesítők elkészülte után rendszeres tájékoztatást nyújt az adóelőírások és bevételek alakulásáról. Az adóbetételi tervek teljesítése érdekében intézkedik az adóelőírások beszedéséről, a hátralékosok folyamatos figyelemmel kíséréséről a behajtási intézkedések megtételéről. Tájékoztatásul adatgyűjtést végez, illetve információt szolgáltat az adózókról meghatározott körben, döntések meghozatala végett. Rendszeresen kapcsolatot tart koordináló jelleggel az adóztatáshoz szükséges információk, alapadatok beszerzése eges adatok ellenőrzése céljából a hivatal egyéb szakterületű dolgozóival. A vonatkozó törvények illetve egyes adóigazgatási eljárásjogi kérdések értelmezése, együttműködő szakmai kapcsolatot tart fenn a MÁK, valamint más önkormányzatok szakmailag illetékes dolgozóival.
Távolléte, akadályoztatása esetén a helyettesítése az osztályvezető utasítása szerint történik.
g) Az adócsoport ügyintézője: -
-
Az elektronikus feldolgozású könyvelési program szerint ellátja az adókönyvelést a határidőkhöz kapcsolódó ütemezés szerint, illetve folyamatosan. Vezeti a könyveléssel összefüggő nyilvántartásokat, kimutatásokat. A munkafolyamatba épített belső ellenőrzés során biztosítja a könyvelési anyagok és a lekönyvelt anyagok egyezőségét. Egyezőség hiányában feltárja a számszaki hibákat és gondoskodik a kijavításukról. Felelős a lakosság adóügyekkel kapcsolatos panaszainak, bejelentéseinek a jogszabályi előírásoknak megfelelő intézéséért, információ szolgáltatásért.
13. Kiadmányozás és helyettesítés A kiadmányozás és a helyettesítés rendjét a Hivatal Kiadmányozási szabályzata, valamint az egyes ügyintézők egymás közötti helyettesítését a munkaköri leírások tartalmazzák. 104
14. Kapcsolattartás Az SZMSZ-ben szereplő szervezeti egységek és a szakigazgatási szervek dolgozói tevékenységük során horizontális együttműködésre kötelezettek. A feladatkörükbe tartozó, de más szervezeti egységet, szakigazgatási szervet is érintő ügyekben az érdekeltek egymást folyamatosan tájékoztatva és egyeztetve kötelesek eljárni. A kapcsolattartást az SZMSZ és a kiadmányozási és helyettesítési szabályzat részletesen tartalmazza. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Az Ügyrend 2013. március 1. napján lép hatályba.
105
1. számú függelék: TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL ALAPÍTÓ OKIRATA (egységes szerkezetben) Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete, Értény Község Önkormányzati Képviselő-testülete, valamint Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testülete, mint Alapítók a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi. CLXXXIX. törvény (a továbbiakban Mötv.) 84. § (1) bekezdésében, valamint az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 8.§-ának (1) bekezdése b) pontjában és (5) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az államháztartásról szóló törvény végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm.rendelet 5.§ (1)-(2) bekezdésében foglalt tartalmi foglaltak alapján a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Alapító Okiratát (a továbbiakban: Alapító okiratát) az alábbiak szerint állapítja meg: 1. A költségvetési szerv megnevezése: Tamási Közös Önkormányzati Hivatal rövidített neve: Tamási KÖH 2. A költségvetési szerv székhelye: 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. 3. A költségvetési szerv telephelyei: 1. Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Értényi Kirendeltsége 7093 Értény, Béke tér 325. 2. Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Koppányszántói Kirendeltsége 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. 4. A költségvetési szerv alapításáról rendelkező döntés: Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületének 2/2013. (I. 23.) számú, Értény Község Önkormányzati Képviselő-testületének 4/2013. (I. 25.) számú, Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testületének 4/2013. (I. 25.) számú határozata. 5. A költségvetési szerv közfeladata: Az alapító önkormányzatok működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. Közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. (Mötv. 84. § (1) bek.) 6. A költségvetési szerv alaptevékenysége: A költségvetési szerv ellátja a Mötv-ben és a vonatkozó jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat Tamási, Értény, Koppányszántó települések vonatkozásában. A közös önkormányzati hivatal feladatait részletesen a társult települések önkormányzatai által jóváhagyott, a közös hivatal működtetésére és fenntartására létrejött megállapodás tartalmazza. Értény és Koppányszántó településeken a közös önkormányzati hivatal kirendeltségei működnek az önkormányzati működéshez kapcsolódó általános, továbbá hatósági, igazgatási, gazdaság és pénzügyi feladatok ellátására. Államháztartási szakágazati besorolás: 841105 helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Az alaptevékenységek szakfeladatrend szerinti besorolása : 680002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 692000 Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység
106
770000 Kölcsönzés, operatív lízing 841112 Önkormányzati jogalkotás 841114 Országgyűlési képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841115 Önkormányzati képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841116 Országos és helyi nemzetiségi önkormányzati választáshoz kapcsolódó tevékenységek 841117 Európai parlamenti képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek 841118 Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek 841124 Területi általános végrehajtó igazgatási tevékenység 841126 Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége 841127 Helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 841133 Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenőrzés 841173 Statisztikai tevékenység 882111 Aktív korúak ellátása 882112 Időskorúak járadéka 882113 Lakásfenntartási támogatás normatív alapon 882115 Ápolási díj alanyi jogon 882118 Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás 7. A költségvetési szerv vállalkozási tevékenysége: A költségvetési szerv vállalkozási tevékenységet nem folytat. 8. A költségvetési szerv működési köre, illetékessége: Tamási város, Értény község és Koppányszántó község közigazgatási területe. 9.a) A költségvetési szerv irányító szervének neve, székhelye: Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. 9.b) Alapítói jogokat gyakorló irányító szervek neve, székhelye: Értény Község Önkormányzati Képviselő-testülete, 7093 Értény, Béke tér 325. Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testülete, 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. 10. A költségvetési szerv gazdálkodási besorolása, gazdálkodási jogköre: Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, amely ellátja Tamási Város Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, Tamási Város Német Nemzetiségi Önkormányzatának, Tamási Város Örmény Nemzetiségi Önkormányzatának, Értény Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, Koppányszántó Község Roma Nemzetiségi Önkormányzatának, a Dél-dunántúli Régió Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulásnak, valamint az alábbi önállóan működő intézmények gazdálkodási feladatait: 1) Városi Művelődési Központ, 7090 Tamási, Szabadság u. 50., 2) Könnyű László Városi Könyvtár és Helytörténeti Gyűjtemény, 7090 Tamási, Szabadságu. 52., 3) Tamási és Környéke Aranyerdő Társult Óvoda, 7090 Tamási, Béri Balogh Á. u. 1-3. 4) Értény - Koppányszántó Társult Óvoda, 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. 11. A költségvetési szerv jogelődjének neve, székhelye: 1. Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületének Polgármesteri Hivatala 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. 2. Nagykónyi, Nagyszokoly, Értény, Koppányszántó, Újireg Községi Önkormányzatok Körjegyzősége 7092 Nagykónyi, Nagy u. 108. 12. A költségvetési szerv vezetőinek megbízási rendje: A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. tv. (a továbbiakban: Kttv.) 247. § (1)-(4) bekezdéseiben meghatározott képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt és aljegyzőt a Mötv. 82. § (1) bekezdés és a 83. § c) pontjában foglaltak szerint Tamási Város Polgármestere nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A Mötv. 146/C. §. (2) bekezdése alapján a közös önkormányzati hivatalt alapító önkormányzatok polgármesterei a
107
Mötv. 83. § b) pontja szerinti lakosságszám-arányos többségi döntésükkel megállapodhatnak abban, hogy a megszűnő polgármesteri hivatal jegyzőjét és aljegyzőjét – azok egyetértésével – a közös önkormányzati hivatal jegyzőjeként és aljegyzőjeként foglalkoztatják. Ebben az esetben nem szükséges pályázatot kiírni és a jegyző, aljegyző közszolgálati jogviszonya folyamatosnak minősül. Az így foglalkoztatott jegyző, aljegyző feletti munkáltatói jogokat Tamási Város Polgármestere, az aljegyző feletti egyéb munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. 13. A költségvetési szerv foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkozatási jogviszonyok: A költségvetési szerv foglalkoztatottjai alapvetően a Kttv. szerint közszolgálati jogviszonyban kerülnek alkalmazásra köztisztviselőként vagy közszolgálati ügykezelőként. A technikai alkalmazottak a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján munkajogviszonyban állnak, míg a költségvetési szerv egyes feladatait megbízási jogviszony útján is elláthatja. 14. Hatályba léptető rendelkezések: Jelen Alapító Okirat 2013. február 1. napján lép hatályba. Az Alapító Okirat hatályba lépésével a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal 2013. február 1. napjával jön létre és azzal a nappal kezdi meg működését.
…………………………………………… Tamási, 2013. január 28. Ribányi József polgármester Tamási Város Önkormányzata
…………………………………………… Értény, 2013. január 28. Máj Zoltán polgármester Értény Község Önkormányzata
…………………………………………… Koppányszántó, 2013. január 28. Pintér Gábor polgármester Koppányszántó Község Önkormányzata Záradék: Az egységes szerkezetű alapító okiratot - Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete 15/2013. (II. 11.) számú határozatával, - Értény Község Önkormányzati Képviselő-testülete 7/2013.(II. 07.) számú határozatával, - Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testülete 7/2013.(II. 07.) számú határozatával jóváhagyta.
Tamási, 2013. ………………………………. Gulyásné dr. Könye Katalin jegyző
108
2. számú függelék: MEGÁLLAPODÁS KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL LÉTREHOZÁSÁRA ÉS FENNTARTÁSÁRA amely létrejött -
Tamási Város Önkormányzata (7090 Tamási, Szabadság u. 46-48., képviseletében: Ribányi József polgármester); Értény Község Önkormányzata (7093 Értény, Béke tér 325., képviseletében: Máj Zoltán polgármester); Koppányszántó Község Önkormányzata (7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67., képviseletében: Pintér Gábor polgármester)
között a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban: Mötv.) 84-86. §-ai alapján közös önkormányzati hivatal létrehozása tárgyában az alábbiak szerint: 1.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1
Tamási Város Önkormányzata, Értény Község Önkormányzata, Koppányszántó Község Önkormányzata 2013. február 1. napjával, határozatlan időre Tamási székhellyel közös önkormányzati hivatalt hoz létre és tart fenn.
1.2
A közös önkormányzati hivatal hivatalos elnevezése: Tamási Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: közös önkormányzati hivatal) Rövidített neve: Tamási KÖH
1.3 A közös önkormányzati hivatal székhelye és telephelyei: 1.3.1 A közös önkormányzati hivatal székhelye: 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. 1.3.2 A közös önkormányzati hivatal telephelyei: - Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Értényi Kirendeltsége 7093 Értény, Béke tér 325. - Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Koppányszántói Kirendeltsége 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. 2. 2.1
A MEGÁLLAPODÁS LÉTREHOZÁSÁNAK, MÓDOSÍTÁSÁNAK, MEGSZÜNTETÉSÉNEK MÓDJA
A megállapodás létrehozása: A közös önkormányzati hivatalt az érintett képviselő-testületek külön-külön minősített szótöbbséggel hozott egybehangzó döntésükkel hozzák létre, illetve fogadják el az erről szóló megállapodást. A döntés az egyes képviselő-testületek át nem ruházható hatáskörébe tartozik. A döntésről a meghozatalát követő legkésőbb 8 napon belül értesíteni kell a többi érintett önkormányzatot.
2.2 A megállapodás módosítása: 2.2.1 A megállapodás módosítását kezdeményezheti a székhely önkormányzat, illetve az érintett képviselő-testületek a székhely önkormányzat írásbeli megkeresésével. 2.2.2 A székhely önkormányzat köteles a módosító javaslatot 15 napon belül a résztvevő önkormányzatok felé továbbítani, amennyiben az a jelen pontban foglaltaknak megfelel. A módosítási javaslat nem érintheti az 1.2. és az 1.3.1. pontokat, és nem célozhatja a közös önkormányzati hivatal megjelölt határidőn kívüli megszüntetését. A módosítási javaslatot az önkormányzatok legkésőbb 30 napon belül kötelesek megtárgyalni, és a döntés meghozataláról 8 napon belül kötelesek értesí109
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
teni a többi résztvevő önkormányzatot. A megállapodás módosításához minden résztvevő önkormányzat 2.1. pont szerinti döntése szükséges. A megállapodás módosításának minősül a csatlakozás, amelyre a Mötv. értelmében csak az általános önkormányzati választásokat követő 60 napon belül van lehetőség. A csatlakozási kérelmeket érdemben meg kell tárgyalnia minden résztvevő képviselő-testületnek olyan időpontban, hogy az esetleges csatlakozást a jogszabályi határidőben lehetővé tegye. Csatlakozásra kizárólag akkor kerülhet sor, ha a jelen megállapodás emiatt szükséges módosítását valamennyi, a jelen megállapodást megkötő önkormányzat képviselő-testülete minősített többséggel elfogadja. Amennyiben a Mötv. 85. § (3) bek. alapján a kormányhivatal vezetőjének intézkedésére újabb önkormányzati hivatalnak kell a közös hivatalhoz csatlakozni, a csatlakozást a résztvevő önkormányzatok nem tagadhatják meg. A megállapodás módosításának minősülő kizárásra csak az általános önkormányzati választások napját követő 60 napon belül van lehetőség. A kizáráshoz – a kizárással érintett önkormányzaton kívül – minden résztvevő önkormányzat 2.1. pont szerinti döntése szükséges. A megállapodás módosításának minősülő felmondásra csak az általános önkormányzati választások napját követő 60 napon belül van lehetőség. A felmondás egyoldalú jognyilatkozat, mely nem igényli a megállapodást megkötő többi önkormányzat hozzájárulását. A felmondás a döntésnek a többi önkormányzattal történő közlésétől számított 8. napon hatályosul. Amennyiben a megállapodás módosítását kötelező jogszabályi változás teszi szükségessé, úgy a részt vevő önkormányzatok nem tagadhatják meg a módosítást és azt a 2.2.2 pontban foglaltaknak megfelelően kötelesek elfogadni.
2.3 A megállapodás megszüntetése: 2.3.1 A megállapodás megszüntetéséről közös megegyezéssel az érintett képviselő-testületek az általános önkormányzati választások napját követő 60 napon belül állapodhatnak meg. Az ennek kezdeményezéséről szóló határozatban foglaltakat a megállapodást megkötő önkormányzatok képviselő-testületei a határozatról készült jegyzőkönyv-kivonat kézhezvételét követő 15 napon belül kötelesek megtárgyalni. 2.3.2 Amennyiben a közös megegyezés teljes körűen nem jön létre, úgy a felmondás szabályai szerint kell eljárnia a megállapodást megszüntetni kívánó önkormányzatnak. 2.3.3 A megszüntető döntés meghozatalára egyebekben a 2.1. pontban meghatározott szabályok az irányadók. 2.3.4 A megállapodás megszüntetése esetén gondoskodni kell a jelen megállapodás szerinti pénzügyi és vagyoni elszámolásról. 3.
A KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL SZERVEZETI KÉRDÉSEI
3.1 A közös önkormányzati hivatal irányítása: 3.1.1 A közös önkormányzati hivatal tekintetében az irányító szervet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 9. §-a alapján megillető jogok és kötelezettségek Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületét illetik meg illetve terhelik. 3.1.2 A közös önkormányzati hivatal közvetlen irányítását Tamási Város Polgármestere látja el azzal, hogy a telephelyeken működő kirendeltségek tekintetében kikéri az érintett polgármesterek írásbeli egyetértését. 3.2 A közös önkormányzati hivatal vezetése: 3.2.1 A közös önkormányzati hivatalt a jegyző vezeti. A jegyzőt az aljegyző helyettesíti. 3.2.2 Az érintett képviselő-testületek polgármesterei megállapodnak abban, hogy a Mötv. 146/C. § (2) bekezdése értelmében a megszűnő tamási polgármesteri hivatal jegyzőjét – annak egyetértésével a közös önkormányzati hivatal jegyzőjeként, pályázati kiírás nélkül határozatlan időre tovább foglalkoztatja. 3.2.3 Az érintett képviselő-testületek polgármesterei megállapodnak abban, hogy a Mötv. 146/C. § (2) bekezdése értelmében a megszűnő tamási polgármesteri hivatal aljegyzőjét – annak egyetértésével 110
és a tamási jegyző javaslatára – a közös önkormányzati hivatal aljegyzőjeként, pályázati kiírás nélkül határozatlan időre tovább foglalkoztatja. 3.2.4 A Mötv. 83.§ c. pontjában foglaltak szerint egyebekben a jegyzőt és aljegyzőt Tamási Város Polgármestere nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. Az aljegyző feletti egyéb munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. 3.2.5 A közös önkormányzati hivatal köztisztviselői, közszolgálati ügykezelői és technikai alkalmazottai tekintetében valamennyi munkáltatói jogot Tamási Város Jegyzője gyakorol. A telephelyeken működő kirendeltségek köztisztviselője, alkalmazottja esetén a Mötv. 81. § (4) bekezdésében meghatározott esetekben, a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 59. § -a és a 60. § (2) bekezdésében meghatározottak esetében a telephely szerinti polgármesterek írásbeli egyetértése szükséges. 3.2.6 A jegyző évente beszámol valamennyi képviselő-testületnek a közös önkormányzati hivatal tevékenységéről. (Mötv. 82. § (3) bek. f)) 3.3 A közös önkormányzati hivatal működése, szervezeti felépítése: 3.3.1 A közös önkormányzati hivatal létszámát a Mötv. 85. § (5) bekezdése alapján Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete állapítja meg a kirendeltségek polgármestereivel történt egyeztetést követően figyelemmel az adott évi központi költségvetésről szóló törvényben meghatározott létszámadatokra. 3.3.2 A munkavégzés helyét tekintve a telephelyeken összesen 4+1 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott köztisztviselő kerül alkalmazásra, akik közül 1 fő a jegyző megbízottjaként Értény és Koppányszántó települések vonatkozásában részt vesz a képviselő-testületi üléseken, megadja a szükséges tájékoztatást (Mötv. 86. § (1)), valamint biztosítja a Mötv. 86. § (2) bek. szerinti ügyfélfogadást, illetve ellátja a jegyző által rábízott feladatokat. További 2 fő a székhelyen végez munkát. 3.3.3 Amennyiben a központi költségvetésről szóló törvény a közös önkormányzati hivatal vonatkozásában kevesebb létszámot határoz meg a kirendeltségek tekintetében, mint a jelen megállapodás aláírásakor hatályos költségvetési törvény, úgy vagy a telephely szerinti önkormányzatok viselik a többlet költségeket, vagy a telephelyeken munkát végzők száma kerül csökkentésre. 3.3.4 Amennyiben a központi költségvetésről szóló törvény a közös önkormányzati hivatal vonatkozásában kevesebb létszámot határoz meg és finanszíroz a székhely tekintetében, mint a jelen megállapodás aláírásakor hatályos költségvetési törvény (2 fő), úgy a telephely szerinti önkormányzatok megosztva viselik a többlet költségeket. Az Értényi Kirendeltségen 3+1 fő látja el a következő feladatokat: Önkormányzati működéshez kapcsolódó általános feladatok: a testületi ülések előkészítése, tartalmi és adminisztratív feladatok, egyéb általános működési feladatok (pl. közérdekű adatok, a személyzeti-, szabadság,- bélyegzőés egyéb nyilvántartások vezetése) b) Hatósági feladatok: - önkormányzati hatósági feladatok, - polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek - jegyző államigazgatási feladatai (pl.: szociális ügyek) c) Gazdasági, pénzügyi feladatok: - költségvetés, zárszámadás készítése, - pénzügyi beszámolók készítése, - nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatás a székhelyhivatal részére, - gazdálkodással kapcsolatos napi ügyek intézése. d) A jegyzői megbízott hetente három alkalommal tart ügyfélfogadást.
3.3.5 a) -
3.3.6 A Koppányszántói Kirendeltségen 1 fő köztisztviselő látja el a 3.3.5 pont a), b) és c) pontjaiban meghatározott feladatokat azzal, hogy az adóügyi feladatok elvégzését az Értényi Kirendeltségről hetente egy alkalommal kijáró adóügyi ügyintéző látja el. A jegyzői megbízott hetente kettő alkalommal tart ügyfélfogadást a kirendeltségen. 111
3.4 A közös önkormányzati hivatal működése: 3.4.1 Az ügyfélfogadás és az ügyintézés valamennyi telephelyen a Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak szerint kerül ellátásra. 3.4.2 Indokolt esetben a jegyző elrendelheti, hogy a közös önkormányzati hivatalnál foglalkoztatottak a szokásos munkavégzési helyüktől eltérően a székhelyen vagy a kirendeltségen, illetve másik kirendeltségen végezzenek munkát. 3.4.3 A közös önkormányzati hivatal vonatkozásában külön belső szabályzatok rögzítik az általános munkáltatói szabályozási hatáskörbe tartozó kérdéseket (közszolgálati szabályzat), a kiadmányozás rendjét, a számviteli politika szabályait, a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás rendjét, a közbeszerzési eljárás rendjét, az iratkezelés, az adatvédelem, a tűzvédelem és a munkavédelem szabályait. A közös önkormányzati hivatal SZMSZ-ének, valamint egyéb belső szabályzatainak irányító szerv általi elfogadása előtt a telephely szerinti önkormányzatok polgármestereit a kirendeltségek tekintetében egyetértési jog illeti meg. 4.
A KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL GAZDÁLKODÁSA, KÖLTSÉGVETÉSÉHEZ VALÓ HOZZÁJÁRULÁS
A közös önkormányzati hivatal, mint önállóan gazdálkodó és működő költségvetési szerv éves költségvetés alapján gazdálkodik. A közös önkormányzati hivatal működési költségét az állam - az adott évi központi költségvetésről szóló törvényben meghatározott mértékben és módon a hivatal által ellátott feladataikkal arányban – finanszírozza, amelyet a székhelytelepülés és az érintett települések részére, elkülönítetten folyósít. 4.2 Az éves költségvetés Tamási Város Önkormányzata költségvetésének részét képezi, amely a jelen megállapodásban rögzített, a közös önkormányzati hivatal működési költségek viselésének arányára és teljesítésének feltételeire vonatkozó rendelkezések figyelembe vételével készül. 4.3 A közös önkormányzati hivatal éves költségvetését és zárszámadását a telephely önkormányzatok képviselő-testületei külön-külön megtartott ülésükön minősített többséggel fogadják el. A döntésről 3 munkanapon belül tájékoztatják székhely önkormányzatot. A közös önkormányzati hivatal költségvetése beépül Tamási Város Önkormányzatának költségvetési rendeletébe. A székhely önkormányzat az önkormányzati költségvetés elfogadásával dönt a közös önkormányzati hivatal költségvetéséről. Amennyiben a költségvetést valamely képviselő-testület nem fogadja el, és a képviselő-testületek között egyezség nem jön létre, az egyezség létrehozása érdekében a társult önkormányzatok polgármesterei egyeztetnek. 4.4 Az állami normatíva az elismert hivatali létszám és a költségvetési törvényben meghatározott önkormányzati hivatal működésének támogatása fajlagos összegének szorzataként kerül megállapításra. Az így megállapított állami normatíva központilag a következők szerint illeti meg az egyes önkormányzatokat: - A nem székhely szerinti önkormányzatok részére a lakosságszámuknak a közös önkormányzati hivatalt fenntartó önkormányzatok együttes lakosságszámához viszonyított arányában (telephely önkormányzatot illető keret); - A székhely önkormányzat részére a megállapított állami normatívának a telephely önkormányzatot megillető kerettel csökkentett összege (székhely önkormányzatot illető keret). 4.5 A telephely önkormányzatok a részükre folyósított keretet minden hó 3. napjáig átutalják a székhely önkormányzat számára. Az első utalás határideje 2013. március 3. 4.1
A telephely önkormányzatokat illető keret tekintetében az egyes önkormányzatok az alábbiak szerint gazdálkodnak: 4.6.1 Az egyes telephely önkormányzatokat illető keretből elsőként a személyi kiadások kerülnek elszámolásra. A személyi kiadások közül a telephelyeken a létszámkeretben meghatározott (megállapodás aláírásakor 5 fő) foglalkoztatottakhoz kapcsolódó valamennyi személyi juttatás, azok járulékai, az éves képzési költségek, valamint a kiküldetések és költségtérítések a két telephely között az előző év január 1-jei (továbbiakban: előző évi) lakosságszámának arányában kerül felosztásra 4.6
112
(megállapodás aláírásakor: Értény: 68,5%, Koppányszántó: 31,5%), a jegyző, aljegyző illetményének költségei pedig valamennyi, a megállapodásban részt vevő önkormányzat között az előző évi lakosságszám arányában (megállapodás aláírásakor: Tamási: 88,17%, Értény: 8,1%, Koppányszántó: 3,73%). A jegyzői megbízott illetménye egy összegben, a mindenkor érvényes köztisztviselői illetményalap 7-szeres szorzatában kerül megállapításra. 4.6.2 Amennyiben a telephely önkormányzatok között a telephelyeken foglalkoztatottakhoz kapcsolódó személyi kiadások felosztását tekintve vita merül fel, akkor a felosztás alapja a tényleges munkavégzési idő. 4.6.3 A telephely önkormányzatokat illető keretből a személyi kiadások levonását követően számolhatóak el a dologi kiadások. A dologi kiadások közül is elsőként azon közös kiadások kerülnek elszámolásra, amelyek valamennyi telephelyhez vagy székhelyhez és telephelyhez együttesen kapcsolhatóak (pl. közösen használt szofverek), továbbiakban közös dologi kiadások. Ezen közös dologi kiadások, attól függően, hogy mely munkavégzési hely használja közösen, a 4.6.1 pontban foglaltak szerint kerülnek felosztásra. A jegyző a közös dologi kiadások listájáról első alkalommal március 31. napjáig, azt követően minden év január 31. napjáig kimutatást készít. 4.6.4 A telephely önkormányzatokat illető keretnek a személyi és a közös dologi kiadások után fennmaradó része fedezi azon dologi kiadásokat, amelyek az adott telephelyhez, illetve székhelyhez elkülöníthetően kapcsolhatóak (elkülöníthető dologi kiadások). 4.7
A székhely önkormányzat a részére megállapított keretből finanszírozza a székhelyen foglalkoztatottak személyi kiadásait, a jegyző, aljegyző illetményének 4.6.1 pont szerinti felosztás alapján rá eső részt, a közös és az elkülöníthető dologi kiadásokat, figyelemmel a 4.6.3 pontban foglaltakra.
4.8
A normatívával nem fedezett 4.6.1 pontban körülírt személyi kiadásokhoz az önkormányzatok az ott megjelölt arányban, a székhelyönkormányzat a székhelyen foglalkoztatottak normatívával nem fedezett személyi kiadásaihoz teljes összegben (figyelemmel a 3.3.4 pontban foglaltakra), a közös dologi kiadásokhoz valamennyi önkormányzat az előző évi lakosságszám arányában saját bevétele terhére járul hozzá. A normatívával nem fedezett elkülöníthető dologi kiadásokhoz saját bevétele terhére az az önkormányzat járul hozzá, amelyhez az adott kiadás kapcsolható. (Továbbiakban együtt: hozzájárulás.) A 4.8 pont szerinti hozzájárulás tervezett összegéről székhely önkormányzat polgármestere legkésőbb tárgyév január 20. napjáig tájékoztatja a telephely szerinti önkormányzatokat, amelyek ezzel kapcsolatos észrevételeiket legkésőbb tárgyév január 31. napjáig megteszik székhely önkormányzat felé. A közös önkormányzati hivatal fenntartásában részt vevő önkormányzatok vállalják, hogy a 4.8 pont szerinti hozzájárulást saját költségvetésükbe betervezik és annak 1/12-ed részét minden hó 3. napjáig székhely önkormányzat részére átutalják. Az első utalás határideje 2013. március 3. A kirendeltségeken dolgozók béren kívüli juttatását érintő kifizetések esetében, az önkormányzatok anyagi fedezetet biztosító utalását követően kerülhet sor kifizetésre. A 4.5 és 4.10 pont szerinti fizetési kötelezettségek késedelmes teljesítése esetén a nem teljesítő önkormányzat – jegybanki alapkamat kétszeresének megfelelő – késedelmi kamattal növelt összeget tartozik székhely önkormányzat részére megfizetni. Székhely önkormányzat polgármestere adós önkormányzatot felszólítja, hogy 15 napon belül fizetési kötelezettségének tegyen eleget. A felszólítás eredménytelensége esetén a felszólítási határidő lejárati napján székhely önkormányzat jogosult jelen megállapodás mellékletében szereplő felhatalmazó levél alapján inkasszó benyújtására a nem teljesítő önkormányzattal szemben. Felek megállapodnak, hogy minden év április 30-ig elszámolnak az előző évi hozzájárulásokkal. Székhely önkormányzat e határidőig az elszámolást írásban eljuttatja a telephely önkormányzatok részére. Felek kötelezik magukat, hogy ezen elszámolás alapján a pénzügyi rendezés az elszámolás kézhezvételétől számított 30 napon részükről megtörténik. Amennyiben az önkormányzati hivatali működéshez nyújtott állami támogatás (esetleges beszámítással csökkentett) összege meghaladja a székhely önkormányzatnak, illetve a telephelyek önkormányzatainak éves költségvetési kiadásait, az így keletkezett un. „többlet” támogatás azt az önkor-
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
113
mányzatot illeti meg, amelyik a rá jutó éves keretnél kevesebb állami támogatást használt fel. Ezen fennmaradó „többlet” támogatás az önkormányzatok részére nem kerül visszautalásra, hanem az egyes önkormányzatokat illető kerethez hozzászámításra kerül, az összeg pedig a hivatal működéséhez használható fel.
5.
A KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL VAGYONI VISZONYAI
A székhelyen és telephelyeken a közös önkormányzati hivatali feladatok ellátására használt ingatlanok, ingóságok a közös önkormányzati hivatalt fenntartó önkormányzatok tulajdonában maradnak, melyeket térítésmentesen leltár szerint a közös önkormányzati hivatal használatába adnak az alábbiak szerint: 5.1.1 Tamási Város Önkormányzata a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal székhely feladatai ellátásához rendelkezésre bocsátja a tulajdonát képező 7090 Tamási, Szabadság u. 46-48. szám alatti ingatlan járási hivatal által nem használt részét és az ingatlanban található valamennyi leltári nyilvántartásban szereplő kis-és nagyértékű tárgyi eszközt. 5.1.2 Értény Község Önkormányzata a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Értényi Kirendeltség feladatai ellátásához rendelkezésére bocsátja a tulajdonát képező 7093 Értény, Béke tér 325. szám alatti ingatlan járási hivatal által nem használt részét és az ingatlanban található valamennyi leltári nyilvántartásban szereplő kis-és nagyértékű tárgyi eszközt. 5.1.3 Koppányszántó Község Önkormányzata a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Koppányszántói Kirendeltség feladatai ellátásához rendelkezésére bocsátja a tulajdonát képező 7094 Koppányszántó, Szabadság u. 67. szám alatti ingatlanban található irodahelyiséget és az ott található valamenynyi leltári nyilvántartásban szereplő kis-és nagyértékű tárgyi eszközt. 5.2 A használatba átadott ingatlanok fenntartásával, üzemeltetésével, karbantartásával kapcsolatos költségeket a közös önkormányzati hivatal viseli. Ezen kiadások különösen a közüzemi szolgáltatások díjai, az ingatlanok rendeltetésszerű használatából eredő kisebb hibák kijavításának költségei. Az ezeken kívüli, különösen az épület szerkezetét is érintő átalakítások, felújítások, rekonstrukciók költségeit a tulajdonos önkormányzatok saját bevételik terhére viselik. 5.3 A közös önkormányzati hivatal ingó és ingatlan vagyongyarapodását a megállapodás megszűnése esetén, a vagyongyarapodáshoz történő hozzájárulás arányában, pályázat esetében a vállalt saját erő arányában, kell megosztani. Ha ez nem állapítható meg, akkor a megszűnés évének január 1-jei lakosságszáma arányában kell a felek között megosztani, egyéb esetben a vagyonbevitel szerinti tagot illeti meg a tulajdonjog. 5.1
6. 6.1 6.2
6.3
6.4
A KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL MUNKÁJÁNAK NYILVÁNOSSÁGA
A Hivatal működése során biztosítani kell az önkormányzati és a hivatali munka átláthatóságára, nyilvánosságára vonatkozó jogszabályi előírások betartását. Közérdekű adatok nyilvánosságának biztosításával kapcsolatos feladatok ellátásáról a jegyző gondoskodik a közérdekű adatok közzétételi kötelezettségének teljesítésére vonatkozó szabályoknak megfelelően. A kötelezően közzéteendő közérdekű adatok körét nem érintő képviselő-testületi döntések nyilvánosságának a biztosítása a jegyző feladata. A jegyző a határozatok nyilvánosságáról a nyílt ülések jegyzőkönyveinek elérhetővé tételével, a rendeletek nyilvánosságáról a kihirdetésükkel gondoskodik az egyes önkormányzatok szervezeti és működési szabályzatainak előírása szerint. Közérdekű adatokon túli, nyilvánosságot igénylő önkormányzati közérdekű információk, közzétételek és hirdetmények nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos feladatok ellátása az érintett polgármesterek kötelezettsége. 7.
114
ZÁRÓ ÉS ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK
7.1
7.2
7.3
7.4
A jelen megállapodásból eredő vitás kérdésekben bármelyik fél polgármestere jogosult egyeztető tárgyalást összehívni. Az egyeztető tárgyalás helye a székhely szerinti önkormányzat hivatali helyisége. Az egyeztető tárgyalásról jegyzőkönyv készül, melynek elkészítéséről a tárgyalást összehívó polgármester köteles gondoskodni, és azt 8 munkanapon belül megküldi a többi önkormányzatnak. Amennyiben az egyeztető tárgyalás eredményre vezetett, és ennek alapján jelen megállapodás módosítása szükséges, úgy azt székhely önkormányzat polgármestere a jegyzőkönyv általa történő kézhezvételétől számított 30 napon belül köteles előkészíteni, és a megállapodás módosítását tartalmazó előterjesztést a telephely szerinti önkormányzatok polgármesterei részére megküldeni, akik a kézhezvételt követő 15 napon belül kötelesek azt saját képviselő-testületük elé jóváhagyásra beterjeszteni. A döntés meghozataláról 8 napon belül kötelesek értesíteni többi résztvevő önkormányzatot. A jelen megállapodás valamennyi, a megállapodást megkötő önkormányzatának képviselő-testülete általi elfogadását és az azok polgármestereinek aláírását követően 2013. február 1. napján lép hatályba. A jelen megállapodást, annak elolvasását, tartalmának megismerését és megértését követően az önkormányzatok képviselő-testületei képviseletében eljáró polgármesterek a képviselt önkormányzat akaratával mindenben megegyezően, annak nevében helybenhagyóan sajátkezű aláírással látják el.
Tamási, 2013. január 27. Ribányi József polgármester Tamási Város Önkormányzata
Értény, 2013. január ….. Máj Zoltán Értény Község Önkormányzata
Koppányszántó, 2013. január….. Pintér Gábor Koppányszántó Község Polgármestere Záradék: Az egységes szerkezetű alapító okiratot - Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testülete 2/2013. (I. 23.) számú határozatával, - Értény Község Önkormányzati Képviselő-testülete .…/2013.(I..…) számú határozatával, - Koppányszántó Község Önkormányzati Képviselő-testülete …/2013.(I ….) számú határozatával jóváhagyta.
Tamási, 2013. január…... Gulyásné dr. Könye Katalin jegyző
115
Melléklet:
Felhatalmazó levél a Tamási Közös Önkormányzati Hivatal létrehozására és fenntartására vonatkozó megállapodáshoz Tisztelt ……………………………………. ………………………………………… (számlavezető intézet neve és címe) Megbízom/megbízzuk Önöket az alább megjelölt fizetési számlánk terhére az alább megnevezett Kedvezményezett által benyújtandó azonnali beszedési megbízás(ok) teljesítésére a következőkben foglalt feltételekkel: Fizető fél számlatulajdonos …………………………………… megnevezése: Felhatalmazással érintett ………………………………….. fizetési számlájának pénzforgalmi jelzőszáma: Kedvezményezett neve: Tamási Város Önkormányzata Kedvezményezett fizetési számlájának pénzforgalmi jelzőszáma: A felhatalmazás időtartama:
Visszavonásig. A beszedési megbízáshoz okiratot nem kell csatolni. További feltéte- Fedezethiány esetén a sorba állítás időtartama legfeljebb 35 nap. A sorba lek: állítás határideje a fizetési megbízás átvételét követő munkanapon kezdődik. Kelt: Tamási, 2013. év január….. nap ……………………………………… fizető fél számlatulajdonos cégszerű aláírása Záradék: ……………………….. hitelintézet, mint a számlatulajdonos számlavezető bankja tudomásul vesszük, hogy a kedvezményezett számlatulajdonossal szemben fennálló bármely követelését a számlatulajdonos számlája terhére beszedési megbízás útján érvényesítheti. Kijelentjük továbbá, hogy a fenti felhatalmazó levél alapján benyújtott beszedési megbízást mindaddig teljesítjük, ameddig annak visszavonásáról a kedvezményezett írásbeli nyilatkozatában nem rendelkezik. Kelt............................................ (hely, idő) ....................................................... hitelintézet
116
3. számú függelék:
TAMÁSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL
………OSZTÁLY/KIRENDELTSÉG
MUNKAKÖRI LEÍRÁS Ikt. szám:
Név: Munkakör neve: Munkáltatói jogkör gyakorlója: Munkaidő, munkarend: Felvétel helye: Közvetlen felettese: Besorolás: Iskolai végzettség, szakképzettség: Szakmai gyakorlat: Beosztáshoz megkövetelt iskolai végzettség: Beosztáshoz megkövetelt szakmai gyakorlat: Jogok és kötelezettségek: 1. A köztisztviselő/munkavállaló általános jogai: a.) egészséges, biztonságos munkakörülmény b.) munkavégzéshez szükséges alapvető tárgyi feltételek. 2. A köztisztviselő/ munkavállaló általános kötelezettségei: a.) feladatkörét érintő jogszabályok betartása b.) előírt helyen és időben történő munkavégzés c.) munkára képes állapotban köteles munkahelyén megjelenni d.) munkáját az elvárható szakértelemmel és gondossággal, a közérdek kizárólagos szem előtt tartásával köteles végezni e.) be kell tartani munkavédelmi, környezetvédelmi, tűzvédelmi, közegészségügyi-járványügyi előírásokat f.) a tulajdonos gondosságával kezelni a rábízott vagyont g.) a munkája során tudomására jutott üzleti titkot, valamint a munkáltatóra, illetve a tevékenységére vonatkozó alapvető fontosságú információkat megőrizni h.) folyamatosan képzi magát. Munkakörébe tartozó feladatai, a munkaköre ellátásával kapcsolatos hatásköre, jogköre: Tevékenysége informatikai vonatkozásban: - Használja a FORTE iktatóprogramot. - A munkájához használt számítógépen lévő operációs rendszert, irodai programcsomagot használja. Felelősség: Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért. Alkalmazása, fegyelmi és anyagi felelősségre vonása jegyzői/polgármesteri jogkör. 117
Helyettesítés: A munkáltató utasítására az ideiglenesen távollevő munkatársa helyett vagy betöltetlen státuszhoz tartozó feladatok ellátására a kinevezés szerinti munkaköre ellátása helyett, vagy eredeti munkaköre ellátása mellett munkakörébe nem tartozó munka végzésére kötelezhető a Kttv./Mt. szabályainak megfelelően. Akadályoztatása, távolléte esetén - különösen szabadsága idején - a helyettesítését ellátó személy kijelöléséről közvetlen felettese gondoskodik. Hatálybalépés: Ezen munkaköri leírás az aláírás napján lép hatályba és megváltoztatásig érvényes. Tamási, 20….. ………….. ……………………………………. jegyző/polgármester
A munkaköri leírásban foglaltakat tudomásul vettem és az abban foglaltaknak megfelelően járok el. A munkaköri leírás egy példányát átvettem. Tamási, 20…….. ………………. köztisztviselő/ munkavállaló
MEGISMERÉSI NYILATKOZAT 118
Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületének, mint irányító szervnek a 25/2013. (II. 25.) számú határozatával elfogadott Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában (Ügyrend) foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani, valamint azt a szervezeti egység dolgozóival megismertetem. Név Dr. Vanya-Szabó Ágnes
Szervezeti egység Hivatal, Titkársági és Igazgatási Osztály Simonné Horváth And- Pénzügyi Osztály rea Beréti Tibor
Beosztás
Kelt
Aláírás
aljegyző osztályvezető
Műszaki Osztály osztályvezető
Kis-Fehér Katalin
Értényi Kirendeltség Koppányszántói Kirendeltség
jegyzői megbízott
EGYETÉRTÉSI NYILATKOZAT A Tamási Közös Önkormányzati Hivatal létrehozására és fenntartására vonatkozó megállapodás 3.4.3. pontjában foglalt egyetértési jog alapján a Tamási Város Önkormányzati Képviselő-testületének, mint irányító szervnek a 25/2013. (II. 25.) számú határozatával elfogadott Tamási Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában (Ügyrend) foglaltakat megismertem, a Kirendeltség tekintetében azzal egyetértek. Név
Önkormányzat
Beosztás
Máj Zoltán
Értény
polgármester
Pintér Gábor
Koppányszántó
polgármester
Kelt
Aláírás
119
