TALIS® EINDEJAARSVERWERKING ALGEMEEN Bij de eindejaarsverwerking binnen TALIS moet u denken aan het aanpassen van het Factuurnummer, Opdrachtnummer, Dossiernummer, Meldingnummer, WMS Inslag- en Uitslagnummer en het aanmaken van een nieuw boekjaar ten behoeve van de Urenadministratie. Voor de eindejaarsverwerking van uw boekhoudpakket verwijzen wij u naar de documentatie van de desbetreffende software. Alvorens u met de eindejaarsverwerking begint (het omzetten van nummeringen en dergelijke) is het verstandig om een backup van de database te maken. Hiertoe dient u TALIS op te starten als Beheerder en gaat u naar de menukeuze “Beheer”, “Database backup”:
Na verloop van tijd (afhankelijk van de grootte van uw database) krijgt u een melding dat de backup gelukt is en ook waar deze opgeslagen is. Het is verstandig om dit te noteren voor het geval deze teruggeplaatst moet worden:
WIJZIGEN NUMMERING (Factuur, Opdracht, Dossier, Melding, Inslag- of Uitslagmutatie) Vaak wordt in de factuurnummering gebruik gemaakt van een nummering per (boek)jaar. Dit houdt in dat u nadat de laatste facturen van het afgelopen jaar afgedrukt en doorgeboekt zijn en vóór de eerste facturen van het nieuwe jaar geprint worden, het factuurnummer aangepast moet worden. LET OP: Een verhoging van het factuurnummer kan niet meer ongedaan gemaakt worden. Log in TALIS in als Beheerder en ga naar “Beheer”, “Bedrijfsgegevens” en kies voor het Tabblad “Facturering”:
In het eerste veld op dit tabblad ziet u het laatst gebruikte factuurnummer staan, in dit voorbeeld 20131675. U kunt dit wijzigen door één maal Tab te geven en daarna de nieuwe waarde in te geven. De door u in te geven waarde mag NIET lager zijn dat datgene wat er stond. Geeft u toch een lagere waarde in dan krijgt u een melding:
Indien u een hogere waarde ingeeft dan krijgt u alsnog een waarschuwing (vanaf TALIS Versie 7.00.3) waarbij u nog kunt kiezen om de wijziging niet door te voeren door op “Nee” te klikken:
Indien u de wijziging doorgevoerd heeft is deze onherroepelijk en zal (in onderstaand voorbeeld) het eerstvolgende factuurnummer 20150001 worden:
Een vergelijkbare werkwijze kunt u, indien van toepassing hanteren voor de Opdrachtenadministratie (opdrachtnummer), Dossieradministratie (dossier- en werkbonnummer), Meldingenadministratie (meldingnummer) en het Warehouse Management System (inslag- en uitslagmutatienummer). Zie voor deze instellingen de desbetreffende Tabbladen onder “Beheer”, “Bedrijfsgegevens”. Dezelfde beperking met betrekking tot verlaging van de nummers geldt ook hiervoor. Op de volgende pagina’s treft u afdrukken van de desbetreffende schermen aan:
Opdrachtnummer:
Dossier- en werkbonnummer:
Meldingnummer:
WMS Inslag- en Uitslagnummer:
AANMAKEN NIEUW BOEKJAAR VOOR UW URENADMINISTRATIE Om in het nieuwe jaar straks periodeberekeningen uit te kunnen voeren dient u allereerst een nieuw boekjaar en periodes aan te maken,. Tevens dient u er voor te zorgen dat op deze nieuwe periodes de CAO van toepassing is. Ga hiervoor naar “Beheer”, “Bedrijfsgegevens”, het tabblad “Urenadministratie” en klik op de knop: “Onderhoud periodes & CAO’s”:
In het scherm wat u geopend heeft ziet u de aanwezige jaren en periodes:
Indien u met de rechter muisknop op een van de periode regels klikt kunt u de keuze maken om een jaar toe te voegen:
Na deze keuze krijgt u een scherm te zien waarin, op basis van de eerdere jaren de periodeverdeling te zien is (afhankelijk van maand- of vierweken verwerking van de uren) en de vermelding of er sprake is van een week 53:
Na bevestiging van dit scherm zijn de periodes aangemaakt en is de laatste CAO automatisch gekoppeld. Door op de eerste nieuwe periode met de rechter muisknop te klikken kunt u de CAO gegevens met ingang van de eerste datum van de nieuwe periode over laten nemen en desgewenst aanpassen:
Denkt u er aan dat, zodra u de eerste periodeberekening van het nieuwe jaar wilt laten uit voeren, dat u dit kunt doen inclusief de beginsaldi van verlof en dergelijke. Hiertoe klikt u in de Urenadministratie, programma “Periodeberekeningen” niet op de knop Berekenen, maar met de rechter muisknop op de eerste periode en kiest u vervolgens voor “Berekenen incl. beginsaldi”:
De optie “Berekenen incl. beginsaldi” zal vervolgens rekening houden met het nieuwe beginsaldo voor alle personeelsleden. Dit beginsaldo kunt u opgeven in het stambestand voor elk personeelslid (“Onderhoud”, “Codetabellen”, “Personeel”). Geef hiervoor in de rubriek “Verlofuren/jaar” de nieuwe saldi in zodra deze bekend zijn.
