OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Táblázatkezelés Tartalomjegyzék 1
2
3
4
5
6
7
8
9
A táblázatkezelés alapfogalmai .........................................................................................2 1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. .............................2 1.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. ..............3 1.c A munkafüzet felépítése.............................................................................................3 HIVATKOZÁSOK ..........................................................................................................4 2.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás........................................4 2.b A távoli hivatkozás fogalma. ......................................................................................4 2.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése.........................................4 Táblázatok szerkesztése ...................................................................................................5 3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása ..........................5 3.b A munkalap megosztása, fagyasztás ...........................................................................5 3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés .............................................................6 3.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben.....................................................................................6 Táblázatok formázása.......................................................................................................7 4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok ......................................................................7 4.b Adatok elrendezése cellán belül..................................................................................8 4.c 6, Cellavédelem .........................................................................................................9 Függvények képletek........................................................................................................9 5.a Képletek szerkesztése, javítása:................................................................................10 5.b Újraszámolási funkció:.............................................................................................11 Az adatbázis-kezelés eszközei ........................................................................................11 6.a Az adatbázis-táblázat fogalma:.................................................................................11 6.b Adatok rendezése, szûrés.........................................................................................11 6.c Részösszeg-számítás................................................................................................12 Grafikonok készítése ......................................................................................................12 7.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja...............................................12 7.b Grafikonok készítése: ..............................................................................................13 7.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. ............................13 A grafikon szerkesztése..................................................................................................14 8.a A grafikon részei: ....................................................................................................14 8.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása........................................14 8.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. .................15 Táblázatok nyomtatása...................................................................................................15 9.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok .....................................15 9.b fejléc, lábléc meghatározása .....................................................................................16
1 A táblázatkezelés alapfogalmai 1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. Ismert tÆblÆzatkezelı programok : 2
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
• Quattro Pro (Borland vállalat) • Lotus 123 (Lotus cég) • Excel for Windows 2.1; 3.0; 4.0; 5.0; 7.0; 8.0 (az utóbbi kettõ már csak az Office ’97 alatt mûködik) Magyarországon a ma leggyakrabban használt táblázatkezelõ program, az Excel 4. 0 for Windows, de terjed az újabb változat, az Excel 5.0 for Windows is. A táblázatkezelõk nagy segítséget nyújtanak minden olyan feladat megoldásában, amelyet kézi munkával, négyzetrácsos papíron végzünk. A táblázatkezelõk viszonylag kevés adat feldolgozására szolgálnak az adatbáziskezelõ programokhoz képest. A tÆblÆzatkezelık fontos elınyei: − matematikai mûveleteket végezhetünk velük − a számok megváltoztatása esetén az eredményeket is módosítja (automatikus újraszámolás) − számításainkhoz függvényeket használhatunk − adatainkból grafikont és nyilvántartást is készíthetünk − az adatokat valamilyen szempont szerint sorba rendezhetjük, feltételtõl függõen válogathatunk közöttük, kimutatásokat készíthetünk róluk − számításainkat elemezhetjük, több változatot megvizsgálhatunk − táblázataink áttekinthetõek és tetszõleges formátumot adhatunk nekik 1.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. A cella ØrtØke lehet: • Szöveg: balra rendezett és max. 256 karakter lehet • Logikai: középre rendezett és lehet: -fals (hamis) -true (igaz) • Szám: jobbra rendezett: (-10)308-(-10)-308 és 10-308-10308 mûveletek: -; +; *; /; hatványozás (15 értékes számjeggyel számol) • Dátum adattípus megadása: megadjuk az évszámot (ha az utolsó két helyiértéken lévõ számot adjuk meg, akkor kiegészíti 19-el) hónapot, napot ponttal elválsztva Dátum adattípussal végezhetõ mûveletek: két dátumot ki lehet vonni, az eredmény a két dátum között eltelt napok száma, dátumhoz egy számot hozzá lehet adni, vagy kivonni, az eredmény az adott napokkal mrgnövelt, vagy csökkentett dátum. 1.c A munkafüzet felépítése. A munkafüzet az Excel for Windows a 5.0 egy ablaknyi egysége. Egy munkafüzet több, alapértelmezésben 16 munkalapból áll. A munkafüzet lapjain egymástól független táblázatok lehetnek. Egy munkalap 16384 sorból és 256 oszlopból áll. A lapokon a telefonregiszterhez hasonló fülek vannak. A munkafüzet ablakának a tetején a munkafüzet neve található, a füleken pedig a munkalap neve van. A táblázat felsõ részén oszlopazonosító betûk, a bal oldalon pedig sorazonosító számok vannak. A munkalap cellákból áll, melyek alkalmasak arra, hogy adatokat írjunk be, képleteket szerkesszünk, illetve adatainkat nyilvántartsuk.
3
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
2 HIVATKOZÁSOK 2.a
A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás. A cellákba írt adatainkkal matematikai, logikai vagy szövegmûveleteket végezhetünk. Egy cellába maximum 256 karakternyi adat írható. A képletek számokat, cellahivatkozásokat, függvényeket tartalmaznak mûveleti jelekkel összekapcsolva. Képleteinket minden esetben egyenlõségjellel, plusz vagy mínuszjellel kell kezdenünk, ez jelzi a programnak a képletet. Aztán beírjuk a cella hivatkozási címét és a megfelelõ mûveleti jelet. Azt a cellát amire hivatkozunk, villogó szaggatott keret veszi körül. A képletekben a számok, hivatkozások közé mûveleti jeleket teszünk.
ABSZOLT. Vannak olyan adataink, amelyeket nem szeretnénk többször leírni, mert minden képletnek ugyanazzal az értékkel kell számolnia. Ilyen pl: ÁFA. Ha ezt a fix értéket beírjuk egy cellába és hivatkozni szeretnénk rá képleteink írása során akkor a cél, hogy másolás után is ugyanerre a cellára hivatkozzon minden képletünk. Ez az Abszolút hivatkozás. Ebben az esetben mind az oszlopunkat meghatározó betû, mind a sorszám elé $ jelet kell írnunk. Eredménye: bárhová másoljuk a képletet mindig ugyanarra a cellára hivatkozik. VEGYES. A képlet másolása után ugyanabból a sorból de más-más oszlopból vett értékkel, vagy fordítva, ha egy fix oszlopból, de más-más sorból vett adattal számolunk. RELATIV Egy átmásolt cella címe az ugyanolyan távolságra esõ cellára hivatkozik, mint az eredeti képletben. Vagyis a képlettõl mért relatív távolságot jegyzi meg. Megadási módja: oszlophivatkozás és utána a sorhivatkozás. 2.b A távoli hivatkozás fogalma. Egy munkafüzet egyik lapjáról ugyanezen munkafüzet másik lapjára hivatkozom, vagy egy munkafüzet egyik munkalapjáról egy másik munkafüzet bármely munkalapjára. Szerkesztõlécben megjelenik: =[állománynév, munkalapnév!] állandó hivatkozás 2.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése. CELLA: a táblázat legkisebb címezhetõ egysége, amely az oszlop és a sorazonosítóval adható meg. TARTOMÁNY. Több egymással szomszédos cella. A cellákat és tartományokat háromféleképpen is elnevezhetjük. 1) Szerkesztõléc használatával 2) Beírt címkék felhasználásával 3) Név megadásával 1) A szerkesztõléc bal oldalán mindig megjelenik annak a cellának a címe, amelyik ki van jelölve. Igy információt kaphatunk és meghatározhatjuk egy tartomány vagy cella nevét 2) A táblázat szélére írt azonosító feliratot használjuk.fel a tartományok elnevezésére. Ennek kettõs elõnye van: az egyik az, hogy egy gyorsabb módszer, a másik a nevek egyezni fognak azzal az elnevezéssel amit elõzõleg adtunk a sorainknak, oszlopainknak. 4
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
3) Beszúrás-Név-Név megadása (insert/name/define/name) utasítás használata. Igy nemcsak cellákat és tartományokat, hanem képleteket vagy állandó számokat is elnevezhetünk. Ha a táblázataink tartományait késõbb neveztük el, mint ahogy a képleteket létrehoztuk, akkor a képleteket utólag is átalakíthatjuk olyanokká, amelyek névvel hivatkoznak a celláinkra, tartományainkra (insert/name/create).
3 Táblázatok szerkesztése 3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása Az Excel táblázat oszlopokból és sorokból épül fel, ezeket cellák alkotják. A táblázatot szerkeszthetjük azáltal, hogy sorokat szúrhatunk be (CTRL +), illetve vehetünk ki (CTRL -), a kijelölt résztõl jobbra fekvõ cellákat behúzza vagy az alatta levõ cellákat felhúzza a kijelölt cellák helyére a Shift cells left illetve a Shift cells up menükkel, Entire row és Entire column menükkel nem csak cellákat hanem teljes sorokat vagy oszlopokat húzhatunk fel, illetve be. A cellákat a szerkesztõléc segítségével szerkeszthetjük, itt írhatjuk át vagy bõvíthetjük a cella tartalmát. A szerkesztõlécben láthatjuk a beírt képleteket (tartalmát), míg az értékét magában a cellában láthatjuk. A táblázatban az egérrel való mozgás a legegyszerûbb de használhatjuk a kurzormozgató- és a fölöttük található funkció billentyûket is (Page Down,Page Up, Home, End),illetve ezek és a Ctrl és az Alt kombinációit(Ctrl+Home- vissza az elejére,Alt+Page Up- jobbra, Alt+Page Down- balra),de a gördítõsáv is segítségünkre lehet. Háromdimenziós mozgást biztosítanak a Ctrl+Page Down és a Ctrl+Page Up billentyûkombinációk a munkafüzet lapjai közt. Gördítõ sávval való mozgás esetén a kurzor ott marad ahova tettük, míg Page Down és Page Up-al történõ lapozás esetén a kurzor is elmozdul. A táblázat kitöltésekor a leghatékonyabban (gyorsabban) az Enter (le), a Tabulátor (jobbra), a Shift+ Enter (fel) és a Shift+ Tabulátor (balra) segítségével haladhatunk, ezek használata esetén nem szükséges jóváhagyni a beírt adatokat a szerkesztõléc és az egér segítségével, mivel ez megtörténik a következõ cellába való átlépéskor. Ezen billentyûk segítségével folyamatosan mozoghatunk cellatartományokon belül is anélkül, hogy a kijelölés megszûnne; a cellák sorban követik egymást. Egymással nem érintkezõ cellákat, tartományokat a Ctrl billentyû és az egér együttes használatával (a megfelelõ helyre való kattintással) jelölhetünk ki. Ctrl+ Enter- el egy beírással több (kijelölt) cellába vihetjük be ugyanazt az adatot. Teljes sorokat és oszlopokat a sor és oszlopazonosítókra kattintva jelölhetünk ki. A cellák másolásakor a tartalmuk (függvények, kifejezések, hivatkozások esetén) relatívan változik: átírja a cellák címeit, míg mozgatáskor a beírt tartalom kerül át a kívánt cellába. Szomszédos cellákba való másolás esetén a legegyszerûbb, ha a kitöltõ négyzetet használjuk ennek le vagy jobbra húzásával illetve kétszeres kattintással másolhatunk, ha felfele vagy balra húzzuk kitörli a cella tartalmát. A cella tartalmának törlésével a formátuma nem szûnik meg. 3.b A munkalap megosztása, fagyasztás A munkalapok megosztása a nagyméretû táblázatok kezelésének eszköze. Segítségével a munkalap bármely távol esõ részét korlátlanul egymásmellé rendezhetjük (pl. ha együtt szeretnénk látni egy táblázat elsõ tíz sorát a kétszázadikkal). A táblázat vízszintesen és függõlegesen egyaránt megosztható (függõleges megosztáskor az elsõ oszlopot, vízszintes esetén pedig az elsõ sort fagyaszthatjuk táblázat fejlécként). A munkalapot egérrel, a megosztó sáv segítségével oszthatjuk meg. A megosztó sávot a vízszintes és függõleges gördítõsávokon találjuk. Ha a felosztó vonalra kettõt kattintunk megszûnik a felosztás. Menübõl az Ablak /
5
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Felosztás- sal osztható fel a munkalap. A megosztás során kapott táblázat részekben a kurzor önállóan mozgatható. Fagyasztásra az adatbázis táblák esetében van szükség, ahhoz, hogy a mezõnevek mindig láthatóak legyenek, az ezt tartalmazó rekordot, rekordokat fagyasztani kell, ez hosszú listák esetén ajánlott (window/freeze panes). 3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés Sorozatot készíthetünk úgy, hogy az elsõ cellába beírjuk az elsõ sorszámot majd a Ctrl-t nyomva, lehúzzuk a kitöltõ négyzetet, vagy az elsõ két érték beírásával megmutatjuk a tendenciát amit kövessen, a kitöltõ négyzetre kettõt kattintva eszerint tölti ki a következõ cellákat. Menübõl (edit/fill/series) több fajta sorozatot hozhatunk létre: lineáris, mértani, dátum és az Auto fit menüponttal a fentiekben leírtakkal megegyezõ sorozatokat készíthetünk. Automatikus összegzést a ∑ ikon (Auto Sum) segítségével készíthetünk, erre kattintva az aktuális cella fölötti vagy a tõle balra található cellák értékeit (kijelöli; ezen változtathatunk) összeadja. Az összeadandó cellák címeit, szomszédos cellák esetén, kettõsponttal (pl.∑(B1: B5)), míg egymástól távol levõ tartományok összegzésekor a tartományok címeit pontosvesszõvel választja el egymástól (pl.∑(B1: B5; B9: B11)). Több sort és több oszlopot egyszerre összegezhetünk, ha az alattuk található sort illetve a jobbra következõ oszlopot kijelöljük. Az összegzés eredményét egy tetszõlegesen választott távoli mezõben is elhelyezhetjük, úgy, hogy a kiválasztott cellába állunk és a ∑-ra kattintva kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Az összegzõ függvény csak az elõzõ összegzésig ad össze, azt és a fölötte található adatokat nem veszi figyelembe. Ha a sokadik összegzés után következõ cellában akarunk összesíteni itt az elõzõ részeredményeket fogja összeadni. 3.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben Tab cellák közti mozgás jobbra Shift+Tab balra Enter cellák közti mozgás lefele Shift+Enter felfele Kurzormozg. bill. cellák közti mozgás Ctrl + sor beszúrása Ctrl sor kivétele Ctrl+Enter azonos adat bevitele több kijelölt cellába Page down egy képernyõnyivel lejjebb ugrik a kurzor Page up feljebb Crtl+Home a munkalap elejére Ctrl+End a munkalap végére Ctrl+Page down következõ munkalap Ctrl+Page up elõzõ munkalap Ctrl+F6 átlépés másik munkalapra Ctrl+Shift+* az aktuális terület kijelölése az aktív cella körül Ctrl+9 rejtett sorok Ctrl+0 rejtett oszlopok Dupla kattintás a választóvonalra optimális oszlopszélesség, sormagasság Alt+’ stílus formázása Ctrl+1 cellák formázása Ctrl+Shift+ ~ általános számformátum Ctrl+Shift+ $ pénznem Ctrl+Shift+ % százalék formátum 6
OKJ elméleti kérdések Ctrl+Shift+ # Ctrl+Shift+ @ Ctrl+Shift+ ! Ctrl+Shift+ & Ctrl+Shift+ _ Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+/ Ctrl+jobbra,balra nyíl Shift+jobbra nyíl Shift+Ctrl+jobbra nyíl Mozgás a táblázatban: Ctrl+jobbra nyíl
Táblázatkezelés
dátum formátum idõ számformátum, ezres elválasztás, negatív számok külsõ keret keretek megszûntetése félkövér betûk dõlt betûk aláhúzás az aktuális tömb kijelölése a sor utolsó ill. elsõ cellájára ugrik cellánként jelöl ki kijelöli a kívánt területet
a sor utolsó cellájára ugrik Ctrl+balra nyíl vissza Ctrl+lefele nyíl az oszlop utolsó cellája Ctrl+felfele nyíl vissza Ctrl+Shift+kurzormozgató nyilak a teljes táblázat kijelölése
4 Táblázatok formázása 4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok Ha a kijelölt cellára állunk és elõhívjuk a cellaformázás utasítást, akkor egy párbeszédpanel fog megjelenni , amelynek lapjain formai jegyek találhatóak. 1, Szám (Number) lapon a számok formai megjelenítésén változtathatunk Kategória: felsorolja a választható számformák csoportjait Formátumkód: itt találjuk a már létezõ számformákat Kód:. A kijelölt cellák azt a számformát veszik fel, amelyik a Kód szerkesztõdobozban van Helyiérték formázása --megjelenítésére 0, ?, # jelek szolgálnak 0-megjeleníti az értéktelen nullákat # csak az értékes számjegy jelenik meg ?- értéktelen nullák helyére szóközt tesz Ezres megjelenítés – számokat három helyértékenként csoportosíthatjuk #. jel mögött a pont jelöli az ezresek kerekítését Elõjelek formátuma:+#.##0; -#.##0 Törtek formátuma: #?/? Szöveg beírása számformákba: - számforma beállításánál a szöveget idézõjelek közé kell tenni, akkor a számok megjelennek a számforma mellé írt szöveg mögött, de a szám továbbra is szám marad Szöveg forma elhelyezése cellában: ha formázással illesztünk szöveget egy szám mellé,
az
alapértelmezésben a szöveggel együtt jobb oldalra igazodik -a* segítségével beállíthatjuk a cellán belüli bal oldali rendezést Idézõjelek nélkül beírható karakterek: $, - , +, /, : szóköz –pl. telefonszám kifejezése (00-000)0 000 000 7
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Tudományos számforma : ##0,0E+0 -értéke:12000000000000 , formátuma:12.0E+12 -E betû jelöli , hogy tíznek hányadik hatványával kell szorozni a számot, hogy a szám tényleges értékét megkapjuk Dátum és idõ formátumok − Megjelenítésének alapértékét a Control Panel – International beállítása határozza meg − Alapértelmezésben a cella jobb oldalára igazodik , szám jellege miatt − Írásmód: 98/06/20 vagy 98-06-20 − A számforma átállítása képletre, az egy a dátumtól látszólag teljesen eltérõ értéket jelenít meg, ami 1900.jan.1-jétõl eltelt napok számát jelzi − Megjelenítésének formái –helyértékek értéket, hónapokat napokat jelöl − év jelölése é(y);hónap h (M);nap n(d) betû − Mai dátumot beírhatjuk a TODAY függvénnyel , a pontos idõt a NOW függvénnyel, vagy a CTRL+SHIFT+. 4.b Adatok elrendezése cellán belül szöveges adatot balra rendez számokat jobbra rendez „elérési útvonala”--FORMAT menü----CELLS ---FORMAT CELLS párbeszédpanel ---IGAZÍTÁS (Alignment) − Vízszintesen (Horizontal) cella tartalmának vízszintes elhelyezése − Függõlegesen (Vertical) függõlegesen irányít − Írásirány elforgatva jeleníti meg az adatot A szöveg nem lépi túl a cellahatárt, a program a cella szélességéhez tördeli sorba a szöveget, ha kell a sorok magasságát is megnöveli. Sortörés : a szöveget a cellában tartja, de úgy , hogy több egymás alatti sorba rendezi, a cellák magasságát automatikusan növeli (cellán belüli sor Alt+Enter) 3, Betûformák (Font) − Fontstílus---félkövér, dõlt, félkövér dõlt − A Font lap Minta (Preview) területén találhatóak a betûkombinációk − Méret listájából méretet választhatjuk ki − Torzítások (Effects)---Áthúzás itt valósítható meg 4, Cellák keretezése − Munkalapon a cellákat egyforma vékony vonalak határolják, ezeket a Tools (Eszközök)— Egyebek (Options)—Látvány (View) lapon kapcsolhatjuk ki a Gridlines (Cellarácsok) segítségével − Cellaformázás a Szegély(Border) lap eszközeivel történik − Szegély csoportból kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tartomány melyik részén legyen vonal − Stílus csoportból választhatunk vonalat a szegélyhez − Szín listapanel a kiválasztott szegély színét állítja be 5, Háttérminta és színezés Cellák formázása párbeszádpanel Mintázat lapon található Cellák tónusozása (Cell Shading)—egy kiválasztott szín lesz a háttérszín Mintázat ------ lenyíló listapanelbõl háttérmintát választhatunk
8
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
4.c 6, Cellavédelem − Alapértelmezésben a cella védett állapotban van (felülírás ellen) − Védelem bekapcsolása után azokba a cellákba, amelyeknek a cellavédelme be van kapcsolva, nem írhatunk be − Védelem beállítása--- Cellaformázás---Védelem (Protection) lapnál állíthatjuk be − Kikapcsolása a Zárolt (Locked) választókapcsolóval történik − Rejtett(Hidden) kapcsoló beállításával alapvédelem bekapcsolása után a cellának csak az értéke látható, a képeknek még a szerkesztõlécen sem jelennek meg. − Aktivizálás—Tools—Protection—Protect Sheet utasítás
5 Függvények képletek − A függvény fogalma, függvénycsoportok − Képletek szerkesztése, másolása − Az automatikus újraszámolás fogalma Függvény: Egy megadott számítási eljárásra, adott algoritmus alapján elõre beprogramozott képlet. Pl.: átlag – egy számcsoport összegét elosztom a csoport számával A függvénynek van neve és van paraméterei. A paramétereket a név után zárójelben kell felsorolni vesszõvel vagy pontosvesszõvel elválasztva. Paraméterek lehetnek kötelezõek vagy opcionálisak. Függvénycsoportok: − Statisztikai függvények: =STDEV(becsült értékek alapján), STDEVP(egész populációra vonatkozólag) – szórás =MODE – módusz. A leggyakrabban elõforduló érték megadása egy sorozatból. =MEDIAN – medián (felezõ érték) Egy csoport két részre való osztásának átlaga. =MAX, MIN – maximum és minimum érték megadása, különbségüket terjedelemnek nevezzük: max-min=terjedelem =FREQUENCY – gyakoriság (tömbfüggvény) Megmutatja, hogy az elõforduló értékekbõl hány darab van. =COUNT – darab (számok száma) Egy megadott részen belül hány szám van. =COUNT A – darab (kitöltött cellák száma) A számmal és szöveggel egyaránt kitöltött cellákat számolja meg. − Gazdasági függvények: A gazdasági függvényeknél figyelni kell a periódusra és az elõjelre. =RATE – ráta A kamatláb %-ban való megadása. =NPER – periódusszám A kamat ideje. =PMT – részlet Egy periódus alatti pénzmozgás. =PV – mé A mostani, (jelenlegi) kezdõ érték. =FV – jbé Egyenleg a periódus után. (jövõbeni érték) − Logikai függvények: =AND – és =IF – ha Nem minden esetben végzi el, van egy feltétel, amihez kapcsolódik egy igaz 9
OKJ elméleti kérdések
− −
−
−
Táblázatkezelés
és egy hamis ág =OR – vagy =NOT – nem =FALSE – hamis =TRUE – igaz Kikeresõ függvények: =HLOOKUP – vízszintesen keres =VLOOKUP – függõlegesen keres Matematikai függvények: =PI – pí-3,14 (tizenöt értékes jegyig) =RAND – véletlen szám 0-1 között =ROUND – kerekítés =ROUNDDOWN – lekerekít (0-255 között) =ROUNDUP – felkerekít (1-256 között) =SUM – összeadás =SUMPRODUCT – szorzatösszeg =PRODUCT – szorzat =SUBTOTAL – részösszeg Dátum függvények: =TODAY – mai dátum =NOW – mostani idõ és dátum =DATE – dátum =YEAR – év =MONTH – hónap =DAY – nap =TIME – idõ =HOUR – óra =MINUTE – perc =SECOND - másodperc A betûk számával megadhatok hosszú, rövid és rövidített dátumot. Szöveges függvények: =LOWER – mindent kisbetûvel ír =PROPER – a tulajdonnevek kezdõbetûit naggyal írja =UPPER – mindent nagybetûvel ír
5.a Képletek szerkesztése, javítása: A munkalapon mindig csak egy aktív cella van. A cellában mindig a cella értéke látható, a cella tartalmát a szerkesztõsorban tekinthetjük meg. A képleteket mindig a szerkesztõsorban szerkeszthetjük: begépeléssel, vagy egérmutatóval (a zárójel vagy mûveleti jel begépelése után az egérrel rámutatok a cellára) A cellákban lévõ értéket vagy képletet bármikor felülírhatjuk, de utána jóvá kell hagyni (enter vagy pipa), mert csak akkor érvényesül. A képleteket mindig egyenlõségjellel (=) kezdjük beírni a szerkesztõ sorba. Tartalmazhat: - mûveleti jeleket (+,-,×,÷,^,&) - hivatkozást - cellaneveket - függvényeket Másolás: 10
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
- CTRL V + CTRL C - Lehúzás - Dupla kattintás a kitöltõ keresztre Másoláskor a relatív és a vegyes hivatkozások változnak. Speciális beillesztés másolásnál: - csak érték - csak formátum - mûveletek (+,-,×,÷,^,&) 5.b Újraszámolási funkció: A táblázatkezelõ programok egyik leglényegesebb szolgáltatása az újraszámolás. Tehát bármilyen változás történik a cellák értékeiben, az Excel újraszámolja az összes képletet. Ez a funkció minden egyes jóváhagyásnál frissíti az adatokat. Ezt az újraszámolási funkciót bármikor kikapcsolhatom, ha túl nagy a táblázat, mert idõigényes.
6 Az adatbázis-kezelés eszközei 6.a Az adatbázis-táblázat fogalma: Az adat-nyilvántartási területen létrehozott táblázat, melynek elsõ sorában a mezõnevek szerepelnek, ezek lesznek az oszlopok, a sorok pedig rekordok. Az egyes oszlopokba csak azonos típusú adatok kerülhetnek. 6.b Adatok rendezése, szûrés Az Excel adatbázis kezelése lehetõvé teszi bizonyos mûveletek elvégzését, mint pl. adatbevitel, rendezés, szûrés, keresés, válogatás. Jelöljük ki a táblában, ahol dolgozni akarunk, de elegendõ a kurzorral egy cellába állni. Az adatok rendezése (sort) Data/ Sort párbeszédpanelen történik. Háromféle rendezési szempontot adhatunk meg. Beállíthatjuk a növekvõ vagy csökkenõ sorrendet, valamint, hogy látszódjanak ezen a rovatfejek (mezõnevek) vagy ne. A szûrés lehet automatikus, vagy irányított. Automatikus: A rekordok kigyûjtése valamilyen szempont szerint történik. Data/ Filter/Autofilter menübõl. Több szûrési feltételt is megadhatunk, a megjelentett rekordok között logikai ÉS kapcsolat jön létre. Irányított: Advanced filter Ehhez a szûrési fajtához meg kell adni válogatási szempontokat, feltétele-két továbbá a kigyûjtés helyét. Ezekbe a létrehozott táblákba betûrõl betûre pontosan be kell írni a mezõneveket. Az irányított szûrést választva megjelenik a párbeszédpanel három szerkesztõdobozzal. Itt megjelenik a listatartományra a hivatkozás a másolás helye, és itt kell megadni a szûrõfeltétel hivatkozását is. A szûrési feltételek sokfélék lehetnek. Egymás mellé írva a mezõkbe a kapcsolatot ÉS, egymás alá írva VAGY logikai kapcsolat áll fenn az adatok közt. Pl.
Eladási ár
Dátum
Helye 11
OKJ elméleti kérdések
<1000
Táblázatkezelés
97. 01. 01
Vác Gödöllõ
Ez megjelenti az 1000-nél olcsóbb és 97. 01. 01 napon eladott árut, melynek helye Vác, vagy Gödöllõ volt.
6.c Részösszeg-számítás Egy bizonyos szempont szerint csoportosítunk (pl. osztályok,) ezt a mezõt kiválasztjuk, megadjuk a mezõt, melynek értékeivel számolni akarunk (pl. jegyek osztályonként) és végezetül kiválasztjuk milyen mûveletet, akarunk (pl. a jegyek átlaga). Párbeszédpanelen (DATA/SUBTOTAL) történik a szempontok megadása. Kereszttábla készítése Ez tulajdonképpen kimutatás készítés, akkor használjuk, amikor két dimenzióban szeretnénk látni a kigyûjtött adatainkat. DATA/PIVOT TABLE menüt választjuk ki, 4 lépésbõl álló párbeszéd-panelen kell megadni, hogy melyik sor és oszlop függvényében adjuk meg az adatokat. Összesen három csoportosítási szempontot választhatunk. Példa:
Sportoló
matek
fizika
magyar
rajz
átlag
3 4 5 Ez a kimutatás kigyûjti a sportoló diákok tantárgyankénti osztályzatait, és az átlagokat számítja ki.
7 Grafikonok készítése 7.a
Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja. A grafikon vagy diagram tulajdonképpen arra szolgál, hogy a táblázatkezelõben a számsorainkat képszerûvé, áttekinthetõbbé tegye. A diagramok alapvetõ típusai: terület (area), sáv (bar), oszlop (column), vonal (line), kör (pie), perec, sugár (radar), XY, kombinált, 3D -terület, -sáv, -oszlop, -szalag, -sajt, felület. A választék igen nagy, mert minegyik típus további altípusokkal rendelkezik. Hogy mikor, melyiket választjuk, azt a feladat határozza meg:
12
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
− Halmozott adatok megjelenítése (az adatsorok mintegy egymásra rakódva jelenítik meg az összeredményt): − Százalékgrafikont választunk, ha nem a számsorok értékét, hanem azok százalékos arányát szeretnénk szemléltetni:
− − − − − − − − −
− Ha az értékek egymáshoz viszonyított arányára vagyunk kiváncsiak, ezeket a diagramtípusokat választhatjuk:
− vonal − sáv+3D sáv − oszlop+3D oszlop
− Ha az adatok valamilyen tendenciát, idõbeli alakulást mutatnak, akkor a legcélszerûbb diagramok: − Mérnöki és tudományos mérési eredmények szemléltetésére, matematikai függvények ábrázolására szolgál.
− terület+3D terület − szalag − − XY diagram −
terület+3D terület sáv+3D sáv oszlop+3D oszlop terület kör perec sajt sáv+3D sáv oszlop+3D oszlop
7.b Grafikonok készítése: Lépései: 1. Adattáblázat létrehozása, amely a grafikon alapjául szolgál majd. 2. Az ábrázolni kívánt adatok kijelölése (a táblázatban ezeket „ összetolva” téglalapot kell, hogy alkossanak). 3. Fügvényvarázsló ikon vagy Beszúrás / Diagram menüpont. 4. A képernyõn megjelenõ egérmutató megváltozik. Kattintsunk oda a munkalapon, ahová a di agramot ágyazni szeretnénk. 5. Diagramtípus kiválasztása ( a fent felsorolt kiválasztási szempontokat figyelembe véve). 6. Altípus kiválasztása. 7. A kiválasztott diagram megszerkesztése: − adatsorok helyzetének (oszlop, sor) meghatározása, − kérünk-e jelmagyarázatot vagy sem, − diagram címe, − tengelycímek. A kész grafikon szerkesztési állapotba hozva bármikor tovább formázható, kiegészíthetõ (szín, méret, feliratozás,...). 7.c
Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. A számítógépes szövegszerkesztés nagy elõnye, hogy könnyedén szerkeszthetünk be egy dokumentumba képet, objektumot. A grafikon (mint objektum) csatolással vagy beágyazással illeszthetõ be dokumentumba., 13
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
A csatolt objektumot (grafikont, táblázatot) elõzõleg elkészítjük és tároljuk, majd a vágólapon keresztül illesztjük be a dokumentumba. A táblázatkezelõben lévõ grafikonon vagy a hozzá tartozó táblázatban tett késõbbi változtatásokat a csatolt grafikon a dokumentumban aktuálisan követi. A csatolás nem növeli a dok. méretét, mert csupán egy mezõkódnyi helyet foglal el! A csatolás lépései: − Diagram vágólapra tétele (Ctrl + C). − Word elindítása, a kívánt dokumentum betöltése. − Ha a kurzor a word dok.-ban a beillesztés helyén áll: Edit / Paste Special... / Paste Link (csatolás). A beillesztett grafikont kijelölve (a szöveghez hasonlóan) igazíthatjuk. Beágyazás: A beágyazás során nem keletkezik új, különálló fájl, azonban a word dokumentumba ágyazott objektumra (grafikonra) 2x kattintva betöltõdik az aktuális (Excel) alkalmazás. A beágyazást elvégezhetjük: − a Beszúrás(Insert) / Objektum beszúrása menüponttal − Vágólap használatával ( Ctrl C, Edit / Paste Special )
8 A grafikon szerkesztése 8.a
A grafikon részei: A diagramot -grafikont a diagramvarázsló ikonnal hozzuk létre. A megkapott diagram, grafikon több részbõl áll. Ezek a részek adatsorozatokat tartalmaznak. Adatsorozat: egy vonalhoz tartozó értékek. Részei: − X tengely à kategóriatengely − Y tengely à értéktengely − kategória címkék − értékjelölõ − jelmagyarázat − grafikoncím 8.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása. Ahhoz, hogy ezeket végre tudjuk hajtani egy grafikonon, szerkesztési állapotba kell hoznunk. (2x katt. a grafikon területére.) A menüsor ilyenkor megváltozik és legfontosabb a Beszúrás(Insert) és Formátum(Format) menüpontok lesznek. Csak a kijelölt részt tudjuk átalakítani! A mintázatot, a színt és a feliratot a Format menüben a megfelelõ menüponttal állíthatjuk be.(pl. Mintázat, Font) A léptékek módosítását csak matematikai fügvények esetében tudjuk használni.Az elkészített függvény bármej része utánszerkeszthetõ, így a skála is. Megadható a kezdõ- és végérték, illetve közötte a kis- és nagy lépésköz. Mindig ki kell jelölni azt a tengelyt, amit (vagy amin) változtatni akarunk.
14
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
8.c
Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. Új adatsort beilleszthetünk, ha a táblázatban kijelöljük, s vontatásos módszerrel behúzzuk a grafikon területére. Ha az objektum körvonalai megvastagodnak, elengedhetjük az adatsort. A külön kijelölt adatsort formázhatjuk, kitörölhetjük,módosíthatjuk. Az értéket át lehet állítani, de akkor a táblázat értékei is változnak. Ki lehet törölni a már meglévõ adatsort, ha elõtte kijelöltük. Az adatjelölõ pontjaiból közelítõ görbét készíthetünk, amit trendvonalnak is nevezünk. A trendvonal csak két dimenziós diagramhoz rajzolható. Ezeket a vonalakat az Excel automatikusan elnevezi. A név a kijelölt közelítõgörbe típusának megnevezésébõl és a hozzá tartozó adatjelölõ nevébõl áll össze. Ha ez nem megfelelõ, akkor a Megadott (Custom) szerkesztõdobozban másik nevet adhatunk neki. Azt, hogy milyen távlatot szeretnénk megjeleníteni, az Elõre (Forward) szerkesztõdobozban állíthatjuk be. Az Excel kiszámítja a diagram megjeleníti a közelítõgörbét. S, hogy ez a görbe az Y tengely melyik pontjából induljon el, azt a Legyen metszéspont (Set Intercept) kapcsolóval állíthatjuk be.
9 Táblázatok nyomtatása 9.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok A teljes dokumentum nyomtatásához elegendõ az ikonra rákattintani. Ellenben, ha nem az egészet szeretnénk nyomtatni, illetve más egyebet is be akarunk állítani, válasszuk ki a Fájl menü Nyomtatás(Print) parancsát. A leglényegesebb különbség a Word és az Excel között a nyomtatás szempontjából, hogy míg Word-ben mindig egyértelmû, hogy a dokumentumot laponként, egymás után kell nyomtatni, addig az Excel táblázat egy végtelen lepedõ, amit a programnak kell lapokra tördelni. Excelben tehát a legtöbb esetben ki kell jelölni a nyomtatandó területet. A kijelölésnek van egy ikonja, ezt célszerû feltenni. Ha nem jelölünk ki semmit, akkor azt a tartományt nyomtatja, ahol adatokat talál. Kiválasztható hogy mit szeretnénk nyomtatni. Példányszám: beállítható, hogy hány példányt kivánunk nyomtatni, bár nem célszerû a nyomtatónkat másológépként használni. Oldaltartomány keretben határozhatjuk meg, hogy a dokumentumunk mely részét szeretnénk nyomtatni: Mindent (All): az összes oldal nyomtatásra kerül. Aktuális oldal (Current Page): Csak az az oldal kerül nyomtatásra, amelyikben a kurzor áll. Kijelölt szöveg(Selection): Csak az elõzõleg kijelölt rész kerül nyomtatásra. Ha nem jelöltünk ki semmit, ezt a lehetõséget nem kínálja fel a rendszer. A nyomtatás további beállításai Eszközök/Egyebek kiválasztásával juthatunk el a nyomtatás beállító lapjához. Címsorok (Heading) Ha a táblázat elején kijelölünk néhány sort, melyet címsornak szeretnénk, és rákattintunk a Táblázat/Címsorok (Tablr/Headings) parancsra, több oldalas táblázatnál minden oldal tetején automatikusan megismétli a címsorokat. Ha nem jelölünk ki sort a parancs kiadása elõtt, az elsõ sort veszi címsornak
15
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
9.b fejléc, lábléc meghatározása A Fejléc (Header) egy dokumentumon belül az oldal tetején, a Lábléc (Footer) pedig az oldal alján jelenik meg, a szokásos beállítás esetén a margó felett, illetve alatt. A fejléc és lábléc lehet több soros. Meghatározhatjuk, hogy más legyen az elsõ oldalon, és más a páros, illetve páratlan oldalon. A képernyõn csak Nézet/Nyomtatott forma (Print Preview) nézetben látható a fej -vagy lábléc. A cellarácsokkal (Gridlines) kijelölése esetén a munkalap alapértelmezésben beállított cellarácsait, a Jegyzetekkel (Notes) a cellába írt megjegyzéseket is kinyomtathatjuk. A Próbanyomatként (Draft Quality) választókapcsoló bekapcsolásával egyszerüsítve, a grafikus elemeket elhagyva nyomtathatunk. Ezzel gyorsítható a nyomtatás, de a keretezések nem jelennek meg. Elõnye a gyorsaság. Az EXCEL képes a nyomtatandó anyagot kicsinyíteni, nagyítani. Legjobb szolgáltatása: a Fit To. Itt megadhatjuk, hogy hány lap magas, hány lap széles területre akarjuk zsugorítani a nyomtatási területet. Nem kell vacakolni a formázgatással, ha éppen egy kicsit lépjük túl az A4-es lapot.
16
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Táblázatkezelés Tartalomjegyzék 1
2
3
4
5
6
7
8
9
A táblázatkezelés alapfogalmai .........................................................................................2 1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. .............................2 1.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. ..............3 1.c A munkafüzet felépítése.............................................................................................3 HIVATKOZÁSOK ..........................................................................................................4 2.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás........................................4 2.b A távoli hivatkozás fogalma. ......................................................................................4 2.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése.........................................4 Táblázatok szerkesztése ...................................................................................................5 3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása ..........................5 3.b A munkalap megosztása, fagyasztás ...........................................................................5 3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés .............................................................6 3.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben.....................................................................................6 Táblázatok formázása.......................................................................................................7 4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok ......................................................................7 4.b Adatok elrendezése cellán belül..................................................................................8 4.c 6, Cellavédelem .........................................................................................................9 Függvények képletek........................................................................................................9 5.a Képletek szerkesztése, javítása:................................................................................10 5.b Újraszámolási funkció:.............................................................................................11 Az adatbázis-kezelés eszközei ........................................................................................11 6.a Az adatbázis-táblázat fogalma:.................................................................................11 6.b Adatok rendezése, szûrés.........................................................................................11 6.c Részösszeg-számítás................................................................................................12 Grafikonok készítése ......................................................................................................12 7.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja...............................................12 7.b Grafikonok készítése: ..............................................................................................13 7.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. ............................13 A grafikon szerkesztése..................................................................................................14 8.a A grafikon részei: ....................................................................................................14 8.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása........................................14 8.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. .................15 Táblázatok nyomtatása...................................................................................................15 9.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok .....................................15 9.b fejléc, lábléc meghatározása .....................................................................................16
1 A táblázatkezelés alapfogalmai 1.a A táblázatkezelõ programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. Ismert tÆblÆzatkezelı programok : 2
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
• Quattro Pro (Borland vállalat) • Lotus 123 (Lotus cég) • Excel for Windows 2.1; 3.0; 4.0; 5.0; 7.0; 8.0 (az utóbbi kettõ már csak az Office ’97 alatt mûködik) Magyarországon a ma leggyakrabban használt táblázatkezelõ program, az Excel 4. 0 for Windows, de terjed az újabb változat, az Excel 5.0 for Windows is. A táblázatkezelõk nagy segítséget nyújtanak minden olyan feladat megoldásában, amelyet kézi munkával, négyzetrácsos papíron végzünk. A táblázatkezelõk viszonylag kevés adat feldolgozására szolgálnak az adatbáziskezelõ programokhoz képest. A tÆblÆzatkezelık fontos elınyei: − matematikai mûveleteket végezhetünk velük − a számok megváltoztatása esetén az eredményeket is módosítja (automatikus újraszámolás) − számításainkhoz függvényeket használhatunk − adatainkból grafikont és nyilvántartást is készíthetünk − az adatokat valamilyen szempont szerint sorba rendezhetjük, feltételtõl függõen válogathatunk közöttük, kimutatásokat készíthetünk róluk − számításainkat elemezhetjük, több változatot megvizsgálhatunk − táblázataink áttekinthetõek és tetszõleges formátumot adhatunk nekik 1.b A táblázatkezelõ adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetõ mûveletek. A cella ØrtØke lehet: • Szöveg: balra rendezett és max. 256 karakter lehet • Logikai: középre rendezett és lehet: -fals (hamis) -true (igaz) • Szám: jobbra rendezett: (-10)308-(-10)-308 és 10-308-10308 mûveletek: -; +; *; /; hatványozás (15 értékes számjeggyel számol) • Dátum adattípus megadása: megadjuk az évszámot (ha az utolsó két helyiértéken lévõ számot adjuk meg, akkor kiegészíti 19-el) hónapot, napot ponttal elválsztva Dátum adattípussal végezhetõ mûveletek: két dátumot ki lehet vonni, az eredmény a két dátum között eltelt napok száma, dátumhoz egy számot hozzá lehet adni, vagy kivonni, az eredmény az adott napokkal mrgnövelt, vagy csökkentett dátum. 1.c A munkafüzet felépítése. A munkafüzet az Excel for Windows a 5.0 egy ablaknyi egysége. Egy munkafüzet több, alapértelmezésben 16 munkalapból áll. A munkafüzet lapjain egymástól független táblázatok lehetnek. Egy munkalap 16384 sorból és 256 oszlopból áll. A lapokon a telefonregiszterhez hasonló fülek vannak. A munkafüzet ablakának a tetején a munkafüzet neve található, a füleken pedig a munkalap neve van. A táblázat felsõ részén oszlopazonosító betûk, a bal oldalon pedig sorazonosító számok vannak. A munkalap cellákból áll, melyek alkalmasak arra, hogy adatokat írjunk be, képleteket szerkesszünk, illetve adatainkat nyilvántartsuk.
3
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
2 HIVATKOZÁSOK 2.a
A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás. A cellákba írt adatainkkal matematikai, logikai vagy szövegmûveleteket végezhetünk. Egy cellába maximum 256 karakternyi adat írható. A képletek számokat, cellahivatkozásokat, függvényeket tartalmaznak mûveleti jelekkel összekapcsolva. Képleteinket minden esetben egyenlõségjellel, plusz vagy mínuszjellel kell kezdenünk, ez jelzi a programnak a képletet. Aztán beírjuk a cella hivatkozási címét és a megfelelõ mûveleti jelet. Azt a cellát amire hivatkozunk, villogó szaggatott keret veszi körül. A képletekben a számok, hivatkozások közé mûveleti jeleket teszünk.
ABSZOLT. Vannak olyan adataink, amelyeket nem szeretnénk többször leírni, mert minden képletnek ugyanazzal az értékkel kell számolnia. Ilyen pl: ÁFA. Ha ezt a fix értéket beírjuk egy cellába és hivatkozni szeretnénk rá képleteink írása során akkor a cél, hogy másolás után is ugyanerre a cellára hivatkozzon minden képletünk. Ez az Abszolút hivatkozás. Ebben az esetben mind az oszlopunkat meghatározó betû, mind a sorszám elé $ jelet kell írnunk. Eredménye: bárhová másoljuk a képletet mindig ugyanarra a cellára hivatkozik. VEGYES. A képlet másolása után ugyanabból a sorból de más-más oszlopból vett értékkel, vagy fordítva, ha egy fix oszlopból, de más-más sorból vett adattal számolunk. RELATIV Egy átmásolt cella címe az ugyanolyan távolságra esõ cellára hivatkozik, mint az eredeti képletben. Vagyis a képlettõl mért relatív távolságot jegyzi meg. Megadási módja: oszlophivatkozás és utána a sorhivatkozás. 2.b A távoli hivatkozás fogalma. Egy munkafüzet egyik lapjáról ugyanezen munkafüzet másik lapjára hivatkozom, vagy egy munkafüzet egyik munkalapjáról egy másik munkafüzet bármely munkalapjára. Szerkesztõlécben megjelenik: =[állománynév, munkalapnév!] állandó hivatkozás 2.c Hivatkozás tartományokra, cellák tartományok elnevezése. CELLA: a táblázat legkisebb címezhetõ egysége, amely az oszlop és a sorazonosítóval adható meg. TARTOMÁNY. Több egymással szomszédos cella. A cellákat és tartományokat háromféleképpen is elnevezhetjük. 1) Szerkesztõléc használatával 2) Beírt címkék felhasználásával 3) Név megadásával 1) A szerkesztõléc bal oldalán mindig megjelenik annak a cellának a címe, amelyik ki van jelölve. Igy információt kaphatunk és meghatározhatjuk egy tartomány vagy cella nevét 2) A táblázat szélére írt azonosító feliratot használjuk.fel a tartományok elnevezésére. Ennek kettõs elõnye van: az egyik az, hogy egy gyorsabb módszer, a másik a nevek egyezni fognak azzal az elnevezéssel amit elõzõleg adtunk a sorainknak, oszlopainknak. 4
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
3) Beszúrás-Név-Név megadása (insert/name/define/name) utasítás használata. Igy nemcsak cellákat és tartományokat, hanem képleteket vagy állandó számokat is elnevezhetünk. Ha a táblázataink tartományait késõbb neveztük el, mint ahogy a képleteket létrehoztuk, akkor a képleteket utólag is átalakíthatjuk olyanokká, amelyek névvel hivatkoznak a celláinkra, tartományainkra (insert/name/create).
3 Táblázatok szerkesztése 3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása Az Excel táblázat oszlopokból és sorokból épül fel, ezeket cellák alkotják. A táblázatot szerkeszthetjük azáltal, hogy sorokat szúrhatunk be (CTRL +), illetve vehetünk ki (CTRL -), a kijelölt résztõl jobbra fekvõ cellákat behúzza vagy az alatta levõ cellákat felhúzza a kijelölt cellák helyére a Shift cells left illetve a Shift cells up menükkel, Entire row és Entire column menükkel nem csak cellákat hanem teljes sorokat vagy oszlopokat húzhatunk fel, illetve be. A cellákat a szerkesztõléc segítségével szerkeszthetjük, itt írhatjuk át vagy bõvíthetjük a cella tartalmát. A szerkesztõlécben láthatjuk a beírt képleteket (tartalmát), míg az értékét magában a cellában láthatjuk. A táblázatban az egérrel való mozgás a legegyszerûbb de használhatjuk a kurzormozgató- és a fölöttük található funkció billentyûket is (Page Down,Page Up, Home, End),illetve ezek és a Ctrl és az Alt kombinációit(Ctrl+Home- vissza az elejére,Alt+Page Up- jobbra, Alt+Page Down- balra),de a gördítõsáv is segítségünkre lehet. Háromdimenziós mozgást biztosítanak a Ctrl+Page Down és a Ctrl+Page Up billentyûkombinációk a munkafüzet lapjai közt. Gördítõ sávval való mozgás esetén a kurzor ott marad ahova tettük, míg Page Down és Page Up-al történõ lapozás esetén a kurzor is elmozdul. A táblázat kitöltésekor a leghatékonyabban (gyorsabban) az Enter (le), a Tabulátor (jobbra), a Shift+ Enter (fel) és a Shift+ Tabulátor (balra) segítségével haladhatunk, ezek használata esetén nem szükséges jóváhagyni a beírt adatokat a szerkesztõléc és az egér segítségével, mivel ez megtörténik a következõ cellába való átlépéskor. Ezen billentyûk segítségével folyamatosan mozoghatunk cellatartományokon belül is anélkül, hogy a kijelölés megszûnne; a cellák sorban követik egymást. Egymással nem érintkezõ cellákat, tartományokat a Ctrl billentyû és az egér együttes használatával (a megfelelõ helyre való kattintással) jelölhetünk ki. Ctrl+ Enter- el egy beírással több (kijelölt) cellába vihetjük be ugyanazt az adatot. Teljes sorokat és oszlopokat a sor és oszlopazonosítókra kattintva jelölhetünk ki. A cellák másolásakor a tartalmuk (függvények, kifejezések, hivatkozások esetén) relatívan változik: átírja a cellák címeit, míg mozgatáskor a beírt tartalom kerül át a kívánt cellába. Szomszédos cellákba való másolás esetén a legegyszerûbb, ha a kitöltõ négyzetet használjuk ennek le vagy jobbra húzásával illetve kétszeres kattintással másolhatunk, ha felfele vagy balra húzzuk kitörli a cella tartalmát. A cella tartalmának törlésével a formátuma nem szûnik meg. 3.b A munkalap megosztása, fagyasztás A munkalapok megosztása a nagyméretû táblázatok kezelésének eszköze. Segítségével a munkalap bármely távol esõ részét korlátlanul egymásmellé rendezhetjük (pl. ha együtt szeretnénk látni egy táblázat elsõ tíz sorát a kétszázadikkal). A táblázat vízszintesen és függõlegesen egyaránt megosztható (függõleges megosztáskor az elsõ oszlopot, vízszintes esetén pedig az elsõ sort fagyaszthatjuk táblázat fejlécként). A munkalapot egérrel, a megosztó sáv segítségével oszthatjuk meg. A megosztó sávot a vízszintes és függõleges gördítõsávokon találjuk. Ha a felosztó vonalra kettõt kattintunk megszûnik a felosztás. Menübõl az Ablak /
5
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Felosztás- sal osztható fel a munkalap. A megosztás során kapott táblázat részekben a kurzor önállóan mozgatható. Fagyasztásra az adatbázis táblák esetében van szükség, ahhoz, hogy a mezõnevek mindig láthatóak legyenek, az ezt tartalmazó rekordot, rekordokat fagyasztani kell, ez hosszú listák esetén ajánlott (window/freeze panes). 3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés Sorozatot készíthetünk úgy, hogy az elsõ cellába beírjuk az elsõ sorszámot majd a Ctrl-t nyomva, lehúzzuk a kitöltõ négyzetet, vagy az elsõ két érték beírásával megmutatjuk a tendenciát amit kövessen, a kitöltõ négyzetre kettõt kattintva eszerint tölti ki a következõ cellákat. Menübõl (edit/fill/series) több fajta sorozatot hozhatunk létre: lineáris, mértani, dátum és az Auto fit menüponttal a fentiekben leírtakkal megegyezõ sorozatokat készíthetünk. Automatikus összegzést a ∑ ikon (Auto Sum) segítségével készíthetünk, erre kattintva az aktuális cella fölötti vagy a tõle balra található cellák értékeit (kijelöli; ezen változtathatunk) összeadja. Az összeadandó cellák címeit, szomszédos cellák esetén, kettõsponttal (pl.∑(B1: B5)), míg egymástól távol levõ tartományok összegzésekor a tartományok címeit pontosvesszõvel választja el egymástól (pl.∑(B1: B5; B9: B11)). Több sort és több oszlopot egyszerre összegezhetünk, ha az alattuk található sort illetve a jobbra következõ oszlopot kijelöljük. Az összegzés eredményét egy tetszõlegesen választott távoli mezõben is elhelyezhetjük, úgy, hogy a kiválasztott cellába állunk és a ∑-ra kattintva kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Az összegzõ függvény csak az elõzõ összegzésig ad össze, azt és a fölötte található adatokat nem veszi figyelembe. Ha a sokadik összegzés után következõ cellában akarunk összesíteni itt az elõzõ részeredményeket fogja összeadni. 3.d Gyorsbillentyûk az Excel-ben Tab cellák közti mozgás jobbra Shift+Tab balra Enter cellák közti mozgás lefele Shift+Enter felfele Kurzormozg. bill. cellák közti mozgás Ctrl + sor beszúrása Ctrl sor kivétele Ctrl+Enter azonos adat bevitele több kijelölt cellába Page down egy képernyõnyivel lejjebb ugrik a kurzor Page up feljebb Crtl+Home a munkalap elejére Ctrl+End a munkalap végére Ctrl+Page down következõ munkalap Ctrl+Page up elõzõ munkalap Ctrl+F6 átlépés másik munkalapra Ctrl+Shift+* az aktuális terület kijelölése az aktív cella körül Ctrl+9 rejtett sorok Ctrl+0 rejtett oszlopok Dupla kattintás a választóvonalra optimális oszlopszélesség, sormagasság Alt+’ stílus formázása Ctrl+1 cellák formázása Ctrl+Shift+ ~ általános számformátum Ctrl+Shift+ $ pénznem Ctrl+Shift+ % százalék formátum 6
OKJ elméleti kérdések Ctrl+Shift+ # Ctrl+Shift+ @ Ctrl+Shift+ ! Ctrl+Shift+ & Ctrl+Shift+ _ Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+/ Ctrl+jobbra,balra nyíl Shift+jobbra nyíl Shift+Ctrl+jobbra nyíl Mozgás a táblázatban: Ctrl+jobbra nyíl
Táblázatkezelés
dátum formátum idõ számformátum, ezres elválasztás, negatív számok külsõ keret keretek megszûntetése félkövér betûk dõlt betûk aláhúzás az aktuális tömb kijelölése a sor utolsó ill. elsõ cellájára ugrik cellánként jelöl ki kijelöli a kívánt területet
a sor utolsó cellájára ugrik Ctrl+balra nyíl vissza Ctrl+lefele nyíl az oszlop utolsó cellája Ctrl+felfele nyíl vissza Ctrl+Shift+kurzormozgató nyilak a teljes táblázat kijelölése
4 Táblázatok formázása 4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok Ha a kijelölt cellára állunk és elõhívjuk a cellaformázás utasítást, akkor egy párbeszédpanel fog megjelenni , amelynek lapjain formai jegyek találhatóak. 1, Szám (Number) lapon a számok formai megjelenítésén változtathatunk Kategória: felsorolja a választható számformák csoportjait Formátumkód: itt találjuk a már létezõ számformákat Kód:. A kijelölt cellák azt a számformát veszik fel, amelyik a Kód szerkesztõdobozban van Helyiérték formázása --megjelenítésére 0, ?, # jelek szolgálnak 0-megjeleníti az értéktelen nullákat # csak az értékes számjegy jelenik meg ?- értéktelen nullák helyére szóközt tesz Ezres megjelenítés – számokat három helyértékenként csoportosíthatjuk #. jel mögött a pont jelöli az ezresek kerekítését Elõjelek formátuma:+#.##0; -#.##0 Törtek formátuma: #?/? Szöveg beírása számformákba: - számforma beállításánál a szöveget idézõjelek közé kell tenni, akkor a számok megjelennek a számforma mellé írt szöveg mögött, de a szám továbbra is szám marad Szöveg forma elhelyezése cellában: ha formázással illesztünk szöveget egy szám mellé,
az
alapértelmezésben a szöveggel együtt jobb oldalra igazodik -a* segítségével beállíthatjuk a cellán belüli bal oldali rendezést Idézõjelek nélkül beírható karakterek: $, - , +, /, : szóköz –pl. telefonszám kifejezése (00-000)0 000 000 7
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
Tudományos számforma : ##0,0E+0 -értéke:12000000000000 , formátuma:12.0E+12 -E betû jelöli , hogy tíznek hányadik hatványával kell szorozni a számot, hogy a szám tényleges értékét megkapjuk Dátum és idõ formátumok − Megjelenítésének alapértékét a Control Panel – International beállítása határozza meg − Alapértelmezésben a cella jobb oldalára igazodik , szám jellege miatt − Írásmód: 98/06/20 vagy 98-06-20 − A számforma átállítása képletre, az egy a dátumtól látszólag teljesen eltérõ értéket jelenít meg, ami 1900.jan.1-jétõl eltelt napok számát jelzi − Megjelenítésének formái –helyértékek értéket, hónapokat napokat jelöl − év jelölése é(y);hónap h (M);nap n(d) betû − Mai dátumot beírhatjuk a TODAY függvénnyel , a pontos idõt a NOW függvénnyel, vagy a CTRL+SHIFT+. 4.b Adatok elrendezése cellán belül szöveges adatot balra rendez számokat jobbra rendez „elérési útvonala”--FORMAT menü----CELLS ---FORMAT CELLS párbeszédpanel ---IGAZÍTÁS (Alignment) − Vízszintesen (Horizontal) cella tartalmának vízszintes elhelyezése − Függõlegesen (Vertical) függõlegesen irányít − Írásirány elforgatva jeleníti meg az adatot A szöveg nem lépi túl a cellahatárt, a program a cella szélességéhez tördeli sorba a szöveget, ha kell a sorok magasságát is megnöveli. Sortörés : a szöveget a cellában tartja, de úgy , hogy több egymás alatti sorba rendezi, a cellák magasságát automatikusan növeli (cellán belüli sor Alt+Enter) 3, Betûformák (Font) − Fontstílus---félkövér, dõlt, félkövér dõlt − A Font lap Minta (Preview) területén találhatóak a betûkombinációk − Méret listájából méretet választhatjuk ki − Torzítások (Effects)---Áthúzás itt valósítható meg 4, Cellák keretezése − Munkalapon a cellákat egyforma vékony vonalak határolják, ezeket a Tools (Eszközök)— Egyebek (Options)—Látvány (View) lapon kapcsolhatjuk ki a Gridlines (Cellarácsok) segítségével − Cellaformázás a Szegély(Border) lap eszközeivel történik − Szegély csoportból kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tartomány melyik részén legyen vonal − Stílus csoportból választhatunk vonalat a szegélyhez − Szín listapanel a kiválasztott szegély színét állítja be 5, Háttérminta és színezés Cellák formázása párbeszádpanel Mintázat lapon található Cellák tónusozása (Cell Shading)—egy kiválasztott szín lesz a háttérszín Mintázat ------ lenyíló listapanelbõl háttérmintát választhatunk
8
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
4.c 6, Cellavédelem − Alapértelmezésben a cella védett állapotban van (felülírás ellen) − Védelem bekapcsolása után azokba a cellákba, amelyeknek a cellavédelme be van kapcsolva, nem írhatunk be − Védelem beállítása--- Cellaformázás---Védelem (Protection) lapnál állíthatjuk be − Kikapcsolása a Zárolt (Locked) választókapcsolóval történik − Rejtett(Hidden) kapcsoló beállításával alapvédelem bekapcsolása után a cellának csak az értéke látható, a képeknek még a szerkesztõlécen sem jelennek meg. − Aktivizálás—Tools—Protection—Protect Sheet utasítás
5 Függvények képletek − A függvény fogalma, függvénycsoportok − Képletek szerkesztése, másolása − Az automatikus újraszámolás fogalma Függvény: Egy megadott számítási eljárásra, adott algoritmus alapján elõre beprogramozott képlet. Pl.: átlag – egy számcsoport összegét elosztom a csoport számával A függvénynek van neve és van paraméterei. A paramétereket a név után zárójelben kell felsorolni vesszõvel vagy pontosvesszõvel elválasztva. Paraméterek lehetnek kötelezõek vagy opcionálisak. Függvénycsoportok: − Statisztikai függvények: =STDEV(becsült értékek alapján), STDEVP(egész populációra vonatkozólag) – szórás =MODE – módusz. A leggyakrabban elõforduló érték megadása egy sorozatból. =MEDIAN – medián (felezõ érték) Egy csoport két részre való osztásának átlaga. =MAX, MIN – maximum és minimum érték megadása, különbségüket terjedelemnek nevezzük: max-min=terjedelem =FREQUENCY – gyakoriság (tömbfüggvény) Megmutatja, hogy az elõforduló értékekbõl hány darab van. =COUNT – darab (számok száma) Egy megadott részen belül hány szám van. =COUNT A – darab (kitöltött cellák száma) A számmal és szöveggel egyaránt kitöltött cellákat számolja meg. − Gazdasági függvények: A gazdasági függvényeknél figyelni kell a periódusra és az elõjelre. =RATE – ráta A kamatláb %-ban való megadása. =NPER – periódusszám A kamat ideje. =PMT – részlet Egy periódus alatti pénzmozgás. =PV – mé A mostani, (jelenlegi) kezdõ érték. =FV – jbé Egyenleg a periódus után. (jövõbeni érték) − Logikai függvények: =AND – és =IF – ha Nem minden esetben végzi el, van egy feltétel, amihez kapcsolódik egy igaz 9
OKJ elméleti kérdések
− −
−
−
Táblázatkezelés
és egy hamis ág =OR – vagy =NOT – nem =FALSE – hamis =TRUE – igaz Kikeresõ függvények: =HLOOKUP – vízszintesen keres =VLOOKUP – függõlegesen keres Matematikai függvények: =PI – pí-3,14 (tizenöt értékes jegyig) =RAND – véletlen szám 0-1 között =ROUND – kerekítés =ROUNDDOWN – lekerekít (0-255 között) =ROUNDUP – felkerekít (1-256 között) =SUM – összeadás =SUMPRODUCT – szorzatösszeg =PRODUCT – szorzat =SUBTOTAL – részösszeg Dátum függvények: =TODAY – mai dátum =NOW – mostani idõ és dátum =DATE – dátum =YEAR – év =MONTH – hónap =DAY – nap =TIME – idõ =HOUR – óra =MINUTE – perc =SECOND - másodperc A betûk számával megadhatok hosszú, rövid és rövidített dátumot. Szöveges függvények: =LOWER – mindent kisbetûvel ír =PROPER – a tulajdonnevek kezdõbetûit naggyal írja =UPPER – mindent nagybetûvel ír
5.a Képletek szerkesztése, javítása: A munkalapon mindig csak egy aktív cella van. A cellában mindig a cella értéke látható, a cella tartalmát a szerkesztõsorban tekinthetjük meg. A képleteket mindig a szerkesztõsorban szerkeszthetjük: begépeléssel, vagy egérmutatóval (a zárójel vagy mûveleti jel begépelése után az egérrel rámutatok a cellára) A cellákban lévõ értéket vagy képletet bármikor felülírhatjuk, de utána jóvá kell hagyni (enter vagy pipa), mert csak akkor érvényesül. A képleteket mindig egyenlõségjellel (=) kezdjük beírni a szerkesztõ sorba. Tartalmazhat: - mûveleti jeleket (+,-,×,÷,^,&) - hivatkozást - cellaneveket - függvényeket Másolás: 10
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
- CTRL V + CTRL C - Lehúzás - Dupla kattintás a kitöltõ keresztre Másoláskor a relatív és a vegyes hivatkozások változnak. Speciális beillesztés másolásnál: - csak érték - csak formátum - mûveletek (+,-,×,÷,^,&) 5.b Újraszámolási funkció: A táblázatkezelõ programok egyik leglényegesebb szolgáltatása az újraszámolás. Tehát bármilyen változás történik a cellák értékeiben, az Excel újraszámolja az összes képletet. Ez a funkció minden egyes jóváhagyásnál frissíti az adatokat. Ezt az újraszámolási funkciót bármikor kikapcsolhatom, ha túl nagy a táblázat, mert idõigényes.
6 Az adatbázis-kezelés eszközei 6.a Az adatbázis-táblázat fogalma: Az adat-nyilvántartási területen létrehozott táblázat, melynek elsõ sorában a mezõnevek szerepelnek, ezek lesznek az oszlopok, a sorok pedig rekordok. Az egyes oszlopokba csak azonos típusú adatok kerülhetnek. 6.b Adatok rendezése, szûrés Az Excel adatbázis kezelése lehetõvé teszi bizonyos mûveletek elvégzését, mint pl. adatbevitel, rendezés, szûrés, keresés, válogatás. Jelöljük ki a táblában, ahol dolgozni akarunk, de elegendõ a kurzorral egy cellába állni. Az adatok rendezése (sort) Data/ Sort párbeszédpanelen történik. Háromféle rendezési szempontot adhatunk meg. Beállíthatjuk a növekvõ vagy csökkenõ sorrendet, valamint, hogy látszódjanak ezen a rovatfejek (mezõnevek) vagy ne. A szûrés lehet automatikus, vagy irányított. Automatikus: A rekordok kigyûjtése valamilyen szempont szerint történik. Data/ Filter/Autofilter menübõl. Több szûrési feltételt is megadhatunk, a megjelentett rekordok között logikai ÉS kapcsolat jön létre. Irányított: Advanced filter Ehhez a szûrési fajtához meg kell adni válogatási szempontokat, feltétele-két továbbá a kigyûjtés helyét. Ezekbe a létrehozott táblákba betûrõl betûre pontosan be kell írni a mezõneveket. Az irányított szûrést választva megjelenik a párbeszédpanel három szerkesztõdobozzal. Itt megjelenik a listatartományra a hivatkozás a másolás helye, és itt kell megadni a szûrõfeltétel hivatkozását is. A szûrési feltételek sokfélék lehetnek. Egymás mellé írva a mezõkbe a kapcsolatot ÉS, egymás alá írva VAGY logikai kapcsolat áll fenn az adatok közt. Pl.
Eladási ár
Dátum
Helye 11
OKJ elméleti kérdések
<1000
Táblázatkezelés
97. 01. 01
Vác Gödöllõ
Ez megjelenti az 1000-nél olcsóbb és 97. 01. 01 napon eladott árut, melynek helye Vác, vagy Gödöllõ volt.
6.c Részösszeg-számítás Egy bizonyos szempont szerint csoportosítunk (pl. osztályok,) ezt a mezõt kiválasztjuk, megadjuk a mezõt, melynek értékeivel számolni akarunk (pl. jegyek osztályonként) és végezetül kiválasztjuk milyen mûveletet, akarunk (pl. a jegyek átlaga). Párbeszédpanelen (DATA/SUBTOTAL) történik a szempontok megadása. Kereszttábla készítése Ez tulajdonképpen kimutatás készítés, akkor használjuk, amikor két dimenzióban szeretnénk látni a kigyûjtött adatainkat. DATA/PIVOT TABLE menüt választjuk ki, 4 lépésbõl álló párbeszéd-panelen kell megadni, hogy melyik sor és oszlop függvényében adjuk meg az adatokat. Összesen három csoportosítási szempontot választhatunk. Példa:
Sportoló
matek
fizika
magyar
rajz
átlag
3 4 5 Ez a kimutatás kigyûjti a sportoló diákok tantárgyankénti osztályzatait, és az átlagokat számítja ki.
7 Grafikonok készítése 7.a
Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja. A grafikon vagy diagram tulajdonképpen arra szolgál, hogy a táblázatkezelõben a számsorainkat képszerûvé, áttekinthetõbbé tegye. A diagramok alapvetõ típusai: terület (area), sáv (bar), oszlop (column), vonal (line), kör (pie), perec, sugár (radar), XY, kombinált, 3D -terület, -sáv, -oszlop, -szalag, -sajt, felület. A választék igen nagy, mert minegyik típus további altípusokkal rendelkezik. Hogy mikor, melyiket választjuk, azt a feladat határozza meg:
12
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
− Halmozott adatok megjelenítése (az adatsorok mintegy egymásra rakódva jelenítik meg az összeredményt): − Százalékgrafikont választunk, ha nem a számsorok értékét, hanem azok százalékos arányát szeretnénk szemléltetni:
− − − − − − − − −
− Ha az értékek egymáshoz viszonyított arányára vagyunk kiváncsiak, ezeket a diagramtípusokat választhatjuk:
− vonal − sáv+3D sáv − oszlop+3D oszlop
− Ha az adatok valamilyen tendenciát, idõbeli alakulást mutatnak, akkor a legcélszerûbb diagramok: − Mérnöki és tudományos mérési eredmények szemléltetésére, matematikai függvények ábrázolására szolgál.
− terület+3D terület − szalag − − XY diagram −
terület+3D terület sáv+3D sáv oszlop+3D oszlop terület kör perec sajt sáv+3D sáv oszlop+3D oszlop
7.b Grafikonok készítése: Lépései: 1. Adattáblázat létrehozása, amely a grafikon alapjául szolgál majd. 2. Az ábrázolni kívánt adatok kijelölése (a táblázatban ezeket „ összetolva” téglalapot kell, hogy alkossanak). 3. Fügvényvarázsló ikon vagy Beszúrás / Diagram menüpont. 4. A képernyõn megjelenõ egérmutató megváltozik. Kattintsunk oda a munkalapon, ahová a di agramot ágyazni szeretnénk. 5. Diagramtípus kiválasztása ( a fent felsorolt kiválasztási szempontokat figyelembe véve). 6. Altípus kiválasztása. 7. A kiválasztott diagram megszerkesztése: − adatsorok helyzetének (oszlop, sor) meghatározása, − kérünk-e jelmagyarázatot vagy sem, − diagram címe, − tengelycímek. A kész grafikon szerkesztési állapotba hozva bármikor tovább formázható, kiegészíthetõ (szín, méret, feliratozás,...). 7.c
Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. A számítógépes szövegszerkesztés nagy elõnye, hogy könnyedén szerkeszthetünk be egy dokumentumba képet, objektumot. A grafikon (mint objektum) csatolással vagy beágyazással illeszthetõ be dokumentumba., 13
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
A csatolt objektumot (grafikont, táblázatot) elõzõleg elkészítjük és tároljuk, majd a vágólapon keresztül illesztjük be a dokumentumba. A táblázatkezelõben lévõ grafikonon vagy a hozzá tartozó táblázatban tett késõbbi változtatásokat a csatolt grafikon a dokumentumban aktuálisan követi. A csatolás nem növeli a dok. méretét, mert csupán egy mezõkódnyi helyet foglal el! A csatolás lépései: − Diagram vágólapra tétele (Ctrl + C). − Word elindítása, a kívánt dokumentum betöltése. − Ha a kurzor a word dok.-ban a beillesztés helyén áll: Edit / Paste Special... / Paste Link (csatolás). A beillesztett grafikont kijelölve (a szöveghez hasonlóan) igazíthatjuk. Beágyazás: A beágyazás során nem keletkezik új, különálló fájl, azonban a word dokumentumba ágyazott objektumra (grafikonra) 2x kattintva betöltõdik az aktuális (Excel) alkalmazás. A beágyazást elvégezhetjük: − a Beszúrás(Insert) / Objektum beszúrása menüponttal − Vágólap használatával ( Ctrl C, Edit / Paste Special )
8 A grafikon szerkesztése 8.a
A grafikon részei: A diagramot -grafikont a diagramvarázsló ikonnal hozzuk létre. A megkapott diagram, grafikon több részbõl áll. Ezek a részek adatsorozatokat tartalmaznak. Adatsorozat: egy vonalhoz tartozó értékek. Részei: − X tengely à kategóriatengely − Y tengely à értéktengely − kategória címkék − értékjelölõ − jelmagyarázat − grafikoncím 8.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása. Ahhoz, hogy ezeket végre tudjuk hajtani egy grafikonon, szerkesztési állapotba kell hoznunk. (2x katt. a grafikon területére.) A menüsor ilyenkor megváltozik és legfontosabb a Beszúrás(Insert) és Formátum(Format) menüpontok lesznek. Csak a kijelölt részt tudjuk átalakítani! A mintázatot, a színt és a feliratot a Format menüben a megfelelõ menüponttal állíthatjuk be.(pl. Mintázat, Font) A léptékek módosítását csak matematikai fügvények esetében tudjuk használni.Az elkészített függvény bármej része utánszerkeszthetõ, így a skála is. Megadható a kezdõ- és végérték, illetve közötte a kis- és nagy lépésköz. Mindig ki kell jelölni azt a tengelyt, amit (vagy amin) változtatni akarunk.
14
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
8.c
Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. Új adatsort beilleszthetünk, ha a táblázatban kijelöljük, s vontatásos módszerrel behúzzuk a grafikon területére. Ha az objektum körvonalai megvastagodnak, elengedhetjük az adatsort. A külön kijelölt adatsort formázhatjuk, kitörölhetjük,módosíthatjuk. Az értéket át lehet állítani, de akkor a táblázat értékei is változnak. Ki lehet törölni a már meglévõ adatsort, ha elõtte kijelöltük. Az adatjelölõ pontjaiból közelítõ görbét készíthetünk, amit trendvonalnak is nevezünk. A trendvonal csak két dimenziós diagramhoz rajzolható. Ezeket a vonalakat az Excel automatikusan elnevezi. A név a kijelölt közelítõgörbe típusának megnevezésébõl és a hozzá tartozó adatjelölõ nevébõl áll össze. Ha ez nem megfelelõ, akkor a Megadott (Custom) szerkesztõdobozban másik nevet adhatunk neki. Azt, hogy milyen távlatot szeretnénk megjeleníteni, az Elõre (Forward) szerkesztõdobozban állíthatjuk be. Az Excel kiszámítja a diagram megjeleníti a közelítõgörbét. S, hogy ez a görbe az Y tengely melyik pontjából induljon el, azt a Legyen metszéspont (Set Intercept) kapcsolóval állíthatjuk be.
9 Táblázatok nyomtatása 9.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlõdõ címsorok, oszlopok A teljes dokumentum nyomtatásához elegendõ az ikonra rákattintani. Ellenben, ha nem az egészet szeretnénk nyomtatni, illetve más egyebet is be akarunk állítani, válasszuk ki a Fájl menü Nyomtatás(Print) parancsát. A leglényegesebb különbség a Word és az Excel között a nyomtatás szempontjából, hogy míg Word-ben mindig egyértelmû, hogy a dokumentumot laponként, egymás után kell nyomtatni, addig az Excel táblázat egy végtelen lepedõ, amit a programnak kell lapokra tördelni. Excelben tehát a legtöbb esetben ki kell jelölni a nyomtatandó területet. A kijelölésnek van egy ikonja, ezt célszerû feltenni. Ha nem jelölünk ki semmit, akkor azt a tartományt nyomtatja, ahol adatokat talál. Kiválasztható hogy mit szeretnénk nyomtatni. Példányszám: beállítható, hogy hány példányt kivánunk nyomtatni, bár nem célszerû a nyomtatónkat másológépként használni. Oldaltartomány keretben határozhatjuk meg, hogy a dokumentumunk mely részét szeretnénk nyomtatni: Mindent (All): az összes oldal nyomtatásra kerül. Aktuális oldal (Current Page): Csak az az oldal kerül nyomtatásra, amelyikben a kurzor áll. Kijelölt szöveg(Selection): Csak az elõzõleg kijelölt rész kerül nyomtatásra. Ha nem jelöltünk ki semmit, ezt a lehetõséget nem kínálja fel a rendszer. A nyomtatás további beállításai Eszközök/Egyebek kiválasztásával juthatunk el a nyomtatás beállító lapjához. Címsorok (Heading) Ha a táblázat elején kijelölünk néhány sort, melyet címsornak szeretnénk, és rákattintunk a Táblázat/Címsorok (Tablr/Headings) parancsra, több oldalas táblázatnál minden oldal tetején automatikusan megismétli a címsorokat. Ha nem jelölünk ki sort a parancs kiadása elõtt, az elsõ sort veszi címsornak
15
OKJ elméleti kérdések
Táblázatkezelés
9.b fejléc, lábléc meghatározása A Fejléc (Header) egy dokumentumon belül az oldal tetején, a Lábléc (Footer) pedig az oldal alján jelenik meg, a szokásos beállítás esetén a margó felett, illetve alatt. A fejléc és lábléc lehet több soros. Meghatározhatjuk, hogy más legyen az elsõ oldalon, és más a páros, illetve páratlan oldalon. A képernyõn csak Nézet/Nyomtatott forma (Print Preview) nézetben látható a fej -vagy lábléc. A cellarácsokkal (Gridlines) kijelölése esetén a munkalap alapértelmezésben beállított cellarácsait, a Jegyzetekkel (Notes) a cellába írt megjegyzéseket is kinyomtathatjuk. A Próbanyomatként (Draft Quality) választókapcsoló bekapcsolásával egyszerüsítve, a grafikus elemeket elhagyva nyomtathatunk. Ezzel gyorsítható a nyomtatás, de a keretezések nem jelennek meg. Elõnye a gyorsaság. Az EXCEL képes a nyomtatandó anyagot kicsinyíteni, nagyítani. Legjobb szolgáltatása: a Fit To. Itt megadhatjuk, hogy hány lap magas, hány lap széles területre akarjuk zsugorítani a nyomtatási területet. Nem kell vacakolni a formázgatással, ha éppen egy kicsit lépjük túl az A4-es lapot.
16