SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT (rektori utasítás)
SZOLNOK 2012
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT Az SZMSZ-ben biztosított rektori jogkörömnél fogva a külföldi kiutazások rendjét az alábbiak szerint szabályozom. 1.§ A szabályzat hatálya (1)
A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére és alkalmazottjára és a Főiskolával egyéb jogviszonyban álló személyeknek a Főiskola szervezésében és bonyolításában történő külföldi utazásaira.
(2)
A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az alábbi utazásokra:
intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási együttműködés); külföldi konferencián, kiállításon való részvétel; külföldi tanulmányút; pályázat útján elnyert szakmai továbbképzés, ösztöndíj; kapcsolatok kialakítását, bővítését, fejlesztését célzó út; hallgatói toborzás, nemzetközi oktatási vásáron való részvétel.
2. § A külföldi kiküldetés megkezdésének feltételei (1)
A kiküldetést elrendelheti a Főiskola valamely szervezeti egységének vezetője vagy kezdeményezheti azt a kiküldetésben érdekelt dolgozó. Külföldi utazás abban az esetben kezdeményezhető, ha a kiutazás a Főiskola érdekében áll és indokolt.
(2)
A kiutazó az engedélyezési eljárást a kiküldetést elrendelő aláírásával ellátott „Engedélykérő adatlap külföldi kiutazásokhoz” (1. sz. melléklet) űrlap és a kiutazás indokoltságát bizonyító dokumentumok (nyertes pályázat, meghívólevél, konferenciaprogram, kétoldalú szerződés, stb.) benyújtásával indítja el
(3)
A kiutazó az engedélyezési eljárás keretében az arra illetékes gazdasági főigazgatóval igazoltatja a külföldi kiküldetés pénzügyi fedezetének rendelkezésre állását.
(4)
A kiutazó a kiküldetést csak az engedélyezési eljárás után kezdheti meg.
3.§ A kiküldetés engedélyezésére vonatkozó hatáskörök (1) a. A Főiskola dolgozóinak külföldi kiküldetését a rektor engedélyezi. b. A Főiskola rektorának kiküldetését a főtitkár engedélyezi (2)
A kiutazási engedélyeket ellenjegyzi a gazdasági főigazgató. A gazdasági főigazgató engedélyét ellenjegyzi a gazdasági osztályvezető. 2
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT (3)
Az aláírt adatlapok másolatait a Nemzetközi Irodában kell leadni, amely az engedélyezett külföldi utazásokról nyilvántartást vezet. 4.§ Külföldi utazások megszervezése
Az engedélyezett utazás megszervezését, lebonyolítását (szállásfoglalás, repülőjegyrendelés, átutalásos kifizetések, stb.) a kiutazó kérésére a tanszéki ügyintézők bevonásával a Nemzetközi Iroda végzi./k. / 5.§ Az utazás megkezdése előtt szükséges eljárás (1)
Az utazási szándékot a kiutazó jelenti be a „Kiküldetési adatlap külföldi kiutazáshoz” (1. sz. melléklet) és a „Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” (2. sz. melléklet) nyomtatványokon.
(2)
A kiküldött – külön a rektor engedéllyel – az utazáshoz saját gépjárművét is igénybe veheti. A saját gépkocsi hivatalos célú használatát a kiküldetés engedélyezésével egyidejűleg kell kérni. A kiutazónak a külföldi utazáshoz szükséges Casco és felelősség biztosítással rendelkeznie kell, mert a főiskola a gépkocsiban bekövetkezett kárért anyagi felelősséget nem vállal.
(3)
A rektor és a gazdasági főigazgató aláírásával ellátott eredeti adatlapot a kiutazó leadja a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságon az utazás tervezett megkezdése előtt legalább 2 héttel.
(4)
Az átutalással fizetendő költségeket a kiutazó kérelme és a megfelelő információszolgáltatása (az átutalás ideje, a bank neve és címe, a bank számlaszáma, IBAN száma, SWIFT kódja) alapján a Gazdasági és Műszaki Igazgatóság átutalja. Ebben az esetben a kiutazást engedélyező adatlapot ezzel egyidőben kell benyújtani.
(5)
Az engedélyezett készpénzelőleget a kiutazó az utazást megelőző utolsó pénztári napon veszi fel a Főiskola pénztárában. A kiutazó készpénzfelvételi szándékáról 1 héttel a felvétel előtt köteles tájékoztatni a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságot, és köteles gondoskodni az előleg kiírásáról és annak aláírattatásáról.
(6)
A készpénzkifizetések forintban történnek, ennek valutára váltásáról a kiutazó gondoskodik. 6.§ A kiküldöttet megillető költségtérítések
Bármilyen költség csak a Szolnoki Főiskola vagy a kiküldött nevére és címére kiállított számla alapján számolható el. (1)
Finanszírozás a. Az elrendelt kiküldetés finanszírozását az elrendelő biztosítja.
3
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT b. A dolgozó által kezdeményezett kiküldetések finanszírozását a főiskola az utazási cél fontossága szerint, a rendelkezésre álló forrásokhoz mérten kizárólag egyéni pályázat vagy kérvény alapján támogatja. (2)
Napidíj a. A napidíj mértéke € 15, amely teljes egészében adóköteles, utána az adót a kiutazó fizeti meg. b. A napidíj az utazás során felmerülő étkezés, helyi utazás, és egyéb költségek fedezését szolgálja. A napidíj mellett étkezési költség nem számolható el. c. A napidíj számításánál az indulás és érkezés tényleges időpontja között eltelt időt kell figyelembe venni. Tényleges időpontnak minősül: az országhatár átlépése, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőző, illetve érkezést egy órával követő idő. A kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a nem teljes napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy ha fennmaradó tört rész legalább 8 óra, akkor az egész napnak számít.1
(3)
1
Utazási költség a.
Az utazási költség kizárólag eredeti utazási bizonylatok alapján számolható el.
b.
Az utazási költség a telephely (Szolnoki Főiskola) és a célállomás (célországban szálláshely vagy a rendezvény helyszíne) közötti út megtételére számolható el.
c.
Ennek értelmében elszámolhatók a célállomásra és onnan haza történő utazás költségei, beleértve a repülőtér/vasútállomás és a szálloda közötti távolság tömegközlekedési eszközzel vagy taxival történő megtételének számlával vagy jeggyel igazolt költségei is.
d.
Tranzitálás esetén a két állomás közötti út tömegközlekedési eszközzel vagy taxival történő megtételének számlával vagy jeggyel igazolt költsége is elszámolható.
e.
Az autópályadíj, parkolási díj valamint érkezéskor és elutazáskor a pályaudvar, illetve a repülőtér és a szálláshely közötti utazási költség számla illetve jegy alapján elszámolhatók.
f.
Ha a kiküldetés saját gépjárművel történik, az üzemanyagköltség és üzemeltetési költségtérítés kiszámításánál a saját gépjármű hivatali használatára vonatkozó szabályok érvényesek, a NAV által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma és 9 Ft/Km normaköltség alapján. Saját gépkocsi igénybevételéhez ki kell tölteni az erre vonatkozó nyomtatvány (3. sz. melléklet).
285/2011. (XII. 22.) (XII. 27.) Korm.rendelet
A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről
4
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT g.
(4)
A kiutazó köteles minden esetben a költséghatékony megoldásokat keresni és alkalmazni.
Szállásköltség Elszámolhatók a szállás számlával igazolt költségei. A szobaáron felüli étkezési költség – kötelező reggeli- csak abban az esetben számolható el, ha azt a szobaár tartalmazza , egyéb esetben a napidíj összegéből kerül levonásra.
(5)
Vízumköltség Elszámolhatók a vízumok számlával igazolt költségei.
(6)
Részvételi, regisztrációs és bérleti díjak Elszámolhatók a számlával igazolt szemináriumon, konferencián való részvétel illetve kiállítások bérleti díja.
(7)
Egyéb költségek a.
A kiutazónak a külföldi tartózkodása során feladatának elvégzésével kapcsolatban felmerült kiadásai számla alapján, külön engedéllyel elszámolhatók (hivatalos telefon, fax, stb.)
b.
Személyi biztosítási díj, poggyász- és balesetbiztosítás számla alapján elszámolható.
c.
/Valuta átváltásával kapcsolatos bankköltség bizonylat alapján elszámolható. / 7.§ Költségelszámolás
(1)
A kiutazónak az általa felvett összeggel, a felvételtől számított 30 napon belül el kell számolnia a „Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás” (2. sz. melléklet) nyomtatvány felhasználásával. Amennyiben a kiutazó önhibájából költségelszámolása a feltüntetett határidőn belül nem történik meg, a következő külföldi kiutazás alkalmából előleg nem vehető fel /utólagos elszámolás történik/. A nyomtatványt minden kiutazó köteles saját maga, a szabályzatnak megfelelően kitölteni, melyhez mellékelni kell a felmerült költségekkel kapcsolatos összes számlát. Az idegen nyelven kiállított számláknak tartalmaznia kell a magyar nyelvű fordítást.
(2)
Az elszámolás a rektor jóváhagyását követően kerül a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságra pénzügyi elszámolásra.
(3)
A kiutazó köteles az utazás eredményéről szakmai beszámolót írni (4. sz. melléklet), melyet a pénzügyi elszámolással együtt kell benyújtania.
(4)
A külföldi fizetőeszköz forintra (HUF) történő átszámításánál a kiutazást megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos valutaárfolyamát kell alapul venni. Ha 5
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT külföldön a valutát ettől eltérő árfolyamon váltják át a helyi valutára, az elszámoláskor ezen árfolyam a külföldi hivatalos átváltó hely bizonylata alapján fogadható el. Az elszámolás forintban történik.2 (5)
Ha az elszámolás eredményeként a kiutazónak visszatérítési kötelezettsége van, a megfelelő összeget az elszámolás leadásával egyidejűleg köteles visszafizetni a kapott pénznemben.
(6)
Újabb utazás csak az elszámolás lezárása után kezdeményezhető.
(7)
Ha a két kiutazás között kevesebb, mint 10 nap telik el, a kiutazó a két utazási előleget egyidőben, az első kiutazás megkezdése előtt veheti fel és a második utazás befejezése után a felvételtől számított 30 napon belül köteles mindkét utazásra felvett előleggel elszámolni a főiskola pénztárában.
(8)
Az aláírt költségelszámolási adatlap és a szakmai beszámoló másolatát a kiutazónak az elszámolás lezárása után a Nemzetközi Irodában le kell adnia.
8.§ Egyéb rendelkezések (1)
Amennyiben a kiutazó kísérőszeméllyel utazik (rokon, családtag) erről a kiutazás előtt köteles tájékoztatni a kiutazás engedélyezőjét.
(2)
A kísérő személy költségeit a kiutazó köteles fedezni.
9.§ Záró rendelkezések Jelen szabályzat a mai nappal lép hatályba.
Szolnok, 2012. december 13.
………………………………… rektor
Vonatkozó jogszabályok 1995. évi CXVII. törvény 2
A személyi jövedelemadóról
1995. évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról
6
SZOLNOKI FŐISKOLA
KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT 285/2011. (XII. 22.) (XII. 27.) elismert költségekről
Korm.rendelet A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó
Mellékletek: 1. sz. melléklet: KIKÜLDETÉSI ADATLAP Külföldi kiutazáshoz 2. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 3. sz. melléklet: Költségtérítés igénylése saját személygépkocsi igénybevétele esetén 4. sz. melléklet: Általános útibeszámoló
7
2. számú melléklet ENGEDÉLYKÉRŐ ADATLAP külföldi kiutazáshoz Név:
………………………………………………………………..
Beosztás:
………………………………………………………………..
Lakcím:
………………………………………………………………..
Útlevél száma:
………………………………………………………………..
Az utazás időtartama
………………………………………………………………..
Helye (ország, város, esetleg intézmény)
………………………………………………………………..
Az utazás módja, útvonala
………………………………………………………………..
A kiküldetés célja
………………………………………………………………..
Előkalkuláció a várható költségekről Összesen
Napok
Valuta neve
Egy napra
Valutában
száma
Forintban
Fedezeti forrás
Napidíj Szállás Részvételi díj Kiutazás Egyéb Összesen
Témaszám:
Forráskód:
Szolnok, 20……………………………………..
…………………………………………. kiutazó
Engedélyezem: …………………………………………. rektor
…………………………………………. gazdasági főigazgató
8
2. számú melléklet Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás A küldő szerv:
Sorszám:
I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések
A kiküldött
Neve:
A kiküldetést elrendelő aláírása:
Beosztása: Munkáltatója: ………………….20………………..hó……….-n
Milyen osztályú napidíj jár
Dologi kiadás:……….%
A kiküldetés célja: …………………………… aláírás Utólagosan engedélyezett eltérések:
oda
Az utazás módja
vissza
A kiküldetés helye és időtartama
Ország
20……………………..hó……….-n
Nap
…………………………… aláírás
2. A felvett előlegek: sorszáma
A bizonylat kelte kiállításának helye
A felvét módja
neme
A valuta összege
árfolyama
Összesen
9
Forint
2. számú melléklet 3. Visszafizetések sorszáma
A bizonylat kelte kiállításának helye
A felvét módja
neme
A valuta összege
árfolyama
Forint
Összesen
II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: Honnan
Indulás Utazás módja hó
Érkezés Mikor nap
Hová óra
hó
Mikor nap
óra
A határátlépés időpontja nap óra
5. Napidíj elszámolása: Viszonylat
Napok száma
Felszámítható napidíj valutában A valuta Egy Összesen neme napra
Csökkenés v. pótlék % összege
Elszámolható
A valuta árfolyama
Összesen:
10
Forint
2. számú melléklet
Bizonylat sorszáma
6. Szállásköltség elszámolása: Szállásköltség számla szerint valutában
Viszonylat
Napok száma
Valuta neme
Egy napra
Levonandó
Összesen
Elszámolható
A valuta árfolyama
Forint
Összesen: 7. Dologi kiadások elszámolása valutában: Bizonylat sorszáma
helye
A felmerülés ideje
jogcíme
neme
A valuta összege
árfolyama
Forint
Összesen:
8. Forintban felmerült dologi kiadások: Bizonylat sorszáma
A felmerülés jogcíme
Forint
Összesen (átvitel a 9. táblázat 8. sorába):
11
Egyéb feljegyzések:
2. számú melléklet III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉS 9. Forint elszámolás: Sorszám 1
Szöveg
4
Elszámolásra felvett előleg Előleg visszafizetése Elszámolandó előleg (1-2) Napidíj
5
Szállásköltség
6
Dologi kiadások
7
Költségek összesen (4-6) Különbözet (7-3)
2 3
8
10. Valutaelszámolás: Táblázat hivatk. 1/2
Forint tételesen összesen
Valuta Elszámolandó Elszámolt Visszaneme
fizetendő
Többletelszámolás
valuta
1/3 II / 5 II / 6 II/7 és 8
Az elszámolásban valótlan adatok közlése fegyelmi, illetőleg büntetőjogi eljárást von maga után.
A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom:
……………….db melléklet
20…………………………hó………..-n Kelt: 20……………………..hó…………-n
…………………………………………….. rektor …………………………………. A kiküldött aláírása
11. Érvényesítés: Megvizsgáltuk és …………………………………Ft azaz ……………………………………………. ……….……………..forinttal érvényesítjük. Elszámolandó összeg: …………………………… Ft Kifizetendő: ……………………………………… Ft Visszafizetendő: …………………………………. Ft
Kelt: ………………………..20………………………hó………..-n Számfejtő:
12
Ellenőr:
Utalványozó:
4. számú melléklet KÖLTSÉGTÉRÍTÉS IGÉNYLÉSE saját személygépkocsi igénybevétele esetén
Név
………………………………………………………………..
Telefon
………………………………………………………………..
Szervezeti egység
………………………………………………………………..
Személygépkocsi típusa:
………………………………………………………………..
Személygépkocsi rendszáma:
………………………………………………………………..
Lökettérfogat
……………………………………………………..…… cm3
Üzemanyag fajtája
………………………………………………………………..
Biztosítás (CASCO kötvény száma)
………………………………………………………………..
Célország
………………………………………………………………..
A kiutazás időpontja
………………………………………………………………..
Útvonal: Belföldi útszakasz (határállomásig és vissza) ………………………………………..
-
………………………………………..
………………………………………..
-
………………………………………..
………………………………………..
-
………………………………………..
………………………………………..
-
………………………………………..
…………. km
Külföldi útszakasz (határállomás és vissza)
Külföldi helyi, illetve helyközi közlekedés
…………. km …………. km
Nyilatkozat Casco kötvény hiányában: - Kár esetén minden anyagi felelősséget vállalok …………………………………. kiutazó aláírása Szolnok, 20…………………………………….. …………………………………………. kiutazó aláírása
Engedélyezem: ………………………………………….
13
4. számú melléklet ÁLTALÁNOS ÚTIBESZÁMOLÓ 1. A kiutazó adatai
2.
3.
Név
……………………………………………………..
Szervezeti egység
……………………………………………………..
Esemény
……………………………………………………..
Időtartam
……………………………………………………..
Kiutazás helye Ország
……………………………………………………..
Város
……………………………………………………..
Intézmény
……………………………………………………..
4.
Fő kontaktszemélyek ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................
5.
A kiutazás célja ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................
6.
Eredmények ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. 14
4. számú melléklet 7.
Észrevételek, javaslatok ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................
Szolnok, 20……………………………..
………………………………………. aláírás Megjegyzés: Az 5, 6, 7. pontok részletes taglalása esetén kérjük külön lap igénybevételét.
15
