Szempontok a sikeres írásbeli és szóbeli kommunikációhoz1 ∗
Laáb Ágnes
Összefoglalás A felsőfokú képzések hallgatói a számonkérések során gyakran kommunikálnak, hol írásban, hol szóban. Nélkülözhetetlen, hogy tudatosítsd magadban a kommunikáció jelentőségét, és elsajátítsd a sikeres szóbeli és írásbeli kommunikáció legfontosabb szabályait, célszerű technikáit, miközben igyekszel megtalálni saját egyéni kifejezőerődet szóban és írásban egyaránt. Átütő eredmény elérésére ugyanis mindenki a saját hangján, saját adottságai, képességei kiteljesítése révén válik képessé.
Írásbeli kommunikáció Az írásbeli kommunikációnak számos előnye és hátránya van az élőbeszéddel szemben, amelyekkel tisztában kell lenned, hogy tudatosan fel-, illetve kihasználhasd azokat a minél eredményesebb kommunikáció érdekében. •
•
Az írásbeli kommunikáció előnyei: nincs időkorlát, nem kell rögtönözni, átgondolható, a személyiség esetleges hátrányai rejtve maradnak, az írásmű elküldés, átadás előtt korrigálható, összeállításához segítség is felhasználható, sok ember egyidejű tájékoztatására alkalmas (takarékosság idővel, hellyel), a gondolatok közlése közben nem kell figyelni a címzett reakcióit. Ugyanakkor az írásbeli kommunikációnak hátrányai is vannak: személytelenebb, hatása nem annyira sokrétű, mivel kiszorul a nem szavakra épülő csatornarendszer. Írás közben nem érzékeled a befogadó reakcióját, ezért menet közben nincs mód a változtatásra. Az írót jellemzi stílusa, helyesírása, kézírásának külalakja, írásának szerkezete, ami természetesen előny és hátrány is lehet.
Minden jól összeállított írásműnek szigorú tartalmi és formai követelményei vannak. Ezek általános érvényűek, azaz függetlenek az írásmű témájától, terjedelmétől, a megbízó személyétől, az előírt határidőtől, az uralkodó politikai- vagy divatirányzatoktól stb. Ilyen tartalmi követelmények: az érthetőség, az egyértelműség, a tárgyilagosság, a lényegesség és a pontosság. A formai követelmények közül a világosság és a tömörség emelhető ki. Nézzük meg sorban, mit jelentenek ezek. a követelmények a könyvvizsgálói véleményalkotás gyakorlatában!
1
Jelen írás korábbi publikált, átdolgozás előtti változata "Mire ügyeljünk az írásbeli szakértői vélemény készítése során" címmel a Számvitel és Könyvvizsgálat 1998/12 száma 523-526 oldalain olvasható. ∗ PhD, kandidátus, egyetemi docens, BME GTK Pénzügy- és Számvitel Tanszék email:
[email protected]
1. Érthetőség "Minden szakma összeesküvés a laikusok ellen." G. B. Shaw
2
Első szabály: az írásmű legyen érthető. Az előadói profizmus ott kezdődik; amikor bonyolult dolgokat egyszerűen, érthetően és pontosan tudsz megmagyarázni a témában járatlanok számára. Álljon itt követendő példaként az alábbi történet. Einsteinről mondják, hogy amikor egy főiskolás lány a relativitás egyszerű definícióját kérte tőle, így válaszolt: „Egy óra a kedves ölében egy perc, egy perc a forró kályha 3 tetején egy óra. Ez a relativitás. ” Az idegen kifejezések felesleges használata rontja a közérthetőséget, mivel megnehezíti a mondanivaló értelmezését és ezzel a kommunikáció legfőbb célja, az információ továbbítása ellen vétsz. A kommunikáció ugyanis csak addig működik az adó és a vevő között, amíg a vevő képes befogadni az általad továbbított üzenetet. Talán mégsem várható el az olvasótól, hogy az idegen szavak szótárával vagy értelmező szótárral a kezében hámozza ki mondanivalód mélyebb összefüggéseit! Ugyanez a helyzet a rövidítésekkel. Az írásmű végső változatában semmilyen rövidítésnek nincs helye! A szövegszerkesztő programok széles körű elterjedésével már nem is indokolt az ilyenfajta munkamegtakarítás, hiszen a leggyakrabban használt hosszú kifejezéseket egy-egy ritkán előforduló írásjellel (pl. a, @, &,#,$,<,> stb.), vagy rövidítéssel (bt., Rt., Kft., ui. stb.) lehet helyettesíteni. A végleges szövegváltozatban egy "cseréld" utasítás végrehajtásával e jeleket és rövidítéseket valamennyi előfordulásukkor töredék idő alatt fel lehet váltani a teljes megnevezésre.
2. Egyértelműség "A királynőt megölni nem kell félnetek jó lesz"
Második szabály: rossz az olyan írásmű, amely az egyértelmű állásfoglalással adós marad. Olyan állásfoglalást pedig, ami többféle értelmezéssel is felruházható, még angliai Erzsébet is csak egyszer engedett meg magának. A leírt parancs következtében Stuart Mária feje porba hullott, de az utasítást végrehajtók sem kerülték el a büntetést, hiszen később az uralkodó ezt a parancsát "A királynőt megölni nem kell. Félnetek jó lesz!" jelentéssel ruházta fel. Az egyértelmű állásfoglalást csak egyféleképpen lehet értelmezni, világos, korrekt, szabatosan megfogalmazott állásfoglalásban nincs helye a mellébeszélésnek vagylagos megfogalmazásnak! Egy egyetemi TDK dolgozat, diplomamunka esetében még nem egyértelmű követelmény, hogy a hallgató önálló kutatási eredményeiről, saját téziseiről adjon számot. Elegendő, ha meggyőzően bizonyítod, hogy számos forrásmunkát áttekintve
2 3
Idézi Szabó Katalin: Kommunikáció felsőfokon (Kossuth Kiadó; 1997. 23. old.) Idézi: Selye János: Álomtól a felfedezésig (Akadémia Kiadó, 1967. 468-3169. old.).
jártasságot szereztél az adott témakörben, és képes vagy azt mások számára is követhető formában rendszerezni, bemutatni. Az ilyen írásművekben lehetőség nyílik más forrásmunkák értelmezésére, világos értékelésére, rendszerezésére, saját állásfoglalásaid kinyilvánítására. Fontos azonban, hogy belső követelményeddé váljon a korrekt hivatkozások feltüntetése, még a gyanú árnyékát is elkerülve, hogy más gondolataival akarsz ékeskedni. Az irodalomforrásokat, adatforrásokat célszerű lábjegyzetbe tenni; így azok feltűnőbbek, és az irodalomjegyzék a lábjegyzetekből könnyen előállítható. Az irodalomjegyzékben minden egyes hivatkozott4 forrást fel kell tüntetni. Internetes hivatkozás esetén se mulaszd el a hivatkozást, lehetőség szerint szerző és cím valamint az Internetes lekeresési cím feltüntetésével.
3. Tárgyilagosság "Az ember nem adhatja fel az önbecsülését csak azért, hogy népszerűséget nyerjen, mert ha tiszteli önmagát, nem érzi szükségét annak, hogy népszerű 5 legyen." W. S. Maugham
Harmadik szabály: az írásmű legyen tárgyilagos. A jó értekezés korrekt és tisztességes, mentes az elfogultságtól, a részrehajlástól, jelzi a saját véleménnyel szemben felhozható tényeket, ellenérveket is, és mindezek bemutatása után egyértelműen állást foglal. A jó szakembert sem megfélemlítéssel, sem különböző anyagi vagy más előnyök kilátásba helyezésével nem lehet eltántorítani saját álláspontjától. Nincs szüksége a népszerűségre sem, hiszen a vélemény ereje abban rejlik, hogy a szakértő a meggyőződését képviseli, miközben természetesen pártatlanságra törekszik. Ha feladja függetlenségét, vagy részrehajlóvá válik, akkor tekintélye kikezdhető, szakmai hitelessége csorbul.
4. Lényegesség Negyedik szabály: az írásmű szerkezete a lényegestől a lényegtelen felé haladjon, ez utóbbit akár el is hagyva. Írásmű összeállításakor jól bevált gyakorlat, hogy az ismertebb vagy az egyszerűbb kérdésektől haladunk az ismeretlenek, az egyre bonyolultabbak felé. Az írásműnek azonban az a sajátossága, hogy egyes témakörök eltérnek érthetőségük, fontosságuk, vagy más szempont alapján: lesznek súlyosabb és kevéssé lényeges következményekkel járó megállapításaink. Célszerű ezért érvényesíteni a 80-20-as
4
a szövegtörzsben való hivatkozás alkalmával zárójelben kell a szerző vezetéknevét, és ettől vesszővel elválasztva a szakirodalmi forrás évszám át feltüntetni. Abban az esetben, ha szóról szóra történő átvételről van szó, úgy a cit. jelölés után a szerző vezetékneve, és az évszám után a pontos évszám is feltüntetendő. 5 Idézi A. Oakwood: Mikor mondjunk nemet és hogyan (Bagolyvár, 1994. 64. oldal).
-3-
szabályt6. E szabály szerint egy sokaság 20%-a mozgatja a hozzá kapcsolódó hatások 80%-át, és a sokaság 80%-a az összhatás 20%-áért felelős. Így ha egy értekezésben vizsgált problémának például 25-féle következménye van, és a hatótényezők összességükben 100%-ot tesznek ki, akkor e szabály szerint mindössze öt tényező teszi ki a hatások 80%-át. Erre az öt tényezőre kell tehát az írásmű súlypontját helyezni, méghozzá úgy, hogy a terjedelem is igazodjon a 80-20 szabályhoz. Ha az írásmű érdemi része 20 oldalas, akkor ebből 16 oldalt kell szánni az első öt tényezőre, méghozzá a legnagyobb hatótényező felől haladva a kisebbek felé, és mindössze 4 oldalt kell szánni a maradék húsz tényezőre, amelyeket csak összevontan, az általánosság szintjén kell kezelni. Segítségképpen álljon itt egy összeállítás az egyes írásművek belső szerkezetéről! Me: A4 oldal
A dolgozat egyes fejezetrészeinek megnevezése
Szakdolgozat
TDK dolgozat
PhD dolgozat
Min.
Max.
Min.
Max.
Min.
Max.
1. Bevezetés
2
3
1
1,5
4
6
2. Elméleti felvezetés 3. A gyakorlati probléma tágabb kontextusának bemutatása
10
15
4
6
20
30
10
15
4
6
20
30
4. A dolgozat központi témakörének kifejtése
25
30
10
12
50
60
5. Összefoglalás
3
7
1
3
6
14
A dolgozat tartalmi része összesen:
50
70
20
28,5
100
140
6. Irodalomjegyzék
2
5
1
2
4
10
7. Mellékletek
0
15
0
6
0
30
8. Belső borítólap
1
1
1
1
1
1
9. Tartalomjegyzék
1
2
1
1
3
7
10. Annotáció (nem egybefűzve a dolgozattal)
1
2
1
1,5
2
2
A dolgozat kiegészítő részei összesen
5
25
4
11,5
10
50
Mindösszesen:
55
95
24
40
110
190
A lényegre törő stílus fontos jellemzője a lendületesség, a határozottság, az erő. Ezt a cselekvő szerkezetek és a konkrétumok biztosítják. Felesleges általánosításokkal és közhelyekkel megtűzdelni véleményedet. A hivatalos és szakmai nyelvezetben uralkodó személytelenség és a passzív szerkezetek unalmasak, erőtlenek.
6
E szabály finomabb változatát szokták Pareto-elvnek, vagy ABC-elemzésnek is nevezni. Ez utóbbi esetben három részre bontják a sokaságot, amelyből az A rész 5-75, a B rész 20-20, míg a C rész 75-5 összefüggésben van egymással. Itt is az A rész vizsgálata kerül előtérbe, azaz a sokaság 5%-a felelős az összhatás 75%-áért.
A lendületes stílus gyöngyszemeként - a témához is szorosan illeszkedve - álljon itt Széchenyi 7 igen vehemens kifakadása a "Kelet népe" című művéből. "Szűk ítélet, híg velő, sok szó, kevés tett, sem egy tanácsadó, egy tanács sem, sok theoria, kevés praxis; számtalan szakács, sós leves, elég eszme, elégtelen ítélet, számon túli javasló, számon aluli végrehajtó; több parancsoló, mint szófogadó; számosb oktató, mint tanuló, több hiúság, mint büszkeség; csupa szív és csupasz ész, tágabb önszeretet, mint ön- és körülményismeret, más szemében mindig gerenda, magunkéban soha szálka sat. sat."
Fontos, hogy mondanivalód lendületét erősítsék, és ne megtörjék a szövegben elhelyezett ábrák, grafikonok, táblázatok. Ezért • •
ezeknek csak akkor van helye az írásmű érdemi fejezeteiben, ha hozzájárulnak a gondolatmenet megértéséhez, vagy alátámasztanak egy-egy következtetést és mellékletben célszerű elhelyezni minden olyan számítást, ábrát, táblázatot, kérdőívet, melyek megléte elengedhetetlen ugyan az írásmű teljes körű értelmezéséhez, azonban jelenléte a szövegtörzsében nem feltétlenül szükséges. Minden mellékletet számozni, és címmel ellátni szükséges. Az egyes mellékletek sorrendjét a szövegtörzsben való hivatkozás határozza meg.
5. Pontosság Ötödik szabály: az írásműnek mindig el kell készülnie a megadott határidőre, és a rövid határidő nem mehet a szakmai minőség és megalapozottság, valamint az igényes kivitelezés rovására! Hogyan lehet betartani az előre kitűzött határidőt? Szinte sehogy: a nagyobb lélegzetű írásművek egyik legfontosabb célja, hogy megtanuljd optimalizálni erőforrásaidat, beosztani az idődet. Az, hogy a határidő mindig rövidebbnek tűnik az elégségesnél, vajon felmentést ad-e a késedelemre vagy a hevenyészett munkára? Természetesen nem. Egy írásmű elkészítésénél az egyes „mérföldkövek” sorrendje, elérési útvonala, átfutási ideje rendkívül egyéni is lehet, de a járatlanok kedvéért álljon itt előzetes terv, amely a tapasztalatok szerint jó kiindulásul szolgálhat kezdők számára. Mivel az időértékek százalékos formában vannak megadva, ezért bármilyen feladatra konkretizálhatók, ha tudod, hogy az adott írásmű elkészítésére mekkora időtartam (pl. 30 nap, 5 hónap, stb.) áll rendelkezésedre. Mérföldkő Munkaszakasz megnevezése
7
Időigény
1
Irodalomgyűjtés, irodalom feldolgozás folyamatosan, de legalább a teljes időráfordításból
20%
2
Témavázlat összeállítása, munkacím megválasztása
3%
3
Grafikonok, ábrák, munkatáblák készítése (a tartalmi rész terjedelméhez képest +15%) folyamatosan, de legalább a teljes időráfordításból
10%
4
Az írásmű elméleti-gyakorlati áttekintő fejezetének (tartalmi rész 40%-a) összeállítása
17%
Köszönet az idézetért Szabó Katalinnak. Kommunikáció felsőfokon (Kossuth Kiadó, 1997. 35. oldal).
-5-
5
Az írásmű fő fejezetének (tartalmi rész 50%) összeállítása
25%
6
Átdolgozás a konzulensi észrevételek alapján
8%
7
Az írásmű bevezető és összefoglaló részeinek (tartalmi rész 10%) összeállítása
5%
8
Tartalék idő (ezt mindig érdemes betervezni)
6%
9
Végső javítások, kiegészítések, formai, stilisztikai kiigazítások
6% 100%
Összes időszükséglet 6. Világosság
és elegancia "Teljesen természetes, hogy az ember nem találhat 8 világos megfogalmazást egy zavaros gondolatra." W. S. Maugham
Hatodik szabály: az írásmű adjon világos és egyértelmű tényfeltárást és állásfoglalást valamennyi lényeges kérdésben. Ennek megfelelően kell felvázolnod a problémát, indokolnod a módszerek és az eszközök kiválasztását, bemutatnod azokat az információkat (adatokat, tényeket, bizonyítékokat, érveket és ellenérveket), amelyek az állásfoglalásod kialakítását lehetővé teszik. Mindezek birtokában vonhatsz le következtetéseket: igazolhatsz vagy cáfolhatsz, azaz leteheted voksodat valami/valaki mellett/ellen. A világosságot és az egyértelműséget a jó munkaeszközök használata is nagyban segíti. Elérhető áron, legálisan beszerezhetők ma már azok a felhasználói szoftverek, amelyek lehetővé teszik a magyar ékezetek használatát, a helyesírási és a stílushibák menet közbeni folyamatos javítását, illetve jó szemléltető ábrák (diagramok, grafikonok, táblázatok, esetleg piktogramok) beemelését a szöveg megfelelő helyére. Egy jó írásos anyag összbenyomását kár elrontani azzal, hogy a nyomtatás minősége nem kifogástalan, vagy spórolunk a papír, a bekötés, az összefűzés minőségén. Sok érv hangzott el az egyszerűség, az érthetőség és a világosság mellett. Jogos a kérdés: honnan derül ki a profizmus, honnan lehet azt tudni, hogy a jelentést X. Y. írta? A felsőfokú képzés során készített írásművek még szigorú formai követelményekkel rendelkeznek, így ezekben kevés a szabadságfokunk. Ugyanakkor már most elkezdhetjük kialakítani írásműveink egyedi, csak ránk jellemző elemeit. Írásművünk eleganciája tükrözi profizmusunkat, tapasztalatunkat, megbízhatóságunkat. A tartalom egyszerűsége párosuljon a kivitelezés tökéletességével! Legyenek olyan, csak ránk jellemző állandó jegyei munkánknak, amelyekről előbb-utóbb tévedhetetlenül felismernek bennünket. Használjuk ki a fej- és a láblécben rejlő lehetőségeket. Használjunk ránk jellemző keretet vagy szövegelrendezést, fűzést, kötést, borítót stb.
8
Idézi A. Oakwood: Mikor mondjunk nemet és hogyan (Bagolyvár,1994. 124. oldal).
Ügyeljünk arra, hogy a témának mindig összhangban kell lenni a formai elemekkel, például a papír, a betűk, az ábrák, a kötés színeinek megválasztásával. A megbízhatóságot például a konzervatívabb, a komorabb színek, formák, stílusjegyek sugallják. A színek közül a sötétebb, méltóságteljes árnyalatok jöhetnek szóba, például a fekete, a szürke mélyebb tónusai, a sötétkék, esetleg a bordó. Kerülni kell a bohókás színeket és stílusjegyeket. Ennél is fontosabb azonban szakmai igényességünk bemutatása még a legrövidebb két-három oldalas vélemény esetén is, például azzal, hogy a kötelező tartozékokról (címlap, bevezetés, hivatkozásjegyzék, tartalomjegyzék, összegzés, összefűzés, borítólap) ilyenkor sem feledkezünk meg.
7. Tömörség Hetedik szabály: a modorosság, a dagályosság, a túlzások és az álszerénység megannyi merénylet az olvasóval szemben. Íme néhány elrettentő példa: NE ÍRD EZT:
INKÁBB EZT ÍRD:
Belebocsátkoztam annak vizsgálatába, hogy... Alaposan megfontolt szakmai meggyőződésem szerint... A rendelkezésemre álló felhalmozott bizonyítékok egytől egyig abba az irányba látszanak mutatni, hogy... Hadd hívjam fel ezen a ponton a figyelmet arra, hogy ez nincs mindig így: E írásmű szerzőjének szerény véleménye szerint... A legfontosabb szempontok közül is nyomatékosan kiemelendő...
Azt vizsgáltam, hogy Szerintem… A bizonyítékok alapján arra következtethetünk, hogy... Ez nincs mindig így: Szerintem... Fontos szempont...
Az egyszerű, lényegre törő stílus rövid, jól felépített mondatokat, bekezdéseket feltételez. Egy igazán jól megírt írásművel az olvasó többnyire azonosulni tud. Az "Olyan, mintha kitalálták volna a gondolataimat!" felkiáltás például egy szakértői munka megrendelőjétől a legnagyobb elismerés. Írásmű készítésénél nagy a csábítás, hogy az együtt ható tényezőket összefüggésük feltárásával jelenítsd meg. Ne tedd, mert ezt sokszor még saját magadnak is nehéz követni, hát még az olvasónak. Sosem az olvasó feladata, hogy kihámozza a lényeget, hanem az írásmű készítőjévé. Jól teszed hát, ha az egymás mellett futó, összekuszálódó gondolati szálakat külön-külön göngyölíted fel. Ha van három egymással összefüggő része (A, B, C) a problémának, akkor először vezesd végig A-t, B-t, C-t, ezután következhet A-B, B-C, A-C együtthatásainak bemutatása, és csak ezt követően térj rá A-B-C együtthatására. Így van esélyed arra, hogy az írásmű gondolatfűzése kívülálló számára is követhetővé válik.
-7-
Szóbeli kommunikáció (prezentáció) A szóbeli kommunikáció előnye és hátránya is, hogy benne olyan további stílusjegyek (beszédsebesség, hanghordozás, hangsúlyozás, akcentus, hangszín, arcjáték, testbeszéd stb.) érvényesülhetnek, amelyekre az írásbeli véleményalkotásnál nincs lehetőség. Egy kellemesen erőteljes hangszín, a jó artikuláció magához ragadja a jelenlevők figyelmét, míg a legérdekesebb vélemény is követhetetlen, ha az előadó monoton hangon maga elé mormolja azt. A szóbeli állásfoglalásnak azonban a fentieknél is sajátosabb ismérve a visszavonhatatlanság és a megismételhetetlenség. A szavaknak teremtő és romboló erejük van. Vörösmarty állítólag két évig kereste a Szózat nyitó mondatába a "rendületlenül" jelzőt. Helytelenül megválasztott szavaidat kimondás után nem tudod visszaszívni, és el nem mondott érveidet sem tudod utólag beleszúrni állásfoglalásodba.
Az előadó öt fő bűne Selye János9 szerint a szóbeli előadások, hozzászólások alkalmával ötféle módon követhetsz el merényletet hallgatóiddal szemben. Ezek a következők: 1. Felkészületlenség •
•
•
Megnyilvánulásaid erejét éppen az adja, hogy az adott témához érdemben és előremutatóan tudsz hozzászólni. Ez részben a szilárd háttérismereteken múlik, részben a felkészültségen. A szóbeli hozzászólásnál csak nagyon kivételes esetben teheted meg, hogy előre megírt állásfoglalásod felolvasd. Hiba, ha meggondolatlanul rögtönözni akarod mondanivalónkat. Tévedés abban bízni, hogy "majd improvizálok valamit". Minél kevesebb az idő, annál fontosabb, hogy mondanivalódat egyértelműen és nyomatékosan fogalmazd meg. Ez viszont nem megy ötletszerűen, még akkor sem, ha az előadónak egyébként nagy rutinja van, hát még ha gyakorlatlan. A felkészültséghez hozzátartozik, hogy az előadó minden tőle telhetőt kövessen el a hozzászólás sikere érdekében, a kipihentségtől kezdve a jó fizikai és szellemi erőnléten, az ápolt és esztétikus megjelenésen át a technikai feltételek ellenőrzéséig mindennek jelentősége van.
2. Bőbeszédűség •
9
Kerüld a terjengősséget, a zavarosságot. Bonyolult összefüggéseket világos és érthető formában kell bemutatni, egyszerű fogalmazásra kell törekedni. A hozzá-
Selye János: Álomtól a felfedezésig (Akadémia Kiadó 1967. 462-472. oldal).
•
szólás időkerete legyen kőbe vésett törvény: az előadó sosem késhet, az időkeret túllépése viszont tiszteletlenség a résztvevőkkel szemben. Colton szavait idézve: "Nemcsak az a nehéz, hogy a megfelelő dolgot a megfelelő helyen mondjuk, sokkal nehezebb megállni, hogy ne mondjuk ki a nem odavaló 10 dolgot, amikor csábítást érzünk rá."
3. Tagolatlan beszéd A szóbeli előadás, vagy hozzászólás jól felépített szerkezete megakadályozza a parttalan gondolatok áramlását. Éppen ezért minden szóbeli hozzászólásnak legalább az alábbi szerkezeti elemeket kell tartalmaznia: • •
•
•
Nyitás: a figyelem felkeltése. Köszöntsd a hallgatókat, ismertesd, miért tarthat számot az adott témakör a hallgatóság érdeklődésére. Bevezetés: az előadás, hozzászólás céljának megfogalmazása és az egyes fontosabb témakörök vázlatszerű felvillantása. Ha többen tartotok prezentációt, akkor bemutathatjátok egy-két szóval a prezentációban résztvevőket, összekapcsolva a bemutatást az ismertetésre kerülő résztémakörökkel, jelezve, hogy melyiket ki fogja elővezetni. Kifejtés: meghatározás, állítás, bizonyítás témakörönként, jelezve, hol térsz át a következő témára. Mondanivalódat egyszerűen, saját szavaiddal fejtsd ki. Kerülni kell a szakmai zsargont, az idegen szavak használatát, a pongyolaságot, a hanyagságot. Állításaidat támaszd alá szóbeli vagy képi eszközökkel. Erősítheted az elmondottakat egy konkrét eset ismertetésével. Fontos, hogy a témáról saját, vagy a csoportod által kialakított véleményednek is hangot adj! Befejezés: lezárás, összegzés. Összegezd a hallgatóság számára a legfontosabb megállapításokat, és megadhatsz szakirodalmi forrásokat a téma iránt érdeklődőknek. Végül köszönd meg a figyelmet.
Élni kell a rendszerszemléletű megközelítéssel, és építeni kell az ismétlés és a már ismert tudásanyag rendszerbe illesztésének eszközével a nagyobb összefüggések felvázolásakor. Az előadó legfontosabb munkaeszköze a hangja, ezért ügyelned kell a megfelelő hangerő megválasztására, ennek érdekében mikrofonra is szükséged lehet. Az érthetőség alapvető feltétele a jó artikulálás, a megfelelő hangsúlyozás, a monotonitás elkerülése. Fontos a helyes, a tiszta és érthető beszéd, ami a figyelem megtartásához elengedhetetlen. 4. Befelé fordulás Beszéd közben fontos a belső szorongás leküzdése (v. ö. felkészültség), az elfogulatlan, a fesztelen viselkedés. A szóbeli megnyilvánulás nagy lehetősége, hogy
10
Idézi A. Oakwood: Mikor mondjunk nemet, és hogyan (Bagolyvár, 1994. 154. oldal).
-9-
kontaktust lehet tartani a hallgatósággal, ennek érdekében a rutinos előadók minden praktikát be is vetnek a szemkontaktustól kezdve a nem szavakkal közvetített jelzések észlelésén át az azokra való helyes reagálásig. 5. Modorosság A modorosság mindig eltéríti a figyelmet, ezért kell száműzni a szóbeli véleménynyilvánításból. Ilyen veszélyt rejt a túlzott gesztikuláció, felesleges szófordulatok, kifejezések gyakori ismétlése, a helytelen, magyartalan ragozás. Kifejezetten kerülni kell a trágárságot, a divatos szófordulatokat, a személyeskedést, a másokat sértő hatásvadász megjegyzéseket, sztorikat.
A szóbeli kommunikáció vizuális támogató eszközei EGY KÉP TÖBBET MOND, MINT 1000 SZÓ!
Mondanivalód verbális és non-verbális közléstartamát erősítheted képi megjelenítésekkel, azaz írásvetítő, vagy projektor segítségével kivetíthető ábrás anyagok bemutatásával. Néhány gyakorlati tanács az ábrás anyag összeállításához: Az ábrás bemutató előnye, hogy a szóbeli prezentáció felépítése előre megtervezhető, s jól átgondolt szerkezete támogatja a témád kifejtését. • • • •
• • •
Ne feledkezz meg arról, hogy ilyenkor is a hallgatóságnak beszélsz, tarts szemkontaktust! Gyakori hiba, hogy nem a vetítő mellett áll az előadó és a vetített képbe kerül az árnyéka. A prezentáció ábrás anyaga igazodjon a kiszabott időkerethez. Egy 15 perces előadáshoz elegendő 3-6 fólia. A hatásos, figyelemmegtartó ábrák segítik a jobb megjegyzést, gondolkodásra késztetnek, bonyolultabb összefüggések világosabbá tehetők a szemléltetéssel. Az ábrák akkor hatásosak, ha szellősek, áttekinthetők, lényegkiemelők. Egy ábrán ne legyen 20-30 szónál és egy-két képnél több. Mondatokat soha, csak cím és kulcsszavakat írj az ábráidba! A betűméretet úgy kell megválasztani, hogy a terem utolsó sorából is olvasható legyen a szöveg. Legfeljebb négy színt használj, hacsak nem a színességről, változatosságról szól a prezentáció! A szín funkciója lehet a tagolás, a kihangsúlyozás, kiemelés, alkalmas lehet asszociációkra. Nem árt tudni, hogy az elemi színskálán az akaratérvényesítés színe a piros, a gondolatiság színe a sárga, a gyakorlatiasság színe a kék és az érzelmek színe a zöld.
Összegzés Vannak emberek, akik különösen alkalmasak a szóbeli és az írásbeli kommunikáció hatékony alkalmazására. Megfelelő időben, megfelelő helyen, éppen a szükséges
mondanivalót kellően tagoltan, érthetően, sőt élvezhetően képesek kifejezni. Ők a szerencsések, ám ők sem eshetnek bele a rögtönzés, a felkészületlenség, a pontatlanság hibájába. A jó kommunikáció legfontosabb szabályai sok türelemmel és főképp gyakorlással bárki számára megfelelő szinten elsajátíthatóak. Ehhez leginkább belső igényességed segíthet. Nem marad el azonban a hatás, •
• •
• •
ha kellő időt és energiát szánsz kifejezőkészséged árnyalására, szókincsed pallérozására, stílusod javítására, és mindezt a tartalom és forma egységére törekedve teszed, ha megtanulsz éppen eleget, éppen a legjobbkor mondani, írásműveidben jól kiemelni a lényeget és elkerülni a kétértelműség csapdáját, ha vigyázol arra, hogy ne szakadjon meg a kommunikációs lánc, ennek érdekében gyakorlod az aktív meghallgatást, folyamatosan, tárgyszerűen visszaigazolod partnered közléseit, rögzíted részleges egyetértéseidet és minden körülmények között elkerülöd a személyeskedést, ha igyekszel személyiséged előnyös vonásait érvényesíteni és kihasználni a kommunikáció során, ha figyelsz a visszajelzésekre, hiszen a legfontosabb mérce a kommunikáció során mégis csak az, hogy mennyire sikeresen tudod közléseidet a másik fél számára célba juttatni.
Hivatkozott irodalmi források: [1.] [2.]
A. Oakwood: Mikor mondjunk nemet és hogyan (Bagolyvár, 1994.) Laáb Á.: Mire ügyeljünk az írásbeli szakértői vélemény készítése során (Számvitel és Könyvvizsgálat 1998/12 pp. 523-526 ) [3.] Selye J.: Álomtól a felfedezésig (Akadémia Kiadó, 1967.) [4.] Szabó Katalin: Kommunikáció felsőfokon (Hogyan írjunk, hogy megértsenek? Hogyan beszéljünk, hogy meghallgassanak? Hogyan levelezzünk, hogy válaszoljanak?), második átdolgozott, bővített kiadás Budapest, Kossuth Kiadó, 2001. [5.] Varsányi J.: Tanulmányírás szerkesztve, gyorstechnikával www. További, a kutatásmódszertan témakörhöz kapcsolódó irodalom: [6.] Majoros Pál: Kutatásmódszertan, perfekt, 2004. [7.] A magyar helyesírás szabályai, tizenegyedik kiadás, Budapest, Akadémiai Kiadó, 1984. [8.] Aczel, Richard: Hogyan írjunk esszét? Budapest, Osiris Kiadó, 2000. (Ford.: Szegedy-Maszák Anna) [9.] Eco, Umberto: Hogyan írjunk szakdolgozatot? Budapest, Gondolat, 1991,pp. 256. [10.] Erdősi Gyula: Innovativ csoportmunka és a szervezés Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó 1982. [11.] Fercsik Erzsébet: Dolgozatírás - felsőfokon, Budapest, Kritika Nova Kiadó, 2002. [12.] Hol-mi a neten? A keresés művészete 1-2. http://www.origo.hu/techbazis/internet/20020614holmi.html és http://www.origo.hu/techbazis/internet/20020621akerese.html [13.] Selye János: Álomtól a felfedezésig [14.] Weiss, Donald H.: Hogyan tartsunk hatásos beszédet?, Park Kiadó, 1989, pp. 60. (Menedzserek kiskönyvtára sorozat)
- 11 -
[15.]
Z. Karvalics László-Zsoldos Attila-Demmler Walterné: Tanulás, kutatás, írás egyetemi szinten (Egységes pro szemináriumi háttéranyag), Szerk: Sz. dr. Berki Éva, Budapest, Marx Károly Közgazdaságtudományi Egyetem, 1989.
