SZEMÉLYES KOMPETENCIÁKRA ÉPÜLŐ PROJEKTKONTROLLING
ALCÍM: FISH!
Készítette: Vajdáné Keresztessy Andrea kiegészítő közgazdász szak I. évfolyam kontrolling szakirány
Készült: 2007. május
BMGE 2007
TARTALOMJEGYZÉK
Bevezető..…………………………………………………………………………..…3. 1. Projektkontrolling……………………………………………………………4. 1.1. Mi a projektkontrolling?…………………………….……………...……4. 1.2. A projekt menete…………………………………………………..…….. 4. 1.3. A sikeres projektkontrolling……………………………………………..5. 2. Kompetenciák 2.1. A személyes kompetencia és a projektkontrolling kapcsolata……….6. 2.2. Érzelmi intelligencia……….……………………………………………..6. 3. A Fish! módszer………………………………………………………………9. 3.1. Hogyan és miért működik?……………………………………………...9. 3.2. A négy alapelv…………………………………………………………...10. Záró gondolatok……………………………………………………………………11. Irodalomjegyzék………………………………...………………………………….12.
2
BEVEZETŐ
Az ember életében sok minden hagy nyomot az életútja során, egy jókor olvasott könyv, egy különleges lelkiállapotban hallott zene és megannyi emlékezetes dolog is hasonló jelentőséggel bírhat. Számomra e témába való kutatás is ilyen lett! A kiírt kutatási témák elolvasásakor rögtön megfogott ez a terület. Valamiféle pluszt éreztem benne, ami abból adódik, hogy az egyénekben rejlő egyediség leginkább ebben fogható meg. E területen nagy hangsúlyt kap az ember, kulcsszereplővé válik. Korunkban „minden perc munka számít” típusú szemlélet van, ezzel egyidőben az emberei dolgok fontosabbá váltak mint valaha. A megfelelő szakértelmet mindenütt adottnak veszik, ezért előtérbe került, hogy mennyire tudunk magunkkal és másokkal bánni. Ezekről a képességekről évtizedekig felszínesen beszéltek, mindenféle névvel illették, mint például karakter, személyiség vagy puha készségek. A kompetenciák új, az emberei adottságokat összefoglalóan értelmező fogalma jelent meg a köztudatban, az érzelmi intelligencia formájában. Ezek a kompetenciák a projektkontrolling során olyan emberi adottságoknak tekinthetők, melyek hozzájárulnak bármely feladat sikerességéhez. Még egy kiemelkedő jelenséget kell idekapcsolnom, a szinergiát. A szinergiát az emberek kompetenciái keltik életre, ekkor az történik, hogy a részek eredményei nem csupán összeadódnak hanem megsokszorozódnak. Ez vezet egy projekt sikeréhez, legyen az bármilyen méretű feladat is, merüljön fel a hivatásban vagy akár a magánéletben. A FISH! egy kitalált sikertörténet, melynek célja a munkahelyi motiváció, de teljes eredményességgel használható a családban, barátok között, sőt ismeretlenekkel szemben is. Jelen kutatásom során bepillantást kívánok nyújtani e módszer jellegzetességeibe, azzal a céllal, hogy ez a szemlélet segítse bármely projektünk eredményes megvalósítását!
3
1. PROJEKTKONTROLLING Ebben a fejezetben kívánom bemutatnia projektkontrolling szerepét napjainkban és a sikeres projekt megvalósításhoz szükséges tényezőket. Ezeken keresztül egyértelművé válik majd a projektkontrolling és a személyes kompetenciák szoros, egymást feltételező kapcsolta.
1.1. Mi a projektkontrolling? A projekt egy olyan feladat-megoldási módszer, ami lehetőséget nyújt a feladatok sikeres teljesítésére adott határidőn belül, a meghatározott költségkeretből és hozzárendelt erőforrásokból. A projekt lényege egy kitűzött cél megvalósítása, vagy valamilyen előnyös változás bevezetése. A folyamatok során a támogató és a sikeres eredmény elérését segítő tevékenységet projektkontrollingnak nevezhetjük. Projektnek tekinthető a munka, ha: - határozott eredménye van; - erőforrásokon alapszik (emberi és általában más erőforrás is); - és időkeretek korlátozzák. A projektkontrollingot leginkább az üzleti élethez kapcsoljuk, holott ennél sokkal általánosabb jelenség, ha abból indulunk ki, hogy hol találkozunk projektekkel. Mindennapi életünkben mindannyian projektek sorozatát hajtjuk végre, legyen szó a munkánk vagy a magánélet területéről. Hiszen folyamatosan valamilyen előnyös változást végrehajtásáért cselekszünk, legyen az egy üzleti partnerrel való tárgyalás, vagy egy jóbarát születésnapi bulijának megszervezése.
1.2. A projekt menete és szereplői A projektkontrolling a projekt menetét jelentő tevékenységek minden lépcsőfokán szerepet kap. A projekt teljes levezetésének logikai láncolatába beilleszkedve döntéselőkészítő, döntéstámogató, nyomonkövető és értékelő funkciója van. A projekt menete: 1. Meghatározás: mit akarunk elérni és mikorra kérdések megválaszolása; 2. Tervezés: pontos kép a teendőkről és azok sorrendjéről; 3. Kivitelezés: a cél megvalósításának folyamata, ellenőrzéssel és szükség esetén változtatásokkal; 4. Átadás: megvalósult projekt átadása a használóknak; 4
5. Értékelés: az elvégzett munka elemzése és a tapasztalatok jövőbeni alkalmazási lehetőségének biztosítása. A fenti lépcsőfokok legfontosabb tényezői az emberek. Különféle szerepekben kell tevékenykedniük és az a cél, hogy a legmegfelelőbb ember lássa el az adott feladatot. A kivitelezés során a kommunikáció és a hatékony irányítás kulcsfontosságú, ebből egyenesen vezet az út az elégedett felhasználókig, hiszen értük dolgozunk, elégedettségük a sikerünk záloga. Az értékelés szakasza kitűnő lehetőség az egyéni és a csoportos fejlődésre. A projektben érintett személyek csoportosítása: - projekten dolgozó csapat: o belső csapat: saját dolgozók, kollégák; o külső csapat: bevont külső cégek dolgozói; o technikai szakemberek: speciális szakmai szakemberek. - ügyfelek, végfelhasználók.
tudással
rendelkező
1.3. A sikeres projektkontrolling A sikeres projekt egyértelműen a résztvevő személyek hatékony és eredményes munkavégzésétől függ. Az eredményes projektkontrolling hozzájárul a projekt sikeréhez azzal, hogy a projekt menete során figyelembe veszi az emberek kompetenciáit, ahhoz illesztve mérlegeli a lehetőségeket és értékeli az eredményeket.
5
2. KOMPETENCIÁK E fejezet a személyi kompetenciákról nyújt áttekintést, kihegyezve a figyelmet a projektkontrolling során leginkább jelentőséggel bíró késségekre. Érzékeltetni kívánom, hogy az érzelmi intelligencia, mint az emberi kompetenciák összefoglaló elnevezése mennyire biztosítja a projekt sikerességét.
2.1. A személyes kompetencia és a projektkontrolling kapcsolata A személyes kompetencia olyan, érzelmi intelligencián alapuló képesség, amely kiemelkedő munkateljesítményt eredményez. Ebből adódóan eredményes projekt lezáráshoz vezet. A projektkontrolling feladata a projekt sikerességének biztosítása. A projekt által érintettek körében a személyes tulajdonságokra nagy hangsúlyt kell helyeznie a projektkontrollernek. A mai állandóan változó világban a saját érzelmek kezelése, az nehézségekkel való megbirkózás, a csapatmunka és a vezetés képessége többről árulkodnak és jobban számítanak mint valaha. Az érzelmi intelligencia szintje határozza meg, hogy mennyire tudjuk elsajátítani mindazon gyakorlati készségeket, amelyek annak öt elemén – éntudatosság, önszabályozás, motiváció, empátia és társas készségek- alapulnak. Személyes kompetenciánk mutatja, hogy ezekből a képességekből mennyit használunk a munkahelyen, és ezzel együtt mennyire járulunk hozzá feladatunkon keresztül a projekt sikeréhez.
2.2. Érzelmi intelligencia Az érzelmi intelligencia minden eleme kisebb-nagyobb eltérésekkel tanulható, sőt egész életen át képes fejlődni. Az élet –ritka szerencsés módon- az egyik alkalmat a másik után kínálja az érzelmi képességeink további élezéséhez. Maga az érettség erre a folyamatra utal, és tanulmányok kimutatták, hogy e növekedés csúcsa a negyvenes éveknél található. Az érzelmi intelligencia szintje indítékrendszerként működik, és vezet az eredményességhez. Az érzelmi intelligencia elemei: - Személyes kompetenciák: ezek a kompetenciák határozzák meg, hogyan tudunk magunkkal bánni; - Szociális kompetenciák: ezek a kompetenciák határozzák meg, hogy hogyan kezeljük társas kapcsolatainkat.
6
Személyes kompetenciák szerkezete: -
Éntudatosság: saját belső állapotaink, preferenciáink, erőforrásaink és intuícióink ismerete. o Érzelmi tudatosság: érzelmeink és azok hatásainak felismerése. o Pontos önértékelés: erősségeink és korlátaink ismerete. o Önbizalom: értékeink és képességeink biztos tudata.
-
Önszabályozás: képesség, amely lehetővé teszi, hogy kezelni tudjuk belső állapotainkat, impulzusainkat és erőforrásainkat. o Önkontroll: a hátráltató érzelmek és impulzusok kordában tartása. o Megbízhatóság: őszinteség és igazmondás. o Lelkiismeretesség: a saját teljesítményünkkel kapcsolatos felelősségvállalás. o Alkalmazkodás: a változás kezelésében megmutatkozó rugalmasság. o Innováció: találékonyság, nyitottság az új ötletekkel, megközelítési módokkal és az új információval szemben.
-
Motiváció: olyan érzelmi jellegű törekvések, amelyek serkentik és irányítják a kitűzött célok elérését. o Teljesítménymotiváció: a kiválóság fejlesztésére, vagy egy adott szintjének elérésére irányuló késztetés. o Elköteleződés: igazodás a team vagy a szervezet céljaihoz. o Kezdeményezőkészség: készenlét a felmerülő lehetőségek megragadására. o Optimizmus: a kitűzött célok elérésére irányuló kitartás, az akadályok és a kudarcok ellenére.
Szociális kompetenciák: - Empátia: mások érzéseinek, szükségleteinek és meggyőződéseinek ismerete. o Mások megértése: mások érzelmeinek és nézőpontjának megértése, aktív érdeklődés mutatása mások meggyőződése iránt. o Mások fejlesztése: mások fejlődési szükségleteinek megértését és képességeinek fejlesztését teszi lehetővé. o Kliensközpontúság: képessé tesz arra, hogy elvárjuk, felismerjük és teljesítsük az ügyfelek szükségleteit. o A sokszínűség értékelése: a kibontakozás lehetőségének biztosítása tőlünk különböző emberek számára. o Politikai tudatosság: egy team érzelmi feszültségeinek és erőviszonyainak észlelése.
7
-
Társas készségek: olyan készségek, amelyek lehetővé teszik, hogy másokból az általunk kívánt reakciót váltsuk ki. o Befolyásolás: hatékony módszerek bevezetése mások meggyőzésének érdekében. o Kommunikáció: érdeklődés mások véleménye iránt, és képesség, amely lehetővé teszi, hogy meggyőzőek legyünk. o Konfliktuskezelés: tárgyalási képesség, amely lehetővé teszi az ellentétek feloldását. o Vezetés: egyének és munkacsoportok inspirálása, irányítása. o A változás katalizálása: változás kezdeményezése vagy kezelése. o Kapcsolatépítés: hasznos ismeretségek ápolása. o Együttműködés: másokkal való tevékenységvégzés közös céljaink érdekében. o Csapatszellem: a team összhangjának megteremtése a közös célok elérése érdekében.
A fenti kompetenciákkal rendelkezhetnek az emberek. Az egyéniséget és egyben a adott feladatra való alkalmasságot az egyes képességek szintjeinek összessége határozza meg. Mindannyiunk erősségi szintje egy konkrét képességben eltérő méretű. Egy kiváló vezető egyik legszükségesebb kompetenciáit a teamekkel és a teamekben dolgozáshoz kapcsolódó képességek határozzák meg. Egy projekt kivitelezésén dolgozó személynek a motiváció és a lelkiismeretesség kell hogy az erőssége legyen. Egy ügyfélszolgálati irodában az empátia és a kommunikáció a legjelentősebb képesség. Ezeket kell felismernie a projektkontrollernek. A projektkontrolling során fő cél, hogy az adott szerepben az arra legmegfelelőbb személy dolgozzon, mert az egyéniségével, egyediségével hozzáadott értéket képez, és ezzel hozzájárul a teljes projekt eredményességéhez. A kompetenciák felismerése, mérése rendkívül nehéz feladat. Legtöbbször gyakorlati tapasztalatokból vonható csak le érdemleges következtetés. Persze vannak induló elvárások, amelyek könnyebben mérhetők, például ilyen a kommunikációs szint. Léteznek tanfolyamok, melyek képesek fejleszteni a különféle kompetenciákat.
8
3. A FISH! MÓDSZER A Fish! módszer filozófiájának bemutatásával kívánom érzékeltetni, hogy az érzelmi intelligencia tudatos használatával milyen sikereket érhetünk el az életünk bármely területén. Projektünk eredményességét biztosíthatjuk e technika alkalmazásával, és ezen túlmenően talán a legfontosabb, hogy jól is érezzük magunkat a munkavégzés során!
3.1. Hogyan és miért működik? A Fish! egy kitalált sikertörténet a munkahelyi motivációról. A történet egy piaci halboltot vesz alapul, ahol hideg és nyirkos az idő, kellemetlen szagok vannak és a korai ébredés a monoton és nehéz munkával együtt igencsak próbára teszi a dolgozókat. Ilyen körülmények között lehetetlennek tűnik, hogy ők mégis képesek munkájukat örömmel, az ügyfelek megelégedettségére és anyagilag is nagyon eredményesen végezni. Vidáman dolgoznak, röpködnek a halak és bevonják a vásárlókat, ezzel óriási nézőközönséget vonzanak magukhoz, és így jövedelmezően működnek. Ettől a példától erőrekapva egy vezető az osztályában képes lesz felszabadítani a rejtett potenciálokat, és ezzel hozzásegíti a munkatársakat a sikeres munkavégzéshez. Egy irodaházban tevékenykedő vállalat egyik osztályáról van szó, ahol annyira mélyre süllyedt az érzelmi intelligencia használatának szintje, hogy a többi osztály az itteni dolgozókat zombinak, az egész szintet pedig toxikus energiatemetőnek nevezte el. Olyan súlyossá vált a helyzet, hogy ez az osztály a vállalat tevékenységet hátráltatja, már-már a cég jövője forog kockán. Megoldásképpen egy új vezető hölgyet neveztek ki az osztály élére, aki a halpiaci példán keresztül sikeresen megoldja ezt a projektet. Négy egyszerű alapelv megvalósításának elhatározása a Fish! módszer lényege. Ezek az alapelvek biztosítják az eredményességhez elengedhetetlen energiát és a jó hangulatot. Képessé teszi az embert arra, hogy valóban érdekelje a munkája, a munkatársa, sőt még az ügyfele is! Ez a négy alapelv a következő:
Válaszd ki a hozzáállásodat! Játssz! Nyújts örömet másoknak! Légy jelen és tudatos!
9
3.2. A négy alapelv Lássuk is részletesen a négy alapelvet melynek tudatos alkalmazásával életünk bármely területén és bármely szakaszában elégedettek lehetünk! Egy mottóval kívántam összefoglalóan is rávilágítani a lényegre. Válaszd ki a hozzáállásodat! Mottó: Mindig választhatunk, hogyan végezzük a munkánkat, még akkor is, ha sokszor nem választhatjuk meg magát a munkát! A többi három alapelv alapját képezi. Akaraterőt, bátorságot és önbizalmat feltételez, mellyel a hozzáállásunkat, szemléletmódunkat képesek vagyunk megváltoztatni. Rajtam múlik, hogy úgy érzem kiszolgáltatott helyzetben vagyok, vagy úgy hogy kézben tartom az életemet. Optimistán kell gondolkodnunk. Játssz! Mottó: Találd meg az örömödet a munkában! A játék kreatív képességeket szabadít fel. Az örömmel végzett munka több energiát, motivációt ad, amely pozitív hatással van a munkatársakra és az ügyfelekre. Nyújts örömet másoknak! Mottó: Legyen ez az ő napjuk! Odafordulással, figyelemmel és megértéssel jelentősen befolyásoljuk mások közérzetét. Munkatársaink, ügyfeleink hálásak lesznek és valaki egészen biztos viszonozni fogja az ebbe fektetett pozitív energiát. Légy jelen és tudatos! Mottó: Bármit is teszel azt teljes odaadással és figyelemmel tedd! A „jelen lenni” a munkában minőséget, az ügyfélre való teljes odafigyelést jelenti. Továbbá magas fokú koncentrációt igényel, amelyhez energia szükséges. Energiát pedig a pozitív gondolkodásból, a játékossággal elért örömből nyerhetünk.
E négy alapelv sikerfaktort jelent a munkánk és a magánéletünk eredményességéhez. A kitalált főhősnő is képes volt egy életunt csapatból kihozni a maximumot, azzal hogy rávezette a kollégáit erre az újfajta szemléletmódra, bizonyítva nekik, hogy ezzel kiteljesedik személyiségük.
10
ZÁRÓ GONDOLATOK Mindannyian örömteli, értelmes és teljes életet szeretnénk élni. Ezt feltételezve szükségünk van arra, hogy a kitűzött céljainkat elérjük. Ezeket a célokat nevezhetjük projekteknek, legyen az akár egy munkahelyi feladat, aminek eredményeként elismerést kapunk, vagy egy családi kirándulás megszervezése, mely után feltöltődünk. Érzelmi intelligenciánk meghatározó tényező azon vágyunk teljesülésében, hogy teljes életet kívánunk élni. A munkánk életünk egyik pillére, fontos, hogy hogyan érezzük magunkat munkavégzés során. Manapság sokan élik meg munkájukat kényszerpályaként. Évtizedekig kedvetlenül, energiátlanul végzik, úgy hogy ezzel rombolják saját életminőségüket, egészségüket, sőt a környezetükben élő embereket. A Fish! módszer nem azt kívánja elérni, hogy mindenki álmai munkáját kutassa és végezze, hanem azt, hogy a munkában, amit éppen végzünk, megtaláljuk az értelmet, azt hogy hogyan tudjuk azt örömmel végezni, úgy hogy kollégáinkat és ügyfeleinket is feltöltsük energiával. A Fish! módszer négy alapelve egymást kiegészítve vezet a projektünk eredményes lezárásához. Bármikor alkalmazzuk, rájövünk, hogy sokkal jobban érezzük tőle magunkat és még a feladatainkat is sikeresen tudjuk megvalósítani. A projektkontrolling a teljes projekt menedzselésével képes az egyénekben rejlő érzelmi intelligencia felismerésére, sőt kibontakoztatására. Ez csupán csak egy módszer a sok közül, hogy elérjük céljainkat! Talán egy záró gondolat összefoglalja a teljes kutatásom lényegét: „A szív és az ész együtt mindenre kész.” (Daniel Goleman)
11
IRODALOMJEGYZÉK 1. Fish! Hogyan tegyük kellemesebbé és hatékonyabbá munkánkat Stephen C. Lundin, Harry Paul és John Christensen, kiadó: Interpress Külkereskedelmi Kft. 2. Projektmenedzsment Peter Hobbs; kiadó: Scolar Kiadó; 2000 3. Érzelmi intelligencia a munkahelyen Daniel Goleman; kiadó: SHL Hungary Kft.; 2002 4. Internet
12
BEMUTATÓ ÁBRÁK 1. dia
SZEMÉLYES KOMPETENCIÁKRA ÉPÜLŐ PROJEKTKONTROLLING FISH!
Készítette: Vajdáné Keresztessy Andrea kiegészítő közgazdász szak I. évfolyam kontrolling szakirány 2007. május
2. dia
Projekt és projektkontrolling Projekt: egy kitűzött cél megvalósítása, vagy valamilyen előnyös változás bevezetése. Projektkontrolling: a sikeres eredmény elérését segítő tevékenység. A projektkontrollingot leginkább az üzleti élethez kapcsoljuk, holott ennél sokkal általánosabb jelenség, hiszen projekteket hajtunk végre a magánéletben is (például: lakásfelújítás, nyaralás megtervezése). 2
13
3. dia
A projekt menete és szereplői A projekt menete:
A projekt szereplői:
1. 2. 3. 4. 5.
- projekten dolgozó csapat: - belső csapat; - külső csapat; - ügyfelek, végfelhasználók.
Meghatározás Tervezés Kivitelezés Átadás Értékelés
A sikeres projekt egyértelműen a résztvevő személyek hatékony és eredményes munkavégzésétől függ. 3
4. dia
A személyes kompetencia és a projektkontrolling kapcsolata Személyes kompetencia: olyan, érzelmi intelligencián alapuló képesség, amely kiemelkedő munkateljesítményt eredményez.
Eredményes projekt lezárás
Projektkontrollig feladata: a projekt sikerességének biztosítása.
4
14
5. dia
Érzelmi intelligencia Személyese kompetenciák:
Szociális kompetenciák:
Éntudatosság:
Empátia:
érzelmi tudatosság; pontos önértékelés; önbizalom.
Önszabályozás:
önkontroll; megbízhatóság; lelkiismeretesség; alkalmazkodás; innováció.
Motiváció:
teljesítménymotiváció; elköteleződés; kezdeményezőkészség; optimizmus.
mások megértése; mások fejlesztése; kliensközpontúság; a sokszínűség értékelése; politikai tudatosság.
Társas készségek: befolyásolás; kommunikáció; konfliktuskezelés; vezetés; a változás katalizálása; kapcsolatépítés; együttműködés; csapatszellem.
5
6. dia
A FISH! módszer Mi a Fish! módszer? kitalált sikertörténet a munkahelyi motivációról, de az életünk bármely területén eredményesen használhatjuk. Filozófiája: négy egyszerű alapelv megvalósításának elhatározása. 6
15
7. dia
A négy alapelv Válaszd ki a hozzáállásodat! Mindig választhatunk, hogyan végezzük a munkánkat, még akkor is, ha sokszor nem választhatjuk meg magát a munkát! Játssz! Találd meg az örömödet a munkában! Nyújts örömet másoknak! Legyen ez az ő napjuk! Légy jelen és tudatos! Bármit is teszel azt teljes odaadással és figyelemmel tedd! 7
8. dia
Összefoglaló gondolat „A szív és az ész együtt mindenre kész.” (Daniel Goleman)
8
16
