Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ. Miskolc. Pénzkezelési Szabályzata

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ

Miskolc

Pénzkezelési Szabályzata

Érvényes: 2011. július 01-től

TARTALOM 1.

ÁLTALÁNOS RÉSZ .......................................................................................................................4

1.1. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS TARTALMA ...........................................................................4 1.1.1 A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA ..........................................................................................4 1.1.2. ÁLTALÁNOS PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYOK .........................................................................................5 1.1.3. BANKI PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYOK.................................................................................................5 1.2. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉÉRT, TARTALMÁÉRT, MEGVÁLTOZTATÁSÁÉRT FELELŐS SZEMÉLYEK KIJELÖLÉSE........................................................................................................................5 1.3. A PÉNZKEZELÉS SORÁN ÉRVÉNYESÍTENDŐ ALAPELVEK .......................................................................6 1.4. A PÉNZKEZELÉS SORÁN A KEREKÍTÉS SZABÁLYAI ..............................................................................6 1.4.1. A KEREKÍTÉSI KÖTELEZETTSÉG ÉS A KEREKÍTÉS SZABÁLYAI ............................................................6 1.4.2. A KEREKÍTÉSI KÜLÖNBÖZET..........................................................................................................6 1.4.3. A KEREKÍTÉSI KÜLÖNBÖZETBŐL ESETLEGESEN ADÓDÓ PÉNZTÁRHIÁNY VAGY TÖBBLET KEZELÉSE .......7 1.4.4. A KEREKÍTÉSI KÜLÖNBÖZETEK ELSZÁMOLÁSÁNAK ALAPBIZONYLATA ................................................7 1.4.5. A KEREKÍTÉSI KÜLÖNBÖZETEK ELSZÁMOLÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE .....................................................8 2.

BANKSZÁMLA KEZELÉS ...............................................................................................................8

2.1. A SZÁMLAVEZETŐ PÉNZINTÉZET KIVÁLASZTÁSA ................................................................................8 2.2 A BANKSZÁMLÁK FELETTI RENDELKEZÉS ............................................................................................9 2.2.1. A BANKSZÁMLÁK FELETTI RENDELKEZÉSI JOGOSULTSÁG BEJELENTÉSE.............................................9 2.2.2. A RENDELKEZÉSRE JOGOSULTAK NYILVÁNTARTÁSA....................................................................... 10 2.3. AZ ALKALMAZHATÓ FIZETÉSI MÓDOK ............................................................................................. 10 2.4. A BANKSZÁMLÁN KERESZTÜLI PÉNZFORGALOM BONYOLÍTÁSI MÓDJA, ÉS EGYÉB SZABÁLYOK .............. 10 2.4.1. A BANKSZÁMLÁN KERESZTÜL BONYOLÓDÓ PÉNZFORGALOM........................................................... 10 2.4.2. A BANKSZÁMLA-KEZELÉSI MUNKAKÖRÖK ÉS FELADATOK ............................................................... 11 2.4.3. NYOMTATVÁNYOK, BIZONYLATOK MEGSEMMISÜLÉSE, ELVESZÉSE .................................................. 12 3.

KÉZPÉNZKEZELÉS SZABÁLYAI FORINT PÉNZTÁR ESETÉBEN ..................................................... 12

3.1. HÁZIPÉNZTÁR FUNKCIÓJA, KIALAKÍTÁSA, VÉDELMI RENDSZERE........................................................ 12 3.1.1.HÁZIPÉNZTÁR FUNKCIÓJA............................................................................................................ 12 3.1.2. A HÁZIPÉNZTÁR ELHELYEZÉSE .................................................................................................... 13 3.1.3. A HÁZIPÉNZTÁR VÉDELME........................................................................................................... 13 3.1.4. A PÉNZMEGŐRZÉS ÉS TÁROLÁS, PÉNZTÁRI KULCSOK KEZELÉSE ..................................................... 13 3.1.5. PÉNZTÁRI NYITVA TARTÁS RENDJE .............................................................................................. 14 3.1.6. A PÉNZTÁROS TÁVOLMARADÁSA, HELYETTESÍTÉSE ....................................................................... 14 3.2. A PÉNZKEZELÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEI, A FELADAT ELLÁTÁSÁNAK KÖVETELMÉNYEI ............................ 15 3.2.1 SZEMÉLYI FELTÉTELEK................................................................................................................. 15 3.2.2. PÉNZTÁROS FELADATA, FELELŐSSÉGE ......................................................................................... 15 3.2.3. PÉNZTÁROS HELYETTESÉNEK FELADATA, FELELŐSSÉGE ................................................................. 16 3.2.4. A PÉNZTÁRELLENŐR ÉS FELADATA ............................................................................................... 16 3.2.5. AZ UTALVÁNYOZÓK KÖRE ÉS FELADATAIK .................................................................................... 17

2

3.3. A BANKSZÁMLA ÉS HÁZIPÉNZTÁR KÖZÖTTI FORGALOM SZABÁLYAI ÉS AZOK BIZONYLATI RENDJE........ 17 3.3.1. A HÁZIPÉNZTÁR ELLÁTÁSA.......................................................................................................... 17 3.3.2. KÉSZPÉNZFELVÉTEL BANKSZÁMLÁRÓL KÉSZPÉNZFELVÉTELI UTALVÁNNYAL ..................................... 18 3.3.3. KÉSZPÉNZ BEFIZETÉSE BANKSZÁMLÁRA ...................................................................................... 18 3.3. 4. A PÉNZTÁRZÁRLAT, NAPI ZÁRÓ PÉNZKÉSZLET ............................................................................. 18 3.3.5. A PÉNZSZÁLLÍTÁS SZABÁLYAI ..................................................................................................... 19 3.3.6. A PÉNZ VALÓDISÁGÁNAK ELLENŐRZÉSE....................................................................................... 19 3.4. PÉNZTÁRI BEVÉTELEK ÉS KIADÁSOK BIZONYLATOLÁSA, ALAPBIZONYLATOK KEZELÉSE........................ 19 3.4.1. A PÉNZTÁRI BEVÉTELEK ÉS KIADÁSOK BIZONYLATOLÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI ...................... 20 3.4.2. A PÉNZTÁRI BEVÉTELEK BIZONYLATOLÁSA ................................................................................... 20 3.4.3. A PÉNZTÁRI KIFIZETÉSEK BIZONYLATOLÁSA................................................................................. 21 3.4.4. AZ ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK ...................................................................................... 21 3.4.4.1. ELSZÁMOLÁSRA TÖRTÉNŐ KIADÁSOK JOGCÍMEI......................................................................... 22 3.4.4.2. KÉSZPÉNZ ELSZÁMOLÁSÁRA TÖRTÉNŐ FELVÉTELÉNEK ENGEDÉLYEZÉSE ....................................... 22 3.4.4.3. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK NYILVÁNTARTÁSA.............................................................. 22 3.4.5. A PÉNZTÁRJELENTÉS VEZETÉSE................................................................................................... 23 3.5. PÉNZKEZELÉS EGYÉB SZABÁLYAI ................................................................................................... 23 3.5.1. KÉSZPÉNZ BESZEDÉSÉNEK HELYSZÍNEI ....................................................................................... 23 3.5.2. KÉSZPÉNZ KEZELÉSÉVEL, TÁROLÁSÁVAL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ............................. 24 4. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ................................................................................................................. 24 KIMUTATÁS ........................................................................................................................................ 25 PÉNZTÁROSI NYILATKOZAT .................................................................................................................. 26 HELYETTES PÉNZTÁROSI NYILATKOZAT ................................................................................................. 27 PÉNZTÁRELLENŐRI NYILATKOZAT ......................................................................................................... 28

3

PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az intézmény pénzkezelési szabályzatát saját hatáskörében, valamint a számvitelről szóló, módosított 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000.(XII.24.) Korm. rendeletben, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. Rendeletben foglaltak szerint, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján figyelembe véve a saját költségvetési szerv sajátosságait az alábbiak szerint határozza meg.

1. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma

A pénzkezelési szabályzat célja, hogy az intézménynél meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzforgalom és pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell. Továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendő nyilvántartások rendszerét. Jogszabályi háttér: A szabályzat a következő jogszabályi előírások alapján került összeállításra:           

a számvitelről szóló törvény 2000. évi C. törvény; az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről szóló 227/2006. (XI. 20.) Korm. rendelet; a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet; az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet; az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény; az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet; a biztosítókról és a biztosítási tevékenységről szóló 2003. évi LX. törvény, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény, a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény. a kincstári számlavezetés és finanszírozás, a feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről szóló 46/2009.(XII.30.)PM rendelet

1.1.1 A pénzkezelési szabályzat hatálya A szabályzat hatálya Széchenyi István Integrált Szakképző Központ keretein belül működő Szemere Bertalan Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégiumra, valamint a Baross Gábor Közlekedési és Postaforgalmi Szakközépiskolára, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervekre terjed ki. A szabályzat életbe lépésének hatálya: 2011. július 1., mellyel egyidejűleg hatályát veszti minden más, a pénzkezelésre vonatkozó szabályozás.

4

1.1.2. Általános pénzkezelési szabályok A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni a CIB Bank Zrt-től készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összeget. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak az igazgató külön engedélyével szabad tartani. Idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg a 300.000,Ft-ot, azaz háromszázezer forintot. A „kiskincstári” rendszernek való megfelelés alapján tárgynapi bevételi összeget 24 órán belül be kell fizetni az elszámolási betétszámlára. Ez a szabály vonatkozik az alszámlákra is. Pénztárzárás: költségvetési elszámolási számlánál: alszámláknál:

- napi zárás - havi zárás alkalmazása

2005. január 1-től a szakképzési hozzájárulásokból befolyt támogatások elkülönített nyilvántartása miatt az intézmény létrehozott egy alpénztárat, melyben ezen pénzösszegek kezelése történik. Itt csak az elkülönített, 10700086-48364203-52000001 számú alszámláról befolyt összegeket, valamint a támogatóktól átvett összegeket lehet kezelni. A pénztárkeret 200.000,- Ft, azaz kettőszázezer forint. A „kiskincstári” rendszernek való megfelelés itt is érvényesül: tárgynapi bevételi összeget 24 órán belül be kell fizetni az elszámolási betétszámlára. Hatósági vizsga alszámlára készpénzzel történik a befizetés, melyet a Nemzeti Közlekedési Hatóság számlájára utal az intézmény. A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos lehetőséget kell biztosítani. A pénztárból kell teljesíteni a készpénz kifizetéseket.

1.1.3. Banki pénzkezelési szabályok Az intézmény a banki átutalásait a CIB Bank Zrt-nél létrehozott „Ügyfélterminálon” keresztül hajtja végre. Az átutalásokat a pénzügyi előadó, távolléte esetén a gazdasági csoportvezető teljesíti. A rögzített megbízásokat ki kell nyomtatni, melyet a gazdasági vezető, távolléte esetén a gazdasági csoportvezető kézjegyével ellát. Ez a könyvelés bizonylata. A kézjeggyel történő ellátást követően a rögzített megbízásokat az utalványozó, valamint a kötelezettség vállaló elektronikusan aláírja, majd a „megbízások indításával” a banki átutalás megtörténik.

1.2. A Pénzkezelési Szabályzat elkészítéséért, megváltoztatásáért felelős személyek kijelölése A Pénzkezelési Szabályzat elkészítéséért, aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős.

tartalmáért,

tartalmáért,

megváltoztatásáért,

5

A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére. A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelősséggel tartoznak. A Pénzkezelési Szabályzatot a költségvetési szerv vezetőjének kell jóváhagynia. Módosításra akkor van szükség, illetve lehetőség, ha azt az Szt. és az Áhsz. előírásai vagy, ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben olyan lényeges változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi.

1.3. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek Az intézménynél törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására. A pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történő tranzakciókat kell előnyben részesíteni. A házipénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét.

1.4. A pénzkezelés során a kerekítés szabályai 1.4.1. A kerekítési kötelezettség és a kerekítés szabályai A forintban, készpénzzel történő fizetés esetén, ha a pénztárból kifizetendő, illetve bevételezendő végösszeg nem 5 forintra, vagy annak egész számú többszörösére végződik, úgy a kerekítési szabály alapján kell a kifizetés, illetve a befizetés fizetendő végösszegét meghatározni és a kötelezettséget teljesíteni.

A kerekítés szabályai: a) a 0,01 forinttól 2, 49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni.

1.4.2. A kerekítési különbözet A nem 5 forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő végösszeg és a készpénzben a kerekítés miatt fizetendő összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül.

6

1.4.3. A kerekítési különbözetből esetlegesen adódó pénztárhiány vagy többlet kezelése A pénztárbizonylatokra a kerekítés nélküli összeget kell továbbra is kötelező jelleggel feltüntetni A pénztárbizonylaton függetlenül annak előállítási módjától (kézi, vagy számítógéppel kiállított) fel lehet tüntetni a kerekített összeget. A kerekített összeg feltüntetése azonban nem kötelező. A főkönyvi és analitikus nyilvántartások alapja továbbra is a kerekítés nélküli összegek, ezért ezen összegeket kell mindenhol szerepeltetni. A pénztári pénzmozgások alkalmával a sorozatos kerekítésekből adódóan azonban a pénztárzáráskor adódhat az, hogy a pénztárban többlet, illetve hiány keletkezik a kerekítés nélkül számolt pénztáregyenleghez képest. A kerekítés miatti - többletet egyéb bevételként, - a hiányt egyéb ráfordításként kell elszámolni. A hiány és többlet elszámolásához pénztárbizonylatot kell kiállítani úgy, hogy a pénztárban található pénzállomány összege megegyezzen a kerekítés nélküli összegekből számolt, a pénztárjelentés alapján adódó pénztáregyenleggel. A kerekítési különbözet elszámolásánál a pénztárban tényleges pénzmozgásnak nem szabad történnie, az elszámolás csak technikai jellegű - a tényleges készpénzállomány és a főkönyvben kimutatott pénzállomány egyezősége kerül megteremtésre.

1.4.4. A kerekítési különbözetek elszámolásának alapbizonylata

A kerekítési különbözetek elszámolásához alapbizonylatot, alapdokumentumot kell készíteni. Az alapbizonylatként olyan kimutatást kell készíteni, amelyből megállapítható a kerekítési különbözet. Ezt a nyilvántartást folyamatosan, naprakészen, de legalább pénztárzárás napjára vonatkozóan el kell készíteni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kerekítéssel érintett pénztárbizonylatok sorszámát, a pénzmozgások időpontját. A nyilvántartást úgy kell megszervezni, hogy abból meghatározható legyen - a kerekített bevételi forgalom összesen adata, - a kerekített kiadási forgalom összesen adata, valamint - a kerekített bevételi és kiadási forgalom egyenlege. A bizonylaton fel kell tüntetni a kerekítés nélküli pénzforgalom egyenleget is. A kerekített és a kerekítés nélküli pénzforgalom különbségeként meg kell határozni a kerekítési különbözet összegét. A kerekítési különbözetek elszámolásához – ha számítógépes program nem áll rendelkezésre – olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja a kerekítési különbözet elszámolásához szükséges információkat.

7

1.4.5. A kerekítési különbözetek elszámolásának ellenőrzése A kerekítési különbözetek elszámolásának helyességét ellenőrizni minden pénztárzáráshoz kapcsolódva.

a

pénztárellenőr

köteles

Az ellenőrzés során egyeztetnie kell a kerekített forgalmakat, a kerekítés nélküli forgalmat, valamint a kerekítés miatt elszámolt kerekítési különbözetet. Amennyiben a pénztárellenőr pénztárrovancsot a pénztárzárástól függetlenül végez, úgy a pénztárban lévő készpénz ellenőrzésekor figyelembe kell vennie a kerekítési különbözetek miatt adódó esetleges pénztárhiányt és többletet. Ennek ellenőrzése ekkor a vezetett analitikus nyilvántartás alapján történhet.

2. BANKSZÁMLA KEZELÉS 2.1. A számlavezető pénzintézet kiválasztása Az intézménynek a készpénzforgalmon kívüli pénzforgalma lebonyolítása céljára bankszámlával kell rendelkeznie. A helyi önkormányzat képviselő-testülete dönt a számlavezető hitelintézet megválasztásáról. A hitelintézet kiválasztására a jegyző, és a polgármester javaslata alapján kerül sor. A bankszámla megnyitásáról, valamint megszüntetéséről a helyi önkormányzat hivatal gondoskodik. Az intézmény az önkormányzat által meghatározott hitelintézeten kívül más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A bankszámla megnyitásáról, illetve megszüntetéséről az önkormányzati hivatal értesíti az Igazgatóságot. Az intézmény a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a számára megnyitott számlán köteles bonyolítani. A választásnál egyértelműen a gazdaságossági és célszerűségi szempontoknak kell érvényesülnie, azaz ügyelni kell arra, hogy a kiválasztásnál: - a legkedvezőbb, legmagasabb kamat, - a legkedvezőbb, legalacsonyabb bankköltség, - a jó megközelíthetőség és a megfelelő pénzintézeti nyitvatartási rend feltételek álljanak a döntés mögött. A számlavezető pénzintézetet a hónap első napjától lehet megváltoztatni. A módosítással kapcsolatos feladatokat, mint a korábbi számla megszüntetése és az új számla megnyitása az önkormányzati hivatal látja el. Az önkormányzat végzi a kapcsolatos adatszolgáltatási feladatokat is.

8

A Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ számlavezető pénzintézete: CIB Bank Zrt. Címe: 3530. Miskolc Corvin u. 2. A pénzintézetnél vezetett számla száma: 10700086-48364203-51100005 főszámla A főszámlához – az intézmény által használt - alszámlák kapcsolódnak: 10700086-48364203-52000001 10700086-48364203-52100008 10700086-48364203-52200005 10700086-48364203-52300002 10700086-48364203-52400009 10700086-48364203-52500006

Szemere Szakképzési hozzájárulási alszámla Szemere SZKI HEFOP alszámla Szemere SZKI Hatósági alszámla Szemere B. Kollégium Diákönkormányzati alszámla Szemere TÁMOP alszámla TÁMOP Széchenyi alszámla

2.2 A bankszámlák feletti rendelkezés 2.2.1. A bankszámlák feletti rendelkezési jogosultság bejelentése A Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ, mint számlatulajdonos szerv, illetve annak erre jogosított vezetője - az adott számlavezető pénzintézet által meghatározott módon - bejelentette a pénzintézethez, hogy a bankszámla felett kik jogosultak rendelkezni. Módosítása ugyanígy történik. A bankszámla feletti rendelkezési jogosultság bejelentésénél figyelembe vett szabályok: - a bankszámla feletti rendelkezéshez két személy együttes aláírása szükséges (a vagyonbiztonsági célok érvényre juttatása érdekében); - a rendelkezésre jogosult személyek megjelölése úgy történt, hogy mindig legyen meg a rendelkezés lehetősége (az esetleges távollétek esetén is biztosítva legyen a felelősségteljes rendelkezés a bankszámla felett); - a rendelkezésre jogosultak kijelölésénél el kell kerülni az összeférhetetlenségi helyzeteket. A bejelentésben közölt adatok mindaddig érvényben maradnak, amíg azt újabb bejelentésben a költségvetési szerv meg nem változtatja. A rendelkezésre jogosultsági körből ki kell zárni újabb bejelentéssel azon személyt: - aki vezetői döntés alapján nem rendelkezhet tovább a bankszámla felett, - akinek munkaviszonya a költségvetési szervnél megszűnt, - aki tartós távollét miatt van távol a munkahelyétől (katonaság, GYES, GYED, előre láthatóan hosszú ideig tartó betegség), - akinek munkaköre miatt összeférhetetlen a rendelkezési jog ellátása (pénztárosi feladatokat lát el).

9

2.2.2. A rendelkezésre jogosultak nyilvántartása

A rendelkezésre jogosultakról a pénzintézeti bejelentés egy példányát meg kell őrizni. A bejelentés a szabályzat 1. számú mellékletét képezi.

2.3. Az alkalmazható fizetési módok A bankszámlaforgalomhoz kapcsolódó fizetési módok, vagyis pénztartozások kiegyenlítési módjai az alábbiak lehetnek: - átutalás, - beszedési megbízás (inkasszó), - okmányos meghitelezés ((akkreditív), - csekk, - bakkártya, - készpénzfizetés,

A bankszámla-tulajdonos a fenti módozatok közül tetszés szerint választja meg a fizetés módját. Ha a módban külön nem állapodnak meg, akkor a tartozást átutalással kell teljesíteni.

2.4. A bankszámlán keresztüli pénzforgalom bonyolítási módja, és egyéb szabályok 2.4.1. A bankszámlán keresztül bonyolódó pénzforgalom A bankszámlán keresztül bonyolódó pénzforgalom történhet: a) a hagyományos módon, papíron és/vagy b) számítógépes hozzáféréssel, távolról és/vagy c) bankkártyával. A pénzforgalom bonyolítási módjai az egyes típusok között keveredhetnek. a) A bankszámlán hozzáféréssel

keresztüli

Az intézmény a bankszámlán közbeiktatásával végzi.

pénzforgalom

keresztüli

bonyolítása

pénzforgalmát

számítógépes

számítógépes

rendszer

10

2.4.2. A bankszámla-kezelési munkakörök és feladatok A bankszámla-kezelési feladatokat a pénzügyi-gazdálkodási munkakörben foglalkoztatott személy köteles ellátni. A bankszámlakezeléssel kapcsolatos feladatok a következők: - a bankszámla nyitás és változtatás területén: - a bankszámlanyitás és változatás előkészítése, - az egyes pénzintézetek számlavezetési és egyéb szolgáltatási díjainak, feltételeinek összehasonlítása, - a szerv által bonyolított bankszámlaforgalom megoszlása, típusai (értékek, tételek nagysága, darabszáma stb.) alapján a kedvezőbb pénzintézet megkeresése, - a jegyző és a polgármester tájékoztatása a megszerzett információkról, - a bankszámlaforgalom bonyolítás területén: - gondoskodik arról, hogy a beérkező számlák határidőben utalásra kerüljenek, - ellenőrzi, hogy az utalásra előkészített tételre vonatkozó - alapdokumentumok rendelkezésre állnak-e, - az egyes pénzgazdálkodási jogkör gyakorlására jogosultak a feladatuk ellátását igazolták-e (az érvényesítő lap és utalványrendelet csatolásra került-e), - ellenőrzi az utaláson feltüntetett számlaszám és érték, valamint hivatkozás adatokat, - rendszeres utalások esetén feljegyzi az utalások időpontját, - az utalásra kerülő tételek dokumentumait a még utalásra nem került tételektől elkülöníti (ezzel akadályozza meg a kétszeres utalást), - a banktól érkezett bankkivonat alapján bankszámlaszámonként naprakész nyilvántartást (banknaplót) vezet, mely tartalmazza legalább a következőket: - bankszámla megnevezése, - költségvetési szerv neve, - a bankkivonat keltét, számát, - a bankkivonaton szereplő - nyitó egyenleget, - jóváírásokat, (megnevezés és összeg) - terheléseket, (megnevezés és összeg) - a záró egyenleget, - a bankszámlakivonatokat idősorrendben le kell fűzni, - a számlakivonat egyes tételeinek megfelelően csatolni kell a jóváírási és terhelési értesítőket, valamint az értesítőkhöz kapcsolódó érvényesítő és utalványozó lapon érvényesített és utalványozott kiadások, bevételek alapdokumentumait, - a bankszámlakivonat tételeit sorszámmal kell ellátni a bizonylatok és a könyvelési tételek könnyebb azonosíthatósága érdekében, - a bankszámlakivonatokat és a csatolt dokumentumokat annak tudatában kezeli, hogy az a bankszámlával kapcsolatos főkönyvi könyvelés egyik alapdokumentuma. - a bankszámlaforgalom nyomtatványaihoz kapcsolódva: - gondoskodik arról, hogy a szükséges nyomtatványok folyamatosan rendelkezése álljanak (bankba történő pénztár-befizetési és kifizetési bizonylatok, utalási nyomtatványok stb.), - a bizonylatokat, utalásokat úgy kezeli, hogy annak előre aláírt, mások által jogtalanul felhasználó példányai ne legyenek,

11

- az aláírt, és rögtön fel nem használt bizonylatokat, vagy a helytelenül kitöltött bizonylatokat meg kell semmisíteni, - gondoskodnia kell az elveszett, megsemmisült bankszámlakivonat pótolásáról a számlavezető pénzintézettől kért másolattal

2.4.3. Nyomtatványok, bizonylatok megsemmisülése, elveszése A csekkfüzet, bankkártya, utalványfüzet, betétkönyv elvesztése, megsemmisülése esetében gondoskodni kell arról, hogy e tény írásban bejelentésre kerüljön a számlavezető pénzintézet számára. Az elvesztéssel és az elvesztés kapcsán jogtalan használat miatti károk rendezésére a szükséges felelősségre vonási intézkedéseket meg kell tenni.

3. KÉZPÉNZKEZELÉS SZABÁLYAI FORINT PÉNZTÁR ESETÉBEN 3.1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 3.1.1.Házipénztár funkciója A házipénztárban kell kezelni: - az intézmény működéséhez szükséges készpénzt, - egyéb értékeket, (különféle értékpapírok - pl.: a szigorú számadás alá vont nyomtatványok, étkezési utalványok stb.) idegen pénzeket A pénztárból kell teljesíteni a készpénz kifizetéseket.

A főpénztáron kívüli, elkülönített alpénztárak a következők: Főkönyvi szám 3111 3112 3113 3114 3116 3117

Számla neve Szemere Szakközépiskola főszámla, Hatósági alszámla Szemere Szakképzési hozzájárulás alszámla Szemere SZKI HEFOP alszámla Szemere B. Kollégium Diákönkorm. alszámla Szemere TÁMOP alszámla TÁMOP Széchenyi alszámla

A szakképzési alpénztárból kell teljesíteni a fejlesztési tervben megfogalmazottaknak megfelelően a készpénz kifizetéseket. Hatósági vizsga alszámlára kell befizetni a hatósági vizsgadíjakat, ezt követően Nemzeti Közlekedési Hatóság részére.

utalni

A HEFOP alpénztárban kezeli az intézmény a pályázati be- ill. kifizetéseket. A Diák-önkormányzati alszámlán a kollégiumi diákok által befizetett hozzájárulásokat és forgalmat kezeli az intézmény.

12

A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak az intézmény vezetőjének írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. (Kivételes esetekben lehetőség van idegen értékek és pénzek (alkalmazottak, más személyek, illetve szervezetek által), ideiglenesen, megőrzésre átadott értékek házipénztárban való kezelésére is. A kezelés feltétele, hogy az idegen értékek és pénzek átadása-átvétele megfelelően bizonylatolva legyen, s minden esetben az intézményvezető tudtával és beleegyezésével történjen. A költségvetési szerv saját készpénzétől és értékeitől az idegen értékeket és pénzeket megfelelő módon el kell különíteni. Az idegen értékekről és pénzekről olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, melyből egyértelműen kiderül az idegen érték, pénz tulajdonosa, az elhelyezés oka, várható időtartama, az érték felvételére jogosult személy, az érték és pénz mennyisége, összege, egyéb jellemzői.

3.1.2. A házipénztár elhelyezése A házipénztár az intézmény működéséhez, az alapító feladatainak ellátásához szükséges készpénz, értékek és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, megőrzésére kijelölt helyiségrész az intézmény épületén belül.

3.1.3. A házipénztár védelme Az intézmény épületében riasztó működik, a pénztár biztonsági és vagyonvédelme biztosított. A védelmi rendszer a házipénztár esetében kiterjed: - a fizikai védelemre, - az adatok védelmére, - a személy védelmére, - a pénzforgalom szabályszerűségére. A pénztárhelyiség védelmi rendszerének kialakításakor és működése során az alábbiakat kell figyelembe venni: -

a biztosító társaság biztosítási szabályzatában, szerződésében foglalt (rablás, betörés, pénzszállítás, vásárlásra felvett pénzkezelés) előírásait. a pénztárhelyiség jól megközelíthető legyen, a pénztárhelyiségben csak az ott dolgozók tartózkodhatnak, a pénzforgalom pénztárablakon keresztül bonyolódjon.

3.1.4. A pénzmegőrzés és tárolás, pénztári kulcsok kezelése

A házipénztár pénzkészlete lemezszekrényben kerül elhelyezésre, mely két záras. A lemezszekrény egyik kulcsát a pénztárosi feladatokkal megbízott személy őrzi, a másik kulcsát a pénztárellenőr kezeli.

13

A pénztári pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos kulcsok bármely példányának elvesztése esetén az intézményvezetőnek, illetve a gazdasági vezetőnek gondoskodnia kell a zár, zárak lecseréléséről. A pénztárnak – különböző okok miatti – a pénztáros távollétében történő felnyitásáról, az ott talált készpénzről és egyéb értékekről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a pénztár felnyitásának okát és időpontját is. A pénztáros ki és befizetéseket csak a pénztári órák alatt és zárt ajtó mögött – a fizető ablakon keresztül teljesíthet. A pénztárhelyiség elhagyása esetén a fizetőablakot és a páncélszekrényt, pénzkazettát köteles a pénztáros bezárni. A pénztárba felhatalmazás nélkül beléphetnek: intézményvezető, gazdasági vezető, pénztárellenőr. Pénztárba eseti felhatalmazással beléphetnek: belső ellenőr, riasztóberendezés karbantartója, pénztár helyettesek. A pénzvalódiság vizsgálatára a pénztáros szükség esetén az UV lámpát, nagyítót köteles használni.

3.1.5. Pénztári nyitva tartás rendje A házipénztár az alábbi időpontokban tart nyitva: Hétfő-csütörtök: 900 – 1100, 1300 - 1400 Péntek: 900 – 1100

3.1.6. A pénztáros távolmaradása, helyettesítése A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála lévő kulcsot a munkakezdésre a pénztárat átvevő személynek átadni. A pénztáros távolmaradása esetén a pénztár felnyitásáról (átadásáról-átvételéről) jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvből négy példányt kell készíteni. Az egyes jegyzőkönyvi példányokat - például - az alábbi személyek veszik át: - a helyettesítést ellátó, illetve az új megbízott pénztáros, - a szerv vezetője és/vagy a pénztárellenőr, - többlet vagy hiány esetében az irattár, - a távolmaradó, illetve távozó pénztáros. A pénztár átadásról-átvételről készített jegyzőkönyvek megírása előtt az intézményvezető (vagy az általa kijelölt személy), a pénztárellenőr, a pénztárat átvevő személy - de legalább három személy - együtt nyitják fel a pénztárat és készítenek pénztárzárlatot. A pénzkazettában lévő pénzkészletet a pénztári bizonylatok alapján ellenőrzik, s a pénztárzárlat alapján megállapítják az esetleges hiányt vagy többletet. A fenti munkák elvégzése után a pénztár átadásáról-átvételéről készítenek jegyzőkönyvet legalább az alábbi tartalommal: - a jelenlévő neve, munkaköre, - a pénztárban talált: - készpénz összege címletenként,

14

- az egyéb értékek, /ezen belül a szigorú számadás alá vont nyomtatványok stb./, - a pénztárjelentés utolsó bejegyzési tételszáma, - a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozata, - a jelenlévő aláírása.

3.2. A pénzkezelés követelményei

személyi

feltételei,

a

feladat

ellátásának

3.2.1 Személyi feltételek Pénz és értékkezeléssel csak büntetlen előéletű, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező dolgozó bízható meg. Pénz és értékkezelésre, annak ellenőrzésére a következő dolgozók jogosultak: - pénztáros, - pénztárost helyettesítő, - pénztárellenőr. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési feladatkörben foglalkoztatott dolgozókat, akik utalványozási vagy ellenőrzési jogosultsággal rendelkeznek. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla feletti rendelkezési jogosultságuk is van, továbbá a pénztárosnak és helyettesének a Ptk. 685. §-ának b.) pontjában meghatározott közeli hozzátartozói. Két vagy több személy egy időpontban közösen, a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

3.2.2. Pénztáros feladata, felelőssége A pénztáros a pénztárat önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli, azaz a házipénztárban elhelyezett értékekért felelőssége anyagilag korlátlan. Ez a szabály nem csak készpénzre, hanem az egyéb értékekre is vonatkozik, amennyiben azt hivatalosan helyezték el oda. A pénztárosi felelősség ismeretéről a pénztárosi feladatokkal megbízott személynek írásbeli nyilatkozatot kell tennie. E nyilatkozatot a Pénzkezelési Szabályzat mellékleteként kell kezelni. A pénztáros feladatai: - a pénztárban tartott készpénz, értékek (étkezési utalvány) kezelése és megőrzése, a befizetett készpénz átvétele, az utalványozott kifizetések teljesítése a pénzügyi fegyelem betartásával, - a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, - köteles gondoskodni arról, hogy a pénztárban a várható szükségletnek megfelelő mennyiségű pénz kifizetéskor rendelkezésre álljon megfelelő címletekben, - a gazdasági eseményt igazoló okmányokat, elszámolásokat alaki, tartalmi és számszaki szempontból köteles ellenőrizni, majd az ellenőrzés megtörténte után a pénztári bizonylatokat kiállítani,

15

-

a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk, utalványfüzetek) őrzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása, az üzleti titkok, iskolai titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvető fontosságú információk megőrzése, a vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartása, a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a pénztárjelentés naponkénti elkészítése, alszámlák esetében havonként, részvétel a készpénz pénzintézetben (postán) történő felvételében.

3.2.3. Pénztáros helyettesének feladata, felelőssége A pénztáros helyettese feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, a pénztáros helyettesítésekor feladatai a pénztáros munkaköri feladataival azonosak. A pénztáros helyettesét teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz és egyéb értéktárgy tekintetében, amikor a pénztárat kezeli. A pénztáros helyettesének felelősségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a szabályzat melléklete tartalmaz. A pénztárost távolléte esetén a készletkönyvelő helyettesíti.

3.2.4. A pénztárellenőr és feladata A pénztárellenőrnek vizsgálni kell: - a bizonylatok alaki és tartalmi szempontból megfelelnek-e, valamint a pénztárjelentés helyességét és a kimutatott pénzkészlet meglétét, - köteles ellenőrizni azt, hogy a pénztárban kezelt anyagi értékek szabályszerűen kerültek-e pénztárba, az értékek és egyéb értékek kezelésére vonatkozó nyilvántartásokat helyesen vezették-e, - a kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat, a bevételi és a kiadási pénztárbizonylatokat, szükség szerint azok mellékleteit, a pénztárjelentést, a pénztárban elhelyezett értékekről és nyomtatványokról szóló leltárakat, számadásokat, - tevékenysége ellátásakor az alaki és tartalmi vizsgálat során ellenőrzi, hogy az egyes pénztári alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, - a kiadási és a bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, - hogy a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, - a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, - a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, - a ki- és befizetések bizonylatolására megfelelő nyomtatványokat használták-e, - szükséges esetekben a pénzkifizetéseknél van-e meghatalmazás, - a belső bizonylatok alapján kifizetett tételek alapbizonylata valóban rendelkezik-e azokkal a követelményekkel, amit jogszabály a bizonylattal szemben támaszt. A pénztárellenőrnek a pénztárjelentés zárásakor érdemben és tételesen is ellenőriznie kell a bizonylatokat a már fent jelölt rend szerint. A pénztárjelentés aláírása előtt az ellenőrnek meg kell győződni a pénztárjelentésben szereplő pénzösszeg és a pénztárban lévő pénzösszeg közötti egyezőségről. Hiány vagy többlet esetében intézkednie kell. Hiány esetében a pénztárosnak kötelessége a hiányt saját anyagi terhére pénztárbizonylat kitöltése nélkül befizetni. Többlet esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, s a

16

jegyzőkönyv alapján bevételi pénztárbizonylat írásával kell a pénztári forgalom és a meglévő készpénzállomány közötti egyezőséget megteremteni. A pénztárellenőri feladatokat a pénzügyi előadó látja el.

3.2.5. Az utalványozók köre és feladataik Az utalványozási joggal rendelkező személyek nevét, beosztását, utalványozási területét szabályzat melléklete tartalmazza. A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyen történő kifüggesztéséről. Bankszámláról kifizetést és pénztári kifizetést csak az utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylatra lehet teljesíteni. Amennyiben a felsorolt munkakörökben személyi változás történik, a munkakört ellátó új személyt az utalványozási jogkörrel is meg kell bízni, az idevonatkozó szabályok betartásával. Aláírásra csak két aláíró együttesen jogosult, de az első helyen aláírónak kell lennie: Dr. Kavecsánszki Gyula Viszokai Józsefné

igazgató gazdasági vezető

3.3. A bankszámla és házipénztár közötti forgalom szabályai és azok bizonylati rendje 3.3.1. A házipénztár ellátása A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezésű rendelkezésre állásáért a pénztáros felelős. A pénztárosnak kell gondoskodnia a készpénz igényléséről.

pénzeszköz

folyamatos

A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzfelvételből, valamint a CIB Bank bankszámláról felvett készpénz útján biztosítható.

A bankszámláról való készpénzfelvét előtt a pénztárosnak az alábbi feladatai vannak: 1. Az előző pénztáregyenleg alapján felméri a várható készpénzigényt. 2. A pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt. 3. A készpénzfelvételi utalvány aláíratásáról gondoskodik az aláírásra jogosultság figyelembevételével. (A pénztáros nem rendelkezhet a bankszámla feletti rendelkezési jogosultsággal, azaz nem lehet aláíró az összeférhetetlenségi szabály szerint!) 4. Kiállítja a címletjegyzéket. 5. Gondoskodik, illetve közreműködik a készpénz felvételéről, szállításáról. 6. Vezeti a felhasznált készpénzutalványok nyilvántartását.

17

A készpénzutalványok nyilvántartásának tartalmaznia kell az utalványok sorszámát, a felhasználást elrendelő nevét, a felhasználás dátumát, az aláírókat, a felhasználásra kész utalvány átvevőjének nevét, aláírását, végül a banki terhelés alapján a terhelés dátumát, a bankkivonat és a tétel számát. A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzfizetések összegéről. A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről.

3.3.2. Készpénzfelvétel bankszámláról készpénzfelvételi utalvánnyal Az Intézmény a bankszámlája terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal a CIB Banknál vehet fel készpénzt. A készpénzfelvételi lapot a rovatoknak, illetve az előnyomott szövegnek megfelelően olvashatóan kell kiállítani a pénztárosnak úgy, hogy utólagos betoldás vagy egyéb módisítás, illetve hamisítás lehetősége kizárt legyen. A kelet rovatba a kiállítás helyét és idejét (év, hó, nap) kell bejegyezni, a hónapot mindig betűkkel megjelölve. A készpénzfelvételi utalvány nem javítható. A rontott utalvány helyett új utalványt kell kiállítani, és a rontott példányokat a tömbben a tőszelvényekkel együtt meg kell őrizni. A készpénzfelvételi utalványt a banknál bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalványfüzetet, ezen belül az egyes lapokat, a sorszámok emelkedő sorrendjében kell felhasználni. A készpénzfelvételi utalvánnyal pénztárbizonylaton kell bevételezni.

a

pénzintézettől

felvett

készpénzt

bevételi

A készpénzfelvételi utalvány beváltásánál, ha az személyre szól, az utalványt benyújtó személynek a személyazonosságát személyi igazolvánnyal igazolni kell.

3.3.3. Készpénz befizetése bankszámlára Bankszámlára készpénz a számlavezető hitelintézet pénztáránál fizethető be. A házipénztárban a napi limiten túli összeget a CIB Bankba kell befizetni.

3.3. 4. A pénztárzárlat, napi záró pénzkészlet Az intézménynél a pénztárzárlatot a napi pénztárforgalom jelentős volta miatt naponta kell végezni. Az intézménynél a pénztár napi zárókészletének értéke 300.000,- Ft, azaz háromszázezer forint. Az engedélyezett záró pénzkészletet meghaladó összeget vissza kell fizetni a költségvetési elszámolási számlára, (vagy az alszámlák valamelyikére).

18

3.3.5. A pénzszállítás szabályai A pénz szállításának megszervezése a pénztáros feladata.

A pénzszállítás feltételei: 1. A készpénz szállítása a szállított pénzösszeg nagyságától függően különböző feltételek megléte mellett történhet. Így: - 100.000,- Ft értékhatár alatt a pénzszállítást a pénztáros vagy kézbesitő végzi pénzszállító táskában, - 100.000,- Ft és 200.000,- Ft között a pénzszállítót egy kísérő kíséri, akit a gazdasági vezető jelöl ki, - 200.000,- Ft és 500.000,- Ft között az összeg szállításakor két fő kísérőt kell biztosítani, akiket a gazdasági vezető jelöl ki, - 500.000,- Ft feletti összeget csak riasztó jelzést adó táskában lehet szállítani, gépkocsival. 2. A pénzszállítással megbízott személyek a pénz házipénztárba történő átadásáig a bevételi pénztárbizonylat kiállításáig és aláírásáig - anyagilag és büntetőjogilag felelősek a rájuk bízott értékekért. 3. A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba szállítani és ott elhelyezni. 4. A pénz szállításával megbízott dolgozókat a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem szabad, de öntevékenyen sem vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket a pénzszállítás maradéktalan, biztonságos végrehajtásában.

3.3.6. A pénz valódiságának ellenőrzése A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzt fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzekkel teljesíthet. Valódinak és forgalomképesnek minősül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel. A pénztáros nem fogadhat el hiányos, rongálódott, megcsonkított bankjegyet, kivéve azokat az eseteket, mikor azok még teljes értékben beválthatóak. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak tűnő bankjegyet, illetve érmét talál, azt a befizetés céljára nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét azonban vissza kell tartani és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A hamis pénz és a jegyzőkönyv pénzintézetnek való átadásáról gondoskodni kell.

3.4. Pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása, alapbizonylatok kezelése A 100.000,- Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie.

19

3.4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános szabályai A készpénzforgalom lebonyolításához az OrganP könyvelő programmal történik a gépi pénztárbizonylat kiállítása. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltűnő és el nem távolítható jellel, a bizonylat számának, és kézjegy feltüntetésével meg kell jelölni. A pénztári nyilvántartás céljára számítógéppel előállított bizonylatot kell alkalmazni, mivel szigorú számadásúak, ezért a bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében folyamatos sorszámú bizonylatokat lehet lefűzni, azaz a rontott bizonylatot is le kell fűzni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az alapbizonylatokat. Alapbizonylat: számla, készpénzjegyzék, a bérjegyzék, az útiköltség-elszámolás, ki-vagy befizetéseket elrendelő utalvány, stb. A pénztárbizonylatokat géppel nyomtatott formában kell kiállítani. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani.

3.4.2. A pénztári bevételek bizonylatolása

A pénztári befizetésekről – a vonatkozó alapbizonylatokkal egyezően – gépi Bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. Ebben az esetben a bevételi pénztárbizonylat második példányát is a tömbben kell hagyni. A bevételi pénztárbizonylatot alá kell írni: - a bizonylatot kiállítónak, ügyintézőjének, pénztárosnak - az utalványozást, ellenőrzést végzőnek, - könyvelőnek, - ügyfélnek. A bevételi pénztárbizonylatot számítógéppel kell kiállítani, három példányban. Az első bizonylat a könyvelés bizonylata, ehhez kell csatolni a pénztári alapbizonylatokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második bizonylat a vevő példánya, harmadik a tőpéldány, lefűzésre kerül. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vontak, felhasználás sorrendjében folyamatos sorszámmal ellátottak (3 példányban készülnek, gépi nyomással). A pénztári bevételezési- és kivételezési bizonylatok nem javíthatók. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell áthúzással, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylat valamennyi példányát együtt meg kell őrizni.

20

3.4.3. A pénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről – az alapbizonylatokkal egyezően – Kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a Bevételi pénztárbizonylattal. A kiadási pénztárbizonylat előállítása számítógépes rendszerben történik. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, bérjegyzék, stb.) A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összeget. A pénztáros utalványozás nélkül vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (un. bon) alapján kifizetést nem teljesíthet. A pénztárosnak meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha - ugyanaz a kifizetés jogcíme (pl. étkezési utalvány) - valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát, - a pénz felvételét külön bizonylaton elismerték. A pénzfelvétel igazolása alapokmányon történik.

ebben

az

esetben

az

átvevők

aláírásával

a

pénztári

A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írni. A bizonylatot kiállító, pénztáros, utalványozó, ellenőrző és könyvelő, ügyfél szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A gépi kiadási pénztárbizonylatot kettő példányban kell kiállítani. Az első bizonylat a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példány a tőpéldány, le kell fűzni.

3.4.4. Az elszámolásra kiadott összegek A pénztár napi feladatai lebonyolítása.

közé tartozik

az előlegekkel kapcsolatos elszámolások

21

3.4.4.1. Elszámolásra történő kiadások jogcímei Az intézménynél előleg folyósítására az alábbi jogcímeken kerülhet sor: - beszerzési előleg, - postaköltség megelőlegezése, - kiküldetési kiadások, - üzemanyag vásárlásra, - továbbképzésre, - váltópénz büfé, tanműhely. Kivételesen indokolt esetben a gazdaságvezető adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül készpénz elszámolásra történő kiadására.

3.4.4.2. Készpénz elszámolására történő felvételének engedélyezése Az ezen szabályzatban nem rögzített előleg-jogcím esetére az előleg folyósítására, illetve az előleggel való elszámolás határidejének meghatározására az intézményvezető jogosult. Az előlegre vonatkozó pénztárbizonylaton fel kell tüntetni, hogy az előleget milyen célra, azaz milyen jogcímen vették fel, mi az elszámolás határideje, s hogy ki volt az előleg felvevője. Amennyiben az előleg a célnak megfelelően nem használható fel, az előleget vissza kell fizetni. Adott személy egyidőben csak egy jogcímen vehet fel és tarthat magánál előleget.

3.4.4.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása A kiadott előlegekről a pénztáros analitikus nyilvántartást köteles vezetni, melyet a pénztárral kapcsolatos bizonylatokat hitelesíteni jogosult személyek szintén hitelesíteni kötelesek. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - sorszám, - az előleg felvételének időpontja, - a kiadási pénztárbizonylat száma, - a felvevő neve, - a felvétel jogcíme, - a felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás tényleges időpontja, - a felhasználásra került összeg, - a visszavételezés bevételi pénztárbizonylatának száma. Az előlegek technikai lebonyolításának módja: - a pénztáros az előleget kiadásba helyezi (a pénztárbizonylatnak melléklete nincs, de feltétlenül hivatkozni kell az előleg-nyilvántartás sorszámára); - a pénztáros az előleggel való elszámoláskor az előleget teljes összegben bevételezi (technikai művelet, s ekkor sincs alapbizonylat a befizetéskor, de hivatkozni kell az előleg-nyilvántartás sorszámára);

22

- a pénztáros kiadási pénztárbizonylatot állít ki az előlegből történt vásárlásokról a rendelkezésére álló bizonylatok alapján. A pénztáros köteles a határidőre el nem számolt előlegekről köteles a gazdasági vezetőt haladék nélkül tájékoztatni. A gazdasági vezető a jelzés tudomásul vételét a nyilvántartásban rögzíti, s gondoskodik a szükséges lépések megtételéről. A késedelmes elszámolás miatt alkalmazandó szankciók körének, mértékének meghatározása a költségvetési szerv vezetőjének feladata. Az elszámoltatás határideje beszerzés és egyéb vásárlás esetén, az elszámolás felvételét követő 8 munkanap, kiküldetés esetén azt a napot vető második munkanap, amelyen a kiküldöttnek munkahelyén jelentkeznie kell.

3.4.5. A pénztárjelentés vezetése A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. A pénztárjelentésbe való bejegyzésnek pénzmozgással egyidőben kell megtörténnie.

a a

A pénztárjelentést a már korábban szabályozott időszakonként, naponta kell zárni. Az intézmény a napi pénztárjelentést pénztár programmal készíti. A pénztárjelentés és a pénztárbizonylatok között szoros kapcsolatnak kell fennállnia. A vonatkozó dokumentumok szövegrészeinek, összegeinek meg kell egyezniük egymással és az alábbiakat kell tartalmazniuk: - a bizonylat nyomdai sorszáma, - a be-, illetve a kifizetés jogcíme, - a be-, illetve a kifizetés összege. A pénztárjelentés sorait folyamatos sorszámmal kell ellátni, s ezt a sorszámot fel kell vezetni a megfelelő pénztárbizonylatra is.

3.5. Pénzkezelés egyéb szabályai 3.5.1. Készpénz beszedésének helyszínei -

-

-

-

Készpénz beszedésére elsősorban az iskola házipénztárában kerül sor. A házipénztár páncélszekrénnyel, riasztó berendezéssel ellátott helyiség, amely a készpénz, valamint egyéb értékek tárolására biztonságot nyújt. A házipénztárban kerül sor az ügyviteli dolgozó által a felnőtt és a tanulói étkezés díjának beszedésére. Készpénz beszedésére kerül sor a kollégium területén, a tanulók kollégiumi ellátására befizetett térítési díjakból, az idegen étkezők térítési díjából, valamint az átmeneti szabad szálláshelyek értékesítéséből beszedett szállásdíjakból. A tanműhely területén a gépkocsijavítások, valamint a zárttechnológiás vizsgáztatás alkalmával kiegyenlített készpénzfizetési számlák ellenértékének beszedése. A konyhán készpénzbeszedés, rendezvények ellenértéke. A büfében az eladott termékekből származó bevétel. Fodrász-kozmetikai tanműhelyben a napi bevétel készpénzben történő beszedése. Nyomdában a fénymásolatok díjának beszedése.

23

3.5.2. Készpénz kezelésével, tárolásával kapcsolatos általános szabályok -

-

-

-

Készpénz beszedése és tárolása a pénztáron kívül lévő egyéb egységekben csak átmeneti jellegű lehet, ami azt jelenti, hogy a házipénztár zárása előtt egy órával minden terület köteles az aznap beszedett készpénzt a pénztárba befizetni. Ennek ellenőrzése a pénztárellenőr feladata, aki szabálytalanság esetén jelentést köteles tenni az igazgató vagy a gazdasági vezető felé. Készpénzt csak megfelelő bizonylat, számla, nyugta, vagy erre a célra rendszeresített befizetési jegyzéken lehet beszedni. Készpénz beszedésére csak ezzel a feladattal megbízott személy foglakozhat. A készpénz kezelésével foglalkozó személyt az iskola igazgatója jelöli ki és bízza meg, aki nyilatkozni köteles, hogy a rábízott pénzbeszedést és elszámolást teljes anyagi felelősséggel végzi. Készpénz őrzésére megfelelő biztonságos tárolást kell biztosítani. Ez lehet páncélszekrény, vagy biztonsági zárral ellátott vaskazetta. A pénztár helyiségében, ahol nagyobb mennyiségű és összegű készpénz bonyolódik, páncélszekrény alkalmazása kötelező. Páncélszekrényben kell tárolni a kollégium területén beszedett térítési díjakból származó bevételt is. A tanműhely területén beszedésre kerülő szolgáltatási és térítési díjakból származó bevételeket szintén páncélszekrényben kell tárolni, és a helyiségben csak ezzel a feladattal megbízott személyek tartózkodhatnak. A konyhán beszedett bevételeket vaskazettában kell tárolni. Az elszámolásra kiadott váltópénz összege a következő, melyet 30 napos határidővel kötelező rendezni: - A kollégiumban a kollégiumi térítési díjakból származó bevételből 50.000,- Ft. - A házipénztárban az ügyviteli dolgozó által a felnőtt és tanulói étkezés díjából származó bevételből 20.000,- Ft. - A leíró irodában az ügyviteli dolgozó által a felnőtt és tanulói étkezés díjából, bevételéből 20.000,- Ft. - A tanműhelyben a gépkocsijavítás, illetve vizsgáztatásból származó bevételből 50.000,- Ft, mint váltópénz páncélszekrényben tárolható.

4. Záró rendelkezések Ez a szabályzat 2011. július 01-én lép hatályba.

Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója

24

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc

1. sz. melléklet

KIMUTATÁS A bankszámla feletti rendelkezni jogosult személyekről

Bankszámla száma: 10700086-48364203-51100005 elszámolási számla Számlavezető pénzintézet neve: CIB Bank

NÉV

BEOSZTÁS

Igazgató

Dr. Kavecsánszki Gyula

Igazgatóhelyettes

Szűcs Erika

Gazdasági vezető

Viszokai József Gyuláné

Gazdasági Csoportvezető

Gáspár Angéla Katalin

ALÁÍRÁS MINTA

Miskolc, 2011. …………………….

Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója

25

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc

2. sz. melléklet

Pénztárosi nyilatkozat Alulírott ……………………………………………………… pénztáros tudomásul veszem, hogy a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc Ifjúság út 16-20. házipénztárában lévő valamennyi pénzeszköz és egyéb értékek kezeléséért teljes, korlátlan (100 %-os) anyagi felelősség terhel. Elismerem, hogy a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltakat tudomásul vettem, s az abban foglalt szabályozást magamra nézve kötelezőnek ismerem el.

Miskolc, 2011. …………………….

.............................................. pénztáros

26

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc

3. sz. melléklet

Helyettes pénztárosi nyilatkozat Alulírott …………………………………………………. tudomásul veszem, hogy a pénztáros helyettesítése esetén a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc Ifjúság út 16-20. házipénztárában lévő valamennyi pénzeszköz és egyéb értékek kezeléséért teljes, korlátlan (100 %-os) anyagi felelősség terhel. Elismerem, hogy a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltakat tudomásul vettem, s az abban foglalt szabályozást magamra nézve kötelezőnek ismerem el.

Miskolc, 2011. …………………….

.............................................. aláírás

27

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc

4. sz. melléklet

Pénztárellenőri nyilatkozat

Alulírott ………………………………………………………. tudomásul veszem, hogy a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc Ifjúság út 16-20. házipénztárának és pénzkezelésének ellenőrzési feladatainak ellátása az én kötelezettségem, s munkám során a vonatkozó jogszabályok, valamint a belső szabályok betartása és betartatása a feladatom; munkám során jogszerűen kell eljárnom. A tevékenységet csatolt munkakörben kell elvégeznem.

Miskolc, 2011. …………………….

...................................... ellenőr

28

Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc

5. sz. melléklet

Pénztárátadási jegyzőkönyv Kelt: .........................................................-án(én), ...............................................................................................szervnél. Tárgy: Pénztárátadás. Jelen vannak: ............................................... vezető/ellenőr, ............................................... pénztáros, ............................................... pénztárt átvevő. ...................................... pénztárt átvevő kijelenti, hogy a ...............................…... .............................................. (időtartamtól - időtartamig) ellátja a házipénztárosi teendőket. A feladat elvégzéséhez az alábbi okmányokat és pénzösszegeket adják át: - a pénztárban lévő pénzösszeg a pénztárjelentés alapján: ......................Ft, azaz ..............................................................Forint; - a pénztárjelentés sorszáma: .......................................................................; - a kiadási pénztárbizonylat ........................sorszámtól a ............. sorszámig; - a bevételi pénztárbizonylat a ....................sorszámtól a ............. sorszámig; - a készpénzfelvételi utalvány .................... sorszámtól a ............. sorszámig; - a pénztárban lévő letétek (készpénz és tárgyletétek): ....................................... ..................................................................................................................... .....................................................................................................................; - a pénztárban lévő értékpapírok: ..................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ; - a pénztárban lévő valuta, deviza: ................................................................... ..................................................................................................................... .....................................................................................................................; - házipénztár kulcsok: ..................................................................................... Az átadás-átvételt aláírásunkkal igazoljuk. k.m.f.

................................... átadó

....................................... átvevő

.................................. vezető/ellenőr

29