Szakdolgozat Dallos Gábor Endre

Szakdolgozat

Dallos Gábor Endre 2014

1

Budapesti Corvinus Egyetem Közgazdaságtudományi Kar

Az informatika felhasználásának lehetősége a felszámolási eljárásokban egy integrált ügyviteli rendszer alkalmazásával

Készítette: Dallos Gábor Endre Felszámolási és vagyonfelügyeleti szak 2014 Konzulens: Dr. Csőke Andrea

2

Tartalomjegyzék

1.  

BEVEZETÉS  ..........................................................................................................................................................  6   1.1.   1.2.   1.3.   1.4.  

2.  

A  TÉMAVÁLASZTÁS  OKA  ................................................................................................................................................  6   CÉLKITŰZÉSEK  ................................................................................................................................................................  7   HIPOTÉZIS  .......................................................................................................................................................................  7   MÓDSZEREK  ....................................................................................................................................................................  8  

AZ  INFORMATIKA  HELYE  ÉS  SZEREPE  A  MAI  TÁRSADALOMBAN  .....................................................  9   2.1.   2.2.   2.3.  

MI  IS  AZ  AZ  ”IT”?  ...........................................................................................................................................................  9   INTEGRÁLT  VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI  RENDSZER  –  ERP  .............................................................................................  10   INFORMATIKA  A  FELSZÁMOLÁSBAN  ..........................................................................................................................  16  

3.  

A  FIZETÉSKÉPTELENSÉGI  ELJÁRÁSOK  TÖRTÉNETI  ÁTTEKINTÉSE  ..............................................  18  

4.  

A  FIZETÉSKÉPTELENSÉGI  ELJÁRÁSOK  FOLYAMATÁNAK  ÁTTEKINTÉSE  ....................................  20  

5.  

INTEGRÁLT  INFORMATIKAI  RENDSZER  HASZNÁLATA  A  FIZETÉSKÉPTELENSÉGI  ELJÁRÁSOK   ÜGYVITELÉBEN  ...............................................................................................................................................  29   5.1.  

6.  

AZ  INTEGRÁLT  RENDSZER  HASZNÁLATÁNAK  ELSŐ  LÉPÉSEI  .........................................................  34   6.1.   6.2.  

7.  

AZ  INTEGRÁLT  RENDSZER  MODULJAI  ........................................................................................................................  30   RENDSZERFOLYAMATOK  BEÁLLÍTÁSA  .......................................................................................................................  36   ELJÁRÁSOK  INDÍTÁSA  ..................................................................................................................................................  41  

A  SZAKMA  LÁTHATATLAN  HÁTTERE  –  IRATKEZELÉS  ÉS  ADMINISZTRÁCIÓ  ............................  45   7.1.   IKTATÁS  (IRAT  NYILVÁNTARTÁS)  ÉS  LEVELEZÉS  HAGYOMÁNYOS  ESZKÖZÖKKEL  ..............................................  45   7.2.   IKTATÁS  (IRAT  NYILVÁNTARTÁS)  ÉS  LEVELEZÉS  A  FOKI  RENDSZERBEN  ...........................................................  48   7.3.   AZ  IKTATÁS  EGY  ÚJ  FORMÁJA  A  FOKI-­‐VAL  ...............................................................................................................  52   7.4.   KÖZZÉTÉTEL  ÉRKEZTETÉSE  ........................................................................................................................................  54   7.5.   HITELEZŐI  IGÉNYEK  IKTATÁSA  ..................................................................................................................................  56   7.6.   A  KIMENŐ  DOKUMENTUMOK  KEZELÉSE,  IKTATÁSA  A  FOKI-­‐BAN  .........................................................................  58   7.6.1.   Foki  Word  addin,  a  körlevelezéshez  ..............................................................................................................  58   7.6.2.   Postakönyv  készítése  ............................................................................................................................................  61  

8.  

HITELEZŐI  IGÉNYEK  KEZELÉSE  .................................................................................................................  64   8.1.   HITELEZŐI  IGÉNYEK  KEZELÉSE  HAGYOMÁNYOS  ESZKÖZZEL  ..................................................................................  64   8.2.   HITELEZŐI  IGÉNYEK  KEZELÉSE  A  FOKI  RENDSZERBEN  .........................................................................................  65   8.2.1.   Hitelezői  igénytáblázat  nyomtatása  .............................................................................................................  68   8.2.2.   Hitelezői  gyűlés  összehívása  .............................................................................................................................  69   8.2.3.   Hitelezői  gyűlés  lebonyolítása  ..........................................................................................................................  72  

9.  

AZ  INTEGRÁLT  RENDSZER  ALKALMAZÁSÁBAN  REJLŐ  TOVÁBBI  LEHETŐSÉGEK  ....................  74   9.1.   9.2.   9.3.   9.4.   9.5.  

MÉRLEGEK  KEZELÉSE  A  FOKI-­‐BAN  ..........................................................................................................................  74   ELJÁRÁSOK  LEZÁRÁSA  A  FOKI  RENDSZERBEN  ........................................................................................................  76   BELSŐ  ELLENŐRZÉS  A  FOKI  ÜZEMELTETŐJÉTŐL  ....................................................................................................  77   STATISZTIKA  ÉS  JELENTÉSI  KÖTELEZETTSÉGEK  TELJESÍTÉSE  A  FOKI-­‐VAL  ........................................................  78   A  FOKI,  MINT  VEZETŐI  INFORMÁCIÓS  RENDSZER  ..................................................................................................  79  

10.   KONKLÚZIÓ  ......................................................................................................................................................  82   11.   BIBLIOGRÁFIA  .................................................................................................................................................  86   12.   MELLÉKLETEK  ................................................................................................................................................  88  

 

3

Ábrajegyzék 1. sz. ábra: Felszámolási eljárás folyamata 2. sz. ábra: Az integrált rendszer moduljai 3. sz. kép: FOKI bejelentkezési képernyő 4. sz. kép: FOKI Ügyfélszolgálat 5. sz. kép: Felszámoló szervezet adatai 6. sz. kép: Felhasználói csoport engedélyek 7. sz. kép: Partnerek 8. sz. kép: Fizetésképtelenségi eljárás kategóriák 9. sz. ábra: Fizetésképtelenségi eljárások szabálysorai 10. sz. kép: Besorolási kategóriák 11. sz. kép: Szakaszpont sémák 12. - 13. sz. képek: Fizetésképtelenségi eljárás alapadatok 14. sz. kép: Cím térképen ikon 15. sz. kép: Iktatószám 16. sz. kép: Fizetésképtelenségi iktatások 17. sz. kép: Új fizetésképtelenségi iktatás alapadatai 18. sz. kép: Új fizetésképtelenségi eljárás felvétele 19. sz. kép: Szakaszpontok 20. sz. kép: Ütemterv 21. sz. kép: Fizetésképtelenségi iktatás dokumentumkategória megadása nélkül 22. sz. kép: Fizetésképtelenségi iktatás hitelezői igény benyújtása esetén 23. sz. kép: Fájl feltöltése 24. sz. kép: Dokumentumtár 25. sz. kép: Word FOKI 26. sz. kép: Word FOKI adatok 27. sz. kép: Word FOKI iktatás generálás 28. sz. kép: Word FOKI-val készített iktatások 29. sz. kép: Postakönyv nyomtatása 30. sz. kép: Postai küldemények feladójegyzéke 31. sz. kép: Hitelezők, térülések 32. sz. kép: Hitelezői igény módosítása

4

33. sz. kép: Nyilvántartásba vételi díj ellenőrzési lista 34. - 35.- 36. sz. képek: Hitelezői igények táblázat változatai 37. sz. kép: Iktatás ellenőrzése hitelezői gyűlés összehívásához 38. sz. kép: Hitelezői gyűlés 39. sz. kép: Hitelezői gyűlés adatok 40. sz. kép: Hitelezői gyűlés jelenléti ív 41. sz. kép: Hitelezői gyűlés jelenléti ív adatok 42. sz. kép: Hitelezői gyűlés jegyzőkönyv melléklet 43. sz. kép: Mérlegek 44. – 45. sz. képek: Mérleg adatok, Eszköz és Forrás oldalon 46. sz. kép: Ellenőrzési mátrix adatok 47. sz. kép: Irányítópult 48. sz. kép: Statisztika szakmai beszámolókhoz 49. sz. kép: Szerződésállomány havi bontásban 50. sz. kép: Vezetői kontrolling riportok

5

1.

Bevezetés

1.1.

A témaválasztás oka

A Budapesti Corvinus Egyetem felszámolási és vagyonfelügyeleti szakos hallgatójaként fontosnak tartottam, hogy tanulmányaim során a felszámolás elméleti ismeretei mellett a felszámolás gyakorlatába is bepillantást nyerhessek. Egy nagy múltú felszámoló szervezetnél, mint felszámoló asszisztens ismertem meg a folyamatok gyakorlati oldalát és az adminisztratív feladatokat. Ezen a területen különösen érdekeltek a felszámoló szervezetek által alkalmazott – az eljárás lefolytatását segítő – informatikai megoldások. A

szakdolgozatom

alapötlete

a

felszámolási

eljárások

informatikai

támogathatóságának feltérképezése volt, innen indultam körülbelül egy évvel ezelőtt. A felszámolás és az informatika kérdéskörét is érintő szakdolgozatok és azok forrásjegyzékének

tanulmányozását,

valamint

több,

a

témában

illetékes

felszámolóbiztossal folytatott interjút követően eljutottam Tóth Szilárdhoz, a FOKI rendszert üzemeltető IT Jump Kft. ügyvezetőjéhez, aki végzettségét tekintve – többek között – rendszerinformatikus és felszámolóbiztos. Tóth Szilárd nagy segítségemre volt a dolgozat elkészítésében, személyes találkozásainkkor rengeteg új információval lettem gazdagabb, munkáját és segítségét ezúton is köszönöm. A téma iránti érdeklődésem és a kutatás kölcsönös együtthatásának eredménye lett, hogy szembe találtam magam egy a felszámolási eljárásokban alkalmazható integrált informatikai ügyviteli rendszerrel, a FOKI rendszerrel. A FOKI rendszerének bemutatása egy szakdolgozatban két okból is aktuális: §

A felszámoló szakma több mint 20 éves fennállása alatt nem létezett a felszámoló szervezeteket segítő, az eljárások lebonyolítására alkalmas ügyviteli rendszer.

§

A felszámoló névjegyzék 2013-as megújításával, az új szervezetek „csatasorba” állásával a felszámoló szakma egy új korszak kapujába lépett. Az új cégek nyitottak egy egységes ügyviteli rendszer alkalmazására, sőt igénylik is azt.

6

1.2.

Célkitűzések

Dolgozatomban elsődlegesen a FOKI rendszerének bemutatásával foglalkozom. Ezt úgy tehetem meg, ha elsajátítom a rendszer alkalmazását, és helyenként összehasonlítom a jelenlegi gyakorlatban alkalmazott informatikai megoldásokkal. A rendszer használatára Tóth Szilárd közreműködésével nyílt lehetőségem. A FOKI egy – a Szent István Egyetem felszámolási és vagyonfelügyeleti szakán oktatásra használt – próbaverziójának használatára kaptam jogosultságot. Szakdolgozatomban egy hármas struktúra alapján foglalkozom a terület elméleti alapvetéseinek kérdésköreivel: §

Az informatika, azon belül is az integrált rendszerek jelenlegi fejlettségi állapotának bemutatása, a társadalomban elfoglalt helyének meghatározása.

§

A fizetésképtelenségi eljárások történeti áttekintése és a fizetésképtelenségi eljárások folyamatának bemutatása.

§

Az

integrált

informatikai

rendszer

használatának

lehetőségei

a

fizetésképtelenségi eljárások támogatására. Illetve egy újabb hármas struktúra alapján mutatom be a FOKI rendszer alkalmazásában rejlő lehetőségeket:

1.3.

§

Iratkezelés és adminisztráció

§

Hitelezői igények kezelése

§

Az integrált rendszer további alkalmazásában rejlő lehetőségek.

Hipotézis

A szakdolgozat céljának tükrében a következő hipotéziseket állítottam fel: Ø A felszámoló szakma fennállása alatt alkalmazott informatikai megoldások indokolttá tették egy az eljárások lebonyolítására alkalmas ügyviteli rendszer fejlesztését. Ø A FOKI rendszer képes a fizetésképtelenségi eljárások támogatására, az eljárásonként változó jogi környezet biztosítására egy egységes ügyviteli rendszer keretében. Ø Egy egységes integrált ügyviteli rendszer használata több előnnyel jár, mint a jelenleg alkalmazott informatikai megoldások. 7

1.4.

Módszerek

A dolgozat első részeinek fő módszere a dokumentumelemzés volt. Az informatika, azon belül is az IT, az integrált rendszerek és az ERP rendszerek irodalomban bővelkedő témakörök. Ezek közül kiemelném Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon c. művét, amely nagy segítségemre volt abban, hogy egy átfogó képet kapjak az informatikai rendszerekről, megalapozva ezzel a dolgozat elméleti hátterét. A felszámolás témakörében úgy vélem kevés, de annál hasznosabb irodalom áll a kutatók rendelkezésére, hiszen alapvetően a törvényi szabályozás, illetve azok értelmezései jelentik a felszámolás irodalmát. Ezek közül Dr. Zsiga László: Témavázlatok a „Felszámolási technikák, fizetőképességet helyreállító módszerek, etikai kérdések” c. tantárgy ismeretanyagához I. és II. félévhez kapcsolódó jegyzeteit emelném ki, mely átfogóan, a felszámoló szemszögéből és feladatain keresztül értelmezi a törvényi szabályozást. A szakdolgozat második részében a FOKI rendszer és egy – az általam legjobban ismert – felszámoló szervezet ügyviteli folyamatait mutatom be. Ehhez gyakorlatilag csak a https://fokirendszer.hu domain-re regisztrált internetes oldalt használtam, ahol a FOKI rendszer érhető el. A rendszerben több különböző eljárást folytattam le, amelyek segítségével megismertem a rendszer felépítését és működését. A dolgozatban szereplő ábrák is szinte mindegyike (a kivételek esetében az oldal alján lévő hivatkozásban található a forrás megjelölése) a rendszer használata során, a saját számítógépemen látható képernyő rögzítéseként került a dolgozatba. A fizetésképtelenségi eljárások gyakorlatának jelenlegi informatikai megoldásait szemléltetendő folyamatok az általam ismert felszámoló cég ügyviteli folyamatai, melyek a saját tapasztalataimat mutatják be. Ezeknek a folyamatoknak a leírása sem a felszámoló szervezet nevét, sem a fizetésképtelenségi eljárások neveit nem tartalmazzák, azokra utalást a dolgozat nem tartalmaz. A dolgozat írását fejezetenként kezdtem a Célkitűzések – 1.2. – fejezetben bemutatott struktúra alapján. Az egyes fejezetek végeztével egyre átfogóbb képet kaptam a témám elméleti alapvetéseit, illetve a FOKI rendszer gyakorlatban való alkalmazását illetően, melyet a dolgozatban igyekeztem visszaadni.

8

2.

Az informatika helye és szerepe a mai társadalomban

2.1.

Mi is az az ”IT”?

A számítógépek elterjedése hasonló változásokat okozott, mint annak idején a könyvnyomtatás megjelenése, jelentősége ahhoz fogható. A számítógépek hatalmas mennyiségű információ tárolására alkalmasak, egyszerűen és gyorsan oldják meg az információ továbbítását. Mára már nem az információhoz való hozzájutás az elsődleges szempont, hanem az információ rendszerezése, hatékony feltérképezése, megosztása és használatba vétele. Napjaink leggyorsabban fejlődő iparága az IT. Mára ez a tudományág nem csak a vállalatok, de a hétköznapi emberek magánéletét is teljesen behálózta. Az informatika legközelebbi angol megfelelője az information technology, rövidítése: IT. Ez egy önálló tudományág, ami az adatok rögzítésével, kezelésével, rendszerezésével és továbbításával foglalkozik. Hetyei megfogalmazásában: „Információ-technológia vagy informatika (az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége) alatt az adatgyűjtés, az adattárolás, az adatfeldolgozás és az információ-továbbítás megvalósítási módját, valamint az e célokra alkalmazott technikai eszközök (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek) összességét értjük, vagyis a számítástechnika és a telekommunikáció együttes alkalmazásával megvalósuló rendszereket.” 1 Informatikai tevékenységet végezni lehet: §

Elméleti úton, számítógépek készítéséhez vagy működtetéséhez módszereket, modelleket és formalizmusokat kidolgozva

§

Mérnöki

tevékenységgel,

számítógépeket

és

elektronikai

eszközöket,

hardvereket készítve §

Rendszertervezéssel, rendszerkészítéssel, vagyis számítógépeket működtető eszközöket, szoftvereket alkotva

§

Illetve alkalmazással, vagyis különböző feladatok elvégzésére teszi alkalmassá a számítógépeket (pl.: orvosi alkalmazások, kereskedelmi rendszerek, nyilvántartások).

1

Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, ComputerBooks, Budapest, 1999., 25. old.

9

A vállalatok szempontjából olyan nagy jelentőséggel bír az információ-technológia (informatika) alkalmazása, hogy a szervezeti struktúra kialakításánál az elsők között kell figyelembe venni az alkalmazott információ-technológia sajátosságait is. A tapasztalat szerint az alapfolyamati technológia és az információ-technológia egyre szorosabban kapcsolódik egymáshoz. Mindemellett az ügyviteli folyamatokban is még nagyobb szerepet kap az információ-technológia az iroda-automatizálásban. A szervezetet érintő hatás természetesen egyenesen arányos a szervezetben alkalmazott információ-technológia kiterjedtségével. „A magas szinten integrált, széles körű funkcionalitást megvalósító vállalatirányítási információs rendszerek, vezetői információs és döntés-támogató rendszerek alkalmazása az információ-technológia (informatika) vállalati alkalmazásának csúcspontját jelenti, s így ezen rendszerek szervezetre gyakorolt hatása is igen nagy lesz.” 2

2.2.

Integrált vállalatirányítási rendszer – ERP

A vállalatirányítási információs rendszer a vállalat környezetére, belső működésére, valamint a vállalat és a környezet tranzakcióira vonatkozó információk folyamatosan összehangolt beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, hardver-, és szoftvereszközök összessége. Hetyei definíciója szerint: „Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük. Az ilyen rendszerek tehát általában az egész vállalatra kiterjedő integrációt valósítanak meg.”.

3

Ez az

integráció azt is jelenti, hogy ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciókat, tervezik a vállalkozás erőforrásait, illetve ellátják a döntéshozókat a szükséges információkkal. A vállalati menedzsment szemszögéből nézve a vállalatirányítási információs rendszerek a következő fő feladatokat látják el: § biztosítják a gyors és hatékony adat és információ rögzítést

2

Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, ComputerBooks, Budapest, 1999., 25. old. 3 Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, ComputerBooks, Budapest, 1999., 26. old.

10

§ gyorsan és hatékonyan dolgozzák fel a vállalatoknál keletkező nagy számú üzleti tranzakciókat – tranzakció-feldolgozási funkció § lehetővé teszik az adatszintű felelősség megvalósítását a szervezeten belül § a redundanciák kiküszöbölésével emberi erőforrást takarítanak meg § átláthatóvá teszik az üzleti folyamatok visszakövethetőségét, ellenőrizhetőségét § ellátják

a

vállalat

vezetőit

a

döntéseik

meghozatalához

szükséges

információkkal, a különböző döntési lehetőségek elemzésével – vezetői információs és döntéstámogató funkció „Az informatikus szemszögéből nézve integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy szervezeten belül lezajló műszaki, termelési, kereskedelmi, raktározási, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb. folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósító információs rendszereket értjük.” 4 Ugyanebből a nézőpontból megvizsgálva azok a vállalatirányítási információs rendszerek tekinthetők integrált rendszernek, amelyekben a feldolgozás lépései úgy adják tovább az információt a következő lépéseknek, hogy közben nem változik az eszköz és nincs többszörös adatbevitel sem. Az integrált rendszerben a funkciók, tevékenységek nem keveredhetnek, mivel a folyamatok szekvenciálisan épülnek fel (addig nem tud a 2-es munkatárs dolgozni, ameddig az 1-es munkatárs el nem végezte a feladatát). Továbbá nem duplikálódhatnak az adatok, tehát nem keletkezhet redundancia (egy adatot csak egyszer lehet felvinni a rendszerbe). Ez csak úgy valósulhat meg, ha az egyes alrendszerek és modulok szorosan együttműködnek, egymásra épülnek, illetve ha ugyanazokat az adatokat, vagyis ugyanazt az adattáblát használják. Egyértelmű tehát, hogy integrált rendszerek használata komoly előnyökkel járhat az egyes szervezetek életében, a „hagyományos”, nem integrált, elszigetelt megoldásokkal szemben. Az ERP az integrált vállaltirányítási információs rendszerek egy másik elnevezése az Enterprise Resource Planning System, vagyis a vállalati erőforrások tervezése rendszer, amely elnevezés arra utal, hogy ezeknek a rendszereknek a legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos működéséhez szükséges technikai, pénzügyi, humán erőforrások

4

Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, ComputerBooks, Budapest, 1999., 27. old.

11

folyamatos tervezése, újratervezése. A vállalat folyamati és így az ERP rendszerek feldolgozásai is funkció szerint csoportosíthatók (az ellátási láncba tartozó: beszerzési, szállítási, raktározási, rendelés-feldolgozási; pénzügyi: számviteli, tervezési, controlling, tárgyieszköz-gazdálkodási és egyéb folyamatok). A mai korszerű ERP rendszerek kialakulásának feltétele volt az a felismerés, hogy az üzleti folyamatok standardizálhatóak, és sok esetben nem csak egy ágazaton belül standardizálhatóak ezek a folyamatok. (SBO esetében a rendszer beállításával lehet az iparági specifikációt megtenni.) A hardverek erősödése lehetőséget biztosított a szoftveres lehetőségek fejlődéséhez és az ügyviteli programok funkcióinak bővüléséhez. Mára rengeteg ERP rendszerrel találkozhatunk, ezek természetesen nem teljesen azonos területeket fednek le, de összességében kialakult egy többé-kevésbé egységes elvárás az ilyen rendszerekkel szemben. Az ERP rendszerek kulcsfogalma a fentebb is említett integráltság, melynek pozitív tulajdonságát, vagyis hogy az adatokat egyszer, a keletkezésük helyén kell rögzíteni és a továbbiakban már mindenki – akiknek szükségesek ezek az adatok – használhatja, már megvizsgáltuk. Ebből következik, hogy a folyamatok szekvenciálisan követik egymást. Az egyes programok ezt az integráltságot különbözőképpen valósítják meg, van, amelyikben valóban egy egységes adatállományon dolgozik az összes modul, van ahol a háttérben futó rutinok biztosítják a modulok közti folyamatos adatcserét. Előfordul azonban olyan is, ahol az integráltnak feltüntetett rendszerben igazából időnként indított adatkiírással és adatbeolvasással adják át egymás közt az adatokat, vagyis az egyes modulok eltérő adatokat láthatnak, de előfordulhat, hogy tiltani kell a már átadott adatok módosítását, vagyis a munkatárs által használt adattáblát annak „elmentéséig” más nem módosíthatja. A vállalatirányítási rendszerek fejlődése is egyre inkább az internet felé mutat, egyrészt az adatok bárhonnan történő elérése és kezelése, másrészt a webes értékesítés egyre nagyobb jelentősége miatt, harmadrészt az egyre gyakoribb felhősödés, vagyis a teljes vállalati számítástechnikai infrastruktúra számítási felhőbe (could computing) való költözése miatt is. Az elmúlt tíz évben hatalmas változásokon ment keresztül az ERP piac, illetve maguk az ERP rendszerek is. Az alapvetően pénzügyi, logisztikai, kereskedelmi és raktározási funkciók ellátása mellett a mai trendeknek megfelelően előtérbe kerültek a CRM (ügyfélkezelési, ügyfélkövetési) funkciók, a különböző webes és nem webes interfészek és olyan folyamatok, amelyek az értékesítést támogatják. Ezeket a rendszereket 12

gyakran ERP II. néven emlegetik. Az alábbi felsorolás mutatja, hogy milyen új moduláris trendek épülnek be az ERP rendszerekbe: §

e-Commerce: vagyis az e-kereskedelem, amelyben az „e” az elektronikus, interneten keresztüli kereskedelmet hivatott jelölni. A mai modern ERP rendszereket rengeteg online interfész szövi át az elektronikus kereskedelem megkönnyítése érdekében. Ehhez a területhez tartoznak a különböző alkatrész interfészek, (beszerzési oldal) az értékesítést támogató webes kapcsolatok (webshop, alkatrész nagykereskedelmi modul) és a különböző webes szolgáltatások is, amelyekkel a logisztikai folyamatok javíthatók.

§

m-Commerce: az „m” a mobilitást jelenti, tehát az m-Commerce azt az irányt és modulokat képviseli, amely bevonja a mobil eszközöket (mobiltelefon, okostelefon, táblagépek) és a mobil kommunikációt az ERP rendszerek működésébe. Napjaink legdinamikusabban fejlődő iparága a mobil piac, sorra jelennek meg olyan eszközök, amelyeken kitűnően futnak a különböző webes alkalmazások, amely nemcsak a magánemberek életét, hanem az gazdasági szervezetek üzleti folyamatait is igyekeznek megkönnyíteni.

§

c-Commerce: miután bevontuk az ERP rendszerekbe az internetet (ecommerce), a mobilkommunikációt (m-Commerce) a következő lépés, hogy bevonjuk a partnereinket is. A c-Commerce-en a „c” a collaborative, együttműködés kifejezést hivatott kifejezni, mégpedig együttműködést a beszállítókkal, vásárlókkal, ügyfelekkel, a hatósággal, stb. Ez a lépcsőfok már túlmutat a termelésen és az értékesítésen, magába az üzletbe lehet bevonni a partnereket az integráltabb működés érdekében. Ilyen például egy webes ügyfélkapu (Enterprise Portal) amin keresztül a belső rendszer bizonyos adataiba betekintést nyerhetnek a partnerek, vagy a különböző közösségi médiaalkalmazások (facebook, twitter, linkedin, stb.).

Ez a három irány fogja meghatározni az ERP rendszerek jövőjét, amelyek nem csupán a moduljaikban és funkcióikban fognak változni, hanem a folyamatokban is, azaz hogy hogyan használjuk az ERP rendszereket. Ezeknek a változásoknak a lehetséges irányai a felhő szolgáltatások (could computing), a külső üzemeltetés (outsourcing) és a teljes integráció, de lehetőség van open source (nyílt forráskódú) ERP rendszerek, vagy a közösségi média különböző lehetőségeinek kiaknázására is.

13

Az ERP rendszerek elterjedését és bevezetésének sikerességét sok tényező befolyásolja, ezek közül nézzünk meg párat: §

§

Mennyibe kerül egy ERP rendszer? -

Szoftver licence díjak

-

Hardver költségek

-

Bevezetés költsége

-

Üzemeltetés díja

Az ERP sikeres bevezetését gátolja vagy lehetetlenné teszi: -

Nincsenek megfogalmazott célok

-

A rendszer kiválasztása nem megfelelő körültekintéssel történt

-

Belső projektvezető hiánya

-

Írásbeliség hiánya

-

Rendszerfelmérés hiánya

-

Ragaszkodás a berögzült rossz folyamatokhoz

-

Oktatás hiánya

-

Számítógép felhasználói ismeret hiányosságai

-

Anyagi problémák

-

Üzemeltetés

Általánosságban elmondható a hazai gazdasági társaságok ERP ellátottságáról, hogy: -

a nagy cégeknél szinte 100%-os lefedettségben használnak nagy ERP rendszereket,

-

a közepes cégek kb. 40-60%-ban használnak ERP rendszert,

-

a kis vállalkozások csupán 8-10%-a használ ERP szoftvert

A következő évek tendenciája, hogy a kis és közepes vállalkozásokban fog nagymértékben növekedni az ERP rendszerek bevezetése. Már most folyamatosan nő az ERP rendszerek használatának száma e két szegmensben, mivel a szoftvergyártó cégek rájöttek arra, hogy egy adott régión vagy országon belül ugyanaz a számviteli környezet határozza meg a társaságok működését, vagyis minden vállalkozás rendelkezik az alábbi folyamatokkal: §

Beszerzés

§

Készletgazdálkodás

§

Termeléstervezés 14

§

Gyártás, szolgáltatás

§

Értékesítés

§

Kiszállítás

§

Minőség biztosítás

§

Számviteli rendszer, és azon belül -

Főkönyvi könyvelés

-

Kontrolling

-

Tárgyi eszközgazdálkodás

§

Vezetői információs rendszer

§

Üzleti tervezés

§

Egyéb speciális modulok

§

Emberi erőforrás gazdálkodás

§

CRM

Igazából csak az ezek közötti hangsúlyozásban és paraméterezésben vannak eltérések. Felismerve ezt a nagy integrált rendszereket gyártó cégek, 3 fő termékcsoportot hoztak létre: §

Nagyvállalati rendszerek: adatbázis struktúrák és modulok vázait tartalmazzák, melyek összeállítása és a végleges felületi kezelő eszközök kialakítása folyamatos fejlesztői és végfelhasználói munkát igényelnek, ezen rendszerek bevezetési ideje meghaladhatja a 2 évet is

§

Közepes méretű vállalkozások: a rendszerek bevezetésénél a főbb üzleti folyamatok már teljesen leprogramozva, kvázi dobozos szoftverként állnak rendelkezésre, lecsökkentve ezzel a bevezetési időt fél-1 évre

§

KKV-k és mikro vállalkozások: jelenleg a legdinamikusabban fejlődő terület, szinte teljesen dobozos a szoftver, telepítés után a paraméterezés és a feltöltés sok ponton támogatott, a bevezetése 16 naptól 2 hónapig nyúlhat. Egy munkaállomás szoftver (licence) költsége nem éri el a 400.000,- Ft-ot és akár egy gépen is futtatható.

És már terjedőben van ezek felhősített, bérleti konstrukciós változata, amelyek a költségek további csökkenéséhez vezethetnek.

15

2.3.

Informatika a felszámolásban

A fizetésképtelenségi eljárások speciális feladatokat, speciális jogi környezetet és speciális üzleti folyamatok elvégzését követelik meg az eljárást lefolytatni szándékozó szervezetektől, illetve az őket támogatni kívánó informatikai szolgáltatóktól. Egy felszámoló szervezet is úgy működik, mint egy bármely más szervezet, tehát van: §

Szervezeti felépítése

§

Számviteli feladatai

§

Humánerőforrás gazdálkodása

§

Értékesítése

(speciális,

de

az

eladott

szolgáltatások

ellentételezését

kiszámlázza) §

Beszerzése

§

Készletgazdálkodása

§

Erőforrás gazdálkodása

§

Adminisztrációja

A fizetésképtelenségi eljárás alá vont vállalkozásnak ugyanígy van: §

Szervezeti felépítése

§

Számviteli feladatai

§

Humánerőforrás gazdálkodása

§

Értékesítése

§

Beszerzése

§

Készletgazdálkodása

§

Erőforrás gazdálkodása

§

Adminisztrációja

Egy felszámoló szervezet évente több tíz, több száz ilyen eljárást kell, hogy lefolytasson, de a helyzet nem olyan egyszerű, hiszen az eljárások megindításának időpontja határozza meg az alkalmazandó jogszabályt. Figyelembe véve az egymásba ágyazódó és különböző szabályok szerinti működést, elég valószínűtlennek tűnik, hogy egy szoftvergyártó cég vegye a fáradtságot, hogy a szakma számára egy egységesített és jól paraméterezhető integrált rendszert előállítson. Mindemellett a teljes magyar gazdaság, amelyet Magyarország az informatikai piacon képvisel, kb. 2,5 millió felhasználót tesz ki. 16

Ez a szám az informatikai világpiacon elenyésző adatnak bizonyul. Jogosan merül fel a kérdés, hogy érdemes-e ennek a speciális jogi és üzleti környezetben működő, igencsak szűk piacnak egy egységes vállalatirányítási programot létrehozni. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján megállapítható hogy vannak rá kísérletek. Évekkel ezelőtt nagy szoftvergyártók rendszereinek átalakításával kísérleteztek, de ezek nagy költségekkel jártak. Vannak nagy felszámoló szervezetek, ahol ezek a korábban bevezetett megoldások működnek, de az elterjedést meggátolta ezen rendszerek több 10 milliós költsége. Megjelentek új rendszerek, (pl.: FOKI) amelyek a folyamatosan csökkenő szakágazati rentabilitás mellett alacsonyabb költségekkel is elérhetőek.

17

3.

A fizetésképtelenségi eljárások történeti áttekintése Az emberi társadalom fejlődéstörténetével párhuzamosan folytonos fejlődés

jellemzi az emberi közösségek gazdasági tevékenységét és annak minden kapcsolódó folyamatát vagy kísérő tevékenységét. A jelenlegi fizetésképtelenségi folyamatokra vonatkozó szabályozás és társadalmi elvárás tehát egy evolúciós folyamat eredménye, ezért fontos annak áttekintése. Nagyléptékben, de a tűztől indulva, az alábbi fejlődési pontokon ment keresztül a fizetésképtelenség kezelése a társadalom fejlődése során: §

Az adós-hitelező viszonyt már az ókori rómaiak is ismerték, a római jog két alapvető civil jogi perrendet ismert el a fizetésképtelenségi esetekre, azonban az eljárások magántermészetűek maradtak, melynek célja az adós kirekesztése volt a gazdasági életből, de akár még a társadalomból is. Az eljárás az adós személye ellen irányult, aki fizikailag is köteles volt tartozásáért helytállni. Az állam nem foglalkozott különösképpen a fizetésképtelenség okaival, egyszerűen szankcionálta annak eredményét.

§

A középkoriban ketté kell választanunk a csődjog fejlődését. Alapvetően elmondható,

hogy

a

fizetésképtelenségi

eljárások

megmaradtak

magántermészetűnek. Az olasz városállamokban azonban kialakult külön kereskedelmi csődjog, ún. banco rotto, mely eljárásnak középpontjában az adós vagyona, illetve a hitelezők összessége érdekeinek kielégítése állt. §

A XVIII.-XIX. századi Európában már sorra jelentek meg a „korszerű” csődtörvények, melyeknél már általánosságban beszélhetünk a hitelezői igények megtérülésének prioritásáról. Az eljárás ügyvitelét vizsgálva, megjelentek a napjainkban is aktuális eljárásbeli jelenségek, mint például a bíróság hirdetménye a fizetésképtelenségről, a hitelezői igények határidőre történő benyújtása, a becsár vagyonértékelő általi meghatározása, a vagyon árverés útján történő értékesítése, a csődtömeggondnok ún. táblás kimutatása vagy a hitelezői igények készpénzben történő kielégítése.

§

A XX. században már megjelentek az adós megmentése iránti törekvések is, mivel egyrészt társadalmi szinten egy adott vállalkozás újjászervezése kevesebb kárral 18

járhat, mint a felszámolása, másrészt megjelentek olyan veszteségesen működő cégek, amelyekre nemzetgazdasági szempontból szükség volt. Az adós megmentésének gondolata mellett megfogalmazódott az időigényesség kritikája a korábbi eljárások vonatkozásában. §

A XXI. század globalizálódott Európájában kikerülhetetlen a tagországok csődtörvényeinek „összefésülése”, illetve az informatikai lehetőségek eljárásbeli alkalmazandósága, melynek megoldása a – közel és/vagy távoli – jövő feladata.

19

4.

A fizetésképtelenségi eljárások folyamatának áttekintése A felszámolási eljárás egy jogszabályban előírt szakaszokból álló folyamat,

amelynek elemei szakmai, tartalmi jellegük, illetve időbeliségük alapján elemezhetők. A dolgozat egy elképzelt – az általános szabályok szerint lefolytatott – felszámolási eljárás ügyvitelét, azaz a felszámoló által elvégezendő feladatokat igyekszik bemutatni. Az eljárás a felszámoló feladatai szerinti csoportosíthatóság szemszögéből vizsgálva a következők: §

Jogviszony szerint: - saját nevében - adós képviselőjeként

§

Időbelisége alapján: - eljárás előtti feladatok (nyilatkozatok, ideiglenes vagyonfelügyelet) - eljárás kezdeti feladatai (változás bejelentés, kapcsolatfelvétel, költség- és ütemterv készítése, nyitó mérleg elkészítése, hitelezői igények nyilvántartásba vétele) - az eljárás érdemi feladatai (hitelezői felhatalmazás alapján a vagyonnal kapcsolatos tevékenységek) - az eljárás záró feladatai (zárómérleg készítése, zárójelentés készítése, záró adóbevallás) - utó feladatok (utalások, irattárolás)

§

Szakmai sajátosságok szerint: -

adminisztratív nyilatkozatok,

típusú

feladatok

Cégközlöny

(levelezések,

figyelése,

fénymásolások,

jelentések,

felhívások,

(értékbecslés,

értékesítés,

pályázatok) -

közgazdasági

természetű

feladatok

követelésbehajtás) - pénzügyi, számviteli feladatok (könyvelés, számlázás, mérlegkészítés, adóbevallás készítése) - jogi természetű feladatok (szerződések felülvizsgálata, szerződések megtámadása, szerződéskötések) 20

- környezet- és természetvédelmi feladatok (nyilatkozattétel, környezeti állapotvizsgálat elkészíttetése) Fontos megemlíteni, hogy a folyamatok elemzésekor megkülönböztetjük a felszámolási eljárás és a felszámolás folyamatát. Felszámolási eljárásnak az eljárás egészét, a felszámolás iránti kérelem Törvényszékre történő beérkezésétől számított, az adós társaság Cégjegyzékből való törlésének közzétételéig terjedő időszakot tekintjük, míg felszámolásnak csupán a felszámolás elrendelésének közzétételétől a záró végzés közzétételéig tartó időszakot értjük. Tehát a felszámolási eljárás egy hosszabb folyamat, amely felöleli a felszámolást. A felszámolónak ugyanakkor nem kizárólag a felszámolásban vannak feladatai, hanem az egész felszámolási eljárás során, melyet Dr. Zsiga László alábbi ábrája kitűnően szemléltet:

21

1. sz. ábra 5

5

Forrás: Dr. Zsiga László: Témavázlatok a „Felszámolási technikák, fizetőképességet helyreállító módszerek, etikai kérdések” c. tantárgy I. féléves ismeretanyagához /Alapozó és általános kérdéskörök/ 1-23. (tizenegyedik átdolgozott kiadás), 2013., 40. old.

22

A mindenkor hatályos jogszabályok alapján a felszámoló és a felszámolóbiztos az alábbi feladatokat köteles elvégezni Dr. Zsiga László megfogalmazása szerint egy adott felszámolási eljárás során: 1. Összeférhetetlenségi

okok

vizsgálata,

összeférhetetlenségről

szóló

nyilatkozat kiállítása a Törvényszék felé 2. Felszámolóbiztos kijelölése 3. Cégközlöny figyelemmel követése 4. Kapcsolatfelvétel a felszámolás alá került társaság képviselőjével 5. Törvényszék, illetve a Törvényszék Cégbíróságának értesítése a változásról (változás bejelentése) 6. Nyitó tárgyalás megtartása 7. Bankok értesítése, számla feletti rendelkezési jog átvétele 8. Tevékenységet lezáró mérleg átvétele, leellenőrzése 9. Hitelező igények feldolgozása, nyilvántartásba vétele, visszaigazolása 10. Az adós társaság vagyoni helyzetének felmérése (vagyonértékelés) 11. A felszámolási (korrigált) nyitómérleg elkészítése 12. Környezeti károk felmérése, elhárítása 13. Felszámolási ütemterv, költségvetésterv elkészítése 14. Hitelezői gyűlés összehívása, választmány alakítása 15. Tájékoztatás a felszámolás helyzetéről (rendszeres és időszakos) 16. Szerződések elkészítése, módosítása a felszámolói koncepció alapján 17. Szerződések, jognyilatkozatok felülvizsgálata, megtámadása 18. Követelésbehajtás 19. Az adós társaság vagyoni eszközeinek értékesítése 20. A felszámolás számviteli és pénzügyi feladatai 21. Jelzálogjogosult soron kívüli kielégítése 22. Közbenső mérleg és közbenső jelentés készítése és benyújtása a Törvényszékre 23. Irattárolás 24. Levéltári nyilatkozat megkérése 25. NAV igazolásának megkérése a társadalombiztosítási adatszolgáltatás teljesítéséről 26. Környezetvédelmi Hatóság nyilatkozatának beszerzése 23

27. Záró jelentés és zárómérleg elkészítése és benyújtása a Törvényszékhez 28. Befejező, záró munkák a Törvényszék végzése alapján 29. Jogerős végzés a felszámolás befejezéséről, archiválás. 6 A fentiekben felsorolt feladatok egymással párhuzamosan folynak, melyek közül a fontosabbakat részletezem: §

Adminisztratív jellegű folyamatok a hatályos jogszabályok szerint lehetnek határidős és határidő nélküli feladatok, illetve a felszámoló szempontjából lehetnek aktív és passzív feladatok, melyek kiterjednek a felszámolás lezárását követő időszakra is, melyek közé tartozik például: -

a hitelezői követelés bejelentésének kezelése, azaz a bejelentett igények törvény szerinti besorolása, visszaigazolása

§

-

a hitelezői választmánnyal kapcsolatos kötelezettségek

-

hitelezők tájékoztatása

-

munkáltatói jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése

-

írásbeli jelentések, szöveges beszámolók, zárójelentés készítése

Üzleti/Vállalkozási jellegű folyamatok azok, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a felszámoló díjérdekeltségéhez, illetve ide tartoznak mindazok a feladatok, amelyeknek közvetlen kimenete végül a cég jogutód nélküli megszüntetése: (a korábbi csoportosítás szerinti jogi és közgazdasági feladatok, hiszen a szakma ennek a két területnek a határán mozog) -

a vagyoni eszközök megóvása, megőrzése

-

információs rendszer működtetése, iroda fenntartása addig, amíg szükséges

-

ellenőrzés, beszámoltatás

-

kapcsolattartás, kapcsolatkialakítás az eljáró bíró és a hitelezők, illetve a hitelezői választmány, stb. felé

-

a felesleges munkaerő besorolása és a felszámolás előrehaladásával folyamatos leépítése a törvényi előírások betartásával

-

a művelhető termőterület termelőképességének fenntartása

6

Dr. Zsiga László: Témavázlatok a „Felszámolási technikák, fizetőképességet helyreállító módszerek, etikai kérdések” c. tantárgy I. féléves ismeretanyagához /Alapozó és általános kérdéskörök/ 1-23. (tizenegyedik átdolgozott kiadás), 2013., 42. old.

24

-

erdő felújítási, erdőállományi nevelési munkák elvégzése

-

a hatályos szerződések nyilvántartásba vétele és csoportosítása

-

a felszámolás kezdő időpontját megelőző egy éven belül keletkezett szerződések felülvizsgálata

-

azon szerződések kiemelése, ahol az azonnali felmondás nem lehetséges

-

azon szerződések kiemelése, ahol szükséges az azonnali felmondás

-

az azonnali hatályú szerződés felmondások eszközlése

-

az aránytalan és vélhetően szabálytalan szerződések megtámadása

-

szerződések felmondásának előkészítése

-

a gazdasági tevékenység befejezéséhez szükséges szerződések megkötése

-

követelések behajtása, értékesítése: A felszámolónak a kintlévőségekről összeállítást kell készítenie, értékelni kell azok behajtásának realitását, mértékét és időpontját. Azonnal megkezdi azok behajtását saját erőforrások igénybevételével, vagy más külső vállalkozó megbízásával.

-

A termelés, szolgáltatás szervezése: A felszámolás megkezdésével nem kell a termelést vagy szolgáltatást egyből leállítani. Ameddig a tevékenység folytatása nem akadályozza a felszámolást, vagy értéket teremt, ami által a hitelezői igények nagyobb mértékben kielégíthetők, a felszámoló dönthet a folytatásról. Ebben az esetben gondoskodni kell a működésről.

-

A vagyoni eszközök értékesítésének szervezése: A hitelezői igények kielégítésének legfőbb forrása az adós gazdálkodó tulajdonában lévő eszközök, vagyontárgyak értékesítése. Az értékesítés lebonyolításának menetét a jogszabály rögzíti. A felszámolónak kell gondoskodnia arról, hogy az értékesítés szervezett módon és törvényes kereteken belül történjen. Meghirdetés – értékesítési versenytárgyalás – szerződéskötés – értékesítés lezárása.

-

Az igény érvényesítése: A felszámoló a felszámolás vagyonából folyamatosan kielégíti: •

a felszámolási költségek jogosultjait

•

a zálogtárgy, óvadék értékesítésekor a biztosított követeléseit

•

a járadék jellegű kötelezettségek jogosultjait

25

A felsoroltakkal együtt minden határidőn belül és határidőn túl bejelentett hitelezői igényt az előírások alapján be kell kategorizálni. Az így kialakult kimutatás lesz az alapja a vagyonfelosztási javaslatnak. A felszámoló részleges vagyonfelosztási javaslatot készít a közbenső mérleg részeként. A részleges vagyonfelosztás lehetőségét befolyásolja a vitás hitelezői igények fedezete, valamint a várható felszámolási költségek forrásául szolgáló tartalékképzés.

A

szempontjából

a

részleges legfontosabb

vagyonfelosztási dokumentum,

javaslat amely

a

hitelezők

tartalmazza

a

kielégítések várható sorrendjét és mértékét. A végleges vagyonfelosztási javaslatot a felszámolási zárómérleghez kell csatolni, amely a felszámolás befejezésekor készül el. - A várható vagyoni és pénzügyi helyzet prognosztizálása §

Számviteli folyamat: A számviteli folyamat kiterjed az adós gazdálkodó szervezet számviteli, könyvviteli, pénzügyi feladatainak ellátására, a felszámolási költségek kezelésére. A részleges vagyonfelosztási javaslatok, valamint a végleges vagyonfelosztási javaslat elkészítése is számviteli feladat, továbbá ide tartozik a felszámoló díjának érvényesítése. - A felszámoló az adós gazdálkodó vezető tisztségviselője által készített tevékenységet záró mérleggel és vagyonleltárral veszi át a céget. - A rendelkezésre álló információk alapján felszámolási nyitó mérleget készít. - A felszámolás alatt szabályos könyvvezetést folytat a felszámoló az adós gazdálkodót érintő gazdasági eseményekről. - Amennyiben a felszámolás folyamata több mint egy évig eltart, évente közbenső mérleget kell készíteni. A közbenső mérleg felépítése azonos a felszámolási zárómérleggel, de a tevékenységet lezáró mérleg adataiból indul ki. - A közbenső mérleg a közbenső jelentés részét képezi, amelyet jóvá kell hagyatni az eljáró bírósággal. Ezen kívül a közbenső jelentés tartalmaz még szöveges jelentést, bevételek és költségek alakulásáról készített kimutatást és részleges vagyonfelosztási javaslatot. - Általában a bíróság a közbenső jelentést csak durva tartalmi hiba esetén utasítja el. 26

§

Környezetvédelmi folyamat: A legújabb törvénymódosítások igen nagy hangsúlyt fektetnek a környezetvédelemmel kapcsolatos elvárásokra is. Az adós gazdálkodó tevékenységétől függően a felelős vezető tisztségviselőnek nyilatkoznia kell a termelés vagy szolgáltatás környezetre gyakorolt hatásáról. Amennyiben a vezető nyilatkozik, az illetékes hatóság elbírálja és kedvező esetben felmenti a felszámolót a rendelet szerinti kötelezettségek alól, amennyiben nincs környezeti teher. Ha a döntés értelmében van környezeti teher, a hatóság a terhek rendezésére is kötelezi az adós gazdálkodó szervezetet, illetve a felszámolót. Ha a kötelezettségnek nem tesz eleget, a felszámolás egyszerűsített felszámolásba megy át. A környezeti folyamathoz szorosan kapcsolódik néhány adminisztratív jellegű feladat. A környezetvédelmi hatóságot tájékoztatni kell a környezet terhelés rendezéséről a felszámolás zárása előtt.

A fenti folyamatokat együttesen érintő folyamat a felszámolás befejezése, zárójelentés készítése, a folyamat előfeltétele, hogy minden szál el legyen varrva: -

a folyamatban lévő szerződések lezárva, felmondva

-

minden értékesíthető vagyontárgy értékesítésre került

-

a környezetvédelmi hatóság által előírt környezeti terhelés rendezve lett

-

a munkavállalókkal kapcsolatos adminisztrációs feladatok lezárva

-

amennyiben készültek közbenső jelentések, azokat a bíróság jóváhagyta

A felszámolás befejezésének fő dokumentuma a záró jelentés, mely a következő elemekből áll össze: §

Előterjesztő levél, amelyben utalni kell a csomag teljes tartalmára, mellékletek számára. Ezt a dokumentumot az adóhatóságnak is meg kell küldeni.

§

Zárójelentés, amely a szöveges jelentésnek felel meg: -

előzmények, a felszámolás kezdeti feltételei, amennyiben készült közbenső mérleg, fel lehet használni az ott leírtakat, vagy lehet rá utalni

-

a bíróság által jóváhagyott közbenső mérlegek és jelentések, valamint a lezárt időszakok rövid összefoglalása

27

-

bevételek - költségek alakulása, az utolsó elfogadott közbenső mérleg óta eltelt időszakban, valamint a felszámolás teljes időszakában

-

felszámolási zárómérleg

-

az utolsó közbenső mérleg és a felszámolási zárómérleg eltéréseinek magyarázata, ezen belül a gazdasági tevékenység ésszerű lezárása, követelések behajtása, értékesítése, vagyoni eszközök értékesítése

-

a környezeti terhek rendezése

-

az adós gazdálkodó iratanyagának elhelyezéséről megtett intézkedés

-

az esetlegesen várható jótállási és szavatossági kötelezettségek rendezése

-

munkaerő leépítés befejezése, a Bérgarancia Alap kezelése

-

az aktuális hitelezők nyilvántartása, besorolásuk

-

az adóhatóság, illetve nyugdíjbiztosítási hatóságok által megtett záró ellenőrzések megtörténte, vagy azok kezdeményezése

-

a zárómérleg napját követő időszakban keletkező költségek, például a felszámoló díja

-

a felszámoló vagyonfelosztási javaslata

-

összefoglaló, valamint javaslattétel az eljáró bíró által hozandó döntésekre

-

mellékletek

A zárójelentés elfogadása után a bíróság közzé teszi az adós gazdálkodó megszüntetését és törli a nyilvántartásból. A felszámoló feladatainak ezzel azonban még nincs vége: -

Ekkor lehetséges a vagyonfelosztási javaslat alapján a hitelezői igények kielégítése a rendelkezésre álló pénzkeret erejéig. További dokumentációs kötelezettségek vannak, amelyek végeztével zárul le a felszámolás folyamata. Normál körülmények között egy felszámolás egy-két év alatt megy végbe, de a körülményektől függően különleges esetben ennél sokkal több is lehet a teljes folyamat időtartama.

28

5.

Integrált informatikai rendszer használata a fizetésképtelenségi eljárások ügyvitelében A korábbiakban megállapítottuk – 2.3. fejezet –, hogy gazdasági szempontból nem

feltétlenül nevezhető vonzó piaci területnek a fejlesztők számára a felszámoló szervezetek részére készítendő egységes vállalatirányítási rendszer fejlesztése, mindazonáltal folytak fejlesztések a terület informatikai támogatásának megoldására. Dolgozatomban egy ilyen rendszert kívánok részletesen, elméletben és gyakorlatban bemutatni, ez pedig a FOKI (Felszámolók Központi Integrált Rendszere). Mit is kell tudni a FOKI rendszer informatikai hátteréről? §

Ez egy felhőszolgáltatáson alapuló rendszer.

§

A szoftver és az adatbázis nagy rendelkezésre állású és biztonságú szervertermekben elhelyezett szervereken fut.

§

A rendszer kliens oldali elérhetősége teljes mértékig web alapú.

§

A mentési és archiválási rendszer kétkörös, fizikailag is elkülönített megoldású.

A használat technikai feltételei: §

Használatához széles sávú internet hozzáféréssel kell rendelkezni.

§

Használható munkaállomásról, laptopról, táblagépről, sőt akár telefonról is.

§

Nem kellenek a használatához saját szerverek.

§

Nem kell saját informatikai hálózat.

Adathozzáférés és biztonság a rendszer mögött: §

A használat során felvitt adatok tulajdonjoga a felszámoló szervezeté.

§

Megfelelő jogosultsággal a saját adatok akár naponta lementhetőek.

A software licencelési politikája: §

1 licence egy felszámoló szervezetet azonosít.

§

1 licence korlátlan számú felhasználóra vonatkozik egy szervezeten belül.

§

1 licence korlátlan számú fizetésképtelenségi eljárás kezelésére jogosít.

§

A licence nem megvásárolható.

§

A licence csak bérleti konstrukcióban használható. 29

Hogyan is valósul meg mindez? A rendszert futtató hardver elemek nagy szolgáltatók őrzött, por- és páramentes levegőjű, állandó hőmérsékletű szervertermeiben kerültek elhelyezésre, melynek áramellátásáról a normál városi hálózat, dízelgenerátorok, valamint nagy teljesítményű online üzemű UPS rendszerek gondoskodnak. A szerverhez csak az arra feljogosított kezelők férhetnek hozzá, melyet naplózott elektronikus beléptető rendszer biztosít. Előbbiek teszik lehetővé a 0-24 órás szolgáltatást és az évi csaknem 365 napos rendelkezésre állást, természetesen ehhez hozzá kell kalkulálni a fejlesztési és karbantartási munkálatokat. Szóval az annyi mégsem teljesen annyi, de így is több mint amennyit egy szorgalmas felszámoló legjobb esetben is munkával töltene egy évben, nem beszélve arról, hogy a felszámolónak a hiba bejelentésén kívül semmi dolga nincs a szolgáltatás helyreállításához. A FOKI rendszer infrastruktúráját nagy sebességű gerinchálózati internet hozzáférést biztosító portok, nagy teljesítményű tűzfalak, illetve nagy teljesítményű SQL adatbázis szoftver biztosítja. A rendszerbe való belépés csak titkosított https protokollon keresztül lehetséges, amelyet a felhasználó tanúsítvány elfogadásával hitelesít. Az adatok mentése 3 lépcsős eljárással biztosított, miszerint az adatbázis szerveren automatizált napi mentés folyik, ezeket a műveleteket a rendszer naplózza, befejezésükről és eredményükről az üzemeltető folyamatos értesítést kap. Második lépésben az archiválási könyvtárból napi egyszeri ütemezett másolás történik egy földrajzilag távol lévő szerverteremben elhelyezett NAS eszközre, az előzőhöz hasonlóan ennek végrehajtásáról és eredményéről az üzemeltető értesítést kap. A harmadik szinten maga a felhasználó szervezet adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználója bármikor letöltheti a központi

rendszer

archiválási

könyvtárából

az

utolsó

napi

mentés

tömörített

adatállományát.

5.1.

Az integrált rendszer moduljai

Jelen rendszernél mindenképpen tisztáznunk kell azt a kettősséget, hogy a szervezet integrált rendszere és a fizetésképtelenségi eljárások lefolytatását szabályozó, követő és adminisztráló integrált rendszer hogyan képes egymásba illeszkedni. A rendszer a kis és közepes felszámoló társaságok számára lehetőséget biztosít arra, hogy csak a fizetésképtelenségi eljárások modult béreljék és a szervezet irányítását célzó rendszert ne.

30

A későbbiekben részletesen is foglalkozom ezzel a kettősséggel, melyet az alábbi táblázat szemléltet:

31

2. sz. ábra 7 A táblázat mutat egy Web FOKI modult is, ez a modul a jogszabályban előírt információkat publikálja a szervezet web oldalán emberi erőforrás beavatkozás nélkül. Ez azt jelenti, hogy a Cstv. 63/B. § (1) bekezdése szerinti kötelezettségnek eleget téve a FOKI a felszámoló szervezet weboldalát automatikusan karban tartja, azaz megjeleníti az új eljárásokat a felszámoló honlapján a közzététel rendszerben való rögzítésének pillanatában. Illetve ugyanígy jár el az eljárások befejezésekor, ami a felszámoló weboldalán továbbra is publikálva marad befejezett státusszal. De hasonló módon automatikusan publikálhatók hirdetmények vagy egyéb felhívások az egyes eljárásokhoz kapcsolódóan, meghatározva a megjelenés időpontját és a hirdetmény lejártának időpontját. A lejáratkor a rendszer leveszi a hirdetményt a weboldalról. Meg kell említeni azt is, hogy a rendszerből hiányzik a felszámoló szervezeti szintjén, illetve a fizetésképtelenségi eljárások szintjén egyaránt a számviteli tevékenységgel és bérszámfejtéssel foglalkozó modulok. Ennek magyarázata a fejlesztő szerint, hogy a szervezetek már bevált rendszerekkel dolgoznak, és nem igazán akarnak azokon változtatni. Hozzátéve ugyan, hogy a rendszer bármilyen adatbázis alapú főkönyvi 7

Forrás: Tóth Szilárd: „A fizetésképtelenségi eljárások informatikai támogatásának alapjai” c. jegyzet,

2013., 38-39. old.

32

rendszerrel összekapcsolható, egyedi fejlesztés keretében, amennyiben erre igény lenne. A kis szervezetek esetében pedig általánosnak mondható, hogy a számviteli bérszámfejtési tevékenységet külső szakosodott szervezettel végeztetik el. Eljárási szinten vizsgálva pedig még komplikáltabb a helyzet, hiszen az esetek egy részében az adós szervezetén – saját infrastruktúrájának keretein – belül végzi ezeket a feladatokat, másik esetben a fizetésképtelenségi szakértő a saját külsős cégére bízza ezen folyamatokat, sőt előfordulhat az is, hogy speciális körülmények miatt egy szakértő csapatra bízza a feladat megoldását. Akkor tehát lássuk a rendszert a gyakorlatban!

33

6.

Az integrált rendszer használatának első lépései Szakdolgozatom célja, hogy a gyakorlatban mutasson be egy a felszámolási

eljárások lebonyolítására alkalmas integrált ügyviteli rendszert. Ezt kizárólag akkor tudom megvalósítani, ha saját tapasztalatokat – negatív és pozitív egyaránt – szűrök le a FOKI rendszer használatakor, illetve ha összehasonlítom az integrált ügyviteli rendszert egy általam ismert felszámoló társaság ügyvitelében jelenleg alkalmazott informatikai megoldásokkal. A FOKI rendszer elindításához csupán egy olyan számítástechnikai eszközre van szükség, amely alkalmas weboldalak megnyitására, valamint ezen felül – bármilyen megvalósításban – internetkapcsolat szükségeltetik. Azért fogalmaztam ilyen kacifántosan, mert nem feltétlenül szükséges, hogy számítógép álljon a felhasználó rendelkezésére, napjainkban igencsak elterjedtek a különböző táblagépek, illetve okostelefonok, melyekhez egy telefonszámot rendelve a mobilszolgáltatók hordozható, azaz mobil internet hozzáférést biztosítanak a Világhálóhoz. Ezt legjobban egy példán keresztül tudom érzékeltetni: ha én felszámolóbiztos vagyok és az egyik fizetésképtelenségi eljárásban bejelentkezett hitelező információt kér tőlem a hitelezői igények összegéről, és az eljárásban bejelentkezett hitelezők számáról, de én pont nem vagyok bent az irodában, hanem vonaton ülök, egy táblagép vagy egy telefon segítségével azonnal meg tudom nyitni a FOKI weboldalát, és belépés után meg tudom nézni a kért adatokat. A rendszer elindításához a https://fokirendszer.hu domain-re regisztrált internetes oldalt kell megnyitnia a felhasználónak, ahol az alábbi bejelentkezési képernyő fogadja.

3. sz. kép A jobb felső sarokban található két kis ikon a rendszer tanúsítványait jelöli, egy SGS tanúsítvány, miszerint a rendszer teljes körűen megfelel a 24/2006. (IV.29.) BMIHM-NKÖM rendelet követelményeinek, valamint egy NetLock tanúsítvány. A NetLock

34

Kft. szerver tanúsítványai lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy független szervezet vizsgálataira alapozva többet tudjon meg az Internet szerver üzemeltetőjéről. NetLock Kft. A tanúsítvány kiadásakor "B" osztályú ellenőrzéseket végzett. Az Ügyfélszolgálat ikonra kattintva a következő oldal jelenik meg, az itt található elérhetőségeken bármilyen kérdésre választ, illetve problémára megoldást kaphatunk. A TeamViewer segítség igénybevételével az ügyfélszolgálat munkatársa – a felhasználó által megadott jelszó segítségével – hozzáférhet a felhasználó informatikai eszközéhez és átveszi rajta az irányítást.

4. sz. kép Ahhoz, hogy bejelentkezzünk, rendelkeznünk kell egy felhasználó azonosítóval – névvel –, valamint egy ahhoz tartozó jelszóval, amit regisztráláskor az adminisztrátor adhat meg, de amint létrehoztuk a felhasználót, a rendszergazda elveszti jogosultságát a felhasználó jelszava felett. Ezután már csak a rendszeren keresztül, egy külső e-mail címre küldve lehet jelszót generálni, amit szintén csak a felhasználó változtathat meg. Egy rendszer teljes körű használatához több alapvető lépés vár, a jogosultság megszerzését követően a licence használati jogát megszerző szervezetre: §

Jogok és kötelezettségek meghatározása a szolgáltató és a szolgáltatást igénybe vevő között.

35

§

A felszámoló szervezet munkatársai közül ki kell jelölni a rendszer üzemeltetőt (vállalati adminisztrátort) és a kulcs felhasználókat.

§

Gondoskodni kell ezeknek a személyeknek az oktatásáról.

§

El kell kezdeni az alapadatok feltöltését. − Cég adatok rögzítése − Felhasználók felvitele − Felhasználók jogosultságának beállítása − Jellemző partnertörzs felöltése − Törzs szótárak felülvizsgálata − Fizetésképtelenségi törzsadatok felülvizsgálata − Jogszabályi környezet beállítása

§

Esetleges migráció, amennyiben a régi adatok felvételét is kéri a felszámoló szervezet, akkor a FOKI rendszer erre lehetőséget biztosít

§

Eljárásrend kialakítása

§

Iratkezelési rend felülvizsgálata

6.1.

Rendszerfolyamatok beállítása

Az alapadatok feltöltésének első lépése, hogy egy felszámoló szervezetet kell rögzíteni a rendszerben. A cég adatok beállításakor az alábbi adatokat kell felvinni a rendszerbe.

5. sz. kép 36

A rendszer alkalmas cégcsoportok kezelésére is, azaz egy tulajdonosi körbe tartozó két vagy több felszámoló szervezet tevékenységének kezelésére, és azok adatainak egy felületen történő ki és bejelentkezés nélküli megjelenítésére. Így előfordulhat az is, hogy egy munkatárs több felszámoló szervezet adatait és eljárásait is kezelheti a rendszerben – ez a megoldás támogatja az adminisztrációs élőmunkaerő ráfordítás optimalizálását –, de ebben az esetben is a felvitt cégenként kell a licencet bérelni. A rendszerben tetszőleges felhasználót rögzíthetünk, akiknek az adatokhoz való hozzáférését a cégvezetés határozza meg. A jogosultság beállítására a szervezeten belül kiképzett belső adminisztrátor jogosult. Az alapbeállítások esetében közel 200 paraméter állítható be, ezért a jogosultságok beállítása felhasználói csoportokra bontva történik. Ezeket a csoportokat célszerű a felhasználók felszámoló szervezetben elfoglalt helye alapján felépíteni. A felhasználói csoportok teszik lehetővé, hogy a szervezetben azonos feladatokat ellátó személyek azonos jogosultságokkal rendelkezzenek, tehát munkakörnek megfelelő jogosultsági csoportokat lehet létrehozni, mint például rendszergazdai csoport, belső ellenőri csoport, fizetésképtelenségi szakértő és asszisztencia csoport. Az a felhasználó, aki egy csoporthoz sincs hozzárendelve, értelemszerűen semmilyen joggal nem rendelkezik a rendszerben. A felhasználó csoportok jogait a „Felhasználói csoportok/Folyamat szintű engedélyek” fül alatt lehet megadni vagy tiltani billenő kapcsolók beállításával a következők szerint:

6. sz. kép Célszerű a rendszer bevezetése előtt az eljárások során gyakran felmerülő partnerek adatait feltölteni az „Általános törzsadatok” menüpontba, hiszen az egységes és közös partnertörzs teszi lehetővé a partnerek redundanciájának kiküszöbölését. A rendszerben 37

felvitt összes partner ebbe a törzsadatba fog kerülni, függetlenül a felvétel helyétől (eljárás vagy iktatás), illetve a partner típusától (adós, hitelező, bank vagy hivatal). A törzsadatban szereplő partner így természetesen bármilyen státuszt felvehet, hiszen nem a partner, hanem az adott folyamat fogja meghatározni a betöltött státuszát. Fontos, hogy az adatokat pontosan rögzítsük, illetve a változásokat frissítsük, mivel a levelezésünkbe is innen kerülnek majd be az adatok.

7. sz. kép A FOKI rendszer „Fizetésképtelenségi törzsadatok” menüpontjába kifejezetten azok az adatok kerültek, amelyek a fizetésképtelenségi eljárások támogatására szolgálnak. Ezek az adatok nélkülözhetetlenek a rendszer működéséhez és az eljárások lebonyolításához. Ebben a menüpontban lehet beállítani a speciális szakmai és jogszabályi környezet paraméterezését, ezért alapvetően a legtapasztaltabb és a legfelkészültebb felszámolóbiztos vagy kijelölt jogász feladata ezen menüpont beállításainak a felügyelete.

38

8. sz. kép Az „Alszám kategóriák” menüpontban az eljárások állandó résztvevőinek (Törvényszék, Cégbíróság, Eljárás alá vont társaság képviselője, Nemzeti- Adó és Vámhivatal, stb.) lehet az eljárásban az iktatás során használandó fix alszámot rögzíteni. Ennek az a célja, hogy bármely eljárásban mindig az első 10 alszámon találjuk meg azokat a partnereket, akik az eljárások rendszeres résztvevői. A „Besorolási kategóriák” pontban tulajdonképpen az összes besorolási kategória megtalálható a jogszabályi környezet időbeliségétől függetlenül, hiszen a rendszerünk innen fogja válogatni az egyes jogszabályi időszakokhoz használható törvényi kategóriákat. Itt található a „Jogcímek” menüpont is, amely hitelezői igényekkel kapcsolatos fogalmakat takar és a hitelezői igények rögzítése során egy kiválasztható legördülős menüt alkotnak. Ahogyan

az

a

8. sz. képen is látható,

a

rendszer

rendelkezik

egy

„Fizetésképtelenségi eljárás kategóriák” menüponttal. Gyakorlatilag ez biztosítja számunkra, hogy a FOKI rendszer a megfelelő jogszabályi környezetben kezelje az eljárásunkat, vagyis ez alapján fogja a rendszer az eljárás megindításának napján hatályba lévő szabályozást hozzárendelni az eljáráshoz. Ha ezt táblázatban ábrázolnánk, akkor a következő ábrát kapnánk:

39

9. sz. ábra 8 Minden eljárás kategóriában annyi sort találunk, ahányszor változott az eljárásra vonatkozó jogi környezet. Tehát minden sor egy szabálygyűjteményt jelent, adott eljárásban, adott időszakra vonatkozó besorolási kategóriákat, határidős előírásokat, választmányalakítási szabályokat, nyilvántartásba vételi díj értékeket, a szakértő díjazásának szabályait. A későbbiekben, az eljárások felvitelekor ezek az adatok fogják meghatározni, hogy a rendszer – az eljárás kezdő napjának megadásával – a megfelelő szabálycsomagot alkalmazza az eljárásunkban, valamint ez alapján fogja beállítani a megfelelő határidőket és elkészíteni egy automatikus ütemtervet. A 8. sz. képen látható eljárások közül egyet kiválasztva, arra rákattintva módosítható a szabálysor belseje. Az „Alap adatoknál” kell megadni az eljárás kódját, nevét, az érvényesség kezdetét, esetleg a végét. – A rendszer egyébként új sor felvitelekor automatikusan lezárja a nyitott sort az új sor kezdő dátuma előtti nappal. – A „Besorolási kategóriák” (10. sz. kép) és a „Szakaszpont sémák” (11. sz. kép) precíz beállítása fogja meghatározni a FOKI rendszer fizetésképtelenségi eljárások kezelésére használható korrekt működését. 8

Forrás: Tóth Szilárd: „A fizetésképtelenségi eljárások informatikai támogatásának alapjai” c. jegyzet,

2013., 52. old.

40

10. sz. kép

11. sz. kép

6.2.

Eljárások indítása

A „Fizetésképtelenségi eljárások” menüpontra kattintva, az „Új fizetésképtelenségi eljárás” ikon segítségével indítható új eljárás a rendszerben. Ahhoz, hogy egy új eljárást lehessen indítani, először fel kell venni a partnertörzs adatokba az adós szervezet adatait, ugyanis a rendszer innen fogja hozzárendelni az eljáráshoz az eljárás alá vont társaságot. Ezt megtehetjük a partnertörzsben, illetve az eljárás alapadatainak kitöltésekor is. Jelen esetben tételezzük fel, hogy az eljárás alanya már rögzítve van a partnerlistánkban. A 41

későbbiekben – 7.2 fejezet – foglalkozom azzal az esettel, amikor a partner még nem szerepel az adatbázisunkban. A 12. sz. és a 13. sz. képek együtt mutatják a felhasználó előtt látható képernyőt, ahol az alapadatok fül piros csillaggal jelzett mezőit – Név, Cég, Kategória, Eljárás alá vont cég, Egyszerűsített eljárás, Kezdet, Státusz, Végzés száma – kötelező kitölteni.

12. sz. kép

13. sz. kép A két képre tekintve, egy olyan képernyőt láthatunk, amelyet le lehet képezni a hagyományos iratkezeléshez, vagyis amit itt látunk, nem más, mint a hagyományos dosszié elektronikus megjelenési formája. Az első két fül az előadóív fedőlapja és annak belső oldala, ami az eljárás alapadatait tartalmazza, míg a többi fül a dokumentációk

42

témakörönkénti rendezett tárolását oldja meg. (Iktatások, hitelezői igények, ütemterv, szerződések, panaszjegyek, hitelezői gyűlés adatai, mérlegek, stb.) Az eljárás megnevezésénél az eljárás alá vont társaság szabályos, a Cégmásolatban szereplő nevét kell megadni, kiegészítve az eljárás törvényben meghatározott toldatával. (”cs.a.”, ”v.a.”, ”f.a.”) A státusz mező kitöltésekor, amennyiben nem tölthető ki a közzététel dátuma (mert még nincs), addig az eljárásnak „előzetes”, közzétételkor „nyitott”, az eljárás zárásakor pedig „zárt” az eljárás státusza. Az eljárások indításakor a legtöbb esetben még nincs az eljárásra vonatkozó közzététel, ezért közzététel hiányában a rendszer csak „előzetes státuszt” enged elmenteni. Ebben az eljárási állapotban már lehet az eljáráshoz kapcsolódóan iktatni és hitelezői igényeket rögzíteni. Nem lehet azonban ütemtervet generálni, hiszen a törvényi határidők a közzétételhez képest vannak meghatározva. Az előzetes eljárások kimenetelének lehetőségei a következők: §

Nyitott (közzététel dátumának kitöltése után)

§

Jogerőre emelkedés nélkül megszűnt (abban az esetben, amennyiben az adós a kijelölés után, de még jogerőre emelkedés előtt rendezte az adósságát, vagy más felszámolót jelöltek ki, vagy stratégiailag kiemelt kategóriába sorolták az adóst)

§

Stornó (hibás rögzítés okán)

§

Felfüggesztett (csak bizonyos eljárásoknál, ahol ez jogilag lehetséges)

§

Zárt (bírósági végzéssel lezárt eljárások)

Az „Alap adatok” fül alján található egy Deviza elnevezése sor, ami azért került ide, mivel az eljárásokban minden hitelező abban a devizanemben jelenti be a követelését, amelyben a tranzakció köttetett, az eljárásban és a hitelezői nyilvántartásban azonban ezeket az összegeket egységes költségnemben kell szerepeltetni. Az általános gyakorlat az, hogy a devizaárfolyamokat a közzététel napjának középárfolyamán határozzuk meg. Ezt legegyszerűbben a http://www.mnb.hu/arfolyam-lekerdezes oldalon kereshetjük meg. A partnertörzs kitöltésekor (amikor egy adós társaság vagy egy hitelező, jogi képviselő, esetleg egy hivatal adatait rögzítjük a rendszerben) találkozhattunk egy igen praktikus, felhasználóbarát aprósággal. Amikor egy címet kell begépelni a FOKI rendszerébe, a kitöltendő mező mellett van, egy „Cím a térképen” gomb, amelyre kattintva

43

egy új munkalap ugrik fel a https://maps.google.com oldalával, a FOKI rendszerében korábban begépelt címet térképen mutatva.

14. sz. kép Ennek mintájára véleményem szerint a „Deviza” mezőknél is lehetett volna a fentiekhez hasonlóan egy linket beágyazni, amely a Magyar Nemzeti Bank árfolyamlekérdezések felületére navigálná a felhasználót. Az eljárás alapadatainak rögzítésekor még egy fontos teendő, hogy az eljárást hozzá kell rendelni egy konkrét felszámolóbiztoshoz és egy asszisztenshez.

44

7.

A szakma láthatatlan háttere – Iratkezelés és adminisztráció Egy felszámoló szervezethez rengeteg levél érkezik naponta, és általában

ugyanennyit indít útjára az iroda. Ezeket a leveleket természetesen kezelni és rendszerezni kell valamilyen módon, ami ilyen mennyiségű levélrengetegben nem is olyan egyszerű feladat. Mint azt már korábban is említettem, egy felszámolóbiztos 5 különböző felszámoló szervezetben végezhet felszámolásokat, így könnyen meglehet, hogy 5 teljesen eltérő iktatási rendszerben kell kiismernie magát, vagy legalábbis az iktatószámok értelmezését el kell sajátítania. Bonyolultabbnál bonyolultabb megoldásokkal lehet találkozni a gyakorlatban. Én az hozzám legközelebb álló felszámoló szervezet iktatási rendszerét fogom bemutatni, szerencsémre ez tűnik a legegyszerűbbnek a fent említettek közül. Amikor

egy

felszámoló

szervezethez

beérkezik

egy

telefonhívás

egy

fizetésképtelenségi eljárásban érintett partnertől, aki az iránt érdeklődik, hogy megérkezett-e az általa küldött levél, esetleg már megválaszolta-e azt a felszámolóbiztos, amennyiben a telefonhívást lebonyolító kollega azonnal tudja, hogy hol keresse a megválaszolandó információt, és pár másodpercen belül képes felelni a kérdésre, akkor az iktatórendszer kiválóan működik. Rengetegszer előfordul, hogy egy ilyen telefonhívás apró bonyodalmat okoz a felszámoló szervezet életében, amely természetesen mindig megoldódik. Ebből a példából is látszik azonban, hogy egy felszámoló szervezet iktatórendszere akkor tökéletes, ha az láthatatlan, ha a felhasználók észre sem veszik a rendszer használatát.

7.1.

Iktatás (irat nyilvántartás) és levelezés hagyományos eszközökkel

Az általam kiválasztott felszámoló szervezet iktatási rendszere Microsoft Excel programmal történik. Amikor egy levél érkezik az irodába, kap egy érkeztető bélyegzőt, melyen a felszámoló társaság neve, (mivel jelen esetben is cégcsoportról lévén szó) és az érkezés dátuma szerepel. Ezután a postázásért felelős kolléganő megnyitja a cég szerverére kötött, a saját neve alatt futó, az Ő asztalán lévő számítógépen az adott társaság mappáját.

45

Ebben a mappában kiválasztja az Iktatás nevű mappát, amely két mappát (Iktatólista és Iktatás) tartalmaz. Az Iktatólista nevű mappa egyetlen hatalmas Excel fájlt tartalmaz, melyben csupán a fizetésképtelenségi eljárás alá került társaság neve, iktatószáma, illetve a felszámolást lefolytató személy neve szerepel egy sorban. Ha az aktuális levél már egy eljáráshoz kapcsolódik, akkor a kolléga kézzel ráírja az Excelben szereplő iktatási számot és a felszámolóbiztos nevét. Amennyiben új eljárásról van szó, a lista aljára megy, begépeli az előbbi adatokat, majd betűrendbe rendezi a listát. Ezután megnyitja az Iktatás mappában lévő másik, szintén Iktatás névre keresztelt mappát, ahol 1-től az éppen aktuális – jelen esetben több ezer – iktatószámig lévő eljárás saját iktatásai szerepelnek különkülön Excel fájlban, természetesen rendszerezetten. Érthetőbben, az Iktatás mappát megnyitva 100-asával találunk mappákat, melyek 1-100, 101-200, 201-300, és így tovább névvel vannak ellátva. Minden mappa 10 darab 10 fülből álló Excel fájlt tartalmaz. Itt a kolléga megkeresi az aktuális levél iktatószámát és megnyitja az azt tartalmazó fájlt, kiválasztja az adott iktatószám nevén lévő fület, melynek címe a fizetésképtelenségi eljárás alá vont társaság neve, és egy új sorba felviszi az érkezés dátumát, a partner nevét, a levél tárgyát, az iktatás irányát, valamint módját. Értelemszerűen új eljárásnál, ha még nincs az adott társaságnak Excel füle, akkor létrehoz egy új fület a következő sorszámú iktatószámmal és úgy viszi fel az előbbi adatokat. Kimenő iktatásnál a második lépéssel kezdődik az iktatás, hiszen az Iktatólistában már szerepel az eljárás alá vont társaság, és iktatószámmal is rendelkezik már, így csak az Iktatás mappában az eljáráshoz tartozó Excel fülön kell rögzíteni az adatokat és a feladat befejeződött. Abban az esetben van kivétel ez alól, ha a kimenő levél tértivevényes, mivel ilyenkor a tértivevény visszaérkezését, illetve sikertelen kézbesítés esetén a borítékra feltüntetett jelzést fel kell vinni az Excelbe, „átvette”, „nem kereste”, „elköltözött”, stb. értékekkel. A levelezés, azaz levelek elkészítése Microsoft Word program segítségével történik, a megírás módját illetően szintén több megoldással találkoztam már, de részletesen a korábban kiválasztott társaság által alkalmazott módszert fogom bemutatni. Ez a felszámoló szervezet véleményem szerint elég jó, és meglehetősen széles palettájú sablonlevelekkel rendelkezik. Szinte minden a felszámolás során szóba jöhető eshetőségre van egy mintája. Az asszisztens dolga, hogy megnyitja az éppen használni kívánt sablont, és kitölti a hiányzó adatokat. Ezek általában a címzéshez és a speciális partnerekhez 46

kapcsolódik, vagyis a címzett neve, címe, a fizetésképtelenségi eljárás iktatószáma, a partner iktatásában szereplő iktatószám vagy ügyszám (amennyiben van ilyen), az eljárás alá vont társaság neve, az eljárást lefolytató illetékes Törvényszék neve, az eljárás száma (pl.: Fpk. vagy Cgt. szám), a jogerőre emelkedés dátuma, és még folytathatnám. Ezek a legáltalánosabb esetek, de a különböző levelek tartalmától függően és az eljárásbeli sajátosságokból adódóan számos változó adatot is ki kell töltenie az asszisztensnek. A fenti adatokat az asszisztens (esetünkben) két helyről nyerheti ki, egyrészt az eljárás alá vont társaság mappájáról vagy mappájából. Itt konkrétan egy fizikai valójában is létező dossziéról beszélünk, amit az eljárás kezdetekor hoztak létre. A dosszié külső borítóján az eljárás fontosabb adatai találhatóak kézzel felírva, a belső felén pedig az eljárás alatti tevékenységek a felszámoló, illetve az adós részéről. Ez a mappa tartalmazza az eljáráshoz kapcsolódó összes kézzel fogható érkező és kimenő levelet is. A másik hely, ahonnan az asszisztens kinyerheti az információkat, az egy a szerveren lévő, a felszámoló társaság nevén futó Excel fájl, ami a felszámoló összes ügyének lényeges adatait tartalmazza. Ez egy nagyon hasznos táblázat lehet, ami tartalmazza a különböző dátumokat, határidőket, adatokat, tevékenységeket. Fontos, hogy a felszámolóbiztos rendszeresen figyelje, és karban tartsa, mivel ez egyfajta határidőnapló és ütemterv fúziójaként fogható fel. Erről a fájlról a későbbiekben részletesen beszélek, mivel ez egy az eljárások lefolytatására kidolgozott sajátos segédlet, és a FOKI más részeivel kerül majd összehasonlításra. Ami ennél a résznél fontos, hogy az asszisztens ezt látva, innen is átgépelheti vagy átmásolhatja az adatokat a sablonlevelekbe. A levelezésnek egy fejlettebb formája lehet, amikor az asszisztens nem kényszerül a változó adatokat begépelni, hanem egy partnerlistából könnyedén átmásolhatja a címzett és az eljárás alá vont társaságok adatait. Ez a partnerlista szintén egy Excel tábla formájában működhet. Én még nem használtam ilyet, de a szakdolgozat kutatási fázisában megismerkedtem olyan felszámolóbiztossal, aki használ, és bemutatta, hogy hogyan működik ez a megoldási forma, melynek csupán a konklúzióját írnám le. Ez a partnertábla nagyon hasznos lehet, azonban véleményem szerint nagyobb vesződséggel jár létrehozni és folyamatosan karbantartani ezt a listát, mint a levelekbe begépelni a partnerek adatait. De ami a legproblémásabb ebben, az a partnerlista mentése. Vagyis, hogy ki mikor és hogyan módosíthatja ezt a fájlt. Jelen eseten az általam megkérdezett felszámoló (a felszámoló társaság ügyvezetője) volt az egyetlen, aki jogosult volt a partnerlista módosítására. Ez

47

újabb feladatokat jelentett a számára, de legalább biztos lehetett benne, hogy egy egységes adatbázist használnak az alkalmazottak. A következő lépés a levelek borítékolása és megcímezése. Maradva továbbra is a fenti felszámoló társaságnál, itt az iktatást végző kolléganő végzi ezeket a lépéseket, és amikor végrehajtotta, egyből iktatja is a leveleket. Hasznos, hogy olyan ablakos borítékokkal dolgoznak, amelyekre előre rányomatták a felszámoló társaság nevét és címét a feladó részben, sok időt és energiát megspórolva ezzel a munkatársnak. Így a levelek borítékolásakor kizárólag az iktatás a kolléganő feladata. A postakönyv előállítását a felszámoló szervezet egy külső gazdasági társaságra bízza, amely napi rendszerességgel, vagy – a levelek számától függően – 2-3 naponta küldik a felszámoló szervezet részére a postakönyvet.

7.2. A

Iktatás (irat nyilvántartás) és levelezés a FOKI rendszerben FOKI

rendszer

iktatási

rendszere

megfelel

a

335/2005

(XII.29.)

Kormányrendeletben foglaltaknak, amely fő vázát jelenti az állami szervezetekre vonatkozó iratkezelési eljárásokat szabályozó jogszabályi környezetnek. A FOKI rendszerben két menüpontban tudunk iktatni, amennyiben a bejövő vagy kimenő iktatásunk egy fizetésképtelenségi eljáráshoz köthető, akkor a fizetésképtelenségi iktatások menüpontot használva kell rögzíteni a levelet. Amennyiben az iktatandó dokumentum nem köthető fizetésképtelenségi eljáráshoz, akkor az a felszámoló szervezet általános működésével kapcsolatos folyamatokhoz kell, hogy tartozzon, ezért az az Általános Adminisztráció/Normál iktatások menüpont alatt lesz iktatva. A fizetésképtelenségi iktatás betűk és számok meghatározott kombinációján keresztül történik, ezáltal egy iktatószámból meg lehet határozni, hogy az aktuális levél melyik eljáráshoz kapcsolódik, sőt akár a partnerre és a levél tárgyára is lehet következtetni. Nézzük meg, hogy épül fel a FOKI rendszerben egy iktatószám:

48

15. sz. kép A betűk jelentése: „SZ” – A felszámoló szervezet nevét jelöli, annak 2 vagy 3 betűs rövidítése, melyet a társaság ügyvezetője határoz meg. „FA” – Az eljárás típusát határozza meg, 1, illetve 2 betűs kombinációk lehetségesek. A számok jelentése: „40” – Azt jelzi, hogy ennél a felszámoló szervezetnél ez a 40. eljárás, amit ezen a rendszeren kezelnek. „26” – Ez az alszám, amely egy adott partnert jelöl az adott eljáráson belül. „4” – A dokumentum irányától független sorszám, amely azt mutatja meg, hogy ez a levél, hányadik levélváltás volt a felszámoló szervezet és az adott partner között. Tehát a fenti példa alapján, az SZFA-40-26/4 iktatószámból tudni lehet, hogy ez a felszámoló szervezet 40. ügyéhez kapcsolódó a 26. partnerrel váltott 4. levél, de a fenti képernyő alapján látható, hogy azonnal le lehet olvasni az eljárásban eddig váltott levelek számát, a partner nevét, a levél tárgyát és felelősét is. A FOKI rendszerben különböző alszámok rögzíthetők az egyes partnerekhez. Érdemes az illetékes Törvényszékhez, Cégbírósághoz, a területhez tartozó adóhatósághoz, az adós képviselőjéhez, a bankszámlavezetőkhöz, a Környezetvédelmi Igazgatósághoz vagy a Bérgarancia Intézethez fix alszámokat rendelni. Vagyis, ha az illetékes Törvényszékhez az „1” alszámot rendeljük hozzá, akkor a fenti példánál maradva az „SZFA-40-1/15” iktatószámból azonnal látható, hogy ez a Törvényszékkel váltott 15. levelezése a felszámoló szervezetnek az ominózus 40. eljárásában. Maga az iktatási folyamat meglehetősen egyszerű, mivel egy jól felépített rendszer vezeti az iktatást végző személy tevékenységét, de ettől függetlenül nagy odafigyelést és precizitást igényelnek az olyan iktatások, amelyek az új partnerek hozzáadásával járnak, hiszen ez határozza meg a szervezet által használt partnertörzset. A Fokiban igyekezni kell 49

a redundancia kiküszöbölésére, egy adatot lehetőleg csak egyszer rögzítsünk, akárhányszor is kell használnunk. (Például, ha a Fővárosi Törvényszék adatait egyszer rögzítettük a rendszerben, onnantól minden olyan esetben ezt az egy rögzített adatot használjuk, amikor a Fővárosi Törvényszéktől eljárást kapunk.) A „Fizetésképtelenségi adminisztráció/Fizetésképtelenségi iktatások” menüpontra kattintva a következő képernyő várja a felhasználót:

16. sz. kép Ezen a felületen a fenti szűrőfeltételek alapján könnyen és gyorsan kereshetünk rá különböző iktatásokra. Új iktatást rögzíteni pedig az oldal tetején lévő „Új iktatás felvétele” gombbal tudunk végezni. Ide kattintva a következő képernyő látható:

17. sz. kép

50

Az öt fül közül az „Alap adatok” tartalmazzák az iktatás során kötelezően vagy opcionálisan rögzítendő adatokat. A „Kapcsolódó iktatások” fül alatt az iktatási láncot lehet szükség esetén biztosítani. Az „Iratok fizikai mozgásai” fül a papír alapú irattárban elhelyezett iratok követésének adminisztrálására szolgál, vagyis hogy az irat mikor és hol volt fizikai valójában megtalálható, illetve digitális irattár esetén az eredeti fáj a selejtezése pillanatáig mindvégig a helyén marad, másolatok küldésére és adminisztrálására – ki és mikor fért hozzá a dokumentum tartalmához – van lehetőség. A „További adatok” fül alatt található az iktatáshoz csatolt digitalizált vagy digitális formában érkezett csatolmányok. Az „Előzmények” fül megnyitásával egy egyszerűsített elektronikus napló látható az adott iktatással kapcsolatban. Az „Alap adatok” fülön a piros csillaggal megjelölt adatokat kötelező megadni, hogy az iktatást menteni lehessen. A piros csillagok mellett található kérdőjelekre kattintva egy súgóüzenetet ugrik fel a képernyőre, amely segít az adatok kitöltésében. Azoknál a mezőknél, ahol a mezők jobb oldalán egy lenyíló listát előhozó nyíl található, ott a felsorolásból kell kiválasztania a felhasználónak az iktatásnak megfelelő értéket. (Pl.: az érkeztetés módja lehet elektronikus levél, fax, futár, postai levél, személyes.) A rendszerben felül a „Beállításaim/Alapértelmezett mezők” menüpont alatt módosítható az iktatások ezen mezőihez hozzárendelt értékek, tehát beállíthatom, hogy az iktatás felvitelekor milyen adatok fogadjanak. A rendszerben a zöld háttérmező mindig egy törzsadatból való hozzárendelést jelöl, vagyis ebbe a mező gépelve a rendszer az első betűk begépelése után egy lenyíló lista segítségével – a Google keresőmotorjához hasonlóan – fel fogja ajánlani a lehetséges partnereket, akik közül ki kell választani egyet. A jobb oldalon lévő gombbal tudunk keresni vagy hozzáadni egy új társaságot. (A kapcsolódó fizetésképtelenségi eljárás mező alatt kapunk erre egy linket, ami azonnal egy új eljárás rögzítéséhez navigál.) A kereső gombra kattintva egy új internetes ablak nyílik meg a felhasználónak az alábbiak szerint:

51

18. sz. kép Amint látható, innen is lehet új eljárást felvenni, ennek a logikája azon alapul, hogy az iktatás indít egy eljárást, azaz a kijelölő végzés iktatása során derül ki, hogy ez a kijelölő végzés egy új eljárást takar. Az iktatást mindaddig nem tudnám befejezni, amíg az eljárást létre nem hozom (hiszen minden – fizetésképtelenségi – iktatás egy eljáráshoz kell, hogy kötődjön). Ha egy már meglévő fizetésképtelenségi eljáráshoz kell iktatni, akkor a szűrők segítségével kiválasztjuk a társaságot és az eljárás iktatószámára kattintva egyszerűen hozzárendeljük azt a jelenlegi iktatásunkhoz. Majd a „mankónk” segítségével, értelemszerűen kitöltjük az adatokat. Az új eljárás rögzítését külön folyamatként is el tudjuk végezni, ahogyan azt korábban – 6.2. fejezetben – bemutattam. Most, az adminisztratív háttér tárgyalása során ezt a gondolatmenetet lezárnánk azzal a folyamattal, amely tulajdonképpen indít egy eljárást, a kijelölő végzés iktatásával. Hiszen egy felszámoló szervezetnél az eljárások indításának alapja legtöbb esetben a kijelölő végzés, amelyet a végzés beérkezését követően iktatnom kellene, de a beérkezés pillanatában nem feltétlenül rendelkezem ilyen eljárással, ezért megszakítom az iktatást, rögzítem az új eljárás alapadatait a rendelkezésre álló információkból, majd visszatérve az iktatáshoz elvégzem a kijelölő végzés iktatását.

7.3.

Az iktatás egy új formája a FOKI-val

A FOKI rendszer új módszerének folyamatai: §

Vonalkódos feldolgozás a bejövő iktatásoknál

§

Digitalizált dokumentumok automatikus feltöltése

§

Automatikus tájékoztatás a felelősök részére az érkezett csatolmányokról 52

A FOKI rendszert üzemeltető IT Jump Kft. és a Konica Magyarország Kft. közös fejlesztéseként létrejött egy olyan speciális szolgáltatás a FOKI rendszerben, amelynek segítségével a dokumentumok archiválásához nem szükséges tényleges felhasználói beavatkozás. A rendszer egy vonalkód segítségével automatikusan végzi a beérkezett és iktatott levelek elektronikus dokumentummá alakítását, elektronikus irattárba helyezését és a megfelelő iktatáshoz kapcsolását. Ezt követően a feltöltött dokumentumokról naponta egy tájékoztató levelet kap a felelős személy, amely az adott napon érkezett összes iktatott és digitalizált levelét – eljárásonkénti csoportosításban – felsorolja. Ebben a felsorolásban adott linkekre kattintva tudja megnyitni a feltöltött dokumentumokat olvasható és nyomtatható formában. A jobb szemléltetés érdekében hasonlítsuk össze feladatokra bontva a korábbi, hagyományos és az új eljárást. A hagyományos eljárás folyamatai: §

levelek felbontása

§

szignálás

§

iktatás

§

digitalizálás (szkennelés)

§

.pdf állomány mentése

§

.pdf állomány átnevezése

§

fájl áthelyezése vagy másolása az adott eljáráshoz a főkönyvtárban

§

felszámoló tájékoztatása a változásokról

Az új módszer folyamatai: §

levelek felbontása

§

szignálás

§

iktatás és az iktatáskor nyomtatott vonalkód a papíralapú dokumentumra ragasztása

§

a vonalkódokkal ellátott levelek behelyezése a Konica behúzójába

§

a Konica szkenneren a „FOKI” gomb megnyomása.

Ez tulajdonképpen úgy működik, hogy az iktatás pillanatában a rendszer egy vonalkódos címkét nyomtat a levelünkhöz. Ez a címke tartalmazza az iktatószámot is, így 53

azt nem kell manuálisan felvinni a papír alapú dokumentumra, elég a címkét felragasztani. A címkével ellátott dokumentumokat a Konica szkenner beolvassa és a vonalkódokat felismerve önálló .pdf állományokat fog létrehozni. A szkenner a dokumentumokat mindig a következő vonalkódig olvassa be és menti el egy adott könyvtárba. A FOKI keresőrendszere folyamatosan keresi az így lementett .pdf állományokat, és a megtalált dokumentumokat a vonalkódon lévő iktatószámok alapján összekapcsolja az adott iktatással. Az iktatásban elmentett adatokkal kiegészítve átnevezi a dokumentumot (partner neve, iktatás tárgya, iktatószám), majd az így keletkezett dokumentumot egy titkosítási eljárást követően feltölti a szerverre és csatolja az eljárás iktatásához. A munkanap végén a rendszer ellenőrzi az aznapi bejövő iktatásokat, valamint az azokhoz kapcsolódó csatolásokat, és létrehoz egy tájékoztató levelet minden olyan felelős részére, akinek érkezett ilyen iktatása. A felelős a tájékoztató levélben szereplő linkekkel könnyedén megnyithatja azokat. Az 1. sz. mellékletben csatolom az IT Jump Kft. és a Konica Magyarország Kft. közös fejlesztésével létrejött eljárás működési folyamatábráját.

7.4.

Közzététel érkeztetése

Az eljárás közzétételéről szóló végzés iktatásának további fontos mozzanatai, hogy a papír alapú végzés digitalizálását követően az elektronikus dokumentumot csatolni kell az iktatáshoz, illetve az iktatás befejezése után be kell lépni az eljárás alapadataiba és rögzíteni kell a közzététel napját. A rögzítést követően a FOKI automatikusan „nyitott”-ra módosítja az eljárás státuszát, ezen felül a közzététel dátumától függően – emberi beavatkozás nélkül! – hozzárendeli a „Fizetésképtelenségi törzsadatok” szabályai alapján a megfelelő jogi környezetet az eljáráshoz, és az alapján előállítja az eljárás ütemtervét szakaszpontokkal és határidőkkel.

54

19. sz. kép Természetesen a felszámolóbiztos módosíthatja a határidőket a jogszabályi keretek betartása mellett. Ezen a felületen találunk egy „Nyomtatás” gombot, amelyre lépve, az ütemterv adatokkal és dátumokkal két kattintással, azonnal kinyomtatható.

20. sz. kép 55

7.5.

Hitelezői igények iktatása

Amennyiben hitelezői igény benyújtása vagy hitelezői igény módosítása kerül kijelölésre a „Dokumentum kategória” mező értékeként, akkor megváltozik az „Alap adatok” fülön látható képernyő, mivel a dinamikus képernyő felajánl egy igény rögzítése sort. (Természetesen csak abban az esetben, ha az iktatást végző személynek jogosultsága van arra, illetve ezen belül is korlátozható, hogy rögzítésre, besorolásra és elismertség beállítására legyen-e jogosultsága.) Ezt a változást mutatja a 21. és 22. sz. kép, amikor is a 22. sz. képen a dokumentum kategóriája mezőben „hitelezői igény benyújtása” értéket adtunk meg, és így rögzíteni lehetett a hitelezői igényt és a regisztrációs díjat.

21. sz. kép

56

22. sz. kép A hitelezői igények a FOKI ügyviteli rendszerében történő kezelésével egy későbbi fejezetben részletesen is foglalkozom. Az iktatás folyamatában még a mentés gomb megnyomása előtt lehetőség van digitalizált dokumentumok feltöltésére az iktatáshoz, ez nagyon egyszerűen, a „További adatok (Feladat, Feljegyzés, Dokumentum)” fülre kattintva, a „Dokumentum feltöltése” gomb megnyomásával lehetséges. Amennyiben a felhasználó végrehajtotta ezeket a műveleteket, a következő ablak fog felugrani, ahol már csak ki kell választani a feltölteni kívánt fájlt.

23. sz. kép A feltöltésre utólag is van lehetőség, de ez esetben ki kell keresni az adott iktatást és a módosít ikonra kattintva, a fenti műveletek elvégzése után van lehetőség a feltöltésre.

57

Azt, hogy milyen fájlokat kell digitálisan is rögzíteni, mindig a felszámoló szervezet struktúrája és eljárásrendje határozza meg. Nagyon fontos mozzanat a rendszerben végzett összes feladat elvégzésével kapcsolatban, hogy a munkavégzést mindig a mentés gomb megnyomásával kell befejezni. Mivel internet alapú programról van szó, és az internetes keresők alapszabályaiba rögzített szabvány az, hogy a keresők bezárását nem lehet programból korlátozni, ezért a jobb felső sarokban lévő X (bezárás) gomb megnyomása mentés nélküli kilépést jelent.

7.6.

A kimenő dokumentumok kezelése, iktatása a FOKI-ban

7.6.1.

Foki Word addin, a körlevelezéshez

A levelezés az általam kiválasztott felszámoló szervezetéhez hasonlóan a FOKI rendszerében is Microsoft Word program segítségével történik, azonban van néhány apró, de praktikus különbség a korábban bemutatottakhoz képest. A FOKI rendszerébe az „Általános adminisztráció/Dokumentumtár (sablonok, iratminták)” menüpontba bármilyen, tetszőleges, a felszámoló szervezet korábbi működésében jól bevált sablonlevél feltöltése lehetséges. Erre a menüpontra kattintva a 24. sz. kép fog megjelenni egy új munkalapon, ennek a lapnak a bal oldalán különböző kategóriákban találhatók a sablonlevelek. Ezeket a kategóriákat is tetszés szerint lehet módosítani és így a sablonleveleket rendszerezni.

24. sz. kép

58

Ezen a felületen lehet a sablonleveleket megnyitni, a Fájl nevű oszlop bármelyik elemére kattintva, automatikusan elindul egy letöltő panel, amikor is a letöltés – pár másodperc – végeztével egy Word dokumentumot kapunk. Ha erre rákattintunk, előugrik a Word alkalmazás, ahol engedélyezni kell a szerkesztést a sablonlevél formálásához. Hasonlóan az előző esethez, itt is az eljárás változó adatait kell behelyettesítenünk az előre legyártott levélbe. A FOKI rendszer licenceinek szerves részét képezi a hozzátartozó Word FOKI program – Word add-in program –, ami a https://fokirendszer.hu oldal ügyfélszolgálati menüpontjából letölthető. Ez az alkalmazás telepítését követően egy új menüpontot épít be a Microsoft Word fejlécébe. Ezzel lehetővé válik, hogy a felhasználó a jelszava megadásával Microsoft Word programból jelentkezzen be a FOKI rendszerbe, és saját sablonjait a foki adatbázisaiból feltöltse.

25. sz. kép A korábbi probléma, az eljárásonként változó információk és adatok kinyerése a Word FOKI használatával egyszerűen, pár gomb megnyomásával előhívható. A „csupasz” sablonlevélben dupla kapcsos zárójelben szerepelnek a kitöltendő adatok, mint például: ügy száma, ügy felelősének neve, címzett neve, címzett települése, címzett utca, címzett irányítószám és így tovább. Ezekre a helyekre kellene a megfelelő adatokat begépelni, vagy előhozni. Bejelentkezés után a „Körlevél készítése” gombra kattintva előugrik egy „Adatok szűrése körlevélhez” nevezetű Word ablak. Ezen a munkafelületen kell kiválasztani azt a fizetésképtelenségi eljárást, amelynek az adataira szükségünk van, vagyis amelyikben levelet kívánunk írni, majd ezután a „Partnerek” fülön kiválasztjuk a címzettet, rákattintunk a „Szűrés” gombra, és a legalsó mezőben megjelenik a partnerünk, akit már csak ki kell pipálni.

59

26. sz. kép A „Generálás” gombra kattintva azonnal magától kitöltődne a dokumentumunk, de még van teendőnk. Ha jelen pillanatban rákattintanák a „Generálás” gombra, a rendszer figyelmeztető üzenetet küldene számunkra, hogy a levél generálását elvégzi, de az nem lesz iktatva. Némi hajtogatás után egy ablakos borítékban, akár címzés nélkül is küldhető lenne a levél, azonban a Word FOKI menüje lehetőséget ad arra, hogy a tértivevények címzését is elvégezzük. Ekkor a már legenerált levelek címzettjei számára készíthetjük el a tértivevények nyomtatását. Amennyiben a Word FOKI összes lehetőségét szeretnénk kihasználni, a „Generálás” gomb megnyomása előtte a „Kimenő iktatás generálás” fülre lépve, a levél megírásával egy lépésben, iktathatjuk is a levelet a FOKI rendszerében. Ez úgy történik, hogy a FOKI rendszer a Wordből kapott utasítás alapján elvégzi a kimenő levél iktatását, az iktatószámot pedig a Word visszakéri és az elkészült levél adataiba is beépíti. Be kell állítani a dokumentum kategóriát, a küldés dátumát – amit a rendszer egyébként automatikusan a létrehozás dátumára tesz –, az iktatás tárgyát, az érkeztetés módját, – kissé furcsán hat az érkeztetés megfogalmazás a kimenő levél esetében, lehet, hogy célszerűbb lett volna kiküldés módjának nevezni –, ki kell töltenünk a küldő nevét és esetleg a ragszámot. Ha ezeket beállítottuk, már tényleg csak egy kattintás, és a levelünk megjelenik a megfelelő adatokkal, úgy, hogy eliktatta magát a FOKI rendszerében.

60

27. sz. kép Ellenőrzésképpen rákeresek a FOKI rendszerében a példában szereplő eljárásom adataiban az iktatásokra:

28. sz. kép

7.6.2.

Postakönyv készítése

A levelezések elválaszthatatlan része a postakönyv készítése a Posta számára, ezt megtehetjük a hagyományos, kézi postakönyvvel, illetve, amennyiben minden kimenő iktatást a rendszeren keresztül végzünk, úgy a FOKI rendszeréből is megtehetjük. Mivel a postakönyv nyomtatási funkciók napi tevékenységhez kötöttek, így csak akkor érhetők el a FOKI rendszerében, ha egy konkrét nap kimenő iktatásait kérdezzük le. Az iktatások 61

kezdő oldalán be kell állítani a szűrési feltételeket, és ha jól állítottuk be, a képernyő alján megjelenik a „Postajegyzék nyomtatás” gomb. Amennyiben nem tudunk pontos dátumot, csak azt, hogy melyik eljárásban volt a levelezés, akkor az iktatásban rákeresünk a cég alapján a levélre, majd a dátumát beállítva a szűrőfeltételek közé, már megjelenik a „Postajegyzék nyomtatása” ikon.

29. sz. kép A példában szereplő levél esetében a 29. sz. kép szerint látható, hogy megjelent a „Postajegyzék nyomtatása” ikon, arra rákattintva a következő munkalap ugrik fel az internetes munkafelületünkre:

30. sz. kép

62

Ezt a felületet azonnal nyomtathatjuk is, de áthelyezhetjük Excel programba vagy .pdf formátumba is. Tehát egy lépésben, csupán pár kattintással elkészítettem egy levelet, eliktattam a rendszerben, megcímeztem a tértivevényt és postakönyvet is nyomtattam. Ugyanezt a műveletet elvégeztem egy másik fiktív példában, ahol az eljárásomban 100 db hitelező volt. Abban az esetben is csupán pár kattintással pár perc alatt, és ugyancsak egy lépésben megírtam, eliktattam, megcímeztem a tértivevényeket a majd 100 db levélhez! (Azért nem kerek 100 db, mert – ahogyan a valós ügyeknél is – előfordulhatnak bonyodalmak, mint például volt olyan hitelező az eljárásomban, aki nem fizetett regisztrációs díjat, ezért más tartalmú levelet kellett küldeni.)

63

8.

Hitelezői igények kezelése

8.1.

Hitelezői igények kezelése hagyományos eszközzel Az általam kiválasztott felszámoló társaság a hitelezői igényeket egy Excel

táblázatba rendszerezi. Ez a fájl a szerveren a felszámoló társaság mappájában az eljárás saját – az eljárás alá vont társaság nevére elkeresztelt – mappájában található. Ebbe az Excel táblába a felhasználó kézzel viszi fel a hitelezők adatait a papír alapú hitelezői igénybejelentő levelek alapján, miután az eljárás dossziéjából kikereste és sorba rendezte azokat. A táblázat sorai az egyes hitelezők adatait, az oszlopai pedig a hitelezői kategóriákat jelenítik meg, a táblázat utolsó oszlopában külön a befizetendő regisztrációs díjakat. Ezt a listát fogja később a felszámoló asszisztense összefésülni az illetékes Törvényszék Gazdasági Hivatalától lekért befizetett regisztrációs díjak listájával. Ez a kisebb ügyeknél, ahol csak néhány hitelező van a listán, nem okoz problémát. Azonban, ha az eljárásban több tíz vagy száz hitelező jelentette be követelését, s ezek közül akad olyan, aki behajthatatlansági nyilatkozatot kért a felszámolótól, és feltételezem, hogy akad olyan is, aki nem fizetett nyilvántartásba vételi díjat, vagy téves összeget fizetett be a Gazdasági Hivatalhoz, ott már nem egyszerű kibogozni a szálakat, előfordulhat, hogy egy fél napja is rámegy az asszisztensnek. Amennyiben készen van a hitelezői táblázatunk, megvizsgáltuk, hogy kik a jogosultak és kik a hitelezők, ellenőriztük a nyilvántartási díjbefizetéseket, akkor válaszlevélben tájékoztatni kell a hitelezőket, hogy a követelésüket nyilvántartásba vettük, valamint meghívót kell küldeni a hitelezői gyűlésre. Sablonlevél használatával, ezeket a leveleket egyenként kell az egyes hitelezők részére a megfelelő adatokkal kitölteni. Az eljárás adatait elég az első levélbe felvinni, azután a „mentés másként” gombra kattintva már csak a hitelezők adatait kell levelenként átírnunk. Természetesen, ha sok hitelező van egy eljárásban, körlevelet is készíthetünk, de akkor a levél tartalma minden levélnél ugyanaz kell, hogy legyen. Amikor megvan a hitelezői nyilvántartásunk, összefésültük a regisztrációs díjbefizetésekkel, megírtuk és kinyomtattuk a hitelezők részére a nyilvántartásba vételről tájékoztató, és a hitelezői gyűlésre meghívó leveleket, már csak továbbítanunk kell azokat az iktatást végző kollégának, aki egyesével iktatja és borítékolja azokat.

64

8.2.

Hitelezői igények kezelése a FOKI rendszerben Ahogyan azt korábban – 7.5. fejezet – láthattuk, a „Fizetésképtelenségi iktatások”

menüpontból is lehetősége nyílik a felhasználónak a hitelezői igények kezelésére, noha a hitelezői igények tartalmi sorainak nincs köze az iktatás műveletéhez. Ha valaki az iktatás során a hitelezői igénybejelentő levél tartalmát rögzíti, tulajdonképpen a rendszerben a „Fizetésképtelenségi eljárások/Hitelezők, térülések” felületen dolgozik, anélkül, hogy látná ezt a felületet. A rendszer „csupán” annyit tesz, hogy az iktatáskor az adott eljárásban a hitelezői táblának a rögzítő felületét elkéri, és dinamikusan megjeleníti azt az iktatáskor, hogy ne kelljen a munkaablakok között lépegetni. Természetesen az iktatást végző személynek megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznie, hogy rögzíthesse a hitelezői igénybejelentések tartalmát. A másik lehetőség hitelezői igények felvitelére, a „Fizetésképtelenségi eljárások” menüpont „Hitelezők, térülések” felület használata. Az átláthatóságot kényelmesebbé teendő a „Hitelezők, térülések” felület fejlécén tetszőleges szempontok alapján (alszám kód, jelleg, határidő, jogcím, besorolás, elismert, JE, ÖE) szűrhetjük és rendszerezhetjük az információkat. A képernyő alján a „Lista nyomtatása” gomb felett található egy összefoglaló táblázat, amely megmutatja, hogy összesen hány hitelező jelentett be igényt, mennyi az összes hitelezői igény, valamint mutatja az igények összetételét, kategóriákra, határidőre, besorolásra felbontva. Emellett a kis összefoglaló táblázat mellett látható a térülés adatok, illetve a behajthatatlanság adatok összefoglaló adatai.

31. sz. kép

65

Akár az iktatásból, akár az eljárás hitelezői felületéről kívánunk hitelezői igényt rögzíteni, mindkét esetben a következő adatokat kell rögzíteni a rendszerben. A hitelezői igény határidőn belül, vagy azon túl érkezett be a felszámoló szervezethez, erre a rendszer automatikusan, a közzététel dátumához viszonyítva ad nekünk egy javaslatot, amit csak akkor kell megvizsgálnunk, ha a beérkezés dátuma a határponthoz közel esik. Ebben az esetben a postai bélyegzőt megnézve el kell döntenünk, hogy határidőn belüli vagy határidőn túli kategóriába sorolandó az igény. Meg kell adni a hitelezői igénybejelentés jogcímét – a 6.1 fejezetben tárgyalt beállítások segítségével –, amely a levél tartalmából vélhetően kiderül. Majd megadjuk a levélben szereplő összeget, a megfelelő devizanemben. Megfelelő jogosultsággal még a besorolásra és az elismertség beállítására is lehetőségünk lehet. A hitelezői igény felvételére és mentésére soronként, a „Hozzáadás” gomb megnyomásával van lehetősége a felhasználónak. Ez a felület biztosít lehetőséget arra is, hogy az igényeket ellenőrizzük a „JE”, azaz „Jogalapját tekintve ellenőrizve” és az „ÖE”, vagyis „Összegét tekintve ellenőrizve” oszlopoknál. Ezt az oszlopot a felszámoló vagy akár az adós társaság vezetője töltheti ki. Az adós vezetője esetében megoldható, hogy az adós vezetője a felszámolóbiztostól egy nagyon leszűkített, ún. „egyképernyős” jogot kapjon a rendszer használatára, és ezzel jelezze, hogy a követelés sor ellenőrizve van-e, illetve az megegyezik-e a valósággal. Tehát akár az is előfordulhat, hogy ezen a felületen három, egyébként független felhasználó dolgozzon: §

aki az igényeket jogcímenként a bejelentések alapján felviszi a rendszerbe

§

aki az adós társaság részéről ellenőrzi, hogy jogalapjában és összegében egyezik-e a bejelentés az adós nyilvántartásával

§

a felszámolóbiztos, aki besorolja, elismeri, vitatja a követelés jogosságát.

Ha valamely hitelező egyik igényét szeretnénk módosítani, az adott sorban a „Módosítás” ikonra rákattintva, a következő táblázat jelenik meg előttünk, mely az adott hitelező összes sorát mutatja.

66

32. sz. kép A „Hitelezők, térülések” fülön egyben láthatók az eddig felvitt hitelezői igények sorai – függetlenül a felvitel helyétől – és azok összefoglaló információi. Ez nem tévesztendő össze a hitelezői igénytáblával, hiszen itt annyi sor látható, amennyi jogcímen az egyes hitelezők igényt jelentettek be. Látható, hogy többféle színnel szerepelnek a 31. sz. képen az egyes hitelezők jogcímei, kékkel jelöli a rendszer azt a sort, ahol a jogcím még nincs elismerve, pirossal pedig azt a partnert, ahol a rendszerbe nem rögzítettek a partner hitelezői

igényéhez

regisztrációs

díj

bejegyzést.

Ezen

partnerek

kiszűrésének

egyszerűsítésére, találhatunk egy jelölőnégyzetet a felület bal felső sarkában, „Csak akik nem fizettek reg.díjat” címzéssel. Ezt a négyzetet kipipálva csak azok a piros partnerek fognak szerepelni a felületünkön, akik még nem fizettek nyilvántartásba vételi díjat. Ezen kívül egy másik nagyon praktikus módszer is lehetőségünkre áll a regisztrációs díjak befizetésének ellenőrzésére. A képernyő alján a „Nyilv. vételi díj ellenőrzése” gombra kattintva, egy új munkalapon, egy olyan egyszerűsített táblázat jelenik meg előttünk, amelyben minden hitelező kizárólag egy sorban jelenik meg, és csak a hitelező összesített igényét mutatja, függetlenül annak határidejétől és besorolásától. A táblázat az összesített igény alapján, egy algoritmus segítségével veti össze a ténylegesen befizetett és az előírt nyilvántartásba vételi díjat, és egy új oszlopban mutatja az eltérést.

67

33. sz. kép

8.2.1.

Hitelezői igénytáblázat nyomtatása

A nyomtatás első lépésben mindig a képernyőre történik, itt eldönthetjük, hogy .pdf formátumban továbbküldésre készítjük elő a listát, vagy Excel-be átrakva akarunk nyomtatni. Amennyiben Excel-be tettük át a táblázatunkat, itt egyszerűen és kényelmesen tovább szerkeszthetjük a legjobb nyomatatási elrendezés eléréséhez. Ezen a felületen az alábbi képek alapján további szűrésre és rendszerezésre van lehetőségünk.

34. sz. kép

35. sz. kép

68

36. sz. kép Ezek a fenti szűrési lehetőségek is pont azért lettek beépítve a rendszerbe, mert ahány felszámoló szervezet van, annyi féle hitelezői igénytábla létezik. Mivel nincsen egy általánosan elfogadott formátuma a hitelezői igények nyilvántartása tábláknak, sőt néha törvényszéktől vagy a bíró személyétől függ, hogy milyen táblázatot fogadnak el, ezért a fejlesztő lehetőséget adott, hogy bármilyen forma beállítható legyen a rendszerben. Mindazonáltal célszerű, legalább cégenként egy egységes sablont meghatározni.

8.2.2.

Hitelezői gyűlés összehívása

A fizetésképtelenségi szakértő eljárásbeli feladatai közül az egyik legfontosabb a hitelezői gyűlés összehívása és levezénylése, hiszen az eljárás végkimenetele is múlhat ezen. A hitelezők zöme itt találkozik először az eljárás információival, sőt sokszor a jogszabályi környezettel és a jogi szabályozás nyújtotta hitelezői érdekvédelmi lehetőségekkel is. Egy hitelezői gyűlés összehívására és lebonyolítására általában a következő műveletek elvégzése szükséges: §

hitelezői igények befogadása

§

hitelezői igények beérkezésének visszaigazolása

§

meghívó küldése a hitelezői gyűlésre

§

regisztráció

§

a gyűlés lefolyásának, napirendi pontjainak ismertetése

§

a jegyzőkönyv hitelesítőinek kiválasztása és elfogadtatása

§

tájékoztatás az adós helyzetéről, a jelenlegi állapot kialakulásáról

§

tájékoztatás hitelezői választmány alakíthatóságának feltételeiről, illetve a jelen lévők választmányalakítási lehetőségeiről

69

§

szavaztatás

§

eljárás várható költségeinek és ütemtervének ismertetése

§

a szavazás eredményének kihirdetése

§

jegyzőkönyv elkészítése

§

jegyzőkönyv és egyéb kért tájékoztatók átadása vagy kiküldése.

A FOKI a fenti felsorolásban szereplő folyamatok támogatására: §

biztosítja a hitelezői igények nyilvántartását

§

lehetővé teszi a gyors és hatékony levelezést (ahogyan azt a 8.1. fejezetben bemutattam)

§

a kimenő levelezés iktatását automatikusan végzi (8.2. fejezet)

§

egy kattintással képes jelenléti ívet generálni

§

lehetővé teszi a hitelezői megjelenés elektronikus nyilvántartását

§

lehetővé teszi a megjelenési arányok gyors és precíz kimutatását

§

lehetővé teszi a szavazás elektronikus kezelését

§

lehetővé teszi a hitelezői választmány alakíthatóságának kimutatását.

A FOKI rendszer automatikusan minden olyan partnert feltesz a jelenléti ívre, akinek van „hitelezői gyűlésre meghívó” dokumentumkategóriájú kimenő iktatása az adott eljárás iktatásában.

37. sz. kép Amennyiben az igénybejelentést visszaigazoló levéllel együtt, vagy akár egy levélben kiküldtük a meghívókat, az eljárásomban a „Hit.gyűlés”fülre kattintva lehet a 70

hitelezői gyűlés további teendőit elvégezni. A bal felső sarokban lévő „Új hitelezői gyűlés felvétele” ikonra kattintva egy új munkaablakon meg kell adni a hitelezői gyűlés dátumát és helyszínét, illetve a megjegyzés mezőbe egyéb szervezéssel kapcsolatos információkat is lehet rögzíteni.

38. sz. kép Miután létrehoztuk a rendszerben az eseményt, a „Módosítás” gombra kattintva tudjuk megadni a szavazati paramétereket létszám és érték tekintetében.

39. sz. kép Ezután a „Jelenléti ív nyomtatás” gombra kattintva megjelenik nyomtatásra kész állapotban a jelenléti ívünk, az eljárás és a hitelezők adataival. Ha valaki a jelenlévők közül nem szerepel a listán, – vélhetően azért, mert nem a rendszeren keresztül kapta meg a meghívót – utólag az iktatásba belépve és egy „Meghívó hitelezői gyűlésre” dokumentumkategóriájú levelet eliktatva már rajta lesz a listánkon. Ugyanilyen módon, ha valaki helytelenül szerepel a jelenléti íven, az iktatásban a dokumentumkategóriát módosítva már is lekerül a listánkról. 71

40. sz. kép

8.2.3.

Hitelezői gyűlés lebonyolítása

A hitelezői gyűlés lebonyolítása sok esetben problémás, hiszen sok ideges ember van összezárva egy helyiségben. A FOKI segítséget nyújt abban, hogy ezt az eseményt a lehető leggyorsabban lebonyolítsuk és az adminisztrálását a lehető legegyszerűbben oldjuk meg. A helyszínen internetelérés, valamint két személy közreműködése szükséges. Az egyik személy a papír alapú jelenléti íveket aláíratja az érkező hitelezővel, miközben ellenőrzi annak jogosultságát. A másik belép a FOKI rendszerbe és az adott eljárásban az aktuális hitelezői gyűlésre kattintva felviszi a papír alapú jelenléti ívről az adatokat, és tájékoztatja a felszámolót a jelenlét és a jelenlévő követelések arányáról. Ezután a szavazólapokat kell kiosztani a jelenlévő hitelezőknek, amennyiben a gyűlés a jogszabályban meghatározott jelenléti és követelési arányok szerint szavazóképes, lebonyolítjuk a szavazást, és kollégánk ezeket az adatokat is rögzíti a FOKI rendszerbe.

72

41. sz. kép Ezt követően nyomtathatóvá válik a jegyzőkönyv mellékletünk, amely tartalmazza a szavazásra jogosult megjelent hitelezőket követeléseik arányával, illetve hogy közülük ki szavazott igennel vagy nemmel a választmány megalakításának kérdésében.

42. sz. kép

73

9.

Az integrált rendszer alkalmazásában rejlő további lehetőségek

9.1.

Mérlegek kezelése a FOKI-ban

A FOKI rendszer a hitelezői táblákhoz hasonlóan a mérlegek terén is jókora szabadságot nyújt a felhasználóinak, ugyanis a rendszer képes rugalmas, mégis standardizálható és adott szervezeten belül egységes mérlegek rögzítésére. Minden szervezet beállíthatja a számára elfogadott mérlegtípusokat, illetve a mérlegsorokat a törzsadatok megfelelő menüpontjaiban, hogy később egyszerűbb legyen a mérlegek rögzítése. Ezt a menüpontot a rendszergazdai jogokkal felhatalmazott felhasználó állíthatja be, de tanácsos a könyvvizsgáló és a könyvelő bevonása a beállítás folyamatába. A rendszerben négy fő mérlegtípusnak lehet létjogosultsága: §

Tevékenységzáró mérleg

§

Fizetésképtelenségi eljárás nyitó mérlege

§

Közbenső mérleg

§

Fizetésképtelenségi eljárás záró mérlege

Ezekre a mérlegtípusokra célszerű sablon mérlegeket beállítani. A mérlegsorok tekintetében lehetőség van teljesen egyéni mérlegsorok felvitelére is, de ebben az esetben a rendszer elveszíti egységes mivoltát, s nehézkes lehet az összehasonlítás is. Mérlegeket egyszerű elektronikus dokumentumfeltöltéssel is rögzíthetünk a rendszerben az adott eljárásunkhoz, amennyiben a felszámoló szervezet vezetője úgy dönt, hogy nem akar mérlegsor szintű információkat látni az egyes eljárásokban. Az adott eljárásokban minden mérleg önálló sort alkot, ahol azonnal láthatóak a legfontosabb adatok 43. sz. kép tanúsága szerint. Az Eszközök és a Források főösszegének természetesen itt is egyenlőnek kell lennie.

74

43. sz. kép A mérlegek összeállításához meg kell adni a mérleg fordulónapját, illetve a típusát. A következő két képen látható, hogy a keretezett mezőkbe lehet adatokat felvinni, és ezek összegét fogják kiadni a keret nélküli mezők.

44. sz. kép

45. sz. kép Ahogyan azt a korábbiakban megszokhattuk, ezúttal is választhatunk, hogy a rendszer Excel-be vagy .pdf fájlban nyomtassa ki a mérlegünket. 75

9.2.

Eljárások lezárása a FOKI rendszerben

Az eljárások lezárása több okból is kiemelten fontos a felszámoló szervezetek életében, hiszen egyrészt az eljárás ezen eleméhez kapcsolódik a felszámoló díjazása. Másrészt a megbízó, azaz az állam felé statisztikai jelentési kötelezettsége van a felszámolónak az eljárások lefolytatásának eredményességéről. Mielőtt egy eljárás lezárulna, a felszámoló újra átnézi az egész „dossziét”, hogy nem maradtak-e elvarratlan szálak, elkészíti a zárómérleget, a záró beszámolóját, a vagyonfelosztási javaslatot, kiszámolja a felszámoló díját, és a hitelezők számától függően sokszorosítja a záró anyagot. Ezt a folyamatot a FOKI rendszerében is megteheti, amennyiben az eljárás minden egyes fülét ellenőrzi. A FOKI ezt a folyamatot úgy irányítja, hogy azokat a pontokat kell ellenőrizni, amelyek majd egy statisztikai jelentés alapjául fognak szolgálni. Tehát első lépésben, a záró dokumentumok benyújtása előtt, minden ellenőrzést és utólagos munkát célszerű elvégezni, hogy a záráshoz szükséges minden információ rendelkezésünkre álljon, valamint minden szükséges adminisztráció elvégzett legyen. Második lépésben, a bírósági törlési végzést követően az alábbi mezők adatait kell ellenőrizni: §

Alapadatok fül: megye; egyszerűsített eljárás; kezdő dátumok; eljárás státusza; bíró; végzés száma

§

További adatok fül: az eljáráshoz kapcsolódóan minden eseményt, értéket és gyakoriságot rögzíteni kell, mert a későbbiekben a statisztikánk innen fogja az információkat szűrni

§

Szakaszpontok: legyenek lezárva, illetve ha maradt olyan szakaszpontunk, ahol nincs tényleges dátum megadva, akkor azt a sort törölni kell, hiszen a statisztikánk az időbeliséget innen fogja ellenőrizni

§

Szerződések: az eljárás zárásakor nem lehet élő szerződése az eljárás alá vont társaságnak

§

Panaszkezelés: minden jegy lezárt, és minden kifogás elbírált kell, hogy legyen

§

Mérlegek: fontos, hogy a két oldal egyenlő legyen.

76

9.3.

Belső ellenőrzés a FOKI üzemeltetőjétől

A FOKI rendszert kifejlesztő és üzemeltető IT Jump Kft. belső ellenőrzési szolgáltatást is biztosít az ügyfeleknek. A http://www.itjump.hu/ honlapon elmondásuk szerint „a felszámolással foglalkozó társaságok elismerték és elfogadták, hogy társaságunk a függetlenített belső ellenőrzési feladatok ellátását szakszerűen és költséghatékonyan tudja biztosítani” 9 .

A 114/2006. (V.12.) Kormányrendelet értelmében a felszámoló

szervezeteknek rendelkezniük kell függetlenített belső ellenőrzési rendszerrel és belső ellenőrzési szabályzattal a felszámolói tevékenységre irányadó jogszabályi feltételek fennállásának vizsgálata és a felszámolóbiztosok, valamint a felszámolás lebonyolításában résztvevők tevékenységének ellenőrzése érdekében. Az IT Jump Kft. regisztrált ellenőrzési szakemberrel rendelkezik, így biztosítva a belső ellenőrzési rendszer megfelelő, független és objektív működését. „A belső ellenőrzés a gazdálkodó szervezetek működését ellenőrző hálónak fontos és nélkülözhetetlen eleme, olyan irányítási funkció, amely megfelelő biztosítékot ad a vezetés céljainak eléréshez.”

10

A FOKI ehhez biztosít belső ellenőrzési kézikönyvet,

szakmai anyagokat és tanácsot, valamint a FOKI informatikai rendszere rendszeres adatszolgáltatást, riportot nyújt segítve ezzel a vezetői és a folyamatokba épített ellenőrzést, valamint a felszámolók szabályos és hatékony működését. A FOKI az alábbi az „Általános törzsadatok/Cég adatok” menüpontból előhívható „Ellenőrzési mátrix adatok” fülön lévő táblázat segítségével mutatja meg a felszámoló társaság belső ellenőrzési adatait.

46. sz. kép 9

http://www.itjump.hu/, 2014. 02. 17. Perger Béla: Belső ellenőri hitvallás; http://www.itjump.hu/downloads/perger-bela-belso-ellenorbemutatkozas.pdf, 2014. 02.17. 10

77

9.4.

Statisztika és jelentési kötelezettségek teljesítése a FOKI-val

Az eljárások lezárásakor – 9.2. fejezet – megnéztük, hogy melyek azok az eljárási adatok, amelyeket ellenőriznünk kell, hogy az adminisztráció rendben legyen. Tettük ezt egyrészt azért, hogy lezárható legyen az eljárásunk, másrészt azért, hogy előkészüljünk a felszámolók számára előírt éves és ötéves statisztikai jelentési kötelezettség teljesítésére. De nem csak a „Fizetésképtelenségi eljárások” modul adataival kell foglalkoznia a felszámoló szervezetnek. Úgy vélem, joggal merülhet fel a rendszer felhasználóiban – ahogyan bennem is felmerült – a kérdés, hogy miért van ennyi menüpontja a rendszernek, amikor gyakorlatilag egy fizetésképtelenségi eljárás lefolytatása során szinte csak egy-két modult használunk. A válasz az, hogy a fizetésképtelenségi szakértő a valóságban tényleg csupán ezt a pár modult használja, azonban a felszámoló szervezet vezetője – ahogyan ez egy integrált vállalatirányítási rendszertől elvárható – ennél több műveletet szeretne átlátni és elvégezni a rendszerben. Ezért is különösen fontos a FOKI rendszerében a következő – 9.5. – fejezetben tárgyalt „Kontrolling, vezetői jelentések” menüpont, illetve az, hogy a rendszer felkészült a 114/2006 (V.12.) Kormányrendelet szerinti adatszolgáltatásra. A 2. sz. mellékletben csatolom a FOKI rendszer üzemeltetőjének 5 oldalas tájékoztató anyagát, melyben részletesen mutatja be, hogy a rendszerben hol találhatók a 114/2006. Kormányrendelet 2. számú mellékletében szereplő kérdések válaszai. Olyan kérdések, amelyek a felszámoló szervezet gazdálkodási és létszám adataira (I/1-3 pont); a szervezet szakmai tevékenységére és szakmai beszámolóira (II. pont); a szervezet vezetésében és tulajdonosi körében bekövetkezett változásokra (III. pont); a képzésekre és a továbbképzésekre (IV. pont); illetve a szakmai minősítésekre (VI. pont) irányul. Így már teljesen indokolt a FOKI rendszerében szereplő modulok száma, hiszen amennyiben a felszámoló szervezet összes eljárása a FOKI rendszerében van kezelve, és a mellékletből látható modulok, illetve a „Fizetésképtelenségi eljárások” modul adatai helyesen vannak rögzítve, akkor a fenti kérdések pár kattintással megválaszolhatók, a felhasználó szervezet vezetője néhány kattintással eleget tehet a rendeletben szereplő adatszolgáltatási kötelezettségnek.

78

9.5.

A FOKI, mint vezetői információs rendszer

Az eddigiekben részletesen foglalkoztam azzal, hogy a FOKI rendszer miképp képes a fizetésképtelenségi eljárások lebonyolításának, illetve azok iktatásának támogatására. Tulajdonképpen ez a két modul az, amit egy felszámolóbiztos napi rendszerességgel fog használni. De ahhoz, hogy a rendszer teljesítse a 2.2. fejezetben leírtakat, vagyis egy egységes integrált informatikai rendszernek nevezhessük, fontos feladata, hogy segítse a vállalkozás vezetőjét a döntések meghozatalában. Ennek megfelelően a FOKI rendelkezik egy „Kontrolling, vezetői jelentések” menüponttal, ahol a szervezet vezetője különböző, számára fontos adatokat, riportokat, elemzéseket hívhat elő. Az „Irányítópult” menüpont alatt az eljárások számáról, az eljárások kategóriájának megoszlásáról és az eljárások felelőseinek alakulásáról kaphatunk egy kattintással egy-egy kis adattáblázatot.

47. sz. kép A „Statisztika szakmai beszámolóhoz” menüpontban az alábbi szempontok alapján kérhet riportot a felszámoló társaság ügyvezetője: §

folyamatban lévő eljárások

§

jogerősen befejezett ügyek száma és átlagos időtartama, ezek megoszlása eljárás típusonként

§

felmentéssel zárult ügyek száma; kifogások; panaszkezelés: panaszok száma, az elintézésük módja

§

értékesítési eljárások főbb adatai; hitelezői választmány adatok; gazdasági tevékenységek folytatását célzó intézkedések 79

§

környezeti károk kezelése

§

egyezségek

§

felszámoló szervezet által kezdeményezett feljelentések

§

felszámoló szervezet által kezdeményezett peres ügyek

§

követelések behajtása, érvényesítése

Ebből a menüpontból nyeri ki az információkat a rendszer az előző – 9.4. – fejezetben

említett

114/2006

(V.12.)

Kormányrendelet

szerinti

adatszolgáltatási

kötelezettség teljesítéséhez is. Illetve ez a belső ellenőrök egyik leggyakrabban használt menüpontja is.

48. sz. kép A „Szerződés állomány havi bontásban” menüpont használatával könnyen és egyszerűen tájékozódhat a társaság ügyvezetője az élő szerződésekről.

80

49. sz. kép A „Vezetői-adatszolgáltatási riport” pontban egy olyan táblázatot kap a szervezet vezetője, amely az összes élő eljárás adatait tartalmazza. A 7.1. fejezetben az általam vizsgált felszámoló társaság vizsgálatakor említettem egy ilyen Excel táblázatot, ami nagyon hasznos segítség az eljárások és a határidők átlátásában, de nagyon körülményes a kialakítása és a szerkesztgetése. Ebben a menüpontban gyakorlatilag egy ugyanilyen táblázatot kap a szervezet vezetője két kattintás elvégzésével, ezt a táblázatot kinyomtatva vagy Excel-be áthelyezve kényelmesen áttekintheti a felszámoló szervezet eljárásainak részleteit is.

50. sz. kép

81

10.

Konklúzió

Az IT iparág megállíthatatlanul fejlődik, ezzel együtt a felhő alapú rendszerek és az azokhoz kapcsolódó szolgáltatások száma is rohamosan nő. A FOKI rendszer legfontosabb jellemzői: §

Ez egy felhőszolgáltatáson alapuló rendszer.

§

A szoftver és az adatbázis nagy rendelkezésre állású és biztonságú szervertermekben elhelyezett szervereken fut.

§

A rendszer kliens oldali elérhetősége teljes mértékig web alapú.

§

A mentési és archiválási rendszer kétkörös, fizikailag is elkülönített megoldású.

A FOKI rendszer használat technikai feltételei: §

Használatához széles sávú internet hozzáféréssel kell rendelkezni.

§

Használható munkaállomásról, laptopról, táblagépről, sőt akár telefonról is.

§

Nem kellenek a használatához saját szerverek.

§

Nem kell saját informatikai hálózat.

Adathozzáférés és biztonság a FOKI rendszer mögött: §

A használat során felvitt adatok tulajdonjoga a felszámoló szervezeté.

§

Megfelelő jogosultsággal a saját adatok akár naponta lementhetőek.

A FOKI rendszer licencelési politikája: §

1 licence egy felszámoló szervezetet azonosít.

§

1 licence korlátlan számú felhasználóra vonatkozik egy szervezeten belül.

§

1 licence korlátlan számú fizetésképtelenségi eljárás kezelésére jogosít.

§

A licence nem megvásárolható, csak bérleti konstrukcióban használható.

Az ERP rendszerekkel szemben általánosságban megfogalmazott kritikák, miszerint az adatok biztonsága, illetve a korábbi rendszerről az új rendszerre való hosszú átszokási idő a FOKI rendszerrel kapcsolatosan is felmerültek. A rendszer biztonságáról a 6. fejezetben leírtak alapján gondoskodott a fejlesztő. A hosszú átszokási időszak azonban a rendszer életében komoly kihívás lehet, amelynek megoldására az IT Jump Kft. 82

munkatársai is nagy figyelmet fordítanak. A felszámolók egy része nem rendelkezik megfelelő számítógépes (felhasználói szintű) ismeretekkel, ezért valószínűleg nehéz lesz az átállás egy olyan egységes integrált ügyviteli rendszerre, mint a FOKI, ami akár a dolgozók elvándorlását is eredményezheti (más felszámoló céghez vagy más szakmába). A rendszerrel való ismerkedés kezdetén számomra is problémát jelentett a rendszer átlátása, ezért kiemelten fontos, hogy a fejlesztő biztosítsa a rendszer bevezetéséhez kapcsolódó megfelelő szintű oktatást. De mindettől függetlenül úgy vélem, hogy a FOKI jelenti a szakma informatikai támogatásának jövőjét, ezért mindannyiunk érdeke, hogy elsajátítsuk a rendszer alkalmazásának ismereteit. Különösen azt az irányvonalat figyelembe véve, hogy nemsokára bevezetik a felszámolási eljárásokban az elektronikus értékesítési rendszert, illetve tervezik a Törvényszékekkel való kommunikáció elektronikus útra terelését is. Remélem, hogy ezek a fejlesztések a FOKI rendszer fejlesztőinek a figyelmét is felkeltették, ugyanis mindenki számára gyümölcsöző lenne a rendszerek közötti kompatibilitás. További pozitívuma lehet a rendszernek az eljárások átadásának kezelése, hiszen a FOKI rendszerében gyakorlatilag pár kattintással hozzárendelhető az eljáráshoz egy új felszámolóbiztos, aki az eljárás adataival azonnal szembesülhet, megszüntetve ezzel a korábbi gyakorlatban az ügyek átadásának megoldhatatlanságát. Úgy vélem, hogy a jelenlegi gyakorlat leghasznosabb segítsége a 7.1. fejezetben említett Excel tábla, ami az eljárások adatait tartalmazva gyakorlatilag egy naptárként és ütemtervként funkcionál. Természetesen adatok nélkül ez a tábla mit sem érne, de ezen a táblán kívül az eljárások adatait több helyre is fel kell vinnie az asszisztensnek. A FOKI rendszere is ehhez hasonló, hiszen adatok nélkül ez a rendszer sem érne semmit, azonban figyelve a redundancia kiküszöbölésére, itt az adatokat elegendő csupán egyszer felvinni, hogy megkapjuk a jelenlegi gyakorlatban oly hasznos táblázatunk tartalmát. A FOKI rendszerezi az információkat, egy keretet ad a dolgoknak legyen szó az eljárás ügyviteléről, iktatásról, vállalatirányítási rendszerről vagy belső ellenőrzésről. A FOKI rendszerének bemutatása során érvényesülő hármas strukturális egységben az iratkezeléssel és adminisztrációval – 7. fejezet –, továbbá a hitelezői igények kezelésével – 8. fejezet – kiemelten foglalkoztam, mivel ezek azok a területek, amelyeken a FOKI képes más – fizetésképtelenségi eljárások támogatására alkalmas informatikai – rendszereknél többet nyújtani. A felszámolás során elvégzendő feladatok nagy része nem változik a FOKI rendszer használata esetén sem, például ugyanúgy be kell küldeni a NAV felé a T180-as nyomtatványt, Közjegyzőnél aláírási címpéldányt kell készíttetni – 83

amennyiben az adott eljárásban szükséges –, vagy éppen értékbecslést kell készíttetni egy ingatlan értékesítéséhez, viszont nagy szerepe van abban, hogy a kötelezettségekre fordítandó emberi erőforrás igény csökkenjen és a tevékenység hatékonyabb legyen. A FOKI igazi titka ebben rejlik, hogy az alatt az idő alatt, amíg a felszámoló szervezet dolgozójának adminisztratív feladatokat kellene ellátnia, másra is fordíthatja az idejét és az energiáját, és ezt a felszabadult emberi erőforrást évente egy-két „nullás” eljárás elvégzésével kigazdálkodhatja a rendszert bérlő felszámoló szervezet. Az 1.3. fejezetben felállított hipotézisek alapján megállapíthatom: Ø A

szakmában

jelenleg

alkalmazott

informatikai

megoldások

működőképesek ugyan, de bonyolultak, cégenként különbözőek és emberi erőforrás igényük magas, ezért indokolttá tették egy egységes ügyviteli rendszer fejlesztését. Ø A FOKI a rendszerbe beépített rugalmas és a szabályok változását követni képes jogi környezet paraméterezésének lehetősége következtében alkalmas a fizetésképtelenségi eljárások támogatására. Ø Az egységes integrált ügyviteli rendszer használata több előnnyel jár, mint a jelenleg alkalmazott informatikai megoldások, mivel: − a kötelezettségek elvégzésére fordítandó emberi erőforrás igény kevesebb és a tevékenység hatékonyabb, mint a jelenleg alkalmazott informatikai megoldások esetében − az elvégzett munka adminisztrációja áttekinthetőbb és utólag is ellenőrizhető, rövidítve ezzel az adatszolgáltatási kötelezettség elvégzésére fordítandó időt − a FOKI rendszerének bérlése olcsóbb, mint egy saját informatikai hálózat fejlesztése, valamint az ahhoz szükséges géppark és szerverek megvásárlása és fenntartási költsége − a rendszer áttekinthetőségével és belső ellenőri tevékenységével hozzájárul a szakma becsületének és presztízsének visszaállításához. Összességében úgy gondolom, hogy a FOKI rendszer egy használható és életképes megoldás a fizetésképtelenségi eljárások ügyvitelében, de ami miatt egyértelműen ajánlom is a rendszer használatát, az a fejlődésre való törekvés, amelyre Tóth Szilárd személye és – a szó legpozitívabb értelmében vett – megszállottsága a garancia. Ahogyan az a 84

http://www.itjump.hu/index.php/ceguenkrol/bemutatkozunk honlapon megjelenő mottóból is kiolvasható: „Mindig a jövőnek kell dolgozni, nem a hirtelen zsebre vágható pillanatnyi sikernek.” – Móricz Zsigmond 11

11

Móricz Zsigmond: Fény és árnyék – Móricz Zsigmond füveskönyve, Lazi Kiadó, Szeged, 2008., 33. old.

85

11.

Bibliográfia

Dr. Boóc Ádám – Dr. Sándor István – Dr. Tóth Mihály – Dr. Török Gábor – Dr. Újlaki Tamás: Csődjog – Gazdasági Törvények Kommentárjai, Sorozatszerkesztő: Dr. Sárközy Tamás, Szerkesztő: Dr. Török Gábor, II. átdolgozott és bővített kiadás, Budapest, HVG ORAC Lap- és Könyvkiadó, 2007. Csőke Andrea: Csőd, felszámolás, végelszámolás – Budapest, Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1997. Juhász László: A magyar csődjog kézikönyve – Budapest-Pécs, Dialóg Campus Kiadó, 2003. Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon – Budapest, Computer Books Kiadó, 1999.

Tanulmányok, Jegyzetek, Honlapok: Csőke Andrea: Fizetésképtelenségi jog c. jegyzet, 2008. Dr. Tóth Szilárd: „A fizetésképtelenségi eljárások informatikai támogatásának alapjai” c. jegyzet, 2013. Dr. Zsiga László: Témavázlatok a „Felszámolási technikák, fizetőképességet helyreállító módszerek, etikai kérdések” c. tantárgy I. féléves ismeretanyagához /Alapozó és általános kérdéskörök/ 1-23. (tizenegyedik átdolgozott kiadás), 2013. Dr. Zsiga László: Témavázlatok a „Felszámolási technikák, fizetőképességet helyreállító módszerek, etikai kérdések” c. tantárgy II. féléves ismeretanyagához /A felszámolások módszertana/ 21-36. (tizenegyedik átdolgozott kiadás), 2013. http://www.1000ev.hu/index.php?a=3¶m=5160, 2013. november 7.

86

http://www.debrecenijogimuhely.hu/archivum/4_2009/a_fizeteskeptelensegi_jog_nemzetk ozi_es_magyar_fejlodestortenete/, 2013. november 7. http://www.eurosand.hu/index.php?option=com_content&view=article&id=44:it-hir1&catid=17:it-hirek&Itemid=22, 2013. november 14. http://epa.oszk.hu/00000/00017/00191/pdf/EPA00017_Kozgazdasagi_szemle_2012_05_0 3%20Halmos%20Karoly.pdf, 2013. november 7. http://erp-blog.blog.hu/2012/09/23/az_erp_rendszerek_jovoje, 2013. november 14. https://fokirendszer.hu/index.aspx, 2013. október 1. – 2014. február 19. http://hadmernok.hu/2011_4_kovacsz.pdf, 2014. február 19. http://www.itjump.hu/, 2013. október 1. – 2014. február 24. http://www.ksh.hu/docs/hun/xftp/gyor/gaz/gaz21212.pdf, 2013. november 7. http://www.piacesprofit.hu/infokom/a-sikertelen-erp-bevezetes-10-oka/, 2013. november 14. http://www.piacesprofit.hu/infokom/mennyibe-kerul-egy-erp-rendszer/, 2013. november 14. http://vallalatiranyitasi-rendszer.info/, 2013. november 14.

87

12.

Mellékletek

1. sz. melléklet: Az IT Jump Kft. és a Konica Magyarország Kft. közös fejlesztésével létrejött eljárás működési folyamatábrája Forrás: http://www.itjump.hu/files/szkenner-modul-folyamatabra.pdf

2. sz. melléklet: Tájékoztató a 114/2006. (V.12.) Kormányrendelet szerinti adatszolgáltatás kezelésére Forrás: http://www.itjump.hu/files/114-2006-V-12-adatszolgaltatas.pdf

88