1. számú melléklet
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Kormánymegbízotti Kabinet
I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1) Az ügyrend célja A Kormánymegbízotti Kabinet feladat- és hatáskörének meghatározása, munkafolyamatainak leírása, létszámának meghatározása, szervezeti felépítésének és működési rendjének meghatározása, a kormánytisztviselők, a kormányzati ügykezelők részletes feladat- és hatáskörének leírása, lehatárolása, a munkamegosztás és a felelősségrendszer rögzítése, a Kormányhivatalon belüli és azon kívüli kapcsolattartás módjának, a munka és ügyfélfogadás rendjének, valamint a kiadmányozás és a helyettesítés rendjének szabályozása.
2) Az ügyrend hatálya A Kormánymegbízotti Kabinet kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőkre, munkavállalóira (együtt a Kormánymegbízotti Kabinet szervezeti egység munkatársai) terjed ki.
3) A Kormánymegbízotti Kabinet hivatalos megnevezése, címe, elérhetősége Szervezeti egység neve:
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Kormánymegbízotti Kabinet
Rövidített név:
Kormánymegbízotti Kabinet
Vezetője:
Kocsis Sándor kabinetvezető
Székhelye:
4400 Nyíregyháza, Hősök tere 5.
Telephelye:
nincs
Levelezési címe:
4400 Nyíregyháza, Hősök tere 5.
Telefon:
+36-42/599-306, +36-42/599-307, +36-42/599-308.
Fax:
+36-42/599-309
E-mail:
[email protected]
Honlap:
http://www.kormanyhivatal.hu/hu/szabolcs-szatmar-bereg
4) A Kormánymegbízotti Kabinet szervezeti felépítési rendje 4.1) A Kormánymegbízotti Kabinetet a kormánymegbízott közvetlen vezetésével és irányításával a kabinetvezető vezeti.
A Kormánymegbízotti Kabinet osztály jogállású egységes szervezet, belső szervezeti
4.2)
egységekre nem tagozódik. 4.3) A Kormánymegbízotti Kabinet létszáma összesen 4 fő. A Kormánymegbízotti Kabinet állománytábláját az ügyrend 1. sz. függeléke tartalmazza.
II. FEJEZET A KORMÁNYMEGBÍZOTTI KABINET VEZETŐJÉNEK ÉS ÜGYINTÉZŐINEK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE
5) Feladat- és hatáskörök A vonatkozó jogszabályokban a Kormánymegbízotti Kabinet részére megállapított, jelen ügyrendben részletezett feladat- és hatáskörök elosztása a következők szerint történik:
A. A Kormánymegbízotti Kabinet által ellátott feladatok közreműködik a kormánymegbízott, illetve a főigazgató feladatainak ellátásában; segíti a kormánymegbízott, illetve a főigazgató és az igazgató munkáját, illetve kontrollig tevékenységet folytathat, melynek keretében ellenőrzi a kormánymegbízott gazdasági, pénzügyi döntéseinek végrehajtását.
B. A Kormánymegbízotti Kabinet vezetőjének és alkalmazottainak feladat- és hatásköre
B.1)
Kabinetvezető feladatai
Közvetlenül vezeti a kormánymegbízotti kabinetet. Segíti a kormánymegbízott napi munkáját, elősegíti a kormánymegbízotti kommunikáció napi működését. Részt vesz a kormánymegbízott személyét érintő sajtóesemények megszervezésében, lebonyolításában, értékelésében.
Ellátja a Kormányhivatal szóvivői feladatait, e feladatkörében a kormánymegbízott megbízásából nyilatkozatot ad a sajtónak. Felelős a kormányhivatal sajtótájékoztatóinak megszervezéséért. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Felelős a www.szszbmkh.hu honlap tartalom kialakításáért és folyamatos aktualizálásért. A honlapon szereplő tartalmakat a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium kormányzati kommunikációért felelős államtitkárával és a kormánymegbízottal elhelyezés előtt egyezteti. A honlapon elhelyezésre kerülő tartalmat a kormánymegbízott engedélyezi. A szakmai és közérdekű tartalmakat megjelenés előtt a főigazgatóval egyezteti. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Kapcsolatot tart az országos, térségi és helyi médiával. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Az írásban kimenő médiaanyagokat tartalmi és formai szempontból ellenőrzi és – a kormánymegbízotti aláírást megelőzően – láttamozza. Figyelemmel kíséri a kormánymegbízott levelezését, összehangolja azok tartalmi, időbeli jellegét, előkészíti a válaszokat. Felelős a kormánymegbízott lakossági kapcsolattartásáért. Ellátja a kormányhivatal és külső környezete, intézmények, civil szervezetek, állampolgárok közötti kapcsolattartás, információs tevékenység szervezését. kapcsolatot tart a kormánymegbízott által megjelölt társadalmi és civil szervezetekkel. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Segíti a civil szféra és a kormányhivatal közötti kölcsönös információátadást. Koordinálja a kormánymegbízottnak címzett lakossági panaszok, közérdekű bejelentések, javaslatok és egyéb kérelmek intézését. A kormánymegbízott felé előzetesen véleményezi a kormányhivatal törzshivatalának vezetői, valamint a szakigazgatási szervek vezetői részére érkezett média-megjelenéssel és szerepléssel kapcsolatos megkereséseket. Előkészíti, szervezi és koordinálja a kormánymegbízott bel- és külföldi programjait, irányítja azok megszervezését. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Koordinálja a Kormányhivatal külföldi kapcsolatait, ellátja a Kormányhivatal nemzetközi kapcsolatainak kialakításával, fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. Koordinálja a kormányhivatal által szervezett programokat, szükség szerint részt vesz azok lebonyolításában. Előkészíti és megszervezi a kormányhivatal protokolláris eseményeit a kormánymegbízott iránymutatásai szerint. Gondoskodik a protokoll előírások betartásáról, betartatásáról. A jelen pont szerinti feladat előkészítéséhez, koordináláshoz és egyeztetéséhez kapcsolódó iratokat kiadmányozza. Szervezi és összehangolja a kormányhivatal nemzetközi kapcsolatait, ellátja a kormányhivatal nemzetközi kapcsolatainak kialakításával, fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. Háttéranyagot készít a kormánymegbízott programjaihoz, amelyhez információkat kérhet a kormányhivatal szervezeti egységeitől. Kapcsolatot tart a kormányhivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük. Részt vesz a kormányhivatal vezetői értekezletein.
Megszervezi a kormánymegbízotti értekezletet, melyről emlékeztetőt készít. Véleményezi a kormánymegbízott hatáskörébe tartozó szerződéseket, azok megkötése előtt. Eljár a kormánymegbízott által meghatározott ügyekben, részt vesz a kormánymegbízott által meghatározott projektek koordinálásában. A kormánymegbízott által meghatározott módon figyelemmel kíséri a kormányhivatal gazdálkodását. Szervezi és ellenőrzi a feladatok végrehajtását. Elkészíti a kabinet ügyrendjét, belső szabályzatait, dokumentumait, gondoskodik azok rendszeres karbantartásáról és aktualizálásáról. Eljár minden olyan ügyben, melyre a kormánymegbízottól szóbeli vagy írásbeli utasítást kap.
B.2)
Kormánymegbízotti Kabinet kormánytisztviselőinek, munkavállalóinak feladatai
Segíti a kormánymegbízott napi munkáját, elősegíti a kormánymegbízotti kommunikáció napi működését. Segíti a kabinetvezető napi munkáját. Részt vesz a kormánymegbízott által megjelölt üléseken, rendezvényeken, látogatásokon. Tervet dolgoz ki arra vonatkozóan, melyek azok a témák, amiket a sajtó nyilvánossága előtt fel kell dolgozni. Egyeztet a KIM kommunikációért felelős munkatársával. Közreműködik a megvalósításban. Részt vesz a kormánymegbízott személyét érintő közszereplések, sajtóesemények előkészítésében, megszervezésében, lebonyolításában, értékelésében. Igény szerint beszédeket fogalmaz, összegyűjti a sikeres fellépéshez szükséges háttér-információt, melyhez információkat kérhet a Kormányhivatal szervezeti egységeitől. Kapcsolatot tart a Kormányhivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük. Rendszeres és szolgáltató típusú kapcsolatot tart fenn és ápol a sajtóval. Kapocsaltot tart a kormányzati kommunikációért felelős minisztériummal, a kormányzati szervekkel, a területi médiával, a lakossággal. Segíti a sajtótájékoztatók előkészítését, gondoskodik a médiumok információval és háttérinformációval való ellátásáról. Helyi sajtó számára az adott információforrások felhasználásával tájékoztató anyagokat készít. Az elkészített anyagokat a kabinetvezetővel láttamoztatja, majd a kormánymegbízott jóváhagyásával továbbítja. Figyelemmel kíséri a rádió, TV és az írott sajtó megyét érintő tevékenységét, és gondoskodik a különösen fontos témákat érintő cikkek archiválásáról. A kormányhivatalt, a kormánymegbízottat, illetve a szakigazgatási szerveket érintő negatív hírekről azonnal értesíti a kabinetvezetőt. Figyelemmel kíséri a http://www.kormanyhivatal.hu/hu/szabolcs-szatmar-bereg oldal frissítését, rendszerezi a kormányhivatal önálló szervezeti egységei által készített honlap karbantartási űrlapokat, honlap frissítési igényeket, melyeket a kabinetvezetői jóváhagyást követőn az Informatikai Osztály részére továbbít publikálásra.
Közreműködik a lebonyolításában.
kormánymegbízott
bel-
és
külföldi
programjainak
szervezésében,
Segíti a kormányhivatal által szervezett programokat, részt vesz azok lebonyolításában. Segíti a kormányhivatal protokolláris eseményeinek előkészítését és megszervezését, a kormánymegbízott iránymutatásai szerint. Gondoskodik a protokoll előírások betartásáról, betartatásáról. Közreműködik a kormányhivatal nemzetközi kapcsolatainak szervezésében, koordinálásában és összehangolásában, ellátja a kormányhivatal nemzetközi kapcsolatainak kialakításával, fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. Közreműködik a kormánymegbízotti értekezlet megszervezésében, az ott elhangzottakról szóló emlékeztető készítésében. Közreműködik a civil szféra és a Kormányhivatal közötti kölcsönös információátadás segítésében. Eljár a kormánymegbízott által meghatározott ügyekben, részt vesz a kormánymegbízott által meghatározott projektek koordinálásában. Közreműködik a kormánymegbízottnak címzett lakossági panaszok, közérdekű bejelentések, javaslatok és egyéb kérelmek elintézésében. Eljár minden olyan ügyben, melyre a kormánymegbízottól szóbeli vagy írásbeli utasítást kap.
III. FEJEZET A HELYETTESÍTÉS RENDJE
6) A helyettesítés rendje
6.1)
A helyettesítés rendjét, annak részletes szabályait a kormánymegbízott által kiadott 95/2014. (X.6.) számú utasítással kiadott szabályzat és a 2. számú függelék tartalmazza.
IV. FEJEZET A KORMÁNYMEGBÍZOTTI KABINET KÜLSŐ ÉS BELSŐ KAPCSOLATTARTÁSÁNAK MÓDJA, SZABÁLYAI
7) A kapcsolattartás rendje
7.1)
Külső kapcsolattartás:
a) A Kormánymegbízotti Kabinet feladatkörébe tartozó szakmai ügyben – a nyilatkozati rendről szóló mindenkor hatályos normatív utasítás figyelembevételével – a kabinetvezető nyilatkozik. b) A kabinetvezető feladatai ellátás során szóban kapcsolatot tartanak a közigazgatásszervezéséért felelős minisztériumi szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a
minisztériumok és más központi államigazgatási szervek szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a szakmai irányító szerv vezetőjével és munkatársaival, a helyi önkormányzatok és szerveik vezetőivel, a központi államigazgatási szervek területi szervei azonos szinten elhelyezkedő vezetővel, a Megyei Államigazgatási Kollégium tagjaival, a civil szervezetek,
egyesületek
országos
és
megyei
szintű
szervezeteinek
vezetőivel,
munkatársaival. Részükre igény esetén megadja a szükséges szakmai segítséget, tájékoztatást. c) A kormánytisztviselő és a munkavállaló a feladatkörének ellátása során szóban kapcsolatot tart a helyi önkormányzati hivatalok, illetve a központi államigazgatási szervek területi szerveinek
azonos
szinten
elhelyezkedő
köztisztviselőivel,
munkavállalóival
illetve
kormánytisztviselőivel, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei szintű szervezeteinek munkatársaival. d) A tájékoztatási tevékenysége során a minősített adat kezelésére, a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó szabályokat meg kell tartani, a nyilatkozat nem járhat mások személyhez fűződő jogainak sérelmével.
7.2)
Belső kapcsolattartás: a) A kabinetvezető közvetlen kapcsolatot tart a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval, az Igazgatóval,
valamint
a
Kormányhivatal
további
szervezeti
egységeinek
vezetőivel,
főosztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. b) A Kormánymegbízotti Kabinet kormánytisztviselői és munkavállalói közvetlen kapcsolatot tartanak
kabinetvezetővel,
a
Kormányhivatal
kormánytisztviselőivel,
kormányzati
ügykezelőivel, munkavállalóival. Feladatkörüket érintően a kabinetvezetőn keresztül tartanak kapcsolatot
a
Kormánymegbízottal,
a
Főigazgatóval,
az
Igazgatóval,
valamint
a
Kormányhivatal további szervezeti egységeinek főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel. c) A Kormánymegbízotti Kabinet kormányzati ügykezelője közvetlen kapcsolatot tart a kabinetvezetővel,
a
kormánytisztviselőkkel
és
munkavállalókkal,
a
Kormányhivatal
kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. Feladatkörét érintően a kabinetvezetőn keresztül tart kapcsolatot a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval, az Igazgatóval, valamint a Kormányhivatal további szervezeti egységeinek főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel.
7.3.
A külső és belső kapcsolattartás további szabályait a Kormányhivatal hatályos szabályzatai, egyebekben a munkaköri leírások tartalmazzák.
V. FEJEZET A KORMÁNYMEGBÍZOTTI KABINET MŰKÖDÉSI RENDJE
8) A Kormánymegbízotti Kabinet feladata
8.1)
A Kormánymegbízotti Kabinet működési rendjét jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök, az ezekre épülő SzMSz és az egyéb belső szabályzatok, a Kormánymegbízott, a Főigazgató, az Igazgató utasításai határozzák meg.
8.2)
A vezető, az ügyintézők, az ügykezelők feladatait az SzMSz-ben foglaltakon túl a munkaköri leírások szabályozzák.
8.3)
A munkaköri leírás a felelősség megállapítására is alkalmas módon tartalmazza a munkakörben ellátandó feladatok jellegét, a tevékenységi kört, a munkáltatói jogkör gyakorlójának megjelölését, a munkakörre vonatkozó sajátos előírásokat és a helyettesítés rendjét. A munkaköri leírásból megállapíthatóak továbbá a munkakört betöltő alá- és fölérendeltségi viszonyai is.
9) Munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje A Kormánymegbízotti Kabinet kormánytisztviselői és munkavállalói tekintetében a munkáltatói jogokat a Kormánymegbízott gyakorolja.
10) A kiadmányozás rendje
10.1)
A kiadmányozás megjelenítése A kiadmányon, az aláírásnál meg kell jelentetni a) a kiadmányozó nevét, b) vezető általi kiadmányozás esetén az általa vezetett szervezeti egység megnevezésére is utaló (vezető) beosztását, c) ügyintéző általi kiadmányozás esetén besorolását vagy beosztását, d) amennyiben a kiadmányozó átruházott hatáskörben jár el, az erre való utalást, illetve a kiadmányozási jogkör eredeti jogosultjának megjelölését.
10.2)
A kiadmányozás rendjét, annak részletes szabályait a kormánymegbízott által kiadott 95/2014. (X.6.) számú utasítással kiadott szabályzat tartalmazza.
11) Értekezletek rendje Általános szabályok a) Az értekezlet összehívásáról az értekezlet vezetője által kijelölt személy gondoskodik. b) Az értekezleten elhangzottakról, az ott meghatározott feladatokról, iránymutatásokról és tájékoztatásokról – szükség szerint – emlékeztető készül, melyet az értekezlet vezetője hagy jóvá. Az emlékeztetőt az értekezlet résztvevői és az értekezleten meghatározott feladatok végrehajtásáért felelősök rendelkezésére kell bocsátani.
VI.
FEJEZET
A KORMÁNYMEGBÍZOTTI KABINET MUNKAREND ÉS ÜGYFÉLFOGADÁSI RENDJE
12) Munkarend
12.1)
A Kormánymegbízotti Kabinetben dolgozó kormánytisztviselők és munkavállalók munkaideje heti 40 óra. Az egyes kormánytisztviselők és munkavállalók eltérő munkarendjét a kormánymegbízott engedélyezheti.
12.2)
A Kormánymegbízotti Kabinetben a munkaidő hétfőtől csütörtökig 8.00 – 16.30 óráig, pénteken 8.00 – 14.00 óráig tart.
12.3)
A munkaközi szünet (ebédidő) 11.30 – 14.00 óráig (30 perc időtartamban) jár azokon a napokon, amikor a munkaidő a napi 6 órát meghaladja.
12.4)
Munkaidőben a munkahelyről eltávozni csak a közvetlen felettes engedélyével lehet. A munkaidő nyilvántartása elektronikusan, a VDR-ben történik, amelyben rögzíteni kell az érkezés és a távozás időpontját, az igénybe vett szabadság, betegállomány, munkából egyéb okból történő távollét időtartamát. A rendkívüli munkavégzés szabályait a kormányhivatal hatályos Közszolgálati Szabályzata tartalmazza. A munkahelyéről önhibáján kívül távol maradó dolgozó akadályoztatásának tényéről haladéktalanul köteles a munkahelyi vezetőjét értesíteni.
13) Ügyfélfogadási rend A Kormánymegbízotti Kabinet ügyfélfogadása a hét minden napján munkaidőben történik.
14) Önkormányzati tisztségviselők, jegyzők, aljegyzők, önkormányzati képviselők valamint a helyi és területi közigazgatási szervek kormánytisztviselői soron kívül, illetve előre egyeztetett időpontban kereshetik fel a Kormánymegbízotti Kabinetet.
1. számú függelék A Kormánymegbízotti Kabinet állománytáblája
Név
Munkakör
Kocsis Sándor
kabinetvezető
Bosák Nóra
kabinetirodai kapcsolattartó
Morauszki Szabolcs
kabinetirodai kapcsolattartó
1.
2.
3.
4.
2. számú függelék A Kormánymegbízotti Kabinet helyettesítési rendje
Név
Helyettesítő
1. Kocsis Sándor
2. Bosák Nóra
Kocsis Sándor, Morauszki Szabolcs, Lovas-Kovács Krisztina
3. Lovas-Kovács Krisztina
Kocsis Sándor, Bosák Nóra, Morauszki Szabolcs
4. Morauszki Szabolcs
Kocsis Sándor, Bosák Nóra, LovasKovács Krisztina
3. számú függelék
Kormánymegbízotti Kabinet munkafolyamatainak leírása
Munkafolyamat megnevezése
Felelős
Intézkedés,
Határidő
kiadmányozó
Jogszabály, belső szabályzat
Kijelölt
1. .
Kapcsolattartás (közigazgatás-szervezésért felelős minisztériumi szervezeti egységek vezetőivel és munkatársaival, a minisztériumok és más központi államigazgatási szervek szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a helyi önkormányzatok és szervezetek vezetőivel és munkatársaival, a Megyei Államigazgatási Kollégium tagjaival, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei szintű szervezeteinek vezetőivel, munkatársaival, a Kormányhivatal egyes szervezeti egységeinek vezetőivel és
munkatárs
folyamatos
munkatársaival, a lakossággal stb.
folyamatos
Média események figyelése
Kijelölt munkatárs
folyamatos
Kormánymegbízotti
Kijelölt munkatárs
Kijelölt munkatárs
folyamatos
Kijelölt munkatárs
folyamatos
2.
3. sajtóesemények szervezése
4. A kormánymegbízott kül- és belföldi programjainak szervezése, koordinálása
5. A kormánymegbízotti gazdasági és pénzügyi döntések végrehajtásának ellenőrzése
