Syllabus Exploitatie ontvangsten

Syllabus Exploitatie ontvangsten

Regelgeving + boekhoudkundige verwerking

Departement Financiën versie: 1.0

Pagina 9


Document Eigenschappen DOCUMENT DETAILS

Auteur Versie

Caroline Van den Bossche- Nathalie Van Hyfte - Elke De Groote 1.0

Versiebeheer

Versie nummer 1.0

Publicatiedatum

Wijzigingen t.o.v. eerdere versie

08/11/2013

versie: 1.0

Pagina 1


INHOUDSOPGAVE HF 1 OVER DEZE HANDLEIDING

4

1.1. WAAROM BBC (BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS) ? 1.1.1. WAREN DE OUDE REGELS DAN NIET GOED? 1.1.2. BBC 1.1.3. TIMING 1.1.4. VOOR WIE IS BBC VAN TOEPASSING? 1.2. VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING BEDOELD 1.3. SITUERING BINNEN HET PROCES

4 4 4 4 5 5 5

HF 2 WIJZIGING VAN ALGEMEEN GEBRUIKTE BEGRIPPEN

7

2.1. GEWONE DIENST (GD) EN BUITENGEWONE DIENST (BD) VERDWIJNEN 2.2. ONDERSCHEID EXPLOITATIEBUDGET/INVESTERINGSBUDGET 2.3. DEFINITIEF RECHT/INVORDERINGSSTAAT/VASTGESTELD RECHT/ERKENDE VORDERINGEN 2.4. DE FUNCTIONELE EN ECONOMISCHE CODE VERDWIJNT

7 7 7 8

HF 3 DE BOEKHOUDSLEUTEL

9

3.1. WAT IS EEN BOEKHOUDSLEUTEL 3.2. BOEKHOUDSLEUTEL VAN DE OUDHEID 3.2.1. INGAVE BIJ REGISTRATIE VAN EEN ONTVANGST 3.3. BOEKHOUDSLEUTEL VAN DE TOEKOMST 3.3.1. WAT VERDWIJNT ER? 3.3.2. WAT KOMT ERBIJ? 3.4. BESPREKING VAN DE AFZONDERLIJKE ELEMENTEN VAN DE NIEUWE BOEKHOUDSLEUTEL 3.4.1. INZOOMEN OP DE ALGEMENE REKENING 3.4.2. INZOOMEN OP KOSTENPLAATS EN BUDGETPLAATS 3.4.3. INZOOMEN OP SUBSIDIECODE 3.4.4. INZOOMEN OP DERDE 3.4.5. INZOOMEN OP VERANTWOORDELIJKE DIENST 3.4.6. INZOOMEN OP BUDGETPERIODE

9 9 9 9 9 10 10 10 15 19 23 24 25

HF 4 BOEKINGSREGELS EN AFLEIDINGSREGELS

26

4.1. BOEKINGSREGELS 4.2. AFLEIDINGSREGELS

26 26

HF 5 MINWAARDEN

27

5.1. WETGEVING 5.2. VERKLARING WETGEVING 5.2.1. WIE IS BEVOEGD? 5.2.2. WELKE SOORT MINWAARDE BOEKEN EN WIE MAG BOEKING DOEN? 5.3. DE VORDERING IS NIET GEÏND. 5.3.1. DE REDEN VAN NIET-INNING BEPAALT DE SOORT MINWAARDE. 5.3.2. WIE MAAKT DE MINWAARDE IN SAP ?

27 27 27 27 28 28 29

versie: 1.0

Pagina 2

Syllabus Exploitatie ontvangsten 5.3.3. WELKE BUDGETSLEUTEL GEBRUIKEN? 5.3.4. ANDERE WIJZIGINGEN IN SAP 5.3.5. SCHEMATISCH OVERZICHT 5.4. DE VORDERING IS GEÏND : ALTIJD CREDITNOTA TERUGBETALING 5.4.1. WELKE BUDGETSLEUTEL GEBRUIKEN? 5.4.2. AANDACHTSPUNTEN IN SAP

30 31 32 32 32 33

HF 6 NIEUW BEGRIP : TRANSACTIEMOMENT ONTVANGSTEN

34

6.1.1. TRANSACTIEMOMENT

34

HF 7 NIEUWE TOOL : UPLOADTOOL (ZTFI0168)

35

HF 8 BIJLAGEN

36

8.1. DUBIEUZE VORDERINGEN 8.1.1. WANNEER DUBIEUS? 8.1.2. BOEKEN IN ALGEMENE BOEKHOUDING

36 36 36

versie: 1.0

Pagina 3


HF 1 OVER DEZE HANDLEIDING 1.1. Waarom BBC (Beleids- en beheerscyclus) ? 1.1.1. Waren de oude regels dan niet goed? De invoering van de beleids- en beheerscyclus volgt eigenlijk niet zo lang na voorgaande hervormingen, zoals de nieuwe gemeenteboekhouding (NGB) voor de gemeenten in 1995 en de nieuwe OCMW-beleidsinstrumenten (NOB) in de periode 1998-2003. Je kan je afvragen wat er aan die systemen scheelt om zo kort nadien alweer een nieuwe hervorming te rechtvaardigen. Een belangrijk nadeel van vorige hervormingen is alvast het feit dat 2 zusterbesturen, de gemeente en het OCMW qua beleids- en beheerssysteem niet op dezelfde leest geschoeid zijn. Dit vormt een probleem omdat we in een tendens zitten van intensere samenwerking tussen de verschillende besturen. Er waren bijkomend nog een aantal andere onvolkomendheden en fouten, ook in het NOB van het OCMW. Een hervorming is dus gerechtvaardigd, het besluit over de beleids- en beheerscyclus moet hieraan tegemoet komen.

1.1.2. BBC BBC = nieuwe regelgeving voor budgettering en boekhouding verplicht te volgen vanaf 1.1.2014. Kern BBC = integratie tussen strategie (doelstellingen) en financiën 1. Bepalen welke doelstellingen men wil bereiken (strategisch meerjarenplan) 2. Bepalen hoeveel middelen men kan/wil spenderen per doelstelling (budget en kredietbewaking) 3. Uitvoering van de activiteiten en projecten om de doelstellingen te realiseren 4. Dit resulteert in uitgaven en ontvangsten (boekhouden) 5. Nagaan in welke mate we onze doelstellingen hebben bereikt (indicatoren) Gevolg:

1. aantal nieuwe termen en regels 2. andere werkwijzen 3. aangepaste manier van verwerken in SAP

Naslagwerken : 1. Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies, en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn dd. 25/06/2010. 2. Ministrieel Besluit. Dat bevat een reeks modellen en rekeningstelsels, en vult de verplichte inhoud van de beleidsrapporten (meerjarenplan, budget en jaarrekening) verder in.

1.1.3. Timing Het besluit treedt in werking op 1 januari 2014. Die datum is niet toevallig gekozen. Het gemeentedecreet, het OCMW-decreet en het provinciedecreet bepalen immers dat de besturen in de loop van het eerste jaar van de legislatuur (2013 dus) een meerjarenplan moeten opstellen voor de volgende 6 jaar (2014-2019). Het budget van het 1ste jaar van die periode (2014, het 2e jaar van de legislatuur) moet trouwens gebaseerd zijn op dat meerjarenplan. Door het besluit op 1 januari 2014 in werking te laten treden, worden de nieuwe meerjarenplannen automatisch volgens de nieuwe regels opgesteld. versie: 1.0

Pagina 4


1.1.4. Voor wie is BBC van toepassing? BBC is van toepassing voor: • Vlaamse gemeenten, • Vlaamse OCMW’s, • 5 provincies (Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen, Vlaams Brabant, Limburg, Antwerpen) • Voor Intern Verzelfstandigde Agentschappen van die besturen (IVA’s), bv. IVA Mobiliteitsbedrijf, • Voor de Autonome Gemeente- en Provinciebedrijven (APB’s), • OCMW-verenigingen Het besluit is dus NIET van toepassing voor heel wat andere entiteiten, zoals politiezones, gemeentelijke of provinciale VZW’s, kerkbesturen, Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen (PWA’s), filialen van autonome gemeentebedrijven, ….

1.2. Voor wie is deze handleiding bedoeld Deze syllabus is bedoeld voor mensen die bezig zijn met het boekhoudkundige luik van de exploitatie ontvangsten (onderdeel van het exploitatiebudget) en zal inzicht verschaffen in de nieuwe boekhoudsleutel en de specifieke wijzigingen in het BBC bouwend op de nieuwe begrippen die aan bod komen in de “syllabus dimensies.” Nieuwe procedures worden toegelicht naar aanleiding van de gewijzigde regelgeving en er wordt een link gemaakt naar SAP.

1.3. Situering binnen het proces In het kader van de BBC-regelgeving zal er vanaf 1 januari 2014 gebudgetteerd moeten worden op drie verschillende soorten budgetten: • het exploitatiebudget • het investeringsbudget • het liquiditeitenbudget. In deze syllabus gaan we dieper in op het exploitatiebudget, meer bepaald de exploitatie ontvangsten. Dit is ongeveer vergelijkbaar met de Gewone Dienst van vroeger. De exploitatieontvangsten worden weliswaar verder onderverdeeld in de operationele ontvangsten en de financiële ontvangsten. In de cursus focussen we ons op de operationele ontvangsten. De operationele ontvangsten bestaan uit : • Ontvangsten uit de werking • Fiscale ontvangsten en boetes • Werkingssubsidies • Andere operationele ontvangsten

versie: 1.0

Pagina 5


versie: 1.0

Pagina 6


HF 2 WIJZIGING VAN ALGEMEEN GEBRUIKTE BEGRIPPEN 2.1. Gewone dienst (GD) en Buitengewone dienst (BD) verdwijnen De Gewone Dienst wordt EXPLOITATIE en is ongeveer vergelijkbaar met de Gewone Dienst van vroeger. De Buitengewone Dienst wordt INVESTERINGEN en is ongeveer vergelijkbaar met de Buitengewone Dienst van vroeger.

2.2. Onderscheid exploitatiebudget/investeringsbudget Zie syllabus MAR.

2.3. Definitief recht/invorderingsstaat/vastgesteld recht/erkende vorderingen Deze begrippen verdwijnen, vanaf nu spreken we enkel nog over: het aanrekenen van een vordering.

Definitief recht Invorderingsstaat

VORDERING AANREKENEN

Vastgesteld recht

=

Erkende vorderingen

AANREKENING

In de module AR kan dit onderverdeeld worden in 2 stappen: 1. Een dienst zal een vordering steeds registreren in AR. De aanrekening is dan geregistreerd. 2. De geregistreerde aanrekening wordt nagezien en doorgeboekt door Bureau Ontvangsten, de aanrekening is dan geboekt, de vordering wordt op dat moment dus aangerekend. In de module SD, hebben we 3 stappen : 1. Een dienst zal eerst in de SD-module een order creëren , we hebben dan een SD-order (een soort bestelbon) 2. Dit SD-order wordt dan gefactureerd en resulteert in een SD-factuur. 3. Tegelijk bij het factureren in SD , wordt er in de boekhouding een vordering aangerekend, de FIfactuur. De term “invorderen/invordering” verdwijnt niet, maar krijgt een andere betekenis, nl. volgens art. 94 van het gemeentedecreet, staat de term “invorderen/invordering” = inning van de ontvangst (= geldstroom) (in het kader van de dwangprocedure).

versie: 1.0

Pagina 7


2.4. De functionele en economische code verdwijnt

In de plaats komen er nieuwe dimensies, zie verder “hoofdstuk 3, de boekhoudsleutel”.

versie: 1.0

Pagina 8


HF 3 DE BOEKHOUDSLEUTEL 3.1. Wat is een boekhoudsleutel De boekhoudsleutel is de combinatie van elementen (dimensies) waarop elke verrichting in de boekhouding moet geregistreerd worden (en waarop dus rapportering mogelijk is).

3.2. Boekhoudsleutel van de oudheid 3.2.1. Ingave bij registratie van een ontvangst Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport

3.3. Boekhoudsleutel van de toekomst 3.3.1. Wat verdwijnt er? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport

versie: 1.0

Pagina 9

3.3.2. Wat komt erbij? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport

3.4. Bespreking van BOEKHOUDSLEUTEL

de

afzonderlijke

elementen

van

de

NIEUWE

3.4.1. Inzoomen op de algemene rekening De algemene rekening bepaalt om welke soort kost of opbrengst het gaat, bv een subsidie of een personeelskost . De algemene rekening in de boekhouding komt uit het AMAR (algemeen rekeningstelsel : zie syllabus AMAR). Het AMAR noemen we in SAP de Grootboekrekening. De tegenhanger van de algemene rekening in de boekhouding is de budgettaire algemene rekening ( BMAR) in de budgettaire boekhouding. Het BMAR noemen we in SAP de Budgetpositie. De budgettaire en boekhoudkundige algemene rekening hebben eenzelfde codering maar het detailniveau van de boekhoudkundige algemene rekening kan dieper zijn dan de budgettaire algemene rekening. De budgettaire algemene rekening kan hierdoor altijd afgeleid worden uit de boekhoudkundige algemene rekening. In SAP zal je de budgetpositie dus nooit moeten ingeven !

versie: 1.0

Pagina 9


3.4.1.1. Meest gebruikte algemene rekeningen (AMAR) binnen de operationele ontvangsten

1. Ontvangsten uit de werking Onder deze rubriek vallen alle opbrengsten uit de werking door de verkoop van goederen en de levering van diensten aan derden en dit in het kader van de maatschappelijke dienstverlening door de stad. B-MAR 7000000 Opbrengst uit verkoop goederen 7000000 Opbrengst uit verkoop goederen  Het gaat hier over de verkoop of de levering van goederen door de stad. Bv. verkoop van schroot, verkoop van vuilniszakken, verkoop van peptoestellen, verkoop van toeristische voorwerpen, verkoop van catalogi, … B-MAR 7010000 Opbrengst uit geleverde diensten 7010000 Opbrengst uit geleverde diensten  Het gaat hier over diensten of prestaties die de stad verricht i.k.v. maatschappelijke dienstverlening. Bv. de aflevering van administratieve documenten, de leengelden van de bibliotheek, toegangsgelden musea, inschrijvingsgeld sportkampen, ziekenvervoer brandweer, kinderopvang, verwijderen straatboom, … B-MAR 7020000 Opbrengst uit verhuring 7020000 Opbrengst uit verhuring  Hieronder worden alle opbrengsten uit de verhuring van roerende en onroerende goederen voorzien. Bv. verhuur van feestmateriaal, verhuring lokalen, verhuring woning, B-MAR 7030000 Concessies en doorgangsrechten 7030000 Concessies en doorgangsrechten  Onder deze rekening worden o.m. opgenomen : o grafconcessies o verkoop- en eetstanden i.k.v. feestelijkheden o erkenningsrechten voor gebruik openbaar domein  Opgelet: Concessies op het gebruik van een gebouw (bv. een cafetaria) worden als een verhuring beschouwd en vallen bijgevolg onder B-MAR rekening 7020000. B-MAR 7040000 Terugvordering van kosten en voordelen in natura 7040000 Terugvordering van kosten en voordelen in natura  Het gaat hier over kosten die door de stad zijn gedragen maar die kunnen teruggevorderd worden van derden. Bv. procedure- en vervolgingskosten, tussenkomst ouders in schoolmaaltijden, aanleggen trottoir en/of oprit, frankeerkosten,…  Het gaat hier over kosten die door de stad zijn gedragen maar die kunnen teruggevorderd worden van personeel en gemeentemandatarissen. Bv. terugvordering telefoonkosten wegens overschrijden telefoonlimiet, inschrijving voor personeelsevenement, inhouding parkeerkosten …

versie: 1.0

Pagina 11

Syllabus Exploitatie ontvangsten 2. Fiscale ontvangsten en boetes Tot deze rubriek behoren alle fiscale ontvangsten (aanvullende en andere belastingen) (rubriek 730 tot 738) en boetes (rubriek 739). De B-MAR rekeningen gerelateerd aan de fiscale ontvangsten (belastingen) hoeven over het algemeen weinig commentaar. De omschrijving van de desbetreffende rekeningen is meestal duidelijk. Binnen iedere categorie is er een restrubriek “Andere XXX belastingen” voorzien om de belastingen die tot deze categorie behoren maar niet voorkomen onder één van de rekeningen toch te kunnen voorzien. Binnen de rubriek fiscale ontvangsten wordt een onderscheid gemaakt naar soort belasting :  Aanvullende belastingen (rubriek 730)  Belastingen op prestaties (rubriek 731)  Verhaalbelastingen (rubriek 732)  Belastingen betreffende openbare hygiëne (rubriek 733)  Bedrijfsbelastingen (rubriek 734)  Belastingen op vertoningen en vermakelijkheden (rubriek 735)  Belastingen op het gebruik van het openbaar domein (rubriek 736)  Belastingen op patrimonium (rubriek 737)  Andere belastingen (rubriek 738) De BMAR rekening is in deze rubriek niet meer verder opgesplitst in aparte rekeningen in het AMAR. De nummers van beide rekeningen zijn identiek.

B-MAR 7315000 Aanvragen stedebouwkundige vergunning 7315000 Aanvragen stedenbouwkundige vergunningen B-MAR 7317000 Afgifte administratieve stukken 7317000 Afgifte administratieve stukken: trouwboekjes, uittreksels • identiteitsbewijzen/vreemdelingenkaarten vallen onder 7331400 paspoorten B-MAR 7318000 Andere belastingen prestaties 7318000 Andere belastingen prestaties Dit is een restcategorie van overige belastingen prestaties die niet tot één van bovenstaande rubrieken kunnen ondergebracht worden. Het gaat hier over prestatie die moet vergoed worden op basis van een belastingreglement B-MAR 7331100 Lijkenvervoer 7331100 Lijkenvervoer B-MAR 7331400 Paspoorten 7331400 identiteitsbewijzen/vreemdelingenkaarten…. B-MAR 7360800 Terrassen 7360800 Terrassen

Detailoplijsting zie syllabus MAR.

versie: 1.0

Pagina 12

Syllabus Exploitatie ontvangsten Boetes B-MAR 7390000 Boetes 7390000 Boetes  Hieronder worden alle aan de gemeente te betalen boetes ondergebracht die het gevolg kunnen zijn van gerechtelijke uitspraken of van het niet naleven van de gestelde contractuele voorwaarden.  Opgelet: Boetes mogen niet verward worden met nalatigheidsintresten. Deze vallen onder B-MAR rekening 7515000.

3. Werkingssubsidies Onder de werkingssubsidies worden de subsidies verstaan die bij de verkrijging vanwege de subsidiërende instantie niet afhankelijk zijn van een investering in vaste activa. Werkingssubsidies dienen om de door het bestuur gemaakte operationele kosten in een bepaald financieel boekjaar te dekken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:  De algemene werkingssubsidies die dienen voor de algemene financiering van de werking van een bestuur.  De specifieke werkingssubsidies die worden toegekend voor bepaalde projecten of een bepaald type dienstverlening. Binnen de specifieke werkingssubsidies werd nog een verder onderscheid gemaakt tussen de subsidies voor werking en de subsidies voor personeel. Algemene werkingssubsidies B-MAR 7400000 Gemeente- en provinciefonds 7400000 Gemeente- en provinciefonds  Het gaat hier over het deel van de middelen die de stad ontvangt voor de gedeeltelijke financiering van haar taken vanuit het fonds dat gevoed wordt uit de begroting van het Vlaams Gewest. B-MAR 7402000 Overige algemene werkingssubsidies 7402000 Overige algemene werkingssubsidies  Hieronder komen de werkingssubsidies die de stad worden toegekend voor de algemene financiering van de activiteiten. Bv. Vlaams fonds voor de Integratie van Kansarmen Specifieke werkingssubsidies B-MAR 7405000 Specifieke subsidies voor werking 7405000 Specifieke subsidies voor werking  Hieronder komen de werkingssubsidies die aan de stad worden toegekend voor de financiering van werkingsuitgaven van specifieke projecten of activiteiten. Bv. bijdragen van de hogere overheid voor de werkingskost van het onderwijs, tegemoetkoming van de hogere overheden voor de afgifte van rijbewijzen, Stedenfonds, … B-MAR 7406000 Specifieke subsidies voor personeel 7406000 Specifieke subsidies voor personeel  Hieronder komen de werkingssubsidies die aan de stad worden toegekend voor de financiering van personeelsuitgaven van specifieke projecten of activiteiten (excl. gescopremie) Bv. de subsidies voor het bibliotheekpersoneel, de bijdragen voor het hulpcentrum 100, de bijdragen in de weddelasten van gedetacheerd personeel, … enz

versie: 1.0

Pagina 13

Syllabus Exploitatie ontvangsten 4. Andere operationele ontvangsten Tot deze rubriek behoren de operationele opbrengsten die niet vallen onder een van de voorgaande rubrieken (de opbrengsten uit werking, de fiscale opbrengsten en boetes en de werkingssubsidies). B-MAR 7450000 Schadevergoedingen 7450000 Schadevergoedingen  Hieronder vallen alle schadevergoedingen die ten gunste van de stad uitbetaald worden door verzekeringsmaatschappijen of rechtstreeks door de persoon die schade veroorzaakt heeft. B-MAR 7455000 Giften 7455000 Giften  Het betreft hier handgiften. Dit zijn rechtstreekse giften (geen erfenissen of legaten), toelagen, sponsoring edm. voor exploitatie-uitgaven. B-MAR 7456000 Kasverschillen 7456000 Kasverschillen  Het gaat hier over thesaurieoverschotten die vastgesteld worden bij een kascontrole.

Zie Syllabus MAR voor een volledig detail van alle 7-rekeningen.

3.4.1.2. Belangrijke wijzigingen • Creditnota’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (economische code 106-01) worden niet langer als een opbrengst ( 7- rekening) geboekt. Het zelfde geldt voor terugvorderingen op toegestane subsidies(economische code 306-01). Beiden zullen steeds als een negatieve kost verwerkt worden op dezelfde 6-rekening als de leveranciersfactuur. De kostenrekening zal dus gecrediteerd worden. • Creditnota’s terugbetalingen op ten onrechte geïnde vorderingen (de vroegere economische code 301-02) worden niet langer via een kostenrekening (6-rekening) geboekt, maar als een vermindering op dezelfde 7-rekening als die van de vordering. De opbrengsten rekening zal dus gedebiteerd worden. (zie verder in syllabus) • Het onderscheid tussen overheid en niet-overheid valt weg (bv. 485-01 en 465-01). Het gebruik van de juiste 7-rekening is enkel nog afhankelijk van de soort ontvangst en niet langer ook van de aard van de debiteur.

3.4.1.3. Afleidingen • In SD wordt de algemene rekening (AMAR) afgeleid uit het stamgegeven van het verkoopartikel. Combinatie van verkoopartikels die een verschillende AMAR (7-rekening) afleiden op 1 factuur is niet toegestaan (dit om SAP-technische reden – aansturing van de juiste meeboekrekening van de klant) ! • In AR moet de AMAR steeds manueel ingegeven worden in het veld grootboekrekening. Ook hier is geen invoer van verschillende AMAR’s toegestaan, wegens de aansturing van de juiste meeboekrekening van de klant. • De BMAR (budgetpositie) wordt steeds afgeleid van de AMAR zowel voor SD als AR.

versie: 1.0

Pagina 14


3.4.2. Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats De kostenplaats en budgetplaats zijn gebaseerd op de activiteiten en projecten die de doelstellingen realiseren (Gent 2020).

•

Activiteiten en projecten hebben 5 posities in G2020.

•

De kostenplaats heeft 2 posities meer dan de activiteiten en projecten, om de diensten toe te laten meerdere kostenplaatsen voor 1 activiteit te maken: • Activiteit 34477 heeft kostenplaats: 3447700 • Soms zijn er meer kostenplaatsen voor 1 activiteit: 3447701, 3447702, …

Bv. activiteit “basisonderwijs inrichten” is 1 activiteit, maar per school is er een kostenplaats. De nummering is dan in positie 6 en 7 niet 00, maar 01, 02, etc.

•

•

Project 40018 heeft kostenplaats 4001800 Projecten beginnen altijd met een 4.

De budgetplaats heeft nog 2 posities meer om de diensten en projectleiders toe te laten hun budgetten nog dieper in te delen: 344770001 of 400180001 •

Bepalen of budgetplaatsen nog in de laatste 2 karakters dieper worden ingedeeld, gebeurd bij de opmaak van het budget. Die diepere indeling kan bv nuttig zijn voor : o budgetten van diverse administratief verantwoordelijken te scheiden o bij te houden dat er over een bepaald budget specifieke afspraken zijn gemaakt o budgetten voor een bepaald werk voor te behouden. o voor een project is het verplicht om te budgetteren op een projectstap: dit doet men door de posities 8 en 9 op te vullen met de code van de projectstap. De posities 6 en 7 zijn voor projecten altijd opgevuld met ‘00’, omdat er slechts 1 kostenplaats per project wordt voorzien

Tot nu toe was iedereen vooral begaan met een juiste functionele code. Over de kostenplaats maakte men zich wat minder zorgen. Dat is verleden tijd! Vanaf nu is het heel belangrijk om de juiste kostenplaats/budgetplaats in te vullen, omdat er achterliggend in het SAP-systeem heel wat afleidingen en koppelingen gebeuren.

versie: 1.0

Pagina 15

Syllabus Exploitatie ontvangsten Door die koppelingen kan door ingave van de kostenplaats/budgetplaats ook gerapporteerd worden op heel wat andere elementen (o.a. de dienst en het departement wie zijn doelstellingen hiermee worden bereikt, welke operationele en strategische doelstellingen hiermee worden bereikt, onder welke schepen dit budget hoort, een aantal andere wettelijk verplichte rapporteringsvelden, …). Naar rapportering toe is dit een groot voordeel dat dit kan gebeuren door de ingave van 1 of 2 elementen, maar het is ontzettend belangrijk dat men de kostenplaats correct ingeeft!

3.4.2.1. SAP AR In SAP AR moet men steeds de budgetplaats die werd afgeleid uit de kostenplaats goed nakijken, want als er dieper werd gebudgetteerd, dient de budgetplaats manueel overschreven te worden. Volgende mogelijkheden bestaan:  De kostenplaats is gelijk aan een activiteit: 1. De kostenplaatscode is dan gelijk aan de activiteitencode aangevuld met 00: bv. 3402200 2. Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld 340220000. Deze nullen moeten in dit geval manueel worden overschreven met de dienst specifieke coderingen zoals ze werden gebudgetteerd (bijvoorbeeld 340220001)  De kostenplaats is een onderdeel van een activiteit 1: 1. De eerste 5 karakters verwijzen naar de activiteit, en in de karakters 6 en 7 worden de verschillende kostenplaatsen m.b.t. deze activiteit onderscheiden: bijvoorbeeld 3402201. 2. Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld 340220100. Deze nullen moeten in dit geval worden overschreven met de dienst specifieke coderingen zoals ze werden gebudgetteerd, bijvoorbeeld 34022010A  De kostenplaats is gelijk aan een project: 1. De kostenplaatscode is dan gelijk aan de projectcode aangevuld met 00, bijvoorbeeld 4402200. 2. Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld 4402200. Deze nullen moeten steeds door de gebruiker worden aangevuld met de juiste projectstap, bijvoorbeeld 440220001  De kostenplaats is gelijk aan een infrastructuurkostenplaats: De budgetplaats kan niet afgeleid worden van een infrastructuurkostenplaats. De budgetplaats moet volledig manueel ingegeven worden.

1

De kostenplaatsenstructuur komt louter tot stand door de keuze van de dienst zelf. In sommige diensten komt deze mogelijkheid dus niet voor.

versie: 1.0

Pagina 16


3.4.2.2. SAP SD In SAP SD (massafacturatie) is de kostenplaats reeds opgenomen in de configuratie van elke orderreden. De orderreden leidt de kostenplaats af en de kostenplaats leidt de budgetplaats af. Het is niet de bedoeling om deze automatische afleiding aan te passen!  De kostenplaats is gelijk aan een activiteit: Via de SD orderreden wordt de juiste kostenplaats automatisch aangestuurd. Daaruit wordt automatisch de budgetplaats afgeleid door de kostenplaats aan te vullen met nullen, bijvoorbeeld 340220000. Gezien de bedoeling van de module SD is om aan massafacturatie te kunnen doen, is het niet e e werkbaar om de 8 en 9 positie manueel aan te passen. Bijgevolg is het aangewezen om ontvangsten SD ook te budgetteren met 00 achteraan.

 De kostenplaats is een onderdeel van een activiteit: Via de SD orderreden wordt de kostenplaats aangestuurd, waaruit de budgetplaats wordt afgeleid, dus bijvoorbeeld 340220100.  De kostenplaats is gelijk aan een project: Via de SD orderreden wordt de kostenplaats aangestuurd, waaruit de budgetplaats wordt afgeleid (bv. 440220000) met nullen achteraan. Hier is het dus niet mogelijk om op de projectstappen te boeken. Er wordt echter weinig of geen SD facturatie op projecten verwacht.

 De kostenplaats is een infrastructuurkostenplaats: De SD orderreden leidt een infrastuurkostenplaats af. De budgetplaats kan echter niet afgeleid worden van een infrastructuurkostenplaats. In deze uitzonderlijke gevallen moet de budgetplaats dus manueel ingevuld worden !

versie: 1.0

Pagina 17

Syllabus Exploitatie ontvangsten Communicatie tussen de medewerkers die budgetteren en de boekhoudkundige medewerkers is essentieel! •

Vuistregel bij de boekhouding is immers: baseer je op waar de uitgave/ontvangst is gebudgetteerd. • Zo ken je de activiteit/project • Zo kan je nagaan welke kostenplaats • Zo weet je welke budgetplaats

Je coördinator financiën dient je dus toe te lichten hoe er werd gebudgetteerd ! • Maakt je dienst/departement gebruik van een diepere indeling op de 8ste en 9de positie van de budgetplaats? • Welke zijn de activiteiten van je dienst/departement? • Werden de activiteiten van je dienst/departement diepgaander ingedeeld in meerdere kostenplaatsen? • Werd er op dit diepergaand niveau gebudgetteerd ? Laat je niet met een kluitje in het riet sturen! Het is onmogelijk je werk goed te doen als je niet op hoogte bent van waar en hoe gebudgetteerd werd. Binnen elke dienst heeft men eigen kostenplaatsindeling en eigen keuzemogelijkheden voor indeling budgetplaatsen. Het is absoluut noodzakelijk dat de mensen van de boekhouding hiervan worden ingelicht! Wij vanuit de Dienst Boekhouding kunnen jullie deze informatie niet verschaffen !

De boekhouding dient steeds het budget te volgen ! Hierop zijn slecht 2 uitzonderingen: • Bij budgettering kan het krediet voorzien zijn op een algemene activiteit van dienst A omdat gerichter budgetteren nog niet mogelijk was. Kies bij het boeken dan de meest correcte activiteit volgens de informatie van dat moment. •

Wanneer de ontvangst verkregen wordt voor een heel ander doel (= een heel andere activiteit) dan werd voorzien bij budgetteren, moet je bij het boeken de activiteit kiezen waarop de ontvangst betrekking heeft. Overleg hiervoor best reeds op voorhand met je coördinator financiën!

3.4.2.3. Belangrijk verschil tussen SD en AR Per SD-factuur kan je maar 1 orderreden meegeven. Het gevolg is dan ook dat je per factuur maar op 1 kostenplaats en dus ook maar op 1 budgetplaats kunt boeken. Let op: ook de AMAR dient steeds identiek te zijn binnen 1 factuur, zie deel Algemene Rekening. In AR kan je wel vorderingen registreren met verschillende kostenplaatsen en/of budgetplaatsen! Let op: de AMAR dient wel steeds identiek te zijn , zie deel Algemene Rekening .

versie: 1.0

Pagina 18


3.4.3. Inzoomen op subsidiecode De subsidiecode is geen wettelijke dimensie. Het is wel een behoefte in Stad en OCMW Gent om dit gegeven doorheen budget en boekhouding te zien, zowel voor exploitatie als voor investeringen. In SAP zullen we dit onderbrengen in de dimensie subsidie. De subsidiecode is bedoeld om een soort financiering mee te geven, want de subsidies die de stad ontvangt m.b.t. personeelskosten en uitgaven krijgen een subsidiecode, die wordt bijgehouden in G2020. • •

De vroegere subsidiecodes blijven meestal behouden, alsook hun vorm: xxx.xxx Indien de ontvangst niet subsidie gerelateerd is, wordt de waarde “niet-relevant” gebruikt.

Nieuw in het BBC verhaal is dat Vlaanderen een aantal codes wettelijk heeft opgelegd met het oog op een gelijke rapportering van alle gemeenten in Vlaanderen, dit zijn subsidies die vallen onder de PLV (planlastvermindering). Deze codes worden ook in het veld subsidiëring meegeven maar hebben een andere vorm. •

Subsidies Planlastvermindering hebben een wettelijk opgelegde code: yyyyyyyy (8pos)

De codering gericht/niet-gerichte ontvangst blijft ook behouden. Deze wordt gebruikt indien het gaat om een gerichte ontvangst 2, die geen subsidieontvangst is. • • •

De codes voor gerichte ontvangsten, die in het veld van subsidiëring worden ingevuld, blijven behouden, alsook hun vorm: Xxx.xxx om het onderscheid te maken met de subsidiecodes, begint de code steeds met “X” de twee volgende posities duiden, waar relevant, een soort gerichte ontvangst aan. Momenteel worden de volgende soorten onderscheiden: o GO: gerichte ontvangst algemeen o SP: gerichte ontvangst sponsoring o PE: gerichte ontvangst terugbetaling ter beschikking gesteld personeel o EN: gerichte ontvangst terugvordering energiekosten

3.4.3.1. Het gebruik van subsidiecodes is altijd verplicht • Budgetsleutel en boekingssleutel uitgaven en ontvangsten exploitatie voor werking en personeel met subsidiecode (aanpassing van CEVIPS) • Budgetsleutel en boekingssleutel uitgaven en ontvangsten investeringen met subsidiecode 2

Ontvangsten die als ‘gericht’ worden beschouwd scheppen voor een dienst ruimte om eenzelfde bedrag aan uitgavenkredieten te voorzien, bovenop het referentiekrediet. Ontvangsten die als ‘niet-gericht’ worden beschouwd komen ten goede van de algemene financiering van de stad, zonder gevolgen voor de diensten.

versie: 1.0

Pagina 19

Syllabus Exploitatie ontvangsten • Bij het boeken van subsidie ontvangsten, is het veld subsidiëring een verplicht veld, indien een grootboekrekening (AMAR) wordt gekozen voor subsidies. • Bij het boeken van subsidie uitgaven, is het veld subsidiëring geen verplicht veld, omdat sommige uitgaven op het moment van boeken niet in een subsidie zullen worden afgerekend, maar later toch kunnen gebruikt worden in een subsidieafrekening. Indien dit gebeurt, dienen er correctieboekingen te gebeuren. Het is dus de bedoeling vanaf het NFI dat ook elke uitgave die binnen een subsidie wordt afgerekend zoveel mogelijk van bij het begin met subsidiecode wordt geboekt. In het keuzemenu van SRM worden de subsidiecodes voorgesteld indien van toepassing, dit geeft dus al aan dat de mogelijkheid er is dat het om een gesubsidieerde uitgave kan gaan! Communicatie tussen de medewerkers die budgetteren en de boekhoudkundige medewerkers is essentieel! Je coördinator financiën dient je voor subsidiedossiers toe te lichten hoe er werd gebudgetteerd voor ontvangsten en uitgaven!

3.4.3.2. Boekhoudkundige verwerking van subsidies Subsidies worden altijd geboekt in de module SAP-AR, nooit in de SD module. De subsidievorderingen worden door een dienst in SAP-AR geregistreerd. Deze registratie maakt de link met de FM-belofte (zie hieronder) en bevat een elektronische bijlage met de bewijsstukken van de werkings- of personeelskosten dat het geregistreerde bedrag verklaard. De registratie wordt gecontroleerd door Departement Financiën en geboekt (= aanrekening van de vordering).

3.4.3.3. FM-belofte Nieuw in het subsidieproces bij Stad Gent is de FM-belofte of subsidiebelofte. In het verleden werd de subsidiebelofte bij Investeringen onmiddellijk vastgelegd voor het totale bedrag in SAP. Volgens het transactiemoment ontvangsten (Artikel 1, 23°) (zie hoofdstuk 6) is deze werkwijze niet meer toegelaten. Bij exploitatie werd de subsidiebelofte niet ingeboekt, bijgevolg was er dus ook geen zicht op de totale subsidiebelofte. De Stad Gent opteert er voor dat de subsidiebelofte in de boekhouding tot uiting gebracht moet worden om een subsidie in zijn geheel te kunnen opvolgen, zonder dat er een budgettaire of boekhoudkundige impact is. Dit wordt gerealiseerd via het proces van begrote inkomsten, door een registratie van een subsidieverbintenis. De FM-belofte: • wordt geboekt op basis van een document (KB, brief, MB, …) van een subsidiegever en geeft het “beloofde” subsidiebedrag weer en dient dus te corresponderen met het voorziene subsidiebedrag in het budget • is een statistische boeking • heeft een eigen nummerreeks en eigen documentsoort (SI = Subsidiebelofte Investeringen) / (SW = Subsidiebelofte Werking) • wordt geboekt met subsidiecode en kan zowel personeel als werking bevatten • wordt gelinkt met de aangerekende vorderingen van desbetreffende subsidie, dit geeft op elk moment een stavaza hoe ver de subsidiebelofte gevorderd is • is verplicht per subsidie en is eveneens een verplicht veld (= bestedingsmarkering) bij het registreren/boeken van een vordering. versie: 1.0

Pagina 20

Syllabus Exploitatie ontvangsten Boeken van een FM-belofte in SAP-AR en de link maken met de aangerekende vordering: • STAP 1: FM-belofte= Begrote inkomst creëren in FM (FMV1) o o o o

Statische boeking = er wordt GEEN budget aangesproken Link debiteur Link subsidie Wordt geboekt door departement Financiën op basis van een document

• STAP 2: Vordering registreren/boeken o Gebeurt door dienst (subsidiecoördinator/boekhoudcel) o Link met de FM-belofte via documentnr. in het sap veld bestedingsmarkering (=documentnr. van de FM-belofte. Verplicht veld, indien er een grootboekrekening van subsidies wordt gekozen) en het veld documentpositie bestedingsmarkering (=hier wordt de positie van de FM-belofte meegegeven. Dit is belangrijk als de FM-belofte bestaat uit meerdere lijnen bv. 1 voor werking en 1 voor personeel). o Door de velden bestedingsmarkering en documentpositie bestedingsmarkering mee te geven wordt de link gemaakt tussen de vordering en de FM-belofte. o Deze link gebeurt reeds op het moment van registreren van de vordering! Het openstaand bedrag op de FM – belofte wordt verminderd door het bedrag van de geregistreerde vordering en krijgt een definitieve aard op het moment dat de geregistreerde vordering door het Departement Financiën wordt doorgeboekt. Dit geeft ons de mogelijkheid een overzicht te bewaren op de totale subsidiebelofte van een subsidiedossier.

versie: 1.0

Pagina 21


• STAP 3: Wijzigen vaste belofte o Een FM-belofte kan van bedrag gewijzigd worden, in het zelfde document kan het bedrag verhoogd of verlaagd worden. Het verminderen van een FM-belofte kan max. tot het nog openstaand bedrag van de FM-belofte.

3.4.3.4. Belangrijke wijziging : minwaarden op subsidies (zie hoofdstuk 5 : minwaarden) Minwaarden op subsidies hebben steeds betrekking op het inhoudelijke van een vordering of betreffen een administratieve/materiële vergissing, dit betekent dat minwaarden op subsidies altijd negatief op een 7rekening (opbrengstenrekening) zullen geboekt worden. Indien de vordering nog niet geïnd is (aangezuiverd) wordt een vermindering (DV) geboekt op de 7rekening. Indien de vordering wel geïnd is (aangezuiverd) wordt een creditnota terugbetaling op geïnde ontvangsten (CU) geboekt op de 7-rekening. Correcties worden steeds in het huidig boekjaar geboekt, gezien hoofdstukken 1 niet meer bestaan. D.w.z. dat correcties op een subsidie van een vorig boekjaar tussen de boekingen komen te staan van dezelfde subsidie van het huidige boekjaar. Om toch te kunnen rapporteren per subsidiejaar zal er voor ontvangsten gebruik gemaakt worden van het veld budgetperiode (zie 3.4.6).

versie: 1.0

Pagina 22


3.4.4. Inzoomen op derde 3.4.4.1. Nieuwe rekeninggroepen: NDWA en VERE

• NDWA Rekeninggroep voor klanten die op basis van hun statuten als een publieke rechtspersoon moeten beschouwd worden (≠Locovest). • VERE Nieuwe rekeninggroep om feitelijke verenigingen af te zonderen. * Naamveld 1: naam van de vereniging * Naamveld 2: naam van de contactpersoon * Adres: adres van de contactpersoon * Rijksregisternummer: RR contactpersoon

3.4.4.2. Nieuwe werkwijze voor postbusadressen

Indien een debiteur vraagt om steeds al zijn facturen te sturen naar een postbusadres, wordt hiervoor een aparte derde aangemaakt onder de rekeninggroep filialen (FILI of FILN). • •

Filialen voor derden binnen de rekeninggroep NDWA en BTWP worden aangemaakt binnen de rekeninggroep FILI, debiteurnummers starten met 99…. Filialen voor derden binnen de rekeninggroep VRIJ en NBTW worden aangemaakt binnen de rekeningroep FILN, debiteurnummers starten met 98….

Dit derdenummer wordt op het stamgegeven van de (hoofd)debiteur weggeschreven in de partnerrol factuurontvanger (vb bij debiteurnummer van de maatschappelijke zetel). De factuur zal dan automatisch opgestuurd worden naar zijn postbusadres. De aanmaningen gebeuren echter verder op de maatschappelijke zetel, het enige correcte voor uitvoering DWANG – procedure.

3.4.4.3. Gebruik partnertype voor debiteuren onder (voorlopige) bewindvoering

Voor het dwangbevel zal er gebruikt gemaakt worden van een veld partnertype in het stamgegeven van de debiteur om de hoedanigheid van de debiteur aan te duiden. Dit voorlopig enkel voor burgers onder (voorlopige) bewindvoerder, partnertype = 90.

De factuur en de aanmaningen worden hierdoor automatisch verstuurd naar de (voorlopige) bewindvoerder, maar in het vak omschrijving van de factuur zal de naam en het adres staan van de klant die onder (voorlopige) bewindvoering staat. Indien u als dienst dus doorkrijgt dat de klant onder (voorlopige) bewindvoerder staat dient u dit vanaf nu door te geven aan bureau Derden.

versie: 1.0

Pagina 23

Syllabus Exploitatie ontvangsten In de open postenlijst van de debiteur onder (voorlopige) bewindvoering, staat bovenaan rechts de code “90” ingevuld.

Voor aanpassing stamgegeven derde: zie “handleiding aanvragen en aanmaken derden via het intranetportaal”.

3.4.5. Inzoomen op verantwoordelijke dienst De verantwoordelijke dienst is de dienst die instaat voor de praktische ondersteuning m.b.t. financiën. Ingave gebeurt door ingave van je dienstcode (3 pos) in een nieuw veld in SAP nl. functiegebied, de ingave hiervan is zeer eenvoudig, aangezien jij in SAP de financiële verwerking doet, is het de dienstcode van jouw dienst. Opgelet voor mensen die in een boekhoudcel werken: daar werkt men voor verschillende verantwoordelijke diensten en moet men dus wel verschillende dienstcodes intikken al naargelang voor welke dienst men de administratie doet. Voor SD gebeurt de afleiding van de verantwoordelijke dienst op basis van het distributiekanaal. Elke SD-dienst heeft zijn eigen distributiekanaal. • •

Het distributiekanaal leidt de Business Area af op de debiteurlijn en deze leidt via substitutie het functiegebied af. Dit is de verantwoordelijke dienst. De verantwoordelijke dienst is dus steeds die van de facturerende dienst. Vb. Secretariaat Burgerzaken factureert verkopen taxicheques in dienstencentra ‘s voor Dienst Sociale Voorzieningen ( SVG). Dienst Burgerzaken die de facturatie doet is echter de facturende dienst en dus ook de verantwoordelijke dienst, functiegebied zal BBB zijn.

Voor AR dient bij de registratie op de opbrengstenlijn het functiegebied manueel te worden ingevuld. Bij het doorboeken door Departement Financiën, gebeurt dezelfde controle als bij SD, nl. via een substitutieregel wordt het functiegebied afgeleid van de BA op de debiteurslijn en indien dit verschillend is wordt het functiegebied overschreven door de BA op de debiteurslijn. versie: 1.0

Pagina 24


3.4.6. Inzoomen op budgetperiode Het fonds verdwijnt inhoudelijk (geen hoofdstukken 1 en formulier T meer). Om voor de exploitatie ontvangsten aan te geven op welk jaar de boeking betrekking heeft wordt in het veld budgetperiode het jaar van oorsprong ingegeven. Voor SD-facturatie: • zal bij creatie van een aanrekening van een vordering de budgetperiode automatisch afgeleid worden uit de boekingsdatum, deze hoeft u nooit manueel te wijzigen. Dit zal altijd het huidige jaar zijn. • zal bij creatie van een creditnota-vermindering of creditnota-terugbetaling de budgetperiode bij doorboeking naar de boekhouding overgenomen worden van de vordering waarop ze betrekking heeft. Bv. Maak je dus in 2015 een creditnota-vermindering op een vordering van 2014, dan zal de budgetperiode van deze creditnota-vermindering automatisch opgevuld worden met 2014. Voor AR-facturatie :  Vorderingen – geen subsidie: budgetperiode = automatisch boekingsdatum  Verminderingen/creditnota terugbetaling: budgetperiode = datum van de vordering (via factuurrereferentie). Indien geen factuurreferentie, veld budgetperiode gelijk aan de boekingsdatum  Vorderingen – subsidies – investeringen: budgetperiode = automatisch boekingsdatum  Vorderingen – subsidies – exploitatie: budgetperiode = boekingsdatum van FM-belofte (bestedingsmarkering) Het verschil tussen vorderingen investeringen en exploitatie is mogelijk, doordat er voor de FM-belofte een verschillend documentsoort wordt gebruikt. Voorbeeld : correcties op exploitatie subsidies n.a.v. afrekeningen die gebeuren in een volgend boekjaar staan geboekt tussen de aangerekende vorderingen van het nieuwe boekjaar op dezelfde boekhoudsleutel. Om een onderscheid te zien per subsidiejaar wordt het veld budgetperiode gebruikt, waar we het boekjaar in weergeven waarop de correctie betrekking heeft. Het veld budgetperiode heeft dus een grote waarde voor rapporteringsbehoeften, maar zal steeds automatisch correct ingevuld worden via diverse afleidingen.

versie: 1.0

Pagina 25


HF 4 BOEKINGSREGELS EN AFLEIDINGSREGELS 4.1. Boekingsregels Een aangerekende vordering mag meerdere opbrengstenlijnen bevatten: • MAAR de grootboekrekening (AMAR), de debiteur en eventueel de subsidiecode moeten ALTIJD IDENTIEK zijn. • Verschil AR/SD : In AR De kostenplaats en budgetplaats mag verschillen per opbrengstenlijn.



In SD Er kan maar 1 orderreden meegegeven worden. Gevolg: Er kan slechts op 1 kostenplaats en budgetplaats geboekt worden.

4.2. Afleidingsregels SAP-AR • In FI-AR zijn bijna alle velden manueel in te vullen. o Debiteurslijn: manueel debiteurnummer ingeven + Business area (BA) o Opbrengstenlijn: manueel grootboekrekening (AMAR) + kostenplaats+functiegebied  Grootboekrekening: AMAR: manueel in te geven  Kostenplaats: is de activiteit + 00 Het gebruik van dummy-kostenplaatsen kan niet langer ! • Eventuele validatieregels die er zijn, zitten enkel op niveau van boeken en niet op niveau van registreren. SAP-SD • Facturatie via creatie order op basis van verkoopartikels o De verkoopartikels leiden de opbrengstenrekening af (7-rekening of AMAR) • De orderreden leidt de kostenplaats af o De kostenplaats leidt de budgetplaats af, nl. kostenplaats +00 Bij budgettering hier rekening mee houden Geen uitdieping op 8e en 9e positie van de budgetplaatsen mogelijk. Verschuivingen naar nieuwe budgetplaatsen/ kostenplaats moeten steeds doorgegeven worden voor aanpassing → SD- customisatie! Vb: geen dummy-kostenplaatsen meer, maar verschuiving naar een nieuwe of reeds bestaande kostenplaats. • Elke dienst heeft zijn eigen distributiekanaal o Distributiekanaal leidt de Business Area af en deze leidt via substitutie het functiegebied af. • De boekingssleutel binnen 1 vordering moet steeds identiek zijn o Combinatie van meerdere verkoopartikels op 1 factuur kan enkel indien de kostenplaats / budgetplaats en AMAR idem is!

versie: 1.0

Pagina 26


HF 5 MINWAARDEN 5.1. Wetgeving De budgethouder is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget, art. 160 §3 GD. (daarmee samengaand dus ook voor de correcties hierop) De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid voor: 2° het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten, art. 94 GD. De financieel beheerder boekt als oninvorderbare vorderingen de bedragen die betaald moeten worden door schuldenaren van wie de insolvabiliteit bewezen is door om het even welke bewijsstukken, art. 127 BVR 25/06/2010.

5.2. Verklaring wetgeving 5.2.1. Wie is bevoegd? De reden van niet-inning bepaalt wie bevoegd is, in combinatie met de fase van invordering. • Indien de reden van niet-inning betrekking heeft op het inhoudelijke van de vordering of een administratieve/materiële vergissing betreft is de budgethouder bevoegd. Momenteel is dit nog steeds het college voor de Stad Gent. Voor de IVA’s is dit het hoofd van de IVA. • Indien de reden van niet-inning betrekking heeft op de eigenlijke inning is de financieel beheerder bevoegd • In het verdere traject van de invordering, is steeds de financieel beheerder bevoegd. Concreet vanaf een bepaalde aanmaanfase, naargelang de aanmaanmethode.

5.2.2. Welke soort minwaarde boeken en wie mag boeking doen? Het boekjaar van de vordering speelt geen rol meer om te bepalen of er een creditnota-vermindering op de 7-rekening of een minderwaarde op de 6-rekening moet geboekt worden ! Vanaf nu mag dus ook een creditnota-vermindering geboekt worden op een vordering van een voorgaand afgesloten boekjaar. Afspraken terminologie: • • • •

Minwaarde: verzamelnaam voor minderwaarde, creditnota-vermindering en creditnota-terugbetaling Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-vermindering: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-terugbetaling: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is wel geïnd (zie 5.4)

versie: 1.0

Pagina 27


5.3. De vordering is niet geïnd. 5.3.1. De reden van niet-inning bepaalt de soort minwaarde. • Indien de reden van niet-inning betrekking heeft op het inhoudelijke van de vordering (onverhaalbaar) of een administratieve/materiële vergissing betreft: creditnota-vermindering op een 7-rekening Voorbeelden: o Dubbele vastlegging o Foutief adres o Foutieve debiteur o Annulatie aanvraag door debiteur of door de facturende dienst (vb sportkampen, praal en toost bij huwelijk, huur van een zaal) o Annulatie van contant te betalen belasting wegens inkohiering (Dienst Feestelijkheden) o Betrokkene is niet aansprakelijk, nieuwe factuur op juiste debiteur (vb interventie BRW, takeling) o Foutieve administratie verwerking in software (vb VUBIS, RECREATEX,…). Factuur ten onrechte opgemaakt. o Gekruiste betaling, administratiekost is niet verschuldigd. o ……. Correcties op subsidies hebben steeds betrekking op het inhoudelijke van de vordering of betreffen steeds een administratieve/materiële vergissing. Dit betekent dat minwaarden op subsidies altijd negatief op een 7-rekening (opbrengstenrekening) zullen geboekt worden via een creditnota-vermindering (zie ook 3.4.3.4 ) Voorbeelden: o Subsidie werd voor een te hoog bedrag aangerekend o Ingediende uitgavenfacturen voor subsidie waren lager dan verwacht o Niet alle uitgavefacturen werden aanvaard door de subsidiërende overheid o Loonsubsidie/premie lager dan verwacht (vb kortere werkduur door ziekte, niet alle functies werden ingevuld,…) • Indien de reden betrekking heeft op de eigenlijke inning zal een minderwaarde geboekt worden op een 6-rekening Voorbeelden: o Insolvabiliteit o Ambtshalve schrapping o Afgevoerd – verlies van verblijfsrecht o Betrokkene is onvindbaar o Saldo is te klein om gerechtelijk in te vorderen (in geval van procedure niet-dwang) o Boete bibliotheek kwijtgescholden, betrokken verblijft langdurig in psychiatrie (bewijs vereist) o Administratiekost ziekenvervoer: hoofdsom werd overgemaakt aan het Fonds voor tussenkomst. o …….

versie: 1.0

Pagina 28


5.3.2. Wie maakt de minwaarde in SAP ? 5.3.2.1. Minderwaarde op een 6-rekening Boeking gebeurt steeds door Dienst Invorderingen, ongeacht de aanmaanfase van de factuur. Alle minderwaarden voor de operationele ontvangsten zullen geboekt worden op de AMAR 6420000. De dienst vult hiervoor het formulier “Voorstel boeking minwaarde” en bezorgt dit aan Dienst Invorderingen.

5.3.2.2. Creditnota-vermindering op een 7-rekening •

Correcties op uitgaande facturatie:

De dienst staat in voor de facturatie en daarmee samengaand ook voor de correcties hierop. Het zal immers steeds de dienst zijn die door de klant zal gecontacteerd worden dat de factuur niet correct is (vb eenheidsprijs niet correct, hoeveelheid niet correct, klantengegevens niet correct, ….) of dat men de factuur wenst te annuleren (vb afzeggen sportkamp, afzeggen huur van een zaal,..). Veelal zal de klant onmiddellijk reageren na het ontvangen van de factuur, soms pas na een aanmaning. o

Correctie op een factuur die aanmaanmethode DWANG volgt (*):

De dienst maakt zelf de correctieboeking (creditnota-vermindering)in SAP zolang de factuur aanmaanfase 0, 1 of 2 heeft. In geval van aanmaanfase 2 wel steeds Dienst Invorderingen contacteren (per mail) voor de factuur van de administratiekost. Gezamenlijk wordt dan bekeken wat hiermee dient te gebeuren. De eventuele minwaarde voor de factuur van de administratiekost wordt steeds door Dienst Invorderingen geboekt! (*) dit telt ook procedure GEN2 (bibliotheek) o

Correctie op een factuur die niet aanmaanmethode DWANG volgt: ·De dienst mag de correctieboeking (creditnota-vermindering) zelf boeken zolang de factuur NIET opgevolgd wordt bij de Juridische Dienst.

•

Correctie op een vordering in AR (geen uitgaande facturatie):

o Correctie op een werkingssubsidie:

De dienst registreert de correctie als een creditnota-vermindering van de vordering in SAPAR. Bureau Ontvangsten controleert adhv de bewijsstukken en zal de creditnotavermindering boeken.

o

Correctie op een andere vordering: ·De dienst mag de correctieboeking (creditnota-

vermindering) zelf boeken. Uitzondering: de vordering betreft een juridisch dossier of het betreft een oude openstaande vordering die door Dienst Invorderingen wordt opgevolgd (huidige bijlage 3). De dienst vult hiervoor het formulier “Voorstel boeking minwaarde” en bezorgt dit aan Dienst Invorderingen.

versie: 1.0

Pagina 29


5.3.2.3. VOORBEELDEN •

Indien de klant de factuur betwist en de dienst kan zelf deze betwisting niet beoordelen, wordt de Juridische Dienst ingeschakeld en wordt dit veelal een (langlopend) juridisch dossier. Vanaf dat moment staat de Juridische Dienst in voor de verdere opvolging en inning in samenwerking met Dienst Invorderingen. Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen.

•

Indien de klant niets van zich laat horen, maar toch niet betaalt, worden de facturen met aanmaanprocedure DWANG verder opgevolgd door Dienst Invorderingen (uitvoerbaarverklaring college (aanmaanfase 3) en dwangbevel (aanmaanfase 4) en bij NIETDWANG door de Juridische Dienst. Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen.

•

Bij het verder uitvoeren van de aanmaanprocedure DWANG (fase 3 en fase 4) doet Dienst Invorderingen een aantal controles. Op basis daarvan blijkt dat bepaalde vorderingen niet kunnen geïnd worden om diverse redenen (vb administratiekosten onterecht vanwege gekruiste betalingen, administratiekosten onterecht want publieke rechtspersoon die verkeerdelijk aanmaanprocedure dwang volgde, administratiekost onterecht want klant onder (voorlopige) bewindvoering, verkeerde naam/adres,enz….). Dit zijn allen inhoudelijke /of administratieve correcties. Dienst Invordering boekt de correctie en contacteert de dienst indien nieuwe correcte facturatie nodig is.

•

Dossier wordt afgesloten bij de Juridische Dienst of bij de gerechtsdeurwaarders bij niet-inning omwille van diverse redenen. Dienst Invorderingen bekijkt de redenen, beoordeelt welke boeking vereist is en boekt de nodige correcties.

•

Uit een subsidieafrekening blijkt dat bepaalde uitgaven niet werden aanvaard. De dienst mag zelf de correctie registreren in AR via een creditnota-vermindering en dient de nodige bewijsstukken in te sluiten.

•

Kassa-ontvangsten werden verkeerdelijk twee keer aangerekend in AR. De dienst merkt de dubbele vordering op en mag hiervoor dan ook een creditnota-vermindering voor registreren met opgave van de nodige uitleg (vb opgave van het dubbele boekingsnummer). Betreft het echter een vordering die door Dienst Invorderingen wordt opgevolgd (bijlage 3) en komt zo de fout naar boven dan correctie in samenspraak met dienst invorderingen.

5.3.3. Welke budgetsleutel gebruiken? •

Zowel de creditnota-vermindering op de 7-rekening als de minderwaarde op de 6-rekeningen dienen steeds geboekt te worden op de dezelfde kostenplaats en budgetplaats van de vordering waarop ze betrekking heeft!

•

Voor de boeking van de minderwaarde op de 6-rekening is er dus geen centraal uitgavekrediet meer voorzien. De minderwaarden zullen geboekt worden op de correcte budgetplaatsen en kostenplaatsen van de desbetreffende diensten, dus verspreid over het gehele budget !

versie: 1.0

Pagina 30

Syllabus Exploitatie ontvangsten De boeking van de minderwaarde valt binnen de BEA (Budgettaire Enveloppe Aanpak) van de dienst of het departement. Zolang er voldoende krediet is binnen die BEA zal boeking lukken. Zoniet zal de coördinator financiën aangeproken worden om een kredietverschuiving (of IKA) te voorzien. De kredietproblematiek bestaat niet voor de boeking van de creditnota-vermindering op de 7-rekening. Maar dit zal wel resulteren tot een minderontvangst binnen de BEA van de dienst. •

Dienst Invorderingen zal voor het boeken van de minwaarden gebruik maken van een Excel-upload programma. Indien de vordering bestaat uit diverse opbrengstlijnen met eventueel diverse budgetplaatsen/kostenplaatsen, zal de minwaarde geboekt worden op deze diverse budgetplaatsen/kostenplaatsen (met een evenredige verdeling) tenzij er expliciet wordt gevraagd om te boeken op één of meerdere budgetplaatsen/kostenplaatsen van de vordering. Voorbeeld: Vordering onderwijs voor melk- en eetgelden, wordt geboekt op bv. 10 opbrengstlijnen met 10 verschillende budgetplaatsen/ kostenplaatsen (nl. per school). Er wordt een gedeeltelijke creditnota-vermindering geboekt op 2 budgetplaatsen/kostenplaatsen wegens dubbele betaling. o

•

Op het formulier “ Voorstel boeking minwaarde” dient de dienst dus aan te geven op welke budgetplaatsen / kostenplaatsen de minwaarde betrekking heeft voor de respectievelijke bedragen. Heeft men geen verdeling op dan zal de minwaarde evenredig verdeeld worden over de diverse budgetplaatsen/kostenplaatsten van de vordering.

De budgetperiode wordt overgenomen van de vordering. Zie punt 3.4.6 Bij creditnota’s –verminderingen en minderwaarden zal het budgetjaar dus niet steeds het boekjaar zijn van de boekingsdatum. Naar rapportering toe is het dan duidelijk in welk budgetjaar de vordering geboekt werd waarop de minwaarde betrekking heeft.

5.3.4. Andere wijzigingen in SAP •

Alle creditnota’s verminderingen worden geboekt met een documentsoort DV, er is geen onderscheid meer tussen documenten met of zonder BTW. o In SD gebeurt de aansturing van de correcte documentsoort via selectie van de juiste ordersoort bij creatie van het order. o

In AR dient de dienst zelf de juiste documentsoort te selecteren.

•

Alle minderwaarden voor exploitatie (uitgezonderd de belastingen die ingekohierd –worden) worden geboekt met een documentsoort OP

•

Alle minwaarden worden via de factuurreferentie gelinkt aan de vordering. o In SD zal de factuurreferentie automatisch ingevuld worden op de vordering/FI-factuur indien het order van de creditnota-vermindering gecreëerd wordt met referentie naar de vordering. o

In AR dient de factuurreferentie manueel ingevuld te worden.

versie: 1.0

Pagina 31

Syllabus Exploitatie ontvangsten •

Minwaarden die de vordering maar gedeeltelijk aanzuiveren zullen niet langer via een extra boeking gelinkt worden aan de vordering. Hierdoor kan je in de posten lijst van debiteur onmiddellijk zien of een factuur aangezuiverd werd met minwaarde of een betalingsontvangst. Volledige vereffening dienen uiteraard wel nog te gebeuren.

⇒ Zie SAP-opleiding SD en AR.

5.3.5. Schematisch overzicht Reden minwaarde

Wetgeving Wie bevoegd?

Insolvabiliteit Diverse redenen m.b.t. eigenlijke inning.

Materiële vergissing Administratieve vergissing

Art. 127 BVR / Art. 94 GD Financieel beheerder

Art. 160 § 3 GD Budgethouder + financieel beheerder in het verdere invorderingstraject. Correctie op factuur die aanmaanmethode DWANG(*) volgt: • Tot en met fase 2: facturerende dienst. Uitzondering: administratiekosten, steeds Dienst Invordering • Vanaf fase 3: Dienst Invordering (*) idem voor GEN2

Wie verwerkt in Dienst Invordering boekhouding?

Onverhaalbaarheid: diverse redenen m.b.t. inhoudelijke van de vordering

Correctie op factuur die NIET aanmaanmethode DWANG volgt: • Vóór fase juridische dienst: facturerende dienst • Juridisch dossier (meestal vanaf fase 3): Dienst Invordering

Hoe boeken?

Minderwaarde op 6-rekening

Correctie op vordering in AR(geen uitgaande facturatie): registrerende dienst • uitgezonderd vorderingen die door Dienst Invorderingen worden opgevolgd. Creditnota-vermindering op 7-rekening

5.4. De vordering is geïnd: altijd creditnota terugbetaling Ook dit is een soort minwaarde, maar op een ten onrechte geïnde vordering. De vordering werd dus geïnd, maar de ontvangst moet terugbetaald worden. Zie terminologie onder punt 5.2.2

5.4.1. Welke budgetsleutel gebruiken? Creditnota’s terugbetalingen worden niet langer geboekt op een kostenrekening (6-rekening), maar als een vermindering op dezelfde 7-rekening (AMAR) van de vordering en op dezelfde budgetplaats en kostenplaats van de vordering! versie: 1.0

Pagina 32

Syllabus Exploitatie ontvangsten De budgetsleutel van een creditnota-terugbetaling is vanaf nu hierdoor identiek met die van een creditnota-vermindering. •

Voor de boeking van de creditnota-terugbetaling bestaat de kredietproblematiek dus niet meer. Maar dit zal wel resulteren tot een minderontvangst binnen de BEA van de dienst. De terugbetalingen zullen geboekt worden op de correcte budgetplaatsen en kostenplaatsen van de desbetreffende diensten, dus verspreid over het gehele budget ! Dit kan zelfs resulteren in een negatieve ontvangst voor een welbepaalde budgetsleutel.

•

De budgetperiode wordt overgenomen van de vordering. Zie hierboven punt ……. Bij creditnota’s –terugbetalingen zal het budgetjaar dus niet steeds het boekjaar zijn van de boekingsdatum. Naar rapportering toe is het hierdoor duidelijk in welk budgetjaar de vordering geboekt werd waarop de terugbetaling betrekking heeft. o

Voor SD zal de budgetperiode automatisch correct ingevuld worden op de vordering/FIfactuur indien het order van de creditnota-terugbetaling gecreëerd wordt met referentie naar de vordering.

o

In AR zal de budgetperiode automatisch correct ingevuld worden bij boeking van de aanrekening:  Prestaties: budgetperiode gelijk aan de boekingsdatum van de creditnota terugbetaling  Subsidies exploitatie: budgetperiode gelijk aan de boekingsdatum van de FM-belofte (bestedingsmarkering)

5.4.2. Aandachtspunten in SAP •

In SAP kan je een verschil zien tussen een creditnota-vermindering en een creditnotaterugbetaling aan de hand van de documentsoort van de vordering. In de FI-boekhouding zal de documentsoort van de creditnota-terugbetaling steeds een CU zijn en die van een creditnotavermindering steeds een DV. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen BTW of niet-BTW documenten.

•

De factuurrelatie is niet ingevuld bij een creditnota-terugbetaling.

⇒ Zie SAP-opleiding SD en AR.

versie: 1.0

Pagina 33


HF 6 NIEUW BEGRIP: TRANSACTIEMOMENT ONTVANGSTEN 6.1.1. Transactiemoment De BBC-boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Voor de toewijzing van een verrichting aan een bepaald financieel boekjaar is dus het essentieel om te weten wanneer de eigenlijke transactie plaatsvindt.

Artikel 1, 23° bepaalt dat een transactie de financiële weerslag is van een economische stroom, een gebeurtenis of een andere omstandigheid. De transactie vindt dus plaats op het ogenblik dat de economische stroom, de gebeurtenis of de andere omstandigheid plaatsvindt.

• Bij ruiltransacties is het transactiemoment eenvoudig, namelijk het moment waarop de ruil plaats vindt. Bv. prestaties • Bij niet-ruiltransacties is het transactiemoment moeilijker te bepalen en kan dus verschillen volgens de aard van de transactie. Bv. subsidies Belangrijk hierbij is dat er bij het einde van het boekjaar er moet voor gezorgd worden dat de verrichting in het correcte financiële boekjaar aangerekend wordt.

versie: 1.0

Pagina 34


HF 7 NIEUWE TOOL: UPLOADTOOL (ZTFI0168) Er werd een nieuwe uploadtool ontworpen, die verschillende mogelijkheden biedt: • • • •

1 algemene uploadtool voor debiteuren en crediteuren Basis is een sjabloon in Excel dat door de dienst wordt ingevuld met de nodige gegevens Elk veld dat in SAP aanwezig is kan gedefinieerd worden in het Excel sjabloon en ook in de uploadtool Departement Financiën (bureau Gewone ontvangsten voor debiteuren) laadt het ingevulde Excel sjabloon op in de uploadtool in SAP-AR (ZTFI0168). • Bij debiteuren gebruiken we de uploadtool voor: o Grote hoeveelheden creditnota terugbetaling voor 1-malige en benoemde debiteuren o Vorderingen met zeer veel opbrengstenlijnen bv. Stedenfonds of zeer veel vorderingen met telkens dezelfde terugkerende opbrengstenlijn.

versie: 1.0

Pagina 35


HF 8 BIJLAGEN 8.1. Dubieuze vorderingen Wetgeving De financiële beheerder boekt de vorderingen waarvan de invorderbaarheid twijfelachtig is over naar een rekening dubieuze debiteuren, art.127 BVR 25/06/2010.

8.1.1. Wanneer dubieus? Regel 1: enkel voor vorderingen via SD-facturatie en voor belastingen via UNIBEL Regel 2: vanaf een bepaalde aanmaanfase, naargelang de aanmaanmethode – Voorbeeld: procedure dwang, fase 4 (fase gerechtsdeurwaarder) Regel 3: in bepaalde situaties – Collectieve schuldenregeling – Betwisting ⇒ juridisch dossier

8.1.2. Boeken in algemene boekhouding Boeking in algemene boekhouding • Globale overboeking per meeboekrekening klant, per profitcenter, met dummy debiteur Vb. 4070000 operat. vord. ruil-dubieus deb. @ 4000000 operat.vord.ruil • Globale waardevermindering per profitcenter op AMAR Vb. 63401400 waardevermindering operat.vord.ruil – toevoeging @ 4090000 operat.vord.ruil – geboekte waardevermindering

8.1.2.1. Boeking per 01/01/X+1 • Omkeerboeking globale overboeking per meeboekrekening klant, per profitcenter, met dummy debiteur • Terugname globale waardevermindering per profitcenter op AMAR Vb. operat.vord.ruil-geboekt waardevermindering @ 6341100 waardevermindering operat.vord.ruil-terugneming o geen budgettaire weerslag! o Boekingen door Dienst Invordering, geen weerslag voor diensten

versie: 1.0

Pagina 36

Syllabus Exploitatie ontvangsten

Recommend Documents